Anda di halaman 1dari 81

Romain DELMAS

Licence Gestion des Ressources Humaines Formation Initiale Promotion 2009-2010

Mise jour du rfrentiel emploi - Site La Talaudire -

Dpartement GACO 28 Avenue Lon Jouhaux 42023 SAINT-ETIENNE CEDEX 2 Tutrice entreprise : Mme PATOUILLAT Tutrice IUT : Mme SERVANT

Les informations contenues dans ce mmoire sont sous lentire responsabilit de ltudiant stagiaire Romain DELMAS.

Remerciements
Avant dexposer comme ci-aprs le compte rendu de mon stage, il mapparat utile et opportun de remercier toutes les personnes qui mont apport leur aide et soutien pendant toute la dure de cette exprience professionnelle. Je tiens remercier tout particulirement Mme Sandrine PATOUILLAT, assistante de direction et des ressources humaines de lentreprise CANDIA LA TALAUDIERE, ma tutrice qui, ma conduit tout au long de cette mission en me faisant dcouvrir toutes les fonctions affrentes au Ressources Humaines, et pour le temps quelle a bien voulu consacrer au cours de cette priode rpondre toutes mes interrogations et mener ainsi bien la mission qui ma t dvolue jusqu la conclusion de ce rapport. Jexprime galement ma gratitude M. Amaury NICOLAS, Charg de Mission Ressources Humaines du groupe SODIAAL UNION qui, aprs avoir accept ma demande de stage ma galement conseill pendant toute la dure des missions qui mont t confies. Je tiens galement remercier aussi M. Olivier BRYS, Responsable Ressources Humaines et M. Laurent ROBLIN, Directeur Industriel Rgional, ainsi que lensemble de lquipe administrative pour leur accueil, leurs savoir-faire et pour lexprience enrichissante quils mont fait vivre en complmentarit du tutorat de Mme PATOUILLAT. Egalement, mes remerciements vont aussi tous les responsables de service ainsi quau personnel de lusine qui, grce leur coopration, mont permis de mener son terme lactivit dont javais la responsabilit. Enfin, je remercie Mme Patricia SERVANT, Responsable Pdagogique de la Licence Professionnelle Gestion des Ressources Humaines de lIUT de SAINT-ETIENNE, pour le suivi constant de mon stage ainsi que pour les conseils quelle ma prodigus pour llaboration de ce rapport.

Sommaire
Rsum gnral..Page 3

Abstract..Page 5

Introduction.. Page 7

I - CANDIA...Page 10 A - Recherche et dveloppement....Page 10 B - Une marque internationale...Page 10 C - Lengagement qualit de CANDIA..Page 11 D - Le lait, un produit de qualit par sa composition..Page

II - CANDIA La Talaudire.Page 13 A - Historique...Page 13 B - Les produits fabriqus sur le sitePage 13 C Le zoning dans lusine.Page 15 D - Le systme Qualit.Page 16 E - La qualit du produit..Page 17 F Le service administratif & RH...Page 18

Sujets dtude...Page 20
I Dfinitions de fonctionPage 20 A - Etat des lieux de lexistant et rcupration de la maquette............Page 20 B Planification des rencontres et procdure de progression.....Page 23 C Progression : mise jour et cration..Page 28 D Audit et priode post-audit....Page 30 E Alas environnementaux...Page 34 F Finalisation de la mission...Page 3

III - Activits annexes....Page 35 A Gestion du personnel intrimaire...Page 35 B Recrutement...Page 37 C Tches administrative....Page 40

Bilan..Page 41

ConclusionPage 46

Liste des Annexes........Page 48

Rsum gnral
Dans le cadre de la licence professionnelle GRH, nous devons mettre en pratique lenseignement reu de la formation durant un stage de trois mois, afin de pouvoir mener et accomplir une mission correspondant un besoin pour lentreprise accueillante. En ce qui nous concerne, le thme de la mission fut de mettre jour le rfrentiel des emplois du site CANDIA LA TALAUDIERE. Le rfrentiel des emplois est compos de dfinitions de fonctions. Le travail a donc consist en premier lieu faire un inventaire de toutes les dfinitions existantes, sans considrer la forme dans laquelle elles ont t labores. Nous avons donc rcupr sur la base de donnes de la Direction toutes les dfinitions de fonction que cette dernire disposait. En second lieu, il a fallu rcuprer et sapproprier la maquette de la dfinition de la fonction tablit par le Sige Social. En effet, nous avons estim que certains lments pouvaient tre sujets dventuelles amliorations donnant lieu une optimisation de la vue densemble de la fonction quexerce le titulaire. Ensuite, nous avons donc programm des entretiens avec les diffrents responsables de service afin de pouvoir travailler sur le sujet. Pendant ces entretiens, nous remettions jour les dfinitions de fonction dont les comptences ou le travail demand avait volu. Egalement, nous devions crer parfois intgralement des dfinitions de fonction soit qui nexistaient pas ou soit quil fallait crer suite une modification de la structure organisationnelle de la socit. En mme temps, nous nous devions tablir un suivi de nos travaux afin dune part, de pouvoir expliquer tout collaborateur la progression de la mission et puis se reprer nous-mmes et dautre part, dtablir un suivi grce la conception dune base de donnes; cela faciliterait dune manire significative lapport de chacun dans cette mission. En dernier lieu, les responsables de services ont d convoquer leurs personnels respectifs pour suivre un entretien afin de leur remettre la dfinition de fonction et leur expliquer les grands axes avant signature. De surcroit, nous les avons rcupres et remises dans un document spcialement appropri pour cette mission et classes dans chaque dossier des salaris. Puis lissue de cette procdure, nous avons pu procder une synthse par service de chaque fonction existante et raliser une harmonisation au niveau des fonctions similaires.

Ds prsent, chaque nouveau personnel embauch recevra une dfinition de fonction explicit par son suprieur hirarchique. Cette dernire sera classe dans son dossier ds quelle sera signe par ce dernier.

Abstract
To obtain the diploma Human Resources Professional Bachelors degree, I had to carry out training in the Human Resources department of CANDIA LA TALAUDIERE. Its a food industrial company which products milk. The human resources management must be balanced between jobs which are keep moving and new professional skills which must be always updated. Assertion of this balance comes from an excellent knowledge of the essential functions within the firm; in other words a group of process and tasks which are according to role of each other. My main mission is to create or update the job descriptions. The job description lists all the knowledge, skills, and abilities necessary to carry out the job divided into requirements and preferences. In fact, the job descriptions will allow the company to achieve its strategy and consequently, to make peoples company understand what the managers expect from them. Moreover, an auditor will assess the staffs commitment for the audit ISO 9001- a certification which requires the most part of supermarkets of France and Europe- thanks to the job descriptions. So, its worth updating or creating the job descriptions because if the auditor sees an irregularity or a lack in one or several of them, he will be able to give a KO, which stops the audit and not issue the certification. So in the first part, I made an inventory of job descriptions available thanks to the database of the management. In the second part, I recovered the model of job description published by the head quarter and I changed several elements which improve the reading and presentation of the function. In the third part, we planned interviews with the heads of departments to work on the job descriptions. During these interviews, we updated job descriptions whose skills or expected work changed. Also, we had to create from nothing job descriptions according to a restructuration of the firm.

In the fourth part, we made heads of department and employees take interviews with their employees to give them the job description, to explain them their missions and to make them sign it. So, we recovered all job description of the plant and put them in personal files. Nowadays we can say when a new employee is hired, hes given the job description which is explained by the heads of departments. So in a personal capacity, I want to thank the whole plants personnel who helped me to succeed of this mission during my training, without them I wouldnt have been able to reach fixed aims.

Introduction
Dans le cadre de la Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, chaque tudiant doit raliser un projet dtude dont le sujet est confi par le tuteur de stage de lentreprise accueillante pendant 12 semaines. Lobjectif primordial de la gestion des Ressources Humaines est de veiller la recherche de lquilibre qualitatif et quantitatif qui doit exister ncessairement dune part, entre les emplois en volution et dautre part, les nouvelles comptences professionnelles des salaris. Cet quilibre repose donc sur une excellente connaissance des fonctions des personnels, en dautres termes, de lensemble des tches qui correspondent un rle dans lorganisation : cest le principe de la dfinition de fonction. Le but dune dfinition de fonction est de connatre lorganisation humaine lentreprise pour quelle puisse exercer sa stratgie. Dans cette optique, la dfinition de fonction tant nominative, elle permet tout un chacun de trouver sa place au sein de lentreprise ainsi que les missions et les consignes qui lui sont attribues. De surcrot, un auditeur va valuer lengagement du personnel CANDIA en vue de la certification ISO 9001 - cf. page 16 prsentation de lentreprise - notamment travers lengagement de la Direction par le biais prcisment des dfinitions de fonction. Lenjeu est donc important, car la prsence dventuelles lacunes en matire de dfinition de fonction uniquement, suffiraient lauditeur de refuser la certification quexigent la plupart des agents de la grande distribution franaise et europenne. Egalement la dfinition de fonction, de par son utilit dans laudit, sera attribue chaque nouveau salari afin de faciliter son intgration. En effet, elle permettra une meilleure adquation entre les besoins de lentreprise et la production du travail de ses salaris, en cartant, de cette manire, le risque des fonctions non dfinies. Cest dans le cadre de ces aspects prcits que la mission prend tout son sens. En effet, nous devrons dans un premier temps procder linventaire des dfinitions de fonction existantes. ce titre, la direction nous attribuera les lments quelle dispose sur sa base informatique de donnes ; mais il faut prendre conscience que cette dernire ne dispose peut-tre pas de la totalit des fonctions relles de lentreprise mais que dautres dfinitions de fonctions risquent dtre dtenues par ses autres services.

Il faudra donc dans un deuxime temps btir un plan dentretien pralable avec les diffrents responsables afin de savoir quelles sont les dfinitions de fonction quils ont en leur possession et ainsi de programmer des plannings dentretien pour pouvoir collaborer cette politique de gestion. En mme temps, il faudra prendre connaissance de la maquette tablie par le sige social qui correspond la dernire forme en vigueur sur laquelle les dfinitions de fonction doivent tre labores. Nous devrons galement faire une analyse service par service. Le travail va donc consister remettre jour les dfinitions de fonction existantes sous la nouvelle forme, mais galement crer les dfinitions manquantes. La mission tend donc donner une meilleure vision aussi bien gnrale de lentreprise, quindividuelle, car elle est propre chaque poste. De plus, au regard de ces objectifs, nous en requrons certains avantages personnels car cela nous permet de mettre en pratique nos connaissances, notre sens de ladaptation et constitue une exprience trs enrichissante que nous souhaitons mettre profit en vue de notre futur mtier, ainsi bien prpar ce type de mission. Cette mission demande une certaine rflexion sur la faon dont il faudra la mener. Il a fallu avant mme dentreprendre le travail de sinterroger sur la manire dapprhender la mission pour la finaliser en partie, selon un bon timing avant laudit du lundi 29 mars 2010. - llaboration de toutes les dfinitions de fonction de la Direction et de lencadrement avant le lundi 29 mars 2010 : cest--dire, il faudra que le bureau du personnel et chaque responsable de service ainsi que le personnel encadrement disposent dune dfinition de fonction jour et signe. - le service RH et tous les salaris du site de CANDIA LA TALAUDIERE devront au 4 juin 2010 disposer dune dfinition de fonction que ces derniers auront signe. - le nombre important de dfinitions de fonction : il faut adopter une trame commune dans llaboration de chaque dfinition de fonction afin de gagner du temps. - la communication avec les responsables de service : la multitude des responsables de service impose de mmoriser la fonction et le domaine de chacun le plus rapidement possible. Le ct relationnel fait partie intgrante de la mission. La communication des informations ce 8

propos est primordiale car elle induit galement le reprage des lieux et la mmorisation des diffrentes zones de lusine. Ce mmoire explicitera donc dans une premire partie la prsentation de lentreprise CANDIA ainsi que celle du site La TALAUDIERE pour situer le contexte dans lequel il fut important de soccuper de cette mission ; dans une seconde partie les diffrentes tapes de la procdure suivie pour aboutir la finalisation de ce projet dtude ; en troisime partie les activits annexes entreprises ; puis un bilan de cette exprience professionnelle travers ses diffrents aspects.

