Anda di halaman 1dari 42

Koha Management Library System

Suyadi

Copyright c 2012 by Syadi All rights reserved.

To my Family

iii

Daftar Isi
1 Kongurasi Modul Katalogisasi 1.1 Pemahaman Awal tentang Kongurasi Modul Katalogisasi . . . . . 1.1.1 MARC Frameworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.2 Authority Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1.3 Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Menyiapkan Rancangan Kongurasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Identikasi Aturan Kontrol Authority . . . . . . . . . . . . . 1.2.2 Identikasi Jenis Bahan Pustaka yang Sering Dikatalog . . . 1.2.3 Identikasi Set Field-eld MARC pada Setiap Bahan Pustaka 1.2.4 Identikasi Field-eld Wajib, Penggunaan Kontrol Authority, dan Kontrol Authorized Value . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Mengimpelementasikan Rancangan Kita pada Control Authority dan Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1 Kongurasi Preferensi Sistem untuk Authority . . . . . . . . 1.3.2 Mengkongurasi Tipe Authority . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.3 Mengkongurasi Kategori Authorized Value . . . . . . . . . 1.3.4 Mengedit Authorized Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.5 Authorized Value Spesial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Mengimplementasikan Rancangan Kita pada Framework MARC . . 1.4.1 Edit Daftar Framework MARC . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Membuat Framework Baru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 Mengedit Field dan Subeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 Rangkuman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6 Pertanyaan dan latihan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Kongurasi Modul Sirkulasi 2.1 Patron Categories . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Identikasi Kategori Patron . . . . 2.1.2 Membuat Kategori Patron . . . . . 2.2 Item Types . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Identikasi Item Types (Jenis Item) 2.2.2 Membuat Jenis Item . . . . . . . . 3 3 4 5 7 8 8 8 9 9 10 10 12 12 13 13 14 15 16 16 19 19 21 21 21 22 23 23 24 27 27 27 28

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

3 Kongurasi Sistem Preferesi yang Lain 3.1 Memahami System Preferences Koha . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 Modul Global System Preferences . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2 Penggunaan system preferences . . . . . . . . . . . . . . . . iv

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.1.3 Dokumentasi Online . . . . . . . . . . . . . Kongurasi Modul Transaksional . . . . . . . . . . 3.2.1 Kongurasi Preferensi Patron . . . . . . . . 3.2.2 Kongurasi Preferensi Akuisisi . . . . . . . . 3.2.3 Kongurasi Preferensi Serial . . . . . . . . . Kongurasi Modul OPAC . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Kongurasi Konten Statis . . . . . . . . . . 3.3.2 Kongurasi Alat untuk Patron . . . . . . . . 3.3.3 Kongurasi Akses Kontrol untuk Patron . . 3.3.4 Kongurasi Enhanced Content . . . . . . . . Kongurasi Gaya dan Tampilan . . . . . . . . . . . 3.4.1 Kongurasi Gaya dan Tampilan OPAC . . . 3.4.2 Kongurasi Gaya dan Tampilan Sta Client Kongurasi General Preferences . . . . . . . . . . . 3.5.1 Kongurasi Preferensi Messaging . . . . . . 3.5.2 Kongurasi Preferensi untuk Keamanan . . 3.5.3 Kongurasi Preferensi Penelusuran . . . . . Rangkuman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33 33 33 34 34 34 35 35

Kata Pengantar
Puji syukur kupanjatkan kepada Allah Subhana wa Taala

Bab 1 Kongurasi Modul Katalogisasi


Dalam bab ini, kita akan mempelajari bagaimana cara mengkongurasi modul Katalog. Modul ini digunakan untuk mengelola informasi tentang item-item koleksi perpustakaan. Katalogisasi memegang peranan penting, sebuah katalog yang baik akan membantu pengguna untuk menemukan item dengan mudah. Target kita dalam bab ini adalah untuk: Membuat tampilan katalog menjadi simpel dan mudah untuk digunakan. Mengontrol kesalahan dalam mengisi eld-eld katalog dan meningkatkan konsistensi dan kualitas katalog. Untuk keperluan di atas, kita perlu mempelajari kongurasi modul Katalogisasi Koha berikut: MARC Frameworks Authority Control Authorized values Untuk melakukan kongurasi secara efektif, kita perlu merancang terlebih dahulu kebutuhan yang diperlukan sesuai dengan keadaan perpustakaan yang sesungguhnya.

1.1

Pemahaman Awal tentang Kongurasi Modul Katalogisasi

Sebelum membuat rancangan kongurasi, kita akan memahami terlebih dahulu tentang: MARC Frameworks adalah template untuk jenis-jenis bahan pustaka yang berbeda 3

4 Authority Control digunakan untuk mengontrol entri data pada beberapa eld seperti: nama orang, subjek, seri, dll. Authorized values merupakan cara lain dalam mengotrol entri data, biasanya digunakan terutama untuk eld-eld keperluan lokal seperti: lokasi, jenis koleksi, jenis item, dll.

1.1.1

MARC Frameworks

MARC Framework digunakan untuk membuat entri data katalog menjadi lebih sederhana, juga untuk mengontrol apa yang akan dimasukkan. Menu: More > Administration > Catalog > MARC Bibliographic Frameworks

Gambar 1.1: MARC Frameworks Catatan: Saat anda menginstall Koha anda dapat memilih untuk menginstall beberapa framework yang biasa digunakan untuk beberapa bahan pustaka Framework baru dapat dibuat dengan memodelkannya dengan framework yang telah ada Framework default memiliki banyak eld dan dapat digunakan untuk bahan pustaka yang kurang sesuai dengan framework-framework yang lain Framework mengotrol bagaimana katalog dimasukkan dan ditampilkan pada tampilan katalog Framework tidak mempengaruhi record hasil import atau copy katalog dari server Z39.50

5 Dengan MARC framework, untuk tiap-tiap jenis bahan pustaka, kita dapat mendenisikan eld dan subeld apa yang: Tersedia untuk entri data Harus diisi Untuk mengotrol entri data, kita juga dapat mengambil nilai eld atau subeld dari: Authority Control Authorized Values Control

1.1.2

Authority Control

Entri data bibliogra dapat dikontrol menggunakan Authority Control dengan mengambil dari daftar rekod authority. Lihat Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Authority_control) yang menjelaskan dengan gamblang maksud dari kontrol Authority: Authority control fulls two important functions. First, it enables catalogers to disambiguate items with similar or identical headings. For example, two authors who happen to have published under the same name can be distinguished from each other by adding middle initials, birth and/or death (or ourished, if these are unknown) dates, or a descriptive epithet to the heading of one (or both) authors. Second, authority control is used by catalogers to collocate materials that logically belong together, although they present themselves dierently. For example, authority records are used to establish uniform titles, which can collocate all versions of a given work together even when they are issued under dierent titles. Authority biasanya digunakan untuk heading nama, judul, dan subjek. Beberapa eld bibliogra yang dapat menggunakan kontrol authority adalah: 100$a: 110$a: 111$a: 139$a: 600$a: 610$a: 611$a: 650$a: 651$a: 655$a: Personal name Corporate name Meeting name Uniform title Subject: Personal name Subject: Corporate name Subject: Meeting name Subject: Topic Subject: Geographic name Subject: Genre/Form

6 Di Koha, kontrol Authority diimplementasikan menggunakan: Preferensi sistem authorities Type Authority Preferensi sistem authority berkaitan dengan: Kondisi apakah kontrol authority digunakan atau tidak Kondisi ketika menambahkan bibliogra akan secara otomatis membuat rekod authority Kondisi ketika mengubah authority akan mengubah bibliogra terkait Beberapa point penting yang berhubungan dengan Authority Type: Authority Type adalah MARC framework untuk heading authority Saat anda menginstall Koha anda dapat memilih untuk menginstall Authority Type yang biasa digunakan Authority Type baru dapat dibuat, diubah atau dihapus setiap waktu Authority Type dipetakan pada eld-eld dalam MARC framework bibliogra Authority Type mengontrol bagaimana rekod authority dimasukkan dan ditampilkan pada tampilan kataloging authority.

Gambar 1.2: Authority Types

1.1.3

Authorized Values

Koha menyediakan jalan tambahan untuk mengontrol entri data menggunakan authorized values. Ini adalah daftar nilai sederhana yang dapat dihubungkan dengan beberapa eld atau subeld bibliogra. Pembuat katalog tidak akan diijinkan memasukkan teks secara bebas pada els yang dikontrol menggunakan authorized values; hanya dapat diisi dengan nilai dari daftar. Seperti kontrol Authority, authorized values membantu mengurangi kesalahan dan memberikan konsistensi dalam membuat katalog.

Gambar 1.3: Authorized Values Item atau eld-eld local use biasanya dikontrol menggunakan authorized values, diantaranya: 952$2: Shelving scheme 952$8: Collection code 952$a: Home branch 952$c: Shelving location 952$j: Shelving control number 952$y: Item type

Berikut beberapa point penting yang berhubungan dengan authorized values: Saat menginstall Koha anda dapat memilih untuk menginstall authorized value yang umumnya dipakai Anda dapat membuat kategori dan nilai-nilai authorized value baru, mengubah atau menghapusnya Authorized values dapat dipetakan pada eld-eld MARC framework bibliogra Beberapa authorized value seperti branch dan item type adalah khusus dan dikongurasi dibawah Administrasi Koha tersendiri

1.2

Menyiapkan Rancangan Kongurasi

Sebelum kita melakukan kongurasi modul katalogisasi, kita perlu mengembangkan rencana sesuai keinginan dan keadaan perpustakaan kita. Kita perlu mengidentikasi bagaimana menggunakan kontrol Authority, apa jenis bahan pustaka yang akan kita buat katalognya, ed dan subeld apa untuk masing-masing jenis bahan pustaka tersebut. Kita juga perlu mendenisikan eld dan subeld mana yang bersifat wajib, yang mana yang akan dikontrol dengan kontrol authority dan kontrol authorized value.

1.2.1

Identikasi Aturan Kontrol Authority

Pertama kita perlu memutuskan bagaimana menggunakan kontrol authority. Penggunaan kontrol authority memiliki implikasi biaya; anda akan memerlukan staf atau pegewai paruh waktu untuk mengelola le-le authority. Anda mungkin juga untuk membeli rekod authority dari Library of Congress atau dari pihak lain. Anda juga perlu menetapkan proses dalam menggunakan kontrol authority. Apakah anda akan membuat rekod authority saat membuat rekod bibliogra, atau sesudahnya? Proses apa yang akan mengikuti ketika heading authority diperbarui? Berdasarkan hal di atas, anda dapat mengembangkan rancangan seperti berikut: Pertanyaan Apakah anda akan menggunakan kontrol Authority? Membuat rekod authority sebelum membuat rekod bibliogra, atau sesudahnya? Apakah anda menginginkan rekod bibliogra diperbarui secara otomatis setelah rekod authority diperbarui? Rencana Ya Sesudah rekod bibliogra dibuat Ya

1.2.2

Identikasi Jenis Bahan Pustaka yang Sering Dikatalog

Membuat daftar bahan pustaka yang sering dikatalog dan memiliki karakteristik bibliogra yang berbeda pada ld dan subeld yang sering digunakan. Misalnya kita mempunya daftar seperti ini: Buku Periodikal Bahan pustaka visual Laporan/Skripsi/Thesis/Disertasi Bahan pustaka elektronik

9 Anda perlu untuk membuat framework bibliogra untuk masing-masing item pada daftar di atas.

1.2.3

Identikasi Set Field-eld MARC pada Setiap Bahan Pustaka

Untuk setiap jenis bahan pustaka di atas, kita buat daftar eld dan subeld yang akan digunakan saat membuat katalog. Sebagai contoh, untuk buku, kita denisikan seperti berikut: 020: ISBN 082: Call number 1XX: Author elds 245: Title 260$a: Place of publication 260$b: Publisher 260$c: Date of publication 300: Physical description 500: General note 505: Formatted contents note 6XX: Various subject elds 7XX: Other authors 952$a: Home branch 952$d: Date acquired 952$p: Barcode 952$y: Item type

1.2.4

Identikasi Field-eld Wajib, Penggunaan Kontrol Authority, dan Kontrol Authorized Value

Berikutnya, untuk masing-masing eld dan subfeld akan kita nyatakan wajib atau tidak. Jika data pada eld selalu ada, dan eld tersebut dapat membantu patron untuk menemukan atau menilai suatu item, sebaiknya dijadikan wajib. Kita juga menetapkan apakah eld dan subeld akan menggunakan kontrol Authority. Biasanya untuk nama, judul, dan subjek merupakan pilihan yang lazim, tetapi anda juga boleh mempertimbangkan eld lain juga. Beberapa eld seperti branch dan item type dikontrol menggunakan Authorized Value secara default. Field lain yang isinya tidak banyak berubah juga dapat menggunakan kontrol authorized value. Contoh kongurasi kita sebagai berikut:

10 Tag/Subeld Wajib? Authority Control? Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Authorized value Control? Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya

020: ISBN 082: Call number 1XX: Author elds 245: Title 260$a: Place of publication 260$b: Publisher 260$c: Date of publication 300: Physical description 500: General note 505: Formatted contents note 6XX: Various subject elds 7XX: Other authors 952$a: Home branch 952$d: Date acquired 952$p: Barcode 952$y: Item type

Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya Ya Ya Ya

1.3

Mengimpelementasikan Rancangan Kita pada Control Authority dan Authorized Values

Kita sekarang telah memiliki rancangan kongurasi, mari kita pelajari cara mengimplementasikannya. Pertama kita men-setup kontrol Authority dan Authorized values dan kemudian menggunakannya pada sebuah MARC framework baru.

1.3.1

Kongurasi Preferensi Sistem untuk Authority

Kita perlu melengkapi dua preferensi sistem: BiblioAddsAuthorities: ubbahlah menjadi O, apabila anda mengharapkan untuk membuat rekod authority terlebih dahulu untuk digunakan dalam membuat rekod bibliogra. Jika diset menjadi On, kontrol authority menjadi O, pembuat katalog dapat memasukkan data pada eld secara langsung, dan Koha secara otomatis akan membuat rekod Authority sesuai dengan yang anda masukkan pada eld bibliogra yang berhubungan. dontmerge: jika anda ingin rekod bibliogra terkait secara otomatis terupdate ketika rekod authority di-update. Untuk mengubah preferensi ini, buka menu: Administration > Global system preferences, kemudian pilih tab Authority

11

Gambar 1.4: Authorities Preferences

12

1.3.2

Mengkongurasi Tipe Authority

Tipe Authority adalah framework MARC untuk rekod authority. Biasanya tipe Authority sudah tersedia bersama instalasi default Koha. Anda dapat membuat baru jika anda ingin mengambil eld selain heading nama dan subjek dari kontrol authority. Untuk membuat tipe authority baru, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Kita menemukan tampilan tipe Authority pada bagian Catalog di bawah Administration. 2. Klik tombol New Authority Type. 3. Masukkan kode Authority Type, Description, dan Summary. 4. Field Authority eld to copy adalah yang paling penting yang kita masukkan sebuah tag dalan rekod authority yang akan disalin ke dalam rekod bibliogra. Lihat tipe Authority yang sudah ada sebagai referensi.

Gambar 1.5: Membuat Tipe Authority Baru

1.3.3

Mengkongurasi Kategori Authorized Value

Kita memerlukan kategori Authorized values untuk setiap eld yang ingin kita kontrol menggunakan authorized values. Temukan tampilan Authorized Values pada bagian Basic Parameter di bawah Administration. Untuk membuat kategori baru, klik tombol New Category.

13

Gambar 1.6: Membuat Kategori Authorized Value Baru

1.3.4

Mengedit Authorized Values

Untuk mengedit daftar nilai dari sebuah kategori, pertama kita pilih kategori dari daftar kategori. Klik tombol New Authorized value for <nama kategori> untuk membuat nilai baru.

Gambar 1.7: Menambah Nilai Authorized Value

1.3.5

Authorized Value Spesial

Beberapa kategori authorized values dikelola secara langsung pada bagian Administraotion. Kita akan bahas sekarang:

14 Perpustakaan Perpustakaan dapat dikelola pada menu Libraries and groups di Basic parameters di bawah Administration.

Gambar 1.8: Libraries

Item Types Item Types dapat dikelola pada menu Item Types di Basic parameters di bawah Administration.

1.4

Mengimplementasikan Rancangan Kita pada Framework MARC

Sekarang kita telah memiliki Authority Types dan Authorized Values Categories, kita akan menlakukan editing terhadap framework MARC, dan mengkon-

15

Gambar 1.9: Item Types fgurasi eld dan subeld dalam framework.

1.4.1

Edit Daftar Framework MARC

Kita gunakan tombol New Framework untuk membuat, link Edit untuk mengedit, dan link Delete untuk menghapus. Kita juga dapat mengekspor framework ke le csv, xml atau sql, juga mengimpor dari le-le tersebut. Catatan: Sebaiknya jangan mengedit atau menghapus framework yang telah dikongurasi, setidaknya framework bawaan saat instalasi Saat membuat framework baru, Koha mengijinkan anda untuk mengambil model dari salah satu framework yang telah ada Hanya sekali framework yang anda buat benar-benar siap, sebaiknya perlu anda pertimbangkan u ntuk menghapus framework sebelumnya yang tidak anda perlukan lagi Anda harus mempertahankan framwork default untuk bahan pustaka yang tidak memiliki framework

16

1.4.2

Membuat Framework Baru

Untuk membuat framework baru, kita gunakan tombol New Framework. Setelah kita isi dan simpan Framework Code dan Description, kita dapat mengklik link MARC structure.

Gambar 1.10: Menambah Framework Pada tahap ini, kita pilih salah satu model framework yang telah ada. Pilihan model yang tepat akan menghemat kerja kita nantinya.

Gambar 1.11: Memilih Model Framework

1.4.3

Mengedit Field dan Subeld

Kita sekarang akan mengedit eld dan subel dalam sebuah framework. Perlu kita ketahui bahwa tag-tab bibliogra diberi nomor dari 0XX sampai dengan 8XX. Item atau data penggunaan setempat disimpan pada tag 952. Gunakan Search for tag untuk menuju eld yang akan anda edit. Gunakan checkbox Display only used Tags/Subelds sebagai bantuan navigasi (gambar 1.12). Untuk mengedit eld, klik Edit. Untuk mengedit subeld, klik Subelds dan klik tombol Edit Subelds pada bagian bawah halaman (gambar 1.13). Pilih subeld yang akan anda edit dengan mengklik tab pada bagian atas. Klik Save changes untuk menyimpan perubahan anda (gambar 1.14).

17

Gambar 1.12: Daftar Tag Sebuah Framework

Gambar 1.13: Struktur Subeld

18

Gambar 1.14: Subeld Editing Catatan: Untuk mengubah label pada tampilan katalog, isilah Text for Librarian dan Text for OPAC sesuai yang anda inginkan. Untuk membuat sebuah tag atau subeld menjadi wajib, beri tanda check pada kotak Mandatory pada blok Basic Constraints. Demikian pula untuk membuat sebuah tag atau subeld menjadi repeatable, beri tanda check pada kotak Repeatable. Klik link Display more constrants di bawah blok Basic constraints untuk menampilkan Advanced constraints. Anda dapt menampilkan atau menyembunyikan sebuah tag atau subeld pada editor, jika ditampilkan anda dapat memilih apakah ditampilkan secara collapsed atau tidak. Untuk mengaturnya, isilah nilai hidden pada blok Advanced constraints dengan angka-angka seperti berikut: 0: Ditampilkan, tidak collapsed -1: Ditampilkan, collapsed -2: Tidak ditampilkan Anda dapat mengambil nilai eld dari kontrol Authorized Values atau dari Authority, tetapi tidak menggunakan keduanya. Untuk menggunakan Authorized Values, pilih kategori yang sesuai dari daftar Authorized Values. Untuk menggunakan kontrol Authority, pilih jenis yang sesuai dari daftar nilai pada Thesaurus.

19

1.5

Rangkuman

Pada bab ini , kita telah menggunakan tiga alat yang membuat katalogisasi menjadi lebih sederhana dan mengotrol proses entri data, yaitu: MARC Frameworks Authority Control Authorized values Mengembangkan rancangan kongurasi yang efektif adalah penting. Terdapat implikasi biasa untuk menggunakan kontrol Authority. Anda perlu menyatukan proses-proses dalam penggunaan kontrol authority pada saat merancang kongurasi. Anda perlu mengembangkan sebuah framework MARC untuk setiap bahan pustaka yang biasanya anda buat katalognya, untuk bahan pustaka lain anda dapat menggunakan framework default. Di dalam masing-masing framework, anda perlu mengkongurasi eld dan subeld mana yang tersedia dan mana yang wajib untuk diisi. Beberapa eld dan subeld dapat mengambil nilai dibawah kontrol authority; yang lainnya mungin dapat dikontrol menggunakan authorized values. Pada bab berikutnya, kita akan mempelajari cara mengkongurasi modul Sirkulasi, kita akan mempelajari bagaimana memetakan kebijakan sirkulasi perpustakaan menggunakan aturan dan preferensi Koha.

1.6

Pertanyaan dan latihan

20

Bab 2 Kongurasi Modul Sirkulasi


Dalam bab ini, kita akan mempelajari bagaimana mengkongurasi modul sirkulasi Koha. Modul ini digunakan untuk meminjamkan item kepada pengguna. Target kita untuk memetakan kebijakan sirkulasi pada rules dan preferences Koha. Sebuah kebijakan sirkulasi menetapkan lama peminjaman, perpanjangan, lama keanggotaan, denda, pesan, material referensi, dll. Untuk memetakan ini di Koha, kita akan mempelajari tur-tur koha berikut: Patron categories Item types Circulation and ne rules Notices and triggers Calendar Circulation system preferences

2.1

Patron Categories

Kita buat kategori patron untuk setiap kelompok atau kelas dari patron yang memiliki karakteristik yang berbeda. Kategori patron merupakan bagian yang sangat penting pada modul sirkulasi Koha. Anda dapat menemukan tampilan andministrasi kategori patron pada bagian Patron and Circulation dalam modul Administration Koha.

2.1.1

Identikasi Kategori Patron

Pertanyaan kunci di sini adalah apakah anda memiliki, atau untuk mengantisipasi kelompok patron yang memiliki karakteristik yang berbeda. Kita perlu mengetahui untuk masing-masing kelompok apakah memiliki perbedaan dalam hal: 21

22 Masa aktif Beaya pendaftaran Usia yang diijinkan Masa pinjaman Maksimum pinjaman yang diijinkan Jumlah denda

Berikut beberapa contoh untuk jenis perpustakaan yang berbeda: Perpustakaan Umum: Dewasa Anak-anak Pelajar dan Mahasiswa Institusi Staf Perpustakaan

Perpustakaan Akademis: Mahasiswa D3/S1 Mahasiswa Pasca Sarjana Dosen Fakultas/Jurusan

Perpustakaan Komersial: Kategori A: Rp 50.000 sebulan Kategori B: Rp 100.000 sebulan Kategori C: Rp 500.000 sebulan

2.1.2

Membuat Kategori Patron

Untuk membuat kategori baru kita gunakan tombol New Category. Gunakan tabel berikut sebagai panduan untuk membuat atau mengedit kategori patron: Field Category code Wajib? Ya Instruksi Masukkan kode singkat untuk kategori tersebut, misal MHS Masukkan deskripsi untuk kategori tersebut, misal Mahasiswa Masukkan periode pendaftaran dalam bulan atau sebelum tanggal tertentu Keterangan

Description

Ya

Enrollment period

Tidak

Field ini digunakan untuk menghitung otomatis tanggal masa aktif berakhir

23 Age required Upperage limit Enrollment fee Tidak Tidak Tidak Masukkan umur minimal Masukkan umur maksimal Masukkan besar beaya

Overdue notice Tidak required

Lost items sta client Hold fee

in Tidak

Tidak

Category type

Ya

Beaya ini akan dibebankan saat pertama kali mendaftar Pilih No atau Yes Untuk mengontrol apakah akan mengirim pesan kepada patron jika terlambat mengembalikan atau tidak Pilih Shown atau Menampilkan itemHidden item yang hilang pada klien staf atau tidak Masukkan besar beaya Beaya ini akan langsung dibebankan kepada patron saat memesan koleksi Pilih dari daftar Anak-anak perlu guarantor orang dewasa. Sta (hanya untuk staf perpustakaan) memiliki hak istimewa

2.2

Item Types

Item types (jenis item) adalah kelompok bahan pustaka dalam perpustakaan yang disirkulasikan dengan jalan yang berbeda. Jenis item juga merupakan bagian yang sangat penting dalam modul Sirkulasi. Anda dapat menemukan tampilan jenis item pada bagian Basic parameters pada modul Administration Koha.

2.2.1

Identikasi Item Types (Jenis Item)

Kita perlu mempertimbangkan jenis bahan pustaka apa saja yang memiliki perbedaan karakteristik. Kita perlu mengetahui untuk setiap jenis bahan pustaka memiliki perbedaan dalam hal:

24

Gambar 2.1: Item Types Kebijakan perpanjangan pinjaman Kebijakan tentang koleksi tidak dipinjamkan Lama peminjaman Jumlah maksimal peminjaman Jumlah denda Harga sewa

Berikut jenis item default dari Koha: Books Reference Journals Reports CD/DVDS

2.2.2

Membuat Jenis Item

Untuk membuat jenis item baru kita gunakan tombol New item type. Gunakan tabel berikut sebagai panduan dalam membuat jenis item:

25

Field Item type Description

Wajib? Ya Ya

Icon Not for loan

Tidak Tidak

Rental charge

Tidak

Summary

Tidak

Instruksi Keterangan Masukkan kode singkat seperti: MHS Masukkan deskripsi untuk kategori ini seperti: Mahasiswa Pilih gambar yang sesuai pada daftar Tandai atau tidak Jika ditandai, item tidak dapat dipinjamkan Masukkan nilai Nilai ini akan langrental/sewa sung dibebankan kepada patron yang meminjam Masukkan teks bebas

2.3

Circulation and Fine Rules

Di Koha, sebuah kombinasi perpustakaan atau cabang, kategori patron dan jenis item dapat anda tetapkan: Jumlah pinjaman yang diijinkan Lama pinjaman Jumlah denda Jumlah perpanjangan yang diijinkan Diskon sewa

Anda juga dapat menetapkan: Nilai default jumlah pinjaman, kebijakan pemesaman dan pengembalian Maksimum pinjaman untuk setiap jenis patron Kebijakan pemeisanan dan pengembalian untuk setiap jenis item

26

Gambar 2.2: Item Types

Bab 3 Kongurasi Sistem Preferesi yang Lain


Dalam bab ini, kita akan melengkapi kongurasi aplikasi Koha sehingga siap untuk diujicoba dan diterapkan. Kita akan mempelajari cara mengkongurasi System preferences berikut: Modul-modul transaksional: patron, akuisisi dan periodikal. Onlini Public Acccess Catalog (OPAC). Style dan appearance OPAC dan sta client. Pengelolaan pesan, keamanan dan penelusuran.

Koha memiliki lusinan system preferences, beberapa lebih penting dari yang lainnya. Kita akan fokus pada yang terpenting saja. Pembaca bisa mempelajarinya secara mendalam pada User Manual Koha yang dapat diunduh dari http://koha-community.org.

3.1

Memahami System Preferences Koha

System preferences pada dasarnya adalah pilihan untuk setiap perpustakaan dirancang dan bagaimana Koha akan berfungsi. Kita akan mempelajari modul System preferences, sifat, dan organisai preferensi. Kami berbagi tips dalam menggunakan preferensi ini dan menemukan informasi tentang ini secara online.

3.1.1

Modul Global System Preferences

Modul Global system preferences dapat ditemukan di bawah menu Koha Administration - gambar Berikut point-point penting untuk dicatat tentang modul ini: 27

28 Terdapat lusinan preferensi, dan diorganisasi bedasarkan kategori. Preferensi ini mengkontrol perilaku sistem seperti budget akan digunakan dalam modul Acquisition, atau nomor kartu anggota akan dikalkulasi secara otomatis. Terdapat alat pencari yang bermanfaat untuk menemukan preferensi tertentu. Preferences terdiri dari berbagai tipe, dari switch on/o sederhana hingga daftar nilai yang lebih kompleks. Beberapa preferensi memiliki nilai default. Anda dapat mengubahnya setipa waktu. Berepa freferensi telah ditetapkan saat Koha di-install.

3.1.2

Penggunaan system preferences

Berikut point-point pentinguntuk dicatat tentang penggunaan system preferences ini: Preferensi ini berlaku untuk seluruh sistem; tidak mungkin memiliki pilihan yang berbeda untuk perpustakaan yang berbeda. Mengakses system preferences harus dikontrol, sebab preubahan preferensi dapat mengubah perilaku sistem secara signikan. Anda mungkin akan mengatur sedikit preferensi saat anda mulai menggunakan sistem terutama yang berhubungan dengan katalogisasi, patron, atau sirkulasi. System preferences dapat diubah sewaktu-waktu setelah anda familiar dengan sistem, dari waktu ke waktu anda dapat mengatur preferensi Koha sesuai dengan yang anda inginkan.

3.1.3

Dokumentasi Online

Kami tidak akan menjelaskan seluruh preferensi dalam tulisan ini atau di bagian lain buku ini. Lagi pula, system preferences senantiasa berubah, satu ditambahkan dan yang lainnya tidak digunakan lagi. Anda dapat merujuk pada manual online Koha untuk mendapatkan informasi terbaru. Manual Koha terdapat di sini: http://koha-community.org/documentation/

3.2

Kongurasi Modul Transaksional

Pada bab sebelumnya kita telah mempelajari cara mengkongurasi modul katalogisasi dan sirkulasi. Pada bab ini kita akan mepelajari tentang preferensi sistem yang mengkontrol fungsi dari modul transaksional yang lain: patron, akuisisi dan serial:

29 Preferensi patron mengontrol dalam membuat rekod patron. Preferensi akuisisi berkaitan dengan budget dan pajak. Preferensi serial berhubungan dengan daftar, perpanjangan langganan, dan menampilkan histori langganan.

3.2.1

Kongurasi Preferensi Patron

Preferensi ini dapat ditemukan pada tab Patrons. - gambar di sini Modul patron sama pentingnya dengan modul Cataloging dan Circulation sebab sistem tidak dapat digunakan tanpa patron. Beberapa fungsi modul ini diantaranya: Mengelola kategori patron Merekam informasi tentang mereka Membuat identitas yang unik untuk tiap-tiap patron. Kita akan mempelajari cara membuat kategori patron terlebih dahulu. Preferensi berikut akan membantu kita dalam mengelola data patron:
System preference BorrowerMandatoryField Nilai default zipcode | surname | cardnumber Deskripsi Field yang harus terisi ketika menambahkan patron Instruksi It is important to pay attention to this preference. Ensure that elds that you will need, e-mail address for instance, are made mandatory. This way you will not have to correct patron records at a later date.

3.2.2

Kongurasi Preferensi Akuisisi

Modul akuisisi (Acquisition) digunakan untuk mendapatkan item, biasanya melalui pembelian. Modul akuisisi mengijikan kita untuk: Membuat data vendor dan anggaran Mengelola usulan pembelian Membuat pesanan Menerima item yang dipesan Menelusur pesanan yang datang terlambat atau hilang

30 Membuat surat klaim. Tidak seperti modul Cataloging dan Circulation, , modul ini relatif lebih sedikit penggunaannya, sebaliknya mereka lebih suka mengelola secara manual atau menggunakan sistem lain. Mungkin karena modul Acquisition di Koha cukup sederhana dan hanya memiliki sedikit preferensi. Preferensi ini dapat anda temukan pada tab Acquisition. gambar Berikut penjelasan preferensi modul Acquisition beserta instruksi bagaimana untuk mengkongurasinya: - tabel -

3.2.3

Kongurasi Preferensi Serial

Modul Serial digunakan untuk mengelola langganan periodikal. Modul ini digunakan untuk: Membuat langganan, tanggal mulai berlangganan dan frekwensinya Menerima issue ketika datang di perpustakaan Menelusur issue yang hilang atau datang terlambat Perpanjangan langganan Membuat surat klaim jika issue hilang atau terlambat Mengelola routing list untuk memberitahu patron tertentu ketika issue telah diterima perpustakaan.

Seperti modul Acquisition, pustakawan jarang menggunakan modul yang sederhana ini dan hanya memiliki sedikit preferensi. Anda dapat mencari preferensi ini dengan menelusurnya menggunakan kata kunci subscriptions. - gambar Berikut penjelasan preferensi modul Serial beserta instruksi bagaimana untuk mengkongurasinya: - tabel -

3.3

Kongurasi Modul OPAC

Online Public Access Catalog (OPAC) tidak hanya sebagai katalog online saja, tetapi juga terdapat modul yang digunakan untuk peminjaman mandiri. Patron dapat menggunakan Koha OPAC untuk:

31 Menemukan item dengan memasukkan istilah-istilah dalam pencarian atau menampilkan berdasarkan kategori-kategori Memilih item berdasarkan deskripsi, penilaian, tinjauan, dan bahan-bahan lain yang berguna Memesan item jika suatu saat tidak tersedia Membuat usulan pengadaan Melihat pinjaman mereka, daftar koleksi yang pernah mereka pinjam dan denda Meminta kepada pustakawan untuk mengubah alamat dan informasi personal yang lain. Membuat dan membagi pakai daftar bacaan Mempelajari kebijakan-kebijakan perpustakaan, kegiatan yang akan diadakan atau berita. Koha menawarkan preferensi OPAC yang luas yang dapat mengontrol: Konten statis pada home page OPAC, dari header halaman sampai blok utama pada home page Alat yang membantu patron untuk menemukan, memilih dan mengelola pinjaman mereka, seperti rak virtual (virtual shelves) atau daftar item yang paling populer Konten yang diperluas yang membantu patron memilih item, dari Google jacket sampai Amazon Review Patron mengakses tur-tur seperti memesan atau perpanjangan pinjaman.

3.3.1

Kongurasi Konten Statis

Kita akan mengkongurasi konten statis pada header dan footer, konten pada main body, navigation bar, dan logo. gambar Berikut ini preferensi yang mengijinkan kita untuk mengubah konten OPAC tanpa harus mengubah le-le di server. Untuk mengelola preferensi ini kita butuh beberapa ketrampilan tentang HTML. Dengan HTML anda dapat memformat konten dengan color, emphasis, font dan ukuran font. Berikut penjelasan tentang preferensi ini beserta instruksi untuk mengkongurasinya: - tabel

3.3.2

Kongurasi Alat untuk Patron

Koha memiliki beberapa alat yang membantu patron untuk menemukan, memilih dan mengelola item yang ingin mereka pinjam. Alat ini di antaranya Browse

32 berdasarkan Subjek (Browse by Subject, Daftar item paling populer, rak maya (virtual shelves) atau daftar bacaan (reading lists), Bool bag atau cart, dan alat yang digunakan untuk menampilkan rak (virtual) secara online. gambar Berikut preferensi beserta instruksi bagaimana menggunakannya: table

3.3.3

Kongurasi Akses Kontrol untuk Patron

Dalam bagian ini kita akan mempelajari cara mengontrol apakah patron dapat atau tidak dapat mengerjakan pada modul OPAC. Preferensi ini mengontrol keadaan patron dapat log on ke OPAC, mengubah password, pesan secara online, memperpanjang pinjaman online, menulis ulasan atau membuat usulan pengadaan. Kebanyakan tur ini cukup baik untuk diaktifkan. Tetapi jika OPAC anda tidak tersedia untuk sebagian besar patron, maka sebaiknya tur-tur yang tidak berguna dinonaktifkan. Berikut preferensi beserta instruksi bagaimana menggunakannya: tabel -

3.3.4

Kongurasi Enhanced Content

Fitur enhanced content di Koha membantu patron untuk memilih item dengan menampilkan konten seperti cover buku, ulasan dan penilaian. Konten ini merupakan tambahan bagi data katalog reguler seperti judul, pengarang atau subjek yang tersedia di OPAC, dengan demikian informasi dapat ditingkatkan. gambar Koha dapat diintegrasikan dengan Web Servis seperti yang disediakan olah Amazon dan Google untuk menampilkan konten. Sebagian besar preferensi ini berupa switch On atau O; selain dari itu, khusus preferensi yang berhubungan dengan Amazon membutuhkan key atau ID untuk di atur. Beberapa servis ada yang berbayar; beberapa membutuhkan login untuk mengkongurasinya. Berikut daftar preferensi enhanced content beserta instruksi untuk menggunkannya: tabel

33

3.4

Kongurasi Gaya dan Tampilan

Dalam bagian ini kita akan mempelajari preferensi yang mengontrol gaya dan tampilan-warna, jenis dan ukuran font, gambar latar dari OPAC dan sta client. Kebanyakan perpustakaan tentunya ingin OPAC mereka tampil lebih menarik, demikian juga untuk sta client. Koha memiliki beberapa preferensi yang digunakan untuk mengotrol style dan tampilan, diantaranya: Themes atau templates: yaitu sejumlah style sheet, JavaScript atau tambahan header dan footer - yang tidak hanya mengendalikan gaya penampilan saja, tetapi juga mengendalikan perilaku dari layar. Stylesheet: adalah le CSS, dan beberapa le XSLT yang berhubungan dengan gaya dan tampilan elemen-elemen seperti: huruf, warna, ukuran huruf atau gambar latar. Untuk menggunakan preferensi ini secara efektif, anda perlu memiliki beberapa ketrampilan tentang HTML dan CSS.

3.4.1

Kongurasi Gaya dan Tampilan OPAC

Mari kita perhatikan preferensi OPAC terkait. Preferensi ini berhubungan dengan tema OPAC, CSS style sheet, dan beberapa style sheet XSLT yang mengontrol tampilan data MARC. gambarSecara umum, untuk membangun tema dan style anda butuh mengakses server. Tetapi anda juga memiliki pilihan dalam menggunakan style sheet yang tersedia di web atau menulis CSS pada preferensi sistem. Berikut daftar preferensi OPAC yang berhubungan dengan style dan tampilan beserta instruksi bagaimana mengaturnya: tabel

3.4.2

Kongurasi Gaya dan Tampilan Sta Client

Seperti preferensi OPAC, untuk membangun tema baru anda perlu mengakses server, tetapi anda juga dapat menggunakan preferensi sistem untuk menggunakan le CSS lain. Preferensi ini dapat ditemukan di bawah tab Sta Client. gabar............... Berikut daftar preferensi pada tab sta client yang digunakan untuk mengubah gaya dan tampilan beserta instruksi untuk menggunakannya:

34 - tabel

3.5

Kongurasi General Preferences

Terakhir kita curahkan perhatian kita untuk mengkongurasi preferensi yang lain: Messaging: berhubungan dengan bagaimana sistem Koha kita berkomunikasi dengan patron Security: bagaimana mengakses OPAC dan sta client secara aman Search: bagaimana katalog dapat di sesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan.

3.5.1

Kongurasi Preferensi Messaging

Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan patron untuk berbagai keperluan-untuk menginformasikan kepada mereka tentang pembuatan akun, kegiatan yang akan datang, atau memeberitahu keterlambatan pinjaman. Kadang patron juga ingin berkomunikasi dengan perpustakaan, untuk meminta perubahan alamat mereka, atau membuat usulan pengadaan. Koha dapat mengirim pesan ke patron menggunakan e-mail atau SMS. Sebagian besar perpustakaan yang menggunakan Koha menggunakan e-mail. Kita telah familiar dalam mengatur pemberitahuan keterlambatan dan trigger pada bab sebelumnya. Selain itu Koha juga dapat mengirim pesan jenis lain seperti kegiatan mendatang, pesanan telah ada, atau masa pinjaman akan segera habis. Perpustakaan dapat memilih untuk mengijinkan patron untuk mengatur preferensi pesan individual atau staf perpustakaan dapat mengaturnya untuk patron. - gambar Berikut preferensi yang berhubungan dengan pengiriman pesan beserta instruksi untuk mengaturnya: - tabel

3.5.2

Kongurasi Preferensi untuk Keamanan

Mengamankan akses ke OPAC dan secara khusus pada sta client merupakan hal yang penting untuk beberapa perpustakaan. Koha memiliki beberapa jalan dalam mengamankan akses: Memerlukan ID dan password untuk login baik untuk OPAC maupun sta client Hanya sta user yang dapat mengakses sta client

35 Staf mengakses modul pada sta client dapat dibatasi menggunakan granular permissions Mengakses sta client dapat dibatasi hanya alamat IP tertentu Dalam instalasi multi-library, akases ke patron perpustakaan lain, sirkulasi dan data katalog dapat dicegah. Kebanyakan preferensi keamanan terdapat pada tab Admin. - gambar Berikut daftar preferensi beserta instruksi pengaturannya: tabel

3.5.3

Kongurasi Preferensi Penelusuran

Fasilitas penelusuran katalog tersedia baik pada OPAC maupun sta client. Fasilitas inilah yang paling sering digunakan. Meskipun preferensi default telah bekerja dengan baik untuk kebanyakan perpustakaan, tetapi mungkin merupakan gaagasan yang perlu dipertimbangkan untuk mengubah preferensi ini sesuai keinginan perpustakaan. Preferensinya dapat kita temukan pada tab Searching. - gambar Berikut daftar preferensi beserta instruksi pengaturannya: tabel

3.6

Rangkuman

Dalam bab ini kita telah mempelajari: Bagaimana menampilkan kategori sistem preferensi atau menelusurnya menggunakan fasilitas penelusuran Mengatur preferensi patron, akuisisi, dan serial Mengatur konten statis untuk OPAC, alat-alat untuk patron, kontrol akses bagi patron, dan konten yang diperluas Mengatur gaya dan tampilan pada OPAC dan sta client Mengatur preferensi pembuatan pesan, keamanan dan penelusuran. Hal ini melengkapi kongurasi aplikasi kita agar dapat bekerja dan siap digunakan. Dalam bab berikutnya, kita akan melakukan ujicoba instalasi Koha baru yang telah kita kongurasi sedemikian rupa.

36

Bibliogra
[1] Sirohi, Savitra and Gupta, Amit, Koha 3 Library Management System, Birmingham-Mumbai: Packt Publishing (2010) ISBN: 978-1-849510-82-0

37