Anda di halaman 1dari 13

Komunikasi Dalam Organisasi

Bab 1
1. Pendahuluan Komunikasi efektif adalah sangat penting bagi manager , karena memiliki dua alasan. Pertama, komunikasi adalah proses melalui fungsi fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adlah kegiatan untuk mana para manager mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses komunikasi memungkinkan manager untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikankepada para manager agar mereka mempunyai dasar perencanaanm rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penguasaan jabatan mereka. Pengarahan mengharuskan manager untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan, jadi , nanager dpat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Dalam praktiknya , waktu managerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka atau melalui telepon, bawahan, rekan sejawat, penyelia, penyedia atau langganan. Manager juga banyak melakukan penulisan atau pembuatan memo, surat dan laporan-laporan atau barangkali membaca memo , surat atau laporan yang dikirim kepadanya. Bahkan selama periode manager bekerja sendiri, mereka sering dihentikan oleh komunikasi.

Bab 2
2. Pembahasan 2.1. Pengertian Komuikasi Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris communication),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna berbagi atau menjadi milik bersama yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Komonikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah,intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efekrif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirim5kan berita dan menerimsnys snagat tergantung pada keterampilan keterampilan tertentu untuk membuat sukses pertukran informasi. Rantai pertukaran informasi mempunyai unsur-unsur 1) suatau kegaitan untuk membuata seorang mengerti, 2)suatu saran pengaliran informasi dan 3) suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi antara individu individu. 2.2. Proses Komunikasi 2.2.1. Model Komunikasi Antar Pribadi Model proses komunikasi sederhana adlah sbb; pengirim berita penerima

Model komunikasi terperinci

Sumber atau pengirim berita memaikan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan , dan saluran yang digunakan, sumber mmerupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan suatu gagasan, ide, informasi dan sebagainya kepada pihak lain Pengubahan berita ke dalam berbagai bentuk simbol simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata kata percakapan atau tulisan , angka, gerakan ataupun kegiatan. Pengiriman berita , komunikasi lisan disampaikan melalui berbagai macam saluran seperti telepon, langsung atau recorder. Komunkasi tertulis seperti memo, surat, laporan atau catatan, bulletin dewan direktur, dan surat kabar. Penerimaan berita, orang menerima berita melalui 5 paca inra. Pengiriman berita btidak lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihakbelum menerima berita. Banyak komunikasi yang penting gagal karena seseorang belum menrima berita tersebut. Pegartian berita, penerima memlki tanggung jawab besar ubtuk efektifitas komunikasi dalam komunikasi dua arah Umpan balik, setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin akan memberikan respon kepada pengirim. Jadi , komunikasi adlah proses yang berkesinambungan dan tak eprnah berakhir . seseorang berkomunikasi, penerima menganggapinya melalui komunikasi selanjutnya denga pengirim atau orang lain dan seterusnya. Tanggapan itu disebut umpan balik. 2.2.2. Komunikasi Organisasi Saluran komunikasi formal, mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunkasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat tingakat komunikasi

Struktur wewenang organisasi,perbedaan kekuasaan dan kedudukan dlam organisasi akan menentukan pihak pihak yang berkomunikasi. Spesialisasi jabatan,para suatu kelompk kerja yang sam berkomunikasi dangan istilah tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama. acenderung

Pemilikan informasi, individu memiliki informasi khusu dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka.

2.2.3. Jaringan Komunikasi

Jaringan adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Dibawah ini terdapat beberapa model jaringan komunikasi, yaitu :

a. Model Bersambung / Rantai Metode jaringan komunikasi disini terdapat lima tingkatan dalam jenjang hirarkisnya dan hanya dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan. b. Model Roda Sistem jaringan komunikasi disini, semua laporan, instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih, dan antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi sesamanya). c. Model Lingkaran Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staff bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level. d. Model Menyeluruh

Model jaringan komunikasi sistem ini, adalah pengembangan model lingkaran, di mana dari semua tiga level tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa yang menjadi tokoh sentralnya. e. Model Huruf Y Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang hirarkinya, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin yang berbeda divisi/departemen. 2.3. Saluran Komunikasi Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Horizontal Communication (komunikasi mendatar) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara individu dalam level yang sama dalam sebuah hirarki. Downward Communication (komunikasi kebawah) , terutama mengkomunikasikan pesan dari yang memiliki kekuasaan kepada yang lebih sedikit kekuasaannya; merupakan model umum komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum, pertemuan,ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan,dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu; atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki. Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah, dikurangi, dijelaskan, atau bahkan diubah. Komunikasi kebawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat motivasional pada karyawan. Komunikasi kebawah terjadi jika manajer atau penyelia mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih. Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal daripuncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkasian sifat akan lebih bersifat mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi

antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas. Upward Communication (komunikasi keatas) merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi culture of silence atau budaya diam dan atau culture of silos yang mungkin berlaku, yang akan membawa konsekuensi dampak yang serius untuk organisasi- dengan tanpa peringatan awal untuk menanggulangi bencana, ini mungkin akan membawa krisis yang besar. Dalam beberapa situasi, tidak ada berita merupakan berita yang sangat buruk, dan berita buruk adalah tiada berita; staff pada level bawah akan segan untuk memberikan berita buruk, yang mungkin vital bagi kehidupan organisasi, bila tidak didengar, lebih parahnya dapat memancing kritik- sebuah budaya shoot the messenger . Upward communication dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar atau internal pada tingkat bawah organisasi. Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan. Komunikasi keatas terjadi jika pesan mengalir dari bawahan ke manajer atau atasan. Para pegawai harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; jika ada, tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka; saran-saran bagi peningkatan produk atau peningkatan prosedur; dan yang terpenting adalah perasaan mereka mengenai bagaiaman asegala sesuatu berjalan. Komunikasi keatas merupaakan hal yang penting- para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima setelah masalah-masalah apa yang dikembangkan. Lateral atau horizontal communication mengambil tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward.

Horizontal communication yang bagus sering menghalangi persaingan, perilaku teritorial, dan spesialisasi fungsi pekerjaan yang berlebihan, yang dapat semakin mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun meniadakan kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi. Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubunganhubungan bisnis. Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagi contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis rembesan bonus, informasi, posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan . oleh karena itu manajer yang berwawasan luas akan menciptakan suatu lingkungan yang lebih menghargai suatu bentuk kerjasama daripada persaingan jadi. Mereka berupaaya meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh organisasi. Pengenalan dan penghargaan terhadap suatu kelompok-suatu tim- pegawai adalah satu cara untuk mendorong rasa jiwa kerja sama. Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang memotong jalur vertikal dan horizontal. Sebagai contoh, anggota staf junior dapat langsung pergi ke atasannya ,dan telepon, email atau mengunjungi tekhnikal senior di area lain untuk mendapatkan informasi. Beberapa penelitian mengatakan bahwa dalam organisasi yang memiliki low performing, komunikasi diagonal digunakan oleh staf untuk mencari informasi dalam permintaan pantas keberadaan prosedur kerja, ketika dalam orgainisasi high performing , komunikasi diagonal digunakan staf unutk menyelesaikan masalah kerja yang sulit dan kompleks. Ketika komunikasi diagonal menjadi tanda fleksibilitas- sebagai contoh, dalam organisasi organik- ini jelas sekai dapat menyebabkan masalah bahkan lebih ekstrimnya lagi menyebabkan kerusuhan(chaos).

2.4. Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif

Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi. Tingkat khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama barulah pesan itu sampai. Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang ada dalam organisasi tersebut. Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalahmasalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya. Hambatan-hambatan Antar Pribadi Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti :

Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia terima. Persepsi seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman masing-masing. Untuk itu diharapkan seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan, kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif. Status Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah kecendrungan untuk menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa komunikator dapat dipercayai. Keadaan membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi. Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan secepat mungkin bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.

2.5. Peningkatan efektivitas Komunikasi

cara-cara untuk dapat meningkatkan efektivitas komunikasi.

Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para ahli komunikasi.

Penggunaan umpan balik Penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Menjadi komunikator yang lebih efektif

Latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita. Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, pembimbing, dan orang-orang yang memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listening, dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru ketrampilan manajemen para manajer.

Pedoman komunikasi yang baik Prinsip-prinsip komunikasi yang disebut the Ten Commandments of Good Communications (sepuluh pedoman komunikasi yang baik) yang telah disusun oleh American Management Associations (AMA), secara ringkas adalah sebagai berikut:

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. 3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan. 4. Konsultasikan kepada pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi. 5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi. 6. Ambil kesempatan, bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik. 7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi. 9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. 10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

Bab 3
3. Penutup 3.1. Kesimpulan

Komunikasi merupakan penyampaian pengertian dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan berbagai macam lambang-lambang dan penyampaian terseb. Sedangkan komunikasi bisa dikatakan efektif jika orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. ut merupakan suatu proses Asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain: 1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. 2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. 3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. 4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. Ciri-ciri pesan yang efektif: 1. 2. 3. 4. 5. Menyediakan informasi yang praktis Memberikan fakta dibandingkan pesan Mengklarifikasi dan menyingkat informasi Menyatakan tanggung jawab secara jelas Membujuk dan menyediakan rekomendasi

Syarat-syarat yang dibutuhkan untuk komunikasi yang efektif adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak. Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama. Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak. Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada. Perhatikanlah hubungan-hubungan. Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual. Praktekanlah penangguhan reaksi. Prinsip komunikasi. Lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi yang efektif, yaitu: 1. Pemahaman

2. 3. 4. 5.

Kesenangan pengaruh pada sikap hubungan yang makin baik dan tindakan

Hambatan bagi komunikasi yang efektif 1. Latar belakang (frame of reference = kerangka acuan) 2. Mendengarkan secara selektif 3. Pertimbangan nilai (value judgements) 4. Dapat dipercayanya sumber (source credibility) 5. Persoalan bahasa (semantic problem) 6. Penyaringan (filtering) 7. Bahasa dalamkelompok (ingroup language) 8. Perbedaan status (status differences) 9. Tekanan Waktu (time pressures) 10. Beban layak komunikasi Hambatan-hambatan organisasional 1. Tingkatan hirarki 2. Wewenang manajerial 3. Spesialisasi Hambatan-hambatan antar pribadi 1. 2. 3. 4. 5. Persepsi selektif Status komunikator Keadaan membela diri Pendengaran lemah Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Cara-cara untuk dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. 1. 2. 3. 4. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif Penggunaan umpan balik Menjadi komunikator yang lebih efektif Pedoman komunikasi yang baik

3.2. Daftar Pustaka

Buku pengantar Hani Handoko Google.com