Pengurusan Mesyuarat

Kumpulan 4

Apa itu MESYUARAT?
Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk

dan

proses

mesyuarat

boleh

dilaksanakan secara formal atau informal.

CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

• Diadakan dari semasa ke semasa.CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT • Merancang pelaksanaan dasar. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. . mendapatkan nasihat. program.

• Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa .• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

pengerusi. tarikh.TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT 1. Membuat tempahan bilik mesyuarat – Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa. peralatan dan minuman ringan . tarikh. bilangan pegawai. masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Menentukan agenda. setiausaha. masa.

Menghantar surat jemputan mesyuarat – Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat – Nyatakan nama jawatankuasa. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan – Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat – Tentukan bilangan salinan kertas kerja – Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. masa. tempat. tarikh. nama Pengerusi dan jenis pakaian .3. agenda.

Contoh surat jemputan mesyuarat .

JENIS-JENIS MESYUARAT .

JENIS-JENIS MESYUARAT MESYUARAT TERGEMPAR MESYUARAT AJK MESYUARAT AGONG MESYUARAT KHAS MESYUARAT AGONG LUAR BIASA .

• Contohnya .MESYUARAT TERGEMPAR • tujuan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa.pemecatan anggota yang melanggar peraturan persatuan atau sesebuah organisasi .

• Ciri-cirinya: – Diadakan pada masa yang amat diperlukan – Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan mencatat minit mesyuarat – Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskan dalam mesyuarat .

MESYUARAT AGONG • Diadakan sekali setahun • Tujuan: – Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu. – Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru. – Meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan . – Meluluskan penyata kira-kira. – Merancang kegiatan tahun hadapan.

.• Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli. iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan • Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh hari sebelum mesyuarat dijalankan • Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkan laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.

.MESYUARAT AGONG • Tujuan diadakan kerana: LUAR BIASA – keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahupertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk – perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak – penyelesaian masalah kewangan yang mendesak – hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasa yang lama.

MESYUARAT KHAS • Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan • Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan • Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan .

• Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. • Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas. .MESYUARAT JAWATANKUASA • Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung.

seminggu sebelum tarikh selewat-lewatnya mesyuarat berkenaan.• Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat. • pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa .

• Tujuan : – Meneliti dan membincangnya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang. . – Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan – Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.

Timbalan Pengerusi .Memangku jawatan semasa ketiadaan Pengerusi. -Menandatangani peringatan mesyuarat. .Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengerusi .Jika Pengerusi dan Timbalan Pengerusi tidak ada.Tugas yang sama seperti Pengerusi dan hanya boleh dijalankan semasa ketiadaan Pengerusi.Mempengerusikan mesyuarat. maka Naib Pengerusi akan memangku jawatan semasa ketiadaannya. Naib Pengerusi . .

-Merekodkan peringatan Mesyuarat bagi semua Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa.Membantu Setiausaha dalam menjalankan tugas-tugas.Menyimpan satu buku daftar semua ahli-ahli persatuan.Setiausaha Kehormat -Menjalankan kerja-kerja Pertubuhan mengikut peraturanperaturan -Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa.Bertanggungjawab atas hal-hal kebajikan ahli-ahli persatuan -Memangku jawatan dan tugas-tugas Setiausaha semasa ketiadaannya. . Penolong Setiausaha . .Menjalankan semua kerja surat menyurat bagi pihak persatuan ini. . -Boleh menyediakan dan menandatangi semua cek-cek bersama-sama Bendahari. .

-Menandatangani semua cek-cek Persatuan bersama-sama dengan Pengerusi atau Setiausaha. .Bendahari -Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan. -Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas pembetulannya. -Menyediakan Penyata kira-kira Tahunan di akhir tahun kewangan Persatuan. Ahli Jawatankuasa Biasa -Membantu pegawai lain menjalankan tugas mengikut arahan jawatankuasa.

 Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa untuk membuat undang-undang kecil atau perintah-perintah tetap yang selaras dengan undang-undang Persatuan sepertimana yang telah ditetapkan. .  Jawatankuasa kecil hendaklah menjalankan semua tugas-tugas yang diberikan kepadanya dan hendaklah terus menerus tertakluk kepada arahan dan kawalan Jawatankuasa Persekutuan.Kuasa-kuasa Jawatankuasa  Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa melantik Jawatankuasa kecil sekiranya perlu.

AGENDA Mesyuarat •Untuk memaklumkan ahli-ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan. •Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal. •Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. .

Semasa Mesyuarat Pra Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Selepas Mesyuarat .

tarikh & tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Hantar surat jemputan Mengetahui minit mesyuarat yang lalu Membaca kertas kerja Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Perbincangan pra-mesyuarat Beritahu etika semasa mesyuarat kepada ahli-ahli .Pra Mesyuarat Tentukan agenda.

Semasa Mesyuarat Menyediakan juru trengkas Memastikan senarai kehadiran Membuat catatan perkara penting yang dibincangkan Memberi kerjasama atau pandangan mengenai keputusan yang dibuat Mengenal pasti tindakan susulan yang perlu diambil .

Selepas Mesyuarat Menyediakan catatan perbincangan. Sediakan laporan maklumbalas. Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat. Mengedarkan minit mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat. Menyediakan format minit mesyuarat. . Penyediaan minit mesyuarat. Menyiapkan susunan nama ahli-ahli mesyuarat.

MINIT MESYUARAT Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. . Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

setiausaha dan ahli mesyuarat • Imej Jabatan/Kementerian .MINIT MESYUARAT Penting sebagai. • • • • • Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi.

bukan loghat tempatan •PROFESIONAL. bukan berkias dan berbunga-bunga •BAHASA TULISAN. bukan tanggapan peribadi •PADAT. tunjukan kematangan . bukan panjang berjela •JELAS. bukan bercerita •TEPAT.PETUA PENULISAN •FAKTA. bukan bahasa lisan •BAHASA ISTILAH.

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK • • • • • • • • TULEN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT .

CARA PENULISAN MINIT MESYUARAT • Secara verbatim : mencatatkan setiap sesuatu yang diperkatakan oleh ahli yang hadir dan diakhiri dengan persetujuan yang dicapai. • Laporan inti sari : tidak dicatatkan nama orang yang mengemukakan pendapat dan butir yang dihujahkan.yang ditulis hanya pokok perbincangan.ringkasan hujah dan persetujuan sama ada menerima. menolak atau diambil perhatian .

Struktur Minit Mesyuarat .

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara yang berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup .

CONTOH STRUKTUR MINIT 1. Pengesahan Minit Mesyuarat 3. Perkara-perkara Berbangkit . Perutusan Pengerusi 2.Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan a) b) .

4. Hal-hal Lain 6. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Penutup . Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) 5. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii.

TAMAT .