CAPITU LO V

PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL IN TERNO PARA U N EFECTIVO MANEJO FINAN CIERO EN EL LICEO SA N MIGUEL

IN D IC E Pag.

IN TR OD UC C IN 5.1 JU STIFIC AC IN 5.2 OBJETIVOS D E LA PR OPU ESTA 5.2.1 Ge neral 5.2.2 Especficos 5.3 IN STR UC C IONES PAR A SU U SO, D IFU SIN Y MAN TEN IMIEN TO 5.4 ESTR U C TUR A AD MIN ISTR ATIVA FIN ANC IERA 5.4.1Orga nig rama A dministrativo-Fina nciero Pro puesto 5.4.2 C onformacin del C omit Fina nciero 5.5 POLTIC AS PR OPU ESTAS 5.5.1 Fina ncieras 5.5.2 C ontrol d e Efectivo 5.5.3 Emisin de C h equ es 5.5.4 C aja C hica 5.5.5 C uentas p or C ob rar 5.5.6 Inventa rios y C ompras 5.6 FOR MU LAR IOS PR OPU ESTOS 5.6.1. Flujo d e Efectivo 5.6.2. R egistro Auxiliar d e Bancos

65 66 67 67 67 67 68 68 69 70 70 71 72 74 76 77 80 80 81
2

5.6.3. C onciliacin Banca ria 5.6.4. Vouche r 5.6.5. R egistro Auxiliar d e C aja C hica 5.6.6. Vale de C aja C hica 5.6.7 Liq uidaci n de C aj a C hica 5.6.8. Arqu eo d e C aja C hica 5.6.9. C ontrol d e Matrculas y Mensuali da des 5.6.10 C ontrol de M ora y Gestin de C ob ro 5.6.11. R esume n Ejecutivo de la Mo rosid ad 5.6.12. C ontrol de Inventa rios 5.6.13. C ontrol de Prove ed ores 5.6.14 R equisicin d e C ompras 5.7 C R ON OGR AMA D E IMPLEMEN TACION 5.8 C ON SID ER AC IONES FINALES Fuent es de consulta Anexos

82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97

INT RODUCC IN.

El nivel de competitividad q ue se les exige a las empresas aume nta da a da, constituyendo esto un a presi n pa ra qu e todas las org anizacio nes busq uen altern ativas que les pe rmitan l ograr m ayores estn da res de e ficiencia.

El presente docum ento contie ne los ele ment os bsicos para que el Liceo San Miguel im plem ente un SISTEMA D E C ON TR OL IN TER N O PAR A U N EFEC TIVO MAN EJO FIN AN C IER O, que le facilite lograr m ayor eficacia e n la op erativid ad de este recurso.

C on la finali da d d e facilitar la co mprensi n y aplicaci n d e la pro pu esta, sta contiene Instruccion es p ara su de bid a utilizacin y las polticas q ue l a re gula n; asimismo, se incluyen la co nform acin del comit fin anciero, los form atos que ayude n a m aximizar y estan dariza r l os cont roles y finalm ente u n crono grama de impleme ntacin q ue sugie re los per odos en los cu ales se d ebe n re alizar l as actividades qu e pe rmitan lo grar el xito d e la aplicaci n.

5.1. JU STIFIC AC IN .

Los control es ha n sido siemp re una de las p re ocup aciones q ue se plante an en tod a o rg anizaci n, y el Liceo San Mig uel no de be ra se r la excepci n. Por ell o, se incluy e e n este docum ento el proc eso d e cm o a plicar co ntrol es financieros que se an tiles y opo rtun os. Algun as veces en las o rga nizacion es se p rese ntan informes cuyo co nteni do est determina do po r l a o pini n pe rson al d e quie n l o el ab ora, en el sentid o d e que incluye datos q ue a su crite rio so n rel evantes, au n cua ndo no se a lo qu e se esp era del rep orte refe rid o. Asimismo, la costumb re ha s id o dar esp acio a l a creatividad de ca da ope ra dor en cua nto a l a f orm a o esqu ema d e p rese ntar l os re po rtes solicitados, ocasionan do el p robl ema d e qu e la inform acin se vuelve men os prctica al no te ner cla ro e n d nde b uscarla. Atendie ndo la necesid ad d e esta blece r controles fina ncieros inte rnos, y al mismo tiempo, la d e estan da rizar el conte nido y p rese ntacin de l os mismos, la pro pu esta que se presenta a co ntinuaci n incluye los format os a utilizar con el objetivo de cada un o de ellos. C on esta p ro pues ta se preten de co ntrib uir a qu e el C ol egi o cue nte con co ntrol es eficientes que m aximicen la op eratividad fina nciera. El control Inte rno, i nvolucra tod as las reas d e la emp resa, p or ello, la pro pu esta

se delimit esp ecficamente a l a pa rte fina nciera, es decir, d e los distintos eleme ntos qu e constituyen el control inte rn o, (q ue se desa rroll an en el marco terico) s e ab orda exclusivamente los que tie ne n relacin directa con el c ontrol financiero. Asmismo se cree op ortu no qu e e n su mom ento la emp resa pro mu eva el desarroll o del resto de factores para impl eme ntar u n control interno a plicad o a toda la org anizaci n, para lo cual se pu ede hace r uso de tem as de investigacin similares al presente. 5.2. OB JETIVOS D E LA PR OPU ESTA. GEN ER A L.
5

Elabo rar las p olticas y formula rios que pe rmitan establ ecer un sistema de control inte rn o para un efectivo manej o financie ro e n el Liceo Sa n Migu el.

ESPEC FIC OS. Elabo rar las polticas qu e re gule n el cont rol y op eratividad fi nancie ra d el Liceo San Mi guel. D isear los form ula rios necesa rios p ara l a implem entaci n de un sistema de control inte rn o financie ro p ara el Liceo Sa n Migu el. Establecer la co nformacin del comit fin ancie ro que su pe rvise las

funciones d e cada u no d e los puestos.

5.3. IN STRU C CION ES PA R A : U SO El docume nto h a sido dise ad o p ara qu e o rie nte la im plem entaci n d el sistema de control int ern o. En tal se ntido, se co nvierte en una he rramie nta d e consulta pa ra la D ireccin y Personal Admi nistrativo del Lice o San Mig uel . D IFU SIN. El contenid o d e la pro pu esta res pon de a las n ecesida des y caracte rsticas particula res del Liceo San Mig uel. Po r l o tant o, qu ed a a criteri o de l as a utori dad es de la referi da institucin e ducativa el permitirle el acceso a todo el pe rson al de la misma e incluso a pe rson al aje no al C ole gio.

MA N TEN IMIEN TO.

Se recomi end a a las a utori dad es del C ole gio, revisar el cont enid o de este docume nto al m en os un a vez al ao, y actualiza rlo cuan do los cam bios i nternos o del ento rn o lo ame riten.

5.4. ESTR UC TU R A AD MIN ISTR A TIVA -FIN A NC IER A

5.4.1. OR GA N IGR A MA. En base al estudi o re alizad o, se hace la siguie nte prop uesta:
Junta Directiva

G eren te G en eral

Auditor

Co mit financiero

Contad or

Administ radora Ven tas de prod uctos

Coordinado r Pe rsonal de Serv ic io

Asistente Admi nist rativ o

Personal de Ventas

Personal de Serv ici os

Se pro po ne la realizacin de tres cambi os: 1. C omit financiero: estar int egrad o po r el Ge re nte Ge neral, D irector Ge ne ral y C ontador. 2. C ontado r: Se propo ne cont rata r un conta do r a tiemp o completo. 3. Asistente Administrativo: Se prop one fu nja com o a uxiliar cont able y q ue dep en da directame nte del cont ado r.

5.4.2. C ON FOR MA C ION D E C OMIT FIN AN C IER O. Se pro po ne la existencia d e un comit financie ro q ue te ndr la finali dad de a nalizar lo rel aciona do co n las decisio nes de i nversi n, op eraci n y financiaci n d el Liceo San Migu el. Integra nte s. Se considera neces ario q ue el comit est integrad o po r: 1. Gere nte G ene ral 2. D irector Gen eral 3. C ontado r Entre los integ ra ntes deb er elegi rse un C o ordina do r del C omit. R euniones. Sesiona r o rdi nari ame nte u na vez a la sem an a y extrao rdi nari ame nte cua nd o las circunstancias lo justifiquen, me dia nte la reglam entaci n q ue p ara el efecto se ado pte. Sus decisiones de be n toma rse po r may or a y de sus actuaciones se dej ar constancia en Acta suscrita por sus miemb ros. Funcione s. Velar po r el cu mplimie nto d e las polticas rel aciona das co n el man ejo financiero. Aplicar los control es financieros establecid os. Velar p or la p rese ntacin a tiem po d e las declaracion es al fisco. Evaluar las d ecisiones de inve rsin, fina nciamie nto y operacin d el C olegi o. D ar seguimi ento a los nivel es de mora de las cole giatu ras.
8

Elabo rar e implem enta r pla nes estrat gicos. Vigilar la a plicacin y seguimi ento al s istema de co ntrol inte rn o del C ole gio.

5.5. POLITIC A S PR OPU ESTA S. Objetivo : D efini r los p rincipi os y procedimi entos bsicos, medi ante l os cual es se pue da controla r, administrar y resgu ardar los recursos fina ncieros d el Liceo San Miguel.

5.5.1. Financier as. Polticas Gen er ales. 1. Manten er actu alizad os los saldos de los pasivos. 2. Promove r la no re pa rticin de divide nd os para reo rie ntarl os hacia la realizaci n de activida des de inve rsin. 3. D etermin ar nivel es mximos de en de uda miento. 4. Pagos pu ntual es a prove ed ores, con el objetivo de minimiza r carg os por

inters o p ag os tardos po r mora (b anca rios o con p rove edo res). 5. Los bie nes inmu ebl es de la asegu ra dos. 6. Se reten dr y se tratar de o bten er cr ditos para la venta de lib re ra, pap eler a y uniform es, a mane ra d e ma neja r este fon do p ara gastos ope rativos mientras se paga a los p rove edo res. 7. Las utilidad es del ej ercicio se conside ra rn reteni das mie ntras la asam blea gen eral de accionistas no h aya dec retad o el p ago d e divide nd os. emp resa d eb er n ma nten erse siem pre

8. Se elab orarn esta dos de fluj o de efectivo mensu ales, a fin de po der determina r l a dis poni bilida d de este recu rso, p ara garantizar la o pe ratividad del Liceo y como h erramie nta de co ntrol d el efectivo. (Ver form ula rio 1 ). 9. Los Estados Fin ancie ros d eb ern presenta rse me nsualm ente al C omit Financie ro y re alizar s u respectivo a nlisis a fin de con ocer su

comport amient o y establecer pl an es de accin.

5.5.2. C ontrol de Efec tivo. Se define am pliam ente como u n proceso re alizad o po r el consejo d e directo res, administrado res y otro perso nal d e una e ntida d, disead o pa ra prop orcio nar seguri da d razon able con miras al cum plimie nto d e o bjetivos e n las sig uie ntes categor as. Polticas de Op era cin. 1. El Liceo Sa n Mig uel m ante nd r un sistema de re gistros conta b les y auxiliares en los cual es se detalle n los ingresos proveni entes de

colegiatu ras. Adem s, de ben re gistrarse l as ventas e n conce pto d e otros servicios (pa pel era, u niform es, librera y ot ros) qu e se realice n e n el mismo C olegio. 2. Todas las ope racio nes efectua das deb en estar inclui das en los re gistros contables. 3. Todas las op eraciones registra das de be n re prese ntar acontecimie ntos econmicos q ue e n verd ad ocu rri eron y fueron d ebid ame nte auto rizad os por el comit financiero. 4. Los in gresos p rove nient es d e las cole giatu ras y matricul as se ha rn

