Anda di halaman 1dari 5

PROCESS REDESIGN

Makalah Pengantar Teori Organisasi Sumber Buku Designing for Changes (Buku 1) Chapter 4 Process Redesign

Penyusun: Kharismaningtyas Rahayu Kartika Intan Sidik Indrawan 1106134096 11060134070 1106134562

PROGRAM EKSTENSI ILMU ADMINISTRASI FISKAL FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS INDONESIA

Business Process Redesign


A. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi, tentu menuntut adanya peningkatan mutu dan kinerja dari sebuah organisasi, baik dalam bidang pelayanan jasa, produksi, informasi IT, dan sebagainya. Sering sekali kita jumpai suatu proses bisnis terhambat dan lebih lama penyelesaiannya disebabkan karena panjangnya alur birokrasi yang harus dilalui. Misalnya dalam proses pembuatan KTP, Paspor, pengajuan aplikasi nasabah baru, pelayanan pengiriman barang, dan sebagainya. Dalam dunia usaha yang berorientasi pada pelayanan jasa, efisiensi waktu sangat penting dan mahal harganya. Sebagai contoh sebuah restoran yang memperluas cakupan usahanya tidak hanya melayani pemesanan makanan di tempat namun juga melayani pemesanan delivery, maka jumlah permintaan akan otomatis bertambah. Dengan cara kerja yang lama, mungkin belum bisa memberikan hasil optimal, maka di sinilah pengelola restoran perlu berinovasi, membuat terobosan-terobosan baru, mungkin dengan memotong alur yang dirasa kurang signifikan, dan mengutamakan tercapainya tujuan dan kepuasan pelanggan. Inilah latar belakang mengapa suatu perusahaan perlu melakukan business process redesign atau proses pendesainan ulang cara kerja bisnis lama menjadi cara kerja bisnis baru yang lebih efektif dan efisien. Dalam proses redesign, semua aspirasi staf maupun keluhan pelanggan ditampung dan menjadi bahan masukan dalam penyusunan kerangka cara kerja bisnis yang baru. Ada tahapan-tahapan dalam menyusun sebuah kerangka kerja, sehingga dapat diimplementasikan sesuai dengan tujuannya. Dalam dunia pemerintahan pun sering dilakukan business process redesign, atau lebih dikenal dengan reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi tidak hanya perombakan pegawai namun juga struktur dan flow-chart dari proses kerja di dalam instansi pemerintahan. Hal ini dilakukan untuk menjawab tantangan dunia modern saat ini dan mengatasi keluhan masyarakat terhadap cara kerja organisasi pemerintahan yang lama. Contoh konkretnya modernisasi kantor pelayanan pajak, kantor imigrasi dan pengurusan administrasi kependudukan. Dalam makalah ini penulis akan menjelaskan secara rinci definisi dari re-desain, prinsi-prinsi re-desain, tahapan proses redesain, serta kunci sukses agar proses redesain dapat berhasil sesuai dengan harapan.

B. Definisi Process Redesign Re-design Process atau Proses Desain Ulang merupakan faktor penting dalam perubahan besar sebuah organisasi. Proses Redesign adalah upaya rekonstruksi cara kerja organisasi secara keseluruhan dengan melakukan terobosan-terobosan baru yang inovatif dan radikal sehingga bagian-bagian kritis dari proses bisnis dapat lebih efisien dan efektif, untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan mencapai tujuan organisasi. Saat ini proses re-desain lebih dikenal dengan business process reengineering.

C. Tahapan Process Redesign Secara umum, proses redesain terbagi dalam 3 tahapan besar, antara lain: Persiapan, Proses Desain, dan Pengujian, selanjutnya diimplementasikan dalam alur organisasi sehari-hari. Proses ini dapat tercermin tahapan sebagai berikut: Stage 1 Persiapan di mana prinsip-prinsip desain yang mendukung mendesain ulang proses baru didefinisikan dalam hubungannya dengan langkah-langkah proses baru Stage 2 Tahap desain itu sendiri dimana proses baru yang dirancang dan didokumentasikan Stage 3 Tahap akhir validasi dan pengujian, yang menunjukkan tanda-tanda penolakan atau penerimaan dari kerangka kerja dalam proses yang baru.

Gambar 1: Tahapan umum proses re-desain

1. Persiapan dalam Redesain a. Defining and Applying design principles Dalam mengawali proses desain ulang, kita harus paham benar bagaimana bentuk cara kerja bisnis yang akan kita buat. Strategi atau visi organisasi merupakan titik awal untuk mendesain ulang cara kerja bisnis yang lama. Persyaratan pertama dari proses desain adalah memastikan bahwa visi organisasi dinyatakan sedemikian rupa sehingga benarbenar mempengaruhi proses desain. Oleh karena itu dalam proses persiapan ini diperlukan prinsip-prinsip desain yang digunakan untuk menyusun kerangka kerja yang baru. Pertanyaan-pertanyaan berikut tentang kinerja organisasi, baik saat ini dan yang diinginkan, membantu kita bagaimana mendefinisikan prinsip-prinsip desain, misalnya:

Kemampuan apa yang kira-kira dapat ditingkatkan untuk memenangkan persaingan? Apa yang harus kita lakukan agar bisnis dapat berjalan dengan baik? Perilaku-perilaku apa yang harus dibentuk dalam menjalankan proses bisnis agar target dapat tercapai? Apa saja kendala terbesar bisnis saat ini? Bagian apa saja dalam proses yang dapat menambah nilai sehingga pelanggan mau membayar lebih untuk itu?

Sehingga dari pertanyaan-pertanyaan di atas kita dapat menyusun prinsip-prinsip desain, misalnya: Memperkaya wawasan Memperpendek alur birokrasi Meningkatkan inovasi dan terobosan-terobosan baru Menghilangkan penanganan ganda untuk satu kasus pelanggan Menghembat pengeluaran kertas kerja, dsb.

Prinsip desain ini sangat mempengaruhi bagaimana bentu dari keseluruhan desain yang baru, dan bagaimana proses bisnis tersebut akan beroperasi. Prinsip ini mencerminkan persyaratan dari proses yang terkait langsung dengan kebutuhan internal atau operasional (memperpendek alur birokrasi, meminimalkan penggunaan kertas) sehingga dapat melayani pelanggan mereka dengan lebih baik. b. Objectives and Measures Hal selanjutnya yang mencerminkan kerangka desain baru adalah tujuan dari proses dan tindakan yang terkait dengan itu. Tindakan-tindakan strategis yang akan menjadi target dari redesain tergantung dari beberapa faktor, seperti karakteristik organisasi, industri yang beroperasi, tingkat perubahan proses dan kebutuhan stakeholder. Hubungan antara tujuan yang akan dicapai dan tahap-tahap yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan tersebut, harus sejalan, misalnya dalam bidang kesehatan, tujuan untuk mengurangi jumlah pasien yang tertunda dalam penanganan proses rawat jalan (kesehatan), dilakukan dengan cara: 100% dari pasien tertangani dalam waktu 30 menit sejak registrasi, dan 75% dapat memberikan hasil tes dalam satu jam. c. Knowledge and IT Awareness Kemajuan teknologi dan canggihnya system informasi harus diperhatikan dalam proses desain ulang. Contoh sederhana, saat ini banyak sekali toko online yang tersebar di dunia maya, di mana pembeli tinggal melakukan klik pada barang yang dipesan, dan dalam waktu singkat, pesanan pun menunggu di pintu. Begitu juga maskapai penerbangan saat ini memberikan pelayanan check-in pesawat melalui mesin otomatis di bandara, pembayaran rekening listrik dan telepon, membeli pulsa dan transaksi uang pun dapat dilakukan dengan mudahnya melalui smartphone. Semua ini merupakan terobosan baru dalam dunia usaha hasil redesain proses bisnis.

2. Process Redesign a. Designing Process Inti dari mendesain ulang adalah tentang datang dengan cara baru yang lebih efektif dalam bekerja: cara kerja yang berfokus pada pelanggan, mengambil keuntungan dari tren baru dan teknologi dan menghilangkan hambatan dan kendala metode yang ada. b. Breaking the rules c. More Guidelines for Design d. Towards Deliverable 3. Validaton a. Rule and Assumption b. Business Testing and Validation D. Kesimpulan Business Process Redesign atau proses desain ulang proses bisnis merupakan salah satu langkah prusahaan untuk merombak secara radikal sistem atau cara kerja di dalam organisasinya untuk memulai dengan cara kerja sistem yang baru, yang mungkin saja berbeda sama sekali dengan yang lama. Hal ini perlu dilakukan dalam suatu organisasi ketika dengan cara kerja yang lama, tujuan sulit tercapai. E. Kritik dalam Business Process Redesign Dua kritik terhadap Business Process Redesign antara lain: 1. Pelaksanaan redesign ini mungkin saja mengakibatkan pemutusan hubungan kerja (PHK) demi efektifitas bisnis dengan desain kerja yang baru 2. Redesign process ini mengasumsikan bahwa proses bisnis yang buruk merupakan alasan utama bagi rusaknya kinerja perusahaan/organisasi, sementara di luar sana banyak juga faktor-faktor lain yang berpotensi memperburuj performansi

Beri Nilai