Anda di halaman 1dari 11

MODUL 27.

PROSES PENGENDALIAN Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah membahas/mengkaji modul ini diharapkan mahasiswa akan mampu menjelaskan perihal proses pengendalian Bahan kajian/ Materi yang dibahas : 1. Definisi, proses dan pentingnya pengendalian/pengawasan 2. Tujuan/ fungsi pengendalian/pengawasan 3. Mempertahankan fungsi wasdal dan metode wasdal.

Materi 27.1. DEFINISI, PROSES DAN PENTINGNYA PENGENDALIAN Menurut Schermerhorn, Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results.(pengendalian/pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tsb.). Berdasarkan pengertian ini , Schermerhorn menekankan fungsi pengendalian/pengawasan pada penetapan standar kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian kinerja/tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian manajer di perusahaan perlu menetapkan standar kinerja untuk setiap pekerjaan yang akan dilakukan, apakah berkenaan dengan sumberdaya manusia, produksi, pemasaran ataupun bagian lainnya dalam perusahaan. Standar kinerja ini akan menjadi ukuran apakah dalam pelaksanaannya nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya ditemukan berbagai penyimpangan. Sedangkan menurut Stoner, Freeman dan Gilbert : Controlling is the process of ensuring that actual activities conform the planned activities ( Proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas dapat terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan). Adapun menurut Mockler Controlling is a systematic effort to set performance standards with planning objectives, to design information feedback systems, to compare Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 1

actual performance with these predetermined standards, to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being used in the most effective andefficient way possible in achieving corporate objectives (pengendalian /pengawasan merupakan upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang telah direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan, dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tsb, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan). Dari apa yang dikemukakan Mockler diatas terlihat bahwa pada intinya pengendalian/ pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan apa tidak, melainkan juga termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu. LANGKAH- LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN. Dalam proses pengendalian/pengawasan, terdapat langkah-langkah yang perlu dilakukan seperti berikut : 1..Penetapan standard dan metode penilaian kinerja 2. Penilaian kinerja 3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak 4.Pengambilan tindakan koreksi. Ad.1 Penetapan standard dan metode penilaian kinerja. Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis perlu untuk ditetapkan dengan jelas dan lengkap saat perencanaan dilakukan, hal ini berarti bahwa standar dimaksud sekaligus ditetapkan saat perencanaan dilakukan. Hal ini perlu dilakukan dengan pertimbangan sbb.: Bahwa seringkali tujuan terlalu bersifat umum, sehingga sulit untuk dinilai saat implementasi dilakukan (missal tujuan meningkatkan penjualan, tujuan demikian ini jelas sulit diukur sehingga jika dilakukan evaluasi apakah tujuan dapat tercapai/tidak akan sulit untuk dinilai dan disimpulkan.

Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian

Page 2

Berdasarkan argument diatas maka seharusnya tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas dinyatakan dan perlu dinyatakan secara kuantitatif. Kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan komunikasi dalam organisasi termasuk penentuan metode yang akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan kepada semua pihak dalam organisasi, bila perumusan tujuan organisasi dilakukan dengan jelas.

Ad 2. Penilaian kinerja. Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan proses yang berkelanjutan dan terus-menerus ,dalam arti penilaian dilakukan sebelum, pada saat dan setelah pekerjaan dilakukan. Ad3. Membandingkan kinerja dengan standar. Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan setiap tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer penjualan akan melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan standar yang telah ditetapkan. Manajer penjualan juga dapat membandingkan kinerja yang dapat dicapai tahun sekarang dengan yang dicapai pada tahun-tahun sebelumnya. Secara garis besar ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan standar yang telah ditentukan, yaitu : 1. Kinerja > dari standar, dimana dalam kondisi demikian ini organisasi mencapai kinerja yang terbaik karena berada diatas standar. 2. Kinerja = standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar. 3. Kinerja< standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan, karena kinerja berada dibawah standar yang telah ditetapkan. Ad4. Melakukan tindakan koreksi jika terdapat masalah. Dari tahap sebelumnya yaitu melalui perbandingan antara kinerja dengan standar, kita dapat memperoleh informasi dari proses pengendalian/pengawasan yang kita lakukan bahwa kinerja diatas standar, atau sama dengan standar atau dibawah standar. Ketika Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 3

kinerja dibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu kemudian perusahaan melakukan pengendalian,yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tsb terjadi, selanjutnya perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tsb. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan ke pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dimana indikator pencapaian tujuan diantaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar. BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN WASDAL. Beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya control atau wasdal perusahaan sebagaimana diungkapkan oleh Kreiner adalah sbb. : Terjadi penurunan pendapatan dan atau keuntungan, namun tak begitu jelas apa faktor penyebabnya . Penurunan kwalitas pelayanan (tercermin dari adanya keluhan pelanggan). Ketidak puasan karyawan (tercermin dari adanya keluhan karyawan, produktivitas yang menurun dll). Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya karyawan yang menganggur Tidak terorganisirnya setiap pekerjaan dengan baik. Biaya yang melebihi anggaran Adanya penghamburan dan inefisiensi.

Materi 27.2. TUJUAN/ FUNGSI PENGAWASAN/PENGENDALIAN. Berdasarkan proses kegiatan yang pada umumnya dilakukan manajemen dalam suatu organisasi,terutama yang terkait dengan faktor waktu dalam menjalankan fungsi pengawasan/pengendalian , dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Feedforward controlling (wasdal awal), biasanya dilakukan untuk memastikan apakah seluruh factor input telah sesuai dengan standar apa tidak. Kwalitas dan kwantitas bahan baku, kwalifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan mesin . Apakah sudah sesuai. Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 4

2. Wasdal proses (Concurrent controlling), merupakan wasdal yang dilakukan pada saat sebuah proses tengah berlangsung. Ketika seluruh faktor input produksi telah sesuai dengan standar, maka wasdal proses pada dasarnya dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan organisasi dijalankan sesuai dengan rencana dan prosedur kerja yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung berjalan sebagaimana mestinya. 3. Wasdal akhir (Postaction controlling), merupakan wasdal yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan sesuatu, yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di awal Selain berdasarkan proses kegiatan atau waktu kegiatan, fungsi wasdal dapat dibedakan berdasarkan subyek yang melakukan wasdal, yaitu dibedakan menjadi : 1. Wasdal internal (Internal controls), yaitu pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan padanya, tanpa menunggu pihak lain mengawasinya. 2. Wasdal eksternal (External controls), yaitu wasdal yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian lain diluar bagian yang diawasi. Selanjutnya ,disamping wasdal berdasarkan proses dan subyek yang melakukan wasdal, maka berdasarkan fumgsi operasioanal dalam manajemen perusahaan, wasdal dapat dibedakan menjadi : 1. Wasdal di bagian SDM 2. Wasdal di bagian informasi 3. Wasdal di bagian keuangan 4. Wasdal di bagian operasi-produksi 5. Wasdal di bagian pemasaran. Ad.1 Wasdal di bagian SDM. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka (sesuai dengan job description), memastikan bahwa kompensasi serta manfaat (compensation and benefits) yang diberikan ke SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan memenuhi Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 5

harapan mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan memperoleh kesempatan untuk melakukan pengembangan diri mereka, sehingga produktivitasnya dapat ditingkatkan. Untuk memastikan bahwa SDM bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan kepada mereka, setiap pimpinan departemen/bagian mengawasai apakah setiap SDM melakukan pekerjaan sesuai dengan diskripsi jabatan yang diberikan pada mereka apa tidak.Selain itu manajer SDM perlu memastikan apakah setiap diskripsi jabatan telah sesuai dengan kemampuan mereka atau tidak. Untuk memastikan apakah SDM mendapatkan kompensasi serta manfaat yang diharapkan, perushaan dapat menerapkan system kompensasi tertentu yang disampaikan secara transparan kepada semua karyawan, sehingga setiap karyawan akan berusaha menunjukkan kinerja yang terbaik sesuai dengan system kompensasi yang diberlakukan perusahaan. Untuk memastikan SDM dapat meningkatkan produktivitasnya, maka perusahaan perlu menetapkan semacam system pengembangan karir bagi setiap pekerja sehingga mereka dapat merencanakan karie mereka masing-masing dan termotivasi untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan system pengembangan karir yang diberlakukan serta system kompensasi dan manfaat tertentu yang juga diberlakukan oleh perusahaan. Terdapat tiga topik dalam memahami bagaimana SDM dapat diawasi dan dikendalikan, yaitu : Motivasi (dalam hal ini perusahaan perlu memahami, mengawasi dan mengendalikan motif-motif yang mendorong mengapa karyawan bekerja baik atau sebaliknya. Kepuasan (perusahaan perlu memahami, mengawasi dan mengendalikan bagaimana kepuasan yang diharapkan para karyawan dapat tercapai sesuai dengan keadaan yang dihadapi perusahaan. Kepemimpinan (perusahaan perlu mengambil tindakan pengendalian yang sesuai dengan pendekatan kepemimpinan yang sesuai dengan keadaan karyawan. Disinilah leadership style sangat mempengaruhi. Ad.2 Wasdal di bagian informasi. Pengawasan di bagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, dapat tersedia setiap saat atau tidak. Sejalan dengan kemajuan teknologi informasi, dewasa ini telah banyak digunakan berbagai system Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 6

informasi yang berbasis teknologi informasi dan computer, sehingga perusahaan dapat melakukan wasdal terhadap berbagai aktivitas perusahaan dengan menggunakan kemudahan yang dapat diwujudkan melalui system informasi manjemen berikut berbagai macam keturunannya seperti system informasi akuntansi, system informasi SDM, system informasi pemasaran dll.,sehingga kesemuanya itu dapat tersedia dengan mudah, cepat dan akurat bagi perusahaan. Ad.3 Wasdal di bagian keuangan Wasdal di bidang keuangan di fokuskan pada wasdal berkenaan dengan sumber dan penggunaan dana. Wasdal pada sumber dana diperlukan karena setiap penggunaan dana mengandung konsekwensi kewajiban terhadap sumber dana. Wasdal terhadap penggunaan dana /pengalokasian dana dimaksudkan untuk mengawasi dan mengendalikan apakah penggunaan dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau tidak. Kemampuan perusahaan untuk melakukan wasdal di berbagai kegiatan keuangan akan menunjukkan apakah perusahaan mampu mencapai kinerja tertentu sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Kinerja keuangan perusahaan dapat dievaluasi dan dianalisis antara lain berdasarkan data/ informasi yang ada pada laporan keuangan perusahaan , yang dalam hal ini mencakup : a. Wasdal terhadap kemungkinan Penyimpangan anggaran (budget variance) b. Wasdal terhadap rasio keuangan, seperti rasio likuiiditas (untuk memastikan tingkat kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajiban jangka pendek yang jatuh tempo, missal current ratio, acid test ratio), rasio leverage (untuk memastikan kemampuan perusahan memenuhi kewajiban yang jatuh tempo,missal debt to total asset dan time interest earned), Rasio aktivitas (untuk mengetahui tingkat perputaran persediaan perusahaan dalam kegiatan bisnis yang dijalankannya, juga untuk mengetahui perkembangan piutang dagang dibandingkan tingkat penjualannya, missal i.t.o., total asset turnover), rasio profitabilitas (missal profit margin on sales, R.O.I) c. Wasdal terhadap manajemen kas.(cash management) d. Wasdal terhadap pengelolaan biaya (cost control) Ad 4. Wasdal di bagian pemasaran Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 7

Fungsi wasdal di bidang pemasaran ini dimaksudkan untuk pengawasan/pengendalian berkaitan dengan apakah perusahaan telah secara tepat atau tidak dalam melakukan : identifikasi pelanggan segmentasi pemasarannya pricing-nya Analisis pesaing Promotion mix-nya Argumentasi yang perlu diketahui mengapa bagian produksi /operasi harus memahami sekaligus perlu untuk mendapatkan wasdal secara khusus adalah : a. Produksi/operasi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang utama, yaitu dalam menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen. Apabila gagal memenuhi hal ini akan menyebabkan kegagalan perusahaan. b. Kegiatan produksi/operasi cenderung mengarahkan keseluruhan penggunaan sumberdaya perusahaan tak terkecuali dalam hal bagaimana orang2 ditugaskan, keuangan perusahaan digunakan, sumberdaya fisik dialokasikan ,semua ini sangat tergantung dari kegiatan produksi/operasi. c. Oleh karena secara garis besar jenis produk dibedakan menjadi dua yaitu barang dan jasa, maka fungsi manajemen untuk kedua jenis produk tsb dapat dikatakan memiliki beberapa perbedaan, terutama dalam hal identifikasi dan penggunaan faktor input dalam proses produksinya. d. Kegiatan produksi/operasi dalam beberapa hal sangat terkait dengan berbagai persoalan yang terjadi di masyarakat, seperti persoalan lingkungan, inflasi (kenaikan upah) dan penyerapan tenaga kerja. Oleh karena luasnya kegiatan produksi/operasi, maka wasdal dari perusahaan sangat luas pula, yang antara lain mencakup apakah lokasi yang ditempati perusahaan sudah tepat/belum, apakah desain lokasi telah cukup sesuai untuk mengefisienkan biaya, apakah sdm di bagian produksi/operasi telah sesuai dari segi kwalitas,kwantitas hingga konsistensi pekerjaannya. Wasdal ini juga meliputi sumberdaya fisik lainnya seperti mesin, bahanbahan produksi dll apakah telah mencukupi apa tidak,juga terhadap proses penggudangan Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 8

Ad.5 Wasdal di bagian operasi/produksi.

bahan , produk setengah jadi dan produk jadi sudah terjaga dengan baik/belum. Dan sebagainya. Materi 27.3. MEMPERTAHANKAN FUNGSI WASDAL & METODE WASDAL Dari uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa tidak disangsikan lagi bila wasdal merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen organisasi, khususnya manajemen organisasi perusahaan Disamping untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai, wasdal juga diperlukan agar tercipta efisiensi dalam upaya mencapai tujuan. Lebih jauh lagi agar perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang dihadapi perusahaan. . Agar tercipta konsistensi dan terjaminnya suatu fungsi pengawasan untuk dijalankan ,yang berarti tetap terpeliharanya maintaining controlling function, menurut Dessler ada dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu : 1. Sistem pengawasan tradisional ( traditional control system) 2. Sistem pengawasan berdasarkan komitmen ( commitment based control system). Ad.1. SISTEM PENGAWASAN TRADISIONAL. Sistem pengawasan tradisional adalah upaya atau system untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standard dan berbagai upaya untuk mencapai standar tsb. Bila standar tercapai maka kinerja dapat tercapai dengan baik, demikian sebaliknya. Umumnya system pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal, kinerja karyawan akan diawasi oleh atasannya, sedangkan kinerja bagian keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada diluar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan wasdal terhadap kinerja keuangan, missal oleh auditor. Dalam system wasdal tradisional ini ada tiga pendekatan yaitu : a. Pengawasan diagnostic, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer (setelah standar ditetapkan )apakah standar dapat dicapai atau belum. Bila belum tercapai manajer berwenang untuk menganalisis berbagai factor

Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian

Page 9

yang

menyebabkannya

kemudian

mengambil

keputusan

untuk

memperbaikinya sehingga standar dapat tercapai. b. Pengawasan berdasarkan batasan-batasan, adalah wasdal yang dilakukan melalui penerapan aturan dan prosedur, yang dengan aturan/prosedur tsb keseluruhan anggota dan pihak terkait dengan perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan/prosedutr dimaksud dalam menjalankan seluruh aktivitasnya yang terkait dengan perusahaan. Aturan tsb dapat berupa SOP, kode etik para pekerja dll. c. Pengawasan interaktif, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan karyawan secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian manajer akan mengetahui apakah jalannya perusahaan sudah mencapai standar yang diinginkan atau belum. Ad 2. SISTEM PENGAWASAN BERDASARKAN KOMITMEN. Berbeda dengan pendekatan system wasdal secara tradisional, pendekatan wasdal berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi wasdal dari sisi internal daripada eksternal.Oleh karena itu, system ini mendasarkan system wasdal kepada kesadaran dari setiap individu atau karyawan akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukkan oleh mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam hal ini introspeksi diri lebih dominan dalam menjalankan fungsi wasdal dibandingkan pengawasan eksternal. Meskipun hal ini relatif sulit untuk dilaksanakan dalam praktik, namun introspeksi diri atau wasdal mandiri oleh setiap individu karyawan diyakini akan mampu mempertahankan sistem pengawasan dalam jangka panjang, karena para karyawan akan terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independent, sehingga berbagai standar kinerja perusahaan akan diupayakan untuk dicapai oleh karyawan bukan karena oleh keterpaksaan, melainkan atas kesadaran bahwa perusahaan juga merupakan milik karyawan yang harus diperbaiki terus menerus, sehingga dapat menjadi yang terbaik. Berbagai pendekatan dapat dilakukan dalam membangun sistem wasdal berdasarkan komitmen ini , antara lain dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau juga melalui berbagai upaya yang memaksa karyawan Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 10

untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin dengan pemberian kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan pada karyawan. Dengan demikian diharapkan para karyawan akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, bertanggung jawab sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang barangkali dilakukann.

--------------------------------------

Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian

Page 11