Anda di halaman 1dari 9

Proses Bisnis Sistem Informasi

Posted December 2, 2009 by indra020890 in Uncategorized. Leave a Comment Proses Bisnis Sistem Informasi Proses bisnis adalah serangkaian atau sekumpulan aktifitas yang dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi, seperti pelanggan dan pasar (Hollander, Denna, dan Cherrington, 2000). Proses bisnis memiliki beberapa karakteristik antara lain (Sparx System, 2004) 1. Memiliki tujuan 2. Memiliki input tertentu 3. Memiliki output tertentu 4. Menggunakan sumberdaya 5. Memiliki sejumlah aktifitas yang dilakukan dalam suatu urutan 6. Dapat mempengaruhi lebih dari satu unit organisasional. 7. Menciptakan suatu nilai untuk konsumen. Pelanggan dapat berupa internal atau eksternal. Lebih lanjut lagi, definisi di atas menegaskan akan pentingnya aspek bagaimana cara sebuah produk dikerjakan dalam organisasi, bertolakbelakang dengan fokus yang menekankan pada aspek apa produk yang dikeluarkan. Proses bisnis dijelaskan secara terinci dalam bentuk aktifitas tertentu yang disebut peristiwa (event). Seluruh peristiwa terdiri dari aktifitasaktifitas yang lebih rinci lagi, yang dapat berupa bagian dari proses operasi, proses informasi, dan proses manajemen. Proses operasi merupakan rangkaian peristiwa operasional dalam rangka menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Peristiwa semacam pemasaran barang, penerimaan order, pengiriman barang, dan pembayaran adalah contoh berbagai peristiwa yang termasuk dalam proses bisnis operasi penjualan Proses informasi mencakup tiga aktifitas utama: pencatatan data atas transaksi operasi, pemeliharaan data referensi yang penting atas kumpulan operasional tersebut, dan pelaporan informasi yang berguna pada manajemen dan sistem informasi akuntansi merupakan representasi proses informasi. Proses manajemen menggunakan input dari proses operasi dan proses informasi untuk pengambilan keputusan dan kebijakan sebagai outputnya. Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi Pada era teknologi informasi akuntan manajemen sangat berperan sebagai analis bisnis, yang mampu memberikan rekomendasi/konsultasi pengelolaan apa yang perlu dilakukan organisasi. Akuntan manajemen pula yang menyiapkan accounting trace, audit trail dan sistem pengendalian intern di dalam sistem aplikasi (Idat, 2007). Beberapa hal yang mencerminkan dibutuhkannya kapabilitas seorang akuntan yang menguasai teknologi informasi antara lain:

- Dibutuhkannya kemampuan audit komputer dan konsultasi dalam pengembangan sistem informasi. - Dalam dunia perbankan otomasi proses akuntansi merupakan sistem perbankan inti, yang proses desainnya membutuhkan kualifikasi akuntansi, terutama untuk penyusunan financial modeling dan pembentukan Chart of Account (Darwin, 2007). - Peran akuntan mulai mengarah lebih ke aspek desain konseptual terhadap penerapan konsep akuntansi di bidang database, arsitektur informasi, dan e-Business. - Integrasi dengan e-Business meningkatkan fokus kepada kebutuhan analisis pengendalian internal atas operasi perusahaan. Proses Bisnis dan Sistem Informasi Pemasaran Fungsi bisnis dalam pemasaran menitikberatkan pada perencanaan, promosi, penjualan produk, pengembangan pasar, dan pengembangan produk baru guna meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dengan demikian pemasaran dianggap sebagai fungsi penting dalam operasi bisnis suatu perusahaan. Strategi, taktik, dan sistem informasi operasional membantu manajer pemasaran dalam perencanaan produk, penentuan harga, strategi promosi penjualan dan pembelian, peramalan permintaan, pasar potensial untuk produk baru ataupun produk yang sudah ada serta penentuan jalur distribusi. Sistem laporan pengendalian mendukung usaha dari manajer pemasaran untuk mengendalikan efisiensi dan efektivitas dalam penjualan serta distribusi produk dan jasa. Analisa laporan memberikan informasi kepada perusahaan mengenai perbandingan antara hasil dari pelaksanaan pemasaran dan rencana pemasaran sehingga dapat diketahui apakah pemasaran tersebut telah berjalan sesuai dengan yang drencanakan. a. Manajemen Penjualan Sistem ini menyediakan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan memonitor kegiatan penjualan perusahaan. Sistem ini juga menghasilkan laporan analisa penjualan yang digunakan untuk menganalisa penjualan berdasarkan produk, lini produksi, pelanggan, tipe pelanggan, tenaga pemasaran, dan daerah pemasaran. b. Manajemen Produksi Manajemen produksi membutuhkan informasi untuk merencanakan dan mengendalikan spesifikasi produk, lini produksi dan merk. Sistem berbasis komputer digunakan untuk mengevaluasi aliran produksi dan kemungkinan keberhasilan dari produk yang dihasilkan. c. Promosi Manajer pemasaran membutuhkan informasi untuk membantu pencapaian penjualan yang obyektif dengan biaya promosi yang serendah mungkin. Komputer menggunakan informasi riset pasar dan model promosi untuk membantu (1) memilih metode dan media promosi, (2)mengalokasikan sumber keuangan, dan (3) mengendalikan dan mengevaluasi hasil penjualan. d. Peramalan Penjualan Fungsi dasar dari peramalan penjualan dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu peramalan jangka pendek dan peramalan jangka panjang. Peramalan jangka pendek berhubungan dengan penjualan untuk periode sampai dengan 1 tahun, sedangkan peramalan

jangka panjang menitikberatkan pada peramalan penjualan untuk periode di atas 1 tahun. Manajer pemasaran menggunakan data riset pemasaran, data historis penjualan, rencana promosi, dan model statistik peramalan untuk menghasilkan peramalan jangka pendek dan jangka panjang. e. Riset Pasar Sistem informasi riset pasar memberikan kemampuan dalam bidang pemasaran untuk membantu manajer dalam membuat keputusan pemasaran yang lebih efektif. Sistem informasi riset pasar juga memberikan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan mengendalikan proyek riset pasar dari perusahaan. Komputer dan perangkat lunak analisa statistik membantu kegiatan riset pasar dalam mengumpulkan, menganalisa, dan mengolah informasi dari variabel-variabel pasar yang meliputi informasi mengenai pelanggan, peluang pasar, konsumen, dan pesaing. f. Manajemen Pemasaran Manajer pemasaran menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang dari penjualan produk, keuntungan, dan perkembangannya. Sistem informasi berbasis komputer juga menyediakan umpan balik dan analisa yang berkenaan dengan perencanaan dan pelaksanaan pada setiap kegiatan pemasaran. Model pemasaran dalam sistem pendukung pengambilan keputusan juga digunakan untuk mengetahui dampak dari alternatif rencana pemasaran. SISTEM INFORMASI KEUANGAN Sistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan (1) keuangan bisnis dan (2) pengalokasian dan pengendalian sumber daya keuangan. Kategori utama dari sistem informasi keuangan antara lain meliputi : Cash And Securities Management Informasi penerimaan kas (defisit/surplus) memungkinkan penginvestasian dana dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu manajer keuangan untuk melakukan pembelian, penjualan, dan pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko dan memaksimalkan pendapatan investasi. Capital Budgeting Proses anggaran biaya ini meliputi evaluasi keuntungan dan dampak keuangan dalam hal pengeluaran biaya untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan resiko. Financial Forecasting Berbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa dalam peramalan kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji, tingkat harga, dan tingkat rata-rata suku bunga. Financial Planning Sistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan menganalisa alternatif metode keuangan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana keuangan yang optimal antara lain kondisi keuangan dan ekonomi, tingkat harga, dan tingkat suku bunga.

Mengenal Sistem Produksi Tepat Waktu (Just In Time System)


Mohammad Syarwani I. Sistem Produksi Barat Sistem produksi yang paling banyak dipakai saat ini adalah yang berasal dari Eropa dan Amerika. Sistem produksi tersebut dikenal sebagai sistem produksi western. Ciri-ciri dari sistem produksi ini antara lain: * melakukan peramalan dalam menentukan kuantitas produksi, * melakukan optimasi dalam penjadwalan produksi, penentuan kebutuhan bahan,penentuan kebutuhan mesin, pekerja, dll. * terdapatnya departemen pengendalian kualitas, * terdapatnya gudang receiver dan gudang warehouse sebagai penyimpanpersediaan, dll.

Secara garis besarnya adalah masih terdapatnya unsur- unsur probabilistik dalam melakukan keputusan untuk masalah-masalah sistem produksi. Filosofi dasar dari sistem produksi western adalah bagaimana mengoptimalkan unsur-unsur sistem produksi yang tersedia. Hal ini memungkinkan karena negara-negara barat waktu itu masih memiliki resourcess yang cukup banyak. Pada tahun 1970-an terjadi krisis minyak bumi yang sangat mempengaruhi industri-industri barat sebagai consumer terbesar. Sedangkan Jepang tidak begitu terpengaruh krisis tersebut karena Jepang sudah biasa hemat dalam menggunakan resources khususnya minyak bumi. Akibatnya industri-industri barat mengalami kemerosotan sedangkan sebaliknya di Jepang justru mulai muncul. Pada tahun 1980-an sistem produksi jepang mulai menunjukkan keunggulan-keunggulannya sedangkan barat justru baru mulai merekonstruksi dan merestrukturisasi sistem produksinya baik melalui teknik-teknik produksinya maupun manajemennya. Pada tahun 1990-an Jepang nampak berkembang pesat dan jauh meninggalkan Eropa ataupun Amerika.

II. Sistem Produksi Jepang Sistem produksi Jepang dikenal dengan nama Sistem Produksi Tepat-Waktu (Just In Time). Filosofi dasar dari sistem produksi jepang (JIT) adalah memperkecil ke mubadziran (Eliminate of Waste). Bentuk kemubadziran antara lain adalah

Kemubadziran dalam Waktu, misalnya ada pekerja yang menganggur (idle time), mesin yang menganggur, waktu transport dalam pabrik tidak efisien, jadwal produksi yang tidak ditepati, keterlambatan material, lintasan produksi yang tidak seimbang sehingga terjadi bottle-neck, terlambatnya pengiriman barang, banyak-nya karyawan yang absen, dsb. Kemubadziran dalam Material, misalnya terlalu banyak buangan (scraps, chips) akibat proses produksi, banyak terjadi kerusakan material atau material dalam proses, banyaknya material yang hilang, material yang usang, nilai material yang menurun akibat terlalu lama disimpan, dll. Kemubadziran dalam Manajemen, misalnya terlalu banyak karyawan kantor, banyak terjadi mis-informasi antar departemen, banyaknya overlapping dalam penugasan, pelaksanaan tugas yang tidak efektif, sulit dalam koordinasi, dll. Jepang melakukan eliminate of waste karena jepang tidak punya resources yang cukup. Jadi dalam setiap melakukan pengambilan keputusan terutama untuk masalah produksi selalu menganut kepada prinsip efisiensi, efektifitas dan produktivitas. Untuk dapat melaksanakan eliminate waste Jepang melakukan strategi sebagai berikut : - Hanya memproduksi jenis produk yang diperlukan. - Hanya memproduksi produk sejumlah yang dibutuhkan. - Hanya memproduksi produk pada saat diperlukan. Tujuan utama dari sistem produksi JIT adalah untuk dapat memproduksi produk dengan Kualitas (quality) terbaik, Ongkos (cost) termurah, dan Pengiriman (delivery) pada saat yang tepat, dan disingkat QCD. Tujuan utama ini bisa dicapai jika ketiga unsur berikut dapat dilaksanakan secara terpadu, yaitu Melakukan pengendalian kuantitas dengan baik. Untuk dapat menentukan kuantitas yang tepat maka diperlukan sistem informasi yang baik. Sistem informasi untuk memproses produk tersebut di Jepang dikenal dengan istilah Kanban (kartu berjalan). Pelaksanakan pengendalian kuantitas akan berjalan dengan baik jika didukung oleh suplier dan consumer yang pasti dan tepat waktu. Jika hal ini dapat dilakukan maka kita akan dapat mengeliminir waste dalam material sehingga konsep Zerro Inventory dapat dilaksanakan. Melakukan pengendalian kualitas dengan baik. Dalam melakukan pengendalian kualitas di Jepang dikenal dengan istilah TQC (Total Quality Control). Tujuannya adalah untuk dapat memenuhi konsep Zero Defect. Didalam sistem produksi di jepang tidak ada departemen pengendalian kualitas, tetapi yang ada adalah Quality Assurance (jaminan kualitas). Konsep zero defect tersebut akan dapat berjalan dengan baik jika para pekerja diberi kewenangan (otonomi), agar tidak memberikan hasil

produk yang tidak baik ke rekan kerja berikutnya sehingga tidak menyusahkan pekerja lainnya. Menjunjung tinggi harkat kemanusiaan karyawan. Didalam sistem produksi dikenal 5 faktor produksi yang penting agar produksi dapat berjalan dengan baik yang dikenal dengan istilah Lima M, yaitu Man, Machine, Material, Money, dan Method. JIT tidak ingin menganggap Man hanya sebagai salah satu faktor produksi saja, tetapi lebih dari itu yakni ingin mengangkat harkat karyawan sehingga karyawan tersebut merasa memiliki sebagian dari perusahaan. Untuk dapat melakukan ini ada 3 cara, yaitu : a. Otonomi (kewenangan). Karena karyawan sebagai pelaku dan penentu dalam proses produksi maka perlu kewenangan sehingga dapat mengambil keputusan-keputusan sesuai dengan batasan tugas dan tanggungjawabnya. b. Flexibility Karyawan perlu mengetahui dan bisa melakukan pekerjaan- pekerjaan lain diluar pekerjaannya. Hal ini dilakukan agar dapat mengurangi kebosanan (boredom) atau kejenuhan dan dapat melakukan subtitusi kerja lainnya jika karyawan yang ber-sangkutan absen. Ditinjau dari segi manajemen adalah menguntungkan dalam segi pengkoordinasian karena setiap karyawan mengerti akan keterkaitannya dan tugas-tugas rekan kerjanya yang lain. Dengan cara tersebut akan didapat karyawan yang bersifat multifungsi. Jika karyawan diarahkan kepada pekerjaan yang bersifat Spesialisasi saja maka akan muncul hal-hal negatif antara lain adalah kesulitan dalam mengkoordinasi karena timbulnya blok-blok atau pengkotakan antar job-nya masing-masing, tidak ada sifat gotong-royong dalam bekerja, antara karyawan tidak ada sifat kepedulian, dll. c. Creativity Jika wewenang, tanggung-jawab, job, dan flexibility sudah dimiliki setiap karyawan tetapi kreativitas belum tersalurkan maka akan muncul kejengkelan atau unek-unek dari karyawan tersebut. Untuk itu perlu adanya penyaluran kretivitas apakah dalam bentuk Urun rembug, brainstorming, atau yang lainnya. Dengan demikian akan terbentuk suatu Demokrasi dalam sistem produksi. Sebagai penutup dapat dikatakan bahwa JIT sebenarnya berakar pada ilmu-ilmu barat. JIT dapat berjalan dan berhasil di Jepang karena didukung oleh budaya jepang yang sesuai. Jadi secara tidak langsung Jepang dapat memilih dan membudidayakan budaya asing yang baik untuk disesuaikan dan dikembangkan menjadi budayanya.

Pengertian Just in Time (JIT) dan Filosofinya


JIT merupakan filosofi pemanufakturan yang memiliki impilkasi penting dalam manajemen biaya. Ide dasarJIT sangat sederhana, yaitu produksi hanya apabila ada permintaan (pull system) atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta dan hanya sebesar kuatitas yang diminta. Filosofi JIT digunakan pertama kali oleh Toyota dan kemudian diadopsi oleh banyak perusahaan manufaktur dijepang . Bila JIT merupakan suatau filosofi manajemen operasi yang berusaha untuk menghilangkan pemborosan pada semua aspek dari kegiatan-kegiatan produksi perusahaan. Sasaran utama JIT adalah menngkatkan produktivitas system produksi atau opersi dengan cara nenghilangkan semua macam kegiatan yang tidak menembah nilai bagi suatui produk.Just in Time (JIT) mendasakan pada delapan kunci utama, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Menghasilakn produk yang sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan. Memproduksi dengan jumlah kecil Menghilangkan pemborodan Memperbaiki aliran produksi Menyempurnakan kualitas produk Orang-orang yang tanggap Menghilangkan ketidakpastian Penekananan pada pemeliharaan jangka panjang.

Persyaratan-persyaratan JIT Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi pemerapan JIT: 1. Organisasi Pabrik : Pabrik dengan sisitem JIT berusaha untuk mengatur layout berdasarkan produk. Semua proses yang diperlukan untuk membuat produk tertentu diletakkan dalam satu lokasi. 2. Pelatihan/Tim/keterampilan : JIT memerlukan tambahan pelatihan yang lebih banyak bila dibandingkan dengan system tradisional. Karyawan diberi pelatihan mengenai bagaimana menghadapi perubahanyang dilakukan dari system tradisional dan bagaimana cara kerja JIT yaitu 1. Membentuk Aliran/Penyederhanaan : Idealnya suatu lini produksi yang baru dapat di setup sebagai batu ujian untuk membentuk aliran produksi, menyeimbangkan aliran tersebut, dan memecahkan masalah awal. 2. Kanbal Pull System : Kanbal merupakan system manajemen suatu pengendalian perusahaan, karena itu kanbal memiliki beberapa aturan yang perlu diperhatikan. 3. Jangan mengirim produk rusak ke prosess berikutnya. 4. Proses berikutnya hanya mengambil apa yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan. 5. Memproduksi hanya sejumlah proses berikutnya. 6. Meratakan beban produksi. 7. Menaati instruktur kanban pada saat fine tuning. 8. Melakukan stabilisasi dan rasionalisasi proses. 3. Visibiltas/ pengendalian visual : Salah satu kekuatan JIT adalah sistemnya yang merupakan system visual. Melacaknya apa yang terjadi dalam system tradisional sulit dilakukan karena para karyawan mondar-mandir mengurus kelebihan barang dalam prosess dan banyak rute produksi yang saling bersilangan.

4. Eliminasi Kemacetan : Untuk menghapus kemcetan, baik dalam fase setup maupun dalam masa produksi, perlu dilakukan beberapa pendekatan yang melibatkan tim fungsi silang. Tim ini terdiri dari berabagi departemen, seperti perekayasaan, manufaktur, keuangan dan departemen lainnya yang relevan. 5. Ukuran Lot Kecil Dan Pengurangan Waktu Setup : Ukuran lot yang ideal bukan ukuran yang terbesar, tetapi ukuran lot yang terkecil. Pendekatan ini pendekatan ini esuai bila nesin-mesin digunakan untuk menghasilkan berbagai bagian atau komponen yang berbeda yang digunakan proses berikutnya dalam tahap produksi. 6. Total Productive Maintance : TPM merupakan suatu keharusan dalam sisitem JIT. Mesi-mesin membersihkan dan diberi pelumas secara rutin, biasanya dilakukan oleh operator yang menjalankan mesin tersebut. 7. Kemampuan Proses, Statistical Proses Control (SPC), Dan Perbaikan Berkesinambungan. Kemampuan proses, SPC, dan perbaikan berkesinambungan harus ada dalam pemanufakturan JIT, karena beberapa hal: Pertama, segala sesuatu harus bekerja sesuai dengan harapan dan mendekati sempurna. Kedua, dalam JIt tidak ada bahan cadangan untuk kemacetan perusahaan dan Ketiga, semua kondisi mesin harus bekerja dengan prima. Startegi Penerapan Just in Time Ada beberapa strategi dalam mengimplementasikan JIT dalam perusahaan, antara lain: Startegi Penerapan pembelian Just in Time. Dukungan, yaitu dari semua pihak terutama yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, dan khususnya dukungan dari pimpinan. Tanpa ada komitmen dari pinpinan tersebut JIt tidak dapat terlaksana. Mengubah system, yaitu mengubah cara mengadakan pembelian, yaitu dengan membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok sehingga perusahaan cukup hanya memesan sekali untuk jangka panjang, selanjutnya barang akan dating sesuai kebutuhan atau proses produksi perubahan kita. Startegi penerapan Just in Time dalam system produksi. Penemuan system produksi yang tepa, yaitu dengan system tarik yang bertujuan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dengan menghilangkan sebanyakmungkin pemborosan. Penemuan lini produksi yaitu dalam satu lini produksi harus dibuat bermacam-macam barang, sehingga semua kebutuhanpelanggan yang berbeda-beda itu dapat terpenuhi. Selain itu lini produksi tersebut dapat menghemat biaya, biaya bahan, persediaan, dan sebagainya. JIT bukan hany sekedar metode pengedalian persediaan, tetapi juga merupakan system produksi system produksi yang saling berkaitan dengan semua fungsi dan aktivitas. Keuntungan JIT antar lain 1. Waktu set-up pada gudang dapat dikurangi. Dengan pemotongan waktu dan biaya ini akan membuat perusahaan lebih efficient, dan perusahaan dapat lebih fokus untuk perbaikan pada bidang lainnya. 2. Aliaran barang dari gudang ke produksi akan meningkat. Beberapa pekerja akan fokus pada daerah pekerjaannya untuk bekerja secara cepat. 3. Pekerja yang menguasai berbagai keahlian digunakan secara lebih efisien. 4. Penjadwalan produk dan jam kerja karyawan akan lebih konsisten. 5. Adanya peningkatan hubungan dengan suplyer.

6. Persediaan selalu dipertahankan untuk menjaga produkstivitas pekerja dan bisnis akan fokus pada turn over.