BOSTON CREAMERY, INC.

Sistem Perencanaan dan Pengendalian Keuangan untuk Divisi Es Krim 1) Pemisahan biaya tetap dan variabelPembedaan a 2) ntara biaya tetap dan variabel adalah bahwapengeluaran biaya bariabel tidak memerlukan keputusan, hal iniditentukan oleh volume. Biaya tetap, di lain pihak, memerlukanpenilaian dan keputusan manajemen untuk meningkatkan

ataumengurangi pengeluaran tersebut. Untuk biaya variabel, tiapperubahan dalam volume secara otomatis akan menimbulkanperubahan dalam biaya variabel, hanya hasilnya yang dapatdikendalikan. Sedangkan biaya tetap ada pula yang sensitif terhadap volume, tetapi bukan merupakan biaya variabel murni,seperti biaya gaji penjual keliling. Saat volume berubah, akandirasakan tekanan untuk menaikkan atau menurunkan beban ini,tetapi manajemen harus mengambil keputusan tersebut, perubahandalam tingkat biaya adalah tidak otomatis. Ada pula biaya tetapyang relatif ekstrem, seperti biaya penyusutan pabrik, kenaikanyang sangat besar pada volume biasanya direalisasikan sebelumjenis biaya ini ditekan untuk berubah. Untuk itu, manajemendituntut untuk selalu mengevaluasi efektivitas dan efisiensi daribiaya tetap tersebut. 3) Perencanaan LabaEmpat langkah untuk perencanaan laba satu tahun, yaitu: a) Mengembangkan biaya standar per unit untuk tiap elemenbiaya variabel, berdasarkan produk dan ukuran kemasan. b) Membuat rencana laba, karena semua rencana diturunkandari tingkat aktivitas penjualan yang diantisipasi. Faktor-faktor yang harus

dipertimbangkan adalah kondisi ekonomi umum dariarea pemasaran, cuaca, antisipasi promosi, dan kompetisi. c) Penetapan anggaran biaya tetap berdasarkan penilaianmanajemen

mengenai kebutuhan, dengan mengetahui prediksipenjualan. d) Rencana laba, dengan menggabungkan marjin kontribusidengan

prediksi penjualan dikurangi biaya tetap yangdianggarkan diperoleh laba operasi tiap bulan. Jika angka labatidak mencukupi dilakukan evaluasi terhadap langkah pertama,kedua dan ketiga.

Rencana Laba Tahun 1973 Dalam menyusun rencana laba Divisi Es Krim, Peterson menggunakanpendekatan empat langkah yang telah disebutkan di atas. Rencana labatersebut disusun berdasarkan antisipasi atas pasar es krim keseluruhanyang besarnya sekitar 11.440.000 galon di area pemasaran mereka danpangsa pasar sebesar 50%, diprediksikan bahwa penjualan galonkeseluruhan adalah sebesar 5.720.329 untuk tahun 1973. Besarnyarencana

penjualan tahun 1973 tersebut adalah berdasarkan revisiestimasi terakhir dari volume penjualan galon aktual tahun 1972.Pendekatan yang sama juga diikuti untuk beberapa biaya standar produkyang variabel maupun tetap. Biaya yang dianggarkan untuk tahun 1973merupakan hasil yang diharapkan untuk tahun 1972, disesuaikan denganbeberapa pos biaya yang sudah jelas tidak sesuai di tahun 1972. Hasil Aktual Untuk Tahun 1973 Hasil aktual untuk tahun 1973 menunjukkan bahwa penjualan aktualuntuk tahun itu totalnya melebihi 5.968.000 galon, suatu peningkatansekitar 248.000 galon diatas anggaran. Data penelitian pasar mengindikasikan bahwa total pasar es krim di daerah pemasaran merekaadalah 12.180.000 galon untuk tahun itu dibandingkan dengan anggaransebesar 11.440.000 galon.Akibat adanya perbedaan antara tingkat volume aktual dengan tingkatvolume yang dianggarkan maka dilakukan revisi rencana laba. Dalamrevisi rencana laba tersebut, biaya tetap adalah sama dengan rencanaaslinya, yaitu $ 1.945.900, tetapi biaya variabel telah disesuaikan untukmencerminkan tingkat volume aktual sebesar 5.968.000 galon danbukannya volume prediksi sebesar 5.720.000 galon, sehingga dengandemikian perbedaan menghilangkan antara volume semua varians biaya yang murni volume

disebabkanoleh

yang direncanakan

dengan

aktual.Untuk biaya yang sangat tergantung pada volume, varians harusdidasarkan pada anggaran yang mencerminkan volume operasi yangsebenarnya tercapai. Karena biaya tetap bersifat independen terhadapvolume, maka tidak perlu dilakukan penyesuaian anggaran untuk pos-posini terhadap perbedaan volume. Analisis Varians Untuk Tahun 1973 Frank Roberts diminta oleh Jim Peterson untuk menyusun presentasibagi komite manajemen yang menganalisis varians laba tahun 1973.Frank merencanakan untuk

memberikan kepada tiap anggota komitesalinan dari skedul (yang ada pada Tabel 3 yang menunjukkan varianskarena penjualan dan operasi) dan kemudian memberikan komentarsingkat mengenai pos tersebut. Peterson berpendapat bahwa skedul yangada sudah baik tetapi tidak menyoroti hal-hal yang mengindikasikantindakan kolektif yang harus diambil di tahun 1974 atau mengindikasikanpenyebab sesungguhnya dari varians keseluruhan yang menguntungkan.Peterson menyarankan untuk merinci varians volume penjualan menjadibagian yang disebabkan oleh pergeseran pangsa pasar dan bagian yangdisebabkan oleh perubahan volume keseluruhan. Ia juga menyarankanmerinci varians produksi yang tidak menguntungkan untuk mengindikasikan tindakan korektif pertama yang harus dilakukan di tahun1974.

Jawaban Kasus 1. Teknik perhitungan yang digunakan Frank Robert adalahperhitungan biaya standar (standar costing) yang dapat memberikanmanfaat dalam penganggaran dan kinerja, motivasi dan pengendalianbiaya bagi Boston Creamery Inc perusahaan yang membuat produkmasal.Dalam schedule tampilan 2 mengenai rincian beban, telah diberikanbeberapa analisis dimana dalam penyusunan anggaran telahmenggunakan metode biaya standar, yakni : a. adanya penetapan efiensi dan sumber daya denganmenggunakan teknik manajemen yang mengacu data masa laluatas biaya tetap, misal : tenaga kerja, dan bahan baku langsung.Rencana keuntungan tahun 1973 yang digunakan Peterson adalahmenggunakan hasil yang diharapkan tahun 1972 sebagai biayaanggaran tahun 1973. b. adanya penetapan standar harga jual untuk biaya masing-masing biaya atau produk. c. mengidentifikasi varian dari masing-masing elemen biaya d. menganalisa dan mencari penyebab utama timbulnya variantersebut

Pada dasarnya, sebagaimana Tabel 3, terdapat dua jenis varian yangberhubungan dengan harga dan volume. Maka varian yang terjadidisebabkan oleh dua hal, yaitu : I. tambahan atau pengurangan biaya

II.

pengurangan/penghematan bahan baku atau penambahan volumebahan baku yang disebabkan adanya selisih harga lebih murah dariyang diharapkan Maka table diatas perlu lebih diperinci dalam dua kelompok varian,yaitu :

Varian harga, yang meliputi : varian harga bahan baku varian tarif tenaga kerja varian pengeluaran biaya overhead varian harga jual Varian volume, yang meliputi : varian pemakaian bahan baku varian efisiensi tenaga kerja varian volume overhead varian volume penjualan

Pemerincian sebagaimana saran Jim Peterson ini memberikan beberapamanfaat, yaitu: a) Dengan dilakukan rekonsiliasi laba, maka varian-varian yangada dapat menjelaskan mengapa laba yang dianggarkan tidaktercapai terhadap anggaran periode tersebut. b) Varian-varian itu sendiri memperlihatkan secara rinci hal-halyang penting terjadinya perbedaan antara laba aktual dengananggarannya, sehingga nampak terdapat varian yang manambahlaba (favourable) dan yang merugikan atau mengurangi laba(unfovourable/adverse). c) Laporan yang dibuat demikian, karena telah memperlihatkansecara rinci hal-hal yang penting terjadinya perbedaan antara labaaktual dengan anggarannya,

memungkinkan manajemen untukmengetahui penyebab masalah tanpa harus melakukan deteksi ataumenjabarkan varian secara berbelit-belit atau terlalu teknikal. 2.Berdasarkan laporan analisis perbedaan BCI, penentuan hargadalam analisis

perbedaan oleh John Parker menggunakan prosedursangat berkaitan dengan penyusunana anggaran, yaitu :

I.

Penjualan sebagai factor kunci dalam perusahaanSebagaimana terlihat dalam Rencana Keuntungan tahun 1973,dalam Creamery Inc penyusunan anggaran Bonston

telahmemusatkan penjualan sebagai factor tanggung Frank jawab Robert, utama Vice dalam President

kunci dalam penyusunan Penjualan

perusahaan,sehingga anggaranterletak

pada

danPemasaran.Frank Robert bertugas mempertimbangkan volume penjualan saatini, mengantisipasi kondisi perdagangan masa yang akan datang,

danmenggunakan umpan balik laporan riset pasar yang dilakukan tenagapenjualan dalam rangka penyusunan anggaran. Walaupun dalamRencana Keuntungan

tersebut hanya ditampilkan angka penjualanuntuk tahun tersebut, barangkali secara lengkap, laporan tersebutmemuat rincian angka penjualan menurut jenis, konsumen, wilayah,dan bulanan.Setelah penjualan diidentifikasi, kemudian

disusun anggaranproduksi dan operasi, yang merupakan tanggung jawab John Parker,VP Manufacturing and Operation. Anggaran produksi dan operasi inidisusun berdasarkan ketentuan anggaran penjualan, dengankemungkinan adanya perubahan-perubahan yang diperlukan sepertitingkat persediaan, sehingga ketentuan operasional dihasilkan.Anggaran produksi dan operasi ini menguraikan : volume output,kapan diperlukan, departemen yang yang memproduksi, tenaga kerja, biaya bahan baku, dan sumber daya lain yang dikonsumsi,sebagaimana pada schedule A-2 diatas.Anggaran operasi dan produksi ini menentukan tingkat aktivitas,yaitu anggaran overhead atau biaya tak langsung bagi tiaptiapdepartemen dan tingkat aktivitas jasa yang diperlukan seperti :departemen pemasaran, departemen administrasi penjualan dandistribusi, departemen akuntansi, dan departemen personalia. II. Tanggung jawab timbulnya selisih laba kotorSelisih laba kotor yang terjadi perlu diinvestigasi lebih lanjut untukmenentukan penyebab penyimpangan laba tersebut dan siapa yangbertanggung jawab. Pada umumnya penyimpangan laba kotor disebabkan oleh : a) Selisih harga jualPenyimpangan ini disebabkan perusahaan telah menjual produkdengan harga jual lebih besar atau lebih kecil dibandingkandengan harga jual yang telah direncanakan . Tanggung jawabpenyimpangan ini terletak

pada pejabat perusahaan yang memilikikewenangan untuk menentukan harga jual yaitu bagian ataudepartemen penjualan dan pemasaran. b) Selisih volume penjualan dan volume harga pokok penjualanSelisih ini disebabkan karena perusahaan telah menjual produkdengan volume penjualan lebih besar atau lebih kecil dibandingkandengan volumen penjualan yang telah direncanakan. Tanggungjawab dari penyimpangan ini berada pada bagian pemasaran danpenjualan, karena kuantitas yang akan dijual sangat tergantung pada harga jual produk dan keaktifan bagian pemasaran dalammenjual produk. Kedua faktor tersebut masih dalam jangkauanpengendalian bagian pemasaran. Sedang faktor di luar jangkauankendali bagian pemasaran seperti : kemacetan dalam produksiyang mengakibatkan kuantitas yang dihasilkan menurun sehinggayang dapat dijual menurun. Tanggung jawab karena faktor iniberada pada bagian produksi. c) Selisih harga pokok penjualanHal ini disebabkan harga pokok penjualan yang terjadi lebih besaratau lebih kecil dibandingkan harga pokok penjualan yangdirencanakan. Selisih ini disebabkan karena kegiatan di dalamberproduksi, sehingga yang bertanggung jawab adanya selisihadalah bagian produksi.

Dari kedua tersebut maka Tampilan 3 Analisis Perbedaan dariPenfsiran Pendapatan dan Operasi, terdapat beberapa varian, yaitu : varian harga pokok penjualan varian volume penjualan dan varian volume harga pokokpenjualan varian harga pokok penjualan Dari uraian diatas memang nampak bahwa Frank Robert mampuuntuk bermain angka dengan target yang direncanakan. Selain ituFrank Robert mampu menaikkan penjualan karena kemampuantenaga penjualan, sehingga perusahaan mendapatkan laba

yangmemuaskan, maka dari sudut pandang kinerja perusahaan denganfokus pada penjualan, Frank Robertlah yang cenderung mendapatpenghargaan dari pimpinan, walaupun dapat dipahami tidak mungkinFrank Robert mencapainya tanpa bantuan John Parker.

3.Tindakan yang diperlukan untuk periode tahun 1974: o Penentuan rencana keuntungan yang realistis antarakemampuan tenaga

penjualan dan pemasaran dengankemampuan atau kapasitas produksi o Setiap bulan, manajer diminta untuk menjelaskan terjadinyavarian-varian yang besar karenan melebihi persentase tertentuyang diperkenankan. Dengan cara ini usaha dan waktu yangberguna tidak terbuang hanya untuk memeriksa varianvarianyang kecil dan dapat dicari jalan keluar sehinggan kerugian yanglebih besar dapat dicegah. o Tidak hanya menjelaskan, tetapi juga tindakan. Apabilavarian-varian yang terjadi secara komulatif ternyata posisinyamelebihi anggaran. Misalnya : pada BCI adanya penambahantenaga kerja dan kerja lembur yang berlebihan yang menyebabkanpengeluaran berlebihan. Maka dapat diambil beberpa tindakanuntuk mengatasinya, seperti : mengurangi penempatan karyawan,mengurangi jam lebur, dalam periode sepi dialihkan menjadi staf par-time, pengecekan bahan baku yang mungkin terbuang,mencari pasokan yang lebih murah dan memantau

efisiensi energi. 4.Beberapa kelemahan utama dari teori manajemen, yaitu :

a. Dengan dilakukannya beberapa penyesuaian atau perbaikananggaran maka para manager lebih banyak memusatkankanwaktunya untuk memikirkan hal tersebut. b. Tidak semua kegiatan biayanya dapat dikendalikan denganstandar anggaran, tetapi cukup efektif dengan membandingkanrata-rata biaya c. Dalam membandingkan anggaran/satandar dengan biayaaktual, adanya

pengeluaran yang tak terkendali yang merupakanbiaya pusat. Kesulitan yang timbul bila pengeluaran telah dimasukkan tetapi menejer yang bersangkutan tidak berwenangatas biaya tersebut. d. Ketidaktepatan anggaran/standar berakibat tidak dapatdipakai sebagai alat perencanaan, koordinasi, dan pengawasandengan baik. Anggaran sebagai alat manajemenSecara keseluruhan hal yang nampak pada kasus ini, anggaran adalahalat manajemen bagi perusahaan berupa informasi keuangan

yangdihasilkannya. Terdapat beberapa peran dari anggaran, yaitu :

a) Mencapai tujuan utama, yaitu mengendalikan danmengurangi biaya dengan memantau biaya-biaya masa lalu gunamemperbaikinya untuk kinerja di masa yang akan datang dansebagai dasar untuk evaluasi kerja. b) Mencapai tujuan jangka pendek anggaran antara lain : penguasaan pangsa pasar sebesar persentase tertentu memperoleh sejumlah laba yang telah ditetapkan mencapai laba atas modal (return of capital) pada tingkatharga tertentu.

c. Alat untuk memotivasi karyawan d. Sebagai alat untuk pengambilan keputusan