BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah satuan komponen-komponen yang berinteraksi untuk melaksanakan sesuatu (Steven Alter1999,p37). Sedangkan menurut Raymond McLeod dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu bidang fungsional cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

2.1.1.1 Tahapan Penggunaan Sistem Tahap penggunaan sistem terdiri dari 3 langkah (McLeod1998, pp201-203), yaitu : 1. Menggunakan Sistem Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan. 2. Audit Sistem Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi atau oleh seorang auditor internal. Dalam beberapa kasus, keduanya akan melakukan penelaahan yang terpisah. Hasil audit dilaporkan kepada CIO, komite pengarah SIM, dan pemakai. Proses ini diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

3. Memelihara sistem Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan : Memperbaiki kesalahan; Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki. Menjaga kemutakhiran sistem; Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahanperubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Meningkatkan sistem; Ketika manajer menggunakan sistem, mereka melihat cara-cara melakukan peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.

2.1.2 Pengertian Info rmasi Informasi adalah data yang telah diorganisasikan, jadi data-data tersebut memiliki arti dan nilai kepada penerima. Data diproses oleh program aplikasi yang menggambarkan kegunaan yang lebih spesifik dan nilai tambah yang lebih tinggi daripada hanya sesederhana mendapatkan data kembali dari database. Database terdiri dari data yang disimpan yang diorganisasikan untuk pencarian kembali. Sedangkan data itu sendiri merujuk pada deskripsi dasar dari sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan, dan diserahkan, tetapi tidak diorganisasikan untuk menyampaikan maksud tertentu.

(Boddy,Boonstra and Kennedy2002, p6)

2.1.2.1 Dimensi Informasi Ada empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi kontribusi pada nilai informasi(McLeod1998, p145). Keempat dimensi tersebut adalah :

1. Relevansi Informasi memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subjek lain. 2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian system menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. 3. Ketepatan waktu Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau. 4. Kelengkapan Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi adalah work system yang menggunakan teknologi informasi untuk menangkap, menyampaikan, menyimpan, memperoleh, memanipulasi atau menampilkan informasi, dengan demikian mendukung work system yang lain (Alter1999,p4). Sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan

informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem yang lain, sistem informasi termasuk input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). Sistem informasi memproses masukan dan memproduksi keluaran yang dikirim kepada user atau kepada sistem lain.

Menurut James A. OBrien dalam bukunya yang berjudul Introduction to Information

Systems, sistem Informasi adalah kombinasi terorganisir apa saja dari orang, perangkat
keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, merubah, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi. Orang telah mengandalkan sistem informasi untuk komunikasi satu sama lain dengan menggunakan alat fisik yang beranekaragam, instruksi proses informasi dan prosedur, saluran komunikasi dan data yang tersimpan sejak peradaban. Sistem Informasi sering kali merupakan kombinasi yang terintegrasi dari sistem-sistem bisnis yang cross-functional. Banyak organisasi menggunakan teknologi informasi untuk membangun sistem-sistem perusahaan yang cross-functional supaya terintegrasi dan dapat melewati lingkaran fungsi-fungsi bisnis tradisional (seperti pemasaran dan keuangan), agar dapat mengatur ulang dan memperbaiki proses-proses bisnis yang penting dalam perusahaan. Organisasi-organisasi ini menunjukkan bahwa sistem-sistem perusahaan yang

cross-functional sebagai jalan strategis untuk menggunakan teknologi informasi untuk

membagi sumber-sumber informasi dan memperbaiki efisiensi dan efektifitas proses bisnis. (OBrien2003, p217) Sebagai tambahan, banyak perusahaan telah pindah dari functional mainframe- based

legacy system menjadi aplikasi client/server cross-functional yang terintegrasi. Ini biasanya
sudah termasuk dalam menginstall software Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM) atau Customer Relationship Management (CRM) dari SAP America, Baan, PeopleSoft, Oracle, dan lainnya. Selain memfokuskan kepada kebutuhan proses

informasi dari fungsi-fungsi bisnis, software perusahaan fokus pada pendukung kumpulan yang terintegrasi pada proses-proses bisnis yang termasuk dalam operasi bisnis. Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen menghasilkan produk informasi yang mendukung banyak kebutuhan pengambilan keputusan dari hari ke hari.

Laporan, display, dan tanggapan dihasilkan dengan sistem pendukung manajemen yang menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai (OBrien2002, p204) Menurut James OBrien dalam bukunya yang berjudul Management Information Systems, Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi periodik tentang topik-topik seperti efisiensi, efektivitas, dan produktivitas operasional dengan mengutip informasi dari database perusahaan dan memprosesnya sesuai dengan kebutuhan pengguna. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem informasi pendukung manajemen yang menyediakan berbagai laporan, display, dan respon secara periodik, eksepsi, atau berdasarkan permintaan

2.2 Enterprise Resource Planning 2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah paket software yang terdiri dari beberapa modul untuk menggambarkan arus kerja lingkungan operasional bisnis. ERP adalah juga

transaction processing system (TPSs), tetapi mereka melebihi TPSs tradisional.

TPS

merupakan sistem informasi yang mendukung pemantauan, pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan dan penyebaran transaksi bisnis dasar organisasi. TPS mengumpulkan data secara terus menerus, kebanyakan dari data-data ini disimpan dalam gudang data perusahaan dan dapat diproses. Sistem ERP adalah satuan dari aplikasi bisnis yang terintegrasi atau modul untuk melaksanakan fungsi bisnis yang utama, termasuk pengendali persediaan, akuntansi buku besar, pendapatan, piutang, material requirement planning dan manajemen sumber daya manusia. Menurut Christopher Koch (www.cio.com), ERP mencoba untuk mengintegrasikan semua departemen-departemen dan fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan ke dalam sistem komputer tunggal yang dapat melayani seluruh kebutuhan departemen bersangkutan yang berbeda-beda. ERP adalah salah satu fase dalam meningkatkan integrasi yang tidak

hanya dalam bidang teknologi tetapi juga seluruh konstitusi internal dan eksternal perusahaan (Kalakota2001, p243). Gambar dibawah ini menunjukkan ERP dapat mengintegrasikan seluruh proses kunci bisnis perusahaan ke dalam satu sistem software yang mengijinkan informasi mengalir melalui organisasi (Laudon2003, p60). Sistem ini juga termasuk dengan pelanggan dan vendor. Manufacturing Accounting

Business process Business process Business process Enterprise-wide business processes

Vendors

Customers

Human Resources

Sales & Marketing

Finance

Gambar 2.1 Sistem Enterprise Resource Planning

Ketika customer representative memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem ERP, pihaknya akan menerima semua informasi yang diperlukan untuk memenuhi pesanan (seperti persediaan perusahaan dari modul gudang dan jadwal pengangkutan dari modul logistik). Semua orang dalam departemen-departemen yang berbeda akan melihat informasi yang sama dan dapat memperbaharuinya. Ketika salah satu departemen menyelesaikan pesanan tersebut, secara otomatis informasi tersebut akan dikirim lewat sistem ERP dan melacaknya.

2.2.2 Manfaat ERP bagi Perusahaan ERP memberikan manfaat dengan membangun program software tunggal yang melayani kebutuhan dari bagian keuangan sebaik melayani kebutuhan bagian sumber daya manusia

dan pada bagian persediaan. Setiap departemen-departemen tersebut memiliki sistem komputernya sendiri yang optimis sistemnya dapat menjalankan departemen tersebut. ERP mengkombinasikan semuanya menjadi satu program software terintegrasi yang menjalankan database tunggal supaya departemen-departemen yang bermacam-macam dapat dengan mudah berbagi informasi dan berkomunikasi satu dengan yang lain. Pendekatan integrasi ini dapat menghasilkan keuntungan yang besar jika perusahaan menginstal software dengan benar. Berikut ini ada beberapa alasan yang dikemukakan oleh Christopher Koch (www.cio.com) mengapa perusahaan merelakan membayar jutaan dollar untuk memakai ERP : a. Mengintegrasikan informasi pesanan pelanggan Sistem ERP dapat menjadi tempat dimana pesanan pelanggan akan tetap hidup mulai dari waktu customer service representative menerima pesanan sampai pada waktu pengiriman barang dan bagian keuangan mengirim faktur. b. Standardisasi dan mempercepat proses produksi Perusahaan manufaktur, terutama yang berkeinginan untuk merger dan akuisisi sering menemukan bahwa unit bisnis yang beragam dalam perusahaan menggunakan metode standar untuk mengotomatisasi beberapa langkah dari proses manufaktur.

Menstandarisasi proses-proses tersebut dan menggunakan sistem komputer tunggal dan terintegrasi yang dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya produk. c. Mengurangi persediaan ERP membantu proses manufaktur mengalir lebih lancar, dan memperbaiki proses pemenuhan pesanan dalam perusahaan. Hal tersebut dapat mengurangi persediaan dari barang-barang yang digunakan untuk memproduksi suatu produk (work-in-progress

inventory), dan dapat membantu staff membuat rencana yang lebih baik kepada
pelanggan, mengurangi persediaan barang jadi pada gudang dan tempat pengangkutan.

Untuk benar-benar memperbaiki arus rantai persediaan, perusahaan memerlukan

software supplychain, tetapi ERP dapat membantu juga.

d. Standardisasi informasi sumber daya manusia Khususnya untuk perusahaan dengan unit bisnis beragam, sumber daya manusia mungkin tidak mempunyai metode sederhana untuk melacak waktu karyawan dan berkomunikasi dengan mereka mengenai keuntungan dan layanan. ERP dapat

memperbaiki hal tersebut.

ERP merupakan harapan terbaik untuk memperbaiki cara perusahaan menerima pesanan pelanggan dan memprosesnya ke dalam faktur dan pendapatan yang disebut proses pemenuhan pesanan. Itulah mengapa ERP sering diidentikkan sebagai software back-office. ERP tidak memegang proses penjualan up-front; ERP menangani pesanan pelanggan dan menyediakan software untuk mengotomatisasi langkah-langkah yang harus ditempuh untuk memenuhi pesanan tersebut. Berdasarkan pendapat Ravi Kalakota (2001, p251) perusahaan memilih solusi ERP karena beberapa kebutuhan di bawah ini : a. Kebutuhan untuk menciptakan kerangka kerja aplikasi untuk memperbaiki pemrosesan pesanan. Kebanyakan perusahaan yang mengabaikan sistem back-

office mereka selama bertahun-tahun mencari solusi yang akan menjaga mereka
dari kecerobohan mereka sendiri. b. Kebutuhan untuk mengkonsolidasi dan untuk menyatukan fungsi-fungsi bisnis yang relevan. c. Kebutuhan untuk mengintegrasikan jarak yang lebar dari teknologi-teknologi yang terpisah-pisah, sepanjang proses bisnis yang mereka dukung, ke dalam proses umum dan platform teknologi umum. d. Kebutuhan untuk menciptakan fondasi teknologi baru untuk mendukung aplikasi

e-commerce generasi selanjutnya.

