P. 1
Slide Administrasi Dan Teknik Pembuatan Proposal

Slide Administrasi Dan Teknik Pembuatan Proposal

|Views: 164|Likes:
Dipublikasikan oleh ayu_wulansari80

More info:

Published by: ayu_wulansari80 on Apr 27, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/20/2012

pdf

text

original

ADMINISTRASI KEARSIPAN

Oleh : Edi Setiawan Intelektual Muda Muhammadiyah Disampaikan pada acara Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) PK. DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat

PENGERTIAN
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa bukubuku, laporan, makalah, surat, dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)

SISTEM SUBJECT (SUBJECT FILING) SISTEM PENGARSIPAN

SISTEM TANGGAL (CRONOLOGICAL FILING) SISTEM DAERAH (GEOGRAPHICAL FILING)

SISTEM NOMOR (NUMERICAL FILING)

dan kelembapan. serta Mudah diawasi .TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP Tempat penyimpanan (map/ lemari) Arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak) Tempat penyimpanan terhindar dari Api. air.

MENGAJUKAN PERMOHONAN PENETAPAN BATAS WAKTU PEMINJAMAN ARSIP PENGAMBILAN ARSIP PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP MEMERIKSA KEUTUHAN ARSIP SEMULA MENGEMBALIKAN ARSIP KE TEMPAT SEMULA .

PENYUSUTAN ARSIP TUJUAN Mengendalikan arus Arsip Serta mengatur Penyelamatan arsip Pendayagunaan arsip Sebagai berkas kerja Maupun referensi Pertimbangan ekonomis Yg berkaitan dengan Keterangan. ruangan. maupun peralatan .

Pertimbangan penyusutan arsip Nilai administrati f Nilai keuangan Nilai Penelitian Dan sejarah Usia arsip •Penjilidan •Pemusnahan •penyerahan .

PENGGOLONGAN SURAT MENYURAT ADMINISTRASI KEARSIPAN PROPOSAL PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) .

.PENGERTIAN SURAT Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupatulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu Peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

ALAT KOMUNIKASI DOKUMENTASI ORGANISASI FUNGSI SURAT ALAT PEMBUKTIAN (TANDA BUKTI) .

Menurut jenis: •Surat keputusan •Surat mandat/tugas •Surat instruksi •Surat undangan •Surat penghargaan/syahadah Menurut Wujud: •Kartu pos •Telegram •Nota •Biasa MACAM-MACAM SURAT Menurut isi/ keamanan : • sangat rahasia (vital) • rahasia (penting) • Biasa • Tidak penting .

Bentuk blockstyle Menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai EYD Bentuk surat Isi surat .

Penulisan nomor surat Surat ke-22 dari PK DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat Perihal undangan menghadiri kegiatan yang diadakan bidang Organisasi kepada PC. IMM Ciputat 22/A-9/IX/2012 Keterangan : 22 A 15 IX 2012 : Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan terkait bidang dakwah : kode wilayah : Tahun pembuatan surat .

KODE DAN INDEKS SURAT Kode surat wilayah : Wilayah Sumatra Selatan Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Tengah Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Irian Jaya : XXVI : VII : IX : XI : XXI Yang digunakan .

INDEKS SURAT MENYURAT IMM A. I Lain..G Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan ………………………. B Lembaga AUM…………………………C Pemerintah ……………………………...lain …………………………………J . F Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat …………………….H Hubungan luar negeri …………………. D Instansi swasta dan profesi…………. Hubungan Kelembagaan • • • • • • • • • • Organisasi Intern IMM ……………….. A Muhammadiyah dan ortom…………. E Organisasi sosial politik……………….

.. bulanan... dll)………….14 Dakeah dan media masa ……………………………………………………………. dll) …………………………………………… 3 Intruksi.11 Iptek ……………………………………………………………………………………. pelimpahan.15 lain-lain …………………………………………………………………………………. Pengumuman.13 Ke-IMMawatian ………………………………………………………………………. 6 usaha keuangan ………………………………………………………………………. triwulan. tanwir. dll) ………………………… 2 laporan (tahunan. musyawarah. panggilan.. 1 Permusyawaratan (muktamar. pedoman ……………………………………. seruan ………………………………………………………….12 sosial kemasyarakatan ……………………………………………………………….. 7 Pendataan ………………………………………………………………………………8 keorganisasian …………………………………………………………………………9 kaderisasi ………………………………………………………………………………10 Hikmah ………………………………………………………………………………….Urusan-urusan • • • • • • • • • • • • • • • • pengesahan (pengangkatan. 5 Perlengkapan dan hak milik …………………………………………………………..16 ... perjanjian. 4 Maklumat. tuntunan. penugasan.

TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL .

.DEFINISI Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan.

BENTUK PROPOSAL • Proposal Rencana Kegiatan – Usaha (Bisnis) – Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan • Proposal Penelitian  Skripsi. Magang • Proposal Bantuan Dana (Sponsorship) . Tesis.

Susunan Acara f. Latar Belakang b. Waktu dan Tempat d. Susunan Kepanitiaan e. Jenis dan tema Kegiatan b. Target/ Sasaran Kegiatan c. Dasar Pemikiran c. Tujuan RENCANA KEGIATAN a. Anggaran Dana PENUTUP terlampir .KERANGKA PROPOSAL PENDAHULUAN a.

Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan Jenis Kegiatan  Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian kegiatan Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan. Target/sasaran  Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb .Unsur-unsurnya • Dasar Pemikiran  berisi pokok-pokok pemikiran akan • • • • perlunya melaksanakan kegiatan tertentu.

Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan. Penutup  berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh. serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan.• Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Kapan waktu kegiatan tersebut • • • • • dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. . Susunan Acara  harus jelas dan terperinci Anggaran Biaya  penyusunannya harus logis dan realistis.

Bagaimana membuat proposal kegiatan yang baik?? .

Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia Menyusun draft proposal dengan sistematis. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju. . sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan. baik internal maupun eksternal. dan realistis Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas. menarik.Hal-hal yang Perlu Diperhatikan • Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa • • • • • orang yang ahli dalam menyusun proposal. direvisi dan disetujui.

Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan. Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.MANFAAT PROPOSAL • Menjelaskan secara tidak langsung kepada • • pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. .

Bagaimana membuat proposal Sponsorship yang baik?? .

. So…Make it Different… Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara.Bedanya Apa??? • Proposal Sponsorship is unique. Karena inti • dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita.

Penonton atau peserta  berkaitan dengan skala jumlah peserta Tempat penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan Bagaimana kegiatan tsb dilakukan . 3.Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan!!! 1. 5. 6. penyelenggara dimata sponsor. Penyelenggara  Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas 2. Jenis Kegiatan  Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. 4.

Mencantumkan kontraprestasi kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut. Follow up 12. 9. Presentasi 11.7. 10. video atau kliping koran dari kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan. Membuat LPJ Kegiatan . yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut. 8. Lampiran gambar.

maka lakukanlah Proof reading. Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship. supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis. untuk menghindari kesalahan penulisan. Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull Buatlah tema design anda (themes). maka buatlah design cover yang menarik (eye catching). jadi buatlah sekreatif kalian!!! . Setelah proposal jadi. Gunakan warna yang soft. Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya. Design halaman content menyesuaikan themes. jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca.Tips-tips • Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan • • • • • • sisi kualitas.

IMM Ciputat Ketua Umum PK. Distekpertum IMM Cabang Ciputat Pekerjaan : Editor RMBooks E-mail : 3di.Edi Setiawan Lahir.stia@gmail. Bogor 25 Agustus 1985 Pendidikan Organisasi : S-1 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Ketua Bidang Keilmuan DPD IMM DKI Jakarta Sekretaris Umum PC.com Hp : 081585877010 31 . Muhammadiyah Ciputat Sekretaris Umum PC.

Shawab 32 .Terimakasih Wa Allahu A’lam bi al.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->