Anda di halaman 1dari 51

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

ppd.kotamarudu@moe.gov.myP.O. Box 297, 89108 Kota Marudu, SabahTel: 088-661205/661178 Fax: 088-662582

NAMA ALAMAT TELEFON FAX E-MAIL

: : : : :

KHAIRUDDIN BIN JAMAL @ JASLEY BIN JAMARI PETI SURAT 297, 89108 KOTA MARUDU,SABAH O88- 661205, 661178, 661872 088- 662582 khairuddin.jamal@moe.gov.my

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

I SI KANDUNGAN
1.0 Objektif Pejabat 2.0 Objektif Bahagian / Unit 3.0 Carta Organisasi PPD 4.0 Carta Organisasi Kedudukan Pegawai 5.0 Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan 6.0 Peraturan-peraturan Pentadbiran 7.0 Proses Kerja 8.0 Carta Aliran Kerja 9.0 Senarai Semak 10.0 Senarai Undang-undang / peraturan 11.0 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai 12.0 Senarai borang-borang yang digunakan 13.0 Norma Kerja 14.0 Senarai Tugas Harian

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 2

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

ISI KANDUNGAN FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI & KAUNSELING PPDKM

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 3

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

1.0 Objektif Pejabat


1.1 Menggembleng tenaga semua staf secara optimum dalam proses pengurusan dan pentadbiran bagi mewujudkan situasi pengurusan dan pentadbiran yang berkesan kepada semua pelanggan; 1.2 Menjadikan Pejabat Pelajaran Daerah Kota Marudu sebagai sebuah PPD gemilang menjelang 2015; 1.3 Mengamalkan semangat kekitaan dan perkongsian maklumat di kalangan pelajar, guru, ibu bapa, komuniti, agensi kerajaan, swasta dan staf demi kesejahteraan bersama; 1.4 1.5 Membasmi kemiskinan melalui pendidikan; dan Memiliki kesedaran, tanggungjawab yang tinggi dan kesediaan berbakti kepada agama, bangsa dan negara.

2.0 Objektif Bahagian / Unit


2.1 Menyediakan Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling Untuk Kesejahteraan Individu, Organisasi Dan Komuniti (Warga Pendidikan) Di Bawah Pengurusan PPD Kota Marudu. 2.2 Memberi kesedaran kepada warga pendidik daerah Kota Marudu akan kepentingan Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling dalam menguruskan kehidupan seharian. 2.3 Meningkatkan pengetahuan dan kecekapan pegawai kaunseling ke tahap optimum dan berterusan. 2.4 Memberikan pendidikan kesihatan mental dan fizikal kepada warga pendidik/AKS daerah Kota Marudu. 2.5 Melaksanakan Perkhidmatan Psikologi dan Kaunseling berteraskan etika dan menepati peruntukan perundangan.
MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 4

3.0 Carta Organisasi Pejabat Pelajaran Daerah Kota Marudu 2012


PEGAWAI PELAJARAN DAERAH Jainim Bin Samaron DG1-4
PT (KESETIAUSAHAAN)

PENGURUSAN AKADEMIK
SUB UNIT BAHASA & SAINS KEMASYARAKATAN

UNIT PEROLEHAN DAN ASET PPPD PEROLEHAN Sanaleh Daud DG1-1

UNIT PENGURUSAN ICT


PENGURUSAN ICT PPPD ICT Rodzainie Bin Matimpan DG1-1

PENGURUSAN SEKOLAH
PPPD BM (Men) Abdul Rahim Tapah DG1-2 PPPD BM (Ren) Teddy Henry @ Mohd Azri DG1-1 PPPD BI (Men) Jennedy Pungawon DG1-1 PPPD BI (Ren) DG1-1 PPPD Sains Kemasyarakatan Sanaleh Daud DG1-1 SUB UNIT SAINS & TEKNIKAL PPPD Sc & Mat (Men) Jidin Janaun DG1-2 PPPD Sc & Mat (Ren) Norbert Bin Micheal Ligin DG1-1 PPPD Tek & Vok (Men) Wellson Mogusun DG1-2 SUB UNIT PENTAKSIRAN BERASAS SEKOLAH PPPD PBS (Men) Norhaya Labai DG1-1 UNIT PENILIAN & PEPERIKSAAN PPPD Peperiksaan Henry Masampai DG1-1 Penyelia Peperiksaan Saimin Saidi DG2-2 UNIT PENDIDIKAN ISLAM PPPD Pendidikan Islam Danial @ Zainal Aliudin DG2-3 PPPD j-QAF Noramnah Jais DG2-1 FASILINUS Penyelia Kanan Sekolah Rendah (Guru) Jasni Tangossi DGA2-3 Penyelia Sekolah Rendah (Murid) Sabaria Bte Padilah DG2-2 PPPD Pra Sekolah Jovita Sabut DG1-1 PPPD Pendidikan Khas & Swasta / Permata Sundian Sapaun DG1-1 UNIT PERHUBUNGAN & PENDAFTARAN PPPD Siasatan / Aduan DG1-1 PT (P/O) Khidmat Pelanggan Unit Latihan PPPD Latihan Jaimah bte Souti DG1-1 UNIT PENGURUSAN MENENGAH PPPD Peng. Sekolah Men (Guru) Rosmin Bin Ijum DG1-1 PPPD Peng. Sekolah Men (Murid) PPPD KGSK / GSTT / GG Jaimah bte Souti DG1-1 UNIT PENGURUSAN RENDAH

PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN


UNIT HAL EHWAL MURID PPPD Hal Ehwal Murid Gulkan Bisari@Hj. Hassan DG1-1 Peny. Hal Ehwal Murid Sarifah Angak DG2-2 PPPD Bimb. Kaun & Kerjaya Murid (Men) Penyelia PPDa Roslee Zulkadir DG2-2 Pembantu Tadbir (P/O)

PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN


UNIT PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN Penolong Pegawai Tadbir James Yunsai N4-3 BPK Jenn Leslie Masaling N4-1 Keurusetiaan Pembantu Tadbir (P/O) Operasi Tony Bin Soyoh @ Oyoh N4-1 Zulkifli Bin Salleh N4-1 Pembantu Tadbir Rendah Grasy Jimy N4-1 Pembantu Am Pejabat Mohd. Shah Bin Basari H5-1 Rapiah Bte. Abd. Ghani H5-1 Pemandu Mukadis B. Saikin H5-1 UNIT KEWANGAN & AKAUN Penolong Akauntan Felinah Kuah W2-1 Pembantu Akauntan (Akaun Sekolah) Chong Bitt Ling W4-1 Pembantu Am Pejabat Liman Bin Osman H5-1 Aning Bin Ating H5-1 Sub Unit Bayaran & Gaji Pembantu Akauntan Marcelinus Patrick W4-1 Pembantu Tadbir (Kew) Jaimat B. Masa W4-3

PENGURUSAN MAKLUMAT Penyelia Maklumat Liew Yun Henn DG2-2

PSIKOLOGI & KAUNSELING Kaunselor Organisasi Khairuddin Bin Hj. Jamal DG1-2

PENGURUSAN KUALITI PPPD Pengurusan Kualiti George Jod Bin Bungas DG1-1

UNIT KOKURIKULUM PPPD Kokurikulum Akademik (Men) Amat Noor Shamsudin DG1-1 Peny. Kelab, P.&B. Beruniform (Ren) Enriquez Oribio DG2-2 UNIT SUKAN Peny. Kanan Pembangunan Sukan DG2-3 Penyelia Sukan Jimson Bin Majimal DG2-2 Pembantu Am Pejabat

Muhamad Bin Amat DG1-2 Eva Marlaenie Asin @ Yasin DG2-1 Alexdryne Ginduk DG2-1

4.0 Carta Organisasi Kedudukan Pegawai


PEGAWAI PELAJARAN DAERAH Jainim Bin Samaron DG1-4
PT (KESETIAUSAHAAN)

PENGURUSAN AKADEMIK
SUB UNIT BAHASA & SAINS KEMASYARAKATAN

UNIT PEROLEHAN DAN ASET PPPD PEROLEHAN Sanaleh Daud DG1-1

UNIT PENGURUSAN ICT


PENGURUSAN ICT PPPD ICT Rodzainie Bin Matimpan DG1-1

PENGURUSAN SEKOLAH
PPPD BM (Men) Abdul Rahim Tapah DG1-2 PPPD BM (Ren) Teddy Henry @ Mohd Azri DG1-1 PPPD BI (Men) Jennedy Pungawon DG1-1 PPPD BI (Ren) DG1-1 PPPD Sains Kemasyarakatan Sanaleh Daud DG1-1 SUB UNIT SAINS & TEKNIKAL PPPD Sc & Mat (Men) Jidin Janaun DG1-2 PPPD Sc & Mat (Ren) Norbert Bin Micheal Ligin DG1-1 PPPD Tek & Vok (Men) Wellson Mogusun DG1-2 SUB UNIT PENTAKSIRAN BERASAS SEKOLAH PPPD PBS (Men) Norhaya Labai DG1-1 UNIT PENILIAN & PEPERIKSAAN PPPD Peperiksaan Henry Masampai DG1-1 Penyelia Peperiksaan Saimin Saidi DG2-2 UNIT PENDIDIKAN ISLAM PPPD Pendidikan Islam Danial @ Zainal Aliudin DG2-3 PPPD j-QAF Noramnah Jais DG2-1 FASILINUS Penyelia Kanan Sekolah Rendah (Guru) Jasni Tangossi DGA2-3 Penyelia Sekolah Rendah (Murid) Sabaria Bte Padilah DG2-2 PPPD Pra Sekolah Jovita Sabut DG1-1 PPPD Pendidikan Khas & Swasta / Permata Sundian Sapaun DG1-1 UNIT PERHUBUNGAN & PENDAFTARAN PPPD Siasatan / Aduan DG1-1 PT (P/O) Khidmat Pelanggan Unit Latihan PPPD Latihan Jaimah bte Souti DG1-1 UNIT PENGURUSAN MENENGAH PPPD Peng. Sekolah Men (Guru) Rosmin Bin Ijum DG1-1 PPPD Peng. Sekolah Men (Murid) PPPD KGSK / GSTT / GG Jaimah bte Souti DG1-1 UNIT PENGURUSAN RENDAH

PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN


UNIT HAL EHWAL MURID PPPD Hal Ehwal Murid Gulkan Bisari@Hj. Hassan DG1-1 Peny. Hal Ehwal Murid Sarifah Angak DG2-2 PPPD Bimb. Kaun & Kerjaya Murid (Men) Penyelia PPDa Roslee Zulkadir DG2-2 Pembantu Tadbir (P/O)

PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN


UNIT PENTADBIRAN & PERKHIDMATAN Penolong Pegawai Tadbir James Yunsai N4-3 BPK Jenn Leslie Masaling N4-1 Keurusetiaan Pembantu Tadbir (P/O) Operasi Tony Bin Soyoh @ Oyoh N4-1 Zulkifli Bin Salleh N4-1 Pembantu Tadbir Rendah Grasy Jimy N4-1 Pembantu Am Pejabat Mohd. Shah Bin Basari H5-1 Rapiah Bte. Abd. Ghani H5-1 Pemandu Mukadis B. Saikin H5-1 UNIT KEWANGAN & AKAUN Penolong Akauntan Felinah Kuah W2-1 Pembantu Akauntan (Akaun Sekolah) Chong Bitt Ling W4-1 Pembantu Am Pejabat Liman Bin Osman H5-1 Aning Bin Ating H5-1 Sub Unit Bayaran & Gaji Pembantu Akauntan Marcelinus Patrick W4-1 Pembantu Tadbir (Kew) Jaimat B. Masa W4-3

PENGURUSAN MAKLUMAT Penyelia Maklumat Liew Yun Henn DG2-2

PSIKOLOGI & KAUNSELING

PENGURUSAN KUALITI PPPD Pengurusan Kualiti George Jod Bin Bungas DG1-1

UNIT KOKURIKULUM PPPD Kokurikulum Akademik (Men) Amat Noor Shamsudin DG1-1 Peny. Kelab, P.&B. Beruniform (Ren) Enriquez Oribio DG2-2 UNIT SUKAN Peny. Kanan Pembangunan Sukan DG2-3 Penyelia Sukan Jimson Bin Majimal DG2-2 Pembantu Am Pejabat

Kaunselor Organisasi
Khairuddin Bin Hj. Jamal DG1-2

Muhamad Bin Amat DG1-2 Eva Marlaenie Asin @ Yasin DG2-1 Alexdryne Ginduk DG2-1

5.0 Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan


Unit Jawatan 5.1 : : UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING KAUNSELOR ORGANISASI DAERAH (KOD)

Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling kepada anggota Jabatan Pelajaran Negeri Sabah yang memerlukan dalam bentuk kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga atau kaunseling krisis
Tugas & Tanggungjawab 1. Merancang,memberi dan merekod khidmat kaunseling kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di bawah PPD Kota Maruduyang memerlukan perkhidmatan ini dalam bentuk kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga atau kaunseling krisis Kuasa Yang Diberi Memberi perkhidmatan yang profesional dan beretika: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1. Penolong Pegawai Pelajaran Daerah 2. Ketua Unit Pengurusan Sekolah 3. Ketua Unit Jaminan Kualiti 4. PPD Siasatan & Aduan 5. Unit Pentadbiran 6. Pembantu Tadbir Rendah

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

3. Menerima i. Melaksanakan program klien tanpa outreach menyebarkan syarat maklumat tentang perkhidmatan 4. Merekod kaunseling kehadiran dan sesi ii. Menjalankan sesi kaunseling kaunseling 5. Mengendalika iii. Membuat laporan kes/ n fail-fail sesi (jika perlu) SULIT klien

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.2

Merancang, memberi dan merekod khidmat konsultasi/rundingcara kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di bawah PPD Kota Marudu yang memerlukannya.
Tugas & Tanggungjawab 2. Merancang, memberi dan merekod khidmat konsultasi/ rundingcara kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di bawah PPD Kota Marudu yang memerlukannya i. Memberi khidmat konsultasi/ rundingcara berhubung pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam aspek psikologikal ii. Melaksanak ujian/ inventori psikologi bagi yang berkenaan Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Pegawai yang memerlukan perkhidmatan

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 8

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.3

Merancang, mengurus dan memberi peningkatan kemahiran ke arah kesejahteraan hidup kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu.
Tugas & Tanggungjawab 3. Merancang, mengurus dan memberi peningkatan kemahiran ke arah kesejahteraan hidup kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu i. Membentuk AJK PERASA (Pembimbing Rakan Sekerja) di Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu (mengikut keperluan /jika perlu) ii. Menyelaras dan melaksanakan kursus PERASA di peringkat PPD (Jika ada) iii.Melaksanakan program Motivasi ke arah kecemerlangan diri staf (jika perlu) iv.Menjalankan program Perkembangan Staf (jika perlu) Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1. Penolong PPD 2. Ketua Unit 3. Pegawai /Penyelia Pelajaran

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 9

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.4

Menyelaras dan menyelia kes pegawai/staf berprestasi rendah dan pegawai bermasalah mengikut SPP 4/1998 kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu.
Tugas & Tanggungjawab 4. Menyelaras dan menyelia kes pegawai/ staf berprestasi rendah/ bermasalah mengikut SPP 4/1998 i. Menerima klien tanpa syarat ii. Membuat penyeliaan kes iii. Merekod kes klien iv. Mengurus kes mengikut Garis Panduan Mengurus Kes mengikut SPP 4/98 v. Memantau kes dan program pemulihan (jika ada) vi. Membuat laporan kes/ sesi (jika perlu) vii.Mengurus kes mengikut SPP 4/98 di POOL viii. Mesyuarat dan merujuk kes yang sudah 2 tahun dalam POOL untuk tindakan seterusnya (jika ada) Kuasa Yang Diberi Memberi perkhidmatan yang profesional dan beretika: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Menerima klien tanpa syarat 4. Merekod/ menfailkan kes klien 5. Mengendalika n fail-fail SULIT klien 6. Mengurus kes mengikut garis panduan mengurus kes SPP 4/98 Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1. Penolong PPD 2. Ketua Unit 3. Pegawai / Penyelia Pelajaran

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 10

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.5

Merancang, mengurus dan memberi khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan Badan-Badan Kerajaan)
Tugas & Tanggungjawab 5. Merancang, mengurus dan memberi khidmat bakti serta khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan BadanBadan Kerajaan yang berkaitan Jika diperlukan / Jika ada) i. Motivasi Pelajar ii. Motivasi Ibu bapa iii. Motivasi Staf Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Menyediakan laporan program (jika perlu) Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1. Pegawai Eksekutif Kanan Unit Pentadbiran 2. Pengetua/ Guru Besar 3. Persatuan PIBG 4. NGO 5. Badan-badan Kerajaan

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 11

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.6

Merancang, mengurus dan menjalankan kajian/penyelidikan mengikut isu-isu semasa di mana dapatan kajian digunakan sebagai panduan bertindak (Jika Perlu).
Tugas & Tanggungjawab 6. Merancang, mengurus dan menjalankan kajian/penyelidikan mengikut isu-isu semasa bersama BPsK, KPM di mana dapatan kajian digunakan sebagai panduan bertindak iv. Menjalankan penulisan kajian tindakan v. Menjalankanpenulisan Stress/ kemurungan di kalangan guru Kuasa Yang Diberi 1. Penyelidikan secara saintifik dan/atau empirikal 2. Akta Kaunselor 1998 3. Etika Kaunseling 1. Menyediakan laporan penyelidikan (jika perlu) Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan BPsK/KPM Kaunselor Organisasi JPN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 12

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.7

Memberi perkhidmatan mediator kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah Di PPD Kota Marudu (Jika perlu/ada keperluan).
Tugas & Tanggungjawab 7. Memberi perkhidmatan mediator kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di bawah PPD Kota Marudu vi. Memberi khidmat sebagai mediator vii.Menjadi orang tengah menangani konflik antara dua pihak Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Merekod/ menfailkan kes/klien 4. Mengendalik an fail-fail SULIT klien Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Pegawai / AKS yang memerlukan perkhidmatan

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 13

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.8

Memartabatkan profesionalisme diri kaunselor dan profesion kaunseling


Tugas & Tanggungjawab 8. Memartabatkan profesionalisme diri kaunselor dan profesion kaunseling viii. Berdaftar sebagai Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor ix. Menjadi ahli persatuan profesional x. Menghadiri seminar peringkat Negeri/ Kebangsaan/ luar Negara Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Kaunselor Organisasi JPN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Unit Kewangan

3. Sijil Amalan Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor xi. Membentangkan kertas (jika kerja dalam seminar berkenaan) peringkat Negeri/Kebangsaan/ Luar Negara

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 14

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

5.9

Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan dari masa ke semasa yang berkaitan dengan Psikologi dan kaunseling, serta tugas-tugas lain.
Tugas & Tanggungjawab 9. Menjalankan tugastugas yang diarahkan dari semasa ke semasa yang berkaitan: xii.Kaunseling dan psikologikal xiii. Tugas lain yang diarahkan Kuasa Yang Diberi Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Kaunselor Organisasi JPN Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 15

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

6.0 Peraturan-peraturan Pentadbiran


6.1 Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Sektor Psikologi dan Kaunseling Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat MS ISO 9000 Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Sektor Psikologi dan Kaunseling, Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari masa ke semasa oleh Pengarah Pelajaran Negeri Sabah.

6.2

6.3

6.4

6.5

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 16

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.0 Proses Kerja


7.1 PROSES KERJA BAGI MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING 7.1.1 KES RUJUKAN (KLIEN DIRUJUK)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Akta Kaunselor 1998 Etika Kaunseling SULIT Fail Klien disimpan dalam kabinet besi berkunci (SULIT)

1.

Menerima kes rujukan daripada Ketua Jabatan/wakil Meneliti kes dan mendapatkan maklumat lengkap daripada pihak-pihak berkaitan (jika perlu) Menetapkan temujanji sesi (tarikh, masa dan tempat). Klien dimaklumkan melalui surat rasmi Mengisi Borang Biodata Klien (BK 5) dan Pernyataan Masalah (BK 6) Sesi Kaunseling dijalankan secara beretika

2.

3.

4.

5. 6. Merekod temubual sesi dalam Borang Ringkasan Temubual Pertama ( BK 7) Menetapkan temujanji sesi seterusnya (jika perlu) Menyediakan Laporan Sesi/ Kemajuan Sesi menggunakan Borang BK 8 (jika berkaitan) Sediakan Laporan Maklumbalas Sesi (BK 9) untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan/pihak berkaitan (jika perlu) Mewujud dan mengendalikan fail klien (SULIT) Kod klien direkod dan dicatat

7.

8.

9.

10.

Kaunselor Organisasi

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 17

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.1.2

KES SUKARELA (WALK-IN)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Akta Kaunselor 1998 Etika Kaunseling SULIT

1.

Klien mengisi borang temujanji / membuat temujanji melaui telefon Klien mengisi borang persetujuan mengadakan sesi kaunseling (inform consent) Mengisi Borang Biodata Klien (BK 5) dan Pernyataan Masalah (BK 6) Sesi Kaunseling dijalankan secara beretika

2.

3.

4. 5. Merekod temubual sesi dalam Borang Ringkasan Temubual Pertama ( BK 7) Menetapkan temujanji sesi seterusnya (jika perlu) Memberikan surat perakuan kepada klien tentang kehadirannya di bilik kaunseling Menyediakan Laporan Sesi/ Kemajuan Sesi menggunakan Borang BK 8 (jika berkaitan) Sediakan Laporan Maklumbalas Sesi (BK 9) untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan/pihak berkaitan (jika perlu) Mewujud dan mengendalikan fail klien (SULIT) Kod klien direkod dan dicatat Kaunselor Organisasi

Fail Klien disimpan dalam kabinet besi berkunci (SULIT)

6.

7.

8.

9.

10.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 18

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.2

PROSES KERJA MEMBERIKAN KHIDMAT KONSULTASI / RUNDINGCARA DAN UJIAN PSIKOLOGI

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD Kaunselor Organisasi

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

1.

Menerima permohonan rasmi daripada pihak yang memerlukan perkhidmatan Menetapkan temujanji untuk perbincangan awal berkaitan konsultasi /rundingcara yang diperlukan Perbincangan dijalankan dan jenis perkhidmatan telah dikenal pasti dan dipersetuui Menetapkan tarikh, masa dan tempoh konsultasi yang akan dilaksanakan Perkhidmatan konsultasi/rundingcara dijalankan secara beretika mengikut jenis perkhidmatan yang diminta Jenis perkhidmatan yang ditawarkan ialah Perkhidmatan Psikologi dan Kepakaran Umum a. Perkhidmatan Psikologi i. Menentukan instrumen/alat ujian yang sesuai dengan keperluan

2.

Pengetua / Guru Besar

3.

4.

5.

6.

ii. Ujian dijalankan mengikut prosedur manual instrumen yang digunakan iii. Mentadbir ujian dengan melakukan proses berikut: - membuat scoring - membuat profiling - membuat analisis - membuat interpretasi

Kaunselor Organisasi

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 19

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Kaunselor Organisasi

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

iv. Melaporkan dapatan ujian kepada pihak yang berkenaan (pemohon/klien) merangkumi: perincian individu ramalan individu cadangan tindakan

v. Perbincangan dengan klien bagi menentukan program yang sesuai dengan dapatan dan keperluan b. Kepakaran Umum i. Membuat diagnosis menggunakan indicator yang relevan dengan dapatan dan keperluan

ii. Membuat keputusan menentukan jenis program khusus yang akan dilaksanakan iii. Klien melaksanakan program yang dirancang (atau bersama Kaunselor) iv. Mendapatkan maklumbalas dan mengkaji keberkesanan program v. Melaksanakan program penambah baikan (jika perlu) 7. Menyediakan laporan terperinci tentang program yang dilaksanakan Perkhidmatan konsultasi/rundingcara ditamatkan (dengan persetujuan klien) Laporan diserahkan kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor (jika perlu)

8.

9.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 20

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.3

PROSES KERJA MEMBERIKAN PENINGKATAN KEMAHIRAN KE ARAH KESEJAHTERAAN HIDUP KEPADA WARGA JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH DI BAWAH PPD KOTA MARUDU

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Organisasi

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 Mematuhi peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

1.

Merancang dan menyediakan kertas kerja kursus/program yang akan dilaksanakan (kursus PERASA, motivasi atau perkembangan staf) Surat edaran kepada Sektor/Bahagian/ Unit// PPD/Sekolah bagi mencalonkan pegawai/staf/guru ke program yang akan dijalankan Surat jemputan kepada penceramah/ fasilitator Menerima pencalonan peserta dan surat persetujuan penceramah Mendapatkan kotasi/sebutharga tempat kursus dan memilih tempat kursus Penyediaan pakej dan mendapatkan kelulusan daripada Unit Kewangan Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus Persediaan segala kemudahan/ bahan yang diperlukan untuk tujuan program Pelaksanaan kursus/program seperti di rancang (URUSETIA memastikan program berjalan lancar) Menyediakan laporan pelaksanaan kursus/program untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan (jika perlu)

2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Urusetia Kursus

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 21

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.4

MENYELARAS DAN MENYELIA KES PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH DAN PEGAWAI BERMASALAH MENGIKUT SPP 4/98

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD Kaunselor Organisasi

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

1. 2.

Menerima surat/maklumat/rujukan berkaitan kes Perbincangan dengan Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor berkaitan kes Memohon kebenaran untuk lawatan kerja menyelia kes daripada Ketua Jabatan Memaklumkan urusan lawatan kepada PPD/Pengetua/Guru Besar Menjalankan penyeliaan kes termasuk menjalankan ujian/pemerhatian/penilaian klien Mengadakan perbincangan dengan PPD/Pengetua/Guru Besar - konsultasi tentang situasi klien yang diselia Memberi cadangan tindakan susulan terhadap klien samada perlu: i. diberi kaunseling ii. dirujuk kepada pakar psikiatris iii. lain-lain yang difikirkan perlu

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menyediakan laporan penyeliaan kes untuk diserahkan kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor (jika perlu) Menyedia, merekod dan mengendalikan fail klien (Kod Klien direkod - SULIT)

Kaunselor Organisasi

9.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 22

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.4.1 MENGURUS KES SPP 4/98 PROSEDUR KE LEMBAGA PERUBATAN DAN PERMOHONAN KE JAWATAN KUMPULAN POOL

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998

1.

Perbincangan dengan pihak pengurusan berkaitan kes

2. 3.

Perbincangan dengan klien Mendapatkan dokumen berkaitan klien: - Laporan Cuti - Pengesahan Perubatan - Laporan Prestasi - Laporan Ketua Jabatan Menilai dokumen dan maklumat berkaitan Jika memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan dan Perintah Am Bab F, kes dibawa ke Mesyuarat JKMGKB Keputusan dibawa ke Lembaga Perubatan Dimajukan ke Unit Perkhidmatan untuk penubuhan Lembaga Menghantar permohonan jawatan POOL ke CKK/BSM Memantau dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun Kaunselor Organisasi Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien Proses jawatan POOL tamat Mewujud dan mengendalikan fail klien SULIT
MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 23

Kaunselor Organisasi

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

4. 5.

6. 7.

8.

Penolong Pengarah (Unit Perkhidmatan)

9.

10.

11. 12.

