ERP

BAB 1 Enterprise Resource Planning ( ERP

)
Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai membaca BAB ini seharusnya : - Mampu mengidentifikasi fungsi bisnis dalam sebuah area bisnis - Mampu mengidentifikasi proses bisnis yang ada dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi setiap data yang terlibat dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi kebutuhan data dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu menjelaskan ERP mengenai sejarah, manfaat, dan bagaimana pengembanganya 1.1. Pendahuluan
Enterprise (Perusahaan) Resource (Sumber daya) Planning (Perencanaan) atau ERP dalam bahasa Indonesia berarti Perencanaan Sumberdaya yang dimiliki oleh Perusahaan. Konsep ERP akan menjadi sangat “Power full” apabila didukung dengan insfrastruktur Teknologi Informasi yang menggabungkan antara perangkat lunak dan perangkat keras sehingga seluruh pengelolaan data tentang sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dapat di integrasikan antara satu bagian dengan bagian yang lain. ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya Konsep ERP dalam suatu organisasi.1 ERP adalah perangkat Lunak utama yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis.2 Untuk memahami ERP, dapat awali dengan memahami terlebih dahulu bagaimana bisnis berjalan. Operasional sebuah bisnis berjalan dapat ditinjau dari sudut area bisnisnya.

Operasional dari Sudut Fungsional Area
Biasanya sebuah perusahaan mempunyai 4 area fungsional operasional. Marketing dan Sales(MS), Supply Chain Management(SCM), Accounting dan Finance(AF), dan Human Resource (HR). Fungsi bisnis dari area tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1. Contoh Area Fungsional dari operasinal fungsi bisnis2 Area Marketing dan Supply Chain Accounting Fungsional Sales(MS) Management(SC dan M) Finance(AF) Marketing of Product Taking Sales Order Fungsi Bisnis Customer Support Customer Relatioship Management Sales Forecasting Advertising Purchasing Goods and Materials Receiving Goods and Raw Materials Transpotation and Logistic Schedulling production run Manufacturing Goods Plant maintenance Financial Accounting Cost Allocations and Control Planning and Budgeting Cash Flow Management

Human Resource (HR) Recruiting and Hiring Training Payroll Benefits Government compliance

maka informasi yang ada di satu area dapat digunakan oleh area laian. purchase. Contoh Proses Bisnis Input / Area Proses Output Fungsional Permintaan Order Penjualan Dokumen Order Penjualan Pembelian/MS Bantuan Finansial untuk Pengelolaan finansial Bantuan finasial dari pihak ke pembelian / AF tiga Dukungan teknik / MS Ketersediaan layanan Permintaan layanan customer 24 jam terlayani Sistem Informasi Area Fungsional Dari area fungsional seperti pada tabel 1. Penggabungan sistem informasi yang ada di setiap area perusahaan inilah yang kemudian dinamakan dengan Enterprise Resource Planning. jika keterkaitan transksaksi yang terjadi ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti gambar 1. Pembentukan struktur organisasi perusahaan biasanya didasarkan pada Area dan fungsi bisinis masing-masing meskipun kedua hal tersebut berbeda. Unit organisasional dibuat untuk menjalankan satu fungsi khusus dalam organisasi. namun jika dilihat dari data yang mengalir didalamnya. sales. Apabila masing masing area di buatkan sistem informasinya.Setiap aktivitas memberikan kontribusi pada proses secara keseluruhan. Secara area. Misal : marketing. Proses Bisnis Proses Bisnis adalah sekumpulan dari aktifitas yang menyebabkan satu atau lebih jenis input menjadi sesuatu hasil yang memberikan sebuah nilai untuk pelanggan.1. memiliki satu spesialisasi untuk menangani satu tugas tertentu dalam suatu domain tertentu. .2. shipment etc. maka terlihatlah keterkaitan antara area tersebut. Contoh tersebut dapat dilihat pada tabel 1.2. production. kebanyakan unit dalam organisasi/perusahaan diorganisir menurut fungsionalitas.1. masingmasing tidak saling berhubungan. Tabel 1.Secara tradisional.

Customer Status Order Order Penjualan& forecast Ketersediaan Produk dan status order Order Penjualan Data Oreder Penjualan Analisa Laba / Rugi Kontrak Pegawai Supply Chain Management Marketing & Sales Accounting & Finance Kebutuhan SDM Human Resource Management Gambar 1.Data input o Data Customer o Data Order o Harga per Unit .Data Output o Order bahan Mentah o Pengepakan order o Penggunaan sumber daya o Laporan produksi dan persediaan Accounting dan Finance(AF) .1. Operasional Pertukaran data antar Area Fungsional Data yang mengalir : Marketing dan Sales(MS) .Data input o Data Penjualan Produk o Data Perencanaan Produk o Level Inventori .Data input o Pembayaran dari Customer o Account payable .Data Output o Strategi Penjualan o Penentuan Harga per Unit Supply Chain Management(SCM) .

Manufacturing Resource Planning II .Data Output o Pembayaran ke supplier o Laporan finansial o Kredit customer Human Resource (HR) .Apa yang sudah dimiliki ? .Data input o Perkiraan personel o skill . Ruang Lingkup Close Loop MRP 3. D E M A N D M A N A G E M E N T PRODUCTION PLANNING MASTER SCHEDULING MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING C A P A C I T Y P L A N N I N G DEMAND SUPPLY PLANT SUPPLIER SCHEDULING EXECUTION Gambar 1.Produk apa yang dibuat ? .2. Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material) Logika MRP adalah untuk menjawab : .o Account receivable o Penjualan o produksi dan persediaan o penggajian dan biaya .2. Close-Lloop MRP Metoda ini menjembatani antara permintaan (demmand) dan pasokan (supply).Data Output o Peraturan yang berlaku o Sertifikasi dan pelatihan pegawai o Data skill 1. Perkembangan Enterprise Resource Planning ERP sejak tahun 1960 berkembang dengan cepat hingga kini. seperti gambar 1. Perkembangan tersebut dimulai dari : 1.Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut ? .Apa yang narus dibeli ? 2.2.

penjualan. Berbasis WEB. Deskripsi Enterprise Resource Planning Perencanaan sumber daya Perusahaan (ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi. yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan ebusiness agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis. bedanya hanya ada penambahan tiga elemen lain. sektor industri dan proses finansial tertentu. Terhubung dengan mistra bsinis tertutup terhadap proses eksternal Dukungan pada WEB. produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan Dari deskripsi dan definisi di atas. ERP dapat digambarkan dalam satu diagram seperti pada Gambar 1.Sama dengan MRP II. .3. Perbandingan Ruanglingkup ERP dan ERP II ERP ERP II Optimasi perusahaan Partisipasi elemen-elemen pada antai bisnis proses perusahaan. logistik. proses industri spesifik Menangani proses internal. namaun diperluas ke berbagai bagian di dalam perusahaan dengan tujuan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif dan jauh lebih baik dari sebelumnya. dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur. Penjelasan ERP dapat dilihat seperti dalam tabel 1. distribusi Lintas industri. kemampuan menterjemahkan rencana operasional menjadi satuan biaya c.3. tertutup.1. ASPEK Peranan Tabel 1. 4. kemampuan melakukan analisis untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan baik dalam satuan unit atau jumlah uang. Extended ERP Extended ER merupakan perluasan dari ERP sejak tahun 2000. keuangan. dan bebrbasis komponen. distribusi.3. a. Dihasilkan dan dikonsumsi oleh Dihasilkan dan dikonsumsi oleh internal perusahaan pihak internal dan eksternal perusahaan dan hasilnya dipublikasikan ke semua pihak yang berkepentingan Domain Fungsi Proses Arsitektur Data 1. dukungan penuh dengan ecommerce Manufaktur dan distribusi Semua segmen dan sektor pada perusahaan Produksi. Simulasi. dan fungsi sumber daya manusia. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi. ketangkasan/kematangan. akuntansi. Enterprise Resource Planning (ERP) Dasar ERP adalah MRP. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi. Perencanaan dan Penjualan b. 5. terbuka fleksibel arsitektur bersifat monoliti terhadap integrasi dengan sistem lain. Antarmuka keuangan.

3 . Arsitektur Sistem Interprise1 Pengelolaan Inventori S U P P L I E R S Kenapa ERP ? Perusahaan menemukan bahwa manfaat / nilai bisnis utama dari menerapkan perangkat lunak ERP adalah : – ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office) mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan. Logistics Execution. Plant Maintenance. Controlling. Payroll. penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 3. Treasury. Customer Service. dan efisiensi distribusi.3 Modul ERP Modul Operasi General Logistics. Environment Management Modul Finansial dan Akuntansi General Accounting. Financial Accounting. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan.Front Office C U S T O M E R Distribusi dan Penjualan Layanan Purna Jual Laporan Back Office Aplikasi Finansial Aplikasi Manufaktur Pusat Data Human Resource Management Gambar 1. – ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP. Sales and Distribution. Travel Management. Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia Personnel Management. produksi. terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda. Investment Management. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas.1. Training and Event Management. Materials Management. Project System. Organizational Management. Production Planning and Control. Personnel Time Management. 2. Quality Management. 3 Manfaat ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 1. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? d. Yang penting organized. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dengan tim? f. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? f. tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? c. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? b. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 5. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. jika segala sesuatunya berjalan lancer. dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Seberapa besar budget untuk infrastruktur? c. focused dan simple. Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan. Analisa Software a. 2. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks. communication system dan auxiliary system)? b. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP? b. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 4. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? d. Analisa Business Strategy a. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? e. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? c. Apakah ada dukungan service dari supplier. 3. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? g. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? e. Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 6. Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.Tips memilih ERP Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan: 1. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? c. permanent office systems. Analisa People a. Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan? Implementasi ERP Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP: 1. . Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Bagaimana komitmen dari tim implementasi? d. Analisa Infrastruktur a. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan. Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? b.

Cacatnya project design & management 10. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP. Penyebab Gagalnya ERP 1. jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Kurangnya „buy in‟ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan 6. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) 3. Saran penghematan yang menyesatkan Software ERP Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya 4.2. bukan sebaliknya. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik 3. 3. baik yang berlisensi bayar maupun open source:        SAP JDE BAAN MFGPro Protean Compiere Adempiere . Kurangnya training dan pembelajaran 9. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. infrastruktur dan modal) 5. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Tanda-tanda kegagalan ERP 1. Kesalahan penghitungan waktu implementasi 7. Tidak cocoknya software dgn business process 8. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran 2. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) 4. Kurangnya komunikasi 11. Kurangnya sumber daya (manusia. Kurangnya komitmen top management 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful