PRINSIP-PRINSIP INVENTORI

Prasidhi Artono - 13409022

Program Studi Teknik Industri, Institut Teknologi Bandung, 40132, Indonesia +628562266720, E-mail : prasidhiartono@gmail.com Abstrak Pengendalian persediaan di dalam inventori merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi suatu organisasi karena melibatkan investasi yang sangat besar. Apabila suatu perusahaan terlalu berlebih dalam menanamkan dananya pada inventori maka total biaya akan besar karena bisa dialihkan ke dalam investasi yang lebih menguntungkan. Adapun sebaliknya, apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan di inventori yang cukup tetap saja mengakibatkan biaya yang membengkak dari terjadinya kekurangan bahan baku. Hal ini menggambarkan bagaimana pentingnya inventori sehingga prinsip-prinsip inventori harus dikuasai dan dikembangkan dengan baik oleh suatu perusahaan. Kata kunci manajemen inventori, prinsip inventori, teknologi client-server, planned store inventory

1. PENDAHULUAN
Suatu sistem pengendalian dan pemeliharaan dari inventori merupakan permasalahan yang kerap terjadi pada setiap sektor ekonomi. Permasalahan inventori tidak hanya berlangsung pada perusahaan berorientasi keuntungan saja, namun lebih dari itu, institusi berorientasi sosial pun dipengaruhi oleh permasalahan inventori. Inventori secara umum terdapat pada banyak institusi atau lembaga seperti perusahaan manufaktur, rumah sakit, perternakan, pertanian, universitas, dan lembaga pemerintahan. Bahkan, dalam lingkup yang paling kecil seperti keluarga dapat berkorelasi dengan inventori yang berarti pengaturan persediaan pada makanan seharihari, pakaian, obat-obatan, dan peralatan mandi. Terlebih lagi, investasi pada inventori merupakan salah satu penyumbang terbesar pada gross national product (GNP) suatu negara maju seperti Amerika Serikat, Jepang, dan negaranegara Eropa. Tentu saja hal tersebut menggambarkan bagaimana pentingnya Paper Calon Asisten LSP

inventori terhadap keberlangsungan lembaga atau organisasi.

suatu

Istilah inventori biasa dipakai untuk memaksudkan beberapa istilah yang berbeda, seperti : 1. Persediaan yang ada di tangan pada waktu tertentu (asset dalam bentuk nyata yang dapat diilihat, diukur, dan dihitung); 2. Daftar rinci barang yang dimiliki; 3. Perbuatan mengukur dan menghitung jumlah item yang ada di tangan; 4. Nilai persediaan barang-barang yang dimiliki suatu organisasi pada waktu tertentu. Pada tulisan ini, inventori yang dimaksud ada pada nomor 1 yaitu persediaan yang ada di tangan pada waktu tertentu.

Halaman ke- 1 dari 6

2. KONSEP DAN TEORI

2.1. Tipe-tipe Inventori Inventori secara umum terdiri dari raw materials, components, in-process goods, dan finished goods. Raw materials merupakan seluruh item bisa berupa bahan baku yang dibeli dari pemasok. Item ini dijadikan sebagai masukan atau input pada proses produksi. Sebagai contoh, beberapa tipikal raw materials untuk perusahaan furniture adalah kayu, cat, lem, sekrup, pernis, paku, dan masih banyak lagi. Dapat terlihat bahwa barangbarang tersebut merupakan bahan dasar yang masih mentah dan butuh untuk diproses lebih lanjut untuk membuat suatu meja atau kursi. Components bisa berupa bahan baku ataupun subassembly yang termasuk ke dalam proses pembuatan produk akhir. In-process goods merupakan produk akhir yang sebagiannya telah selesai dan masih membutuhkan proses produksi lebih lanjut. Finished goods adalah produk akhir yang telah siap untuk dijual, didistribusikan, ataupun disimpan. Permasalahan inventori untuk berbagai tipe inventori diatas bergantung pada entitasnya. Hal ini disebabkan karena produk akhir suatu entitas bisa saja berupa bahan baku dari entitas lainnya. Sebagai contoh, suatu perusahaan pembuat mobil menganggap ban mobil sebagai bahan baku, namun perusahaan yang memproduksi ban mobil menganggap ban mobil sebagai produk akhir. Adapun konsumen dari inventori finished goods dapat berupa konsumen utama, perusahaan pengecer, distributor besar-besaran, atau perusahaan manufaktur lainnya.

2.2. Kategori Organisasi Permasalahan Inventori

dan

Ada bermacam-macam tipe dari organisasi atau lembaga sehingga terdapat bermacam-macam pula permasalahan inventori yang dihadapi. Diharapkan dengan mengklasifikasikan suatu organisasi sebagai pengecer (retailer), distributor (wholesaler), dan perakit manufaktur (manufacturer), kompleksitas dari permasalahan inventori dapat disederhanakan. Retailer merupakan organisasi yang menyediakan konsumen utama berupa barang maupun jasa. Inventori dibeli dari sistem penjualan dan tidak ada proses konversi lebih jauh lagi. Produk yang dijual, mereka peroleh dari distributor atau secara langsung dari pabrik. Sebagai contoh yaitu toko yang menjual bahan makanan, pakaian, hardware, dan berbagai produk konsumtif. Pengecer ini memiliki permasalahan inventori yang berhubungan dengan supplies dan finished goods. Adapun pengecer yang menyediakan jasa untuk konsumennya hanya mengalami permasalahan inventori yang berhubungan dengan supplies. Contoh dari sistem ini ialah rumah sakit, universitas, dan institusi lainnya. Wholesaler merupakan organisasi yang membeli barang manufaktur dengan skala besar untuk proses pendistribusian ke pengecer. Organisasi ini tidak menyediakan barang jadi untuk konsumen utama, sehingga dapat disimpulkan bahwa wholesaler memiliki permasalahan inventori yang dipengaruhi oleh supplies dan finished goods. Manufacturer merupakan organisasi yang meliputi pembelian bahan baku dan mengubahnya menjadi barang jadi yang berkualitas baik. Sistem ini merupakan sistem yang paling kompleks dibandingkan dengan ketiga sistem lainnya. Sistem ini terdiri dari 3 jenis : Halaman ke- 2 dari 6

Paper Calon Asisten LSP

Continuous production system Memproduksi barang jadi pada besar melalui rute yang Contohnya adalah line produksi yang fasilitasnya terdesain hanya produk tersebut.

skala tetap. masal untuk

Pada bagian bawah digambarkan tabel 2.2 mengenai tipe organisasi dan tipe inventori yang bersangkutan.

Type of Inventory
Type of Organization Supplies Raw Materials In-Process Goods Finished Goods

A. Retail systems
1. Sale of goods 2. Sale of services

B. Wholesaler C. Manufacturer
1. Continuous Prod. System 2. Intermittent Prod. System
a. Open Job Shop b. Closed Job Shop

Tabel 2.2

3. Special projects

Intermittent production system Termasuk ke dalam produksi sejumlah batch tertentu yang harus disesuaikan dengan kapasitas dari stasiun kerja. Open job shop menerima pemesanan dari berbagai sumber yang sesuai dengan kapabilitas pabrik. Closed job shop memproduksi barang jadi hanya untuk konsumen yang terbatas dengan volume yang lebih besar dari open job shop. Jenis-jenis toko ini mempengaruhi kompleksitas dari continuous production system. Special projects Didefinisikan sebagai one-time events seperti proyek luar angkasa, stadion sepakbola, jembatan besar, dan megaproyek lainnya. Dikarenakan hanya ada beberapa item yang diproduksi, tidak ada inventori barang jadi tambahan.

2.3. Fungsi-fungsi Inventori Pada dasarnya inventori itu muncul karena pasokan dan permintaan yang tidak pernah matched. Dengan beberapa alasan yang akan dijelaskan pada bagian bawah, pasokan dan permintaan secara berkala berbeda pada tingkat dimana perusahaan membutuhkan persediaan. Alasan-alasan tersebut dipengaruhi oleh empat faktor, yaitu skala ekonomi, ketidakpastian, anticipation stock, pipeline stock, safety stock, dan control costs. Skala ekonomi (economies of scale) timbul sebagai faktor yang mempengaruhi diciptakannya sistem inventori bagi suatu organisasi untuk memproduksi berdasarkan kuantitas ekonomi dikarenakan adanya kemungkinan kebutuhan ekonomi yang lebih rendah untuk memesan atau memproduksi pada skala besar daripada skala kecil. Hal ini bisa disebabkan karena fasilitas yang tersedia berupa continuous production system.

Paper Calon Asisten LSP

Halaman ke- 3 dari 6

Ketidakpastian (uncertainties) muncul pada permintaan dari konsumen, lead time yang merupakan waktu yang dibutuhkan dari mulai produksi hingga produk sampai ke tangan konsumen, dan pasokan dari suppliers yang tidak pasti pun merupakan alasan diciptakannya inventori bagi suatu perusahaan. Spekulasi (anticipation stock) merupakan suatu cara untuk mengantisipasi masa depan dengan menebak keadaan di masa yang akan datang seperti adanya krisis ekonomi sehingga biaya produksi untuk barang tersebut menjadi mahal. Akan profitable apabila perusahaan sudah menyimpan inventori barang tersebut. Transportasi (pipeline stock,) bisa dikaitkan sejenis dengan inventori jalur pipa yang transit dari satu lokasi ke lokasi lainnya sehingga kualitas barang terjaga dan biaya transportasi tidak membengkak pula. Safety stock ada untuk menjaga agar tidak terjadinya produk habis sehingga konsumen tidak bisa memesan kembali (stockout). Tentu saja hal ini dilakukan karena bisa berakibat pada biaya perusahaan berupa ongkos penalty, backordering ataupun kepercayaan konsumen yang berkurang. Pengendalian ongkos (control costs) merupakan alasan untuk mengadakan inventori karena menyimpan barang dalam bentuk inventori dapat meminimasi segala macam ongkos. Sebagai contoh, mungkin akan lebih murah apabila perusahaan memesan barang per tahun dan menyimpan barang tersebut dalam inventori jika dibandingkan dengan memesan per minggu dan secara rutin memonitor pesanan dan delivery. 2.4. Klasifikasi Inventori Permasalahan

keberulangan dari keputusan inventori (repetitiveness), sumber pasokan (supply source), pengetahuan tentang permintaan (knowledge of demand), pengetahuan tentang lead time (knowledge of lead time) dan tipe sistem inventori. Adapun subdivisi dari klasifikasi permasalahan inventori adalah sebagai berikut :
Repetitiveness o Single order o Repeat order Supply source o Outside supply o Inside supply Knowledge of demand a. - Constant demand - Variable demand b. Independent demand - Dependent demand Knowledge of lead time o Constant lead time o Variable lead time Inventory system o Perpetual (P1) o Periodic (P2) o Material requirements planning (P3) o Distribution requirements planning (P4) o Single order quantity (P5)
P1
P2

T CL

P4

VLT

P1
P2

ID

P4

pp ly

ou tsid e

T CL

su

D D

P1
VLT

P1
T CL

s id in e p su ply

P1 P1
VLT

P1

rep eat ord er

P2
T CL

P4

VLT

P1 P2
P4

ou ts

id e

su pp ly

gl e sin er ord
T CL
VLT

P1

T CL

VLT

T CL

e s id in ly pp su

VLT

P1

Permasalahan inventori dapat diklasifikasikan dengan bermacam-macam cara. Hal ini dapat disusun dengan berdasarkan kepada Paper Calon Asisten LSP

CLT

VL T

Diagram 2.4

Halaman ke- 4 dari 6

Diagram 2.4 diatas ini adalah klasifikasi yang bisa digambarkan dari permasalahan inventori. 2.5. Properti Inventori Dalam melihat properti dari sistem inventori, beberapa komponen bersifat umum dan universal seperti demand, replenishment, constraint, dan cost. Demand merupakan total banyaknya unit yang diambil dari inventori untuk memenuhi permintaan dari konsumen. Replenishment merupakan total unit dimasukkan ke dalam sistem inventori. yang

Purchase cost dari suatu item adalah harga pembelian dari suatu unit produk apabila diperoleh dari sumber di luar perusahaan, atau ongkos unit produk apabila diproduksi di dalam perusahaan. Order/setup cost merupakan biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pemesanan dalam pembelian kepada pemasok atau dari internal bagian produksi perusahaan. Contohnya adalah biaya-biaya apabila terjadi perubahan permintaan, analisis vendor, penulisan pemesanan pembelian, penerimaan bahan baku, inspeksi material, dll. Holding cost serupa dengan carrying cost yaitu biaya yang berasosiasi dengan penambahan benda fisik pada sistem inventori. Stockout cost merupakan konsekuensi ekonomik dari adanya kekurangan eksternal maupun internal. Kekurangan eksternal bisa dalam bentuk demand yang tidak terpenuhi dan diganti dalam bentuk backorder cost, lost sales, dan future profit loss. Sedangkan kekurangan internal ada dalam departemen yang berada dibawah organisasi yang tidak terisi seperti adanya lost production baik berupa pekerja ataupun mesin yang menganggur.

