Anda di halaman 1dari 12

HUMAN RESOURCE PLANNING AND SUCCESSION PLANNING

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Disusun oleh: Ernawati Emma Charisma 201121138008

SEKOLAH PASCASARJANA SAHID MAGISTER MANAJEMEN JAKARTA 2012

A. Diagnosa Pendekatan Perencanaan Sumber Daya Manusia Organisasi yang baik harus mampu bersaing dan mampu melakukan manajemen dan perencanaan disemua aspek perusahaan. Dalam mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang dibutuhkan baik itu secara kualitas atau kompetensi maupun kuantitas. Kebutuhan ini tentunya akan berubah sesuai dengan kondisi internal perusahaan maupun lingkungan eksternal. Oleh karena itu, perencanaan SDM diperlukan untuk menganalisis, meramalkan dan mengantisipasi isu-isu dalam ketersediaan SDM sebelum menjadi permasalahan yang menghambat organisasi dalam mencapai tujuan. Definisi perencanaan SDM menurut Jhon Ivancevich (2001,h.131) adalah sebagai berikut: human resource planning is both a process and set of plans. It is the process used byorganization for assesing the suplply and demand for future human resource. Perencanaan sumber daya manusia adalah sebuah proses dan rangkaian perecanaan yang digunakan oleh organisasi untuk menaksir permintaan dan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Tujuan sistem perencanaan sumber daya manusia adalah untuk mengetahui kebutuhan sumber daya manusia dan ketersediaannya dimasa yang akan datang. Sehingga dengan dilakukan perencanaan akan dapat disiapkan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perencanaan sumber daya manusia sangat dibutuhkan baik oleh organisasi maupun individu, karena perencanaan sumber daya manusia yang baik akan memberikan manfaat berupa: a. Kepentingan Organisasi 1) Mengadakan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai untuk berperan efektif mencapai tujuan organisasi 2) Penggunaan Karyawan secara maksimal 3) Antispasi perubahan tuntutan kerja dan persediaan SDM. 4) Memenuhi kriteria SDM di masa mendatang dari sumber internal 5) Memastikan kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan karyawan 6) Mengontrol biaya SDM 7) Mengintegrasikan aktivitas manajemen SDM (program SDM) b. Kepentingan Individu 1) Mengetahui kemampuan pengembangan karir 2) Mengetahui kriteria yang harus dipenuhi dalam jabatan tertentu 3) Mengetahui waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tertentu.

DIAGNOSTIC MODEL FOR HUMAN RESOURCE MANAGEMENT


EXTERNAL ENVIRONMENTAL Government requirements The union Economic Competitiveness Composition of labor force Location INTERNAL ENVIRONMENTAL Strategy Goals Organizational culture Nature of the task Work group Leaders style and experience

ACQUIRING HR

REWARDING HR

DEVELOPING HR

MAINTAINING and PROTECTING HR

Socially responsible and ethical practice

Competitive, high quality product

Competitive, high quality service

menyoroti faktor dalam model diagnostik yang penting untuk perencanaan. Salah satu faktor paling signifikan mempengaruhi perencanaan melibatkan tujuan dari hak kendali dalam organisasi. Jika merencanakan pemanfaatan yang efektif dari SDM bukan tujuan yang signifikan bagi organisasi, perencanaan karyawan tidak akan berjalan secara formal, atau akan dilakukan secara serampangan. Jika tujuan dari manajemen puncak meliputi pertumbuhan yang stabil, perencanaan kerja akan kurang penting dibandingkan dengan tujuan-tujuan, seperti ekspansi, diversifikasi, atau faktor lain yang berdampak signifikan pada kebutuhan kerja di masa depan.

