CUSTOMER CARE

Module Function
Customer Care Request/Compliant :
Fungsi ini digunakan untuk
mencatat permintaan/komplain
dari customer dan memonitor
status dari request/compliant
tsb.

Reminder :
Fungsi ini digunakan untuk
mengingatkan mengenai masa
berlakunya STNK yang akan
habis, jadwal service regular,
masa akhir kontrak.
Input

Work in Customer/ By Phone

* Terima update info permintaan Unit Sewa dari
Marketing & Sales.
* Terima update info permintaan maintenance/repair
dari POOL.
* Alert/Info dari schedule yang harus di follow up.

* Info unit yang masa berlaku STNK akan habis (H - 7)

atau sesuai periode yang diinput oleh CC user.
* Terima update info perpanjangan STNK dr POOL.

* Info jadwal service regular.

* Terima update info permintaan service dr POOL.
Customer Care Marketing & Sales Finance

* Generate Automate Register No.

* Entry informasi Request/Compliant
* Check Informasi Customer :
- Exist Customer by ID-Customer/No.Contract/Unit
( Customer Name, Jumlah/Status kontrak : #/Aktif-Tdk Aktif,
Jml.unit, OS Balance, AR OVD, # OVD days, AR/Tanggal
Jatuh tempo, Class : Good-Bad, BMTK, NoPol,
No.Rangka/Mesin, KM, Jadwal Service regular, Status
kendaraan : Maintenance/Repair/Rekondisi & target selesai
pengerjaan)
- Create New Customer (Generate Automate ID-
Customer, Nama Customer, Alamat, Customer Type : Private-
PMA TBK-BUMN-PMA-TBK-Non PMA Non TBK, NPWP,
SIUP, PIC, Contact No, Status PO, tgl.entry)
* Send WR permintaan Unit Sewa ke Marketing & Sales untuk
segera di follow up :
- Repeat Order untuk exist customer (Tender/Non
Tender).
- Non Repeat Order untuk new customer (Tender/Non
Tender).
* Send WR permintaan maintenance/repair/accessories ke * Send info status update
POOL untuk segera di follow up. request/compliant
* Create schedule untuk follow up selanjutnya. permintaan unit sewa ke
* Update status Request/Compliant 'close'. CC.

* Update status Request/compliant 'close'.

* Hubungi customer.
* Entry update info dari customer.
* Send WR permintaan perpanjangan STNK (Waktu, tempat,
PIC-HP) ke POOL.
* Update status Reminder 'close'.

* Hubungi customer.
* Entry update info dari customer.
* Send info permintaan service (Waktu, tempat, PIC-HP) ke
POOL.
* Update status Remainder 'close'.
Collection Pool WORKSHOP

* Send info status update

request/compliant
permintaan
service/perbaikan/claim
ke CC.
View/Report

* Informasi harga sewa unit/driver:

- per tenor/tahun untuk Long Term.
- per hr/minggu/bulan untuk Short term.
* Status request/compliant :
- per status : close, open
- per periode : from to
- per PIC user
* Informasi request/compliant yang perlu di
follow up lagi.
* Informasi status pesanan unit dan atau
accessories berdasarkan no. MA/OL final.
* Informasi status permintaan unit sewa
berdasarkan No.Reg/OL/MA/Contract/Nama
Customer):
- No.Reg/OL final/MA/Contract.
- Tgl. Reg/OL final/MA/Contract
- Nama Customer.
- #unit, A/R
- No & Tgl. PO
- Est.tgl. pengiriman
- Tgl.diterima

* Informasi masa berlaku STNK per periode

entry oleh user.

* Informasi jadwal service regular per periode

entry oleh user.
Validation/Rule

* ID-Customer : setiap customer hanya mempunyai satu ID-

Customer dan akan divalidasi berdasarkan :
- PERSONAL : nama, tempat & tanggal lahir, kode pos,
agama, npwp, no.id dll.
- CORPORATE : nama, alamat, tgl. Pendirian, NPWP, SIUP
dll.

* Tgl. STNK dimaintain oleh operation.

* H - N (N di set pada master).

* Jadwal service reguler di tetapkan di master :

- Code Service
- Nama Service (1000 km, 5000 km, 10000 km dll)
- Code Authorize
- Code BMTK
- Biaya
- Service berikutnya/Masa Service (1 bl, 2 bl, 3 bl dll)
* Jadwal service berikutnya dihitung dari tgl.service terakhir
selesai ditambah dengan masa service.
Marketing & Sales
Module Function Input CC
Prospecting : Target Plan :
Modul ini Fungsi ini digunakan untuk
digunakan untuk memasukan target new/exist
kegiatan customer yang akan
prospecting diprosepct. Target perusahan 1 tahun ke depan
customer Kunjungan :
Fungsi ini digunakan untuk
mencatat informasi yang
didapat dari customer yang
diprospect.

* Target plan per weekly/monthly/yearly.

Offering Letter : Pre-Offering Letter :
Module ini Fungsi ini digunakan sebelum
digunakan untuk surat penawaran dibuat dengan
kegiatan melakukan checking
pembuatan OL. kelengkapan dokumen yang
harus dilengkapi.
* Alert/Info dari schedule plan
(appointment).
* Info Request/Complaint permintaan
unit sewa dari CC
* Hasil kunjungan SO setelah lolos dari
proses scoring berdasarkan jenis
Customer dengan urutan prioritas :
- PMA TBK, BUMN
- PMA, TBK
- Non PMA Non TBK (Swasta
Nasional)
- Personal. *Update
* Info status customer (Excelent, Good, status
Bad) sesuai dengan history customer request/co
(internal) dan APPI/BI (external). mpliant.
Create Offering Letter :
Fungsi ini digunakan untuk
pembuatan surat penawaran ke
Customer.

* Cost Calculation
* Status kelengkapan dokumen
'Complete' TENDER).
* PO dari Customer
* Info ketersedian unit sesuai dengan
yang disebutkan pada informasi
kendaraan (BMTK, Th pembuatan,
warna, accessories) pada STOCK
Short/Long Term, Buffer, RC, Dispossal
.

* Info ketersedian unit di STOCK tidak

memenuhi kebutuhan unit.

Modify Offering Letter :

Fungsi ini digunakan untuk
perubahan OL sebelumnya. * Info perubahan OL.

* Info finalisasi OL
Final OL : * PO
Fungsi ini digunakan untuk * NPWP & SIUP
finalisasi OL. * Surat Kuasa

Cancel OL :
Fungsi ini digunakan untuk
membatalkan OL. * Info pembatalan OL.
Contract:
Module ini
digunakan untuk
proses berkaitan
dengn Contract.

* Info
data2
* PO customer. kontrak
* Bukti kelengkapan dan kesiapan (tenor,
kendaraan/checklist dari POOL. A/R,
Create Contract : * Info status customer (Excelent, Good, BMTK,
Fungsi ini digunakan untuk Bad) sesuai dengan history customer Asurnsi
pembuatan kontrak. (internal) dan APPI/BI (external). dll)
Modify Contract :
Fungsi ini digunakan untuk
melakukan perubahan data-
data kontrak sebelumnya dan
atau disebut sebagai * Info perubahan kontrak.
addendum. * Info keterlambatan pengiriman.

Early Termination Contract : * Info pembatalan kontrak(Surat

Fungsi ini digunakan untuk Pembatalan Kontrak dari Customer).
pembatalan kontrak yang telah * Surat Konfirmasi Pembatalan yang
dibuat. disetujui oleh Customer.
Ending Contract :
Fungsi ini digunakan untuk
memonitor kontrak2 yang akan
berakhir.

* Info masa kontrak akan berakhir.

Marketing & Sales Finance

Entry target untuk new/exist customer masing2 SO per weekly/monthly/yearly.

* Entry Informasi customer hasil kunjungan.

* Create New ID-Customer (unique key) untuk customer baru:
- Nama Customer
- Type Customer : Personal/Corporate (PMA TBK, BUMN, PMA, TBK, SWASTA
NASIONAL).
- Alamat Customer
- Alamat Surat
- Alamat Faktur Pajak
- Nama PIC/Kuasa (Yang menandatangani Kontrak)
- Jabatan PIC
- Alamat PIC
- Ph PIC (Mandatory)
- Hp PIC
- Nama Sign1 (Yang menandatangani MA)
- Jabatan Sign1
- Nama Sign2
- Jabatan Sign2
- NPWP & SIUP, dll.
- Info maturity date, vehicles, harga sewa, Rent Car Company, unique feature
(Descriptions)-untuk customer yang sudah sewa.
* Create schedule plan kunjungan ulang (appointment).

* Pilih no.registrasi/WR dari CC bila pesanan datang dari CC.

* Checklist Kelengkapan Document :
TENDER :
- Dok.Perusahaan : KADIN, SIUP, NPWP, TDP, Surat keterangan Domisili,
Laporan Keuangan 1 tahun sebelumnya, Akte Perusahaan, Susunan
Pengurus/Struktur Organisasi, Pengalaman Kerja ( Customer ), Certificate ISO
(optional), HSE (jika ada).
- Dok.Tambahan : Bank Garansi, Surat Dukungan pengadaan mobil dan
bengkel, Brosur kendaraan.
Non TENDER.
* Update status Info dari CC.
* Update status kelengkapan dokumen (Open, Complete).
* Generate automate ID-OL (Reference No.)
* Entry informasi kendaraan, tenor (1-5th), nilai sewa per tenor, driver, franco, #
unit, option beli, Deposit Payment, Long/Short Term, Advance/Arrear, Payment
Method, Add Accessories, KM Pemakaian (per buln), Penyedian unit (STOCK
SHORT/LONG TERM, BUFFER, RC, DISPOSSAL, New Order), delivery unit
(diantar/diambil), Tanggal pengiriman, peruntukan (operational : pool/dedicated,
non operational : pool/didicated), Insurnce option (Y/N), Maintenance (Y/N),
Replacement Car (Y/N), RC (hour), driver (Y/N),Tgl.Jatuh tempo berdasarkan
Tgl.kontrak/Tgl.terima unit/custom, grace period, Maturity Date, A/F,Rollover
option(Y/N).

Own Risk :
- Deductable (Rp.)
- Theft/Total Loss (%)
- TPL (Rp.)
- PA (Rp.)
- Flood (% minimal Rp.)
dll.
* Approved/Rejected by

* Tandai sumber penyedian unit dari STOCK : Short/Long Term dan atau Buffer
dan atau RC dan atau Dispossal dan atau NEW ORDER.
* Booking/Tandai unit yang dipilih bila penyedian unit dari STOCK List.
* Tandai penambahan accessories dan item accessories pada unit yang dipilih.
* Entry BMTK, warna, #unit, option accessories, option driver untuk NEW ORDER
unit.
* Tandai dan atau NEW ORDER dan jumlah unit dan atau penambahan item
accessoriesyang dipesan.
* Send info rencana pembelian unit new order ke 'PURCHASING'.

* Edit OL.
* Generate automate version nomber pada ID-OL.
* Approved/Rejected by
* Finalisasi OL:
- Melengkapi data-data [mandatory] customer (NPWP, SIUP, Nama PIC/Kuasa,
Jabatan PIC, Nama Sign1, Jabatan Sign1, Nama Sign2, Jabatan Sign2).
* Approved/Rejected by.
* Generate automate ID-MA (unique key).
* Create/print Master Agreement.
* Update status OL 'FINAL'.
* Send info bila ada rencana pembelian unit new order ke 'PURCHASING'.

* Pembatalan OL.
* Update status OL 'CANCEL'.
* Pilih no. OL/MA.
* Pilih/tandai unit yang ada sesuai yg ditetapkan pada OL.
* Entry no.PO Customer.
* Generate automate ID-Contract (unique key).
* Entry data2 sesuai dengan PO.
* Entry kelengkapan data2 kendaraan (BMTK, Th.,warna, STNK, BPKB,
no.Chasis/Engine dll) sesuai dengan OL Final dari STOCK/New Order.
* Entry informasi kontrak (Tenor, # unit, franco, A/F, tgl.jt, angsuran,
advance/arrear, payment method, kebutuhan driver, invoice driver pisah (Y/T) dll)
sesuai dengan OL final. * Terima WR
* Entry PPH Ps 23 (Y/T). penagihan DP (DP >
* Create & Send Work Request penerbitan Invoice tagihan DP, UJ, Angs I ke 0) dan atau Uang
FINANCE. Jaminan (UJ > 0) dan
* Create & Send Work Request pengiriman unit ('READY' STOCK) dan atau driver atau Angsuran I :
sesuai kontrak ke POOL. - No. OL/MA.
* Create & Send Work Request pemesanan jika ada unit new order dan atau - No. Contract.
penambaahan accessories ke PURCHASING. - Amount
* Create & Send WR pengiriman unit pengganti sementara bila ada keterlambatan - Rincian pembayaran.
pengiriman/ketiadaan STOCK 'READY'. Dll.
 * Info pembatalan
invoice sebelumnya
bila ada dan
pembuatan invoice
* Perubahan data kontrak hanya untuk data-data yang tidak akan merubah isi pada baru bila ada
Master Agreement. perubahan yang
* Edit jumlah/item unit karena keterlambatan pengiriman untuk beberapa/semua mendasar terhadap
unit. invoice.

* Info pembuatan
* Pembatalan Contract. invoice untuk
* Update status kontrak 'CANCELATION FEE'. pembatalan
* Create & Send Work Request(WR) penarikan kendaraan untuk kontrak yg di kontrak/early
prepay ke POOL. termination.

* Entry Informasi dari customer.

* Create schedule plan untuk di follow up (jika ada).
* Create & Send WR penarikan kendaraan untuk kontrak yg berakhir ke POOL (jika
kontrak tidak diperpanjang).
Collection PURCHASING POOL WORKSHOP
* Terima WR pemesanan NEW
ORDER dan atau penambahan
accessories :
- BMTK, warna, th.pemb., #unit
- No. MA/OL final.
- Tgl. MA/OL final.
- Nama, Alamat customer.
- dll.
Yg akan bisa diproses bila Angsuran
I sudah diterima.

* Terima info rencana pemesanan

NEW ORDER dan atau penambahan
accessories, sebagai preparation :
- BMTK, warna, th.pemb., #unit
- No. MA/OL final.
- Tgl. MA/OL final.
- Nama, Alamat customer.
- dll.

* Terima info pemesanan NEW

ORDER dan atau penambahan
accessories, sebagai preparation :
- BMTK, warna, th.pemb., #unit
- No. MA/OL final.
- Tgl. MA/OL final.
- Nama, Alamat customer.
- dll.

* Terima Info pembatalan

order/pemesanan Unit NEW ORDER
dan atau accessories.
* Terima WR pemesanan NEW
ORDER dan atau penambahan
* Terima WR pengiriman Unit
accessories :
STOCK 'Ready' :
- BMTK, warna, th.pemb., #unit
- No & Tgl WO.
- No. MA/OL final.
- No. Contract.
- Tgl. MA/OL final.
- Detail Contract
- Nama, Alamat customer.
(Item/unit/object) dll.
- dll.
- Tgl.pengiriman.
Yg akan bisa diproses bila DP. UJ,
- Alamat pengiriman.
Angsuran I sudah diterima.
- dll.
* Send Info estimasi tgl.pengiriman
ke Marketing & Sales.
 * Terima WR pemesanan NEW
ORDER dan atau penambahan
* Terima WR pengiriman Unit
accessories :
STOCK 'Ready' :
- BMTK, warna, th.pemb., #unit
- No & Tgl WO.
- No. MA/OL final.
- No. Contract.
- Tgl. MA/OL final.
- Detail Contract
- Nama, Alamat customer.
(Item/unit/object) dll.
- dll.
- Tgl.pengiriman.
Yg akan bisa diproses bila DP. UJ,
- Alamat pengiriman.
Angsuran I sudah diterima.
- dll.
* Send Info estimasi tgl.pengiriman
ke Marketing & Sales.

* Info penarikan unit :

- No & tgl WO.
* Info untuk - No.Contract.
collect invoice - Detail Contract
yang belum (item/unit/object) dll.
terbayar. - tgl.penarikan.
* Info penarikan unit :
- No & tgl WO.
* Info untuk - No.Contract.
collect invoice - Detail Contract
yang belum (item/unit/object) dll.
terbayar. - tgl.penarikan.
Views/Reports

* Informasi target SO per periode (weekly/monthly/yearly). Masing2 SO hanya

bisa melihat target miliknya & akan dimonitor oleh atasan.

* Informasi result kunjungan vs target SO per periode (weekly/monthly/yearly).

Masing2 SO hanya bisa melihat target miliknya & akan dimonitor oleh atasan.

* Informasi kelengkapan Dokumen untuk pembuatan surat penawaran.

* Informasi Status OL (Open,Final,Cancel).
* Informasi tracking/history OL.
* Informasi stage OL :
- Create/Modify/Cancel - stage officer
- Approval1 - stage approval level1 (Supervisor)
- Approval2 - stage approval level2 (MGR DPT/Branch MGR)
- Approval3 - stage approval level3 (Div.Head/GM/Dir).

* Informasi status pemesanan kebutuhan unit dan atau accessories berdasarkan

no.MA/OL :
- No. PO (dari PURCHASING).
- Tgl. PO
- Nama, Alamat, OTR Dealer.
- Estimasi tgl.pengiriman dari Dealer
- Tanggal terima (oleh POOL).
o Contract Sales : Untuk membuat laporan penjualan/contract yang berhasil
dibuat dalam periode tertentu; Tanggal penawaran (final OL), tanggal sign off
kontrak, nilai kontrak, nama customer,jumlah unit/driver, nilai DP, additional
accessories (flag & amount), in advance/arrear payment flag/amount,
disc.amount, Buying option flag.
o Contract status : Untuk membuat laporan status contract yang diinginkan
(open/closed/complete/cancel) dalam period yang ditetentukan.
o Detail informasi contract : Untuk membuat laporan mengenai informasi detail
kontrak (status kendaraan: delivered/undelivered, dengen driver atau tanpa driver,
status kendaraan sebagai New/stock/Replacement(RC), Nilai kontrak, sisa nilai
kontrak, nilai kontrak yg sudah terbayar, nilai overdue, overdue days dll.
o History pembayaran: Untuk membuat laporan history angsuran dari masing-
masing kontrak.
o Aging Contract.

* Informasi stage Contract :

- Create/Modify - stage officer
- Approval1 - stage approval level1 (Supervisor)
- Approval2 - stage approval level2 (MGR DPT/Branch MGR)
- Approval3 - stage approval level3 (Div.Head/GM/Dir).
* Informasi status pemesanan kebutuhan unit dan atau accessories berdasarkan
no.kontrak/MA/OL :
- No.OL/MA/Contract.
- No. PO (dari PURCHASING).
- Tgl. PO
- Nama, Alamat, OTR Dealer.
- Estimasi tgl.pengiriman dari Dealer.
- Tgl. terima (oleh POOL).
* Informasi kontrak2 dengan status unit vehicles sudah siap 'READY' untuk dikirim
ke customer, untuk kemudian meminta POOL untuk segera mengirim unit2 tsb ke
customer dengan membuat WR pengiriman dan dikirimkan ke POOL.
o Contract Sales : Untuk membuat laporan penjualan/contract yang berhasil
dibuat dalam periode tertentu; Tanggal penawaran (final OL), tanggal sign off
kontrak, nilai kontrak, nama customer,jumlah unit/driver, nilai DP, additional
accessories (flag & amount), in advance/arrear payment flag/amount,
disc.amount, Buying option flag.
o Contract status : Untuk membuat laporan status contract yang diinginkan
(open/closed/complete/cancel) dalam period yang ditetentukan.
o Detail informasi contract : Untuk membuat laporan mengenai informasi detail
kontrak (status kendaraan: delivered/undelivered, dengen driver atau tanpa driver,
status kendaraan sebagai New/stock/Replacement(RC), Nilai kontrak, sisa nilai
kontrak, nilai kontrak yg sudah terbayar, nilai overdue, overdue days dll.
o History pembayaran: Untuk membuat laporan history angsuran dari masing-
masing kontrak.
o Aging Contract.

