A. PERENCANAAN (planning) Setiap program ataupun konsepsi memerlukan perencanaan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.

Perencanaan adalah suatu cara menghampiri masalah-masalah. Dalam penghampiri masalah itu si perencana berbuat merumuskan apa saja yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Perencanaan merupakan salah satu syarat muttak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa prencanaan atau planning, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dlam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu benlngsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yait4 faktor tujuan dan faktor sarana, balk sarana personel maupun material. Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai benikut: a. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai. b. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan. c. Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan. d. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tlndakan. e. Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaanpekerjaan itu akan diselesaikan. Syarat-syarat perencanaan Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan: 1) Perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas. 2) Bersifat sederhana, realistis, danpraktis. 3) Teninci, memuat segala uraian serta kiasifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah dipedomani dan dijalankan. 4) Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu. 5) Terdapat penimbangan antara bermacam-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaanku, menurut urgensinya masing-masing. 6) Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya, dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia dengan sebaik-baiknya. 7) Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan. Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, penghematan biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau tugas- tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalannya penyelesaian. perencanaan (planning) sebagai suatu fungsi administrasi/ manajemen pendidikan dapat disimpulkan berikut: Perencanian (planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapalnya maksud- maksud dan tujuan pendidikan. PENGORGANISASIAN (organizing) Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas, wewe- nang, dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga terciptalah adanya hubungan-hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam menyusun perencanaan, sebenarnya pengorganisasian sudah pula dipikirkan dan disusun menjadi pola-pola kegiatan yang diperlukan di dalam pelaksanaan. itulah sebabnya maka sebagian orang berpendapat bahwa fungsi pengorganisasian itu sebagian masuk ke dalam fungsi peren canaan, dan sebagian lagi masuk ke dalam pelaksanaan. Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-hari terdapat

ber- macam-macam jenis .pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keteram- pilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pe- kerjaan semacam itu tidak rnungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seorang pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan ker- ja sama yang harmonis dan lancar. Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab, hendaknya di- sesuaikan dengan pengalaman, bakat, mjnat, pegetahuan, dan kepriba- dian masing-masing orang yang diperlukan dalam menjalankan tugas- tugas tersebut. Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam: 3) Organisasi dapat diartikan sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan/penempatan personel, pekerjaan-pekerjaan, material, dan pikiran-pikiran di dalam struktur itu. Umpamanya dalam pembentukan suatu panitia: bagaimana susunan atau organisasinya., siapa yang menjadi pelindung, penasihat, ketua, panitera, bendahara, komisaris, dan sebagainya. Ditentukan pula bagaimana hubungan kerj a antara anggotaanggota panitia terse but. Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang. Kewajiban-kewajiban, hak-hak, dan tanggung jawab masing-masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya iujuan-tujuan atau maksud-maksud kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran. Organisasi dapat juga diartikan semata-mata mengingat maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerj aan. Dengan demikian, organisasi setagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut: organisasi Ialah aktlvftas-aktivftas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapal maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan. Prinsip-prinsip organisasi Organisasi yang baik hendaklah memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat sebagai berikut: 1) Memiljki tujuan yang jelas. 2) Tiap anggota dapat memahanii clan menerima tujuan tersebut. 3) Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindak dan kesatuan pikiran. 4) Adanya kesatuan perintah (unity of command); pana bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung: danipadanya ia menerima penntah atau bimbingan, dan kepada siapa Ia harus mempertanggungjawabkan hash pekerjaannya. 5) Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab masingmasing anggota. 6) Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerja sama yang harmonis dan kooperatif. 7) Pola organisasi hendaknya relatif permanen, dan struktur organisasi disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan, koordinasi, pengawasan, dan pengtndalian. 8) Adanya jaminan keamanan clalam bekerja (security of tenure); angota tidak merasa gelisah karena takut dipecat atau ditindak dengan sewenang-wenang. 9) Adanya gaji atau insentif yang setimpal dengan jasa/pekerjaan, sehingga dapat menimbulkan gairah kerja. 10) Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hierarkhi tata kerjanya jelas tergambar

dalam struktur organisasi. Di samping prinsip-prinsip tersebut di atas, kelancaran jalannya suatu organisasi dipengaruhi pula oleh sikap dan sifat kepemimpinan serta human relation yang berlakudi dalamnya. Sering dikatakan orang bahwa human relation adalah inti kepemimpinan, kepemimpinan adalah inti manajemen dan manajemen adalah inti administrasi. C. PENGOORDINA SIAN (coordinating) Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dan seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya. koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arab tujuan yang telah ditetapkan. Kita mengetahui bahwa rencana atau program-program pendidikan yang harus dilaksanakan di sekolah-sekolah sifatnya sangat kompleks dan mengandung banyak segi yang saling bersangkut paut satu sama lain. Sifat kompleks yang dipunyai oleh program pendidikan di sekolah menunjukkan sangat perlunya tindakan tindakan yang dikoordinasikan. Koordinasi mi perlu untuk mengatasi batas-batas perencanaan maupun batas-batas personel seperti untuk mengatasi kemungkinan adanya duplikasi dalam tugas, perebutan hak dan tanggung jawab, ketidakseimbangan dalam berat-ringannya pekerjaan, kesimpangsiuran dalam menjalankan tugas dan kewajiban, dan sebagainya. Jika kita simpulkan, maka; Koordinasi adalah aktlvitas membawa orang-orang, material, pikiranpikiran, teknik-teknik dan .tujuan-tujuan ke dalam hubungan yang barmonis dan produktif dalam mencapal suatu tujuan. D. KOMUNIKASI Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh niktur organisasi sangat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi . meiputi lebih daripada sekadar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasanr can, dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis. Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas daripada secara tertulis. Demikian pula losnunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal mendatangkan hash yang berbeda pengaruh dan kejelasannya. Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam: komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota yang lain. Sedangkan dalam komuikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa ggota tertentu saja. Untuk melaksanakan suatu program atau rencana, dalain batasbatas tertentu komunikasi bebas lebih balk daripada komukasi terbatas. (Mengapa?) Jika kita simpulkan: Komunikasl dalam setlap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organlsasi. Zomunikasi dan motivasi Cutup dan Center mengatakan: To motivate a person one must emphazed the benefits and satisfaction he (the communicant) will gain, not the benefits to... your organization.10) Jelas dan kata-kata tersebut bahwa, untuk dapat memberikan motivasi yang berhasil, seseorang harus mengetahui benar-benar apa kebutuhan, keuntungan, ataupun kepuasan yang mungkin diharapkan oleh orang yang akan diberi motivasi. Di dalam kegiatan komunikasi dipenlukan adanya motivasi, terutama otivasi intrinsik. Oleh

karena itu, pemberian motivasi dalam rangka komunikasi hendaknya memperhatikan beberapa unsur seperti berikut: adanya keinginan untuk berhasil (achievement, success); kejelasan tentang tindakan yang harus diambil/dianjurkan; keyakinan bahwa prubahan yang dianjurkan akan membawa hasil positif; keyakina akan adanya kesempatan yang sama bagi semua anggota; keinginan akan adanya kebebasan untuk menentukan, menolak, ataupun menenima apa yang dianjurkan; adanya tendensi untuk menilai (berdasarkan moral dan etika, yang dianutnya) apa yang dianjurkan, sebelum melaksanakan Perlu pula diperhatakan bahwa mengubah suatu pendapat dalam kelom pok lebih mudah.daripada mengubah pendapat (apalagi ikap) secara individu per individu karena individu hidup dalam kelomok dan membutuhkan kelompoknya. Makin tradisional suatu masyarakat, makin erat hubungan individu dengn kelompoknya. Dalam hubungan liii, maka di dalam kegiatan administrasi pendidikan yang biasa dilakukan oleh pam pimpinan pendidikan, terutama oleh kepala sekolah, masalah komunikasi, seperti telah diuraikan di atas, sangat perlu diperhatikan. Mengadakan komunikasi tanpa memperhatikan faktorfaktor yang dapat mempengaruhi hasil komunikasi, seperti faktor situasi (objektif dan subjektit), kebutuhan pribadi, tuntutan masyarakat terhadap seseorang, clan harapan pribadi dan masyarakat, sukar diharapkan komunikasi itu akan berhasil dengan baik. Setiap guru ataupun pegawai sebagai pribadi dan anggota masyarakat tidak luput dan pengaruh faktor-faktor tersebut. Di samping itu, faktor motivasi perlu mendapat perhatian pula. Dapat diterima atau tidaknya suatu pengaruh ataupun instruksi dan pimpinan,akan bergantung pada motif-motif yang ada pada din seseorang, baik ia sebagai guru ataupun sebagai pegawai pendidikan lainnya. E. SUPER VlSI Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidknya kondisi-kondisi yang akan mmungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan. Jadi, fungsi supervisi yang terpenting adalah: 1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang cliperlukan, dan 2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu. Jacti, jika disimpulkan maka: Supervisi sebagai fungsl administrasi pendidlkafl berarti aktivltasakthitas untuk menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan menjamin tercapalnya tujuan-tujuan pendidikan. Cat alan: Tentang supervisi mi, akan diuraikan lebib lanjut pada akhir Bab IV. F. KEPEGA WAIAN (staffing) Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah penSya. Agak berbeda dengan fungsi-fungsi administrasi yang telah diakan, dalani kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah peritu sendini. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian a.1.: ntukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel.

Sd,enarnya fungsi kepegawaian mi sudah dijalankan sejak penyusun perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dirkan dan diusahakan agar untuk persona-persona yang menduduki itan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan dngkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang seniai dengan jabatan yang dipegangnya. Dalam hal mi pninsip the right man in the right place selalu diperhatikan. Masalah selanjutnya yang perlu diperhatikan di dalam kegiatanhcgi atan kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar adalu bekerja giat, kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya kesempatan untuk men g-upgrade din, masalah pemberhentian dan pensiun pegawai. G. PEMBIA YAAN (budgeting) Ibarat bensin bagi sebuah mobil atau minyak bagi suatu motor, demikianlah pentingnya biaya atau pembiayaan bagi setiap organisasi. Tanpa biaya yang mencukupi tidak mungkin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi. Demikian pula organisasi seperti hainya dengan lembaga pendidikan ata sekolah. Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memenlukan adanya biaya. Itulah sebabnya maka masalah pembiayaan ml harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning sam- pal dengan peiaksanaannya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu ialah: perencanaan tentang berapa biaya yang dipenlukan, dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan, bagaimana penggunaannya, siapa yang akan melaksanakannya, bagaimana pembukuan dan pertanggungjawabannya, bagaimana pengawasannya, dli. H. PENILA IA N (evaluating) Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah ditetapkan dalarn rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan memerlukan adanya evaluasi. Dengan mengetahui kesalahan-kealahan atau kekurangan-kekurangan serta kemacetankemacetan yang diperoleh dan tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat diusahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya. Sebagai penutup uraian bab in perlu ditekankan di sini bahwa fungsifungsi pokok yang telah dibicarakan itu satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.