Anda di halaman 1dari 9

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt Tuhan semesta alam yang telah memberikan kami kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Perencanaan Pesan Bisnis Orientasi Audiens ini dengan tepat waktu. Makalah ini dibuat berdasarkan tugas mata kuliah komunikasi bisnis yang diberikan oleh Ibu Dr.Hj,Dwiwiyati Astogini,M.Si, yang bertujuan untuk mengembangkan kompetensi para mahasiswa dalam penalaran dan kemampuan berbicara. Karena komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam dunia bisnis. Untuk itu, diperlukan kemampuan komunikasi yang baik antara para pelaku bisnis supaya terjalin relasi yang baik dan bisnis juga dapat berjalan dengan lancar. Dalam penyusunan makalah ini, kami mohon maaf apabila banyak kata-kata atau istilah yang kurang tepat. Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penyusun, dan umumnya bagi semua pembaca.

Purwokerto, 23 Maret 2011

penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar1 Daftar Isi 2 Bab I Pendahuluan..3 1. Latar Belakang...3 2. Tujuan.3 Bab II Pembahasan.4 Bab III Penutup...............9

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, meenyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. B. Tujuan Pembuatan makalah ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang tahapan perencanaan pesan bisnis supaya dapat disampaikan dan diterima dengan baik oleh komunikator maupun komunikan, sehingga pesan yang tersampaikan dapat secara efektif dilalsanakan dan akan membantu kelancaran dalam hubungan bisnis.

BAB II PEMBAHASAN

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran, pengorganisasian ide, membuat draf, merangkai kata/ kalimat/ paragraph, dan merevisi. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 ( tiga ) tahap sederhana, yaitu : 1. 2. 3. Perencanaan Pesan Penyusunan Pesan Revisi Pesan

Sesuai dengan judul makalah ini maka disini kami lebih memfokuskan perencanaan bisnis. Dalam tahap Perencanaan Pesan, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.secara rinci tahap perencanaan tersebut meliputi: PENENTUAN TUJUAN Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan,sehingga pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur (relistis) dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Pesan bisnis juga memiliki tujuan yang spesifik. Maksud/tujuan tersebut mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukan order atau mengkomunikasikan tanggapan survey) atau tidak langsung seperti meyakinkan tim manajemen untuk meluncurkan produk baru. Jadi tujuan spesifik berhubungan dengan apa yang mau dicapai dengan pesan anda.

Misalnya apakah hanya sekedar meng up date audiens menyangkut seuatu even perusahaan, atau anda menginginkan mereka melakukan tindakan yang segera. Nyatakan maksud pesan anda secara spesifik dan jelas Untuk lebih jelasnya, tanyakan apakah pada diri anda sendiri: -Apakah maksud pesan realistis? -Apakah waktunya tepat? -Apakah orang yang menyampaikan pesan anda sudah tepat? -Apakah media yang digunakan sudah tepat? -Apakah maksud pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda? Adapun tujuan umum komunikasi bisnis : 1. Memberi informasi (informing), kendali pesan sepenuhnya ada pada komunikator 2. Membujuk atau persuasi (persuading), memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi 3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating), memerlukan partisipasi maksimum dari komunikan dengan pengendalian komunikator yang lebih rendah terhadap isi pesan. ANALISIS AUDIENS Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, karena sasaran komunikasi adalah audiens atau penerima yang memiliki pemahaman berbeda-beda terhadap isi sebuah pesan. Adapun langkah-langkah analisis audiens yang dapat kita lakukan adalah sebagai berikut : a. Mengembangkan Profil Audiens Anda harus mengetahui : Siapakah audiens anda? Bagaimana sikap mereka? Apa yang mereka perlu ketahui? Dan mengapa mereka peduli dengan pesan anda? Pertanyaan tersebut perlu dijawab supaya pesan anda sesuai dengan profil audiens. Jika anda berkomunikasi dengan orang yang sangat anda kenal pastinya lebih mudah. Anda bisa tahu kebutuhan dan keinginan atas informasi dan anda tahu karakteristik mereka. Namun jika anda tidak menganhui profil audiens anda pastinya komunikasi akan lebih sulit. Untuk itu anda perlu mempelajari audiens anda sebelum anda membuat pesan. b. Mengenali Penerima Primer Apabila penerima terdiri dari beberapa orang maka kita perlu mengetahui dan mengenali siapa orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Jika anda mengetahui audiens utama anda,mereka para

c.

d.

e.

f.

g.

pengambil keputusan maka komunikasi anda dengan audiens utama akan diikuti oleh anggota audiens lainnya. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens Suatu pesan bisnis untuk audiens yang besar memerlukan suatu gaya penulisan, organisasi dan format yang formal, dibandingkan untuk audiens yang kecil. Mengukur tingkat Pemahaman audiens Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana pendidikan mereka, status serta sikap mereka, karena tujuan pesan kita adalah memberikan pemahaman kepada mereka, untuk itu penting sekali mengetahui tingkat pemahaman mereka terhadap berbagai informasi. Proyeksikan pengharapan dan preferensi audiens. Apakah audiens anda mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan detail, atau apakah mereka cukup mengharapkan ringkasan atau poin-poin utama dari laporan. Apakah memo yang kita buat harius pendek atau komprehensif (lengkap). Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan saran. Memenuhi kebutuhan informasi audiens Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu : 1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens Fokus kepada audiens supaya pesan kita efektif berarti kita harus betul-betul menemukan apa yang sebenarnya ingin diketahui oleh audiens dengan memberikan pertanyaan yang spesifik kepada audiens untuk menghindari keragu-raguan. 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan Informasi tambahan (up-date) yang relevan perlu diberikan kepada audiens untuk memnuhi kebutuhan informasi yang tidak disadari audiens, sehingga akan muncul kesan baik karena audiens merasa memperoleh info yang lebih luas dari apa yang diharapkan dan diperkirakannya. 3. Berikan semua informasi yang diperlukan audiens Uji kelengkapan isi pesan dengan metode kunci 5W+1H 4. Pastikan informasi yang diberikan akurat Lakukan kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya. 5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens dari beberapa gagasan yang disampaikan. Memuaskan Kebutuhan Emosinal yang paling menarik bagi audiens. Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan

mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi antarpersonal.

Secara singkat, tahapan analisis tersebut dapat diringkas sebagai berikut : Dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi reaksi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens saat terjadi kecenderungan sikap audiens yang tak mau berubah. PENENTUAN IDE POKOK Ada 3 teknik yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok dalam perencanaan pesan bisnis : 1. Brainstorming Yaitu dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa, sehingga ide yang muncul akn orisinil dan baru. 2. Petunjuk atasan 3. Kebiasaan, dengna ide pokok yang berulang dan relatif sama. Setelah ide pokok ditentukan, selanjutnya kita perlu memperhatikan batasan informasi pesan bisnis yng akan disampaikan. Bagaimanapun ide pokok yang akan dimunculkan, satu hal yang paling penting adalah megaitkan ide tersebut dengan hasil dari analisis audiens di atas. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA Pemilihan Saluran dan media komunikasi sangat penting dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima, karena menentukan efektif tidaknya komunikasi tersebut. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas 2 jenis: 1. Saluran komunikasi Tertulis Saluran tertulis akan lebih baik manakala: - Anda tidak membutuhkan umpan balik yang segera. - Pesan anda sangat kompleks dan detil/rinci, dan membutuhkan perencanaan yang hati-hati/seksama. - Anda membutuhkan bukti catatan yang permanen dan dapat disimpan. - Audiens anda jumlahnya besar dan secara geografi tersebar.

Media tertulis, termasuk Surat dan memo, Laporan dan proposal, Surat elektronik, Mesinfax,dll. 2. Saluran Komunikasi Lisan Sebaliknya saluran oral, akan lebih baik dipergunakan manakala: - Anda menginginkan umpan balik yang segera dari audiens. - Pesan anda secara relatif sederhana dan mudah diterima. - Anda tidak memerlukan bukti catatan untuk disimpan. - Anda dapat mengumpunlkan audiens dengan ekonomis dan nyaman. - Anda menginginkan interaksi untuk memecahkan masalah atau mencapai keputusan. Media dalam saluran komunikasi Lisan, termasuk: Percakapan tatap muka, Telepon dan voice mail, Audiotape dan videotape, Teleconfrences dan videoconferences,E-mail,Websites.

Pemilihan saluran dan media yang tepat akan membantu efektifitas pesanpesan anda, seperti yang anda dan audiens atau penerima harapkan.

BAB IV PENUTUP

KESIMPULAN Dalam proses penyusunan pesan bisnis ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah merencanakan pesan yang akan disampaikan kepada pihak penerima. Agar pesan yang disampaikan dapat terkomunikasikan, maka terlebih dahulu kita harus mngetahui siapa penerima pesan tersebut. Maka dari itu, perencanaan pesan bisnis yang fokus terhadap penerima merupakan sesuatu yang tidak boleh disepelekan karena merupakan hal yang penting.