MINIT MESYUARAT BULANAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN BIL. 03/2007 Tarikh Masa Tempat : : : 27 hb. Mac 2007 9.

00 pagi Bilik Mesyuarat Utama, Aras 4 Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan Kementerian Kesihatan Malaysia

KEHADIRAN : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. Dato Ir. Kazal Sinha Ir. Chin Goo Chai Ir.Zamane b. Abdul Rahman Tn. Hj. Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal b. Syed Aman Tn.Hj. Tauran Zaidi b. Ahmad Zaidi En. Mohd Azizi b. Ibrahim Pn. Noor Baizura Mohd Tahir Cik Keah Kwee Chu En. Mohd Azhar b.Musa En. Mohd Khairudin b. Mohd. Samsi En. Ahmad Shariff Hambali Pn.Noorazlina bt. Zainuddin Pn. Sasikala Devi A/P Thangavelu En. Mohd Fuat b. Ishak Tn. Hj. Suhaimi b. Rashid En. Sulaiman b. Mohd. Muslim En. Jeffry b. Mohamad Noor En. Azli b. Abdul Razak En. Mohd. Syukri b. Imran @ Gopal Gimson En. Fadli Hisyam b. Siajam En. Noor Muhammad b. Abd. Rahman En. Mohamad Ashrulnizam b. Abdul Rahim Cik Siti Yusnita bt. Mohamed Yusof En. Roslan b. Mohamed En. Izham Harith b. Ikhwan Pn. Vene Amylinda bt. Mohd Pilus Pn. Anneeza Zaity bt. Zainal En. Syful Azlie b. Md. Fuzi En. Shamsul Annuar b. Mohd Soaudi Cik. Irene Anak Danik Cik. Norhafizah Zolpakar Pn. Nurhani Basharuddin En. Firdaus b. Mohd Idris Pn. Idamazura bt. Idris @ Harun Pn. Aidahwaty bt. Ariffin @ M. Olaybal En. Muhd. Radhuan b. Abdul Halim En. Mohd. Zul Hirsham b. Junaidi Cik Lee Seow Phing Pengarah (Pengerusi) Timbalan Pengarah (KKK) Timbalan Pengarah (KWS) Ketua Penolong Pengarah (KWS) Ketua Penolong Pengarah (KWS) Ketua Penolong Pengarah (KWS) Ketua Penolong Pengarah (KKK) Ketua Penolong Pengarah (KAS) Ketua Penolong Pengarah (KS) Ketua Penolong Pengarah (KS) Ketua Penolong Pengarah (MD) Ketua Penolong Pengarah (MD) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KKK) Penolong Pengarah (KWS) Penolong Pengarah (KWS) Penolong Pengarah (KWS) Penolong Pengarah (KWS) Penolong Pengarah (KWS) Penolong Pengarah (KAS) Penolong Pengarah (KAS) Penolong Pengarah (KAS) Penolong Pengarah (KAS) Penolong Pengarah (KAS) Penolong Pengarah (KS) Penolong Pengarah (KS) Penolong Pengarah (KS) Penolong Pengarah (KS) Penolong Pengarah (KS) Penolong Pengarah (MD) Penolong Pengarah (MD)- Setiausaha Penolong Pengarah (MD) Penolong Pengarah (MD) Penolong Pengarah (MD)

Page 1 of 8

39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.

Cik Wong Chong Siew En. Richard Ee Yew Kim En. Gan Tek Ching En. Rosli b. Ludin Pn. Saodah bt. Mohd. Yusoff Abd. Kadir b. Wateh Pn. Marziah bt. Zol Pn. Rosedhila bt. Md. Zain Cik Ruziha bt. Azizan Cik Hajarah bt. Ismail Cik Siti Farah Binti Hassan Cik Yurnarlis bt. Nasrul En. Azmi bin Abdul Samad En. Abdul Hamid b. Asri Pn. Noorsuryany bt. Abdul Hamid Cik Nurul Ain bt. Mohamad Zamri Pn. Alina bt. Mohd. Yusof Cik Norraini bt. Md. Nor Cik Fairuz Zahirah bt. Kadir Rosman En. Muhammad Nabil b. Abdul Aziz Pn. Raja Noor Shafiah bt. Raja Sapiol Badrin En. Syamsul Azhan M. Raymi Cik Nor Ashikin bt. Azizan En. Iszrul Azwan b. Idrus Pn. Sarah Suhaini bt. Sapian Cik Hasliza bt. Ismail Pn. Noorhayati bt. Mohd. Abidin Cik. Nor Asnida bt.Mohd Mokhlas Cik. Noraini bt. Bidin Pn. Albaiyah bt. Hashim

Juru X-Ray (KS) Juru X-Ray (KS) Pen. Peg. Kesihatan Persekitaran (KAS) Pen. Peg. Kesihatan Persekitaran (KAS) Pembantu Teknik (KKK) Pelukis Pelan (KKK) Pelukis Pelan (KKK) Jururawat (MD) Penolong Pegawai Tadbir (MD) Pembantu Tadbir Khas Pembantu Tadbir Khas Pembantu Tadbir Khas Pembantu Tadbir Kanan (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (ADM) Pembantu Tadbir (KKK) Pembantu Tadbir (KKK) Pembantu Tadbir (KWS) Pembantu Tadbir (KWS) Pembantu Tadbir (KS) Pembantu Tadbir (KAS) Pembantu Tadbir (KAS) Pembantu Tadbir (MD) Pembantu Tadbir (MD) Pembantu Tadbir (MD) Pembantu Am Rendah (MD)

TIDAK HADIR DENGAN MAAF: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. En. Wang Hwee Beng Tn. Hj. Nawam b. Abdul Pn. Noor Baizura bt. Mohd Tahir Tn. Hj. Yahaya b. Saad En. Zamane b. Abdul Rahman Tn. Hj. Tauran Zaidi b. Ahmad Zaidi En. Bazli b. Sapiin En. Azhar b. Musa Dr. Pirunthavany a/p Muthuvelu Tn. Hj. Md. Jalal b. Bongkik En. Zamanhuri b. Zulkifli Dr. Mohd Pauzee b. Mohd. Taha Pn. Mariah Hassan Dr. Ahmad b. Mahmud Pn. Noorazlina bt. Zainuddin

Page 2 of 8

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.

En. Ahmad Shariff b. Hambali En. Bidi b. Abd Hamid Cik Dzatul Ithri bt. Amran En. Md. Azhar b. Noordin En. Khairul Nizam b. Othman Pn. Norlela bt. Hatta Cik Haizana bt. Hairuman Pn. Gurminder Kaur a/p Sardool Singh Pn. Adibah bt. Ahamad Pn. Aminah bt. Tanggu En. Abdul Hamid b. Asri En. Rusli b. Mohammad Cik Kasumayanti bt. Mohd Kassim En. Soni b. Abdullah En. Azmi b. Mohamad Yatim Cik Ermiza Wati bt. Md. Shah Cik Aisahrizan bt. Mahmuddin Cik Herdaliza bt. Salimun Cik Sabrina bt. Md. Amin En. Mazrizal b. Saring Cik Rossiana bt. Syaman En. Mohd Suffian b. Mohamed Zain

CUTI BELAJAR 1. En. Kamarulzaman b. Abdul Ghani 2. En. Voon Kok How 3. En. Samhan b. Harun 1.0 PERUTUSAN PENGERUSI Mesyuarat dimulakan pada jam 9.30 pagi dengan kata-kata aluan daripada Tuan Pengerusi kepada semua yang hadir. Seterusnya mesyuarat dimaklumkan beberapa perkara berikut untuk makluman dan tindakan iaitu : 1.1 Lawatan YB Menteri Kesihatan akan melawat ke Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan pada bulan April. Tarikh sebenar lawatan akan diumumkan kelak pada mesyuarat post kabinet akan datang. Mesyuarat memaklumkan kepada semua unit untuk menyediakan pembentangan mengenai aktiviti-aktiviti utama bagi unit. Setiap pembentangan dicadangkan tidak melebihi tempoh 30 minit. Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak MAMPU telah memantau semua laman web rasmi setiap kementerian. Jawatankuasa ICT dinasihatkan supaya mengemaskinikan laman web Bahagian. Ini supaya maklumat terkini disiarkan di dalam laman web. Bahagian Pengurusan meminta setiap Bahagian menyediakan Fail Meja seperti yang diarahkan oleh KSN. YBhg Dato Pengerusi memaklumkan Bahagian ini telah

1.2

1.3

1.4

Page 3 of 8

mengunakan Manual Prosedur Kerja bagi mengantikan Fail Meja. YBhg Dato Pengerusi meminta QMR memberikan maklumbalas kepada Bahagian Pengurusan. 1.5 Mesyuarat turut dimaklumkan berkenaan perolehan yang melibatkan ICT kurang daripada RM 200,000.00 perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa ICT Kementerian. Manakala perolehan yang melebihi RM 200,000.00 perlu mendapat kelulusan pihak MAMPU Mesyuarat juga mengingatkan kepada semua kakitangan, sekiranya sesuatu keputusan yang melibatkan polisi kerajaan telah dibuat, elakkan daripada memberi pandangan secara personal. Sekiranya keadaan tersebut berlaku ianya akan merumitkan keadaan serta akan menimbulkan spekulasi kepada pihak media.

1.6

2.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1 2.2 Minit mesyuarat Bil. 2/2007 telah disahkan tanpa sebarang pindaan. Mesyuarat juga dimaklumkan terdapat kemasukan kakitangan baru dan juga kakitangan daripada Jabatan Kesihatan Negeri yang menjalankan attachment di Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan iaitu : 1) 2) 3) 4) En. Firdaus bin Mohd Idris Penolong Pengarah (KS)-Attachment Cik. Nurhani binti Basharuddin Ketua Penolong Pengarah (KS)-Attachment Cik. Irene Anak Danik Penolong Pengarah (KS)-Attachment Pn. Albaiyah binti Hashim Pembantu Am Rendah (MD)

3.0

UCAPAN UMUM Ucapan umum pada bulan Mac 2007 telah disampaikan oleh Pn Mariah Hassan dari Cawangan Unit Kejuruteraan Alam Sekitar dengan tajuk Humor. Pembentangan ucapan tersebut dilampirkan bersama minit mesyuarat ini. Y.Bhg Dato Pengerusi turut mencadangkan Jokes of the month menjadi salah satu agenda dalam mesyuarat bulanan.

4.0

NILAI-NILAI ASAS Nilai asas bagi bulan Maci 2007 adalah pengorbanan. En. Mohd Pauzee b. Mohd Taha dari Cawangan KAS telah mengupas nilai pengorbanan dengan memberi contoh kepada pengorbanan yang dilakukan oleh Nabi Muhammad S.A.W dalam menegakkan syiar Islam. Beliau juga menyentuh pengorbanan yang dilakukan oleh pahlawan-pahlawan negara dalam memperjuangkan kemerdekaan negara.Sebagai

Page 4 of 8

kakitangan awam juga menuntut kita melakukan pengorbanan bagi mencapai kejayaan. Secara kesimpulannya bagi mencapai kejayaan pasti ada pengorbanan dilakukan. Cik Siti Yusnita bt Mohamad Yusof dari Cawangan KWS pula berpendapat bahawa pengorbanan adalah perbuatan seseorang untuk mendatangkan kebaikan bagi diri sendiri ataupun orang lain. Beliau nenyatakan selalunya kita kurang memberi perhatian kepada pengorbanan yang kecil berbanding dengan pengorbanan besar yang telah dilakukan. Hal sedemikian sepatutnya tidak berlaku kerana setiap pengorbanan walaupun kecil ianya sepatutnya tetap dihargai. Pn T. Sasikala dari Cawangan KKK menghubungkaitkan dengan nilai pengorbanan kepada pegangan agama setiap individu.Pada pendapat beliau tanpa kita sedari dalam menjalani kehidupan seharian, kita sentiasa melakukan pengorbanan. Pengorbanan tersebut meliputi semua aspek sebagai seorang ibu, ayah mahupun anak. Semuanya melakukan pengorbanan tanpa disedari.Sebagai kakitangan awam salah satu contoh yang terdekat pengorbanan dilakukan ialah dalam menurut perintah ataupun arahan walaupun kemungkinan perintah tersebut kurang disenangi oleh kita. Walaubagaimanapun, beliau berpendapat untuk melakukan pengorbanan kita mestilah terlebih dahulu membuat pertimbangan janganlah sehingga kita hilang nilai integriti dalam jati diri. Cik Irene Anak Danik dari Cawangan KS pula menyatakan, untuk melakukan pengorbanan perlulah disertai dengan niat yang ikhlas supaya pengorbanan yang dilakukan akan lebih bermakna.Dengan mengambil contoh sebagai kakitangan awam, kemungkinan kita perlu mengorbankan masa peribadi untuk menyiapkan kerja-kerja pejabat bagi membolehkan kerja kita selesai dalam masa yang ditetapkan. Seterusnya En. Azmi b. Samad dari Cawangan ADM berpendapat nilai pengorbanan ini berhubungkait dengan nilai kasih sayang. Seseorang akan melakukan pengorbanan terhadap orang yang disayangi. Dengan mengambil contoh pengorbanan yang dilakukan oleh ibubapa terhadap anak-anaknya demi kebaikan dan kesenangan anak-anaknya walaupun pengorbanan terpaksa dilakukan. 5.0 5.1 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Kualiti En. Mohd Azhar b. Musa memaklumkan kepada mesyuarat bahawa di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Kualiti yang telah diadakan pada 21 hb Mac 2007 yang lepas, memutuskan sebanyak 7 Penunjuk Kualiti (Quality Indicator) akan dikekalkan bagi Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan. Beliau turut memaklumkan bahawa Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu akan diadakan pada 19 April 2007. Y.Bhg Dato Pengerusi meminta Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan menyediakan laporan secepat mungkin sebelum Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu di adakan. Laporan tersebut perlu dibentangkan sebelum dikemukakan kepada Jawatankuasa Pemandu Kualiti. En Azhar mencadangkan untuk mewujudkan jawatankuasa kualiti di peringkat bahagian bagi menyediakan laporan tersebut. Y.Bhg Dato Pengerusi bersetuju dengan cadangan tersebut dan mencadangkan ketua penolong pengarah bagi setiap unit mengetuai jawatankuasa untuk

Page 5 of 8

menyediakan laporan itu. En Azhar akan bertindak selaku penyelaras bagi jawatankuasa tersebut. Tindakan : En.Mohd Azhar b.Musa 5.2 MS ISO 9OO1:2000 Tn. Hj. Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal b. Syed Aman memaklumkan bahawa Audit Pengawasan (Surveillance Audit) oleh SIRIM akan dijalankan pada bulan April 2007. Tarikh cadangan yang telah diberikan oleh SIRIM adalah pada 16 April-18 April 2007. Y.Bhg Dato Pengerusi mencadangkan agar memaklumkan kepada SIRIM untuk mengadakan surveillance audit pada minggu terakhir bulan april 2007. Y.Bhg Dato Pengerusi mengingatkan semua kakitangan untuk bersedia dan membuat persiapan sebaik mungkin sebelum audit tersebut dijalankan Tindakan : Makluman / Deputy QMR Tn. Hj. Ir. Dr. Syed Mustafa Kamal b. Syed memberitahu mesyuarat bahawa latihan dan sesi penerangan berhubung sistem ISO telah diadakan 20hb -21hb bulan Mac 2007. Sesi penerangan selanjutnya akan diadakan pada bulan September 2007 dan meminta setiap cawangan menghantar mana-mana pegawai yang belum pernah menghadiri taklimat tersebut. Tindakan : Makluman / Deputy QMR 5.3 Ruang kerja (work unit ) En. Azmi b.A. Samad memaklumkan kepada mesyuarat bahawa satu kertas kerja baru berhubung perkara tersebut telah dikemukakan kepada Cawangan Dasar untuk kelulusan. Y.Bhg Dato Pengerusi memaklumkan sekiranya cadangan penstrukturan semula organisasi Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan diluluskan, Bahagian ini perlu mencari ruang pejabat yang baru bagi menempatkan pegawai-pegawai dari Bahagian ini. Y.Bhg Dato Pengerusi mencadangakan Unit Pentadbiran mencari lokasi yang bersesuaian sekiranya Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan perlu berpindah pejabat. Tindakan : En Azmi b. A.Samad 5.4 Kertas Kerja Permohonan One Off dan Kertas Kerja Permohonan Dasar Baru (2008-2009) Mesyuarat dimaklumkan bahawa semua permohonan tersebut telah dimajukan kepada Dr Nirmal Sigh selaku penyelaras kepada kertas permohonan tersebut. Y.Bhg Dato Pengerusi mengingatkan kepada semua kakitangan untuk mematuhi tarikh tutup penghantaran kertas permohonan tersebut pada masa akan datang bagi mengelakkan sebarang masalah yang timbul. Tindakan : Makluman

Page 6 of 8

5.5

Perhimpunan Bulanan KKM Mesyuarat dimaklumkam kehadiran kakitangan BPK yang kurang memuaskan dalam perhimpunan bulanan KKM, kehadiran kakitangan kurang daripada kuota yang ditetapkan. Sehubungan itu, Y.Bhg Dato Pengerusi mencadangkan agar kehadiran bagi setiap Timbalan Pengarah dan juga Ketua Penolong Pengarah bagi setiap cawangan diwajibkan dan digalakkan pegawai kumpulan profesional dan sokongan menghadiri perhimpunan bagi memenuhi kuota selebihnya. Sekiranya tidak dapat menghadiri perhimpunan, pegawai tersebut hendaklah bertanggungjawab mencari penganti.

5.6

Pembentangan Laporan Kewangan

Tindakan : Makluman

Laporan kewangan telah dibentangkan oleh En.Azmi b. Samad berkaitan dengan Peruntukan Mengurus Bahagian Kejuruteraan sehingga 26 Mac 2007. Y.Bhg Dato Pengerusi memberi komen bahawa prestasi perbelanjaan masih rendah pada suku pertama. Y.Bhg Dato Pengerusi mengingatkan supaya peratus perbelanjaan sekurang-kurangnya mencapai 30% pada pertengahan tahun bagi membolehkan untuk memohon peruntukkan tambahan. En. Azmi b. A.Samad memaklumkan kepada mesyuarat, bahawa invoice bagi pembayaran Syarikat Perunding SIHAT, hendaklah dikemukakan dalam tempoh 14 hari berkerja.Sekiranya invoice tersebut lambat dikemukakan maka status lewat bayar akan direkodkan. Mesyuarat mencadangkan agar invoice yang diterima oleh pihak pentadbiran hendaklah disemak terlebih dahulu oleh cawangan KWS sebelum cop penerimaan dilakukan. Ini bertujuan untuk mengelakkan melebihi tempoh 14 hari berkerja yang ditetapkan. Beliau juga telah membentangkan 3 cadangan pengambilan pegawai sambilan (Sila rujuk lampiran 1). Mesyuarat telah bersetuju dengan cadangan B dan YBhg.Dato Pengerusi meminta Unit Pentadbiran mengambil tindakan selanjutnya secepat mungkin. Tindakan : Makluman/Unit ADM 6.0 HAL-HAL LAIN 6.1 Y.Bhg Dato Pengerusi mengingatkan kepada semua cawangan agar menyediakan laporan tahunan setiap cawangan dan perlulah menghantar laporan tersebut kepada En. Mohd Khairudin b. Mohamed Samsi sebelum 15 Mei 2007. Mesyuarat bersetuju untuk menubuhkan satu Jawatankuasa bagi menilai laporan tersebut sebelum dikemukakan ke Unit IDS, Bahagian Perancang dan Pembangunan. En. Mohd Azhar b.Musa telah dipertanggungjawabkan dalam urusan perlantikkan ahli Jawatankuasa tersebut. Tindakan: En.Mohd Azhar b. Musa 6.2 Akitiviti kelab kebajikan BFK telah menyampaikan sumbangan seperti berikut: Sumbangan Takziah kepada: a. En. Zamane b. Abdul Rahman kerana kehilangan bapanya b. En. Bazli b. Sapiin kerana telah kehilangan bapanya

Page 7 of 8

Sumbangan kepada kakitangan bagi kelahiran anak pertama di Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan: a. b. c. d. e. f. g. Pn. Herdaliza bt Salimun En.Jeffry b. Mohamad Nor En.Rusli Mohamad En. Mohd Azizi Ibrahim En.Azli b. Abd. Razak Pn.Idamazura bt Idris En.Mohd Zulhirsham b. Junaide

Sumbangan kepada kakitangan yang baru mendirikan rumahtangga a. b. c. d. e. Pn. Anneza Zaitty Zainal Pn. Ermiza Wati Md Shah Pn. Alina Md Yusof En Izham Harith b. Ikhwan En.Sulaiman Mohd Muslim

Sumbangan kepada kakitangan yang kurang sihat: Dr.Pirunthavany A/P Muthuvelu 7.0 PENUTUP Mesyuarat telah ditangguhkan pada pukul 12.15 tengahari dengan ucapan terima kasih daripada Y.Bhg Dato Pengerusi kepada semua yang hadir. Disediakan oleh : .............................................. (AIDAHWATY M.OLAYBAL) Penolong Pengarah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan Kementerian Kesihatan Malaysia Tarikh : 4 April 2007 Diluluskan oleh : Disemak oleh : ....................................................... (AHMAD SHARIFF HAMBALI) Ketua Penolong Pengarah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan Kementerian Kesihatan Malaysia Tarikh : 4 April 2007

.......................................... (DATO IR. KAZAL SINHA) Pengarah Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan Kementerian Kesihatan Malaysia Tarikh :

Page 8 of 8