BAB 1 Enterprise Resource Planning ( ERP

)
Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai membaca BAB ini seharusnya : - Mampu mengidentifikasi fungsi bisnis dalam sebuah area bisnis - Mampu mengidentifikasi proses bisnis yang ada dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi setiap data yang terlibat dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi kebutuhan data dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu menjelaskan ERP mengenai sejarah, manfaat, dan bagaimana pengembanganya 1.1. Pendahuluan
Enterprise (Perusahaan) Resource (Sumber daya) Planning (Perencanaan) atau ERP dalam bahasa Indonesia berarti Perencanaan Sumberdaya yang dimiliki oleh Perusahaan. Konsep ERP akan menjadi sangat “Power full” apabila didukung dengan insfrastruktur Teknologi Informasi yang menggabungkan antara perangkat lunak dan perangkat keras sehingga seluruh pengelolaan data tentang sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dapat di integrasikan antara satu bagian dengan bagian yang lain. ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya Konsep ERP dalam suatu organisasi.1 ERP adalah perangkat Lunak utama yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis.2 Untuk memahami ERP, dapat awali dengan memahami terlebih dahulu bagaimana bisnis berjalan. Operasional sebuah bisnis berjalan dapat ditinjau dari sudut area bisnisnya.

Operasional dari Sudut Fungsional Area
Biasanya sebuah perusahaan mempunyai 4 area fungsional operasional. Marketing dan Sales(MS), Supply Chain Management(SCM), Accounting dan Finance(AF), dan Human Resource (HR). Fungsi bisnis dari area tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1. Contoh Area Fungsional dari operasinal fungsi bisnis2 Area Marketing dan Supply Chain Accounting Fungsional Sales(MS) Management(SC dan M) Finance(AF) Marketing of Product Taking Sales Order Fungsi Bisnis Customer Support Customer Relatioship Management Sales Forecasting Advertising Purchasing Goods and Materials Receiving Goods and Raw Materials Transpotation and Logistic Schedulling production run Manufacturing Goods Plant maintenance Financial Accounting Cost Allocations and Control Planning and Budgeting Cash Flow Management

Human Resource (HR) Recruiting and Hiring Training Payroll Benefits Government compliance

2. Apabila masing masing area di buatkan sistem informasinya. shipment etc.1. Penggabungan sistem informasi yang ada di setiap area perusahaan inilah yang kemudian dinamakan dengan Enterprise Resource Planning. masingmasing tidak saling berhubungan. Misal : marketing. memiliki satu spesialisasi untuk menangani satu tugas tertentu dalam suatu domain tertentu. Contoh tersebut dapat dilihat pada tabel 1. maka informasi yang ada di satu area dapat digunakan oleh area laian. Unit organisasional dibuat untuk menjalankan satu fungsi khusus dalam organisasi. Proses Bisnis Proses Bisnis adalah sekumpulan dari aktifitas yang menyebabkan satu atau lebih jenis input menjadi sesuatu hasil yang memberikan sebuah nilai untuk pelanggan.Secara tradisional. Pembentukan struktur organisasi perusahaan biasanya didasarkan pada Area dan fungsi bisinis masing-masing meskipun kedua hal tersebut berbeda. purchase. namun jika dilihat dari data yang mengalir didalamnya. Tabel 1.2. Secara area.Setiap aktivitas memberikan kontribusi pada proses secara keseluruhan. sales. . maka terlihatlah keterkaitan antara area tersebut. production. jika keterkaitan transksaksi yang terjadi ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti gambar 1. kebanyakan unit dalam organisasi/perusahaan diorganisir menurut fungsionalitas.1. Contoh Proses Bisnis Input / Area Proses Output Fungsional Permintaan Order Penjualan Dokumen Order Penjualan Pembelian/MS Bantuan Finansial untuk Pengelolaan finansial Bantuan finasial dari pihak ke pembelian / AF tiga Dukungan teknik / MS Ketersediaan layanan Permintaan layanan customer 24 jam terlayani Sistem Informasi Area Fungsional Dari area fungsional seperti pada tabel 1.

Data Output o Strategi Penjualan o Penentuan Harga per Unit Supply Chain Management(SCM) .Data input o Data Customer o Data Order o Harga per Unit .Customer Status Order Order Penjualan& forecast Ketersediaan Produk dan status order Order Penjualan Data Oreder Penjualan Analisa Laba / Rugi Kontrak Pegawai Supply Chain Management Marketing & Sales Accounting & Finance Kebutuhan SDM Human Resource Management Gambar 1.Data input o Pembayaran dari Customer o Account payable . Operasional Pertukaran data antar Area Fungsional Data yang mengalir : Marketing dan Sales(MS) .1.Data Output o Order bahan Mentah o Pengepakan order o Penggunaan sumber daya o Laporan produksi dan persediaan Accounting dan Finance(AF) .Data input o Data Penjualan Produk o Data Perencanaan Produk o Level Inventori .

Ruang Lingkup Close Loop MRP 3. Perkembangan tersebut dimulai dari : 1.Data Output o Pembayaran ke supplier o Laporan finansial o Kredit customer Human Resource (HR) . Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material) Logika MRP adalah untuk menjawab : .Produk apa yang dibuat ? . Manufacturing Resource Planning II . D E M A N D M A N A G E M E N T PRODUCTION PLANNING MASTER SCHEDULING MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING C A P A C I T Y P L A N N I N G DEMAND SUPPLY PLANT SUPPLIER SCHEDULING EXECUTION Gambar 1.Data Output o Peraturan yang berlaku o Sertifikasi dan pelatihan pegawai o Data skill 1.Apa yang narus dibeli ? 2.Apa yang sudah dimiliki ? . seperti gambar 1.o Account receivable o Penjualan o produksi dan persediaan o penggajian dan biaya .Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut ? .Data input o Perkiraan personel o skill .2. Close-Lloop MRP Metoda ini menjembatani antara permintaan (demmand) dan pasokan (supply).2.2. Perkembangan Enterprise Resource Planning ERP sejak tahun 1960 berkembang dengan cepat hingga kini.

4. sektor industri dan proses finansial tertentu. yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan ebusiness agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis. produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan Dari deskripsi dan definisi di atas.3.Sama dengan MRP II. tertutup. bedanya hanya ada penambahan tiga elemen lain. penjualan. dan bebrbasis komponen. Penjelasan ERP dapat dilihat seperti dalam tabel 1. dukungan penuh dengan ecommerce Manufaktur dan distribusi Semua segmen dan sektor pada perusahaan Produksi. dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur.1. Deskripsi Enterprise Resource Planning Perencanaan sumber daya Perusahaan (ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi. terbuka fleksibel arsitektur bersifat monoliti terhadap integrasi dengan sistem lain. Perencanaan dan Penjualan b. Enterprise Resource Planning (ERP) Dasar ERP adalah MRP. akuntansi. distribusi Lintas industri. ketangkasan/kematangan. distribusi.3. kemampuan melakukan analisis untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan baik dalam satuan unit atau jumlah uang. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi. kemampuan menterjemahkan rencana operasional menjadi satuan biaya c. . Antarmuka keuangan. keuangan. proses industri spesifik Menangani proses internal. logistik. Perbandingan Ruanglingkup ERP dan ERP II ERP ERP II Optimasi perusahaan Partisipasi elemen-elemen pada antai bisnis proses perusahaan. Terhubung dengan mistra bsinis tertutup terhadap proses eksternal Dukungan pada WEB. Dihasilkan dan dikonsumsi oleh Dihasilkan dan dikonsumsi oleh internal perusahaan pihak internal dan eksternal perusahaan dan hasilnya dipublikasikan ke semua pihak yang berkepentingan Domain Fungsi Proses Arsitektur Data 1. Simulasi. Extended ERP Extended ER merupakan perluasan dari ERP sejak tahun 2000. dan fungsi sumber daya manusia. namaun diperluas ke berbagai bagian di dalam perusahaan dengan tujuan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif dan jauh lebih baik dari sebelumnya.3. ERP dapat digambarkan dalam satu diagram seperti pada Gambar 1. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi. Berbasis WEB. ASPEK Peranan Tabel 1. a. 5.

Materials Management. 3 Manfaat ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 1. Travel Management.1. Controlling. Project System.3 Modul ERP Modul Operasi General Logistics. produksi. dan efisiensi distribusi. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas. 2. Arsitektur Sistem Interprise1 Pengelolaan Inventori S U P P L I E R S Kenapa ERP ? Perusahaan menemukan bahwa manfaat / nilai bisnis utama dari menerapkan perangkat lunak ERP adalah : – ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office) mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan. Plant Maintenance. Personnel Time Management. Training and Event Management. Environment Management Modul Finansial dan Akuntansi General Accounting. Customer Service. Investment Management. Modul Sumber Daya Manusia Personnel Management. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. – ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP. terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda. Logistics Execution. Quality Management. Sales and Distribution. Financial Accounting. Payroll. Treasury. penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 3. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. Enterprise Controlling. Production Planning and Control. Organizational Management.Front Office C U S T O M E R Distribusi dan Penjualan Layanan Purna Jual Laporan Back Office Aplikasi Finansial Aplikasi Manufaktur Pusat Data Human Resource Management Gambar 1.3 .

dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks. communication system dan auxiliary system)? b. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Apakah ada dukungan service dari supplier. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? f. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? d. Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? e. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? e. jika segala sesuatunya berjalan lancer. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP? b. Analisa People a. Seberapa besar budget untuk infrastruktur? c. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? d. Analisa Business Strategy a. tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? c. focused dan simple. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 4. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Yang penting organized. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dengan tim? f. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? c. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? b. permanent office systems. 3. Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? b. Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 6. . Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan? Implementasi ERP Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP: 1. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 5. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Analisa Software a.Tips memilih ERP Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan: 1. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? c. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Bagaimana komitmen dari tim implementasi? d. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan. 2. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? g. Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Analisa Infrastruktur a.

Kurangnya „buy in‟ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan 6. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. Kurangnya komunikasi 11. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Kurangnya komitmen top management 2. Tidak cocoknya software dgn business process 8. Kesalahan penghitungan waktu implementasi 7. Saran penghematan yang menyesatkan Software ERP Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar.2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik 3. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) 3. Cacatnya project design & management 10. bukan sebaliknya. jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya 4. baik yang berlisensi bayar maupun open source:        SAP JDE BAAN MFGPro Protean Compiere Adempiere . Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Tanda-tanda kegagalan ERP 1. Penyebab Gagalnya ERP 1. Kurangnya training dan pembelajaran 9. Kurangnya sumber daya (manusia. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) 4. infrastruktur dan modal) 5. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran 2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful