ADMINISTRASI KEARSIPAN

Oleh : Edi Setiawan Intelektual Muda Muhammadiyah Disampaikan pada acara Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) PK. DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat

PENGERTIAN
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa bukubuku, laporan, makalah, surat, dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)

SISTEM SUBJECT (SUBJECT FILING) SISTEM PENGARSIPAN

SISTEM TANGGAL (CRONOLOGICAL FILING) SISTEM DAERAH (GEOGRAPHICAL FILING)

SISTEM NOMOR (NUMERICAL FILING)

dan kelembapan. serta Mudah diawasi .TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP Tempat penyimpanan (map/ lemari) Arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak) Tempat penyimpanan terhindar dari Api. air.

MENGAJUKAN PERMOHONAN PENETAPAN BATAS WAKTU PEMINJAMAN ARSIP PENGAMBILAN ARSIP PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP MEMERIKSA KEUTUHAN ARSIP SEMULA MENGEMBALIKAN ARSIP KE TEMPAT SEMULA .

ruangan.PENYUSUTAN ARSIP TUJUAN Mengendalikan arus Arsip Serta mengatur Penyelamatan arsip Pendayagunaan arsip Sebagai berkas kerja Maupun referensi Pertimbangan ekonomis Yg berkaitan dengan Keterangan. maupun peralatan .

Pertimbangan penyusutan arsip Nilai administrati f Nilai keuangan Nilai Penelitian Dan sejarah Usia arsip •Penjilidan •Pemusnahan •penyerahan .

PENGGOLONGAN SURAT MENYURAT ADMINISTRASI KEARSIPAN PROPOSAL PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) .

PENGERTIAN SURAT Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupatulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu Peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. .

ALAT KOMUNIKASI DOKUMENTASI ORGANISASI FUNGSI SURAT ALAT PEMBUKTIAN (TANDA BUKTI) .

Menurut jenis: •Surat keputusan •Surat mandat/tugas •Surat instruksi •Surat undangan •Surat penghargaan/syahadah Menurut Wujud: •Kartu pos •Telegram •Nota •Biasa MACAM-MACAM SURAT Menurut isi/ keamanan : • sangat rahasia (vital) • rahasia (penting) • Biasa • Tidak penting .

Bentuk blockstyle Menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai EYD Bentuk surat Isi surat .

IMM Ciputat 22/A-9/IX/2012 Keterangan : 22 A 15 IX 2012 : Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan terkait bidang dakwah : kode wilayah : Tahun pembuatan surat .Penulisan nomor surat Surat ke-22 dari PK DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat Perihal undangan menghadiri kegiatan yang diadakan bidang Organisasi kepada PC.

KODE DAN INDEKS SURAT Kode surat wilayah : Wilayah Sumatra Selatan Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Tengah Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Irian Jaya : XXVI : VII : IX : XI : XXI Yang digunakan .

G Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan ……………………….INDEKS SURAT MENYURAT IMM A. B Lembaga AUM…………………………C Pemerintah ……………………………. D Instansi swasta dan profesi………….. Hubungan Kelembagaan • • • • • • • • • • Organisasi Intern IMM ……………….lain …………………………………J .... A Muhammadiyah dan ortom………….H Hubungan luar negeri …………………. I Lain. F Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat ……………………. E Organisasi sosial politik……………….

.. triwulan.. seruan …………………………………………………………. 4 Maklumat. penugasan. tanwir..Urusan-urusan • • • • • • • • • • • • • • • • pengesahan (pengangkatan..14 Dakeah dan media masa ……………………………………………………………..15 lain-lain ………………………………………………………………………………….. 7 Pendataan ………………………………………………………………………………8 keorganisasian …………………………………………………………………………9 kaderisasi ………………………………………………………………………………10 Hikmah …………………………………………………………………………………. dll) …………………………………………… 3 Intruksi. pedoman ……………………………………. 1 Permusyawaratan (muktamar.13 Ke-IMMawatian ………………………………………………………………………. 5 Perlengkapan dan hak milik …………………………………………………………. dll)………….11 Iptek ……………………………………………………………………………………. pelimpahan. perjanjian. 6 usaha keuangan ……………………………………………………………………….12 sosial kemasyarakatan ………………………………………………………………. musyawarah.. Pengumuman.16 . dll) ………………………… 2 laporan (tahunan. panggilan. tuntunan.. bulanan.

TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL .

.DEFINISI Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan.

BENTUK PROPOSAL • Proposal Rencana Kegiatan – Usaha (Bisnis) – Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan • Proposal Penelitian  Skripsi. Tesis. Magang • Proposal Bantuan Dana (Sponsorship) .

Susunan Kepanitiaan e. Jenis dan tema Kegiatan b. Dasar Pemikiran c. Target/ Sasaran Kegiatan c. Latar Belakang b.KERANGKA PROPOSAL PENDAHULUAN a. Tujuan RENCANA KEGIATAN a. Anggaran Dana PENUTUP terlampir . Waktu dan Tempat d. Susunan Acara f.

Target/sasaran  Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb . Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan Jenis Kegiatan  Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian kegiatan Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan.Unsur-unsurnya • Dasar Pemikiran  berisi pokok-pokok pemikiran akan • • • • perlunya melaksanakan kegiatan tertentu.

Penutup  berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh. serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan. . Susunan Acara  harus jelas dan terperinci Anggaran Biaya  penyusunannya harus logis dan realistis. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan.• Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Kapan waktu kegiatan tersebut • • • • • dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan.

Bagaimana membuat proposal kegiatan yang baik?? .

direvisi dan disetujui. yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia Menyusun draft proposal dengan sistematis. baik internal maupun eksternal. sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan. menarik. . dan realistis Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas.Hal-hal yang Perlu Diperhatikan • Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa • • • • • orang yang ahli dalam menyusun proposal. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju.

Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan.MANFAAT PROPOSAL • Menjelaskan secara tidak langsung kepada • • pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. .

Bagaimana membuat proposal Sponsorship yang baik?? .

Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. So…Make it Different… Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara. Karena inti • dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi.Bedanya Apa??? • Proposal Sponsorship is unique. .

6. 5. Penyelenggara  Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas 2. 4. 3. Jenis Kegiatan  Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan!!! 1. Penonton atau peserta  berkaitan dengan skala jumlah peserta Tempat penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan Bagaimana kegiatan tsb dilakukan . penyelenggara dimata sponsor.

10. Follow up 12. 8. video atau kliping koran dari kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan. Membuat LPJ Kegiatan . Lampiran gambar. Presentasi 11. Mencantumkan kontraprestasi kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.7. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut. 9.

maka lakukanlah Proof reading. Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship. Design halaman content menyesuaikan themes. jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya. Gunakan warna yang soft. Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull Buatlah tema design anda (themes). untuk menghindari kesalahan penulisan. supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.Tips-tips • Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan • • • • • • sisi kualitas. Setelah proposal jadi. jadi buatlah sekreatif kalian!!! . maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).

IMM Ciputat Ketua Umum PK. Bogor 25 Agustus 1985 Pendidikan Organisasi : S-1 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Ketua Bidang Keilmuan DPD IMM DKI Jakarta Sekretaris Umum PC.Edi Setiawan Lahir. Muhammadiyah Ciputat Sekretaris Umum PC. Distekpertum IMM Cabang Ciputat Pekerjaan : Editor RMBooks E-mail : 3di.com Hp : 081585877010 31 .stia@gmail.

Terimakasih Wa Allahu A’lam bi al.Shawab 32 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful