Front-End Loading Aplicao do Processo Front-End Loading (FEL) no Gerenciamento de Projetos Estanislau Simon Rutkowski Este artigo relata

a a importncia da utilizao do processo FEL (‘Front-End Loading’) no gerenciamento de projetos de capital. Descreve os pontos relevantes da utilizao deste processo. E as etapas de cada estgio com os critrios de aprovao. Relaciona os objetivos de cada porto. E apresenta as questes crticas que podem influenciar positivamente ou negativamente o alinhamento do projeto. Palavras-Chave: FEL (‘Front-End Loading’) / Planejamento / Projetos de Capital / Gerenciamento de Projetos / Portes de Aprovao Abstract: This article describes the importance of using the Front-End Loading process in the management of capital projects. Report the relevant points. And the steps of each stage with the approval criteria. List the objectives of each gate. And present the critical issues that can positively or negatively influence the alignment of the project. Keywords: Front-End Loading / Planning / Capital Projects / Project Management / Gate Approval O processo FEL (‘Front-End Loading’) uma importante ferramenta no gerenciamento de projeto de capital, que estrutura e sistematiza as fases de desenvolvimento de um projeto, pois estabelece os critrios para execuo de cada etapa, d suporte tcnico equipe melhorando sobremaneiramente o custo e a qualidade do projeto, porque utiliza as melhores prticas de gesto, auxiliando na potencializao de pontos fortes e na identificao de pontos que podem impactar o bom andamento do projeto. Permite companhia desenvolver uma definio detalhada do escopo do projeto aliando-o plenamente ao objetivo do negcio e ajuda a avaliar a maturidade de um projeto com base em sua fase de desenvolvimento. Deve ser iniciado no 1 estgio da concepo, pois assim seus benefcios podero exercer um maior e melhor impacto sobre os custos. Este processo tambm conhecido como ‘Pre-Project Planning’ (PPP) e ‘Front-End Engineering Design’ (FEED). tipicamente aplicvel a projetos industriais ou comerciais de alto custo de investimento (CAPEX – ‘Capital Expenditure’) e de longo ciclo de vida, por exemplo, em projetos cujos oramentos superam a casa de US$1MM (hum milho de dlares) e que demandam vrios anos antes de se entrar em regime de produo, isto , antes de se chegar ao perodo denominado de ‘learning curve’ que determina o ciclo inicial do perodo produtivo do empreendimento. O produto deste processo um pacote de dados e de projetos bsicos que do suporte aos documentos referentes ao projeto detalhado, antes da implantao, facilitando a concepo, desenho e a construo, com reduo significativa de custos, incremento da eficincia operacional, cumprimento do prazo e maximizao dos lucros. Em seu estgio inicial, suporta os interessados (‘stakeholders’) ou patrocinadores (‘sponsors’) na deciso de avanar com a execuo do projeto. Atravs deste processo, aplica-se o incremento de pequenos intervalos de tempo e de pequenos valores nos custos em etapas iniciais. Estes incrementos so bastantes menores se comparados aos custos, esforo e tempo que devero ser requeridos ao se fazerem mudanas em etapas finais de um projeto. O processo ‘Front-End Loading’ utiliza-se de etapas com vrios portes formais de aprovao que correspondem aos estgios de desenvolvimento, que apresentam objetivos claros e bem definidos para cada ciclo de vida do projeto. importante salientar que estas etapas devem ser cumpridas antes do recebimento de fundos para se proceder aos estgios posteriores e ao estgio relativo ao desenvolvimento dos trabalhos de campo. No campo industrial, prtica dividir as atividades relativas ao processo ‘Front-End Loading’ em 3 (trs) estgios denominados portes de aprovao e que so numerados como: FEL 1 / FEL 2 / FEL 3. Porm alguns segmentos, cujos projetos alcanam a casa do US$1B (hum bilho de dlares), pode-se chegar a at 8 portes. Para todas as etapas destes estgios, so determinadas aes e entregveis especficos. A tabela I apresenta os principais critrios para aprovao para cada porto para projetos que utilizam 3 (trs) portes. Tabela I Relao de critrios para aprovao de cada porto do processo ‘Front-End Loading’

Cada etapa deste processo pode ser denominada conforme seu objetivo e est relacionada com cada parte do projeto, conforme exemplificado pela figura I: Figura I Relao de objetivos relacionada a cada porto do processo ‘Front-End Loading’

Anlises recentes mostraram que, aproximadamente, 70% dos projetos, nos ltimos 5 (cinco) anos no eram completados dentro do prazo ou dentro do oramento. Com a utilizao do processo ‘Front-End Loading’ uma melhora nestes valores ocorreu. A importncia de utilizao deste processo pode ser observada na tabela II, que apresenta uma estimativa referente ao percentual de descontinuidade (abandono) dos projetos para cada porto e qual o percentual mdio a ser gasto em cada etapa. Tabela II Relao de componentes relacionados aos projetos de ‘Front-End Loading’

Todos os componentes inerentes a um projeto, conforme mostrado na tabela III, devem estar presentes e serem avaliados nas diversas etapas de cada porto do processo ‘Front-End Loading’, evidentemente observando-se a definio e o objetivo de cada etapa. Tabela III Relao de componentes relacionados aos projetos de ‘Front-End Loading’

A tcnica dos 5W’s e 1H (Why – Porque / When – Quando / How – Como / Where – Onde / What – O Qu / Who – Quem) utilizada em todas as etapas do processo FEL, pois devem ser respondidas para que os melhores resultados sejam alcanados. Este processo tem como foco o trabalho em equipe, de forma disciplinada, em busca da efetividade e produtividade dos investimentos de capital. Dez questes crticas podem influenciar positivamente o alinhamento do projeto, desde o incio do processo de ‘Front-End Loading’, quando devidamente tratados ou que podem causar dificuldades. Estas questes, por ordem de importncia, so as seguintes: 1. As partes interessadas (‘stakeholders’) devem estar adequadamente representadas na equipe do projeto, pois devem incluir representantes de todas as partes importantes e interessadas, tais como: gesto de negcios, operaes, construo, manuteno, mercado, para que se tenha um planejamento adequado e abrangente, obtendo-se os melhores resultados. 2. Liderana do projeto definida, eficaz e responsvel, tecnicamente eficiente e conhecedor pleno do processo ‘Front-End Loading’, pois vai influenciar positivamente os membros da equipe e deve tambm ter responsabilidades definidas, sendo responsvel por resultados e deve permanecer focada no objetivo. 3. As prioridades entre custo, cronograma, qualidade, caractersticas e recursos necessrios devem ser claros, pois iro auxiliar todos os membros da equipe no sentido de tornar mais uniformes as decises relativas ao projeto e aos seus objetivos. A identificao prvia dessas prioridades economiza tempo e reduz custo. 4. Comunicao dentro da equipe e com as partes interessadas deve ser clara, transparente e eficaz. Barreiras devem ser quebradas e tecnologias de informao atuais e avanadas devem ser utilizadas para melhorar a comunicao. A utilizao de reunies, boletins informativos, correio eletrnico, vdeo conferncias, dentre outros aconselhvel. 5. Reunies com a equipe so oportunas e produtivas. A liderana da equipe deve provocar reunies freqentes e produtivas, com o objetivo de informar a equipe e receber contribuies de todos os membros da equipe. Deve-se assegurar a utilizao de boas prticas para a reunio, com horrios definidos, fornecendo uma agenda de desenvolvimento, atribuindo papis, fazendo uma avaliao final, com base na complexidade do projeto.

6. A liderana deve promover uma interao entre os membros, buscando uma maior sinergia, confiana, valores partilhados e honestidade no fornecimento de informaes e resultados. 7. O processo de ‘Front-End Loading’ inclui um financiamento suficiente e com alcance para se atingir os objetivos. necessria uma ampla programao que inclui a definio dos papis e responsabilidades de cada membro, oramento, cronograma e objetivos. 8. Um sistema de recompensa e reconhecimento deve ser projetado para promover a realizao dos objetivos do projeto, tanto para os membros, quanto para terceiros. 9. Equipe de trabalho ‘teamwork’ e de construo deve ter bom alinhamento, apesar de serem formados por indivduos de diferentes grupos funcionais, devem ser capazes de trabalharem juntos como uma equipe coesa. 10. Ferramentas de planejamento (por exemplo: listas de verificao, simulaes, diagramas de fluxo) deve ser efetivamente utilizados. Sua utilizao deve ser correta e ser realizada por toda a equipe no desenvolvimento e gerenciamento do projeto, buscando uma organizao eficiente, o cumprimento do objetivo, o cumprimento do cronograma, mantendo as estimativas de custo e os processos de trabalho definidos, estas aes promovem o alinhamento durante as vrias etapas do processo de ‘Front-End Loading’. Como se pode observar acima, o processo ‘Front-End Loading’ traz bastantes benefcios ao andamento de projetos de capital, pois auxilia a equipe tornando o planejamento de desenvolvimento mais claro e objetivo, melhorando o oramento, otimizando o prazo de execuo, diminuindo os riscos, integrando os profissionais de mltiplas funes, reduzindo os custos e, consequentemente, otimiza o retorno do investimento. Referncias Bibliogrficas: GIBSON, G. E. Jr; PAPPAS, M. P. Preproject Planning Processes and Project Scopes of Work. In: GIBSON, G. E. Jr; PAPPAS, M. P. in conjunction with the Federal Facilities Council Standing Committee on Organizational Performance and Management. Starting Smart – Key Practices for Developing Scopes of Work for Facilities Projects. Washington, D.C.: The National Academies Press: 2003. p. 14-26. SOUZA, L. A. Sistema de Gesto de Capex. 2008. Curso – Votorantim Metais, Belo Horizonte. HORBACH, G. B. Gesto de Projetos e Empreendimentos na Indstria Petroqumica. PMI/RS – SIG Engenharia. http://www.pmirs.org.br/repositorio/sig_engenharia>. Acesso em 12 fev 2009. SAPUTELLI, L.; HULL, R. ALFONZO, A. Front End Loading provides foundation for smarter project execution – Integrated approach paves the way for business and technical success. 2008. Oil & Gas Financial Journal. http://www.halliburton.com/public/landmark/contents>. Acesso em 10 fev 2009. SIMPSON, R. Starting a Project. 2008. http://www.apia.net.au/ypf/ypf-presentations>. Acesso em 9 fev 2009. CLERECUZIO, L. Front End Loading: Myths & Misconceptions. ECC Conference 2003. http://www.ecc-conference.org>. Acesso em 11 fev 2009. WENNINGER, K. Value Provided by “Owner’s Engineering”. http://www.harrisgroup.com>. Acesso em 13 fev 2009. http://en.wikipedia.org/wiki>. Acesso em 13 fev 2009.