PANDUAN DAN CONTOH PENGISIAN RENCANA AKSI

PENYEBARLUASAN PENGETAHUAN DAN SKILL DARI KEIKUTSERTAAN PADA PROGRAM-PROGRAM DIKLAT DI LINGKUNGAN DITJEN PERBENDAHARAAN

96646193.doc

Bagian I: Panduan Pengisian Rencana Aksi (RA)

96646193.doc

A. Pendahuluan 1. Latar Belakang Ditjen Perbendaharaan sebagai organisasi pembelajar adalah sebuah komitmen dari jajaran pimpinan yang harus didukung dan diimplementasikan. Salah satu usaha untuk mengimplementasikan filosofi tersebut, kami berinisiatif untuk mendorong proses penyebarluasan pengetahuan dan skill yang didapat oleh para pegawai yang mengikuti diklat kepada rekan-rekan kerja mereka sekembalinya dari diklat yang diikuti. Melalui program ini, para pegawai yang mengikuti suatu diklat dituntut untuk dapat berperan sebagai trainer dan nara sumber bagi rekan-rekan kerja mereka di lingkup kantor tempat mereka bertugas tentang pengetahuan dan skill yang didapat selama diklat berlangsung. Untuk membantu dan mempermudah penyebarluasan tersebut, kami memberikan aplikasi Rencana Aksi (selanjutnya disingkat RA) untuk dapat diisi dan diimplementasikan oleh para peserta diklat. 2. Deskripsi RA Penyebarluasan Pengetahuan dan Skill adalah suatu rencana kegiatan untuk mengoptimalkan pemanfaatan pengetahuan dan skill yang didapat dari suatu pelatihan. RA dibuat oleh para pegawai Ditjen Perbendaharaan yang telah selesai mengikuti sebuah pelatihan (untuk selanjutnya disebut Pembuat RA. Setelah mengisikan form RA, dalam jangka waktu 3 (bulan) peserta diharuskan membuat laporan atas pelaksanaan rencana yang dibuat dalam RA. 3. Jangka Waktu Penyelesaian dan Pengiriman RA Pembuat RA memiliki jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari untuk mengisi form aplikasi RA dan mengirimkannya kepada Bagian Pengembangan Ditjen Perbendaharaan d.a. Gedung Perbendaharaan I, Jl. Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta, dan pengimplementasian RA dilakukan paling lambat 3 (tiga) bulan setelah menyelesaikan diklat yang bersangkutan. 4. Jangka Waktu Penyelesaian dan Pengiriman Laporan Pelaksanaan RA Dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) bulan sesudah diklat, peserta membuat laporan tertulis atas pelaksanaan RA. Laporan mencantumkan pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan dalam form RA. Laporan ditandatangani oleh peserta dan diketahui oleh atasan langsung. Laporan dapat diserahkan ke Bagian pengembangan Pegawai melalui pos, atau dapat difaks ke nomor 021-3846322 dan email ke pengembpegdjpbn@yahoo.com. B. Pengisian dan Pengimplementasian RA 1. Pengisian tabel SMART kriteria SMART adalah salah satu alat ukur penilaian sebuah perencanaan dan prorgam kerja yang banyak digunakan oleh praktisi manajemen. Berikut ini adalah panduan dalam pengisian tabel dimaksud:

SPECIFIC MEASURABL
E

Penyebarluasan pengetahuan dan skill bias dilakukan dengan cukup beragam, bisa berupa in class seminar, traning, diskusi, karya tulis dan lain-lain. Sehubungan dengan kriteria smart, Pembuat RA harus dapat memberikan gambaran secara spesifik tentang kegiatan/aktivitas apa yang akan dilakukan. Pembuat Rencana Aksi harus dapat memberikan indikator-indikator keberhasilan (yang dapat dikur) dari kegiatan/aktivitas yang akan dilakukan. Bagi Pembuat RA yang memilih untuk melakukan metode penyampaian materi dalam kelas, salah satu contoh indikator yang dapat digunakan adalah jumlah peserta dan tingkat penyerapan materi oleh peserta. Pembuat RA harus dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat membuat implementasi RA berhasil mencapai indikator-indikator keberhasilan. Dana/finansial dan dukungan atasan adalah contoh faktor yang akan berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi RA Pembuat RA harus mampu mengidnetifikasi keterkaitan antara kegiatan/aktivitas yang akan dilakukan dengan kepentingan organisasi dan pekerjaan. Kriteria ini memberikan acuan kepada Pembuat RA agar memilki time frame dalam rangka pengimplementasian RA. Pembuat RA juga harus mampu memberikan argumen atas pemilihan waktu tersebut.
96646193.doc

ACHIEVABLE RELEVANT TIMELY

2.

Pengisian tabel time schedule

Setelah selesai mengikuti diklat, Pembuat RA memiliki jangka waktu selama 4 (empat) bulan untuk membuat dan mengimplementasikan RA. Pengisian tabel time schedule di bawah ini untuk mempermudah pengimplementasian RA. Aktivitas yang tercantum di dalam tabel disusun secara kronologis. Pengisian tabel time schedule dilakukan dengan mengisi kolom aktivitas dan mengarsir kolom bulan sebagai panduan pelaksanaan tiap-tiap aktivitas yang akan dilaksanakan. Berikut ini adalah panduan pengisian tabel time schedule kolom aktivitas. Aktivitas Pembuatan Proposal Pengimplementasian Rencana Aksi Panduan RA yang sudah dibuat harus ditindaklanjuti dengan pembuatan Proposal Pengimplementasian yang dimaksudkan untuk memberi panduan operasional dalam melakukan implementasi RA. Selain itu, proposal tersebut juga dapat digunakan untuk memberikan penjelasan naratif kepada atasan langsung tentang kegiatan/aktivitas yang akan dilakukan dalam rangka implmentasi RA. Sub-sub aktivitas 1.1., 1.2. dst dapat diisi dengan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pembuatan proposal, spsertipengonsepan atau pengetikan proposal. Persetujuan atasan dibutuhkan tidak hanya terhadap detil kegiatan/ aktivitas yang akan dilaksanakan, tetapi juga kesedian atasan langsung untuk melakukan supervisi atas implementasi RA. Sub-sub aktivitas dapat diisi dengan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan persetujuan, contohnya pembicaraan pendahuluan tentang draft Implementasi RA Dalam kaitannya dengan pengintegrasian implemntasi RA dengan program pengembangan di tingkat kantor/kanwil/direktorat, RA perlu juga mendapat persetujuan dari kepala kantor/kepala kanwil/direktur. Persiapan diperlukan agar implementasi RA dapat dilakukan dengan optimal. Contoh kegiatan yang bisa digolongkan pada aktivitas ini adalah pembuatan dan pengiriman surat undangan untuk implementasi RA yang membutuhkan kehadiran orang lain. Bisa jadi seorang Pembuat RA merencanakan untuk membuat lebih dari satu kegiatan implementasi sehingga sub-sub aktivitas bisa diisi dengan kegiatan-kegiatan penyebarluasan yang akan dilakukan. Pengisian yang sama juga dapat digunakan untuk memberikan penjelasan yang lebih rinci tentang aktivitas implementasi. Finalisasi dan evaluasi adalah tahap akhir dari pengimplementasian RA. Tahapan ini dibuat sebagai alat ukur sejauh mana keberhasilan implementasi RA yang telah dilaksanakan melalui pencapaian indikatorindikator keberhasilan.

Persetujuan Atasan Langsung

Persiapan Implementasi Implementasi

Finalisasi dan Evaluasi

3.

Pengisian pernyataan penutup Untuk meningkatkan efektivitas, sebagai bagian dari kesungguhan Pembuat RA dan supervisi dalam implementasi RA, RA yang telah dibuat perlu ditandatangani oleh Pembuat RA dan diketahui atasan langsung Pembuat RA. C. Lain-Lain Form aplikasi, pedoman www.perbendaharaan.go.id. dan contoh pengisian RA dapat di-download melalui

D. Penutup Sebagai evaluasi pengimplementasian masing-masing RA, setelah jangka waktu pengimplementasian RA, akan didistribusikan survei yang menginventarisasi aspek-aspek kritis dalam pengimplementasian RA kepada Pembuat RA.

96646193.doc

Bagian II: Contoh Pengisian Rencana Aksi (RA)

96646193.doc

Rencana Aksi Penyebarluasan Pengetahuan dan Skill Hasil Bimtek Hukum Acara dan Dasar-Dasar Mediasi
Nama Peserta Diklat : XXX Unit Organisasi : Kanwil YYY Atasan Langsung : Bapak ZZZ 1. Isilah tabel SMART kriteria di bawah ini. Jika ruang yang tersedia tidak mencukupi, dapat menambahkan rincian pada lembar kosong di balik halaman ini
Secara spesifik, jelaskan kegiatan yang akan dilakukan dalam Rencana Aksi Saya berencana untuk melakukan diseminasi pengetahuan yang saya dapat dari Bimtek melalui pelaksanaan GKM yang melibatkan pejabat eselon III dan IV dilingkungan unit kerja saya, dengan langkah-langkah: 1. Mempersiapkan materi yang akan dipresentasikan 2. Mengajukan usulan kepada atasan langsung dan mendapatkan persetujuan 3. Mempersiapkan waktu dan tempat serta peralatan yang dibutuhkan 4. Melaksanakan kegiatan 5. Membuat evaluasi atas pelaksanaan kegiatan 6. Melaporkan hasil kepada Bagian Pengembangan Pegawai Sebutkan indikator-indikator keberhasilan Rencana Aksi yang dibuat! (contoh: jumlah peserta)
MEASURABLE Rencana Aksi harus dapat terukur

SPECIFIC Rencana Aksi harus spesifik

Kegiatan ini akan diikuti oleh 15 orang pejabata eselon IV dan 4 orang pejabat eselon III. Rencana ini dianggap berhasil jika: 1. Kehadiran jumlah peserta mencapai 70% dari yang direncanakan. 2. Peserta dapat memahami materi Sebutkan faktor-faktor yang dapat membuat pelaksanaan Rencana Aksi berhasil! 1. Kegiatan dilaksanakan di sore hari sehingga tidak mengganggu kinerja unit 2. Tempat pelaksanaan di ruang rapata dan perlengkapan memadai 3. Rekan-rekan kerja satu unit mempunyai semangat belajar yang tinggi

ACHIEVABLE Rencana Aksi harus realistis dalam pencapaian (dapat tercapai target)

Bagaimana keterkaitan antara Rencana Aksi dengan a. Organisasi b. Pekerjaan

RELEVANT Rencana Aksi harus memiliki relevansi

Rencana aksi ini akan menguntungkan organisasi karena meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan pegawai yang dimiliki organisasi Rencana aksi ini juga mempersiapkan staff agar memahami proses hukum acara dan proses mediasi Kapan Rencana Aksi akan diimplementasikan? Apa yang menjadi pertimbangan sehingga memilih waktu pengimplementasian tersebut? Persiapan akan dilaksanakan segera setelah kembali ke unit masing-masing sementara untuk pelaksanaan akan dilakukan pada bulan Januari (setelah tutup tahun anggaran) dimana volume kerja tidak sepadat menjelang akhir tahun. Kegiatan ini akan dilaksanakan dalam waktu 7 hari kerja yaitu 1 jam tiap hari kerja (jam 4 sore s.d jam 5 sore).

TIMELY Rencana Aksi harus dalam jangka waktu yang terencana dan saat yang tepat

96646193.doc

2. Isilah time schedule di bawah ini untuk mempermudah implementasi dari Rencana Aksi. Jika ruang yang tersedia tidak mencukupi, dapat menambahkan rincian pada lembar kosong di balik halaman ini BULAN AKTIVITAS 1. Pembuatan Proposal Pengimplementasian Rencana Aksi 1.1.Mempersiapkan Draft Rencana 1.2.Finalisasi Draft Action Plan 1.3. 2. Persetujuan Atasan Langsung 2.1.Mengajukan usulan kegiatan pada atasan langsung 2.2.Mendapat persetujuan atasan langsung 3. Persiapan Implementasi 3.1.Mensosialisasikan tujuan dari kegiatan ini 3.2.Mempersiapkan materi 3.3.Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan 4. Implementasi 4.1.Pelaksanaan diseminasi 4.2.Tanya jawab setelah menerangkan materi 4.3.Meminta saran dan usulan dari rekan-rekan 5. Finalisasi dan Evaluasi 5.1.Mengevaluasi kekurangan dari acara diseminasi 5.2.membuat laporan kegiatan dan menyampaikan usulan ke Bag Pengembangan Pegawai 3. Pernyataan Penutup Demikian Rencana Aksi ini dibuat dengan penuh kesungguhan. ............................,...............................200.... Pembuat Rencana Aksi Mengetahui , Atasan Langsung I II III IV

____XXX_________________ NIP

_________ZZZ____________ NIP

LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA AKSI

NAMA/NIP UNIT KERJA NAMA ATASAN LANGSUNG BIMTEK

96646193.doc

Demikian laporan ini dibuat dengan penuh kesungguhan. ............................,...............................200.... Pembuat Rencana Aksi Mengetahui , Atasan Langsung

____XXX_________________ NIP

_________ZZZ____________ NIP

96646193.doc