Manajemen Organisasi

TRAINING PENGEMBANGAN DIRI PROGRAM PEMBINAAN SDM STRATEGIS NURUL FIKRI (PPSDMS-NF) REGIONAL II BANDUNG Bandung, 24 Desember 2004 Oleh : Gun Gun S.H.,ST 1

Profil Lulusan Universitas (KK)

Lulus tepat waktu IPK > 3.0

Gaul

FIND YOUR MOTIVE:

Apa yang menggerakkan ANDA untuk berorganisasi ?

1 Kemampuan Komunikasi

4.69

2 Kejujuran/Integritas
3 Kemampuan Bekerja Sama 4 Kemampuan Interpersonal 5 Beretika 6 Motivasi/Inisiatif 7 Kemampuan Beradaptasi 8 Daya Analitik 9 Kemampuan Komputer 10 Kemampuan Berorganisasi

4.59
4.54 4.5 4.46 4.42 4.41 4.36 4.21 4.05

Kualitas-kualitas Penting Seorang Juara

(Skala 1 5)
Diterbitkan oleh National Association of Colleges and Employers, USA, 2002 (disurvei dari 457 pimpinan)

11 Berorientasi pada Detail

12 Kepemimpinan 13 Kepercayaan Diri 14 Ramah

4
3.97 3.95 3.85

15 Sopan
16 Bijaksana 17 Indeks Prestasi (>=3.0) 18 Kreatif 19 Humoris 20 Kemampuan Berwirausaha

3.82
3.75 3.68 3.59 3.25 3.23

Kesimpulan : Softskill (kemampuan interaksi sosial) dibutuhkan untuk sukses

CLIP
7

Organisasi (organization)
Dua orang atau lebih yang bekerja sama

dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Manajemen (management)
Proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.
10

11

Aktivitas Manajemen Organisasi

Efisiensi (cara)
Pemanfaatan sumber daya
High waste low waste

Efektifitas (tujuan)
Pencapaian tujuan

Target tercapai target tidak tercapai

Tugas manajemen : Efektif - Efisien

12

Skema Aktivitas Manajemen

planning
Meraih tujuan

organizing

controlling

actuating
13

Planning
Gagal dalam merencanakan berarti merencanakan kegagalan

14

Gagal Dalam Merencanakan

Sama Dengan Merencanakan Kegagalan!

15

Lebih baik bersimbah keringat di

saat latihan
daripada bersimbah darah di

medan perang
16

Berbagai tipe Planning

Jangka waktu

Jangka Pendek Jangka Panjang

Frekuensi penggunaan

Sekali pakai Terus menerus Directional Spesifik

Untuk menghadapi situasi yang non-rutin.

Untuk menghadapi situasi rutin Rencana yanf fleksibel, hanya memberi arahan umum. Rencana yang sangat detail, tidak meninggalkan ruang untuk interpretasi.

Fleksibilitas

17

Hierarki Rencana
Pernyataan Visi & Dibuat oleh pendiri, dewan direktur, atau Misi
manajer puncak

Rencana Strategik Manajer puncak dan

menengah

Rencana Operasional

Manajer menengah dan lini pertama

18

Grand Design Organisasi

Dimana Kita Berada Sekarang? Bagaimana Kita Mencapainya? Kemana Kita Akan Menuju?

PERANGKAT-PERANGKAT
Issues Kondisi objektif Analisis Stakeholder Manajemen resiko Strategic Planning Action Plan Visi & misi Faktor kunci sukses Parameter sukses

Pendorong & hambatan

Batasan-batasan Pemetaan keadaan

(SWOT, self evaluation, dll)

19

Merencanakan Kesuksesan
Visi Sukses Visi yang menjadi fokus seluruh anggota tim

Aktifitas yang harus Faktor2 Kesuksesan dilakukan untuk memastikan tercapainya visi Ukuran yang membuat kita tahu Parameter Sukses apakah visi sukses sudah tercapai (atau tidak tercapai)

20

Analisis Medan Kekuatan

21

Perencanaan Strategis
Analisis Lingkungan Formulasi Strategi Implementasi Strategi Evaluasi & Kontrol
22

Terjemahkan Menjadi
yang Cermat

Merencanakan Fase Eksekusi Membuat Gantt-chart

No A. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 DESKRIPSI KESEKRETARIATAN Design Undangan Cetak Undangan Design Seminar Kit Konfirmasi Jumlah Peserta Produksi Seminar Kit Adress Processing Distribusi Undangan Penerimaan Makalah Perbanyakan Makalah Packing Seminar Kit + Makalah Design + Produksi Spanduk JAN FEBRUARI PERSON IN CHARGE 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
GunArfi GUn

Riri Gun GUn Arfi Adit, Sigit Gun GUn Arfi Farid Sigit Sigit Sigit Gun GUn Arfi
23

Merencanakan Fase Eksekusi

JADWAL KEGIATAN NADIR DIRI 2
Tempat Waktu : Bumi Perkemahan Gunung Puntang : Jumat, 8 Agustus 2003 - Minggu, 10 Agustus 2003

Detailing
Deskripsi SDM Panitia Panitia Peserta membangun tenda masing-masing Panitia Truk Sekitar Buper Gunung Puntang Sekitar Buper Gunung Puntang Peralatan Lokasi Gerbang ganesa ITB Catatan

Jumat, 8 Agustus 2003 No Jam 1 06.0006.30 2 07.0009.30 2 10.0011.00 3 11.3012.30 Kegiatan Persiapan Pemberangkatan Evakuasi ke Lokasi Buper Gunung Puntang Persiapan

Sholat Jum'at

Ready for Action!

24

ORGANIZING

25

Apa saja tugas yang harus diselesaikan? Siapa yang yang mengerjakannya? Bagaimana tugas-tugas dikelompokkan? Siapa melapor ke siapa? Dimana keputusan harus dibuat?

26

Kelola Sumberdaya Organisasi

Manusia Waktu Dana Relasi Peralatan dll

27

ACTUATING

28

Membuat Struktur Organisasi

Menyusun Job Description

Melakukan Rekrutmen/ Staffing

Menyusun Action Plan

Ready for Action!

29

Pemimpin & Manajer

Pemimpin DOING THE RIGHT THINGS Manajer DOING THINGS RIGHT

30

A Leader is One Who

knows the way

shows the way

and goes the way

31

Inside out!

Pribadi Layak Dipercaya

Jenjang Kepemimpinan & Prinsip Kuncinya

32

Membangun Komitmen
Informed Involved Reward & Punishment

33

Tipe-tipe Kontrol
input proses output

Feedfoward control
Antisipasi masalah

Concurrent control
Koreksi Masalah Saat Terjadi

Feedback control
Koreksi Masalah Setelah Terjadi

34

Sistem Kontrol Yang bermutu

Korektif akurat Tepat waktu Ekonomi s Fleksibel
Kriteria bergand a

Sistem kontrol bermutu

Mudah dimengerti

Fokus pada hal2 luar biasa

Fokus pada hal2 strategis

Kriteria yang masuk akal dan realistis

35

Success is journey, not a destination

The real champion is not just winning the competition but everyone who can stand up for every failure

36