WAWANCARA

BAB V

DEFENISI
Suatu percakapan langsung dengan tujuantujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab

Jenis Informasi yang dicari

Pendapat orang yang diwawancarai Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini Tujuan pribadi dan organisasional Prosedur prosedur informal

Pendapat orang yang diwawancarai

Pendapat orang yang diwawancarai dapat mengungkap fakta dan problem yang ada pada organisasi Bisa menemukan masalah utama yang ingin diungkapkan oleh pemilik organisasi

Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini

Orang yang diwawancarai lebih mengetahui tentang organisasinya Budaya organisasi dapat dipahami dengan mendengarkan perasaan orang yang kita wawancarai

Tujuan Pribadi dan Organisasional

Mengetahui tujuan pribadi dan organisasional dapat menjelaskan gambaran masa depan suatu organisasi

Prosedur prosedur informal

Pada saat dilakukan wawancara, selain dituntut untuk dapat melakukan kontrol atas wawancara, seorang analis harus mampu membangun kepercayaan dan pemahaman sesegera mungkin terhadap organisasi (prosedur dan kebiasaan). Hal diatas dapat dilakukan dengan cara merencanakan dan mempelajari sebelum memulai wawancara

Merencanakan Wawancara
Ada 5 langkah dalam mempersiapkan wawancara yang mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pengumpulan materi latar belakang yang mendasar sampai memutuskan siapa yang mewawancarai :

Persiapan Wawancara
1. 2. 3. 4. 5. Membaca materi latar belakang Menetapkan tujuan wawancara Memutuskan siapa yang diwawancarai Menyiapkan orang yang diwawancarai Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan

Membaca materi latar belakang

Membaca informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya. Informasi dapat diperoleh dari website, laporan berkala, orang lain dan publikasi lainnya Keuntungannya adalah bisa mengetahui kosakata yang biasa digunakan serta memaksimalkan waktu yang ada

Menetapkan tujuan wawancara

Menetapkan tujuan berdasarkan informasi yang diperoleh. Penetapan tujuan harus meliputi :
Sumber Informasi Format Informasi Frekuensi pembuat keputusan Kualitas informasi Gaya pembuatan keputusan

Memutuskan siapa yang diwawancarai

Pada saat memutuskan siapa orang yang akan diwawancarai, sertakan orang-orang terpenting dari setiap tingkatan organisasi

Memutuskan siapa yang diwawancarai

Pemberitahuan kepada orang yang diwawancarai baik melalui telp, email, atau media komunikasi lain Tujuannya adalah agar orang yang akan diwawancarai dapat mempersiapkan diri Yang harus diperhatikan pada saat diwawancarai mereka tidak sedang dalam keadaan bekerja, lama wawancara antara 45 menit 1 jam. Sebab jika melebihi bisa mengakibatkan rasa bosan

Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan

Tulis pertanyaan yang mencakup area dasar pembuatan keputusan Jenis pertanyaan ada 2 yaitu :
Open - Ended Close - Ended

Struktur pertanyaan ada 3 yaitu :

Piramid Corong Wajik

Jenis pertanyaan : Open - Ended

Menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespon Keuntungan :
1. Membuat orang yang diwawancarai senang 2. Memungkinkan orang yang kita wawancarai meningkatkan kosakata yang mencerminkan nilai-nilai, sikap dan pendidikan 3. Kaya akan detail 4. Membuka peluang pertanyaan berikutnya 5. Lebih menarik perhatian orang yang diwawancarai 6. Memunculkan spontanitas 7. Menyusun kata lebih mudah 8. Bisa digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap

Jenis pertanyaan : Open - Ended

Kekurangan :
1. Kemungkinan menghasilkan banyak detail yang terlalu melebar 2. Kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara 3. Memungkinkan respon yang memakan banyak waktu untuk informasi yang dikumpulkan 4. Kemungkinan menunjukan penanya tidak siap 5. Kemungkinan memeberi kesan penanya sedang memancing tanpa tujuan jelas

Jenis pertanyaan : Close - Ended

Pertanyaan tertutup memberi respon yang terbatas bagi orang yang diwawancarai Kelebihan :
1. Menghemat waktu 2. Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai 3. Langsung ke sasaran 4. Tetap dapat mengontrol wawancara 5. Membongkar banyak hal dengan cepat 6. Mendapatkan data-data yang relevan

Jenis pertanyaan : Close - Ended

Kekurangan :
1. Membosankan orang yang diwawancarai 2. Sering gagal mendapatkan banyak detail 3. Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya 4. Gagal membangun hubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai

Jenis Pertanyaan : Berlanjut

Tujuannya adalah melampaui jawaban awal agar mendapat gambaran yang lebih jelas lagi, untuk mengklarifikasi dan memperluas poin orang yang diwawancarai Contoh :
Mengapa ? Bisakah anda memberi contoh ? Bisa menerangkan lebih terperinci lagi ?

Pertanyaan Jebakan
Ada 2 jenis pertanyaan yang bisa menyebabkan data yang sudah dikumpulkan hancur, yaitu :
1. Pertanyaan mengarah 2. Pertanyaan dua cabang

10

Pertanyaan mengarah
Pertanyaan mengarah cenderung membawa penanya kedalam respon yang diinginkan orang yang mewawancarai Hindari pertanyaan mengarah untuk mendapatkan data-data yang layak dan valid sehingga mudah dimengerti dan dipahami

Pertanyaan dua cabang

Satu pertanyaan yang menggunakan dua pertanyaan yang terpisah, tapi sebenarnya hanya memerlukan 1 jawaban Contoh :
Keputusan apa yang dibuat pada hari tertentu dan bagaimana anda membuatnya ?

11

Struktur pertanyaan : Piramid

Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close ended) dan diakhiri dengan pertanyaan umum (biasanya menggunakan open ended) Contoh : Lihat halaman 135

Struktur pertanyaan : Corong

Dimulai dari pertanyaan umum (biasanya menggunakan open ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close ended) Contoh : Halaman 136

12

Struktur pertanyaan : Wajik

Merupakan kombinasi antara piramid dan corong Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close ended) Kemudian dengan pertanyaan umum (biasanya menggunakan open ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close ended) Contoh : Halaman 136

Wawancara Terstruktur VS Tak Terstruktur

Wawancara terstruktur adalah wawancara menggunakan pertanyaan yang tersusun dan berurutan. Untuk suatu wawancara yang terstruktur yang benar-benar lengkap, segala sesuatunya direncanakan dengan baik dan rencana tersebut dirancang dengan ketat Pertanyaan yang digunakan lebih banyak menggunakan pertanyaan yang tertutup

13

Membuat Rekaman untuk Wawancara

Rekaman adalah aspek terpenting dalam wawancara Digunakan sebagai sumber informasi setelah wawancara selesai dilakukan Ada 2 media perekaman :
Rekaman Audio Rekaman kertas

14

Rekaman Audio
Kelebihan
Menampilkan rekaman yang akurat Membebaskan penanya mendengarkan apapun yang dikatakan Memungkinkan kontak mata yang lebih baik Wawancara bisa didengar ulang untuk anggota tim lain

Rekaman Audio
Kelemahan
Orang yang diwawancarai mungkin agak tertekan Penanya mungkin tidak terlalu memperhatikan karena semua sudah terekam Sulit menempatkan bagian yang dianggap penting selama perekaman Biaya pengumpulan data menjadi meningkat karena memerlukan transkripsi tape

15

Rekaman Catatan
Kelebihan :
Membuat penanya selalu siaga Menambah ingatan akan pertanyaan penting Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara terpenting Menunjukan ketertarikan penanya dengan wawancaara Mendemonstrasikan kesiapan penanya

Rekaman Catatan
Kekurangan :
Hilangnya kontak mata yang vital Hilangnya rentetan pertanyaan Membuat orang yang diwawancarai menjadi ragu-ragu untuk bicara saat penanya menulis Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap fakta serta justru mengurangi perhatian pada orang yang diwawancarai

16

Sebelum Wawancara
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :
Perhatikan busana yang akan dipakai Datang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan, gunakan waktu luang tersebut untuk membuka kembali catatan Konfirmasikan kedatangan anda kepada orang yang akan diwawancarai

Menjalankan Wawancara
Saat pertama bertemu, jabat tangan orang yang akan diwawancarai Saat duduk, segera keluarkan alat perekam atau buku catatan. Tegaskan kembali kerahasiannya Mulai pertanyaan sesuai dengan jenis dan struktur yang dipilih Sebutkan hal-hal mendetail yang diharapkan dgn memberi pertanyaan lanjutan Semua materi wawancara dilakukan dalam waktu 45 menit 1 jam untuk menghindari kebosanan Akhiri wawancara dengan memberikan pertanyaan kunci apakah ada hal penting yang belum dibahas yang penting untuk saya ketahui ? Simpulkan hasil wawancara.

17

Menulis Laporan Hasil Wawancara

Menangkap esensi wawancara lewat suatu laporan tertulis Tujuannya adalah memastikan kualitas data-data hasil wawancara Laporan harus ditulis secepat mungkin untuk menghindari keraguan akan keakuratan data. Tinjau laporan wawancara dengan responden pada pertemuan selanjutnya

Joint Application Design

Pendekatan alternatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu secara berkelompok Latar belakangnya adalah untuk menyingkat waktu dan biaya yang diperlukan, meningkatkan mutu hasil informasi serta untuk menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil proses yang partisifatif

18

JAD
JAD memerlukan komitmen yang khusus dari para penganalisi dan pihak organisasi Bisa menjadi sangat efektif dan bisa dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem

Kondisi yang mendukung JAD

1. Pengguna menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu problem khusus 2. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian bersama antar pegawai dari level yang berbeda 3. Analis memprediksi jumlah ide yang dihasilkan wawancara 4 mata tidak sebanyak yang dihasilkan pengamatan berkelompok 4. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaan personel kunci selama waktu 2 4 hari

19

Siapa saja yang terlibat

Sedikitnya satu orang penganalisis 8 12 orang pengguna yang terpenting dari tiap level organisasi Pimpinan sesi (tidak harus seorang analis) 1 2 orang pengamat Seorang penulis dari departemen SI Sponsor eksekutif dan anggota senior yang akan memberikan kesimpulan Catatan Lokakarya tidak boleh dimulai jika semua anggota belum hadir

Merencanakan Lokakarya JAD

Menentukan dasar masalah melalui studi lanjutan dan perencanaan Menentukan jangkauan proyek yang harus dicakup JAD (kadang suatu proyek memerlukan lebih dari satu sesi JAD, Namun terlalu banyak sesi akan melarutkan kelebihan JAD) Menentukan tujuan wawancara (mengumpulkan informasi untuk memfasilitasi pemahaman mengenai apa yang sedang terjadi didalam perusahaan)

20

Tempat Penyelenggaraan
Bila memungkinkan penyelengaraan JAD dilaksanakan selama 2 4 hari yang jauh dari lingkungan organisasi (untuk meminimalkan gangguan rutin) Dilakukan didalam ruangan yang menyenangkan yang memuat minimal 20 orang, minimal harus ada 2 buah OHP, papan tulis, dan akses ke ruang photo kopi. Dilengkapi juga dengan jaringan komputer sistem proyeksi da perangkat lunak untuk memfasilitasi interaksi kelompok sekaligus mengurangai prilaku yang tidak produktif

Menjalankan Analisis Terstruktur

Pada sesi JAD akan diuji poin-poin :
Perencanaan Penerimaan Pemrosesan / penyaluran arsip Pemantauan dan penetapan Pemrosesan Perekaman Pengiriman Evaluasi

21

Menjalankan Analisis Terstruktur

Pertanyaan yang harus dikembangkan
Siapa Apa Bagaimana Dimana Mengapa

Kelebihan JAD
Menghemat waktu dan biaya Memungkinkan perkembangan yang cepat Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi Pengembangan desain yang lebih kreatif

22

Kekurangan JAD
Membutuhkan komitmen 18 20 orang (karena JAD memerlukan waktu 2 4 hari, tidak mungkin melakukan aktifitas lain secara bersamaan) Jika persiapan setiap sesi JAD dan laporan tindak lanjut tidak memadai maka hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi berkurang Keahlian organisasi dan budaya organisasi tidak cukup bisa dikembangkan sehingga memungkinkan upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD

23