ADMINISTRASI KEARSIPAN

Oleh : Edi Setiawan Intelektual Muda Muhammadiyah Disampaikan pada acara Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) PK. DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat

PENGERTIAN
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa bukubuku, laporan, makalah, surat, dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat atau surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

SISTEM ABJAD (ALPHABETIC FILING)

SISTEM SUBJECT (SUBJECT FILING) SISTEM PENGARSIPAN

SISTEM TANGGAL (CRONOLOGICAL FILING) SISTEM DAERAH (GEOGRAPHICAL FILING)

SISTEM NOMOR (NUMERICAL FILING)

TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP Tempat penyimpanan (map/ lemari) Arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak) Tempat penyimpanan terhindar dari Api. dan kelembapan. serta Mudah diawasi . air.

MENGAJUKAN PERMOHONAN PENETAPAN BATAS WAKTU PEMINJAMAN ARSIP PENGAMBILAN ARSIP PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP MEMERIKSA KEUTUHAN ARSIP SEMULA MENGEMBALIKAN ARSIP KE TEMPAT SEMULA .

maupun peralatan .PENYUSUTAN ARSIP TUJUAN Mengendalikan arus Arsip Serta mengatur Penyelamatan arsip Pendayagunaan arsip Sebagai berkas kerja Maupun referensi Pertimbangan ekonomis Yg berkaitan dengan Keterangan. ruangan.

Pertimbangan penyusutan arsip Nilai administrati f Nilai keuangan Nilai Penelitian Dan sejarah Usia arsip •Penjilidan •Pemusnahan •penyerahan .

PENGGOLONGAN SURAT MENYURAT ADMINISTRASI KEARSIPAN PROPOSAL PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) .

PENGERTIAN SURAT Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupatulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu Peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. .

ALAT KOMUNIKASI DOKUMENTASI ORGANISASI FUNGSI SURAT ALAT PEMBUKTIAN (TANDA BUKTI) .

Menurut jenis: •Surat keputusan •Surat mandat/tugas •Surat instruksi •Surat undangan •Surat penghargaan/syahadah Menurut Wujud: •Kartu pos •Telegram •Nota •Biasa MACAM-MACAM SURAT Menurut isi/ keamanan : • sangat rahasia (vital) • rahasia (penting) • Biasa • Tidak penting .

Bentuk blockstyle Menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai EYD Bentuk surat Isi surat .

Penulisan nomor surat Surat ke-22 dari PK DISTEKPERTUM IMM Cabang Ciputat Perihal undangan menghadiri kegiatan yang diadakan bidang Organisasi kepada PC. IMM Ciputat 22/A-9/IX/2012 Keterangan : 22 A 15 IX 2012 : Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan terkait bidang dakwah : kode wilayah : Tahun pembuatan surat .

KODE DAN INDEKS SURAT Kode surat wilayah : Wilayah Sumatra Selatan Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Tengah Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Irian Jaya : XXVI : VII : IX : XI : XXI Yang digunakan .

H Hubungan luar negeri …………………. E Organisasi sosial politik……………….lain …………………………………J .G Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan ………………………. F Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat ……………………. D Instansi swasta dan profesi………….INDEKS SURAT MENYURAT IMM A. I Lain.. Hubungan Kelembagaan • • • • • • • • • • Organisasi Intern IMM ………………... B Lembaga AUM…………………………C Pemerintah …………………………….. A Muhammadiyah dan ortom………….

11 Iptek ……………………………………………………………………………………..13 Ke-IMMawatian ………………………………………………………………………. pelimpahan. 6 usaha keuangan ………………………………………………………………………... seruan …………………………………………………………. 1 Permusyawaratan (muktamar. tuntunan.. 7 Pendataan ………………………………………………………………………………8 keorganisasian …………………………………………………………………………9 kaderisasi ………………………………………………………………………………10 Hikmah …………………………………………………………………………………. 5 Perlengkapan dan hak milik ………………………………………………………….14 Dakeah dan media masa ……………………………………………………………. panggilan. dll) …………………………………………… 3 Intruksi. dll)………….12 sosial kemasyarakatan ………………………………………………………………. Pengumuman.15 lain-lain …………………………………………………………………………………. pedoman …………………………………….. perjanjian. bulanan. dll) ………………………… 2 laporan (tahunan.16 ... 4 Maklumat... musyawarah. tanwir. penugasan. triwulan.Urusan-urusan • • • • • • • • • • • • • • • • pengesahan (pengangkatan.

TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL .

.DEFINISI Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan.

Magang • Proposal Bantuan Dana (Sponsorship) . Tesis.BENTUK PROPOSAL • Proposal Rencana Kegiatan – Usaha (Bisnis) – Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan • Proposal Penelitian  Skripsi.

Tujuan RENCANA KEGIATAN a. Susunan Acara f.KERANGKA PROPOSAL PENDAHULUAN a. Anggaran Dana PENUTUP terlampir . Target/ Sasaran Kegiatan c. Jenis dan tema Kegiatan b. Waktu dan Tempat d. Latar Belakang b. Dasar Pemikiran c. Susunan Kepanitiaan e.

Juga bisa berupa rangkaian kegiatan Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan.Unsur-unsurnya • Dasar Pemikiran  berisi pokok-pokok pemikiran akan • • • • perlunya melaksanakan kegiatan tertentu. Target/sasaran  Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb . Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan Jenis Kegiatan  Sama dengan bentuk/ nama kegiatan.

Penutup  berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh. .• Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Kapan waktu kegiatan tersebut • • • • • dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan. Susunan Acara  harus jelas dan terperinci Anggaran Biaya  penyusunannya harus logis dan realistis. serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan.

Bagaimana membuat proposal kegiatan yang baik?? .

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan • Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa • • • • • orang yang ahli dalam menyusun proposal. . menarik. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia Menyusun draft proposal dengan sistematis. dan realistis Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas. baik internal maupun eksternal. direvisi dan disetujui. sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju.

. Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan. Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.MANFAAT PROPOSAL • Menjelaskan secara tidak langsung kepada • • pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut.

Bagaimana membuat proposal Sponsorship yang baik?? .

So…Make it Different… Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang pada keuntungan pihak penyelengara. Karena inti • dari sponsorship adalah kerjasama bukan donasi. .Bedanya Apa??? • Proposal Sponsorship is unique. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan!!! 1. 3. 6. Jenis Kegiatan  Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. 5. Penonton atau peserta  berkaitan dengan skala jumlah peserta Tempat penyelenggaraan Waktu penyelenggaraan Bagaimana kegiatan tsb dilakukan . penyelenggara dimata sponsor. 4. Penyelenggara  Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas 2.

Mencantumkan kontraprestasi kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Membuat LPJ Kegiatan . Follow up 12. 9. 10. Lampiran gambar.7. 8. Presentasi 11. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut. video atau kliping koran dari kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan. yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull Buatlah tema design anda (themes). maka buatlah design cover yang menarik (eye catching). supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.Tips-tips • Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan • • • • • • sisi kualitas. untuk menghindari kesalahan penulisan. Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship. Design halaman content menyesuaikan themes. jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft. maka lakukanlah Proof reading. Setelah proposal jadi. jadi buatlah sekreatif kalian!!! . Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya.

Muhammadiyah Ciputat Sekretaris Umum PC. Bogor 25 Agustus 1985 Pendidikan Organisasi : S-1 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Ketua Bidang Keilmuan DPD IMM DKI Jakarta Sekretaris Umum PC.stia@gmail. Distekpertum IMM Cabang Ciputat Pekerjaan : Editor RMBooks E-mail : 3di. IMM Ciputat Ketua Umum PK.com Hp : 081585877010 31 .Edi Setiawan Lahir.

Shawab 32 .Terimakasih Wa Allahu A’lam bi al.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful