CGC Tomo4 2011

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS
INFORME A LA AUDITORA A LA LIQUIDACIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y AUTNOMAS
TOMO IV / VII
GUATEMALA, MAYO DE 2012
INDICE TOMO IV / VII INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL INFORMACINGENERAL FUNDAMENTOLEGALDELAAUDITORA OBJETIVOSDELAAUDITORA ALCANCEDELAAUDITORA INFORMACINFINANCIERA,PRESUPUESTARIA,TCNICAY OTROSASPECTOSEVALUADOS RESULTADOSDELAAUDITORA DICTAMENDEAUDITORA ESTADOSFINANCIEROS NOTASALOSESTADOSFINANCIEROS INFORMERELACIONADOCONELCONTROLINTERNO HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCONTROLINTERNO INFORMERELACIONADOCONELCUMPLIMIENTODELEYESY REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR 1 1 1 2 3 9 9 13 17 22 25 79 82 131
AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 132 INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES -INAB INFORMACINGENERAL FUNDAMENTOLEGALDELAAUDITORA OBJETIVOSDELAAUDITORA 134 134 134
ALCANCEDELAAUDITORA INFORMACINFINANCIERA,PRESUPUESTARIA,TCNICAY OTROSASPECTOSEVALUADOS RESULTADOSDELAAUDITORA DICTAMENDEAUDITORA ESTADOSFINANCIEROS NOTASALOSESTADOSFINANCIEROS INFORMERELACIONADOCONELCONTROLINTERNO HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCONTROLINTERNO INFORMERELACIONADOCONELCUMPLIMIENTODELEYESY REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR
136 137 142 142 145 147 157 159 174 177 197
AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 198 SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA INFORMACINGENERAL FUNDAMENTOLEGALDELAAUDITORA OBJETIVOSDELAAUDITORA ALCANCEDELAAUDITORA INFORMACINFINANCIERA,PRESUPUESTARIA,TCNICAY OTROSASPECTOSEVALUADOS RESULTADOSDELAAUDITORA DICTAMENDEAUDITORA ESTADOSFINANCIEROS INFORMERELACIONADOCONELCONTROLINTERNO HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCONTROLINTERNO INFORMERELACIONADOCONELCUMPLIMIENTODELEYESY 200 200 200 201 202 210 210 212 228 230 260
REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR 263 312
AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 313 COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN -CONALFA INFORMACINGENERAL FUNDAMENTOLEGALDELAAUDITORA OBJETIVOSDELAAUDITORA ALCANCEDELAAUDITORA INFORMACINFINANCIERA,PRESUPUESTARIA,TCNICAY OTROSASPECTOSEVALUADOS RESULTADOSDELAAUDITORA DICTAMENDEAUDITORA ESTADOSFINANCIEROS NOTASALOSESTADOSFINANCIEROS INFORMERELACIONADOCONELCONTROLINTERNO HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCONTROLINTERNO INFORMERELACIONADOCONELCUMPLIMIENTODELEYESY REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR 315 316 316 317 317 322 322 324 327 331 333 346 348 387
AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 388 ACADEMIA DE LENGUAS MAYAS DE GUATEMALA INFORMACINGENERAL 390
FUNDAMENTOLEGALDELAAUDITORA OBJETIVOSDELAAUDITORA ALCANCEDELAAUDITORA INFORMACINFINANCIERA,PRESUPUESTARIA,TCNICAY OTROSASPECTOSEVALUADOS RESULTADOSDELAAUDITORA DICTAMENDEAUDITORA ESTADOSFINANCIEROS NOTASALOSESTADOSFINANCIEROS INFORMERELACIONADOCONELCONTROLINTERNO HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCONTROLINTERNO INFORMERELACIONADOCONELCUMPLIMIENTODELEYESY REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR
391 391 392 392 396 396 398 401 407 409 411 413 442
AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 443
INFORME DE AUDITORA INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
Contraloria General de Cuentas
Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)
1. INFORMACIN GENERAL 1.1 Base Legal Decreto Nmero 1132, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, emitida el 4 de febrero de 1,957. Funcin El Instituto de Fomento Municipal, es una institucin especializada para dar asistencia tcnica, administrativa y financiera a las municipalidades, a fin de promover el mejoramiento de los pueblos con pleno y eficaz aprovechamiento de sus recursos. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORA La auditora se realiz con base en: La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en sus artculos 232 y 241. El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA AREA FINANCIERA Generales Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la liquidacin presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2011. Especficos Comprobar la autenticidad y presentacin de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, as como sus documentos de soporte.
Consolidado de Entidades Descentralizadas y Autnomas Informe de Auditora a la Liquidacin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011
Examinar la liquidacin presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN. AREA TCNICA Generales Fiscalizar los proyectos ejecutados y/o en ejecucin por el Instituto de Fomento Municipal, -INFOM-, durante el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2,011. Especficos Establecer la ejecucin de los proyectos. Determinar el avance fsico a los proyectos seleccionados, durante el perodo de la Auditora. Verificar el cumplimiento de Convenios de financiamiento, contratos y Leyes aplicables. Evaluar la supervisin del proyecto. 4. ALCANCE DE LA AUDITORA rea Financiera El examen comprendi la evaluacin de la estructura de control interno y la revisin de las operaciones, registros y la documentacin de respaldo presentadas
por los funcionarios y empleados de la entidad, del perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011; revisando las cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Fondos en Avance, Inversiones Temporales, Cartera de Crditos (Prstamos otorgados a Corto Plazo), Cuentas a Cobrar a Corto Plazo y Largo Plazo, Propiedad, Planta y Equipo, Otros Activos Fijos; y del Estado de Resultados, se evaluaron los Intereses producto, Transferencias de Capital al Sector Privado y Pblico. As mismo fueron evaluados los programas: Asistencia Crediticia a las Municipalidades, Asistencia Tcnica en Proyectos, Asistencia Administrativa, Saneamiento del Medio, Desarrollo Rural y Local. Tambin se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias, para establecer el presupuesto vigente aprobado, para los programas presupuestarios. rea Tcnica La auditora comprendi la evaluacin fsica de los proyectos de inversin pblica, que se encontraban en proceso y los terminados en el ao mencionado, mediante la aplicacin de pruebas selectivas. Limitaciones al alcance El sistema de financiamiento de los proyectos establece el cumplimiento de las condiciones especficas de los convenios internacionales, por lo que la implementacin de la normativa nacional, es en forma supletoria. La verificacin del proyecto se limita a los renglones susceptibles de medicin. Los renglones complementarios no revisados de los componentes de las obras, presentan condiciones que nicamente se pueden comprobar durante su desarrollo, por lo que cualquier deficiencia imputable a la ejecucin, quedar bajo la responsabilidad de las personas relacionadas a la planificacin, construccin, supervisin y autorizacin de los pagos. 5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Informacin Financiera y Presupuestaria Balance General De conformidad con el Balance General presentado al 31 de diciembre de 2011, se evaluaron cuentas que por su importancia relativa fueron seleccionadas.
Bancos La entidad report que maneja sus recursos en 72 cuentas bancarias, aperturadas en el Sistema Bancario Nacional, que al 31 de diciembre de 2011, reflejan la cantidad de Q268,822,120.83, y de acuerdo a la muestra seleccionada, se comprob que estn debidamente autorizadas por el Banco de Guatemala. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administracin Central) La Gerencia mediante el Acuerdo Nmero 57-2011, de fecha 1 de febrero de 2011, autoriz la constitucin del Fondo Rotativo Institucional, por la cantidad de Q1,040,000.00, los que fueron liquidados al 31 de diciembre de 2011, ejecutando en el perodo la cantidad de Q3,732,853.80, que se integra de la siguiente manera: Unidad Ejecutora 201, UDAF-INFOM con Q3,195,663.15; 202, Prstamo BIRF 7169 con Q404,977.92; 203, Fomento del Sector Municipal FSM I con Q54,220.95 y 213 Proyecto Unin Europea, Desarrollo Rural y Local con Q77,991.78. Inversiones Financieras Al 31 de diciembre de 2011, el saldo de las Inversiones Financieras ascendi a la cantidad de Q68,396,000.00. Devengando Intereses por la cantidad de Q1,432,153.69. La entidad report que el 100% de las inversiones se realizaron en instituciones financieras autorizadas, siendo estas G & T Continental, S. A. y el Banco de los Trabajadores. Cartera de Crditos Al 31 de diciembre de 2011, segn informacin del rea de Cartera, los prstamos otorgados por el INFOM a las municipalidades, ascienden a la cantidad de Q140,706,247.13, con Fondos propios del INFOM, concedidos a corto, mediano y largo plazo, la cual forma parte de la cuenta 1213 Prstamos Concedidos a Mediano y Largo Plazo. Derivado de la reforma realizada al Decreto 12-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Cdigo Municipal, mediante el Decreto Nmero 22-2010, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Artculo No. 32, establece: Se reforma el artculo 113 del Cdigo Municipal, el cual queda as: Artculo 113. Otros requisitos y condiciones de los prstamos internos y externos. En la
contratacin de prstamos internos y externos es necesario adems, que: 6. Los prstamos internos solamente podrn ser contratados con los bancos del sistema financiero nacional; cualquier prstamo realizado con personas individuales o jurdicas que no sean supervisadas por la Superintendencia de Bancos ser nulo de pleno derecho y el Alcalde o Concejo Municipal que lo haya autorizado sern responsables conforme a la ley. Se evidencia que el Instituto de Fomento Muncipal, ha perdido la funcin de asistencia crediticia a las municipalidades, por lo anterior tiene el riesgo a largo plazo, de no percibir gran parte de los ingresos para su funcionamiento, mientras no se hagan las reformas al Cdigo Municipal y persista la limitacin por parte de las municipalidades, para poder obtener prstamos en el INFOM. Cuentas a Cobrar Al 31 de diciembre de 2011, las cuentas por cobrar a coto plazo ascienden a Q37,845,743.18 y a largo plazo Q8,028,636.10. Propiedad, Planta y Equipo Al 31 de diciembre de 2011, el saldo neto de la cuenta asciende a la cantidad de Q344,828,521.18. Otros Activos Fijos Al 31 de diciembre de 2011, el saldo de la cuenta asciende a la cantidad de Q8,462,782.43. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditora se evaluaron cuentas que por su importancia fueron seleccionadas. Ingresos y Gastos Los Intereses por prstamos internos al 31 de diciembre 2011, ascienden a la cantidad de Q49,317,992.74. El saldo al 31 de diciembre 2011 de las Transferencias de Capital al Sector Privado, ascienden a la cantidad de Q6,900,048,.28 y las Transferencias de Capital al Sector Pblico, ascienden a la cantidad de Q1,505,227.18.
Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto de ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2011, asciende a la cantidad de Q624,737,098.00, se realizaron modificaciones presupuestarias por la cantidad de Q54,549,855.00, para un presupuesto vigente de Q679,286,953.00, recaudndose la cantidad de Q561,389,790.00, a travs de: Venta de Bienes y Servicios de Administracin Pblica Q14,888,096.00, Rentas de la Propiedad Q60,852,670.00, Transferencias de Capital Q221,533,632.00 y Recuperacin de Prstamos de Largo Plazo Q264,115,392.00. Egresos El presupuesto de egresos asignado para el ejercicio fiscal 2011, asciende a la cantidad de Q624,737,098.00, se realizaron modificaciones presupuestarias por la cantidad de Q54,549,855.00, para un presupuesto vigente de Q679,286,953.00, ejecutndose la cantidad de Q390,533,017.00, a travs de los programas especficos siguientes: 01 Actividades Centrales por Q51,565,796.00, 11 Asistencia Crediticia a las Municipalidades Q146,607,709.00, 12 Asistencia Tcnica en Proyectos Q9,187,916.00, 13 Asistencia Administrativa Municipal Q4,776,072.00, 15 Saneamiento del Medio Q108,248,674.00, 17 Desarrollo de Infraestructura Vial Q49,317,663.00, 19 Desarrollo Rural y Local Q17,954,011.00, 97 Programa de Reconstruccin originado por la Tormenta Agatha y Erupcin del Volcn de Pacaya Q84,749.00 y 99 Partidas no Asignables a Programas Q2,790,427.00. Modificaciones presupuestarias La Entidad report que las modificaciones presupuestarias ascienden a Q54,549,855.00, las que se encuentran autorizadas por la autoridad competente. Informacin Tcnica La muestra determinada por el especialista del rea Tcnica, fue de 15 proyectos, de los cuales se evaluaron 10, por la cantidad de Q32,830,755.18; es de indicar que algunos presentaban avances de 100%, que corresponden a Caminos Rurales.
Otros aspectos Plan Operativo Anual La entidad elabor el Plan Operativo Anual en forma tcnica y objetiva, reflejando los alcances y las metas segn su finalidad, mismas que se fueron ejecutando, conforme a las modificaciones presupuestarias realizadas. La entidad present cuatrimestralmente al Ministerio de Finanzas Pblicas y a la Secretaria de Planificacin y Programacin de la Presidencia -SEGEPLAN- el informe de su gestin. Plan Anual de Auditora La entidad elabor el Plan Anual de Auditora de acuerdo con las polticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditora Gubernamental, de la Contralora General de Cuentas. El mismo fue aprobado por la mxima autoridad mediante Acuerdo No. 750-2010, de fecha 9 de diciembre de 2010 y enviado a la Contralora General de Cuentas el 10 de enero de 2011. Convenios La entidad suscribi 7 convenios, con las siguientes entidades: 1) Con la Organizacin no Gubernamental: Servicios para el Desarrollo -SER- Gonn Pcajoj, S.A., por un monto de Q6,200,000.00; 2) Con Organismos Internacionales: Helvetas Guatemala (Asociacin Suiza para la Cooperacin Internacional) y Unin Europea; 3) Con Organismos Internacionales que financian programas ejecutados por INFOM: Banco Interamericano de Desarrollo -BID- y dos convenios con el Banco Interamericano de Reconstrucciones y Fomento -BIRF- (Banco Mundial); y 4) Con el Secretario de la SESAN: en el marco de un convenio de financiacin con la Unin Europea, ejecutado por el INFOM. Donaciones Al 31 de diciembre de 2011, la entidad recibi en concepto de donaciones en bienes la cantidad de Q373,934.13, integrada de la siguiente manera: de Katahira & Engineers, un monto de Q350,942.00 y de Profadec Q22,992.13.
Prstamos Los prstamos recibidos por el Instituto de Fomento Municipal INFOM-, se integran de la siguiente manera: para el Segundo Programa de Caminos Rurales y Carreteras Principales, BIRF 7169-GU, la cantidad de $46,700,000.00, para Abastecimiento de Agua Potable y Saneamiento Bsico Rural, BID 1469/OC-GU la cantidad de $50,000,000.00, para el Desarrollo y Fomento del Sector Municipal, BID 1217/OC-GU, la cantidad de $19,531,800.00 y Proteccin de la Selva Petenera, KFW-324-324706, la cantidad de $6,526,874.00. Sistemas Informticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB. Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones La entidad public en el Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, segn reporte generado el 10 mayo de 2012, un total de 3,996 concursos, de los cuales 3,941 son publicaciones sin concurso, 7 finalizados desiertos, 17 finalizados anulados, 29 Finalizados adjudicados y 2 en etapa de evaluacin, as mismo se recibieron 8 inconformidades, las cuales fueron 7 rechazadas por improcedentes y 1 aceptada. Sistema Nacional de Inversin Pblica La entidad report que utiliza el Sistema Nacional de Inversin Pblica. Sistema de Guatenminas La entidad report que no utiliza el sistema de control y registro de recurso humano. Sistema de Gestin La entidad report que utiliza el sistema para solicitud y registro de las compras.
6. RESULTADOS DE LA AUDITORA DICTAMEN
Seor Germn Estuardo Velsquez Prez Gerente Instituto de Fomento Municipal Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaa de Instituto de Fomento Municipal al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin de estos estados financieros basados en nuestra auditora. Condujimos nuestra auditora de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditora para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora proporciona una base razonable para nuestra opinin. Hallazgos Se estableci que el Balance General al 31 de diciembre de 2011, no refleja el saldo contable de los inventarios de Materiales y Suministros de las bodegas de la Unidad Ejecutora 301 Fondo Nacional UNEPAR, segn se detalla en el cuadro siguiente:
BODEGA Almacn central proveedura Almacn central bodega en trnsito VALOR Q. 595,421.83 1,958,756.87
Materiales regin central Transportes y talleres TOTAL
5,854,347.08 923,203.66 9,331,729.44
El Balance General al 31 de diciembre de 2011, no refleja los saldos relacionados con los inventarios. (Hallazgo de Control Interno No.3, rea Financiera)
En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que la Direccin de Contabilidad del Estado tiene registrada la cantidad de Q19,112,507.14, correspondiente a Prstamos Concedidos a Mediano y Largo Plazo, de ejercicios anteriores, sin embargo el INFOM no tiene contabilizado el saldo respectivo de la deuda, ni la integracin de los movimientos contables que provocaron la acumulacin de dichos saldos. Al no registrarse contablemente, el Balance General Consolidado del INFOM, al 31 de diciembre de 2011, no refleja el monto adeudado a Contabilidad del Estado. (Hallazgo de Control Interno No.6, rea Financiera)
En las Unidades Ejecutoras 206, Coordinacin Donacin Japonesa y 301 Fondo Nacional UNEPAR, del Instituto de Fomento Municipal -lNFOM-, se determin que en los Balances Generales al 31 de diciembre de 2011, la cuenta No. 1234 Construcciones en Proceso, presenta un saldo de Q17,484,371.99 y Q33,407,676.87 respectivamente, de los cuales Q8,117,263.12 y Q25,399,673.53 no han sido regularizadas, considerando que dichos saldos representan obras totalmente finalizadas, que deben registrarse en la cuenta correspondiente. El Balance General Consolidado, al 31 de diciembre de 2011, presenta saldos de cuentas no regularizadas que los hacen no razonables. (Hallazgo de Control Interno No.8, rea Financiera)
En el Instituto de Fomento Municipal, se determin que al 31 de diciembre de 2011, el saldo de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo, no est conciliado, debido a que existe una diferencia de Q21,120,801.97, entre el Libro de
Inventarios de Activos Fijos, el cual registra la cantidad de Q109,583,694.98 y dicha cuenta de Balance General Consolidado que reporta un valor de Q130,704,496.95. El Balance General y el Libro de Inventarios de Activos Fijos, no presentan informacin razonable de la cuenta Propiedad Planta y Equipo. (Hallazgo de Control Interno No.9, rea Financiera) En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) prrafo (s) precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posicin financiera de Instituto de Fomento Municipal, al 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, para el ao que termin en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Guatemala, 25 de mayo de 2012 REA FINANCIERA
LIC. JOSE GUSTAVO LAZO QUIONEZ Auditor Gubernamental
LIC. GUSTAVO NEHEMIAS GOMEZ RACANCOJ Auditor Gubernamental
LIC. JORGE LUIS HERRERA TELLO Auditor Gubernamental
LIC. RICARDO ARTURO MENDEZ RECINOS Auditor Gubernamental
LIC. JUAN HUMBERTO CHAMALE MARROQUIN Auditor Gubernamental
PABLO RODOLFO GARCIA VILLATORO Auditor Independiente
LIC. GUSTAVO RAMIREZ AJCHE Coordinador de Comisin
Estados Financieros
Notas a los Estados Financieros
INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Seor Germn Estuardo Velsquez Prez Gerente Instituto de Fomento Municipal Su Despacho En la planeacin y ejecucin de nuestra auditora del balance general a Instituto de Fomento Municipal al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao que termin en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditora con el propsito de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relacin a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las aseveraciones de la Administracin en los estados financieros, son los siguientes: rea Financiera 1 Deficiente control en el cobro de intereses y retencin de impuesto al valor agregado 2 Falta de conciliacin de saldos 3 Cuenta de inventario no se refleja en el Balance General 4 Vehculos en trmite de baja incluidos en pliza de seguro 5 Plizas de seguros sin el detalle de los bienes asegurados 6 Deficiente registro en operaciones contables .
7 Vehculos pendientes de reparacin 8 Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso 9 Falta de conciliacin de saldos 10 Falta de control en prstamo de vehculo a otras instituciones 11 Vehculos no registrados a nombre de la entidad rea Tcnica 12 Falta de Control Interno 13 Incumplimiento en los procedimientos en la recepcin de bienes, obras y servicios
LIC. MIRIAM ALICIA GUERRERO RODRIGUEZ Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ING. SERGIO ARMANDO CARIO PAZ Auditor Gubernamental
ING. CARLOS ENRIQUE PALACIOS SAMAYOA Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Control Interno rea Financiera Hallazgo No.1 Deficiente control en el cobro de intereses y retencin de impuesto al valor agregado Condicin En el programa 11, Asistencia Crediticia a las Municipalidades, Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que el control en el cobro de los intereses y retencin de IVA, generados por los prstamos otorgados a las municipalidades, es deficiente, ya que de 102 prstamos examinados conforme a muestra, en 95 prstamos se cobr de ms la cantidad de Q110,449.29 y Q13,253.91, respectivamente, para un monto de Q123,703.20, as tambin se dej de cobrar la cantidad de Q9,607.55 y de impuesto Q1,152.91, para un total de Q10,760.46.Prstamos otorgados de la siguiente manera:
No PRES TAMO 20 11 0015 005 18 01 0013 019 15 01 0015 001 10 13 0019 008 22 12 0015 007 14 18 0019 008 20 07 0013 011 09 05 0019 003 05 02 0015 010 03 14 0019 001 22 01 0013 MUNICIPALIDAD INTERESES S/AUDITORA IVA S/AUDITORA INT. ESTADO DE CUENTA 85,285.85 IVA ESTADO DE CUENTA 10,234.30 DIF. INTERESES DIF. IVA DIFERENCIA TOTAL
IPALA, CHIQUIMULA PUERTO BARRIOS, IZABAL SALAMA, VERAPAZ BAJA
84,534.07
10,144.09
(751.78)
(90.21)
(841.99)
43,221.64
5,186.60
43,785.47
5,254.26
(563.83)
(67.66)
(631.49)
114,230.35
13,707.64
115,263.47
13,831.62
(1,033.12)
(123.97)
(1,157.09)
CHICACAO, SUCHITEPEQUEZ JALTAPAGUA, JUTIAPA CANILLA, QUICHE ESQUIPULAS, CHIQUIMULA SIBILIA, QUETZALTENANGO SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA SAN JUAN ALOTENANGO, SACATEPEQUEZ JUTIAPA, JUTIAPA EL
39,425.35
4,731.04
39,846.88
4,781.63
(421.53)
(50.58)
(472.11)
25,990.15
3,118.82
26,204.94
3,144.59
(214.79)
(25.77)
(240.56)
105,785.90
12,694.31
106,333.64
12,760.04
(547.74)
(65.73)
(613.47)
29,527.36
3,543.28
29,774.37
3,572.92
(247.01)
(29.64)
(276.65)
131,384.25
15,766.11
132,284.39
15,874.13
(900.14)
(108.02)
(1,008.16)
99,936.98
11,992.44
100,742.46
12,089.10
(805.48)
(96.66)
(902.14)
26,649.86
3,197.98
26,864.66
3,223.76
(214.80)
(25.78)
(240.58)
85,807.34
10,296.88
86,390.73
10,366.89
(583.39)
(70.01)
(653.40)
26
014 22 01 0019 003 20 07 0019 004 14 03 0019 005 18 01 0013 020 22 13 0019 010 15 07 0015 009 05 09 0013 023 06 09 0013 020 18 01 0019 009 05 01 0013 020 20 07 0019 005 22 12 0019 005 22 04 0019 007 05 01 0019 012 05 06 0013 009 17 12 0019 012 06 08 0013 019 22 01 0019 004 13 09 0019 002 05 01 0019 013 02 07 0019 004 17 02 0019 005 06 02 0019 002
JUTIAPA, JUTIAPA
99,678.07
11,961.37
100,019.90
12,002.39
(341.83)
(41.02)
(382.85)
ESQUIPULAS, CHIQUIMULA CHINIQUE DE LAS FLORES, EL QUICHE PUERTO BARRIOS, IZABAL CONCUAGO, JUTIAPA SAN JERNIMO, BAJA VERAPAZ PUERTO DE SAN JOS, ESCUINTLA TAXISCO, ROSA SANTA
59,140.07
7,096.81
59,622.28
7,154.67
(482.21)
(57.87)
(540.08)
104,758.36
12,571.00
105,617.53
12,674.10
(859.17)
(103.10)
(962.27)
37,373.10
4,484.77
38,119.51
4,574.34
(746.41)
(89.57)
(835.98)
66,016.71
7,922.01
66,244.59
7,949.35
(227.88)
(27.35)
(255.23)
90,150.41
10,818.05
92,110.41
11,053.25
(1,960.00)
(235.20)
(2,195.20)
24,501.91
2,940.23
24,716.71
2,966.01
(214.80)
(25.78)
(240.58)
56,675.72
6,801.09
58,249.73
6,989.97
(1,574.01)
(188.88)
(1,762.89)
PUERTO BARRIOS, IZABAL ESCUINTLA, ESCUINTLA ESQUIPULAS, CHIQUIMULA JALPATAGUA, JUTIAPA AGUA BLANCA, JUTIAPA ESCUINTLA, ESCUINTLA TIQUISATE, ESCUINTLA POPTUN, PETEN EL
59,732.05
7,167.85
60,161.64
7,219.40
(429.59)
(51.55)
(481.14)
53,967.12
6,476.05
55,194.52
6,623.34
(1,227.40)
(147.29)
(1,374.69)
52,471.22
6,296.55
53,008.21
6,360.99
(536.99)
(64.44)
(601.43)
69,270.66
8,312.48
69,939.21
8,392.71
(668.55)
(80.23)
(748.78)
39,506.83
4,740.82
40,043.82
4,805.26
(536.99)
(64.44)
(601.43)
47,082.19
5,649.86
47,753.42
5,730.41
(671.23)
(80.55)
(751.78)
44,876.70
5,385.20
45,413.69
5,449.64
(536.99)
(64.44)
(601.43)
49,795.88
5,975.51
50,399.99
6,048.00
(604.11)
(72.49)
(676.60)
CHIQUIMULILLA, SANTA ROSA JUTIAPA, JUTIAPA
22,280.18
2,673.62
22,562.22
2,707.47
(282.04)
(33.84)
(315.88)
65,343.56
7,841.23
66,686.03
8,002.32
(1,342.47)
(161.10)
(1,503.57)
SAN ILDEFONSO IXTAHUACAN, HUEHUETENANGO ESCUINTLA, ESCUINTLA SANARATE, PROGRESO SAN JOSE, PETEN BARBERENA, SANTA ROSA EL
79,541.09
9,544.93
80,547.94
9,665.75
(1,006.85)
(120.82)
(1,127.67)
57,215.90
6,865.91
58,558.37
7,027.00
(1,342.47)
(161.10)
(1,503.57)
47,657.55
5,718.91
48,328.78
5,799.45
(671.23)
(80.55)
(751.78)
EL
102,855.89
12,342.71
104,681.64
12,561.80
(1,825.75)
(219.09)
(2,044.84)
28,536.98
3,424.44
28,859.17
3,463.10
(322.19)
(38.66)
(360.85)
27
19 04 0013 015 22 14 0013 012 20 07 0015 012 06 10 0015 009 06 10 0013 005 14 08 0015 005 09 15 0015 008 04 12 0015 018 05 05 0015 006 12 13 0013 010 22 01 0019 005 01 16 0015 014 20 04 0015 012 04 16 0015 007 05 09 0015 024 06 09 0015 007 12 21 0015 013 17 02 0013 022 19 04 0019 016 13 11 0015 003 01 16 0015 015 05 07 0015 022 13 04 0015 002 05 12
SANTA LUCIA MILPAS ALTAS, SACATEPEQUEZ MOYUTA, JUTIAPA
23,170.56
2,780.47
23,688.76
2,842.65
(518.20)
(62.18)
(580.38)
44,106.52
5,292.78
45,003.29
5,400.39
(896.77)
(107.61)
(1,004.38)
ESQUIPULAS, CHIQUIMULA SANTA MARIA IXHUATAN, SANTA ROSA SANTA MARIA IXHUATAN, SANTA ROSA SAN ANTONIO ILOTENANGO, EL QUICHE HUITAN, QUETZALTENANGO SAN PEDRO YEPOCAPA, CHIMALTENANGO MASAGUA, ESCUINTLA EL TUMBADOR, SAN MARCOS JUTIAPA, JUTIAPA
48,374.04
5,804.88
49,677.53
5,961.30
(1,303.49)
(156.42)
(1,459.91)
67,167.41
8,060.09
68,739.81
8,248.78
(1,572.40)
(188.69)
(1,761.09)
31,620.82
3,794.50
32,037.85
3,844.54
(417.03)
(50.04)
(467.07)
29,956.15
3,594.74
30,493.14
3,659.18
(536.99)
(64.44)
(601.43)
33,942.50
4,073.10
34,365.72
4,123.89
(423.22)
(50.79)
(474.01)
66,827.96
8,019.36
67,557.18
8,106.86
(729.22)
(87.51)
(816.73)
82,790.02
9,934.80
84,283.91
10,114.07
(1,493.89)
(179.27)
(1,673.16)
32,492.28
3,899.07
32,957.16
3,954.86
(464.88)
(55.79)
(520.67)
54,369.86
6,524.38
55,805.53
6,696.66
(1,435.67)
(172.28)
(1,607.95)
VILLA CANALES, GUATEMALA LA VILLA DE JOCOTAN, CHIQUIMULA EL TEJAR, CHIMALTENANGO PUERTO DE SAN JOSE, ESCUINTLA TAXISCO, ROSA SANTA
65,681.09
7,881.73
67,292.05
8,075.05
(1,610.96)
(193.32)
(1,804.28)
32,391.78
3,887.01
33,197.26
3,983.67
(805.48)
(96.66)
(902.14)
17,511.51
2,101.38
17,914.25
2,149.71
(402.74)
(48.33)
(451.07)
39,212.07
4,705.45
40,260.34
4,831.24
(1,048.27)
(125.79)
(1,174.06)
20,230.96
2,427.72
20,572.79
2,468.73
(341.83)
(41.02)
(382.85)
LA REFORMA, SAN MARCOS SAN JOSE, PETEN EL
39,132.87
4,695.94
39,898.56
4,787.83
(765.69)
(91.88)
(857.57)
21,473.70
2,576.84
21,815.53
2,617.86
(341.83)
(41.02)
(382.85)
GUALAN, ZACAPA
119,061.36
14,287.36
121,431.36
14,571.76
(2,370.00)
(284.40)
(2,654.40)
LA LIBERTAD, HUEHUETENANGO VILLA CANALES, GUATEMALA LA GOMERA, ESCUINTLA CUILCO, HUEHUETENANGO SAN VICENTE
122,000.22
14,640.03
124,538.84
14,944.66
(2,538.62)
(304.63)
(2,843.25)
17,519.17
2,102.30
17,861.00
2,143.32
(341.83)
(41.02)
(382.85)
76,405.48
9,168.66
78,228.55
9,387.43
(1,823.07)
(218.77)
(2,041.84)
66,701.37
8,004.16
69,435.97
8,332.32
(2,734.60)
(328.15)
(3,062.75)
36,383.83
4,366.06
37,144.90
4,457.39
(761.07)
(91.33)
(852.40)
28
0019 002 05 01 0015 013 13 04 0013 001 22 01 0019 006 22 04 0015 006 05 09 0015 025 13 03 0013 004 13 03 0015 008 13 08 0019 002 02 07 0013 013 19 04 0013 016 09 05 0015 003 19 04 0015 007 09 23 0015 001 05 02 0015 011 06 03 0015 009 05 02 0013 009 03 06 0013 010 03 06 0015 008 01 16 0015 016 20 07 0015 014 20 11 0015 006 10 15 0015 005 21 04 0015
PACAYA, ESCUINTLA ESCUINTLA, ESCUINTLA CUILCO, HUEHUETENANGO JUTIAPA, JUTIAPA
72,029.03
8,643.48
75,948.64
9,113.84
(3,919.61)
(470.35)
(4,389.96)
33,415.89
4,009.91
34,236.28
4,108.35
(820.39)
(98.45)
(918.84)
27,654.79
3,318.57
28,794.21
3,455.31
(1,139.42)
(136.73)
(1,276.15)
AGUA BLANCA, JUTIAPA PUERTO DE SAN JOSE, ESCUINTLA MALACATANCITO, HUEHUETENANGO MALACATANCITO, HUEHUETENANGO SAN PEDRO SOLOMA, HUHUETENANGO SANARATE, EL PROGRESO GUALAN, ZACAPA
47,682.47
5,721.90
49,710.64
5,965.28
(2,028.17)
(243.38)
(2,271.55)
28,632.88
3,435.95
30,182.49
3,621.90
(1,549.61)
(185.95)
(1,735.56)
18,825.21
2,259.03
19,372.13
2,324.66
(546.92)
(65.63)
(612.55)
68,885.76
8,266.29
71,187.38
8,542.49
(2,301.62)
(276.19)
(2,577.81)
23,320.55
2,798.47
24,232.09
2,907.85
(911.54)
(109.38)
(1,020.92)
21,308.38
2,557.01
22,420.45
2,690.45
(1,112.07)
(133.45)
(1,245.52)
23,294.47
2,795.34
24,643.54
2,957.22
(1,349.07)
(161.89)
(1,510.96)
SIBILIA, QUETZALTENANGO GUALAN, ZACAPA
14,187.94
1,702.55
14,962.74
1,795.53
(774.80)
(92.98)
(867.78)
30,408.76
3,649.05
31,867.22
3,824.07
(1,458.46)
(175.02)
(1,633.48)
LA ESPERANZA, QUETZALTENANGO SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA SANTA ROSA DE LIMA, SANTA ROSA SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA SANTIAGO SACATEPEQUEZ, SACATEPEQUEZ SANTIAGO SACATEPEQUEZ, SACATEPEQUEZ VILLA CANALES, GUATEMALA ESQUIPULAS, CHIQUIMULA IPALA, CHIQUIMULA SANTA BARBARA, SUCHITEPEQUEZ SAN MANUEL CHAPARRON,
29,419.86
3,530.38
30,819.31
3,698.32
(1,399.45)
(167.93)
(1,567.38)
26,772.60
3,212.71
28,139.91
3,376.79
(1,367.31)
(164.08)
(1,531.39)
27,156.17
3,258.74
29,435.00
3,532.20
(2,278.83)
(273.46)
(2,552.29)
15,716.43
1,885.97
16,741.91
2,009.03
(1,025.48)
(123.06)
(1,148.54)
13,703.89
1,644.47
14,469.58
1,736.35
(765.69)
(91.88)
(857.57)
41,228.27
4,947.39
43,543.57
5,225.23
(2,315.30)
(277.84)
(2,593.14)
66,346.58
7,961.59
71,929.74
8,631.57
(5,583.16)
(669.98)
(6,253.14)
10,850.96
1,302.12
11,261.15
1,351.34
(410.19)
(49.22)
(459.41)
18,370.68
2,204.48
20,490.00
2,458.80
(2,119.32)
(254.32)
(2,373.64)
19,369.87
2,324.38
21,648.70
2,597.84
(2,278.83)
(273.46)
(2,552.29)
12,203.01
1,464.36
13,638.68
1,636.64
(1,435.67)
(172.28)
(1,607.95)
29
006 13 28 0015 004 09 13 0015 012 01 12 0015 015 01 17 0015 001 01 17 0013 001 03 10 0015 011 06 07 0015 002 06 01 0015 019 10 09 0013 025 10 09 0019 013 13 18 0015 002 01 16 0013 010 01 05 0015 001 09 23 0015 002
JALAPA SAN RAFAEL PETZAL, HUEHUETENANGO ALMOLONGA, QUETZALTENANGO CHUARRANCHO, GUATEMALA SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA MAGDALENA MILPAS ALTAS, SACATEPEQUEZ JUAN TECUACO, SANTA ROSA CUILAPA, ROSA SANTA
12,972.06
1,556.65
14,703.97
1,764.48
(1,731.91)
(207.83)
(1,939.74)
13,654.79
1,638.57
15,477.86
1,857.34
(1,823.07)
(218.77)
(2,041.84)
20,301.40
2,436.17
24,652.28
2,958.27
(4,350.88)
(522.11)
(4,872.99)
24,452.06
2,934.25
28,326.08
3,399.13
(3,874.02)
(464.88)
(4,338.90)
11,506.84
1,380.82
13,329.91
1,599.59
(1,823.07)
(218.77)
(2,041.84)
19,139.73
2,296.77
23,241.64
2,789.00
(4,101.91)
(492.23)
(4,594.14)
8,584.11
1,030.09
10,361.60
1,243.39
(1,777.49)
(213.30)
(1,990.79)
8,464.56
1,015.75
10,168.07
1,220.17
(1,703.51)
(204.42)
(1,907.93)
4,143,304.93 SAN PABLO JOCOPILAS, SUCHITEPEQUEZ SAN PABLO JOCOPILAS, SUCHITEPEQUEZ SAN MATEO IXTATAN, HUEHUETENANGO VILLA CANALES, GUATEMALA PALENCIA, GUATEMALA LA ESPERANZA, QUETZALTENANGO 34,569.90
497,196.59 4,148.39
4,253,754.22 33,681.21
510,450.51 4,041.75
(110,449.29) 888.69
(13,253.91) 106.64
(123,703.20) 995.33
28,590.68
3,430.88
27,637.51
3,316.50
953.17
114.38
1,067.55
26,504.76
3,180.57
23,067.01
2,768.04
3,437.75
412.53
3,850.28
14,657.81
1,758.94
12,681.36
1,521.76
1,976.45
237.17
2,213.62
11,264.89
1,351.79
10,300.51
1,236.06
964.38
115.73
1,080.11
5,321.41
638.57
3,934.30
472.12
1,387.11
166.45
1,553.56
120,909.45
14,509.13
111,301.90
13,356.23
9,607.55
1,152.91
10,760.46
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.4 Autorizacin y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.. La Norma 1.6
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Tipos de Controles, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros... Causa El Director de Informtica y el Supervisor de Cartera del Instituto de Fomento Municipal, no han realizado las diligencias necesarias para que el sistema de control, verifique los clculos aritmticos realizados por el sistema informtico, de los intereses e IVA, generados por los prstamos otorgados a las municipalidades, independientemente de la fecha de otorgamiento del mismo. Efecto Se dejaron de percibir ingresos por concepto de intereses, a la vez se afectaron las disponibilidades de las Municipalidades. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero para que conjuntamente con el Director de Informtica y el Supervisor de Cartera, realicen las diligencias necesarias para que el sistema de control, verifique los clculos aritmticos realizados por el sistema informtico, de los intereses e IVA, generados por los prstamos otorgados a las municipalidades, independientemente de la fecha de otorgamiento del mismo. Comentario de los Responsables En oficio s/n, de fecha 30 de abril de 2012, el Supervisor de Cartera, manifiesta: me permito manifestar, que la poltica de clculo de los intereses sobre prstamos, fue realizado en la aplicacin y diseo del sistema de Cartera lo cual data desde el ao de 1995 de esa cuenta, durante el perodo siguiente se han realizado mejoras en el sistema, con el fin de fortalecer los controles internos respectivos, tales son los casos que nos ocupa, a partir de la fecha se analizar el clculo de los intereses de los prstamos por destino y garanta con el fin de determinar las poltica establecidas, acciones que ya se iniciaron al requerir a la Direccin de Informtica su punto de vista con respecto a dicho asunto por ser la administradora del Sistema de Cartera. Asimismo, con respecto a los casos que no se cobraron en forma completa, sern ajustados en la prxima entrega el Aporte Constitucional en aquellos casos que procedieran realizarlos. Por lo expuesto anteriormente y con base a la documentacin fsica y magntica, se solicita que se realice el anlisis respectivo de los argumentos planteados en el oficio 413-2012 remitido a esa Delegacin de fecha 13 de abril de los corrientes, para que con base en ello, se desvanezca el hallazgo sealado, considerando tambin los argumentos planteados por la Direccin de Informtica para el clculo de dichos intereses.
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En oficio No. DI-0092-2012, de fecha 30 de abril de 2012, el Director de Informtica, manifiesta: Se investigo acerca del proceso establecido en la estructura de clculo y no existe ningn documento que indique acerca del mismo, por lo que se le vuelve a recalcar que ya se encontr desarrollado En virtud de lo anterior la Direccin de Informtica recomienda determinar las polticas y proceso correcto de cobro de una forma oficial, respaldada por las autoridades superiores para que se corrija esta deficiencia. As mismo solicito desvanecer el hallazgo en el cual se nos involucra, ya que esta Direccin no define ningn tipo de procedimiento. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Supervisor de Cartera, en virtud que independientemente de la fecha en que se defini la poltica de clculo de los intereses sobre prstamos y se dise el sistema de Cartera, se tenan que gestionar las acciones correspondientes, con el objetivo de fortalecer el control interno y garantizar el cobro exacto de los intereses e Impuesto al Valor Agregado, por los prstamos otorgados a las municipalidades. Asimismo, segn anlisis de los Estados de Cuenta de los prstamos examinados y evaluacin de los clculos de intereses, proporcionados por el rea de Cartera, segn oficio 413-2012, se confirm la deficiencia establecida, ya que en la ltima cuota de amortizacin de capital y cobro de intereses, se tom en cuenta entre 12 a 14 das de ms, a partir de la fecha de entrega del Aporte Constitucional e IVA PAZ. Se desvanece el hallazgo para el Director de Informtica, en virtud que en relacin al proceso de otorgamiento de prstamos a las municipalidades y en el cobro de los intereses respectivos e IVA, dicha Direccin no define ningn tipo de procedimiento. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Supervisor de Cartera, por la cantidad de Q5,000.00. Hallazgo No.2 Falta de conciliacin de saldos Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que el saldo de las amortizaciones de capital, realizadas por los prstamos otorgados a personas que prestan servicios personales, tcnicos o profesionales, no est conciliado, ya que
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segn las nminas elaboradas por la Direccin de Recursos Humanos, del 01 de enero al 31 de diciembre de 2,011, presentan un total descontado de Q2,138,689.27 y el monto de las amortizaciones registradas como parte de la cuenta No. 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo y No. 1221 Cuentas a Cobrar a Largo Plazo, del Balance General al 31 de diciembre 2011, es de Q2,805,714.14, resultando una diferencia de Q667,024.87, ninguno de las saldos anteriores puede considerarse razonable, ya que no estn conciliados. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 5.7 Conciliacin de Saldos, establece: Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarn, en su respectivo mbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliacin de saldos de una manera tcnica, adecuada y oportuna. Causa No se implement un canal eficiente de comunicacin entre el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad, Supervisor de Contabilidad, Director de Recursos Humanos y el Director Tcnico de Recursos Humanos, ya que al efectuar un registro de los descuentos por los prstamos otorgados a empleados, tanto en Contabilidad como en las Nminas elaboradas por la Direccin de Recursos Humanos, no se inform oportunamente a la otra unidad involucrada, para que conciliara los saldos inmediatamente. Efecto El Balance General de la Unidad Ejecutora y los registros elaborados por la Direccin de Recursos Humanos, no reflejan informacin razonable sobre el saldo de los prstamos otorgados a personas que prestan servicios personales, tcnicos o profesionales. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero y al Director Tcnico de Recursos Humanos, para que las personas encargadas tanto del rea de Contabilidad, como de la Direccin de Recursos Humanos, remitan la informacin oportunamente, de modo que se concilien los saldos de los descuentos realizados en las nminas, con saldos reflejados en los estados financieros. Comentario de los Responsables En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Subdirector de Presupuesto y
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Contabilidad, manifiesta: Con fecha 27 de mayo del ao 2011, se solicit por medio de oficio AdeC-JG-0531-2011 a la Unidad de Recursos Humanos, considerando que el Reglamento de Asistencia Financiera le asigna la responsabilidad de llevar el control de los prstamos, para que enviara mensualmente conciliacin la cual hiciera referencia a lo siguiente: Nombre del empleado, Monto desembolsado, Fecha de desembolso, Plazo, Nmero de Pagar, Amortizaciones realizadas, Saldo a la fecha, sin embargo, a fecha no se recibi respuesta En oficio No. AdeC-jrlc-258-2012, de fecha 02 de mayo 2012, el Supervisor de Contabilidad, manifiesta: Con fecha 27 de mayo del ao 2011, se solicit por medio de oficio AdeC-JG-0531-2011 a la Unidad de Recursos Humanos, que enviara mensualmente conciliacin la cual hiciera referencia a lo siguiente: Nombre del empleado, Monto desembolsado, Fecha de desembolso, Plazo, Nmero de Pagar, Amortizaciones realizadas, Saldo a la fecha, sin embargo, no se recibi respuesta. Asimismo ver oficios de seguimiento (AdeC-jrlc-0192-2011 del 28/028/2010 (omtase ao 2010 lase 2011), AdeC-mas-1053-2011 del 08/12/2011, AdeC-mas-0081-2011 y AdeC-mas-1004-2011 del 25/11/2011), se solicita a los respetables Auditores gubernamentales, consideren el contenido de los oficios adjuntos. La Direccin de Recursos Humanos alimenta con informacin, para que se efecten registros a nivel Presupuestario, como Contables, por tal razn esta Direccin se constituye en un Auxiliar para la Financiera, por lo tanto, debe conciliar los descuentos aplicados en nmina por los conceptos de capital e intereses, contra los saldos Contables, tal como se solicit en oficios AdeC-JG-0531-2011 En nota s/n, de fecha 30 de abril de 2012, el seor Asdrubal Yebel Lpez de Len, Ex Director de Recursos Humanos, manifiesta: la Direccin de Recursos Humanos concilio el descuento efectuado en las nominas de pago del personal que prestan sus servicios personales, tcnicos o profesionales, contra el Reporte de la Proyeccin de Descuentos generado del Sistema de Control de Descuentos de los prestamos otorgados durante el mes de Enero del 2011, el cual su saldo fue cero. En lo que respecta a los meses siguientes del ao 2011, no corresponde al suscrito, en virtud que deje de laborar para la Institucin, a partir del 16 de febrero de 2011. En oficio No. RH-1077-2012, de fecha 27 de abril de 2012, el Director Tcnico de Recursos Humanos, manifiesta: la Direccin de Recursos Humanos es la encargada de realizar los descuentos de los prstamos en nmina, posteriormente al pago de fin de mes se genera la remesa de prstamos y es enviada a la
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Gerencia Administrativa Financiera para que realice las acciones contables que correspondan a sus diferentes Unidades que la integran, entre ellas est la Contabilidad, Cartera, Ejecucin Presupuestaria. Esta Direccin no cuenta con un sistema de prstamos para poder llevar a cabo un control de saldos, nicamente se tiene ingresada la informacin generada por cada pagar sobre las amortizaciones a capital e intereses que deben ser descontadas mensualmente en nomina. Se considera que esta Direccin no es la encargada de realizar las conciliaciones de los saldos de las amortizaciones de capital, y que la encargada debe ser la Gerencia Administrativa Financiera a travs de sus diferentes Unidades que la conforman por ser la que tiene entre otras funciones la parte de control y registro de las operaciones financieras de la Institucin. A la vez se informa que por instrucciones de la Subgerencia a la fecha est conformada una comisin con personal de Contabilidad, Recursos Humanos e Informtica para determinar las diferencias que existen entre uno y otro registro contable. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Director Tcnico de Recursos Humanos, en virtud que la Direccin de Recursos Humanos es la responsable de realizar los descuentos de los prstamos en las nminas mensuales, segn Resolucin No. 356-2010 de la Junta Directiva, por ende, debe llevar un control de saldos y trasladar la informacin oportunamente al Departamento de Contabilidad, para su respectivo registro en el Balance General. Se desvanece para el Ex Director de Recursos Humanos, debido a que dej de laborar en la Institucin a partir del 16 de febrero de 2011 y cuando entreg el cargo, se conciliaron los saldos de los prstamos. Asimismo se desvanece para el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y para el Supervisor de Contabilidad, en virtud que oportunamente solicitaron la informacin correspondiente de los prstamos otorgados a empleados, mediante oficios dirigidos a la Direccin de Recursos Humanos, con el objeto de conciliar, regularizar y registrar en el Balance General los saldos respectivos. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 10, para el Director Tcnico de Recursos Humanos, por la cantidad de Q5,000.00.
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Hallazgo No.3 Cuenta de inventario no se refleja en el Balance General Condicin Se estableci que el Balance General al 31 de diciembre de 2011, no refleja el saldo contable de los inventarios de Materiales y Suministros de las bodegas de la Unidad Ejecutora 301 Fondo Nacional UNEPAR, segn se detalla en el cuadro siguiente:
BODEGA Almacn central proveedura Almacn central bodega en trnsito Materiales regin central Transportes y talleres TOTAL VALOR Q. 595,421.83 1,958,756.87 5,854,347.08 923,203.66 9,331,729.44
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas Normas Generales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: ...La Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda nicamente a aquellas operaciones que previa verificacin de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacin de soporte, para garantizar la generacin de informacin contable, presupuestaria (fsica y financiera) y de tesorera, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentacin de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora, y en general el seguimiento y evaluacin interna de la calidad de los registros contables. Norma 5.8 Anlisis de la Informacin Procesada, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe normar que toda la informacin financiera, sea analizada con criterios tcnicos. Las unidades especializadas de cada ente pblico son las responsables de realizar el anlisis financiero oportuno de toda la informacin procesada, as como la interpretacin de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan peridicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. Causa Falta de polticas contables por parte del Gerente, Gerente Administrativo Financiero, Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y Supervisor de Contabilidad, para el registro de las operaciones contables relacionadas con
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inventarios e informacin financiera presentada en los estados financieros. Efecto El Balance General al 31 de diciembre de 2011, no refleja los saldos relacionados con los inventarios. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero, al Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y Supervisor de Contabilidad, con el objeto de que todas las operaciones sean contabilizadas, para presentar Estados Financieros razonables. Comentario de los Responsables En oficio sin nmero, de fecha 2 de mayo de 2012, el seor Gerente, manifiesta: En consulta con Auditora Interna y con la Gerencia Administrativo Financiero, me han indicado que tal situacin no puede resolverse en el corto plazo por problemas existentes con los sistemas de registro que se manejan en el INFOM y en el Ministerio de Finanzas Pblicas En oficio sin nmero, de fecha 1 de mayo de 210, el seor Ex Gerente, Thomas Eugenio Henry Leiva, manifiesta: Como Ustedes deben de conocer yo entregu el cargo de Gerente del Instituto de Fomento Municipal el da 13 de abril del ao 2011, por lo que deseo que me sea aclarado, si los saldos contables que ustedes me sealan han sido durante los ltimos meses que fung como Gerente. Si bien el Gerente es la autoridad mxima de la Institucin, la delegacin hacia los subalternos como el Gerente Administrativo Financiero, Subdirector de Presupuesto y Contabilidad, y Supervisor de Contabilidad, tienen definidos todos y cada uno sus atribuciones en el manual de puestos de la Institucin, por lo cual cada uno es responsable de su mbito de trabajo asignado. Deseo hacer la aclaracin: que segn Acuerdo nmero 118-2009 de fecha 30 de septiembre de 2009, se emiti el documento en el cual el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, que era el Dr. Julio Marroqun en cuyo considerando Tercero se establece: Que la Junta Directiva de INFOM mediante resolucin 231-2009 de fecha veintinueve de septiembre de dos mil nueve, resolvi autorizar a la Gerencia del Instituto, para delegar en el Seor Edgar Roberto Leiva Quintanilla, las funciones de coordinacin, supervisin, control administrativo financiero. Documento suscrito por el Gerente en ese tiempo, que no es el suscrito sino el Dr. Julio Marroqun Alburez. El Sr. Leiva tambin fue subgerente por ms de un ao durante mi gestin.
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De igual forma en el Acuerdo Nmero 9-2011 de fecha veintiuno de enero del dos mil once en el Considerando Tercero, se explica que la Junta Directiva de INFOM mediante resolucin 409-2010 de fecha catorce de diciembre de dos mil diez, resolvi autorizar a la Gerencia del Instituto, para delegar en el Licenciado Hctor Giovanni Marroqun Barrios, las funciones de coordinacin, supervisin, control administrativo financiero. Se establece en el artculo 1 inciso b) velar por el cumplimiento de las polticas y sistemas administrativos, financieros, presupuestarios, contables y operativos que demanden las necesidades institucionales. Por lo que dicho acuerdo fue del conocimiento del seor subgerente, respecto a sus obligaciones administrativas delegadas por la Honorable Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal. Adems de Coordinar las funciones del personal bajo su cargo. Por lo que la causa de falta de polticas contables y el giro de las instrucciones a la parte administrativa financiera, presupuesto, contabilidad y supervisin de contabilidad, eran atribuciones asignadas por Junta Directiva al seor Subgerente y los estados financieros revisados peridicamente por Junta Directiva y aprobados en las sesiones de la misma. En oficio sin nmero, de fecha 2 de mayo de 2012, el seor Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: ...Para atender el hallazgo la Unidad de Contabilidad del Instituto de Fomento Municipal proceder a registrar los valores identificados como inventarios de materiales y repuestos como una cuenta por cobrar, en tanto se consulta con la Contabilidad del Estado si es factible registrarlo dentro del Activo." En oficio sin nmero, de fecha 2 de mayo de 2012, el seor Subdirector de Presupuesto y Contabilidad, manifiesta: ...Se proceder a registrar en cuentas de orden los inventarios de materiales y repuestos, como se lleva el Inventario del Almacn de Proveedura de la Unidad Ejecutora 201 UDAF-INFOM, en tanto se consulta con Contabilidad del Estado si es factible registrarlo dentro del Activo. En oficio No. AdeC-jrlc-258-2012, de fecha 2 de mayo de 2012, el seor Supervisor de Contabilidad, manifiesta: ...Se proceder a registrar en cuentas de orden los inventarios de materiales y repuestos, como se lleva actualmente el registro y control del Inventario del Almacn de Proveedura de la Unidad Ejecutora 201 UDAF-INFOM, en tanto se le consulta a la Direccin de Contabilidad del Estado, por ser el Ente Rector del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), si es factible registrarlo dentro del Activo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Gerente Administrativo Financiero, Subdirector de
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Presupuesto y Contabilidad y Supervisor de Contabilidad, debido que dentro del Sistema Integrado de Administracin Financiera y Sistema de Auditora Gubernamental (SIAF-SAG), existe la cuenta 1140 Activo Realizable y sus subcuentas para que se registren en el Balance General los saldos de Materiales y Suministros. Se desvanece el hallazgo para dos Ex Gerentes y Gerente, debido a que se deleg la responsabilidad oportunamente, mediante Resolucin No. 409-2010, de fecha catorce de diciembre de dos mil diez. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Administrativo Financiero, Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y Supervisor de Contabilidad, por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno. Hallazgo No.4 Vehculos en trmite de baja incluidos en pliza de seguro Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se estableci que en las plizas de seguros de vehculos No. VA 11,154 y VA 11,155 del periodo 2,011, existen veintitrs vehculos en proceso de trmite de baja, que figuran como chatarra en las bodegas de UNEPAR y que forman parte del detalle de los vehculos asegurados en dichas plizas, segn listado siguiente:
En Quetzales No. No. ORDEN LISTADO SEGURO 95 110 220 113 114 71 74 70 188 No. PLACA CHASIS MOTOR TIPO VEHCULO VALOR ASEGURADO PRIMA NETA
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0-977BBK M-128BKW M-131BKW M-132BKW M-135BKW M-162BKQ M-163BKQ M-169BKQ M-193BKW
LN65-0060705 TS1852-162933 TS1852-162936 TS1852-166723 TS1852-166725 L185S-6002036 L185S-6002057 L185S-6002032 L185S-6002075
2L-1477898 TS1852-125080 TS1852-125031 TS1852-133881 TS1852-133873 L185SE-5438306 L185SE-5438273 L185SE-5438259 L185SE-5438330
PICK UP MOTO MOTO MOTO MOTO MOTO MOTO MOTO MOTO
545,000.00 123,000.00 115,000.00 115,000.00 115,000.00 125,000.00 115,000.00 125,000.00 125,000.00
1,600.00 1,040.00 500.00 500.00 500.00 1,300.00 500.00 1,300.00 1,300.00
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10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
87 228 28 120 14 107 118 108 179 44 295 31 294 185
M-307BCJ M-997BCG O-031BBD O-039BBD O-044BBD O-046BBD O-047BBD O-050BBD O-368BBR O-375BBR O-413BBK O-670BBJ O-780BBM O-854BBR
L185S-6013725 L185S6010345 AATFS16FK100045 UNMD21-430305 4CSUD21-001005 TL720M-D97277 UNMD21-430281 TLG720M-E75794 VSESJL00T00201195 VSESJL00T00201236 VSESJL00T00201191 UBMD21446487 1FTCR11TUUG61178 WBYD21130557
L185SE-5456629 L185SE5451398 621316 Z24-933158X KA24-046516M M8Z-8JO392 Z24-932703X M8Z-OJO271 G13BAS630854 G13BAS631015 313BAS630914 TD27364969 SB5222-223 TD27366148
MOTO MOTO PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP PICK UP CAMIONETA TOTALES
125,000.00 125,000.00 470,000.00 480,000.00 490,000.00 473,000.00 480,000.00 475,000.00 546,500.00 205,000.00 165,000.00 535,000.00 165,000.00 555,000.00 6,792,500.00
1,300.00 1,300.00 1,300.00 1,350.00 1,850.00 1,000.00 1,350.00 1,100.00 1,675.00 1,350.00 780.00 1,100.00 780.00 2,100.00 26,875.00
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 1.2, Estructura de Control Interno, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos relacionados con: a)controles generales; b) controles especficos; c) controles preventivos; d) controles de deteccin; e) controles prcticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificacin administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. Causa Falta de control interno por parte del Director Administrativo, al no actualizar el inventario de vehculos. Efecto Disminucin de disponibilidad financiera, por gastos improcedentes del Instituto al asegurar vehculos inservibles.
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Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Administrativo, para que previo a la contratacin del seguro se verifiquen y actualicen los inventarios de activos a asegurar. Comentario de los Responsables En oficio No. OF.DA-0265-2012, de fecha 30 de abril de 2012, el seor Director Administrativo, manifiesta: En relacin a los vehculos que hace referencia el presente hallazgo hago de su conocimiento que mediante Acta No. Ciento diecisiete guin dos mil once (117-2011) de fecha dos de noviembre de 2012, se iniciaron los trmites de baja de estos vehculos del inventario de la institucin, los cuales fueron excluidos en la Pliza de Seguros del ao 2012, no est de ms indicar que el motivo por el cual estos vehculos aun se encontraban asegurados es por el riesgo del lugar en donde se encuentran ubicados. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud de que los responsables aceptaron la debilidad, debido a que durante el perodo 2011, los vehculos formaban parte de la pliza de seguro y fueron excluidos de la misma, hasta el ao 2012. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q15,000.00. Hallazgo No.5 Plizas de seguros sin el detalle de los bienes asegurados Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se estableci que en las plizas de seguros del ramo de equipo electrnico No. EE 00000224 y EE 00000225 por el periodo 2011, no cuentan con un detalle de los bienes asegurados. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.2, Estructura de Control Interno, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente
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ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos relacionados con: a)controles generales; b) controles especficos; c) controles preventivos; d) controles de deteccin; e) controles prcticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificacin administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. Causa El Director Administrativo no entreg los listados de los bienes que formaran parte de la pliza de seguro. Efecto Existe riesgo de no poder reclamar a la aseguradora el valor de los bienes asegurados, por no contar con el listado de los mismos, al momento de un siniestro. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Administrativo, para que proporcione los listados de los bienes asegurados, ante la Compaa Aseguradora. Comentario de los Responsables En oficio No. OF.DA-0265-2012, de fecha 30 de abril de 2012, el seor Director Administrativo, manifiesta: Esta pliza corresponde al Equipo Electrnico y se desconoce el por qu se dio la continuidad de esta pliza sin contar con el listado de los bienes, en repetidas ocasiones se ha solicitado a la Aseguradora del Crdito Hipotecario Nacional, listado de los bienes originales con los que fue emitida la pliza inicialmente, a lo que ellos argumentan de forma verbal no contar con tales listados en este momento, a la fecha se cuenta con el registro exactos de los bienes a partir del ao 2009, que es cuando se implemento un registro minucioso de la adiciones, no est dems indicar que los bienes asegurados son todos aquellos que se encuentran dentro del edificio a si como los que son porttiles y el criterio que utiliza el CHN es el que literalmente dice DESCRIPCION DEL EQUIPO ASEGURADO: Que posea tarjeta electrnica, equipo electrnico de datos tales como fotocopiadoras, plantas elctricas, faxes, equipos de diagnostico, computadoras y cualquier equipo electrnico., as tambin se informa que para la contratacin de pliza de equipo electrnico del ao 2012, se cuenta con un el listado depurado tomando en cuenta los porcentajes de depreciacin del mismo
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Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo debido a que el responsable manifiesta que se desconoce el por qu se dio la continuidad de esta pliza sin contar con el listado de los bienes asegurados. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q10,000.00. Hallazgo No.6 Deficiente registro en operaciones contables . Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que la Direccin de Contabilidad del Estado tiene registrada la cantidad de Q19,112,507.14, correspondiente a Prstamos Concedidos a Mediano y Largo Plazo, de ejercicios anteriores, sin embargo el INFOM no tiene contabilizado el saldo respectivo de la deuda, ni la integracin de los movimientos contables que provocaron la acumulacin de dichos saldos. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las operaciones contables, establece: las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda nicamente a aquellas operaciones que previa verificacin de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacin de soporte, para garantizar la generacin de informacin contable, presupuestaria (fsica y financiera) y de tesorera , confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentacin de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora, y en general el seguimiento y evaluacin interna de la calidad de los registros contables. Causa El Gerente Administrativo Financiero, el Director Financiero, el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y el Supervisor de Contabilidad del INFOM, no han tomado las directrices necesarias para registrar dicho saldo que se adeuda a
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Contabilidad del Estado. Efecto Al no registrarse contablemente, el Balance General Consolidado del INFOM, al 31 de diciembre de 2011, no refleja el monto adeudado a Contabilidad del Estado. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero, al Director Financiero, al Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y al Supervisor de Contabilidad, para que se realicen las gestiones necesarias para registrar y regularizar la deuda. Comentario de los Responsables En oficio s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo y Financiero, manifiesta: Con todo respeto le manifiesto a la Comisin de Auditora Gubernamental que la aseveracin indicada en la causa no es correcta y que el hallazgo a todas luces es infundado, pues en los archivos del Instituto de Fomento Municipal no existe documentacin de ninguna ndole que acredite que este ha recibido de la Direccin de Contabilidad del Estado prstamo alguno; por esa razn, al 31 de diciembre de 2011, no tiene registrada como una deuda la cantidad de Q. 19,112,507.14, ni mucho menos posee la integracin de los movimientos que provocaron la acumulacin del saldo. Para mayor soporte a lo antes indicado les manifiesto lo siguiente: La cantidad de Q.19,112,507.14 que la Direccin de Contabilidad del Estado dice que el INFOM tiene pendiente de liquidar es un control interno de ella, que no necesariamente tiene porque influenciar los registros contables del Instituto de Fomento Municipal pues ello nicamente es responsabilidad del Ministerio de Finanzas Pblicas desvanecer. La cantidad en mencin es el resultado de operaciones de regularizacin de tipo presupuestario y contable no realizadas en los aos de 1995 a 1998 por la Direccin de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, toda vez que el INFOM si ejecuto el presupuesto en cumplimiento a lo que establece el Decreto Numero 101-97 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica del Presupuesto. La Direccin Financiera y la Direccin de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, fueron quienes incumplieron con tal disposicin al no registrar oportunamente las operaciones de regularizacin presupuestaria y contable que corresponda puesto que el INFOM les present la liquidacin del presupuesto correspondiente. No obstante lo anterior el Instituto de Fomento Municipal ha brindado toda clase de apoyo a la Direccin de Contabilidad del Estado para que solvente esta situacin ante la Contralora General de Cuentas siendo as que en el ao 2011 a
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travs de la Comisin liquidadora de programas y la unidad de Programacin Presupuestaria realizaron grandes esfuerzos para ubicar los documentos que respaldan los gastos de los ejercicios anteriores involucrados y en los casos que pudo (pues la Direccin de Contabilidad an posee otros valores) le provey de fotocopias certificadas para que contablemente realizar los registros correspondientes, adems de cederle el espacio presupuestario necesario que esta clase de registros requiere. Con lo antes expuesto se demuestra que el hallazgo No es una obligacin de adeudo de capital que est pendiente de hacerse efectiva a la Direccin de Contabilidad del Estado, consecuentemente no procede registrarse contablemente como una cuenta por pagar por ende es imposible reflejar en los Estados Financieros obligaciones inexistentes a las que nicamente procede registrar como gasto cuando se cumple la ejecucin presupuestaria en las etapas de compromiso, devengado y pago, por lo que solicito dar por desvanecido este hallazgo e imputrselo con exclusividad al Ministerio de Finanzas Pblicas. En oficio DF-152-2012, de fecha 02 de mayo de 2012, el Director Financiero, manifiesta: La Gerencia Administrativa Financiera a finales del primer semestre del ao pasado tuvo conocimiento del adeudo de Q19,112,507.14 de INFOM al Estado de Guatemala pendiente de regularizar, por medio del oficio de Contabilidad del Estado No.570-2011-DC de fecha 21/06/2011. Es importante mencionar que en dicho oficio se hace mencin al oficio No. 593-2009 del 18/06/2009 de la Contabilidad del Estado, donde se indica que ya se haba efectuado la solicitud de la documentacin de respaldo con copia a la Contralora General de Cuentas del Ministerio de Finanzas Pblicas. En oficio de Gerencia Administrativa Financiera GAF-284-2011 de fecha 06/07/2011 se solicita al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera la integracin del monto de Q19,112,507.14 para iniciar la investigacin y anlisis del adeudo que el INFOM tiene al Estado de Guatemala. Por medio de Oficio No.688-2011-DC del 21/072011 la Direccin de Contabilidad del Estado, traslada a la Gerencia Administrativa de INFOM la integracin de los Q19,112,507.14, adjuntado el Balance De Situacin General al 31 de diciembre de 1997 y decretos respectivos. En oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14/10/2011, la Delegacin de Contralora General de Cuentas situada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, hace referencia al oficio No. 688-2011-DC del 21 de julio de 2011 de la Direccin de Contabilidad del Estado y solicita al Gerente Administrativo Financiero se sirva indicar que acciones se han tomado con la informacin que fuera proporcionada sobre la integracin del saldo de Q19,112,507.14 de la cuenta 1213-02-02 Prstamos Otorgados a Instituciones Descentralizadas y Autnomas. La Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-447-2011 de fecha
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27/10/2011, informa al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera que la Delegacin de Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas solicita se le informe que acciones se han tomado sobre la informacin del oficio No. 688-2011-DC de fecha 21/07/2011 que dicha Direccin traslado a esta Gerencia Administrativa Financiera, manifestando que el cuadro de integracin citado en el oficio 688-2011-DC no es la integracin requerida, por lo que nuevamente solicita al Director de Contabilidad del Estado la integracin de los movimientos contables que provocaron la acumulacin de cada uno de los saldos citados en el oficio 688-2011-DC. Como respuesta al oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14/10/2011, la Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-448-2011 de fecha 27/10/2011, informa a la Delegacin Controlara General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas, que los saldos de los prstamos pendientes de liquidar datan de los aos 1970, 1980 y 1990, algunos de ellos tienen ms de 30 aos de figurar en los registros del Ministerio de Finanzas Pblicas y que no se dispone de los elementos documentales suficientes y competentes que permitan iniciar la investigacin que el caso amerita segn lo proporcionado por la Direccin de Contabilidad del Estado. La Direccin de Contabilidad del Estado en oficio No.1076-2011-DC de fecha 31/10/2011, en atencin y respuesta al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-447-2011 del 27/10/2011, traslada al INFOM Balance de Situacin General del ao 1981 a 1986; 1989; 1991 a 1994; Reporte PGRIP110 de 1999 al 2003; y Reporte R00801007.rp de los aos 2004 al 2011, como complemento a la informacin proporcionada en Oficio No.688-2011-DC del 21/07/2011. Por medio del oficio CGC-DCE-OF-093-2011 de fecha 02/11/2011, la Delegacin Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas haciendo referencia al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-448-2011 del 27/10/2011, informa al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera, que sta comisin de Contralora General de Cuentas en el MINFIN sugiere, se promueva una reunin con el Gerente Administrativo Financiero efecto de llegar a un consenso que se necesita para proceder a la regularizacin el citado saldo. A travs del oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11/11/2011, la Direccin de Contabilidad del Estado informa al Licenciado Francisco Giovanni Colindres Gerente Administrativo Financiero de INFOM que la Delegacin Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas traslado a esta Direccin el oficio CGC-DCE-OF-093-2011 del 02/11/2011 sugiriendo llevar a cabo una reunin para consenso entre las partes a efecto de regularizar el saldo de Q19,112,507.14 que INFOM adeuda al Estado segn registros de Contabilidad del Estado la cual debe llevarse a cabo el 18/11/2011. Atendiendo lo descrito en el oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11/11/2011 de la
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Direccin de Contabilidad del Estado; el 18 de noviembre del ao 2011, se llevo a cabo la reunin en la sala de sesiones de la Direccin de Contabilidad del Estado con los siguientes representantes: Lic. Carlos Alberto Garca Hernndez Analista Contable; Lic. Juan Carlos Cruz Santizo Jefe a.i. De Seccin Departamento de Contabilidad y Licda. Clara Luz Hernndez de Barrios Jefe Departamento de Contabilidad; por el Instituto de Fomento Municipal el suscrito Lic. Carlos Enrique Menndez Gonzlez y el seor Luis Enrique Lpez Castro de la liquidacin de proyectos de la Unin Europea en apoyo a la recopilacin de informacin y el objeto de la reunin se fundamento en buscar una solucin conjunta a la regularizacin de los Q19,112,507.14, ya que por ser de aos anteriores conlleva una investigacin minuciosa. Asi mismo, los representantes de la Direccin de Contabilidad del Estado, manifestaron apoyar al INFOM en la regularizacin del adeudo de Q19,112,507.14 que INFOM tiene segn registros de la Contabilidad del Estado, no obstante indicaron que la informacin (saldos de Balance de Situacin) proporcionada mediante oficios 688-2011-DC y 1076-2011-DC de fechas 21/07/2011 y 31/10/2011 respectivamente, es la nica documentacin con que cuentan por lo que se concluy a travs del suscrito Licenciado Carlos Enrique Menndez Gonzlez en dicha reunin que debera formar una comisin a lo interno del INFOM con apoyo de los entes rectores de la informacin financiera del Ministerio de Finanzas Pblicas, tales como la Tesorera Nacional, Contabilidad del Estado y Crdito Pblico para indagar y recabar toda informacin posible que conlleve a la regularizacin del adeudo que INFOM tiene ante Contabilidad del Estado. El hallazgo dictaminado a la Contabilidad del Estado en el ao 2009 y 2010 por los Q19,112,507.14, fue transferido a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas en INFOM para su seguimiento respectivo, y esta Delegacin por medio el oficio nmero AFP-INFOM OF-231-2011 de fecha 15/03/2012 solicito la integracin de dicho saldo, con el objeto de verificar la situacin del adeudo que tiene el instituto con la Direccin de Contabilidad del Estado. En respuesta a dicha solicitud y en atencin a la Nota de Instrucciones de Gerencia No. 456-2012 fecha 15/03/2012, por medio del oficio DF-107-2012 de fecha 10/04/2012 se inform a la Gerencia y a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas la situacin o acciones que a la fecha se tiene respecto al adeudo del INFOM a Contabilidad del Estado. As mismo, la Gerencia del INFOM en oficio GER-426-2012 de fecha 11/04/2012 traslada el original del oficio DF-107-2012 a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas y a la vez informa que girar las instrucciones a la Gerencia Administrativa Financiera para que tome acciones sobre el adeudo con la Direccin de Contabilidad del Estado. Con base a lo sealado en oficio DF-107-2012, la Gerencia del INFOM a travs de la Nota de Instrucciones No. 636-2012 de fecha 12/04/2012 solicita a la Gerencia Administrativa Financiera se realicen las coordinaciones pertinentes con la Contabilidad del Estado para la conformacin de una comisin interinstitucional
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que permita regularizar el adeudo del INFOM con la Direccin de la Contabilidad del Estado, quien instruye a la Direccin Financiera oficio GAF-126-2012 de fecha 18/04/2012 principalmente por el oficio No.374-2012-DC de fecha 02/04/2012 de la Contabilidad del Estado, para lo cual esta Direccin Financiera por medio de oficio nmero DF-151-2012 de fecha 27/04/2012 solicita a la Contabilidad del Estado convocar lo ms pronto posible a una reunin, con la participacin de representantes del INFOM, de la Direccin de Crdito Pblico (Jefatura Deuda Pblica) y Direccin de Contabilidad del Estado, a efecto de continuar con lo pronunciado en la reunin del 18 de noviembre de 2011 llevada a cabo en la Contabilidad del Estado, segn convocatoria en oficio No. 1116.-2011DC CLH/JCCS/crgh de fecha 11 de noviembre de 2011, con el objetivo de continuar en el proceso de la conformacin de la comisin interinstitucional para coadyuvar entre ambas instituciones a la pronta regularizacin del adeudo en mencin ante la Contabilidad del Estado. Decreto No. 80-74 del 13/09/1974; Decreto No. 65-75 del 22/10/1975; Decreto No. 63-80 del 22/12/1980 (Reforma el artculo 23 del Decreto 80-74); y Decreto-Ley No. 14-85 del 25 de febrero de 1985 y Acuerdo Gubernativo del Ministerio de Fianzas Pblicas No. 3-81 (Reglamento para aplicacin del artculo 23 del Decreto No. 80-74 del Congreso de la Repblica de Guatemala, reformado por el Decreto No. 63-80). En Oficio sin nmero de fecha 2 de mayo de 2012, el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad, manifiesta: Al respecto se prev crear una comisin que atienda este requerimiento, considerando que son operaciones de varios aos atrs, que implica a varias administraciones anteriores a 2011, lo que representa gran cantidad de documentacin a recabar y analizar, para poder determinar si todos los saldos corresponden al INFOM. As mismo, se hace de su conocimiento para una mejor interpretacin de la magnitud y problemtica del asunto, los antecedentes de la Deuda que INFOM tiene al Estado de Guatemala, del cual se adjunta fotocopia de los oficios que se mencionan: La Gerencia Administrativa Financiera a finales del primer semestre del ao pasado tuvo conocimiento del adeudo de Q19,112,507.14 de INFOM al Estado de Guatemala pendiente de regularizar, por medio del oficio de Contabilidad del Estado No.570-2011-DC de fecha 21 de junio 2011. En oficio de Gerencia Administrativa Financiera GAF-284-2011 de fecha 06 de julio de 2011 se pronuncia sta solicitando al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera la integracin del monto de Q19,112,507.14 para iniciar la investigacin y anlisis del adeudo que el INFOM tiene al Estado de Guatemala. Por medio de Oficio No.688-2011-DC del 21 de julio de 2011 la Direccin de Contabilidad del Estado, traslada a la Gerencia Administrativa de INFOM la
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integracin de los Q19,112,507.14, adjuntado el Balance De Situacin General al 31 de diciembre de 1997 y decretos respectivos. En oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14 de octubre de 2011, la Delegacin de Contralora General de Cuentas situada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, hace referencia al oficio No. 688-2011-DC del 21 de julio de 2011 de la Direccin de Contabilidad del Estado y solicita al Gerente Administrativo Financiero se sirva indicar que acciones se tomaron con la informacin que fuera proporcionada sobre la integracin del saldo de Q19,112,507.14 de la cuenta 1213-02-02 Prstamos Otorgados a Instituciones Descentralizadas y Autnomas. La Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-447-2011 de fecha 27 de octubre de 2011, informa al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera que la Delegacin de Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas solicita se le informe que acciones se han tomado sobre la informacin del oficio No. 688-2011-DC de fecha 21 de julio de 2011 que dicha Direccin traslado a esta Gerencia Administrativa Financiera. Como respuesta al oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14 de octubre de 2011, la Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-448-2011 de fecha 27 de octubre de 2011, informa a la Delegacin Controlara General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas, que los saldos de los prstamos pendientes de liquidar datan de los aos 1970, 1980 y 1990, algunos de ellos tienen ms de 30 aos de figurar en los registros del Ministerio de Finanzas Pblicas y que no se dispone de los elementos documentales suficientes y competentes que permitan iniciar la investigacin que el caso amerita segn lo proporcionado por la Direccin de Contabilidad del Estado. La Direccin de Contabilidad del Estado en oficio No.1076-2011-DC de fecha 31 de octubre de 2011, en atencin y respuesta al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-447-2011 del 27/10/2011, traslada al INFOM Balance de Situacin General del ao 1981 a 1986; 1989; 1991 a 1994; Reporte PGRIP110 de 1999 al 2003; y Reporte R00801007.rp de los aos 2004 al 2011, como complemento a la informacin proporcionada en Oficio No.688-2011-DC del 21 de julio de 2011. Por medio del oficio CGC-DCE-OF-093-2011 de fecha 2 de noviembre de 2011, la Delegacin Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas haciendo referencia al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-448-2011 del 27/10/2011, informa a la Direccin de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera, que sta comisin de Contralora General de Cuentas en el MINFIN sugiere, se promueva una reunin con el Gerente Administrativo Financiero efecto de llegar a un consenso que se necesita para proceder a la regularizacin del citado saldo. A travs del oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11 de noviembre de 2011, la Direccin de Contabilidad del Estado informa al Licenciado Francisco Giovanni Colindres Gerente Administrativo Financiero de INFOM que la Delegacin
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Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas traslado a esta Direccin el oficio CGC-DCE-OF-093-2011 del 02/11/2011 sugiriendo llevar a cabo una reunin para consenso entre las partes a efecto de regularizar el saldo de Q19,112,507.14 que INFOM adeuda al Estado segn registros de Contabilidad del Estado la cual debe llevarse a cabo el 18 de noviembre de 2011. Atendiendo lo descrito en el oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11 de noviembre de 2011 de la Direccin de Contabilidad del Estado; el 18 de noviembre del ao 2011, se llevo a cabo la reunin en la sala de sesiones de la Direccin de Contabilidad del Estado con los siguientes representantes: Lic. Carlos Alberto Garca Hernndez Analista Contable; Lic. Juan Carlos Cruz Santizo Jefe a.i. De Seccin Departamento de Contabilidad y Licda. Clara Luz Hernndez de Barrios Jefe Departamento de Contabilidad; por el Instituto de Fomento Municipal el suscrito Lic. Carlos Enrique Menndez Gonzlez; Licda. Mara Leonor Rodrguez Valiente; Claudia Beatriz Arriaza del Cid ambas de la Comisin Liquidadora de Proyectos INFOM-UNEPAR; y, el seor Luis Enrique Lpez Castro de la liquidacin de proyectos de la Unin Europea, el objeto de la reunin se fundamento en buscar una solucin conjunta a la regularizacin de los Q19,112,507.14, ya que por ser de aos anteriores conlleva una investigacin minuciosa. La Direccin de Contabilidad del Estado, en la reunin del 18/11/2011 en el Saln de Sesiones de la Direccin de Contabilidad del Estado, representantes de la Contabilidad del Estado mencionados anteriormente manifestaron apoyar al INFOM en la regularizacin del adeudo de Q19,112,507.14 que INFOM tiene segn registros de la Contabilidad del Estado, no obstante indicaron que la informacin (saldos de Balance de Situacin) proporcionada mediante oficios 688-2011-DC y 1076-2011-DC de fechas 21/07/2011 y 31/10/2011 respectivamente, es la nica documentacin con que cuentan. El INFOM, a travs del Licenciado Carlos Enrique Menndez Gonzlez asignado en su oportunidad por el Gerente Administrativo Financiero y de conocimiento de l en dicha reunin se propuso crear una comisin en el ao 2012, para indagar la informacin financiera de los aos 1970, 1980 y 1990 con la finalidad de verificar la informacin y controles con que cuenta la Institucin que permitan desvanecer los cargos que refleja la Contabilidad del Estado de Q19,112,507.14. El hallazgo dictaminado a la Contabilidad del Estado en el ao 2009 y 2010 por los Q19,112,507.14, fue transferido a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas en INFOM para su seguimiento respectivo, y esta Delegacin por medio el oficio nmero AFP-INFOM OF-231-2011 de fecha 15 de marzo solicit la integracin de dicho saldo, con el objeto de verificar la situacin del adeudo que tiene el instituto con la Direccin de Contabilidad del Estado. En respuesta a dicha solicitud y en atencin a la Nota de Instrucciones de Gerencia No. 456-2012 fecha
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15 de marzo de 2012, por medio del oficio DF-107-2012 de fecha 10 de abril de 2012 se inform a la Gerencia y a la Delegacin la situacin o acciones que a la fecha se tiene respecto al adeudo del INFOM a Contabilidad del Estado. En seguimiento a la Nota de Instrucciones de Gerencia No. 636-2012 de fecha 12 de abril de 2012, a travs del oficio de la Direccin Financiera nmero DF-151-2012 de fecha 27 abril de 2012, se informa a la Contabilidad del Estado que es necesario se convoque lo ms pronto posible a una reunin, con la participacin de representantes del INFOM, de la Direccin de Crdito Pblico (Jefatura Deuda Pblica) y Direccin de Contabilidad del Estado, a efecto de continuar con lo pronunciado en la reunin del 18 de noviembre de 2011 llevada a cabo en la Contabilidad del Estado, segn convocatoria en oficio No. 1116.-2011DC CLH/JCCS/crgh de fecha 11 de noviembre de 2011, con el objetivo de coadyuvar entre ambas instituciones a la pronta regularizacin del adeudo en mencin ante la Contabilidad del Estado. En oficio No. AdeC-jrlc-258-2012, de fecha 02 de mayo de 20012, el Supervisor de Contabilidad, manifiesta: La Gerencia Administrativa Financiera a finales del primer semestre del ao pasado tuvo conocimiento del adeudo de Q19,112,507.14 de INFOM al Estado de Guatemala pendiente de regularizar, por medio del oficio de Contabilidad del Estado No.570-2011-DC de fecha 21/06/2011. Es importante mencionar que en dicho oficio se hace mencin al oficio No. 593-2009 del 18/06/2009 de la Contabilidad del Estado, donde se indica que ya se haba efectuado la solicitud de la documentacin de respaldo con copia a la Contralora General de Cuentas del Ministerio de Finanzas Pblicas. En oficio de Gerencia Administrativa Financiera GAF-284-2011 de fecha 06/07/2011 se solicita al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera la integracin del monto de Q19,112,507.14 para iniciar la investigacin y anlisis del adeudo que el INFOM tiene al Estado de Guatemala. Por medio de Oficio No.688-2011-DC del 21/072011 la Direccin de Contabilidad del Estado, traslada a la Gerencia Administrativa de INFOM la integracin de los Q19,112,507.14, adjuntado el Balance De Situacin General al 31 de diciembre de 1997 y decretos respectivos. En oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14/10/2011, la Delegacin de Contralora General de Cuentas situada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, hace referencia al oficio No. 688-2011-DC del 21 de julio de 2011 de la Direccin de Contabilidad del Estado y solicita al Gerente Administrativo Financiero se sirva indicar que acciones se han tomado con la informacin que fuera proporcionada sobre la integracin del saldo de Q19,112,507.14 de la cuenta 1213-02-02 Prstamos Otorgados a Instituciones Descentralizadas y Autnomas. La Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-447-2011 de fecha 27/10/2011, informa al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge
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Alberto Montenegro Njera que la Delegacin de Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas solicita se le informe que acciones se han tomado sobre la informacin del oficio No. 688-2011-DC de fecha 21/07/2011 que dicha Direccin traslado a esta Gerencia Administrativa Financiera, manifestando que el cuadro de integracin citado en el oficio 688-2011-DC no es la integracin requerida, por lo que nuevamente solicita al Director de Contabilidad del Estado la integracin de los movimientos contables que provocaron la acumulacin de cada uno de los saldos citados en el oficio 688-2011-DC del 21 de julio de 2011. Como respuesta al oficio CGC-DCE-OF-052-2011 de fecha 14/10/2011, la Gerencia Administrativa Financiera en oficio No. GAF-448-2011 de fecha 27/10/2011, informa a la Delegacin Controlara General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas, que los saldos de los prstamos pendientes de liquidar datan de los aos 1970, 1980 y 1990, algunos de ellos tienen ms de 30 aos de figurar en los registros del Ministerio de Finanzas Pblicas y que no se dispone de los elementos documentales suficientes y competentes que permitan iniciar la investigacin que el caso amerita segn lo proporcionado por la Direccin de Contabilidad del Estado. La Direccin de Contabilidad del Estado en oficio No.1076-2011-DC de fecha 31/10/2011, en atencin y respuesta al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-447-2011 del 27/10/2011, traslada al INFOM Balance de Situacin General del ao 1981 a 1986; 1989; 1991 a 1994; Reporte PGRIP110 de 1999 al 2003. Reporte R00801007.rp de los aos 2004 al 2011, como complemento a la informacin proporcionada en Oficio No.688-2011-DC del 21/07/2011. Por medio del oficio CGC-DCE-OF-093-2011 de fecha 02/11/2011, la Delegacin Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finazas Pblicas haciendo referencia al oficio de Gerencia Administrativa Financiera No. GAF-448-2011 del 27/10/2011, informa al Director de Contabilidad del Estado Licenciado Jorge Alberto Montenegro Njera, que sta comisin de Contralora General de Cuentas en el MINFIN sugiere, se promueva una reunin con el Gerente Administrativo Financiero efecto de llegar a un consenso que se necesita para proceder a la regularizacin el citado saldo. A travs del oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11/11/2011, la Direccin de Contabilidad del Estado informa al Licenciado Francisco Giovanni Colindres Gerente Administrativo Financiero de INFOM que la Delegacin Contralora General de Cuentas en el Ministerio de Finanzas Pblicas traslado a esta Direccin el oficio CGC-DCE-OF-093-2011 del 02/11/2011 sugiriendo llevar a cabo una reunin para consenso entre las partes a efecto de regularizar el saldo de Q19,112,507.14 que INFOM adeuda al Estado segn registros de Contabilidad del Estado la cual debe llevarse a cabo el 18/11/2011. Atendiendo lo descrito en el oficio No.1116.-2011-DC de fecha 11/11/2011 de la Direccin de Contabilidad del Estado; el 18 de noviembre del ao 2011, se llevo a
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cabo la reunin en la sala de sesiones de la Direccin de Contabilidad del Estado con los siguientes representantes: Lic. Carlos Alberto Garca Hernndez Analista Contable; Lic. Juan Carlos Cruz Santizo Jefe a.i. De Seccin Departamento de Contabilidad y Licda. Clara Luz Hernndez de Barrios Jefe Departamento de Contabilidad; por el Instituto de Fomento Municipal el suscrito Lic. Carlos Enrique Menndez Gonzlez y el seor Luis Enrique Lpez Castro de la liquidacin de proyectos de la Unin Europea en apoyo a la recopilacin de informacin y el objeto de la reunin se fundamento en buscar una solucin conjunta a la regularizacin de los Q19,112,507.14, ya que por ser de aos anteriores conlleva una investigacin minuciosa. As mismo, los representantes de la Direccin de Contabilidad del Estado, manifestaron apoyar al INFOM en la regularizacin del adeudo de Q19,112,507.14 que INFOM tiene segn registros de la Contabilidad del Estado, no obstante indicaron que la informacin (saldos de Balance de Situacin) proporcionada mediante oficios 688-2011-DC y 1076-2011-DC de fechas 21/07/2011 y 31/10/2011 respectivamente, es la nica documentacin con que cuentan por lo que se concluy a travs del suscrito Licenciado Carlos Enrique Menndez Gonzlez en dicha reunin que debera formar una comisin a lo interno del INFOM. Con apoyo de los entes rectores de la informacin financiera del Ministerio de Finanzas Pblicas, tales como la Tesorera Nacional, Contabilidad del Estado y Crdito Pblico para indagar y recabar toda informacin posible que conlleve a la regularizacin del adeudo que INFOM tiene ante Contabilidad del Estado. El hallazgo dictaminado a la Contabilidad del Estado en el ao 2009 y 2010 por los Q19,112,507.14, fue transferido a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas en INFOM para su seguimiento respectivo, y esta Delegacin por medio el oficio nmero AFP-INFOM OF-231-2011 de fecha 15/03/2012 solicito la integracin de dicho saldo, con el objeto de verificar la situacin del adeudo que tiene el instituto con la Direccin de Contabilidad del Estado. En respuesta a dicha solicitud y en atencin a la Nota de Instrucciones de Gerencia No. 456-2012 fecha 15/03/2012, por medio del oficio DF-107-2012 de fecha 10/04/2012 se inform a la Gerencia y a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas la situacin o acciones que a la fecha se tiene respecto al adeudo del INFOM a Contabilidad del Estado. As mismo, la Gerencia del INFOM en oficio GER-426-2012 de fecha 11/04/2012 traslada el original del oficio DF-107-2012 a la Delegacin de la Contralora General de Cuentas y a la vez informa que girar las instrucciones a la Gerencia Administrativa Financiera para que tome acciones sobre el adeudo con la Direccin de Contabilidad del Estado. Con base a lo sealado en oficio DF-107-2012, la Gerencia del INFOM a travs de la Nota de Instrucciones No. 636-2012 de fecha 12/04/2012 solicita a la Gerencia Administrativa Financiera se realicen las coordinaciones pertinentes con la Contabilidad del Estado para la conformacin de una comisin interinstitucional que permita regularizar el adeudo del INFOM con la Direccin de la Contabilidad
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del Estado, quien instruye a la Direccin Financiera en oficio GAF-126-2012 de fecha 18/04/2012 principalmente por el oficio No. 374-2012-DC de fecha 02/04/2012 de la Contabilidad del Estado, para lo cual esta Direccin Financiera por medio de oficio nmero DF-151-2012 de fecha 27/04/2012 solicita a la Contabilidad del Estado convocar lo ms pronto posible a una reunin, con la participacin de representantes del INFOM, de la Direccin de Crdito Pblico (Jefatura Deuda Pblica) y Direccin de Contabilidad del Estado, a efecto de continuar con lo pronunciado en la reunin del 18 de noviembre de 2011 llevada a cabo en la Contabilidad del Estado, segn convocatoria en oficio No. 1116.-2011DC CLH/JCCS/crgh de fecha 11 de noviembre de 2011, con el objetivo de continuar en el proceso de la conformacin de la comisin interinstitucional para coadyuvar entre ambas instituciones a la pronta regularizacin del adeudo en mencin ante la Contabilidad del Estado. Los antecedentes de la Deuda que INFOM tiene al Estado de Guatemala, estos datos fueron proporcionados por la Direccin Financiera de INFOM, a esta Supervisin, al momento de conocer y recopilar informacin para formular respuesta de este hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, porque si bien es cierto que los responsables realizaron las gestiones correspondientes, con el objeto de obtener los documentos de soporte que integran lo adeudado a la Direccin de Contabilidad del Estado, por un monto de Q19,112,507.14. Dichas gestiones no han logrado su cometido, en virtud que mediante el oficio de Contabilidad del Estado No.570-2011-DC, de fecha 21 de junio de 2011, la Gerencia Administrativa Financiera del INFOM, tuvo conocimiento de la deuda y a traves del oficio del INFOM No.DF-151-2012, de fecha 27 de abril 2012, se evidencia que an no se cuenta con la documentacin suficiente, competente y pertinente, para regularizar dicha deuda. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Administrativo Financiero, el Director Financiero, el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y el Supervisor de Contabilidad, por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno.
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Hallazgo No.7 Vehculos pendientes de reparacin Condicin En los Talleres de la Unidad Ejecutora 301 -UNEPAR-INFOM-, se encuentran 8 vehculos inmovilizados al 31 de diciembre de 2011 pendientes de ser reparados, los que a pesar de contar con partida presupuestaria para la reparacin de los mismos no se ha llevado a cabo, dichos vehculos se detallan a continuacin:
No. 1 2 3 4 PLACA P-174DXP O-388BBR O-008BBD O-068BBD TIPO CAMIONETA PICK UP CAMIONETA PICK UP MARCA MITSUBISHI TOYOTA TOYOTA ISUZU DESCRIPCIN Reparacin de motor, caja de Velocidades Chasis torcido y reparacin de motor, para baja Reparacin de diferencial trasero, sistema elctrico y frenos Reparacin de motor, chasis rajado, cargadores de cabina, para baja. Reparacin de motor, suspensin , tapicera y escape Cambio de cuatro llantas 10.00*20 doble servicio y dos comerciales Cambio de Cuatro llantas Cambio de Cuatro llantas FECHA DE INGRESO Diciembre 2010 Febrero 2011 Abril 2011 Junio 2011 UBICACIN Taller Taller Taller Taller
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O-028BBD C-319BBY O-070BBD O-027BBD
PICK UP CAMIN PICK UP PICK UP
ISUZU HINO NISSAN NISSAN
Septiembre 2011 Septiembre 2011 Septiembre 2011 Septiembre 2011
Taller Taller Taller Taller
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 4.4 Indicadores de Gestin, establece: "La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable por que la unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que permita medir la gestin institucional. La unidad especializada en coordinacin con los entes rectores deben definir los procedimientos para establecer de acuerdo a los objetivos institucionales, unidades de medida y relaciones financieras que permitan definir tcnicamente los indicadores de gestin. norma 4.3 Interrelacin Plan Operativo Anual y Anteproyecto de Presupuesto, establece: Las entidades responsables de elaborar las polticas y normas presupuestarias para la formulacin, deben velar porque exista interrelacin, entre el plan operativo anual y el anteproyecto de presupuesto. El Ministerio de Finanzas Pblicas, la Mxima Autoridad de las entidades descentralizadas y autnomas y SEGEPLAN, deben verificar que exista congruencia entre el POA y el Anteproyecto de Presupuesto, previo a continuar con el proceso presupuestario. y norma 4.23 Control de la Ejecucin Institucional, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico,
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debe emitir las polticas y procedimientos de control, que permitan a la institucin alcanzar sus objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual. La unidad especializada debe velar por el adecuado cumplimiento de las polticas y procedimientos emitidos por la mxima autoridad, para que los responsables de las unidades ejecutoras de programas y proyectos deben cumplir con sus respectivos objetivos y metas por medio de la utilizacin adecuada de los recursos asignados, aplicados con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economa y equidad. Causa Falta de gestin adecuada por parte del Director Administrativo y Coordinador de Transporte y Talleres para poner en funcionamiento dichos vehculos. Efecto Por no reparar en su momento los vehculos estos sufren otros desgastes lo que conlleva a efectuar un mayor desembolso. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero y Director Administrativo, para que se asignen recursos para la reparacin de vehculos que considere pueden repararse, caso contrario iniciar proceso de baja de inventarios. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 30 de abril de 2012, la Seora Lesbia Edith Letrn Prado de Castaeda, Ex Director Administrativo, manifiesta: Me permito informarle que con relacin al vehculo O-388BBR Pick-up Toyota , al mes de febrero de 2011 an se encontraba en circulacin y el vehculo Placa P-174DXp Camioneta Mitsubishi, con fecha de ingreso al Taller Diciembre 2010, se encontraba programado para reparacin durante el ao 2011, pero debido a mi retiro de la Institucin con efectos a partir de 01-03-2011, ya no fue posible tal reparacin, as mismo en cuanto a los otros vehculos est de ms indicar que ya no corresponden a mi periodo de Administracin. En oficio No. OF.DA-0265-2012 de fecha 30 de abril de 2012, el Director Administrativo, manifiesta: Al respecto se adjunta cuadro por el Coordinador de Transportes y Talleres y el Encargado de Talleres, en el que se detalla la situacin de los diferentes vehculos que se encuentran en reparacin.
No. 1 PLACA P-174DXP TIPO CAMIONETA MARCA MITSUBISHI UNIDAD DESCRIPCIN Reparacin de motor, caja de Velocidades RAZN Este vehculo no se ha reparado, debido a que el costo de
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TRANSPORTES 2 O-388BBR PICK UP TOYOTA Chasis torcido y reparacin de motor, para baja TRANSPORTES
O-008BBD
CAMIONETA
TOYOTA TRANSPORTES
Reparacin de diferencial trasero, sistema elctrico y frenos Reparacin de motor, chasis rajado, cargadores de cabina, para baja. Reparacin de motor, suspensin , tapicera y escape Cambio de cuatro llantas 10.00*20 doble servicio y dos comerciales Cambio de Cuatro llantas Cambio de Cuatro llantas
O-068BBD
PICK UP
ISUZU TRANSPORTES
O-028BBD
PICK UP
ISUZU TRANSPORTES
reparacin es muy alto, por los tanto debe darse de baja. No se tiene mayor informacin sobre este vehculo, pero el mismo fue reparado en el tiempo del Sr. Erick Luna, y el cual no quedo bien, y debido a que el costo de reparacin es muy elevado, debe drsele de baja. El costo de los repuestos para este vehculo, son muy elevados y el mismo es de modelo muy antiguo por lo tanto no vale la pena repararlo. Estos vehculos sern trasladados al BID, para su uso, por lo tanto ellos se encargarn de las reparaciones respectivas, luego que sea aprobado su traslado. El 16-3-2012, se realiz una solicitud de Compra para el requerimiento de llantas para estos 3 vehculos, pero por falta de fondos no se concret dicha compra.
C-319BBY
CAMIN
HINO TRANSPORTES
7 8
O-070BBD O-027BBD
PICK UP PICK UP
NISSAN TRANSPORTES NISSAN TRANSPORTES
En Nota s/n de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Jos Antonio del Valle Coloma, Ex Coordinador de Transportes y Talleres, manifiesta: Los vehculos que se detallan a continuacin, no fueron reparados debido a que el costo de los repuestos y reparaciones que cada uno de estos necesitan, es demasiado elevado para la Institucin y no se contaba con fondos suficientes. Aunado a lo anterior, cuando yo inicie mi gestin, dichos vehculos ya se encontraban en ese estado.
PLACA P-174DXP O-388BBR O-008BBD 0-068BBD 0-028BBD CAMIONETA PICK UP CAMIONETA PICK UP PICK UP TIPO MITSUBISHI TOYOTA TOYOTA ISUZU ISUZU MARCA
En el 2011, se hizo el requerimiento, a la Direccin Administrativa, de llantas para los vehculos que se detallan a continuacin, por falta de fondos, falta de tiempo y por instrucciones verbales de la Direccin administrativa no se llev a cabo dicho requerimiento, quedando pendiente de presentar fotocopias de las solicitudes de Compra anuladas.
PLACA C-319BBY 0-070BBD 0-027BBD CAMION PICK UP PICK UP TIPO HINO NISSAN NISSAN MARCA
Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud que si bien es cierto, que el vehculo Placa
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P-174DXP, ingres al taller en diciembre 2010 y se program su reparacin para el ao 2011, la responsable tuvo tres meses para gestionar dicha reparacin, sin embargo no se realiz. Asimismo, al efectuar el anlisis de la disponibilidad presupuestaria durante el perodo 2011, se estableci que existan los fondos suficientes, para hacer las reparaciones correspondientes. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Director Administrativo, Director Administrativo y Ex Coordinador de Transportes y Talleres, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno. Hallazgo No.8 Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso Condicin En las Unidades Ejecutoras 206, Coordinacin Donacin Japonesa y 301 Fondo Nacional UNEPAR, del Instituto de Fomento Municipal -lNFOM-, se determin que en los Balances Generales al 31 de diciembre de 2011, la cuenta No. 1234 Construcciones en Proceso, presenta un saldo de Q17,484,371.99 y Q33,407,676.87 respectivamente, de los cuales Q8,117,263.12 y Q25,399,673.53 no han sido regularizadas, considerando que dichos saldos representan obras totalmente finalizadas, que deben registrarse en la cuenta correspondiente. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las operaciones contables, establece: las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda nicamente a aquellas operaciones que previa verificacin de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacin de soporte, para garantizar la generacin de informacin contable, presupuestaria (fsica y financiera) y de tesorera , confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentacin de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora, y en general el seguimiento y evaluacin interna de la calidad de los registros contables. Causa El Gerente Administrativo Financiero, el Director Financiero, el Sub Director de
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Presupuesto y Contabilidad, el Supervisor de Contabilidad, el Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo y Ejecucin y el Director Ejecutivo de Desarrollo de Aguas Subterrneas, no han coordinado las acciones pertinentes para regularizar los saldos de los proyectos que se encuentran totalmente finalizados. Efecto El Balance General Consolidado, al 31 de diciembre de 2011, presenta saldos de cuentas no regularizadas que los hacen no razonables. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero, al Director Financiero, al Sub Director de Presupuesto y Contabilidad, al Supervisor de contabilidad, al Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo y Ejecucin y al Director Ejecutivo de Desarrollo de Aguas Subterrneas para que regularicen en forma inmediata las cuentas contables relacionadas con las obras concluidas y recepcionadas. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: Esta afirmacin no es correcta pues este es un hallazgo recurrente cuyo inicio de registros contables en la Cuenta de Construcciones en Proceso data desde 1998 y que no se ha podido desvanecer debido a la falta de los documentos de respaldo que permitan a los Directores de las Unidades Ejecutoras 206 y 301 estructurar los expedientes que sirvan de sustento legal para que la contabilidad del INFOM realice los asientos contables que correspondan, cumpliendo con los preceptos legales que obligan a que estn debidamente respaldados con los documentos de merito. Adicionalmente, me permito indicarles que cada Unidad Ejecutora -206 y 301ejecuta su presupuesto y por tanto los Directores Ejecutivos son autorizadores de egresos, por lo que dentro del proceso existe informacin que es necesario recopilar de diferentes fuentes (divisiones, departamentos y unidades), por lo que son las unidades a su cargo quienes omiten la informacin que posteriormente sirve para realizar los registros contables para rebajar el saldo de la cuenta Construcciones en Proceso. As mismo hago la aclaracin que el suscrito no es autorizador de egresos, salvo de los que conciernen propiamente al Instituto de Fomento Municipal, siendo los departamentos de Recursos Humanos, Administrativo y Financiero, con quienes se comparte responsabilidad. En resumen la responsabilidad de estructurar el expediente de cada obra y solicitar la regularizacin contable de cada uno de los valores que conforman el saldo que indica la Contralora General de Cuentas es exclusividad del Director de cada Unidad Ejecutora (206 y 301) como autorizadores de egresos que son,
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puesto que la Unidad de Administracin Financiera UDAF- y las unidades que la conforman no son quienes administran el proceso de ejecucin de gastos de las obras, razn por la que cada Director de programa o unidad ejecutora es responsable de sus actos ante el ente fiscalizador. En oficio No. DF-152-2012 de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Director Financiero, manifiesta: La Direccin Financiera tiene pleno conocimiento que la Subdireccin de Presupuesto y Contabilidad y el rea de Contabilidad efectan la regularizacin correspondiente a la cuenta de Balance 1234 Construcciones en Proceso de acuerdo a las polticas contables establecidas para el control administrativo y de ejecucin de las obras terminadas, liquidadas o en proceso de recepcin con documentos a la vista siempre y cuando las Unidades Ejecutoras 206 y 301 cumplan con los requisitos que conlleva la regularizacin de dicha cuenta, para que el rea de Contabilidad realice la regularizacin del saldo contable con el objetivo de rebajar los saldos acumulados. La Subdireccin de Presupuesto y Contabilidad y el rea de Contabilidad, constantemente desde los primeros meses del ejercicio fiscal 2011 han solicitado a las Unidades Ejecutoras 206 y 301, que regularicen la cuenta 1234 Construcciones en Proceso. As mismo, las Unidades Ejecutoras 206 y 301 no han liquidado la totalidad de los gastos por que an existen obras en ejecucin, suspendidas, liquidadas. Conjuntamente con lo antes expuesto, tambin afectan factores externos de recepcin de obras por parte de los Comits Locales, las Corporaciones Municipales y en algunos casos exfuncionarios de la Institucinque es razn principal por la cual existe saldo por liquidar. En Nota s/n de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Sub Director de Presupuesto y Contabilidad, manifiesta: El rea de Contabilidad peridicamente enva solicitud a los programas para que regularicen las obras terminadaslo que pone de manifiesto que de parte de la Unidad Financiera si ha existido seguimiento al problema en mencin. As mismo, los programas han tenido problema con documentacin de soporte, lo que les ha impedido rebajar la cuenta de construcciones en proceso. En oficio No. AdeC-jrlc-258-2012 de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Supervisor de Contabilidad, manifiesta: El rea de Contabilidad; es de registro con documentos a la vista, por lo tanto el control administrativo y de ejecucin de las obras: terminadas, liquidadas o en proceso, corresponde a los Coordinadores y Financieros de las Unidades Ejecutoras de cada Programa, quienes deben presentar oportunamente la documentacin a la Gerencia Administrativa
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Financiera o en su defecto a la Direccin Financiera, para el anlisis y evaluacin del registro Contable que permita la regularizacin del saldo de la Cuenta de Construcciones en Proceso, El cual es originado al momento de la aplicacin de la aprobacin del gasto, haciendo contabilidad de forma automtica en los Balances, operaciones que son administradas y ejecutadas por las personas que ocupan los cargos antes indicados. El rea de Contabilidad, peridicamente solicita a los Programas que regularicen las Construcciones en Proceso, con lo que se demuestra que de parte del rea de Contabilidad y la Subdireccin no ha existido falta de Coordinacin o negligencia As mismo los Programas no han liquidado varias obras por falta de documentacin En oficio No. 408 2012 / DEPDE de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo y Ejecucin, manifiesta: En relacin a la cifra de Q. 33,407,676.87 (100%) efectivamente es la que aparece en el Balance General al 31-12-2011, de la Unidad Ejecutora 301, sin embargo lo que pertenece a UNEPAR Fondo Nacional, Programa Desarrollo y Ejecucin al 31-12-2011, es lo siguiente: valor de obras en proceso de regularizacin (terminadas fsica y financieramente) es de Q. 7,407,782.18 y el valor de obras en ejecucin Q. 7,623,839.61 siendo el total de inversin en obras al 31-12-2011del Programa Desarrollo y Ejecucin (Fondo Nacional) de Q. 15,031,621.79 (equivalente al 45% del total de los Q. 33,407,676.87). Cuadro Descriptivo:
Descripcin No. Total de proyectos al 31-12-2011 No. Obras terminadas pendientes de liquidar en Construcciones en proceso 2011. 38 7,407,782.18 49.28% No. Obras en ejecucin fsica Ao 2011.
Unidad 301
Programa Desarrollo y Ejecucin (F.N.) Montos Q. Porcentajes (%) Programa de Aguas Subterrneas Monto Q. Porcentaje (%) Total.
50 15, 031,621.79 100% ----18,376,055.08 100% 33,407,676.87
12 7,623,839.61 50.72%
Observacin: Hasta el ao fiscal 2011, fueron enviadas a regularizar un total de 129 obras al Departamento de Contabilidad de INFOM, regularizando en la Cuenta Construcciones en Proceso 126 obras del Programa Desarrollo y Ejecucin (Fondo Nacional) con su respectivo CUR Contablesquedando pendientes de regularizar 38 obras con un Monto de Q. 7, 407,782.18. El total de inversin en obras del Programa Desarrollo y Ejecucin (F.N.) a la fecha indicada, corresponde a 50 obras que se distribuyen de la siguiente manera:
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38 obras concluidas (y en proceso de regularizacin) y 12 obras en ejecucin.... En el total de las obras terminadas estn incluidas 3 obras enviadas a regularizar en el ao 2011, que a la fecha no han sido regularizadas y no han sido rechazadas, por valor de Q. 22,180.24 y 3 obras enviadas a regularizar en el ao 2012, por valor de Q. 324,718.18 por lo que el saldo de obras terminadas, disminuy, y actualmente es de Q. 7,060,883.76 que integra el valor de las 32 obras pendientes de regularizar, las que consideramos que se concluir su proceso de regularizacin el 31.07.2012, para lo cual se ha solicitado prorroga ante las Autoridades de la Gerencia Administrativa y Financiera de INFOM. Para determinar el saldo del Programa Desarrollo de Aguas Subterrneas, al total del Balance General se le resta el total del saldo de las obras del Programa Desarrollo y Ejecucin al 31.12.2011 de Q15,031,621.79 y las cifras de Q. 10,700.00 correspondientes a gastos de funcionamiento enviados a regularizar en el ao 2011, y que a la fecha no han sido regularizados y Q. 22,204.50 definido como un a Diferencia no Identificada, en una revisin realizada por la Delegacin de Administracin Financiera-DAF-, por el saldo que podra pertenecer al Programa Desarrollo de Aguas Subterrneas es de Q18,343,150.58. En oficio s/n de fecha 02 de mayo de 2012, el Seor Director Ejecutivo de Desarrollo de Aguas Subterrneas, manifiesta: Para la Unidad Ejecutora 206, Coordinacin Donacin Japonesa, el Balance General al 31/12/2011 refleja un saldo de Q.17,484,371.99, segn la Condicin del Hallazgo, Q.8,117,263.12 no han sido regularizados, considerando que dichos saldos representan obras totalmente finalizadas y que deben registrarse en la cuenta correspondiente, sin embargo, despus de revisar y verificar nuestros controles auxiliares, determinamos lo siguiente: 37 obras se encuentran finalizadas por un monto de Q.11,698,904.05 de las cuales 21 obras que ascienden a un monto de Q.7,779,188.98 cuentan con la documentacin de soporte, la cual a la fecha se encuentra en revisin y del resultado de esta revisin, si la misma cumple con todos los requisitos se trasladar al rea de Contabilidad de INFOM para su regularizacin, caso contrario se estarn solicitando las correcciones pertinentes o el complemento de la documentacin para cada expediente a la oficina regional respectiva, las 16 obras restantes por un monto de Q.3,919,715.07 se encuentran en proceso de obtencin de los documentos de soporte. Esta actividad esta a cargo de la oficina regional, dependiendo de la localizacin de la obra... El resto de obras que conforman la Unidad Ejecutora 206, son 18, por un monto de Q.5,929,566.37, de las cuales 8 por un monto de Q.1,320,544.16 se
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encuentran por iniciar, en ejecucin y/o suspendidas y las 10 obras restantes por un monto de Q.4,609,022.21 se encuentran en proceso de recepcin y/o liquidacin. En resumen, 37 obras finalizadas ascienden a Q.11,698,904.05 y 18 obras que ascienden a Q.5,929,566.37 se encuentran en ejecucin y/o en proceso de recepcin y liquidacin, dando un gran total de Q.17,628,470.42 con una diferencia contra el Balance General al 31/12/2011 (Q.17,484,371.99) de Q.144,098.43 de ms, monto pendiente de conciliar. COMPROMISO Del anlisis anterior, determinamos y nos comprometemos a hacer el mximo esfuerzo para completar en un periodo mximo de tres meses, los expedientes de las 37 obras finalizadas que corresponden a un monto de Q.11,698,904.05 para ser trasladadas al rea de Contabilidad de INFOM para que se contine con el proceso de regularizacin, asimismo darle el seguimiento correspondiente hasta su registro en el sistema, aunque en este ltimo proceso no tenemos injerencia directa. Para el caso de las 16 obras finalizadas por un monto de Q.3,919,715.07 que cuentan con poca o ninguna documentacin de soporte para su regularizacin, consideramos que a ms tardar a finales del mes de septiembre estaramos trasladando los expedientes al rea de Contabilidad para su regularizacin. De las 10 obras que se encuentran en liquidacin y las 8 obras en ejecucin, que suman un total de Q.5,929,566.37 de igual manera nos comprometemos a requerir de forma inmediata a las oficinas regionales que sea trasladada la documentacin de soporte al Programa, al finalizar cada una de estas obras para continuar con el proceso de regularizacin. De lo establecido con anterioridad, vemos con preocupacin que es una actividad en la cual participamos desde el promotor social de la oficina regional, el ingeniero supervisor de la obra, la administracin regional, el analista de la documentacin, el Director Ejecutivo del Programa, involucrando al encargado en el rea de Contabilidad as como las Gerencias Financiera y Administrativo Financiera, sin tener delimitado hasta donde llega la responsabilidad de cada uno, aunado a la falta de un procedimiento aprobado por las autoridades del instituto, mas sin embargo la responsabilidad ante el ente contralor recae en el Director Ejecutivo del Programa, esta situacin realmente es de analizarla, revisarla y discutir la corresponsabilidad de este proceso. Como prueba de que la Direccin Ejecutiva del Programa desde el ao 2006 ha
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procurado cumplir con el compromiso de regularizar la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, adjunto copia de los balances generales al 31 de diciembre de cada ao, en los cuales se puede determinar que entre los aos 2006 al 2011 de un total de Q.44,802,760.53 se ha regularizado Q.27,318,388.54. Para la Unidad Ejecutora 301, Fondo Nacional, el Balance General al 31/12/2011 refleja un saldo de Q.33,407,676.87, de los cuales compartimos con el Programa Desarrollo y Ejecucin y segn informacin proporcionada por ese Programa el monto que le corresponde regularizar al Programa Desarrollo de Aguas Subterrneas es de Q.18,797,060.63 siendo Q.10,596,065.68 para ser regularizado a travs de obras y Q.8,200,994.95 para ser regularizado como gastos de funcionamiento. De los Q.10,596,065.68 corresponden Q.4,597,599.27 a 27 obras finalizadas y Q.5,998,466.41 a 25 obras en ejecucin y/o liquidacin. De las 27 obras finalizadas 13 por un monto de Q.2,020,341.72 cuentan con documentacin de soporte, la cual a la fecha se encuentra en revisin y del resultado de esta revisin, si la misma cumple con todos los requisitos, se trasladar al rea de Contabilidad de INFOM para su regularizacin, caso contrario se estarn solicitando las correcciones pertinentes o el complemento de la documentacin para cada expediente a la oficina regional respectiva, las 14 obras restantes por un monto de Q.2,577,257.55 se encuentran en proceso de obtencin de los documentos de soporte. Esta actividad est a cargo de la oficina regional, dependiendo de la localizacin de la obra. El resto de obras que conforman la Unidad Ejecutora 301, son 25, por un monto de Q.5,998,466.41, de las cuales 19 obras por un monto de Q.3,677,070.99 se encuentran en ejecucin y 6 obras por un monto de Q.2,321,395.42 se encuentran en proceso de recepcin y/o liquidacin. Para completar el monto total a regularizar, se trasladaron a la Contabilidad de INFOM para regularizar, los Q.8,200,994.95, que corresponden a gastos de funcionamiento, a travs del oficio No. 181-2011/DAF de fecha 29/06/2011 (copia adjunta), de este total nicamente se ha regularizado el monto de Q.409,501.05 segn CUR CONTABLE Nos. 691,874,1448 y 1449 (copia adjunta), la diferencia an no ha sido regularizada quedando pendiente Q.7,791,493.90. COMPROMISO Del anlisis anterior, determinamos y nos comprometemos a hacer el mximo esfuerzo para completar en un periodo mximo de tres meses, los expedientes de las 13 obras finalizadas que corresponden a un monto de Q.2,020,341.72 para ser trasladadas al rea de Contabilidad de INFOM para que se contine con el
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proceso de regularizacin, asimismo darle el seguimiento correspondiente hasta su registro en el sistema, aunque en este ltimo proceso no tenemos injerencia directa. Para el caso de las 14 obras finalizadas por un monto de Q.2,577,257.55 que cuentan con poca o ninguna documentacin de soporte para su regularizacin, consideramos que a ms tardar a finales del mes de septiembre estaramos trasladando los expedientes al rea de Contabilidad para su regularizacin. De las 25 obras restantes por un monto de Q.5,998,466.41; 19 se encuentran en ejecucin y 6 se encuentran en proceso de recepcin y/o liquidacin, de igual manera nos comprometemos a requerir de forma inmediata a las oficinas regionales que sea trasladada la documentacin de soporte al Programa inmediatamente al finalizarse cada una de estas obras para continuar con el proceso de regularizacin. De lo establecido con anterioridad, vemos con preocupacin que es una actividad en la cual participamos desde el promotor social de la oficina regional, el ingeniero supervisor de la obra, la administracin regional, el analista de la documentacin, el Director Ejecutivo del Programa, involucrando al encargado en el rea de Contabilidad as como las Gerencias Financiera y Administrativo Financiera, sin tener delimitado hasta donde llega la responsabilidad de cada uno, aunado a la falta de un procedimiento aprobado por las autoridades del instituto, mas sin embargo la responsabilidad ante el ente contralor recae en el Director Ejecutivo del Programa, esta situacin realmente es de analizarla, revisarla y discutir la corresponsabilidad de este proceso. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, para el Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo y Ejecucin de la Unidad Ejecutora 301 y para el Director Ejecutivo de Desarrollo de Aguas Subterrneas de la Unidad Ejecutora 206, en virtud que no han recolectado la documentacin correspondiente, para completar el expediente y trasladarlo a la Unidad de Contabilidad, para realizar la regularizacin respectiva, a pesar de los diferentes requerimientos por parte de la Unidad Financiera, por lo que se desvanece para el Gerente Administrativo Financiero, para el Director Financiero, para el Sub Director de Presupuesto y Contabilidad, para el Supervisor de Contabilidad, en virtud que no han recibido documentacin necesaria, para regularizar la cuenta 1234 Construcciones en Proceso. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General
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de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo y Ejecucin y para el Director Ejecutivo de Desarrollo de Aguas Subterrneas, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno. Hallazgo No.9 Falta de conciliacin de saldos Condicin En el Instituto de Fomento Municipal, se determin que al 31 de diciembre de 2011, el saldo de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo, no est conciliado, debido a que existe una diferencia de Q21,120,801.97, entre el Libro de Inventarios de Activos Fijos, el cual registra la cantidad de Q109,583,694.98 y dicha cuenta de Balance General Consolidado que reporta un valor de Q130,704,496.95. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5.7 Conciliacin de Saldos, establece: Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normativa emitida por la Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarn, en su respectivo mbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliacin de saldos de una manera tcnica, adecuada y oportuna. Norma 5.8 Anlisis de la Informacin Procesada Las unidades especializadas de cada ente pblico son los responsables de realizar el anlisis financiero oportuno de toda la informacin procesada, as como la interpretacin de los resultados para asegurar que la misma sea adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generen peridicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. El Calendario de Cierre de Operaciones Ejercicio 2011 y Polticas de Cierre Contable y Administrativo, del Instituto de Fomento Municipal, poltica VII Conciliaciones y Depuraciones de Saldos Extrapresupuestarios, establece: Direccin Administrativa (Unidad de Inventarios). Debe elaborar y presentar la Conciliacin INVENTARIOS vrs. CONTABILIDAD, por Unidad Ejecutora, en la cual no debe revelarse diferencias por depurar, y si dentro del proceso de su elaboracin existen ajustes internos que realizar, en el mdulo de inventarios, debe ser justificado y registrados por el rea que corresponda a efecto de presentar saldos conciliados al 31/12/2011. Causa El Gerente Administrativo Financiero, el Director Financiero, el Director
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Administrativo, el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad, el Supervisor de Contabilidad y el Contador Regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, no conciliaron la diferencia de la Cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo y el Libro de Inventarios de Activos Fijos. Efecto El Balance General y el Libro de Inventarios de Activos Fijos, no presentan informacin razonable de la cuenta Propiedad Planta y Equipo. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero, para que las personas encargadas del rea de Inventarios, efecten inventario fsico de los bienes y remitan la informacin al departamento de Contabilidad, para hacer los registros correspondientes, de modo que se concilien los saldos del libro de inventarios con los saldos reflejados en el Balance General. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: La diferencia de Q. 21,120,801.97 que indica la condicin existente entre el libro de Inventarios de Activos Fijos, el cual registra la cantidad de Q. 109,583,694.98 y la cuenta de Balance General Consolidado que reporta un valor de Q. 130,704,496.95 no es realmente una diferencia, lo que sucede es que el rea de Inventarios lleva en libros separados los inventarios de INFOM e INFOM-UNEPAR, en consideracin a que dichas Unidades Ejecutoras tienen NIT diferente y as estn reportados ante la Direccin de Bienes del Estado, por lo que, la suma de los dos libros integra el saldo tal que reporta el Balance General Consolidado. Se adjunta Balance y Formularios FIN 01 respectivos para comprobar la conciliacin siguiente.
(1) Formulario FIN 01 Inventario INFOM (-) Activo Intangible Propiedad, Planta y Equipo Q111,689,724.54 Q2,143,029.56 Q109,546,694.98
(2)
Formulario FIN 01 Inventario INFOM-UNEPAR (-) Activo Intangible Propiedad, Planta y Equipo
Q21,175,456.57 Q17,654.60 Q21,157,801.97
Inventario INFOM Inventario INFOM-UNEPAR SUMA IGUAL A BALANCE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Q109,546,694.98 Q21,157,801.97 Q130,704,496.95
(1) (2)
INFOM Activo Fijo (-)Activo Intangible
Contabilidad 111,689,724.54 2,143,029.56 109,546,694.98
Contralora
Diferencia
109,583,694.98
(37,000.00)
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INFOM-UNEPAR Activo Fijo (-)Activo Intangible
Contabilidad 21,175,456.57 17,654.60 21,157,801.97
Contralora
Diferencia
21,120,801.97
37,000.00
En oficio No. DF-152-2012, de fecha 02 de mayo de 2012, el Director Financiero, manifiesta: Segn el rea de Inventarios de la Direccin Administrativa del INFOM, se lleva el registro en Libros separados los Inventarios de INFOM e INFOM UNEPAR, por lo que la suma de los dos integra el saldo que reporta el Balance General Consolidado al 31 de diciembre de 2011. Se presenta a continuacin la siguiente estructura de integracin del saldo de la Cuenta de Balance 1230 Propiedad, Planta y Equipo, para demostrar que se encuentra conciliado el saldo, segn Balance Consolidado al 31 de Diciembre 2011 y formularios FIN 01 respectivos.
Inventario INFOM (1) Inventario INFOM-UNEPAR (2) SUMA IGUAL A BALANCE Q109,546,694.98 Q 21,157,801.97 Q130,704,496.95
(1) (-) (2) (-)
Formulario FIN 01 Inventario INFOM Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo Formulario FIN 01 inventario INFOM-UNEPAR Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo
111,689,724.54 2,143,029.56 Q.109,546,694.98 21,175,456.57 17,654.60 Q.21,157,801.97
En oficio No. OF.DA-0264-2012 de fecha 30 de abril de 2012, el Director Administrativo, manifiesta: Al respecto se hace la aclaracin de que el rea de Inventarios, lleva en Libros separados los Inventarios de INFOM e INFOM-UNEPAR, por lo que la suma de los dos integra el saldo que reporta el Balance General Consolidado. Se adjunta Balance y formularios FIN 01 respectivamente.
Inventario INFOM (1) Inventario INFOM-UNEPAR (2) SUMA IGUAL A BALANCE Q109,546,694.98 Q21,157,801.97 Q130,704,496.95
(1)
(2)
Formulario FIN 01 inventario INFOM (-) Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo Formulario FIN 01 inventario INFOM-UNEPAR (-) Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo
Q111,689,724.54 Q2,143,029.56 Q109,546,694.98 Q21,175,456.57 Q17,654.60 Q21,157,801.97
INFOM Activo Fijo (-) Activo Intangible Propiedad Planta y Equipo INFOM-UNEPAR Activo Fijo (-) Activo Intangible
CONTABILIDAD Q111,689,724.54 Q2,143029.56 Q109,546,694.98 CONTABILIDAD Q21,175,456.57 Q17,654.60
CONTRALORA
DIFERENCIA
Q109,583,694.98 CONTRALORA
(37,000.00) DIFERENCIA
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Propiedad Planta y Equipo
Q21,157,801.97
Q21,120,801.97
37,000.00
En nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2012, el Sub Director de Presupuesto y Contabilidad, manifiesta: Al respecto, se hace la aclaracin de que el rea de Inventarios lleva en libros separados los inventarios de INFOM e INFOM-UNEPAR, considerando que dichas Unidades Ejecutoras tienen NIT diferente y as estn reportados ante la Direccin de Bienes del Estado, por lo que, la suma de los dos libros integra el saldo que reporta el Balance General Consolidado. Se adjunta Balance y Formularios FIN 01 respectivos.
Inventario INFOM Inventario INFOM-UNEPAR SUMA IGUAL A BALANCE Q109,546,694.98 Q 21,157,801.97 Q130,704,496.95 (1) (2)
(1)
Formulario FIN 01 Inventario INFOM (-) Activo Intangible Propiedad, Planta y Equipo Formulario FIN 01 Inventario INFOM-UNEPAR (-) Activo Intangible Propiedad, Planta y Equipo
Q111,689,724.54 Q2,143,029.56 Q109,546,694.98 Q21,175,456.57 Q17,654.60 Q21,157,801.97
(2)
INFOM Activo Fijo (-)Activo Intangible
Contabilidad 111,689,724.54 2,143,029.56 109,546,694.98 Contabilidad 21,175,456.57 17,654.60 21,157,801.97
Contralora
Diferencia
109,583,694.98 Contralora
(37,000.00) Diferencia
INFOM-UNEPAR Activo Fijo (-)Activo Intangible
21,120,801.97
37,000.00
En oficio No. AdeC-jrlc-258-2012 de fecha 02 de mayo de 2012, el Supervisor de Contabilidad, manifiesta: Al respecto se hace la aclaracin de que el rea de Inventarios, lleva en Libros separados los Inventarios de INFOM e INFOM UNEPAR, por lo que la suma de los dos integra el saldo que reporta el Balance General Consolidado. Se adjunta Balance y formularios FIN 01 respectivos. Para mejor interpretacin del lector se presenta la siguiente estructura de integracin del saldo de la cuenta de balance propiedad planta y equipo.
(1) (-) (2) (-)
Formulario FIN 01 Inventario INFOM Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo Formulario FIN 02 inventario INFOM-UNEPAR Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo Consolidado de Entidades Descentralizadas y Autnomas
111,689,724.54 2,143,029.56 Q.109,546,694.98 21,175,456.57 17,654.60 Q.21,157,801.97
Informe de Auditora a la Liquidacin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011
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INFOM Activo Fijo (-)Activo Intangible Propiedad Planta y Equipo INFOM-UNEPAR Activo Fijo (-)Activo Intangible Propiedad Planta y Equipo
CONTABILIDAD 111,689,724.54 2,143,029.56 109,546,694.98 CONTABILIDAD 21,175,456.57 17,654.60 21,157,801.97
CONTRALORA
Diferencia
109,583,694.98 CONTRALORA
(37,000.00) Diferencia
21,120,801.97
37,000.00
En oficio No. INVE-0255-2012 de fecha 30 de abril de 2012, el Contador Regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, manifiesta: Al respecto se hace la aclaracin de que el rea de Inventarios, lleva en Libros separados los Inventarios de INFOM e INFOM-UNEPAR, por lo que la suma de los dos integra el saldo que reporte el Balance General Consolidado.
(1)
(2)
Formulario FIN 01 inventario INFOM (-) Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo Formulario FIN 01 inventario INFOM-UNEPAR (-) Activo Intangible Saldo de Propiedad Planta y Equipo
Q111,689,724.54 Q2,143,029.56 Q109,546,694.98 Q21,175,456.57 Q17,654.60 Q21,157,801.97
INFOM Activo Fijo (-) Activo Intangible Propiedad Planta y Equipo INFOM-UNEPAR Activo Fijo (-) Activo Intangible Propiedad Planta y Equipo
CONTABILIDAD Q111,689,724.54 Q2,143029.56 Q109,546,694.98 CONTABILIDAD Q21,175,456.57 Q17,654.60 Q21,157,801.97
CONTRALORA
DIFERENCIA
Q109,583,694.98 CONTRALORA
(37,000.00) DIFERENCIA
Q21,120,801.97
37,000.00
Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Gerente Administrativo Financiero, el Director Administrativo y el Contador Regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, en virtud que si bien es cierto que los registros del rea de Inventarios de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo, los llevan en Libros separados, uno para el INFOM y el otro para INFOM-UNEPAR, sin embargo, segn oficio No. INVE-160-2012, de fecha 14 de marzo de 2012, en el numeral 2, los responsables argumentan que el saldo en Fondos UNEPAR al 31/12/2011, no se puede integrar, pues se est depurando el Libro de Inventario General. Por lo tanto el saldo registrado no es razonable. Se desvanece el hallazgo para el Director Financiero, el Subdirector de Presupuesto y Contabilidad y Supervisor de Contabilidad, en virtud que la diferencia establecida, es responsabilidad del rea de Inventarios, al no tener depurados los libros respectivos.
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Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 10, para el Gerente Administrativo Financiero, Director Administrativo y el Contador Regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno. Hallazgo No.10 Falta de control en prstamo de vehculo a otras instituciones Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se estableci que durante el periodo de enero a septiembre de 2011, se traslad en calidad de prstamo, el Camin Marca Hino, Placa C-318BBY, a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica, para el traslado de bolsas solidarias, sin embargo no se suscribi el Convenio de Cooperacin Interinstitucional, para legalizar dicho prstamo. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.2, Estructura de control interno, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos relacionados con: a) controles generales; b) controles especficos; c) controles preventivos; d) controles de deteccin; e) controles prcticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificacin administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. norma 1.4 Funcionamiento de los sistemas, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir los reglamentos o normas especficas que regirn el funcionamiento de los sistemas operativos, de administracin y finanzas. El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y especficas, las polticas nacionales, sectoriales e institucionales, as como las normas bsicas emitidas por los rganos rectores en lo que les sea aplicable. Y norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y
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suficiente que la respalde. La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Causa El Gerente no considero la elaboracin de un documento que respaldara el prstamo del vehculo para la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica. Efecto En caso de siniestro, el INFOM no podra accionar legalmente en contra de la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica. Recomendacin El Gerente, debe considerar que para dar en prstamo bienes propiedades de la entidad, debe es necesario contar con un documento que respalde dicha accin. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 1 de mayo de 2010, el Seor Thomas Eugenio Henry Leiva, Ex Gerente, manifiesta: Por este medio le informo que la decisin de prestar el vehculo a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia, fue amparada con el CONVENIO DE COOPERACION INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL INFOM Y LA SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, EN PRO DEL PROGRAMA DENOMINADO BOLSA SOLIDARIA Reiterndole que dicho vehculo estaba bajo la administracin y control del Subgerente por delegacin de Junta Directiva. El prstamo del vehculo, fue por solicitud directa hacia la mxima autoridad en relaciones con el Ejecutivo, que era el Presidente de Junta Directiva. Tambin la decisin de dar el carro para el servicio social de traslado de bolsa solidaria, recae en el Director Administrativo, pues los vehculos estn bajo su resguardo. Es de informar que en un caso de siniestro, todos los vehculos del INFOM poseen una pliza de cobertura total. El suscrito si cumpli con hacer un convenio para el prestamos del vehculo. El Seor Hctor Fernando Samuel Caal Klarks, Ex Gerente, no se present a la discusin de hallazgos del da 02 de mayo de 2012, tampoco envi comentarios o justificaciones del hallazgo aludido, a pesar de haberse notificado en oficio AFP-INFOM-OF-282-2011.
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En Nota sin nmero, de fecha 02 de mayo de 2012, el Gerente, manifiesta: El EFECTO de este hallazgo indicado por ustedes es que En caso de siniestro, el INFOM no podra accionar legalmente en contra de la Secretara de Bienestar Social de la Presidencia En lo indicado, estoy completamente de acuerdo, sin embargo, les ruego tomar en cuenta lo siguiente: En la CONDICIN indicada por ustedes, se estableci que durante el perodo de enero a septiembre de 2011, se traslad en calidad de prstamo, el camin Marca Hino, Placa C-318BBY, a la Secretara de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica, para el traslado de bolsas solidarias Obsrvese que el perodo citado, yo no era el Gerente en funciones, tal como se indica demuestra con los documentos de Nombramiento y entrega del cargo. La RECOMENDACIN indica: El Gerente, debe considerar que para dar en prstamo bienes propiedades de la entidad, debe es necesario (SIC) contar con un documento que respalde dicha accin. Sobre este particular, le solicito considerar el perodo de mi gestin como Gerente y que la Recomendacin est dirigida al Gerente del INFOM, la cual no puedo ejecutar yo, porque ya no soy el funcionario que tiene esa responsabilidad." El Seor Hctor Giovanni Marroqun Barrios, Ex Gerente en Funciones, no se present a la discusin de hallazgos del da 02 de mayo de 2012, tampoco envi comentarios o justificaciones del hallazgo aludido, a pesar de haberse notificado en oficio AFP-INFOM-OF-283-2011. Comentario de Auditora Se confirma el Hallazgo para dos Ex Gerentes y el Ex Gerente en Funciones, en vista que segn documento OFIC.-CTT.-062-2012 de fecha 20 de marzo 2012 del Coordinador de Transportes y Talleres informa al Director Administrativo del instituto de Fomento Municipal -INFOM- que no se cuenta con ningn documento para el prstamo del vehculo, en apoyo a la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica para el traslado de la bolsa solidaria. Asimismo, el Convenio de Cooperacin Interinstitucional entre el Instituto de Fomento Municipal y la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la Repblica, en Pro del Programa denominado Bolsa Solidaria, de fecha once de febrero de dos mil once, en la clusula SEGUNDA: Objeto del convenio: el prstamo del vehculo fue para el PICK UP placas O-0862BBG, marca TOYOTA, lnea HI LUX de color sper blanco modelo 2009 y no para el Camin Marca Hino. Se desvanece el hallazgo para el Gerente, en virtud que el prstamo del vehculo no fue durante su perodo de su gestin. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del
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Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para dos Ex Gerentes y para el Ex Gerente en Funciones, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno. Hallazgo No.11 Vehculos no registrados a nombre de la entidad Condicin Se comprob que la camioneta Sport Mitsubishi Montero modelo 1994, color gris franja roja y dorada, motor 4M40-AC9874, Chasis JMBONV460RJ000167, Placas P612BZW, con un valor de Q50,000.00, tarjeta de Circulacin No. 665226, donada por Japn, no se encuentra registrada a nombre del Instituto de Fomento Municipal. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas Normas Generales de Control Interno, norma 2.4 Autorizacin y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa El Director Administrativo no ha realizado el proceso de trmite de traspaso de propiedad del vehculo. Efecto Riesgo que al momento que ocurra un percance o sea objeto de robo, la aseguradora no reintegre el valor asegurado. Recomendacin La Gerencia, debe girar instrucciones al Director Administrativo, a efecto que de inmediato se inicien los trmites de traspaso del vehculo, correspondiente. Comentario de los Responsables En oficio No. OF.DA-0264-2012, de fecha 30 de Abril de 2012, el Director Administrativo, manifiesta: El hallazgo en mencin hace referencia al vehculo identificado con el nmero de placas P-612BZW, la cual fue donado por la
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Corporacin Japonesa, el mismo se encuentra a nombre del seor Fujiwara Kunio, quien hace ya varios aos abandono el pas, por lo que para poder realizar el traspaso del respectivo vehculo es necesario solicitar una inspeccin al Departamento de Investigaciones Criminolgica de la Polica Nacional Civil, quienes determinaran si el auto se encuentra solvente de cualquier sancin legal, posterior a esto se debe realiza una declaracin jurada en la cual se consignen lo datos establecidos en la inspeccin, as como realiza la solicitud al Departamento de Bienes del Estado, para que autorice la emisin de tarjeta de circulacin y titulo de propiedad, un inconveniente que se ha tenido es el no contar con la aprobacin para efectuar este tipo de trmites ante la SAT, ya que derivado a disposiciones internas de la SAT, nicamente, los Gestores Autorizados Mandatarios, Abogados y Propietarios pueden efectuar este tipo de gestiones. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que el responsable tiene el conocimiento del procedimiento a efectuar, sin embargo a la fecha, segn tarjeta de circulacin, contina el vehculo a nombre del seor Fujiwara Kunio. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39 numeral 18 para el Director Administrativo, por la cantidad de Q2,000.00.
rea Tcnica Hallazgo No.12 Falta de Control Interno Condicin En el programa 17, Coordinacin de Caminos Rurales de la Unidad Ejecutora 202 Prstamo BIRF 7169, del Instituto de Fomento Municipal INFOM-, segn Contrato No. LPN5-HM-2009-3 de fecha 15 de abril de dos mil diez (2010), para la rehabilitacin de los tramos: Tuiscacal-Tojlate Centro; RN-7W-San Jos El Arenal, ambos en el municipio de Colotenango, Huehuetenango y Cruce Tojzunal, Aldea Sacpic-Cruce Carbonero, Aldea Sacpic en el municipio de Santa Brbara, Huehuetenango, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y el propietario de la Empresa denominada CARMOR, por un monto de Q4,955,316.25, las obras se encuentran en proceso, sin embargo, los reportes del estacionamiento de los reglones ejecutados del tramo Tuiscacal-Tojlate Centro, en algunos puntos
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aleatorios no son coincidentes con lo verificado, citndose que se reporta la ejecucin de tres difusores los cuales no fueron ubicados en puntos referidos, cunetas revestidas que en algunos casos es mayor o menor a la cantidad de metros verificada, transversales construidos en otras ubicaciones, asimismo, en el tramo Cruce Tojzunal, Aldea Sacpic-Cruce Carbonero, Aldea Sacpic, municipio de Santa Brbara, Huehuetenango, se comprob en el estacionamiento 0+629, un muro que se encuentra colapsado por deslizamiento. Criterio El Acuerdo No. 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno 1.2 Estructura de Control Interno, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e implantar una estructura efectiva de control interno que promueve un ambiente ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos relacionados con: a) controles generales; b) controles especficos; c) controles preventivos; d) controles de deteccin. Causa El Director del Programa de Caminos Rurales, no establece controles cruzados que permitan verificar los avances fsicos de los diferentes proyectos y el cumplimiento de los renglones de trabajo. Efecto Se dificultan los procesos de recepcin y fiscalizacin. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director del Programa de Caminos Rurales, para que previo a realizar la liquidacin del contrato, comprobar que el proyecto cumpla con todos los renglones del Contrato. Comentario de los Responsables En oficio sin nmero, de fecha 02 de mayo de 2012, el Director del Programa de Caminos Rurales, manifiesta: Condicin los reportes del estacionamiento de los renglones ejecutados del tramo Tuiscacal Tojlate Centro, en algunos puntos aleatorios no son coincidentes con lo verificado, citndose que se reporta la ejecucin de tres difusores los cuales no fueron ubicados en puntos referidos, cunetas revestidas que en algunos casos es mayor o menor a la cantidad de metros verificada, transversales construidos en otras ubicaciones, asimismo , en el tramo Cruce Tojzunal, Aldea Sacpic-Cruce Carbonero, Aldea Sacpic, municipio de Santa Brbara, Huehuetenango, se comprob en el estacionamiento 0+629, un muro que se encuentra colapsado por deslizamiento.
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Medidas a Tomar El Director del Programa de Caminos Rurales a travs de Oficio UCBM-196-2012 de fecha 27 de abril de 2012, gir instrucciones al Gerente de Obra (Supervisor), para que re estacion en un plazo no mayor a 10 das hbiles todos los trabajos realizados en el tramo Tuiscacal Tojlate Centro, con el fin de comprobar que se cumpli con los renglones de trabajo estipulados en el contrato. Asimismo, dicho re estacionamiento deber quedar inscrito en un acta en el Libro de Bitcora del tramo y la cual tendr que ser tomada en cuenta en la liquidacin del contrato respectivo. Por otra parte, con la finalidad de subsanar la falta, se deber enviar una copia del acta lo ms pronto posible al Ing. Sergio Armando Caro Paz, Auditor Gubernamental por Nombramiento nmero DIP-0508-2011 de fecha 22 de septiembre de 2011, emitido por el Director de Infraestructura Pblica y por el Subcontralor de Calidad de Gasto Pblico de la Contralora General de Cuentas. Respecto al muro que colaps por deslizamiento en el estacionamiento 0+629, el Director del Programa de Caminos Rurales a travs de Oficio UCBM-196-2012 de fecha 27 de abril de 2012, gir instrucciones al Gerente de Obra para realizar una evaluacin del caso conjuntamente con el contratista con el objetivo de plantear la solucin correspondiente a fin de cumplir con la recomendacin dada por el Ingeniero Auditor en el Hallazgo No. 15." Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, segn las acciones llevadas a cabo por el Director del Programa de Caminos Rurales, se establece que no son llevados controles cruzados para minimizar deficiencias durante la ejecucin de los proyectos. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 20, para el Director del Programa de Caminos Rurales, por la cantidad de Q 5,000.00. Hallazgo No.13 Incumplimiento en los procedimientos en la recepcin de bienes, obras y servicios Condicin En el programa 17, Coordinacin de Caminos Rurales de la Unidad Ejecutora 202 Prstamo BIRF 7169, del Instituto de Fomento Municipal INFOM-, segn
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Contrato No. LPN7-HM-2009-1 de fecha 15 de abril de dos mil diez (2010), para la ejecucin del tramo Tuisneina Casero La Cruz, del municipio de San Rafael Petzal, departamento de Huehuetenango, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y la Empresa Constructora LYON, la comisin receptora no verific el cumplimiento de la ejecucin total del rengln, muro de mampostera en la estacin 0+343 por 5.30 metros cbicos no ejecutados. Criterio El Acuerdo No. 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.2 Organizacin interna de las entidades, Delegacin de autoridad, establece: En funcin de los objetivos y la naturaleza de sus actividades, la mxima autoridad delegar la autoridad en los distintos niveles de mando, de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo de su competencia para que puedan tomar decisiones en los procesos de operacin y cumplir las funciones que les sean asignadas. Causa La comisin receptora, no verific plenamente la ejecucin completa del muro de mampostera en el punto referido. Efecto Al no verificarse el cumplimiento en la ejecucin total de los renglones contratados, puede originar pagos indebidos. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director del Programa de Caminos Rurales, para verificar por los medios a su alcance, que en los procesos de recepcin, se cumpla con todos los renglones contratados. Comentario de los Responsables En oficio sin nmero, de fecha 01 de mayo de 2012, los miembros que integran la comisin receptora, manifiestan: Los abajo firmantes, miembros de la comisin receptora del proyecto en mencin, presentamos nuestra justificacin al respecto de haber realizado la recepcin de la obra. Para realizar la recepcin de la obra en mencin nos basamos en el informe pormenorizado, proporcionado por el supervisor de obras del Banco Mundial ingeniero Walter Contreras, luego de analizarlo das antes de realizar la recepcin, procedimos a la realizacin de la recepcin del proyecto, por lo que realizamos el recorrido integro de la obra, midiendo y comparando nuestros resultados con los que se presentaban en el informe pormenorizado del proyecto.
