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CG-UNO GENERAL 1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIN AL SISTEMA El sistema UNO 8.5 es ahora un conjunto de soluciones informticas integradas linealmente que as con la condicin fundamental de integracin, que con su versatilidad en su configuracin y parametrizacin y con su gama de funcionalidades, lo cataloga sin lugar a duda como un sistema a la altura de las ms reconocidas del mundo. 1.2 INICIANDO CON EL SISTEMA El objetivo general de este capitulo es definir las reglas bsicas de operacin del Sistema. Como objetivos especficos al finalizar este captulo el usuario estar en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cmo iniciar una sesin con el sistema? El men principal del sistema contable administrativo UNO 8.5 CONVENCIONES - Respecto a la estructuracin de las pantallas - Respecto a las teclas de manejo - Respecto a los nombres de programas y listados - Aspectos de operacin a tener en cuenta todos los das COMO INICIAR UNA SESIN: Doble clic en el icono CGUNO 8.5C. que se encuentra en el escritorio El sistema desplegara entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde se le exige el cdigo usuario y el de seguridad. Cdigo del usuario: Cdigo de seguridad:

Despus que el usuario se ha identificado ante el sistema aparecen en pantalla

FUNCIONES: En los subsistemas, que conforman el sistema CGUNO 8.5C, se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Enter F1 F3 F5 F10 = Adelanta = Ayuda = Capturas = Retiros = Salir del sistema Esc = Retrocede F2 = Consulta F4 = Blanquea espacios F6 = Genera Catlogos Re.Pag- = Pag. Ante.

= Cursor para ubicarse

ARCHIVO: Bajo este men se integran las opciones de ejecucin y creacin de menus personalizados por usuario, configuracin y/o parametrizacin general del sistema, y algunos utilitarios de uso rpido para que el usuario puede visualizar o imprimir reportes, copias de seguridad, visualizar o cambiar usuario y modificar la clave: En A se hace la copia al disquete de trabajo, ms conocido como Backup de Archivos y el Restore de Archivos, siguiendo los siguientes pasos 1

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2. ESTRUCTURACION GENERAL DEL SISTEMA En este mdulo se configuran la totalidad de catlogos bsicos requeridos en cada uno de los diferentes sistemas. La estructuracin bsica es general para todos los sistemas y mdulos Los mdulos vienen identificados con caracteres resaltados en color amarillo y sirven de basa para la ubicacin, en el manejo del paquete contable SISTEMA UNO Ejemplo: E= estructura general del sistema E= estructura bsica E= estructura bsica 2.1 ESTRUCTURACIN GENERAL DEL SISTEMA (E E E) El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catlogos de aplicacin para operar el sistema. Al finalizar este mdulo, los usuarios estarn en capacidad de actualizar (ingreso, modificacin y retiro) de las siguientes opciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Empresas (E E E E) Centro de Operaciones y de Costo (E E E N) Proyectos y unidades de Negocios (E E E P) Tipos de Documentos y Monedas (E E E I) Cuentas y conceptos de flujo de caja (E E E C) Cajas, Bancos y Medios de Recaudo (E E E J) Retencin e Impuestos (E E E R) Terceros y Firmas Autorizadas (E E E T) Clases, Zonas Y Criterios (E E E Z) Condiciones de pago y vendedores (E E E G) entes y Sucursales (E E E L) Clases Y Condiciones de Pago (E E E Y) Proveedores y Sucursales (E E E S) Lapsos, Calendario e IPC (E E E A)

EMPRESA (E E E E A): Una empresa es el ente econmico que se va a llevar al control de la informacin contable y financiera. El sistema no tiene restriccin respecto al nmero de empresas que se pueden manejar en el mismo directorio. Cuando se presenta esta situacin, lo que ocurre es que la totalidad de los catlogos son compartidos por las empresas all definidas. Un ejemplo es el siguiente: Empresa: DT Nombre: Distritelas Ltda. NIT: 890317176 Dgito verificacin: 9 Direccin: Calle 25 No 2 12 Ciudad: Cali Cdigo: 77076001 Correo Elec. (E-mail): distritelas@hotmail.com Telfonos: 8841489 Fax: 8841490 Cdigo Postal: 45364 Estado (X= Inactivo) Gran Contribuyente: 1 Resolucin No 00052142325 Retefente en Ventas: 2 Reterenta en Compras: 2 Reteiva en Ventas: 2 Reteiva en Compras: 0 Reteica en Ventas: 2 Reteica en Compra: 2 Es correcto [S/N]? S Creada la empresa puede consultarla con la tecla F2, o en la opcin E E E E C; as mismo sacar un listado por E E E E L. CENTRO DE OPERACIONES Y DE COSTO (E E E N P) : Toda empresa debe tener creado por lo menos un centro de operaciones. Ejemplo: Centro de operacin: 001 Nombre o Descripcin: Sede principal Direccin: Calle 25 # 2-12 Ciudad: Cali Cdigo: 77076001 2

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Telfono: 8841489 Fax: 8841990 Cdigo Postal: 1436 Empresa Asociada: DT Estado (X= Inactivo) Es Correcto [S/N]? S Para consultar con F2 o con la opcin (E E E N C) y el listado por (E E E N L). ACTUALIZACIN GRUPOS DE C. COSTOS (E E E N R): En el proceso de informacin que cotidianamente se genera en una empresa, es comn que se presenten una serie de consultas que implican detalles de informacin ms all de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferentes niveles de totalizacin, discriminando o no el beneficiario (persona jurdica natural). Tal es el caso de situaciones como: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men: Al ingresar a la opcin 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Grupos de c. costos CA CV CP IM Descripcin Centro administrativo Centro ventas Centro productivo Importaciones Ctas. (51) (52) (7)

Explicacin de los campos del catalogo de grupos de c. costos: Grupo c. costo: Cdigo nemotcnico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar. Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que aparecer en los diferentes informes contables y financieros.

