Anda di halaman 1dari 2

Menurut George R Terry Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan kantor, serta

pergerakan mereka yang melaksanakanya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu Menurut Arthur H. Grager Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi Manajemen Perkantoran adalah suatu fungsi tertentu yang merupakan rangkaian aktivitas merencanakan , mengorganisasikan , mengarahkan , mengawasi dan mengendalikan Sumber daya kantor yang dimamfaatkan untuk mencapai tujuan adalah: -Personalia Kantor: Sumber daya manusia manusia sangat besar pengaruhnya terhadap eksistensinya kantor. -Permodalan atau Uang: Permodalan dan Uang dalam suatu kantor sangat memegang peranan yang vital karena merupakan roda perusahaan, oleh karena itu dalam menentukan kebijaksanaan keuangan memerlukan perhitungan yang matang,baik dalam penganggaran keperluan-keperluan kantor secara rutin maupun insidentil -Perlengkapan dan Perbekalan: Pengadaan perlengkapan, perbekalan harus direncanakan dengan baik. -Mesin-mesin Perkantoran: Pengadaan mesin-mesin kantor harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi, sehingga bisa menjawab kebutuhan-kebutuhan kantor yang mampu bersaing dengan organisasi lain. -Metode Kerja: Adalah suatu tata cara melaksanakan kerja yang perlu diterapkan oleh manajemen menjadi suatu pola kerja untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif. -Waktu Kerja: Waktu kerja sangat perlu dicermati , karena pemborosan waktu berarti pemborosan tenaga dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja. -Tempat kerja: Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memerlukan kondisi yang representative, oleh karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik, yang dapat mendukung setiap personil kantor untuk melaksanakan aktivitasnya. Ruang linkup manajemen perkantoran.(Menurut The liang Gie): -Pekerjaan perkantoran pada umumnya, -Sistem perkantoran, -Organisasi perkantoran, -Komunikasi perkantoran, -Pelaporan manajerial, -Manajemen kearsipan, -Kontrol perkantoran, -Penyederhanaan pekerjaan perkantoran, -Tata ruang perkantoran, -Perlengkapan perkantoran, -Studi perkantoran. Menurut H.Mac Donald, ruang lingkup manajemen perkantoran: -Kepegawaian perkantoran, -Metode perkantoran, -Faktor-faktor dalam kantor, -Biaya perlengkapan, -Kebijakan perkantoran, -Perlengkapan kantor Sentralisasi: Adalah suatu pola pengelolaan suatu kantor dimana segala urusan kantor dipusatkan di unit kerja khusus yang mengatur masalah perkantoran. +Biaya relatif lebih sedikit karena sarana dan prasarana kerja perkantoran hanya ada dipusat saja +Pegawai lebih professional karena hanya melakukan pekerjaan perkantoran saja secara rutin. +Duplikasi warkat bisa dihindari karena warkat hanya disimpan dipusat saja. +Adanya keseragaman istilah,bentuk, format dan jenis pekerjaan kantor karena semua permasalahan ditangani dipusat. -Sentralisasi pekerjaan kantor hanya efektif untuk organisasi kecil, sementara organisasi besar atau terpisah secara geografis maupun fungsi sangat sulit mengunakan system ini. -Kebutuhan antara masing-masing unit tidak sesuai , sehingga apa yang dianggab baik oleh orang pusat, belum tentu diangab baik pula oleh unit kerja yang bersangkutan. -Unit kerja memerlukan waktu lama . desentralisasi pekerjaan kantor adalah suatu cara pengelolaan kantor yang dilakukan oleh setiap unit kerja mengelola pekerjaan kantornya sendiri-sendiri. +pengelolaan kantor sesuai dengan kebutuhan unit kerja.

+Tepat digunakan diorganisasi besar dimana terjadi kompleksitas permasalahan dan jumlah relative banyak. +Unit kerja mudah mengambil keputusan karena dikelola diunit kerjanya sendiri. +Tidak adanya keseragaman pengelolaan kantor. +Biaya relative lebih mahal. +Adanya duplikasi dokumen dan pengurusan. Sistem Gabungan: Adalah gabungan dari system sentralisasi dan desentralisasi. System gabungan dibuat untuk mengambil keuntungan dari masing-masing system, sekaligus meminimumkan kelemahannya. Arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi dan diputuskan untukdisimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan dating. Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Penyusutan Arsip 1.Dasar pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan inaktif. 2.Cara pemindahan Berdasarkan karakteristiknya arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal 2 cara pemindahan :a.pemindahan secara kontinyu (perpectual) b.Perpindahan periodic Pemindahan tunggal/ 1 periode Pemindahan ganda/2 periode 3.Pemusnahan Arsip -Arsip-arsip yang tidak penting -Arsip-arsip yang membantu -Arsip penting -Arsip Vital Siklus hidup arsip: a.Tahap penciptaan b.Tahap Pemamfaatan arsip (filling) c.Tahap penyimpanan dan penemuan kembali d.Tahap pemindahan e.Tahap Pemusnahan buku pedoman kantor: 1. Garis besar organisasi 2. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan. 3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana mengunakannya. 4. Tangal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan. 5. Intruksi tentang bagaimana mengunakan buku pedoman tersebut Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Sistem adalah suatu rangkaian dari prosedur yang membentuk suatu kesatuan yang utuh, sehingga apabila ada rangkaian yang terputus atau terganggu, maka sistem itu tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Prosedur adalah suatu rangkaian dari metode yang merupakan pola kerja yang tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang membentuk suatu kesatuan yang utuh. Metode adalah cara yang telah menjadi pasti atau baku karena ketepatanya telah teruji dan telah dijadikan pola dalam melakukan pekerjaan Manfaat perbaikan atau penyederhanaan: 1.Dapat mengurangi kelebihan jumlah pegawai 2.Dapat mengurangi gerakan-gerakan kerja yang sebenarnya tidak perlu. 3.Meningkatkan keterampilan para pekerja dalam melaksanakan pekerjaan. 4.Memperbaiki kualifikasi atas pekerjaan yang bersangkutan. 5.Memberikan kesempatan kepada pegawai untuk meningkatkan dan mengembangkan keterampilan sehingga lebih produktif

1.Azas Perencanaan : Semua pekerjaan yang akan dilakukan harus didasarkan suatu perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan kerja harus selalu diperbaharui dan disesuaikan dengan perkembangan dan kemajuan organisasi. 2.Azas Penyederhanaan. Metode, prosedur dan sistem kerja pada dasarnya harus dibuat secara sederhana. Tidak berbelit-belit sehingga tidak menyulitkan para pegawai. 3.Azas Penghematan Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan, sehingga biaya pengerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. 4.Azas Penghapusan Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggab kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. 5.Azas Pengabungan Mengabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dapat dikerjakan secara bersamaan, sehingga menghemat waktu kerja. Metode, prosedur dan sistem kerja harus dirancang ,disusun dan dilaksanakan dengan baik agar tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efisien. Hal ini berarti bahwa metode,prosedur dan sistem kerja itu bersifat statis, melainkan harus ditinjau kembali dan disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan organisasi/perusahaan. Apabila suatu prosedur tidak dapat mencapai tujuan secara efektif, maka ada dua kemungkinan yang dapat terjadi penyebabnya yaitu: -Prosedurnya tidak tepat atau kurang sesuai. -Aparat pelaksananya kurang mampu Pengawasan atau pengendaliaan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan cara pengendalian mutu,ketelitian kerja atau pengawasan keuangan. Pengawasan mencakup aktivitas-aktivitas: a.mengawasi b.memeriksa c.mencocokan d.mengendalikan semua kegiatan perusahaan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang yelah ditetapkan dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Macam-mcam aktivitas yang dapat dijadikan sasaran pengawasan antara lain: . 1. Hasil kerja, baik pelaksanaan kerja. jumlah maupun mutu,serta

Organisasi adalah tempat orang mencapai tujuan yang diharapkan.

bekerja

sama untuk

Syarat berdirinya sebuah organisasi ada 3 jenis: 1. Adanya kelompok Orang 2. Adanya kerjasama 3. Adanya tujuan yang hendak dicapai bersamasama. Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah: 1. Strategi Organisasi 2. Teknologi yang digunakan 3. Anggota (karyawan) yang terlibat didalamnya. 4. Ukuran Organisasi. Unsur-unsur struktur Organisasi adalah: 1.Spesialisasi tugas atau kegiatan 2. Standarisasi kegiatan 3. Koordinasi kegiatan 4. Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan. 5. Ukuran satuan Kerja. Komunikasi dapat dibedakan dalam 2 jenis: 1. Hubungan Tegak (Vertikal) Yaitu proses penyampaian sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai (vertical kebawah) maupun dari pihak bawahan kepadapimpinan (Vertical keatas). Hubungan Datar (horizontal) Yaitu hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

2.

Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan antara lain: 1. Mengatasi masalah. 2. Mengambil keputusan, 3. Mengetahui perkembangan/kemajuan. 4. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan. 5. Menemukan teknik-teknik baru

2. Metode, prosedur dan sistem kerja. 3. Material yang berkaitan dengan pembeliaan,pengunaan dan pemeliharaan material dan perbekalan tersebut. 4. Uang, yang berhubungan dengan pengeluaranpengeluran biaya dan resikonya. 5. Waktu, yang berhubungan dengan pengunnaan waktu kerja. 6. Tempat kerja, yang berhubungan dengan tata ruang dan pengunaanya.