Nama NIM

: Taufik Zaelani : 0906642

Tanggal : 19 April 2012 Tugas : Metodologi Penelitian Pendidikan Manajemen Perkantoran 2009 A

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH Dalam suatu organisasi, baik yang bergerak di bidang komersil maupun non komersil segala kebijakan yang diambil dari suatu keputusan akan menentukan baik buruknya perusahaan tersebut. Sehingga mengkaji masalah mengenai tingkat efektivitas suatu pengambilan keputusan akan menjadi hal yang perlu karena bisa menjadi orientasi dalam menentukan suatu kepeutusan di perusahaan Agar keputussan yang diambil merupakan keptusan yang baik dan efektiv dalam kegiatan perusahaan. Efektivitas adalah merupakan kemampuan untuk memilih tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tepat untuk mencapai tujuan. Seperti yangdikemukakan oleh beberapa ahli berikut ini :

Menurut Handoko (1998), efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk menentukan tujuan yang telah ditentukan.

Winardi (1992), efektivitas adalah hasil yang dicapai seorang pekerja dibandingkan jumlah hasil yang diperoleh seseorang pekerja dibandingkan dengan hasil produksi lain dalam jangka waktu tertentu.

Apabila kita analisa kutipan ini, maka efektivitas adalah hasil yang diperoleh seseorang pekerja dan dibandingkan dengan hasil produksi lain dengan diperbandingkan dengan waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan barang/jasa tersebut.

Menurut Komaruddin (1994), efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Efektivitas berdasarkan pengertian menurut Komaruddin ini dititikberatkan kepada analisa tentang keadaan yang menunjukkan keberhasilan atau kegagalan yang dilakukan oleh pihak manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran, pengambilan keputusan ini merupakan fungsi utama dari seorang pemimpin, baik itu manajemen tingkat atas yang sering disebut dengan executive officer atau top manager; manajem tingkat menengah, sering disebut kepala bagian; manajemen tingkat bawah yang dikenal dengan istilah manajemen operasional (supervisor, kepala seksi dan mandor). Mengenai pengambilan keputusan ini dikemkakan oleh beberapa tokoh yaitu : menurut G. R. Terry ; Pengambilan keputusan dapat didefenisikan sebagai pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada. Menurut Drs. H. Malayu S.P Hasibuan : Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan erat kaitannya dengan pemilihan suatu alternatif untuk menyelesaikan atau memecahkan masalah serta memperoleh kesempatan. Dalam pengambilan keputusan ketersediaan informasi yang cukup dan berkualitas menjadi hal yang diperlukan. Pengeloalaan arsip adalah salah satu kegiatan dalam

perkantoran yang melakukan kegiatan penelolaan informasi. System pengeloaan arsip yang baik, benar dan efektif akan dapat menghasilkan data dan informasi yang baik sehingga pada akhirnya akan menjadikan suatu keputusan yang diambil merupakan keputusan yang efektiv bagi kegiatan perusahaan. Dengan demikian dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu system penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan apabila diperlukan, sebagaimana yang dikemukakan oles Wursanto : System kearsipan adalah suatu system, metoda atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika sewaktu waktu dibutuhkan. Penyelenggaraan arsip pun memiliki tujuan. Menurut suwitno yang dikutip oleh enjang suhedin (2009:36) tujuan kearksipan adalah sebagai berikut: 1. Agar arsip terprlihara engan baik teratur dan aman 2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan 3. Untuk pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arasip yang dibutuhkan 4. Unktuk menghemat tempat penyimpanan arsip 5. Unktuk menjaga kelestarian arsip Berdasar pernyataan diatas, bahwa kearsipan memiliki peran yang sangat penting terutama dalam menunjang kelancaran administrasi dan penyampaian informasi, sehingga dengan system pengelolaan yang baik system tersebut akan membantu dalam efektivitas pengambilan keputusan. Rendahnya pengambilan keputusan menjadi masalah yang terjadi pada PT. UNYU dimana pengambilan keputusan berjalan lambat. Berdasar hasil wawancara diketahui bahwa ketika dalam pengambilan keputusan selalu berjalan

lambat dan hasil yang peroleh tidak selalu sesuai dengan yang diperlukan. Dan salah satu penyebabnya adalah pengelolaan arsip yang tidak maksimal,disini terlihat ketika melakukan observasi bahwa keberadaan ruang arsip itu sendiri yang bercampur dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak sesuai dengan system yang ada. Juga pemeliharaan dan pengamanan arsip masih rendah sehingga semua ini mempengaruhi pada kualitas informasi yang dihasilkan. Sehingga pada akhirnya menjadikan kegiatan pengambilan informasi menjadi tidak maksimal karna informasi yang dibutuhkan tidak sesuai. Penelitian disini dilakukan secara kuantitatif dimana bentuknya berupa penelitian eksperimen. Dimana dilakukan percobaan penanganan arsip yang berlaku di perusahaan saat ini dengan system yang sesuai yang dicoba diberlakukan pada sub bagian perusahaan PT. UNYU sehingga dilihat apakah ada perbedaan yang dihasilkan pada efektivitas pengambilam keputusan diperusahaan tersebut. Sehingga akankah terlihat mengenai pengaruh tingkat efektivitas system kearsipan pada tingkat efektivitas pengambilan keputusan pada PT. UNYU. 1.2 IDENTIFIKASI MASALAH Untuk mendapatkan tingkat efektivitas yang tinggi pada pengambilan keputusan maka organisasi membutuhkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Informasi pada perudahaan salah satunya dihasilkan dari pengelolaan arsip yang baik. Indikasi terlihatnya bahwa keputusan yang diambil tidak efektiv adalah : lambatnya keputusan itu diambil, tidak sesuainya factor factor yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, dan keputusan yang diambil sesuai dengan yang dibutuhkan. Penambilan keputusan yang tidak efektif tentu dapat merugikan bagi organisasi, juga menghambat pada pencapaian tujuan bagi organisasi. Sehingga diperlukan penanganan yang baik sehingga segala sesuatu yang dibutuhkan dalam pegambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Pengolaan arsip yang baik dan efektif sebagai media dalam mengasilkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan menjadi hal yang perlu. Sehingga memutuskan penggunaan system arsip yang efektif dapat menentukan tingkat efektivitas dalam pengambilan keputusan.