BAB 1 Enterprise Resource Planning ( ERP

)
Tujuan Pembelajaran
Setelah selesai membaca BAB ini seharusnya : - Mampu mengidentifikasi fungsi bisnis dalam sebuah area bisnis - Mampu mengidentifikasi proses bisnis yang ada dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi setiap data yang terlibat dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu mengidentifikasi kebutuhan data dalam sebuah fungsi bisnis - Mampu menjelaskan ERP mengenai sejarah, manfaat, dan bagaimana pengembanganya 1.1. Pendahuluan
Enterprise (Perusahaan) Resource (Sumber daya) Planning (Perencanaan) atau ERP dalam bahasa Indonesia berarti Perencanaan Sumberdaya yang dimiliki oleh Perusahaan. Konsep ERP akan menjadi sangat “Power full” apabila didukung dengan insfrastruktur Teknologi Informasi yang menggabungkan antara perangkat lunak dan perangkat keras sehingga seluruh pengelolaan data tentang sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dapat di integrasikan antara satu bagian dengan bagian yang lain. ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya Konsep ERP dalam suatu organisasi.1 ERP adalah perangkat Lunak utama yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis.2 Untuk memahami ERP, dapat awali dengan memahami terlebih dahulu bagaimana bisnis berjalan. Operasional sebuah bisnis berjalan dapat ditinjau dari sudut area bisnisnya.

Operasional dari Sudut Fungsional Area
Biasanya sebuah perusahaan mempunyai 4 area fungsional operasional. Marketing dan Sales(MS), Supply Chain Management(SCM), Accounting dan Finance(AF), dan Human Resource (HR). Fungsi bisnis dari area tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1. Contoh Area Fungsional dari operasinal fungsi bisnis2 Area Marketing dan Supply Chain Accounting Fungsional Sales(MS) Management(SC dan M) Finance(AF) Marketing of Product Taking Sales Order Fungsi Bisnis Customer Support Customer Relatioship Management Sales Forecasting Advertising Purchasing Goods and Materials Receiving Goods and Raw Materials Transpotation and Logistic Schedulling production run Manufacturing Goods Plant maintenance Financial Accounting Cost Allocations and Control Planning and Budgeting Cash Flow Management

Human Resource (HR) Recruiting and Hiring Training Payroll Benefits Government compliance

Secara tradisional. . shipment etc. Contoh Proses Bisnis Input / Area Proses Output Fungsional Permintaan Order Penjualan Dokumen Order Penjualan Pembelian/MS Bantuan Finansial untuk Pengelolaan finansial Bantuan finasial dari pihak ke pembelian / AF tiga Dukungan teknik / MS Ketersediaan layanan Permintaan layanan customer 24 jam terlayani Sistem Informasi Area Fungsional Dari area fungsional seperti pada tabel 1. Tabel 1. kebanyakan unit dalam organisasi/perusahaan diorganisir menurut fungsionalitas.2. maka informasi yang ada di satu area dapat digunakan oleh area laian.1. Penggabungan sistem informasi yang ada di setiap area perusahaan inilah yang kemudian dinamakan dengan Enterprise Resource Planning. Pembentukan struktur organisasi perusahaan biasanya didasarkan pada Area dan fungsi bisinis masing-masing meskipun kedua hal tersebut berbeda. Contoh tersebut dapat dilihat pada tabel 1.Setiap aktivitas memberikan kontribusi pada proses secara keseluruhan. Misal : marketing. Apabila masing masing area di buatkan sistem informasinya. jika keterkaitan transksaksi yang terjadi ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti gambar 1. purchase. namun jika dilihat dari data yang mengalir didalamnya. production. maka terlihatlah keterkaitan antara area tersebut.1. Unit organisasional dibuat untuk menjalankan satu fungsi khusus dalam organisasi. memiliki satu spesialisasi untuk menangani satu tugas tertentu dalam suatu domain tertentu.2. masingmasing tidak saling berhubungan. Secara area. sales. Proses Bisnis Proses Bisnis adalah sekumpulan dari aktifitas yang menyebabkan satu atau lebih jenis input menjadi sesuatu hasil yang memberikan sebuah nilai untuk pelanggan.

Data input o Data Penjualan Produk o Data Perencanaan Produk o Level Inventori .Data Output o Order bahan Mentah o Pengepakan order o Penggunaan sumber daya o Laporan produksi dan persediaan Accounting dan Finance(AF) .Data Output o Strategi Penjualan o Penentuan Harga per Unit Supply Chain Management(SCM) . Operasional Pertukaran data antar Area Fungsional Data yang mengalir : Marketing dan Sales(MS) .Data input o Pembayaran dari Customer o Account payable .1.Customer Status Order Order Penjualan& forecast Ketersediaan Produk dan status order Order Penjualan Data Oreder Penjualan Analisa Laba / Rugi Kontrak Pegawai Supply Chain Management Marketing & Sales Accounting & Finance Kebutuhan SDM Human Resource Management Gambar 1.Data input o Data Customer o Data Order o Harga per Unit .

D E M A N D M A N A G E M E N T PRODUCTION PLANNING MASTER SCHEDULING MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING C A P A C I T Y P L A N N I N G DEMAND SUPPLY PLANT SUPPLIER SCHEDULING EXECUTION Gambar 1. Perkembangan tersebut dimulai dari : 1.Data Output o Peraturan yang berlaku o Sertifikasi dan pelatihan pegawai o Data skill 1.Apa yang narus dibeli ? 2. Manufacturing Resource Planning II . seperti gambar 1.Data input o Perkiraan personel o skill .2. Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material) Logika MRP adalah untuk menjawab : .Apa yang sudah dimiliki ? .2. Perkembangan Enterprise Resource Planning ERP sejak tahun 1960 berkembang dengan cepat hingga kini.2.Produk apa yang dibuat ? . Ruang Lingkup Close Loop MRP 3.o Account receivable o Penjualan o produksi dan persediaan o penggajian dan biaya . Close-Lloop MRP Metoda ini menjembatani antara permintaan (demmand) dan pasokan (supply).Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut ? .Data Output o Pembayaran ke supplier o Laporan finansial o Kredit customer Human Resource (HR) .

4. penjualan.3. ketangkasan/kematangan.3. yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan ebusiness agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis. dukungan penuh dengan ecommerce Manufaktur dan distribusi Semua segmen dan sektor pada perusahaan Produksi. Deskripsi Enterprise Resource Planning Perencanaan sumber daya Perusahaan (ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi. namaun diperluas ke berbagai bagian di dalam perusahaan dengan tujuan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif dan jauh lebih baik dari sebelumnya. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi. Simulasi.Sama dengan MRP II. Extended ERP Extended ER merupakan perluasan dari ERP sejak tahun 2000. dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur. proses industri spesifik Menangani proses internal. ERP dapat digambarkan dalam satu diagram seperti pada Gambar 1. Dihasilkan dan dikonsumsi oleh Dihasilkan dan dikonsumsi oleh internal perusahaan pihak internal dan eksternal perusahaan dan hasilnya dipublikasikan ke semua pihak yang berkepentingan Domain Fungsi Proses Arsitektur Data 1. terbuka fleksibel arsitektur bersifat monoliti terhadap integrasi dengan sistem lain. kemampuan melakukan analisis untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan baik dalam satuan unit atau jumlah uang. dan fungsi sumber daya manusia. 5. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi. ASPEK Peranan Tabel 1. Enterprise Resource Planning (ERP) Dasar ERP adalah MRP. Antarmuka keuangan. logistik. Perbandingan Ruanglingkup ERP dan ERP II ERP ERP II Optimasi perusahaan Partisipasi elemen-elemen pada antai bisnis proses perusahaan. produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan Dari deskripsi dan definisi di atas.3. bedanya hanya ada penambahan tiga elemen lain. tertutup. distribusi. Perencanaan dan Penjualan b. a. Berbasis WEB.1. akuntansi. . distribusi Lintas industri. keuangan. dan bebrbasis komponen. sektor industri dan proses finansial tertentu. kemampuan menterjemahkan rencana operasional menjadi satuan biaya c. Penjelasan ERP dapat dilihat seperti dalam tabel 1. Terhubung dengan mistra bsinis tertutup terhadap proses eksternal Dukungan pada WEB.

Project System. Production Planning and Control. Organizational Management. 2. produksi. Payroll. dan efisiensi distribusi. 3 Manfaat ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 1. Environment Management Modul Finansial dan Akuntansi General Accounting.3 Modul ERP Modul Operasi General Logistics. Travel Management. Arsitektur Sistem Interprise1 Pengelolaan Inventori S U P P L I E R S Kenapa ERP ? Perusahaan menemukan bahwa manfaat / nilai bisnis utama dari menerapkan perangkat lunak ERP adalah : – ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office) mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan. Sales and Distribution. Enterprise Controlling. Training and Event Management. Plant Maintenance. Controlling.3 . – ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. Logistics Execution. Customer Service. Quality Management.Front Office C U S T O M E R Distribusi dan Penjualan Layanan Purna Jual Laporan Back Office Aplikasi Finansial Aplikasi Manufaktur Pusat Data Human Resource Management Gambar 1. Materials Management. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda. Treasury. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas. Modul Sumber Daya Manusia Personnel Management. Personnel Time Management. Financial Accounting. penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 3. Investment Management.1.

Apakah ada dukungan service dari supplier. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? e. Analisa Business Strategy a. Analisa Infrastruktur a. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP. 3. Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? f. Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 6. communication system dan auxiliary system)? b. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? e. Yang penting organized. Analisa Software a. Analisa People a. Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? b. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 4. jika segala sesuatunya berjalan lancer. tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? c. Bagaimana komitmen dari tim implementasi? d. 2. permanent office systems. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? c. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP? b. Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan. Seberapa besar budget untuk infrastruktur? c. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? c. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. . dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? d. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dengan tim? f. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? g. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? b. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 5. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? d. Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan? Implementasi ERP Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP: 1.Tips memilih ERP Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan: 1. focused dan simple.

jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP.2. Saran penghematan yang menyesatkan Software ERP Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya 4. Tidak cocoknya software dgn business process 8. infrastruktur dan modal) 5. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik 3. Kurangnya komitmen top management 2. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP. Penyebab Gagalnya ERP 1. bukan sebaliknya. Kurangnya komunikasi 11. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) 3. Kesalahan penghitungan waktu implementasi 7. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) 4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Tanda-tanda kegagalan ERP 1. Cacatnya project design & management 10. 3. Kurangnya training dan pembelajaran 9. Kurangnya sumber daya (manusia. baik yang berlisensi bayar maupun open source:        SAP JDE BAAN MFGPro Protean Compiere Adempiere . ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. Kurangnya „buy in‟ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan 6. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran 2. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful