MANUAL DO FORNECEDOR

ULTRAGAZ / BRASILGS

NDICE
GENERALIDADES
1. 2. 3. 4. Objetivo e aplicao deste manual Definies Histrico da Companhia Ultragaz Viso, Misso, Princpios operacionais e Poltica

APRESENTAO DE NOVO INSUMO / FORNECEDOR / PRESTADOR DE SERVIO

1. 2. 3. 4. Requisitos gerais Fluxograma das etapas Canais de comunicao Cadastro comercial

APRESENTAO DAS AMOSTRAS

1. 2. Solicitao de amostra de material/servio Avaliao de amostra de material/servio

AVALIAO INICIAL, QUALIFICAO E HOMOLOGAO DO FORNECEDOR

1. 2. Avaliao tcnica e comercial Avaliao de Processo produtivo / Prestao de servio

MONITORAMENTO E AVALIAO CONTNUA DOS FORNECEDORES / PRESTADORES

1. 2. Composio da nota do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor / prestador Anlise da pontuao do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor e comunicao

Este Manual um documento emitido pela Cia. Ultragaz S/A para orientao aos seus fornecedores/prestadores. Dvidas sobre o contedo devero ser esclarecidas junto rea de Normatizao/Qualidade.

SEO 1 - GENERALIDADES
1.1. Objetivo
Este Manual foi desenvolvido com o objetivo de ser um guia de orientao aos fornecedores/prestadores, tanto aos que j possuem negcios quanto aos que possuem interesse em se tornar um novo fornecedor/prestador da Ultragaz /Brasilgs. Atravs do mesmo, espera-se aprimorar a relao entre cliente-fornecedor existente ente a Ultragaz / Brasilgs e seus fornecedores/prestadores, estabelecendo critrios claros para que ambas as partes comuniquem com clareza seus requisitos. Assim, desejamos evitar quebras na cadeia de fornecimento e atingir nossa meta de zero defeito em toda cadeia de produtiva. A Ultragaz / Brasilgs requer de seus fornecedores/prestadores a prtica da melhoria contnua, como forma de garantir sua participao no Mercado e no desenvolvimento de novos negcios. Temos plena conscincia da importncia da aplicao dos requisitos constantes neste Manual, por isso esperamos o total comprometimento de nossos fornecedores/prestadores na obteno e fornecimento de produtos e servios que atendam e superem cada vez mais os nveis de qualidade, desempenho, segurana, confiabilidade de prazos de entrega e custos solicitados pela Ultragaz / Brasilgs. Ultragaz / Brasilgs, reserva-se o direito de suspender o fornecimento quando o fornecedor/prestador no atender a qualquer um dos requisitos constantes neste Manual.

1.2. Aplicao
O presente documento aplica-se a fornecedores/prestadores que fornecem (ou pretendam fornecer) qualquer um dos materiais ou servios abaixo relacionados: Materiais crticos de uso no processo de envasamento / requalificao de recipientes
Arame de solda / Eletrodo Aro inferior (Base) (avulsa) Aro superior (Ala) Bujo fusvel (plug P5 / P-13) Detergente (Sabo) de teste de vazamento Engate macho P-20 (empilhadeira) Etiqueta (rtulo) O-ring (P-2 / P-5 / P-13) Recipientes transportveis P-2 a P-90 Tinta / primer para recipientes (Lquido / P) Vedantes (pasta de vedao) Vlvula de recipiente (P-2 a P90) Vlvula de segurana P-16 / P20 Vedao plana (arruela plana P-20)

Granalha de ao

Plaqueta de identificao de requalificao Plaqueta de identificao de tara

Lacre (injetado / retrtil)

Servios
Recuperao de Vlvulas de recipientes (P-2/ P-13 / P-20 / P-45)
Tubos e conexes para conduo de GLP Reguladores de presso de GLP Vlvulas de alvio / segurana Mangueiras de interligao (pig-tail) Tubos flexveis de interligao de equipamentos Medidor de vazo volumtrica / mssica

Requalificao de recipientes transportveis

Vlvulas de tubulao de GLP Bombas para GLP Manmetros

Manuteno de recipientes transportveis

Recipientes estacionrios (acima de 0,5m) Recipientes transportveis (at 0,5m) Tubo flexvel para GLP Vaporizadores de GLP Filtro para tubulao de GLP (filtro y) Vlvula de recipiente

Materiais crticos de uso nas instalaes industriais (centrais e redes)

Vlvula de alvio hidrosttico Vlvula de excesso de fluxo (check-lock)

Engate para abastecimento a granel

Tabela 1 Materiais em uso no processo de envasamento / requalificao de recipientes.

1.3. Definies
Fornecedor / prestador: Pessoa jurdica que fornece material / presta servio Ultragaz / Brasilgs. Fornecedor / prestador qualificado: Pessoa jurdica aprovada em todas as etapas de avaliao tcnica e comercial, apta a fornecer ou em perodo de fornecimento inicial (limitado). Fornecedor/prestador homologado: Fornecedor / prestador que fornece em regime contnuo para a Ultragaz / Brasilgs. Material/servio crtico: Material/servio que possa gerar paradas na linha de produo ou no processo de instalao de Centrais de GLP, ou que influencie diretamente na qualidade do produto ou no processo, que tenha associao com a imagem da companhia ou que comprometa a segurana do cliente ou de seus funcionrios., relacionado na tabela 1 deste documento Base: Local onde a Ultragaz desenvolve suas atividades de envasamento / distribuio de GLP.

1.4. Histrico da Cia. Ultragaz S/A

Os primeiros foges a gs instalados no Brasil funcionavam com gs de carvo. As tubulaes de gs, no entanto, eram restritas aos bairros mais centrais das grandes cidades. Para a populao que ficava fora desses ncleos, as opes para cozinhar ou esquentar a gua eram, em geral, lenha, carvo ou querosene. Em 30 de agosto de 1937, Ernesto Igel, imigrante austraco radicado no Brasil, criou, no Rio de Janeiro, a Empreza Brazileira de Gaz a Domicilio Ltda., que passou a vender gs engarrafado. O suprimento inicial utilizado por Ernesto Igel era o propano, gs utilizado para acionar os motores de dirigveis e que ficou estocado no pas aps o trgico acidente que ps fim era dos zeppelins. As dificuldades iniciais foram muitas, principalmente relacionadas desconfiana do consumidor diante de um produto to inovador e garantia do suprimento de gs, que passou a ser importado pela empresa. Ernesto investiu em uma infraestrutura para armazenar e engarrafar o gs e fez parcerias com indstrias brasileiras dispostas a produzir os primeiros reguladores de gs, botijes e foges.

Botijes antigos (esquerda) e tanques de uma das primeiras bases de envasamento

Em 26 de setembro de 1938, o capital da empresa foi aberto e surgiu a Ultragaz S/A, que logo deixaria de ser uma empresa regional para atuar em todo o pas. A grande expanso se deu depois do final da Segunda Guerra Mundial. Alm de conquistar grande nmero de consumidores, a empresa investiu na ampliao das bases operacionais e na criao de inmeras lojas para comercializar os foges e botijes. Em 1956, essas lojas deram origem rede Ultralar, pioneira no setor de grandes magazines.

Tambm dos anos 50 a criao do inovador sistema de distribuio de gs, que foi adotado por todas as empresas do setor: a "Entrega Automtica". Naquele momento, a Ultragaz se consagrou com o slogan "Semana sim, semana no, Ultragaz no seu porto".

Na dcada de 1950, a rede de loja Ultralar (esquerda) e uma parte da frota da Entrega Automtica (direita)

Em 1959, Pery Igel, filho de Ernesto, assumiu a direo das empresas e, dois anos depois, transferiu sua sede administrativa para So Paulo. A partir da Ultragaz e Ultralar, Pery criou - na dcada de 60 - um grande conglomerado empresarial: o Grupo Ultra, que engloba as operaes da Ultragaz (distribuio de GLP), Oxiteno (especialidades qumicas), Ultracargo (transporte e logstica) e Ipiranga (combustveis). Nos anos 90, depois de um perodo marcado pelo crescimento mais lento do mercado, a Ultragaz lanou o "Projeto Redeno", que realinhou a empresa aos padres de competitividade mundial, processo ainda em curso, mas com resultados bastante visveis no diferencial de qualidade da empresa nos ltimos anos. No "Projeto Redeno", a frota e a identificao visual da Ultragaz foram totalmente renovadas e foi realizado investimento em desenvolvimento de produtos (o Ultrasystem, por exemplo) e qualidade (as primeiras certificaes). Atualmente, a Ultragaz atua em toda a regio Sul, Sudeste, Centro-Oeste e Nordeste, sendo que, somente na Bahia, opera com o nome Brasilgs. Em 2003, a Ultragaz adquiriu as operaes da Shell Gs no Brasil, tornando-se lder no segmento de GLP no pas.

Exemplos de veculos atuais da frota Ultragaz, para entrega no sistema Ultrasystem (granel, esquerda) e envasado (direita)

1.5. Viso, misso, princpios operacionais e poltica da qualidade Ultragaz / Brasilgs

1.5.1. Viso
Ser o padro mundial do GLP

1.5.2. Misso
Atuar com os melhores padres de qualidade, segurana e excelncia operacional de produtos e servios. Fortalecer a marca, promovendo o melhor atendimento ao cliente e o reconhecimento da nossa atuao como empresa socialmente responsvel. Buscar crescimento permanente, observando nossos valores e princpios e sustentao financeira, atravs de:

Talentos
Ter as pessoas como diferencial competitivo.

Clientes
Marca de maior valor percebido. Paixo pelo Cliente.

Custos
Ser o operador de menor custo.

1.5.3. Princpios Operacionais

Segurana: Definir os padres da indstria Flexibilidade: Melhores competncias e recursos em qualquer situao Integrao: Colaborao como palavra-chave Inovao: Cultura de aprendizagem Velocidade: Sempre frente dos competidores Qualidade: Atendimento confivel, seguro e no tempo certo das necessidades do cliente

1.5.4. Poltica da qualidade

A Ultragaz/Brasilgs tem como Poltica da Qualidade satisfazer e antecipar as necessidades e expectativas das pessoas, respeitando as leis, mantendo, de forma tica, o cumprimento das obrigaes com a sociedade, valorizando seus colaboradores e consolidando suas marcas. Para que esta Poltica se torne realidade, asseguramos a busca da melhoria contnua de: Processos, produtos e servios Atendimento ao Cliente Rentabilidade

SEO 2 - APRESENTAO DE NOVO MATERIAL/FORNECEDOR/PRESTADOR DE SERVIO APRESENTAO

2.1. Requisitos gerais aos fornecedores/prestadores
2.1.1. Atendimento a requisitos legais e do cliente
Solicita-se ao fornecedor/prestador certificar-se de que atende os requisitos legais vigentes, bem como os requisitos especficos do cliente, relativos segurana do produto, proteo ao meio ambiente e leis trabalhistas, proibio de trabalho infantil e a qualquer tipo de assdio (moral ou sexual).

2.1.2. Qualidade
A Ultragaz / Brasilgs recomenda de seus fornecedores/prestadores a implementao de um Sistema de Gesto da Qualidade segundo os requisitos da Norma ISO 9001:2008. A eficcia do Sistema de Gesto da Qualidade reflete em: Melhoria contnua de processos, sistemas, produtos e servios; Qualidade de fornecimento (materiais com zero defeito, pontualidade nas entregas, etc.); Confiana de fornecimento; Eficcia e rapidez da realizao de aes corretivas, ou seja, com adequada investigao das causas que geraram a no-conformidade e aes que eliminem essas causas, com o uso de ferramentas apropriadas da Qualidade (5 porqus, Diagrama de Causa e Efeito, etc.);

2.1.3. Sade e Segurana

Recomenda-se ao fornecedor/prestador o estabelecimento de um programa de segurana com evidncias de busca contnua e eficaz da reduo da taxa de acidente. Preferencialmente a empresa dever ter um sistema aderente Norma OSHAS 16001.

2.1.4. Meio Ambiente

Recomenda-se ao fornecedor/prestador melhorar de forma contnua e eficiente a situao ambiental com base em padres internacionais de gesto ambiental como a norma ISO 14001.

2.1.5. Exigncias e verificao da clareza dos documentos enviados pela Ultragaz / Brasilgs
Todos os documentos e informaes dos quais a Ultragaz / Brasilgs detm direitos autorais so e permanecem de nossa propriedade, sendo estes documentos confidenciais e no podem ser repassados a terceiros sem a nossa prvia autorizao por escrito.

2.1.6. Embalagem
Os produtos devem ser embalados pelo fornecedor/prestador de modo a prover proteo adequada contra subseqente degradao do mesmo enquanto ainda estiver em poder do fornecedor; ainda estiver sendo transportado para Ultragaz/Brasilgs e ainda estiver armazenado nas dependncias da Ultragaz / Brasilgs.

2.1.7. Identificao de embalagem

As embalagens no caso de materiais devem ser identificadas de modo a prover a completa rastreabilidade dos mesmos. O fornecedor deve ter um sistema de rastreabilidade e registros estendida aos subcontratados e que atenda as necessidades da Ultragaz/Brasilgs. Em caso de danos em uso do produto final, deve ser capaz de demonstrar, atravs de registros, o atendimento s especificaes pr-determinadas. No caso de servios, a rastreabilidade dever ser possvel atravs do n da Nota Fiscal de Prestao de Servio.

2.1.8. Regras de entrega

Os fornecedores tm a responsabilidade de notificar o setor de Compras e Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs sobre qualquer problema ou sobre o no recebimento de programao de entregas nas datas acordadas. Caso seja percebido pelo fornecedor/prestador, que o pedido ir atrasar mais do que 5 dias teis da data combinada para entrega ou que a entrega ser feita de forma parcial, tais situaes devem ser acordadas junto ao setor de Compras e Normatizao/Qualidade, antes de serem aplicadas. O no atendimento a esse item ocasionar demritos na pontuao de qualificao do fornecedor; Dos fornecedores/prestadores esperado que mantenham estoque de segurana disponvel nas suas plantas para atender as variaes de demanda da Ultragaz / Brasilgs e que devero ser revisados a cada 6 meses e ajustados se necessrio; Quando os aumentos nas quantidades planejadas no puderem ser cobertos pelo estoque de segurana, o fornecedor/prestador dever contatar imediatamente o setor de Compras e Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs, para que se elabore um plano de ao.

2.1.9. Resposta imediata a problemas

A Ultragaz / Brasilgs requer de seus fornecedores/prestadores uma lista de contatos que inclua pelo menos um nome de colaborador, que tenha autoridade para lidar com os assuntos pertinentes cadeia de fornecimento da Ultragaz / Brasilgs, e que possa ser localizado a qualquer momento.

2.2. Fluxograma das etapas de desenvolvimento e homologao de materiais/servios ou de fornecedores/prestadores.

Incio

Contato inicial e apresentao empresa /insumo / servio

H interesse da Ultragaz / Brasilgs

Comunicao empresa

Fim

Material/ servio possui especificao?

Desenvolvimento de especificao

S
Ultragaz informa especificao vigente

Ultragaz avalia amostra/ piloto

S
Aprovado?

Interesse em nova tentativa?

S
Visita s instalaes para auditoria Plano de ao

Qualificado?

S S
Negociao comercial e tcnica Ok?

Monitoramento e avaliao contnua de fornecimento.

S
Fornecedor permanece qualificado em espera por at 2 anos, podendo fornecer se necessrio, no perodo. Houve fornecimento?

2.3. Canais de comunicao

Para empresas que ainda no fornecem Ultragaz/ Brasilgs
O contato inicial deve ser feito atravs de mensagem direcionada no web site da Ultragaz (www.ultragaz.com.br) , na pgina Fornecedores, que se localiza na rea Empresa, informando o tipo de material/servio que pretende fornecer/prestar. As reas de Compras, Normatizao/Qualidade e a rea usuria (produo ou instalao) analisam a proposta, e caso vivel, solicitam as informaes tcnicas necessrias (catlogos, imagens, ou outros meios aplicveis), e o preenchimento do formulrio Cadastro de Fornecedor. Caso no haja interesse ou viabilidade na aquisio do novo material/servio, a empresa solicitante informada do fato. Nota 1: Outros tipos de contatos para oferecimento de novo material/servio, ser instrudo pela rea contatada.

Para empresas que j fornecem Ultragaz

O contato para apresentao de novo material/servio ou proposta de melhoria deve ser feito diretamente a rea de Normatizao/Qualidade, e a anlise e comunicao de interesse ou viabilidade segue o mesmo processo descrito acima.

2.4. Pr-requisitos especficos para fornecimento de materiais/servios

Para alguns materiais ou servios, a Ultragaz/Brasilgs solicita que pr-requisitos especficos de fornecimento sejam atendidos. O no atendimento aos mesmos, acarretar o no fornecimento de amostras de seu material/servio para testes. Os materiais/servios que exigem pr-requisitos de fornecimento esto listados conforme tabela abaixo:
Pr-requisitos especficos para fornecimento de materiais/servios certificados Material Pr-requisito Recipientes transportveis P-2 a P-90 Certificao de produto Inmetro Bujo fusvel (plug P-5 / P-13) Vlvula de recipiente (P-2 a P-90) Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001) Vlvula de segurana (P-16 / P-20) Vedantes (pasta de vedao) Tinta / primer para recipientes (Lquido / P) Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001) Licenas ambientais Licenas para produtos qumicos controlados (quando aplicvel) Licenas do Corpo de Bombeiros (vistoria) Servios Servio Pr-requisito Recuperao de Vlvulas de recipientes (P-2/ P-13 / P-20 / PCertificao de produto Inmetro 45) Requalificao de recipientes transportveis Certificao de produto Inmetro Licenas ambientais Licenas do Corpo de Bombeiros (vistoria) Manuteno de recipientes transportveis Licenas ambientais Licenas do Corpo de Bombeiros (vistoria) Materiais de uso nas instalaes industriais (centrais e redes) Material Pr-requisito Vlvulas de tubulao de GLP Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001) Tubos e conexes para conduo de GLP Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001) Reguladores de presso de GLP Certificao de produto Inmetro Recipientes estacionrios (acima de 0,5m) Execuo de produto conforme cdigo ASME Recipientes transportveis (at 0,5m) Certificao de produto Inmetro Vlvulas de alvio / segurana Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001) Vlvula de recipiente Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade (ISO 9001)

Tabela 2 - Pr-requisitos para fornecimento de materiais/servios certificados. Nota 2: Independente da existncia de pr-requisitos, a Ultragaz recomenda a todos seus fornecedores a observao de requisitos de Gesto das normas ABNT NBR ISO 9001 (qualidade), ABNT NBR ISO 14001(meio ambiente), OSHAS 18001 (segurana e sade ocupacional) e ABNT NBR ISO 16001 / SA 8000 (responsabilidade social).

2.5. Cadastro comercial (somente para empresas que ainda no fornecem)

Caso a empresa no seja cadastrada na Ultragaz, dever fornecer os seguintes documentos para cadastro e envio da amostra: Cpia de cheque ou declarao do banco em papel timbrado, assinada pelo gerente do banco, confirmando agncia, conta-corrente e CNPJ / CPF do fornecedor. S sero aceitos extratos bancrios se nos mesmos constar CNPJ / CPF do fornecedor exceto para rgos pblicos, autarquias, agncias nacionais e empresas de utilidade pblica (servios de fornecimento de gua, telefone, energia eltrica, etc.); Carto do CNPJ atualizado, obtido no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br); Carto de Inscrio Estadual atualizado, obtido no site do Sintegra (www.sintegra.gov.br); Caso o fornecedor possua filiais (extenses de CNPJ), o documento bancrio comprobatrio poder ser o da Matriz deste fornecedor, desde que a creditada seja a mesma; Para o cadastramento ou contratao de uma empresa prestadora de servio, a mesma dever enviar alm dos documentos acima, as Certides Negativas de Dbito junto Receita Federal e Previdncia Social que devem obrigatoriamente integrar o contrato.

SEO 3 - APRESENTAO DE AMOSTRAS (somente para empresas que ainda no fornecem)

De posse das informaes tcnicas do material/servio a ser fornecido, e tendo julgado como vivel a aplicao em seu processo, a Ultragaz / Brasilgs poder solicitar aos fornecedores/prestadores uma amostra do material ou do servio. As amostras sero submetidas a testes de avaliao de desempenho operacional, e em casos especficos, testes laboratoriais adicionais podero ser requeridos.

3.1. Solicitao de amostra de material/servio

O envio de amostra se dar atravs de uma solicitao das reas de Compras ou de Normatizao/Qualidade. No caso de o fornecedor/prestador se propor ao fornecimento de um material/servio j existente, a Ultragaz / Brasilgs enviar a especificao vigente para a confeco da amostra. No caso de o fornecedor/prestador se propor ao fornecimento de um material/servio no especificado pela Ultragaz/Brasilgs, a especificao ser desenvolvida em conjunto, de acordo com os critrios da Ultragaz/ Brasilgs. Nesse caso, o fornecedor/prestador passa a ser responsvel tambm pelo desenvolvimento do projeto do produto (material/servio), ou seja, os requisitos necessrios para o uso especificado ou pretendido do produto (material/servio) que no foram declarados pelo cliente devem ser levantados e comunicados pelo fornecedor/prestador Ultragaz/Brasilgs. de responsabilidade do candidato a fornecedor/prestador a anlise crtica e compreenso dos requisitos da Ultragaz / Brasilgs antes de assumir o compromisso de fornecedor o material/servio. Caso ocorram dvidas durante o processo de fabricao do material/servio, o fornecer/prestador dever esclarec-las junto rea de Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs. O fornecedor/prestador tambm dever verificar, alm das especificaes da Ultragaz/Brasilgs declaradas e no declaradas, se existem requisitos legais a serem considerados no desenvolvimento do material/servio. Na impossibilidade de fabricar o material/servio, por limitaes tecnolgicas do fornecedor/prestador, por exemplo, a Ultragaz / Brasilgs dever ser imediatamente comunicada.

3.2. Avaliao de amostra de material/servio

O resultado da avaliao da amostra baseado nos testes de desempenho operacional e, a critrio da Ultragaz / Brasilgs, uma anlise laboratorial independente, sob custeio do fornecedor/prestador, poder ser solicitada. O mesmo sempre dever apresentar laudos/certificados das amostras, atestando a conformidade aos requisitos mensurveis estabelecidos na especificao da Ultragaz/Brasilgs. No sero aceitas declaraes genricas de conformidade. Tanto para materiais como para servios, sero solicitadas no mnimo trs amostras, que devero ser aprovadas para recebimento do valor da fatura. A critrio da Ultragaz / Brasilgs, caso o material/servio no seja aprovado na primeira tentativa de validao, podero ser ou no realizados novo(s) teste(s). Os resultados da avaliao do material/servio sero disponibilizados ao fornecedor/prestador, atravs de um relatrio de teste de amostra.

SEO 4 - AVALIAO INICIAL, QUALIFICAO E HOMOLOGAO DO FORNECEDOR/ PRESTADOR (para empresas que ainda no fornecem)
4.1. Avaliao tcnica e comercial
A Ultragaz / Brasilgs realizar paralelamente, ou aps a avaliao do material/servio, uma visita tcnica, podendo ser uma auditoria ou no, para verificao das instalaes prediais e do(s) Sistema(s) de Gesto do fornecedor/prestador, onde sero verificados os seguintes processos: Produo / prestao de servio Gesto da Qualidade Gesto de Meio Ambiente Gesto de Segurana e Sade Gesto de Responsabilidade Social A avaliao se dar atravs de uma visita in loco e aplicao de questionrio especfico (enviado previamente empresa, para cincia dos itens a serem verificados), onde atribuda pontuao para cada questo, conforme tabela a seguir:

Pontuao dos itens do check list 4 pontos 2 pontos 0 pontos NA NV

Tabela 3 - Pontuao dos itens do check list

Significado 100% de atendimento a um determinado item 50% de atendimento a um determinado item 0% de atendimento a um determinado item Item no aplicvel a um determinado material/servio Item no verificado durante auditoria

Aps a aplicao do questionrio, a nota ponderada, e o fornecedor/prestador ser classificado, conforme Tabela 5 do item 5.1.1. A qualificao do fornecedor/prestador para seleo de fornecimento somente ser concedida caso haja aprovao de trs amostras, aprovao nos requisitos comerciais e alcance mnimo de classificao Nvel 3, em auditoria. Aos fornecedores/prestadores que obtiverem pontuao Sem Qualificao Mnima, na primeira auditoria, ou reprovao Comercial (protestos e alto risco) estaro automaticamente desclassificados. Entretanto, nos casos de no alcance de uma pontuao mnima em auditoria, dos fornecedores/prestadores de materiais e servios de difcil aquisio, poder ser solicitada Equipe Tcnica/Comercial da Ultragaz/Brasilgs a tarefa de desenvolver o novo fornecedor/prestador para que o mesmo alcance pontuao mnima e seja liberado para continuar na cotao.

Caso no quesito Comercial o risco seja baixo, poucas pendncias financeiras e tempo de atividade no mercado significativo, o fornecedor/prestador poder continuar no processo de cotao, caso apresente as certides negativas.
No caso de haver reprovao das trs amostras de material ou servio, a critrio da Ultragaz/Brasilgs, o fornecedor/prestador poder continuar no processo de cotao, aps apresentao de um plano de ao consistente para obteno da liberao de envio da quarta amostra para teste. Caso a empresa j possua certificao em qualquer Sistemas de Gesto e/ou produto vlidos, a liberao para cotao de fornecimento poder ser concedida antes da auditoria, no excluindo a mesma. Para fornecedores/prestadores avaliados nos Nveis 3 ou 2, o prazo de apresentao do plano de ao de 15 dias corridos a partir do recebimento do Relatrio de Auditoria (uma cpia do relatrio de auditoria, contendo as notas e observaes da auditoria ser enviado ao fornecedor/prestador aps no mximo 30 dias corridos).

No caso de fornecedores/prestadores avaliados em Nvel 1, o envio do plano de ao ficar a critrio da Ultragaz / Brasilgs. A implementao das aes solicitadas pela Ultragaz / Brasilgs ser verificada atravs de uma nova auditoria, (somente se o fornecedor/prestador tiver sido avaliado em ou acima de Nvel 3) conforme disponibilidade de agenda e necessidade do material/servio. Para fornecedores/prestadores que no puderem ser monitorados ou visitados, por no terem suas fbricas localizadas no Brasil, os mesmos devero enviar uma auto-avaliao, com base no check list a ser enviado pela Ultragaz / Brasilgs. As evidncias de documentaes legais devero ser enviadas via correio Matriz da Ultragaz / Brasilgs, para que os mesmos possam ser aprovados a participar da cotao. Fornecedores/prestadores que necessitarem de outras empresas, que no homologada pela Ultragaz / Brasilgs, para fornecimento de materiais para compor o material ou o servio fornecido Ultragaz / Brasilgs, devero obter autorizao formal por parte da Ultragaz/Brasilgs. Para obteno da autorizao, o sub-fornecedor dever ser auditado pelo fornecedor/prestador. O registro de auditoria dever ser enviado rea de Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs, e as evidncias de documentaes legais devero estar autenticadas, e enviadas via correio Matriz da Ultragaz / Brasilgs. Fornecedores/prestadores que estiverem adquirindo materiais/servio especificados pela Ultragaz de sub-fornecedores no autorizados pela Ultragaz / Brasilgs sero advertidos e o material/servio poder ser devolvido. O processo de avaliao inicial, qualificao e homologao, tambm engloba uma avaliao comercial do setor de Compras, onde so verificadas questes relacionadas ao atendimento comercial.

4.2. Fornecimento inicial e homologao definitiva do fornecedor / prestador

Aps resultados positivos na avaliao tcnica e comercial, o fornecedor/prestador considerado qualificado (apto a fornecer em regime limitado). Caso a negociao comercial seja positiva, e durante trs meses consecutivos no ocorram registros de no-conformidades, o fornecedor/prestador deixar de ser considerado qualificado e passar a ser um fornecedor/prestador homologado. Ao fornecedor/prestador homologado, o volume de compra estar liberado a ser ampliado, conforme viabilidade e interesse tcnico/comercial, e o mesmo passar a ser monitorado conforme critrios definidos na Seo 5 Monitoramento e

Avaliao Contnua dos fornecedores/prestadores.

SEO 5 - MONITORAMENTO E AVALIAO CONTNUA DOS FORNECEDORES / PRESTADORES

Ao longo do fornecimento, fornecedores/prestadores sero monitorados com base no IQF- ndice de Qualificao do Fornecedor/Prestador.

5.1. Composio da nota do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor /Prestador

To logo o fornecimento seja iniciado, o fornecedor/prestador se submeter s regras de monitoramento e avaliao contnua da Ultragaz / Brasilgs. A avaliao mensal e atribuda atravs de uma nota (IQF), calculada atravs dos ndices a seguir:

IQF = (RA x 0,40 + ISG x 0,10 + PADIF x 0,50)

ndices de Qualificao IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor/Prestador PADIF- Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores. RA - ndice de Resultado de Auditorias ISG - ndice de Sistemas de Gesto
Tabela 4 - Itens de Composio do IQF- ndice de Qualificao do Fornecedor

Nota do IQF Maior ou igual a 60

5.1.1. Composio da nota do IQF- ndice de Qualificao do Fornecedor / Prestador - Resultado de Auditoria (RA)
O ndice RA - Resultado de Auditoria, indica a situao da gesto e processo interno do fornecedor/prestador quando da visita da Ultragaz / Brasilgs, sendo baseado na nota obtida na ltima auditoria. Aps o incio do fornecimento, novas visitas de auditoria de avaliao tcnica so marcadas periodicamente junto ao fornecedor/prestador, como forma de assegurar a melhoria contnua do Sistema de Gesto do fornecedor/prestador. As visitas de auditoria so conduzidas da mesma forma que na avaliao descrita na seo 4. A avaliao dos resultados e a necessidade de envio de planos de ao seguem o mesmo critrio. A periodicidade de retorno da Ultragaz / Brasilgs s instalaes de seus fornecedores ativos segue os seguintes intervalos mximos (estes intervalos podem ser reduzidos em funo de necessidade detectada pela Ultragaz / Brasilgs):
Critrio de Pontuao de Auditoria Nota obtida De 0 41 61 81 At 40 60 80 100 Sem Qualificao Mnima Nvel 3 Nvel 2 Nvel 1 0 50 80 100 No qualificado Envio de plano de ao obrigatrio (qualificao condicional) Qualificado, envio de plano de ao a critrio da Ultragaz/Brasilgs. Nvel de Avaliao Pontuao obtida COMENTRIO

Tabela 5 - Critrios de Pontuao de Auditoria Nota 3: Caso a avaliao indique que o sistema est necessitando de ajustes por duas auditorias seguidas, o fornecimento poder ser suspenso ou reduzido, a critrio da Ultragaz.

5.1.2. Composio da nota do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor ndice de Sistemas de Gesto (ISG)
O ISG ndice de Sistemas de Gesto expressa a presena de certificaes para a empresa e o material/servio avaliado, e tem a pontuao atribuda da seguinte forma:

Sistema/Produto Certificados Produto certificado, segundo Norma ABNT NBR para produto (ex.: ABNT NBR 8865, 14537, etc.) e Sistemas de Gesto certificados segundo NBRs ISO 9001, 14001, 18001 e de Responsabilidade Social Sistemas de Gesto Certificados segundo Normas NBRs ISO 9001, 14001, 18001 e de Responsabilidade Social (quando no aplicvel certificao para produto). Trs sistemas de Gesto certificados (quando no aplicvel certificao para produto) Dois sistemas de Gesto certificados (quando no aplicvel certificao para produto) Produto certificado segundo Norma ABNT NBR para produto e outro Sistema de Gesto certificados. Sistema de Gesto da Qualidade certificado segundo Norma ISO 9001 (quando no aplicvel certificao para produto). Produto certificado, segundo Normas da ABNT NBR para produto. Produto e sistemas no certificados.
Tabela 6 - Critrio de Pontuao ndices de Sistemas de Gesto

Pontuao 100 100 80 70 60 60 40 0

5.1.3. Composio da nota do IQF- ndice de Qualificao do Fornecedor - Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores (PADIF)
A nota do PADIF reflete o desempenho do material / servio em sua utilizao. composta da seguinte forma:

PADIF = (RI x 0,3) + (PE x 0,2) + (NC x 0,3) + (RAC x 0,2)

ndices de Qualificao do PADIF RI - Resultados de Inspeo Tcnica e Comercial PE - Prazo de Entrega NC - No conformidades procedentes/reincidentes RAC - Relatrio de Aes Corretivas no prazo
Tabela 7 - Itens de Composio do PADIF Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores

5.1.3.1. Composio dos itens do PADIF Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores Resultados de Inspeo Tcnica e Comercial (RI).
O componente deste item reflete a situao de inspeo de recebimento/processo do material/servio nas Bases de Produo/Envase da Ultragaz e tem pontuao atribuda conforme critrio abaixo: Critrios de Inspeo Tcnica e Comercial Nenhuma entrega do material/servio reprovado ou aceito sob concesso 1 entrega do material/servio aceito sob concesso 1 entrega do material/servio reprovado 2 entregas do material/servio aceitos sob concesso 2 entregas do material/servio reprovados 3 ou mais entregas do material/servio aceitos sob concesso 3 ou mais entregas do material/servio reprovados 4 ou mais entregas do material/servio aceitos sob concesso Pontuao atribuda 100 60 50 40 20 10 0 0

Tabela 8 - Critrio de Composio do PADIF- Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores

No recebimento do item, so realizadas duas avaliaes sob os seguintes aspectos: Tcnicos: Avaliao em relao aos requisitos definidos no plano de inspeo tcnica definido na Ficha de Especificao emitida pela Ultragaz / Brasilgs. O fornecedor recebe cpia desta ficha, antes de iniciar o fornecimento e mantido atualizado sobre as revises da mesma.

O material / servio ser considerado no-conforme (passvel de reprovao ou aceitao sob concesso) nas seguintes situaes: Deteco de item no-conforme na inspeo (relativa aos itens descritos no plano de inspeo tcnica constante da especificao) ou defeitos encontrados durante a utilizao do material/servio na Ultragaz ou aps entrega do produto ao cliente; Falta ou erro em certificado / laudo exigido; As inspees so realizadas com base em nossos procedimentos internos: IT-CO.61.0024 - Recebimento de Recipientes Novos, Requalificados ou Manutenidos ; no PG-CO.70.0002 - Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores; e nas fichas de especificao dos materiais/servios. Comerciais: Avaliao conforme a tabela abaixo:
Itens a verificar
Nota de avaliao do fornecedor para o material / servio Destino do material

Especificao a observar
Mnimo 60 pontos

Meio de Verificao
Consulta ao sistema interno da Ultragaz

Ocorrncia de NC
Fornecedor com nota inferior a 40 pontos no IQF ou PADIF. Identificao incorreta da unidade

Disposio no local de recebimento da Ultragaz

No receber o material, salvo se na data de efetivao do pedido o fornecedor estava aprovado. No receber o material, fazer o registro da NC.

Dados de identificao da unidade devem estar corretos na nota fiscal Diferena entre a data programada (negociada pelo CSC-Compras) e a data recebida pode ser no mximo de at 5 dias teis. Diferena entre a data de emisso da NF e data da entrega pode ser no mximo de 15 dias

Conferncia da nota fiscal

Conferncia da nota fiscal com o sistema interno da Ultragaz

Diferena maior que 5 dias teis

Aceitar o material, fazer o registro da NC.

Cumprimento dos prazos

Conferncia da nota fiscal

Diferena maior que 15 dias

Aceitar o material, fazer o registro da NC. Acionar a rea de compras da Matriz da Ultragaz, que analisar e, se necessrio, exigir do fornecedor prorrogao do vencimento

Comparao de preos e impostos

Preos e impostos cobrados na nota fiscal = Pedido de compra

Conferncia da nota fiscal com a Ordem de Compra no sistema da Ultragaz

Preo negociado x preo faturado

Fazer o registro da NC, contatar a rea de compras para anlise. Analisar se as condies de embalagem / transporte no comprometem a utilizao do material / servio ou ferem requisitos legais, para definio de aceitao ou rejeio e fazer o Fazer o registro da NC

Preservao do material

Embalagem em bom estado de conservao / transporte adequado.

Inspeo visual

Estado geral da embalagem ruim / transporte inadequado.

Tabela 9 Critrios de Avaliao Comercial

 Ultragaz / Brasilgs reserva-se o direito de, caso julgue necessrio, devolver o material ou recusar o servio prestado, e isentar-se do pagamento dos itens no-conformes at sua devida correo. A substituio do material/ servio no deve implicar em custos adicionais Ultragaz / Brasilgs.

5.1.3.2. Composio dos itens do PADIF Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores - Prazo de Entrega - (PE).
Durante o recebimento, avaliada a performance de entrega do fornecedor/prestador baseada no grau de cumprimento do prazo de entrega conforme acordado no pedido. As notas atribudas a este item seguem abaixo:

Avaliao de Prazo de Entrega de Materiais e Servios Nenhum pedido entregue fora do prazo 1 pedido entregue fora do prazo 2 pedidos entregues fora do prazo 3 pedidos ou mais entregues fora do prazo
Tabela 10 - Avaliao de Prazo de Entrega de Materiais e Servios

Pontuao 100 80 60 0

O fornecedor/prestador no ter sua nota de prazo de entrega reduzida somente nas seguintes situaes: A entrega atrasar por motivo de fora maior que impea o transporte, tais como: acidentes ou paralisaes de trfego para a regio da entrega; Solicitao de parcelamento de entrega de compras por e-mail, informando previamente os setores de Compras e Normatizao/Qualidade Matriz, de que no poder entregar todo o pedido ao local solicitante de uma nica vez por limitaes de logstica ou produo; Solicitao de parcelamento da entrega realizado pela Ultragaz / Brasilgs.

5.1.3.3. Composio dos itens do PADIF Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores - No-Conformidades procedentes (NC).
O componente da nota NC (no-conformidades) reflete a situao de problemas procedentes conforme critrios da Ultragaz / Brasilgs registradas mensalmente e tem pontuao atribuda conforme critrios abaixo:

Quantidade de No-Conformidades Registradas Nenhuma entrega do material/servio no - conforme 1 entrega do material / servio no - conforme (NC procedente) 2 ou mais entregas do material / servio no conformes (NCs procedentes)
Tabela 11 - Critrio de Pontuao de No-Conformidades Procedentes

Pontuao atribuda 100 50 0

Nota 4: Para cada no-conformidade reincidente, o fornecedor/prestador perde mais 20 pontos. Qualquer ocorrncia de no-conformidade ser comunicada ao fornecedor/prestador, quando avaliada como procedente pela equipe de Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs. O fornecedor ter um prazo de 5 dias teis para apresentar um plano de ao, para eliminar o problema e evitar nova ocorrncia;
Nota 5: Ser enviado ao fornecedor/prestador um Relatrio de Ao Corretiva padro da Ultragaz / Brasilgs, para o registro da(s) anlise(s) de causa(s) que gerou a NC, bem como as aes para atac-la(s); Nota 6: No sero aceitos Relatrios de Aes Corretivas que estejam em desacordo ao relatrio padro da Ultragaz/Brasilgs.

5.1.3.4. Composio dos itens do PADIF Programa de Avaliao de Desempenho de Insumos e Fornecedores - Relatrio de Aes Corretivas no Prazo - (RAC).
O componente da nota RAC - Relatrio de Aes Corretivas no prazo reflete o comprometimento do fornecedor em buscar solues para problemas detectados pela Ultragaz / Brasilgs, dentro do prazo definido, e tem pontuao atribuda conforme critrios abaixo:

Quantidade de Relatrios Entregues Fora de Prazo Nenhum relatrio entregue fora do prazo 1 relatrio fora do prazo (mximo 2 dias teis aps o prazo estabelecido) 2 relatrios fora do prazo (mximo 2 dias teis aps o prazo estabelecido) 3 relatrios ou mais fora do prazo (mximo 2 dias teis aps o prazo estabelecido)
Tabela 12 - Critrio de Pontuao de No-Conformidades Procedentes

Pontuao atribuda 100 60 20 0

Nota 7: Qualquer entrega de relatrio alm dos dois dias de tolerncia do prazo tambm implicar na atribuio de pontuao zero no ms de referncia.

6. ANLISE DA PONTUAO DO IQF NDICE DE QUALIFICAO DO FORNECEDOR

6.1. Comunicao
ndice de Qualificao do Fornecedor 100 a 80 Classificao (Fornecedores em Linha) Excelente. Fornecedores parceiros. Bom. Fornecedores com eventuais problemas de fornecimento. Exige pouco acompanhamento por parte da Ultragaz. Classificao (Fornecedores Novos) Excelente. Apto a fornecer.

79 a 60

Bom. Apto a fornecer em um primeiro momento.

Regular. Caso se trate de pontuao baixa por no atingimento de pontuao mnima de auditoria uma nova visita dever ser realizada, aps implementao Regular. Fornecedores com das exigncias da Ultragaz. Caso se trate de pontuao 59 a 40 necessidades de acompanhamento mais baixa por conta da performance de desempenho nos intenso por parte da Ultragaz testes realizados nas amostras, uma nova remessa dever ser solicitada para melhoria da pontuao geral (IQF). Inadequado. No apto a fornecer. No corresponde s Inadequado. Apto a fornecer desde que Menor que 40 exigncias mnimas necessrias qualidade para se melhore sua pontuao no ms seguinte. tornar um fornecedor da Ultragaz/Brasilgs. Tabela 13 - Anlise da pontuao IQF- ndice de Qualificao do Fornecedor

A Ultragaz / Brasilgs analisa mensalmente a pontuao do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor durante as Reunies de Anlise Crtica do Sistema de Gesto da Qualidade, que ocorrem a cada seis meses com a presena da Alta Direo da empresa. O fornecedor/prestador ser informado mensalmente de seu desempenho, atravs do IQF - ndice de Qualificao do Fornecedor, enviado pela rea de Normatizao/Qualidade da Ultragaz / Brasilgs.

6.2. Suspenso e retomada de fornecimento.

Fornecedores/prestadores que apresentarem o IQF abaixo de 60 pontos, ou que apresentarem desempenho insatisfatrio durante aplicao nos processos da Ultragaz/Brasilgs, independente da nota atribuda ao IQF, sero informados da suspenso do fornecimento do material/servio. Para retorno do fornecimento, o fornecedor/prestador dever apresentar um plano de ao com as aes que sero realizadas para reverter a situao. Caso o plano de ao seja aprovado, o fornecedor restabelece a nota mnima do IQF para 60 pontos, no respectivo ms de avaliao e a retomada do fornecimento continuar de forma gradativa, at que o fornecedor demonstre eficcia nas aes tomadas. Abaixo segue o critrio de fornecimento gradativo aps retomada de fornecimento: - Primeiro pedido aps a retomada: 25% do fornecimento do local; - Segundo pedido aps a retomada: 50% do fornecimento; - Terceiro pedido aps retomada: fornecimento total. Caso o plano de ao seja reprovado, por no ficarem claras as aes contidas no plano ou por terem sido consideradas superficiais, a Ultragaz/Brasilgs enviar suas consideraes e, caso atendidas, restabelecer a pontuao do fornecedor/prestador.

Caso considere necessrio, a Ultragaz / Brasilgs poder realizar uma auditoria em carter extraordinrio para verificao da implementao das aes do plano de ao. Nesse perodo o fornecimento permanece suspenso, at que a Ultragaz / Brasilgs considere o fornecedor/prestador apto a fornecer novamente. Para fornecedores que apresentarem performance do IQF abaixo de 60, por mais de (3) trs meses consecutivos ou por (5) cinco vezes no perodo de um ano, as reas de Compras e Qualidade/Normatizao Ultragaz/ Brasilgs iniciaro o desenvolvimento de uma fonte alternativa de fornecimento.

7. HISTRICO DE REVISES
REVISO 00 DESCRIO DA MODIFICAO 1- Elaborao Inicial 1- Alterao do peso PADIF, na composio do IQF de 0,60 para 0,50; 2- Insero da condio de pagamento de amostras somente em casos de aprovao; 3- Demrito na pontuao em casos de no-conformidades reincidentes; 4- Alterao no critrio de ISG ndice de Sistemas de Gesto. DATA DA IMPLEMENTAO 04/01/2010

01

11/03/2010