Anda di halaman 1dari 16

1.

PENGORGANISASIAN

1.1. Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian dan Organisasi sangat berkaitan erat. Pengorganisasian disebut


organisasi secara dinamis, dimana dalam pengorganisasian terjadi proses yang sangat
terencana untuk menentukan segala kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi
agar dapat mencapai tujuan organisasi. Dalam perorganisasian terjadi pengambilan
keputusan dalam menciptakan kerangka kerja. Kerangka kerja harus berisi rencana
starategis secara garis besar bagaimana tujuan itu akan dapat dicapai dan kemampuan
organisasi Sedangkan hasil dari pengorganisasian itu adalah organisasi yang disebut
organisasi secara statis. Disebut statis karena organisasi dijadikan alat dan wadah oleh
seorang manajer untuk melakukan kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi.
Organisasi terdiri dari :
1. Goal Oriented Arragement, pengaturan yang berorientasi pada sasaran.
2. Psychosocial System, orang yang berinteraksi di dalam kelompok.
3. Technological System, orang yang menggunakan ilmu pengetahuan dan teknik.
4. Struktur System, Interaksi kegiatan yang terstruktur serta orang-orang yang bekerja
sama dalam hubungan-hubungan yang terpola.

1.2. Tahap Organisasi

Ada empat tahap yang menjadi dasar dalam melakukan proses pengorganisasian.
1. Pembagian Kerja (Division of Work)
Dalam merencanakan berbagai kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan suatu
organisasi perlu disederhanakan agar mudah mempraktekannya. Upaya untuk
meyederhanakan keseluruhan kegiatan yang kompleks menjadi lebih terperinci dan
spesifik akan mempermudah dalam menempatkan karyawan. Proses pembagian kerja
menjadi lebih rinci ini disebut spesialisasi pekerjaan. Keseluruhan pekerjaan tersebut
diturunkan atau dibagi berdasarkan kriteria tertentu yang lebih spesifik. Semakin
terspesialisasi seorang karyawan, maka ia akan semakin paham terhadap pekerjaanya.
Secara teori maka semakin terspesialisasi maka akan perusahaan akan semakin
produkif. Namun, spesialisasi pekerjaan ini juga memiliki dampak negatif. Karena
hanya menguasai bidang pekerjaannya saja, akan timbul kejenuhan dalam bekerja,
sehingga menimbulkan ketidakpuasan dalam bekerja yang akan mengakibatkan
karyawan mengalami stress yang tinggi, kesehatan mental dan perkembangan pribadi
yang rendah.
2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
Setelah didapat spesifikasi, pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria
yang sejenis. Proses pengelompokan ini disebut departementalisasi.
Terdapat berbagai pendekatan dalam proses departementalisasi, Namun mana yang
lebih baik? Semua pendekatan memiliki plus dan minus. Fungsional memberikan
kemudahan organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam
1
organisasi. Kekurangannya akan agak menyulitkan ketika terdapat perbedaan
kepentingan antar bagian yang berbeda. Hal ini dapat diatasi dengan pendekatan
produk, dimana di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional,
dengan demikian konflik perbedaan dapat dihindari. Tapi pendekatan ini mungkin
belum tentu sesuai dengan organisasi yang memiliki banyak branch atau malah tidak
efektif bagi organisasi non profit. Jadi, penggunaan pendekatan dalam proses
departementalisasi sangat situasional denga berbagai faktor yang dimiliki dan
dihadapi oleh organisasi.
3. Penentuan Relasi (Hierarchy)
Pekerjaan-pekerjaan yang sudah terspesifikasi dan berkelompok-kelompok kemudian
memerlukan span of control, yaitu menentukan jumlah orang atau bagian dibawah
suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen dan menentukan
garis hierarki. Setelah itu menentukan chain of command, yaitu penjelasan mengenai
batasan kewenangan siapa dan bagian mana yang akan melapor ke bagian yang sudah
ditentukan, juga menentukan garis perintah hierarki paling atas sampai paling bawah.
Dalam menentukan hierarki akan ditetapkan memakai jenis hierarki horizontal atau
vertikal yang dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
4. Koordinasi (Coordination)
Setelah semuanya telah terencana, yang selanjutnya dipikirkan adalah bagaimana agar
organisasi yang sudah didesain sedemikian rupa ini berjalan dengan efektif dan
efisien? Disinilah diperlukan koordinasi. Koordinasi adalah proses untuk meyatukan,
mengkomunikasikan seluruh aktivitas dan kegiatan agar tujuan organisasi dapat dapt
tercapai secara efektif dan efisien. Tanpa koordinasi, berbagai kegiatan yang
dilakukan tidak akan terarah dan cenderung akan membawa kepentingan diri masing-
masing bagian.

1.3. Struktur Organisasi

Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi :


• Strategi Organisasi
Pilihan struktur yang tepat belum tentu menjamin kesuksesan dalam pencapaian
tujuan, tapi bisa meningkatkan kemungkinan kesuksesan dalam mencapai tujuan.
Strategi organisasi dibentuk sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Struktur
organisasi juga dibentuk sebagai jalan untuk mencapai tujuan. Karena itu struktur
organisasi haruslah sejalan dengan strategi organisasi.
• Skala Organisasi
Organisasi kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak
terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan, sedangkan organisasi
yang besar memiliki struktur yang lebih kompleks. Perbedaan skala ini bisa menurut
beberapa faktor, misalnya kita bisa melihat organisasi tersebut disebut besar karena
jumlah tenaga kerjanya, pangsa pasar atau karena memiliki banyak cabang di berbagai
daerah.
• Teknologi
2
Faktor teknologi terkait dengan cara bagaimana sebuah produk dihasilkan oleh sebuah
organisasi. Dalam aktivitasnya terdapat pekerjaan-pekerjaan rutin yang memerlukan
bagian khusus untuk menanganinya. Pekerjaan rutin ini barangkali akan memiliki
struktur yang lebih banyak bagiannya dibanding pekerjaan yang tidak rutin. Selain itu,
faktor teknologi juga terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam menjalankan
aktivitas organisasi. Misalnya jika sebuah organisasi menggunakan mesin dalam
memproduksikan barangnya maka perlu ada bagian khusus yang memastikan
pekerjaan di bagian yang menggunakkan mesin itu selalu berjalan dan juga
memastikan mesin tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
• Lingkungan
Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi termasuk dalam penentuan
struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan menuntut organisasi unutk
dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah. Sebaliknya,
lingkungan organisasi yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah
struktur suatu organisasi.

Bentuk-bentuk Organisasi:
Organisasi Fungsional
Organisasi Divisi
Organisasi Matrik

1.4. Wewenang
Wewenang atau authority adalah kekuasaan formal yang dimiliki seseorang yang telah
dipilih unutk memimpin suatu organisasi. Baik sebagian, maupun keseluruhan dari
organisasi. Posisi atau kedudukan seseorang ditentukan oleh wewenang yang
dimilikinya. Semakin banyak wewenang yang dimiliki, maka semakin tinggi
kedudukannya dalam organisasi tersebut.

Dua pandangan mengenai kewenangan :


• Pandangan Klasik
Pandangan klasik menerangkan bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir akibat dari
adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan. Dengan
demikian, kewenangan menurut pandangan klasik bersifat dari hierarki yang atas ke
hierarki yang bawah.
• Pandangan Penerimaan
Menurut pandangan penerimaan, tidak ada kewenangan yang serta merta dilakukan
oleh bawahan. Bila seorang atasan memberi perintah dan tidak dijalankan oleh atasan
bukan berarti atasan itu tidak memiliki kewenangan tapi yang kemudian dilakukan
atasan tidak dapat diterima bawahan. Pandangan ini memandang bahwa kewenangan
akan terjadi jika adanya penerimaan dari bawahan untuk melakukan perintah yang
diberikan atasan.

Jenis-jenis Kewenangan dalam Organisasi :


3
Kewenangan Lini (line authority)
Orang-orang yang berada di dalam kewenangan lini adalah mereka yang bertanggung jawab
terhadap berbagai kegiatan dalam organisasi. Garis wewenangnya dari atasan langsung
diberikan kepada bawahannya. Keseluruhan bagian maupun subbagian saling mendukung
dalam pencapaian tujuan organisasi
Kewenangan Staff (staff authority)
Kewenangan staff adalah mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian-
bagian dalam organisasi yang memiliki kewenangan lini. Biasanya berupa pelayanan atau
saran, karena orang-orang ini biasannya memiliki keahlian tertentu seperti konsultan pajak.
Orang tersebut tidak turun langsung dalam menjalankan pekerjaan organisasi dan tidak
mempunyai kekuasaan unutk memberi perintah pada anggota organisasi.
Kewenangan Fungsional (fungsional authority)
Kewenangan fungsional adalah mereka yang berada dalam bagian tertentu di organisasi
memiliki kewenangan lini dan kewenangan staff, namun karean tugasnya ia diberi
kewenangan untuk melakukan kontrol atau koordinasi di bagian lainnya unutk memastikan
bahwa kegiatan oraganisasi berjalan dengan baik dan sesuai aturan.

1.5. Delegasi
Delegasi dapat terjadi karena adanya berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu
pekerjaan. Keterbatasan ini dapat terjadi dari berbagai faktor, keterbatasan jumlah
pekerja, keahlian, waktu pengerjaan dan lainnya. Jika tidak segera ditanggulangi, akan
memperburuk kinerja organisasi. Karena itu dibutuhkan pendelegasian. Pelimpahan
wewenang atau pendelegasian merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain
yang sah menurut organisasi untuk melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat dan Kendala Wewenang
Manfaat wewenang :
 Dengan adanya pelimpahan wewenang, bawahan yang menerima wewenang akan
mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan unutk melakuka hal
yang baru itu.
 Mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik. Karena bawahan lebih
mengetahui keadaan yang terjadi, makak akan mendorong hasil yang lebih baik
 Penyelesaian pekerjaan akan lebih cepat jika pelimpahan wewenang tersebut berjalan
sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.
Kendala wewenang :
 Pelimpahan kewenangan akan menjadi kendala jika staf yang diberi wewenang tidak
memiliki kemampuan atau kapabilitas unutk mnerima dan menjalankan sesuatu yang
didelegasikan kepadanya.
 Pelimpahan wewenang akan berdampak pada kurangnya tanggung jawab atasan pada
bawahannya. Pada beberapa kasus, pelimpahan wewenang menjadi pelarian tanggung

4
jawab atasan kepada bawahannya bukan lagi sebagai proses pembelajaran dan
pemberian kepercayaan.

1.6. Sentralisasi dan Desentralisasi


Sentralisasi adalah pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam
organisasi, sehingga semua keputusan diputuskan oleh manajer tingkat atas. Sementara
pada desentralisasi, pengambilan keputusan diambil dari berbagai masukan dari tingkat
bawah. Sehingga pada desentralisasi, manajer tingkat bawah memiliki pengalaman dan
mampu untuk mengambil keputusan

2. PENYUSUNAN PERSONALIA

2.1. Pengertian Penyusunan Personalia


Pengertian penyusunan personalia atau staffingdilakukan dengan tujuan untuk
memperoleh karyawan yang efektif untuk mengisi jabatan–jabatan yang kosong di
suatu organisasi. Asas pengisian jabatan adalah “the right man in the right place” dan
“the right man in the right job” asas ini perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya
“miss-manajemen” dalam kepegawaian. Untuk mencari orang yang tepat dalam
mengisi jabatan maka perlu dilakukan pengadaan, penarikan, seleksi, penempatan,
pemberhentian.

5
2.2. Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah proses seleksi untuk mendapatkan karyawan baik
kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk
mendapatkannya dilakukan analisis jabatan (job analysis) untuk menganalisa pekerjaan
apa saja yang harus di lakukan pada suatu jabatan. Hasil analisis jabatan adalah uraian
pekerjaan (job description), uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan
dan spesifikasi pekerjaan ( job spesification), uraian persyaratan seseorang dapat
memangku suatu jabatan tertentu.
Dengan job analysis, dapat diketahui :
• Tugas dan tanggung jawab (job description).
• Syarat-syarat (job spesification) tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan yang
kososng.
• Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
• Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.
• Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.

2.3. Penarikan
Penarikan (recruiting) adalah kegiatan untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja
agar melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Sumber karyawan bisa didapat dari sumber internal dan eksternal.
Sumber internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan yang kosong berasal dari
dalam perusahaan dengan cara mutasi baik secara vertikal mau pun horizontal. Mutasi
vertikal berbentuk promosi, yaitu mutasi dengan cara penaikan pangkat dan demosi,
yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat. Mutasi horizontal adalah pemindahan
seorang karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang setara. Mutasi dilakukan
atas dasar keinginan karyawan atau keinginan perusahaan dengan tujuan untuk
penempatan kembali karyawan ke jabatan yang lebih sesuai dengan keahliannya.
Sumber eksternal, yakni tenaga kerja di dapat dari orang-orang di luar perusahaan,
yaitu dari lembaga-lebaga pemdidikan, kantor penempatan tenaga kerja, bursa tenaga
kerja, nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

2.4. Seleksi
Seleksi (selection) adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang di terima
atau d tolak oleh perusahaan. Dasar seleksi berdasarkan job spesification. Metode
seleksi ada 2 yaitu: metode non ilmiah, dimana seleksi dilaksanakan tidak di dasarkan
kepada spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan, tapi didasarkan pada perkiraan dan
pengalaman. Metode ilmiah dimana seleksi yang didasarkan pada ilmu pengetahuan
dan kebutuhan nyata serta berpedoman pada spesifikasi tertentu.
Prosedur seleksi :
• Seleksi surat-surat lamaran
• Pemeriksaan referensi
• Wawancara pendahuluan

6
• Seleksi ilmu pengetahuan
• Tes psikologi
• Tes kesehatan
• Wawancara akhir dengan atasan langsung
• Keputusan diterima atau tidak

2.5. Penempatan
Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang yang telah lulus
seleksi untuk menempati jabatan-jabatan tersebut sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi kerjanya pekerjanya. Dalam penempatannya dilakukan orientasi, yaitu
memberi informasi karyawan baru tentang tugas dan tanggung jawabnya, informasi
perusahaan serta memperkenalkan pada karyawan lama. Induksi yaitu kegiatan
mempengaruhi tingkah laku karyawan baru agar dapat menyesuaikan diri dan menaati
peraturan perusahaan. Dilakukan pula metode-metode latihan untuk melatih karyawan
agar lebih produktif. Dengan metode on the job training, yakni menggunakan orang
dalam perusahaan untuk melakukan pelatihan dan off the job training, yakni memakai
trainer dan melakukan pelatihan di luar oragnisasi.

2.6. Pemberhentian
Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan seorang karyawan dengan
perusahaan. Pemberhentian bisa terjadi karena keinginan perusahaan, keinginan
karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun atau meninggal dunia.
Setiap karyawan yang berhenti selalu mengeluarkan biaya, sehingga ini merugikan
perusahaan. Perputaran karyawan (Labour turn-over) yang terlalu sering dapat
merugikan perusahaan dan menggambarkan manajemen perusahaan yang tidak stabil.

3. MOTIVASI

3.1. Pengertian Motivasi


Motivasi berasal dari kata mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak.Motivasi
adalah tindakan untuk mempengaruhidan mendorong seseorang untuk berperilaku.
Motivasi dilakukan untuk mendorong gairah kerja bawahan, agar mererka mau bekerja
keras dengan memberikan seluruh kemampuannya dan ketrampilannya unutk
mewujudkan tujuan peusahaan. Perusahaan bukan hanya mengharapkan karyawan
mampu, cakap dan trampil tetapi yang terpenting mereka mau memiliki antusiasme
dalam bekerja, mau bekerja dengan giat dan berkeinginan untuk mencapai hasil yang
optimal

3.2. Model Motivasi


7
Model Tradisional (traditional model of motivation theory)
Model tradisional memiliki asumsi bahwa pekerja tidak menyukai pekerjaannya,
sehingga manajer harus memberi perintah dan mengawasi bawahan pada setiap
pekerjaan. Pekerja akan menunjukkan kinerja yang baik jika diberi insentif yang tinggi.
Contoh model ini terjadi di beberapa perusahaan seperti perusahaan asuransi atau
perusahaan yang menggunakan salesman untuk melakukan pemasaran.
Model Relasi Manusia (human relation model)
Model ini berpandangan bahwa pekerjaaan yang terus-menerus dilakukan karyawan
menyebabkan kejenuhandan berakibat pada penurunan motivasi. Pekerja akan
menunjukkan peningkatan kerja jika kontak sosial dan hubungan antar relasi manusia.
Hal ini membuat mereka merasa penting dan dibutuhkan bagi perusahaan, sehingga
mereka akan menunjukkan kinerja yang baik. Contoh model ini masih terjadi di
perusahaan seperti adanya kotak saran, diberlakukan seragam kerja unutk
meminimalisasi diskriminasi, buletin pekerja dan lainnya.
Model Sumber Daya Manusia (human resources model)
Model ini beranggapan bahwa pada dasarnya manusia memiliki 2 faktor yakni tipe-X
dan tipe-Y. Tipe-X adalah sifat manusia yang cenderung malas untuk bekerja dan harus
dipaksa bekerja atau diimingi sesuatu. Tipe-Y adalah sifat manusia yang memiliki
kecenderungan menyukai pekerjaannya dan bertindak aktif dalam bekerja, sehingga ia
orang yang kreatif dan penuh inovasi. Untuk meningkatkan kinerjanya manajer perlu
menciptakan suasana kerja yang memungkinkan setiap individu untuk dapat
berkembang.

3.3. Teori –Teori Motivasi


Teori Hierarki Kebutuhan dari Abraham Maslow
Teori ini menyatakan bahwa orang-orang termotivasi untuk berperilaku dalam
pekerjaanya unutk memenuhi kebutuhannya yang terdiri dari lima tingkatan yaitu
kebutuhan fisik (physical needs), kebutuhan keamanan (safety and security needs),
kebutuhan sosial (social/belongingness needs), kebutuhan penghargaan (esteem needs)
dan kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization needs). Kebutuhan ini berlaku secara
hierarki sehingga menurut Maslow, pemenuhannya berawal dari tingkat bawah hingga
ke tingkat yang paling atas.

Teori ERG dari Clayton Alderfer


ERG adalah singkatan dari Existence,Relatednes,dan Growth. Alderfer membagi
tingkatan kebutuhan manusia untuk bertahan hidup (existance), kebutuhan berinteraksi
dengan sesama (related), dan kebutuhan untuk menyalurkan kreativitas dan bersikap
produktif (growth). Aldefer berpendapat bahwa walaupun berlaku secara hierarkis, tapi
tidak tetap, misalnya ketika kebutuhan related terpenuhi bukan berarti kebutuhan
existencenya sudah terpenuhi dan jika misalnya kebutuhan growth terpenuhi bukan
berarti kebutuhan existence tidak diperlukan lagi.

Teori Tiga Kebutuhan dari John W.Atkinson dan David McClelland

8
Atkinson menyatakan bahwa terdapat tiga jenis kebutuhan manusia yang mendorong
seseorang untuk dapat termotivasi dalam berperilaku dan melakukan sesuatu. Ketiga
kebutuhan itu adalah kebutuhan akan kekuasaan (Need for Power), kebutuhan unutk
melakukan interaksi sosial (Need for Affiliation), dan kebutuhan untuk meraih prestasi
(Need for Achievement). Setiap orang memiliki kecenderungan kebutuhan yang berbeda
dan cenderung saling menyeimbangkan.

Teori Dua Faktor dari Frederick Herzberg


Menurut Herzberg seseorang cenderung akan termotivasi atau tidak tergantung dua
faktor, yaitu faktor yang mendorong kepuasan bekerja(satifiers atau motivating factors)
dan faktor yang mendorong ketidakpuasan bekerja (dissatifiers atau hygiene factors).
Motivation factors, berbagai kebutuhan yang terdapat dalam diri seseorang menuntut
untuk terpenuhi, jika itu terjadi maka akan mendorong tercapainya kepuasan seseorang
dalam pekerjaanya.
Hygiene factors, jika kebutuhan akan kondisi lingkungan yang diinginkan tidak
terpenuhi maka akan mengalami ketidakpuasan dalam bekerja, maka orang akan
cenderung tidak termotivasi dan melakukan kinerja yang buruk.

4. KEPEMIMPINAN

4.1. Pengertian Kepemimpinan


Kepemimpinan (leadership)adalah proses dalam mengarahkan dan mempengaruhi
para anggota dalam melakukan berbagai aktivitas di suatu organisasi. Proses disini,
bagaimana pemimpin menggunakkkan pengaruhnya untuk memperjelas tujuan
organisasi pada bawahannya, memotivasi mereka untuk memcapai tujuan organisasi
dan membantu menciptakan suasana kerja agar para karyawan bisa produktif dalam
bekerja. Kepemimpinan merupakan hal yang penting unutk dimiliki seorang
pemimpin, kemampuan untuk dapat mempengaruhi orang lain tanpa menggunakan
kekuatan, sehingga orang yang dipimpinnya menerima sebagai sosok yang layak
untuk memimpin.
Hal-hal yang menyebabkan seseorang menjadi pemimpin :
 Tradisi, menjadi pemimpin karena warisan/keturunan
 Kekuatan pribadi, menjadi pemimpin karena memiliki kemampuan, baik fisik
maupun kecakapannya.
9
 Pengangkatan atasan, menjadi pemimpin karena diangkat oleh atasannya.
 Pemilihan, menjadi pemimpin berdasarkan hasil pemilihan yang sudah dilakukan
Seorang pemimpin yang sukses adalah seseorang yang dapat menciptakan kerjasama
antara internal environment, yakni keseluruhan perusahaan seperti karyawan,
kegiatan produksi, pemasaran, administrasi, finansial, dan lainnya dengan external
environment, yakni hal-hal luar yang dapat mempengaruhi perusahaan seperti
perekonomian, teknologi, politik, kebijakan pemeritah, konsumen, kompetitor dan
lainnya.

4.2. Macam-Macam Wewenang Pemimpin


Wewenang Resmi (Formal Authority)
Wewenang resmi adalah wewenang yang sah dan legal yang dimiliki seorang
pemimpin, kerena kedudukannya dalam suatu perusahaan. Dengan wewenang resmi
pemimpin dapat memerintah. Memotivasi dan mempengaruhi tingkah laku
bawahannya. Wewenang ini dapat didelegasikan pada bawahan.
Kewibawaan (Personality Authority)
Kewibawaan adalah wewenang yang didapat karena wibawa yang dimiliki seorang
pemimpin. Bisa karena kecakapannya, pendidikan, kepribadian, kharisma, sehingga
ia bisa mempengaruhi bawahannya.

4.3. Teori Kepemimpinan


The Traitist Theory of Leadership (Teori Sifat)
Teori ini mengemukakan sifat-sifat yang dimiliki seorang pemimpin dianggap
sebagai ukuran penting sebagai syarat-syarat untuk menentukan potensi
kepemimpinan sorang pemimpin.
The Situasional Theory of Leadership (Teori Situasioanl)
Teori ini mengemukakan kepemimpinan dipengaruhi oleh keadaan pemimpin,
pengikut organisasi, dan lingkungan sosial. Gaya kepemimpinan seseorang dalam
keadaan normal dan kritis akan berbeda. Keberhasilan karena pengaruh situasi,
artinya ada seorang pemimpin yang berhasil dalam keadaan normal, namun adapula
yang dapat berhasil dengan baik dalam keadaan kritis. Bagi seorang pemimpin sejati
keadaan-keadaan darurat justru merupakan kesempatan baik untuk mengatasi
keadaan kritis itu.

4.4. Tipe Kepemimpinan


Tipe kepemimpinan dalam mempengaruhi para bawahannya dapat berbeda-beda. Hal
ini disebabkan latar belakang pemimpin, organisasi, pengikut dan lingkungan.
Kepemimpinan Otoriter
Pemimpin menganggap dirinya yang paling berkuasa. Pengarahan pada bawahan
dilakukan dengan cara memberikan instruksi atau perintah. Tujuan kepemimpinannya
hanya unutk meningkatkan produktivitas kerja dan cenderung tidak memperhatikan
kesejahteraan pekerja. Pimpinan menganut sistem manajemen tertutup, sistemnya
pun sentralisasi.
10
Kepemimpinan Partisipatif
Pemimpin melaksanakan kepemimpinannya dengan cara persuasif, menciptakan
kerjasama yang harmonis, menumbuhkan loyalitas, dan partisipasi bawahannya.
Pemimpin memotivasi bawahan agar mempunyai rasa memiliki perusahaan. Falsafah
pemimpin, pemimpin adalah untuk bawahan. Sistem manajemen terbuka dan
informasi pembinaan kaderisasi sangat diperhatikan.
Kepemimpinan Delegatif
Pemimpin memberikan kewenangan (delegasi) pada bawahan agar besar, sehingga
bawahannya diberi keleluasaan dalam mengambil keputusan dan menbuat kebijakan.
Pimpinan menyerahkan tanggung jawab agar bawahan dapat mengendalikan dirinya
sendiri dan menyelesaikan pekerjaanya. Para bawahan dituntut untuk memiliki
kematangan kemampuan dalam bekerja dan kematangan psikologis atau kemauan
dalam bekerja.

5. KOMUNIKASI
5.1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian dan pertukaran informasi sekurang-
kurangnya antara 2 pihak yang berperan sebagai pengirim (sender) dan penerima
(receiver) dengan menggunakkan berbagai media yang ada. Komunikasi memiliki
beberapa elemen penting, yaitu :
• Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait
dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain dengan lebih
efektif.
• Dalam komunikasi terjadi penyampaian dan pertukaran informasi dan pengertian,
sehingga agar proses ini dapat terjadi dan dapat dipahami, maka pihak-pihak yang
berkomunikasi perlu meyadari dan mengerti berbagai istilah dalam
berkomunikasi.
• Komunikasi dapat berupa bentuk-bentuk simbolis seperti suara, huruf, angka,
bahasa tubuh, dan lainnya.

5.2. Proses Terjadinya Komunikasi


Komunikasi berawal dari adanya pesan atau informasi yang ingin disampaikan dari
pengirim kepada penerima. Pesan tersebut kemudian akan mengalami proses
11
encoding, dimana pesan tersebut mengalami transformasi dalam bentuk simbol yang
menjadi representasi pengirim pesan. Misanya ungkapan persetujuan direprentasikan
dengan anggukan kepala atau bentuk kalimat “Ya”. Dapat pula juga menggunakkan
mediator, menggunakkan media elektronik ataupun melalui perantara orang lain.
Setelah diterima, pesan akan mengalami proses decoding, dimana pesan akan
ditransformasi maknanya agar dapat dimengerti penerima pesan. Lalu penerima akan
memberikan respon balasan dengan melakukan pengiriman pesan kembali sehingga
posisinya saling berganti, penerima pesan menjadi pengirim pesan dan pengirim
pesan menjadi penerima pesan dan begitu seterusnya.

5.3. Bentuk-Bentuk Komunikasi


Komunikasi Interpersonal
Bentuk komunikasi yang dilakukan suatu individu kepada individu lain. Bisa komunikasi
secara lisan, yakni komunikasi dengan menggunakkan lisan secara langsung bersamaan
dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya, seperti emosi, situasi dan lain hal
lainnya. Komunikasi lisan dapat berupa komunikasi formal, misalnya pembicaraan di
pertemuan atau rapat, maupun informal, misalnya berbicara di lift atau cafetaria.
Komunikasi secara tertulis, yakni komunikasi yang menggunakan mediator sebagai
penyampai pesan. Dilakukan karena komunikasi lisan tidak dapat dilakukan, unutk
mengingatkan sesuatu atau untuk memperkuat komunikasi lisan.
Komunikasi Lintas Budaya (cross-cultural communication)
Bentuk komunikasi yang dilakukan antarindividu yang memiliki perbedaan budaya.
Sehingga agar pesan dapat dapat disampaikan, diterima, dan dimengerti. Perbedaan ini
menimbulkan perbedaan karakter antarindividu, sehingga membutuhkan penyesuaian
agar kegiatan komunikasi dapat berjalan efektif.

5.4. Pola-Pola Komunikasi


Faktor yang memengaruhi pola komunikasi dalam organisasi :
• Jalur formal dari komunikasi, penggunaan legitimasi formal untuk melakukan
komunikasi. Informasi yang diberikan biasanya bersifat sangat penting
• Otoritas dari hierarki organisasi, perbedaan tingkatan manajemen akan
menentukan pola komunikasi dalam suatu organisasi. Para bawahan akan
menyesuaikan diri dalam hal berkomunikasi.
• Spesialisasi jabatan, adanya spesialisasi menyebabkan beberapa departemen
tertentu yang berbeda namun membutuhkan komunikasi, sehingga membentuk
pola komunikasi.
• Kepemilikan informasi, mereka yang umumnya lebih mengetahui dan menguasai
berbagai informasi yang terkait dengan bagiannya, maka orang yang diajak
berkomunikasi haruslah orang yang mengetahui dan menguasai hal-hal yang
terkait di bagian itu.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi veritikal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan seseorang yang
berada pada tingkat atas ke orang yang berada di bagian tingkat bawah atau

12
sebaliknya. Komunikasi yang terjadi biasannya mengenai pemberian tugas,
pemberian arahan ataupun pelaporan dan pertanggung jawaban.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan seseorang dengan
orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang setara. Komunikasi yang terjadi
dalam rangka koordinasi, kerjasama, dan lain sebagainya.