* Informasi stage Contract :

- Create/Modify - stage officer
- Approval1 - stage approval level1 (Supervisor)
- Approval2 - stage approval level2 (MGR DPT/Branch MGR)
- Approval3 - stage approval level3 (Div.Head/GM/Dir).
* Informasi status pemesanan kebutuhan unit dan atau accessories berdasarkan
no.kontrak/MA/OL :
- No.OL/MA/Contract.
- No. PO (dari PURCHASING).
- Tgl. PO
- Nama, Alamat, OTR Dealer.
- Estimasi tgl.pengiriman dari Dealer.
- Tgl. terima (oleh POOL).
* Informasi kontrak2 dengan status unit vehicles sudah siap 'READY' untuk dikirim
ke customer, untuk kemudian meminta POOL untuk segera mengirim unit2 tsb ke
customer dengan membuat WR pengiriman dan dikirimkan ke POOL.

* Informasi masa kontrak yang akan berakhir per periode entry oleh user.
Validation/Rule

* ID-Customer : setiap customer hanya mempunyai satu ID-Customer dan akan

divalidasi berdasarkan :
- PERSONAL : nama, tempat & tanggal lahir, kode pos, agama, npwp, no.id dll.
- CORPORATE : nama, alamat, tgl. Pendirian, NPWP, SIUP dll.

* Dalam penomoran ID-OL ada penandaan/kode Cabang Marketing sesui

officer/user entry.
* Tanggal dokumen, Tanggal Entry.
* Entiti dokumen tender & non tender di set pada MASTER DOKUMEN yang akan
di tandai pada system oleh user bila phisik dokumen ada. Dokumen 'complete' bila
semua entiti telah ditandai.
* Untuk OL yang datang dari CC harus mencantumkan no.register untuk keperluan
tracking.
* Hanya yang status kelengkapan dokumen 'complete' yang diproses.
* Jenjang approval ke SPV/MGR/DIR
* Dicetak apabila approval lengkap dari semua pihak yang terkait(internal).
* OL dengan approval belum lengkap akan ditandai sebagai 'DRAFT' bila dicetak.
* OL dengan approval lengkap hanya bisa dicetak sekali dan bila akan dicetak
ulang akan ditandai sebagai 'COPY'.
* Cetak hanya bisa ke printer. Cetak ke file perlu approval dari atasan.
* Deposit Payment (Cash) sebagai uang jaminan yang akan digunakan untuk
pembayaran pembelian unit atau kelebihan KM pemakaian yang telah ditetapkan
saat kontrak berakhir.
* DP dimasukan sebagai titipan customer.
* In Advance/Arrear payment :
- N month in Advance payment. Invoice angsuran pertama akan dikeluarkan saat
kontrak ditandatangani untuk pembayaran angsuran selama N bulan kedepam dan
unit akan dikirim setelah pembayaran diterima. Invoice berikutnya akan dibuat
setelah N month sesuai tanggal jatuh tempo.
- N month in Arrear payment. Invoice angsuran pertama akan dikeluarkan setelah
N month kontrak ditandatangani dan unit akan dikirim setelah pembayaran
diterima.
* Payment Method : Cash/Transfer/Giro

* Asset akan memeriksa ketersedian unit dan atau accessories yang ada.
* Unit STOCK yang ditandai akan mengurangi jumlah STOCK dan status 'BOOK'.

* Asset akan memeriksa ketersedian unit dan atau accessories yang ada.
* Unit STOCK yang ditandai akan mengurangi jumlah STOCK dan status 'BOOK'.
* Perubahan akan diapprove/reject oleh SPV/MGR/DIR.
* Perubahan hanya bisa dicetak ke printer dan setelah approval lengkap, jika tidak
akan ditandai sebagai 'DRAFT'.
* Perubahan dengan approval lengkap hanya bisa dicetak sekali dan bila dicetak
ulang akan ditandai sebagai 'COPY'.
* Dalam penomoran ID-MA ada penandaan/kode Cabang Marketing sesuai
officer/user entry.
* Asset akan mengirimkan info untuk dibuatkan PO unit dan atau accessories ke
PURCHASING.
* Master Agreement akan dicetak ke printer sekali dan ditandatangani oleh semua
pihak terkait.
* Master Agreement dibuat dengan mengacu pada data-data offering final.
* Maturity Date, A/F dan rollover optiondisebutkn di MA.
* Unit STOCK yang di 'BOOK' akan di release dan akan menambah jumlah
STOCK.
* PO yang sudah dibuat dan atau dibatalkan.
* Cancel OL hanya bisa dilakukan bila belum pernah ada kontrak yang dibuat.
* Dalam penomoran ID-Contract ada penandaan(kode) PT/Cabang Marketing
sesuai officer/user entry.
* Contract harus mengacu pada point2 yang ada pada OL final.
* Cek maturiy date dan atau A/F dan atau rollover option pada OL final/MA.
* Total jumlah Unit dan BMTK harus sesuai dengan yang telah disebutkan pada OL
Final.
* Untuk informasi kendaran bila peruntukannya sebagai Operational/Non
Operational dedicated maka nama, alamat, no.contact pemakai harus diisi disetiap
unit. Untuk Operational/Non Operational Pool maka nama, alamat, no.contact
pool/company harus diisi di setiap unit.
* Kontrak bisa dicetak apabila pembayaran DP dan atau Uang Jaminan sudah
diterima yang ditetapk pada OL dengan nilai DP dan atau UJ diisi lebih besar dari 0
dan atau harus telah di approve oleh pihak-pihak yang berwenang, jika tidak maka
akan ditandai sebagai 'DRAFT'.
* Kontrak hanya bisa dicetak ke printer. Bila ke file perlu approval dari atasan.
Cetak ulang akan ditandai sebagai 'COPY'.
* Status Kontrak :
- Open : Kontrak belum final(belum bisa dicetak, preview yang dicetak akan
ditandai sebagai draft).
- Complete : Kontrak sudah bisa dicetak/tercetak dan hanya bisa dicetak satu
kali.
- Closed : Masa kontrak telah selesai atau semua status angsuran ‘paid' dan
semua kewajiban customer sudah terpenuhi; status semua angsuran ‘paid’,
documents, vehicles dll.
- Prepay : early termination kontrak.
- Cancel : Kontrak dibatalkan dan tidak bisa diedit.
* Pada pembuatan WR pengiriman unit, detail item/unit/object harus sesuai pada
kontrak :
- No. WR pengiriman.
- No.Kontrak/OL/MA.
- Tgl. Request.
- Nama & Alamat pengiriman.
- Tanggal pengiriman.
- BTMK, warna,[No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll - bila unit stock
'READY'], user/pic., ph.user/pic.
* Apabila ada keterlambatan pengiriman pada beberapa/semua unit dari
tgl.pengiriman yang telah ditetapkan, maka unit yang terlambat akan diganti
dengan unit pengganti (stock 'RC') dan Marketing akan mengeluarkan WR unit
pengganti ke POOL sampai unit yang dipesan diterima.
* Pada pembuatan WR, detail item/unit/object status STOCK 'RC' harus
menunjukan unit New Order yang diganti:
- No. WR pengiriman unit pengganti.
- No.Kontrak/OL/MA.
- Tgl. Request.
- Nama & Alamat pengiriman.
- Tanggal pengiriman.
- Unit yg diganti : BTMK,
warna,th.pembuatan,[No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll - bila unit stock
'READY'], user/pic., ph.user/pic.
- Unit pengganti : BTMK, warna,th.pembuatan,
No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll.
- Tgl.pemakaian (Estimasi lama waktu penggunaan).
* PPH Ps 23 (Y/T) :
- Y : Terbitkan Bukti Setor Potong Pajak ke Customer.
- T : Tidk Menerbitkan Bukti Setor Potong Pajak ke Customer.
* Invoice Driver pisah (Y/T) :
- Y : Finance akan mengeluarkan Invoice driver terpisah dengan invoice unit. Nilai
angsuran sewa hanya untuk unit sewa.
- T : Invoice tagihan driver jadi satu dengan invoice unit. Nilai angsuran sudah
termasuk nilai sewa driver.
* Create WR pengiriman unit ke POOL bisa dibuat/dikeluarkan bila semua status
unit yang diminta 'READY'.
ditandai sebagai draft).
- Complete : Kontrak sudah bisa dicetak/tercetak dan hanya bisa dicetak satu
kali.
- Closed : Masa kontrak telah selesai atau semua status angsuran ‘paid' dan
semua kewajiban customer sudah terpenuhi; status semua angsuran ‘paid’,
documents, vehicles dll.
- Prepay : early termination kontrak.
- Cancel : Kontrak dibatalkan dan tidak bisa diedit.
* Pada pembuatan WR pengiriman unit, detail item/unit/object harus sesuai pada
kontrak :
- No. WR pengiriman.
- No.Kontrak/OL/MA.
- Tgl. Request.
- Nama & Alamat pengiriman.
- Tanggal pengiriman.
- BTMK, warna,[No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll - bila unit stock
'READY'], user/pic., ph.user/pic.
* Apabila ada keterlambatan pengiriman pada beberapa/semua unit dari
tgl.pengiriman yang telah ditetapkan, maka unit yang terlambat akan diganti
dengan unit pengganti (stock 'RC') dan Marketing akan mengeluarkan WR unit
pengganti ke POOL sampai unit yang dipesan diterima.
* Pada pembuatan WR, detail item/unit/object status STOCK 'RC' harus
menunjukan unit New Order yang diganti:
- No. WR pengiriman unit pengganti.
- No.Kontrak/OL/MA.
- Tgl. Request.
- Nama & Alamat pengiriman.
- Tanggal pengiriman.
- Unit yg diganti : BTMK,
warna,th.pembuatan,[No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll - bila unit stock
'READY'], user/pic., ph.user/pic.
- Unit pengganti : BTMK, warna,th.pembuatan,
No.Polisi,STNK,BPKB,chasis/engine no. dll.
- Tgl.pemakaian (Estimasi lama waktu penggunaan).
* PPH Ps 23 (Y/T) :
- Y : Terbitkan Bukti Setor Potong Pajak ke Customer.
- T : Tidk Menerbitkan Bukti Setor Potong Pajak ke Customer.
* Invoice Driver pisah (Y/T) :
- Y : Finance akan mengeluarkan Invoice driver terpisah dengan invoice unit. Nilai
angsuran sewa hanya untuk unit sewa.
- T : Invoice tagihan driver jadi satu dengan invoice unit. Nilai angsuran sudah
termasuk nilai sewa driver.
* Create WR pengiriman unit ke POOL bisa dibuat/dikeluarkan bila semua status
unit yang diminta 'READY'.

Cancelation Fee = % (sesuai yg tercantum di kontrak) x O/S Kontrak.

PURCHASING
Module Function
PURCHASING : Create PO:
Module ini digunakan Fungsi ini digunakan untuk pembuatan
untuk kegiatan PO unit, accessories dan sparepart.
pembelian unit,
accessories dan
sparepart.
Cancel PO :
Fungsi ini digunakan untuk pembatalan
PO yang sudah dibuat.
Create WR pembayaran :
Fungsi ini digunakan untuk membuat WR
Pembayaran PO ke Finance:
* Cash.
* Credit : DP, Admin fee, provisi, Angs.
I (untuk credit dengan pembayaran
Angsuran I dimuka (in Advance)).

Create WR Penerimaan :
Fungsi ini digunakan untuk membuat WR
penerimaan Unit New Order ke POOL
dan atau accessories,spareparts ke WS.
Input CC

* Info/order dengan status 'OPEN/PARTIAL' untuk kebutuhan unit dan atau

accessories sesuai info kebutuhan dari Marketing & Sales :
- No.Order.
- Tgl. Order.
- No. MA/OL.
- Tgl. MA/OL.
- BMTK, warna, th.pemb., #unit, accessories items, franco, Alamat pengirimn.
- Nama & Alamat Dealer.
- Tgl.estimasi unit dikirim.
- Lokasi Pool.
* Info order pembelian diluar Unit/Accessories/spareparts.
* Info/order dengan status 'OPEN/PARTIAL' untuk kebutuhan accessories dan atau
spareparts sesuai info kebutuhan dari WORKSHOPS :
- No.WR.
- Tgl. WR.
- Accessories items dan atau sparepart items, # item, @harga estimasi.

* Info pembatalan Order :

- No.ORDER
* Invoice Dealer.

* DO & BAST kendaraan dari Dealer.

* Info pengiriman unit dari Dealer.
* Invoice Dealer.
* Bukti bayar dr finance.
Marketing & Sales Finance Collection

* WR pembelian unit
dan atau
accessories.

* Terima update
status WR
'Close/Partial/REJEC
TED' dari
PURCHASING.
* Terima Info PO accessories dan
atau spareparts dari PURCHASING.

* Terima info pembatalan PO dari

PURCHASING
* Terima WR pembayaran PO.
PURCHASING POOL

* Generate automate PO id (unique key).

* Entry/Pilih no. WR.
* Pilih unit dan atau accessories dari WR
dari Marketing & Sales/POOL berstatus
'OPEN/PARTIAL'.
- Alokasi Unit (Buffer,RC,Long Term,
Short Term) untuk unit order.
- Entry Nama Dealer, OTR.
- Entry lokasi pool.
- Entry tgl.estimasi unit dikirim.
- Entry Alamat pengiriman.
- Cara Pembayaran (Cash/Credit). * WR pembelian unit dan atau
* Status PO 'OPEN'. accessories.

* Update status WR menjadi 'Close' bila

semua unit dan atau accessories sudah
dibuatkan PO, jika tidak status * Terima update status WR
'OPEN/PARTIAL' atau 'REJECTED' bila 'Close/Partial/REJECTED' dari
ditolak/rejected oleh pejabat berwenang. PURCHASING.
* Create PO.
* Generate automate PO id (unique key).
* Pilih accessories dan atau spareparts
dari WR dari WS yang berstatus
'OPEN/PARTIAL'.
* Entry Nama Supplier.
* Entry #items, @harga yang disetujui.
* Status PO 'OPEN'.
* Update status order menjadi 'Close' bila
semua sparepart items dan atau
accessories items yang disetujui sudah
dibuatkan PO, jika tidak status
'OPEN/PARTIAL' atau 'REJECTED' bila
ditolak/rejected oleh pejabat yg
berwenang.

* Entry/Pilih No.PO yang dibatalkan

berdasarkan No.ORDER yang dibatalkan.
* Entry tgl.pembatalan,alasan
pembatalan.
* Create WR pembayaran :
* Generate automate WR id (unique key).
* Pilih PO No.
* Entry tgl. pembayaran.
* Entry Item Pembayaran (DP #, Adm #,
Provisi #, Angs I #) jika kredit.
* Entry #invoice jika cash.
* Nama & Alamat, Bank, Acc.No
Dealer/Vendor/Supplier.
* Send WR ke Finance.

* Create WR pengiriman pesanan.

* Generate automate WR id (unique key).
* Pilih PO No. & unit/item yang akan
dikirim sesuai yang telah dicatat pada PO.
* Entry tgl. & waktu pengiriman dealer.
* Alamat pengiriman. * Terima WR pengiriman unit dari
* Send WR ke POOL/WS. Dealer/Vendor/Supplier.
 * Informasi ORDER status terhadap
PO :
- No.WO dari
(M&S/POOL/WorkShop).
- Tgl. Order.
- Status ORDER
WORKSHOP Views/Reports
(OPEN/PARTIAL/CLOSE).
- No. MA/OL.
- Tgl. MA/OL.
- BMTK, warna, th.pemb.#unit,
accessories items.
- Description
- No. PO.
- Tgl. PO.
- Nama, Alamat, Ph Dealer
- Tgl. Pengiriman.
- Alamat pengiriman.
- Tgl. Terima.
- Stage PO.
* Informasi status PO terhadap
* WR pembelian accessories dan atau Invoice/unit diterima :
spareparts. - No.PO.
- Tgl. PO.
- Nilai PO.
- BMTK, warna, th.pemb.#unit,
accessories items.
- No.& Tgl. WO (ke
POOL/Workshop).
- Alamat & Tgl.pengiriman.
- Tgl. terima.
- Status PO.
- No.Invoice tagihan.
- Nilai tagihan.
- Nilai yang dibayar.
* Terima update status WR - Tanggal Bayar.
'Close/Partial/REJECTED' dari - No.Bukti bayar dr FINANCE.
PURCHASING. - Stage PO.
* Terima Info ORDER status dari
PURCHASING. * Informasi ORDER status terhadap
PO :
- No.WO (dari
M&S/POOL/WorkShop).
- Tgl. Order.
- Status ORDER
(OPEN/PARTIAL/CLOSE).
- Accessories Items dan atau
sparepart items, #item, @harga
estimasi.
- Discription
- No. PO.
- Tgl. PO.
- Nama, Alamat, Ph Supplier
- Accessories Items dan atau
sparepart items,#item, @harga yg
disetujui, Editor (Nama user yang
menginput).
- Tgl. Pengiriman.
- Tgl. diterima.
- Stage PO.
* Informasi status PO terhadap
Invoice/barang diterima :
- No.PO.
- Tgl. PO.
- Nilai PO.
- Accessories Items dan atau
sparepart items, #item, @hrga.
- No.& Tgl. WO (ke
POOL/WorkShop).
- Tgl. Pengiriman.
- Tgl. diterima.
- Status PO.
- No.Invoice tagihan.
- Nilai tagihan.
- Nilai yang dibayar.
- Tanggal Bayar.
- No.Bukti bayar dr FINANCE.
- Stage PO.

* Informasi PO yang dibatalkan.

 * Informasi status WO :
- No, Tgl WO
- No. PO
- Item
- tgl.pengiriman.
- dll

* Terima WR pengiriman unit dari

Dealer/Vendor/Supplier.
Validation/Rule

* PO selalu mengacu ke no.order.

* Untuk PO unit baru (New Order) hanya bisa dibuat bila pembayaran DP, UJ dan Angsuran I sudah diterima oleh
Finance.
* Dalam satu PO bisa terdiri dari beberapa item dari beberapa no.order.
* Dalam satu PO bisa terdiri dari beberapa item dan masing-masing item bisa lebih dari satu unit dan satuan harga.
* Untuk PO kebutuhan Unit kendaraan dalam satu item bisa di breakdown yang merefer ke no.OL dan tanggal
pengiriman/kebutuhan.
- Contoh: PO no 1- tanggal 01-Jul-2008- 10 unit Avanza type G warna silver akan di breakdown:
No.OL 1 – Jumlah 2 – Tgl.pengiriman 05 Jul 2008
No.OL 2 – Jumlah 5 – Tgl.pengiriman 10 Jul 2008
No.OL 3 – Jumlah 3 – Tgl.pengiriman 10 Jul 2008
* Tanggal PO tidak boleh lebih besar dari tanggal pengiriman.

* Item/nama barang bisa diambil dari master barang/list order.

* Approval oleh pejabat yang berwenang SPV/MGR/MKT.

* PO hanya bisa dicetak sekali setelah ada approval lengkap (Final PO), jika tidak akan ditandai sebagai 'DRAFT'.
* Final PO hanya bisa dicetak ke printer, jika tidak perlu approval dari atasan.
* Hanya final PO yang dikirim/muncul di Finance.
* PO selalu mengacu ke no.order.
* Untuk PO unit baru (New Order) hanya bisa dibuat bila pembayaran DP, UJ dan Angsuran I sudah diterima oleh
Finance.
* Dalam satu PO bisa terdiri dari beberapa item dari beberapa no.order.
* Dalam satu PO bisa terdiri dari beberapa item dan masing-masing item bisa lebih dari satu unit dan satuan harga.
* Untuk PO kebutuhan Unit kendaraan dalam satu item bisa di breakdown yang merefer ke no.OL dan tanggal
pengiriman/kebutuhan.
- Contoh: PO no 1- tanggal 01-Jul-2008- 10 unit Avanza type G warna silver akan di breakdown:
No.OL 1 – Jumlah 2 – Tgl.pengiriman 05 Jul 2008
No.OL 2 – Jumlah 5 – Tgl.pengiriman 10 Jul 2008
No.OL 3 – Jumlah 3 – Tgl.pengiriman 10 Jul 2008
* Tanggal PO tidak boleh lebih besar dari tanggal pengiriman.

* Item/nama barang bisa diambil dari master barang/list order.

* Approval oleh pejabat yang berwenang SPV/MGR/MKT.

* PO hanya bisa dicetak sekali setelah ada approval lengkap (Final PO), jika tidak akan ditandai sebagai 'DRAFT'.
* Final PO hanya bisa dicetak ke printer, jika tidak perlu approval dari atasan.
* Hanya final PO yang dikirim/muncul di Finance.

* Hanya PO yang belum dibayar yang bisa dibatalkan.

* Approval oleh pejabat yang berwenang (SPV/MGR/DIR).
* Dalam satu WR bisa terdiri dari beberapa item/unit dan atau beberapa PO.
* Dalam setiap WR harus mengacu pada PO.
FINANCE
Module Function Input CC
A/R :
Module ini digunakan
untuk proses kegiatan
invoicing.

Create Invoice:
Fungsi ini digunakan * OL final/MA/PO/WR.
untuk membuat * A/R jatuh tempo.
invoice/tagihan customer. * WR penagihan.

A/R Payment :
Fungsi ini digunakan bila * Bukti bayar (Cash/Giro/Transfer-
terima pembayaran. rekening koran).
 PPH Ps 23 :
Fungsi ini digunakan
untuk monitor Bukti Setor
Potong Pajak Customer. * Bukti potong pajak.
PDC :
Fungsi ini digunakan
untuk memonitor dan
update status Cek Giro
apakah 'cliring' atau
'tolak'. * Bukti bayar dengan cek giro.

Cancel Invoice : * Info pembatalan Invoice.

A/P Payment :
• Fungsi ini digunakan
untuk entry pembayaran * BAST kendaraan dealer dari
A/P : tagihan berdasarkan customer/OPERATION.
Module ini digunakan tanggal jatuh * Invoice Vendor/Dealer/Supplier.
untuk kegiatan tempo/customer/rekanan/i * PO Dealer.
pembayaran hutang. nvoice. * WR.

Create Schedule
Angsuran :
Fungsi ini digunakan
untuk membuat schedule
angsuran untuk hutang * No.contrct multifinance.
multifinance/Bank. * Tanda Terima PDC.
* List A/R invoice.
TAX : * List penerimaan bukti potong
* Fungsi ini digunakan pajak. (Code Y: Customer dikirim
untuk pembayaran PPN faktur potong pajak, T: Customer
dan atau PPH PS 23. tidak dikirim faktur potong pajak).

Cancel A/P : * Info pembatalan A/P.

Marketing & Sales Finance Collection

* Entry periode jatuh tempo yang akan ditagih.

* Pilih pembuatan invoice berdasarkan :
- No. OL Final/MA : Tagihan dibuat dalam 1 invoice
untuk No.OL/MA yang sama sesuai tgl.jt.
- No. Contract : Tagihan dibuat dalam 1 invoice untuk
No.Contract yang sama sesuai tgl.jt.
- No. WR (DP,UJ,Angs I/Early Termination/Penjualan
Unit/Sewa Driver : Pokok, lembur, dll/Reimburse/Refund)
:Tagihan dibuat dalam 1 invoice untuk No.WR yang
sama sesuai tgl.jt.
- Nama Customer : Tagihan dibuat dalam 1 invoice
untuk Customer yang sama sesuai tgl.jt.
yang jatuh tempo/order dalam periode yg ditetapkan
(From...To)
* Generate automate invoice no.
* Konfirmasi amount invoice.
* Create Faktur Pajak (Jika option PPH Ps 23 pada
kontrak diisi 'Y').
* Entry Bank, Account pembayar. * Info penagihan
* Update status WO 'Close'. dari Finance

* Pilih no.invoice.
* Entry amt.payment. * Info pembayaran
* Update status Invoice 'CLOSE'/'PARTIAL'. Invoice.
 * Entry No. Bukti potong pajak.
* Entry tgl.terima bukti potong pajak.
* Update status invoice 'CLOSE' jika amount yang
dibayar ditambah amount bukti potong pajak sama atau
lebih besar dengan invoice amount, jika tidak status
'PARTIAL'.

* Entry no.cek giro.

* Update status cek giro : 'Cliring' atua 'Tolak'.
* Entry tgl.update,user dan keterangan. * Info tolakan giro.
* Info pembatalan
* Pilih no.invoice yang dibatalkan. invoice.

* Entry periode jatuh tempo hutang.

* Pilih No.Invoice atau WR..
* Info PO sudah dibayar * Entry/edit payment amount.
* Entry no.contract multifinance.
* Entry kd.bank ,accunt no.
* Tenor, Tgl.awal jatuh tempo.
* Rate
* Angsuran.
* P okok Hutang.
* Period PDC (3,6, 12 angs).
* Bank & Account No dari PDC.

* Entry periode invoice yg akan dibayar.

* Proses (update status PPN sdh dibayar :tgl, user).
* Info pembatalan
* Pilih voucher no. yang dibatalkan. A/P.
PURCHASING POOL WORKSHOP

* Infor pembayaran Early

Termination/Pembelian
Unit/akhir kontrak.
* Info PO sudah dibayar * Info PO sudah dibayar * Info PO sudah dibayar
Views/Reports

Invoice status : digunankan untuk membentuk laporan

status invoice (open,partial,close) dalam periode tertentu
dan status yang diinginkan.
A/R Jatuh Tempo : digunakan untuk membentuk laporan
dari tagihan yang akan jatuh tempo dan belum terbayar.
Tagihan Customer : digunakan untuk membentuk
laporan dari angsuran customer yang belum ditagih.
Rekapitulasi Kas; digunakan untuk membentuk laporan
kas berdasarkan periode tertentu yang diinginkan-default
tanggal system.
History pembayaran customer.
Aging A/R.
* PPH Ps 23 : Laporan PPH Ps 23 untuk customer yang
bukti potong setor pajaknya dikirim ke customer (Flag 'Y')
per status bukti potong setor pajak sudah diterima finance
atau belum.
* Laporan PDC : List cek giro yang akan jatuh tempo per
period.

A/P Jatuh tempo : digunakan untuk laporan invoice A/P

detil yang akan dan sudah jatuh tempo.
PPN : digunakan untuk membuat laporan PPN per
period .
* PPH PS 23 : laporan PPH Ps 23 per period yang di
breakdown per :
- PPH Ps 23 bukti potong pajak dikeluarkan ke customer
(flag 'Y') dengan bukti potong sudah diterima perusahaan
dan bukti potong belum diterima perusahaan.
- PPH Ps 23 bukti potong pajak tidak dikelurkan ke
customer.
• Invoice bisa dibuat mengacu ke kontrak/WR dengan menyebutkan nomor
Validation/Rule
kontrak/WR.
• Invoice bisa dibuat bersamaan dengan Faktur pajak.
• Alamat invoice bisa berbeda dengan alamat faktur pajak.
• Invoice bisa diproses per batch berdasarkan kontrak2 yang jatuh tempo yang
ditetapkan.
• Invoice bisa dibuat berdasarkan nama customer, dimana untuk kontrak2
tagihan jatuh tempo dibuat dalam satu invoice.
• Dalam satu angsuran/kontrak bisa dibuatkan/ditagih dalam beberapa invoice
atau sesuai unit.
• Pada early termination nilai invoice akan dihitung sampai dengan sisa
angsuran yang belum terbayar.
• Pada early termination kontrak bisa dibuatkan invoice untuk refund insurance
dan penalty dengan menyebutkan nomer WO.
• Nilai invoice yang dibuat tidak boleh melebihi nilai tagihan.
• A/R dibedakan menjadi Sales (unit sewa, driver), Asuransi (Refund, Claim),
Asset (unit jual, accessories, spareparts), Others.
* Invoice antara unit & driver bisa dipisah.
• Bila ada discount perlu ada approval dari Supervisor/Manager/Director
berdasarkan limit yang ditentukan sesuai dengan policy.
• Perlu disebutkan Bank dan account yang dituju.
• Invoice dan faktur pajak dicetak hanya ke printer satu kali, bila dicetak ulang
akan ditandai sebagai 'COPY'.
* Setiap copy ada serialnya dan setiap copy perlu ada approval atasan.
* Setiap penerbitan invoice akan diterbitkan pula tanda terima.

