Anda di halaman 1dari 8

2)

Blangko surat pesanan Blangko ini digunakan untuk memesan barang ke PBF. Ada 3 macam surat pesanan (SP) untuk pembelian obat yaitu : a) SP Umum, Surat pesanan dibuat rangkap 2 (dua), yaitu 1 (satu) lembar asli untuk PBF, 1 (satu) lembar tembusan surat pesanan lainnya untuk apotek sebagai arsip yang digunakan untuk pengecekan barang datang dan arsip pembelian di apotek. Surat pesanan biasanya dibuat oleh apotek yang bersangkutan, dan satu surat pesanan dapat digunakan untuk memesan barang lebih dari satu item. Surat pesanan untuk obat etikal (obat keras) dan obat bebas bisa memuat beberapa item obat. b) SP Narkotika, Pengadaan narkotika di apotek dilakukan dengan pemesanan tertulis dengan Surat Pemesanan narkotika kepada PBF PT. Kimia Farma Tbk. SP Narkotika yang ditanda-tangani oleh Apoteker dengan mencantumkan nama jelas, alamat rumah APA, nomor SP, SIA, nama distributor, alamat dan nomor telpon distributor, nama item obat serta jumlah yang dipesan dan stempel apotek. Untuk pemesanan obat Narkotika, 1 SP untuk 1 item obat. SP Narkotika terdiri dari 5 rangkap, terdiri dari 1 lembar untuk arsip apotek dan 4 lembar diserahkan kepada PBF Kimia Farma. SP tersebut oleh PBF Kimia Farma didistribusikan kepada Kimia Farma Pusat 1 lembar, Dinas Kesehatan Provinsi 1 lembar, Balai POM 1 lembar dan sebagai arsip PBF Kimia Farma sendiri 1 lembar. Setiap satu SP hanya dapat digunakan untuk satu pesanan atau satu jenis narkotika. Kertas SP ini dapat dibeli di Kimia Farma, apotek tidak boleh membuat sendiri. c) SP Psikotropika. Pengadaan Psikotropika dilakukan dengan menggunakan surat pesanan (SP) psikotropika yang dibuat oleh apotek dengan model yang telah ditentukan. Pada SP tertera nama serta alamat Apoteker Pengelola Apotek dan tanda tangan Apoteker, SIA, alamat apotek, nama dan alamat distributor, nama item obat serta jumlah yang dipesan. SP dibuat

minimal rangkap dua yaitu lembar asli untuk PBF, dan 1 lembar untuk arsip apotek. Satu surat pesanan psikotropika dapat digunakan untuk memesan barang lebih dari 1 item. Pemesanan ditujukan kepada PBF atau kepada Apotek lain berdasarkan surat pesanan (SP) yang ditandatangani Apoteker. Pengadaan obat selain Psikotropika dan Narkotika. SPnya dibuat 2 rangkap, 1 untuk arsip Apotek dan 1 untuk distributor. Berisi nama Apoteker Pengelola Apotek, SIA, nama item obat dan jumlah yang dipesan, tanda tangan Apoteker. 3) Kartu stok Kartu stok secara fisik digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang masuk dan keluar serta mengetahui sisa barang yang ada di apotek untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika. Kartu ini berisi tanggal, jumlah obat yang masuk dan keluar, sisa obat yang ada di apotek, serta siapa yang melakukan pengambilan obat tersebut sehingga bisa di pertanggungjawabkan apabila suatu saat dibutuhkan. Semua obat-obat, jumlah barang yang masuk dan keluar maupun sisa barang dapat diakses melalui program IAAS yang ada di Apotek melalui laporan persediaan kartu stok. 4) Dokumentasi OWA (Obat Wajib Apotek) Dalam dokumentasi OWA ini tercantum tanggal, nama pasien, alamat pasien, keluhan, nama dan jumlah obat. Tujuan pencatatan berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Permenkes No.919/Menkes/Per/X/1993 pasal 2 tentang OWA adalah untuk menghindari kesalahan penggunaan obat. Di apotek UII Farma dokumentasi penjualan OWA sudah tersedia melalui program IAAS sehingga memudahkan dalam pengontrolan penjualan OWA. 5) Rekap resep Rekap resep dibuat setiap hari pada pagi hari dengan mengurutkan nomer resep dan dipisahkan bila terdapat resep yang di dalamnya memuat Obat Keras Tertentu (OKT)/ Psikotropik untuk resep hari sebelumnya kemudian dibendel dan dipisahkan antara resep yang terdapat OKT dan resep yang tidak terdapat OKT. Setelah dibendel resep disimpan di lemari yang

