1.

PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Blangko daftar 60 menit Daftar hadir hadir , dan dan daftar balangko daftar pulang pulang pegawai Ket

NO 1

AKTIVITAS
Petugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Wakil Ketua PTA

Bag. Keuangan

Mulai

Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan Mengarsipkan

Blangko daftra 120 menit hadir dan pulang, lembar rekap kehadiran Balangko daftar 840 menit hadir dan pulang, rekap daftar hadir selama satu bulan, hasil prin out sidik jari, suarat cuti, dinas luar, ijin pegawai 20 menit

Rekap hadir harian pegawai Rekap absent pegawai PTA. Yogyakarta

2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip ) PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat masuk 15 menit Surat Dinas 30 menit Luar penugasan, 30 menit perintah atasan
30 menit 30 menit 30 menit 120 menit

Ket

NO 1

AKTIVITAS
1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar 4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 6. menggandakan surat keluar 7. mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Menginformasikan surat edaran melalui Webside 9. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat

Bag. umum Mulai

Petugas

Panitera / Sekeretaris

Ketua PTA

30 menit

15 menit

3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat permohonan, 45 menit Kartu Poto kopi SK ASKES Terakhir, poto kopi 45 menit Daftra Gaji, poto 2x3 2 lembar, Surat Nikah, Akte 120 menit Kelahiran anak
120 menit 15 menit

Ket

NO 1

AKTIVITAS
1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES, 3. Mengantar berkas ke kantor ASKES 4. Mengambil kartu ASKES 5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu ASKES kepada YBS

Petugas

PT ASKES

Mulai

15 menit

4. PROSEDUR KEGIATAN OLAH RAGA PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Draf kegiatan olah 45 menit Kegiatan raga setiap hari Olah Raga 60 menit Jumat Ket

Petugas 1
1. Membuat jadwal kegiatan olah raga setiap hari Jumat 2. Merencanakan kegiatan olah raga tahunan dalam rangka 17 Agustus 3. Mengevaluasi kegiatan olah raga mingguan maupun tahunan 4. Melaporkan kegiatan olah raga kepada pimpinan 5. Menayangkan Kegiatan Olahraga melalui Website 6. Diarsipkan

Ketua PTA

Mulai

60 menit

30 menit

30 menit

15 menit

5. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING PELAKSANAAN Panitera / Wakil Sekeretaris Sekretaris TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapa Waktu Out put n Data 45 menit Impassing Penjagaan, Pegawai Sk Terakhir, 1.680 Impassing menit Terakhir,
1.68.0 menit 60 menit 60 menit 120 menit 120 menit 15 menit 1.680 menit 30 menit

Ket

NO 1

AKTIVITAS
1. Mendata pegawai PTA Yk yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesuai dg TMT Impassing nya. 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan Impassing 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Ketua PTA

Bag. Keuangan

6. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

NO 1

AKTIVITAS
1. Mendata pegawai PTA Yk yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan KGB 7. Menyerahkan kepada YBS 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekeretaris

Ketua PTA

Bagian Keuangan

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Data Penjagaan, 30 menit KGB Sk Terakhir, Pegawai 90 menit KGB terakhir
300 menit 45 menit 30 menit 120 menit 45 menit 15 menit 180 menit 30 menit

Ket

7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)

NO 1

AKTIVITAS
1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengantar berkas ke BKN 5. Mengambil kartu BKN 6. Mengkopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan kartu KARPEG kepada YBS

Petugas

PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretaris

Panitera / Sekeretaris

BKN

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan Surat Pengantar, 45 menit KARPEG SK PNS, SK CPNS, Surat 300 menit Tanda Kelulusaan Prajabatan, Pas 20 menit poto 2x3 hitam putih 2 lembar
420 menit 420 menit 45 menit 15 menit

Ket

8. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU)

NO 1

AKTIVITAS
1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan 5. Mengantar berkas ke kantor BKN Yogyakarta 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU 7. Mengkopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan kartu KARIS/KARSU kepada YBS

Sub. Umum Mulai

PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Petugas Kepegawaian

TAHAPAN KINERJA Wakil Sekretaris Panitera / Sekeretaris BKN Persyaratan/ Kelengkapan Surat Pengantar, SK PNS, SK CPNS, Surat Tanda Kelulusaan Prajabatan, Pas poto 2x3 hitam putih 2 lembar, Laporan Pernikahan Waktu
15 menit 120 menit 240 menit 60 menit 420 menit 420 menit 15 menit

Out put KARIS, KARSU

15 menit

9. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI NO 1 AKTIVITAS

1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kemdali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Meninformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papa pengumuman maupun Website/ kolom Kepegawaian

Bag. umum Mulai

Petugas

PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris

Ketua PTA

Dirjen Badilag

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 15 menit Penjagaan Surat Cuti Cuti, Surat 15 menit keterangan Sakit, 15 menit Pengantar Dari PA 15 menit
15 menit

05 menit 05 menit 05 menit 30 menit 30 menit 10 menit

12. Mengarsip

10. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT

PELAKSANAAN NO AKTIVITAS
RAPAT BAPERJAKAT 1. Menerima berkas usulan mutasi 2. Mengagendakan rapat baperjakat 3. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 4. Mempersiapkan berkas mutasi pindah dari luar yang akan dirapatkan 5. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 6. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani 7. Menindaklanjuti hasil rapat pra baperjakat

TAHAPAN KINERJA
Ketua Tim/Tim Baperjakat Ketua Persyaratan/ Kelengkapan
Surat Permohonan Pindah, Rekap data pegawai

Sub. Bag. Umum

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Wakil Sekretaris

Panitera Sekretaris

Waktu
15 menit 100 menit 300 menit

Out put
Agenda Baperjaat

Mulai

120 menit 25 menit 240 menit 840 menit

8. Mengarsipkan hasil rapat pra baperjakat

30 menit

12. PROSEDUR PELAKSANAAN UPACARA 17-AN PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS

1. Mengkoordinir persiapan upacara 17-an setiap bulan 2. Mengagendakan upacara 17-an setiap bulan 3. Membuatkan surat tugas kepada petugas upacara 17-an 4. Membuat surat pemberitahuan/ undangan pelaksanaan upacara 5. Melaporkan kegiatan upacara 17-an kepada pimpinan 6. Menayangkan kegiatan upacara melalui website 7. Mengarsipkan

TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Karyawan /karyawati dilingkungan PTA Yogyakarta Waktu
60 menit 30 menit 30 menit 30 menit 30 menit

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

mulai

Ka.Sub. Bag Umum

Ka.Sub. Bag Keuangan

Wakil Sekretaris

Out put Upacara 17 -an

30 menit

15 menit

13. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIP KEPEGAWAIAN , MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN

NO 1

AKTIVITAS
1. Menyisir Arsip pasip pada odner

PELAKSANAAN Ka. Sub Bag Petugas kepegawaian

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapan Odner, file pegawai Waktu

1.680 menit

Out put Penataan Arsip

Ket

Mulai

2. Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasip 1. Mensortir Arsip / File Kepegawaian

1.680 menit

Arsip/ file pegawai Mulai

2.720 menit/ triwulan

Penataan Arsip File yang masih di pergunakan

2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file

14. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN

PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Petugas 3

1. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian 5. Membuat surat edaran aturan kepegawaian kepada KPA-KPA se D.I.Y 6. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk dipedomani 7. Menscan aturan kepegawaian untuk ditayangkan pada Webside PTA Yogyakarta

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Kelengkapan Peraturan Kepegawaian terbaru

Ket

Ka. Sub Bag kepegawaian

Wakil Sekretaris

Panitera/ Sekretaris

Ketua

Waktu
30 menit 120 menit 120 menit 90 menit 60 menit

Out put Peraturan Kepegawai an terbaru

Mulai

30 menit 60 menit

15. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2010 dan 1 Oktober 2010)

NO NO 1
1. 2.

AKTIVITAS 1
Mengecek pegawai PTA dan PA se DIY yang akan naik pangkat Memberitahu melalui surat resmi kepada Ketua PA se DIY Mengarsipkan pemberitahuan Kenaikan Pangkat

Bag Umum 2

Petugas 3

PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Kepegawaian Sekretris 4 5

Panitera / Sekretaris 6

Ketua PTA 7

TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 8 9 10

Surat pengantar dari PA, Berkas kenaikan Pangkat, Nota usul BKN, Surat pengantar Kenaikan Pangkat 120 menit 60 menit Surat ijin belajar S1

1.A
3.

Mulai

30 menit

1.B

4. 5. 6. 7. 8.

Menerima berkas Kenaikan pangkat Memeriksa kelengkapan berkas KP Memberitahukan kekurangan berkas(kalau ada) kepada kasub kepegawaian PA/ Ybs Menata isi urutan bekas KP Mengonsep dan mengetik Nota KP

30 menit 120 menit 30 menit 120 menit 840 menit

15. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT

PELAKSANAAN NO 1 9. AKTIVITAS Mengonsep dan mengetik Nota Pertimbangan BKN 10. Membuat pengantar KP ke BKN Yogyakarta, BUA/Biro Kepegawaian, Dirjen Badilag (SubDit Mutasi Hakim dan Sub Dit Mutasi PP dan Jurusita) 11. Mengecek kebenaran ketikan 12. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 13. Mengirim berkas KP Ke BKN Yogyakarta dan / Ke Jakarta 14. Menerbitkan SK KP Non Teknis III/d kebawah 15. Menyerahkan SK kpd Ybs 16. Mengarsipkan berkas 17. Menayangkan pegawai yang naik pangkat setiap periode melalui website 18. SK terbit kemudian Mengentry KP ybs dalam SIMPEG Bag Umum Petugas Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretris Panitera / Sekretaris Ketua PTA BKN Dirjen Badilag/ Biro Kepeg. MA

TAHAPAN KINERJA
Persyaratan/ Kelengkapa n Surat pengantar dari PA, Berkas kenaikan Pangkat, Nota usul BKN, Surat pengantar Kenaikan Pangkat Waktu 120 menit 30 menit Out put Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

30 menit 30 menit

420 ment 300 ment 60 menit 30 menit 30 menit 120 menit

16. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)

NO 1.a

AKTIVITAS 1. Mengecek pegawai PTA dan PA se DIY yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu melalui surat resmi kepada Ketua PA se DIY 3. Mengarsipkan surat pemberithuan pensiun 4. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 5. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 6. Memberitahukan kekurangan berkas(kalau ada) kepada kasub kepegawaian PA/ Ybs 7. Menata isi urutan bekas 8. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 9. Membuat pengantar ke BKN Yogyakarta, BUA/Biro Kepegawaian, Dirjen Badilag (SubDit Mutasi Hakim dan Sub Dit Mutasi PP dan Jurusita) 10. Mengecek kebenaran ketikan 11. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan

Bag Umum

Petugas

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretris Sekretaris

TAHAPAN KINERJA
Ketua PTA BKN Dirjen Badilag Persyaratan/ Kelengkapan Surat pengantar dari PA, Berkas pengajuan Pensiun, surat pengantar pengajuan pensiun, pas Poto berwarna terbaru 4x6 6 lembar Waktu 120 menit 30 menit 15 menit Out put Diter bitkan nya SK Pensi un

mulai

1.b

15 menit 60 menit 30 menit 60 menit 840 menit 15 menit

15 menit 20 menit

16. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)

PELAKSANAAN NO AKTIVITAS Bag Umum Petugas Ka.Sub. Bag Kepegawaian Wakil Sekretris Panitera / Sekretaris Ketua PTA BKN Dirjen Badilag/ MA

TAHAPAN KINERJA
Persyaratan/ Kelengkapa n

Waktu

Out put
SK Pensi un

1.c 12. Mengirim berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda Ke BKN Yogyakarta 13. Ke MA dan atau Dirjen Badilag Jakarta 14. Mengarsipkan berkas 15. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 16 SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG

Surat pengantar dari PA, Berkas pengajuan Pensiun, surat pengantar pengajuan pensiun, pas Poto berwarna terbaru 4x6 6 lembar

2.680 menit 60 menit 30 menit 60 menit

120 menit

17. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3

NO NO 1

AKTIVITAS 1 1. Menyerahkan data DP-3

tahun yang lalu kepada pejabat penilai.

Petugas 2

Ka.Sub. Bag Kepeg 3

Ka.Sub. umum/ Keuangan 4

PELAKSANAAN Pan Pan. Wakil .Mud Mud Sekretaris Banding Hukum 5 6 7

TAHAPAN KINERJA
Wakil Panitera 8 Panitera/ Sekretari s 9 Ketua PTA 10 Dirjen Badilag 11 Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Out put Ket

mulai

2. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai.

3. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai 4. Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani 5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai

12 13 DP 3 tahun 60 menit yang lalu, Pengantar DP 3 dari PA 60 menit 840 menit 60 menit 120 menit 120 menit 60 menit

14 15 Diterbi tkanny a DP 3 pegawa i PTA Yogya karta

6. Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani. 7. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan

PROSEDUR PEMBUATAN LAKIP PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Wakil Panitera / Kepegawaian Sekretaris Sekeretaris 3 4 TAHAPAN KINERJA Persyaratan/ Waktu Out put Kelengkapan 6 7 8 Rekap data 30 menit Laporan Pegawai, Tahunan Agenda Kegiatan
120 menit

Ket

NO NO 1

AKTIVITAS 1
1. Mempersiapkan pembuatan laporan tahunan 2. Membuat laporan tahunan kepegawaian 3. Menggandakan dan mencetak laporan tahunan 4. Mengirim laporan tahunan Kepegawaian kepada MA dan Badilag

Petugas 2

Ketua PTA 5

Mulai

30 menit 30 menit

PROSEDUR PEMBUATAN LAKIP PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS

1. Pengumpulan dokumen sumber LAKIP 2. Membuat LAKIP Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)

TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu
1 minggu 3 minggu

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Ka.Sub. Bag Umum

Ka.Sub. Bag Keuangan

Wakil Sekretaris
mulai

Out put Pembuatan LAKIP

1 hari 30 menit

3. Menggandakan dan mencetak LAKIP 4. Mengirim LAKIP kepada MA-RI Via pos

PROSEDUR PEMBUATAN RENSTRA PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS

1. Pengumpulan dokumen sumber RENSTRA 2. Membuat LAKIP Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)

TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu
60 menit 1 bulan

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Ka.Sub. Bag Umum

Ka.Sub. Bag Keuangan

Wakil Sekretaris
mulai

Out put Pembuatan RENSTRA

1 hari 15 menit

3. Menggandakan dan mencetak RENSTRA 4. Mengirim RENSTRA kepada MARI

Keterangan: = Merger = Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN TAHUNAN PELAKSANAAN NO 1 AKTIVITAS

1. Pengumpulan dokumen sumber LAPORAN TAHUNAN 2. Membuat LAP.TAHUNAN Kesekretariatan (Sekretaris, Wakil Sekretaris, kepegawaian, Keuangan, Umum)

TAHAPAN KINERJA Panitera / Sekeretaris Ketua PTA Persyaratan/ Kelengkapan Data kegiatan Sekretaris, Wakil Sekretaris, Kepegawaian, Keuangan, Umum PTA Yogyakarta Waktu
60 menit 1 bulan

Ka.Sub. Bag Kepegawaian

Ka.Sub. Bag Umum

Ka.Sub. Bag Keuangan

Wakil Sekretaris
mulai

Out put Pembuatan

LAPORAN TAHUNAN

3. Menggandakan dan mencetak Laporan Tahunan 4. Mengirim Laporan Tahunan kepada MA-RI

1 hari 15 menit

Keterangan: = Merger = Proses = Pengambil Keputusan = Dokumen = Mengarsipkan