Kebijakan pemerintah merupakan faktor penting dalam perencanaan. Persyaratan untuk kesempatan kerja dan promosi kerja dalam perencanaan SDM diutamakan bagi perempuan dan karyawan lain dalam kelompok minoritas dan kategori khusus. Contoh lain, pemerintah menaikkan usia pensiun wajib dan dukungan untuk mempekerjakan karyawan cacat dan veteran. Tipe tenaga kerja dan tugasnya juga menentukan jenis perencanaan yang diperlukan. Sebuah organisasi mungkin tidak perlu untuk merencanakan jauh sebelumnya untuk pekerjaan tidak terampil, karena biasanya akan ada berlimpah pekerja tersedia untuk pekerjaan ini. Di sisi lain, pekerjaan tertentu dengan keterampilan tinggi mungkin perlu merencanakan suatu kegiatan untuk memproyeksikan satu atau dua tahun di masa depan.

B. Strategi Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan SDM (HR Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan SDM organisasi dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan strategi SDM adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer SDM dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan manusia (people-related business issue). Tujuan dari integrasi sistem adalah untuk menciptakan proses prediksi demand SDM yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan SDM harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.

THE HUMAN RESOURCE PLANNING PROCESS


Strategy Planning Technological Forecast
Economic Forecasts Market Forecast Organizational Planning Investment Planning Annual Operating Plans

HR Demand
Annual Employment Requirements Numbers Skill Occupation Categories

HR Supply Compare
Existing Employment Inventory After Application of expected loss and attrition rates

with

Variance If Surplus Action Decisions


Decision Layoff, retirement,etc.

If None

End

If Shortage
Decision Overtime, retirement,etc.

End

End

Perencanaan SDM merupakan unsur penting dalam mengembangkan perencanaan stratejik suatu organisasi. Perencanaan stratejik merupakan keputusan organisasi yang memuat tentang apa yang akan dicapai sesuai misi organisasi dan bagaimana cara yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut (Ivancevich, 2001). Diketahui bahwa kebijakan SDM dan prakteknya memiliki hubungan penting dengan keseluruhan strategi organisasi secara umum yang disebut strategi manajemen SDM. Premis utama dari perspektif strategi SDM adalah bahwa kebijakan SDM akan memiliki efek langsung pada

profitabilitas organisasi. Dengan demikian, SDM harus memiliki strategi yang sesuai dengan misi organisasi. C. FUNGSI DAN MANFAAT PERENCANAAN SDM Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari sudut kepentingan individual tenaga kerja sendiri, bagi seorang pekerja, mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi tempat bekerja itu berada, tempat yang bersangkutan itu bekerja, memungkinkan pekerja itu untuk menyusun pengembangan karir bagi dirinya sendiri. Artinya bagi seorang tenaga kerja dalam suatu organisasi, mengetahui perencanaan tenaga kerja merupakan dasar bagi mereka itu untuk menyusun karirnya, rencana pengembangan dirinya dimasa depan, dan merasa yakin akan tempat dan posisinya didalam organisasi untuk masa masa depan dalam jengka waktu panjang. Dari rencana organisasi, yang berawal dari rencana tenaga kerja, karyawan akan

mengetahui: a. b. Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki

suatu jabatan tertentu c. Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut

Fungsi perencanaan dalam SDM juga dilihat dari sudut kepentingan organisasi, suatu perencanaan tenaga kerja akan membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendayagunakan SDM yang ada, sehingga organisasi akan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka waktu panjang. Dengan perencanaan tenaga kerja yang baik suatu organisasi akan mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat. Ketepatan dalam menentukan jumlah, kualitas dan waktu penarikannya serta didukung oleh penempatan yang tepat pula, akan mempu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Yang akan menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain. Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari sudut kepentingan negara, dengan perencanaan tenaga kerja negara dapat mengatur program penataan dan pengembangan SDM, guna mendukung terciptanya negara yang memikiki efisiensi yang

tinggi. Jika negara (sebagai sistem) yang terdiri dari berbagai orgasisasi (sebagai subsistem) memiliki tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi, negara tersebut akan mampu bersaing dengan negara lain di tingkat internasional. Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari kedudukan sebuah rencana, perencanaan SDM memiliki kedudukan yang sangat penting, karena: a. Rencana membimbing kearah yang sukses, artinya rencana akan dimungkinkan melakukan pendayagunaan tenaga kerja secara optimal melalui penempatan pada jabatan-jabatan tertentu dengan jenjang karir yang sesuai dengan kepentingan individu dan organisasi. Jika dengan rencana kita akan mempunyai keyakinan bahwa tenaga kerja akan dipergunakan secara efektif dan efisien. b. Dengan rencana memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan-perubahan yang sedang terjadi. Dengan rencana kita akan mampu mengantisipasi kondisi usaha yang akan datang secara lebih dini, sehingga organisasi dapat mempersiapkan tenaga kerja yang dimilikinya, baik melalui pelatihan, mutasi, dan sebagainya disesuaikan kebutuhan tenaga kerja sebagai antisipasi terhadap perubahan-perubahan dikemudian hari. c. Rencana mengharuskan manajer untuk menetapkan tujuan organisasi, dengan perkembangan organisasi berarti kita harus menetapkan tujuan organisasi secara sepesifik, baik tujuan umum maupun tujuan dari bagian-bagiannya, termasuk penetapan tujuan dan kerangka kerjanya. d. Rencana memungkinkan dilakukannya pengawasan secara efektif, dengan rencana kita menyusun standar (baku) yang akan digunakan dalam pengawasan/evaluasi. Dengan rencana kita akan mengetahui kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan. Informasi ini dapat digunakan sebagai penilaian apaka kegiatan yang dilakukan karyawan telah memenuhi standar yang ditetapkan. Sehingga Perencanaan merupakan proses yang sangat penting dalam semua manajemen. Human Resource Planning menyiapkan dasar pembangunan program manajemen sumber daya manusia (human resources management/HRM) yang efektif dan mengkoordinasikan keseluruhan fungsi HRM. HRP membantu menilai dan

melengkapi rencana-rencana dan keputusan-keputusan manajemen dengan menilai pengaruh sumber daya manusianya. Proses Perencanaan SDM ada 4 tahap: (Ivancevich, 2007) 1. 2. 3. 4. Situation analysis or environmental scanning Forecasting demand for human resources Analysis of the supply of human resources Development of plans action

1.

Situation Analysis or Environmental Scanning Perubahan lingkungan dapat mengakibatkan pula perubahan pada kebutuhan

akan sumber daya manusia, yaitu: Perubahan-perubahan dalam lingkungan eksternal (faktor eksternal), misal: ekonomi, sosial-politik, hukum, teknologi, persaingan. Perubahan-perubahan keputusan organisasi (faktor organisasi), misal: rencana strategi, anggaran, ramalan penjualan dan produksi, desain organisasi dan pekerjaan, perluasan usaha. Perubahan-perubahan tenaga kerja dalam organisasi (faktor workforce), misal: adanya pegawai yang pensiun, meninggal dunia, permohonan berhenti, pemberhentian.

2.

Forecasting Demand for Employees

Peramalan permintaan tenaga kerja merupakan komponen utama dari HRP. Hal ini menyangkut perkiraaan jumlah dan tipe pegawai yang dibutuhkan dalam perusahaan. Peramalan ini tidak terlepas dari faktor internal maupun eksternal organisasi. Dan ada dua pendekatan yang digunakan untuk peramalan permintaan yaitu kuantitatif dan kualitatif.

Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam memenuhi kebutuhan (demand) tenaga kerja: a. The Expert Estimate: - Delphi Technique - Nominal Group Technique (NGT) b. Trend Projection c. Modeling and Multiple-Predictive Technique - Markov analysis - Regression analysis multiple regression d. Unit-Demand Forecasting

3.

Analysis of the supply of human resources Jumlah dan tipe pegawai yang telah diramalkan kemudian dianalisis sesuai

dengan kebutuhan perusahaan. Analisis tersebut terdiri

dari internal supply

analysis dan external supply analysis. Internal supply analysis biasanya dimulai dengan informasi dari staffing establishment charts. HRP bekerja untuk menyeimbangkan antara permintaan dan penawaran tenaga kerja. Analisis penawaran menentukan bagaimana pegawai dapat tertarik dengan kualifikasi dan kualitas personal yang dibutuhkan. Setelah departemen sdm membuat proyeksi kebutuhan sdm untuk masa yang akan datang, langkah berikutnya adalah menganalisis ketersedian tenaga kerja yang dapat diperoleh dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal. Sumber internal adalah pegawai yang ada/dimiliki organisasi saat ini (persediaan), yang dapat dipromosikan, ditransfer/dipindah untuk mengisi jabatan yang lowong. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menilai ketersediaan (supply), yaitu: a. b. c. The Skills Inventory Content of the Skills Inventory Maintaining the Skills Inventory

Sumber supply eksternal adalah orang-orang dari luar organisasi (pasar tenaga kerja), yang mencakup orang-orang yang belum bekerja dan para pegawai organisasi-organisasi lainnya.

4.

Development of plans action

Bagian-bagian komponen dari rencana sumber daya manusia terdiri dari rencana terintegrasi untuk masa depan dan desain kerja ; perekrutan ; pelatihan ; pengembangan ; manajemen karir ; dan suksesi ; remunerasi ; pemisahan dan pengunduran diri ; sistem penghargaan ; dan manajemen performa. Pendekatan terintegrasi tidak hanya penting untuk praktek Human Resource Management yang baik, tetapi juga untuk memastikan bahwa tujuan, struktur, dan budaya organisasi efektif dan efisien. Keputusan yang dilakukan dalam Perencanaan SDM Tujuan spesifik secara kuantitatif adalah untuk memusatkan perhatian pada masalah dan memberikan tolok ukur (benchmark) untuk menentukan keberhasilan suatu program yang ditujukan untuk memperbaiki kekurangan ataupun kelebihan tenaga kerja. 1. Action Decisions with a Shortage of Employees Beberapa pilihan dalam rencana penambahan tenaga kerja dalam suatu perusahaan: New external hires (Pengangkatan SDM baru) Overtime (Kerja Lembur) Temporary employees (Pegawai Sementara) Outsourcing Retrained transfers Turnover reduction Technological innovation

2.

Action Decisions in Surplus Conditions Beberapa opsi/ pilihan dalam rencana pengurangan tenaga kerja dalam suatu

perusahaan: Downsizing (pengurangan) Pay reductions (penurunan pembayaran) Demotions (penurunan pangkat) Transfers (transfer) Early Retirement (pensiun dini) Retraining (pemberian latihan)

Keuntungan dan Kekurangan Human Resource Planning HRP terkadang dihindari karena memakan waktu atau terlalu rumit, HRP yang efektif membutuhkan waktu dan biaya lebih, terlebih jika dibutuhkan spesialis. Namun dibalik kekurangan tersebut, terdapat kelebihan HRP. HRP membuat organisasi dalam hal ini SDM, membuat SDM digunakan dengan baik, tujuan organisasi dan pegawai lebih dekat lagi, dan kemajuan substansi dapat dicapai baik dalam produktivitas maupun keuntungannya. Secara keseluruhan, HRP berarti memastikan bahwa semua aktivitas HRM secara efektif terintegrasi dengan strategi bisnis, dan fungsi HR menerima pengakuan yang sesuai dengan kontibusi yang jelas untuk kesuksesan organisasi.

Human Resource Planning yang Efektif: Efektif HRP tergantung pada : - Manajemen atas mengerti dan berkomitmen pada proses HRP dan hasilnya - Pengakuan yang setara dari pentingnya pegawai dan sumber daya organisasi yang lain - Pemahaman jaringan yang krusial antara lingkungan internal dan eksternal dan strategi organisasi - Hubungan yang efektif antara HRP dan HRM - Persediaan dari staf yang sesuai, waktu dan sumber daya HRP - Sistem informasi sumber daya manusia