HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO.

BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Petunjuk Pelaksanaan Administrasi, Kearsipan dan Keorganisasian Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia (HIMATEK) Universitas Jenderal Achmad Yani

A. Profil Himpunan Mahasiswa Teknik Kimia UNJANI 2008-2009 Visi Misi : : Ilmiah, Kreatif dan Religius Menjadi sebuah wadah dan fasilitas organisasi Mahasiswa Teknik Kimia yang terdepan dengan mengutamakan kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual guna menghadapi tantangan global.

B. Bagan Struktural HIMATEK 2008-2009 (Lampiran)

C. Mekanisme Organisasi I. Deskripsi Posisi Pengurusan 1. Ketua HIMATEK Wewenang : Pemegang kekuasaann tertinggi dalam struktur HIMATEK serta bertanggung jawab kepada Majelis Perwakilan Angkatan. Tugas : Membuat aturan umum organisasi. Merencanakan program kerja bersama kepala departemen, kepala divisi dan staf departemen beserta staf divisi. Mengatur seluruh kegiatan HIMATEK selama 1 (satu) tahun pengurusan.

2.

Wakil Ketua Wewenang : Pemegang kekuasaan tertinggi HIMATEK yang ditugaskan oleh Ketua Himpunan.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Tugas : Membuat aturan umum organisasi. Merencanakan program kerja bersama kepala departemen, kepala divisi dan staf departemen beserta staf divisi. Mengatur seluruh kegiatan HIMATEK selama 1 (satu) tahun pengurusan.

3.

Sekretaris Umum Wewenang : Mengkoordinasikan seluruh surat masuk dan surat keluar, bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK. Tugas : Mengkoordinasikan dan mendokumentasikan seluruh surat baik surat masuk ataupun surat keluar. Membantu ketua umum dalam mengatur kinerja kabinet. Membuat pengaturan jadwal rapat, baik rapat pengurus, rapat departemen, rapat divisi maupun rapat koordinasi. Membuat dan mendokumentasikan notulensi rapat. Penanggung jawab sekretariat yang dibantu oleh kesekretariatan dalam pengelolaannya. Meminta laporan kepada setiap departemen. Membuat laporan pertanggung jawaban HIMATEK bersama Ketua HIMATEK.

4.

Bendahara Umum Wewenang : Bertanggung Jawab dengan seluruh masalah keuangan HIMATEK dan bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK. Tugas : Mengatur dan mengawasi seluruh arus keuangan HIMATEK.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Mencatat, memeriksa serta mendokumentasikan seluruh traksaksi yang berhubungan dengan keuangan HIMATEK.

Menjalankan fungsi pemasukan dan pengeluaran keuangan HIMATEK. Membuat laporan keuangan keseluruhan HIMATEK yang dicantumkan pada Laporan Pertanggung Jawaban kepengurusan.

5.

Departemen Kaderisasi Wewenang : Bertanggung jawab dalam pembentukan konsep kaderisasi HIMATEK serta bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK. Tugas : Membuat konsep kaderisasi. Membuat kegiatan untuk mengkader aktivis-aktivis HIMATEK. Membuat pelatihan-pelatihan tentang manajerial dan kepemimpinan.

6.

Departemen HUMAS Wewenang : Bertanggung jawab dalam pencarian data atau informasi dan masalah yang terjadi di lingkungan kampus dan lingkungan luar kampus serta bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK. Tugas : Pendokumentasian kegiatan-kegiatan HIMATEK, Pembuatan Buletin, Pengelolaan Mading, Pendokumentasian nomor-nomor relasi penting, Pembuatan blog atau website HIMATEK, Menjaga hubungan baik dengan ormawa lain di dalam maupun di luar kampus.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

7.

Departemen Ekonomi Wewenang : Bertanggung jawab dan berperan dalam penggalangan dana dan bertanggung jawab kepada Ketua HIMATEK. Tugas : Membuat konsep pencarian dana yang efektif. Pengelolaan aktivitas rutin pencarian dana.