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.5

MEMBERI KHIDMAT BAKTI PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO DAN BADAN-BADAN KERAJAAN)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Memberikan perkhidmatan yang profesional dan beretika

1.

Menyediakan kertas konsep program yang lengkap

2.

Mengemukan kertas konsep program untuk kelulusan pihak pengurusan Perbincangan dengan NGO/pihak berkaitan mengenai program yang akan dilaksanakan Mesyuarat bersama NGO/pihak berkaitan bagi persediaan melaksanakan program Pelaksanaan program Membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan program Mendapatkan maklumbalas daripada NGO/Pihak berkaitan Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan program untuk dikemukakan kepada pihak pengurusan (jika perlu)

Kaunselor Organisasi

3.

4. 5. 6.

7.

8.

Kaunselor Organisasi

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 24

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.6

MENJALANKAN KAJIAN/PENYELIDIKAN BERSAMA BPsK, KPM

MENGIKUT

ISU-ISU

SEMASA

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Organisasi

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Kajian dijalankan secara beretika

1.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian daripada BPsK, KPM

2.

Mendapatkan kelulusan menghadiri mesyuarat/bengkel daripada pihak pengurusan Menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian berkenaan Mesyuarat/bengkel pembinaan instrumen kajian berlangsung dalam tempoh seperti yang ditetapkan Mengenalpasti kaedah/pendekatan kajian dan instrumen yang akan digunakan Menjalankan kajian/penyelidikan seperti tema/isu yang dipilih Mengumpul data/maklumat kajian Mesyuarat penyediaan laporan kajian bersama BPsK, KPM Memaklumkan hasil dapatan kajian kepada pihak pengurusan Membincangkan tindakan susulan berkaitan dapatan kajian Melaksanakan program menangani isu seperti dapatan kajian bagi penambah baikan dari semasa ke semasa

3.

Urusetia BPsK, KPM

4.

5.

6.

7. 8.

9.

Kaunselor Organisasi

10.

11.

Kaunselor Organisasi/ Urusetia BPsK,KPM


MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 25

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.7

MEMBERIKAN KHIDMAT MEDIATOR KEPADA WARGA PELAJARAN NEGERI SABAH DI BAWAH PPD KOTA MARUDU

JABATAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Perkhidmatan secara profesional dan beretika

1.

Menerima rujukan kes daripada pihak pengurusan/menerima permohonan daripada pihak yang memerlukan khidmat mediator Perbincangan awal dengan pihak pengurusan berkaitan kes Mengenal pasti tahap krisis yang berlaku dan mendapatkan maklumat terperinci Memaklumkan kepada pihak terbabit (organisasi dan klien) berkaitan khidmat mediator yang akan dilaksanakan Mendapatkan persetujuan organisasi dan klien bagi menjalankan khidmat mediator Perkhidmatan mediator dimulakan i. ii. iii. iv. temubual individu/pihak pertama temubual individu/pihak kedua menemukan kedua-dua klien/pihak penamatan krisis/perdamaian/ penyelesaian masalah dengan persetujuan semua pihak

2.

Kaunselor Organisasi

3.

4.

5.

6.

Kaunselor Organisasi/ Klien/ Pihak terlibat

7.

Menyedia dan mengemukan laporan kepada pihak pengurusan dan organisasi berkaitan Memantau kemajuan khidmat mediator bersama organisasi berkenaan Khidmat mediator TAMAT (dengan persetujuan bersama) Kaunselor Organisasi

8.

9.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 26

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.8

MEMARTABATKAN PROFESIONALISME PROFESION KAUNSELING

DIRI

KAUNSELOR

DAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Akta Kaunselor 1988 Etika Kaunseling

1.

Menerima jemputan menghadiri seminar peringkat negeri/kebangsaan/luar negara atau Memohon untuk menghadiri seminar Mendapatkan kelulusan untuk menghadiri seminar daripada pihak pengurusan Menyediakan kertas kerja untuk dibentangkan dalam seminar (jika berkaitan) Menghadiri seminar sebagai peserta/ pembentang kertas kerja Menjadi ahli persatuan profesional seperti PERKAMA (Persatuan Kaunseling Malaysia) dan sebagainya Berdaftar sebagai Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor Menghadiri kursus-kursus dalam perkhidmatan dari semasa ke semasa untuk peningkatan ilmu Sentiasa menjaga Etika Perkhidmatan dalam segala urusan berkaitan Menyedia dan mengemukan laporan berkaitan seminar/kursus/kertas kerja yang dibentang kepada pihak pengurusan (jika perlu)

2.

3.

Kaunselor Organisasi

4.

5.

6.

7.

8.

9.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 27

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7.9

MENJALANKAN TUGAS-TUGAS YANG DIARAHKAN OLEH KETUA JABATAN DARI MASA KE SEMASA (BERKAITAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING),SERTA TUGAS-TUGAS LAIN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PsK PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Melaksanakan tugas secara profesional dan beretika

1.

Menerima arahan daripada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor berkaitan tugasan yang diamanahkan

2.

Mengadakan perbincangan awal dengan pihak pengurusan Mengadakan mesyuarat/menubuhkan Jawatankuasa bertindak (jika perlu) Menghubungi/perbincangan dengan pihak berkaitan (jika perlu) Melaksanakan tugasan seperti di arah Menyedia dan mengemukakan laporan pelaksanaan tugasan kepada pihak pengurusan Menjalankan tindakan susulan jika berkaitan (bergantung kepada arahan pihak pengurusan) dari masa ke semasa Sentiasa menjaga Etika Perkhidmatan dalam segala urusan berkaitan Menyedia dan mengemukan laporan berkaitan seminar/kursus/kertas kerja yang dibentang kepada pihak pengurusan (jika perlu) Kaunselor Organisasi

3.

4.

5. 6.

7.

8.

9.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 28

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

8.0 Carta Aliran Kerja


Rajah 8.1 : Carta Alir PROSEDUR MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING 1. Menerima kehadiran klien dirujuk/datang sendiri (walk-in) Pra Sesi i. Tandatangan borang inform consent ii. Borang biodata (BK 5) iii. Pernyataan masalah (BK6) 3.
3

2.
2

Sesi Kunseling dijalankan i. ii. iii. iv. v. vi. Bina Hubungan Penerokaan Kenal pasti masalah Mencari alternatif Membuat keputusan Melaksanakan tindakan

4.
5

Penamatan Sesi (jika selesai) dan Sesi Lanjutan (jika perlu) Sesi Kaunseling Lanjutan Penamatan Sesi Menyediakan Laporan Sesi i. ii. iii. iv. Ringkasan Temubual (BK 7) Laporan Sesi (BK 8) Laporan Maklumbalas Sese (BK9) Mengendalikan Fail Klien (Kod Klien direkod) - SULIT

5. 6.
6

7.

* Merujuk klien kepada pakar (jika perlu)


MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 29

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.2 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT KONSULTASI

1. Berbincang dengan pihak yang meminta khidmat konsultasi i. Kenalpasti isu/program yang akan dilaksanakan Menetapkan tarikh, masa dan tempoh pelaksanaan

ii.

2. Khidmat Konsultasi/rundingcara dilaksanakan


3

i.

dilaksanakan oleh klien (pemohon) atau ii. dilaksanakan bersama kaunselor 3. Pemantauan/penilaian khidmat dibuat bersama 4. Penilaian/Keputusan dibuat i. Program Susulan ii. Program Tamat 5. Program Susulan dilaksanakan 6. Program/Khidmat Konsultasi TAMAT

7. Mendapatkan maklumbalas penilaian program daripada klien (pemohon)


7

8. Menyedia dan melaporkan hasil khidmat konsultasi / program yang dilaksanakan kepada pihak pengurusan dan pihak klien (pemohon)

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 30

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.3 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI PENINGKATAN KEMAHIRAN KE ARAH KESEJAHTERAAN HIDUP WARGA JABATAN

1.

Memohon kelulusan kursus/program yang akan dilaksanakan Mendapat kelulusan/tidak 3a - Tidak diluskan 3b - Diluluskan

2. Tidak
2 2

Lulus

3.

3a

3b

4.

Mengurus semua hal sebagai persiapan menjalankan kursus i. ii. iii. iv. v. Tempat kursus/pakej hotel Kewangan/Waran Surat panggilan peserta Surat jemputan penceramah Urusetia Kursus

Tamat

5. 6.

Kursus/program dilaksanakan Mendapatkan maklumbalas dan penilaian kursus i. Borang penilaian kursus ii. Maklumbalas lisan

7.
7

Menyedia dan melaporkan pelaksanaan kursus/program kepada pihak pengurusan Merekod dan mengendalikan fail kursus/program

8.
8

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 31

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.4 : Carta Alir PROSEDUR MENYELIA KES PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH DAN BERMASALAH MENGIKUT SPP 4/1998

1. Kenalpasti staf/klien yang akan diselia i. Klien dirujuk atau ii. Melalui Borang Maklumbalas 2. Perbincangan dengan majikan klien dan mendapatkan maklumat terperinci tentang kes klien 3. Memaklumkan kepada PPD/ Majikan tarikh lawatan penyeliaan 4. Membuat lawatan penyeliaan terhadap klien: i. Mengenalpasti tahap masalah ii. Memutuskan kaedah rawatan yang perlu dibuat 5. Memaklumkan hasil penyeliaan dan cadangan rawatan kepada majikan samada perlu: i. diberi kaunseling (6) ii. dirujuk kepada Doktor/Pakar Psikiatris (7) 6. Kes Kaunseling Temujanji sesi kaunseling diatur 6a. Sesi Kaunseling dijalankan 7. Kes dirujuk kepada Doktor/Pakar Psikiatris 7a. Klien menjalani pemeriksaan Doktor 7b. Dapat pengesahan Doktor/Pakar i. disahkan sakit kronik / schizophrenia ii. disahkan sihat

7 5

7a

6a

7b

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 32

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

7b

8. Perakuan Doktor/Pakar i. SIHAT dicadang untuk Kaunseling (6a) ii. Sakit Kronik/Schizophrenia dicadang untuk ke POOL (7c) 9. (6a). Sesi Kaunseling dijalankan (6b). Sesi Kaunseling Lanjutan (jika perlu) (6c). Penamatan Sesi (TAMAT) 10. (7c). Dapatkan dokumen lengkap klien i. Laporan cuti ii. Pengesahan perubatan iii. Laporan Prestasi iv. Laporan majikan 11. (7d). Dibawa ke Mesyuarat JKMGKB i. cadangan ke jawatan POOL ii. hantar permohonan ke BSM 12. (7e). Menerima kelulusan ke jawatan POOL

6a

sihat

sakit
6b 7c

6c

7d

TAMAT SESI
7e

13. (7f). Membuat pemantauan dan program pemulihan klien POOL dalam masa 2 tahun 14. (7g). Proses Jawatan POOL tamat

7f

Keputusan Pemantauan i. Sihat diperaku untuk kembali bertugas Masih Sakit diberi pilihan bersara awal / diberhentikan

sihat
7h

7g

ii.

sakit 15. (7h). Diperaku untuk kembali bertugas


7i

16. (7i). Diberi opsyen bersara awal / diberhentikan

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 33

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.5 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT BAKTI DAN PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO ATAU BADAN-BADAN KERAJAAN)

1. Perbincangan awal dengan pihak yang inginkan khidmat (pemohon) 2. Memaklum dan memohon kebenaran daripada pihak pengurusan

3. Lulus: Mengadakan perbincangan susulan dengan pemohon bagi mengenalpasti jenis khidmat: i. Tentukan jenis khidmat/program ii. Tetapkan tarikh, masa, tempoh iii. Tentukan tempat yang sesuai (Peruntukan disedia oleh pemohon) 4. Program khidmat bakti/psikososial dilaksanakan 5. Membuat pemantauan dan penilaian program semasa program berlangsung

6. Mendapatkan maklumbalas dan penilaian daripada pihak pemohon 7. Menyedia dan melaporkan pelaksanaan khidmat bakti/psikososial kepada pihak pengurusan (jika perlu)

5 7

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 34

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.6 : Carta Alir PROSEDUR MENJALANKAN KAJIAN/PENYELIDIKAN SEMASA SEBAGAI PANDUAN BERTINDAK

MENGIKUT

ISU-ISU

1.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian/penyelidikan Menghadiri mesyuarat/bengkel persediaan menjalankan kajian Mesyuarat/bengkel berlangsung i. Menetapkan kaedah kajian ii. Membina instrumen kajian iii. Menetapkan tarikh, tempoh dan lapangan kajian

2.
2

3.
3

4. 5.
5

Melaksanakan kajian / Pengumpulan data Mesyuarat/bengkel penulisan hasil kajian (bersama BPsK, KPM) - menyediakan laporan hasil kajian

6.

Merancang program penambahbaikan berdasarkan hasil kajian Melaksanakan program yang dirancang Menilai dan melaporkan pelaksanan program

7.
7

8.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 35

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.7 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT MEDIATOR KEPADA WARGA JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

1.

Menerima permohonan daripada pihak yang inginkan khidmat Perbincangan awal dengan pihak pengurusan dan mohon kelulusan Mengadakan perbincangan dengan pihak-pihak terbabit i. Menetapkan temujanji ii. Mendapatkan persetujuan pihak terlibat Menjalankan khidmat mediator i. Pertemuan dengan pihak pertama ii. Pertemuan dengan pihak kedua iii. Menemukan/mendamaikan kedua pihak terlibat Menilai keberkesanan i. Berdamai pergi ke alir (6) ii. Masik berkonflik pergi ke alir (7) Perdamaian tercapai tamat Berbincang untuk mencari alternatif lain/ pelan tindakan susulan Melaksanakan pelan baru atau khidmat ditamatkan

2.
2

3.
3

4.
4

damai konflik 5

5.

6.
6 7

7.

8.
8

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 36

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.8 : Carta Alir PROSEDUR MEMARTABATKAN PROFESIONALISME DIRI DAN PROFESION KAUNSELING

1.

Memastikan diri menjalankan tugas dengan profesional dan beretika Patuh Akta Kaunselor 1998 dan Etika Kaunseling Menjadi Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor Menjadi ahli persatuan profesional (contoh: PERKAMA) Menghadiri Seminar Kaunseling Peringkat Negeri/Kebangsaan/ Luar Negara Menjadi penceramah/pembentang kertas kerja Mengikuti kursus-kursus dalam perkhidmatan ke arah peningkatan ilmu dan kemahiran dari semasa ke semasa Mengaplikasi ilmu dan kemahiran dalam amalan/tugas kaunseling secara lebih efektif

2.
2

3.

4.

5.
4

6. 7.

8.
6

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 37

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 8.9 : Carta Alir PROSEDUR MENJALANKAN TUGAS-TUGAS YANG DIARAHKAN DARI SEMASA KE SEMASA BERKAITAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

1.

Menerima arahan/ tugasan daripada Pengarah/Timbalan pengarah/Ketua Sektor Perbincangan dengan pihak pengurusan berkaitan tugasan Berurusan dengan pihak-pihak terlibat berkaitan tugasan Melaksanakan arahan/tugasan dengan sebaik mungkin Menyedia dan mengemukakan laporan atau tugasan yang diarah kepada pihak pengurusan Mendapatkan komen i. ii. Jika SETUJU ke (7) Jika TAK SETUJU ke (8)

2.
2

3.

4.

5.
4

6.

7.
Setuju 6 Tak setuju

Arahan/Tugasan Selesai Semak komen dan buat pembetulan dan serahkan kepada pihak pengurusan (pewaia yang mengarah) Arahan/tugasan selesai.

8.

9.
7 8

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 38

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

9.0 Senarai Semak/Checklist


Rajah 9.1 : Check List PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING TANDA ( /)

BIL
1.

TINDAKAN
Persediaan mengendalikan sesi Pra sesi klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi. -Borang Kontrak Sesi Melaksanakan sesi. 3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan 3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif

CATATAN

2.

3.

4.

Menamatkan sesi kaunseling

5.

Menetapkan tarikh sesi susulan

6.

Membuat laporan dan rekod sesi. - Laporan sesi - Buku Log Proses kaunseling ditamatkan

7.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 39

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 9.1.2 : Check List PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING SUKARELA


BIL 1. TINDAKAN Menerima / membuat temujanji - Borang BK1 Pra sesi klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi. -Borang Kontrak Sesi Melaksanakan sesi. 3.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan 3.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 3.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 3.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif TANDA ( /) CATATAN

2.

3.

4. 5. 6.

Menamatkan sesi kaunseling Menetapkan tarikh sesi susulan Membuat laporan dan rekod sesi. - Laporan sesi - Buku Log Proses kes sukarela ditamatkan jika matlamat tercapai

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 40

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 9.1.3 : Check List PROSEDUR MENGENDALI SESI KAUNSELING DIRUJUK


BIL 1. 2. TINDAKAN Menerima maklumat rujukan daripada pegawai melapor Perbincangan dengan pelapor tentang kes yang dirujuk. - Meminta pelapor mengisi borang Laporan Pemantauan Kes (BK9) untuk rujukan kaunselor. Proses janjitemu Borang Kebenaran meninggalkan tugas ( BK2 ) Pra sesi klien perlu membaca, memahami dan menandatangani kontrak sesi.-Borang Kontrak Sesi Melaksanakan sesi. 5.1 Fasa Pertama : Membina rapport : Penstrukturan : Penerokaan 5.2 Fasa Kedua : Kenalpasti masalah Matlamat Sesi 5.3 Fasa Ketiga : Mencari alternatif Memilih alternatif 5.4 Fasa Keempat : Melaksanakan alternatif Menamatkan sesi kaunseling Menetapkan tarikh sesi susulan. Membuat laporan dan rekod sesi. - Laporan sesi - Buku Log Meminta maklumbalas daripada pelapor (selepas 1 Bulan) Menghantar laporan ke BPG Bahagian Tatatertib (BK6) Proses kaunseling ditamatkan jika kes selesai TANDA ( /) CATATAN

6. 7. 8.

9. 10. 11.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 41

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 9.1.4 : Check List PENGURUSAN MEMBANTU PEGAWAI BERMASALAH KE LEMBAGA PERUBATAN BIL
1. 2.

TINDAKAN
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB). Perbincangan dengan pihak pengurusan.

TANDA ( /)

CATATAN

3.

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

4.

Mendapatkan dokumen - Laporan cuti - Pengesahan Perubatan - Laporan prestasi - Laporan pihak sekolah

5.

Menilai dokumen dan maklumat

6.

Memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan Perintah Am Bab F

7.

Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB

8.

Keputusan di bawa ke Lembaga Perubatan

9.

Dimajukan ke Unit Perkhidmatan Tadbiran untuk penubuhan Lembaga

10.

Proses disambung

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 42

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 10.1.4.2 : Check List PENGURUSAN CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL BIL
1. 2. 3. 4.

TINDAKAN
Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB). Perbincangan dengan pihak pengurusan Perbincangan dengan pegawai bermasalah Mendapatkan dokumen - Laporan cuti - Pengesahan Perubatan - Laporan prestasi - Laporan pihak institut Menilai dokumen dan maklumat Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan Di bawa ke Mesyuarat JK Tatatertib Keputusan di mohon jawatan POOL Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan. Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan POOL . UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun. Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JK Keutuhan untuk menilai tahap kesihatan klien. Proses Jawatan POOL tamat

TANDA ( /)

CATATAN

5. 6. 7. 8. 9.

10.

11.

12.

13.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 43

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Rajah 10.1.9.1 : Check List PENGURUSAN MELAKSANAKAN KURSUS / CERAMAH ( 3P ) BIL


1. 2.

TINDAKAN
Penyediaan kertas kerja Kursus Stress Managment Mendapatkan kelulusan mengadakan kursus Daripada Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan. Perbincangan dengan peruntukan kewangan. Unit berkaitan bagi tujuan

TANDA ( /)

CATATAN

3.

4.

Penyediaan pakej Kursus Stress Management - Senarai nama peserta - Sebut harga hotel - Dokumen kelulusan Menghantar pakej ke Unit Pakej KPM Membuat tempahan kenderaan pengangkutan Membuat dan menghantar surat pengesahan untuk mengadakan kursus kepada pihak hotel dan pengangkutan. Tempah bilik mesyuarat untuk mesyuarat Fasilitator dan perlaksanaan Kursus Stress Management - Tarikh - Masa Menyedia dan menghantar surat - Panggilan mesyuarat kursus - Perlantikan pegawai yang terlibat - Panggilan untuk menghadiri taklimat dan kursus kepada peserta. - Jemputan penceramah dan perasmian Mendapatkan pengesahan kehadiran peserta kursus

5. 6. 7.

8.

9.

