ADMINISTRASI KEARSIPAN

Oleh : Edi Setiawan Intelektual Muda Muhammadiyah Disampaikan pada acara Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) PK. DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat

PENGERTIAN
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa bukubuku, laporan, makalah, surat, dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)

SISTEM SUBJECT (SUBJECT FILING) SISTEM PENGARSIPAN

SISTEM TANGGAL (CRONOLOGICAL FILING) SISTEM DAERAH (GEOGRAPHICAL FILING)

SISTEM NOMOR (NUMERICAL FILING)

serta Mudah diawasi .TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP Tempat penyimpanan (map/ lemari) Arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak) Tempat penyimpanan terhindar dari Api. dan kelembapan. air.

MENGAJUKAN PERMOHONAN PENETAPAN BATAS WAKTU PEMINJAMAN ARSIP PENGAMBILAN ARSIP PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP MEMERIKSA KEUTUHAN ARSIP SEMULA MENGEMBALIKAN ARSIP KE TEMPAT SEMULA .

maupun peralatan . ruangan.PENYUSUTAN ARSIP TUJUAN Mengendalikan arus Arsip Serta mengatur Penyelamatan arsip Pendayagunaan arsip Sebagai berkas kerja Maupun referensi Pertimbangan ekonomis Yg berkaitan dengan Keterangan.

Pertimbangan penyusutan arsip Nilai administrati f Nilai keuangan Nilai Penelitian Dan sejarah Usia arsip •Penjilidan •Pemusnahan •penyerahan .

PENGGOLONGAN SURAT MENYURAT ADMINISTRASI KEARSIPAN PROPOSAL PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) .

PENGERTIAN SURAT Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupatulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu Peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. .

ALAT KOMUNIKASI DOKUMENTASI ORGANISASI FUNGSI SURAT ALAT PEMBUKTIAN (TANDA BUKTI) .

Menurut jenis: •Surat keputusan •Surat mandat/tugas •Surat instruksi •Surat undangan •Surat penghargaan/syahadah Menurut Wujud: •Kartu pos •Telegram •Nota •Biasa MACAM-MACAM SURAT Menurut isi/ keamanan : • sangat rahasia (vital) • rahasia (penting) • Biasa • Tidak penting .

Bentuk blockstyle Menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai EYD Bentuk surat Isi surat .

IMM Ciputat 22/A-9/IX/2012 Keterangan : 22 A 15 IX 2012 : Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan terkait bidang dakwah : kode wilayah : Tahun pembuatan surat .Penulisan nomor surat Surat ke-22 dari PK DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat Perihal undangan menghadiri kegiatan yang diadakan bidang Organisasi kepada PC.

KODE DAN INDEKS SURAT Kode surat wilayah : Wilayah Sumatra Selatan Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Tengah Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Irian Jaya : XXVI : VII : IX : XI : XXI Yang digunakan .

H Hubungan luar negeri ………………….G Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan ……………………….. Hubungan Kelembagaan • • • • • • • • • • Organisasi Intern IMM ……………….INDEKS SURAT MENYURAT IMM A.lain …………………………………J . D Instansi swasta dan profesi…………. B Lembaga AUM…………………………C Pemerintah ……………………………. F Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat …………………….. E Organisasi sosial politik……………….. I Lain. A Muhammadiyah dan ortom…………..

dll) ………………………… 2 laporan (tahunan. bulanan. musyawarah.13 Ke-IMMawatian ………………………………………………………………………. tuntunan. tanwir.. 6 usaha keuangan ………………………………………………………………………. 5 Perlengkapan dan hak milik …………………………………………………………. 4 Maklumat..16 . panggilan. 7 Pendataan ………………………………………………………………………………8 keorganisasian …………………………………………………………………………9 kaderisasi ………………………………………………………………………………10 Hikmah …………………………………………………………………………………. 1 Permusyawaratan (muktamar...14 Dakeah dan media masa ……………………………………………………………. triwulan. Pengumuman.11 Iptek ……………………………………………………………………………………. pedoman ……………………………………. penugasan. dll)…………. dll) …………………………………………… 3 Intruksi.12 sosial kemasyarakatan ……………………………………………………………….Urusan-urusan • • • • • • • • • • • • • • • • pengesahan (pengangkatan. perjanjian..15 lain-lain …………………………………………………………………………………... seruan …………………………………………………………... pelimpahan.

TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL .

DEFINISI Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan. .

BENTUK PROPOSAL • Proposal Rencana Kegiatan – Usaha (Bisnis) – Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan • Proposal Penelitian  Skripsi. Tesis. Magang • Proposal Bantuan Dana (Sponsorship) .

Target/ Sasaran Kegiatan c. Waktu dan Tempat d. Susunan Acara f. Latar Belakang b. Jenis dan tema Kegiatan b. Dasar Pemikiran c.KERANGKA PROPOSAL PENDAHULUAN a. Susunan Kepanitiaan e. Anggaran Dana PENUTUP terlampir . Tujuan RENCANA KEGIATAN a.

Unsur-unsurnya • Dasar Pemikiran  berisi pokok-pokok pemikiran akan • • • • perlunya melaksanakan kegiatan tertentu. Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan Jenis Kegiatan  Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Target/sasaran  Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb . Juga bisa berupa rangkaian kegiatan Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan.

• Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Kapan waktu kegiatan tersebut • • • • • dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. Penutup  berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan. . Susunan Acara  harus jelas dan terperinci Anggaran Biaya  penyusunannya harus logis dan realistis. serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan.

Bagaimana membuat proposal kegiatan yang baik?? .

Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju.Hal-hal yang Perlu Diperhatikan • Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa • • • • • orang yang ahli dalam menyusun proposal. dan realistis Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas. yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia Menyusun draft proposal dengan sistematis. sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan. baik internal maupun eksternal. direvisi dan disetujui. menarik. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. .

.MANFAAT PROPOSAL • Menjelaskan secara tidak langsung kepada • • pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan. Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.

Bagaimana membuat proposal Sponsorship yang baik?? .

. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. So…Make it Different… Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara. Karena inti • dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi.Bedanya Apa??? • Proposal Sponsorship is unique.

Penonton atau peserta  berkaitan dengan skala jumlah peserta Tempat penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan Bagaimana kegiatan tsb dilakukan .Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan!!! 1. Jenis Kegiatan  Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. 5. penyelenggara dimata sponsor. Penyelenggara  Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas 2. 3. 6. 4.

8. yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut. video atau kliping koran dari kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut. 9. Lampiran gambar. 10.7. Mencantumkan kontraprestasi kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Follow up 12. Presentasi 11. Membuat LPJ Kegiatan .

Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya.Tips-tips • Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan • • • • • • sisi kualitas. Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship. maka lakukanlah Proof reading. jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Setelah proposal jadi. jadi buatlah sekreatif kalian!!! . Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull Buatlah tema design anda (themes). maka buatlah design cover yang menarik (eye catching). Design halaman content menyesuaikan themes. Gunakan warna yang soft. untuk menghindari kesalahan penulisan. supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.

Edi Setiawan Lahir. Muhammadiyah Ciputat Sekretaris Umum PC.stia@gmail. Distekpertum IMM Cabang Ciputat Pekerjaan : Editor RMBooks E-mail : 3di. IMM Ciputat Ketua Umum PK. Bogor 25 Agustus 1985 Pendidikan Organisasi : S-1 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Ketua Bidang Keilmuan DPD IMM DKI Jakarta Sekretaris Umum PC.com Hp : 081585877010 31 .

Shawab 32 .Terimakasih Wa Allahu A’lam bi al.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.