directam ente e n un a ag encia b anca ria a trav s de talon ari os de pa gos, los que de bern re gistrarse en un co ntrol po r cad a g ra do y seccin (Ver formula rio 9 ).
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5. El dinero man ejad o en efectivo se dep ositar en la cue nta ba n caria a nomb re: ZELAYAN D IA CISN ER OS, S .A. D E C .V., estos fondos sern dep ositados a ms tardar el da h bil siguie nte a su rece pcin. 6. Se de be r ab rir una cue nta esp ecfica por cad a rubro d e in greso, p ara un mejor co ntrol, d e la sig uient e man era: matrcula, cole giatu ras , y una m s para ingresos varios. 7. Todo ing reso po r ve nta d eb e esta r respal dad o por su respectiva factura, recibo, o tiq uete d e caja registrado ra. Estos docume ntos servirn p ara soporta r ad ecua dam ente la o pe raci n contabl e. 8. El encarg ad o(a ) de caj a emitir di ari ame nte un rep orte d e ing resos. 9. El C omit Financiero se r el resp onsa ble de esta blecer el sald o mnimo de caja para la op eratividad ef ectiva del C olegio. 10. Los ingresos ser n re gistrad os de acu erd o con las N IIF/ES (N ormas de Informaci n Fina nciera ad opta das en El Salvado r) 11. Los ing resos recibidos n o po drn se r utilizados p ara cubri r g astos o pag os sin antes hab er d ad o el correspo ndie nte ing reso co ntabl eme nte. 12. Se debe lleva r un lib ro de control auxilia r de ba ncos en el cual se anota rn las remes as re alizadas, che qu es emitidos, cargos y ab on os efectua dos en la cuenta (V er form ula rio 2 ). 13. Los fondos del C ol egio se rn m ensu alment e conciliad os con los saldos banca rios correspo ndi entes del mes, de ntro d e los prime ros diez das d el siguiente mes. C ual qui er diferencia s er investiga da op ortu nam ente po r el respo nsabl e y debe r ser revisad a po r una pers ona distinta a la que la elab or (Ver form ula rio 3 ).

5.5.3. Em isin de C heques.

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Polticas de Op era cin. 1. Todo desem bolso m ayor a $ 50.0 0 de be se r emitid o e n che que y aprob ado por la pe rson a a utoriza da, ad ems de resp ald ado p or docu ment os de p ago corresp on die ntes y se d eb er registra r en el fo rmato prop uesto (Ver formula rio 4 ). 2. Los cheq ues emitidos sern efectivos nicam ente cua nd o teng an la firma de las pe rson as que est n re gistrad as en el ba nco, pa ra tal caso el Ge re nte, el D irector u otro desig nad o po r la Socied ad. 3. N o de be n firm arse che ques en bl anco, ni deja r de compl etar la informacin del taln de la che qu era p ara efectos de u n mejo r control. 4. La docu ment acin d e pa go se arc hivar por l a num eraci n d e los chequ es del b anco, de bien do pe rma nece r a rchivad a d ura nte un pe rodo mnimo de cinco aos poste riores a la fecha d e cierre del ej ercicio contabl e. 5. Toda d ocume ntacin qu e respal de un e greso p or m ed i o d e ch eq ue, d eb er ser estam pad a co n u n sell o d e C AN C ELAD O, el cual d ebe mostra r nm ero de ch eq ue, fech a d e emisin y no mbre del ba nco al q ue pe rten ece la cuenta. 6. D eben p re pa rarse m ensu alment e las conciliaciones ba ncari as

corresp on die ntes, dentro de los prim eros diez das del sigui ente mes. 7. N o se emitirn ch eq ues p os -fech ados baj o ni ngu na circunstancia, salvo aprob acin d el C omit Financie ro y en casos especial es. 8. Todo ch eq ue a nul ado de ber a nexa rse al vouch er (form ula rio 4 ) con la pala bra AN U LAD O y se debe a rchivar ig ualm ente com o si hubiese sido emitido. 9. D ebe establ ecerse un d a de l a seman a p ara la e ntreg a d e cheq ues, sean stos para comp ra de e qui po, remo delacio nes u otros gastos pe rtine ntes

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(en pa rticular, de be c omu nicarse l as p olticas pertin entes con t oda clari dad a los prove edo res). 5.5.4 C aja C hica. Polticas de Op era cin. 1. El monto del fo ndo de C aja C hica ser establ ecido p or el C omit Fi na nciero, se pro pon e qu e inicialme nte sea p or u n valor d e $5 00.0 0 y el monto mximo de p ag o en efectivo ser de $5 0.00. C u alqui er cam bio de esta disposicin slo po dr h acerse previa a probaci n d el C omit, debi en do co nside rarse las necesida des del C ole gio. 2. Los movimie ntos d e C aj a C hica se registra rn e n el mismo da d e las ope racio nes, en el form ato prop uesto (Ve r form ulari o 5). 3. Todo f ond o d e C aja C hica de be se r de uso exclusivo p ara cub rir las necesida des op erativas del Liceo Sa n Migu el. 4. El cheque de a pert ura del fon do y los re embols os futuros de be rn emitirse a nomb re d el encarga do d e C aja C hica. 5. Todo gasto de C aj a C hica en q ue se justifiqu e la no existencia de u na factura o recib o de qui n h a dad o el bien o servicio, po dr ser sopo rtado nicame nte po r val e de caj a chica, previa auto rizacin d el niv el

corresp on die nte (Ve r formul ari o 6). 6. Todo pa go d e C aja C hica deb e estar resp alda do po r un docum ento, q ue re na los siguie ntes re quisitos: Ser docum ento origi nal q ue cumpl a con los re quisitos legal es. Ser emitido a nom bre de ZEC IS, S.A. D E C .V. N o contene r alteracion es ni borro nes. D escribir claram ente el co ncepto d el gasto.

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Mostrar sello o i ndicacin de cancel ad o. Mostrar firm a de recepci n del bi en o servicio.

7. Todo a nticipo pa ra comp ras y/o pag os tendr qu e estar sopo rtad o po r un vale d e C aja C hica, cuya validez estar e n fu ncin de la fi rma qu e lo autorice, d el resp onsa ble d e C aja C hica o d el resp onsa ble q ue e n su ausencia que de h abilita do p ara tal funci n. 8. La C aj a C hica de be r se r liq uid ada o re emb olsad a al a gota rse un 75% de la misma o al final del mes, a efectos de contabilizar los gastos del pe rodo (Ver formula rio 7 ). 9. Peri dicame nte y sin previo aviso, el C onta do r o a qui en se d esigne practicar u n a rq ue o d e los fo nd os d e C aja C hica con el prop sito de verificar qu e se cumpl a con las n ormas y polticas establecid as. Los formula rios d e los arq ue os realiza dos d ebe r n archiva rse e n forma cronol gica. En caso de q ue exista diferencia o C aja C hica no cua dre, el respo nsabl e de ber rei nteg rar el falta nte o de positar el sob ra nte (Ver formula rio 8 ). 10. Toda dife re ncia existente e n los arque os d e caja chica de bern ser rep orta dos al comit financie ro, a fin d e tomar m edid as correctivas.

5.5.5. C uenta s por C obrar. Polticas de C obro. 1. Los p ag os sern re alizad os a t ravs de un Banco (pa ra el caso, a esta fecha el servicio es brin dad o po r Banco Prom rica, en los ho rari os establecidos p or la institucin ).
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2. El talonari o de p ag os deb er llevar estam pad o el sello d e cancela do y la firma del funcio na rio d el Banco. 3. N o se permiten realiza r pa gos pa rciales d e las colegiatu ras. 4. La cuota d eb er se r cancela da a ms tarda r el da 3 0 de cad a mes. 5. El no pa ga r la m atricula y cole giatu ra e n el tiem po estip ulad o causa r una multa de $ 5.00 p or cad a mes de retraso. 6. A ms tarda r 1 5 d as desp us del cie rre d e ca da mes, la co ntabili dad identificar a los alum nos pe ndi entes de p ag o a travs del form ula rio de

C ontrol d e pag os (form ula rio 9 ) y levantar un listado (V er form ula rio 10 ). 7. El listado de alu mnos m orosos se le dar al enca rg ado de cobros, pa ra que lo tramite, realiza ndo llam ad as telefnicas a cada pa dre de familia. Se deb er deja r constancia d e la g estin re alizad a. (Ver form ula rio 1 0). 8. El listado se deb er ir de pu ra ndo, conf orm e se ha gan pag os o arre glos de pag o. Esta actividad se r resp onsa bilida d del encarga do de co bro, b ajo la supervisin de la D ireccin d el C olegi o. 9. C ada 15 das, e n la r eu nin sema nal del comit fin ancie ro del C ole gio, el D irector info rma r sob re el com port amient o d e la mo ra en un res umen ejecutivo (Ve r formul ari o 11) y ent reg ar a cada co ordi na dor de ciclo el listado de los al umn os morosos a su carg o (fo rmul ario 9), pa ra hacer gestiones con ca da ma estro lder. 10. U na seman a antes d e la realizaci n de l os exme nes trimestral es, el encarga do de cobro a travs del coo rdi nad or de ciclo, entreg ar al profesor lder el listado de los alu mnos mo rosos, para la re alizacin de g esti n de mora y descargo. 11. El profeso r ld er, a travs del envo de notas a los pad res de famili a, realiza r la gestin de mo ra y d ebe r adve rtir sob re la necesid ad d e estar al da, previo a la realizaci n de l os exmen es.

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12. El alumno qu e cancele la colegi atur a a ms tarda r 3 das antes de los exmen es trimestrales, deb er presenta r al profes or lder el talo na rio de pag o con el recibo al da. 13. Los alum nos qu e a l a fecha de re alizacin d e ex men es trimestral es se encue ntre n acadmicas. 14. En los casos de los alumn os q ue e n la fecha d e exme nes trim estral es no prese ntaron su solvencia y pa ga re n con fecha p osterio r se les re alizar exmen es dife ridos p ara los cual es de be rn c ancela r a dicion al la ca ntidad de $ 10.0 0 en l a caja d el C olegi o, emitien do el com prob ante d e in greso respectivo (factura). 15. A los alumn os qu e al cie rre del a o escola r n o se e ncuent ren solventes, no se les entre ga rn l as notas final es ni ser n matricul ad os para el p rximo ao (hasta q ue solvente n su situacin de m ora). i nsolventes, no po drn s omete rse a las eval uacion es

5.5.6. IN VEN TAR IOS Y C OMPR A S. Polticas de Op era cin. 1. El C omit defini r un resp onsa ble de realiza r las com pras, de bien do constatar la existencia en i nventa rios d e p ap elera, li brera, u niformes y otros. 2. Se establ ecer el procedim ie nto pa ra el control e n inve ntari o d e los difere ntes suministros d e materi ales, a travs d el mto do PEPS (Ver formula rio 1 2). 3. Se no mbrar a un respons able pa ra la custo dia de l os invent arios, el cual ren dir fianza si la Socieda d del C ole gio as lo establece. 4. Se establece r u n mximo y un mnimo d e existencia.

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5. Se determina r como b od ega el mismo establecimie nto q ue actualm ente se utiliza para ve nta. 6. Se d ebe r lleva r al da el control d e l a existen cia d e inve ntari os p or pro ducto. 7. El resp onsa ble de los i nv enta rios deb er avisar op ortun ame nte al C o ntad or sobre l os suministros de m ateri ales obsol etos y da ados, pa ra l os trmites corresp on die ntes. 8. Se deb er realiza r invent ario fsico de los suministros de mate riales al menos d os veces al ao. Organizacin d e C om pras. 1. El resp onsa ble de comp ras ela borar una p ro gram acin trimestral, e n la cual se utilizar n listas ma estras y est nda res prome dios d e co nsumo d el C olegio. 2. La programaci n de comp ra de p rod uctos (li bros, pa pele ra y unifo rmes) gua rd ar relaci n di recta con las n ecesida des de acuerdo co n las

existencias en tiend a. 3. A efecto de contar con u na bu en a imag en cre diticia y tener acceso a descuent os po r pro nto pa go, se de be r ll evar un registro actualiza do de l os diversos movimient os de provee do res (Ver fo rmul ario 13). 4. El resp onsabl e de i nventa rios ve rificar qu e siem pre se te ng an l as existencias establecid as (tom and o las m ximas y mnim as) e n lib ros, pap eler a y uniformes qu e el alum nad o dem an da, solicitando las compras con la de bida a nteri ori dad. 5. El respo nsable de com pras verificar si los p edid os recibi dos cumpl en con las caracte rsticas solicitadas, tanto en cantid ad co mo en esp ecificaciones pro pias del p ro ducto.

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5.6. FOR MU LA R IOS PR OPU ESTOS . 5.6.1 Flujo de Efec tivo. Objetivo : Provee r info rmaci n sobre los movimie ntos qu e e n mate ria d e efectivo ten ga el Liceo, en u n pe riod o det ermin ad o. (Ing resos y egres os) FOR MU LA R IO 1.

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5.6.2 R egistro A uxiliar de B an cos. Objetivo : R egistrar los e gresos e i ngresos en form a correlativa, qu e pe rmita conse nsua r las ope racio nes re alizadas e n los bancos me nsualme nte. FOR MU LA R IO 2.

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LICEO SAN MIGUEL ZECIS, S.A. DE C.V. REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS

BANCO: NMERO CTA.:

FECHA

N COMPROBANTE

CONCEPTO

CARGO

ABONO

SALDO

TOTALES

ELABORADO POR NOMBRE Y FIRMA

REVISADO POR NOMBRE Y FIRMA

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5.6.3 C onciliacin B anca ria. Objetivo : C otejar los registros d e ing resos y egresos ba ncari os realiza dos p or el Lice o San Miguel, con el info rme m ensu al qu e emite el ba nco. FOR MU LA R IO 3.
LICEO SAN MIGUEL ZECIS, S.A. DE C.V. CONCILIACIONES BANCARIA
BANCO:_________________________________________ CUENTA BANCARIA NUMERO: _____________________
FECHA INICIAL: FECHA FINAL:

00/00/00 00/00/00
DESCRIPCIN CARGOS ABONOS SALDO

FECHA

N COMPROBANTE

TOTALES RESUMEN SALDO ANTERIOR. TOTAL DE CARGOS TOTAL DE ABONOS. CHEQUES EN TRANSITO DEPOSITOS EN TRANSITOS. SALDO ACTUAL

$ VALOR

5.6.4 Voucher.
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Objetivo : R egistrar info rmaci n especifica sobre cada che qu e emitido e n forma co rrel ativa.

FOR MU LA R IO 4.

LICEO SAN M IG UEL ZECIS, S.A . DE C .V. CO MPRO BANTE DE CHEQ UE

LUGA R Y FE CHA: ____ _____ ______ _____ ______ _____ VAL O R $ ______ _____ ____ PG UES E A LA O RDE N DE: ___ ______ _____ ______ _____ ______ _____ ______ ____ LA S UM A DE: _____ ______ _____ ______ ____ _ ______ _____ ______ _____ DL A RE S

BA NCO_____ _____ ____ CUE NTA __ ______ _____ ___

# CHE Q UE _ ______ _____

CO DIG O

CO NCEPTO

CARG O

ABO NO

SALDO

TOTALE S

_ _ __ __ __ __ __ _ ELABORAD O

_ __ __ __ __ _ __ __ REVISADO

_ __ _ __ __ __ __ __ _ AUTORIZADO

__ __ __ __ __ __ __ _ __ RECIBE

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5.6.5 R egistro A uxiliar de C aja C hica. Objetivo: R egistrar e n form a orden ad a los gastos realiz ados d el efectivo asigna do a C aja C hica del C olegi o.

FOR MU LA R IO 5.

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5.6.6 Vale de C aja C hica. Objetivo: Prop orcion ar un comp ro ba nte o form ula rio d e control pa ra registra r las salidas de efectivo, previas a la obte ncin d e factura u ot ros docum entos p rob atori os. FOR MU LA R IO 6.

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5.6.7 Liquidacin de C aja C hica. Objetivo : R eintegrar l os fon dos q ue ha n sido utilizad os po r p arte d el C ole gio para la ope rativida d, media nte doc ument os compro bato rios.

FOR MU LA R IO 7.

25

5.6.8 A rqueo de C aja C hica. Objetivo : Provee r u n i nstrume nto que facilite el arqu eo de c aja chica, pa ra re alizar l as audito ras de efectivo en fo rma o port una. FOR MU LA R IO 8.

26

5.6.9 C ontrol de Matriculas y Mensu alidade s. Objetivo : Identificar o po rtun ame nte el n mero de m atriculas y m ensu alida des ca ncelad as por los al umnos inscritos por ciclo.

FOR MU LA R IO 9.

27

5.6.10 C ontrol de Mo ra y G estin d e C obro Objetivo : Establecer u n re gistro po r mes d e los alumn os en mo ra co n sus respectivas cuotas y registra en fo rma o po rtun a los eventos qu e se realice n pa ra su recup eraci n.

FOR MU LA R IO 10.

LICEO SAN MIGUEL ZECIS, S.A. DE C.V. CONTROL DE MORA Y GESTIN DE COBRO
MES Y AO:___________________

No.

NOMBRE DEL ALUMNO

GRADO Y SECCION

No. CUOTAS PENDIENTES

VALOR

PADRE DE FAMILIA O RESPONSIBLE

FECHA

GESTION DE COBRO

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

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5.6.11 R esum en Ejecu tivo de Moro sidad Objetivo : Brind ar a l as altas aut orid ad es un resum en d e la situaci n d e la m ora po r ciclo y el monto q ue representa. FOR MU LA R IO 11.

LICEO SAN MIGUEL ZECIS, S.A. DE C.V. RESUMEN EJECUTIVO DE MOROSIDAD

DEL____ AL _______MES___________AO______

NIVEL EDUCATIVO

MATRICULA

No. CUOTAS EN MORA

VALOR CUOTAS

TOTAL MORA

Parvularia Primer Ciclo Segundo Ciclo Tercer Ciclo Bachillerato TOTALES $ $ $

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

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5.6.12 C ontrol de inv entarios. Objetivo : Prop orcion ar un a boleta d e cont rol de i nventa rio s al Lice o Sa n Mig uel qu e registre las entra das, salidas y existencia (librer a, pap eler a y uniform es y otros). FOR MU LA R IO 12.

30

5.6.13 C ontrol de Pro ve edor es. Objetivo : R ealizar los re gistros y los pagos pen die ntes con proveed ores en form a op or tu na.

FOR MU LA R IO 13.

31

5.6.14 R equisicin d e C om pras. Objetivo : Establecer un registro d e los pedi dos re alizad os a los provee do res, que p rove a la informaci n nec esaria para el levant amient o del inve ntari o as como el control d el mismo. FOR MU LA R IO 14.

5.7 C R ON OGR A MA DE IMPLEMEN TA C ION

32

A no: 200 8 Sem ana s Presentaci n a Junta D irectiva C ontrataci n de C onta do r D ifusin de la prop uesta R eestructuraci n administrativa C apacitacion es 1

Enero 2 3 4 1

Febre ro 2 3 4

5.8 C ON SID ERA C ION ES FINA LES

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Para p rom over o i ncentivar l a cancelaci n de l as cuotas de form a pu ntual se evalu la aplicaci n de un a p oltica d e d escuent o p or pronto p ago d el 1 0% , al ser comp ro bad a num ricam ente refl eja un costo d e ca pital su peri or a l as tasas activas del sistema financiero. Por lo cual se considera que esa poltica no es aplica ble da das las condicio nes del sector. La p rop uesta incluye aspectos qu e pu dieran co nside rarse de carcter tcnico, qu e en s u m oment o el p erso nal actual se ve ra en la necesid ad de recibir asesoras o cap acitacion es especficas, lo cual debe r se r evalu ado por las a utori dad es del Lice o San Mig uel. El control inte rno i ncluye tod as las reas de l a orga nizacin, n o obsta nte, en este docume nto, se da resp uesta nicam ente a la p arte fin anciera, por lo que se sugie re q ue esta prop uesta sea el inicio de u na seri e de cambi os que conll even a l a aplicaci n del control interno e n su totalida d

FU EN TES DE C ON SU LTA B IB LIOGR A FA

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En lo q ue respecta al contexto te rico se ha n toma do en cu enta l as ob ras y autores siguient es: 1. Emery, D ouglas R ; Finnerty, John D ; Stow e, John D Fundam entos de

Administracin Fi na nciera 1 Edici n, Editora Pe arso n Educ acin, Mxico, ao 2 00 0 2. Estupin Gait n, R od rig o A dministraci n o G estin de R iesgo E.R . M y la audito ria inte rn a. Primera edici n Bog ota ag osto 200 6 3. Galla ghe r Timothy J; Andrew , Joseph D Jr, Administraci n Fina nciera, Teor a y Prctica. 2 Edicin, Editora Pretince H all, C olombi a, a o 200 1. 4. Law re nce J. Gitm an Admi nistracin fina nciera, d cima edici n. Pe arson Eddison W esley. Mexico, ao 2 00 3 5. Meigs. W illiams; H aka. Bettener. C ontabili dad, U nd cima edici n, Mc Graw H ill, C olombia, ao 20 03 6. Montilla B, Sa muel Albe rto; C ante, S an dra Yolin a A udito ria del C ontrol intern o. Eco edicion es. C olombia, a o 20 04 7. Montilla, Sam uel Alb erto C ontrol Inte rno Te rcera e dicin, Eco Edicio nes, C olombia, a o 2 004 8. Ochoa S etzer, Gu ad alup e, a dministracin Fi nancie ra , Editora Mc Graw H ill, Mxico, ao 2003 9. Scott Besley Eugene; Bri gham, F. Fu nd ame ntos de Admi nistracin

Financie ra, Mc Graw H ill, XII edicin, Mxico, ao 200 4 10. Van H orn e, James C , Administracin Fin ancie ra, Pre ntice H all, X edicin, Mxico. Ao 200 3

35