Email Client adalah software yang digunakan untuk organisasi email atau pengelolaan e-mail yang bertugas untuk memindahkan pesan-pesan email dari mail server ke harddisk di komputer. Karena tugasnya adalah memindahkan, maka inbox di mail server akan kosong setelah pesan-pesan tersebut masuk ke komputer. Ada akun email yang berbayar ataupun yang gratis. Ada banyak program email client yang tersedia saat ini, seperti Microsoft Outlook dan Outlook Express, Mozilla Thunderbird, dan masih banyak lagi. Agar email di server bisa diambil dengan sukses oleh program e-mail client, harus mengatur setting terlebih dahulu untuk POP3 dan SMTP account pada program email client. Untuk POP3 account biasanya bersifat fixed, tidak bisa diubah-ubah. Jika menggunakan account e-mail CBN misalnya, maka POP3 accountnya adalah pop.cbn.net.id. Sedangkan SMTP account biasanya lebih fleksibel, karena tergantung dari ISP yang digunakan. Beberapa contoh software e-mail client Outlook Express,Microsoft Outlook, Thunderbird, Mail pada Mac OS X, Windows Mail dll. Email client memiliki keunggulan yakni dapat menghemat koneksi internet. Koneksi internet diperlukan cukup ketika melakukan Send and Receive. Setelah itu, bisa membaca dan menulis email secara offline. Keunggulan lainnya, proses pembacaan pesan sangatlah gampang. Bahkan hampir semua program e-mail client memiliki fasilitas Auto Preview, yang membuat proses pembacaan e-mail menjadi lebih mudah. juga tak perlu khawatir soal kuota, karena pesan-pesan e-mail telah berpindah dari mail server ke komputer pribadi pengguna. Sedangkan kelemahan utama e-mail client adalah keterbatasannya dalam mengakses pesan e-mail. hanya bisa mengakses e-mail dari komputer pribadi. selain itu, apabila kurang hati-hati, pesan-pesan rahasia di inbox bisa dibaca oleh orang lain dengan gampang.
Perbedaan Webmail
Dari penjelasan diatas dapat dilihat ada banyak perbedaan diantara webmail dan email client, penjelasan tersebut memudahkan kita dalam menentukan akan mengunakan webmail atau client email untuk mengakses email agar sesuai dengan kebutuhan. Perbedaanperbedaannya tersebut dapat dituliskan sebagai berikut:
Perbedaan Perangkat di komputer E-mail di simpan di E-mail di ambil dari Server? Jumlah e-mail yang disimpan Untuk membaca membutuhkan Tanpa Internet? Kecepatan akses Akses dari komputer lain?
WEBMAIL Web Browser Web Server di Internet Tidak Terbatas Akses ke Internet Tidak bias diakses sama sekali Lambat Bisa, melalui Internet
EMAIL CLIENT Outlook, Thunderbird Harddisk di Komputer Ya Tergantung besar harddisk Tidak butuh Akses Internet Bisa membaca dan menulis, tapi tidak bias menerima dan mengirim pesan Cepat Sekali Tidak Bisa