ACTUALIZACIN CENTROS DE COSTOS (E E E N E): Una vez, se han definido los diferentes entornos a controlar, mediante el catlogo de GRUPOS DE C.COSTOS, lo que se hace es definir mediante el catlogo de CENTROS DE COSTOS, cada una de las componentes. Esto implica que cada definicin que se haga del catlogo de CENTROS DE COSTOS, necesariamente debe ir relacionada con un nombre genrico de GRUPOS DE C.COSTOS. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los centros de costos, en forma secuencial de cada componente, en caso de ser necesario, se tiene la posibilidad de trabajar con un cdigo estructurable en 4 niveles de dos dgitos cada uno. ** CATALOGO DE CENTROS DE COSTOS ** CODIGO 01 01.01 01.01.01 01.01.02 01.01.03 01.01.04 NOMBRE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ADMINISTRACION GERENCIA SECRETARIA SISTEMAS CONTABILIDAD CLASE T T D D D D

GENERACIN AUTOMTICA DE TIPOS DE DOCUMENTOS (E E E I G ): Este proceso crea de manera automtica todos los tipos de documentos default o estndar para cada mdulo y programa de captura (clase de captura). Si el usuario lo requiere, puede agregar a los documentos aqu definidos, otros de uso particular o especfico ACTUALIZA CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS (E E E I Z): El objetivo de este programa es definir la forma como se llevar el control de consecutivos por cada tipo de documento asociado a una empresa y centro de operacin. ACTUALIZA NMERO DE RESOLUCIN (E E E I R): Esta opcin permite actualizar el nmero de resolucin de facturacin, se autoriza el nmero de control inicial y final, se relaciona el nmero de resolucin, la fecha de expedicin y el prefijo del documento si aplica. ACTUALIZA MONEDAS (E E E I M): Este catlogo permite crear los diferentes tipos de monedas extranjeras con las cuales la empresa tenga actividades de comercio internacional, estas se ven reflejadas en los procesos de compra y ventas dentro del sistema, realizando la conversin a la moneda nacional, de acuerdo a la tasa de cambio y a la moneda base para la conversin definida en los parmetros generales. Actualiza Monedas: US Descripcin: Dlar Tasa de cambio: 1.715 3

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Es Correcto [S/N]? S Nota: Siempre que cambia la tasa, esta se debe modificar. Para consultar monedas extranjeras con la tecla F2, o por E E E I U y por E E E I O se tiene un listado de estas. ACTUALIZACIN GENRICA DE CUENTAS ( E E E C G): El objetivo de este programa es brindarle la alternativa al usuario de poder definir libremente cuales son los niveles y cuentas de totalizacin y de detalle, es decir, crear libremente un plan de cuentas, de acuerdo a las necesidades de estructura y totalizacin del usuario. Esta opcin la aplicarn aquellos usuarios que estando en pases diferentes a Colombia, no estn obligados a ceirse por alguna estructura de plan contable, o sencillamente, tienen una estructura diferente al PUC. La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Genricos.1 Veamos brevemente la forma en que se actualizan los cdigos,

Cdigos Con un solo dgito Con dos dgitos Con cuatro dgitos Con seis dgitos Con ocho dgitos

Nombres Clases Grupos Cuentas Subcuentas Auxiliares

Cta. padre No tienen La clase El grupo La cuenta La subcuenta

Nivel 1 2 3 4 5

Tipo T T T D D

Nota: Para que acepte la cuenta padre a las auxiliares, a la subcuenta se le da el tipo T. T: Ttulo = Son cuentas padres, esto quiere decir que tienen hijos. D: Detalle = No son cuentas padres, no tienen hijos. CCED **CATALOGO DE CUENTAS** Cdigo 1 11 1105 110505 110510 1110 111005 Descripcin ACTIVOS Disponible Caja Caja general Caja menor Bancos Moneda Nacional Tipo Nivel Nat T 1 D T T D D T T D D T T D T T D T D T T D 2 3 4 4 3 4 5 5 2 3 4 2 3 4 3 4 3 4 5 D D D D D D D D D D D D D D D D D D D 4

11100507 BanColombia 11100523 Bco. Occidente 12 1225 122505 13 1305 130505 1345 134510 1355 135515 Inversiones Certificados Certificado de deposito al termino Deudores Clientes Nacionales Ingresos por cobrar Intereses Anticipo de impuestos Retencin en la fuente

13551501 Ventas 3.5%

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135518 Impto industria y Comercio re T D T D T T D D T T D D 4 5 3 4 2 3 4 4 2 3 4 4 D D C C D D D D D D D D 13551801 Reteica 7.7 x1000 1399 139905 14 1435 143505 143599 15 1504 150405 150499 Cdigo 1516 151605 151699 1524 152405 152499 1528 152805 152899 1592 159205 159215 159220 159299 17 1705 170505 170510 1710 171020 2 21 2105 210510 22 2205 220505 220530 23 2335 233550 2365 Provisiones Clientes Inventarios Mercancas no Fab x la empresa Mercanca gravada Ajustes x inflacin Propiedad planta y equipo Terrenos Urbanos Ajustes x inflacin Descripcin Construcciones y edificaciones Edificios Ajustes x inflacin Equipo de oficina Muebles y enseres Ajustes x inflacin Equipo de computacin y comu Equipo procesam de datos Ajustes x inflacin Depreciaciones acumuladas Construcciones y edificaciones Equipo de oficina Equipo de computacin Ajustes x inflacin Diferidos Gastos pagados por anticipado Intereses Honorarios Cargos diferidos Utiles y papelera PASIVOS Obligaciones Financiera Bancos nacionales Pagars Proveedores Nacionales De mercancas De muebles Cuentas por pagar Costos y gastos por pagar Servicios pblicos Retencin en la fuente

Tipo Nivel Nat T D D T D D T D D T D D D D T T D D T D T T T D T T D D T T D T 3 4 4 3 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 2 3 4 4 3 4 1 2 3 4 2 3 4 4 2 3 4 3 D D D D D D D D D C C C C C D D D D D D C C C C C C C C C C C C

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236515 236525 236540 Honorarios Servicios Compras D D T D T D T D T D T D D D T T D T T D T T D D compras de D T D D de D D T T D T T D D D D T T 4 4 4 5 4 5 3 4 3 4 3 4 4 4 3 4 5 2 3 4 3 4 5 5 5 4 5 5 5 5 2 3 4 2 3 4 4 4 4 1 2 3 4 2 C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C D D D D D C C C C C C C C C C C C C C

23654001 Compras 3.5% 236575 Autorretenciones

23657501 Ventas 3.5% 2367 236701 2368 236801 2370 237005 237006 237010 2380 238030 Impuesto sobre ventas retenido Reteiva Impto de industria y comercio ret Reteica Retenciones y aportes a nmina Aportes EPS Aportes ARP Aportes al ICBF, SENA, CAJAS Acreedores varios Aportes fondo de cesantas y/o P

23803010 Fondo de pensiones 24 2404 240405 2408 240805 Impuestos gravmenes y tasas De renta y complementarios Vigencia fiscal corriente Impuesto sobre ventas por pagar IVA generado

24080501 En Ventas 16% 24080502 En servicios Devolucin en 24080503 mercancas 240810 IVA descontable

24080101 En Compras de mercancas 24081002 En compras de servicios En devoluciones ventas 24081003 mercancas 24080104 Reteiva 25 2505 250501 26 2610 261005 261010 261015 261020 3 31 3115 311505 33 Obligaciones laborales Salarios x pagar Neto a pagar Pasivos estimados y provisiones Para obligaciones laborales Cesantas Intereses sobre cesantas Vacaciones Prima de servicios Patrimonio Capital social

Aportes sociales T Cuentas o partes de intereses D soci Reservas T

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3305 330505 3310 331005 34 3405 340505 340510 36 3605 360505 4 41 4135 413524 413536 4175 417524 42 4210 421005 421040 4295 429595 47 4705 470510 470515 470540 470545 5 51 5105 510506 510515 510527 510530 510533 510536 510539 510568 510569 510570 510572 510575 Reservas obligatorias Reserva legal Reservas estatutarias Para futuras capitalizaciones Revalorizacin de patrimonio Ajustes x inflacin Capital social De superavit del capital Resultados del ejercicio Utilidad del ejercicio Utilidad del ejercicio Ingresos Operacionales Comercio al x mayor y x menor T D T D T T D D T T D T T T 3 4 3 4 2 3 4 4 2 3 4 1 2 3 4 4 3 4 2 3 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 1 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 C C C C C C C C C C C C C C C C D D C C C C C C C C C C D D D D D D D D D D D D D D D D D

Ventas de productos textiles D Venta de electrodomsticos y D muebles Devoluciones en ventas T Productos textiles No operacionales Financieros Intereses Descuento comercial Diversos Ajuste al peso Ajustes x inflacin Correccin monetaria Ajustes x inflacin de inventarios Propiedad planta y equipo Patrimonio Depreciacin acumulada Gastos Operacionales en ventas Gastos de personal Sueldos Horas extras y recargos Aux. de transporte Cesantas Intereses/cesanta Prima de servicios Vacaciones Aportes ARP Aportes EPS Aportes AFP Aportes caja de compensacin Aportes ICBF D T T D D T D T T D D D D T T T D D D D D D D T T T D D

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510578 5110 511025 5135 513535 513545 5140 514005 5160 516005 516015 516020 5165 516515 5195 519525 519560 5199 519910 53 5305 530505 530515 530520 530535 5315 531520 5395 539595 59 5905 590505 6 61 6135 613524 Aportes SENA Honorarios Asesora Jurdica Servicios Telfono Fax y Telex Gastos legales Notariales Depreciaciones Construcciones y edificaciones Equipo de oficina Equipo de computo Amortizaciones Cargos diferidos Diversos Elementos de aseo y cafetera Casinos y restaurantes Provisiones Deudores No operacionales Financieros Gastos bancarios Comisiones Intereses Descuento comercial Gastos extraordinarios Impuestos asumidos Diversos Ajuste el peso Ganancias y perdidas Ganancias y perdidas Ganancias y perdidas D T D T D D T D T D D D T D T D D T D T T D D D D T D T D T T D 4 3 4 3 4 4 3 4 3 4 4 4 3 4 3 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 3 4 3 4 2 3 4 1 2 3 4 D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D

Costo de ventas T Costo de ventas y prestac de T servic Comercio al x mayor y x menor T Productos textiles D

ACTUALIZACIN DE TASAS POR CUENTA ( E E E C T): Las cuentas de retenciones en la fuente, Ica e Iva as como las cuentas de impuestos Iva, tienen un trato especial, se debe crear una cuenta auxiliar por cada concepto generador de renta o impuesto, as por ejemplo existe una cuenta de retencin por honorarios, arrendamientos, servicios, etc. Cada una de estas cuentas maneja internamente las diferentes tasas o tarifas aplicables a los conceptos que resumen sin necesidad de crearse cuentas auxiliares especficas para cada tasa o tarifa. Esta aplica de igual manera para las cuentas de impuesto donde adicionalmente se deben separar lo generado y lo descontable. La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Tasas por cuenta

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Ejemplo: Cuenta: 236515 Honorarios Tasas - Ingresos %retencin. %impto. Estado 10.000 11.000 Cuenta: 24080501 En Ventas Tasas - Ingresos %retencin. %impto. Estado 10.000 16.000 Cuenta: 236801 Reteica Tasas - Ingresos %retencin. %impto. Estado 3.300 6.600 7.700 11.000 ACTUALIZA CAJAS (E E E J J): El objetivo de este catalogo es tener un cdigo por medio del cual se registran las transacciones que afectan la caja, permite conocer que ingresos se han generado a la caja por ejemplo: Cheques, dlares, euros, cheques posfechados, pesos y otros (bonos) finalmente es posible lograr el cuadre de caja, lo que significa que se tiene control por cada responsable del manejo de la cuenta caja.

ACTUALIZA CAJA/CUENTAS (E E E J Z): En esta opcin el usuario asocia el cdigo de la caja con la cuenta contable de caja, es por esto que en este caso no es indispensable que el usuario final es un especialista en el manejo de cuentas contables. Es importante tener en cuenta que un cdigo de caja puede recibir diferentes tipos de moneda, es decir, a un cdigo de caja se le asocian los diferentes tipos de moneda que se pueden registrar y a su vez la cuenta contable.

ACTUALIZA CUENTAS BANCARIAS (E E E J B): Con esta opcin el usuario crea un cdigo de tres caracteres con los cuales identifica las diferentes cuentas bancarias que tiene la empresa (corriente o fiduciarias), al cual le asocia la informacin propia de la cuenta bancaria y el cdigo de la cuenta contable.

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ACTUALIZA MEDIOS DE RECAUDO.( E E E J M): El usuario identifica mediante un cdigo de dos caracteres cada uno de los medios de recaudo que sern permitidos en las transacciones, los cuales respaldan el saldo en caja y son: Efectivo: Cheques: Otros: Consignaciones: Denominada en cualquier moneda Pesos, Dolar, Euros. Permite capturar la informacin del cheque Bonos, vales, cupones, etc. Estas no se registran en la caja, van directamente al banco.

ACTUALIZA RETENCIONES- RET E IMPUESTOS. (E E E R R): Esta opcin permite crear diversas modalidades de liquidacin y contabilizacin de las retenciones, permite definir las tasas directamente sobre el catlogo de cuentas y tasas. Es decir, que cada vez que se crea una cuenta y se asocian las tasas de retenciones respectivas, estas quedan definidas para todo el sistema. Lo que se va a hacer en esta tabla de retenciones, es crear tantos cdigos como tipos y tasas de retencin se tengan. Cada cdigo deber contener las cuentas o equivalencias contables y por cada cuenta se deber definir la tasa a aplicar, para lo cual el usuario deber utilizar la tecla "F2" que le permitir consultar las tasas asociadas a la cuenta y seleccionar de all una tasa en particular. Se valida adicionalmente que las cuentas que se presenten para asociar la equivalencia, pertenezcan al modo de retencin y se filtra en la consulta el tipo. Eso quiere decir que para las tablas de retencin tipo 1= de Renta, se presentarn solamente las cuentas asociadas al tipo de retencin 1. El mismo concepto aplica para las diferentes tablas y cuentas de retenciones.

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Tipo de Retefuente: Campo numrico de 1 posicin predeterminada. Define a que tipo de retencin ser aplicado el catlogo que se est creando. Los valores posibles son: Renta, se refiere a la retencin en la fuente por Renta IVA, se refiere a la retencin en la fuente por IVA ICA, se refiere a la retencin en la fuente por ICA Gremios, Se refiere a los aportes o retenciones para gremios Cdigo de Retefuente: Campo alfanumrico de dos posiciones. Define el cdigo del catlogo a crear con el cual ser identificado posteriormente. Tasa Retefuente: Campo numrico de dos enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor en porcentaje del catlogo de retencin que se est creando Base Mnima para Retencin: Campo numrico de nueve enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor de la base mnima de retencin para el catlogo. Cuentas: Campo numrico de 8 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de cuenta donde se desea contabilizar dependiendo del concepto y tipo de transaccin. ACTUALIZA IMPUESTOS IVA(E E E R O)_ Esta opcin permite crear diversas modalidades de liquidacin y contabilizacin de los impuestos mismos. Igualmente permite definir las tasas de IVA directamente sobre el catlogo de cuentas y tasas. Es decir, que cada vez que se crea una cuenta de impuestos y se asocian las tasas de IVA respectivas, estas quedan definidas para todo el sistema. Lo que se va a hacer en esta tabla de impuestos, es crear tantos cdigos como tipos y tasas de IVA se tengan. Cada cdigo deber contener las cuentas o equivalencias contables y por cada cuenta se deber definir la tasa a aplicar, para lo cual el usuario deber utilizar la tecla "F2" que le permitir consultar las tasas asociadas a la cuenta y seleccionar de all una tasa en particular Bajo esta opcin es necesario crear tantas tablas como modalidades de contabilizacin y aplicacin de impuestos se tenga. As por ejemplo si se tiene la tarifa genrica del 16% pero para unos productos es descontable en su totalidad (16%), para otros en parte (7%) y para otros no es descontable (0%), se deber crear entonces al menos 3 diferentes cdigos de impuestos definiendo en cada uno de ellos el monto del impuesto y de la tasa descontable. Esta definicin se determina al momento de seleccionar la cuenta y tasa de impuesto, y la cuenta y tasa de descontable. ACTUALIZA TERCEROS (E E E T T): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema la informacin bsica de las personas jurdicas o naturales que tienen alguna relacin con la empresa. Los terceros as creados pueden ser objeto de transacciones en el mdulo de contabilidad general. Para realizar transacciones en los mdulos de comercial (compras, ventas) y cartera (por cobrar y por pagar), los terceros adems debern catalogarse como clientes o proveedores, respectivamente. Para ello se prevn opciones especficas que implican adems la asociacin a los siguientes catlogos: Clases de terceros (clientes y proveedores), zonas/subzonas, Pas/Dpto/Ciudad, criterios de clasificacin de clientes, condiciones de pago, tipos de 11

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identificacin, medios de pago, descuentos de pronto pago, vendedores, listas de precios y descuentos. Tercero: Nmero de identificacin, que puede ser alfanumrico o estrictamente numrico. Es un NIT si corresponde a una persona jurdica o es un nmero de cdula si se refiere a una persona natural. Tipo de tercero: Cdigo que identifica al tercero que se est creando de acuerdo a su tipo. Este puede ser: Persona natural, Persona jurdica o no aplica. Tipo de identificacin: Corresponde al cdigo que identifica al tercero de acuerdo al tipo de identificacin la cual puede ser: Nit, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, tarjeta de identidad, pasaporte exterior o interno. Nmero de documento: En esta opcin se debe indicar el nmero que corresponde al documento que previamente se ha seleccionado Divisin: Esta opcin se activa cuando se ha seleccionado en tipos de identificacin el correspondiente al NIT y se debe indicar el nmero de la divisin. Razn social: Campo alfanumrico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre que figura con el nmero de identificacin o como se encuentra registrada en la cmara de comercio. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por Apellido-nombre, con el fin de facilitar la bsqueda alfabtica y as evitar duplicacin de nombre. Nombre del establecimiento: Campo alfanumrico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre comercial de la entidad. Direccin para correspondencia 1, 2 y 3: Campos opcionales de 40 posiciones cada uno. Estos se utilizan en la impresin de documentos, especialmente en facturacin. Ciudad: Nombre de la ciudad, el cual es buscado automticamente en la tabla de ciudades con el fin de ubicar su cdigo de identificacin. Cdigo: Es el nmero que identifica a la ciudad. Barrio/vereda: Se debe indicar el nombre del barrio o vereda en donde se encuentra ubicada la empresa. Fax: En esta opcin se debe indicar el nmero de fax de dicha empresa. Telfono 1 y 2: Es necesario indicar el o los nmeros de telfono que tiene la empresa. Apartado areo: Si la empresa tiene apartado areo Correo electrnico: Informacin del correo electrnico Fecha de ingreso: Fecha de ingreso o registro en el sistema. Estado: Estado del tercero, activo o inactivo. ACCIONISTAS ACCIONISTAS C.C. UD. Nombres UD. Familiar Familiar Familiar INTERNO Banco de Occidente 899999999 890317176 DIAN Distritelas OTROS NIT 86001816 890303208 890300346 890399003 Nombre o razn social Seguro Social Comfandi La 14 EMCALI

ACREEDORES NIT 890300279

EMPLEADOS

C.C. 31.840.834 14.441.863 28.527.125 16.232.587 90.456.258

NOMBRE Escobar Cristina Lpez Julio Muoz Cecilia Trujillo Jairo Surez Francisco

ACTUALIZA CLASES DE CLIENTES ( E E E Z A): En algunas compaas es usual encontrar que las cuentas de cartera a cargo de los clientes estn divididos por ejemplo: por lneas de negocio. La clase de clientes es una tabla que permite estructurar y clasificar los clientes de acuerdo a su actividad ( comercio, industria, servicio, supermercados ,etc) de manera que al momento de crear al cliente se le asocie una clase en especial Las clases se pueden crear por ejemplo: por unidad de negocio, lo que implica que al momento de crear al cliente este se asociar en el catlogo una unidad en particular. a su vez cada clase de cliente esta asociado a una cuenta de cartera por cobrar, a una cuenta de anticipos e inclusive se le puede asociar un concepto de flujo de efectivo default En el momento de realizar transacciones, por ejemplo factura de venta, el sistema presenta en pantalla de manera automtica la clase de cliente a la cual esta asociado, el nmero NIT o empresa a quien se le est facturando. El usuario puede elegir en ese momento modificar la clase de cliente y registrar la venta a nombre de otra clase a la vez. A su vez en el mdulo de cartera por cobrar se pueden obtener informes o anlisis de vencimientos por clase de cliente, lo que significa que no es necesario 12

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tener mas de un cdigo de cuenta por cobrar para las empresas que necesiten manejar su cartera, por ejemplo por unidades de negocio. Nota: el concepto de flujo de efectivo default se hereda automticamente a los documentos de ingreso o recibos de caja en el momento de registrar un recaudo. CLASE DESCRIPCION TIPO CUENTA CTA_ANT | +------------------------------------------------------------------------------+ 10 NACIONALES T 10 NACIONALES 1001 SUPERMERCADOS D 130505 28050505 1002 HIPERMERCADO D 130505 28050505 1003 MISCELANEAS D 130505 28050505 1004 T & T TIENDA A TIENDA D 130505 28050505 1009 OTROS D 130505 28050505 ACTUALIZA VENDEDORES (E E E G V): En esta opcin el usuario define en el sistema los diferentes cdigos para identificar a los terceros vendedores de la empresa y asocindolo a su vez a un nmero de identificacin, normalmente la cdula, del tercero. Los vendedores pueden ser de diversos tipos y por ello se asocian a una tabla de "clases de Vendedores", de igual manera en algunas compaas existen estructuras, por as llamarlas, de ventas, donde hay un supervisor o vendedor jefe. Al definir un cdigo de un nuevo vendedor, en todos los casos se le debe definir adems de la clase, el cdigo del vendedor jefe, creando as la estructura de ventas, til por ejemplo para procesos especiales como las liquidaciones de comisiones, donde se requiera acumular las ventas de un grupo para liquidar por ejemplo al supervisor o jefe.

ACTUALIZA CLASES DE VENDEDORES (E E E G R): El objetivo de esta opcin consiste en que el usuario pueda generar los cdigos de las diferentes clases de vendedores que la empresa desea manejar. Consta de un nmero de cdigo que identificar la clase de vendedor, de la descripcin o nombre y un portafolio que puede ser opcional ACTUALIZA CLIENTES ( E E E L A): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurdicas o naturales que son clientes de la empresa. El sistema solicita unos datos bsicos, seguidos de datos para envo de correspondencia, al igual que los datos bsicos para la venta y datos relativos a la informacin de cartera del cliente.

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Gran contribuyente: este indicador sirve a nivel del cliente para identificar si es gran contribuyente o no. Esto con el objetivo nico de poder conocer que clientes se tienen en la base de datos con esta condicin. No aplica para los parmetros de liquidacin de impuestos o retenciones.

Liquida impuestos: Este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar impuestos (IVA) en las transacciones de ventas. La liquidacin del impuesto depende de la tarifa de impuesto asociada a los tems que se venden y al indicador de la empresa y del cliente donde se indica si se liquidan impuestos o no.

Rete Renta: este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar retenciones en la fuente en las transacciones de ventas. La liquidacin de la retencin en la fuente depende de la tarifa de retefuente asociada a los tems y al indicador de la empresa y del cliente que determinan si aplica reterenta en ventas el cual debe ser 1, 2 o 3. Cdigo de rete IVA a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de Rete IVA a aplicar al cliente en reemplazo del anterior que preguntaba si aplicaba Rete IVA o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica la retencin de IVA, siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Rete IVA en 1. Cdigo de Rete ICA a liquidar: este campo sirve para asignar la tarifa de Rete ICA a aplicar al cliente en reemplazo del anterior que preguntaba si aplicaba esta retencin o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica la retencin de ICA, siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Rete ICA en ventas en valores 1, 2 3.

Cdigo de Rete Otros a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de retencin por otros conceptos, tales como gremios y asociaciones, bolsas, etc. Cuando el cliente tenga activo este campo se har una retencin de acuerdo a la tarifa asociada afectando directamente el valor del recaudo del documento de ventas.

CLIENTES NIT 890724123 860120532 890426541 31.241.316 Nombre o razn social Almacenes SI Lndatela Jorge Arabia Diana Dacach

ACTUALIZA CLASES DE PROVEEDORES ( E E E Y A): Se utilizan para clasificar los diferentes tipos de anticipo a proveedores, estos a su vez se asocian a una cuenta por pagar y a una cuenta de anticipos en particular, de manera similar, al momento de causar una factura de un proveedor la clase puede variarse, logrando as el efecto contable de registrar el pasivo en una cuenta auxiliar diferente de la asociada originalmente al proveedor, el efecto es que entonces se pueden tener pasivos por pagar de la misma persona o empresa en diferentes cuentas En la clase se debe indicar adems la cuenta del pasivo estimado, la cual necesariamente deber estar asociada al mdulo de compras. Esta es utilizada por el sistema para contabilizar con base en las entradas de almacn por compras los pasivos por legalizar. El concepto de flujo de efectivo default se utiliza para ser heredado en los comprobantes de pago o egresos, dependiendo del concepto. Actualiza Proveedores (E E E S P): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurdicas o naturales que tienen la relacin de Proveedores con la empresa. El sistema solicita los datos bsicos del tercero, datos para el envo de correspondencia, datos bsicos para la compra y datos relativos al crdito.

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PROVEEDORES NIT 760636204 770835240

Nombre o razn social Districoltejer (Reg. Comn) DistriTejicondor (Reg. Comn)

GENERACIN AUTOMTICA DE LAPSOS (E E E A G): Este proceso genera automticamente el catlogo de lapsos para cada uno de los aos seleccionados, fecha por fecha.. Los lapsos son usualmente los meses calendario, pero algunas compaas requieren manejar un nmero de lapsos superior de acuerdo a sus polticas. En estos casos los lapsos deben ser redefinidos y actualizados uno a uno de manera manual, definiendo en cada caso las fechas inicial y final del mismo. Tradicionalmente se crean 12 lapsos correspondientes a los doce meses del ao, y uno adicional para realizar procesos de cierre contable y cancelacin de cuentas de resultado.

CIERRE - APERTURA DE LAPSOS (E E E A C): En esta opcin el usuario puede cerrar o abrir un lapso de tiempo especfico. Operativamente genera bloqueos sobre los periodos cerrados de manera que no se permite la adicin o modificacin de registros o documentos en periodos ya cerrados.

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3. CAPTURA DE LA INFORMACION Procedimiento a seguir: 3.1 APERTURA DE FECHAS (F G C C A) Este programa permite abrir en un lapso seleccionado, una o varias fechas que hayan sido previamente cerradas. La apertura habilita la fecha en el mdulo donde se realiza nicamente. Presione enter sobre la fecha para abrirla 3.2 HABILITACIN AUTOMTICA DE DOCUMENTOS POR CLASE ( F G C A H) Esta opcin, como su nombre lo indica, crea y habilita automticamente los documentos sugeridos por el sistema, que sern utilizados por cada clase o tipo de captura en las diferentes transacciones.

Saldos a Diciembre 31 de 2..

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Cdigo 1105 110505 110510 1110 11100507 11100523 1225 122505 1305 130505 1355 13551501 13551801 1435 143505 1504 150405 1516 151605 1524 152405 1528 152805 2205 220505 2365 236515 236525 23654001 23657501 2367 23670101 2370 237005 237006 237010 2380 23803010 2408 24080105 240810 3115 311505 3305 330505 3310 331005 3605 360505 CUENTAS CAJA Caja general Caja menor BANCOS Ban Colombia Banco de Occidente CERTIFICADOS C.D.T CLIENTES Nacionales ANTICIPO DE IMPUESTOS Retefuente 3.5% ReteICA 0.77% Mercancias No fabricadas por la empresa De mercancas TERRENO Urbanos CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Edificios EQUIPO DE OFICINA Muebles y enseres EQUIPO DE COMPUTO Equipo de procesamiento de datos PROVEEDORES NACIONALES De mercancas RETENCION EN LA FUENTE Honorarios Servicios Compras Autorretencin IMPUESTO SOBRE VENTAS RETENIDO Compras 12% RET. Y APORTES DE NOMINA Aportes EPS Aportes ARP 2.436% Aportes para fiscales ACREEDORES Aportes AFP IVA POR PAGAR Generado Descontable APORTES SOCIALES Cuotas o pautas de Int. Social RESERVAS OBLIGATORIAS Reserva legal RESERVAS ESTATUTARIAS Para futuras capitalizaciones UTILIDAD DEL EJERCICIO Utilidad del ejercicio SUMAS IGUALES 95,173,190 532,630 95,173,190 95,173,190 95,173,190 261,000 90,000,000 90,000,000 53,263 53,263 106,526 106,526 532,630 4,747,090 4.238.230 8,210,170 8,210,170 785,700 785,700 1,850,000 1,500,000 350,000 8,270,000 8,270,000 15,000,000 15,000,000 40,000,000 40,000,000 8,911,000 8,911,000 2,500,000 2,500,000 2,450,200 2,450,200 245,000 100,000 10,000 135,000 61,000 160,000 569.840 291.780 59.231 218.835 376.883 364.725 369,000 630,000 61,000 160,000 PARCIALES Dbitos 100,000 300,000 8.985.436 Crditos TOTALES Dbitos 400,000 Crditos

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ANEXOS AL BALANCE Anexo 1. CDT Anexo 2. CLIENTES Jorge Arabia Almacenes SI Dcto FV 1223 FV 1224 Fecha Vcto 20 Enero/10 20 Enero/10 Valor 320.700 465.000 Colpatria NIT 890405328

Anexo 3. MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA Saldos para el kardex a 31 de Diciembre de 2009 Lino Dacrn Chalis Seda 480 mts a $ 4.000 /mt = $ 1.920.000 600 mts a $ 3.500 /mt = $ 2.100.000 500 mts a $ 5.500 /mt = $ 2.750.000 600 mts a $ 2.500 /mt = $ 1.500.000

Anexo 4. PROVEEDORES NACIONALES Dcto Fac 3120 Fac 9241 Fecha Vcto 17 Enero / 10 17 Enero / 10 Valor 587.200 1.863000

DistriTejicondor (Rgimen comn) DistriColtejer Anexo 5. IVA POR PAGAR Generado por ventas

Ingresos gravados $ 3.937.500 Gravados $ 1.218.750 $ 412.500

Impto generado $ 630.000 Imtp descontable $ 195.000 $ 66.000

Descontable compras Descontable servicios Anexo 6. Socios Socio No. 1 Ud. Socio No. 2 Familiar Socio No. 3 Familiar Socio No. 4 Familiar TALLER Operaciones del mes Empresa

Aporte $ 22.500.000 $ 22.500.000 $ 22.500.000 $ 22.500.000

: Enero de 2010 : Distritelas Limitada : Rgimen Comn

Da 2: Venta de mercanca a Linda Tela, segn factura No. 1225 a 30 das de plazo, detallada de la siguiente manera: Lino 100 mts a $ 6.400 mt Dacrn 120 mts a $ 5.600 mt Chalis 90 mts a $ 8.800 mt Seda 100 mts a $ 4.800 mt Da 3: Almacn Linda Tela cancela la factura No. 1225 y se le concede descuento del 3%, segn recibo de caja 0801. Da 4: Se consigna en Bancolombia el cheque de Linda Tela. Da 5: Se realizaron los siguientes pagos: Con cheque 2437 del Banco de Occidente, la autoliquidacin del mes anterior al ISS por $ 715.736. Con cheque 2438 se cancela la retencin en la fuente del mes anterior por $ 466.000. Con cheque 5236 girado a Comfandi se paga los aportes parafiscales por $ 218.835 y Con cheque 5237 de BanColombia el recibo del telfono por $ 65.000, ms IVA. Da 9: Venta de mercancas con tarjeta de crdito a persona natural, segn factura 1226 y Recibo de caja 0802 detallada de la siguiente manera: Lino Dacrn Chalis Seda 20 mts a $ 6.400 mt 30 mts a $ 5.600 mt 20 mts a $ 8.800 mt 20 mts a $ 4.000 mt 18

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Da 10: Se consigna en BanColombia el comprobante de venta con tarjeta crdito con una comisin financiera del 6.2, IVA sobre la comisin y retencin en la fuente del 1.5%. Da 11. Se compra mercanca a Tejicondor, segn factura 3165 a 30 das de plazo, detallada de la siguiente manera: Lino Dacrn Chalis Seda 100 mts a $ 4.000 mt 100 mts a $ 3.500 mt 100 mts a $ 5.500 mt 50 mts a $ 2.500 mt

Da 12: Se devuelven los 50 mts de seda a Tejicondor segn nota de contabilidad. Da 13. Con cheque 2439 del Banco de Occidente, se Realizan los siguientes pagos: Por fax y teles pagados a Telecom. ................................................................. $ 15.500 ms IVA Elementos de aseo a la 14 ............................................................................... $ 112.580 ms IVA Impresin de facturacin a Tipografa Vergara................................................ $ 127.800 Almuerzos a Restaurante el Corzo .................................................................. $ 10.800 Da 15: Con cheque 5238 de BanColombia se cancela la declaracin del impuesto sobre las ventas IVA del bimestre anterior por $ 369.000. Da 16: El Banco de Occidente le presta a la compaa $ 2.000.000 a 180 das de plazo con una tasa del 2% mensual de intereses pagados por anticipado. El Banco enva nota crdito por el valor del prstamo depositado en cuenta corriente. Da 17: Con cheque 5239 de Bancolombia, se cancela a Coltejer la factura 9241 por $ 1.863.000 y con el cheque 2440 del Banco de occidente a Tejicondor se cancela la factura 3120 por $ 587.200. Da 18: Jorge Arabia cancela la factura 1223 por $ 320.700, segn recibo de caja 0803 y Almacenes Si la factura 1224 por $ 465.000, segn recibo de caja 0804. Da 19: Se consigna en el Banco de Occidente los cheques de Jorge Arabia y Almacenes Si. Da 20: Venta de mercanca a Jorge Arabia, segn factura 1227 a 30 das de plazo, detalladas as: Lino Dacrn Chalis Seda 120 mst a $ 6.400 mt 150 mts a $ 5.600 mt 120 mts a $ 8.800 mt 100 mts a $ 4.000 mt

Da 22: Con cheque 5240 de BanColombia paga servicios de notara por $ 68.400 ms IVA. Da 23: Venta de mercanca a Almacenes Si, segn factura 1228 a 30 das de plazo, detallada as: Lino Dacrn Chalis Seda 200 mts a $ 6.400 mt 200 mts a $ 5.600 mt 250 mts a $ 8.800 mt 200 mts a $ 4.000 mt

Da 24: Almacenes Si devuelve 30 mts de Chalis, segn nota de contabilidad. Da 25: Con cheque 5241 se cancela a Tejicondor la factura 3165, el cual concede un descuento del 35 (tener en cuenta la nota de contabilidad). Da 26: Compra mercancas a Coltejer, segn factura 9304 a 30 das de plazo, detalladas as: Lino Dacrn Chalis Seda 150 mts a $ 4.000 mt 250 mts a $ 3.500 mt 150 mts a $ 5.500 mt 100 mts a $ 2.500 mt

Da 27: Venta de mercanca persona natural de contado segn factura 1229 y recibo de caja 0805 con descuento del 3%, detallada as: Lino Dacrn Chalis Seda 150 mts a $ 6.400 mt 250 mts a $ 5.600 mt 180 mts a $ 8.800 mt 200 mts a $ 4.000 mt

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Da 29: Se consigna en el Banco de Occidente el cheque del recibo de caja 0005. Da 30: Con cheque 2441 del Banco de Occidente se compra de contado a Mueblera Cruz muebles para la oficina por $ 1.350.000 ms IVA. Da 31: Paga nmina del mes detallada as. Empleados Escobar Cristina Lpez Julio Muoz Cecilia Trujillo Jairo Surez Francisco Enero 2010 Sueldo ao 2010 $ 750.000 8 HED $ 608.000 8 HED y 2 HEN $ 650.000 $ 580.000 10 HRN y 3 HED $ 880.000 10 HED

3.3 REGISTRAR FACTURAS DE VENTA ACTUALIZA SERVICIOS A FACTURAR (F C V S A): Aqu se deben definir cada uno de los items de servicios de ventas que la compaa ofrece a sus clientes. Se debe crear un cdigo de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe indicar el cdigo del impuesto que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; el cdigo de reterenta a aplicar y el valor sugerido de venta. FACTURA DIRECTA A CLIENTES POR VENTAS DE SERVICIOS (F C V F F): El objetivo de este programa es permitir hacer una factura de venta de servicios a clientes, de manera directa sin pedido previo. Bsicamente se debe diligenciar la informacin relativa al cliente y sus condiciones de negociacin, los items o servicios prestados, las validaciones de impuestos y retenciones y finalmente la informacin sobre la cartera o forma de pago del documento: 3.4 REGISTRAR FACTURAS DE COMPRA ACTUALIZACIN SERVICIOS (F P S S A): Aqu se deben definir cada uno de los items de servicios que la compaa solicita a sus proveedores. Se debe crear un cdigo de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe asociar al grupo de impuestos que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; se puede indicar un valor sugerido o precio de compra del servicio y finalmente se deben definir la cuenta para contabilizar el gasto por compra del servicio.

CAUSACIN DIRECTA DE FACTURA DE PROVEEDOR (F P S C F): El objetivo de este programa es permitir causar una factura de compra de servicios a proveedores, de manera directa sin orden de servicio. Bsicamente se debe diligenciar la informacin relativa al proveedor y sus condiciones de negociacin, los items o servicios recibidos, las validaciones de impuestos y retenciones y finalmente la informacin sobre la cartera o forma de pago del documento:

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3.5 REGISTROS DE PAGOS

TESORERA (F T): Moderno y completo aplicativo que aunque ofrece elevadas funcionalidades, su operacin es extremadamente sencilla; concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero a travs del control permanente de los estados de las cajas y de los bancos; como una caracterstica muy especial, mantiene en lnea la identificacin de los cheques y otros medios de recaudo diferente al efectivo que soportan los saldos de las cajas y que a su vez se cruzan cuando se diligencia una consignacin para llevar el dinero de caja a bancos o cuando estos salen de la caja; esta caracterstica facilita hacer los arqueos de caja en cualquier momento. RECAUDOS - CLIENTES/ANTICIPO (F T R R R): Esta opcin permite al usuario registrar los ingresos de dineros recibidos de clientes usualmente realizados con documentos de Recibos de Caja por concepto de pagos de cartera o anticipos cuyos medios de pago son Efectivo, cheques a la vista o consignaciones. Cuando se trata de pagos con cheques posfechados, se recomienda utilizar la opcin de Recaudo Provisional Cheques Posfechados. Para lograr la afectacin de las cuentas por cobrar con los recibos de caja a realizar en este programa, stas deben estar previamente asociadas al mdulo de CxC. CONSIGNACIONES/DEPSITOS CAJA (F T R C D): Consiste en retirar los recaudos en efectivo, cheques y otros medios de pago que han ingresado a las diferentes cajas para ser consignados en una cuenta bancaria. El sistema solicita nombre de la empresa, C.O, tipo y nmero de documentos a realizar, fecha del documento (automtica), tercero y la fecha de consignacin la cual puede ser modificada. Al momento de seleccionar la caja de donde se desea consignar o retirar los valores y la moneda, el sistema muestra los saldos pendientes en efectivo, cheques y otros. El usuario debe seleccionar por cada tipo de medio los valores a consignar. Cuando el medio es cheques se debe indicar adems los nmeros de cheques a consignar. MDULO DE PAGOS (F T P): El mdulo de pagos brinda un completo y flexible mtodo para programar y generar los pagos a proveedores y acreedores en forma colectiva partiendo de los estados de sus cuentas por pagar; el sistema se toma los descuentos financieros y da la posibilidad de generar los cheques o las consignaciones electrnicas a nombre de terceras personas diferentes al proveedor o acreedor a quien se le caus originalmente el pasivo. Una vez depurado el programa de pagos, se pueden generar los comprobantes de pago y los cheques (si se paga con este medio) en forma directa o en su defecto se pueden generar rdenes de pago. Se permite tambin generar una orden de pago partiendo de los estados de cuentas de un proveedor o a un tercero sin necesidad de causar previamente un pasivo, opcin de mucho uso cuando se desea descentralizar el ordenamiento de los mismos; Las ordenes de pago, previa aprobacin, pueden luego utilizarse como base para la elaboracin del documento soporte del pago. Los pagos pueden hacerse en efectivo, en cheque o para ser consignados electrnicamente y pueden generarse tambin en forma directa sin necesidad de programar ni de generar orden de pago previa. Genera los listados de saldos en bancos y se conoce en todo momento los cheques girados y no cobrados. Incluye opcin para reportar fcilmente las notas bancarias y las transferencias entre cuentas. Contiene un poderoso diseador de planos para informar los pagos electrnicos segn los requerimientos de las entidades financieras. Pagos directos: En este programa se realizan los pagos por mltiples conceptos diferentes a aquellos asociados a las cuentas por pagar, por ejemplo, cuando se hace causacin de pagos cuya contrapartida es la cuenta de gastos o otras cuentas corrientes comerciales. Se utiliza igualmente para la emisin de documentos de pagos entre bancos, como por ejemplo el traslado de fondos, reembolsos de caja menor, pagos de impuestos, inversiones, compras de activos y gastos directos en general. Cuando el mtodo de pago es efectivo, se valida que la caja de la cual se desea hacer el pago tenga el disponible necesario. Cuando el mtodo de pago es en cheque, se valida la disponibilidad de cheques en el registro y control de chequeras asociado a cada entidad financiera. No se admite el pago otros en formato electrnico.

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GENERALIDADES ..................................................................................................................................................1 Introduccin al sistema .............................................................................................................................................1 Iniciando el sistema ..................................................................................................................................................2

ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA .............................................................................................................2 Estructuracin general del sistema (E.E.E) .............................................................................................................2

CAPTURA DE INFORMACION .............................................................................................................................16 Apertura de fechas (F G C C A) .............................................................................................................................16 Habilitacin automtica de documento por clases (F G C A H) ............................................................................16 Registrar facturas de venta ....................................................................................................................................20 Registrar factura de compra ...................................................................................................................................20 Registro de pagos ..................................................................................................................................................21

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