Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail

l bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; Rujukan, penyelidikan dan kajian

Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

RUJUKAN
1. AP BAB 3 2. AP BAB 4 3. AP BAB 5 - SURAT MENYURAT - FAIL MEMFAIL - MEMELIHARAAN & PENYIMPANAN REKOD KERAJAAN - PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSIAGENSI KERAJAAN - KESELAMATAN DOKUMEN

4. MAMPU

5. A.KTAN

DEFINASI
FAIL

Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit

SISTEM PENGURURSAN FAIL

Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan

TUJUAN

Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan Membantu pegawai atau kakitangan yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerjakerja mereka Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9001:2000

ISU DAN PERMASALAHAN

Surat yang diterima tidak direkod

Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan

Keselamatan dan Arkib Negara Malaysia Fail dibuka tidak didaftarkan

Membuka fail mengikut kehendak pegawai

Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100 Penyimpanan fail tidak secara teratur Pergerakan fail tidak direkod Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut peraturan

IMPLIKASI YANG TIMBUL

Surat diterima tidak dapat dikesan Surat masuk dan keluar boleh dibuang atau dikoyak

Fail mudah hilang dan sukar untuk

dikesan Menyukarkan pegawai lain untuk

mengambil tindakan
Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail)

Bersistem; Mudah dirujuk; Mudah diperolehi Selamat

Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

KATEGORI FAIL

Housekeeping

Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya

Functional

KLASIFIKASI FAIL
RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA - KUNING BERPALANG MERAH - MERAH JAMBU BERPALANG - HIJAU - PUTIH DITANDA TERHAD - PUTIH

1.1 FAIL-FAIL TERPERINGKAT DIKLASIFIKASIKAN : Rahsia Besar

Rahsia
Sulit

Terhad

KLASIFIKASI FAIL TERBUKA TERHAD - Tiada had - Pegawai yang menjalankan tugas - Individu - Maruah Negara

SULIT RAHSIA

RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

1. Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan yang

masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program

pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas Rahsia. Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

3. Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu

keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai SULIT

4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail

yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. Fail jenis ini berwarna putih.

TERHAD

TERHAD

5. Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan

adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. Fail jenis ini berwarna putih.

6. Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan

berlandaskan fail utamanya. Warna fail ialah kuning atau coklat.

Am 435A-Pin. 1/82

SAMPUL KECIL
NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN

PERKARA:
MINIT-MINIT

7. Fail Timbul:
Fail timbul mengandungi bahan-bahan

yang belum diedarkan kepada pegawaipegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.

JENIS-JENIS FAIL

Fail Umum Fail Kakitangan / Personel Fail-fail mengikut keperluan

PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL 4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 1.1 1.2 1.3 SURAT-SURAT TERPERINGKAT SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN SURAT UNTUK PERHATIAN

1.4
1.5

SURAT DIMINITKAN
PINDAH SURAT

Surat-surat yang diperingkatkan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad.

Rahsia Besar - Jika Terdedah akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. Rahsia - Membahayakan Keselamatan Negara dan menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asing

Sulit Jika didedahkan tidak membahayakan keselamatan tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat atau kegiatan kerajaan atau perseorangan atau memalukan atau menyusahkan kepada pentadbiran. Terhad - Maklumat-maklumat/dokumendokumen rasmi/bahan-bahan yang lain daripada yang diperingkatkan dengan peringkat yang lebih tinggi tarafnya tetapi berkehendakkan juga

Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan. Bagi surat terperingkat, penghantaran melalui mesin faksimili adalah dilarang. Namun, jika keadaan memaksa, penghantar surat hendaklah menghubungi dan memastikan penerima surat berada di mesin faksimili sebelum menghantar surat berkenaan.

1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN

Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian manamana pegawai

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

Semua surat-surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan catatkan untuk perhatian pegawai berkenaan

1.4 SURAT DIMINITKAN Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6

CONTOH MINIT
Surat Masuk

Surat bertarikh . daripada .. dikandung pada ..

Surat Keluar

Surat bertarikh . kepada .... dihantar pada ..

Kertas minit
Helai No. Kertas Minit No.

Surat
ARKIB NEGARA MALAYSIA JALAN DUTA 50568 KUALA LUMPUR

Kulit Fail
2

1 Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____ 2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

KERTAS MINIT
Menulis arahan/perhubungan bertulis si antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.
Kertas Minit No. Helai No.

Surat bth. _____ drp. _____ dikdgn. pd. _____

1.5 Pindah Surat

Surat-surat tersalah masuk fail Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

KERTAS PINDAAN SURAT

Tajuk Surat: ................. .. No.Rujukan Surat: ....... Daripada: .. .....

Dipindah ke dalam Fail: .

Dipindah oleh: .

1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA/SERTAMERTA

Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan

Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan

Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi

1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

Buka surat dan copkan tarikh terima
Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan

2. PROSEDUR PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL

1. PENGKELASAN FAIL 2. NOMBOR RUJUKAN FAIL

3. PENGGUNAAN KOD-KOD
4. MENDAFTAR FAIL BARU 5. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

6. MEMBUKA FAIL SEMENTARA

kertas-kertas yang berhubung di atas kulit sebenarnya bermaksud fail/fail yang berkaitan

(Am 435-Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

Nombor rujukan fail yang dibuka

ANM.400-1
PERKARA

PNB.,KL

KURSUS PENGURUSAN REKOD

70mm sahaja

KULIT FAIL

2.1 PENGKELASAN FAIL

Fail-fail boleh dibuka seperti : - Fail Umum - Fail Kakitangan / Personel - Fail-fail mengikut keperluan Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka : - Terbuka - Terperingkat RB, R, S dan T

2.2 NOMBOR RUJUKAN FAIL

Rujukan Pertama

- Kod Ringkas Organisasi

Rujukan Kedua
Rujukan Ketiga Rujukan Keempat

- Taraf Keselamatan
- Kod Subjek Utama - Kod Pecahan Subjek

Rujukan Kelima

- Kod Subjek Kecil

2.3 PENGUNAAN KOD-KOD

a) Kod Ringkas Organisasi

b) Taraf Keselamatan
c) Kod Subjek Utama d) Kod Pecahan Subjek

e) Kod Subjek Kecil

a) Kod Ringkas Organisasi

JPN PPD - Jabatan Pelajaran Negeri - Pejabat Pelajaran Daerah

SK
SMK SMKA

- Sekolah Kebangsaan
- Sekolah Menengah Kebangsaan - Sek. Men. Kebangsaan Agama

b) Taraf Keselamatan RB R S TIADA - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad / Terbuka

c) Kod Subjek Utama

Pentadbiran Perkhidmatan Kewangan Bekalan & Kontrak Pendidikan

- 100 - 200 - 300 - 400 - 500

d) Kod Pecahan Subjek Utama

KEWANGAN
Prosedur Kewangan - 01 - 02 Anggaran Belanjawan

PERKHIDMATAN
Alamat - 01 - 02 - 03

BEKALAN & KONTRAK

Pengubahsuaian / Pembaikan - 01 Penyelenggaraan Perolehan & Pembinaan Perolehan Perkhidmatan Perolehan Bekalan Pengurusan Aset Pengurusan Stor Pelupusan & Hapuskira - 02 - 03 - 04 - 05 - 06 - 07 - 08

Peruntukan
Perakaunan - 04 Terimaan Bayaran

- 03

Anugerah & Kehormatan Buku Perkhidmatan Cuti - 04 - 05 Penanggungan Kerja Kesihatan & Perubatan

- 05 - 06

Kenaikan Pangkat/Pemangkuan
- 06 - 07

Gaji/Emolumen

- 07

Cara Memberi Nombor Rujukan

1. PPD.01/100/02/1
>> PPD.01 - Kod Organisasi Daerah K.T

>> 100
>> 02 >> 1

- Kod Pentadbiran
- Arahan / Pekeliling - Pekeliling KPM/JPN

2. PPD.02(S)/200/18/1
>> PPD.02 >> (S) >> 200 >> 18 >> 1 - Kod Organisasi Daerah Dungun / Marang - Taraf Keselamatan Sulit - Kod Perkhidmatan - Kod Tatatertib - Lembaga Tatatertib

2.4 MENDAFTAR FAIL BARU

Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) Doket Faharasat Abjad (Am 89A) Taip butiran maklumat seperti berikut :

dan

- Nombor Rujukan Fail

- Tajuk Fail Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk pergerakan fail

2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

Kandungan melebihi 100 kandungan atau kurang tetapi dianggap terlalu tebal hendaklah ditutup Buka Jil 2 atau Jil 3

Fail asal hendaklah ditanda DITUTUP JIL 2 DIBUKA

Fail baru dibuka dengan nombor rujukan yang sama dan ditambah Jil 2 atau Jil 3

3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

1. CARA PENYIMPANAN

2. PERGERAKAN FAIL

3. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan

3.2 PERGERAKAN FAIL

Catat semua pergerakan fail dan catatkan di belakang kertas Doket Faharasat Bilangan atau Buku Pergerakan Fail

Registri 1 KAD KELUAR FAIL

No. Fail Tajuk Fail : : Dihantar Kepada: Tarikh: Oleh: Kepada: Dihantar Tarikh: Oleh: Indeks perkara :

HENDAKLAH DIKANDUNGKAN DALAM FAIL SEBELUM FAIL DISIMPAN

3.3 SIMPAN DALAM PERHATIAN

Simpan dalam perhatian (SDP) fail berkenaan sehingga masa ditetapkan Perlu menyimpan daftar tarikh failfail yang diperlukan Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Harian Rasmi

PENUTUPAN FAIL
Fail Aktif yang boleh ditutup adalah setelah tebal melebihi satu inci atau mengandungi 100 lampiran (yang mana lebih awal) Apabila fail ini telah ditutup maka tindakan baru hendaklah dilakukan dalam fail lain.

Fail tidak aktif dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama lima tahun. Fail ini boleh ditutup.

FAIL AKTIF AKTIF

(Am 435-Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

ANM.400-1
PERKARA

PNB.,KL

KURSUS PENGURUSAN REKOD

FAIL TIDAK AKTIF AKTIF

(Am 435-Pin. 1/80) Kertas-kertas Yang Berhubung

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

ANM.400-1
PERKARA

PNB.,KL

KURSUS PENGURUSAN REKOD

4. PROSEDUR PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

1. PEMISAHAN FAIL

2. PEMINDAHAN FAIL

3. PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

4.1 PEMISAHAN FAIL

Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif

Fail aktif, fail yang masih digunakan dan dirujuk lebih 2 kali dalam setahun Fail tidak aktif, fail yang tidak pernah dirujuk dalam tempoh setahun

4.2 PEMINDAHAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan rujukan Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948

Fail peribadi kakitangan

Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan jadual pemindahan rekod

4.3 PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai penyelidikan dan perundangan Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan lagi Fail-fail yang tamat tempoh simpan mengikut jadual pemindahan rekod yang dipersetujui oleh Arkib Negara

PENUTUP

PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN