Nomor YTH.

D A R I PERIHAL TANGGAL

NOTA DINAS /PDN.3.1/NDI/2/2011

: Direktur Dagang Kecil Menengah dan Produk Dalam Negeri : Kasub Bagian Tata Usaha : Project Management Training : Februari 2011

Sehubungan dengan penugasan surat nomor 36/SJ-DAG.103/UND/02/2011 tanggal 14 Februari 2011 perihal tersebut diatas, dengan ini dilaporkan hasil seminar sebagai berikut : 1. Pelatihan ini diselenggarakan oleh Kementerian Perdagangan yang bekerjasama dengan Australia Indonesia Partnership for Economic Governance (AIPEG) dan PT. Sucofindo yang diadakan pada tanggal 21-24 Februari 2011 di Sentra Mulia Building Jl. HR Rasuna Said Kav X-6 No. 8 Jakarta Selatan. 2. Pelatihan dibuka oleh Mr. Mike Halse yang merupakan AIPEG Facility Director dan diikuti oleh 20 (dua puluh) peserta yang terdiri atas 10 (sepuluh) peserta dari Kementerian Perdagangan dari masing-masing Direktorat Jenderal, 7 (tujuh) orang dari Kementerian Keuangan, dan 3 (tiga) orang dari Badan Pengawas Keuangan (BPK). 3. Materi yang disampaikan pada pelatihan tersebut adalah mengenai cara menjadi project management atau pemimpin proyek dalam menyelesaikan proyek bersama timnya. Project manager melaksanakan proyek yang merupakan salah satu bagian dari program. Keberhasilan suatu proyek, diharapkan akan mendukung pula keberhasilan program secara umum. Proses dalam menyelesaikan suatu proyek yaitu : a. Pra Proyek Proses yang dilaksanakan pada saat pra proyek adalah fesiability study yaitu mempelajari proyek dengan membandingkan cost (biaya) dan benefit (keuntungannya) serta mengukur kemampuan kita dalam menyeselesaikan proyek tersebut (mampu memuhi biaya yang dibutuhkan dan mampu mengantisipasi force majure yang mungkin terjadi, dan mampu menentukan prioritas mana yang akan didahulukan). b. Pelaksanaan Proyek Proses dimana tim menyatakan kesanggupan untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan kepadanya. Terdapat 4 (empat) proses dalam pelaksanaan proyek yaitu :

1) Initiating Process, yaitu proses penyusunan guideline agar tim

pelaksana dan pemberi proyek (stakeholders) mengetahui seluk beluk proyek secara mendalam. Dalam inisiasi ditentukan apa saja

sumber daya yang sudah dimiliki yang akan mendukung pelaksanaan proyek, dan segala sesuatu yang nantinya pasti akan dihadapi dan bisa jadi menghambat pelaksanaan proyek.

2) Planning Process, proses ini adalah bagian paling penting dari

sebuah proyek, karena menentukan langkah-langkah yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses perencanaan dibagi menjadi 9 (sembilan) langkah, yaitu : a) Project scope management, yaitu proses mendeskripsikan secara detail apa saja yang akan dikerjakan selama proyek. Proyek akan dipecah menjadi aktivitas-aktivitas yang lebih kecil (Work Breakdown Structure/WBS) agar lebih mudah dilaksanakan dan didelegasikan kepada tim. b) Project time management, yaitu proses pengaturan waktu penyelesaian proyek. Dari WBS yang sudah dideskripsikan pada tahap sebelumnya, kemudian aktivitas-aktivitas tersebut dirangkai satu sama lain untuk mengidentifikasi saling keterkaitannya. Setelah terbentuk suatu rangkaian yang utuh, kemungkinan akan ada aktivitas yang sama dan dapat digabungkan untuk menghemat waktu pengerjaan. Dari rangkaian tersebut kemudian diidentifikasi durasi pengerjaannya, dan akan diketahui secara pasti kapan proyek akan diselesaikan. c) Project cost management, yaitu estimasi biaya yang dikeluarkan dibutuhkan selama proses pelaksanaan proyek. Biaya disini mencakup biaya langsung (yang sudah dianggarkan), biaya tidak langsung (biaya tambahan), dan biaya overhead (biaya tidak terduga). d) Project quality management, yaitu mengindentifikasi standar hasil dari proyek yang dilaksanakan. Pada umumnya kualitas akan berbanding lurus dengan biaya, maka project quality management akan sangat terkait dengan project cost managemen. Dengan adanya standar akan menjadi acuan dalam mencapai kinerja yang diharapkan oleh pemberi proyek (stakeholder). e) Project human recources management, yaitu proses penentuan sumber daya manusia yang dirasa berkompeten dan mampu bekerjasama dalam tim untuk mencapai target penyelesaian. f) Project integration management, yaitu proses menyatukan aktivitas-aktivitas dan individu-individu pelaksana proyek. Koordinasi selama ini menjadi masalah utama dalam penyelesaian proyek, sehingga project integration management sangat terkait dengan project HR management. Kompetensi seseorang akan lebih berarti apabila dapat bekerjasama dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama.

g) Risk Management, yaitu proses mengendalikan resiko selama proyek berlangsung. Ada 4 (empat) alternatif dalam menghadapi resiko, yaitu : - Risk transfer, yaitu dengan mengasuransikan proyek sehingga dapat mengajukan klaim bila terjadi musibah. - Risk mitigation, yaitu memperkecil resiko dengan membagi aktivitas proyek menjadi beberapa bagian, sehingga bila menghadapi masalah hanya sebagian proyek yang akan gagal dan bukan keseluruhan. - Risk avoidance, yaitu menghindari resiko dengan mendelegasikan sebagian aktivitas proyek kepada yang lebih berpengalaman, sehingga tim akan bisa melanjutkan aktivitas lainnya.

- Risk acceptance, yaitu menerima resiko karena tidak dapat

dihindari lagi. Hal yang umum adalah adanya perubahan kebijakan yang mengakibatkan proyek harus ditinjau ulang untuk dapat diselesaikan. h) Procurement Management, yaitu manajemen pengadaan atau keputusan pembelian produk atau servise yang dibutuhkan oleh tim.

3) Project Exececuting, yaitu proses pelaksanaan dari rencana

kerja yang sudah disusun sebelumnya. Proses pelaksannan harus konsisten sesuai rencana, kecuali apabila terjadi keadaan yang tidak terduga sebelumnya (force majure). Akan tetapi secara umum, seluruh proses yang sidah direncanakan harus seluruhnya dilaksanakan tanpa ada aktivitas yang terlewatkan.

4) Project Closing, yaitu proses penutupan proyek setelah selesai

pengerjaan. Hal-hal yang dilaksanakan pada saat penutupan proyek adalah : a)

Kesimpulan dari Seminar Product Design Development and Brand Promotion adalah, Design menjadi sesuatu yang penting dalam sebuah penciptaan produk, karena produk tidak hanya dinikmati fungsinya tetapi juga estetikanya. Jepang sebagai satu negara yang menjadi tolak ukur perkembangan design di dunia, sudah mulai membangun design inovatif sejak tahun 1955. Di Indonesia sendiri juga sudah didirikan satu badan khusus yang berupaya untuk mensosialisasikan pentingnya design produk dan promosi merk kepada para pelaku usaha yaitu Indonesian Design Center (IDC). Demi kemajuan design produk di Indonesia, tidak hanya mutlak menjadi tugas dari IDC saja, tetapi perlu usaha yang berkesinambungan antara pemerintah, swasta, akademisi, dan masyarakat untuk dapat membangun produk design yang baik yang dapat dibanggakan di dunia Internasional. Demikian disampaikan, atas perhatian dan arahan Bapak lebih lanjut diucapkan terima kasih.

4.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Purwandoko