MATERI PENDAMPINGAN PUSAT INFORMASI PERTANIAN REGIONAL DAN UNIT PELAYANAN INFORMASI PERTANIAN KABUPATEN (UPIPK)

STRATEGI SOSIALISASI DAN PROMOSI UNIT PELAYANAN INFORMASI PERTANIAN KABUPATEN

Oleh Bambang S. Sankarto Penny I. Iskak

PROGRAM PENINGKATAN PENDAPATAN PETANI MELALUI INOVASI (P4MI) PUSAT PERPUSTAKAAN DAN PENYEBARAN TEKNOLOGI PERTANIAN BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN

DEPARTEMEN PERTANIAN 2008

STRATEGI SOSIALISASI DAN PROMOSI UNIT PELAYANAN INFORMASI PERTANIAN KABUPATEN

I.

PENDAHULUAN

Sejalan dengan terjadinya revolusi industri, keadaan ekonomi berubaha akibat adanya penemuan baru bidang pengetahuan dan teknologi. Sejak saat itu, perekonomian dan perindustrian berkembang pesat dimana produsen dapat menghasilkan barang dan jasa secara besar-besaran. Akibatnya, apa yang ditawarkan oleh produsen kepada masyarakat tidak selalu sesuai dengan permintaan sehingga keberadaan produsen tidak banyak memberi arti bagi masyarakat.

Dewasa ini kondisi tersebut di atas sudah beralih dimana masyarakat yang menciptakan penawaran. Produk dan jasa yang dihasilkan harus sesuai dengan permintaan dan preferensi masyarakat. Dengan demikian, produsen barang dan jasa harus mengenal target masyarakat yang dituju dan kebutuhan serta kemampuannya.

Sebagai pusat informasi pertanian, Unit Pelayanan Informasi Pertanian di tingkat Kabupaten (UPIPK) dalam hal ini dapat disebut sebagai produsen jasa pelayanan informasi kepada masyarakat yang biasa kita sebut sebagai pengguna. Pengguna informasi yang dimaksud adalah petani, pemangku kepentingan terkait, dan masyarakat umum. Agar mampu memberikan informasi dengan tepat, perlu dijalin hubungan yang dekat antara UPIPK dengan pengguna. Untuk itu, diperlukan aktivitas-aktivitas promosi dan

sosialisasi yang dapat mendekatkan UPIPK dengan pengguna agar produk dan jasa yang dihasilkan dapat dengan mudah dan lancar sampai ke

pengguna. Oleh karena itu, bila ingin mempertahankan keberadaannya, UPIPK hendaknya berorientasi kepada permintaan masyarakat. Dengan melaksanakan kegiatan promosi dan sosialisasi, pengelola UPIPK akan mendapatkan bantuan dalam memperkenalkan dan menjelaskan manfaat dan jasa-jasa yang ditawarkan UPIPK, termasuk masyarakat. memahami keinginan

II.

PENGERTIAN DAN TUJUAN

a. Pengertian Strategi Menurut kamus Wikipedia, startegi diartikan sebagai suatu perencanaan jangka panjang suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Hutabarat dan Huseini (2008) menyatakan bahawa definisi strategi dari aspek

manajemen adalah: arah dan cakupan jangka panjang organisasi untuk mendapatkan keunggulan melalui konfigurasi sumber daya alam dan lingkungan yang berubah untuk mencapai kebutuhan pasar dan memenuhi harapan pihak yang berkepentingan (stakeholder). Pengembangan sebuah strategi terdiri atas 5 tahap, meliputi: analisis trend (kecenderungan), analisis SWOT (atau TOWS), penyusunan

alternatif, memilih satu alternatif yang paling jitu, dan pelaksanaan strategi. Pada tahap melakukan analisis kecenderungan, sesuatu disebut sebagai kecenderungan apabila memiliki sifat dinamis mengandung unsur perubahan. perubahan tersebut relatif permanen tidak bersifat sementara dan perubahan tersebut relatif bisa diukur. Selanjutnya, pada tahap kedua adalah melakukan analisis SWOT. SW

merupakan analisis internal organisasi, sedangkan OT merupakan analisis eksternal. Strategi yang disusun, pertama-tama, berdasarkan analisis 3

internal organisasi disebut strategi inside-out. Sedangkan yang disusun pertama-tama sebagai hasil analisis eksternal disebut outside-in. Strategi inside-out biasanya melihat keterbatasan sumber daya sebagai kendala, sedangkan strategi outside-in melihat peluang sebagai daya tarik utama. Dalam praktek sehari-hari, keduanya digabungkan sehingga disebut analisis SWOT atau TOWS. Berdasarkan analisis SWOT (TOWS), disusun berbagai alternatif strategi yang bisa dipilih. Dengan menghubungkan empat dimensi tersebut, akan diperoleh empat kuadran, yaitu: alternatif strategi SO (Strenghts and Opportunities), alternatif strategi ST (Strenghts and Threats),

alternatif strategi WO (Weaknesses and Opportunities) dan alternatif strategi WT (Weaknesses and Threats). Tahap keempat adalah memilih strategi yang dinilai paling tepat bagi organisasi. Pemilihan strategi tentu dengan memperhitungkan misi

organisasi, nilai-nilai yang diyakini oleh pemimpin puncak organisasi, harapan-harapan yang berkembang di masyarakat, dan kemungkinan berhasil-tidaknya strategi yang dipilih tersebut dalam implementasinya. Pertimbangan-pertimbangan riil pelaksanaan strategi perlu dipikirkan secara masak, karena organisasi tidak bisa diubah hanya dengan membuat pernyataan-pernyataan di atas kertas. Strategi yang telah dirumuskan harus diterjemahkan ke dalam program kerja yang jelas pada tahap pelaksanaan strategi. Salah satu yang harus dibangun adalah arsitektur organisasi. Arsitektur organisasi berkaitan dengan jawaban terhadap tiga hal dasar, yaitu: siapa yang mempunyai kewenangan untuk memutuskan tentang hal apa, siapa memberi kontribusi

apa dan bagaimana mengukurnya, dan siapa memperoleh apa dan berapa banyak. Banyak faktor mempengaruhi pelaksanaan strategi, seperti faktor kepemimpinan, faktor komunikasi dalam organisasi, faktor konflik, sistem imbalan, sisntem kontrol, dan faktor sumber daya manusia. yang penting, organisasi harus memiliki komitmen yang tinggi terhadap proses

pembelajaran terus-menerus. b. Pengertian Promosi dan Sosialisasi Promosi dan Sosialisasi merupakan pengertian yang mencakup proses memahami dalam dua arah, yaitu: 1) masyarakat memahami siapa pengelola UPIPK dan keberadaan UPIPK dan 2) pengelola UPIPK memahami masyarakat. kegiatan Menurut pengertian pertama, dilakukan UPIPK untuk yang definisi sosialisasi adalah: memperkenalkan dari diri dan bagi

yang

mendiskusikan

manfaat-manfaat

diperoleh

UPIPK

pengembangan komunitas. Pada pengertian ke dua, sosialisasi adalah proses pengelola UPIPK melebur dan memahami masyarakat. Proses

sosialisasi dapat dimaknai sebagai membuka pintu gerbang komunitas agar UPIPK dan programnya diterima dan mendapat sambutan dengan baik. Hal ini akan menentukan dukungan dan keterlibatan masyarakat. Keadaan demikian menjadi dasar yang kuat bagi terjalinnya hubungan kemitraan dengan masyarakat. Walaupun promosi sering dihubungkan dengan penjualan, tetapi

kenyataannya promosi mempunyai arti yang luas. Promosi dapat diartikan sebagai setiap aktivitas yang ditujukan untuk memberitahukan, membujuk atau mempengaruhi masyarakat untuk tetap menggunakan produk dan jasa yang dihasilkan. Dalam kaitannya dengan UIPK, kegiatan promosi yang dimaksud adalah suatu proses memberitahukan dan memperngaruhi 5

masayarakat untuk selalu memanfaatkan jasa-jasa yang ditawarkan oleh pengelola UPIPK. Menurut pengertian di atas, sosialisasi dilakukan pada tahap awal

pendirian suatu UPIPK untuk membangkitkan kesadaran masyarakat terhadap keberadaan dan jasa layanan UPIPK. Setelah masyarakat kegiatan promosi keberadaan

memahami dan menerima program-program UPIPK, secara terus menerus dilakukan UPIPK. c. Tujuan Promosi dan Sosialisasi

untuk mempertahankan

Pada dasarnya tujuan promosi dan sosialisasi UPIPK adalah membangun hubungan kerja sama dengan berbagai komponen masyarakat dan lembaga yang ada di tingkat kabupaten. Melalui kerja sama yang erat, diharapkan masyarakat merasa memiliki sehingga masyarakat tidak hanya menerima manfaat saja. Diharapkan masyarakat difasilitasi untuk terlibat secara lebih berarti. Namun, pada umumnya suatu aktivitas promosi dan sosialisasi mempunyai tujuan sebagai berikut: 1.Memperkenalkan UPIPK dan layanannya Promosi diharapkan dapat menyampaikan pesan pada masyarakat yang dituju atau ditargetkan. Dengan demikian perlu dipilih cara yang sesuai dengan masyrakat yang ditargetkan. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 2. Menentukan target audiens Menentukan jumlah target audiens Memilih media yang paling sesuai Menarik perhatian

Aktivitas promosi harus dikemas dalam bentuk yang menarik perhatian, agar masyarakat tertarik dan menyimpan pesan yang 6

disampaikan dalam memori pikiran mereka. Cara yang dilakukan pada umumnya memberikan sponsor pada suatu acara tertentu,

menggunakan tokoh masyarakat setempat, menonjolkan keunggulan dari program-program yang diperkenalkan. 3. Pemahaman

Promosi yang direncanakan dengan baik akan memudahkan masyarakat memahami pesan yang disampaikan kepadanya. Pesan yang jelas dan penggunaan media yang tepat dan kemasan cerita yang menarik mampu menyampaikan pesan kepada pengguna secara cepat dan tepat. 4. Perubahan sikap

Setelah promosi dapat dipahami, organisasi mengharapkan suatu tanggapan dari calon pembeli terhadap promosi tersebut. 5. Tindakan

Tujuan akhir promosi adalah mempertahankan keberadaan organisasi melalui peningkatan hasil yang dicapai akibat meningkatkan pengguna yang memanfaatkan barang dan jasa yang ditawarkan organisasinya. Oleh karena itu, tujuan akhir promosi adalah menimbulkan tindakan calon pengguna yang dituju untuk memanfaatkan barang dan jasa yang dipromosikan. III. SOSIALISASI

Sosialisasi atau pemasyarakatan program adalah tahapan penting dalam program pengembangan masyarakat pedesaan. Kegiatan sosialisasi tidak hanya menyampaikan informasi tentang UPIPK dan jasa layanannya, tetapi juga mencari dukungan dari berbagai kelompok masyarakat. Agar layanan UPIPK sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dialog mengenai kebutuhan dan kepentingan masyarakat yang dapat dilayani oleh UPIPK. Jadi proses sosialisasi merupakan proses untuk menyusun alas berdiri yang sama. 7

Setiap personalia pengelola UPIPK berkewajiban melakukan sosialisasi. Untuk itu, semua anggota pengelola UPIPK yang ada dalam struktur

organisasi perlu duduk bersama merencanakan dan membagi tugas sosialisasi. Setiap orang dapat memiliki peran yang berbeda. Adanya pembagian tugas yang jelas, membantu masyarakat memahami keberadaan masing-masing personalia dan manfaat keberadaannya bagi kepentingan masyarakat. Apabila setiap personalia berhasil membangun hubungan yang lebur diharapkan masyarakat akan mendukung UPIPK dan jasa layanan yang ditawarkan. Proses sosialisasi dapat dibagi dalam beberapa tahapan sebagai berikut: 1) pengenalan UPIPK dan masyarakat pengguna, 2) kunjungan-kunjungan, 3) melaksanakan kegiatan khusus, 4) mendiskusikan temuan, dan 5) menyusun laporan. Urutan setiap langkah dapat dilakukan secara simultan. a. Pengenalan Pengelola UPIPK berasal dari wilayah itu sendiri dan mengenal daerahnya dengan baik. Walaupun sudah dikenal oleh banyak pengguna, tetap harus memperkenalkan perannya sebagai pengelola UPIPK. Langkah yang perlu dilakukan adalah mempertanyakan diri sendiri: 1. Apakah perannya sebagai pengelola UPIPK bermanfaat bagi masyarakat? 2. Apakah manfaat UPIPK bagi masyarakat? 3. Layanan apa saja yang disediakan UPIPK? Pengenalan perilaku dan budaya masyarakat di wilayah kerja UPIPK dilakukan dengan mempelajari dan mengkaji dokumen/data sekunder, observasi, dan wawancara. Hal-hal yang perlu dipelajari dan diamati adalah:

1. Kondisi geografis dan kependudukan, mata pencaharian, budaya, sistem sosial, sumber daya alam, serta pola komunikasi dan

informasi. Selain itu, diamati pula perubahan-perubahan sosial yang sudah dan sedang terjadi. Data data tersebut dapat diperoleh dengan mengkaji dokumen yang ada di lembaga pemerintahan tingkat desa, kecamatan dan kabupaten. 2. Telaah data sekunder diperdalam dengan pengamatan secara langsung. Apakah informasi yang ada dalam dokumen sesuai dengan keadaan di lapang. Selain kegiatan kemasyarakatan, diamati pula keadaan, suasana, peristiwa, dan atau tingkah laku masyarakat. Pengamatan tidak hanya dilakukan di wilayah yang mudah dikunjungi, tapi juga juga di wilayah terpencil. 3. Keberadaan kelompok-kelompok miskin dan marjinal, kaum

perempuan, dan organisasi masyarakat yang ada. 4. Melalui wawancara yang dipandu dengan kuesioner, diamati perilaku komunikasi dan pencarian informasi, sumber informasi yang

digunakan, tempat-tempat yang menjadi sumber belajar, bagaimana membangun suatu proses peningkatan kemampuan masyarakat dengan menggunakan sumber-sumber pembelajaran yang ada. b. Melaksanakan Kunjungan Setelah mempelajari tokoh kunci di wilayah kerja UPIPK, disusun jadwal kunjungan kunjungan: nama orang yang dikunjungi, apa yang akan disampaikan, dukungan yang diharapkan, tempat bertemu ddan waktu yang tepat untuk berkunjung. Kunjungan dapat dilakukan, baik secara formal maupun informal serta memanfaatkan kegiatan dan forum yang sudah ada.

Kunjungan dalam pertemuan formal dan informal

Pada pertemuan secara personal maupun di dalam forum, diperkenalkan UPIPK dan layanannya. Pada kesempatan tersebut diluangkan pula waktu diskusi bagi masyarakat untuk mengenal lebih dalam UPIPK. Bagi pengelola UPIPK, diskusi juga dimanfaatkan untuk menyelami harapan, keinginan, dan dukungan masyarakat. Pada pertemuan tersebut, disebarkan pula leaflet, booklet, dan cindera mata. Pertemuan formal merupakan forum diskusi yang diselenggarakan secara resmi, terjadwal, dengan jumlah peserta sesuai undangan. Pada umumnya, pertemuan ini diadakan oleh instansi pemerintah di daerah atau lembaga masyarakat setempat, termasuk lembaga investasi desa (NSC, FAD, dan KID). Sementara, pertemuan informal diselenggarakan tidak resmi dimana pemberitahuan disampaikan kepada peserta dari mulut ke mulut atau melalui papan pengumuman. Pertemuan informal secra tidak sengaja juga terjadwal, seperti majelis pengajian, pertemuan balai desa, dan lain-lain.

Kunjungan ke lembaga formal dan nonformal

Waktu kunjungan yang dinilai tepat adalah pada saat ada pertemuan dimana pengelola diberi waktu untuk memperkenalkan diri, UPIPK, dan Jasa layanannya. Lembaga formal yang dapat dikunjungi adalah dinas-dinas dan pemda di kabupaten, BIPP, BPP, kantor kecamatan, dan kantor desa. Pengelola UPIPK juga dapat meminta tokoh kunci, untuk dapat mengunjungi kelembagaan nonformal, seperti kelompok kesenian, kelompok arisan,

kelompok tani, karang taruna, wanita tani, dan kelompok keagamaan (kelompok gereja, pengajian, dan remaja islam masjid).

Kunjungan dan pelatihan

Selain pengelola UPIPK mendatangi masyarakat pengguna, sosialisasi dapat pula dilakukan dengan mengundang individu atau kelompok masyarakat untuk datang ke UPIPK. Setiap pengunjung yang datang diperkenalkan 10

pengelolanya, UPIPK, dan jasa layanannya dalam bentuk pelatihan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi untuk mencari informasi dan manfaat UPIPK bagi pengembangan kegiatan agribisnis petani. Selain masyarakat, penyuluh formal dan informal juga diundang ke UPIPK. Penyuluh formal adalah pegawai negri sipil yang bertugas sebagai penyuluh pertanian, seperti Petugas Penyuluh Lapangan, Petugas Penyuluh Spesialis, penyuluh dari BPTP, dan Kepala Cabang Dinas (KCD). Penyuluh informal diantaranya adalah penyuluh swakarsa, LSM, maupun distributor sarana produksi. Diharapkan setelah mengetahui dan memahami keberadaan

UPIPK dan manfaatnya, penyuluh dapat mennyebarkan informawsi yang diterima kepada petani. Bagi penyuluh, keberadaan UPIPK akan

mempermudah tugas mereka dalam menyiapkan materi penyuluhan. Lebih lanjut, layanan pemberian informasi akan meningkatkan pengetahuan penyuluh yang pada akhirnya akan meningkatkan kredibilitas penyuluh. Aktivitas perkenalan sangat mempengaruhi penerimaan masyarakat dan tingkat keterlibatan mereka pada saat program berjalan. Penjelasan disampaikan dengan lugas dan santun tentang seluk beluk UPIPK dan layanannya. Penjelasan yang kongkrit tentang manfaat UPIPK sangat diperlukan. Selanjutnya, tanggapan dan pendapat masyarakat tentang halhal yang dapat dilakukan UPIPK agar dapat bersama-sama memanfaatkan UPIPK. c. Membuat Kegiatan Khusus Kegiatan khusus untuk memperkenalkan UPIPK dikemas dengan menarik dan sederhana tapi dapat memperkenalkan keberadaan UPIPK dan layananya sekaligus menjaring dukungan masyarakat. Acara yang dapat digelar adalah lomba menulis untuk anak sekolah, lomba mewarnai, atau program pengenalan komputer bagi pelajar. Pemutaran film pendidikan 11

tentang

peran

informasi pertanian

untuk mendukung

pembangunan

masyarakat dan sesi diskusi tentang harapan masyarakat mengenai peran UPIPK bagi masyarakat diharapkan menjadi cara yang jitu untuk

menjadikan UPIPK populer di kalangan petani dan masyarakat umum. Sebelum sesi diskusi, masyarakat diperkenalkan UPIPK melalui visualisasi yang dibuat sendiri dan penjelasan aktivitas-aktivitas UPIPK yang bermanfaat bagi masyarakat. Acara dapat dilaksanakan di sekolah atau balai desa. d. Mendiskusikan Temuan Kegiatan sosialisasi dilaksanakan oleh tim dan setiap anggota tim mencatat temuan-temuan di lapang. Temuan-emuan tersebut kemudian didiskusikan secara berkala. Hasilnya dapat menjadi masukan bagi perbaikan program yang akan dilaksanakan UPIPK. e. Menyusun Laporan Sosialisasi Pekerjaan yang paling sulit dilaksanakan adalah menyusun laporan tertulis hasil pengamatan, kajian, dan wawancara. Proses sosialisasi merupakan upaya mengetahui keadaan masyarakat pada awal pengembangan UPIPK dan mengusahakan agar keberadaan UPIPK dan layanannya dapat diterima masyarakat. Dokumentasi ini dapat dijadikan bahan untuk menyusun kelemahan, kekuatan dan tantangan yang dihadapi.

IV. PROMOSI

Proses sosialisasi perlu dilanjutkan dengan promosi untuk meningkatkan pemanfaatan layanan yang disediakan UPIPK. Aktivitas promosi juga dapat dilaksanakan secara simultan dengan proses sosialisasi. Banyak cara yang dapat dilakukan oleh pengelola UPIPK untuk melaksanakan promosi.

