BAB 1 Enterprise Resource Planning ( ERP

)
Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai membaca BAB ini seharusnya : - Mampu mengidentifikasi fungsi bisnis dalam sebuah area bisnis - Mampu mengidentifikasi proses bisnis yang ada dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi setiap data yang terlibat dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi kebutuhan data dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu menjelaskan ERP mengenai sejarah, manfaat, dan bagaimana pengembanganya 1.1. Pendahuluan
Enterprise (Perusahaan) Resource (Sumber daya) Planning (Perencanaan) atau ERP dalam bahasa Indonesia berarti Perencanaan Sumberdaya yang dimiliki oleh Perusahaan. Konsep ERP akan menjadi sangat “Power full” apabila didukung dengan insfrastruktur Teknologi Informasi yang menggabungkan antara perangkat lunak dan perangkat keras sehingga seluruh pengelolaan data tentang sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dapat di integrasikan antara satu bagian dengan bagian yang lain. ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya Konsep ERP dalam suatu organisasi.1 ERP adalah perangkat Lunak utama yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis.2 Untuk memahami ERP, dapat awali dengan memahami terlebih dahulu bagaimana bisnis berjalan. Operasional sebuah bisnis berjalan dapat ditinjau dari sudut area bisnisnya.

Operasional dari Sudut Fungsional Area
Biasanya sebuah perusahaan mempunyai 4 area fungsional operasional. Marketing dan Sales(MS), Supply Chain Management(SCM), Accounting dan Finance(AF), dan Human Resource (HR). Fungsi bisnis dari area tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1. Contoh Area Fungsional dari operasinal fungsi bisnis2 Area Marketing dan Supply Chain Accounting Fungsional Sales(MS) Management(SC dan M) Finance(AF) Marketing of Product Taking Sales Order Fungsi Bisnis Customer Support Customer Relatioship Management Sales Forecasting Advertising Purchasing Goods and Materials Receiving Goods and Raw Materials Transpotation and Logistic Schedulling production run Manufacturing Goods Plant maintenance Financial Accounting Cost Allocations and Control Planning and Budgeting Cash Flow Management

Human Resource (HR) Recruiting and Hiring Training Payroll Benefits Government compliance

namun jika dilihat dari data yang mengalir didalamnya.1. Tabel 1. kebanyakan unit dalam organisasi/perusahaan diorganisir menurut fungsionalitas.2.1. Penggabungan sistem informasi yang ada di setiap area perusahaan inilah yang kemudian dinamakan dengan Enterprise Resource Planning. Apabila masing masing area di buatkan sistem informasinya. Secara area. purchase. Contoh Proses Bisnis Input / Area Proses Output Fungsional Permintaan Order Penjualan Dokumen Order Penjualan Pembelian/MS Bantuan Finansial untuk Pengelolaan finansial Bantuan finasial dari pihak ke pembelian / AF tiga Dukungan teknik / MS Ketersediaan layanan Permintaan layanan customer 24 jam terlayani Sistem Informasi Area Fungsional Dari area fungsional seperti pada tabel 1. maka informasi yang ada di satu area dapat digunakan oleh area laian. jika keterkaitan transksaksi yang terjadi ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti gambar 1. shipment etc. sales. memiliki satu spesialisasi untuk menangani satu tugas tertentu dalam suatu domain tertentu. .Secara tradisional. maka terlihatlah keterkaitan antara area tersebut. Pembentukan struktur organisasi perusahaan biasanya didasarkan pada Area dan fungsi bisinis masing-masing meskipun kedua hal tersebut berbeda. production. Misal : marketing. Unit organisasional dibuat untuk menjalankan satu fungsi khusus dalam organisasi. masingmasing tidak saling berhubungan. Proses Bisnis Proses Bisnis adalah sekumpulan dari aktifitas yang menyebabkan satu atau lebih jenis input menjadi sesuatu hasil yang memberikan sebuah nilai untuk pelanggan. Contoh tersebut dapat dilihat pada tabel 1.2.Setiap aktivitas memberikan kontribusi pada proses secara keseluruhan.

Data Output o Strategi Penjualan o Penentuan Harga per Unit Supply Chain Management(SCM) .Customer Status Order Order Penjualan& forecast Ketersediaan Produk dan status order Order Penjualan Data Oreder Penjualan Analisa Laba / Rugi Kontrak Pegawai Supply Chain Management Marketing & Sales Accounting & Finance Kebutuhan SDM Human Resource Management Gambar 1.Data input o Data Customer o Data Order o Harga per Unit .1.Data Output o Order bahan Mentah o Pengepakan order o Penggunaan sumber daya o Laporan produksi dan persediaan Accounting dan Finance(AF) .Data input o Pembayaran dari Customer o Account payable . Operasional Pertukaran data antar Area Fungsional Data yang mengalir : Marketing dan Sales(MS) .Data input o Data Penjualan Produk o Data Perencanaan Produk o Level Inventori .

Data Output o Pembayaran ke supplier o Laporan finansial o Kredit customer Human Resource (HR) .2.2.Data Output o Peraturan yang berlaku o Sertifikasi dan pelatihan pegawai o Data skill 1. seperti gambar 1. D E M A N D M A N A G E M E N T PRODUCTION PLANNING MASTER SCHEDULING MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING C A P A C I T Y P L A N N I N G DEMAND SUPPLY PLANT SUPPLIER SCHEDULING EXECUTION Gambar 1. Manufacturing Resource Planning II .Apa yang sudah dimiliki ? .2. Ruang Lingkup Close Loop MRP 3. Perkembangan Enterprise Resource Planning ERP sejak tahun 1960 berkembang dengan cepat hingga kini.o Account receivable o Penjualan o produksi dan persediaan o penggajian dan biaya . Perkembangan tersebut dimulai dari : 1.Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut ? .Apa yang narus dibeli ? 2. Close-Lloop MRP Metoda ini menjembatani antara permintaan (demmand) dan pasokan (supply). Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material) Logika MRP adalah untuk menjawab : .Produk apa yang dibuat ? .Data input o Perkiraan personel o skill .

1.3. Antarmuka keuangan. Extended ERP Extended ER merupakan perluasan dari ERP sejak tahun 2000. . a. ASPEK Peranan Tabel 1.3. Penjelasan ERP dapat dilihat seperti dalam tabel 1. namaun diperluas ke berbagai bagian di dalam perusahaan dengan tujuan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif dan jauh lebih baik dari sebelumnya. proses industri spesifik Menangani proses internal. Simulasi. ERP dapat digambarkan dalam satu diagram seperti pada Gambar 1. dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur. dan bebrbasis komponen. dan fungsi sumber daya manusia.3. logistik. kemampuan menterjemahkan rencana operasional menjadi satuan biaya c. akuntansi. Terhubung dengan mistra bsinis tertutup terhadap proses eksternal Dukungan pada WEB. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi. yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan ebusiness agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis. distribusi. terbuka fleksibel arsitektur bersifat monoliti terhadap integrasi dengan sistem lain. produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan Dari deskripsi dan definisi di atas. Perbandingan Ruanglingkup ERP dan ERP II ERP ERP II Optimasi perusahaan Partisipasi elemen-elemen pada antai bisnis proses perusahaan. Deskripsi Enterprise Resource Planning Perencanaan sumber daya Perusahaan (ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi. tertutup. Enterprise Resource Planning (ERP) Dasar ERP adalah MRP. kemampuan melakukan analisis untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan baik dalam satuan unit atau jumlah uang. Perencanaan dan Penjualan b. sektor industri dan proses finansial tertentu. keuangan.Sama dengan MRP II. Berbasis WEB. distribusi Lintas industri. 5. penjualan. dukungan penuh dengan ecommerce Manufaktur dan distribusi Semua segmen dan sektor pada perusahaan Produksi. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi. Dihasilkan dan dikonsumsi oleh Dihasilkan dan dikonsumsi oleh internal perusahaan pihak internal dan eksternal perusahaan dan hasilnya dipublikasikan ke semua pihak yang berkepentingan Domain Fungsi Proses Arsitektur Data 1. 4. bedanya hanya ada penambahan tiga elemen lain. ketangkasan/kematangan.

Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas. – ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 3 Manfaat ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 1. penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 3. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. Payroll. Organizational Management. Treasury. Materials Management. produksi. terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.3 Modul ERP Modul Operasi General Logistics. Travel Management. Controlling. 2. Sales and Distribution. Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia Personnel Management. dan efisiensi distribusi.1. Financial Accounting. Production Planning and Control. Investment Management. Plant Maintenance.3 . Customer Service.Front Office C U S T O M E R Distribusi dan Penjualan Layanan Purna Jual Laporan Back Office Aplikasi Finansial Aplikasi Manufaktur Pusat Data Human Resource Management Gambar 1. Quality Management. Arsitektur Sistem Interprise1 Pengelolaan Inventori S U P P L I E R S Kenapa ERP ? Perusahaan menemukan bahwa manfaat / nilai bisnis utama dari menerapkan perangkat lunak ERP adalah : – ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office) mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan. Project System. Training and Event Management. Personnel Time Management. Logistics Execution. Environment Management Modul Finansial dan Akuntansi General Accounting.

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan. Analisa People a. Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.Tips memilih ERP Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan: 1. jika segala sesuatunya berjalan lancer. Seberapa besar budget untuk infrastruktur? c. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? c. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? c. 3. Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 4. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dengan tim? f. Analisa Business Strategy a. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? f. dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 5. Analisa Software a. 2. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP? b. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? g. Bagaimana komitmen dari tim implementasi? d. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? d. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? e. Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan? Implementasi ERP Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP: 1. Analisa Infrastruktur a. . Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Yang penting organized. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? d. Apakah ada dukungan service dari supplier. tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? c. Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? b. permanent office systems. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? e. communication system dan auxiliary system)? b. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? b. Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 6. focused dan simple.

infrastruktur dan modal) 5. Kurangnya „buy in‟ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan 6. Saran penghematan yang menyesatkan Software ERP Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar. Kesalahan penghitungan waktu implementasi 7. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP. Kurangnya sumber daya (manusia. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) 4. Tidak cocoknya software dgn business process 8. 3. Cacatnya project design & management 10. Kurangnya komunikasi 11. Kurangnya training dan pembelajaran 9. baik yang berlisensi bayar maupun open source:        SAP JDE BAAN MFGPro Protean Compiere Adempiere . Kurangnya komitmen top management 2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) 3.2. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Tanda-tanda kegagalan ERP 1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran 2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik 3. bukan sebaliknya. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Penyebab Gagalnya ERP 1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya 4. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.