• Pembayaran bisa mengacu pada invoice yang telah dikeluarkan dengan

memilih no.invoice yang ada.
• Untuk pembayaran dari hasil penjualan kendaraan akan mengupdate status
kendaraan menjadi ‘sold’ (no.polisi hrs disertakan saat pembuatan invoice).
• Pembayaran angsuran akan mengupdate status angsuran menjadi ‘paid’.
• Nilai transaksi bisa lebih/kurang dari invoice.
• Nilai negative berarti reverse payment dan akan mengacu pada payment yang
telah dilakukan sebelumnya dengan memilih no.invoice yang akan direverse.
• Apabila sebelum reverse dilakukan status invoice ‘close’ maka setelah reverse
dilakukan status invoice akan berubah menjadi ‘open’ dan akan muncul di
monitor collection untuk difollow up.
• Apabila nilai pembayaran lebih besar atau sama dengan nilai invoice maka
status payment akan berubah menjadi ‘close’, jika tidak 'PARTIAL'.
* PPH Ps 23 dengan flag 'Y' dinggap sudah dibayar bila bukti setor potong pajak
sudah diterima oleh finance.
• Kelebihan nilai bayar akan dimasukan sebagai pembayaran angsuran
berikutnya atau titipan customer/rekanan.
• Metode pembayaran tunai/transfer/cek giro.
• Untuk cek giro disebutkan tanggal cairnya yang akan dimonitor oleh finance.
• Invoice status :
o Open : Nilai pembayaran lebih kecil atau kurang dari nilai Invoice.
o Close : Nilai pembayaran sama atau lebih besar dari nilai Invoice.
o Complete : Nilai pembayaran sama atau lebih besar dari nilai Invoice dan bukti
faktu pajak sudah diterima.
* Jika status cek giro 'Tolak', maka invoice yang dibayar dengan menggunakan
cek giro 'Tolak' harus direverse.

* A/P dibedakan kedalam : maintenance, Asset (unit, drivers:[gaji pokok,lembur,

um, bensin, tol,penginapan,insentive dll], accessories, spareparts, documents,
DP & Angsuran leasing), Asuransi dan other.
o Nilai pembayaran tidak boleh melebihi dari nilai tagihan. Memungkinkan
adanya discount.
• Pembayaran bisa dilakukan per batch berdasarkan tgl.jatuh tempo/kd.bank
pembayar/kd.bank penerima/nama badan/cabang dll.
• Setiap pembayaran akan mengeluarkan surat perintah bayar yang berisi
informasi mengenai perintah bayar terhadap bank untuk mendebet uang
sejumlah yang ditetapkan ke rekening rekanan yang dituju dan keterangan
pembarannya.
• Prepayment bisa dilakukan untuk tagihan yang bertahap/schedule.
• A/P status :
o Close : jika nilai pembayaran telah sama dengan nilai tagihan.
o Prepay : jika tagihan dibayar sebelum waktunya.

• Setiap pembayaran akan mengeluarkan surat perintah bayar yang berisi

informasi mengenai perintah bayar terhadap bank untuk mendebet uang
sejumlah yang ditetapkan ke rekening rekanan yang dituju dan keterangan
pembarannya.
Collection
Module
Collection :
Module ini digunakan untuk
memonitor tagihan invoice yang
belum terbayar dan penerimaan
bukti potong faktur pajak.
Function Input CC Marketing & Sales
Collection :
Fungsi ini digunakan untuk
memonitor tagihan invoice yang
belum terbayar dan penerimaan
bukti potong faktur pajak.
* Info invoice A/R
* Info tolakan cek
giro.
* Bukti pembayaran
(Cash/Transfer)
* Rekening koran
* Cek/Giro
SP & WO:
Fungsi ini digunakan untuk
mencetak Surat Peringatan dan
Surat Pemberitahuan Bukti Setor
pajak belum diterima/dikirim
kembali ke finance..
Finance
* Info Invoice belum diterima. giro terhadap invoice no.
* Info Invoice dibayar.
Collection PURCHASING POOL
* Entry Periode Pembuatan Invoice
yang akan dimonitor.
* Cek ke Customer Invoice apakah
sudah diterima.
* Tandai Invoice sudah diterima dan
catat tgl.diterima & keterangan, jika
belum inform ke Finance untuk dikirim
ulang.
* Inform ke customer ada tolakan cek
* Entry Periode Jatuh tempo Invoice
yang akan dimonitor.
* Cek apakah Invoice sudah dibayar.
* Catat tanggal & keterangan alasan
invoice blm terbayar dan kapan akan
dibayar.
* Inform ke Finance.
* Entry Tanggal.
* Proses Surat Peringatan dan atau
Surat Pemberitahuan.
WORKSHOP Views/Reports
o Angsuran(A/R) jatuh tempo:
• laporan mengenai angsuran
yang belum terbayar dalam periode
tertentu.
o Status invoice(A/R):
• laporan mengenai status invoice
yang telah dibuat berdasarkan status
invoice, contract/customer/cabang dalam
periode tertentu.
o Invoice(A/R) yang akan jatuh
tempo/belum terbayar/over due.
o Invoice(A/R) status vs Bukti Potong
Pajak.
Validation/Rule
• Surat Peringatan akan
dibuat/dikeluarkan (optional)
berdasarkan parameter overdue:
o SP1 dikeluarkan bila tagihan over 15
hr
o SP2 dikeluarkan bila tagihan over 30
hr
o Dst
• Setiap SP hanya dicetak satu kali.
• Write off (update flag) dilakukan
berdasarkan parameter overdue:
o Hutang > 150 hr akan di Write off
oleh system setiap akhir bulan.
* Proses surat peringatan dan surat
pemberitahuan bisa dibuatkan
scheduling untuk diproses secara
otomatis oleh system.
POOL

Module Function Input

CAR : IN : Dari Dealer(New Car):
Module ini digunakan untuk Fungsi ini digunakan untuk * Info pengiriman unit dari Dealer.
mencatat kegiatan mencatat penerimaan * WR dari PURCHASING.
penerimaan/pengeluaraan kendaraan. * DO & BAST Dealer.
kendaran. Dari Customer :
* Info masa kontrak/RC berakhir.
* WR dari Marketing & Sales/CC.
* Surat Penarikan Kendaraan.
* BAST/Checklist kendaraan lama.
* Info permintaan kendaraan RC.
Dari Bengkel :
* Info pengerjaan telah selesai.
* Info service/maintenance.
* BAST/Checklist kendaraan lama.
* WR dari POOL buat Workshop.
Dari Lainnya (contoh :Tugas Kantor dll):
* SPK/WO.
* Get Pass.
OUT : Ke Customer :
Fungsi ini digunakan untuk * Info pengiriman unit ke customer.
mencatat pengeluaran * WR dari Marketing.
kendaraan. * BAST/Checklist dari dealer.
* BAST/Checklist dari pool.
* Invoice/Bukti bayar DP, UJ, Angs
I/semua kewajiban customer.
* Bukti bayar penjualan atas unit.
Ke WorkShop :
* Info rekondisi/service unit.
* BAST/Checklist dari pool.
* WR dari CC.
Ke Asuransi(Claim) :
* Info body repair/clim unit.
* BAST/Checklist POOL.
* WR dari CC.
 MUTASI :
Fungsi ini digunakan untuk
mencatat perpindahan unit
:
* dari lokasi pool ke lokasi
pool yang lain.
* dari status STOCK ke
status STOCK yang lain :
Buffer ke RC atau RC ke
Short Term atau Long
Term ke Disposal dll. * Info perpindahan unit (lokasi/status).

DRIVER : Worksheet Driver :

Fungsi ini digunakan untuk Fungsi ini digunakan untuk
kegiatan driver yang disewa. pencatatan jam kerja driver.

SPK Driver :
Fungsi ini digunakan untuk
pembuatan SPK Driver.

Create WR tagihan: * Worksheet driver : Gaji Pokok, Daftar

Fungsi ini digunakn untuk lembur, insentif (jarak, nginap dll),
pembuatan Invoice tagihan Driver.
customer ke finance. * Claim tol, bensin dll.
* Worksheet driver : Gaji Pokok, Daftar
lembur, insentif (jarak, nginap dll),
Driver.
Create WR Pembayaran: * WR pengerjaan.
Fungsi ini digunakan untuk * Infoice tagihan dari pengerjaan
pembuatan perintah service/rekondisi/bodyrepai dll.
pembayaran upah driver * Claim tol, bensin dll.
atau biaya pengerjaan(WS) * BAST/checklist kondisi/hasil
oleh finance. pengerjaan.

Vehicle Details : STNK :

Module ini digunakan untuk Fungsi ini digunakan untuk
mencatat detil informasi yang pencatatan informasi
berhubungan dengan vehicle. STNK. * List STNK
BPKB :
Fungsi ini digunakan untuk
pencatatan informasi
BPKB. * List BPKB

Asuransi :
Fungsi ini digunakan untuk
pencatatan informasi
Asuransi. * List unit asuransi
CC Marketing & Sales Finance
*Info update status WR. *Info update status
WR.
* Info update status WR. * Info update status
WR pengiriman.
 * Info pembuatan invoice tagihan
customer untuk upah driver sesuai
worksheet yang telah dibuat.

* Info pembyaran upah driver oleh

finance sesuai worksheet yang
telah dibuat.
* Info pembayaran biaya
pengerjaan sesuai tagihan.

* Info update status WR.

* Info update status WR.

* Info update status WR.

Collection PURCHASING POOL
* Info update
status WR/PO. * Pilih/Entry WR penarikan/penerimaan dari
Marketing/PURCHASING/CC/WS.
* Pilih unit yang diterima dari list WR yang dipilih.
* Entry kelengkapan data2 informasi kendaraan :
- Nopol, STNK, BPKB.
- Kondisi/Checklist kendaraan.
* Asal kendaraan (Dealer/Customer/WS/Lainnya).
* Pengemudi/Driver.
* Lokasi POOL : Code, Nama, Alamat POOL.
* Tgl.& Waktu Terima (POOL).
* Yang Menerima (POOL).
* Hasil pengerjaan : Good/Less/Poor (Unt. asal kendaraan dari
WS).
* Alokasi Unit :
- Buffer
- RC
- Long Term
- Short Term
- Disposal
* STATUS :
- 'READY' jika unit dalam kondisi siap pakai.
- 'RECONDITION' jika unit perlu dilakukan rekondisi.
- 'UNCOMPLETE' jika dokumen unit tidak lengkap (BPKB,
NoPOL dll).
- 'SERVICE' jika unit perlu dilakukan service.
- 'CLAIM' jika unit perlu dilakukan body repair.
* Keterangan.
* Approve/Reject by.
* Update status WR 'Close', jika semua item/unit diterima jika
tidak 'PARTIAL'.
* Update PO 'CLOSE' jika unit/item pada PO sudah diterima jika
tidak 'PARTIAL'.
* Entry/Pilih WR pengiriman.
* Pilih unit/item.
* Entry kelengkapan data2 informasi kendaraan :
- Nopol, STNK, BPKB.
- Kondisi/Checklist kendaraan.
* Lokasi Asal kendaraan (POOL : Code, Nama, Alamat, Ph).
* PIC(POOL).
* Tujuan : Rekondisi/Service/Body Repair/Customer/Lainnya.
Ke BENGKEL :
* WORKSHOP : Code,Nama,Alamat,Ph WORKSHOP, detil
rekondisi/service/body repair, tgl.estimasi selesai pengerjaan.
* Generate automate WR perbaikan untuk ke WS :
- No. WR.
- Tgl.WR
- Nama & Alamat WS.
- Tgl.pengiriman
- Unit yang dikerjakan (BMTK,warna,nopol dll)
- Detail pengerjaan (Item pengerjaan & biaya
pengerjaan).
- Lama Pengerjaan (From....To).
Ke CUSTOMER :
* Customer : No.Kontrak, Nama, Alamat, PH. Customer.
Ke Lainnya :
* Nama & Tempat tujuan
* Tgl & Waktu pengiriman.
* Code & Nama Driver (?).
* Tgl.Terima (WS/Customer)
* Yang Menerima (WS/Customer)
* Alokasi Unit :
- Buffer
- RC
- Long Term
- Short Term
- Disposal.
* STATUS :
- 'WORKSHOP', jika kendaraan sedang dalam
perbaikan/service (tujuan : Rekondisi/Service).
- 'INSURANCE', jika kendaraan sedang dalam
perbaikan(Tujuan : body repair).
- 'USED', jika unit telah diterima customer.
- 'SOLD', jika unit disposal telah terjual.
* Keterangan.
* Approve/Reject by.
* Update status WR 'Close', bila semua unit/item telah dikirim &
diterima jika tidak partial.
* Send WR pengerjaan ke Workshop bila ada rekondisi, service,
body repair.
* Entry Unit.
* Rubah Status STOCK Unit.
* Rubah Lokasi Pool (asal & tujuan).
* Keterangan.
* Approve/Reject by

* Entry Code Driver, contract.no.

* Entry Tgl.
* Entry info jam lembur (From…to).
* Entry info Insentif Luar Kota (Tujuan).
* Entry info Insentif Bermalam.
* Entry WR.
* Entry Code Driver.
* Entry Tgl & Waktu keluar.
* Entry Tgl & Waktu datang.
* Entry No.Contract.
* Entry Unit, Nopol.
* Entry Keterangan.

* Create automate no.WR tagihan.

* Entry tgl.jt tagihan (tgl.invoice akan ditagihkan terhadap
customer).
* Entry tgl.period kerja (From…to).

* Create automate no.WR tagihan.

* Entry WR pengerjaan (Tagihan pengerjaan).
* Entry tgl.pembayaran (sesuai tgl.invoice tagihan pengerjaan).
* Entry tgl.period kerja (From…to), untuk pembayaran upah
driver.
* Entry/pilih unit vehicle (kd.unit)
* Entry/Edit No.STNK.
* Entry/Edit No.POLISI.
* Entry/Edit periode STNK.
* Entry/Edit periode pajak STNK.
* Entry/Edit a/n STNK (pemilik).
* Entry/Edit No.Chasis.
* Entry/Edit No.Engine
* Entry/Edit Status STNK (In/OUT)
* Entry/Edit Keterangan.
* Update status WR.
* Entry/pilih unit vehicle (kd.unit/no.stnk/nopol)
* Entry/Edit No.BPKB.
* Entry/Edit a/n BPKB (pemilik).
* Entry/edit Status BPKB (in/Out)
* Entry/Edit Keterangan.
* Update status WR.
* Entry/pilih unit vehicle (kd.unit/no.stnk/nopol)
* Entry/Edit No.Polis Asuransi.
* Entry/Edit kd.rekanan (maskapai asuransi).
* Entry/pilih Jenis Asuransi (produk asuransi)
* Entry/edit Nilai pertanggungan/premi.
* Entry/edit Tgl.Asuransi
* Entry/edit tenor asuransi.
* Entry/edit Keterangan.
* Update status WR.
WORKSHOP Views/Reports Validation/Rule

* Parameter Checklist kendaraan di set

pada master.
* Jenjang Approval.
* Setiap WR yang diterima mengacu pada
PO.
* Info status WR * Unit dari bengkel, cek work request
penerimaan/penarikan/pengirima dengan hasil pengerjaan apakah sudah
n (Open, Close). sesuai dengan yang diminta dan lengkapi
* Info STOCK & status unit hasil dari pengerjaan (good/less/poor),
(Buffer, RC, Long Term, Short waktu pengerjaan sesuai dengan
Term, Disposal : 'READY', permintaan dll.
'RECONDITION','UNCOMPLETE'
,'SERVICE','CLAIM','WORKSHO
P','INSURNCE','USED','SOLD').
* Info unit 'RS' yang digunakan
Customer terhadap status Unit
sewa sesuai kontrak.
* Info kontrak2 yang unit2nya
belum dikirim(monitoring
kesiapan unit).
* Info Aginng Unit /mutasi unit IN
vs OUT.
* Info status WR pengerjaan
perbaikan/service/body repair.
* Info History Car :
- No.Polisi, a/n STNK, status
unit, KM, terkahir service
(regular/ad hoc), history service
(jenis pengerjaan & biaya, hasil
pengerjaan, nama WS dll).
* Get PASS :
- No. WR, No.kontrak, Detil
Unit, Driver dll.
 * Info status WR
penerimaan/penarikan/pengirima
n (Open, Close).
* Info STOCK & status unit
(Buffer, RC, Long Term, Short
Term, Disposal : 'READY',
* Terima info order 'RECONDITION','UNCOMPLETE' * Pada saat Tgl. Terima customer dientry,
rekondisi/service. ,'SERVICE','CLAIM','WORKSHO sistem akan membuat schedule angsuran
P','INSURNCE','USED','SOLD'). secara otomatis bila option tgl.jatuh tempo
* Info unit 'RS' yang digunakan pada MA/Kontrak adalah tgl.terima/BAST.
Customer terhadap status Unit * Code,Nama,Alamat,PH di set pada
sewa sesuai kontrak. MASTER REKANAN.
* Info kontrak2 yang unit2nya * Untuk kendaraan yang dikirim dengan
belum dikirim(monitoring tujuan Customer hanya bisa dilakukan bila
kesiapan unit). pembayaran DP, UJ dan Angs I sudah
* Info Aginng Unit /mutasi unit IN diterima finance atau semua kewajiban
vs OUT. customer terpenuhi untuk status 'SOLD'.
* Info status WR pengerjaan
perbaikan/service/body repair.
* Info History Car :
- No.Polisi, a/n STNK, status
unit, KM, terkahir service
(regular/ad hoc), history service
(jenis pengerjaan & biaya, hasil
pengerjaan, nama WS dll).
* Get PASS :
- No. WR, No.kontrak, Detil
Unit, Driver dll.
* Info history unit mutasi.
* Info Mutasi Unit per period.
* Data2 Driver di set pada MASTER :
- Code & Nama Driver.
- Alamat
- Skill.
- Gaji Pokok.
* Info worksheet driver per period. - Status : Kary.Tetap/Outsource.

* SPK Driver.
* Gaji Pokok driver di set pada Master
yang dibedakan :
- GP customer : Gaji Pokok untuk
ditagihkan ke customer.
- GP finance : GP untuk dibayarkan oleh
finance.
* Untuk option invoice driver dimasukan
pada invoice unit (flag invoice driver
dipisah 'T'), nilai GP customer tidak
ditagihkan kembali dalam worksheet
* Info status WR. Driver.

* Info status WR.

* Info status STNK.

* Info unit vs kelengkapan
documents(STNK, BPKB, Polis
Asuransi dll).
* Info status BPKB.

* Info status Asuransi

WORKSHOP
Module
Accessories & Spareparts :
Module ini digunakan untuk
pencatatan keluar/masuk
accessories dan spareparts.
Work Order :
Module ini digunakan untuk
create & update WO.
Function
IN :
Fungsi ini digunakan untuk
mencatat penerimaan
accessories & spareparts.
OUT :
Fungsi ini digunakan untuk
mencatat pengeluran
accessories & spareparts.
Create WR :
Fungsi ini digunakan untuk order
pembelian
accessories/spareparts ke
PURCHASING.
Update WR :
Fungsi ini digunakan untuk
update status WR pengerjaan.
Input CC
* Info pengiriman order dari
vendor/supplier/dealer.
* WR dari PURCHASING.
* DO/BAST dari supplier
* Info permintaan
pengiriman/pemasangan
accessories/spareparts.
* Info kebutuhan
accessories/spareparts.
* Info order perbaikan/service.
Marketing Finance
& Sales Collection PURCHASING POOL

* Info update status WR/PO.

* Terima Info order pembelian.

* Info status WR dari WS.

WORKSHOP Views/Reports Validation/Rule
* Entry/pilh WR.
* Entry Tgl.Terima, PIC, lokasi sesuai
WS.
* Cek item, # pada WR dengan
pengiriman.
* Update status WR 'CLOSE' jika
semua item, # sesuai dengan
pengiriman, jika tidak 'PARTIAL' dan
kirim info ke PURCHASING' .
* Update status PO 'CLOSE' jika
semua item, # sudah diterima, jika
tidak 'PARTIAL' dan kirim info status
PO ke PURCHASING. * Informasi stock in.
* Entry/pilih WR.
* Entry Tgl.Keluar, PIC, lokasi sesuai
WS.
* Tujuan :
Perbaikan/Penambahan/Lainnya. * Informasi stock pada unit.
* Unit (BMTK,NoPOL,No.Kontrak). * Informasi stock keluar.
* Update status WR 'Close'. * Informasi stock in/out.

* Generate automate WR no.

* Entry detil item, jumlah
* Keterangan * Informasi status pesanan (WO).
* Entry/pilih WR.
* Entry tgl. & Waktu terima.
* PIC penerima.
* BAST/Checklist unit.
* Entry tgl. Pengerjan.
* Entry tgl.selesai.
* Entry Accessories/spareparts yang
dipasang/digunakan.
* Keterangan.
* Approve/Reject by.
* Update status WR 'Close'. * Informasi status order perbaikan.
Master Brand
Master Merk
Master Type
Master Kind

Master Vehicle

Master Rekanan

Master Dokumen
Master Dt.Dokumen

Master Bank PT
Master Bank Rekanan
Master Bank

Master Driver

Master Service

Master Parameter

Master Asuransi
Master
Barang(Accessories &
Spareparts)
Master Cost
Calculation
Master Dt.CosCal
Master POOL
Master Price(Vehicle)
Berarisi kode brand & nama brand, tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kode merk & nama merk, tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kode type & nama type, tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kode kind & nama kind, tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kode vehicle(unit),kode brand,kd.merk,kd.type,kd.kind, warna, th.pembuatan,OTR,kd.dealer,contract no,PO No,tgl.PO,
Tgl.kirim, Tgl.terima,kd.pool,No.STNK,Tgl.periodeSTNK,Tgl.periode pjk,NoPol,No.Chasis,No.Engine,No.BPKB,nama
pemilik,No.PolisAsuransi,Tgl.Asuransi,TenorAsuransi,kd.maskapaiAsuransi,kd.produkAsuransi,stock (Buffer, RC,
LT,ST,Disposal),status (Ready/Recondition/uncomplete/service/claim/ws/insurance/used/sold), tgl.entry,waktu entry,user entry
Berisi kode rekanan (vendor/supplier/dealer/bengkel/asuransi), nama,jln,rt,rw,kel,kec,kota,prov,kd.pos,ph-pic, tgl.entry,waktu
entry,user entry.
Berisi kd.dokumen, nama dokumen, kd.parameter, nama parameter, tgl.entry,waktu entry,user entry. Contoh :
- BAST1, Berita Acara Serah Terima Kendaraan, A1, Body/Phisik
- BAST1, Berita Acara Serah Terima Kendaraan, A2, Roda
Kd.Vehicle, NoPOL,No.Chasis,No.Engine, tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kd.bank,acc.no, trf.charge1(biaya transfer ke bank yang sama dalam satu wilayah),trf.chrge2(biaya transfer ke bank yg s
beda wilayah),trf.charge3(biaya transfer ke bank yang lain,rtgs charge : biaya transfer rtgs/amt > 100 jt), tgl.entry,waktu entry,u
entry.
Berisi kd.rekanan, kd.bank, acc.no, nama acc,tgl.entry,waktu entry,user entry.
Berisi kd.bank, nama bank, jln,rt,rw,kel,kec,kota,provinsi,kd.pos, ph., tgl.entry,waktu entry,user entry.
Cd.Driver, nama driver, jln,rt,rw,kel,kec,prov,kd.pos, ph,skill, jenis karyawan(kontrak/tetap/outsource dll),gp.customer, gp.financ
tunjangan makan, tjg.hadir, tjg.kesehatan, tgl.entry,waktu entry,user entry.
kode service, nama service, jenis service : reguler/ad hoc, biaya service, kode bmtk,lama pengerjaan (jam), kode
rekanan(authorize/bengkel), periode service : 1 bln,2 bln (dst), tgl.entry,waktu entry,user entry.
kode parameter, nilai parameter, keterangan, tgl.entry,waktu entry,user entry. contoh :
- kode STNK1, 7, parameter reminder STNK : alert/reminder untuk masa perpanjangan stnk 7 hr kerja sebelum masa berakhir
STNK).
- kode SP1a, 3, overdue days untuk surat peringatan I : SP1 akan dikeluarkan bila ovd.days > 3.
- kode SP1b,15, overdue days untuk surat peringatan I : SP1 akan dikeluarkan bila ovd days <= 15.
Kd.Rekanan(Maskapai Asuransi),kd.produk,gross rate,disc rate, periodeFR(tgl.berlaku awal), periodeTo(tgl.berlaku akhir),
tgl.entry,waktu entry,user entry.

kd.barang,nama barang,kd.supplier,harga satuan.

kd.coscal,periodeFr,periodeTo,kd.vehicle,lokasi beli(dealer),lokasi operasi(franco/customer).

kd.coscal,kd.parameter,nm.parameter,value parameter.
Kd.pool,nm pool, jln,rt,rw,kel,kec,kota,prov,kd.posd,ph
kd.rekanan,bmtk,th.pembuatan,OTR,periodeFR,periodeTo,tgl.entry,waktu entry,user entry.
Semua penomoran ID harus bisa dibedakan atas PT, Cabang/Dept.
Setiap Work Request (WR) bisa di reject oleh penerima WR.
Setiap penomoran WR harus ada kode Bagian yang mengeluarkan WR.
Setiap progres WR harus bisa di track tgl,waktu,user dan bagian/dept. yang melakukan update/edit.
OL, OL Final, Contract, PO, A/P payment, Mutasi, SPK Driver harus ada jenjang approval.
Semua yang berwenang memberikan approval bisa merubah/editing field yang diperlukan.
Semua perubahan/editing harus terlacak/tracked perubahannya dan oleh siapa/tanggal dilakukan
Setiap penolakan/rejection pengajuan approval dan atau disertai keterangan/description.
Setiap penolakan/rejection pengajuan approval akan mengubah status pengajuan menjadi 'REJECT' dan tidak bisa dilanjutkan
Setiap WO,Contract, OL Final, MA harus saling terhubung.
Setiap transaksi pembayaran/penerimaan diberikan kode :
- T001 : Transaksi penerimaan DP
- T002 : Transaksi penerimaan UJ
- T003 : Transaksi penerimaan Angsuran
- T004 : Transaksi penerimaan penalty.
- T005 : Transaksi penerimaan prepayment.
- T006 : Transaksi penerimaan 'CANCELATION FEE' dll
- L001 : Transaksi pembayaran DP.
- L002 : Transaksi pembayaran UJ
- L003 : Transaksi pembayaran Angsuran dll.
- T101 : Transaksi tolakan DP.
- T102 : Transaksi tolakan UJ dll.
Setiap Kode Transaksi mempunyai COA. (No. Account + Tahun)
 DARI SAMPAI
NO TASK
TANGGAL TANGGAL
0 ANALISA SISTEM 22-10-2008 25-10-2008
25-11-2008 29-11-2008
1 CUSTOMER CARE (CC)
* Request/Compliant 01-12-2008 04-12-2008
* Reminder 05-12-2008 07-12-2008

2 MARKETING & SALES (MS)

* Prospecting :
* Target Plan 08-12-2008 09-12-2008
* Kunjungan 09-12-2008 10-12-2008
* Offering Letter :
* Pre-Offering Letter 10-12-2008 14-12-2008
* Create Offering Letter 14-12-2008 17-12-2008
* Modify Offering Letter 18-12-2008 19-12-2008
* Final OL 19-12-2008 20-12-2008
* Cancel OL 20-12-2008 21-12-2008
* Contract :
* Create Contract 21-12-2008 25-12-2008
* Modify Contract 25-12-2008 26-12-2008
* Early Termination Contract 26-12-2008 27-12-2008
* Ending Contract 27-12-2008 28-12-2008

3 PURCHASING
* Create PO 28-12-2008 01-01-2009
* Cancel PO 02-01-2009 03-01-2009
* Create WR pembayaran 03-01-2009 04-01-2009
* Create WR Penerimaan 05-01-2009 06-01-2009

4 FINANCE
* A/R :
* Create Invoice 07-01-2009 09-01-2009
* A/R Payment 10-01-2009 12-01-2009
* PPH Ps 23 12-01-2009 13-01-2009
* PDC 13-01-2009 14-01-2009
* Cancel Invoice 14-01-2009 15-01-2009
* A/P :
* A/P Payment 16-01-2009 19-01-2009
* Create Schedule Angsuran 19-01-2009 20-01-2009
* TAX 20-01-2009 21-01-2009
* Cancel A/P 21-01-2009 22-01-2009

5 COLLECTION
* Collection 22-01-2009 23-01-2009
* SP & WO 23-01-2009 24-01-2009

6 POOL
* Car In/Out 25-01-2009 27-01-2009
* Driver In/Out 28-01-2009 01-02-2009
* Vehicle Details 01-02-2009 03-02-2009
7 WORKSHOP
* IN 04-02-2009 05-02-2009
* OUT 06-02-2009 07-02-2009
* Create WR 08-02-2009 09-02-2009

8 MASTER DATA & GENERAL

Pembuatan screen entry master data disesuaikan
dengan kebutuhan transaksi yang terlebih dahulu
digunakan.

REPORTING-REPORTING 10-02-2009 28-02-2009

Testing External
JUMLAH

3 ANALISA
4 REVIEW

3
2

1
1

4
3
1
1
1

4
1
1
1

4
1
1
1

2
2
1
1
1

3
1
1
1

1
1

2
4
2
 1
1
1

Testing External