5.5. Membangun Komunikasi Yang Efektif


Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan agar komunikasi yang dilakukan dapat
berjalan dengan efektif dalam pencapaian organisasi.
• Meminimalkan hambatan komunikasi
Kadangkala, terdapat berbagai hambatan dalam berkomunikasi sehingga pesan
atau informasi yang ingin disampaikan mengalami kesalahan penerimaan,
penafsiran dan pemahaman. Akibatnya reaksi yang diharapkan tidak terjadi.
Hambatan tersebut dapat bersifat individual yang berupa kesalahpahaman dalam
memahami pesan kesulitan berkomunikasi, kemampuan mendengar dan
menyimak yang buruk dan lainnya. Ataupun hambatan yang bersifat
organisasional yang terjadi adalah kata-kata yang dipahami berbeda-oleh orang-
orang yang berbeda, sehingga terjadi perbedaan persepsi.
• Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi
Setelah hambatan dalam berkomunikasi dapat diidentifikasi, perlu adanya upaya
untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Peningkatan keahlian komunikasi
individu dengan dapat melalui cara: banyak melakukan komunikasi, mendorong
komunikasi yang bersifat dua arah, peningkatan kesadaran dalam memahami
pesan yang disampaikan dan pemeliharaan kredibilitas individu dengan
membangun karakter dan moralnya. Peningkatan keahlian komunikasi
organisasional dapat melalui cara: pengaturan cara berkomunikasi diantara
berbagai pihak dalam organisasi dan peningkatan kesadaran dan pemanfaatan
berbagai media dalam berkomunikasi.

13
6. PENGAWASAN

6.1. Pengertian Pengawasan


Pengawasan adalah proses penentuan mengenai standar yang harus dicapai,
bagaimana pelaksanaannya, menilai pelaksanaan dan melakukan perbaikan sehingga
pelaksanaan dapat sesuai dengan rencana. Fungsi pengawasan (controlling) berkaitan
erat dengan fungsi perencanaan, karena pengawasan harus direncanakan terlebih
dahulu, pengawasan baru dapat dilakukan jika ada rencana, pelaksanaan rencana
akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik, tujuan baru dapat diketahui
tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan.
Tujuan dari pengawasan ialah :
• Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana.
• Melakukan tindakan perbaikan, jika terjadi penyimpangan.
• Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.

6.2. Proses Pengawasan

Menetapkan standar sebagai dasar pengawasan.


Standar adalah ukuran kriteria tertentu unutk menilai suatu pekerjaan. Standar dapat
diketahui dari job analysis. Dengan menetapkan standar, organisasi dapat memiliki
patokan minimum suatu pekerjaan harus terselesaikan, baik jumalh yang dihasilkan
maupun waktu pengerjaan.
14
Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
Dalam proses ini hasil kerja yang telah diselesaikan akan dinilai dan dikaji.
Pengukuran pelaksanaan pekerjaan dilakukan terus menerus.

Menyesuaikan dan membandingkan pelaksanaan atau hasil dan menentukan adanya


penyimpangan atau tidak.
Setelah terdapat hasilnya, lalu dibandingkan dengan standar yang telah dibuat
sebelumnya. Apakah hasilnya sesuai standar atau tidak. Jika sesuai berarti pada
pelaksanaannya berjalan dengan baik, bahkan jika diatas standar berarti
pelaksanaannya berjalan dengan sangat baik. Lain halnya jika hasil dibawah standar
berarti telah terjadi penyimpangan dan ini harus ditelusuri dan segera ditanggulangi.

Melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terjadi penyimpangan (deviasi).


Setelah ditemukan adanya penyimpangan, hal selanjutnya yang dilakukan adalah
melakukan tindakan penanggulangan dengan cara melakukan perbaikan atau koreksi.
Tindakan koreksi ini dapat berupa perubahan standar pekerjaan atau melakukan
pengukuran pelaksanaan pekerjaan.

6.3. Cara-Cara Pengawasan


Seorang manajer memiliki berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi
manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol
atau pengawasan. Cara- cara pengawasan yang dapat dilakukan antara lain :

Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
Kelebihannya, kesalahan dapat diketahui denga cepat sehingga perbaikannya pun
cepat, mempererat hubungan atasan dan bawahan karena sering terjadi kontak
langsung, bawahan merasa diperhatikan, terdapat sumbangan pikiran dari bawahan
yang bisa berguna. Kekurangannya, waktu manajer banyak tersita, mengurangi
inisiatif bawahan, biayanya besar.

Pengawasan Tidak Langsung


Pengawasan yang dilakukan melalui laporan yang diberikan bawaham. Laporan
berisi tentang informasi pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang telah dicapai.
Kelebihannya, waktu manajer lebih banyak untuk mengurusi fungsi-fungsi
manajemen yang lain, biaya pengawasan relatif kecil, memberi inisiatif bawahan
untuk berkembang. Kekurangannya, laporan kurang obyekif, kesalahan terlambat
diketahui sehingga perbaikannya pun lambat, kurang tercipta hubungan atasan dan
bawahan.

Pengawasan Berdasarkan Kekecualian

15
Pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang diluar kebiasaan dari
hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini dilakukan dengan
kombinasi pengawasan langsung dan tidak langsung.

16