I CANDIA CANDIA appartient au groupe coopratif SODIAAL (Socit de Dveloppement des Industries Agro-alimentaires Laitires), premier groupe coopratif laitier franais, qui collecte plus de 2,2 milliards de litres de lait, dans 60 dpartements auprs denviron 10 000 producteurs. La socit SODIAAL Union a en charge la collecte du lait chez les producteurs puis la distribution de la matire aux diffrentes filires du groupe (CANDIA, YOPLAIT, Compagnies de Fromages et Richemonts). La marque CANDIA est ne en 1971 et est devenue leader du march franais du lait de consommation grce de nombreuses initiatives originales qui ont su marquer lhistoire du lait : bouteilles UHT, briques avec bouchon, lait aromatis, lait enrichi, lait infantile Depuis, crativit et innovation sont inscrites dans les gnes de lentreprise, qui offre toute une gamme de marques : Viva, Grand Lait, Silhouette, Candyup, Babette, Candia Croissance, Candia Babylait, Biolait, etc. Voici quelques chiffres pour lanne 2008 : - 1,5 Milliards de litres de lait commercialiss dont 300 millions l'exportation et par les filiales trangres - 1 174 millions d'euros de chiffre d'affaires dont 12% l'international - 1090 salaris en France - 7 sites industriels en France : Saint-Etienne (La Talaudire), Gap, Vienne, Cambrais, Campbon, Lons et Le Lude.

A - Recherche et dveloppement Avec une politique d'innovation permanente, dveloppe par une quipe ddie, associe des produits de qualit conformes aux normes internationales, l'entreprise, toujours leader de son march, exporte aujourd'hui son savoir-faire dans de nombreux pays.

10

B - Une marque internationale CANDIA mne une stratgie dexportation de ses produits au travers de filiales commerciales en Europe, ou au travers dagents commerciaux, dans le reste du monde. De plus, depuis 1990, CANDIA dveloppe des franchises dans le monde entier. La marque apporte ainsi sa technicit de pointe et son marketing rput auprs de groupes agroalimentaires dans des pays o lindustrie laitire est en pleine expansion. Ainsi on retrouve Candia en Afrique (Gabon, Nigeria, Cte dIvoire, Sngal, Mauritanie, Maroc, Algrie, Tunisie, Lybie, Egypte, Soudan) au Proche et Moyen Orient (Liban, Pakistan), en Inde, dans les les de lOcan indien (Madagascar, La Runion, Ile-Maurice) et Mexique.

C - Lengagement qualit de CANDIA Depuis 1993, CANDIA sinvestit dans une dmarche qualit qui se traduit par la certification des sites de fabrication, selon la norme ISO 9001, et les rfrentiels de scurit alimentaire des produits marque distributeurs IFS, et BRC pour le site exportant vers la Grande-Bretagne. Lentreprise est galement certifie par lorganisme certificateur indpendant: Ecocert, pour les produits dorigine biologique. Elle est adhrente lInstitut Professionnel du Lait de Consommation (IPLC) qui contrle lensemble des laits de consommation commercialiss sur le march franais. La Route Du Lait est le systme de management de la qualit et de lenvironnement de SODIAAL UNION qui garantit qualit et traabilit du lait, de la ferme au produit fini pour rpondre aux exigences des consommateurs en matire de scurit alimentaire et de respect de l'environnement,. Grce la certification du systme par lAFAQ-AFNOR, selon la norme NFV01 007, la signature Agri Confiance peut apparatre sur les produits.

11

D Le lait, un produit noble par sa composition Un kilogramme de lait entier contient en moyenne : 875 g deau, 50 g de glucides (sous forme de lactose), 36 g de lipides, 32 g de protines (80% des protines du lait sont des casines, riches en acides amins essentiels et en phosphore) et 9 g de minraux (dont 1200 mg de calcium) oligo-lments et vitamines. Le lait apporte de nombreux bienfaits : Le calcium pour rgnrer notre squelette Les protines ncessaires au renouvellement de nos cellules La vitamine A contenu dans la matire grasse

12

II CANDIA : site de LA TALAUDIERE A - Historique Lusine a t construire en 1978 o il y avait une fromagerie et deux ateliers Lait Frais. En 1989, le site dcide darrter la fromagerie pour lancer en 1992 du lait de croissance puis, se spcialise en 1994 dans le Lait Infantile et dans le Lait de montagnes et crmes un an plus tard. En 2001, CANDIA LA TALAUDIERE modernise son systme de production en Lait Frais et devient lunique usine CANDIA produisant du Lait Frais en France. Lapprovisionnement du site en lait partir des fermes slectionnes est effectu 7 jours sur 7 grce au concours des chauffeurs-ramasseurs de la cooprative de SODIAAL UNION sud-est. Lusine de LA TALAUDIERE traite 110 millions de litres de lait par an avec 133 collaborateurs, et est situ en zone montagne (unique en France) au cur dune zone importante de production de lait (Annexe n01 p.49).

B - Les produits fabriqus sur le site Lusine de LA TALAUDIERE fabrique une grande diversit de produits que lon peut diviser en deux catgories : Les produits frais : Frais indique une conservation sous chane de froid infrieur 4C. Le Lait Frais, entier (36 g/l de matire grasse) ou demi-crm (15,5 g/l), est pasteuris (chauff 75C pendant 30 secondes) et microfiltr. Cette mthode naturelle, qui consiste liminer une grande partie des micro-organismes du lait en le faisant passer sur un filtre a permis dallonger sa Dure Limite de Consommation (DLC). Le Lait Frais est commercialis sous les marques CANDIA Grand Lait Frais ainsi que des marques distributeurs. Du Lait Frais Biologique est galement produit sous la marque BIOLAIT CANDIA et MDD (Marque De Distributeur).

13

Le Lait Ferment et le Lait Caill sont fabriques de la manire suivante : Le Lait Ferment Elben (Lactor et Balkis) est prpar partir dun lait pasteuris standardis 5 g/l de matire grasse ensemenc avec des ferments lactiques. Le Lait Caill Raib est prpar partir dun lait pasteuris standardis 26 g/l de matire grasse. De la prsure ainsi que des ferments aromatiques et lactiques permettent dobtenir sa consistance.

Les produits UHT (Ultra Haute Temprature) : cette catgorie de produits doit sa longue dure de conservation (jusqu 12 mois) au procd UHT. Effectivement, aprs pasteurisation et standardisation, le lait est strilis environ 142,5 C pendant 2,2 secondes. Il peut ainsi grce ce processus se conserver temprature ambiante.

Les Laits Infantiles ou RTF (Ready To Feed) Pr-Modilac (prmaturs et enfants ns terme de faible poids). Blemil Plus Forte 1 & 2 (de 0 12 mois) : par le march Italien. SMA Progress (6 mois 2 ans) et White et Gold (0 12 mois) : par le march du Royaume Uni. BEBIVITA Junior : cest le lait immdiatement destin au march Allemand.

Les Laits Blancs : Lait De Montagne (LDM) entier, demi-crm ou crm 100 cl et commercialis sous les marques CARREFOUR, il est issu de lait collect et transform en zone montagne. Le Grand Lait de CANDIA en entier ou demicrm est enrichi en omga 3 commercialit en 75 cl. Le lait oui est issu dune collecte particulire.

Le Lait Biologique : cest Biolait demi-crm en 75 cl sous la marque CANDIA. 14

Les spcialits laitires : cette catgorie regroupe la Crme Anglaise, la Sauce Bchamel et Silhouette Active (nature ou chocolat).

C Le zoning dans lusine Les salaris du site travaillant dans les ateliers de lusine doivent porter une tenue de travail en fonction des zones spcifiques pour lesquelles ils sont affects : calot, uniforme (blouse et pantalon) et chaussure de scurit. Elle est obligatoire dans toute lusine pour des raisons relatives lhygine et la scurit. Il existe 4 zones dans lusine qui correspondent pour chacune dentre elle une couleur et des rgles spcifiques : Elle correspond la zone extrieure de lusine o le port des vtements civiles est autoris. Elle correspond aux couloirs, laboratoires, zone de rception () : la tenue de travail est obligatoire (blouse, pantalon, calot, chaussure de scurit noire) ainsi le lavage des mains avant lentre dans la zone. Elle correspond aux zones de process, de pese () : la tenue de travail est obligatoire (blouse, pantalon, calot, chaussure scurit blanche ou surchaussures blanches) ainsi que le lavage des mains avant lentre dans la zone. Elle correspond aux salles de conditionnement aseptique : la tenue spcifique est obligatoire (combinaison), les accs sont contrls, le lavage des mains est requis ainsi que les procdures de dsinfection. Il faut galement les chaussures scurit blanches, marques en rouge.

D - Le systme Qualit Il existe actuellement plusieurs normes complmentaires pour les industries alimentaires. Elles sont obligatoires et/ou imposes par les clients. CANDIA sengage chaque jour y satisfaire. 15

La norme ISO 9001 version 2008 : le groupe CANDIA a t certifi en octobre 2003. Il avait dj obtenu la certification ISO 9002 en 1994. ISO vise mettre en confiance et satisfaire les clients en leur prouvant que lentreprise met tout en place pour matriser ses processus et prvenir les non-conformits. LHACCP : fin 1998, lusine de LA TALAUDIERE lance ses premires tudes HACCP. Il sagit dun outil qualit prcieux et incontournable puisquil a pour but dassurer la matrise des risques potentiels au niveau des processus, et donc la scurit alimentaire du consommateur. Il sagit dune exigence rglementaire. Sur le terrain, cela passe par des pr-requis : Les rgles dhygine, la maintenance prventive, la gestion des stocks selon la logique du First In First Out (premier entr, premier sorti), les bonnes pratiques de fabrication, les plans de nettoyage et de dsinfections, et la lutte contre les corps trangers (verre, bois, nuisibles). Le rfrentiel International Food Standard (rfrentiel international de la matrise de la scurit des denres alimentaires) est exig par la majorit des distributeurs franais et europens. Il comporte 251 exigences et 42 exigences lies lanalyse des risques (lHACCP). Un KO est une exigence incontournable qui peut entraner le refus automatique du certificat si elle nest pas matrise. Parmi les 10 KO existant, un concerne la Direction : lettre dengagement de la Direction, indicateurs/objectifs sur tableaux daffichage lignes, dfinitions de fonction, organigrammes, et tableaux dhabilitation. Les dfinitions de fonction est la cl de vote des deux derniers lments car cest partir de cette dernire que lorganigramme et les tableaux dhabilitation vont se mettre jour. La traabilit est aussi essentielle pour pouvoir retrouver ou rappeler un lot de produits en cas de problme (dossier lot, numros de lot sur les emballages et les produits) et ce depuis le lait rcolt la ferme jusquau consommateur. Lorientation ISO 14001 : le site de LA TALAUDIERE a entam une dmarche volontaire de certification en 3 tapes (Dmarche 1, 2, 3 Environnement).

16

E - La qualit du produit La qualit du produit que CANDIA propose ses clients est contrle selon les CCP : ce sont les tapes indispensables par lesquelles une matrise peut tre applique, et qui est essentielle pour prvenir ou liminer un danger li la conservation des denres alimentaires ou le ramener un niveau acceptable.

Il existe 6 CCP CANDIA LA TALAUDIERE: CCP1 : cest la rception du lait, tape dpotage (surveillance antibiotique) CCP2 : cest la pasteurisation du Lait Frais CCP3 : cest la temprature du conditionnement du lait CCP4 : cest la temprature dexpdition du Lait Frais CCP5 : cest la strilisation du produit (surveillance temprature) CCP6 : cest le conditionnement aseptique : dsinfection du papier et intgrit de lemballage. On ressence 4 dangers potentiels pouvant nuire la qualit du produit et donc parfois, limage de lentreprise. Risque microbiologique : il est li une contamination, la survie et/ou un dveloppement microbien. Il peut aussi tre d des toxines microbiennes. Risque chimique : des rsidus de produits de nettoyage, dsinfectants, pesticides ainsi quun surdosage de certains ingrdients ou additifs (laits infantiles par exemple) font partie de ce risque. Risque physique : il sagit de corps trangers pouvant provoquer des blessures ou nuire la qualit ou limage du produit (verre, insecte, pice mtallique, pansement). Risque OGM et allergne ; il sagit pour lentreprise de vrifier si les produits contiennent des Organismes Gntiquement Modifis et/ou des ingrdients

17

allergisants. Si rien ne peut tre fait pour lviter, leur prsence doit tre mentionne sur ltiquetage.

CANDIA compte parmi ses consommateurs une catgorie dite risque , les nourrissons et enfants en bas ge, pour laquelle une contamination peut avoir des consquences dramatiques. Nonconformit produits

Manque de moyens

Cot pour l'entreprise

Difficults conomiques pour l'entreprise Diminution des commandes

Non satisfaction clients

F Le service administratif et RH Au sein de lusine CANDIA La TALAUDIERE dirige par M. Laurent ROBLIN (Directeur Industriel Rgional), le service administratif est compos du contrleur de gestion Mme Sandrine SUCHAIL (remplace pour congs maternit par M. Severin DARAS) paul par les agents administratifs Mme Christelle ARNAUD (responsable du bilan matire), Mme Franoise BRUYERE (responsable de laccueil) et M. Nicolas JACQUEMARD (responsable du tableau de bord bilan manager), et du service ressources humaines. Cest au sein de ce dernier que nous allons tre affects. Il est tenu par Mme Sandrine PATOUILLAT, Assistante de Direction et Ressources Humaines (responsable de la paie, de la formation et du suivi administratif), suivant les directives de M. Olivier BRYS, Responsable Ressources Humaines rgional CANDIA. Egalement, M. Amaury NICOLAS (non prsent sur lorganigramme), Charg de Missions RH du groupe SODIAAL travaille pour le site CANDIA VIENNE mais 18

aussi en collaboration avec le site CANDIA LA TALAUDIERE en ce qui concerne le recrutement et la gestion du personnel intrimaire (non prsent sur lorganigramme) (Annexe n02 p.50).

19

Sujets dtude
I Dfinitions de fonction A Etat des lieux de lexistant et rcupration de la maquette existante Pendant la priode du pr-stage, lobjectif est pralablement de se familiariser avec la notion de dfinition de fonction. Une dfinition de fonction est une fiche rcapitulative sur laquelle on tablit une description des activits composes de processus associe une dfinition des qualifications requises. Cest donc une des cls de voute des Ressources Humaines car elle permet notamment de dfinir les besoins en personnels, les critres de slection et de recrutement, didentifier les besoins en formation, dorganiser une mobilit et une gestion des carrires, de fixer les grilles de rmunration, dtablir lorganisation de lentreprise, et le cas chant, damliorer les conditions de travail. Aprs cette phase, ltape suivante consiste tablir un inventaire de lensemble des dfinitions de fonction selon une dmarche par service. Il faut donc requrir lorganigramme gnral (Annexe n02 p.50) ainsi que le plan de lusine (Annexe n03 p.51) , puis un organigramme spcifique chaque service (six au total) en appliquant la mthode du drill down , permettant davoir une vision globale de lentreprise, et ensuite den avoir une de plus dtaille. Aprs avoir fait linventaire des postes existants, il est ncessaire dassocier chaque poste une dfinition de fonction, si possible par salari. Lintrt est de pouvoir dmarrer dune base fiable existante. Cette mthode est toujours profitable en matire de gain de temps en dpit de la prsence ventuelle de divers lments ntant plus dactualit. Il faut simultanment prendre connaissance de la maquette de dfinition de fonction prtablie par le Sige Social se prsentant dune faon dtaille (Annexe n04 p.52). Avec laccord des diffrents responsables, il semble ncessaire de la modifier sensiblement dans sa structure et prsentation afin den optimiser la lecture et la comprhension (Annexe n05 p.54). Avant de commencer planifier des rendez-vous et travailler en coopration avec les chefs de services et les salaris, il est ncessaire de saisir le sens propre de chaque mot relatif la dfinition de fonction pour la complter sans commettre derreur ; cela constitue une tape essentielle afin de dbuter la mission dans les meilleures conditions. Au cours de cette dernire, il faut dune manire concise travailler sur les points suivants se rapportant la dfinition de fonction lors du travail en collaboration avec les chefs de service : 20

La premire page contient des lments situant la fonction dans lorganisation, tant sur le plan de la mission que sur celui des enjeux conomiques et relationnels : cest la fiche didentification. Elle dfinit galement les prs-requis indispensables pour la prise de fonction en termes de connaissances gnrales et professionnelles telles que le type et le niveau de formation, ou lensemble des expriences professionnelles pouvant constituer un avantage pour la fonction. Elle dispose aussi de plusieurs rubriques permettant de situer chaque fonction au sein de lorganisation : En premier lieu, se prsente le titre de la fonction. ce niveau, il faut indiquer la dnomination courante de la fonction, sans trop la personnaliser, mais de manire ce quelle reflte le mieux possible les principales responsabilits qui lui sont confies. titre dexemple, le bon intitul dune dfinition de fonction serait Cariste Magasinier Lait Frais et non Cariste pour les machines n3 et n4 . Il est important de rester dans les gnralits sans affiner compltement la dfinition de fonction. La mission gnrale doit tre rsume en seulement quelques phrases qui reprennent le thme principal. Elle doit faire la synthse des diffrents processus et de lensemble des responsabilits qui leurs sont associs. Cest la raison pour laquelle concernant les postes pour lesquels il nexiste pas de dfinition de fonction, il est trs utile daborder la dmarche inverse, cest--dire selon la mthode du drill up : commencer partir du particulier jusquau gnral, en loccurrence, des responsabilits individuelles jusqu la mission gnrale pour mieux en faire la synthse en passant par les processus. Lidentification de la fonction se prsente de la manire suivante: la Direction (industrielle), le Service dont le poste est rattach et lEtablissement, cest--dire au sein de quel site Candia auquel la fonction est exerce. Ensuite, apparaissent les dimensions qui font rfrence des chiffres cls lgard des donnes budgtaires et de leffectif des personnels de lentreprise et de la dure dadaptation la fonction, paramtres ntant pas relativement faciles attribuer compte tenu de leurs caractres volutifs. La dure dadaptation la fonction reste une variable difficile valuer car cest une donne assez subjective qui est relative aux capacits, la formation et lexprience du salari. Il est 21

important cet effet de faire attention, avec laide des responsables, ne pas sous-valuer ou survaluer cette dure en ayant lesprit la question suivante partir de quel moment lessentiel de la fonction peut-il tre maitris par le nouveau titulaire ? . Il faut galement tre cohrent avec les dures respectives concernant les autres fonctions. La situation dans la structure correspond replacer la fonction au sein de lorganigramme, en dcrivant les liens (hirarchiques en traits bleus et fonctionnels en pointills). En tout tat de cause, les fonctions dans lorganigramme ne doivent pas tre nominatives linstar de lintitul des postes qui doit apparatre seulement, car si un changement de plusieurs titulaires des postes intervenait, cela provoquerait une rdition de la dfinition de fonction. De plus, la nomination des fonctions permet consquemment, davoir une meilleure vision de lorganisation. La relation clients/fournisseurs est voque par le biais de lgendes explicatives : dans les ronds orange ce sont les clients de la fonction (clients au sens large, internes ou externes, pour lesquels la fonction doit assurer la fourniture de prestations ou de produits). Qui dit clients dit fournisseurs reprsents par des ronds verts ( linverse, les services ou les fonctions qui sont les principaux fournisseurs de prestations ou de produits, internes ou externes, vis--vis de la fonction tudie). Sur la deuxime page, figurent les principales responsabilits et activits qui ont pour but de dtailler la mission confie, les moyens ainsi que les actions du titulaire afin de la raliser. Rdiger ces deux volets pour lensemble des dfinitions de fonction demande le respect de certains principes : En tout premier lieu, lobjectivit. En effet, lobjectif pour ce type de mission est crucial, cest--dire quon doit se baser uniquement sur des faits pour dcrire la situation actuelle de la fonction. Il est important de ne porter aucun jugement, ni opinion, sur la manire dont la fonction est tenue. Une dfinition de fonction est avant tout une photographie de lexistant, et non une description de ce quil pourrait ou devrait tre. Sur la seconde page, en partant de la gauche, il faut remplir les processus majeurs auxquels est lie la fonction. Pour cela, il est possible de se rfrer la liste des processus majeurs de lentreprise, dtaille ci-aprs :

22

Il faut dcomposer et lister par ordre de priorit dcroissante les principales responsabilits. La responsabilit est reprsente la fois par les axes essentiels de travail ainsi que par la synthse des activits confies, ralises individuellement ou collectivement. Rdiger des dfinitions de fonction ne relve pas de la fantaisie romanesque mais bel et bien dune mise en forme prcise et minutieuse ; le choix de verbes dimpact est souvent utilis, en fonction du niveau dautonomie et de dlgation tel que : vous assurez ; vous tes charg : pour ce type de verbe, le titulaire a la responsabilit pleine et entire de ses activits ; alors que vous contribuez indique la notion de la fonction de responsabilit en partage avec dautres fonctions (mais jamais avec son suprieur hirarchique). Les diffrentes responsabilits sont regroupes selon un processus. Il faut indiquer le processus de lentreprise dans lequel sinscrit chaque responsabilit. Un processus est un ensemble homogne doprations, qui traverse lorganisation (qui associe des acteurs au sein de plusieurs structures diffrentes) aboutissant un change de produits ou de services avec un client de la fonction interne ou externe (le sige par exemple). Toutefois, faire preuve dattention entre activits et tches est de rigueur : lidentification des activits conduit mieux percevoir la contribution relle de la fonction (ce que fait concrtement le titulaire). Nanmoins, il faut aussi redoubler de vigilance en ce qui concerne une liste de tches car elle peut facilement diluer les responsabilits dans un ensemble dopration, sans valeur ajoute apparente. Aprs stre appropri la dfinition de fonction, le moment est propice pour entrer dans le cur de la mission en prenant des rendez-vous avec les responsables.

23

B Planification des rencontres et procdure de progression La planification des rencontres avec les responsables ainsi que la procdure dtablissement des dfinitions de fonction sont les tapes les plus difficiles raliser, non pas par la difficult de leurs mises en place, mais par le manque de disponibilit des diffrents responsables appels initialement nous soutenir dans la mission. En effet, les responsables de service ont un emploi du temps excessivement charg et doivent, entre autres, grer des problmes imprvus au sein de leurs services et se voient obliger de reporter nos rendez-vous. Ntant prsent dans lentreprise que le lundi pour la priode de novembre 2009 mars 2010, ces reports de rendez-vous ne font que ralentir la progression de la mission et de ce fait, le travail effectu souffre dans un premier temps dun manque de suivi. Ce qui nous conduit en consquence au choix dlaborer deux fichiers Excel et cette opration pralable est en somme intressante : le premier sert dagenda lectronique et permet de prendre des rendez-vous en prcisant le nom du responsable ainsi que le service (Annexe n08 p.65). Le second fichier est une fiche de progression de la mission (Annexe n09 p.66) ; en effet, le grand nombre de dfinitions de fonction ne permet pas de savoir prcisment ltat davancement pour chacune dentre elles. Grce ce fichier, il est ais de prendre connaissance selon chaque service et poste, des dfinitions qui ont t exploites et celles qui feront lobjet dune tude ou dune rdition. En dautres termes, les questions fondamentales cet gard sont : Quavions-nous faits ? , O en sommes-nous ? , O allons-nous ? . Les premiers rendez-vous planifis sont effectus avec latelier Lait Frais, toujours pendant la priode de pr-stage afin dlaborer une trame en conformit avec le profil du service. Cet atelier dispose dun nombre assez important de dfinitions de fonction. Certes, certaines sont obsoltes, dautres nexistent pas, mais cela donne lieu une analyse opportune dans la faon dont il faut apprhender la mission. Les rendez-vous ont lieu soit dans la salle de runion du bureau administratif, soit dans le bureau du responsable de service. Lutilisation du rtro projecteur est dune aide prcieuse car il permet de travailler matriellement de manire confortable. partir de ces premiers rendez-vous, le choix daction sur la mission se droule de la faon suivante :

24

Grce au planning de progression des dfinitions de fonction, la coopration avec le responsable devient plus aise suite aux explications communiques en dbut de rendez-vous qui prcisent la nature des dfinitions que nous avons pralablement traites, celles traiter le jour mme du rendez-vous (selon les ordres de priorit reprsents par des couleurs) et celles restants tudier lors du prochain rendez-vous. Il faut se confronter diffrentes manires de travailler en ce qui concerne respectivement les dfinitions de fonction pour lensemble des services : celles qui existent et celles crer. Pour les dfinitions de fonction dont on dispose, on peut naturellement les afficher sur lordinateur et la toute premire question quil faut poser au responsable du service est celleci : la dfinition de fonction est-elle jour ? , et toute une srie de questions intervient en suivant lordre logique de la fiche lintitul du poste a-t-il chang ? ; y a-t-il eu une modification dans les missions principales ? ; lorganisation de la fonction est-elle la mme ? . Ainsi, nous passons en revue tous les lments de la dfinition. Pour les

dfinitions de fonction disponibles, certaines se prsentent sous un modle quasiment identique la version de la maquette de base et les modifications effectuer ne sont pas difficiles car elles disposent du mme squelette . Cependant, nous avons galement disposition des dfinitions de fonction sous une forme plus archaque o lorganisation a t compltement chamboule. Cela prend beaucoup plus de temps. De plus, concernant les dfinitions inexistantes, il faut les crer entirement de toute pice avec laide du responsable de service et de laide ventuellement complmentaire du titulaire de la fonction. Il faut tenir compte tout au long de la mission du sens du travail accomplir, en loccurrence de savoir dans quel but il faut crer des dfinitions. Une grande partie de la certification repose sur la responsabilit de la Direction ; mais pas seulement, celle des salaris est aussi engage. En effet, lexemple de lautomobiliste, celui-ci doit respecter le code de la route pour viter les accidents. Dans le cadre dune activit dans lagro-alimentaire, cest le mme principe : les salaris doivent respecter un ensemble de rgles pour pouvoir travailler. Cest pourquoi nous dcidons le choix dlaborer en collaboration avec le service Qualit une trame la plus commune possible en adquation avec les deux paragraphes sur lhygine, la scurit et la qualit (Annexe n06 p.57). Llaboration de cette trame permet de gagner du temps pour les futures dfinitions de fonction sur lesquelles nous travaillerons. Il faut intgrer

25

ces paragraphes toutes les dfinitions de fonction de lusine (Annexe n07 p.60), ce qui a pour but de renforcer les consignes qui ont t formules verbalement. Dans le cadre de latelier Lait Frais-REP, les dfinitions de fonction tant acheves, une srie dinterrogations commencent se poser ce propos : faut-il les faire signer lensemble des salaris ou uniquement en fonction de lanciennet de celles-ci ? Un autre problme intervient : les salaris ayant une certaine anciennet ont acquis de lexprience dans divers domaines o sinscrivent leurs diffrentes activits pour des fonctions plurielles, cette polyvalence nuisant malgr tout la visibilit de la dfinition de fonction destine signature. Il faut se rfrer auprs du service pour dterminer un choix possible. Les instructions sont les suivantes : chaque chef de service est charg de convoquer le salari afin de lui expliquer les tches dont il doit assurer lexcution. lissue de lentretien et dun commun accord, le chef de service et le salari doivent signer la dfinition de fonction en double exemplaire : une pour le chef de service et lautre pour le service RH. Le second exemplaire est archiv dans le dossier individuel du salari. Le risque en ce qui concerne la mise jour des dfinitions de fonction est quelle peut entrainer une certaine rticence du salari la signer ; en effet, lintitul de sa fonction tant modifiable et le salari peut en effet sentir son statut se dprcier dans lorganigramme gnral. Ainsi, la suite des multiples entretiens auprs des responsables de lusine, notre mission progresse centralisant toutes les nouveaux lments recueillis.

26

C Progression : mise jour et cration lissue de la priode de pr-stage, la mise jour des dfinitions de fonction de latelier Lait Frais est accomplie. Il faut envoyer les dfinitions de fonction au RRH afin davoir son accord. Aprs sa validation, nous devons contacter le responsable de latelier Lait Frais afin de lui dire quil peut commencer convoquer ses collaborateurs pour que ces derniers signent la dfinition de fonction. Dsormais, nous pouvons maintenant nous consacrer pleinement aux autres services de lusine afin de mettre profit lexprience fraichement acquise afin doptimiser la faon de procder. Le choix est donc de se pencher en premier lieu sur latelier UHT, le plus gros service de lusine. La tche pour ce service se rvle plus longue et plus complexe que les autres pour plusieurs paramtres paradoxaux : Premirement, le service UHT compte prs dun tiers lui tout seul de leffectif global de lusine (reprsentant 140 salaris) pour autant que le nombre de dfinitions de fonction tudier est large. Deuximement, nous ne disposons que de trs peu de dfinitions de fonction de ce service, que ce soit sur le modle actuel ou sur les anciennes maquettes. Entreprendre un travail de cration, sans base existante, pour un nombre important de dfinitions de fonction, en tenant compte de la disponibilit des responsables UHT prendrait un temps considrable pour respecter les dlais impartis. Par consquent, il faut trouver un autre moyen partir du tableau Excel qui permet de visualiser ma progression (Annexe n09 p.66), Sandrine PATOUILLAT essaie de chercher et trouve sous forme papier les dfinitions de fonction relatives dont nous avons besoin dans les dossiers personnels des salaris. Ceci permet davoir une ide du poste dont il est question et en mme temps nous en profitons pour connatre les dossiers des salaris prsentant une dfinition de fonction signe afin quon sache ultrieurement ce qui manque prcisment au service du personnel en terme de dfinition de fonction. Comme il a t voqu dans le paragraphe prcdent, les rendez-vous avec les responsables de service sont compliqus obtenir car leurs obligations de travail les poussent demeurer constamment la disposition de leurs quipes pour vrifier que lensemble des processus se droulent correctement. Prendre un autre rendez-vous pour remplacer celui du jour qui vient dtre annul et ce, afin dviter toute perte de temps, a un caractre alatoire, compte-tenu de 27

certains des vnements tels quun audit qualit programm dans quelques semaines. Le temps perdu ces rendez-vous manqus avec les responsables est consacr la correction des dfinitions de fonctions et dans larrangement de dtails ou pendant les activits annexes (voir page 35 activits annexes). Nous rservons notre temps avec le responsable UHT au niveau des responsables et du personnel encadrant comme le stipule les exigences de la certification ISO 9001. Seulement, une restructuration partielle de lentreprise survient quelques semaines avant laudit qualit ce qui a pour consquences de dtruire certains postes et den crer dautres (Qualit-UHT). Ces modifications fonctionnelles ont pour consquences de consacrer plus de temps que prvu ce service. Ensuite, nous travaillons avec les services de la Maintenance et la Qualit. Les deux services, comme lUHT sont sujet des modifications dorganisation. Pour la Maintenance, il ny a pas de cration de nouveaux postes, seulement des modifications hirarchiques et dactivit. Du mme que les services de la Qualit et lUHT collaborent troitement, leurs structures respectives en sont modifies. Pour la Qualit, la majorit des postes se compose de laborantins mais leurs dfinitions taient sous lancienne forme (Annexe n10 p.67). Il faut mettre en vidence la difficult qui existe dans ce service du fait que certains laborantins ont une activit bien spcifique alors que la dfinition de fonction se doit dtre uniforme. La question se pose par consquent de faire signer une dfinition de fonction des laborantins censs avoir le mme statut avec des tches diffrentes. Le principe de la dfinition de fonction exige quelle soit gnrale mais en partant de lide que la personne titulaire du poste exerce une activit correspondant au cadre de sa fonction, il ny a pas de problme diter des activits spcifiques quand cela savre ncessaire : on peut cet effet constater que la dfinition de fonction des laborantins est bien en adquation avec leurs activits. Le choix donc de mener cette dmarche est finalis pralablement valide auprs du service RH et du Responsable Qualit pour llaboration des dfinitions de fonction des laborantins du service Qualit. Lorsque toutes les dfinitions finissent dtre labores, il faut relancer les responsables afin quils redonnent au service RH les dfinitions de fonction signes. Lorsque celles-ci nous sont rendues, nous les archivons en double exemplaires : une pour le dossier du personnel du salari et une autre dans un classeur qui reste disponible par service et par poste.

28

D Audit et priode post-audit Laudit Qualit pour la certification ISO 9001 du 29 mars 2010 de CANDIA LA TALAUDIERE commence le matin tout en sachant que la Direction est soumise laudit laprs midi. Il faut pralablement considrer cet gard que les stagiaires, de par leurs statuts, ne peuvent rglementairement assister la runion de laudit mais, du fait davoir travaill sur une exigence de la certification et en accord avec le Directeur de lusine, ils peuvent tre autoriss consulter le compte rendu de cette runion. En ce qui concerne les rsultats de cet audit par rapport au service RH, il ny a pas de remarques particulires nonobstant le fait que les dfinitions de fonction ne font pas lobjet de contrle spcifique. Deux jours aprs, nous sommes informs par la Responsable Qualit que la certification ISO 9001 est valide au niveau suprieur de 97%, ce qui provoque donc soulagement et satisfaction auprs du personnel du site. Aprs avoir remis en tat et fait signer les dfinitions de fonction des responsables, lobjectif est dattribuer chaque dfinition de fonction pour tous les salaris de lusine avant la fin du stage. Lassistante RH nous fournit tous les noms et prnoms de chaque salari avec leurs fonctions respectives dans lentreprise quil faut intgrer au tableau de base (Annexe n11 p.71). Le nombre de responsables tait minime compar celui de salaris ; de ce fait, raliser un suivi des dfinitions de fonction signes et rendues par salari est plus que ncessaire. Ce tableau reprsente un outil trs pertinent dans la mesure o il peut tre programm selon des critres appropris. En premier lieu, lattribution de couleurs donne ce tableau tout son caractre attractif : celles-ci permettent dun simple coup dil de visualiser les dfinitions de fonctions qui nont pas t rendues et celles qui lont t. En second lieu, il est tabli des filtres pour chaque intitul de paragraphe de sorte pouvoir classer puis trier les informations que lon juge utiles. Par exemple, nous voulons savoir au niveau de latelier Lait Frais, quelles sont les personnes qui ont la fonction de Cariste Atelier ; laide du filtre comme figurant dans lannexe, celui-ci nous donne les lments que lon recherche pour lattribution cette fonction. On peut galement ajuster la recherche selon les couleurs (fiche rendue ou non) ou lordre alphabtique. 29

partir de ces donnes, une question se pose : compte tenu du principe quil faut affecter une dfinition pour chaque salari, quen est-il des apprentis et alternants faisant une mission spcifique en entreprise pour une priode dtermine ? Avec laccord de lassistant RH, nous avons galement mise en place des dfinitions pour les alternants. Certains processus sont communs dautres salaris de lentreprise, mais dautres diffrent considrant que cest lobjectif mme de leur contrat. En consquence, on doit se pencher plus en dtail sur les salaris nayant pas le statut de cadre ni de matrise . En effet, lobjectif du stage rappeler est dattribuer une dfinition de fonction pour chaque employ de lusine. Il est ncessaire, au fil des services, de prendre des rendez-vous auprs des chefs de services et salaris afin de pouvoir complter les dfinitions de fonction. Une autre difficult rencontre est celle suscite par la prise de congs annuels des responsables de service pendant la priode post-audit. En effet, ayant besoin de leur collaboration pour la prise des rendez-vous prcits il faut remettre les dfinitions de fonction aux responsables et personnels ds leur retour. Entre temps, enfin davoir une lecture plus rapide de lensemble des fonctions du service, il faut tablir une fiche synthse (Annexe n12 p.72) par service dont la base de donnes prend sa source dans le fichier fonction service annexe N . Le but est de reprendre chaque intitul de dfinition de fonction et dy affecter chaque salari en colonne. Excel est lun des meilleurs logiciels pour traiter les donnes selon notre exigence et il est possible dextraire, de copier, de coller et de transposer les donnes issues des cellules verticales vers celles horizontales et vice versa, ce qui est un gain de temps considrable dans le traitement de cette fiche synthse. Avec le responsable du service UHT, nous laborons les dernires dfinitions de fonction concernant les pilotes, les caristes, le prparateur peses . Une vritable image des fonctions de lentreprise ne peut tre totalement vocatrice sans lavis des titulaires mmes. Cest la raison pour laquelle le responsable de service demande que lvaluation soit effectue auprs de son personnel titulaire en vue de la conformit de ces dfinitions de fonction. Il y a galement encore quelques restructurations de service avec la mise jour de certains postes tels que Pilote Commun ainsi que celui du Responsable Expditions.

30

Le travail pour ces dfinitions est quelque peu diffrent compar celui des autres dfinitions tant donn que nous les laborons selon des corrections interposes : le Responsable de Service les transmet une premire fois au titulaire de la fonction afin que ce dernier puisse procder aux diffrentes modifications ncessaires. Une fois cette premire tape accomplie, la dfinition de fonction o figurent les annotations est rcupre afin que nous puissons remettre en tat les ajustements effectus. Egalement, cette procdure est effectue en complmentarit avec danciennes fiches de poste (Annexe n13 p.73) ayant servi de base dans cette laboration. Concernant le service Qualit, la dmarche entreprise est exactement la mme que pour celui de lUHT lgard des derniers dtails modifier sur les dfinitions, la seule diffrence quelles seront signes lors des entretiens dvaluation dont la date nest pas encore dtermine ce jour. Entre temps, ladresse e-mail que nous avons demande nous est attribue. Ceci nous permet de mieux cooprer grce cet outil qui a considrablement amlior la progression de la mission. En effet, les diffrents responsables peuvent ds prsent la fin de llaboration du prototype de chaque dfinition de fonction, procder rapidement eux-mmes aux modifications ventuelles et ainsi nous la renvoyer. Cependant, les organigrammes des dfinitions de fonction ne peuvent tre tablis uniquement sur Microsoft Word 2007 par nos soins. Egalement, lutilisation du logiciel WINZIP permettant de compresser des donnes est trs utile lors de lenvoi des dfinitions de fonction ; il faut se rappeler que nous avons conu une base de donnes (Annexe n09 p.66) afin de pouvoir optimiser le travail par service, par poste et en loccurrence par salari. Au dbut, la conception de cette base tait destine tablir un suivi pour le service RH ; mais nous pensons que transmettre la base de donnes propre chaque service aux responsables respectifs ne peut qutre bnfique, la fois pour le service RH et latelier concern tant donn quelle constitue un outil commun. Cest ce stade que lutilisation de WINZIP (Annexes n14 p.74-78) prend tout son sens car ce logiciel permet denvoyer par mail des dossiers classs par catgorie de poste les dfinitions de fonction (ce qui nest pas possible dans un simple ml ); ainsi le responsable de service pourra disposer de la totalit des dfinitions de fonction de son service, avec leur tat dlaboration pris en compte du nom des titulaires avec lesquels il faudra convenir dun entretien afin de leur faire signer la dfinition de fonction. 31

E Alas environnementaux Le fait davoir le statut stagiaire nous a confront des contraintes environnementales dordre matriel et logiciel. F Finalisation de la mission Le mois de mai est trs important concernant laboutissement de la mission car, au cours de cette priode, toutes les dfinitions de fonction respectives tous les services de lusine doivent tre rendues. Pour cela, nous pouvons nous aider de ladresse lectronique des responsables pour les joindre rapidement en cas de besoin. Comme il a t expliqu prcdemment, la partie du processus la plus lourde concernant les entretiens avec les responsables du personnel non cadre et non agent de matrise prend plus de temps que prvu, et nous ne pourrons pas, hlas, assister laccomplissement intgral de la mission. Nanmoins, le service ressources humaines du site ainsi que tous les services de lusine ont leur disposition toutes les dfinitions de fonctions valides et remises jour. Il ne manque donc plus quaux diffrents responsables de service de remettre au service RH les dfinitions de fonction signes, et de complter la base de donnes tablie (en attribuant par le code couleur les dfinitions de fonctions rendues et en renseigner la date de rception) afin d assurer le suivi du travail pralablement effectu. Dsormais, lors de la procdure de recrutement dun nouvel employ, il est assur que ce dernier pourra avoir une connaissance immdiate de sa dfinition de fonction et par consquent, de toutes les responsabilits qui lui incombent. De plus, Sandrine PATOUILLAT dtient toute la base de donnes des dfinitions de fonction pour la mettre en ligne sur lintranet. De ce fait, toute personne ayant accs au rseau de lentreprise aura la possibilit de tlcharger la dfinition de fonction recherche, et den modifier le contenu si des ajustements sont ncessaires. Ainsi, le but assign est de faciliter la mise jour permanente des dfinitions de fonction lorsquune modification est effectuer. En effet, le fait de mettre disposition sur lintranet la base de donnes accessible par les responsables facilite le travail de mise jour et ainsi permet la bonne adquation entre les comptences requises et les besoins de lentreprise.

32

III Activits annexes Accomplir une mission avec succs va de pair avec une intgration russie dans lentreprise. Il faut donc, de manire simultane, que la mission principale apporter sa contribution aux autres activits quotidiennes. De plus, le travail effectu sur les dfinitions de fonction a tabli des liens plus ou moins troits avec les lments de la fonction RH qui vont tre voqus comme ci-aprs, ce qui reprsente une aide non ngligeable dans la ralisation des dfinitions de fonction. A Gestion des personnels intrimaires Cette premire mission consiste tablir un inventaire sur un fichier Excel de tous les personnels intrimaires du site. En premier lieu, il est ncessaire de classer tous les contrats intrim que chaque agence nous envoie rgulirement : les agences Manpower, Crit, Adia et Adecco. De ce fait, nous choisissons dattribuer un dossier par personnel intrimaire selon un code couleur. Par exemple, le code couleur pour Manpower est le bleu , do ce personnel tant sous contrat avec cette agence aura galement le mme code couleur (Annexe n15.1 p.). De nos jours, CANDIA LA TALAUDIERE travaille essentiellement avec Crit et Manpower. Ensuite, il faut procder la vrification des dates de chaque contrat ainsi que celles du contrat initial: dans le cas o un avenant intervient et quon ne dispose pas du contrat initial de lintress, il faut prendre en compte cette situation et procder la recherche de ce contrat, lment trs important du dossier conformment la rglementation actuelle en matire de recrutement. Pour les personnes dont on reoit un ou plusieurs contrats mais qui nont pas de dossiers nominatifs, il faut les crer et les classer par ordre chronologique. La seconde tape est donc de saisir sur ce fameux fichier Excel tous les dossiers des personnels intrimaires qui sont dj venus travailler. Cette procdure doit se raliser en respectant scrupuleusement le code du travail, cest--dire en faisant preuve de vigilance ne pas rembaucher un intrimaire dont le premier contrat a t sign 18 mois auparavant. Cest la raison pour laquelle, le fait davoir class les contrats intrimaires selon lordre chronologique fut utile car cela a permis de saisir la date du premier contrat, et par consquent comme lillustre le tableau Excel (Annexe n15 p.78-79), de dterminer rapidement la date de sortie exacte du personnel intrimaire 18 mois plus tard et donc de signaler par un point dalerte sur ce tableau, si lun des services de lusine dcidait de faire appel un salari ayant dpass ce fameux dlai.

33

De plus, grce une mise en forme conditionnelle de la cellule Excel dont lintitul est 18 mois activit , la couleur de cette cellule changera un mois avant lexpiration des 18 mois ; le but tant danticiper et de diminuer par consquent, le risque de reprendre un intrimaire dj connu des services de lusine et ayant dpass lchance imprative de cette priode. Egalement, pour rendre la gestion des intrimaires plus prcise et donc plus efficace, nous avons mis en place des filtres informatiques au niveau de ce tableau afin de pouvoir slectionner les personnels selon leurs caractristiques.

34

B Recrutement Le 16 avril 2010 avait lieu le 8me forum pour lemploi organis par la municipalit de Vienne. Evnement de grande envergure, une multitude dentreprises y sont reprsentes. Lobjectif vis par ce forum est daider les jeunes gens trouver un emploi saisonnier, ce qui constitue pour la majorit dentre eux lune de leurs premires expriences professionnelles. Ce genre dvnement permet donc aux entreprises locales de faire dcouvrir aux jeunes tudiants les offres demploi en ayant un interlocuteur prt rpondre leurs interrogations. Lopportunit pour les entreprises par le biais de ce forum est de remplacer les personnels titulaires partis en congs dt. savoir que les besoins sont clairement dfinis dune manire qualitative et quantitative : il faut recruter 10 personnes intrimaires pour le poste de conducteur de ligne UHT pendant la priode estivale. CANDIA Vienne dcida de participer ce forum. Lquipe reprsentant CANDIA Vienne est compose de Messieurs Amaury NICOLAS (Charg de Missions RH), Michel BLONDET (Responsable dquipe) et Romain DELMAS (stagiaire RH). Nous nous rendons la salle des ftes de Vienne o le 8me forum pour lemploi est organis. Amaury NICOLAS est le coordinateur de lvnement en assurant la gestion du stand. Le responsable dquipe apporte toute son exprience sur les caractristiques des postes pouvoir. Il est galement dune aide prcieuse concernant les questions techniques poses par les candidats. Afin de rendre notre stand attractif, nous dcidons dafficher sur les parois du stand les produits de la marque de la socit CANDIA. Egalement, nous apportons des packs de lait de toute nature et des effets dcoratifs pour la mise en valeur du lieu susceptible dattirer lattention des candidats ; une distribution gratuite de produits laitiers est aussi effectue. Lorsque chaque candidat arrive, nous linvitons sinstaller en respectant une procdure que nous avons tudie ensemble avec le Charg de Mission RH. La toute premire chose, ds le dbut du jobdating est de demander le CV du candidat car cest essentiellement sur celuici que lentretien va trouver ses bases. Nous prenons galement les lettres de motivations mais nous ne pouvons les examiner sur place, faute de temps. En effet, nous nous sommes fixs un dlai dentretien de quelques minutes par candidat afin de rduire le temps dattente. La premire chose regarder sur le CV fut lge du candidat. En effet, les consignes qui nous avaient t communiques furent de recruter des candidats ayant 18 ans rvolus au 1er juillet. Ensuite, nous expliquons aux candidats (grce au briefing fait par le chef dquipe) en quoi 35

consiste le poste de conducteur de ligne UHT et quelles prdispositions ce dernier doit requrir. Puis, nous posons une srie de questions dans lordre suivant : Quelles sont vos dates de disponibilit ? : cette question permet de savoir si la

disponibilit des candidats est en adquation avec les besoins du service ; en loccurrence, le chef dquipe souhaite recruter 5 intrimaires de dbut juin jusqu fin juillet et 5 autres de juillet mi-septembre. Nous notions donc sur le CV du candidat au crayon ses propres rponses. - Le poste seffectue en 3-8, savez-vous de quoi il sagit ? , tes-vous disponible la nuit, le week-end ainsi que les jours fris ? : travers ce questionnement, nous expliquons notamment ce que lon attendait du candidat, cest--dire de la disponibilit et de la motivation. En effet, on pourra demander la personne intrimaire, selon les circonstances, soit de commencer 5h du matin jusqu 13h, soit de 13h 21h, soit de 21h 5h et ce, quelque soit le jour de la semaine. - Disposez-vous dun moyen de locomotion ? : cette question bien que lgitime est assez discriminatoire dans le sens o elle nous confronte un paradoxe. En effet, tant donn que ce forum a pour objectif de favoriser laccs aux jeunes lycens et tudiants un premier emploi, la majorit dentre eux ne sont pas titulaires du permis de conduire. Bien que des solutions de secours peuvent tre envisages pendant la journe (transports en commun, covoiturage), cela peut vite savrer tre un handicap pour des postes de nuit et de ce fait, lentreprise ne peut prendre le risque dembaucher une personne contrainte gographiquement. - Pratiquez-vous un sport ? : cette question peut paratre anodine mais ce genre de poste demande tout de mme une assez bonne condition physique. De ce fait, un candidat pratiquant rgulirement une activit physique aura normalement plus de facilits rsister la fatigue, au stress dans lexcution des tches qui lui seront dvolues. la fin du jobdating , nous demandons aux candidats sils souhaite obtenir des informations complmentaires sur le poste pourvoir ou sur lentreprise elle-mme, puis nous clturons en leur expliquant que nous allons tudier leurs demandes ultrieurement et quils recevront obligatoirement une rponse soit par courrier soit par tlphone. Ensuite, nous leurs donnons un produit laitier avec un petit fascicule prsentant dune manire plus concise le groupe SODIAAL.

36

En somme, nous pouvons affirmer que les jeunes gens que nous avons rencontrs (une soixantaine) faisaient preuve de motivation et prouvaient un rel besoin de trouver un emploi saisonnier afin de financer leurs projets respectifs.

37

C Tches administratives Indispensables dans la gestion des ressources humaines, elles sont le reflet dune vritable politique dentreprise et obissent une stratgie spcifique en fonction des objectifs assigns. En ce qui concerne notre mission, elles se dfinissent de la faon suivante : - Rception des appels tlphoniques lors de labsence momentane des responsables du personnel (runions ou autres occupations) ; cette tche oblige souvrir pour autant dans le champ de certaines activits des responsables. - Durant certaines matines, en cas dindisponibilit des employes administratives, il faut affranchir le courrier et transmettre dans la foule au groupe SODIAAL, les documents relatifs au bilan matires . - Afin de faciliter le travail des collaborateurs du site, il a fallu effectuer diverses tches administratives (photocopies, travaux de reliure et plastification de documents). - Nous avons eu galement la possibilit dassister des entretiens dans lentreprise mme, avec des responsables de centres de formation. - Egalement, la renomme internationale de la marque amne les collaborateurs travailler avec des clients trangers (WYETH de Grande-Bretagne). De ce fait, langlais est la langue de rigueur et nous avons pu assister une call conference . - Nous avons de surcroit reu des nouveaux candidats pour leur faire remplir des dossiers de recrutement pour des postes intrimaires.

38

Bilan
Mettre jour le rfrentiel emploi est une des activits importantes pour la personne qui en a la charge, engageant la fois sa propre responsabilit et celle de lentreprise. Fonction de grande envergure sinscrivant dans une politique la fois qualitative et quantitative des ressources humaines, elle requiert des qualits organisationnelles et relationnelles indispensables, car cest uniquement en tant en relation directe avec les services que lon peut le mieux parfaire sa mission et par ailleurs, en assurer son suivi. Dans cette optique, avoir sa disposition un ml au sein de lentreprise est un avantage considrable au vue de la coopration avec les diffrents services. tre responsable dune telle mission oblige galement une grande disponibilit. En effet, il faut se rendre compte que les responsables de service doivent forcment prendre conscience de limportance des dfinitions de fonction dans le management de leur quipe et lintrt placer ce sujet sensible dans les objectifs prioritaires des services. Il faut donc repositionner les initiatives ce sujet dans leur contexte : la mise jour du rfrentiel emploi sest inscrite dans le cadre dune usine de production laitire, la priorit pour ses salaris, toutes catgories confondues, tant den assurer la production. De ce fait, les responsables des services disposent dun temps restreint pour porter la rflexion sur des questions spcifiques aux ressources humaines ; cest donc ce stade que la personne charge dune telle mission se doit en premier lieu dexpliquer quelle est lutilit des dfinitions de fonction autre que dans le cadre de la certification et en second lieu davoir des qualits de ngociateur et conciliateur pour la prise de rendez-vous avec les responsables de service. Cest l mme que rside la difficult majeure de cette mission RH : le temps accord aux rendez-vous. Les obtenir constitue la premire tape du processus car ceux-ci, pour des raisons cites prcdemment doivent tre rservs un certain temps lavance ou ventuellement soumis des reports. Dans cette phase, les qualits requises sont celles de la patience et de la disponibilit. Lobjectif du rendez-vous est simple : il sagit danalyser tout ce que fait le titulaire de la fonction et de regrouper toutes les actions sous formes de processus et de responsabilits. Il est important de se baser au maximum sur des faits qui peuvent tre vrifis par le biais dindicateurs. Le temps pass lors de ces entretiens varie en fonction de la taille des services, de la fonction en elle-mme (la rdaction de la dfinition de fonction est plus aise quand il sagit dun poste dont la nature des tches est dun caractre rptitif) et de la matire 39

documentaire dont on dispose : cest la seconde tape du processus. Cependant, il existe une troisime tape plus ou moins informelle qui consiste sassurer du suivi du travail des responsables de services concernant la validation de la dfinition auprs du salari. Cest une tape cruciale lors de la mise jour du rfrentiel emploi car pour le responsable de service elle ncessite deffectuer un entretien avec chaque titulaire de la fonction pour lui expliquer ou ajuster ses attentes. Ceci peut avoir certaines consquences dans le sens o concevoir une dfinition de fonction est, par essence, de dterminer et mettre en place un primtre de champ daction du titulaire. De ce fait, deux cas de figures peuvent se prsenter : le responsable de service peut sassurer que son subordonn accomplisse les missions qui lui incombent mais qua contrario, le titulaire de la fonction se montre rticent excuter dautres actions qui ne sont pas mentionnes dans sa dfinition de fonction. La situation inverse est galement possible : le titulaire risque de ne vouloir signer une dfinition de fonction indiquant des tches dont il nassure pas lexcution. Ceci peut donc constituer un frein dans le management et cest la raison pour laquelle la dfinition de fonction est une photographie de lexistant uniquement, et non pas une image passiste de ce que le titulaire faisait ou une projection dans lavenir de ce quil devrait faire. Egalement, il faut que la personne charge dune telle mission fasse preuve dapplication et assure le suivi scrupuleusement de ses travaux afin que toute personne qui naurait pas la comptence requise sur le sujet, puisse poursuivre les travaux entrepris. Noublions pas quun rfrentiel des emplois est li indissociablement une politique stratgique et sinscrit sur du long-terme. En effet, les mutations socio-conomiques et technologiques entrainent inexorablement de nouvelles mthodes de production faisant appel dautres comptences. Il est donc essentiel pour maintenir sa comptitivit, de mettre en adquation la formation que doit acqurir le titulaire du poste pour continuer tre performant avec les nouvelles comptences requises. Egalement, existe aussi le risque que certaines donnes dune entreprise, cres depuis plusieurs annes, chappent une centralisation sur le support par exemple, dune base de donnes commune de lentreprise. Il faut donc que la personne enqute auprs des diffrents services (aprs avoir recueilli toutes les donnes dont disposait la Direction) et procde linventaire de lexistant. Parfois, certains services disposent en archive des donnes relatives danciennes fonctions susceptibles dtre utiles pour la mise jour du 40

rfrentiel emploi ; mais il peut arriver aussi que les responsables actuels en fonction naient pas t informs de lexistence au sein de lentreprise, de certaines sources documentaires insouponnes. Cest la raison pour laquelle il est trs important de centraliser toutes les dfinitions de fonction auprs de chaque service et aussi de la Direction pour que les responsables respectifs aient accs ces donnes. De plus, on sest aperu quavant de concevoir une dfinition de fonction, il est important, au pralable, dobserver puis dcouter les diffrents titulaires, sagissant de leurs activits. En effet, il faut avoir lesprit que pour assurer la validation dune dfinition de fonction, il faut laccord du suprieur hirarchique et du titulaire. Le responsable communique (quand ce dernier nlabore pas lui-mme la dfinition de fonction) au charg de mission du rfrentiel emploi tous les lments qui vont servir mettre en place les processus et les diffrentes responsabilits de la fonction. Cette premire tape seffectue dabord par le biais de lobservation. Il faut donc dans un deuxime temps couter le salari sur ce quil fait concrtement, ses remarques afin de procder des ajustements ou modifications de sa dfinition de fonction, sil y a lieu. Une collaboration peut donc stablir aprs que le responsable et le titulaire de la fonction aient pu se concerter mutuellement. On remarque bel et bien que la communication a un rle prpondrant dans ce type de dmarche et quelle ne peut absolument pas tre bafoue au risque tout dabord, dinvalider la dfinition de fonction mais surtout dinstaller ensuite un mauvais climat social dans le service et dans lentreprise. Lobjectif de transparence des dfinitions de fonction doit amener la reconnaissance des comptences du travail accompli par le titulaire. Pilier de la politique dans le cadre de la Gestion prvisionnelle des Emplois et des Comptences , la dfinition de fonction sert pour toutes les tapes suivantes en tant quoutil : de recrutement. Celui-ci se situe en amont dans la dmarche GPEC. Les offres demploi retranscrivent par le biais de la dfinition de fonction lintitul du poste, la mission, les comptences travers les savoirs, savoir-faire, savoir-tre, la formation et les expriences requises, lenvironnement et tout le contenu du poste. Les dfinitions pourront galement servir lors des entretiens de recrutement pour poser des questions spcifiques aux candidats. dvaluation. Lors des entretiens annuels dvaluation, la dfinition de fonction pourra ainsi avoir connaissance du potentiel de chaque salari par le biais de lidentification 41

de leurs capacits, ambitions et du travail rel fourni afin de se concerter sur dventuelles difficults rencontres ou sur des pistes potentielles damliorations. Si lentreprise estime que le salari a largement atteint les objectifs fixs et quil matrise tous les points de sa fonction, lentreprise peut lui proposer des perspectives dvolution grce des formations. de planification de la formation. Si lentreprise considre que si le salari a largement atteint les objectifs fixs et quil matrise toute la quintessence de son poste, lentretien dvaluation pourra dboucher sur des perspectives de carrire qui pourront se raliser grce des modules de formation, tels que la Validation des Acquis Professionnels et de lExprience ou des bilans de comptences (ces derniers sont sous la responsabilit dorganismes extrieurs).

de communication interne et externe. Avoir une bonne connaissance des comptences globales et individuelles des salaris dune entreprise grce la dfinition des rles de chacun, peut aider chaque employ accomplir un travail spcifique qui nest pas forcment de ses comptences. duniformatisation des emplois. Certains titulaires dans une entreprise peuvent exercer une mme fonction plus ou moins similaire mais se voient attribuer une fonction diffrente. Le but de la dfinition est donc dajuster les carts, et notamment sur la fiche de paie. dintgration de la personne charge de les laborer. En effet, laborer des dfinitions de fonction implique que la personne responsable de cette mission sentretienne avec les salaris de lentreprise afin de concevoir la responsabilit et le rle de chacun dans lorganisation.

La dfinition de fonction constitue par consquent, elle seule, le socle de toute politique des ressources humaines dans lentreprise. Comme nous lavons voqu prcdemment, elle sert en amont au recrutement, puis lors de lintgration du salari et durant toute sa carrire professionnelle passe dans son entreprise. Vritable outil de management, la dfinition de

42

fonction est llment moteur de la culture dentreprise travers limplication personnelle et professionnelle de ses salaris et la part de reconnaissance que lon attribue leur travail.

43

Conclusion
Ce stage CANDIA LA TALAUDIERE effectu pendant douze semaines (du 15 mars au 4 juin 2010) nous a confort dans le choix de loption Ressources Humaines car elle correspond de manire significative notre got personnel et nos tudes poursuivies. Nous avons pu apercevoir quune organisation planifie aboutit gnralement un travail rapide et efficace permettant ainsi dviter certaines erreurs. La mission confie en ce qui concerne linventaire de lexistant, lattribution des dfinitions de fonctions, la mise jour et la cration de ces dernires, a pu tre mene son terme. Cependant, bien quune dfinition reprsente une photographie de lexistant un moment donn, elle nen demeure pas moins fige dans le temps et, aprs laccomplissement de la mission, chaque responsable de service risque ventuellement de procder certaines modifications, suppressions ou crations de dfinitions de fonction. Nous esprons aussi que le Service RH pourra utiliser les dfinitions de fonction en tant que support pour mener bien les futurs entretiens de recrutement. Egalement, les responsables dquipes ont leur disposition la base de donnes recensant toutes les dfinitions de fonction tablies de leurs services pour mieux prparer les entretiens dvaluation, et de ce fait dterminer les points faibles qui devront faire lobjet de rvision. Ce stage nous a beaucoup apport dabord au niveau du savoir-faire car lexprience vcue travers la mission confie est unique en termes de responsabilits et de mthodes de travail, ce qui nous a permis tout au long de ce stage dlargir nos domaines de comptences et nos capacits dadaptation; nous avons pu de surcrot dcouvrir de nouveaux savoirs, en loccurrence le monde de lindustrie agroalimentaire, et particulirement le secteur laitier quant la dcouverte des diffrents services de la firme et leur fonctionnement ainsi que ses ateliers et processus de travail. Sur le plan personnel, ce stage a t galement une exprience trs enrichissante car nous avons pu vritablement saisir la relle signification de la fonction RH, qui a pour objectif de mettre en uvre une politique de gestion adapte la stratgie, aux besoins et aux projets de lentreprise. En effet, la personne charge dune telle responsabilit doit connatre parfaitement les missions de chacun dans lentreprise ainsi que les caractristiques propres chaque fonction tout en restant informe constamment de la conjoncture interne du site.

44

De plus, la fonction RH demande un certain savoir-tre et ne se cantonne pas au service lui-mme ; cette mission exige de la personne responsable des qualits de communication, mobilit et dynamisme et ce, dans le but de faciliter au maximum le travail de ses collaborateurs, considrant que ces derniers ont paralllement des missions prioritaires ( business easy to do ). Cest dans cet esprit que rside lessence mme des ressources humaines.

45

Liste des annexes

Annexe n01 p.49 : Fiche signaltique


Annexe n02 p.50 : Organigramme gnral Annexe n03 p.51 : Plan du site Annexe n04 p.52 : Maquette Annexe n05 p.54 : Nouvelle maquette Annexe n06 p.57: Fiche accueil Annexe n07 p.60 : Exemple de dfinition de fonction remise jour Annexe n08 p.65: Planning Annexe n09 p.66 : Etat MAJ et cration dfinitions de fonction Annexe n10 p.67 : Dfinition de fonction Laborantine (ancien model) Annexe n11 p.71 : Etat : Dfinitions de fonction rendues Annexe n12 p.72 : Synthse Lait Frais Annexe n13 p.73 : Ancienne df. Cariste Approvisionnement Annexe n14.1 p.74 : Winzip Ajouter larchive Annexe n14.2 p.75: Winzip cration Annexe n14.3 p.76 : Winzip envoi de larchive Annexe n14.4 p.77 : rception de larchive Annexe n15.1 p.78: Suivi des intrimaires rguliers Annexe n15.2 p.79 : Suivi des intrimaires Sorties dfinitives 46

Annexe n01 : Fiche signaltique

Enseigne Socit mre Forme juridique

CANDIA SODIAAL Socit Anonyme Nationale et Conseil d'Administration 42 Cours Suchet 69002 LYON 1,2 milliard d en 2008 Industrie agroalimentaire

Sige social Chiffre daffaires Secteur conomique Nature de l'activit

Fabrication de lait liquide et de produits frais

Adresse Tlphone Fax Site internet N d'identification NTVA Directeur Certification Date d'ouverture Surface de l'usine Nombre d'employ Lait collect Place de parking

116 Rue George Sand Z.I Molina La Chazotte 42350 La Talaudire 04 77 47 60 00 04 77 47 50 56 www.candia.fr NSiret : 352 014 955 001 11 Code APE : 155-A

FR 57 955 M. Laurent ROBLIN ISO 9001 - IFS 1978 Totale : 5 hectares Couverte : 10 000 m 140 110 millions en 2007 80

47

Annexe n02 : Organigramme gnral

48

Annexe n03 : Plan du site Commentaire : il fut utile pendant la priode de pr-stage pour localiser les diffrents services.

49

Annexe n04 : Maquette

DONNEES CONFIDENTIELLES TOUTE REPRODUCTION EST STRICTEMENT INTERDITE


Cdilac Sige (A) Service Ressources Humaines

REF : C/A/E/004

Indice : a Page 50 sur 81

FICHE DEFINITION de FONCTION


Management de la Qualit

SIGNATURES : Titulaire :

Suprieur hirarchique : TITRE :

Date : MISSION GENERALE

IDENTIFICATION

DIMENSIONS

Direction : Service : Etablissement :

Budget Effectif gr : Dure dadaptation la fonction : 1 3 mois


CONNAISSANCES / EXPERIENCE REQUISES

50

SITUATION DANS LA STRUCTURE

CLIENTS

FOURNISSEURS

Liaison hirarchique Liaison fonctionnelle PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES


RESPONSABILITES PROCESSUS : ACTIVITES/CHALLENGES Indicateurs permanents -

Approvisionnement

51

Annexe n 05 : Nouvelle maquette


Management

DONNEES CONFIDENTIELLES TOUTE REPRODUCTION EST STRICTEMENT INTERDITE


CANDIA Sige (A) Service Ressources Humaines

REF : C/A/E/004

MAJ : Mois et Anne

de la Qualit

Indice : a Page 52 sur 81

FICHE DEFINITION de FONCTION

SIGNATURES : Titulaire :

Suprieur hirarchique :

Date : Date du jour automatique

xxx

MISSION GENERALE :

IDENTIFICATION Direction : Industrielle Service : Etablissement : Saint-Etienne (La Talaudire)

DIMENSIONS Budget usine : Effectif gr : Dure dadaptation la fonction : CONNAISSANCES / EXPERIENCE REQUISES
52

SITUATION DANS LA STRUCTURE

Exemple fournisseur

Exemple fournisseur

Exemple client Exemple dfinition de fonction Exemple fournisseur

Exemple client Exemple fournisseur

53

Liaison hirarchique

Liaison fonctionnelle

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES

RESPONSABILITES PROCESSUS : Xxx Responsabilits : Yyy

ACTIVITES/CHALLENGES

INDICATEURS PERMANENTS XXX

54

Annexe n06: Fiche daccueil

Accueil visiteurs et entreprises extrieures

CANDIA St-etienne

Feuille d'accueil

Vous entrez dans une entreprise agro-alimentaire, nos produits sont sensibles. Nous devons veiller la scurit des denres alimentaires. C'est pourquoi nous vous demandons de respecter les consignes cites ci-dessous:
LES REGLES D'HYGIENE

A l'intrieur de l'usine vous devez porter une blouse et une coiffe : - la blouse est compltement ferme. - La coiffe recouvre toute la chevelure. Et/ou la tenue spcifique la zone.

Tous les bijoux sont interdits dans l'usine (y compris l'alliance). Dans le cas o vous ne pouvez pas hter votre alliance, un pansement bleu vous sera fourni pour la masquer.

A l'entre de l'usine, des surchaussures sont mises disposition, vous devez couvrir vos chaussures de ville ds votre entre. Dans le cas d'accs des zones risques des chaussures de scurit vous seront remises.

Il est interdit de fumer sauf dans les zones autorises "espace fumeur"

55

Respecter les pratiques d'hygine des mains en vigueur. Lavage obligatoire ds l'entre dans l'usine, en sortant des toilettes, dans les sas d'accs aux zones propres, et aprs toutes oprations salissantes

Nos produits sont sensibles aux corps trangers:soyez vigilant lors de vos interventions dans certaines zones de production. L'utilisation de lubrifiants est rglemente:renseignez-vous auprs du service technique

LES CONSIGNES GENERALES DE SECURITE Pour votre scurit et celle des salaris Candia, veuillez respecter les rgles suivantes

Respect des zones pitonnes

Attention la prsence de chariots

Des protections auditives sont dispositions pour l'accs dans les zones bruyantes

Soyez vigilant toute situation qui pourrait prsenter un risque potentiel (glissade, collision) Respect des balisages, Ne pas courir et rester visible des chariots.

Une signaltique d'vacuation est en place, en cas de ncessit. Le point de rassemblement est sur le parking personnel Candia

Respecter les limitations de vitesse rglementes sur le site (surtout vers les zones de prsence de chariots)

56

LES SECOURS Alertez en cas de besoin ou de constats: - un SST ( Sauveteur Secouriste du Travail) - ou un responsable de l'usine En cas d'vacuation appliquez les consignes reues.

L'accs l'usine se fait par le vestiaire visiteur

Commentaire : Certains lments ont servis de base llaboration de la trame commune concernant lhygine et la scurit.

57

Annexe n07 : Exemple de dfinition de fonction remise jour

DONNEES CONFIDENTIELLES TOUTE REPRODUCTION EST STRICTEMENT INTERDITE


REF : C/A/E/004 Cdilac Sige (A) Service Ressources Humaines

Indice : a Page 58 sur 81

FICHE DEFINITION de FONCTION


Management de la Qualit

MAJ : Fvrier 2010

SIGNATURES : Titulaire : Suprieur hirarchique : XXX Date : mercredi 23 mai 2012

Responsable Approvisionnement UHT

MISSION GENERALE : Vous assurez lapprovisionnement de latelier UHT en articles ncessaires la ralisation des plans de production en optimisant ce processus sur le plan des flux.

58

IDENTIFICATION Direction : Industrielle Service : Lait UHT Etablissement : Saint-Etienne (La Talaudire)

DIMENSIONS Budget usine : Production de 80 m cols / an Effectif gr : 2 Dure dadaptation la fonction : 3 mois CONNAISSANCES / EXPERIENCE REQUISES Gestion des stocks et des flux Matrise de Microsoft Excel (niveau BTS requis) Processus atelier et produits (nomenclatures)

SITUATION DANS LA STRUCTURE

59

Atelier UHT

Ingrdients et emballages

Gestion usine

Responsable Approvision nement UHT

Wyeth

Achats CANDIA

Diivers fournisseur

Liaison hirarchique

Liaison fonctionnelle

60

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES


RESPONSABILITES ACTIVITES/CHALLENGES INDICATEURS PERMANENTS

PROCESSUS : Approvisionnement atelier UHT Responsabilits : Commandes Rception Suivi factures et stocks PROCESSUS : Stockage et mise disposition et gestion des non conformits qualit Responsabilits : Rception et contrle Rangement Mise disposition de latelier

Vous lancez les approvisionnements ncessaires partir de prvisions de fabrications, ceci concerne les emballages, ingrdients et autres ncessaires la ralisation des produits (incluant lait infantile) en optimisant les stocks et les conditions achats volumes sries notamment. Vous approvisionnez galement les palettes vides et pour lensemble du site les EPI (jetables ou non)

TAUX RUPTURE LIMITE (CIBLE 4/ AN MAXI) TAUX DE COUVERTURE MINIMUM

Vous contrlez en quantit et en conformit les marchandises reues Vous assurez la gestion physique des zones de stockage usine et externe

AUDITS INTERNES ET
CLIENTS

Vous veillez au respect des rgles de First In First Out, de quarantaine et de traabilit dfinies par les procdures qualit. Vous grer les rclamations fournisseurs avec loutil MAQ et faites remonter linformation au service achat de non conformits dtectes par les utilisateurs (norme 9001, IFS). Vous assurez la propret, rangement des locaux et travail en scurit (chariots, transporteurs)

PROCESSUS : Reporting gestion Responsabilits : Suivi des quantits et

- Vous assurez la validation des factures fournisseurs en quantit et prix (indiqu par service achat) - Vous assurez les inventaires mensuels et le suivi des mouvements pour connatre avec prcision les utilisations et les stocks

TAUX DE REALISATION
DES INVENTAIRES

ECART INVENTAIRE PAIEMENT DES 61

couts

FOURNISSEURS DANS LES DELAIS

PROCESSUS : Management Responsabilits : Gestion du personnel PROCESSUS : Management de la Qualit Responsabilits : Vous tes garant de lassurance qualit

Vous managez les 2 collaborateurs approvisionnement et magasin (planning, hors entretien de progrs) Vous travaillez en rseau avec les diffrents partenaires pour amliorer les performances du processus approvisionnement Vous contribuez lamlioration des performances qualit, Vous faites vivre les procdures et instructions Assurance Qualit de latelier avec le respect du systme qualit selon les rfrentiels ISO 9001 (version 2000) et IFS, Vous garantissez les plannings prventifs et les rgles dhygine et de scurit dfinis,

RECLAMATION
CONSOMMATEURS

RESULTATS AUDITS, HYGIENES, CLIENTS PRESENTATION DE LATELIER EVOLUTION AT

PROCESSUS : Hygine et scurit Responsabilits : Application des consignes relatives lhygine et la scurit

Vous prenez soin du matriel et vous maintenez propre et rang lenvironnement de votre poste, Vous appliquez et faites appliquer les rgles de scurit et dhygine.

EVOLUTION AT AUDIT HYGIENE RAPPORTS CHSCT

62

Annexe n08 : Planning Commentaire : Le mme tableau a t tabli pour chaque service dans le mme fichier Excel.

Nom Stphane Stphane Stphane Stphane Stphane Stphane Stphane Alain Stphane Stphane Stphane Stphane

Service UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT UHT

Date Lundi 11 janvier Lundi 18 janvier Lundi 25 janvier Lundi 1er fvrier Lundi 8 fvrier Lundi 22 fvrier Lundi 19 mars Mardi 23 mars mercredi 7 avril Jeudi 8 avril Lundi 12 avril Lundi 19 avril

Horaire 15h00 14h15h 14h15h 14h15h Journe 14h15h 16h 15h00 16h00 15h00 11h00 14h15h

Lieu A son bureau Salle de runion Salle de runion Salle de runion Atelier UHT Salle de runion Bureau UHT Bureau du personnel Bureau du personnel Bureau du personnel Bureau du personnel Bureau du personnel

Etat OK OK OK OK Annul Annul cong RTT OK OK Annul client OK OK En attente

63

Annexe n09 : Etat MAJ et cration dfinitions de fonction Commentaire : ce tableau permet de savoir rapidement ltat davancement sur llaboration des dfinitions de fonction. Pour cela, le code couleur feux tricolores facilite la tche. noter, si on clique par exemple sur Cariste Atelier Lait Frais , la dfinition de fonction souvrira automatiquement grce un lien hypertexte.
Etat - MAJ et cration dfinitions de fonction Dfinitions de fonction Faites A ajuster A crer

Coordinateur Lait Frais Responsable Atelier Lait Frais Responsable de Ligne Lait Frais Responsable Equipe Logistique Lait Frais Responsable Equipe Production Lait Frais Responsable Production LF - REP Administrative Lait Frais Pilote Conditionnement Lait Frais Pilote Extrusion Lait Frais Cariste Atelier Lait Frais Cariste Magasinier Lait Frais Cariste Prparateur Expdition Lait Frais

64

Annexe n10 : Dfinition de fonction Laborantine (ancien model)


DONNEES CONFIDENTIELLES TOUTE REPRODUCTION EST STRICTEMENT INTERDITE

Commentaire : ce model prsente une structure apportant un nombre considrable dinformations sur la fonction. Cependant, son principal dfaut rside dans le fait quil naboutit pas une reprsentation visuelle. DEFINITION DE FONCTION I TITRE DE LA FONCTION :

LABORANTINE :

II

SECTEUR D'ACTIVITE : Division Direction/Usine : : D.I. SAINT-ETIENNE

III

MISSION :

Assurer les analyses de la matire premire jusqu'au produit fini pour garantir la conformit.

IV

SITUATION DANS LA STRUCTURE : 4.1. Rattachement hirarchique RESPONSABLE QUALITE

LABORANTINE 4.2. Relations fonctionnelles 4.2.1. Assistance fonctionnelle apporte : Tous services

65

4.2.2. Assistance fonctionnelle reue : Maintenance et entretien gnral Correspondant informatique Technicien fournisseurs Responsable Qualit

CONTENU DE LA FONCTION : 5.1. Descriptif des activits principales

Assure le prlvement d'chantillons bactrio, produit finis et la demande des services. Ralise les analyses, prvues suivant les protocoles d'analyses, dfinit par le plan de contrle (analyse physico-chimique, bactriologique, Mesure d'ATP) et les encours.

- Interprtation des rsultats suivant les normes du plan de contrle. Transmission des rsultats l'oprateur responsable de la fabrication et au responsable du traitement de la non conformit si rsultats hors normes.

- Assure la vrification et l'talonnage des appareils de mesure. - Assure la prparation des ractifs et les milieux ncessaires aux analyses. - Veille l'entretien et au bon fonctionnement du matriel. - Prvient le responsable en cas de stock minimum. - Respecte les rgles d'hygine et de scurit. - Remonte les problmes rencontrs son responsable et propose les solutions. Participe l'laboration, l'volution et respecte les documents A.Q.

5.2. Moyens humains et rle d'animation Nant

5.3. Autres Moyens 66

Matriel mis disposition.

VI

CONTEXTE D'ACTION : 6.1. Type d'instructions reues : objectifs/directives/consignes

La mission est accomplie dans le respect des procdures et instructions de rattachement. Plan de contrle Protocoles d'analyse Consignes orales et crites

6.2. Prise de dcision en cas d'alas Information du Responsable Qualit et en son absence, de la Technicienne Laboratoire, de lAssistant Qualit et du personnel d'astreinte.

6.3. Modes et frquences de contrle et/ou d'autocontrle Autocontrle journalier.

6.4. Dlgation dans la fonction 6.4.1. Dlgation reue Vto sur non conformit produit fini en cas d'absence responsable.

6.4.2. Manire de rendre compte Rapport oral au Responsable Qualit, quotidien.

VII

ENVIRONNEMENT DE LA FONCTION : 7.1. Relations internes l'entreprise Tous services.

7.2. Relations externes l'entreprise 67

VIII

ORLAC : service production SLF Fournisseurs EXIGENCES DE LA FONCTION :

8.1. Professionnelles 8.1.1. Connaissances gnrales Bac scientifique + 2 ou exprience professionnelle quivalente.

8.1.2. Connaissances professionnelles et organisationnelles Chimiques Physiques Microbiologiques Agroalimentaires Informatiques Statistiques

8.2. Responsabilits 8.2.1. Hirarchiques : Nant

8.2.2. Fonctionnelles Transmission rsultat aux ateliers

8.3. Obligations ventuelles 8.3.1. Astreintes priodiques Astreintes laboratoires.

8.3.2. Astreintes particulires Horaires Variables. Confidentialit Plan de contrle.

68

Annexe n11: Etat : Dfinitions de fonction rendues Commentaire : les filtres permettent de trier en fonction du nom des salaris, de leur catgories (cadres, ouvrier) et de lintitul exact de la fonction crite sur leur fiche. Un fichier de ce type a t ralis pour chaque service.

Etat - Dfintions de fonction rendues Dfinition de fonction de cadre & maitrise rendue
Dfinition de fonction d'ouvrier rendue Nom XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX Prnom YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY L Direction / Rgion PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION LOGISTIQUE PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION QUALITE PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION PRODUCTION

Dfinition de fonction non rendue


L Service / Etablissement PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT COMMUN LOGISTIQUE PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT LABORATOIRE PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT PRODUCTION UHT Remise dfinition de fonction Fonction actuelle

26/03/2010 Chef Equipe UHT 26/03/2010 Chef Equipe UHT 26/03/2010 Chef Equipe UHT 19/03/2010 Responsable Approvisionnement 23/03/2010 Responsable Ordonnancement 12/03/2006 Responsable Production LF - REP 25/09/2006 Responsable Production Poste 25/09/2006 Responsable Production Poste 25/09/2006 Responsable Production Poste fvr-08 Responsable Service Production 26/03/2010 Technicien Investigation & Amlioration 26/03/2010 Technicien Suivi Qualit Laits Infantiles 25/03/2010 Technicienne Industrialisation

69

Annexe n12 : Synthse Lait Frais Commentaire : cette synthse reprend les diffrentes fonctions du service Lait Frais en attribuant les diffrents titulaires. Le lien hypertexte permet toujours douvrir la dfinition de fonction.
Administrative NOM PRENOM
XXX YYY

NOM
XXX XXX XXX

Cariste Atelier PRENOM


YYY YYY YYY

Cariste Magasinier NOM PRENOM


XXX YYY

Cariste Prparateur Expdition NOM PRENOM


XXX XXX XXX YYY YYY YYY

NOM
XXX

Coordinateur PRENOM
YYY

Pilote Conditionnement NOM PRENOM


XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY

NOM
XXX XXX XXX XXX

Pilote Extrusion PRENOM


YYY YYY YYY YYY

NOM
XXX

Responsable Atelier PRENOM


YYY

Responsable Equipe Logistique NOM PRENOM


XXX YYY

Responsable Equipe Production Lait Frais NOM PRENOM


XXX YYY

Responsable Production LF-REP Responsable Production Lait Frais - REP NOM PRENOM
XXX YYY

70

Annexe n13 : Ancienne fiche de poste Cariste Magasinier Approvisionnement


DONNEES CONFIDENTIELLES TOUTE REPRODUCTION EST STRICTEMENT INTERDITE

Commentaire : on constate que tout type de fiche de poste, obsolte ou non sert de base la cration ou la mise jour du rfrentiel emploi.

71

Annexe n14.1 : Winzip Ajouter larchive Commentaire : Pour crer un fichier .zip, il faut slectionner lensemble des dossiers que lon souhaite archiver. Puis cliquer sur le bouton droit et slectionner Ajouter larchive .

72

Annexe n14.2 : Winzip cration Commentaire : La seconde tape consiste slectionner le format ZIP (le format RAR aurait tout aussi march). On a galement la possibilit de renommer larchive selon notre convenance.

73

* Annexe n14.3 : Winzip envoi de larchive Commentaire : larchive tant cre, nous pouvons dsormais lenvoyer par mail.

74

Annexe n14.4 : rception de larchive Commentaire : le responsable de service aura donc, classes par dossier et avec les fichiers ncessaires toutes les dfinitions de fonction de son service.

75

76

Annexe n15.1 : Suivi intrimaires rguliers Commentaire : comme il a t expliqu dans la partie Activits annexes Suivi des intrimaires , le but de ce fichier Excel est davoir une reprsentation visuelle des intrimaires dont les 18 mois dactivit arrivent expirations depuis la date de leur premier contrat. Les cellules de couleur jaune et rouge saffichent automatiquement par rapport la date daujourdhui grce aux mises en forme conditionnelles : La cellule jaune est relative lorsque la date dchance des 18 mois dactivits de lintrimaire arrive expiration le mois prochain. La cellule rouge correspond lorsque la date dchance des 18 mois dactivit de lintrimaire arrive expiration ce mois en cours.

ENTREES / SORTIES INTERIM ST ETIENNE Nb intrimaires 124

**/**/20**

**/**/20**

Echance le mois prochain prochain chance ce mois-ci

9,68%

retour fiche accueil 12

NOM

Prnom Agence

Service

Poste

Date 1er contrat

18 mois activit

Autorisation de conduite

Date sortie dfinitive

Date retour fiche accueil

XXX XXX XXX XXX XXX XXX

YYY YYY YYY YYY YYY YYY

Manpo Manpo Manpo Manpo Manpo Manpo

LF UHT UHT Admin. UHT UHT

Cariste Manutentionnaire Manutentionnaire Employ Manutentionnaire Manutentionnaire

17/11/2008 29/12/2008 30/12/2008 01/01/2009 02/01/2009 02/01/2009

17/05/2010 29/06/2010 30/06/2010 01/07/2010 02/07/2010 02/07/2010

77

Annexe n15.2 : Suivi intrimaires sorties dfinitives Commentaire : ce tableau reprsente les intrimaires ne pouvant plus travailler dans lusine car ils ont dpass les 18 mois dactivit depuis la date de leur premier contrat. La date de sortie dfinitive correspond la date du dernier contrat de lintrimaire.
0,00% ENTREES / SORTIES INTERIM ST ETIENNE 25 Date 1er contrat 18 mois activit Autorisation de conduite 17 Date sortie dfinitive

NOM

Prnom

Agence

Service

Poste

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

YYY YYY YYY YYY YYY YYY YYY

Adecco ADIA ADIA Manpo ADIA Manpo ADIA

LF LF LF LF LF UHT LF

Cariste Manutentionnaire Manutentionnaire Manutentionnaire Manutentionnaire Manutentionnaire Manutentionnaire

19/03/2007 19/09/2008 24/05/2007 24/11/2008 19/03/2007 19/09/2008 18/02/2008 18/08/2009 29/10/2007 29/04/2009 24/12/2007 24/06/2009 13/09/2007 13/03/2009

05/05/2008 15/06/2007 28/09/2007 15/08/2008 06/11/2007 25/02/2009 13/09/2007

78