Anda di halaman 1dari 9

Oleh: Steven Yurie Frediyatma (0904505031) I Gst. Ngr.

Alit Mahardika (0904505034)

TUGAS STRATEGI SISTEM INFORMASI

Salah satu aspek penting dalam meningkatkan sistem informasi adalah mengembangkan pendekatan BUSSINESS PROCESS REENGINEERING (BPR) 1. Berikan penjelasan bagaimana menemukan celah implementasi BPR! 2. Buatlah minimal 3 pemaparan tentang contoh-contoh BPR dalam sistem informasi!

Jawaban : 1. Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering) BPR atau Reengineering Proses Bisnis secara umum didefinisikan sebagai pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal proses bisnis untuk meraih perbaikan dramatis dalam ukuran performansi yang kritis seperti ongkos, servis dan kecepatan (Hammer dan Champy, 1993). Kunci dari definisi diatas adalah fundamental, radikal dan dramatis, yang membedakan reenginering dari metode perbaikan yang lain (continous improvement dan benchmarking). Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kertas bersih.Rekayasa ulang proses bisnis mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses baru tentang bagaimana mengorganisasikan dan memperlakukan bisnis. Hal ini mencakup penggantian metode lama dan mencari metode baru untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Tujuan Rekayasa Ulang Proses Bisnis Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah bagaimana membuat semua proses yang ada dalam organisasi menjadi yang terbaik di kelasnya (Soumitra, D., 1999). Tujuan rekayasa ulang proses bisnis menurut Andrews dan Stalick, (1994:8) seperti disebutkan oleh Sitorus M. & Nasution (2007), adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi massal. 2. Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing. 3. Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan. 4. Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer. 5. Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik. 6. Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga "valuedriven" untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas. 7. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan. 8. Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

Sasaran Business Process Reengineering (BPR) Reengineering bisnis proses mempunyai sasaran antara lain sebagai berikut: 1. Pengurangan waktu siklus secara radikal 2. Perbaikan perfrmansi kualitas proses secara dramatis 3. Pengurangan ongkos unit atau ongkos proses secara radikal 4. Perbaikan kepuasan pelanggan secara signifikan

Tahapan-Tahapan Reengineering Tahapan-tahapan reengineering yang digunakan disini berdasarkan pendekatan kertas bersih antara lain : 1. Mengembangkan Pemahaman Tingkat Tinggi pada Proses yang ada

Identifikasi proses inti

Analisis proses inti Menembangkan hasil analisis proses inti

2. Benchmarking, brainstorming, fantasizing 3. Perancangan Proses 4. Verifikasi dan validasi

Kapan Perusahaan Membutuhkan Rekayasa Ulang Bisnis Prosesnya? Menurut Robert Quinn, perusahaan harus melakukan Rekayasa Ulang Proses Bisnisnya bila sudah muncul apa yang disebut Deep Change. Ada 4 (empat) karakteristik yang diurai oleh Robert Quinn dalam tubuh perusahaan, yaitu Pervasiveness, Burnout, Thirst for Vision, dan Violation of Trust (www.personal.umich.edu) bisa dijadikan pedoman untuk melakukan deep change. Keempatnya terjadi bila perubahan tersebut tidak dikomunikasikan secara benar, dan ini menuntut peran dari leader perusahaan tersebut. Setiap lapisan level management, dari level teratas kemudian turun ke lapisan bawah berikutnya dan sampai kepada semua karyawan dalam perusahaan harus memahami perubahan itu. Empat karakteristik yang menjadi tanda bagi perusahaan untuk malakukan tindakan rekayasan ulang bisnis proses

Pervasiveness berarti karyawan relative pasif, dan membiarkan perubahan itu terjadi, dan menganggap itu bukan dari bagiannya.

Thirst for Vision berarti karyawan mencari-cari arah dari perubahan itu, bila perubahan tidak diinformasikan secara jelas, maka karyawan akan bimbang dan mencari arahan, sangat buruk bila arahan yang diterima justru berlawanan arah.

Violation of Trust justru terjadi pada sisi leader, leader yang tidak memahami dan tidak sepakat biasanya menyalah gunakan kepercayaan dan kemudian mengingkari tanggung jawab yang diembannya.

Burnout, merupakan gambaran dimana karyawan bingung dan gelisah, karena merespon setiap perubahan namun responnya seakan-akan tanpa hasil karena

tidak adanya ukuran yang memadai untuk menilai kinerja mereka atas perubahan yang terjadi. Bila keempat karakteristik tersebut muncul dan menjadi ciri dalam sebuah perusahaan, maka pilihannya hanya ada dua, yaitu melakukan rekayasa ulang bisnis proses, atau mati pelan-pelan. Dan ketika memilih harus berubah, waspadai berbagai penyebab kegagalannya.

2. Contoh-contoh BPR dalam sistem informasi :

- STIE IEU sebagai salah satu perguruan tinggi di Surabaya dengan fokus pada international bisnis sejak tahun 1990, menyadari betapa pentingnya pengembangan sistem informasi pemasaran (SIPI) untuk meningkatkan kinerja pemasaran. Terutama di dalam mengikuti tingkat kompetisi perguruan tinggi yang semakin ketat dan kompleks. Sistem informasi pemasaran yang dikembangkan tersebut merupakan rekayasa ulang proses bisnis yang berjalan saat ini di IEU dan diharapkan mampu peningkatan efisiensi kinerja dari proses pemasarannya.

Di dalam melakukan analisa dan design dari SIPI, terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu Studi Kebutuhan SIPI, Studi Analisa Sistem yang Ada, Feature-feature SIPI, Desain dan Pengembangan SIPI serta Verifikasi SIPI.

Dalam melakukan studi kebutuhan SIPI, dilakukan identifikasi stakeholder, informasi yang dibutuhkan serta identifikasi kebutuhan infrastruktur dari SIPI. Kemudian setelah itu melakukan analisa sistem yang saat ini sudah berjalan beserta informasi yang sudah didapatkan. Dengan mengetahui keduanya tersebut, maka dapat diketahui feature-feature apakah, yang nantinya akan dikembangkan oleh SIPI tersebut.

Dalam melakukan perancangan desain SIPI, dilakukan perancangan desain

tampilan,

laporan

serta

menggunakan

DFD

diagram

dalam

pendokumentasian alur datanya. Aplikasi SIPI sendiri terbagi menjadi dua buah bagian, yaitu berbasiskan web dan desktop. SIPI sendiri adalah merupakan rekayasa ulang proses bisnis yang sudah berjalan saat ini. Dimana di dalam proses kegiatan pemasaran IEU terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu : proses persiapan, perencanaan strategis, perencanaan pemasaran, evaluasi dan analisa serta, pelaksanaan pemasaran.
- Pada daerah yang sudah menerapkan One Stop Service, maka calon investor hanya perlu datang ke satu tempat, dan semua persyaratannya akan terlayani. Hal ini biasanya akan memangkas waktu yang diperlukan, menghemat biaya, memudahkan prosedur. Dan tentunya calon investor akan lebih tertarik dengan kemudahan seperti ini.

Di wilayah seperti bekas Keresidenan Pekalongan yang sekarang lebih dikenal sebagai wilayah SAMPAN, usaha untuk menarik investasi ini dilakukan melalui pendekatan Regional Marketing yakni dengan didirikannya sebuah lembaga kerjasama SAMPAN untuk melakukan promosi dan pemasaran investasi serta berbagai potensi daerah wilayah SAMPAN.

SAMPAN merupakan refleksi dari kebijakan dan Komitmen Pemerintah Daerah yang Pro Investasi dimana penanganan promosi dan pemasaran investasi dapat dilakukan oleh satu institusi semi swasta yang bekerjasama dengan pihak aparat Pemerintah dalam memberikan pelayanan, kemudahan, aksesibilitas ke Pemerintahan dan informasi potensi yang dibutuhkan para calon usaha investor.

Di masing-masing Kabupaten/Kota, Pemerintah Daerah di wilayah SAMPAN telah menerapkan One Stop Service (OSS) bagi para pengusaha dan investor yang hendak menanamkan modalnya. Dengan adanya OSS di masing-masing Kabupaten/Kota ini, maka pengusaha dan calon investor mendapatkan

kepastian yang lebih jelas tentang permohonan perijinan yang dibutuhkan untuk melakukan usaha atau menanamkan investasi di wilayah SAMPAN.

- Kajian analisis sistem akreditasi program studi dalam rangka reformasi birokrasi internal. Dengan tujuan : - Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan kajian analisis sistem akreditasi program studi ialah sebagai berikut: - Menghasilkan suatu evaluasi dan analisis terhadap hasil identifikasi proses awal sistem akreditasi program studi. - Memberikan rekomendasi pemetaan kebutuhan teknologi dalam sistem akreditasi program studi untuk menciptakan layanan prima yang sesuai dengan prinsip reformasi layanan dan undang-undang pelayanan publik. Permasalahan : - Untuk mencapai kelengkapan kajian dalam menuju tujuan-tujuan di atas, ada beberapa pertanyaan yang relevan yang harus terjawab, yakni: - Bagaimana cara melakukan perubahan dari hasil identifikasi proses awal sistem akreditasi program studi? - Bagaimana menciptakan suatu proses bisnis sistem akreditasi yang sesuai dengan undang-undang pelayanan publik dan prinsip reformasi layanan? Berikut ini tahapan-tahapan proses yang dilakukan : 1. Identifikasi 2. Evaluasi dan analisis 3. Rekomendasi 4. Simpulan : 1. Sistem layanan akreditasi program studi yang telah dilaksanakan saat ini masih memiliki banyak kelemahan dan kekurangan. Kelemahan dan kekurangan yang ada menimbulkan kerugian dan permasalahan dalam bentuk tidak efisiennya penggunaan sumber daya yang ada. Selain itu, kelemahan juga berakibat pada pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan mengalami

sejumlah kerugian dan permasalahan dalam bentuk tidak efisiennya penggunaan sumber daya yang ada. 2. Evaluasi dan analisis terhadap sistem akreditasi program studi diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan analisis pemetaan kebutuhan teknologi berupa desain

komputerisasi proses bisnis sistem akreditasi program studi. Melalui evaluasi didapatkan beberapa permasalahan yang

mengganggu jalannya kegiatan. Permasalahan-permasalahan yang timbul dicoba untuk mencari solusi dan penyelesaian melalui analisis kebutuhan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses akreditasi program studi. 3. Pemetaan kebutuhan teknologi berupa desain komputerisasi sistem akreditasi program studi merupakan langkah untuk mewujudkan hasil evaluasi dan analisis. Pemetaan kebutuhan teknologi yang dilakukan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam setiap prosesnya. Selanjutnya, pengukuran dampak manfaat menjadi salah satu tahap penting. Karena pengukuran dampak dapat memberikan informasi mengenai tingkat efisiensi antara pemetaan sistem akreditasi program studi yang terkomputerisasi dengan pemetaan sistem akreditasi program studi yang belum terkomputerisasi. Hasil dari pengukuran membuktikan bahwa pemetaan sistem program studi yang berbasiskan TIK menunjukkan tingkat efisien yang besar daripada sistem yang lama, yaitu sebesar 35%. Tingkat efisiensi dapat terus bertambah dan meningkat, karena proses bisnis selalu bergerak dinamis dan tentu saja membutuhkan evaluasi dan analisis yang berkelanjutan untuk menciptakan sistem layanan prima pendidikan nasional di Kemdiknas.

Sebelum BPR, dalam proses procurement, ada 3points of contact dengan supplier:

1. Bagian purchasing yang memberikan purchase order 2. Bagian gudang penerimaan, yang menerima receiving report 3. Bagian accounts payable, yang menerima invoice /tagihan Ford baru membayar kepada supplier kalau supplier sudah mengirimkan tagihan. Tagihan dibayar kalau: Purchase order sama dengan Receiving Report dan sama dengan Invoice. Setelah BPR, untuk menyederhanakan proses, rekonsiliasi disederhanakan. Kalau Purchase order sama dengan Receiving Report, maka Ford akan langsung membayar supplier. Hal ini memangkas banyak sekali pekerjaan di Accounts Payable, pengurangan jumlah akuntan

DAFTAR PUSTAKA

http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=75 7:rekayasa-ulang-proses-bisnis-business-processreengineering&catid=25:industri&Itemid=14

http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=78 9:business-process-reengineering-bpr&catid=25:industri&Itemid=14

http://jtanzilco.com/main/index.php/component/content/article/1-kap-news/124kapanperusahaanmembutuhkanrekayasaulangbisnisprosesnya

http://kemdiknas.go.id/kemdiknas.go.id/media/459672/kajian%20analisis%20siste m%20akreditasi%20program%20studi.pdf

itgov.cs.ui.ac.id/bp/BP%206%20-%20BPR%20theory.pdf