P. 1
Pengurusan mesyuarat

Pengurusan mesyuarat

|Views: 70|Likes:
Dipublikasikan oleh farah_natasha_5

More info:

Published by: farah_natasha_5 on Apr 22, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPTX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/26/2013

pdf

text

original

Pengurusan Mesyuarat

Kumpulan 4

Apa itu MESYUARAT?
Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk

dan

proses

mesyuarat

boleh

dilaksanakan secara formal atau informal.

CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

• Diadakan dari semasa ke semasa. mendapatkan nasihat. menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT • Merancang pelaksanaan dasar. . Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. program.

• Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa .• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT 1. tarikh. peralatan dan minuman ringan . bilangan pegawai. Menentukan agenda. masa. masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. pengerusi. tarikh. setiausaha. Membuat tempahan bilik mesyuarat – Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa.

3. nama Pengerusi dan jenis pakaian . tempat. agenda. masa. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan – Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat – Tentukan bilangan salinan kertas kerja – Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat – Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat – Nyatakan nama jawatankuasa. tarikh.

Contoh surat jemputan mesyuarat .

JENIS-JENIS MESYUARAT .

JENIS-JENIS MESYUARAT MESYUARAT TERGEMPAR MESYUARAT AJK MESYUARAT AGONG MESYUARAT KHAS MESYUARAT AGONG LUAR BIASA .

MESYUARAT TERGEMPAR • tujuan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. • Contohnya .pemecatan anggota yang melanggar peraturan persatuan atau sesebuah organisasi .

• Ciri-cirinya: – Diadakan pada masa yang amat diperlukan – Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan mencatat minit mesyuarat – Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskan dalam mesyuarat .

– Meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan . – Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru.MESYUARAT AGONG • Diadakan sekali setahun • Tujuan: – Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu. – Meluluskan penyata kira-kira. – Merancang kegiatan tahun hadapan.

iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan • Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh hari sebelum mesyuarat dijalankan • Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkan laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.• Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli. .

MESYUARAT AGONG • Tujuan diadakan kerana: LUAR BIASA – keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahupertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk – perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak – penyelesaian masalah kewangan yang mendesak – hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasa yang lama. .

MESYUARAT KHAS • Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan • Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan • Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan .

.MESYUARAT JAWATANKUASA • Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung. • Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. • Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.

• pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa . seminggu sebelum tarikh selewat-lewatnya mesyuarat berkenaan.• Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat.

. – Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan – Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.• Tujuan : – Meneliti dan membincangnya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang.

Memangku jawatan semasa ketiadaan Pengerusi.Tugas yang sama seperti Pengerusi dan hanya boleh dijalankan semasa ketiadaan Pengerusi. . maka Naib Pengerusi akan memangku jawatan semasa ketiadaannya.Jika Pengerusi dan Timbalan Pengerusi tidak ada.Mempengerusikan mesyuarat. Naib Pengerusi .Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengerusi . -Menandatangani peringatan mesyuarat. Timbalan Pengerusi . .

. -Boleh menyediakan dan menandatangi semua cek-cek bersama-sama Bendahari.Setiausaha Kehormat -Menjalankan kerja-kerja Pertubuhan mengikut peraturanperaturan -Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa. . -Merekodkan peringatan Mesyuarat bagi semua Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa. Penolong Setiausaha .Menyimpan satu buku daftar semua ahli-ahli persatuan.Membantu Setiausaha dalam menjalankan tugas-tugas.Bertanggungjawab atas hal-hal kebajikan ahli-ahli persatuan -Memangku jawatan dan tugas-tugas Setiausaha semasa ketiadaannya.Menjalankan semua kerja surat menyurat bagi pihak persatuan ini. . .

Ahli Jawatankuasa Biasa -Membantu pegawai lain menjalankan tugas mengikut arahan jawatankuasa. -Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas pembetulannya. .Bendahari -Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan. -Menandatangani semua cek-cek Persatuan bersama-sama dengan Pengerusi atau Setiausaha. -Menyediakan Penyata kira-kira Tahunan di akhir tahun kewangan Persatuan.

.  Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa untuk membuat undang-undang kecil atau perintah-perintah tetap yang selaras dengan undang-undang Persatuan sepertimana yang telah ditetapkan.Kuasa-kuasa Jawatankuasa  Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa melantik Jawatankuasa kecil sekiranya perlu.  Jawatankuasa kecil hendaklah menjalankan semua tugas-tugas yang diberikan kepadanya dan hendaklah terus menerus tertakluk kepada arahan dan kawalan Jawatankuasa Persekutuan.

AGENDA Mesyuarat •Untuk memaklumkan ahli-ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan. •Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal. . •Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat.

Semasa Mesyuarat Pra Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Selepas Mesyuarat .

Pra Mesyuarat Tentukan agenda. tarikh & tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Hantar surat jemputan Mengetahui minit mesyuarat yang lalu Membaca kertas kerja Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Perbincangan pra-mesyuarat Beritahu etika semasa mesyuarat kepada ahli-ahli .

Semasa Mesyuarat Menyediakan juru trengkas Memastikan senarai kehadiran Membuat catatan perkara penting yang dibincangkan Memberi kerjasama atau pandangan mengenai keputusan yang dibuat Mengenal pasti tindakan susulan yang perlu diambil .

Penyediaan minit mesyuarat. Menyiapkan susunan nama ahli-ahli mesyuarat. Menyediakan format minit mesyuarat. Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat. .Selepas Mesyuarat Menyediakan catatan perbincangan. Mengedarkan minit mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat. Sediakan laporan maklumbalas.

MINIT MESYUARAT Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya. .

MINIT MESYUARAT Penting sebagai. • • • • • Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi. setiausaha dan ahli mesyuarat • Imej Jabatan/Kementerian .

bukan bercerita •TEPAT.PETUA PENULISAN •FAKTA. bukan tanggapan peribadi •PADAT. bukan loghat tempatan •PROFESIONAL. bukan berkias dan berbunga-bunga •BAHASA TULISAN. tunjukan kematangan . bukan panjang berjela •JELAS. bukan bahasa lisan •BAHASA ISTILAH.

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK • • • • • • • • TULEN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT .

yang ditulis hanya pokok perbincangan. • Laporan inti sari : tidak dicatatkan nama orang yang mengemukakan pendapat dan butir yang dihujahkan.ringkasan hujah dan persetujuan sama ada menerima. menolak atau diambil perhatian .CARA PENULISAN MINIT MESYUARAT • Secara verbatim : mencatatkan setiap sesuatu yang diperkatakan oleh ahli yang hadir dan diakhiri dengan persetujuan yang dicapai.

Struktur Minit Mesyuarat .

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara yang berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup .

Pengesahan Minit Mesyuarat 3.CONTOH STRUKTUR MINIT 1. Perkara-perkara Berbangkit .Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan a) b) . Perutusan Pengerusi 2.

Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) 5. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii.4. Penutup . Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Hal-hal Lain 6. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i.

TAMAT .

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->