PROJECT PROPOSAL WORKSHOP KESEKERTARIATAN, PUBLIC RELATION (PR) DAN KEBENDAHARAAN KORPS HMI-WATI PENGURUS BESAR MAHASISWA ISLAM

(KOHATI PB HMI) PERIODE 2010-2012 A. LATAR BELAKANG KOHATI adalah bagian yang tidak terpisahkan dari HMI ini jelas tertulis dalam konstitusi dan AD/ART. Sebagai bagian dari HMI tentu KOHATI memiliki tugas yang wewenang yang sama denga HMI yakni membina, dan menciptakan kader muslimah yang memiliki wawasan yang luas dan tanggap terhadap isu-isu keperempuanan. HMI sebagai organisasi kader, senantiasa menjadi wadah untuk memberikan pembelajaran yang positif dan berkualitas dalam menciptakan pemimpin yang memiliki karakter dalam menjawab tantangan zaman. Begitu pula dengan KOHATI memiliki tanggung jawab yang sama untuk itu. Dengan perkembangan teknologi informasi hari ini, KOHATI tidak lagi sebagai organisasi yang harus mengabaikan IT tapi lebih dari itu diperlukan kerja keras dan kerja sama semua jajaran baik di level pusat sampai dengan komisariat dalam menciptakan KOHATI sebagai organisasi yang modern. Untuk menciptakan kondisi yang modern tersebut diperlukan pola yang tentu saja menjadi acuan bersama sebagai mekanisme standarisasi atau konsep administrasi yang maksimal guna menjadi sebuah tuntunan syarat untuk merekam seluruh perjalanan kinerja kepengurusan dengan tidak mengabaikan AD/ART dan PDK. Manajemen organisasi KOHATI di semua cabang-cabang sangat beragam, bahkan sebagian besar kader KOHATI kurang memahami tentang pola manajemen organisasi yang baik, kurang paham tentang tugas, peran dan fungsinya masing-masing. Ini merupakan masalah internal yang perlu dijawab secara bersama-sama. Di sisi lain secara interal KOHATI mengalami krisis percaya diri. Tidak percaya diri sebagai seorang HMIwati dan bisa tampil di depan umum. Pilihan menjadi anggota HMI-wati bukanlah menjadi hal yang menarik lagi saat ini, karena secara kelembagaan KOHATI tidak konseren dan komitmen dalam melakukan pengembangan diri terhadap anggotanya. Beberapa hal di atas tentu menjadi masalah bagi kita hari ini dan ke depan maka perlu ada pengembangan secara internal terhadap kader HMI-wati yang meliputi manajemen organisasi dan tata cara berkomunikasi yang baik dengan
KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

banyak orang. Berwacana tentang manajemen maka sangat erat hubungannya dengan tugas dan fungsi dari kesekertariatan. Berbicara kesektariatan dan administrasi merupakan hal yang sangat urgen demi kelancaran organisasi, karena ada satu pepatah mengatakan bahwa administrasi merupakan penopang baik tidaknya organisasi, maka untuk itu kesektariatan organisasi. memegang peranan penting dan lancar tidaknya kinerja semakin Tugas-tugas kesekertariatan administrative

kompleks dan melibatkan proses komunikasi, koordinasi dan kontrol. Tak bisa dipungkiri peran sekretaris sebagai boss behind the boss sebagai filter komunikasi aktif, pengendali kegiatan pimpinan dan sering menjadi penentu dalam pengambilan keputusan sebuah organisasi. Untuk menunjang peran tersebut dibutuhkan keahlian tidak saja untuk menjadwal acara, mencatat, meneruskan dan menyimpan informasi (notaries/arsip) namun juga kemampuan untuk mengumpulkan, mengolah dan menyajikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Hal lain yang tidak harus kita abaikan adalah informasi keuangan organisasi merupakan hal yang sangat penting bagi management kebendaharaan. Namun kenyataannya tidaklah mudah memahami informasi keuangan itu bagi kader yang tidak memiliki latar belakang keuangan. Karena itu tidak jarang laporan dan analisa keuangan yang disampaikan sulit dipahami. Tentu saja banyak hal yang dihadapi oleh KOHATI saat ini yang jauh dari harapan sebenarnya, maka KOHATI PB HMI, Bidang kesekertariatan dan kebendaharaan bermaksud melaksanakan Workshop Kesekertariatan, Public Relation dan Kebendaharaan, untuk sedikit menjawab permasalahan internal KOHATI saat ini.

B. NAMA KEGIATAN Nama kegiatan ini adalah Workshop Kesekertariatan, Public Relation dan Kebendaharaan

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

C. TEMA KEGIATAN Adapun tema yang dipilih dalam kegiatan ini adalah Membangun Jiwa

Manajerial sebagai langkah ikhtiar menjadikan KOHATI sebagai organisasi modern

D. TUJUAN KEGIATAN Workshop kesekertariatan, PR dan kebendaharaan bertujuan untuk; 1. Menciptakan HMI-wati yang paham akan manjemen organisasi yang baik dan benar serta paham tentang tugas, peran dan fungsinya masingmasing 2. Mengasah pola komunikasi yang baik antar sesama kader, maupun menarik simpati untuk menjadi anggota HMI-Wati 3. Menyamakan pengetahuan dan pemahaman terkait dengan administrasi dan kebendaharaan 4. Mengupdate pemahaman fundrising kebendaharaan di seluruh tingkatan E. HASIL YANG INGIN DICAPAI Adapun hasil yang diinginkan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut; 1. Membuat buku saku manajeman organisasi yang bermanfaat bagi seluruh KOHATI di Indonesia 2. Membuat Kurikulum Public Speaking atau Public Relation, sebagai acuan dalam membangun komunikasi antar sesama kader maupun menarik simpati mahasiswa untuk menjadi anggota HMI-Wati 3. Membuat SOP kebendaharaan sebagai acuan pelaporan keuangan untuk KOHATI se-Indonesia F. PESERTA Peserta yang akan mengikuti kegiatan ini adalah Kohati Badko, Kohati Cabang dan Bid.PP HMI Se-Indonesia yang diwakilinya. Persyaratan peserta sebagaimana telampir G. JADWAL KEGIATAN Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 22 - 24 Juni 2012 di Graha Insan Cita, Depok (materi terlampir) H. ESTIMASI ANGGARAN Terlampir
KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

I. KEPANITIAAN Terlampir J. PENUTUP Kiranya apa yang akan kami lakukan senantiasa memberikan energi positif untuk semua anggota HMI-Wati se-Indonesia, dan tentu ini memberikan manfaat jangka panjang baik saat di HMI maupun sudah menjadi alumni. Kami sadari bahwa apa yang kami lakukan masih jauh dari penyempurnaan, sehingga masukan sangat kami harapkan untuk perbaikan lembaga ini ke depan. Mohon kerja samanya untuk membangun lembaga ini. Semoga niat baik kita semua mendapat safaat dari Allah swt.
JAYALAH KOHATI BAHAGIA HMI YAKIN USAHA SAMPAI

Jakarta, 03 Rajab 1433 H 24 Mei 2012 M

PANITIA PELAKSANA WORKSHOP KESEKTARIATAN, PUBLIC RELATION, DAN KEBENDAHARAAN KOHATI PB HMI

WA ODE HERLINA KETUA

DAMRAH SEKRETARIS MENGETAHUI, PENGURUS KORPS HMI-WATI PENGURUS BESAR HMI (KOHATI PB HMI)

FITRIANI KETUA UMUM

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

Lampiran 1 SUSUNAN PANITIA PELAKSANA WORKSHOP KESEKTARIATAN, PUBLIC RELATION DAN KEBENDAHARAAN KOHATI PB HMI Penanggungjawab : Noer Fajriansyah (Ketua Umum PB HMI) Fitriani (Ketua Umum KOHATI PB HMI) Steering Committee : Hapsa Lumaela (Co) Rustini Safitri Hafida Farwah Manja Lestari Damanik Endah Cahya Immawati Ninin Herlina Nilam Wulandari Reka Reinhoran Wa Ode Herlina (Ex. Officio) Organizing Committee Ketua Sekretaris Bendahara : Wa Ode Herlina : Damrah : Denis

Divisi-Divisi 1. Administrasi dan Kesekretariatan Koordinator Anggota : Eva Mufarifah Alwan : Ratna Sari Fauiziah Alkatiri

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

2. Perlengkapan, Publikasi dan Dokumentasi Koordinator Anggota : Yelia Henita : Rusmayanti Musrifah 3. Acara Koordinator : Dita Setyo Rini Anggota : Sulastri Haiba Irene Widyastomo 4. Konsumsi Koordinator : Ade Cahya Anggota : Lisnawati

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

Lampiran II KETENTUAN DAN PERSYARATAN PESERTA WORKSHOP KESEKTARIATAN, PUBLIC RELATION, DAN KEBENDAHARAAN KOHATI PB HMI 1. Merupakan anggota HMI cabang / badko setempat 2. Setiap cabang / badko hanya mengirimkan 2 utusan yakni sekretaris umum dan bendahara umumnya dan wajib melakukan konfirmasi sebelum tanggal 20 Juni 2012 Melalui cp : 085242177252 / 087888684657 (ketua panitia), 081339693975 (sek.panitia), 081287069997 (sekum KOHATI PB HMI), dan 081397133391 (bendum KOHATI PB HMI) 3. Membawa dan menyerahkan surat mandat dari cabang / badko setempat utusan masing-masing 4. Memberikan curriculum vitae yang dikirim ke panitia sekaligus pendaftaran peserta 5. Menyerahkan pas photo ukuran 3 x 4 sebanyak 2 lembar 6. Membuat papper dengan tema Membangun Jiwa Manajerial sebagai langkah ikhtiar menjadikan KOHATI sebagai organisasi modern yang dikirim via email : kohatipbhmi@ymail.com, dengan ketentuan : Sesuai dengan tema yang diberikan Diketik sesuai standar penulisan (kertas kuarto, spasi 2, huruf Times New Roman, font 12) minimal 2 halaman 7. Semua persyaratan harus dipenuhi sebelum materi perdana berlangsung 8. Peserta wajib mematuhi semua peraturan yang telah ditetapkan

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

Lampiran III Jadwal Materi Workshop kesektariatan, PR dan kebendaharaan Tingkat Nasional KORPS HMI-WATI PENGURUS BESAR HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (KOHATI PB HMI) WAKTU KEGIATAN PEMATERI PEMANDU

Jumat, 22 Juni 2012 08.00-09.00 Launching Website KOHATI OC PBHMI Materi I Bedah anatomi lambang Yunda Ida Ismail SC Nasution KOHATI Ishoma FGD MOT Umi SC SC MOT OC OC OC

09.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-17.00

Materi II Manajemen organisasi; Yunda Azizah menuju organisasi modern Isho Breafing Ishoma All

17.00-17.00 17.00-17.30 17.30-20.00 20.00-22.00

22.00-01.00 01.00-05.00

Materi III MOT Yunda Upi Fitriani Metodologi pengarsipan dan surat menyurat KOHATI SC Evaluasi Istirahat OC

Sabtu, 23 Juni 2012 05.00-06.00 06.00-09.00 Sholat + MCK Olah Raga MOT OC OC

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

09.00-11.00 11.00-12.00 12.0013.00 13.00-15.00 15.00-15.30 15.30-17.00 20.00-23.00 23.00-24.00 01.00-05.00

Materi IV Psikologi Komunikasi FGD Ishoma Materi V Komunikasi Publik Ishoma FGD Materi VI Metodologi Publik Speaking Evaluasi Istirahat

Yunda Malinda All Ibu Nazwa Shihab

MOT MOT SC

SC MOT OC

Yunda Ratu SC Ratna Damayni MOT MOT OC

Minggu, 24 Juni 2012 05.00-06.30 06.3009.00 09.00-12.00 Shalat + MCK Olah Raga OC SC SC

12.00-13.00 13.00-15.00

Materi VII Mengelola potensi organisasi Kanda Aidil Akbar untuk meningkatkan (HIPMI) kemandirian finansial organisasi Ishoma Materi VIII Teknik Fundraising

OC

Kanda Achmad SC Nasir Biasane MOT MOT SC All

15.00-15.30 15.30-16.00 16.00-17.00 20.00-22.00

FGD Ishoma FGD Materi IX Pelaporan keuangan untuk Kanda presentasi monthly of review Baharuddin management (administrasi Dahlan yang baik)

SC

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

21.00-24.00 24.00-05.00

FGD Istrahat

MOT All

SC OC

Senin, 25 Juni 2012 05.00-07.00 07.00 09.00 10.00 11.00 Shalat + MCK Olah Raga/Out Bond Penutupan OC OC OC

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

Lampiran IV Estimasi Anggaran Workshop Kesektariatan, Public Relation, dan Kebendaharan KOHATI PB HMI No Uraian A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 ADMINISTRASI KESEKTARIATAN Kertas A4 Tinta printer Spidol besar dan kecil Blocknote Penggandaan administrasi dan kohati Amplop putih Plano Meta plan Map peserta Stempel panitia Kwitansi ATK Cinderamata pemateri Honorarium pemateri Sewa aula Kamar peserta + panitia Cuci cetak photo Sewa handycam Penggandaan proposal ID peserta + panitia Sticker + pin Fotocopy makalah pemateri Jumlah 3 rim 4 dos 2 dos 50 pedoman 50 kesektariatan 2 dos 5 5 50 1 2 50 9 9 4 hari 10 2 4 hari 20 50 50 50 x 9 45.000 50.000 30.000 5.000 10.000 15.000 15.000 35.000 3.000 80.000 5.000 15.000 100.000 500.000 1.000.000 250.000 50.000 100.000 20.000 3.000 5.000 5.000 135.000 200.000 60.000 250.000 500.000 30.000 75.000 175.000 150.000 80.000 10.000 750.000 900.000 4.500.000 4.000.000 10.000.000 100.000 400.000 400.000 150.000 250.000 2.250.000 25.365.000 Satuan Harga @ (Rp) Total (Rp)

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

No Uraian B 1 2 3 4 TRANSPORTASI DAN AKOMODASI Transportasi panitia Sewa mobil Biaya bensin + sopir Biaya komunikasi panitia Jumlah

Satuan

Harga @ (Rp)

Total (Rp)

1.000.000 4 hari 4 hari 4 hari 250.000 150.000 50.000 1.000.000 600.000 200.000 2.800.000

No Uraian C 1 2 3 KONSUMSI Snack pembukaan dan penutupan

Satuan

Harga @ (Rp)

Total (Rp)

100 x 2

5.000 15.000 5.000

1.000.000 9.000.000 2.000.000 12.000.000

Makan peserta + panitia (3 x 4 hari) 50 Snack coffee break (2 x 4 hari) Jumlah 50

No Uraian D 1 2 3 Spanduk Obat-obatan Bendera HMI Jumlah TOTAL ANGGARAN NO A B C D URAIAN ADMINISTRASI KESEKTARIATAN

Satuan 3

Harga @ (Rp) 100.000

Total (Rp) 300.000 100.000

PUBDEKDOK DAN PERLENGKAPAN

20

10.000

200.000 600.000

JUMLAH (Rp) 25.365.000 2.800.000 12.000.000 600.000 40.765.000

TRANSPORTASI DAN AKOMODASI KONSUMSI PUBDEKDOK DAN PERLENGKAPAN

TOTAL

Terbilang : Empat puluh juta tujuh ratus enam puluh lima ribu rupiah
KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)

KOHATI PB HMI 2010 - 2012 Cp : 085242177252 (Lina)