Anda di halaman 1dari 11

MODUL 23.

KAITAN OTORITAS, PENDELEGASIAN, WEWENANG DESENTRALISASI, KELOMPOK DAN KOMITE KEKUASAAN Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah mempelajari/membahas/mengkaji modul ini, mahasiswa mampu menganalisis keterkaitan antara otoritas, pendelegasian, wewenang, desentralisasi, kelompok dan komite kekuasaan. Materi yang dibahas : 1. Kekuasaan dan Kewenangan 2. Pelimpahan wewenang dan Tanggung jawab 3. Sentralisasi dan Desentralisasi 4. Desain pekerjaan Materi 23.1. KEKUASAAN (POWER) DAN KEWENANGAN (AUTHORITY) Apapun pendekatan yang diambil dalam menyusun desain organisasi, kesemuanya melahirkan empat konsep penting dalam struktur organisasi , yaitu Kekuasaan (Power) , Kewenangan (Authority), Tanggung jawab (Responsibility) dan Pelimpahan wewenang (Delegation of authority). Setiap bagian dalam suatu organisasi memiliki kekuasaan, kewenangan, serta tanggung jawab, dan pada saat kekuasaan, kewenangan dan tanggung jawab tidak dapat sepenuhnya dipegang oleh seseorang, maka dapat dilakukan apa yang dinamakan sebagai pelimpahan kekuasaan dan kewenangan sekaligus juga tanggung jawab. KEKUASAAN sering kali dikonotasikan negatif bila dikaitkan dengan isu politik, padahal dalam pengertian yang paling sederhana kekuasaan berarti suatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau merubah situasi (bila perubahan tersebut mengarah yang baik ,kekuasaan memberikan konotasi yang posistif, sedangkan bila sebaliknya akan memberikan konotasi yang negatif).

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Page 1

Suatu kekuasaan mencakup kekuasaan untuk memerintah, mengoreksi ataupun mengkoordinasikan bagian yang berada dibawahnya. Pada dasarnya kekuasaan merupakan konsekuensi logis dari setiap organisasi yang didalamnya terdapat pimpinan dan bawahan. Menurut French dan Raven, sebagaimana dikutip oleh Stoner, Freeman dan Gilbert terdapat lima faktor yang mendasari lahirnya sebuah Kekuasaan, yaitu : 1. Reward power (kekuasaan untuk memberikan penghargaan) 2. Coercive power (kekuasaan untuk memberikan hukuman) 3. Legitimate power (kekuasaan yang sah) 4. Expert power (Kekuasaan berdasarkan keahlian) 5. Referent Ad1. Reward Power. Reward power adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari seseorang yang posisinya memungkinkan dirinya untuk memberikan penghargaan terhadap orang-orang yang berada dibawahnya. Oleh karena itu orang- orang atau tenaga kerja yang berada dibawah seorang manajer dengan sendirinya memiliki semacam ketergantungan terhadap manajer yang bersangkutan, sehingga manajer tsb dapat dikatakan memiliki semacam kekuasaan yang dinamakan sebagai reward power, karena penghargaan terhadap seorang tenaga kerja dapat dikatakan sangat tergantung dari penilaian dari manajer tersebut. Ad.2 Coercive Power Coercive power adalah kebalikan dari reward power, ini berarti merupakan kekuasaan seseorang untuk memberikan hukuman atas kinerja yang buruk yang ditunjukkan oleh seseorang/tenaga kerja dalam sebuah organisasi. Setiap pimpinan pada dasarnya memiliki reward sekaligus coercive power, oleh karena itu setiap pimpinan perlu untuk sangat berhati- hati dalam menggunkan kedua jenis kekuasaan ini, hal ini mengingat bahwa pada dasarnya setiap manusia tidak ada yang menginginkan untuk menerima hukuman. power (Kekuasaan yang muncul akibat adanya karakteristik yang diharapkan oleh seseorang/sekelompok orang)

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Page 2

Ad.3 Legitimate Power. Adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari suatu legitimasi tertentu. Misalnya seseorang yang diangkat menjadi pemimpin, secara otomatis dia memiliki semacam kekuasaan yang sah atau terlegitimasi. Ad.4. Expert Power Adakah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari keahlian atau kepakaran yang dimiliki oleh seseorang. Contoh : Oleh karena keahlian mendiagnose suatu penyakit yang dimiliki oleh seorang dokter, maka secara sadar ataupun tak sadar seorang pasien yang berkonsultasi pada dokter akan mengikuti apa saja yang dianjurkan oleh sang dokter sejauh hal tersebut dapat membantu sang pasien untuk sembuh dari penyakitnya. Demikian pula halnya dengan para pakar atau ahli di bidang yang lain. Ad. 5 Referent Power. Adalah kekuasaan yang muncul akibat adanya karakteristik yang diharapkan oleh seseorang atau sekelompok orang terhadap seseorang yang memiliki pengaruh terhadap seseorang/ sekelompok orang. Ketika dalam rangka pemilu rakyat menginginkan seorang pemimpin yang jujur, maka ketika ada calon pemimpin yang terkenal kejujurannya, dengan sendirinya rakyat akan memilihnya ,karena si calon tsb memiliki referent power. KEWENANGAN Kewenangan pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang seringkali digunakan dalam sebuah organisasi. Kewenangan merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi, dalam suatu organisasi seseorang yang ditunjuk atau dipilih untuk memimpin suatu organisasi memiliki kekuasaan atau kewenangan yang terlegitimasi. Terdapat dua pandangan mengenai kewenangan formal, yaitu pandangan klasik (classical view) dan pandangan berdasarkan penerimaan (acceptance view) PANDANGAN KLASIK menerangkan bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir sebagai akibat adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan. Misal, seorang manajer mendapatkan kewenangan formal akibat adanya pemberian kewenangan dari pihak yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi, missal dari Dirut.

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Page 3

Dengan demikian kewenangan formal menurut pandangan klasik bersifat top-down approach atau dari hirarki yang lebih atas ke hirarki dibawahnya. PANDANGAN BERDASARKAN PENERIMAAN, cenderung berbeda dari pandangan klasik yaitu tidak setiap kewenangan yang bersifat top- down serta merta akan dilaksanakan oleh bawahan. Hal demikian ini terjadi bukan disebabkan oleh tiadanya kewenangan dari atasan, melainkan apa yang kemudian dilakukan oleh atasan tidak dapat diterima oleh bawahan. Pandangan yang berdasarkan penerimaan memandang bahwa kewenangan formal akan cenderung dijalankan atau diterima oleh bawahan tergantung dari beberapa persyaratan seperti yang dikemukakan Chester Barnard berikut : 1. Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan/ dikomunikasikan oleh pimpinan/atasan. 2. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi. 3. Pada saat seorang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa perintah tsb konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi/kelompok. 4. Seorang bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkan atasan. Kewenangan dalam organisasi dapat dibedakan menjadi kewenangan lini (line authority), kewenangan staf (staff authority) dan kewenangan fungsional (functional authority). Kewenangan lini adalah kewenangan yang ada pada mereka yang dalam organisasi bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Kewenangan staf adalah kewenangan yang ada pada mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian2 dalam sebuah organisasi yang punya kewenangan lini. Kewenangan fungsional adalah kewenangan yang ada pada mereka yang berada dalam bagian tertentu di organisasi memiliki kewenangan lini maupun staf, namun oleh karena tugasnya sekaligus diberikan kewenangan untuk melakukan control atau koordinasi dengan bagian lainnya. (missal kewenangan fungsional manajer keuangan yang berhak mengontrol bagian lain berkenaan dengan masalah keuangan). Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 4

Dalam suatu organisasi tidak tertutup kemungkinan terjadi konflik antara mereka yang berada di bagian lini dengan bagian staf atau antar lini dan antar staf. Kadangkala yang berada di lini merasa lebih mengetahui apa yang terjadi di lapangan sehingga mereka tidak serta merta mengikuti saran yang berasal dari staf. Konflik demikian ini antara lain dapat disebabkan oleh perbedaan usia, pengalaman, pendidikan, perilaku dll. Materi 23.2. PELIMPAHAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB Setiap bagian ataupun departemen yang telah dibentuk serta dihubungkan melalui garis kewenangan maupun garis perintah, memiliki satu konsekuensi penting yaitu apa yang disebut dengan tanggung jawab. Jika kewenangan merupakan kekuasaan untuk melakukan sesuatu, maka tanggung jawab justru memberikan arah untuk apa dan kemana seharusnya kekuasaan tsb digunakan. Jadi perlu disadari bahwa dalam setiap organisasi selalu ada kewenangan sekaligus juga tanggung jawab dalam pencapaian tujuan organisasi, oleh karena untuk menduduki posisi-posisi tertentu dalam organisasi memerlukan berbagai persyaratan tertentu sesuai dengan kebutuhan. Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan, dimana keterbatasan ini bias ditinjau dari segi ketersediaan waktu pengerjaan, jumlah pekerjaan, keahlian yang dimiliki dll. Bila keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi olehnya dan akan dapat memperburuk kinerja organisasi, maka perlu dilakukan apa yang dinamakan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (delegation of authority and responsibility). Manfaat pelimpahan wewenang mencakup : 1. Memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tsb.sekaligus memungkinkan bawahan untuk belajar bertanggung jawab terhadap sesuatu yang baru. 2. Mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Page 5

3. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. Sementara itu walaupun pelimpahan wewenang mempunyai sisi manfaat, namun hal ini tidak terlepas dari adanya kendala dalam implementasinya. Staf yang tidak memiliki kemampuan/kapasitas untuk menerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan padanya, justru akan dapat menghambat pencapaian tujuan kearah yang lebih baik. Disisi lain pelimpahan wewenang juga akan berdampak pada kurang bertanggung jawabnya atasan terhadap apa yang semestinya dia lakukan. Pada beberapa kasus , pelimpahan wewenang seringkali dilakukan bukan sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan dari atasan ke bawahan, melainkan lebih sebagai pelarian tanggung jawab dari atasan ke bawahan. Oleh karena itu perlu digaris bawahi bahwa pelimpahan wewenang tidak berarti juga terjadi pelimpahan tanggung jawab. Pelimpahan wewenang bisa jadi hanya merupakan pelimpahan beberapa hal yang dapat dikerjakan oleh bawahan, tetapi tanggung jawab sepenuhnya masih berada di tangan pihak yang melimpahkan wewenang. Agar pelimpahan wewenang dapat efektif, terdapat tiga sifat yang perlu diperhatikan yaitu : 1. Kepercayaan atasan terhadap bawahan dalam melimpahkan wewenang perlu diiringi dengan pemberian kebebasan ke bawahan untuk menjalankan kewenangannya menurut caranya sendiri. 2. Adanya komunikasi yang terbuka antara atasan dengan bawahan, sehingga dapat memberi kejelasan akan keinginan kedua pihak, sekaligus meminimalkan persepsi-persepsi yang keliru berkaitan dengan berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan. 3. Kemampuan pimpinan dalam memahami tujuan organisasi, tuntutan setiap pekerjaan dan kemampuan bawahan. Ketiga topik diatas akan menjadi lebih efektif bila diiringi oleh beberapa tindakan berikut : a. Penentuan hal-hal yang dapat didelegasikan (mana yang dapat dan tidak dapat didelegasikan, termasuk untuk apa, mengapa pendelegasian dilakukan). Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 6

b. Penentuan orang yang layak menerima delegasi (atasan harus mampu memilah siapa yang layak menerima pelimpahan wewenang) c. Penyediaan sumberdaya yang diperlukan, termasuk financial ataupun sumberdaya lainnya yang terkait dengan pelimpahan wewenang. d. Pelimpahan tugas yang akan diberikan (harus ada kepercayaan dari atasan ke bawahan). e. Intervensi saat diperlukan . Selain ketiga topik diatas Stoner memberikan prinsip klasik agar pelimpahan wewenang dapat efektif, yaitu : 1. Prinsip scalar, adalah prinsip yang merujuk ke pedoman bahwa dalam proses pendelegasian wewenang harus ada garis wewenang yang jelas dari hirarki yang tertinggi sampai yang terendah.Garis wewenang yang jelas akan memberi kemudahan ke siapa pelimpahan harus diberikan, siapa yang akan memberikan dan ke siapa pertanggungjawaban harus dilakukan, disamping itu agar dapat terhindar dari (a) kesenjangan dimana tugas2 tidak ada yang dikerjakan, (b) tumpang tindih pelaksanaan tugas. (c) perintah ganda dimana tugas yang sama diberikan ke dua pihak yang berbeda. 2. Prinsip kesatuan perintah, yaitu prinsip yang merujuk pada pandangan bahwa setiap bawahan semestinya mempertanggungjawabkan hanya ke satu atasan yang memberikan kewenangan padanya. Oleh karena itu perintah pun semestinya hanya berasal dari satu sumber agar jelas siapa yang memberikan kewenangan dan kepada siapa harus dipertanggung jawabkan. 3. Tanggung jawab, kewenangan, dan pertanggung jawaban (akuntabilitas), yaitu prinsip yang beranggapan bahwa pelimpahan wewenang dilakukan untuk memperjelas siapa yang akan bertanggung jawab atas suatu pekerjaan dan dengan kewenangan seperti apa, Dengan kejelasan ini, proses pertanggungjawaban dari apa yang telah didelegasikan juga akan menjadi lebih mudah dan jelas.

Materi 23.3. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 7

Sebagai konsekuensi logis adanya delegation of authority, maka terdapat dua cara pokok dalam menjalankan fungsi keorganisasian, yaitu : 1. Sentralisasi, yang merujuk pada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas, tanggung jawab dan perintah dipusatkan pada hirarki yang paling tinggi untuk kemudian hirarki dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa yang telah diputuskan oleh hirarki yang tertinggi.Dengan kata lain sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hirarki atas dari suatu organisasi. 2. Desentralisasi, yang merujuk pada konsep pengorganisasian yang memandang bahwa apa yang terjadi di lapangan atau dalam kenyataan sering kali tidak sesuai dengan apa yang dipahami oleh hirarki tertinggi dari sebuah organisasi, oleh karena itu perlu ada pembagian porsi dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan berkenaan dengan cara bagaimana suatu organisasi dijalankan. Dengan kata lain desentralisasi merupakan representasi dari wujud adanya pelimpahan kewenangan dari hirarki yang lebih tinggi ke hirarki yang lebih rendah dalam hal pengambilan keputusan dan penentuan dengan cara bagaimana kegiatan akan dijalankan. Beberapa kelebihan penggunaan pendekatan desentralisasi adalah: (a) kedekatan dengan pihak sasaran, (b) pengetahuan lokal atau lapangan yang lebih baik, (c) penerimaan yang lebih baik dari pihak sasaran, (d) keputusan yang lebih fleksibel karena dapat sangat disesuaikan dengan kondisi lokal dimana organisasi tsb berada. Adapun alasan masih adanya organisasi yang menganut sentralisasi adalah : (a) sifat keumuman dari cara pengelolaan dimana mempunyai pemahaman bahwa pada dasarnya cara mengelola organisasi pada umumnya sama antara organisasi satu dengan lainnya dan adanya kesamaan diantara para konsumen meskipun di daerah yang berbeda, (b) efisiensi biaya karena tidak memerlukan tambahan gedung, staf, dan regulasi, (c) dapat dicapainya kesamaan kwalitas , Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 8

(d) adanya kemajuan teknologi termasuk teknologi informasi. Beberapa faktor yang biasanya dijadikan pertimbangan dalam menentukan apakah sebaiknya memilih sentralisasi ataukah desentralisasi adalah : 1. Biaya dan risiko yang terkait dengan keputusan sentralisasi atau desentralisasi. Kadang-kadang desentralisasi akan memberikan hasil yang lebih baik dan lebih cepat ,tetapi tidak dapat dijalankan ketika desentralisasi tsb akan mengakibatkan naiknya biaya serta risiko yang akan ditanggung oleh organisasi. 2. Kecenderungan manajer dalam memandang bawahannya.. Desentralisasi hanya mungkin dilakukan bila manajer beranggapan bahwa bawahannya memiliki kapasitas dan kemampuan untuk melakukan sesuatu yang akan dilimpahkan. 3. Budaya organisasi. Budaya organisasi yang dibangun perusahaan akan sangat menentukan apakah perusahaan tsb siap untuk menjalankan desentralisasi ataukah justru sebaliknya. 4. Kemampuan dari manajer level bawah ataupun bawahan untuk menjalankan tanggung jawab sekiranya desentralisasi dilakukan. Materi 23. 4. DESAIN PEKERJAAN (JOB DESIGN) Jika pilihan cara pengorganisasian telah dilakukan apakah bersifat sentralisasi ataukah desentralisasi, bagian-bagian dalam organisasi telah ditetapkan apakah bersifat lini, staf ataupun fungsional sebagaimana digambarkan oleh struktur organisasinya, maka langkah berikutnya adalah bagaimana pekerjaan menurut masing-masing bagian didesain untuk dikerjakan oleh orang-orang tertentu yang telah ditetapkan. Salah satu bentuk kegiatan yang dilakukan berkenaan dengan fungsi pengorganisasian adalah adanya job division (pembagian kerja), dimana proses pembagian kerja ini dinamakan pula sebagai job desain (desain pekerjaan). Stoner, Freeman dan gilbert (1995) menjelaskan bahwa terdapat tiga pendekatan yang dalam penggunaannya dilakukan secara berbeda untuk berbagai jenis organisasi dan pekerjaan yang berbeda-beda pula. Pendekatan dalam melakukan desain pekerjaan dimaksud adalah : 1. Pendekatan mekanis Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 9

2. Pendekatan motivasi 3. Pendekatan biologis. Ad.1 PENDEKATAN MEKANIS Menurut pendekatan ini, pekerjaan dibagi berdasarkan beban pekerjaannya, apakah bersifat rutin ataukah bersifat tidak rutin, Setelah pembagian ini dilakukan, selanjutnya orang-orang dalam perusahaan dapat ditempatkan sesuai dengan desain pekerjaan yang telah dibuat tsb. Ada yang ditempatkan untuk mengerjakan pekerjaan rutin ada pula yang tidak rutin. Karena sifat kerutinannya , maka dikenal istilah mekanis, yang merujuk pada cara kerja mesin yang cenderung rutin dan tetap. Karyawan yang hanya bertugas menyeterika baju yang telah jadi dalam sebuah perusahaan garmen merupakan salah satu contoh pekerjaan yang dibagi berdasarkan pendekatan mekanis. Contoh lain pekerjaan yang dibagi berdasarkan pendekatan mekanis adalah pekerjaan yang sifatnya teknis operasional Ad. 2 PENDEKATAN MOTIVASI. Menurut pendekatan ini pekerjaan harus pula didesain dan dibagi berdasarkan motivasi yang berbeda- beda yang dimiliki oleh para pekerja Pekerja yang memiliki motivasi yang tinggi untuk melakukan kontak social barangkali dapat ditempatkan di bagian pemasaran atau terkait dengan hubungan masyarakat. Pekerja yang mempunyai motivasi yang tinggi untuk melakukan inovasi mengenai produk barangkali dapat diberikan pekerjaan di bagian R & D, dan seterusnya. Pembagian pekerjaan ini, selain dilakukan berdasarkan motivasi dari setiap pekerjaan, pendekatan ini juga dimaksudkan agar pekerjaan yang sifatnya rutin dan mekanis menjadi sesuatu yang memotivasi para pekerja agar menjadi lebih baik dengan pekerjaannya Dengan demikian, sekalipun pekerjaan yang dilakukan tsb, katakanlah bersifat monoton dan mekanis, maka perlu dilakukan upaya untuk meningkatkan motivasi para pekerja dalam menjalankannya. Diantara upaya yang dapat dilakukan adalah apa yang dinamakan JOB ENLARGEMENT dan JOB ENRICHMENT. Job Enlargement atau perluasan pekerjaan adalah upaya yang dilakukan oleh manajer dengan memperluas pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pekerja pada level Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas Page 10

pekerjaan yang sama menjadi satu pekerjaan (missal : para pelayan di restoran biasanya hanya bertugas mencatat menu yang dipesan saja, kemudian pekerjannya dikombinasikan dengan mengambil makanan, membersihkan piring bekas pelanggan, sehingga pekerja tsb tidak mengalami kebosanan dan dapat mengalami dinamika secara lebih baik dalam pekerjaannya. Adapun job enrichment (pemerkayaan pekerjaan) merupakan perluasan kesempatan dari seorang pekerja untuk melakukan suatu pekerjaan yang berbeda atau mungkin lebih luas dari keadaan pekerjaan semula. Salah satu tindakan yang dapat dilakukan agar pekerja tidak mudah mengalami kebosanan missal dengan melakukan JOB ROTATION. Ad.3. PENDEKATAN BIOLOGIS. Berdasarkan pendekatan ini , pekerjaan juga harus didesain sedemikian rupa dengan mempertimbangkan aspek biologis dari para pekerja atau orang yang ada dalam organisasi. Faktor-faktor yang terkait dengan aspek biologis dari tenaga kerja adalah factor gender (terkait isu pelecehan seksual), keamanan lingkungan (ventilasi yang baik dalam ruangan tempat kerja) dan berbagai isu lainnya.. Ketiga pendekatan diatas , pada praktiknya dijadikan pertimbangan oleh perusahaan secara bersamaan pada saat mereka akan mendesain dan menetapkan pekerjaan yang akan dijalankan dalam sebuah perusahaan. Lebih lanjut lagi adalah bagaimana kemudian organisasi atau perusahaan mendapatkan orang-orang untuk menempati jenis pekerjaan yang berbeda menurut bagian yang berbeda dalam sebuah perusahaan.

--------------------------------------

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Page 11