Anda di halaman 1dari 35

MATERI PELATIHAN FASILITATOR GUGUS KENDALI MUTU ( GKM )

PDCA TULTA
KONIMEX, MARET 2010

GUGUS KENDALI MUTU ( GKM )


PENGERTIAN MUTU Mutu menjadi sesuatu yang sangat penting dalam hubungan produsen dengan konsumen. Pada saat produsen masih sangat sedikit, atau hanya satu / tunggal, peran produsen akan sangat kuat sekali serta menjurus monopoli dan peran konsumen sangat lemah. Semua mutu yang menentukan adalah produsen, konsumen mau tidak mau harus pakai produk tersebut. Tetapi pada saat ini produsen semakin banyak, sehingga muncul persaingan antar produsen untuk mempengaruhi pasar, pada saat seperti ini peran konsumen menjadi sangat kuat. Keputusan membeli produk berada ditangan konsumen sepenuhnya. Konsumen hanya akan membeli produk yang memuaskan dirinya. Untuk memuaskan konsumen, mau tidak mau produsen harus berlomba-lomba untuk menciptakan produk yang bermutu dalam arti yang luas. Jadi mutu memegang peran kunci dalam persaingan antar produsen dan memuaskan konsumennya. Pengendalian mutu suatu produk bukan hanya tugas para operator dan jajaran Quality Control saja, tetapi harus melibatkan semua karyawan dalam perusahaan yang terkait dalam proses produksi produk, mulai dari bahan baku datang sampai distribusi produk dipasaran diterima oleh konsumen. Pedoman dalam pengendalian mutu adalah : 1. Usaha berkesinambungan dan menggunakan prinsip PDCA 2. Berorientasi bahwa mutu dibentuk dalam proses 3. Dimulai dengan sasaran kuantitatif yg jelas. Sasaran ini akan terukur, mempermudah Monitoring & pengendalian, serta akan lebih memotivasi karyawan dalam bekerja. 4. Tidak menyalahkan orang lain 5. Berbicara dengan data / fakta. Dengan demikian akan mengurangi opini, mencegah manipulasi dan salah interprestasi, serta mempermudah analisa dan pengambilan keputusan. 6. Diarahkan pada kepuasan pelanggan 7. Prosedur tertulis. Dengan prosedur tertulis akan membuat keseragaman penerapan proses dan mengurangi salah pengertian 8. Tindakan diarahkan ke pencegahan dan penanggulangan 9. Skala Prioritas 10. Proses berikut adalah pelanggan PENGERTIAN GKM Gugus Kendali Mutu ( GKM ) adalah Kelompok karyawan dari unit kerja yang sama atau mempunyai pekerjaan sejenis, yang bertemu secara berkala untuk memecahkan

masalah-masalah pekerjaan dalam rangka meningkatkan mutu. Mutu yang dimaksud adalah sesuatu barang / jasa yang memenuhi kriteria Quality ( Q ), Cost ( C ), Delivery ( D ), Safety ( S ), Morale ( M ). Asas umum GKM adalah : 1. Formalitas ( restu pimpinan ) 2. Sukarela 3. Keterlibatan total 4. Belajar bersama 5. Keterbukaan 6. Loyalitas pada Organisasi 7. Kegunaan Asas Pokok GKM : 1. Pembangunan Manusia 2. Kerjasama Kelompok Sasaran umum GKM : 1. Meningkatkan keterlibatan karyawan 2. Menggalang Team Work 3. Meningkatkan kemampuan Pemecahan Masalah 4. Pengembangan pribadi dan kepemimpinan 5. Menggugah kesadaran tentang pencegahan masalah, K3, mengurangi kesalahan dan peningkatan mutu 6. Motivasi Karyawan Struktur Organisasi GKM : Fasilitator Ketua Anggota Anggota Sekretaris Anggota

Di Konimex karyawan dengan jabatan level Supervisor, diarahkan untuk menjadi seorang Fasilitator, orang yang menfasilitasi GKM yang ada di seksi atau bagiannya. Peran yang harus dijalankan selama menjadi fasilitator adalah : 1. Sebagai Pembina. Jadi seorang fasilitator harus menguasai teknis pengendalian mutu dan mampu menjadi motivasi kelompoknya dalam membina kelompoknya. 2. Sebagai Penggerak GKM. Menggerakkan kelompok untuk bekerja sesuai program kegiatan yang telah dibuat kelompok dan penggerak dalam peningkatan produktivitas

dan mutu kerja kelompoknya. Adapun tugas seorang fasilitator adalah : 1. Melatih Ketua dan Anggota 2. Menghadiri pertemuan untuk mengarahkan dan memberi dorongan moral 3. Meluruskan langkah yang keliru 4. Menjembatani GKM dengan manajemen Kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang fasilitator adalah : 1. Pengetahuan tentang GKM 2. Pengetahuan tentang TULTA 3. Komunikasi Kemampuan fasilitator tersebut sangat diperlukan dalam fase pertumbuhan GKM, sebab fase pertumbuhan GKM tidak langsung naik, tetapi ada beberapa fase seperti : 1. Pengenalan. Di tahap ini fasilitator mengenalkan apa itu GKM kepada kelompoknya. 2. Pelatihan. Memberikan pelatihan mengenai langkah dan alat dalam GKM. 3. Pengembangan. Mengembangkan pengetahuan kelompok dengan membentuk gugus. 4. Penguasaan. Sampai akhirnya seluruh anggota kelompok menguasai teknik GKM. 5. Kejenuhan. Titik dimana anggota kelompok mulai jenuh. Disini diperlukan peran fasilitator sebagai motivator kelompoknya. Langkah-langkah dalam pembentukan GKM : 1. Memilih personil 2. Penjelasan tentang GKM 3. Pemilihan pengurus dan nama GKM 4. Melakukan TULTA Hambatan dalam ber-GKM : 1. Kurang Gairah 2. Kurang Dukungan Atasan 3. Kurang menguasai konsep TULTA 4. OC/ SC tidak berfungsi 5. Waktu pertemuan sulit 6. Fasilitator kurang mampu Dalam GKM dikenal istilah TULTA , kependekan dari Delapan Langkah Tujuh Alat. Delapan langkah adalah Suatu urutan langkah - langkah yg harus dilakukan oleh GKM dalam usaha memecahkan permasalahan. Sedangkan tujuh alat adalah Serangkaian alat alat yang dapat digunakan untuk mendukung delapan langkah pemecahan masalah oleh GKM.

Didalam memecahkan masalah dengan GKM, sangat diperlukan data yang relevan dan valid. Pengertian data adalah Catatan Kejadian dalam jangka waktu tertentu. Tetapi seringkali data yang dipakai salah, sehingga pemecahan masalahnya tidak efektif. Beberapa kekeliruan yang terkait dengan kesalahan data diantaranya adalah Salah Pengukuran, Salah Dalam Metode Pengumpulan Data, Salah Catat dan Salah Proses. Cara menghindari kekeliruan tersebut adalah dengan cara menetapkan tujuan pengumpulan dan jenis data. Ada istilah berbicara dengan data, jadi data sangat diperlukan dalam berkomunikasi dengan orang. Demikian juga dalam GKM, data bermanfaat untuk : 1. Memahami situasi yang sebenarnya 2. Analisa Persoalan 3. Pengendalian Proses / Pekerjaan 4. Pengambilan keputusan 5. Membuat rencana / perbaikan Cara menghitung data ada dua cara yaitu : 1. Menghitung langsung. Hal ini dapat dilakukan bila datanya sudah tertentu, dan satuan yang dipakai adalah standar internasional, misal jumlah karyawan = orang laki-laki & orang perempuan, waktu kerja = menit, detik, dsb 2. Menghitung tidak langsung. Apabila hasil yang didapat masih diperlukan alat bantu yang lebih komplek untuk menghitung, misal, banyak debu di kantor = ...., motivasi karyawan = ...., dsb Data akan sangat efektif kalau mudah dibaca, ada cara untuk memudahkan dalam penyajian data, yaitu dibuat dalam bentuk grafik. Pengertian grafik adalah Data yg dinyatakan dalam bentuk gambar. Tujuan dari penyajian bentuk grafik adalah Lebih cepat, mudah, jelas & enak dilihat, dapat melihat hubungan antar data terlihat sekaligus, dan Perbandingan data terlihat sekaligus. Bentuk grafik bermacam-macam, misal grafik batang, grafik garis, grafik lingkaran, dsb. Pemilihan bentuk grafik disesuaikan dari tujuan penyajiannya.

LATAR BELAKANG METODE TULTA Sejak awal tahun 80-an, teknik pemecahan masalah dengan pendekatan proses Plan, Do, Cek dan Action ( PDCA ) sudah mulai dikenal oleh berbagai kelompok peningkatan mutu di perusahaan / organisasi / instansi di Indonesia, terutama yang menjalin hubungan kerja sama dengan perusahaan Jepang. Pada mulanya Jepang memperkenalkan teknik pemecahan masalah bagi kalangan karyawan pelaksana dengan proses 8 langkah PDCA yaitu proses kegiatan continuous improvement yang dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu ( GKM ), yang terkenal dengan DELTA. Proses ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem manajemen Total

Quality Control ( TQC ). Tetapi dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan konsep berpikir para pakar manajemen mutu, menyebabkan TQC harus mengalami transformasi lebih lanjut. Perubahan tersebut dimaksudkan agar sistem manajemen mutu lebih luwes dalam menghadapi kecepatan perubahan dunia usaha yang sangat tinggi, sebagai dampak dari meningkatnya tuntutan pelanggan akan mutu yang mendekati sempurna dan paripurna. Seiring dengan perubahan tersebut, diperkenalkan teknik pemecahan masalah dengan proses yang lebih praktis, yaitu Panduan Pelaksanaan dan Penulisan Risalah PDCA 7 Langkah. Sehingga dengan ini diharapkan akan mempermudah kelompok-kelompok peningkatan mutu untuk memutar roda kegiatan continuous improvement

PROSES KERJA YANG BERULANG Seperti halnya teknik pemecahan masalah 8 langkah, maka teknik 7 langkah PDCA inipun sangat bermanfaat untuk perbaikan-perbaikan pada proses / hasil yang berkesinambungan, yakni proses dimana persoalan yang sama berulang. Contohnya : jenis pekerjaan operator mesin, pembuatan laporan keuangan bulanan, kesekretariatan, operator telepon, dan lain-lain. Bila kemungkinan berulangnya persoalan yang sama sangat kecil, atau persoalan tersebut hanya bersifat insidental, maka teknik ini tidak akan memberikan manfaat yang optimal, meskipun mungkin saja persoalan dapat diselesaikan. Disamping itu kendala utama yang dihadapi, bila teknik ini diterapkan pada proses kerja yang tidak berkesinambungan adalah kesulitan untuk mengumpulkan data yang akurat. Itulah sebabnya untuk pemecahan masalah pada proses kerja yang bersifat proyek, dianjurkan untuk menggunakan teknik yang disebut dengan Proactive Improvment, agar memungkinkan untuk memprediksi resiko yang akan dihadapi di masa yang akan datang.

BAGAIMANA MENJALANKAN 7 LANGKAH PDCA Perubahan yang mendasar dari 8 langkah PDCA menjadi 7 langkah PDCA terletak pada langkah Penyusunan Rencana dan Pelaksanaan Perbaikan yang semula merupakan dua langkah yang terpisah, menjadi satu langkah yang terpadu. Perubahan ini didasari oleh kenyataan bahwa proses kegiatan menyusun rencana tidak bisa dipisahkan dari kegiatan Uji Coba , sebagai upaya mendapatkan alternatif perbaikan yang paling tepat dan maksimal, sehingga target yang ditetapkan dapat realistis dan mempunyai landasan yang kuat. Sejalan dengan perubahan itu, maka proses dilangkah 1, yakni dalam menentukan tema dan judul, perlu melakukan analisa yang lebih dalam, agar dapat diperoleh perkiraan Sasaran ( Target ) yang ingin dicapai di akhir kegiatan ini. Untuk jelasnya di bawah ini akan diuraikan langkah demi langkah seluruh proses 7 langkah PDCA.

TUJUH ALAT DALAM PENYUSUNAN RISALAH PDCA - TULTA Tujuh alat didalam GKM, tidak harus dipakai semua, tetapi tidak disalahkan kalau dipakai semua, asalkan pemilihan alatnya memang sesuai. Tujuh alat tersebut adalah : 1. LEMBAR PERIKSA Adalah Lembar catatan kegiatan / kejadian dalam waktu tertentu untuk mempermudah pengambilan data. Pada saat membuat lembar periksa perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini : Jumlah halaman seminim mungkin Ukuran lembar standar Cara pengisian sederhana Ada Sistematika pengisian Ada ruang untuk keterangan (kejadian khusus), waktu isi, pengisi Contoh : LEMBAR PERIKSA STRIP KONIDIN Seksi Mesin : Strip tablet kecil : HS 40 Periode GKM Masalah Rework strip Waste roll strip Waste tablet Jumlah 1 kg 0.7 kg 0.1 kg : Jan Feb 2010 : STW: Keterangan 1 kg = + 1800 strip Nama Pengumpul data : Mul

Produk : Konidin No 1 2 3

2. STRATIFIKASI Kadangkala informasi yang kita dapatkan masih sangat komplek, atau tercampur dengan informasi lain. Untuk itu diperlukan alat stratifikasi, yaitu alat untuk mengurai / Mengklasifikasikan Data / Persoalan. Manfaat dari stratifikasi adalah Mempercepat informasi / spesifik sehingga keputusan lebih tepat dan mampu membuat Prioritas Contoh : STRATIFIKASI REWORK STRIP Seksi Mesin : Strip tablet kecil : HS 40 Periode GKM Masalah Jumlah : Jan Feb 2010 : STW: Keterangan Nama Pengumpul data : Mul

Produk : Konidin No

1 2 3

Strip kosong / isinya tidak lengkap Strip bocor Strip potongan tidak simetris

0.8 kg 0.15 kg 0.05 kg

1 kg = + 1800 strip

3. DIAGRAM PARETO Diagram Pareto sering disebut diagram 20 / 80, yaitu Grafik Balok ditambah garis kumulatif untuk menunjukkan apabila terdapat sedikit masalah / hal potensial dari banyak masalah yang tidak / kurang potensial. Langkah-langkah untuk membuat diagram pareto adalah : Stratifikasi data Urutkan dari freq tinggi ke rendah Hitung freq kumulatif Hitung % freq Hitung % freq kumulatif Buat grafik balok freq Buat titik freq kumulatif Hubungkan titik-titik tersebut Contoh : TABEL PERSIAPAN DIAGRAM PARETO Seksi Mesin Produk No 1 2 3 Masalah Strip kosong / isinya tidak lengkap Strip bocor Strip potongan simetris Total tidak : Strip tablet kecil : HS 40 : Konidin Jumlah ( strip ) 1440 270 90 1800 Periode Nama Pengumpul data GKM Kumulatif 1440 1710 1800 Persentase 80 15 5 100 : JanFeb10 : Mul : STW: Kumulatif 80 95 100

4. DIAGRAM TULANG IKAN Diagram tulang ikan digunakan untuk mencari sebab-sebab yang mungkin. Dibuat diagram yang mirip dengan kepala ikan dan durinya. Langkah-langkah pembuatan diagram tulang ikan yang terpenting adalah sumbang saran, hal ini dilakukan agar dapat Menggali ide dari anggota kelompok. Hasil dari sumbang saran dapat dipakai untuk Pengumpulan masalah, mencari sebab dan membuat rencana penanggulangan Contoh : Flow chart proses kerja yang bermasalah dan titik kritisnya Mengambil bahan kemasan / roll alufoil Setting mesin dan pasang roll alufoil Mengambil bahan olahan / tablet dan tuang ke hopper mesin strip

Kirim ke seksi verpak

Timbang hasil strip

Running proses strip / kemas primer Flow chart running proses strip ( area yang bermasalah )

Beri label sesuai Item & bacth Tampung hasil Strip

Sortir yang tidak Sesuai spec Cek fisik secara Berkala oleh operator

Bongkar isi strip Proses strip jalan

Adjusment posisi roll Check fisik strip oleh operator

Faktor dan sebabnya Faktor Manusia Faktor Mesin Faktor Material Faktor Metode / Setting getaran terlalu tinggi hopper Tidak rutin Sebelum feeding Tablet rapuh melakukan check cute tidak ada mudah pecah aliran feeding cute penyaring untuk tablet pecah

Sering berada diluar Feeding cute banyak Pecahan tablet Tuang tablet ke hopper ruang mesin saat serpihan tablet masuk feeding cute terlalu cepat running time Getaran / vibrator Pecahan tablet di hopper terlalu tinggi feeding cute miring Diagram Tulang ikan Mesin
Feeding cute banyak serpihan tablet Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi Sblm feeding cute tdk ada penyaring tbl pecah Pecahan tablet di feeding cute miring Pecahan tablet masuk feeding cute Tablet rapuh / mudah pecah Tidak rutin melakukan check aliran feeding cute

Manusia

8 7 6 5 4
Material

Sering berada diluar ruang mesin saat running time

jumlah tablet kecil Konidin yang macet di feeding cute mesin strip tinggi

Tuang tablet ke hopper terlalu cepat Setting getaran hopper terlalu tinggi

2 3
Metode

5. HISTOGRAM Adalah grafik balok yang disusun untuk melihat penyebaran data yang dikumpulkan. Untuk membuat grafik ini diperlukan data spesifikasi minimal dan maksimalnya.

6. DIAGRAM TEBAR Adalah grafik yang disusun untuk melihat hubungan antara dua data yang sedang dikumpulkan. Cara membuatnya : Kumpulkan data yg ingin diteliti hubungannya Buat salib sumbu X Y Plotkan datanya Dari bentuk diagram tebar dapat dilihat korelasi antara keduanya Contoh : Mesin Produk : HS 40 : Konidin 5 jan Tablet pecah Strip kosong 20 10 6 jan 35 25 7 jan 25 15 8 jan 30 20 Collector : Tri Wind Tanggal pengumpulan data 9 jan 30 17 10 jan 25 22 12 ja 25 20

diagram scatter
hubungan jumlah tablet pecah dengan strip kosong
40 35

Hitung rumus pakai calc ---> =correl(data1;data2) dari data diatas didapatkan hasil = 0.75 Atau pakai program SPSS correlations

jumlah tablet pecah

30 25 20 15 10 5 0 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26

jumlah strip kosong

7. PETA KENDALI Grafik garis dengan garis pembatas / kendali: Garis kendali atas (UCL) Garis Kendali Tengah (CL) Garis Kendali Bawah (LCL) Peta Kendali memberikan informasi kualitas proses secara kronologis / per waktu, apakah terkendali/tidak. Dapat digunakan dalam langkah mencari masalah (GKM).

Contoh Grafik peta kendali / Peta kontrol

Grafik lainnya yang kemungkinan juga akan dipakai dalam pembuatan risalah GKM adalah : Grafik Batang 9 0
8 0 7 0 6 0 5 0 4 0 3 0 2 0 1 0 0 S oh P r e l ka a i Kt r bk a o n Pt ai n Tu i r m Ba at r Ur t a a

Grafik Garis

4 0 3 5 3 0 2 5 2 0 1 5 1 0 5 0 19 19 19 20 20 97 98 99 00 01 C am u no r r

Grafik Lingkaran / grafik pai

S ea e d p S mr p o d t o Mi ol b Goa eb r k

LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH PDCA - TULTA A. PENDAHULUAN Khusus bagian Pendahuluan ini, disusun setelah keseluruhan Proses PDCA selesai Format pendahuluan ini berisi identitas GKM dan kegiatannya, sehingga memudahkan siapa saja untuk mengenali GKM, asal usulnya, latar belakang kegiatannya dan proses PDCA perbaikan yang dilakukannya. Bagian ini berisi susunan sebagai berikut : 1. Dituliskan dibagian paling atas Judul Risalah, yaitu Judul Perbaikan yang dikerjakan oleh GKM. Kemudian tuliskan dibawahnya nama GKM, perusahaan, dan alamat perusahaan. Contoh : MENGURANGI JUMLAH REWORK STRIP YANG ISINYA TIDAK LENGKAP / KOSONG 50% DALAM WAKTU 3 BULAN GKM STW, PT.Konimex, Sanggrahan Cemani Grogol Sukoharjo 2. Dibawah Judul Risalah susunlah data seputar GKM, seperti nama fasilitator & anggota, usia rata-rata, dsb. Contoh :
Produk yang dihasilkan perusahaan Bagian / Seksi tempat GKM berada Nama Fasilitator GKM Nama Ketua GKM Nama Anggota Usia Rata2 Anggota Pendidikan Rata2 Anggota : Wijayanti : E Sri Sumarni : Rini, Mul, Tri, Wid : 35 tahun : SLTA : Strip Konidin, Strip Napacin : Farmasi II / Strip tablet Waktu Pembentukan GKM Jumlah Pertemuan Lama Pertemuan Rata2 Kehadiran Periode Kegiatan Masalah ke : 24 Maret '08 : 12 kali :@ 1 jam : 100% : April-Juni '10 :3

Tahun 2008 2009

Jumlah Rsalah 1 1

Tema Mengurangi Waste Roll Alufoil seksi strip Meningkatkan produktivitas mesin strip tablet

Prestasi Juara 1 Konvensi PP 15 Konimex Juara 2 Konvensi PP 16 Konimex

3. Tuliskan Jadwal Kegiatan, baik rencana maupun realisasi, sebaiknya dalam hitungan minggu / bulan, berurutan sejak langkah 1 sampai dengan langkah 7 contoh :
Langkah Kegiatan Tahun 2010 Jumlah Pertemuan

April Plan 1 Menentukan tema dan judul 2 Menganalisa penyebab 3 Menguji & menentukan penyebab dominan Do 4 Membuat rencana perbaikan & melakukan perbaikan

Mei

Juni

Renc Real 2 2 3 3 1 3 1 5

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Check 5 Meneliti hasil Action 6 Membuat standar baru 7 Mengumpulkan data baru & rencana berikutnya

1 1 1

1 1 1

KET.

= RENCANA

= REALISASI

TOTAL MINGGU

13

13

Peringatan !!! Hal yang perlu diperhatikan oleh gugus adalah jadual pelaksanaan PDCA harus konsisten dengan pelaksanaan yang sesungguhnya. Jangan mengabaikan penulisan yang akurat didalam jadual yang dituangkan dalam risalah, karena bagian ini merupakan awal dari ciri khas gugus yang sadar dokumentasi selain dari pada sadar kegiatan Sebagai contoh : bila kegiatan langkah ke 4 berlangsung pada minggu ke 2 bulan mei sampai minggu ke 3 bulan juni, maka cantumkanlah dalam jadual pelaksanaan persis sama dengan skala waktu kegiatan PDCA tersebut. Perhatian !!! ketidak sesuaian jadual pelaksanaan dengan kegiatan yang sesungguhnya akan berpengaruh terhadap penilaian GKM. 4. Cantumkan alasan perbaikan yang dilakukan, yang berisikan : Sasaran / tujuan yang ingin dicapai. Lihat tema pada langkah 1 Hal-hal yang merugikan bila tidak diperbaiki. Contoh : Alasan Perbaikan : Productivity Delivery Cost Morality Mengakibatkan kehilangan menghasilkan output baik kesempatan untuk Lihat lampiran

Memungkinkan terjadinya pengiriman ke proses berikutnya Memungkinkan karyawan penurunan

keterlambatan Lihat lampiran Lihat lampiran kerja Lihat lampiran

Mengakibatkan bertambahnya biaya produksi semangat

5. Gambarkan job flow atau alur kerja yang bisa menggambarkan siklus : input proses output dilokasi kerja GKM yang bersangkutan. Contoh Flow chart proses strip tablet kecil produksi Farmasi II Mengambil bahan kemasan / roll alufoil Setting mesin dan pasang roll alufoil Mengambil bahan olahan / tablet dan tuang ke hopper mesin strip

Kirim ke seksi verpak

Timbang hasil strip

Running proses strip / kemas primer Flow chart running proses strip ( area yang bermasalah )

Beri label sesuai Item & bacth Tampung hasil Strip

Sortir yang tidak Sesuai spec Cek fisik secara Berkala oleh operator

Bongkar isi strip Proses strip jalan

Adjusment posisi roll Check fisik strip oleh operator

B. TUJUH LANGKAH PDCA PLAN = LANGKAH 1, 2 dan 3. 1. MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL Langkah 1 ibarat pintu gerbang yang sangat menentukan apakah GKM akan melewati benar atau malah sesat jalan Dengan demikian, berbagai faktor penentu keberhasilan suatu proses PDCA sangat besar ketergantungannya pada efetivitas penyelesaian dilangkah ini. Itulah sebabnya beberapa catatan penting dibawah ini perlu menjadi perhatian GKM dalam menjalankannya. a. Penentuan Tema Proses penentuan tema perbaikan selalu diawali dengan terlebih dahulu menelusuri latar belakang permasalahan yang timbul dalam pekerjaan, melalui pengamatan terhadap : Pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian sasaran seksi / bagian Keluhan pelanggan Kelanjutan dari kegiatan perbaikan sebelumnya Sudah barang tentu permasalahan tersebut haruslah yang berada dalam jangkauan kendali GKM yang bersangkutan.

Agar penelusuran tersebut memenuhi sasaran, maka fokus perhatian pada ke 4 hal tersebut di atas adalah pada situasi atau kondisi penyimpangannya atau bisa disebut weakness orientation. Contoh : 1. Dalam pengamatan terhadap pelaksanaan SOP, maka unsur penyimpangannya adalah seberapa jauh perbedaan antara standar dan hasil, misalnya rework strip yang diijinkan maksimal 2%, tetapi hasilnya 2,5%, maka penyimpangannya / persoalannya adalah 2,5% - 2% = 0,5%. 2. Dalam pencapaian sasaran seksi / bagian, misalnya target pencapaian produktivitas strip adalah 90%, namun ternyata hasilnya hanya menunjukkan 80%, maka penyimpangannya / persoalannya adalah 10% Tahapan penentuan tema sebagai berikut : 1. Kumpulkan dan tuliskan data yang berhubungan dengan latar belakang persoalan / penyimpangan yang terjadi, meliputi : Keterangan Pelanggan yang menerima hasil produksi ( keluhan, komplain, dsb ) Standar operasi yang saat ini sedang diberlakukan ( bila ada ) Hasil perbaikan ( PDCA ) sebelumnya ( bila merupakan tema kedua dst ) Penyimpangan terhadap penjabaran Quality Objektives bagian / seksi Cantumkan masalah mutu yang telah diperoleh melalui sumbang saran seluruh anggota GKM, sebaiknya masalah mutu tersebut sudah dipilih terlebih dahulu.

2. Lakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan, dengan menggunakan alat bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang. sehingga dapat diperoleh Prioritas Masalah yang harus segera diselesaikan. Sekurang-kurangnya ada 3 (tiga) sumber untuk menelusuri prioritas masalah : a) Menginventarisir penyimpangan-penyimpangan atau masalah-masalah mutu yang terdeteksi melalui : data laporan operasional, keluhan pelanggan (proses berikutnya) dsb. b) Mendapatkan instruksi dari atasan, karena timbulnya suatu masalah mutu yang harus segera diatasi, untuk menekan kerugian lebih jauh ( Force major). Hal ini memungkinkan GKM untuk mengerjakan TEMA TUNGGAL, tentunya dengan dokumen-dokumen yang mendukung. c) Belum tercapainya standar mutu sesuai dengan Quality Objective yang ditetapkan pada bagian / departemen di tempat kerja. Gugus hanya perlu memilih salah satu dari ketiga sumber tersebut, tetapi yang sangat penting untuk diperhatikan adalah cara manapun yang menjadi dasar menentukan Prioritas Masalah, ada hal yang harus menjadi dasar / landasan yaitu : Adanya Standar mutu yang menjadi penentu,---bahwa masalah yang dipilih untuk diatasi itu memang betul-betul sebuah penyimpangan yang relevan. Sedangkan bila prioritas masalah yang diambil berdasarkan pada sumber di butir (a) atau (c) tersebut diatas,--- maka FAKTA dan DATA yang dianalisa dengan

menggunakan alat Bantu yang sesuai, misalnya pareto diagram, pie diagram, sehingga dapat menunjukan prioritas masalah. Meskipun saat menginventarisir masalah dilakukan dengan brainstorming, namun menentukan prioritas masalah tetap saja harus berlandaskan analisa FAKTA dan DATA agar realible. Menentukan prioritas masalah dengan cara yang benar sejak awal adalah kunci keberhasilan dalam melaksanakan keseluruhan pemecahan masalah dengan PDCA approach. Catatan : Supaya dapat berimbang pada saat membandingkan harus dapat dikuantitatifkan yang sama, misal rupiah, ukuran-ukuran lain yang kuantitatif, baru kalau bisa ditambahkan kualitas. Kalau terpaksa data-data yang dibandingkan tidak bisa dikuantitaskan yang sama, dapat dipakai : Perhitungan dari perbandingan Gawat ( serius / tidak ), Mendesak ( waktu lama / segera ) dan Perkembangan ( trend naik / turun ) dengan memakai ukuran tinggi, sedang dan rendah. Metode Nominal Group Technique Berdasarkan data tersebut di atas, lakukan analisa dengan menggunakan alat bantu yang sesuai, antara lain sebagai berikut : Control chart untuk menandai penyimpangan / persoalan mutu pada suatu proses yang berjalan kontinyu Histogram / Diagram Pareto / Grafik untuk menemukan prioritas masalah yang akan diatasi 3. Berikan alasan yang menggambarkan alasan pemilihan prioritas masalah tersebut. Sebagai pedoman dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhi penentuan prioritas masalah, antara lain : Tingkat kesulitan untuk penanggulangan Berhubungan dengan target / rencana perusahaan Waktu penyelesaian Hasil yang diharapkan Tingkat pemahaman dan pengetahuan Kebijakan baru manajemen perusahaan 4. Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka tema perbaikan sudah dapat ditentukan. Tema perbaikan ini biasanya berupa pernyataan yang menunjuk pada tujuan akhir yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, tema biasanya diawali dengan kata kerja, Me... lebih baik pakai kalimat aktif. TEMA adalah sebuah sasaran yang disampaikan / diimpikan untuk memperbaiki PRIORITAS MASALAH yang ada saat ini, itulah sebabnya bila masalah adalah sesuatu keadaan yang berkonotasi negatif, maka tema adalah niat baik yang berkonotasi positif terhadap masalah tersebut. Contoh : Prioritas masalahnya adalah pengiriman barang ke gudang terlambat. temanya : Menurunkan keterlambatan pengiriman barang ke gudang

b. Penentuan Judul JUDUL adalah turunan dari Tema yang secara spesifik akan diselesaikan oleh gugus dalam putaran PDCA kali ini. Bila mengambil contoh tema tersebut diatas, maka judul yang mungkin diambil adalah : menurunkan keterlambatan pengiriman barang ke gudang A di Bekasi, sekurang-kurangnya 80%, dalam kurun waktu 4 bulan. Ini yang dalam PDCA TULTA disebut sebagai INITIAL GOAL dan dalam membuat formulasinya, gugus dapat memilih salah satu dari sumber dibawah ini : a) Berasal dari sumber internal yaitu penentuan oleh gugus, berupa probabilitas yang didasarkan pada prediksi penyelesain yang dapat dicapai gugus untuk keseluruhan PDCA. Biasanya untuk hasil yang ingin dicapai dicantumkan dalam bentuk prosentase. b) Berasal dari eksternal yaitu berdasarkan pada hasil terbaik yang dicapai oleh pihak lain. Membuat turunan TEMA menjadi JUDUL (initial goal) berarti haruslah Membuat stratifiaksi dari contoh keterlambatan pengiriman barang tersebut diatas, dalam hal ini yang menjadi dasar stratifikasi adalah tujuan dari barang yang dikirim yaitu ada gudang A di bekasi, gudang B di Pulogadung, gudang C di Bogor dsb. Berlandaskan pada data yaitu diketahui bahwa frekuensi tertinggi pengiriman barang yang sering terlambat ternyata gudang A, dalam hal ini data dapat disajikan dalam bentuk diagram pareto yang memperlihatkan factor prioritas. Perlu menjadi catatan gugus bahwa membuat stratifikasi untuk JUDUL dapat didasarkan pada tinjauan dari berbagai segi : frekuensi, volume, waktu, ukuran, biaya dll semakin banyak tinjauan yang dilakukan semakin besar kemungkinan menemukan factor prioritas sesungguhnya. Pada umumnya sebuah Tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup luas sehingga agak sulit untuk diambil tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap masalah yang prioritas tersebut. Contohnya : tema yang berbunyi menurunkan rework produk farmasi II . Bagaimana akan mengambil tindakan, bila kita tidak tahu produk apa yang reworknya akan diturunkan ? Mesin apa yang menghasilkan rework tersebut ? Siapa yang mengoperasikan mesin yang reworknya banyak ? Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari prioritas masalah tersebut agar diperoleh yang spesifik yang harus diperbaiki, inilah yang kita namakan prinsip Vital Few atau azas prioritas. Melalui pemilahan terhadap prioritas masalah inilah akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus ditangani segera dengan suatu sasaran / target dan inilah yang disebut dengan Judul, yakni kalimat yang mengungkapkan upaya untuk mengurangi / menekan / meniadakan penyimpangan atau deviasi. Oleh sebab itu judul haruslah mangandung 2 unsur pokok yang akan menentukan arah perbaikan, yakni : hasil yang direncanakan untuk dicapai ( target

hasil kuatitatif ) dan batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan ( target waktu penyelesaian ). Catatan : Judul dapat disebut sebagai sub tema. Target dalam judul bisa dibuat dari besarnya masalah atau target sementara hasil perbaikannya, dan disebut sebagai target masalah. Contoh perbedaan tema dan judul Tema Menurunkan distributor jumlah

Judul

keluhan Menekan waktu keterlambatan pengiriman barang ke distributor sebesar 50% dalam jangka waktu 4 bulan waste Mengurangi jumlah capping pada tablet paramex 50% dalam waktu 3 bulan

Menurunkan jumlah tablet paramex

Langkah-langkah dalam penentuan judul : Buatlah stratifikasi terhadap masalah utama yang telah dipilih tersebut diatas berdasarkan faktor-faktor yang berpengaruh dan berhubungan langsung Kumpulkan data ( bila belum tersedia ) dan analisa untuk memilih faktor utama dan untuk penyajiannya bisa digunakan alat bantu check sheet, diagram pareto dan grafik. Tetapkan judul ( sub tema ) dan tuliskan dalam kalimat yang senada dengan tema , dan jangan lupa untuk mencantumkan target hasil ( presentase ) dan waktu yang diperkirakan untuk menyelesaikan persolan tersebut.

Prioritas masalah, tema, judul yang berkesinambungan adalah syarat mutlak untuk langkah satu pada PDCA TULTA, oleh karenanya bila gugus tidak mengerjakan salah satu dari ketiga unsur ini, sudah pasti menyimpang dari standar minimal pemecahan masalah PDCA TULTA
Contoh Langkah 1 : penentuan Tema & Judul Analisa Masalah Besar rework strip tablet kecil pada bulan Januari February 2010 mencapai 2,8%, jumlah ini melebihi target maksimal yang ditetapkan bagian yaitu maksimal 2%.. Data penunjang tampilkan pada lampiran. Dari data stratifikasi rework strip tablet kecil ditemukan fakta bahwa jumlah rework strip tablet kecil yang tinggi adalah strip tablet Konidin mencapai 80%.. Data penunjang tampilkan pada lampiran.
3.00% 2.50% 2.00% 1.50% 1.00% 0.50% 0.00% target rew ork strip

80 70 60 50 40 30 20 10 0 konidin napacin inzana

Dari data diatas maka GKM STW sepakat menentukan topik bahasan yaitu : Rework strip tablet kecil konidin tinggi.

90

Menentukan tema perbaikan Tingginya rework strip tablet kecil konidin disebabkan banyaknya strip yang isinya tidak lengkap atau kosong sebanyak 85%. Data penunjang tampilkan pada lampiran.

80 70 60 50 40 30 20 10 0 kosong melet bocor

Berdasarkan fakta diatas maka GKM STW sepakat menentukan tema : Menurunkan jumlah rework strip tablet kecil konidin yang isinya tidak lengkap / kosong Dari stratifikasi mesin strip yang mengerjakan tablet kecil konidin selama bulan Januari Februari 2010 disimpulkan bahwa penyebab strip isinya tidak lengkap / kosong adalah adanya tablet yang macet di feeding cute sebanyak 90%. ( 1800 strip ). Data penunjang tampilkan pada lampiran. Kerugian-kerugian yang ditimbulkan : Kerugian kesempatan untuk menghasilkan output 1800 strip = Rp 1.000.000. Data penunjang tampilkan pada lampiran

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 macet di f eeding c ute tablet terlambat

1000000.00 900000.00 800000.00 700000.00 600000.00 500000.00 400000.00 300000.00 200000.00 100000.00 0.00 macet di feeding cute tablet terlambat 100000.00

Kerugian biaya untuk proses ulang dan pemusnahan waste roll tinggi ( 1800 strip ) Rp. 100.000 Data penunjang tampilkan pada lampiran

90000.00 80000.00 70000.00 60000.00 50000.00 40000.00 30000.00 20000.00 10000.00 0.00 macet di f eeding cute tablet terlambat

Berdasarkan data selama tahun 2009 didapatkan bahwa rework strip kosong karena tablet macet di feeding cute terbesar 1500 strip/ batch dan terendah sebesar 500 strip/batch. Berdasarkan hal tersebut GKM STW sepakat untuk menurunkan rework strip yang isinya tidak lengkap / kosong dari 1800 strip menjadi 500 strip per batch atau menentukan Initial Goal sebesar 72.22 %. Data penunjang tampilkan pada lampiran. Berdasarkan fakta dan analisa yang sudah dilakukan GKM STW sepakat menentukan judul : Menurunkan jumlah tablet kecil konidin yang macet di feeding cute mesin strip sebesar 72.22% dalam waktu 3 bulan c. Meminta komentar dan persetujuan ke atasan / manager bagian. Sebagai bukti persetujuan di bawah judul buat kolom sebagai berikut dan beri

tanda tangan sesuai nama dan jabatan di kolom tersebut. Komentar Managemen : Persetujuan Managemen Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM .....

Fasilitator

Koordinator GKM

Manager Bagian

2. MENGANALISA PENYEBAB Berisi penelusuran faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan ( faktor utama ) yang dituangkan dalam diagram tulang ikan ( fishbone ). dalam kasus tertentu bila hubungan sebab akibat sudah sangat kompleks, penggunaan diagram hubungan dapat dilakukan. Proses menganalisa penyebab : Pengumpulan ide dari seluruh anggota gugus, yang mencerminkan bagaimana kegiatan ini melibatkan seluruh anggota tanpa kecuali, merupakan salah satu faktor yang dijadikan tolok ukur penilaian gugus dilangkah ini Lakukan pengumpulan ide yang melibatkan seluruh anggota GKM, menggunakan pendekatan teknik Brainstorming atau Nominal Group Technique. ini dimaksudkan untuk memudahkan gugus dalam membuat kesimpulan akhir dari langkah ini. Kumpulkan ide sebanyak-banyaknya untuk mendapatkan hasil analisa yang tajam. jangan membuat fishbone sebelum mengumpulkan ide terlebih dahulu, karena sudah pasti ketajaman analisa akan berkurang. Ketajaman analisa sangat penting, oleh karena itu setiap ditemukan satu penyebab harus digali lagi untuk menemukan turunannya (cabang duri) yang lebih spesifik ( biasakan dengan kata Tanya : mengapa? Untuk menggali penyebab) Buatlah stratifikasi dan kelompokkan faktor-faktor yang sejenis, secara benar dan terinci Perhatikan kebenaran dan keeratan korelasi antara sebab dan akibat Usahakan untuk mendapatkan penyebab yang paling nyata ( konkrit ) agar bisa diatasi. Gambarkan diagram tulang ikan, dengan menyusun ide-ide yang telah terkumpul ke dalam masing-masing faktor penyebab Pilihlah penyebab-penyebab yang dianggap dominan dengan pendekatan voting, kemudian lingkari pilihan tersebut. Voting hanya dilakukan terhadap penyebab yang berada pada cabang duri terkecil. Dalam hal ini pahamilah dengan baik, tata cara voting yang benar, mengingat hasil voting adalah dasar untuk pengujian penyebab dilangkah berikutnya. Langkah II harus berakhir dengan suatu kesimpulan yang menyebutkan bahwa : berdasarkan hasil voting, GKM memutuskan bahwa penyebab-penyebab yang dianggap dominan adalah !

a) b)

c)

d)

e) f) g) h) i) j)

k)

Syarat minimal yang harus terdokumentasi pada risalah GKM adalah 1. Sekumpulan ide yang sudah di stratifikasi berdasarkan masing-masing faktor ( 5M ) 2. Diagram fishbone yang lengkap dengan penandaan yang dipilih 3. Ringkasan hasil voting 4. Kesimpulan akhir yang berdasarkan hasil voting

Contoh Langkah 2 : menganalisa penyebab : Rekap Stratifikasi penyebab yang diperoleh dari sumbang saran anggota. Data lengkapnya ( sebelum dianulir, hasil sumbang saran yang selengkapnya ) ditampilkan di lampiran. Faktor Manusia Faktor Mesin Faktor Material Faktor Metode / Setting getaran terlalu tinggi hopper

Tidak rutin Sebelum feeding Tablet rapuh melakukan check cute tidak ada mudah pecah aliran feeding cute penyaring untuk tablet pecah

Sering berada diluar Feeding cute banyak Pecahan tablet Tuang tablet ke hopper ruang mesin saat serpihan tablet masuk feeding cute terlalu cepat running time Getaran / vibrator Pecahan tablet di hopper terlalu tinggi feeding cute miring Diagram Tulang Ikan Mesin
Feeding cute banyak serpihan tablet Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi Sblm feeding cute tdk ada penyaring tbl pecah Pecahan tablet di feeding cute miring Pecahan tablet masuk feeding cute Tablet rapuh / mudah pecah Tidak rutin melakukan check aliran feeding cute

Manusia

8 7 6 5 4
Material

Sering berada diluar ruang mesin saat running time

jumlah tablet kecil Konidin yang macet di feeding cute mesin strip tinggi

Tuang tablet ke hopper terlalu cepat Setting getaran hopper terlalu tinggi

2 3
Metode

Penetapan penyebab yang diduga dominan dengan uji NGT Angg 1 Sebab 1 Sebab 2 Sebab 3 Sebab 4 Sebab 5 Sebab 6 Sebab 7 Sebab 8 4 8 7 6 3 5 1 2 4 5 8 7 2 6 1 3 Angg 2 Angg 3 Angg 4 Angg 5 Jumlah nilai 4 6 5 8 3 7 1 2 4 7 6 5 2 8 1 3 4 8 7 6 3 5 1 2 20 34 33 32 13 31 5 12 Urutan Dominan 4 8 7 6 3 5 1 2

Perhitungan NGT : rumus : ( jumlah anggota x jumlah faktor ) / 2 + 1 ---> ( 5 x 8 ) / 2 + 1 = 21 Jadi untuk jumlah nilai < 21 adalah dominan. Berdasarkan uji NGT faktor penyebab yang diduga dominan adalah : 1. Sebelum feeding cute tidak ada penyaring untuk tablet pecah 2. Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi 3. Pecahan tablet masuk feeding cute 4. Sering berada diluar ruang mesin saat running time Mesin
Feeding cute banyak serpihan tablet Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi Sblm feeding cute tdk ada penyaring tbl pecah Pecahan tablet di feeding cute miring Pecahan tablet masuk feeding cute Tablet rapuh / mudah pecah Tidak rutin melakukan check aliran feeding cute

Manusia

8 7 6 5 4
Material

Sering berada diluar ruang mesin saat running time

jumlah tablet kecil Konidin yang macet di feeding cute mesin strip tinggi

Tuang tablet ke hopper terlalu cepat Setting getaran hopper terlalu tinggi

2 3
Metode

= Penyebab dominan

3. MENGUJI DAN MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN Dibawah ini adalah hal-hal yang harus dijadikan perhatian : 1. Yang dimaksud menguji pada langkah ini adalah UJI HOPTESA, bukan UJI COBA. Oleh karenanya gugus tidak dibenarkan mengotak atik proses kerjanya untuk mencari data. Melainkan cukup dengan mengamati proses, kemudian mengumpulkan data untuk menguji keeratan hubungan antara penyebab dan akibat melalui diagram pencar. 2. Penyebab-penyebab yang diuji adalah penyebab-penyebab yang tercantum pada kesimpulan akhir dari langkah sebelumnya (langkah2) 3. Suatu penyebab dikatakan dominan bila nilai koefisien korelasi (r) minimal sebesar 0,714. berarti hal ini menunjukan keeratan hubungan yang signifikan ( r 2 = 0,51) 4. Sehubungan dengan butir 2 tersebut, maka penyebab-penyebab dengan nilai minimal r = 0,714 atau lebih, yang bergabung didalam pie chart, sedangkan penyebab lainnya dengan nilai lebih rendah (< 0,714) , tidak ditindaklanjuti dalam proses PDCA ini. 5. Membuat diagram pencar bukanlah hal yang sulit, karena computer pun dapat melakukannya hanya dalam hitungan detik. Tetapi kesulitan yang sesungguhnya dihadapi gugus adalah : bagaimana cara paling efektif untuk mentransfer (mengubah) data kuatitatif (penyebab) pada langkah ke-2, menjadi data kuantitatif di langkah ke 3. Akhir dari langkah ke3 adalah penggambaran factor-faktor penyebab yang telah teruji sebagai FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB yang dominan.

Langkah 3 adalah langkah yang menentukan bagi keberhasilan proses berikutnya. Dan faktor penentunya adalah efefktivitas data korelasi
Langkah 3 berisi Pengujian Hipotesa terhadap faktor-faktor penyebab yang dianggap dominan, dengan tujuan untuk memastikan bahwa : a. Faktor-faktor tersebut memang benar berkorelasi terhadap akibat. b. Perbandingan faktor-faktor berpengaruh terlihat secara nyata, strata prioritasnya Pengujian Hipotesa dilakukan dengan memanfaatkan diagram korelasi ( Scatter Diagram ) bersama-sama dengan grafik Pai ( Pie Chart ). Proses pembuatan langkah 3 : a. Diagram Korelasi ( Scatter Diagram ) Siapkan Checksheet untuk pembuatan diagram korelasi ( multi faktor ) Tetapkan waktu ( periode ) pengambilan data Amati proses dan kumpulkan data-data yang sesuai dengan checksheet Masukan ( Plot ) data yang sudah terkumpul ke dalam diagram korelasi Analisa hasilnya dan simpulkan. b. Grafik Pai ( Pie Chart ) Kumpulkan data ( frekuensi ) tiap-tiap faktor pada lembar data untuk grafik pai Gambarkan grafik pai, lengkap dengan keterangannya Buatlah kesimpulannya. Contoh Langkah 3 : menguji dan menentukan penyebab dominan Penelitian / pengujian calon penyebab yang diduga penyebab dominan

Periode penelitian : Minggu 1 Mei 2010 Sumber data : data pengujian faktor dominan di mesin strip yang bermasalah Peneliti / penguji : semua anggota GKM STW.
faktor penyebab 1
korelasi tidak ayakan dengan yang masuk feeding cute
70 60 50
70 60 50

faktor penyebab 2
korelasi getaran hopper dengan tablet pecah

jumlah

40 30 20 10 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

masuk f eeding cute

speed

40 30 20 10 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

pecah

jumlah

hari

misal 1 3 terdapat korelasi positif yang kuat ( r = 0,91 r> 0.714 )


faktor penyebab 3
korelasi jumlah pecah dengan masuk ke feeding cute
70 60
45 40 35 30

faktor penyebab 4
korelasi berada diluar ruang dengan jumlah stirp yang kosong

masuk feeding cute

50

jumlah

40 30 20 10 0 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65

masuk f eeding cute

25 20 15 10 5 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

pecahan msk feeding cute

pecah

hari

Kesimpulan Hasil pengujian


pie Chart Penyebab Dominan

20 20%

20 20%

tidak ada ayakan getaran hopper tablet pecah sering berada diluar

30 30%

30 30%

Dari hasil uji korelasi dan pie chart GKM STW menyimpulkan bahwa penyebab dominannya adalah : 1. Tidak ada penyaring sbl feeding cute 2. Getaran / vibrator hopper terlalu tinggi 3. Tablet pecah masuk ke feeding cute Perhitungan korelasi dan data ditampilkan dilampiran

DO = LANGKAH 4 4. MEMBUAT RENCANA DAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN Faktor penting pada proses ini meliputi : 1. Rencana perbaikan hanya dilakukan terhadap penyebab-penyebab yang termasuk dalam pie diagram di langkah sebelumnya (L3) 2. Penyusunan rencana perbaikan dengan metode 5W 2 H : a. Menyusun urutan faktor penyebab diawali dari penyebab yang mempunyai nilai koefisien korelasi yang terbesar

b. Menyusun kolom isian dengan urutan yang benar adalah Why, What, Where, When, Who, How dan How much ? c. Dalam membuat intermediate target (pada kolom how much), hal-hal yang perlu dipahami oleh gugus adalah : Pada dasarnya tidak ada rumus atau panduan kuantitatif dalam menetapkan target, karena langkah DO pada siklus PDCA TULTA sifatnya tidak kuantitatif. Bahwa secara logika, semua faktyor penyebab dominan harus diselesaikan artinya besarnya how mauch = 100 % Pada dasarnya besaran r atau koefisien korelasi tidak digunakan untuk menentukan besaran intermediate target, namun demikian nilai r bermanfaat sebagai panduan psikologis artinya semakin besar nilai r maka seyogyanya semakin besar pula harapan keberhasilan. Setelah target ditetapkan (100%) pada tiap factor, perlu menelusuri aliran 5W dan 2H guna mendiskusikan apakah terdapat hambatan atau kendala dalam pelaksanaan nantinya, misalnya kolom Who melibatkan pihak lain atau kolom How membutuhkan keputusan manajemen seperti anggaran, maka gugus dapat memakai hukum PARETO, yakni menetapkan target sebesar minimal 80%. Selama besaran target pada factor penyebab paling dominan (nilai r terbesar) adalah 100%, maka besarnya intermediate target untuk keseluruhan factor sekurang-kurangnya akan sebesar initial goal, bahkan bisa terjadi melebihi besaran initial goal. 3. Proses pelaksanaan perbaikan : Selama proses pelaksanaan berlangsung, GKM perlu membuat pencatatan monitoring, yang menggambarkan perubahan yang terjadi dan hasil yang dicapai. Menuangkan proses ini dalam risalah GKM dalam bentuk catatan yang terdiri dari 4 kolom, yaitu : a kolom factor penyebab, b.kolom hasil uji coba, c. kolom monitoring, d. keputusan GKM atas hasil yang dicapai. 4. Revisi rencana perbaikan Dalam hal keputusan yang diambil oleh gugus adalah revisi rencana perbaikan, maka buatlah catatan dalam bentuk : Kolom 1 : berisi factor penyebab yang direncanakannya direvisi Kolom 2 : adalah how dari revisi rencana.

Catatan penting : Intermediate target tidak perlu menggunakan perhitungan matematis yang rumit, apalagi kalau tidak logis dalam membuat perhitungannya Paling penting adalah bagaimana dengan rencana perbaikan per faktor itu judul dapat terselesaikan, dan kotribusi terhadap tema dapat dipenuhi. Pendokumentasian yang lengkap dalam risalah GKM, agar dapat

menunjukan proses trial and error sungguh berjalan.


Langkah 4 berisi : a. Perincian rencana perbaikan dan intermediate target yang ingin dicapai. Khusus untuk menguraikan rencana perbaikan dimanfaatkan alat bantu 5W 1H. b. Rincian proses pelaksanaan perbaikan, hasil uji coba dan monitoring Penyusunan rencana perbaikan : 1. Siapkan daftar isian berkolom ( minimal 7 kolom ) yang terdiri dari : Kolom pertama diisi dengan : faktor yang akan diperbaiki Kolom berikutnya berisi : Why, What, Where, When, Who, How, dan How Much dari seluruh rencana perbaikan 2. Isilah kolom-kolom tersebut dengan menjawab pertanyaan di bawah ini : Why : Mengapa faktor tersebut perlu diperbaiki ? What : Apa wujud perbaikannya ? Where : Dimana mau dicoba ? When : Berapa lama waktu untuk perbaikan ? Who : Siapa saja yang akan terlibat ? How : Bagaimana caranya ? How Much : Berapa ( persen ) target yang ingin dicapai ? Menetapkan intermediate target : buatlah pengukuran seberapa besar / banyak : Penyebab utama bisa dikurangi . Ditekan ? Initial goals ? Tema ( masalah mutu ) dapat diselesaikan / ditingkatkan ? Tuangkan dalam bentuk satuan tertentu atau persentase target yang ingin dicapai. Proses pelaksanaan perbaikan. Bagian ini merupakan pelaksanaan dan pencatatan hasil uji coba dan monitoring dari masing-masing cara perbaikan yang dirinci dalam kolom How pada 5W1H rencana perbaikan. Prosedur pencatatan dilakukan sebagai berikut : Siapkan catatan yang terdiri dari kolom-kolom : Kolom 1 : berisi faktor penyebab. Kolom 2 : Berisi hasil uji coba dari rencana, yang berupa proses pelaksanaan perbaikan yang sesungguhnya dilakukan. Cantumkan gambar teknis yang memperlihatkan gambaran proses uji coba, dan buatlah catatan-catatan, terutama bila ada penyimpangan dari rencana pada praktek uji coba, jangan lupa untuk dicantumkan. Kolom 3 : Berisi catatan monitoring terhadap kegiatan pelaksanaan, yang disajikan dalam bentuk grafik garis atau run chart dsb Kolom 4 : Berisi keputusan bersama anggota GKM, atas hasil uji coba tersebut. Keputusan ini yang akan menentukan, apakah perlu meninjau kembali rencana, bila ternyata hasil uji coba ternyata tidak memuaskan, atau bisakah hasil uji coba ini dinyatakan berhasil dan terus dilanjutkan ke langkah berikutnya ( langkah

5 ). Semua ini harus benar-benar diputuskan bersama oleh seluruh anggota GKM dan dicatat secara lengkap pada kolom ini Revisi Rencana Perbaikan Bila ternyata diambil keputusan yang mengharuskan adanya revisi pada rencana perbaikan, maka perlu dibuatkan daftar pencatatan yang terdiri dari kolomkolom sebagai berikut : Kolom 1 : berisi faktor penyebab yang rencana perbaikannya direvisi Kolom 2 : berisi How rencana perbaikan yang baru Demikian seterusnya, dilakukan uji coba terhadap rencana baru tersebut, kemudian dilakukan monitoring dan bila sudah cukup memuaskan dapat dilanjutkan pada langkah berikutnya ( langkah 5 ). Setelah selesai rencana perbaikan minta persetujuan atasan. Contoh Langkah 4 : membuat rencana dan pelaksanaan perbaikan Faktor Why What Where, How Dominan When, Who Tidak ada penyaring sebelum feeding cute Agar tablet pecah dapat tersaring sehingga tidak masuk ke feeding cute Membuat lobang saringan dijalur sebelum feeding cute Mesin HS 40

No 1

How Much

strip Membuat 100% lobang dengan diameter 4 mm 5 Maret 2010 pada jalur sebelum tablet Sumarni, masuk feeding Mul, Rini cute Mesin HS 40 strip Menetapkan 100% setting speed pada vibrator 6 Maret 2010 hopper pada skala 2 3 Tri Wid sebelumnya adalah 4 5. Mesin HS 40 strip Membuat 100% lobangdengan diameter 4 mm 5 Maret 2010 pada jalur sebelum tablet Sumarni, masuk feeding Mul, Rini cute

Getaran / Agar benturan Memperlamvibrator antar tablet bat getaran Hopper tidak besar hopper terlalu tinggi sehingga mengurangi resiko tablet pecah Tablet pecah Agar feeding masuk ke cute bersih dari feeding cute tablet pecah sehingga mengurangi resiko tablet macet Idem no 1, sebab faktor ini otomatis akan diatasi dengan perbaikan dari faktor no 1

Penetapan intermediate target : GKM STW sepakat untuk menentukan intermediate target sebesar 100% dari faktor dominan, dengan pertimbangan : 1. Gugus mampu untuk menyelesaikan 3 penyebab dominan tsb. 2. Cara perbaikan tsb mudah dilaksanakan tidak memperlukan ketrampilan khusus

1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 initial goals masalah intermediate target

Masalah strip isinya tidak lengkap 1800 strip / batch Initial goals sebesar 72,22% dari masalah. Intermediate target sebesar 80% dari masalah.

Komentar Management : Persetujuan Management Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM .....

Fasilitator

Koordinator GKM

Manager Bagian

No 1

Melaksanakan perbaikan What Sebelum Membuat lobang saringan dijalur sebelum feeding cute Plat sebelum feeding cute polos, rata tidak ada lubang

Sesudah Plat sebelum feeding cute dibuat saringan dengan diamater lubang 4 mm
1 0.9 0.8 0.7

Monitoring
monitoring faktor 1

Kesimpulan Pembuatan lobang tgl 4 Maret, diuji coba tgl 5 Maret, dan hasilnya tablet pecah dapat dicegah / tidak masuk feeding cute Terlaksana tgl 5 Maret bersamaan coba saringan sebelum feeding cute Terlaksana tgl 5 Maret bersamaan coba saringan sebelum feeding cute

jum lah

0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

pecahan msk f eeding cute

jam

Memperlemah Setting Adjuster Setting getaran hopper Speed 4 5 Adjuster skala Speed 2 3 skala

monitoring faktor 2
1 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

jumlah

pecahan msk f eeding cute

jam

Idem no 1, sebab faktor ini otomatis akan diatasi dengan perbaikan dari faktor no 1 ---> mencegah tablet pecah agar tidak masuk feeding

Tidak bisa menyaring tablet pecah sebelum masuk feeding cute shg tablet pecah masuk feeding cute

Menyaring tablet pecah sebelum masuk feeding cute, sehingga feeding cute bersih dari pecahan tablet

monitoring faktor 3
1 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5

jumlah

pecahan msk f eeding cute

jam

Jumlah tablet pecah yang masuk ke

cute

feeding cute

Data masing-masing grafik ditampilkan di lampiran.

CHECK = LANGKAH 5 5. MENELITI HASIL Pada intinya langkah ini baru dapat dilakukan bila kondisi perbaikan yang dilakukan sudah stabil, sehingga gugus bisa melakukan perbandingan antara sebelum perbaikan dan setelah dilakukan upaya perbaikan. Dengan demikian, meneliti hasil harus meliputi keseluruhan penacapaian yaitu : 1. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap target masing-masing penyebab 2. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap judul (initial goal) apakah tercapai 3. Teliti juga keberhasilan perbaikan terhadap tema, seberapa besar (persen) tema dapat diselesaikan. Hal hal dibawah ini jangan sampai diabaikan : 1. Dalam membuat perbandingan, gugus hendaknya berhati-hati memilih alat Bantu yang digunakan untuk mendokumentasikan penelitian hasil perbaikan. Contoh bila penelitian ditunjukan pada perbaikan proses, maka pemilihan alat bantu peta kendali (Control Chart) menggambarkan dengan baik perubahan proses yang terjadi. 2. Jangan lupa untuk menjaga konsistensi pengukuran data, baik sebelum maupun sesudah perbaikan. Bila cara pengukuran berbeda, sudah pasti tidak relevan untuk diperbandingkan. Contoh : sebelum perbaikan ukuran data adalah waktu, sesudah perbaikan yang diukur adalah frekuensi. Bagaimana mungkin membandingkan frekuensi dengan waktu. 3. Setiap dampak yang timbul dari perbaikan harus ditindaklanjuti, terlebih bila dampak tersebut bersifat negative, upayakan cara untuk mengeliminasi. Catatan :

GKM harus mendokumnetasikan secara lengkap dalam risalah : - semua bentuk perbandingan (factor, intial goal da ntema)dengan metode dan penggunaan alat Bantu yang konsisten dan efektif - dampak yang timbul karena perbaikan

Langkah ini berisi : Catatan analisa perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan, dengan alat bantu yang biasa digunakan adalah diagram pareto, diagram balok, histogram dan control chart. Manfaat penerapan GKM terutama dalam hubungan kerja. Pengembangan sumber daya manusia dan kesadaran terhadap mutu ( menfaat ekonomi kalau ada ) Proses pelaksanaan langkah 5 : 1. Lakukan pemantauan hasil perbaikan dan buatlah catatan dengan memanfaatkan

2. 3. 4. 5.

6.

checksheet, untuk mengumpulkan data perbaikan Siapkan gambar diagram pareto atau grapik pai yang memperlihatkan kondisi sebelum perbaikan ( data diambil dari langkah 1 dan 3 ) Siapkan lembar data untuk diagram pareto atau grafik pai untuk menganalisa kondisi sesudah perbaikan dan gambarkan Sajikan gambaran kedua kondisi tersebut berdampingan agar dapat terlihat perbandingannya Buatlah kesimpulan tentang perolehan perbaikannya secara kuantitatif ( bisa dalam persen ) bila ada dampak sampingan baik positif maupun negatif jangan lupa untuk dituliskan Tuliskan manfaat lain yang diperoleh GKM selama menjalankan kegiatannya

Contoh Langkah 5 : meneliti hasil Evaluasi Tema dan judul. Adanya penurunan jumlah strip yang isinya tidak lengkap / kosong sejak adanya perbaikan yang dilakukan selama periode minggu 2 Mei minggu 2 Juni. Data lihat lampiran. Dengan demikian tema perbaikan yaitu menurunkan jumlah rework strip kecil konidin yang isinya tidak lengkap / kosong sudah tercapai. Perbaikan yang dilakukan selama periode minggu 2 Mei minggu 2 Juni adalah memperbaikan speed vibrator hopper dan membuat saringan sebelum masuk feeding cute, hasilnya tablet yang pecah tidak masuk ke feeding cute dan tidak menyebabkan tablet macet di feeding cute. Data lihat lampiran. Dengan demikian judul perbaikan yaitu menurunkan jumlah tablet kecil konidin yang macet di feeding cute mesin strip sebesar 72.22% dalam waktu 3 bulan sudah tercapai. Evaluasi target
1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 masalah initial goals tercapai intermediate target

72.22% 80% 99.44%

Jumlah penurunan strip tablet kecil konidin yang isinya tidak lengkap / kosong mencpai 99,44% dari 1800 strip menjadi sekitar 10 strip, yang berarti melampaui target initial goal sebesar 72,77 ataupun intermediate target 80%. Dengan fakta tersebut maka GKM STW mengambil kesimpulan bahwa perbaikan yang dilakukan telah berhasil karena target dapat tercapai. Data lihat dilampiran.

Analisa dampak perbaikan Dampak positif : Productivity : menurunkan jumlah strip kosong, berarti meningkatkan produktivitas karyawan. Data lihat lampiran. Quality : Meningkatkan hasil strip yang baik, sedikit rework Cost : Menurunkan biaya reproses dari segi biaya energi dan biaya bahan kemasan tambahan untuk reproses. Delivery : Mempercepat waktu proses sehingga mempercepat waktu pengiriman ke verpak Morale : Meningkatkan perasaan senang karyawan saat proses strip.

Dampak negatif : bedampak pada bertambahnya biaya pembuatan saringan di jalur sebelum feeding cute, tetapi dari perhitungan biaya yang dilakukan ( biaya vs penghematan ) masih menunjukkan adanya penghematan biaya. Data lihat lampiran.

ACTION = LANGKAH 6 dan 7 6. MEMBUAT STANDAR BARU Kegiatan pada langkah ini dapat dikatakan administrative, karena yang dilakukan adalah 1. Menyusun dengan bahasa yang baik dan benar, standar baru yang dihasilkan pada PDCA ini 2. Jangan lupa, bahwa standar yang berupa prosedur adalah suatu instruksi kerja, sehingga digunakan kalimat perintah dalam susunannya. 3. Sementara untuk standar hasil, karena berupa sebuah patokan hasil kerja yang harus dicapai, maka harus ada sebuah ukuran yang jelas, apakah dalam bentuk jumlah jam, persentase, frekuensi, volume, berat dsb. 4. Dokumentasikan dan ajukan pengesahan kepada pihak yang berwenang. Catatan : Pengertian dokumentasi pada langkah ini adalah 1. Bagi gugus yang perusahaannya telah menerapkan ISO, pengesahan standar, dilakukan dengan : penomoran pada work Instruction (WI) atau Intruksi kerja (IK) 2. Bagi gugus yang perusahaannya belum menerapkan ISO, maka pengesahan standar, dilakukan dengan melaporkan ke bidang standarisasi BP-PMT untuk mendapatkan penomoran stnadar baru. Pada langkah ini berisi : Standar prosedur, yaitu instruksi kerja yang baru Standar hasil, yaitu hasil yang dicapai Proses pelaksanaan langkah 6 : 1. Susunlah prosedur baru sesuai hasil perbaikan, dengan mengacu pad langkah 4 dan 5 2. Tuangkan prosedur atau instruksi kerja tersebut dalam bentuk kalimat perintah, misalnya : Lakukan ..... , pastikan posisi saringan tepat pada .. dst. 3. Susunlah instruksi kerja tersebut berurutan dan terakhir cantumkan ( bila ada ) spesifikasi khusus, baik teknis maupun administrasi 4. Diputuskan bersama ( bila mungkin dibimbing fasilitator atau nara sumber ) standar hasil kerja yang akan dicantumkan, dengan memperhatikan penggunaan katakata : Maksimum .......... ( untuk faktor cacat, kerusakan dll ) Minimum ............. ( untuk faktor yield, kapasitas, tingkat mutu, dll ) 5. Usahakan mendapatkan pengesahan dari Manager lini atau Pimpinan bidang yang menangani bidang standar-standar kerja. Contoh Langkah 6 : membuat standar baru Tujuan : mengurangi tablet pecah masuk ke feeding cute mesin strip

Standar prosedur : Pasang plat saringan pecahan tablet pada saluran masuk ke feeding cute tepat pada posisinya ( rapat dengan piringan tablet ) Pasang feeding cute pada posisinya dan rapat dengan plat saringan pecahan tablet. Setting adjuster speed vibrator hopper pada skala 2 3. Jalankan mesin sesuai SOP pengoperasian mesin strip tablet kecil Standar hasil : Tablet yang pecah tidak ada yang masuk ke area feeding cute sehingga kemacetan pada feeding cute dan strip isinya tidak lengkap / kosong tidak terjadi pada proses strip mulai bulan Juli 2010. Manfaat penerapan standar : Proses strip menjadi lebih lancar, tidak sering berhenti untuk membersihkan jalur feeding cute dari tablet pecah yang menyebabkan macet. Meningkatkan produktivitas proses strip tablet kecil Komentar Management : Persetujuan Management Diajukan Mengetahui Menyetujui

Ketua GKM .....

Fasilitator

Koordinator GKM

Manager Bagian

7. MENGUMPULKAN DATA BARU DAN MENENTUKAN RENCANA BERIKUTNYA Kiat-kiat penyelesaian langkah ini adalah 1. Dimulai dengan monitoring hasil perbaikan baru saja diperoleh (sejak langkah 5), apakah masih ada penyimpangan? 2. Bila ternyata hasil perbaikan sudah sempurna, segera saja kumpulkan data baru dari berbagai sumber. 3. Tentukan tema dan susun jadual rencana perbaikan berikutnya yang akan dilakukan CATATAN :

Akhir dari langkah 7 adalah : TEMA dan JADUAL RENCANA PERBAIKAN Yang ditanda tangani fasililtator GKM Perlu diingat bahwa GKM menambahkan sampai ditemukan JUDUL atau penandatangan oleh kepala bagian, direktur, dsb, sebenarnya hanya pekerjaan sia-sia yang tidak memberi nilai tambah

Pada langkah ini berisi : Penyajian kondisi kerja yang baru, dan persoalan-persoalan yang masih harus diselesaikan pada PDCA Cycle berikutnya, serta prioritas yang harus ditanggulangi. Tujuan baru yang ingin dicapai, yaitu tema untuk PDCA berikutnya Jadwal rencana kegiatan Proses pelaksanaan langkah 7 : 1. Cantumkan kondisi kerja dengan grafik / diagram seperti langkah 5 2. Lakukan brainstorming dan lakukan pengamatan baru dan kumpulkan data 3. Laporkan hasil analisa kepada atasan / fasilitator dan tentukan langkah selanjutnya, sesuai hasil diskusi dengan atasan ( manajemen ) 4. Susun rencana jadwal perbaikan ( 7 langkah PDCA ) yang akan dilakukan. Contoh Langkah 7 : mengumpulkan data baru dan menentukan rencana berikutnya Menentukan tema : losses dalam operating time OEE mesin cetak Paramex rendah hanya sebesar 80.00% 56%. Data lihat lampiran. 70.00% Setelah dilakukan stratifikasi data diketahui bahwa 60.00% 50.00% faktor losses dalam operating time yang paling besar 40.00% adalah reduced speed mesin cetak Paramex sangat 30.00% tinggi sekitar 75%. Data lihat lampiran. 20.00%
besaran
10.00%

GKM STW sepakat menentukan tema berikutnya adalah : mengurangi reduced speed mesin cetak Paramex di produksi farmasi I. Rencana Kkerja GKM STW berikutnya :
Langkah Kegiatan Juli Plan 1 Menentukan tema dan judul 2 Menganalisa penyebab 3 Menguji & menentukan penyebab dominan Do 4 Membuat rencana perbaikan & melakukan perbaikan Tahun 2010 Agustus

0.00% idle minor stop reduced speed

jenis

Jumlah Pertemuan September Renc Real 2 2 3 3

27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Check 5 Meneliti hasil Action 6 Membuat standar baru 7 Mengumpulkan data

1 1 1

baru & berikutnya

rencana = REALISASI TOTAL MINGGU 13 0

KET.

= RENCANA

ttd Ketua GKM STW

ttd Fasilitator GKM STW

Catatan : 1. Setiap rekap data / grafik / diagram yang ditampilkan pada setiap langkah, harus dilampirkan data mentah / data yang diolah dalam lampiran. 2. Setiap data dalam lampiran harus sesuai informasinya ( tanggal, jumlah data, perhitungannya, dsb ) dengan rekap data / grafik / diagram yang ditampilkan pada setiap langkah.

C. LAMPIRAN YANG PENTING DAN HARUS ADA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Daftar Hadir setiap pertemuan Notulen setiap pertemuan Data mentah yang mendukung alat / tema / judul, dsb Konsep dasar yang menguatkan masalah & rencana perbaikan Data monitoring Data perbaikan setelah monitoring Langkah-langkah kerja pelaksanaan : tgl, hari, kegiatan, keterangan, dsb Kolom persetujuan manajemen

Daftar Pustaka : 1. Teknik Pemecahan Masalah Tujuh Langkah PDCA dari Balai Pengembangan Produktivitas Tenaga Kerja ( BPPTK ) Dinakertransduk, Prod. Jateng. 2.