Anda di halaman 1dari 24

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

BAB I PENDAHULUAN

1.1 PENGANTAR

1.1.1 Microsoft Project

Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan efektif.

Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi.

Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.

Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

1.1.1 Istilah Dalam Microsoft Project

Task (tugas) Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses Arrow pada CPM, node pada PDM

Duration Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas

Start Waktu dimulainya pekerjaan

Finish Waktu selesainya pekerjaan

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

1

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Predecessor Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud

Resource Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana

Cost Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan

Baseline Ketetapan jadwal dan biaya proyek

Gantt Chart Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang

Tracking Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan

Milestone Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. Durasi = 0

1.2

MEMULAI PEKERJAAN

1.2.1

Memulaiprogram Microsoft Project 2007

PEKERJAAN 1.2.1 Memulaiprogram Microsoft Project 2007 Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek Project

Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek Project project information

Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

2

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Penentuan tanggal acuan proyek

Microsoft Project 2007  Penentuan tanggal acuan proyek Keterangan Proyek Project  project information 

Keterangan Proyek Project project information statistics

Proyek Project  project information  statistics File  Properties 1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan 

File Properties

project information  statistics File  Properties 1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan  i  information

1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan

i information

: daftar pekerjaan

Task name

Duration

: default 1 days

 : daftar pekerjaan  Task name Duration : default 1 days KK Manajemen dan Rekayasa

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

3

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Start

Predecessor

Resource name

Finish

: automatic from project information

: start + duration

: membaca nomor cell

: daftar resource

1.2.3 Menuliskan Daftar Pekerjaan

No

Jenis Pekerjaan

1

Pekerjaan Persiapan

2

Pembersihan Lokasi

3

Dst.

1.2.4 Mengganti Nama Pekerjaan

Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui project task information

baris input, ataupun melalui project  task information 1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan Arahkan pointer mouse pada kolom

1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan

Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

4

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007 1.2.6 Save Dan Protection File File  Save As  Tools

1.2.6 Save Dan Protection File

File Save As Tools General Option

File File  Save As  Tools  General Option 1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary

1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task

Menggunakan aplikasi indent dan outdent

Project outline Indent/Outdent

dan outdent • Project  outline  Indent/Outdent KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

5

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.8 Hide dan Show Subtask

Project Outline Show/Hide Subtask

1.2.9 Penomoran Pekerjaan

Tools Option View Show outline number

Tools  Option  View  Show outline number 1.3 ENTRI DURASI   1.3.1 Durasi Pekerjaan

1.3

ENTRI DURASI

 

1.3.1

Durasi Pekerjaan

Menginputkan durasi

 
 

No

Jenis Pekerjaan

Durasi

1

Pekerjaan Persiapan

6 days

2

Pembersihan Lokasi

1 day

3

Dst.

 

1.3.2

Pengembangan Jadwal

 

Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah :

Bar Chart/Gantt Chart

Critical Path Method (CPM)

Precedence Diagram Method (PDM)

1.3.3 Logika Ketergantungan

Finish to Start (FS)

Start to Start (SS)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

6

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Finish to Finish (FF)

Start to Finish (SF)

1.3.4 Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan

No

Jenis Pekerjaan

Durasi

Predecessor

1

Pekerjaan Persiapan

6 days

 

2

Pembersihan Lokasi

1 day

 

3

Dst.

1 day

2

1.4 CALENDAR 1.4.1Base Calendar Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource.

Standard

Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam dimulai jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin – jumat) di tiap minggunya.

24 hours

Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh

Night shift

Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari

Project Calendar

Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam proyek

Resource Calendar

Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar

Task Calendar

Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai waktu libur pada project calendar. Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan pekerjaan dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource calendar, dan task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan dijadwalkan berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak memiliki task calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar.

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

7

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.2 Calendar View

View Calendar

Project 2007 1.4.2 Calendar View View  Calendar 1.4.3 Mengedit Pekerjaan Mengedit pekerjaan pada tampilan

1.4.3 Mengedit Pekerjaan

Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information. Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style ataupun text style.

ke menu format lalu pilih bar style ataupun text style. 1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar Format 

1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar

Format timescale

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

style. 1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar Format  timescale KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB

8

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007 1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari Klik kanan di tanggal tertentu,

1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari

Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan ‘go to’

kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan ‘go to’ 1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali

1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali

Task information hide task bar

1.4.7 Menyusun Jadwal Kerja

Tools Change Working Timework weeks details

Tools  Change Working Time  work weeks  details KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

9

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin – jumat jam 08.00AM – 12:00PM dan 1:00PM – 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM - 12.00PM dan 1.00PM - 5.00PM, jumat 08.00AM - 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM.

- 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM. 1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus Tools 
- 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM. 1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus Tools 

1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus

Tools Change Working TimeExeption details

Tools  Change Working Time  Exeption  details KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL –

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

10

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5

ENTRI RESOURCE

1.5.1

Membuat Jadwal Kerja Resource

Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi,

Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM -12.00PM Mandor : senin – jumat, sabtu 08.00AM – 12.00PM Resource sheet resource information change working time

sheet  resource information  change working time 1.5.2 Mengenal Resource Sheet 1.5.3 Mengubah Satuan Harga

1.5.2 Mengenal Resource Sheet

 change working time 1.5.2 Mengenal Resource Sheet 1.5.3 Mengubah Satuan Harga Tools  option 

1.5.3 Mengubah Satuan Harga

Tools option view currency

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

11

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007 1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource Tools  option  schedule

1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource

Tools optionschedule show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal)

show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal) KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

12

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.5 Menyusun Daftar Resource

Microsoft Project 2007 1.5.5 Menyusun Daftar Resource 1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task • Membuat setiap

1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task

Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration Task information advanced task type fixed duration

 advanced  task type  fixed duration 1.5.7 Melalui Task Information KK Manajemen dan Rekayasa

1.5.7 Melalui Task Information

task type  fixed duration 1.5.7 Melalui Task Information KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL –

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

13

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.8 Melalui Assign Resource

Tools Assign Resources (Alt + F10)

Assign Resource Tools  Assign Resources (Alt + F10) 1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung No Jenis Pekerjaan

1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung

No

Jenis Pekerjaan

Resources

1

Pekerjaan Persiapan

 

2

Pembersihan Lokasi

Kepala Tukang,Pekerja[4]

3

Pemagaran

Kepala Tukang,Pekerja[2]

4

Dst.

 
Pemagaran Kepala Tukang,Pekerja[2] 4 Dst.   KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011 14

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

14

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.6

ENTRI COST

1.6.1

Mengenal Cost Table

Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, ViewTableCost

berada pada posisi Gantt Chart, View  Table  Cost 1.6.2 Biaya Tiap Pekerjaan Cost pada

1.6.2

Biaya Tiap Pekerjaan Cost pada gantt chart

1.7

BIAYA PADA RESOURCE

Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View Table Cost

berada pada posisi Resource Sheet, View  Table  Cost KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

15

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan Cost pada task usage

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan Cost pada task usage 1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource Cost pada

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource Cost pada resource usage

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource Cost pada resource usage KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL –

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

16

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

1.8.1

Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart

Format Text Style

Yang Kritis Pada Gannt Chart Format  Text Style 1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan View 

1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan

View Table Schedule

Float Tiap Pekerjaan View  Table  Schedule 1.8.3 Mengetahui Resource Conflict • Melalui resource

1.8.3 Mengetahui Resource Conflict

Melalui resource sheet

Melalui resource usage

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

17

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007 • Melalui resource graph 1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management •

Melalui resource graph

Pelatihan Microsoft Project 2007 • Melalui resource graph 1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management •

1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management

Mengetahui resource allocation

Mengetahui task entry

Mengetahui overlocation

• Mengetahui task entry • Mengetahui overlocation KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

18

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.5 Mengatasi Konflik

Mengurangi jumlah resource pada task

Mengganti resource

Menggeser jadwal pekerjaan

Mengubah keterkaitan pekerjaan

Lembur / crash program

1.8.6 Levelling

Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan Tools level resource

beberapa task yang bertabrakan Tools  level resource 1.8.7 Baseline Tools  tracking  set baseline

1.8.7 Baseline

Tools tracking set baseline

resource 1.8.7 Baseline Tools  tracking  set baseline KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL –

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

19

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.8 Penentuan Target

Tracking, Memperbarui start/finish date Tools tracking update task

start/finish date Tools  tracking  update task 1.8.9 Presentase Pekerjaan • Project  task

1.8.9 Presentase Pekerjaan

Project task information general

Grafis dengan barchart

task information  general • Grafis dengan barchart 1.8.10Beragam Bentuk Tampilan Table o Pada gantt chart

1.8.10Beragam Bentuk Tampilan Table

o

Pada gantt chart

Summary

Variance

Entry

Usage

work

Cost

Work

o

Resource usage

Schedule

o

Task usage

Cost

Summary

Cost

Entry

Tracking

Entry

Schedule

variance

Schedule

Summary

o

Resource sheet

Summary

Usage

entry

Usage

Work

Cost

Tracking

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

20

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.11Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph Format timescale

Tampilan Grafik Pada Resource Graph Format  timescale 1.8.12Beragam Grafik Proyek o Peak unit o Work

1.8.12Beragam Grafik Proyek

o

Peak unit

o

Work

o

Cummulative work

o

Over allocation

o

Percent allocation

o

Remaining availability

o

Cummulative cost

o

Work availability

o

Unit availability

1.8.13Beragam Tipe Report Report report select

o

Overview

o

Current activities

o

Cost

o

Assignment

o

Workload

o

custom

1.8.14 Custom Report

o

Resource

o

Resource (work)

o

Resource (material)

o

Crosstab

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

Resource (work) o Resource (material) o Crosstab KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011
Resource (work) o Resource (material) o Crosstab KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011
Resource (work) o Resource (material) o Crosstab KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

21

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.15Format Text Report

o

Edit properti Report

o

Mengganti header, footer, dan keterangan

o

Mengeset halaman

1.8.16Kemajuan Proyek

o

Project Information

o

Property File

1.8.17Optimalisasi Proyek

o

Mengoptimalkan durasi

o

Mengoptimalkan hubungan antar pekerjaan

o

Lembur

o

Lag and Lead Time

1.8.18Export

o

From MS. Project to MS. Word

o

From MS. Project to MS. Excel

1.8.19Import

o From MS. Excel to MS. Project

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

22

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi 3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang terbuat dari beton setebal 10 cm.

A 100.00 100.00 100.00 A 100.00
A
100.00
100.00
100.00
A
100.00

Gambar 1 Denah Septic Tank

5.00 5.00 30.00 100.00 10.00 5.00
5.00
5.00
30.00
100.00
10.00
5.00

100.00

Gambar 2 Potongan A – A Septic Tank

Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3), yaitu :

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

23

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1. Pekerjaan penggalian

2. Pekerjaan beton

3. Pekerjaan pemipaan

4. Proyek Management

Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM), precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada gambar 3.

path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

pada gambar 3. Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic

Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Dalam

(resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut,

anda akan membutuhkan beberapa sumber daya

melaksanakan

pekerjaan

tersebut,

Agregat

Pasir

Semen

Air

Tukang batu (tersedia 1 orang)

Pekerja (tersedia 1 orang)

Mandor (tersedia 1 orang)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

24