`

JABATAN PELAJARAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI PEJABAT PELAJARAN DAERAH SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR

Manual Kualiti

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO 9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran & Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). 1.2. Tujuan Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ; b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ; c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;

d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke arah MS ISO 9001:2008. 1.3. Kandungan Manual Kualitii Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :Bahagian Bahagian Bahagian 1 2 3 : : : Pengenalan Maklumat Organisasi Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK ) Negeri Johor Bahagian 4 : Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK ) Negeri Johor Seksyen 4: Seksyen 5: Seksyen 6: Seksyen 7: Seksyen 8: Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Sumber Penghasilan Perkhidmatan Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

Manual Kualiti

BAHAGIAN 2

: MAKLUMAT ORGANISASI

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK ) 2.1 Latar Belakang Organisasi 2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan. Alamat Jabatan Pelajaran Johor:Jabatan Pelajaran Johor, Wisma Pendidikan, Jalan Tun Abdul Razak, 80604 Johor Bahru, Johor Darul Takzim. Tel Faks Visi SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG Misi MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI Slogan SELANGKAH DI HADAPAN ( ONE STEP AHEAD ) Moto JOHOR TOP 5 : 07 2310 000 : 07 2347 125

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 3

Manual Kualiti Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah Bil 1 Pejabat Pelajaran Pejabat Pelajaran Daerah Johor Bahru JKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak 80100 Johor Bahru. Pejabat Pelajaran Daerah Kulai Persiaran Indahpura 4 Indahpura 81000 Kulaijaya. Pejabat Pelajaran Daerah Pontian Wisma Pelajaran JKR 1927P Jalan Alsaggof 82000 Pontian Pejabat Pelajaran Daerah Kota Tinggi Aras 3 Bangunan Sultan Iskandar Jalan Kolam Air 81900 Kota Tinggi :Telefon / Faks 07-2236332 07-2235875 - Faks

07-6632677 07-6632782 Faks

07-6871677 07-6871671 07-6870580 Faks

07-8831012 07-8832480 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Batu Pahat JKR BP 2350 (P) Jalan Zaharah 83000 Batu Pahat

07-4342201 07-4342335 07-4343226 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Mersing KM 2 Jalan Jemaluang 86800 Mersing

07-7992025 07-7991828 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Kluang 275524 Jalan Sentosa 86000 Kluang

07-7722946 07-7722540 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Segamat JKR 1884, Jalan Aji 85000 Segamat

07-9311132 07-9314476 Faks

Pejabat Pelajaran Daerah Muar JKR 242, Jalan Arab 84000 Muar Pejabat Pelajaran Daerah Pasir Gudang d/a SK Kota Puteri 4, Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri, 80750 Masai

06-9521898 06-9528795 Faks 07 3881210 07-3881203 - Faks

10

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 4

Manual Kualiti

BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR

3.1 Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1

Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April 1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di sekolah ini. Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2 blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber, musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains, bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri, Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun 2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan pelajar yang semakin bertambah.

Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang pembantu am rendah.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 5

Manual Kualiti Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan murid-murid seramai 1810 orang.

Bil 1 2 3 4

Tahun 01.05.1990 17.01.1994 17.01 1994 16 .06.1998 16.06.1998 - 2003 2003 sekarang

Guru Besar Encik Mohd Shariff bin Khamis Encik Khalid bin Elias Encik Amir bin Anuar Pn Fuziah bt Hj Hassan

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di bawah:Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tahun 2002 2004 2005 2006 2006 2006 2006 2005 2005 Kejayaan Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor Bahru (kategori Bandar ) 62 orang murid mendapat 5A 78 orang murid mendapat 5A 75 orang murid mendapat 5A Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan Club Cyberkids Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor. Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )

3.1.2

Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Bidang-bidang yang dicakupi adalah:a. b. c. d. e. f. Pengajaran Pembelajaran Bimbingan dan pembentukan sahsiah Aktiviti Kokurikulum Pentadbiran Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 6

Manual Kualiti 3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 ) Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang 3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2) Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti 3.1.5 Dasar Kualiti SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan kenyataan untuk difahami dan dihayati. 3.1.6 Objektif Kualiti Objektif SPSK adalah

a. Melaksanakan

100%

Pengajaran

&

Pembelajaran

berdasarkan

Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di luar kawalan SRNJ / SMNJ b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan UPSR. c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di luar kawalan sekolah. d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan. e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 7

Manual Kualiti 3.1.7 Struktur Organisasi (Rujuk Lampiran 2) 3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ Bil. 1 2. Organisasi Sekolah Luar sekolah Pelanggan Semua Murid SR Negeri Johor 3. Stake Holder Ibu bapa/penjaga murid Masyarakat setempat Pejabat Pelajaran Daerah Jabatan Pelajaran Johor Kementerian Pelajaran Malaysia

3.1.9

Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 ) a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat perpaduan negara. b. c. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited,

berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif. Memastikan semua kanak-kanak dan pelajar mendapat tempat belajar pada hari pertama persekolahan bermula. d. e. Menentukan setiap guru dan kakitangan dapat berkhidmat dengan cekap dan berkesan sepanjang masa. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif kepada kehendak dan keperluan pelanggan murid, masyarakat dan negara. f. g. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan segera. Bersedia memberi penerangan dan maklumat terkini dengan lengkap, tepat dan cepat kepada yang berkenaan. h. Sentiasa bersedia dan sanggup menerima pendapat, cadangan, syor dan yang membina dari semua pihak demi meningkatkan prestasi perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 8

Manual Kualiti

3.2

STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1

Skop Pelaksanaan Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di bawah:a. b. Seksyen 7.3 : Seksyen 7.6 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses; Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan. (Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2

Penerangan Mengenai SPSK Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan P dan P supaya kehendak pelanggan dan stakeholders dapat dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :a. b. c. d. e. f. g. h. Tumpuan kepada pelanggan; Kepimpinan; Penglibatan anggota organisasi; Pendekatan proses; Pengurusan P dan P yang mengamalkan pendekatan sistem; Penambahbaikan secara berterusan; Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta; Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.

Pewujudan,

pelaksanaan

dan

pengekalan

prestasi

serta

keupayaan

pengurusan kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 9

Manual Kualiti pelanggan serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

3.2.3

Definisi Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4
4.1.

: DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

Keperluan Am SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen, dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap

keberkesanan P dan P di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008. a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam P dan P ; b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1; c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya; d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut; e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan; f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut.

4.2.

Keperluan Dokumentasi Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :a) Manual Kualitii; b) Prosedur Kualiti;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 10

Manual Kualiti c) Rekod Kualiti; d) Dokumen Sokongan.

a)

Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:2008 dipatuhi.

b)

Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. c) Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK. Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASI Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

MANUAL KUALITI

PROSEDUR KUALITI

REKOD KUALITI DAN DOKUMEN SOKONGAN

Menerangkan Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan

d)

Dokumen Sokongan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 11

Manual Kualiti Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti. 4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang mengandungi perkara-perkara berikut :a. b. c. d. e. Dasar dan Objektif Kualiti; Skop pelaksanaan SPSK; Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008; Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK; Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan menilai SPSK; f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17

4.4 Kawalan Dokumen Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-

a. b. c. d.

Manual Kualitii; Prosedur Kualiti; Rekod Kualiti; Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:a. Dokumen baru i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 12

Manual Kualiti ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up; iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor; iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri; v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicap dengan DOKUMEN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal. Dokumen tersebut akan dicap sebagai SALINAN TIDAK TERKAWAL di penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini; vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut; vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan; ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor; iii. iv. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan; Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 13

Manual Kualiti baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru diberikan; v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan; vi. Dokumen-dokumen pemegang dokumen; vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya. c. Pengurusan Dokumen Pengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor ialah yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang

Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor. Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod 4.5 Kawalan Rekod Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan

menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod. Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997. Dokumen Berkaitan PK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 14

Manual Kualiti SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5
5.1.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Komitmen Pengurusan Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK dengan cara:a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang; b. c. d. e. Mewujudkan dasar kualiti; Mewujudkan objektif-objektif kualiti; Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2.

Tumpuan Kepada Pelanggan Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan dengan ibu bapa, masyarakat dan stakeholder (mengikut kesesuaian). Dokumen Berkaitan PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan 5.3. Dasar Kualiti Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 15

Manual Kualiti 5.4. Perancangan 5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluan-keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:-a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program sekolah; b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan:-a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan mengambil kira perkara-perkara berikut:-i. ii. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru; Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;

iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod hasil daripadanya; iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan dipatuhi. b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi. Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5.

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan

memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pelajaran Johor boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 16

Manual Kualiti melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada semua staf dalam organisasi masing-masing. 5.5.2. Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008; b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan; c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan dengan SPSK sekolah; d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota

organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah berkesan melalui:a. Mesyuarat; b. Sesi taklimat dan perbincangan; c. Papan kenyataan;

d. Maklum balas pelanggan; e. Memo dalaman; f. Perhimpunan.

5.6.

Kajian Semula Pengurusan 5.6.1. Am Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 17

Manual Kualiti telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4. 5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti; b. Penemuan Audit Dalam; c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan; e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan; f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang lepas; g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK; h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan PK17 :- Kajian Semula Pengurusan 5.6.3. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya; b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan; c. Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 18

Manual Kualiti Dokumen Berkaitan PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6
6.1.

PENGURUSAN SUMBER

Bekalan Sumber Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses pengurusan berkualiti termasuk:a. b. c. d. e. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi; Staf yang terlatih; Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi; Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai; Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan PK02 - Pengurusan Jadual Waktu PK10 Pengurusan Perkembangan Staf PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian 6.2. Sumber Manusia 6.2.1. Am Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan. 6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 19

Manual Kualiti b. c. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P; Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P yang berkesan; d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P. e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran (Seksyen 4.2.4.). Dokumen Berkaitan PK10 Pengurusan Perkembangan Staf PK04 Pengurusan Pencerapan

6.3.

Infrastruktur Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan

menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:a. b. c. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan; Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian; Kemudahan komunikasi.

Dokumen Berkaitan PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4.

Persekitaran Kerja Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan proses P dan P yang berkualiti. Dokumen Berkaitan PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 20

Manual Kualiti SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN (P dan P)

7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan

selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling berkaitan; b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan; c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,

peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan; d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan SPSK. Dokumen Berkaitan Manual Kualitii PK01 hingga PK17

7.2.

Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

P dan P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari masa ke semasa. Dokumen Berkaitan Manual Kualitii PK01 hingga PK17 7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menyemak semula

keperluan P dan P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 21

Manual Kualiti sebelum organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada murid-murid. Organisasi akan memastikan :a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi; b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolahan bermula; c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada murid-murid. P

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan

melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan; b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan; c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:a. Surat menyurat b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3.

Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses. Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum. (Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 22

Manual Kualiti 7.4. Perolehan 7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan. Dokumen Berkaitan PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian 7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau JPN atau KPM. 7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN atau KPM. Dokumen Berkaitan PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian 7.5. Proses Penyediaan P dan P. 7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P dan P. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan

melaksanakan proses P dan P kepada pelanggan secara terkawal dengan memastikan perkara-perkara berikut :a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P dan P yang hendak disampaikan; b. Arahan kerja. (ikut keperluan); c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 23

Manual Kualiti e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian. Dokumen Berkaitan Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor PK01 hingga PK17 7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada Pelanggan. Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan P dan P yang berkesan dengan :a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan; b. c. d. e. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai; Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P; Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P; Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen Berkaitan PK03 Pengurusan P dan P PK02 Pengurusan Jadual Waktu PK04 Pengurusan Pencerapan PK05 Pengurusan Peperiksaan PK13 Pengurusan Bimbingan 7.5.3. Identifikasi Dan Kemudahkesanan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekodrekod yang berkaitan akan dikawal. Dokumen Berkaitan Manual Kualitii PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 24

Manual Kualiti 7.5.4. Harta Hak Milik Pelanggan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya dengan selamat. 7.5.5. Pemuliharaan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara dan disimpan. Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan. Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8:

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1.

Am Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi :a. b. c. Membuktikan pelaksanaan proses P dan P menepati keperluan yang ditetapkan; Memastikan keperluan SPSK dipatuhi; Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 25

Manual Kualiti Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1. Kepuasan Pelanggan Sekolah Rendah / Menengah berhubung persepsi pelanggan Negeri Johor akan memantau maklumat terhadap perkhidmatan bagi memenuhi

keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan maklumat daripada pelanggan. Maklumat diperolehi melalui:a. b. c. d. e. Aduan pelanggan; Audit dalam; Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan; Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; Peti Cadangan. kepuasan pelanggan akan

Dokumen Berkaitan PK 08 Pengurusan Aduan Pelanggan PK 14 Pengurusan Audit Dalam PK 17 - Kajian Semula Pengurusan 8.2.2. Audit dalam Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi; b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan

keberkesanan SPSK.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 26

Manual Kualiti b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk

merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual audit perlu mengambil kira:i. ii. iii. Status keberkesanan pelaksanaan; Kepentingan status yang akan diaudit; Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit. d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit; e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan; f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan PK 14 Pengurusan Audit Dalam PK15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan 8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK. Pengukuran ini dibuat melalui:a. Audit Dalam; b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 27

Manual Kualiti Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P . Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekodrekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti Seksyen 4.2.4.

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran. Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti berikut :a. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan P dan P akan diasingkan. b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi tujuan asalnya. c. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)

Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 28

Manual Kualiti

8.4.

Analisis Data Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan pemantauan, Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pengukuran

Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:a. b. c. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1); Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1); Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan Pencegahan; d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah. Jenis Data a. b. c. d. e. Kepuasan Pelanggan Pencapaian Objektif Kualiti Ciri-ciri dan arah aliran proses dan perkhidmatan Prestasi Pembekal Perkembangan Staf Kekerapan Setiap 6 bulan Setahun Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali Setahun Sekali Berdasarkan aktiviti Dokumen Berkaitan Manual Kualiti PK01 hingga PK17 Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Pengurusan Kaedah Deskriptif Deskriptif Deskriptif Deskriptif Deskriptif

8.5.

Penambahbaikan 8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:a. b. c. Dasar Kualiti; Objektif Kualiti; Analisis Data;

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 29

Manual Kualiti d. e. f. g. h. i. Laporan Audit Dalam;. Tindakan Pembetulan; Tindakan Pencegahan; Kajian Semula Pengurusan; Cadangan daripada pelanggan; Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan 8.5.2. Tindakan Pembetulan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakantindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :a. b. c. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan; Menentukan sebab-sebab ketidakakuran; Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya ketidakakuran tidak berulang; d. e. f. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan; Merekod hasil tindakan yang telah diambil; Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan 8.5.3. Tindakan Pencegahan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 30

Manual Kualiti a. b. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya; Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak berulang; c. d. e. f. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan; Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.); Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan; Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 31

Manual Kualiti Lampiran 1 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor (Pengurusan P dan P ) Pelanggan

Penyediaan Sumber Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran 6.1:- Bekalan Sumber 7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

Pengurusan Latihan

Perancangan Perkhidmatan
7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan 7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P

6.2:- Sumber Manusia

Perolehan 6.3:- Infrastruktur 6.4:- Persekitaran Kerja 7.4:- Perolehan Kawalan

7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan P dan P 7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan 8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran 8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Perkhidmatan Yang Diberikan

6.4 :-Persekitaran kerja 7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan 8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran 8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P dan P 8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Penrekodan & Penyimpanan Maklumat 4.2.3 :- Kawalan Dokumen 4.2.4 :- Kawalan Rekod Pelanggan
5.2. 7.2. 7.5.4. 8.2.2. 5.6. :-Aduan Pelanggan :-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan :-Harta Hak Milik Pelanggan :-Audit Dalam :-Kajian Semula Pengurusan

Umum 4.1 :-Keperluan Am 4.2 :-Keperluan Dokumentasi 5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan 8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan 8.4 :-Analisa Data 8.2.1 :-Kepuasan Pelanggan Pengecualian 7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses 7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Analisis & Penambahbaikan

8.5 :- Penambahbaikan

Catatan :-

Aliran Kerja/Proses Interaksi

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 32

Manual Kualiti

Lampiran 2 CARTA ORGANISASI SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)

PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN (Pentadbiran)

GPK PETANG

GPK HEM GURU BIMBINGAN DAN KAUNSELING

GURU PENOLONG KANAN (Kokurikulum)

Kurikulum Ketua Bidang Ketua Panitia Jadual Waktu Pusat Sumber Peperiksaan SPKS MS ISO Bilik Khas / Bengkel MBMMBI / 60:40

Pentadbiran Perjawatan Kewangan Maklumat & Data Bangunan Peralatan/Perabot Staf Sokongan Perkembangan Staf Pemantauan & Pencerapan

SPBT Kantin Koperasi B&K Majlis Ketua Tingkatan Data SRM AJK Keceriaan Penyelia Tingatan & Guru Kelas

Keselamatan Biasiswa Kesihatan/Kebajikan Disiplin Pendaftaran P. Pencegahan Dadah Dakwah & Agama Majlis Pencegahan Jenayah

Unit Beruniform Kelab Permainan

Majlis Sukan Persatuan / Kelab Penerbitan

Carta Organisasi berbeza mengikut kesesuaian sekolah

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 33