8.

Departemen Kerohanian Wewenang : Bertanggung jawab dalam kegiatan kerohanian di lingkungan Teknik Kimia Tugas : Pengelolaan mushola, Mengkonsep kegiatan yang agamais, Mengadakan pengajian rutin.

9.

Departemen Pendidikan

II. Alat Kelengkapan Organisasi

1.

Rapat Pengurus Frekuensi Peserta Penanggung jawab Agenda : : : : 1 kali dalam sebulan seluruh pengurus HIMATEK Ketua HIMATEK sinkronisasi dan sosialisasi program kerja yang akan dilaksanakan serta evaluasi kegiatan-kegiatan.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

2.

Rapat Departemen Frekuensi Peserta Penanggung jawab Agenda : : : : kondisional Kepala departemen dan staf departemen kepala departemen pembahasan program kerja departemen

3.

Rapat Divisi Frekuensi Peserta Penanggung jawab Agenda : : : : kondisional Kepala divisi dan staf divisi kepala divisi pembahasan program kerja divisi

4.

Rapat Koordinasi Frekuensi Peserta Penanggung jawab Agenda : : : : kondisional Ketua pelaksana dan seluruh panitia ketua pelaksana pembahasan kinerja kepanitiaan

III. Petunjuk Pelaksanaan Sistem Administrasi HIMATEK periode 2008-2009

1.

Tujuan Administrasi dan Kearsipan Adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggung jawaban organisasi tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan program organisasi, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban dari organisasi tersebut.

2.

Pejabat yang Berwenang dalam Administrasi dan Kearsipan Pejabat yang berwenang dalam mengatur masalah administrasi dan kearsipan HIMATEK secara umum adalah Sekretaris Umum dan dalam pengarsipannya

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

dibantu oleh sekretaris departemen serta sekretaris departemen lain yang mengurusi masalah administrasi dan kearsipan dimana untuk pelaporan arsip atau dokumen dan departemen tersebut harus ditunjukkan kepada Sekretaris Umum.

3.

Petugas Pejabat Administrasi dan Kearsipan a. Pejabat bertanggung jawab atas arsip yang dibuat dan diterima oleh setiap departemen. b. Setiap dokumen yang dikeluarkan oleh HIMATEK harus sepengatahuan Sekretaris Umum. c. Format dan penomeran yang dibentuk harus mengikuti standar yang telah ditetapkan. d. Segala bentuk keputusan, perintah atau kebijakan harus tercatat pada arsip dokumen terkait yang ditentukan oleh Sekretaris Umum agar dapat ditelusuri dan dikendalikan.

4.

Macam Berkas I. Surat Pemberitahuan a. Ke luar Ditujukan kepada pihak-pihak di luar HIMATEK seperti peserta kegiatan, pengajar, tamu, lembaga-lembaga lain yang berkepentingan dengan HIMATEK. b. Ke dalam Ditujukan kepada elemen intern HIMATEK.

II. Surat Keputusan a. b. c. Surat Keputusan Majelis Perwakilan Mahasiswa Surat Keputusan Ketua Umum Surat Keputusan Sekretaris Umum

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

d. e. f. g.

Surat Keputusan Bendahara Umum Surat Keputusan Bersama (hasil rapat pengurus) Surat Keputusan Departemen Surat Keputusan Divisi.

III. Surat Instruksi a. b. c. d. e. Surat Instruksi Majelis Perwakilan Mahasiswa Surat Instruksi Ketua Umum Surat Instruksi Sekretaris Umum Surat Instruksi Bendahara Umum Surat Instruksi Kepala Departemen

IV. Surat Perjanjian Merupakan surat yang dibuat berdasarkan perjanjian kerja antara HIMATEK dengan pihak yang menjalin kerja sama dengan HIMATEK.

V. a.

Laporan Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus Merupakan surat yang dibuat berdasarkan perjanjian kerja antara HIMATEK dengan pihak yang menjalin kerja sama dengan HIMATEK. b. Laporan Evaluasi Kegiatan Merupakan laporan Pertanggung Jawaban yang menjadi tanggung jawab Kepala Departemen dan Ketua Pelaksana Kegiatan. Laporan disusun setiap akhir semester atau di akhir kegiatan khusus dan ditujukan kepada Ketua Umum dan dilengkapi dengan berkas yang telah dikeluarkan dan diterima untuk selanjutnya diberikan oleh Sekretaris Umum dan diarsipkan oleh Departemen Kesekretariatan.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

c.

Laporan Keuangan Merupakan laporan kondisi keuangan. Untuk Bendahara HIMATEK ditujukan kepada Ketua Umum (Ketum) dan untuk divisi ditujukan kepada Bendahara Umum.

d.

Laporan Rencana Anggaran Keuangan Merupakan laporan rencana anggaran keuangan yang disusun oleh setiap departemen dan selanjutnya disusun oleh Bendahara Umum sebelum pelaksanaan program.

e.

Laporan Kearsipan Merupakan laporan terakhir kondisi kearsipan departemen ditujukan kepada Sekum dan Sekum ditujukan kepada Ketum setelah itu dirsipkan di departemen kesekretariatan, Untuk Penyusunan laporan kearsipan ini minimal 1 (satu) bulan sekali.

VI. Formulir dan Angket a. Formulir Pendaftaran Merupakan formulir yang diisi oleh setiap calon pengurus HIMATEK. b. Formulir Pendaftaran Kegiatan Merupakan formulir wajib yang harus diisi oleh setiap peserta kegiatan HIMATEK. c. Angket Kegiatan Merupakan angket yang disebar dan diisi oleh seluruh peserta, panitia atau pengajar sebagai bahan masukan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang telah berlangsung.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

VII. Pidato Merupakan pendokumentasian pidato dari pejabat kampus, Majelis Perwakilan Mahasiswa, Ketua Umum, Kepala Departemen atau lainnya yang menjadi bahan bagi pengambilan kebijakan.

VIII. Program Kerja Merupakan rencara kegiatan yang disusun oleh Kepala Departemen beserta Stafnya. IX. Surat Masuk Merupakan surat-surat yang berasal dari luar HIMATEK yang ditujukan untuk HIMATEK.

5.

Kualifikasi Berkas a. Rahasia/R Surat/Dokumen yang apabila jatuh kepada yang tidak berhak/ atau diserahkan secara tidak sah langsung tidak langsung akan dapat menurunkan martabat HIMATEK dan kewibawaan HIMATEK atau dapat menimbulkan keresahan di lingkungan HIMATEK. Contoh : Biodata pengurus, Alur Kaderisisi.

b.

Biasa/B Adalah surat yang tidak memuat keterangan yang bersifat rahasia

6.

Berdasarkan Fungsi a. Arsip Dinamis Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam peerencanaan kegiatan organisasi.

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

b.

Arsip Statis Adalah arsip yang dipergunakan secara tidak langsung pada setiap kegiatan organisasi.

7.

Pengelolaan a. Pembuatan, Penyebaran, Pelaporan. Ketua HIMATEK

Sekretaris Umum (pembuatan surat)

Kesekretariatan (pengarsipan : pencatatan nomor, tanggal, tujuan, dsb. Pada kendali arsip)

Sekretaris Departemen

Penyebaran

SURAT MENYURAT I. Surat Masuk 1. Aturan Umum a. Setiap surat masuk harus dilaporkan kepada Sekum dan ditulis pada buku kendali surat oleh departemen kesekretariatan. Sebelum dilakukan pengarsipan, setelah surat masuk dibaca HARAP DIKEMBALIKAN ke folder surat masuk.

10

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

b.

Surat masuk akan diperiksa setiap hari dan diarsipkan. Setelah diarsipakn, bila dibutuhkan , surat akan ditempel pada papan komunikasi pihak tertuju.

2.

Pengarsipan Seluruh surat masuk HARUS dicatat dalam buku kendali surat dengan format sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. No. Urut Tanggal penerimaan No. Surat Nama dan alamat pengirim Perihal Isi singkat Ditujukan kepada Keterangan (misal :butuh balasan segera)

II. Surat Keluar 1. Aturan Umum Seluruh surat keluar harus menggunakan kop surat dan jika perlu menggunakan amplop surat yang telah ditentukan. Bila keadaan memaksa, dimana amplop dan kertas berkop habis, maka surat keluar harus menggunkan kertas dan amplop yang pada bagian atasnya ditulis sebagai berikut : HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Dan di bagian bawah ditulis alamat sekretaris HIMATEK, jika dibutuhkan untuk kepanitiaan dapat menggunakan amplop dan kertas berkop kepanitiaan, yang telah disetujui oleh Ketua Umum dan tetap menggunakan alamat sekretaris HIMATEK.

2.

Pembuatan Surat Dalam pembuatan surat yang harus diperhatikan, antara lain :

11

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

a.

Pengkonsepan awal, yaitu pengkonsepan secara jelas mengenai jenis surat, dan isi surat sehingga surat benar sesuai dengan standar.

b.

Pengetikan surat harus sesuai dengan perencanaan yang matang, sehingga surat menjadi efektif dan efisien.

III. Pengkodean dan Penomeran Surat Majelis Perwakilan Mahasiswa, Ketua Umum, Departemen mempunyai kode tertentu dalam penulisan kode jenis surat, sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. i. Surat Keputusan Surat Undangan Surat Permohonan Surat Pemberitahuan Surat Perintah Surat Peringatan Surat Perjanjian Surat Rekomendasi Surat Keterangan : : : : : : : : : SKep SU SPerm SPemb SP SPer SPj SRek SKet

Untuk surat yang dikeluarkan oleh sebuah kepanitiaan, maka setelah kode departemen ditambahkan inisial kepanitiaan. Contoh : 012/DK/SU/HIMATEK/ext/VIII/2006 Artinya adalah surat undangan ke-dua belas yang dikeluarkan Departemen Kaderisasi pada bulan Agustus 2006 dan ditujukan keluar HIMATEK. Sebuah kepanitiaan jika menggunakan kop surat tersendiri, maka nomor surat yang dikeluarkan dimulai dari satu. Namun jika menggunakan kop surat HIMATEK, maka mengikuti urutan nomor surat yang telah dikeluarkan oleh departemen terkait. Untuk surat yang dikeluarkan atas nama HIMATEK (Surat Rekomendasi, Surat Keterangan , dll). Maka pengkodean sebagai berikut :

12

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Contoh : 003/HIMATEK/SKep/int/VIII/2006 Artinya : surat keputusan nomor urut 3 (tiga) yang dikeluarkan oleh HIMATEK pada bulan Agustus 2006.

PENGETIKAN SURAT I. Format Surat Untuk menyeragamkan format surat digunakan bentuk justified dengan jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.

II. Bagian Surat a. Kop Surat Menggunakan kop surat yang telah ditentukan.

b.

Tanggal Surat Tanggal ditulis di sebelah kanan bawah tepat di atas jabatan orang yang mengeluarkan surat tersebut disertai dengan tempat pembuatan surat (Cimahi). Untuk bulan dan tahun ditulis jelas tanpa singkatan.

c.

Nomor, Lampiran dan Hal Surat Kata nomor dan lampiran ditulis dengan singkatan, yaitu : No, Lamp, Penomoran dilakukan sesuai dengan ketentuan sebelumnya. Lampiran dituliskan jika memang ada lampiran. Hal merupakan garis besar isi surat. Contoh : No. Lamp Hal : : : 001/SU/HIMATEK/int/2007 1 (satu) buah proposal Undangan untuk menghadiri Rapat Pengurus

d.

Alamat Surat

13

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Alamat luar (amplop), harus lengkap dan mendetail dari pada alamat dalam. Alamart dalam dapat langsung mengacu pada tujuan surat (nama dan alamat).

e.

Isi Surat a. Surat dimulai dengan hormat, paragraph pembuka berisi dasar deksripsi singkat tentang latar-belakang penulisan surat. b. c. Isi surat sesungguhnya. Salam penutup (berisi ucapan terima kasih dan permohonan kerjasama).

f.

Kaki Surat a. b. c. d. e. Tempat, tanggal, bulan, tahun pembuatan surat. Nama jabatan penanda tangan. Nama terang tanpa kurung dan dicetak tebal dan bergaris bawah. Di bawah nama diberi nomor induk mahasiswa (NIM). Kapasitas penanda tangan (semakin ke kiri-bawah, maka kapasitasnya semakin tinggi secara hierarki dalam struktur organisasi). f. Pengesahan surat dilakukan dengan membubuhkan cap/stempel di sebelah kiri tanda tangan dengan mengenai sedikit tanda tangan, yaitu pada tanda tangan orang yang mempunyai jabatan yang lebih tinggi. Jika surat tersebut atas nama kepanitiaan, bila perlu, maka cap/stempel kepanitiaan dibubuhkan pada tanda tangan ketua panitia. g. Surat-surat yang dikeluarkan oleh departemen, ditanda tangani oleh Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen (jika ditujukan internal HIMATEK) , atau

ditanda tangani oleh Ketua Departemen dan Ketua Umum (jika ditujukan eksternal HIMATEK), dengan format sebagai berikut :

14

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Internal HIMATEK : Tempat, tanggal, bulan, tahun Kepala (nama departemen) Sekretaris (nama departemen)

Nama NIM :

Nama Koordinator NIM :

Eksternal HIMATEK : Tempat, tanggal, bulan, tahun Ketua HIMATEK KepalaDepartemen (nama departemen)

Nama NIM :

Nama Koordinator NIM :

h.

Surat-surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan di bawah Departemen, ditanda tangani oleh Ketua Panitia dan Sekretaris kegiatan jika hanya untuk internal HIMATEK, dengan format sebagai berikut :

Tempat, tanggal, bulan, tahun Ketua Pelaksana Sekretaris (nama kegiatan)

15

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Nama NIM :

Nama Koordinator NIM :

i.

Jika untuk eksternal (kepada pemateri, para undangan, dll), format pengesahan, sebagai berikut : Tempat, tanggal, bulan, tahun Kepala (nama departemen) Sekretaris (nama departemen)

Nama NIM : Mengetahui, Ketua HIMATEK

Nama Koordinator NIM :

Nama NIM : j. Surat-surat yang dikeluarkan bukan atas departemen, ditanda tangani langsung oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum HIMATEK. k. Jika surat hanya ditanda tangani oleh satu pihak, posisi tanda tangan ada di sebelah kanan.

16

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

PENGGUNAAN SINGKATAN DAN KEWENANGAN PENANDA TANGANAN SURAT I. a.n. (atas nama) Digunakan untuk penanda tanganan surat yang dilakukan oleh seseorang yang kedudukannya satu tingkat di bawah karena yang berwenang tidak ada. II. u.b. (untuk yang bertanda tangan) Digunakan untuk penanda tanganan oleh orang yang diberi kuasa untuk bertanda tangan memberi kuasa lagi pada satu tingkat di bawahnya. III. Tembusan Tembusan dituliskan bila perlu saja, tembusan untuk arsip tidak perlu dituliskan.

RANGKAP SURAT DAN PEMAKAIAN KERTA SERTA AMPLOP I. Rangkap Surat a. Setiap surat harus dibuat minimal 3 (tiga), yang terdiri dari satu rangkap surat asli dan dua rangkap kopian. b. Bila surat dengan tujuan satu, maka surat asli dikirim ke tujuan, satu surat disimpan untuk arsip departemen dan satu surat kopian diserahkan ke Sekretaris Umum pada saat laporan untuk diarsipkan oleh departemen kesekretariatan. c. Bila surat dibuat untuk banyak tujuan, maka surat asli disimpan sebagai arsip departemen dan kopian dikirim ke tujuan dan kepada Sekretaris Umum. II. Pemakaian Kertas dan Amplop a. b. Seluruh surat menggunakan kertas ukuran A4 portrait (210 x 297 mm) Surat yang lebih dari satu halaman, hanya menggunakan kertas surat berkop sebagai halaman pertamannya, selebihnya cukup dengan A4 polos. c. Amplop yang digunakan adalah amplop berkop HIMATEK, amplop ukuran Envelope DL (220 x 210 mm).

17

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

PENGARSIPAN Sebelum dikirim, seluruh surat keluar HARUS dicatat dalam buku kendali surat dengan format, sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. No. Urut Tanggal pengiriman No. surat Nama dan alamat tujuan (jika lebih dari satu, cukup nama dan tempat) Perihal Isi singkat Keterangan Pengarsipan dilakukan dalam bentuk kopian (hardcopy) dan dalam bentuk file (softcopy)

PROGRAM KERJA I. Aturan Umum Standarisasi program kerja ini dibuat untuk membantu departemen dalam menjalankan fungsi dan tugasnya secara rapi dan terencana. Program kerja ini akan menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan departemen. II. Sistematika Penulisan Program kerja disusun dengan sistematika, sebagai berikut : a. Visi dan Misi Departemen Disesuaikan dengan Visi dan Misi Kepengurusan HIMATEK yang bersangkutan dan jobs description masing-masing departemen.

b.

Program Kerja Adalah rencana kerja 1 (satu) tahun kepengurusan, yang meliputi : a. b. c. Nama kegiatan Landasan kegiatan Deskrpsi kegiatan : waktu, tempat, bentuk acara, dll.

18

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

d. e. f. g.

Tujuan dan target. Parameter keberhasilan Penanggung jawab kegiatan Anggaran biaya

PROPOSAL I. Aturan Umum Proposal dibuat oleh masing-masing kepanitiaan dalam rangka pencarian donatur dan sponsor. Penyebaran proposal dan penerimaan donatur dan sponsor harus sepengatahuan Bendahara Umum, untuk memudahkan kontrol keuangan. II. Sistematika Penulisan Pada dasarnya format disesuaikan dengan ebutuhan tiap-tiap panitia. Poin-poin uang harus ada dalam sebuah proposal, antara lain : a. b. c. d. e. f. g. Latar belakang kegiatan Tujuan kegiatan Deskripsi kegiatan (nama, bentuk, tema, waktu, tempat, dll) Susunan kepanitiaan Anggaran biaya Penutup Lembar pengesahan Proposal ditanda tangani oleh : Sekretaris dan Ketua Panitia (dengan cap kepanitiaan), Kepala Departemen (jika di bawah departemen) dan Ketua Umum (dengan stempel HIMATEK). h. Lampiran yang dibutuhkan.

19

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

III. Pengarsipan Proposal minimal dibuat 2 (dua) rangkap, yaitu untuk arsip dan keperluan panitia. Pengarsipan proposal menjadi tanggung jawab panitia yang bersangkutan dan dilaporkan kepada Sekretaris Umum pada saat pembuatan Laporan Pertanggung jawaban.

NOTULENSI (BERITA ACARA RAPAT) 1. Aturan Umum Setiap acara rapat, baik departemen, kepanitiaan, atau lainnya, HARUS ada pelaporannya dalam bentuk notulensi.

2.

Sistematika Penulisan Poin-poin yang harus ada dalam pembuatan notulensi : a. b. c. d. e. f. g. Judul rapat Tempat, tanggal, waktu Peserta Agenda rapat Pembahasan, hasil, kesimpulan Hal-hal yang perlu dicatat Agenda dan jadwal rapat selanjutnya.

LAPORAN I. Laporan bulanan departemen 1. Setiap departemen wajib mambuat laporan bulanan secara tertulis dan diserahkan kepada Sekretaris Umum, kemudian diarsipkan oleh departemen kesekretariatan. 2. Laporan bulanan diketik dengan rapih, dengan sistematika sebagai berikut : a. Pendahuluan, meliputi hal-hal umum yang terjadi selama satu bulan

20

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

b.

Laporan perkembangan departemen, meliputi jadwal selama 1 (satu) bulan kerja dan pelaksanaan program, serta hal-hal lain yang berkaitan. Poin-poin yang harus dilaporkan, antara lain : Landasan kegiatan, target, tujuan Deskripsi kegiatan Parameter kegiatan Pelaksanaan kegiatan Pencapaian target (dari parameter)

c. d.

Evaluasi Rencana kegiatan selajutnnya.

3.

Laporan Akhir Divisi a. Laporan ini dibuat pada akhir masa kepengurusan, sebagai materi utama Laporan Pertanggung Jawaban. Laporan akhir kepanitiaan dimaksudkan sebagai lampiran Laporan Pertanggung Jawaban Kepengurusan. b. Laporan akhir divisi di ketik rapi dengan sistematika sebagai berikut : Pendahuluan Latar belakang, tujuan dan deskripsi kegiatan, parameter keberhasilan. Rencana program kerja Nama, landasan kegiatan, tujuan, deskripsi kegiatan, parameter keberhasilan. Pelaksanaan Kesesuaian dengan rencana, pencapaian target (dari parameter), kendala, dll. Evaluasi Laporan tambahan (rekomendasi, evaluasi koordinasi dengan divisi lain) Saran dan enutup Lampiran

21

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Laporan kepanitiaan di bawah departemen, laporan keuangan, data staf departemen, dokumentasi kegiatan, dll.

4.

Laporan Akhir Kepanitiaan a. Laporan akhir kepanitiaan dibuat oleh panitia yang bersagkutan dan diserahkan kepada Sekretaris Umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan berakhir. b. Laporan akhir kepanitiaan diketik dengan rapi dengan sistematika sebagai berikut : Pendahuluan, meliputi latar belakang dan deskripsi kepanitiaan Rencara kerja dan kesiapan (secara umum setiap seksi) Laporan keuangan Evaluasi Saran dan penutup Lampiran, terdiri dari laporan keuangan (rinci), contoh publikasi, dokumentasi, arsip surat, proposal, bukti-bukti pembayaran, berkas lain (biodata peserta, CV pembicara, dll).

22

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI Sekretariat : Jl. Ters. Jenderal Sudirman PO. BOX 148 Cimahi Telepon : 022-6642064

Yang harus dipersiapkan sekretaris dan Kesekretariatan : a. Buku Kendali Surat Masuk No Tanggal Penerimaan No. Surat Nama dan Alamat Perihal Isi Singkat Ditujukan Ket

b.

Buku Kendali Surat Keluar No Tanggal Penerimaan No. Surat Nama dan Alamat Tujuan Perihal Isi Singkat Ket.

c. d. e.

Berita acar rapat pengurus inti dan divisi Berita acara piket Box file departemen, hardfile surat masuk dan keluar, laporan bulanan departemen dan proposal

f.

Meminta seluruh divisi agar menginventarisir seluruh rapat yang dlilakukan departemen dalam buku berita acara rapat departemen

g. h.

Buku komunikasi Buku databese anggota HIMATEK dan keluarga alumni HIMATEK untuk pengurus buat daftar riwayat hidup yang baru untuk pengurus.

i. j.

Buat kartu anggota untuk pengurus HIMATEK. Pengumpulan dokumentasi baik contact person setiap pengurus dan alumni serta dokumen foto-foto kegiatan dikumpulkan dan disatukan dalam album foto yang baik, jika ada softcopynya dikumpulkan dan dikopi di CD.

23