sudah disediakan sehingga jika ada resep yang bermasalah dapat dicari dengan mudah sesuai tanggal dan nomer resep. a. Sumber daya manusia Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang Apoteker yang profesional. Dalam pengelolaan apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan. Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber daya manusia penting sekali dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat pada masing-masing posisi. Tahap-tahap penerimaan karyawan di Apotek UII Farma meliputi tahapan sebagai berikut :
1)

Recruitment, baik secara terbuka ataupun tertutup

Beberapa metode yang digunakan untuk mengumumkan penerimaan karyawan yaitu : a. Terbuka: penerimaan karyawan baru yang diumumkan melalui iklan baik media cetak atau dengan memasang papan pengumuman penerimaan karyawan baru di depan apotek. b. di bagian akademik UII. 2) a. yang diharapkan perusahaan. b. praktik dan psikotes. Test, seperti tes teoritis, tes Selection Seleksi persyaratan Metode seleksi yang digunakan : administrasi yang dikirim calon pegawai disesuaikan dengan standar Tertutup: pengumuman penerimaan karyawan baru melalui media terbatas misalnya pengumuman

c. 3)

Wawancara

untuk

dapat

menilai kemampuan, kejujuran dan kerajinan pelamar kerja. Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan.
4) Perjanjian kerja atau kontrak kerja.

Kontrak kerja dilakukan selama 1 tahun. Selanjutanya dievaluasi oleh seluruh staf dan karyawan apotek UII.
5) Pemberian reward dan punishment terhadap kinerja

karyawan. Reward diberikan kepada karyawan dengan prestasi yang baik. Reward yang diberikan berupa hadiah yaitu uang. Sedangkan bagi karyawan yang kinerjanya kurang baik diberi punishment secara bertahap. Dimulai dari teguran secara langsung, selanjutnya dengan surat peringatan dan bila tetap tidak ada perbaikan kinerja, maka karyawan tersebut akan dikeluarkan. Apotek UII Farma mempunyai struktur organisasi yang sistematis agar setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas, sehingga diharapkan secara keseluruhan dapat memberikan pelayanan yang optimal. Organisasi apotek terdiri dari : Apoteker, Asisten Apoteker, bagian administrasi, keuangan, pembantu umum, dan penjaga malam. Sumber daya manusia dan job description karyawan yang berlaku di Apotek UII Farma adalah sebagai berikut : 1. Apoteker Pengelola Apotek Dalam struktur organisasi Apotek UII Farma, Apoteker Pengelola Apotek merangkap sebagai manager administrasi & keuangan. Job description Apoteker Pengelola Apotek : a. Melakukan pekerjaan kefarmasian pada shift dijalani b. Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga kefarmasian di apotek. c. Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan, pengendalian persediaan, pelayanan apotek. d. Membuat rencana program kerja apotek bulanan dan tahunan.

e. Membuat rencana pengembangan apotek.


f. Membuat job description untuk apoteker pendamping dan asisten

apoteker. g. Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang membantu apotek. h. Membuat SOP semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek. i. Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesuai RKAP perusahaan. j. Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek. Job description Manager Administrasi & Keuangan : a. Membuat job description untuk bagian administrasi dan keuangan. b. Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan. c. Mengkoordinasi persiapan dan pelaksanaan rapat-rapat. d. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan perusahaan. e. Melakukan koreksi terhadap laporan aliran kas (petty cash, kas penjualan dan kas bank). f. Membuat laporan keuangan tiap bulan untuk dilaporkan pada saat rapat rutin perusahaan. g. Melakukan administrasi perpajakan perusahaan mulai dari perhitungan, pembuatan administrasi dan menyelesaikan permasalahan administrasi perpajakan. 2. Apoteker Pendamping bagian Keuangan Job description Apoteker Pendamping : a. Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada shift yang dijalani. b. Membimbing PKPA apoteker muda. Job description bagian keuangan : a. Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap minggu. b. Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran utang dagang dan biaya operasional perusahaan. c. Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan.

d. Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke faktur lunas. e. Menyusun faktur-faktur lunas perbulan dan mengarsipkan pertahun ke PBF. f. Membuat laporan aliran petty cash setiap bulan kepada manajer administrasi & keuangan (melakukan posting pembelian). g. Melakukan koordinasi, membuat tagihan piutang terhadap customer. h. Melakukan control dan mengadministrasi pembayaran hutang perusahaan. i. Bertindak sebagai kasir dan membuat laporan dan menyetor penghasilan setiap shift terhadap pemegang kas penjualan. 3. Apoteker Pendamping Bagian Administrasi Perusahaan & Pelayanan Apotek Job description apoteker pendamping : a. Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada shift yang dijalani. Job description bagian administrasi perusahaan & pelayanan apotek : a. Membuat dan mengarsipkan surat-surat keluar dan masuk perusahaan. b. Melakukan koordinasi dan evaluasi pelayanan apotek. c. Mengumpulkan hasil penjualan dan menyetorkan ke bank. d. Membuat laporan aliran kas penjualan setiap bulan ke manajer administrasi dan keuangan. e. Melaporkan dan mengarsipkan pembelian barang setiap hari di apotek. f. Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep tiap hari, tiap bulan dan tahun, register dan laporan). g. Membantu pembayaran biaya operasional dan utang dagang (bagian keuangan masuk sore). h. Bertindak sebagai kasir dan membuat laporan dan menyetor penghasilan setiap shift kepada pemegang kas penjualan. 4. Asisten Apoteker Bagian Pengadaan Apotek

Job description asisten apoteker : a. Membantu pekerjaan apoteker dalam pelayanan kefarmasian di apotek pada saat shift yang dijalani. Job description bagian pengadaan : a. Melakukan cek stok barang tiap hari. b. Melakukan rekomendasi order ke PBF. c. Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke bagian keuangan untuk penagihan piutang. d. Meangarsipkan arsip-arsip penagihan. e. Melakukan cek obat ED / hampir ED dan menyiapkan untuk retur ke PBF. f. Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri.
g. Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep, memasukkan

customer). h. Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun. i. Membuat rekap jumlah pasien. j. Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasil penjualan apotek setiap bulan. k. Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF. 5. Koordinator Office Boy Job description : a. Melakukan koordinasi pekerjaan OB. b. Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua bagian perusahaan. c. Mengantar surat-surat perusahaan, melakukan pembayaran pajak, memasukkan dan mengambil uang di bank dan lain-lain yang berhubungan dengan pihak luar. d. Berkoordinasi dengan bagian administrasi dalam menyiapkan rapat. e. Berkoordinasi dengan bagian keuangan melakukan penagihan. Membantu pelayanan apotek dan poliklinik. 6. Office Boy Job description : a. Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua bagian perusahaan.

b. Mengantar surat-surat perusahaan, melakukan pembayaran pajak, memasukkan dan mengambil uang di bank dan lain-lain yang berhubungan dengan pihak luar. c. Berkoordinasi dengan bagian administrasi dalam menyiapkan rapat. d. Berkoordinasi dengan bagian keuangan melakukan penagihan. e. Membantu pelayanan apotek dan poliklinik.