FAIL MEJA

Nama : Norfazila Bt Abdul Latif Lee Pembantu Tadbir (P/O) N17 25 Januari 2011 Jawatan : Tarikh Kuatkuasa :

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN BAHAGIAN UNDANG-UNDANG Aras 19, No. 51, Persiaran Perdana, Presint 4, 62100 Putrajaya No. Tel : 03-8891 5140 No. Faks : 03-8891 3195 E-Mail : www.kpkt.gov.my

MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA JAWATAN HAKIKI GRED JAWATAN BAHAGIAN TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH PENEMPATAN

: : : :

NORFAZILA BINTI ABDUL LATIF LEE PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 BAHAGIAN UNDANG-UNDANG

25 JANUARI 2011

25 JANUARI 2011

Maklumat pegawai ini perlu dikemaskinikan setiap kali pertukaran pegawai berlaku.

ARAHAN 1. Fail meja mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah :2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5 Matlamat dan Objektif Kementerian Matlamat dan Objektif Bahagian Carta Organisasi Kementerian & Piagam Pelanggan Carta Organisasi Bahagian & Piagam Pelanggan (kedudukan pegawai) Senarai tugas/ kuasa/ hubungan dengan pegawai (i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Senarai Undang-Undang dan Perundangan Subsidiari Senarai Jawatankuasa yang di anggotai Norma Kerja Format Senarai Tugas Harian Senarai Tugas SKT

2.6. 2.7. 2.8. 2.9.

3. Fail meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir. 4. Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:4.1. 4.2. Setiap dua (2) tahun sekali:Apabila pertukaran pegawai berlaku

5. Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan disebalik fail ini.

KANDUNGAN
Matlamat dan Objektif Kementerian Visi dan Misi Kementerian Piagam Pelanggan Kementerian Matlamat dan Objektif Bahagian Visi dan Misi Bahagian Piagam Pelanggan Bahagian Carta Organisasi Kementerian Carta Organisasi Bahagian Carta Organisasi Individu Maklumat Pegawai Senarai Tugas Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan pegawai dengan pegawai lain Proses Kerja Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Fail Terbuka Dan Sampul Kecil Carta Aliran Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Fail Terbuka Dan Sampul Kecil Senarai Semak Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Terbuka Dan Sampul Kecil Proses Kerja Bagi Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Carta Aliran Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Senarai Semak Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Proses Kerja Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Carta Aliran Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Senarai Semak Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Proses Kerja Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Carta Aliran Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Senarai Semak Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Proses Kerja Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Sokongan Carta Aliran Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Sokongan Senarai Semak Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Sokongan

Proses Kerja Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo Carta Aliran Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo Senarai Tugas Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo Proses Kerja Bagi Tugas Pelupusan Fail Carta Aliran Bagi Tugas Pelupusan Fail Senarai Semak Bagi Tugas Pelupusan FailSenarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan Norma Kerja Bagi tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmatan

MATLAMAT DAN OBJEKTIF KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

MATLAMAT Bagi merealisasikan suasana kehidupan yang selesa dan sejahtera melalui pembangunan sosio-ekonomi yang seimbang bagi melahirkan masyarakat yang maju, berdisiplin dan berdaya saing. OBJEKTIF Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima objektif untuk mencapai matlamat di atas : 1. MEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan memepergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitardi kawasan-kawasan bandar dan luar bandar ; MENGGALAK, memaju dan membimbing Pihak Berkuasa Tempatan menyediakan perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang; MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi; dan MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya. MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.

2.

3.

4.

5.

VISI DAN MISI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

VISI
Ke arah mewujudkan persekitaran hidup yang berkualiti dan mampan bagi semua lapisan masyarakat Malaysia selaras dengan Wawasan 2020.

MISI
Merancang, menyelaras dan melaksanakan penempatan manusia yang lebih sempurna melalui program-program perumahan yang lengkap, kawalan pembangunan yang seragam dengan kemudahan infrastuktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi bagi mewujudkan golongan masyarakat yang dinamik.

PIAGAM PELANGGAN KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) dan agensinya adalah komited untuk merancang dan menyelaras petempatan manusia yang lebih sempurna lengkap dengan penyediaan kemudahan infrastruktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi di samping mencipta pelbagai peluang ekonomi kepada semua peringkat masyarakat di Malaysia demi mencapai wawasan 2020 dengan : 1. Menguatkuasa dan melaksanakan akta dan perundangan subsidiari di bawahnya dengan efisien seperti berikut : a.
b.

c. d. e. f. g. h. I. j.
2.

Akta Pemajuan Perumahan ( Kawalan dan Pelesenan ) 1966 ( Akta 118 ); Akta bangunan Dan Harta Bersama (Penyelenggaraan Dan pengurusan) 2007 ( Akta 663 ); Akta Kerajaan Tempatan 1976 ( Akta 171 ); Akta Jalan, Parit Dan Bangunan 1974 ( Akta 133 ); Akta Perancangan Bandar Dan Desa 1976 ( Akta 172 ); Akta Perancangan Bandar 1995 ( Akta 538 ); Akta Perkhidmatan Bomba 1988 ( Akta 341 ); Akta Pengurusan Sisa pepejal Dan Pembersihan awam 2007 ( Akta 673 ); Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 ( akta 400 ); dan Akta Pemegang Pajak Gadai 1972 ( Akta 81 ).

Menggubal dan melaksana dasar, strategi dan tadbir urus program berkaitan peranan dan tanggungjawab Kementerian ini sesuai dengan matlamat dasar pembangunan nasional secara berterusan, cekap dan berkesan. Menyediakan kemudahan perumahan yang berkualiti, selesa dan mampu dimiliki kepada masyarakat terutama golongan berpendapatan rendah di dalam persekitaran perumahan yang harmoni. Membantu Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) supaya lebih berdaya maju serta mewujudkan kawasan persekitaran yang mapan, selamat dan selesa ke arah meningkatkan kualiti hidup masyarakat melalui program-program pembangunan sosial dan ekonomi. Melaksanakan program pembasmian kemiskinan bandar dengan memberi perkhidmatan bantuan yang cekap dan berkesan kepada isi rumah miskin dan miskin tegar di kawasan bandar dan meningkatkan pendapatan serta mengubah sikap penerima bantuan ke arah kehidupan yang lebih baik.

3.

4.

5.

6.

Memastikan keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan, pemadaman kebakaran dan penyelamat cekap dan berkesan di samping sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kesedaran orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya. Mewujud dan memastikan perancangan guna tanah untuk pembangunan fizikal yang mapan di kawasan bandar dan luar bandar berdasarkan Akta Perancangan Bandar dan Desa, 1976 (Akta 172). Memastikan pemuliharaan dan pembangunan landskap, taman awam dan rekreasi yang berkualiti dan menyeluruh bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia Negara Taman. Memastikan pengurusan sisa pepejal dan pembersihan awam diurus dengan cekap, berkesan dan kos efektif. Memberikan layanan yang mesra, adil dan saksama serta sentiasa membantu pelanggan yang menghadapi masalah berkaitan dengan tuntutan di bawah Akta Pemajuan Perumahan (Kawalan dan Pelesenan) 1966 ( Akta 118 ). Memastikan pelaksanaan projek-projek pembangunan dilaksanakan secara telus mengikut jadual dan kos bersesuaian serta mematuhi piawaian yang telah ditetapkan. Menyediakan prasarana teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) yang selaras dengan perkembangan teknologi semasa dan memenuhi keperluan Kementerian dan pelanggan. Mengawal selia aktiviti Pemberi Pinjam Wang Dan Pemegang Pajak Gadai melalui perlesenan dan penguatkuasaan undang-undang secara telus, cekap dan berkesan.

7.

8.

9. 10.

11. 12.

13.

OBJEKTIF, VISI DAN MISI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG

OBJEKTIF Memberi nasihat perundangan yang berkualiti, profesional dan selaras dengan Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang Malaysia kepada Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya dalam masa yang ditetapkan. VISI Menjadi suatu bahagian yang berwibawa dalam memberi nasihat undang-undang yang profesional dan bermutu mengikut undang-undang negara. MISI Menjadi Bahagian yang : Diiktiraff kerana kecekapan, profesionalisme dan responsif dalam memberi nasihat perundangan; dan Mampu membuat keputusan bernas yang mengambil kira kepentingan awam, keadilan dan manfaat yang berterusan kepada negara.

PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN UNDANG-UNDANG

Kami berjanji:Memberi nasihat undang-undang yang bermutu menurut Perlembagaan Persekutuan dan Undang-undang, dengan mengambil kira dasar Kerajaan, Kementerian dan kepentingan awam. Memastikan bahawa penggubalan dan penyemakan semua perundangan disiapkan mengikut keperluan pelanggan dan mempunyai kualiti tertinggi, selaras dengan Perlembagaan, mengikut undang-undang di bawah bidang kuasa kementerian. Mengkaji Kertas Siasatan bagi memutuskan sama ada sesuatu pertuduhan perlu dilakukan atau sebaliknya. Mengendalikan pendakwaan kes-kes di bawah bidang kuasa Kementerian dengan adil dan saksama menurut Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang di bawah bidang kuasa Kementerian dengan mengambil kira kepentingan awam negara.

CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG

ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT UNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27

UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN

UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN

UNIT NASIHAT DAN GUBALAN

JURAIDAH BT ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 SUZANA BINTI MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48

DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44

JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44

KALAIVANI A/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41

SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41

AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41

SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbir Kanan (P/O) Gred N22

DARWIN NASHIQIM BT MOHAMMAD YUSUF Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

SITI NURAINI BT ABD WAHAB Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

FAIZAL AZMI BIN AMIN Penghantar Notis Gred N3

MOHD ZAL HAFIZ BIN MD HAMZANI Penghantar Notis Gred N3

NURKILAUWATI BT HJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1

BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT UNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27

UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN

UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN

UNIT NASIHAT DAN GUBALAN

JURAIDAH BINTI ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 SUZANA BT MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48

DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44

JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44

KALAIVANI A/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41

SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41

AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41

SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbir Kanan (P/O) Gred N22

DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

SITI NURAINI BT ABD WAHAB Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17

NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17

FAIZAL AZMI B. MOHD AMIN Penghantar Notis Gred N3

MOHD ZAL HAFIZ B MD HAMZANI Penghantar Notis Gred N3

NURKILAUWATI BT HJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1

SENARAI TUGAS

NAMA JAWATAN

: :

NORFAZILA BINTI ABDUL LATIF LEE PEMBANTU TADBIR (P/O) N17 PENASIHAT UNDANG-UNDANG PEGAWAI UNDANG-UNDANG KETUA PEMBANTU TADBIR

BERTANGGUNGJAWAB : KEPADA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil. Merekod pergerakan fail-fail keluar dan masuk ke dalam buku daftar pergerakan. Memasukkan semua surat-surat masuk / keluar ke dalam fail selepas tindakan. Menyusun fail-fail mengikut kod. Mengemaskini maklumat kursus pegawai / staff sokongan di Bahagian UndangUndang. Menyediakan surat dan memo untuk dihantar ke bahagian lain. Memastikan fail-fail yang melebihi 15 tahun ke atas disemak sebelum dihantar ke Arkib bagi tujuan pelupusan.

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Penasihat UndangUndang Pegawai UndangUndang Ketua Pembantu tadbir Tugas dan Tanggungjawab 1.1.Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil. 2.Merekod pergerakan fail-fail keluar / masuk ke dalam buku pergerakan fail. 3.Memasukkan semua surat-surat masuk / keluar ke dalam fail selepas tindakan. 4.Menyusun fail-fail mengikut kod. 5.Mengemaskini maklumat kursus bagi pegawai dan staff sokongan. 6.Membuat surat dan memo. 7.Menyelenggara proses pelupusan fail. Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Atasan Yang Lain Yang Ada Hubungan Ketua Pembantu Tadbir Menguruskan mengenai pentadbiran dan kewangan

Pembantu Tadbir Menguruskan mengenai pentadbiran dan kewangan

Pembantu Am Rendah Menghantar surat-surat dan membuat salinan pendua.

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUKA FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN SAMPUL KECIL BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK Penasihat UndangUndang SAKSI UNDANGUNDANG DAN PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

A. FAIL SULIT 1. 2. 3. 4. Menerima surat daripada pegawai

Membuka dan mendaftarkan fail sulit Pegawai Undang(warna hijau) tersebut. Undang Memasukkan surat tersebut Simpan fail tersebut di dalam bilik fail. B. FAIL TERBUKA Ketua Pembantu Tadbir

1. 2. 3. 4.

Menerima surat daripada pegawai. Membuka dan mendaftarkan fail terbuka (warna putih) tersebut. Memasukkan surat tersebut. Simpan fail tersebut di dalam bilik fail mengikut kod. C. SAMPUL KECIL

1. 2. 3. 4.

Menerima surat daripada pegawai Membuka sampul kecil (warna kuning) Memasukkan surat tersebut Menyimpan sampul kecil

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN SAMPUL KECIL

Terima surat daripada pegawai

Buka dan daftarkan fail sulit/ terbuka / sampul kecil

Mengkandungkan surat-surat tersebut

Kembalikan jika tidak lengkap (Tindakan Pegawai)

Lengkap (Tindakan Pegawai)

Simpan

Tamat

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / MASUK DI DALAM BUKU PERGERAKAN BIL PROSES KERJA PEGAWAI TANG MELULUSKAN / DIRUJUK SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

1. 2. 3.

Membuka buku pergerakan fail Mendaftarkan semua fail-fail sulit dan terbuka di dalam buku pergerakan fail Merekod fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai/kakitangan di dalam buku pergerakan fail Memastikan fail-fail yang dikeluarkan dikembalikan semula

4.

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / MASUK DI DALAM DAFTAR PERGERAKAN FAIL

Mula

Buka buku daftar pergerakan fail

Daftarkan semua fail sulit/ terbuka/ sampul kecil di dalam buku pergerakan fail

Rekodkan fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai / staff di dalam buku daftar pergerakan

Pastikan fail dikembalikan semula setelah selesai digunakan

Simpan fail di dalam bilik fail

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEREKOD PEGERAKAN FAIL DI DALAM BUKU PERGERAKAN

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Membuka buku pergerakan fail

2. Mendaftarkan semua fail-fail sulit dan terbuka di dalam buku pergerakan fail.

3. Merekod fail-fail yang dipinjam oleh pegawai / staff di dalam buku pergerakan fail.

4. Memastikan fail-fail yang dipinjam dikembalikan semula.

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

1. 2. 3. 4. 5.

Menerima surat daripada pegawai Menyemak dan memastikan kod fail yang hendak dimasukkan. Mengambil fail dari bilik fail. Memasukkan surat berkenaan di dalam fail tersebut. Menyimpan semula fail tersebut di dalam bilik fail.

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

Mula

Terima surat daripada pegawai

Semak surat dan pastikan kod fail yang hendak dimasukkan

Ambil fail dari bilik fail

Masukkan surat dalam fail tersebut

Simpan fail di dalam bilik fail

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Menerima surat daripada pegawai

2. Menyemak dan memastikan kod fail yang hendak dimasukkan.

3. Mengambil fail dari bilik fail

4. Masukkan surat tersebut di dalam fail.

5. Menyimpan semula fail tersebut di dalam bilik fail

PROSES KERJA BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007

1. 2. 3.

Semak senarai fail-fail Pastikan semua fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul. Menyimpan fail-fail mengikut kod masing-masing.

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

Mula

Semak senarai fail

Pastikan setiap fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul

Simpan fail mengikut kod

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Semak senarai fail

2. Pastikan semua fail yang didaftarkan di bawah kod yang betul.

3. Menyimpan fail-fail mengikut kod.

PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI / KAKITANGAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK - Penasihat UndangUndang - Pegawai UndangUndang - Ketua Pembantu Tadbir

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005

1. 2. 3. 4.

Menerima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff Merekodkan di dalam buku maklumat kursus dan komputer Mengenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus. Memaklumkan kepada Ketua Pembantu Tadbir untuk tindakan selanjutnya. Menyimpan semula maklumat kursus.

5.

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI DAN STAFF SOKONGAN

Mula

Terima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff

Rekod di dalam buku maklumat kursus dan komputer Kenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus

Simpan semula maklumat

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI DAN STAFF SOKONGAN

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Menerima surat kursus yang telah dihadiri oleh Pegawai / Staff sokongan

2. Rekod di dalam buku maklumat kursus dan komputer.

3. Mengenalpasti pegawai /staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus.

4. Simpan maklumat kursus

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK - Penasihat UndangUndang - Pegawai UndangUndang - Ketua Pembantu Tadbir

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007

1. 2. 3.

Terima arahan daripada Pegawai / Ketua Pembantu Tadbir. Membuat surat dan memo. Membuat sebanyakl dua (2) salinan untuk dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan bahagian. Serahkan surat tersebut kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke bahagian berkenaan.

4.

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

Mula

Terima arahan daripada pegawai

Buat surat / memo

Buat dua (2) salinan surat untuk dimasukkan di dalam fail berkenaan dan float

Serah kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar

Tamat

SENARAI TUGAS BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Terima arahan daripada Pegawai atau Ketua Pembantu Tadbir.

2. Membuat surat dan memo.

3. Buat dua (2) salinan untuk dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan.

4. Serah kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar.

PROSES KERJA BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK - Penasihat UndangUndang -Pegawai UndangUndang -Ketua Pembantu Tadbir

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

1 2. 3. 4. 5.

Semak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas. Menyusun fail yang telah dikenalpasti untuk dilupuskan. Membuat surat permohonan pelupusan fail. Buat senarai faol yang hendak dilupuskan. Bersedia untuk dilupuskan

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL

Semak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas

Susun fail tersebut

Buat surat permohonan untuk proses pelupusan

Buat senarai fail yang hendak dilupuskan

Sedia untuk dilupuskan

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL

Tindakan

Tanda

Catatan

1. Semak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas.

2. Menyusun fail yang telah dikenalpasti untuk dilupuskan.

3. Membuat surat permohonan untuk pelupusan fail.

4. Bersedia untuk dilupuskan

Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat 2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam 3. Arahan Keselamatan 4. Akta Arkib Negara 2003 - Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 5. Perintah Am Bab C

Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmatan

Bil. 1 2 3 4 5

Jenis Kerja Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil Merekod pergerakan fail-fail keluar dan masuk ke dalam buku pergerakan fail. Memasukkan semua surat masuk dan keluar ke dalam fail selepas tindakan. Menyusun fail-fail mengikut kod Mengemaskini maklumat kursus pegawai dan staff sokongan di Bahagian Undang-Undang Menyediakan surat dan memo Memastikan fail-fail yang melebihi 15 tahun ke atas disemak sebelum dihantar ke Arkib Negara bagi tujuan pelupusan.

Masa Yang Diambil 5 minit 5 minit 30 minit 15 minit 20 minit

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

6 7

20 minit

Senarai Tugas Harian

Nama Jawatan Tarikh

: : Pembantu Tadbir (P/O) N17 :

Bil.

Tugas Saya Hari Ini

Catatan