Anda di halaman 1dari 10

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

1.0 Pengenalan Kajian Perkembangan teknologi tinggi kini memungkinkan informasi bergerak tanpa had dan sempadan. Segala-galanya boleh didapati dengan segera dan pantas melalui media elektronik. Kemajuan canggih yang mampu menjimatkan masa dan penggunaan tenaga malah memudahkan pemindahan transformasi maklumat ini, bergerak dan berlaku dalam ruang siber atau maya yang tiada lokasinya, kini semakin menjadi realiti dalam dunia pendidikan di Malaysia (Azwan & Rozita, 2002). Perkembangan era globalisasi masa kini memberi impak dalam dunia teknologi maklumat dan komunikasi (ICT). Sektor-sektor awam, swasta serta badan-badan berkanun dituntut untuk mengaplikasi dan mempraktikkan ICT dalam bidang pekerjaan kerana ternyata mempercepat dan memudahkan proses pengurusan di pelbagai peringkat. Sesebuah organisasi memerlukan satu sistem yang khusus bagi memudahkan dan mempercepatkan proses kerja dalam usaha meningkatkan kecekapan dan produktiviti organisasi mereka. Kewujudan sistem yang baik, bersistematik dan selamat amat bermakna bagi pihak pengurusan organisasi untuk menyelia segala maklumat pengurusannya dengan berkesan. Adalah lebih sistematik, jika sistem pengurusan data secara berpusat digunakan untuk memudahkan pencarian maklumat operasi berikutan kesemua maklumat akan digabungkan pada satu pangkalan data. Secara umumnya kita mengetahui bahawa buku kehadiran pelajar merupakan satu kewajipan yang perlu dilaksanakan oleh setiap guru kelas di dalam sesebuah sekolah. Buku rekod kehadiran pelajar ini perlu dilengkapkan oleh guru tingkatan setiap pagi sebelum sesi pengajaran dan pembelajaran bermula. Kehadiran pelajar pada hari tersebut akan dimaklumkan kepada Penolong Kanan Hal Ehwal Murid. Kaedah manual yang digunakan di sekolah sekarang mengambil masa yang lama untuk mengetahui jumlah pelajar yang hadir pada hari tersebut. Perkara ini menyulitkan pihak pengurusan mengetahui jumlah pelajar yang hadir apabila sekolah dilawati oleh pihak luar seperti Pegawai dari bahagian Penaziran, Pegawai dari Jabatan Pelajaran Negeri, Pegawai dari Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan sebagainya. Sehubungan dengan itu, projek ini dibangunkan bagi meningkatkan kecekapan pengurusan maklumat kehadiran pelajar di sekolah dengan lebih tepat, cepat dan sahih. Ia memudahkan dan menyenangkan semua pihak di sekolah.

