ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERMAN ORDOEZ

CENTRO INCA MERCADEO Y VENTAS BARRANQUILLA 2012

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERMAN ORDOEZ

Trabajo de Formacin Laboral

Orientador:

LUZ ELENA BERRIO

CENTRO INCA L.T.D.A. MERCADEO Y VENTAS BARRANQUILLA 2012

CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN.4 1. OBJETIVO GENERAL.5 1.1 OBJETIVOS ESPESIFCOS 2. MARCO TERICO.6

3. PREGUNTAS PROBLEMAS......11

4. VOCABULARIO TECNICO.....13

5. CONCLUSIN..15

6. BIBLIOGRAFIA..16

INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia de conocer todos los aspectos concernientes al tema estructura organizacional. Sus funciones, organizacin, clasificacin de manuales y organigrama. En el trabajo observars temas que te ayudaran a tener un mejor conocimiento sobre lo que es una estructura organizacional de una empresa. Posteriormente se analizar de manera ms profunda los temas expuestos en el trabajo, para as poder tener un mejor aprendizaje y un mejor conocimiento. Finalmente como estudiante del centro inca podre observar los resultados de este trabajo para aplicarlos en mi vida laboral ya que es parte fundamental de nuestro proceso de formacin.

Objetivo General Disear una forma ptima para establecer la estructura en una organizacin prestadora de servicios de auditora y control.

Objetivos Especficos 1. Definir qu tipos de estructura organizativa pueden aplicarse a una organizacin prestadora de servicios de auditora y control. 2. Mostrar como la correcta definicin de la estructura influye en un clima laboral favorable y es herramienta que permite a la organizacin alcanzar sus objetivos.

MARCO TEORICO.

Definicin de Organizacin. Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y as generar el medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propsitos. Ambientes Organizacionales. Estn moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben ignorar, adems, deben reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que demande: Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organizacin, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energa), los transforman, despus los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden, Y se presentan en dos tipos: Elementos de accin Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de accin directa. Elementos de accin Directa (Microentorno), (Grupos de Inters Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organizacin busca lograr sus objetivos. Ambiente Interno. Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Inters Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin, y caen dentro del mbito y responsabilidad de un director o sus gerentes. Adems esto hace ms amena la influencia del orden y organizacin.

Caractersticas de una Organizacin . Se dan reglas explcitas Llevan un grado de formalizacin La organizacin se da en un espacio, tiempo y cultura determinada Presenta conductas recurrentes La organizacin es bsicamente orden Se orientan a una finalidad Generan consecuencias en el ambiente Creados en un punto temporal: inicio de actividad. Orden jerrquico establecido, normas y reglas que cumplir. Producen o venden bienes y servicios (empresa). Tipos de Organizacin Formales. Son las organizaciones que, cumpliendo con las caractersticas que les son propias, distribuyen entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de una forma precisa, explicita y relativamente permanente. Pertenecen a este grupo, por ejemplo, las facultades, las escuelas y las empresas en general. Informales. Son las que, cumpliendo con las caractersticas antes mencionadas, no tienen una distribucin de actividades, responsabilidades y autoridad de una forma explcitamente definida. Se caracterizan porque las relaciones entre sus integrantes son muy dinmicas, el nmero de sus integrantes y el liderazgo entre ellos varan constantemente y hay un continuo proceso de formacin y disolucin de grupos. Podemos mencionar como ejemplos un conjunto de amigos que organizan un campamento o se encuentran los sbados por la noche, un grupo de trabajadores de cierto sector que se renen a tomar un caf y a conversar de un determinado tema. Definicin de Organigrama. Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa.

Cul es su finalidad Desempea un papel informativo. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos. Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales. Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros. Requisitos para elaborar un Organigrama. Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener nicamente los elementos indispensables. Mantener precisin, las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud Deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en su forma clara y comprensible. En su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin. Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben preparase complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en su funcin de su objeto. Para conserva su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin. Importancia del Organigrama. El organigrama es un elemento usado para el buen funcionamiento de la empresa. Su consideracin se basa en que es una de muchas herramientas de las cuales no debe de prescindir ninguna empresa sin importar el tamao ya sea una pequea organizacin o una empresa con presencia en diversos pases del mundo. Se puede decir que entre mayor sea el nmero de colaboradores dentro de una empresa, es ms importante el establecimiento de un organigrama bien definido, actualizado, claro y sencillo de entender. Sin embargo el nmero de colaboradores no es el nico factor a considerar. Tambin se debe de tomar en cuenta las ventajas que nos brinda el tener por escrito todos los puestos de la organizacin y conocer los niveles jerrquicos por los cuales se encuentra formada una organizacin. Como es el conocer los niveles de autoridad, visualizar mediante una representacin grfica al personal que forma parte de la empresa, estas son slo algunas.

Manuales Administrativos. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de Comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. El Manual Como Medio De Comunicacin. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y Procedimientos en forma escrita y permanente. Objetivos de los manuales. De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Ventajas y desventajas de los manuales administrativos. Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Ventajas Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.

 Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. Desventajas. Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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CUESTIONARIO DE ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

1)

Estructura organizacional de la empresa.

Organigrama General

ADMINISTRADOR

CAJERO

VENTAS

CARTERA

VENDEDORES

COBRADORES

2)

Cuntos y cules departamentos tiene la empresa que visito?

Se especializa en la comercializacin de Soldaduras, Accesorios, Equipos y productos de Seguridad Industrial La mayora de los productos que distribuye Central de Soldaduras, son fabricados en cumplimiento de los requisitos de la mxima norma internacional de Calidad ISO 9001, de las regulaciones OSHA, y certificados segn los estndares ANSI, DIN, CSA, AS Y CE, entre estos los siguientes:

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Departamento Comercial Departamento Compras Departamento Almacenamiento y logstica Departamento Cartera Departamento Recursos Humanos Departamento Sistemas Departamento Servicio al Cliente Departamento Calidad Departamento Servicio Tcnico

3) Cul es la diferencia entre lnea de Staff (Asesora) y lnea de autoridad y cual se aplica en la empresa visitada? Staff: Prototipo de organizacin que pretende aprovechar los aspectos ms positivos de la produccin, pero no tiene autoridad sobre la junta directiva. Lnea de Autoridad: Es la encargada de ejercer el mando sobre la empresa y dirige su estructura de forma organizada. En la empresa se aplican la lnea de autoridad. 4) Dependiendo del rea en que se selecciona un empleado, que tiempo se dedica en promedio a su induccin y cuales reas se involucran en la misma? El tiempo promedio para induccin de 8 a15 das, dependiendo del rea en la que va.

5) Teniendo en cuenta la estructura organizativa de la empresa visitada, en que rea se ubica usted de acuerdo con su formacin acadmica? Yo me ubicara en el rea de ventas segn mi formacin acadmica 6) Investigar dos manuales de funciones de la empresa visitada: Gerencial, operativo Manual como tal no lo hay solo funciones que debe hacer el empleado 7) elabore un manual de funciones del cargo que usted ocupara de acuerdo con el organigrama

Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos. Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa. Respetar los circuitos o itinerarios previamente trazados en su zona. Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera establecida.

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Cumplimentar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta. Realizar tareas para activar la cobranza en funcin de cumplir con las metas fijadas en los presupuestos mensuales. Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo.

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VOCABULARIO TECNICO

ANLISIS: Accin de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre stas y obtener conclusiones objetivas del todo. CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la medicin de resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la ejecucin de las actividades. CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realizacin del nivel de calidad previsto para la produccin y sobre la reduccin de los costos de la calidad. CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados. COORDINAR: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armnico y sincronizado de todas los elementos que participan en el trabajo. DEPARTAMENTALIZACIN: Fase del anlisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especializacin y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

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DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Accin de mantenimiento y actualizacin permanente de los cambios aplicados a una organizacin y respecto a su medio ambiente. DIAGNSTICO: Identificacin y explicacin de las variables directas e indirectas inmersas en un problema, ms sus antecedentes, medicin y los efectos que se producen en su medio ambiente. DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados recursos. DIVISIN DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organizacin, por especializaciones y niveles de dificultad. EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado. EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados. ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la poltica y la programacin de acciones de un todo organizacional o individual. EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas. FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

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CONCLUSION

En conclusin La estructura organizacional de una empresa es la organizacin de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organizacin; es un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma ptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratgico y plan de empresa. Es la forma en que se organizan las actividades de una empresa, especfica la divisin, agrupacin y coordinacin de sus actividades, relaciones entre los gerentes y los empleados, y de cada uno entre s.

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BIBLIOGRAFIA

BENNIS, Warren y Burt Nanus. Lderes. Las cuatro claves del liderazgo eficaz. Bogot, Editorial Norma, 1985.

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