10.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 44

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

BIL

TINDAKAN

TANDA ( /)

CATATAN

11. Penyediaan bahan-bahan mesyuarat dan - Ringk - kertas kerja - Jadual 12. 13. 14. Membuat pesanan alatan daripada pembekal Penerimaan alatan daripada pihak pembekal Mengadakan mesyuarat Kursus Stress Management bagi fasilitator. Mengadakan taklimat kursus kepada peserta (jika peserta dar JPN Menyediakan Pink Form - Pakej hotel - Kenderaan Pengangkutan - Alatan Kursus Meminta Unit Stor untuk menyediakan Local Order - Invoice hotel - Invoice kenderaan - Invoice alatan kursus Penyediaan bahan kursus - Borang pendaftaran kursus - Borang penilaian kursus - Hand Out kursus - Sijil penyertaan - Sijil penghargaan Mendapatkan tandatangan Pengarah Pendidikan - Sijil penyertaan - Sijil penghargaan Local Order -Membuat pengesahan penerimaan perkhidmatan. -Menghantar Local Order kepada Unit Kewangan selepas menerima perkhidmatan.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 45

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

10.0 Senarai Undang-undang Peraturan


A. B. C. Perintah Am Bab A, C, D Arahan Perbendaharaan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1991 Mengendalikan kes-kes Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang dikenal pasti Sakit Jiwa. D. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1993 Prosedur membersarakan Pegawai atas sebab Kesihatan. E. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1998 Penempatan dan Pengurusan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang mengalami masalah sakit berpanjangan melebihi 6 bulan, ke dalam jawatan kumpulan. F. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998 Garis panduan menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan Pegawai yang Bermasalah G. Arahan Y.A.B Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia. H. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 Panduan Mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling di Agensi Awam. I. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 13 Tahun 1969 Pakaian Guru-guru Sekolah. J. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 5 Tahun 1999 Larangan terhadap penglibatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Staf Sokongan dan Murid sekolah dalam Kegiatan Politik Anti Kerajaan.
MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 46

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

11.0 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai


Nama : Khairuddin Bin Jamal @ Jasley Bin Jamari Jawatan : Kaunselor Organisasi Daerah Bil Nama Jawatankuasa Kekerapan Mesyuarat Setahun 01. Jawatankuasa Mesyuarat Kurikulum 4 kali Daerah 02. Jawatankuasa Mesyuarat Pengurusan 3 kali Daerah 03. Jawatankuasa Sambutan Hari Guru 2 kali Daerah 04. Jawatankuasa Anugerah Perkhidmatan 2 kali Cemerlang Daerah 05. Jawatankuasa Aset 06.

Jenis Keanggotaan Penyelaras Penyelaras AJK AJK

Koperasi Guru Bumiputera Sabah

6 Kali

Ahli Lembaga

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 47

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

12.0 Senarai borang-borang yang digunakan

Bil 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13.

Perkara Borang Temu Janji Individu Borang Temu Janji Kelompok Borang Pengesahan Kehadiran Borang Laporan Sesi Kaunseling Borang Penilaian Sesi Kaunseling Individu/Kelompok Borang Laporan Maklumbalas Sesi Kaunseling Borang Pemantauan Kes / Lawatan Borang Laporan Pematauan Kes/Lawatan Log Sesi Kaunseling Kaunselor Borang Perkhidmatan Petugas CISM/Psikososial Borang Penolakan Perkhidmatan Kaunseling Instrumen Pemantauan UPsK Borang Maklumbalas Pemantauan

Jenis Borang BK001 (Tindakan Kaunselor) BK001A (Tindakan Kaunselor) BK002 (Tindakan Kaunselor) BK003(Tindakan Klien & Kaunselor) BK004 (Tindakan Kaunselor) BK005 (Tindakan Kaunselor) BK006 (Tindakan Kaunselor) BK007 (Tindakan Kaunselor) BK008 (Tindakan Kaunselor) BK009 (Tindakan Kaunselor) BK010(Tindakan Klien & Kaunselor) PK03

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 48

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

13.0 Norma Kerja


Aktiviti Sub aktiviti Bil 1 2 3 4 Program Hati Ke Hati bersama klien di sekolah Perkhidmatan psikologi & kaunseling Masa yang diambil (minit) 30 Minit 30 Minit 90 Minit 60 Minit

Jenis Kerja Mengumpul maklumat klien (markah LNPT rendah) Key-in maklumat klien ke dalam data e-PsK Sesi Hati Ke Hati bersama klien di lokasi (Individu) Mengemaskini a) rekod sesi & laporan sesi b) maklum balas klien

Aktiviti Sub aktiviti Bil 1 2 3 4

Mengurus kes pegawai / kakitangan bermasalah Menjalankan sesi / perkhidmatan PsK Masa yang diambil (minit) 30 Minit 30 Minit 240 Minit 30 Minit

Jenis Kerja Mengumpul maklumat klien Key-in maklumat klien ke dalam data Sesi pada hari Selasa & Khamis Mengemaskini a) rekod sesi & laporan sesi b) maklum balas klien

Aktiviti Sub aktiviti Bil 1 2 3 4

Pemantauan ke sekolah Pemantauan menggunakan instrumen khas Masa yang diambil (minit) 60 Minit 30 Minit 30 Minit 30 Minit

Jenis Kerja Mengumpul maklumat masalah psikologi & kaunseling bersama pengetua/guru besar Key-in dapatan ke dalam borang Mendapatkan maklum balas Mengemaskini a) laporan hasil pemantauan

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 49

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

Aktiviti

Sub aktiviti Bil 1 2 3 4 Aktiviti Sub aktiviti

Menyelaras, memantau dan menganalisis data e-PsK guru, pegawai dan kakitangan bermasalah Dilaksanakan mengikut jadual Masa yang diambil (minit) 30 Minit 30 Minit 30 Minit 30 Minit

Jenis Kerja Mengumpul maklumat klien (markah LNPT rendah) Key-in maklumat klien ke dalam data e-PsK Menyediakan laporan (data) Menghantar laporan melalui e-mel

Khidmat Bakti kepada sekolah, NGO dan komuniti Meyampaikan ceramah motivasi, keibubapaan dan perkongsian ilmu psikologi Masa yang diambil (minit) 120 Minit 120 Minit 120 Minit 30 Minit

Bil 1 2 3 4

Jenis Kerja Ceramah motivasi Ceramah keibubapaan Perkongsiaan ilmu psikologi Maklum balas impak program

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 50

FAIL MEJA UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING PPD KOTA MARUDU

14.0 Senarai Tugas Harian


Pegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan menggunakan borang yang disediakan. Disiapkan setiap hari. Diletak di atas meja supaya mudah dirujuk.

NAMA STAF JAWATAN TARIKH BIL

: : :

KHAIRUDDIN BIN JAMAL @ JASLEY BIN JAMARI KAUNSELOR ORGANISASI DAERAH

BUTIR-BUTIR TUGAS

CATATAN

MELANGKAH MENUJU KECEMERLANGAN 51