12

a. Pemasangan Iklan Pemasangan iklan bersifat non personal, artinya pesan yang disampaikan ditujukan kepada masyarakat dengan menggunakan media, sehingga pengelola UPIPK dan masyarakat tidak dapat berdialog langsung.

Mengingat iklan ditujukan kepada masyarakat umum secara luas, maka informasi harus dikemas sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti masyarakat luas dan menarik. Frekuensi iklan yang sering diudarakan

melalui radio dan televisi akan menimbulkan kesan bagi pendengar dan pemirsa, yang kemudian akan disampaikan kepada orang lain. Tujuan memasang iklan adalah: 1) pengenalan dan penerimaan UPIPK dan

layanannya, 2) pembelian percobaan, 3) menggapai petani dan masyarakat umum yang jauh, 4) mempengaruhi/membujuk masyarakat untuk

memanfaatkan UPIPK dan layananya, dan 5) meningkatkan nilai pada UPIPK dan layanannya. Pemasangan iklan dapat dilakukan dalam berbagai cara, antara lain sebagai berikut: 1. Iklan utama, yaitu memasang iklan dengan pesan yang menonjolkan pada manfaat dan kualitas layanan UPIPK tanpa menanpilkan nama organisasi. 2. Iklan lokal, mengingat wilayah kerja UPIPK di tingkat kabupaten maka pemasangan iklan dilaksanakan pada media berskala lokal. 3. Iklan langsung dan institusional, yang dilakukan secara bersamasama. oleh Iklan lebih menampilkan layanan UPIPK yang disampaikan pengelola, sedangkan iklan institusional menonjolkan

organisasinya untuk meningkatkan image. 4. Iklan cetakan, elektronik, diluar, khusus, dan pengiriman langsung. Iklan cetakan biasanya dimuat dalam majalah dan surat kabar. Sesuai dengan jenis media yang digunakan, iklan elektronis 13

disiarkan

melalui

radio

dan

televisi.

Iklan

di

laur

adalah

pemasangan spanduk, banner, poster, umbul-umbul dan papan nama. Iklan khusus dilaksanakan dengan memberi benda-benda promosi, seperti korek api, ballpoint, gantungan kunci dan sebagainya. Pengiriman langsung dilakukan dengan mengirim leaflet kepada pengguna secara langsung. Kombinasi iklan yang tepat akan mempengaruhi keberhasilan promosi. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pemasangan iklan adalah: 1. Isi pesan harus singkat dan mudah difahami serta tidak menimbulkan salah pengertian. 2. Dapat mempengaruhi dan mendorong untuk melakukan tindakan memanfaatkan UPIPK. 3. Media yang digunakan disesuaikan dengan kelompok pengguna, luas wilayah dan letak geografis, efektivitas, anggaran dan

kemungkinan-kemungkinan untuk melakukan kombinasi. 4. Menyusun skala penggunaan media, misalnya ukuran spanduk, waktu dan tempat pemasangan spanduk, banner dan lain-lain, waktu dan durasi pemasangan iklan di radio untuk menghitung biaya. Efektivitas iklan dapat dievaluasi dengan menggunakan beberapa cara, antara lain: 1. Mengadakan survey mengenai reaksi calon pengguna terhadap iklan tersebut. 2. Mengadakan iklan pendahuluan dengan mengujicoba kepada

sekelompok kecil masyarakat pengguna. b. Kunjungan Promosi dapat pula dilakukan dengan mengunjungi langsung calon pengguna dengan menyampaikan pesan yang mengajak calon pengguna untuk memanfaatkan layanan UPIPK. Pada kesempatan tersebut calon pembeli 14

diberikan cindera mata dan leaflet agar dapat dipelajari lebih lanjut. Agar efektif, perlu dilakukan: 1. persiapan yang cukup (menguasai secara detail UPIPK dan

layanannya, memantapkan layanan kepada pengguna yang sudah memanfaatkan UPIPK, menguasai kebiasaan pengguna yang datang untuk memanfaatkan UPIPK dan layanannya). 2. Menentukan prospek calon pengguna 3. Pengembangan jasa baik. Jasa ini dimaksudkan memberikan layanan dengan baik bagi pengguna yang datang dengan demikian, calon pengguna lain akan tertarik memanfaatkan jasa yang kita berikan.

15