2.2.3 Implementasi ERP pada Perusahaan Implementasi teknologi informasi adalah bagian dari proses perancangan sistem dan adalah komponen dari perubahan. Perusahaan mengembangkan sistem informasi yang baru untuk merubah prosedur proses informasi yang ada dan sering kali untuk mengubah organisasi itu sendiri. Implementasi merujuk pada rancangan strategi kelompok dan tindakan untuk melihat bahwa sistem itu sukses dan memberikan kontribusi kepada organisasi (Lucas 2000, p520). Definisi ini menekankan pada sifat jangka panjang implementasi yang merupakan bagian dari proses yang mulai dengan ide pertama untuk sistem dan perubahan yang akan terjadi. Perusahaan berharap dengan implementasi teknologi informasi baru akan mengubah aktivitas karyawan dalam mengakses informasi. Implementasi menjadi lebih penting dan sulit sebab desain sistem menjadi lebih radikal. Jika perusahaan melakukan proyek perubahan, ia harus membuat perubahan pada tugas-tugas untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas dalam organisasi. Efektivitas kerja adalah ukuran dari output tugas atau pencapaian tujuan. Sedangkan efisiensi kerja adalah ukuran dari biaya sumber daya yang dihubungkan dengan pencapaian tujuan, yang berarti hasil dari output dibandingkan dengan input yang dikonsumsi (Schermerhorn 1994, p17). Menurut Daniel Amor (2002, p125) pada saat menyeleksi piranti lunak ERP untuk perusahaan, ada hal-hal yang harus diperhatikan seperti : a. Proses bisnis; piranti lunak harus mendukung semua proses bisnis untuk perusahaan. b. Integrasi komponen; piranti lunak mempunyai integrasi tingkat yang tinggi antara komponen yang beragam. c. Fleksibilitas; sistem ERP harus dapat disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan. d. Sambungan internet; komponen harus dapat mengintegrasikan sistem ERP dengan bisnis

online, dan dapat membuat lebih aman dan dapat dikerjakan.

e. Situs-situs pendukung; fasilitas-fasilitas perencanaan dan kontrol global dan lokal yang butuh didukung. f. Implementasi yang cepat; periode implementasi yang pendek akan mengurangi waktu untuk mencapai ROI. g. Mempermudah user; Sistem ERP harus dapat digunakan dan dapat diatur oleh orangorang non-teknik.

Apabila perusahaan memutuskan untuk membeli sistem ERP, perusahaan perlu mengubah prosesnya agar sesuai dengan paket software. Perusahaan harus beradaptasi dengan software ERP, bukan sebaliknya. Untuk perusahaan yang besar dan multidivisional, mengimplementasikan sistem ERP sangat kompleks, pekerjaan yang menantang yang membutuhkan perhatian yang penuh untuk internal dan orang manajerial dan konsultan eksternal. Potensi dari sistem ERP, dalam hal informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan dan perencanaan yang operasional dan strategis dan efisiensi, profitabilitas dan pengembangan yang besar, membuat usaha dan biaya menjadi lebih bermakna. Menurut pendapat Jim Prevo, CIO dari Green Mountain Coffee (Kalakota 2001, p251) mengimplementasikan ERP sama seperti perusahaan yang melakukan transplantasi otak, resikonya sudah pasti kehancuran bisnis bila perusahaan tidak melakukan implementasi dengan benar. Pertama-tama perusahaan harus dapat melihat apakah aplikasi ERP cocok dengan persyaratan bisnis organisasi mereka. Perusahaan harus mampu menemukan kecocokan antara aplikasi ERP dan kebutuhan bisnis mereka yang meningkat. Masalahnya bukan pada konsep ERP tetapi pada permintaan manajemen akan penyesuaian yang cepat. ERP tidak dapat memecahkan masalah ini dan perusahaan yang tidak menyadari hal ini akan gagal dalam mengimplementasikan ERP. Perusahaan harus menyadari keterbatasan ERP, yang disisi lain memberikan keuntungan operasional yang signifikan.

Meskipun sistem ERP mahal, kenyataannya

bahwa

dengan

sistem

ERP dapat

mengintegrasikan banyak aplikasi-aplikasi kedalam satu sistem itulah yang

membuat ERP

diinginkan oleh banyak bisnis. Hal tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini (Nickerson2001, p329).

Manufacturing : - Inventory control - Purchasing - Production scheduling - Material requirement planning

Marketing : - Order entry - Billing - Sales analysis

Accounting - Account receivable - Accounts payable - General ledger - Fixed asset accounting - Budgeting

Human Resource Management : - Payroll - Benefits administration

Gambar 2.2 Aplikasi Enterprise Resource Planning

2.3

Kepuasan

2.3.1 Pengertian Kepuasan Pada umumnya, kepuasan adalah perasaan seseorang atas kesukaan atau kekecewaan yang merupakan hasil dari membandingkan kinerja yang dihasilkan suatu produk (atau

outcome) dalam hubungannya dengan pengharapan seseorang tersebut. Bila kinerja berada
di bawah harapan, konsumen tidak merasa puas. Bila kinerja cocok dengan harapannya, konsumen akan puas. Dan jika kinerja melampaui harapan, konsumen akan merasa sangat puas atau senang. (Kotler2003, p61) Dalam hal produk tersebut adalah suatu sistem, maka kepuasan yang akan diukur adalah kepuasan si pemakai terhadap sistem yang digunakannya. Pemakai yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut sering juga disebut sebagai user. Menurut Sarah E. Hutchinson dan Stacey C. Sawyer dalam buku berjudul Computers,

Communicationsand Information a Users Introductio , user adalah seseorang tanpa banyak n

pengetahuan teknis tentang komputer tetapi menggunakan atau ingin menggunakan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas, memperluas pembelajaran dan produktivitas, atau bersenang- senang. Menurut OBrien dalam bukunya yang berjudul Introduction to Information System,

Essentials For The E-Business Enterprise, user adalah seseorang yang menggunakan sistem
informasi atau informasi yang dihasilkannya. Kepuasan user dapat diartikan sebagai suatu kesenangan user terhadap suatu produk karena adanya kesesuaian antara kebutuhan user atau harapan user terhadap produk dengan kinerja atau kualitas produk itu. Jika suatu sistem yang dihasilkan dapat memenuhi harapan user, maka user sudah tentu akan merasa puas dengan sistem tersebut. Hal ini disebabkan karena sistem tersebut membuat kegiatan yang dilakukan oleh user menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam perancangan suatu sistem, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan. Salah satu faktor terpenting yang harus diperhatikan adalah adanya kesesuaian antara kebutuhan

user dengan kinerja dari sistem tersebut. Kinerja suatu produk menunjukkan kemampuan
kerja dari produk tersebut atau apa yang bisa dicapai oleh produk tersebut atau keluaran yang dihasilkannya (Wilton1994, p2). Jika faktor diatas telah terpenuhi, maka dapat dikatakan bahwa sistem tersebut merupakan suatu sistem yang baik. Tingkat kesesuaian antara kebutuhan user dengan kinerja dari sistem, dapat dilihat dari tingkat kepuasan user terhadap kinerja sistem tersebut. Kepuasan merupakan hal yang individual. Tingkat kepuasan dapat berbeda-beda bagi setiap individu. Semakin banyak kesesuaian antara apa yang diharapkan individu dengan kenyataan yang ia terima, maka akan semakin tinggi kepuasan yang dirasakannya, dan demikian pula sebaliknya, semakin sedikit yang sesuai maka akan semakin rendah pula tingkat kepuasannya.

2.3.2 Pelatihan user Apabila perusahaan ingin implementasi suatu sistem berhasil, harus juga didukung oleh para karyawan yang akan terlibat didalamnya. Dalam masa adopsi sistem tersebut, penyesuaian akan berdampak pada budaya perusahaan, struktur organisasi dan tentu saja para karyawan. Salah satu tahap dari penyesuaian dengan teknologi informasi yang baru saja diterapkan dalam perusahaan adalah pelatihan. Para karyawan mungkin memerlukan kemampuan lebih dan tingkat keahlian yang lebih tinggi. Pelatihan langsung berkaitan dengan performansi kerja, karena para karyawan akan menjadi lebih terampil dan lebih produktif. Pelatihan sering dianggap sebagai aktivitas yang paling dapat dilihat dan paling umum dari semua aktivitas kepegawaian. Untuk menjadi

user

yang

handal

dibutuhkan

kompetensi

komputer,

yaitu

mengaplikasikan keahlian karyawan dengan komputer untuk memenuhi kebutuhan informasi dan memperbaiki produktivitasnya. Kompetensi komputer juga berarti mampu mentransfer keahlian dasar kedalam sistem baru dan software baru.

Selain itu juga perlu mengerti informasi (information literacy) yang meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari proses pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana berbagi informasi dengan orang lain.

(McLeod1998, p11) Tujuan dari pelatihan user adalah untuk mengajar user bagaimana mengoperasikan, merawat, dan melayani sistem baru. Perencanaan pelatihan mengindentifikasikan kebutuhan material-material, karyawan yang hendak dilatih, dan teknik pengajaran yang diperlukan. Pelatihan harus menunjukkan bagaimana sistem cocok kedalam sistem informasi keseluruhan organisasi. Semua user yang akan terpengaruh oleh sistem harus dilibatkan ke dalam program pelatihan, yang seharusnya membutuhkan perhatian dan tidak hanya menunjukkan kepada user bagaimana sistem bekerja tetapi juga bagaimana kontribusi sistem itu untuk organisasi. (Olson2000, p223)

2.3.3 Mengukur Kepuasan Data kepuasan user atas kinerja sistem informasi dapat dikumpulkan dalam survei user menggunakan kuesioner dan wawancara. Masalahnya adalah merancang pertanyaanpertanyaan yang relevan dan merangkainya sehingga mereka tidak salah pengertian. Adapun variabel-variabel pertanyaan dapat meliputi sebagai berikut : Ketepatan waktu dalam operasi dan pelaporan Validitas dan kelengkapan laporan Hasil dari tingkat operasi yang dapat diterima yang telah ditentukan sebelumnya Frekuensi error Waktu respon untuk memenuhi permintaan user Perlindungan kerahasiaan Keamanan data dan sistem Pencapaian tujuan jangka panjang Tingkat adaptasi

Ketersediaan pelatihan dan efektivitas Kualitas output dan layanan Komunikasi dengan personal IT

Daftar ini merupakan pernyataan dari kriteria efektivitas dan efisiensi (Hussain2000, p195) Sedangkan variabel-variabel yang mencakup kualitas informasi yang dibutuhkan dilihat dari tiga dimensi (OBrien2002, p16), yaitu : 1. Dimensi Waktu o Tepat waktu dibutuhkan o

(timeliness) : Informasi harus dapat disediakan pada saat

Up to Date (currency) : Informasi harus dapat diperbaharui kapan saja

dibutuhkan

Frekuensi (frequency) : Informasi harus dapat disediakan sesering yang dibutuhkan

Periode waktu (time period) : Informasi yang disediakan dapat dari waktu lampau, sekarang, dan masa mendatang.

2. Dimensi Isi o o Keakuratan (accurac : Informasi seharusnya bebas dari error y) Relevansi (relevancy) : Informasi seharusnya dihubungkan dengan kebutuhan masing-masing pemakai untuk situasi tertentu o Kelengkapan (completeness) : Semua informasi yang dibutuhkan seharusnya tersedia o o Ringkas (conciseness): Hanya informasi yang dibutuhkan saja yang disajikan Lingkup (scope) : Informasi dapat mempunyai ruang lingkup luas atau terbatas, atau fokus internal atau eksternal o Kinerja (performance): Informasi dapat menunjukkan kinerja dengan mengukur aktivitas yang diselesaikan, kecepatan pembuatan, atau jumlah sumber daya.

3. Dimensi Bentuk o Kejelasan (clarity) : Informasi seharusnya disediakan dalam bentuk yang mudah dimengerti o Detail (detail) : Informasi seharusnya disajikan dalam bentuk lengkap atau rangkuman o o Jenis (order) : Informasi seharusnya diatur dalam baris yang ditentukan Presentasi (presentation) : Informasi disajikan dalam bentuk narasi, nomor, grafik, atau bentuk lain o Media (media) : Informasi dapat disediakan dalam bentuk tercetak di kertas dokumen, tampilan video atau media lain Untuk menilai kepuasan user beberapa variabel-variabel diatas dikelompokkan ke dalam lima pokok parameter. Variabel-variabel yang dipilih dianggap dapat menunjukkan keuntungan- keuntungan yang didapat dari ERP. Adapun pengelompokkan lima parameter tersebut beserta variabel-variabel yang telah dipilih didalamnya adalah sebagai berikut : 1. Performance (kinerja), suatu ukuran seberapa baik suatu sistem informasi dapat membantu pekerjaan dan tingkat kesulitan dalam mempelajari sistem tersebut secara efisien. Variabel-variabel didalamnya adalah frekuensi error, waktu respon, kehandalan sistem, tujuan jangka panjang atau jangka pendek, ketersediaan pelatihan, kegunaan pelatihan dan user friendly. 2. Communication (komunikasi), suatu ukuran mengenai kelancaran dan kemudahan perolehan informasi serta manfaat dari informasi tersebut. Variabel-variabel didalamnya adalah arus informasi, kemampuan memperoleh informasi, prosedur sistem dan pengambilan keputusan. 3. Quality of Information (kualitas informasi), suatu ukuran mengenai kualitas informasi yang disajikan, apakah sudah tepat, jelas dan lengkap, namun tidak memberikan informasi yang berlebihan (information overloaded). Variabel-variabel didalamnya adalah kelengkapan informasi, ketepatan informasi, kejelasan informasi dan kegunaan informasi.

4.

Timeliness (ketepatan waktu), suatu ukuran ketepatan waktu penyajian informasi yang up-todate. Variabel-variabel didalamnya adalah kecepatan sistem dan informasi yang up to date.

5. Overall Service Quality (kualitas pelayanan secara keseluruhan), suatu ukuran kualitas pelayanan secara keseluruhan yang diterima selama ini dari karyawan, sistem dan pusat informasi. Variabel-variabel didalamnya adalah standar sistem, perlindungan kerahasiaan data user, sistem pengamanan dan perubahan sistem kerja.

Selain itu, karena subjek yang diukur adalah karyawan, kita perlu memperhatikan faktorfaktor yang mungkin dapat mempengaruhi jawaban kepuasan responden (user), seperti

jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan dan lama bekerja masing-masing responden. Maka pada setiap kuesioner, peneliti memasukkan faktor-faktor tersebut untuk

mengidentifikasi identitas karyawan. Kemudian peneliti akan menghubungkannya dengan jawaban kepuasan responden tersebut. Dengan demikian, akan terlihat apakah ada hubungan antara identitas tersebut dengan jawaban tingkat kepuasan yang diberikan user.

2.4 Kerangka Pemikiran Teoritis

Operation and Maintenance Stream

Materia l Stream

Implementasi MIMS

Kepuasan

user

Financ e Stream

Human Resource Stream

Gambar 2.3 Kerangka Pemikiran Teoritis

Perusahaan memiliki beberapa departemen yang disebut stream untuk mendukung jalannya kegiatan bisnis. Sebelum mengimplementasikan ERP, perusahaan memiliki sistem yang dirancang oleh perusahaan untuk masing-masing stream supaya dapat menjalankan fungsinya masing-masing. Akan tetapi karena sistem antar stream tersebut belum terintegrasi, sehingga banyak pekerjaan yang masih dilakukan secara manual dan tidak berjalan secara efektif dan efisien. Karena itu, perusahaan memilih salah satu software ERP, yaitu MIMS yang dianggap paling mampu mengakomodasi proses bisnis perusahaan. ERP menjadi salah satu tools bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Masingmasing stream terintegrasi dengan MIMS, sehingga diharapkan kinerja antar stream dapat lebih baik. Salah satu faktor pendukung produktivitas karyawan adalah kepuasan karyawan. Kepuasan dapat membawa dampak pada produktivitas kerja, dalam arti perasaan positif mengenai pekerjaan biasanya akan membawa pada kualitas kerja yang lebih baik. Maka peneliti mengukur tingkat kepuasan user terhadap aplikasi MIMS tersebut.

Enterprise Resource Planning

Identifikasi masalah : 1. Bagaimana implementasi MIMS dapat membantu kerja masing-masing stream ? 2. Bagaimana kepuasan user terhadap sistem MIMS yang telah diimplementasikan?

Teknik Pengumpulan Data

Kepustakaan Mengumpulkan teori- teori yang berhubungan dengan topik

Observasi Mengamati dan mencatat kerja karyawan memakai MIMS

Wawancara Tanya jawab dengan karyawan dan pihak yang berhubungan dengan sistem MIMS

Kuesioner Membagi kuesioner kepada user tiap stream yang terhubung dengan MIMS

Analisis Data 1. Analisis Kualitatif 2. Analisis Kuantitatif

Output Kesimpulan Saran

Memberikan informasi kepada Antam mengenai hasil penelitian menyangkut implementasi MIMS pada masing-masing stream di unit Pongkor Gambar 2.4 Kerangka Penelitian

2.5 Metodologi Penelitian 2.5.1 Jenis dan Metode Penelitian Dalam penelitian ini digunakan metode deskriptif. Metode ini bertujuan untuk menggambarkan sesuatu yang sedang berlangsung pada saat riset dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Riset dengan metode deskriptif terdiri dari beberapa pendekatan dimana salah satunya adalah pendekatan studi kasus. Pendekatan ini dilakukan dengan penelitian yang rinci mengenai suatu obyek tertentu selama kurun waktu tertentu, dengan sikap mendalam dan menyeluruh termasuk lingkungan dan kondisi pada masa lalunya serta selanjutnya berusaha menemukan hubungan antara faktor-faktor tersebut antara yang satu dengan yang lain.

2.5.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam rangka untuk mendapatkan dan mengumpulkan data yang diperlukan, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Riset Kepustakaan (Library Research) Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan membaca dan mempelajari buku, majalah-majalah, serta karangan-karangan ilmiah lainnya untuk mendapatkan data ilmiah yang berhubungan dengan penyusunan skripsi ini. Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data sekunder. Adapun data-data dan informasi diperoleh dari : a. Buku-buku wajib yang ada hubungannya dengan topik yang dibahas dalam skripsi ini b. Artikel-artikel yang didapatkan oleh peneliti dari internet 2. Riset Lapangan (Field Research) Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara meneliti secara langsung pada PT. Aneka Tambang, Tbk dengan cara memberikan kuesioner kepada para user

streamstream yang terkait dan melakukan wawancara dengan beberapa pihak yang

terkait dengan sistem ERP untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyajian laporan yang dihasilkan. Beberapa sarana yang digunakan dalam melakukan penelitian ini : a. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung terhadap keadaan dan kegiatan di PT. Aneka Tambang, Tbk. b. Wawancara Mengadakan tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan berkepentingan dengan topik yang dibahas dalam skripsi ini. c. Kuesioner Melakukan pengumpulan tanggapan dari para tenaga kerja dengan cara membagikan lembaran pertanyaan yang perlu dijawab untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.

2.5.3 Definisi Operasional dan Ins trumen Pengukuran Definisi operasional dari ERP adalah satuan dari aplikasi bisnis yang terintegrasi atau modul untuk mengintegrasikan semua departemen-departemen dan fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan ke dalam sistem komputer tunggal yang dapat melayani seluruh kebutuhan departemen bersangkutan yang berbeda-beda. ERP dapat mengintegrasikan seluruh proses kunci bisnis perusahaan ke dalam satu sistem software yang mengijinkan informasi mengalir melalui organisasi. Definisi operasional dari kepuasan user adalah suatu kesenangan user terhadap suatu produk karena adanya kesesuaian antara kebutuhan user atau harapan user terhadap produk dengan kinerja atau kualitas produk itu.

2.5.4 Teknik Analisis Data Ada 2 teknik analisis data yang digunakan penulis. Untuk menjawab identifikasi masalah pertama, penulis melakukan analisis kualitatif dengan cara mengumpulkan data dari wawancara, observasi, dokumen-dokumen dan buku panduan MIMS. Adapun beberapa kegiatan dalam menganalisa data adalah pertama, memilah- milah data yang telah terkumpul, mengidentifikasi data-data yang dibutuhkan untuk menjawab masalah, membuat rangkuman dari data-data tersebut dan menyajikan hasil analisis data dalam beberapa sub bab. Sedangkan untuk menjawab masalah kedua, kegiatan yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah mengelompokkan data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi data berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah, dan melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan.

2.5.4.1 Uji Validitas Validitas menunjukkan sejauh mana suatu alat pengukur itu mengukur apa yang ingin diukur. Valid berarti instrumen tersebut dapat digunakan untuk mengukur apa yang seharusnya diukur (Sugiyono2001, p109). Karena dalam penelitian ini menggunakan kuesioner dalam pengumpulan data, maka kuesioner tersebut harus dapat mengukur apa yang ingin diukurnya. Kuesioner tersebut harus diuji validitasnya. Sebelumnya peneliti telah mengkonsultasikan isi kuesioner dengan para ahli di perusahaan yang bersangkutan, dalam hal ini dengan Kepala Penanggungjawab IT dan Stream Leader Material. Kemudian

dilakukan uji coba kuesioner. Kuesioner tersebut dicobakan pada sampel dari mana populasi diambil. Jumlah anggota sampel yang digunakan sekitar 30 orang. Dalam penelitian ini menggunakan penyusunan skala sikap dengan validitas konstruk. Setelah data ditabulasikan, maka pengujian validitas konstruksi dilakukan dengan analisis faktor, yaitu dengan mengkorelasikan antara skor item instrumen dalam suatu faktor dengan

skor total. Bila korelasi tiap faktor tersebut positif dan besarnya 0,3 keatas maka faktor tersebut merupakan construct yang kuat. Jadi berdasarkan analisis faktor itu dapat disimpulkan bahwa instrumen tersebut memiliki validitas konstruksi yang baik.

(Sugiyono2001, pp114 115) Untuk melakukan perhitungan korelasi antara masing-masing pernyataan dengan skor total memakai rumus teknik korelasi product moment yang rumusnya sebagai berikut : , r = n X1 Y1 - (X1) (Y1)
2

xy

{n X1

- (X1) }{n Y1

- (Y1) }

dalam hal ini, peneliti memakai bantuan program excel.

2.5.4.2 Uji Relia bilitas Reliabilitas adalah suatu angka indeks yang menunjukkan konsistensi suatu alat pengukur didalam mengukur gejala yang sama. Reliabilitas merupakan indeks yang menunjukkan sejauh mana suatu alat pengukur dapat dipercaya atau dapat diandalkan. Bila suatu alat pengukur dipakai dua kali, untuk mengukur gejala yang sama dan hasil pengukuran yang diperoleh relatif konsisten, maka alat pengukur tersebut reliabel. Dengan kata lain, reliabilitas menunjukkan konsistensi suatu alat pengukur di dalam mengukur gejala yang sama. Teknik pengukuran yang digunakan peneliti adalah teknik Test- Retest (Pengukuran Ulang). Untuk mengetahui reliabilitas suatu alat pengukur dengan pengukuran ulang, kita harus meminta responden yang sama agar menjawab semua pertanyaan dalam alat pengukur sebanyak dua kali. Hasil pengukuran pertama dikorelasikan dengan teknik korelasi

product moment seperti yang diterangkan di dalam menghitung validitas. Selanjutnya hasil
pengukuran I dikorelasikan dengan pengukuran II dengan menggunakan teknik korelasi

product momentjuga. (Hussein2000,p196)

Bila angka korelasi yang diperoleh melebihi angka kritis dalam tabel nilai r, maka korelasi tersebut signifikan. Berarti hasil pengukuran I dan pengukuran II relatif konsisten. Dengan demikian skala pengukur yang disusun adalah reliabel. (Hussein2000, p197)

2.5.4.3 2.5.4.3.1

Tahapan Menghitung Hasil Kuesioner

Skala Likert

Analisis data dilakukan dengan menganalisa jawaban responden terhadap pertanyaan yang ada pada kuesioner. Penulis menggunakan skala Likert pada kuesioner, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. (Sugiyono2001, p86) Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif. Untuk keperluan analisis kuantitatif yang berhubungan dengan kepuasan user atas sistem ERP, maka jawaban itu diberi skor, yaitu : Sangat Tidak Puas (STP) Tidak Puas (TP) Kurang Puas (KP) Puas (P) Sangat Puas (SP) =1 =2 =3 =4 =5

Sedangkan untuk keperluan analisis kuantitatif yang berhubungan dengan tingkat kepentingan masing-masing variabel yang ditanyakan kepada responden, maka jawaban itu diberi skor, yaitu : Sangat Tidak Penting (STP) Tidak Penting (TP) Kurang Penting (KP) Penting (P) =1 =2 =3 =4

Sangat Penting (SP)

=5

Kemudian untuk melakukan perhitungan terhadap hasil jawaban responden, penulis memakai program Excel untuk membantu perhitungan manual dan mendapatkan hasil perhitungan yang akurat. Serta program SPSS 10.0 untuk membantu mencari korelasi hasil data yang telah diperoleh.

2.5.4.3.2

Menganalisis Frekuensi dan Persentase Identitas Responden

Pertama-tama, peneliti perlu mengetahui ada berapa banyak populasi masing-masing

stream dan identitas responden, seperti berapa banyak yang berjenis kelamin pria atau
wanita, bagaimana latar belakang pendidikannya, usia masing-masing responden dan lama bekerja responden tersebut. Peneliti membagikan kuesioner kepada seluruh user di unit

Pongkor yang memiliki akses untuk masuk ke aplikasi MIMS, yaitu sebanyak 60 user pada

Operation and Maintenance stream , sebanyak 22 user pada Material stream , sebanyak 11 user pada Finance Stream dan sebanyak 4 user pada Human ResourcesStream.
Untuk mengetahui berapa banyak frekuensi dan persentase identitas responden (jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan dan lama bekerja) masing-masing stream , peneliti mentabulasikan masing-masing identitas tersebut dan mencari frekuensi serta persentasenya dengan bantuan program Excel.

2.5.4.3.3 Tingkat

Menganalisis Kepentingan

Persentase

Tingkat

Kepuasan

dan

Persentase

Setelah itu, peneliti perlu mengetahui persentase jawaban tingkat kepuasan dan persentase jawaban tingkat kepentingan masing-masing stream untuk tiap variabel analisis. Untuk itu, dibuat tabel tiap pernyataan variabel analisis, kemudian dengan bantuan program Excel dicari persentase berapa banyak yang menjawab sangat tidak puas, tidak puas, kurang puas, puas atau sangat puas untuk mengukur tingkat kepuasan pada tiap variabel. Demikian

juga pada pengukuran tingkat kepentingan variabel-variabel analisis, peneliti juga membuat tabel untuk tiap variabel dan mencari persentase berapa banyak yang menjawab sangat tidak penting, tidak penting, kurang penting, penting atau sangat penting.

2.5.4.3.4 Tingkat

Menganalisis

Hubungan

antara

Identitas

Responden

dengan

Kepuasan yang Dirasakannya Setelah mencari frekuensi dan persentase identitas responden serta persentase tingkat kepuasan dan persentase tingkat kepentingan masing-masing stream, maka dicari hubungan antara keduanya (identitas responden dengan tingkat kepuasannya). Hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakah benar bahwa usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan dan lama bekerja dapat mempengaruhi jawaban pada tiap-tiap variabel untuk mengetahui tingkat kepuasannya. Untuk itu, peneliti memakai crosstab pada program SPSS 10.00 untuk menampilkan tabulasi silang (tabel kontingensi) yang menunjukkan suatu distribusi bersama. Kemudian, memakai pilihan chi- square, yang merupakan suatu model statistik yang digunakan untuk melakukan uji hipotesis, dimana baik variabel baris dan variabel kolom keduanya bersifat independen. Dan memakai pilihan correlations yang berguna untuk menampilkan koefisien korelasi Pearson (yang menghitung ukuran linear dari 2 variabel) dan juga korelasi Spearman (korelasi antar rank). (Alhusin2003, p81) Dalam statistik jika x hitung x tabel, maka tolak Ho. Akan tetapi dalam SPSS kriteria penerimaan atau penolakan Ho adalah dengan membandingkan P value (Asymp Sig Pearson Chi Square) dengan nilai . Jika P value , berarti tolak Ho. Nilai yang dipakai adalah 0.05.
2 2

2.5.4.3.5 varia bel

Menganalisis

Hubungan

antara

Tingkat

Kepentingan

Varia bel-

Analisis denganTingkat Kepuasan U s e r Terhadap Sistem

Pada tahap akhir pengolahan hasil kuesioner, peneliti melakukan perhitungan statistik Spearman untuk mengetahui apakah benar atau tidak ada hubungan antara tingkat kepentingan variabel-variabel analisis yang juga merupakan variabel karakteristik ERP dengan tingkat kepuasan user terhadap variabel-variabel tersebut. Korelasi Spearman bisa digunakan untuk tipe data yang mempunyai skala. Koefisien korelasi peringkat Spearma , rs, n adalah ukuran erat- tidaknya kaitan antara dua variabel ordinal; artinya rs merupakan ukuran kadar/ derajat hubungan antara data yang telah disusun menurut peringkat (ranked data). Koefisien korelasi (r) dihitung dengan menggunakan nilai aktual X dan Y, sedangkan koefisien. Spearman yang akan kita bicarakan berikut ini menggunakan nilai peringkat untuk X dan Y, dan bukan nilai aktual. (Supranto2001, p309) Peneliti melakukan perhitungan baik secara manual maupun dengan bantuan SPSS 10.00. Adapun rumus Spearman adalah :

6 x D rs = 1
2

n (n 1)

Jika n >10, hitung : N-2 CR = rs

2

1 rs

Bandingkan nilai CR yang dihitung dengan nilai dari tabel t menggunakan derajat kebebasan n 2.