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

2.0 Latar Belakang Kajian Maklumat merupakan sejenis sumber yang penting kepada mana-mana organisasi. Penggunaan sistem maklumat dalam pengurusan maklumat mempunyai kepentingan yang strategik dalam dunia perniagaan (Somogyi, E.K & Galliers, R.D, 1987), dan ia telah digunakan dengan begitu meluasnya. Maklumat adalah berguna jika maklumat itu adalah tepat, kemaskini dan mudah diperolehi. Era teknologi maklumat dengan penggunaan teknologi komputer ini sangat sesuai digunakan dalam pengendalian sesebuah organisasi. Contohnya sistem pengurusan yang melibatkan datadata yang banyak bagi mempercepatkan pengurusan serta perekodan maklumat tanpa perlu melakukannya secara manual. Selain itu, dengan menggunakan teknologi komputer, maklumat dapat disimpan dengan selamat dan berkesan yang mana ini akan memudahkan kerja-kerja penyelenggaraan ( Robert G. Murdick, 1977). Proses mendapatkan maklumat yang lengkap menjadi satu masalah kepada setiap guru atau pihak pengurusan untuk membuat sebarang keputusan dan perancangan berkaitan dengan pelajar. Sistem pengurusan maklumat secara manual yang ada telah memaksa mereka supaya mengambil masa yang agak lama untuk mendapatkan sesuatu maklumat atau rekod pelajar. Teknologi komputer adalah sangat sesuai digunakan dalam pengendalian sistem pengurusan pelajar bagi mempercepatkan pengurusan serta memudahkan pihak pengurusan mengeluarkan laporan-laporan tanpa perlu melakukannya secara manual. Menurut Mohd Yusri bin Mahadi (1996), dengan menggunakan teknologi pengkomputeran, segala maklumat dapat dicapai dengan mudah dan semua maklumat sulit terjamin kerahsiaannya. Sistem maklumat merujuk kepada satu sistem berkomputer yang memproses data untuk mencapai sesuatu fungsi yang tertentu. Menurut Parker (1987), sistem maklumat adalah penting kerana ia dapat memberi kelebihan bersaing kepada syarikat yang menggunakannya. Justeru, penggunaan sistem maklumat dalam bidang perniagaan sudah menjadi satu amalan yang biasa. Akan tetapi, penggunaan sistem maklumat di dalam sistem pendidikan Malaysia masih berkembang dengan kadar yang amat perlahan. Dalam bidang pendidikan, maklumat yang dihasilkan setiap hari sangatlah banyak. Maklumat pendidikan ini meliputi maklumat staf, maklumat pelajar, maklumat matapelajaran, maklumat sumber pendidikan dan maklumat perancangan dan penyelidikan. Satu sistem pengurusan maklumat yang cekap diperlukan untuk mengurus maklumat yang bagitu banyak sekali. Sistem maklumat pengurusan secara manual
2

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

tidak lagi berpadanan dengan zaman teknologi maklumat ini. Pengurusan yang tidak cekap bukan sahaja menghasilkan kerja yang tidak produktif, malah ia boleh menjatuhkan semangat bekerja staf. Oleh ini, penggunaan teknologi maklumat harus diperluaskan. Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar (SisTend) ini dibangunkan untuk membantu mengurangkan beban tugas guru-guru dan pihak pengurusan. Maklumat kehadiran pelajar merupakan satu perkara wajib di semua sekolah di Malaysia. Setiap bulan laporan retan bulanan akan dihantar ke Pejabat Pelajaran Daerah bagi mengetahui statistik kehadiran pelajar pada bulan tersebut. Oleh yang demikian, sistem (SisTend) ini dapat membantu mempercepatkan dan memudahkan kerja pengiraan kehadiran pelajar. Sistem ini menggunakan kaedah fingerprint dimana, pelajar perlu melaksanakan fingerprint di tempat yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah. Pelajar yang melaksanakan tugas ini, akan dicatat status kehadiran mereka sebaliknya pelajar yang malas berbuat demikian akan dianggap tidak hadir pada hari tersebut. Kebaikan sistem ini dibangunkan adalah dapat melatih pelajar untuk memikul tugas dan tanggungjawab yang telah diberikan. Disamping itu, nilai-nilai murni dapat diterapkan di dalam diri pelajar tersebut seperti bertanggungjawab, amanah, rasional dan sebagainya.

3.0 Pernyataan Masalah

Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar (SisTend) yang dibangunkan ini merupakan sistem berkomputer bersepadu yang akan membantu guru kelas dan pihak pentadbir menjalankan tugas mereka dengan lebih sistematik dan lebih mudah. Segala masalah yang berkaitan dengan maklumat kehadiran pelajar serta statistik kehadiran pelajar dapat diatasi dengan mudah dan cepat. Oleh itu, di akhir kajian ini pengkaji berhasrat dapat membangunkan sebuah Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar yang merupakan salah satu usaha dan langkah yang diambil untuk menyelesaikan masalah yang timbul di sekolah.

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

4.0 Objektif Kajian Objektif kajian yang ingin dicapai melalui sistem ini (SisTend) ini adalah seperti berikut:a) Mengkaji dan menganalisa proses kerja yang dilakukan oleh guru kelas dan pihak pengurusan sekolah bagi pengiraan jumlah kehadiran pelajar di sesebuah sekolah. b) Merekabentuk sistem maklumat kehadiran pelajar (SisTend) di sekolah secara berkomputer. c) Membangunkan sistem maklumat pengurusan kehadiran pelajar (SisTend) berasaskan information system bagi membolehkan guru kelas dan pihak pengurusan sekolah menjalankan kerja-kerja dengan lebih berkesan secara berkomputer. d) Menilai keberkesanan penggunaan dari segi penggunaan masa, tenaga dan ketepatan maklumat kehadiran pelajar yang diperolehi. Dengan menggunakan sistem ini sekurang-kurangnya guru kelas dan pihak pengurusan sekolah dapat mengurangkan masalah maklumat pengurusan kehadiran pelajar. Oleh sebab itu, perisian ini mengutamakan ciri-ciri berikut:a) Kebolehan menyimpan maklumat lebih teratur, sistematik dan tepat. b) Kemudahan untuk mencari atau mencapai maklumat serta perkongsian data secara berkomputer kerana setiap langkah yang ditunjukkan dengan arahan dalam bentuk manual yang mudah difahami oleh pengguna c) Kebolehan penyelenggaraan d) Penghasilan laporan rekod kehadiran pelajar melalui paparan di layar atau cetakan kertas dengan lebih cepat dan tepat.

5.0 Batasan Kajian Berikut adalah skop projek bagi Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar (SisTend) yang akan dibangunkan di sekolah:a) Skop kajian bagi sistem yang akan dibangunkan adalah tertumpu kepada masalah pengurusan maklumat kehadiran pelajar bagi sesebuah sekolah.

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

b) Berdasarkan analisa kajian, maklumat kehadiran pelajar di sekolah lambat diperolehi oleh pihak pengurusan bagi setiap hari. c) Kajian kes tertumpu kepada pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar (SisTend) d) Pengguna sasaran bagi Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar (SisTend) yang akan dibangunkan ini adalah pihak pengurusan sekolah, guru tingkatan dan pelajar.

6.0 Kepentingan Kajian Antara kepentingan pembangunan sistem ini ialah:a) Sistem ini akan dapat membantu pengurusan dan pentadbiran sekolah dengan lebih cekap. Segala tugas diambil alih oleh komputer mikro dan pencetak yang dikendalikan oleh seseorang guru. b) Menudahkan urusan pemantauan peratusan kehadiran pelajar secara sistematik. c) Membolehkan semua maklumat kehadiran pelajar disimpan dan capaian dengan lebih cepat. Selain dari itu, dapat mengurangkan penggunaan kertas secara optima dengan mewujudkan konsep paperless. d) Memudahkan carian, capaian data dan maklumat disamping data dapat dijana menjadi maklumat yang lebih berguna mengikut kehendak pengguna. e) Menjimatkan kos dan masa pengurusan dan pentadbiran sekolah. f) Memastikan ketepatan, kebolehpercayaan maklumat kehadiran pelajar terjamin dengan konsep perkongsian data antara kelas dan sekolah.

7.0 Kajian Literatur Bahagian kajian literatur ini membincangkan teknologi yang digunakan untuk melaksanakan projek ini. Penyelidikan dilakukan bagi memudahkan lagi pemahaman terhadap kajian yang akan dijalankan dan sistem yang ingin dibangunkan. Ianya merujuk kepada aktiviti penelitian dan penyelidikan terhadap topik-topik yang berkaitan mengenai persoalan kajian. Maklumatmaklumat yang telah diperolehi untuk kajian ini didapati dengan kajian terhadap kertas kerja

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

yang telah terhasil sebelum ini, menemubual pegawai yang terlibat serta pengumpulan dokumen yang berkaitan. Sistem maklumat boleh didefinasikan sebagai satu set unsur-unsur atau komponen yang berkaitan yang mengumpul (input), mengolah (proses) dan menyimpan dan menyebar (output) data dan maklumat yang menyediakan satu mekanisma maklumbalas untuk mencapai sesuatu objektif dan bagi menyokong membuat keputusan dan kawalan dalam sesebuah organisasi (Turban et al., 2004). Secara khususnya, ianya terdiri dari gabungan perkakasan, perisian, dan rangkaian telekomunikasi yang dibina serta digunakan oleh manusia, untuk mewujudkan, mengumpul dan mengagihkan data berguna lazimnya di dalam persekitaran organisasi melalui rangkaian elektronik dan mengikut prosedur tertentu (Mcleod, 1998). Rajah dibawah menunjukkan mekanisma yang mengawal operasi sistem maklumat (Turban et al., 2004).

Sistem Maklumat Pengurusan merupakan satu sistem maklumat yang menyediakan maklumat rutin untuk perancangan, menyusun dan mengawal operasi dalam sesuatu kefungsian organisasi (Turban et al., 2004). Sistem Maklumat Pengurusan digunakan oleh peringkat pengurusan. Ia meringkaskan dan melaporkan operasi-operasi asas organisasi. Model Sistem Maklumat Pengurusan adalah seperti yang digambarkan dalam rajah di atas. Transaksi-transaksi dari Sistem Pemprosesan Transaksi (SPT) akan dipadatkan, diulangi dan dipersembahkan dalam laporan yang panjang yang akan dijana mengikut jadual tertentu. Sistem Maklumat Pengurusan memastikan strategi perniagaan berhasil dengan cara yang cekap. Ianya menyediakan maklumat
6

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

terkini tentang sesuatu topik seperti kecekapan operasi, keberkesanan dan produktiviti dengan cara mengeluarkan maklumat daripada pangkalan data dan memprosesnya berpandukan kepada keperluan pengguna sistem (Turban et al., 2004). Antara ciri-ciri Sistem Maklumat Pengurusan yang biasanya dibangunkan adalah seperti yang dinyatakan berikut (Turba et al., 2004):a) Sistem maklumat pengurusan menyokong keputusan-keputusan berstruktur di peringkat operasi dan kawalan pengurusan. b) Sistem maklumat pengurusan biasanya berorientasikan laporan dan kawalan. Ia direkabentuk untuk membuat laporan berdasarkan operasioperasi sedia ada dan oleh itu untuk membantu menyediakan kawalan harian ke atas operasi. c) Sistem Maklumat Pengurusan bergantung kepada data-data korporat yang sedia ada dan aliran data. d) Sistem Maklumat Pengurusan mempunyai kebolehan analitik yang rendah. e) Sistem Maklumat Pengurusan biasanya membantu dalam proses membuat keputusan menggunakan data-data semasa dan silam. f) Sistem Maklumat Pengurusan secara amnya tidak fleksibel. g) Sistem Maklumat Pengurusan memberi penekanan kepada perkara-perkara dalaman lebih dari luaran. Sistem Maklumat Pengurusan sangat berguna kepada pengurusan taktikal kerana ia dapat menyediakan produk maklumat yang menyokong keperluan membuat keputusan harian yang rutin di dalam organisasi (Mcleod, 1998). Sistem maklumat pengurusan menyediakan pelbagai laporan kepada pengurus dan kandungan laporan ini boleh ditentukan sendiri mengikut keperluan pengurus. Produk maklumat yang dikeluarkan oleh sistem maklumat pengurusan adalah terdiri daripada paparan dan laporan yang disediakan samada atas permintaan pengurus atau dari masa ke semasa secara berjadual atau apabila sesuatu keadaan berlaku (Turban et al., 2004). Keberkesanan sistem maklumat adalah pengukuran sejauh mana sistem maklumat dapat memberikan sumbangan dan kesan kepada keberkesanan dalam sesebuah organisasi. Tiga aspek yang biasanya diutamakan untuk mengukur keberkesanan sistem maklumat adalah, pelaksanaan keputusan iaitu keupayaan sistem untuk menyokong pengurusan pembuatan keputusan, kepenggunaan dan kepuasan. Biasanya kajian berkenaan dengan keberkesanan sistem maklumat
7

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

melibatkan kesan sistem maklumat kepada individu, organisasi, kualiti sistem, kualiti maklumat, kepenggunaan maklumat, kepuasan pengguna dan kualiti servis (Pitt dan Watson, 1995). Kepuasan pengguna terhadap sesuatu sistem baru yang dibangunkan adalah amat penting. Pengukuran pengimplementasian menitikberatkan kepuasan pengguna, kepenggunaan sistem (Baroudi, 1986), penglibatan pengguna (Barki, 1986) dan penerimaan pengguna (Davis, 2003). Keyakinan kepada kepuasan pengguna dalam membuat penilaian kejayaan sistem maklumat selalunya digunakan oleh penyelidik dan pembangun sistem maklumat. Melone mengatakan bahawa, walaupun beberapa peralatan yang terhasil sebelum ini telah diakui kesahihannya dalam menilai keberkesanan sistem maklumat, namun tidak ada perhubungan yang jelas terhasil diantara keberkesanan sistem dan kepuasan pengguna (Melone, 1990). Menurut kajian yang dilakukan oleh Seddon, beliau telah mendefinisikan kepuasan pengguna sebagai penilaian yang subjektif bergantung kepada individu tersebut, organisasi yang terlibat dan sistem maklumat yang digunakan (Seddon, 1997). Beliau menyatakan penilaian kepuasan pengguna adalah penilaian manfaat yang dihasilkan oleh stakeholder (individu, kumpulan individu, pengurusan dalam sesebuah organisasi dan keseluruhannya). Beliau mempertahankan bahawa penggunaan alatan yang dihasilkan adalah tidak mencukupi untuk mengukur pembinaan idea ini.

8.0 Rekabentuk Kajian Pada fasa ini, ia menjelaskan pandangan keseluruhan mengenai rupa bentuk, struktur, jenis media dan teknologi yang terlibat (Jamalludin Harun, Baharuddin Aris dan Zaidatun Tasir, 2001). Pembangun perlu merancang organisasi reka bentuk yang mengikut urutan yang jelas dan teratur. Ianya bertujuan untuk menjaga kualiti perisian itu sendiri dengan mengenalpasti kesilapan, kekurangan dan masalah yang dihadapi ketika proses mereka bentuk. Dalam fasa ini akan dibincangkan mengenai carta alir bagi perjalanan sistem yang akan dibangunkan serta papan cerita yang menerangkan mengenai antaramuka pengguna. Di peringkat awal rekabentuk kajian yang digunakan adalah mengenalpasti permasalahan yang timbul di dalam penggunaan buku rekod kehadiran pelajar yang dilaksanakan secara manual sejak dahulu lagi. Pengkaji menggunakan kaedah menemubual beberapa orang guru tingkatan untuk mengenalpasti masalah-masalah yang timbul penggunaan buku rekod kehadiran pelajar secara manual. Di dalam fasa seterusnya, ialah fasa rekabentuk paparan antaramuka

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

pengguna bagi sistem yang akan dibangunkan. Ia akan menitikberatkan dari segi penggunaan warna, interaktif dan user-friendly dan lain-lain. Terdapat dua kategori pengguna yang dibenarkan mengakses sistem ini iaitu guru tingkatan dan pihak pengurusan sekolah. Guru tingkatan dan pihak pengurusan sekolah akan dibekalkan nama pengguna dan katalaluan bagi mengakses sistem ini. Pembangunan sistem ini menggunakan perisian FileMarker Pro 11.0. Perisian ini dipilih kerana ia merupakan salah satu perisian pangkalan data yang dapat menyimpan dan capaian semula maklumat yang diperlukan oleh pihak pengurusan sekolah. Selain itu, ianya juga boleh menyimpan maklumat yang banyak dan mudah untuk penyelenggaraan. Komputer yang digunakan mempunyai spesifikasi yang dapat menampung kapasiti keperluan pembangunan sistem ini. Apabila pembangunan sistem ini selesai dibangunkan, pengkaji akan membuat pengujian sistem ini dalam tempoh 6 bulan. Selepas tempoh kajian, satu borang soal selidik akan dibuat bagi mengenalpasti kekurangan dan menambahbaikan sistem ini. Sampel bagi soal selidik ini terdiri daripada pihak pengurusan sekolah, guru kelas dan juga pelajar.

9.0 Rumusan Sistem pengurusan bukan lagi sesuatu yang baru tetapi telah mengalami perkembangan yang kian pesat dalam semua bidang. Potensi pengaplikasian sistem pengurusan berkomputer dalam semua bidang memang tidak dapat dinafikan dan ia bertujuan untuk menyokong dan menambah baik pemprosesan maklumat atau data. Sistem pengurusan bukan sahaja memberikan ruang dan pengalaman baru kepada pihak pengurusan sekolah, guru-guru dan pelajar, malahan ia mampu menggalakkan revolusi dalam penggunaan pangkalan data bagi memastikan data yang diperolehi tepat tanpa sebarang kesilapan. Sistem maklumat memainkan peranan penting dalam pengurusan maklumat pendidikan. Pembangunan sistem SisTend telah menunjukkan beberapa faedah yang boleh dicapai melalui penggunaan sistem maklumat. Oleh ini, semasa kita memberi banyak tumpuan kepada komputer dalam pendidikan, kita tidak haruslah mengabaikan kepentingan sistem maklumat dalam sistem pentadbiran pendidikan. Pelan strategik bagi pelaksanaan sistem maklumat perlu disediakan supaya penggunaan sistem maklumat akan menjadi satu budaya kerja dalam pengurusan maklumat pendidikan di Malaysia.
9

Pembangunan Sistem Maklumat Pengurusan Kehadiran Pelajar

LD_B272 Teknologi Maklumat (HLM AM)

Masalah memang menjadi asam garam dalam setiap apa jua yang kita lakukan, pokok pangkalnya adalah bergantung pada diri sendiri. Kesabaran dan kesungguhan merupakan aset utama dalam pembangunan sistem pengurusan maklumat kehadiran pelajar ini.

Rujukan Asas Sistem Maklumat.2001.Mohd Shanudin Zakaria.Prentice Hall,Petaling Jaya Asas Sistem Maklumat.2001.Mohd Shanudin Zakaria.Prentice Hall,Petaling

Parker, C. S. (1993). Management information system: Strategy and actions. New York: Mitchell McGraw Hill.

Ahmad Shobri Abd Razak (1991). Sistem Maklumat Murid. Tesis Sarjana Muda, UTM, Johor. Baharuddin Aris et al. (2003). Sains Komputer- Teknik & Teknologi. Kuala Lumpur: Venton Publishing Sdn. Bhd.

Fariza Hanum Md. Nasaruddin, Hannyzzura Pal@ Affal, Maizatul Akmar Ismail dan lain-lain (2002). Pengenalan Kepada Pangkalan Data. McGraw- Hill (Malaysia) Sdn. Bhd

Talha bin Halil (1992). Sistem Maklumat Pelajar FSKSM. UTM: Tesis Sarjana Muda. Abdullah Mohamad Zin danMohamad Jan Nordin (2000), Perkongsian Maklumat, Kuala Lumpur : Prentice Hall. Melone, N.P., "Theoretical Assessment of the User-Satisfaction Construct in Information Systems Research," Management Science, Vol. 36 Issue 1, Jan 1990. Seddon, P. B., "A Respecification and Extension of the DeLone and McLean Model of IS Success," Information Systems Research, Vol. 8, No. 3, September 1997. Turban E., McLean E, Wetherbe J (2004) Information Technology for Management, USA : John Wiley & Sons, Inc.

10