ANTECEDENTES DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

Hace algo ms de cuarenta aos se aplica en Venezuela la metodologa para el anlisis de gestin administrativa. Siempre bajo la denominacin ms conocida AUDITORA ADMINISTRATIVA, siendo ambas, desde el punto de vista prctico, sinnimas. Hasta no hace mucho tiempo el anlisis de gestin administrativa era una consecuencia de la auditora financiera como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada da cobra ms vigencia la Consultora Gerencial o de Empresas como consecuencia de la necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los costos, siendo las tcnicas del anlisis de gestin administrativa las que proporcionan los resultados de tal anlisis y los correctivos a aplicar en las reas dbiles o crticas, bien sea en la funcin pblica o en la actividad privada. Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol, Frederick Winslow Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa deba ser, peridicamente, evaluada. DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES James Mckinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribi que toda empresa "debe realizar una auto auditoria peridica de su funcionamiento", lo cual constituy la primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las empresas, y por otro lado, seala que sta debe hacerse con alguna regularidad. Theodore J. Kreps, a la sazn profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableci, basndose en lo dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas organizacionales, a saber: empleo, produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e intereses. La importancia de su opinin radica en que as se comenzaron a estructurar los procesos de revisin administrativa en reas particulares o especficas del negocio. Howard Bowen en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms importantes que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigacin y desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos aos despus de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afn de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no deba hacerse slo hacia lo interno sino hacia el entorno. El Profesor Jos Ruiz Roa ha definido al anlisis de gestin Administrativa de la manera siguiente: El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin.

Como definicin podramos decir que: Anlisis de gestin administrativa (AGAD) o auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar el nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable"

OBJETIVOS DEL ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD)

Entre los objetivos del AGAD, encontramos los siguientes (Ruiz; 1995:73): Determinar debilidades de los mtodos o procedimientos administrativos. Evaluar la adecuacidad y efectividad de los controles internos. Determinar el grado de utilidad de la informacin que los ejecutivos entregan a la Alta administracin. Detectar las reas crticas y detectar las medidas para superar la crisis. Prestar asistencia a toda la Administracin en la realizacin efectiva de sus funciones. Detectar las desviaciones en la Administracin de la empresa revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. se orienta a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

IMPORTANCIA DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

El Anlisis de Gestin Administrativa es importante porque mide, en los distintos niveles, la capacidad de la Alta Administracin; de esta forma, establece un mtodo para asegurar a esa Alta Administracin que las polticas y los procedimientos que se aplican en las organizaciones en general, son las ms adecuadas para que los objetivos se logren con total eficacia. Constituye un instrumento de desarrollo empresarial, el cual aconseja un examen de la estructura administrativa para la evaluacin del grado de eficiencia y de eficacia de las funciones de las ciencias administrativas. El Anlisis de Gestin Administrativa se ha considerado como la tcnica capaz de realizar el estudio y evaluacin de la organizacin, o de cada una de sus reas y proporcionar soluciones a las irregularidades encontradas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la formacin acadmica y para el desarrollo profesional de los Administradores. Mediante el AGAD se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. Adems, este anlisis y evaluacin de factores, tanto internos como externos, debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organizacin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

Ventajas: Detecta las desviaciones en la administracin de la empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. Evala los controles internos de la organizacin. Detecta las reas crticas y propone recomendaciones para solucionarlas. Por medio del AGAD se determinan las debilidades de los mtodos o procedimientos administrativos. Estudia la estructura de la empresa, detectando las modificaciones que deben realizarse. Facilita un patrn para el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en la organizacin como lo son el humano, tcnico, financiero, materia prima y equipos.

Desventajas: La aplicacin del AGAD requiere una gran cantidad de tiempo, por ella muchas organizaciones no lo aplican. El costo para realizar el AGAD, sin duda alguna, es muy costoso por eso no todas las organizaciones estn en capacidad para aplicarlo. No existe una escala de valores precisas que permita medir el grado de eficiencia y eficacia, con el cual estn cumpliendo las funciones administrativas, de all se desprende el hecho de que la calidad de esta evaluacin dependa en gran parte del profesional que la realice.

PROGRAMA GENERAL PARA REALIZAR UN ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

Constitucin de la empresa: se verifica toda la documentacin legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia. Posicin de la institucin: que ocupa en el mbito nacional e internacional. Organizacin: estructura general por divisiones y departamentos. Objetivos, planes y polticas: se determina que estn definidos claramente y de forma precisa. Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programacin prevista. Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboracin. Recursos humanos: se verifica las polticas de personal y el manejo del mismo. Medios fsicos: determinacin de los medios fsicos existentes y la razonabilidad de la inversin realizada en este sentido.

PROPSITO Y ALCANCE DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD) CARACTERISTICAS DEL ANALISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)
Dentro de las caractersticas ms importantes del anlisis de gestin administrativa se pueden mencionar las siguientes: Es un sistema estructurado. Estudia y analiza la organizacin. Evidencia reas problemticas dentro de la empresa. Incluye la planificacin para su aplicacin y desarrollo. Formula programas de trabajo. Determina debilidades en los mtodos o procedimientos administrativos.

AREAS DE ESTUDIO O APLICACIN DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD)

El anlisis de gestin administrativa se aplica sobre todas las reas del proceso administrativo, a saber: Planificacin: Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de accin para alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para la toma de decisiones en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de polticas, fijacin de programas y campaas, determinacin de mtodos y procedimientos especficos y fijacin de las previsiones diarias. Organizacin: Viene dada por el proceso de determinar y establecer la estructura, los procedimientos y los recursos necesarios, apropiados para el curso de accin seleccionado. Consistiendo en agrupar las actividades pertinentes para la ejecucin de planes de unidades directivas y la definicin de las relaciones entre los ejecutivos y los empleados. Direccin: Es el proceso de instrumentar el plan y usar los recursos organizados en operaciones reales y efectivas, para la obtencin de los objetivos planificados; consiste en emitir instrucciones, asignar programas a los responsables de ejecutarlos. Coordinacin: Siendo el proceso de comunicacin con los elementos fuera de la jurisdiccin de la administracin general, para lograr su cooperacin donde quiera que influya o reciban influencia de la operacin que genera esa administracin

Ejecucin: Viene dada por el desempeo de las funciones asignadas que cumplen los ejecutivos y pueden determinarse directamente en trminos de los objetivos y las normas departamentales. Control: Es el proceso de determinar si la operacin real y efectivamente se desarrolla como se ha propuesto, como se ha diseado y en caso de que se observen desviaciones, recomienda se apliquen los correctivos pertinentes.

ELEMENTOS DETERMINANTES EN AREA DE DIFICULTAD

Con la aplicacin del Anlisis de Gestin Administrativa se pueden identificar reas en una empresa, que no estn adecuadamente administradas, entre los problemas y debilidades que presentan estas reas se tienen los siguientes: Aspecto Organizativo: El diseo de la estructura orgnica no se adapta a la empresa. Funciones mal concebidas o inapropiadas. Inoperante descripcin de cargos. Inapropiada distribucin de funciones. Alta Administracin: Faltas en el proceso de toma de decisiones. Mala interpretacin de las polticas. Falta de identificacin e interpretacin de los objetivos. Deficiente comunicacin con los ejecutivos. Directrices mal impartidas. rea de Personal: Deficiencia en el reclutamiento. Ausentismo Laboral. Fallas en la Supervisin. Defectuoso sistema de comunicacin. rea de Recursos Econmicos: Capital de trabajo inapropiado. No se preparan estados financieros. Planificacin deficiente del flujo de recursos. Inadecuada estructura financiera.

rea de Produccin: Deficiencia en el uso de los equipos. Materia prima mal utilizada. Falta de polticas de produccin. Existencia de equipos de poco rendimiento u obsoletos. Falta de mantenimiento de los equipos. Falta de estndares de produccin. rea de Ventas: Mercanca obsoleta. Canales de distribucin deficientes. Campaas publicitarias inexistentes. Tardanza en la entrega de los productos. Reclamos de los consumidores. Administracin de Crditos y Cobranzas: Ausencia de polticas de cobranzas. Cuentas incobrables. Lmites de crditos sin controles. Falta de informacin con el Departamento de Contabilidad. Inadecuada contabilizacin de crditos y cobranzas.