Costs adalah biaya yang dikeluarkan untuk membayar inventori. Constrain merupakan batasan yang mempengaruhi demand, replenishment, dan cost.
Order preparation Order transit Manufacture & Assembly Transit Uncrating, inspection, & transport

T2 T1

T3 T4

T5

Order genesis

Order sent

Order received

Goods shipped

Goods received

Goods available

Gambar 2.5

Secara matematis, lead time dapat dijelaskan dari gambar 2.5 dalam persamaan

3. CONTOH IMPLEMENTASI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai contoh implementasi dari inventori pada kasus yang terjadi pada dunia nyata. Mervyns merupakan perusahaan tekstil berbasis retail (pengecer) yang bertempat di California, Amerika Serikat. Pada tahun 1994, perusahaan ini mendapat pengakuan karena memiliki metode peramalan dan pengontrolan inventori berbasis komputer yang luar biasa. Pada tahun 1980-an, majalah Computerworld dan Smithsonian Institute di Amerika mengadakan penghargaan kepada organisasi Halaman ke- 5 dari 6

2.6. Biaya-biaya Inventori Pada dasarnya ada parameter ekonomi untuk setiap model keputusan inventori, dan parameter yang relevan. Adapun parameternya adalah sebagai berikut. Ongkos pembelian (purchase cost) Ongkos pemesanan/setup (order/setup cost) Ongkos penyimpanan (holding cost) Ongkos stockout

Paper Calon Asisten LSP

privat maupun publik karena penggunaan teknologi informasinya. Mervyns terpilih menjadi pemenang dalam kategori Bisnis karena manajemen sistem planned store inventory-nya (PSI). PSI merupakan sistem yang canggih yang mengkordinasikan data penjualan dari 286 toko Mervyns yang ada di seluruh Amerika. Berdasarkan data dari manajemen Mervyns, PSI sangat berperan dalam mereduksi inventori sebesar 60 juta USD tanpa mengurangi tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Pada dasarnya, PSI merupakan metode peramalan yang membuat para manajer di tiap toko agar dapat memprediksi dengan spesifik permintaan yang ada seperti warna, ukuran, dan pola pada bahan dasar tekstil. Yang lebih uniknya adalah sistem peramalan tersebut memperhitungkan lokasi geografis dan demografi pasar untuk membedakan pola penjualan pada daerah yang berbeda di Amerika. Tiap toko Mervyns mempunyai rata-rata 50000 SKU (stockkeeping units) atau bisa disebut juga dengan jumlah produk individu, sehingga mengkordinasikan data produk dari seluruh toko yang berjumlah 286 merupakan proses aliran informasi yang sangat besar. Sistem ini menggunakan teknologi terbaru client-server, yang menghubungkan 486 komputer ke server database. Adapun yang menjadi permasalahan dalam mengimplementasikan sistem PSI ini adalah dari manajer toko Mervyns sendiri. Pada manajer sangat skeptis dalam menyikapa sistem ini karena dianggap mereka tidak akan mampu mempertahankan tingkat pelayanan sebanyak 95 persen setelah memangkas inventori. Sebagai tambahan, PSI merekomendasikan untuk mereduksi inventori di dalam tokok hingga 50 persen untuk beberapa item. Sistem ini menggunakan kombinasi teknik model matematis dengan teknologi client-server

yang memberikan petunjuk mengenai tingkat inventori pada setiap toko sehingga dapat dilakukan adjustment dari observasi tersebut. Inventori dapat diturunkan dengan menggunakan pendekatan just-in-time yang memproduksi barang berdasarkan kuantitas permintaan dan waktu yang berlaku saja untuk pengisian ulang persediaan. Mervyns selalu meningkatkan daya saingnya dengan metode peramalan dan pengendalian inventori yang memanfaatkan teknologi. Perusahaan ritel merupakan industri yang sangat kompetitif dan industri yang sukses ialah yang menganggap bahwa manajemen seat-of-thepants yang menentukan inventori lebih berdasarkan pengalaman dan intuisi dibandingkan dengan metode dan rencana matang.

4. REFERENSI
Daellenbach, H. G. 2005. Management Science : Decision making thorugh systems thinking. Palgrave Macmillan Ltd. New York. Nahmias, Steven. 2009. Production and Operation Analysis. International Edition. McGraw-Hill Co.,Inc. New York. Sipper, Daniel. 1976. Production : Planning, Control, and Integration. McGraw-Hill Co.,Inc. New York. Tersine, Richard J. 1988. Principles of Inventory and Materials Management. 3rd. Ed. Elsevier Science Publishing Co.,Inc. Amsterdam. http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory http://www.sbm.itb.ac.id/wpcontent/uploads/2011/08/Improving-InventoryManagement-and-Supply-Chain-of-Diesel-Fuelin-Pertamina-5-Main-Depots.pdf http://en.wikipedia.org/wiki/Mervyns

Paper Calon Asisten LSP

Halaman ke- 6 dari 6