Pengurusan Mesyuarat

Kumpulan 4

Apa itu MESYUARAT?
Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk

dan

proses

mesyuarat

boleh

dilaksanakan secara formal atau informal.

CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

program. • Diadakan dari semasa ke semasa. . mendapatkan nasihat. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.CARA-CARA PENGENDALIAN MESYUARAT • Merancang pelaksanaan dasar.

• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. • Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa .

peralatan dan minuman ringan . Menentukan agenda. pengerusi.TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT 1. masa. setiausaha. masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. bilangan pegawai. Membuat tempahan bilik mesyuarat – Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa. tarikh. tarikh.

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan – Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat – Tentukan bilangan salinan kertas kerja – Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat – Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat – Nyatakan nama jawatankuasa. tempat. agenda. masa. tarikh. nama Pengerusi dan jenis pakaian .

Contoh surat jemputan mesyuarat .

JENIS-JENIS MESYUARAT .

JENIS-JENIS MESYUARAT MESYUARAT TERGEMPAR MESYUARAT AJK MESYUARAT AGONG MESYUARAT KHAS MESYUARAT AGONG LUAR BIASA .

pemecatan anggota yang melanggar peraturan persatuan atau sesebuah organisasi . • Contohnya .MESYUARAT TERGEMPAR • tujuan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa.

• Ciri-cirinya: – Diadakan pada masa yang amat diperlukan – Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akan mencatat minit mesyuarat – Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskan dalam mesyuarat .

– Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru. – Merancang kegiatan tahun hadapan. – Meluluskan penyata kira-kira. – Meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan .MESYUARAT AGONG • Diadakan sekali setahun • Tujuan: – Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu.

. iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan • Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh hari sebelum mesyuarat dijalankan • Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkan laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.• Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli.

MESYUARAT AGONG • Tujuan diadakan kerana: LUAR BIASA – keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahupertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk – perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak – penyelesaian masalah kewangan yang mendesak – hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasa yang lama. .

MESYUARAT KHAS • Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan • Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan • Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan .

• Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. • Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.MESYUARAT JAWATANKUASA • Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung. .

• Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat. seminggu sebelum tarikh selewat-lewatnya mesyuarat berkenaan. • pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa .

• Tujuan : – Meneliti dan membincangnya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang. . – Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan – Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidak mencukupi.

Memangku jawatan semasa ketiadaan Pengerusi. Naib Pengerusi .Jika Pengerusi dan Timbalan Pengerusi tidak ada. . maka Naib Pengerusi akan memangku jawatan semasa ketiadaannya. Timbalan Pengerusi . -Menandatangani peringatan mesyuarat.Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengerusi .Tugas yang sama seperti Pengerusi dan hanya boleh dijalankan semasa ketiadaan Pengerusi.Mempengerusikan mesyuarat. .

Setiausaha Kehormat -Menjalankan kerja-kerja Pertubuhan mengikut peraturanperaturan -Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa. . . . .Bertanggungjawab atas hal-hal kebajikan ahli-ahli persatuan -Memangku jawatan dan tugas-tugas Setiausaha semasa ketiadaannya. -Merekodkan peringatan Mesyuarat bagi semua Mesyuarat Agung dan Jawatankuasa.Membantu Setiausaha dalam menjalankan tugas-tugas.Menyimpan satu buku daftar semua ahli-ahli persatuan. -Boleh menyediakan dan menandatangi semua cek-cek bersama-sama Bendahari. Penolong Setiausaha .Menjalankan semua kerja surat menyurat bagi pihak persatuan ini.

Bendahari -Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Persatuan. . -Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas pembetulannya. -Menandatangani semua cek-cek Persatuan bersama-sama dengan Pengerusi atau Setiausaha. Ahli Jawatankuasa Biasa -Membantu pegawai lain menjalankan tugas mengikut arahan jawatankuasa. -Menyediakan Penyata kira-kira Tahunan di akhir tahun kewangan Persatuan.

 Jawatankuasa kecil hendaklah menjalankan semua tugas-tugas yang diberikan kepadanya dan hendaklah terus menerus tertakluk kepada arahan dan kawalan Jawatankuasa Persekutuan.Kuasa-kuasa Jawatankuasa  Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa melantik Jawatankuasa kecil sekiranya perlu. .  Jawatankuasa hendaklah mempunyai kuasa untuk membuat undang-undang kecil atau perintah-perintah tetap yang selaras dengan undang-undang Persatuan sepertimana yang telah ditetapkan.

AGENDA Mesyuarat •Untuk memaklumkan ahli-ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan. . •Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. •Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal.

Semasa Mesyuarat Pra Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Selepas Mesyuarat .

tarikh & tempat mesyuarat Buat tempahan bilik mesyuarat Tentukan kehadiran Hantar surat jemputan Mengetahui minit mesyuarat yang lalu Membaca kertas kerja Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan Persediaan kemudahan bilik mesyuarat Perbincangan pra-mesyuarat Beritahu etika semasa mesyuarat kepada ahli-ahli .Pra Mesyuarat Tentukan agenda.

Semasa Mesyuarat Menyediakan juru trengkas Memastikan senarai kehadiran Membuat catatan perkara penting yang dibincangkan Memberi kerjasama atau pandangan mengenai keputusan yang dibuat Mengenal pasti tindakan susulan yang perlu diambil .

Sediakan laporan maklumbalas. Menyediakan format minit mesyuarat. Penyediaan minit mesyuarat.Selepas Mesyuarat Menyediakan catatan perbincangan. Mengedarkan minit mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat. . Menyiapkan susunan nama ahli-ahli mesyuarat. Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat.

.MINIT MESYUARAT Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

• • • • • Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi. setiausaha dan ahli mesyuarat • Imej Jabatan/Kementerian .MINIT MESYUARAT Penting sebagai.

PETUA PENULISAN •FAKTA. bukan tanggapan peribadi •PADAT. tunjukan kematangan . bukan bahasa lisan •BAHASA ISTILAH. bukan panjang berjela •JELAS. bukan bercerita •TEPAT. bukan berkias dan berbunga-bunga •BAHASA TULISAN. bukan loghat tempatan •PROFESIONAL.

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK • • • • • • • • TULEN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT .

yang ditulis hanya pokok perbincangan. • Laporan inti sari : tidak dicatatkan nama orang yang mengemukakan pendapat dan butir yang dihujahkan. menolak atau diambil perhatian .CARA PENULISAN MINIT MESYUARAT • Secara verbatim : mencatatkan setiap sesuatu yang diperkatakan oleh ahli yang hadir dan diakhiri dengan persetujuan yang dicapai.ringkasan hujah dan persetujuan sama ada menerima.

Struktur Minit Mesyuarat .

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara yang berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup .

Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan a) b) . Perutusan Pengerusi 2. Perkara-perkara Berbangkit . Pengesahan Minit Mesyuarat 3.CONTOH STRUKTUR MINIT 1.

Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) 5. Penutup . Hal-hal Lain 6. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i.4.

TAMAT .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful