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1.5 OBTENCIN DE DATOS PARA LA TOMA DE DECISIONES QUE SON LOS DATOS?

Todos tenemos una apreciacin de la importancia de los datos. Son los datos los que se procesan en la computadora para proporcionar informacin. Los datos son una base parcial sobre la que se toman las decisiones. Los datos ayudan a describir los sistemas del mundo real. Todas estas perspectivas son correctas y tiles para entender el papel de los datos. DATOS: son hechos o conceptos conocidos o supuestos y generalmente se expresan en forma numrica. Ejemplo: la tasa de arrendamiento, el nmero de unidades producidas en el periodo anterior, los salarios para los nuevos vendedores, etc. Las organizaciones conservan cantidades voluminosas de datos. Aunque el gobierno dicta algunos datos, la informacin se guarda por considerarse importante para la organizacin. Los datos son un reflejo de lo que sucedi en el pasado y lo que est sucediendo. Todava ms importante es que los datos pueden ser tiles para tomar decisiones sobre el futuro. Es comn en cursos de mtodos cuantitativos suponer la disponibilidad de los datos y pasar con rapidez a procedimientos elegantes de anlisis. Desafortunadamente, los datos no siempre estn disponibles. La obtencin de los datos con frecuencia es el paso ms laborioso y costoso al aplicar los mtodos cuantitativos. Con lo cual lo ms apropiado es considerar los datos en cuanto a su relacin con la aplicacin de los mtodos cuantitativos de anlisis. TIPOS DE DATOS. Los datos que ms conservan las organizaciones son los que los especialistas en informacin llaman: Datos de transacciones. stos son datos que resultan de las transacciones comerciales diarias de una organizacin. Ejemplo: los bancos procesan los depsitos y retiros de sus clientes, las empresas venden sus artculos producidos, las universidades procesan las cuotas de inscripcin de los estudiantes. Los datos de transacciones se conservan sobre todo porque es importante para la organizacin guardar registros de lo que sucede. Datos internos. stos estn asociados con lo que pasa dentro de la organizacin. Los datos de transacciones tambin son datos internos, pero existen datos internos que no son datos de transacciones. Ejemplo: las estimaciones de ventas futuras. Datos externos y de medio ambiente. Son de menor grado que los datos internos y se refieren al medio en que opera la organizacin. Ejemplo: grficas de ventas industriales, tasas de impuestos federales, el producto interno bruto (PIB), etc.

Datos objetivos. Reflejan hechos o conceptos que no requieren subjetividad en su interpretacin (que tenemos certeza de ello). Ejemplo: la venta de 5000 unidades en el periodo pasado. Datos subjetivos. Refleja creencias subjetivas (supuestos). Las empresas almacenan muchos ms datos objetivos que subjetivos. Ejemplo: el posible incremento de venta a 6000 unidades el prximo periodo. REQUERIMIENTO DE DATOS EN DIFERENTES NIVELES DE LA ORGANIZACIN Las necesidades de datos tienden a diferir con los niveles organizacionales. Esto sucede porque la naturaleza de la toma de decisiones vara al escalar la pirmide de la organizacin Niveles administrativos, responsabilidades de toma de decisiones y requerimiento de datos.

Nivel Administrativo Datos Alta Administracin

Responsabilidades Importantes De Toma De Decisiones Requerimiento De

Planeacin Estratgica Gran Cantidad De Datos Externos Y Subjetivos

Administracin Media Control Administrativo Algunos Datos Externos Y Subjetivos Administracin Baja Control Operativo Primordialmente Datos Internos Y Objetivos

* Los requerimientos de datos a altos niveles administrativos tambin incluyen los requerimientos ms bajos.

La administracin de bajo nivel tiene como funcin primordial el control operativo. Control operativo. Es el proceso de asegurar que las tareas especficas se lleven a cabo de manera eficaz y eficiente. (Robert Anthony) Por su misma naturaleza, esta actividad se enfoca sobre lo que sucede dentro de la organizacin. En consecuencia, los datos necesarios para respaldar la toma de decisin tienden a ser internos. La necesidad tambin es ms de datos objetivos que subjetivos.

Administracin media est activamente incluida en el control administrativo. Control administrativo. Es el proceso por el cual los administradores aseguran que se obtengan los recursos que se empleen en forma eficaz y eficiente en el logro de los objetivos de la organizacin.

La administracin media necesita datos internos, la obtencin eficaz y eficiente de recursos del medio externo tambin crea la necesidad de datos externos y subjetivos los cuales no se almacenan de manera rutinaria ni los guarda la organizacin como lo hace con otros datos (como a los datos de transacciones)

La alta administracin tiene responsabilidades importantes en cuanto a la planeacin estratgica. Planeacin estratgica. Es el proceso de decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los cambios en estos objetivos, sobre los recursos para lograr estos objetivos y sobre las polticas que han de regir la adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos. En la actualidad, la planeacin estratgica demanda el examen constante del medio ambiente externo. La toma de decisiones, en los diferentes niveles administrativos debe establecer claramente que las necesidades de datos y la facilidad con que estos se obtienen varan mucho. An cuando casi todas las necesidades de la administracin a bajo nivel y de la administracin media son de datos objetivos e internos, la alta administracin tiene una necesidad crtica de datos subjetivos y externos. Los requerimientos de esta ltima son ms difciles de satisfacer, ya que este tipo de datos no se generan por las operaciones diarias de la organizacin. FUENTES DE DATOS Los datos de transacciones provienen primordialmente del sistema contable de la organizacin. Los datos pueden proporcionarse sobre una base regular en la forma de informes programados, o pueden preparase en forma especial cuando se demanden y bajo las especificaciones del administrador como un informe pedido. Como ya se dijo, no todos los datos internos son datos de transacciones. En general, tales datos internos son un poco ms difciles de obtener, puesto que es menos probable que se proporcionen en forma de informes programados. En el caso de datos internos subjetivos, es muy poco probable que los guarde la organizacin, por lo que generalmente es necesario consultar a las personas apropiadas en la empresa para obtenerlos. Los datos externos estn disponibles slo cuando se ha hecho una planeacin previa a la demanda de los datos, tales estudios son comunes en el rea de comercializacin. No son capturados en forma automtica por el sistema de informacin de la organizacin. Los datos externos pueden obtenerse de una gran variedad de fuentes. (el Gobierno federal publica datos que llegan a ser tiles a las organizaciones, existen asociaciones de intercambio entre empresas para compartir datos e informacin, firmas de consultores que por honorarios proporcionan datos externos especficos).

LOS DATOS COMO ENTRADA A LOS MODELOS. Los datos en s no siempre proporcionan bases suficientes para llegar a una decisin. Con frecuencia es necesario seguir con el proceso de los mismos hasta que queden en una forma ms til.