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Siendo de esa manera la forma de revisar y recorrer el proyecto, nos caus sorpresa que nos hayan mencionado que incumplimos con nuestra obligacin. Debido a este requerimiento de la contralora, esta comisin procedi a requerir al director del programa de caminos rurales la informacin pertinente al caso, informando l que el propietario de la empresa constructora del proyecto, ingeniero Jorge Lucio Yon Chang, ya realiz el reintegro de Q. 6,388.39, por medio de bleta de depsito No. 79131785, a donde corresponda. Por lo que como comisin receptora, a pesar de haber verificado la totalidad del proyecto, llegamos a la conclusin de que el error encontrado por su persona, pudo haberse debido a un error involuntario de clculo del volumen del citado muro en la estacin 0+343, dado que el resto de medidas fueron adecuadamente verificadas. Por lo que se SOLICITA ante su persona que seamos eximidos de dicha culpablidad, dado que todo lo hicimos basados en el informe pormenorizado, pero a la vez no se contaba con los planos especficos, que en todo caso seran los que tendramos que evaluar concianzudamente. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, segn lo manifestado por los responsables, se midieron y compararon los datos sin detectarse la diferencia en el rengln y de no haberse realizado la verificacin a la obra, se hubiera pagado el faltante. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ingeniero, el Asistente Administrativo Regional y Auxiliar de Asesora Municipal, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.
INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Seor Germn Estuardo Velsquez Prez Gerente Instituto de Fomento Municipal Su Despacho Como parte de la aplicacin de nuestros procedimientos de auditora, para obtener seguridad razonable acerca de si el balance general de Instituto de Fomento Municipal al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao terminado en esa fecha, estn libres de representacin errnea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administracin. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinin. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los trminos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulacin de las distorsiones resultantes, es importante en relacin con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. rea Financiera 1 Prstamos otorgados a empleados sin fundamento legal 2 Prstamos otorgados a las municipalidades con prohibicn legal 3 Deficiente control y registro en los saldos en los prstamos otorgados a empleados 4 Contratos aprobados enviados extemporneamente a la Contralora
General de Cuentas . 5 Tarjetas de Responsabilidad sin detalle en la descripcin del bien 6 Deficiencia en la conformacin de expedientes 7 Bienes no registrados en el inventario rea Tcnica 8 Incongruencias en la integracin de costos 9 Uso de Bitcora no autorizada por la Contralora General de Cuentas 10 Deficiencia en la planificacin de proyectos Proyecto Construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable 11 Incumplimiento de especificaciones y/o planos construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable 12 Diferencia entre la planificacin y la ejecucin de la obra Hemos considerado estas situaciones importantes de cumplimiento para formarnos una opinin respecto a si los estados financieros de Instituto de Fomento Municipal por el ao terminado al 31 de diciembre de 2011, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables. constructivos
LIC. MIRIAM ALICIA GUERRERO RODRIGUEZ Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ING. SERGIO ARMANDO CARIO PAZ Auditor Gubernamental
ING. CARLOS ENRIQUE PALACIOS SAMAYOA Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables rea Financiera Hallazgo No.1 Prstamos otorgados a empleados sin fundamento legal Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que el Comit de Crditos autoriz dos prstamos a personal contratado con cargo al rengln presupuestario 189, Otros estudios y/o servicios, firmndose los pagars No. 91-2011 y 185-2011, concedindoles los prstamos de Q10,000.00 y Q4,000.00, respectivamente, contraviniendo el fundamento legal correspondiente. Criterio La Resolucin No. 356-2010 de la Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal, Reglamento de Asistencia Financiera a Personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal, Artculo No. 3 Sujetos de Crdito, establece: Son sujetos de crdito todas las personas que prestan servicios personales en relacin de dependencia, bajo el rengln presupuestario 011 y las personas que prestan servicios tcnicos o profesionales al Instituto en el grupo 0, Servicios Personales del Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Pblico. Causa Incumplimiento a lo establecido en la Resolucin de Junta Directiva por parte de los integrantes del Comit de Crditos. Efecto Otorgar prstamos a personal que no corresponde al grupo 0. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones a los miembros del Comit de Crditos, para que cumplan con lo estipulado en el Reglamento de Asistencia Financiera a Personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal, al momento de autorizar los prstamos al personal.
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Comentario de los Responsables El seor Hctor Giovanni Marroqun Barrios, Ex Subgerente, no compareci en la reunin de discusin de hallazgos, ni remiti los comentarios y documentacin de soporte, no obstante fue oportunamente notificado. En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: No har comentarios en relacin a este hallazgo, pero, si aclaro que esta situacin es el resultado de una equivocacin, sin la intencin de contravenir disposiciones legales y muchos menos de beneficiar a alguien en particular, prstamos que al 31 de diciembre del 2011 los beneficiarios haban cancelado la totalidad del capital prestado. En nota s/n, de fecha 30 de abril de 2012, el seor Asdrubal Yebel Lpez de Len, Ex Director de Recursos Humanos, manifiesta: El Comit de Crditos autoriz dos prstamos a personal contratado con cargo al rengln 189 Otros estudios y/o servicios, segn resolucin nmero 91-2011 por un monto de Q. 10,000.00 y 185-2011 por Q. 4,000.00. El Comit de Crditos autoriz con base en la solicitud de prstamos para trabajadores del INFOM presentada por el interesado y revisada por el encargado de la Unidad de Recursos Humanos, el cual se puede corroborar en el formulario presentado por la seora Alba Clemencia Mndez Gutirrez en el espacio de uso exclusivo de la Unidad de Recursos Humanos en la cual, la persona encargada de la revisin de formulario consign que ella perteneca al rengln 029, por lo que el Comit autoriz dicho Crdito fecha posterior en la que yo ya no me encontraba laborando para la institucin. En lo que corresponde al pagare numero 91-2011 prstamo de la seora Lesly Gloribel Mndez Paez de Garca quien se apersono ante el comit para informar que contaba con un problema personal y que era de suma urgencia atender a un familiar que en la feria de su localidad haba sufrido un accidente en un juego mecnico, el comit procedi a analizar dicha solicitud y viendo la necesidad planteada por la seora Mndez Paez, autorizo el mismo, tomndolo como un acto humanitario para que solventara tal situacin. En oficio No. RH-1077-2012, de fecha 27 de abril de 2012, el Director Tcnico de Recursos Humanos, manifiesta: Efectivamente en su oportunidad se pudo verificar que se les haba otorgado prstamo a personas contratadas bajo el rengln presupuestario 189, razn por la cual se gir una nota para la persona encargada de firmar los formularios de Solicitud de Prstamo para Trabajadores de INFOM, a efecto que previo a firmarlos verificara bajo que rengln presupuestario se encuentra la persona solicitante del prstamola nota enviada
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al Seor Gustavo Adolfo Estrada Carrillo el da 27 de junio 2011 y de los expedientes que generaron los Pagar No. 91-2011 de fecha 28-01-2011 y Pagar No. 185-2011 de fecha 10-03-2012. As mismo se constat que despus de revisar los expedientes que conforman los prstamos otorgados a la fecha estos fueron los dos nicos concedidos. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud que los miembros del comit de crditos, aceptaron su equivocacin e incumplimiento al Reglamento de Asistencia Financiera a Personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para los integrantes del comit de crditos: Ex Subgerente, Gerente Administrativo Financiero, Ex Director de Recursos Humanos y Director Tcnico de Recursos Humanos, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno. Hallazgo No.2 Prstamos otorgados a las municipalidades con prohibicn legal Condicin En el programa 11, Asistencia Crediticia a las Municipalidades, Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que durante el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2,011, se autorizaron 266 prstamos a las municipalidades, para un total de Q140,706,247.13, sin considerar que existe la prohibicin para las municipalidades. Criterio El Decreto Nmero 22-2010 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Reformas al Decreto Nmero 12-2002, del Congreso de la Repblica, Cdigo Municipal, Artculo No. 31 establece: Se reforma el artculo 111 del Cdigo Municipal, el cual queda as: Artculo 111. mbito de aplicacin. El mbito de aplicacin del presente Captulo ser para todas las municipalidades Los prstamos que sean contratados y no cumplan con los requisitos establecidos en este Captulo, lo establecido en el artculo 15 de la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento, o las contravengan, sern nulos de pleno derecho,
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siendo civil, penal y administrativamente responsables por su contratacin, conforme a la ley, el Concejo o autoridad municipal que lo acuerde y el representante legal de la entidad financiera o persona individual que lo autorice.. El Artculo No. 32, establece: Se reforma el artculo 113 del Cdigo Municipal, el cual queda as: Artculo 113. Otros requisitos y condiciones de los prstamos internos y externos. En la contratacin de prstamos internos y externos es necesario adems, que: 6. Los prstamos internos solamente podrn ser contratados con los bancos del sistema financiero nacional; cualquier prstamo realizado con personas individuales o jurdicas que no sean supervisadas por la Superintendencia de Bancos ser nulo de pleno derecho y el Alcalde o Concejo Municipal que lo haya autorizado sern responsables conforme a la ley. Causa Incumplimiento a lo establecido en la legislacin vigente por parte de los integrantes de Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal. Efecto Riesgo que no se puedan recuperar los prstamos otorgados a las municipalidades. Recomendacin El Presidente de la Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, deben cumplir con lo estipulado en la legislacin vigente. Comentario de los Responsables En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Presidente de Junta Directiva, el Vicepresidente de la Junta Directiva en Representacin de ANAM, el Vicepresidente de la Junta Directiva de INFOM, Representante de la Junta Monetaria, el Director suplente de la Junta Directiva nombrado por el Presidente de la Repblica, el Director suplente de la Junta Directiva en representacin de la ANAM, el Director suplente de la Junta Directiva en representacin de Junta Monetaria, manifiestan: Los suscritos, todos en la calidad de miembros de la Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal, INFOM, del perodo de Enero a Diciembre 2011, menos sido notificados de los oficios correspondientes, del 25 de abril de 2012, por virtud de los cuales se nos da a conocer el supuesto hallazgo numero 2, relativo a los prstamos otorgados a las Municipalidades con prohibicin legal, por lo que, por no estar de acuerdo con el mismo, no obstante ciertos errores de procedimiento que se pueden apreciar en dichos oficios, comparecemos ante ustedes a manifestarnos en los trminos siguientes: DE LAS FUNCIONES DEL INFOM Y EL PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA ADMINISTRATIVA
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Si bien es cierto que en el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se autorizaron 266 prstamos a distintas municipalidades, por un monto total de Q 140,706,247.13, tambin lo es, que los mismos fueron otorgados con base al Principio de Legalidad, y con fundamento en el Decreto 1132 del Congreso de la Repblica -Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal-, la cual en la parte conducente del artculo 4 literalmente indica: FUNCIONES. Para cumplir con sus fines el Instituto realizar las operaciones siguientes: () II. En la asistencia financiera: 1) Otorgamiento de prstamos y adquisicin de valores provenientes de emprstitos, para que las municipalidades realicen obras y servicios pblicos de carcter municipal, o la explotacin de sus bienes o empresas patrimoniales; () Por su parte el numeral IV del artculo citado indica que es funcin del INFOM Garantizar en todo o en parte la amortizacin de los prstamos otorgados a las municipalidades para la realizacin de obras pblicas y la creacin y funcionamiento de servicios pblicos y de las empresas patrimoniales, y garantizar en igual forma el pago de los intereses de tales deudas. Adicionalmente, el numeral V del artculo indicado establece como funcin del INFOM Prestar a las municipalidades los servicios de agente financiero y de caja y tesorera. El artculo 9 de la Ley Orgnica del INFOM establece que Los prstamos que otorgue el Instituto a las municipalidades no requieren autorizacin ni aprobacin por parte del Ejecutivo, ni el dictamen de la Junta Monetaria (). Por aparte, el ltimo prrafo del artculo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica establece taxativamente: Cuando se trate de negociaciones que se financien con recursos provenientes de prstamos otorgados por el Instituto de Fomento Municipal o de entidades financieras del exterior a la Corporacin Municipal, previo dictamen favorable de dicho Instituto, pero si el mismo no evacua la consulta o emite el dictamen correspondiente en un plazo de 30 das, contados a la fecha de recibido el expediente, se entender que su opinin es favorable. Como se puede apreciar, con base en la normativa citada, se demuestra que la funcin crediticia del INFOM se encuentra legitimada y prevista en su Ley Orgnica y otras leyes, toda vez que es dicha normativa la que le concede estas potestades y a la presente fecha se encuentran vigentes. El Principio de Legalidad desde la perspectiva del Derecho Administrativo est reconocido expresamente por la Constitucin Poltica de la Repblica, ya que la
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administracin pblica y sus respectivos servicios se encuentran sometidos a la legislacin vigente, cuyas normas constituyen el ejercicio pleno del derecho pblico del Estado. En conclusin, la Junta Directiva del INFOM actu con respeto y en estricto cumplimiento a lo que establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y las leyes aplicables, dentro de la competencia y facultades que le han atribuido y de acuerdo con los fines para los que ha sido creado, segn lo establece la Ley Orgnica del INFOM. DE LA PRIMACA DE LAS LEYES ESPECIALES SOBRE LAS LEYES GENERALES, Y DE LA VIGENCIA DE LA LEY ORGNICA DEL INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL Y OTRAS LEYES. El Hallazgo nmero 2 hace referencia al artculo 111 del Cdigo Municipal, en lo que se respecta al endeudamiento municipal, el cual prev que el mbito de aplicacin ser para todas las municipalidades. La esencia de dicho artculo reside en que los prstamos que sean contratados por las municipalidades y no cumplan con los requisitos, sern nulos de pleno derecho, siendo civil, penal y administrativamente responsables por su contratacin, conforme a la ley, el Concejo o autoridad municipal que lo acuerde y el representante legal de la entidad financiera o persona individual que lo autorice. Los Auditores Gubernamentales fundamentan el supuesto hallazgo en el artculo 113 del Cdigo Municipal, en donde se indica que los prstamos internos solamente pueden ser contratados con los bancos del sistema financiero nacional, y que cualquier prstamo realizado con personas individuales o jurdicas que no sean supervisadas por la Superintendencia de Bancos ser nulo de pleno derecho y el Alcalde o Concejo Municipal que lo haya autorizado sern responsables conforme a la ley. Con base en lo establecido en el artculo anterior, se presume que los legisladores regularon que las municipalidades no contraten financiamientos con personas individuales y entidades financieras no supervisadas, de carcter privado, que otorgaban prstamos a las Municipalidades sin control estatal y en condiciones que perjudicaban los intereses municipales, pues quedaban comprometidas las finanzas, a tasas de inters muy elevadas y se erogaban comisiones no fundamentadas en ley, entre otros. En el presente caso, al INFOM no le afecta ni le es aplicable lo establecido en el numeral 6 del artculo 111 del Cdigo Municipal, toda vez que no es persona individual, ni mucho menos una entidad financiera de carcter mercantil o civil,
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propiamente dicha. El INFOM es una entidad estatal y especializada en dar asistencia tcnica y financiera exclusivamente a las municipalidades, a fin de promover el mejoramiento de los pueblos con pleno y eficaz aprovechamiento de sus recursos. Es necesario destacar que, segn el artculo 110 del Cdigo Municipal, las municipalidades pueden contratar prstamos si cumplen con los requisitos legales establecidos, y siempre que sea para el logro de sus fines. Para poder contratar los prstamos, deben observar el principio de capacidad de pago para no afectar las finanzas municipales y asegurar que el endeudamiento no afecte ni comprometa las finanzas, y adems que no se contraigan obligaciones crediticias cuyo plazo de amortizacin exceda el perodo de gobierno del Concejo Municipal que las contrae. En complemento de la normativa indicada anteriormente, el artculo 13 de la Ley del Organismo Judicial contiene el Principio de Especialidad, el cual establece que las disposiciones especiales de las leyes prevalecen sobre las disposiciones generales. En el presente caso, los prstamos contratados cumplieron con los requisitos que establece la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, Decreto 1132 del Congreso de la Repblica y el Reglamento respectivo, que constituyen disposiciones especiales de la ley, que debe aplicarse sobre cualquier norma de carcter general, como lo es el artculo 11 y sus numerales, del Cdigo Municipal. Cabe resaltar que la Ley Orgnica del INFOM se encuentra vigente desde el ao 1957, y no ha sufrido reforma o modificacin alguna, sea tcita o expresamente, por lo que sigue teniendo validez y eficacia plena. En el supuesto hallazgo se hace referencia al Cdigo Municipal y sus reformas, debiendo hacer hincapi que dicha normativa nicamente deroga las disposiciones que reforma del Cdigo Municipal vigente, (Decreto 12-2002 y sus reformas) y la Ley de los Consejos de Desarrollo (Decreto 52-87), mas no deroga ningn artculo de la Ley Orgnica del INFOM, ni tampoco el ltimo prrafo del artculo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica y sus Reformas), que expresamente le otorgan competencia al Instituto de Fomento Municipal, en materia de prstamos a las Municipalidades de la Repblica y garantizar los que contraten con el sistema Bancario nacional, sujeto a la fiscalizacin de la Superintendencia de Bancos En ese orden de ideas, es necesario aludir al artculo 8 de la Ley del Organismo Judicial, el cual literalmente indica Derogatoria de las leyes. Las leyes se derogan por leyes posteriores: a) Por declaracin expresa de las nuevas leyes; b) Parcialmente, por incompatibilidad de disposiciones contenidas en las leyes
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nuevas con las precedentes; c) Totalmente, porque la nueva ley regule, por completo, la materia considerada por la ley anterior; () De la lectura del anterior artculo se puede apreciar que las disposiciones contenidas en el Cdigo Municipal no derogan de ninguna forma la materia que se regula en la Ley Orgnica del INFOM ni disposiciones expresas de otras leyes aplicables, como la ya mencionada, ya que no encuadra en ninguno de los supuestos estipulados, toda vez que no existe declaracin expresa que derogue la Ley Orgnica de dicho Instituto, porque el Cdigo Municipal no es incompatible con la Ley Orgnica, y porque no se regula en el Cdigo Municipal la materia regulada en la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal. Adems, establece el artculo 2 de la Ley del Organismo Judicial, que contra la observancia de la Ley no se puede alegar ignorancia, desuso, costumbre o practica en contrario, lo que determina que la actividad de los Auditores Gubernamentales de la Contralora General de Cuentas debe ceirse estrictamente a cumplir y aplicar lo que establece la ley y no realizar interpretaciones subjetivas, parcializadas y sin fundamento legal alguno. Adems, como se indic, el artculo 13 de la ley citada determina que las disposiciones especiales de las leyes, prevalecen sobre las disposiciones generales de la misma y de otras leyes, lo que determina que la Ley Especial del Instituto de Fomento Municipal y la Ley de Contrataciones del Estado regulan materias especficas y concretas, que no pueden ser derogadas ni mucho menos interpretadas en forma extensiva y arbitrariamente por los Auditores Gubernamentales, con base en su criterio profesional nicamente, sino que tiene que existir una sentencia de los honorables rganos jurisdiccionales que tienen competencia para expulsar del orden jurdico normas imperativas o prohibitivas expresas que vulneren la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Lo expuesto determina en forma precisa y concreta, que el Instituto en ningn caso incurri en incumplimiento de una prohibicin, sino que si fuere el caso de una norma imperativa expresa, que son las normas legales que se cumplieron estrictamente en cuanto a su texto y contexto. DE LA FALTA DE CAUSA Y EFECTO EN EL SUPUESTO HALLAZGO El Anexo que contiene el Hallazgo No. 2 finaliza con la trascripcin literal siguiente: Causa. Incumplimiento a lo establecido en la legislacin vigente por parte de los integrantes de Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal. Efecto. Riesgo que no se puedan recuperar los prstamos otorgados a las municipalidades. Recomendacin. El Presidente de la Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, deben cumplir con lo estipulado en la legislacin vigente.
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Se considera necesario reiterar que no hubo ningn incumplimiento a lo establecido en la legislacin vigente por parte de los integrantes de Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, ya que como se expuso anteriormente los prstamos fueron otorgados con base al Principio de Legalidad, y con fundamento en el artculo 4 del Decreto 1132 del Congreso de la Repblica -Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal-, que le otorga competencia y faculta al INFOM a otorgar prstamos para que las municipalidades realicen obras y servicios pblicos de carcter municipal, o bien exploten sus bienes o empresas patrimoniales. Respecto del efecto del supuesto hallazgo, es inadmisible lo manifestado por los Auditores Gubernamentales sobre que existe riesgo de que no se puedan recuperar los prstamos otorgados a las municipalidades, ya que en cumplimiento del artculo 110 del Cdigo Municipal, a la presente fecha las municipalidades han cancelado la totalidad de los prstamos otorgados, habiendo recuperado la totalidad del monto de capital y los intereses generados de dichos prstamos. Se considera necesario hacer especial mencin de la improcedente recomendacin establecida en el hallazgo de que se trata, especialmente en cuanto a cumplir con lo estipulado en la legislacin vigente, ya que como se ha expuesto reiteradamente en el presente escrito los 266 prstamos a las municipalidades por un total de Q 140,706,247.13, se otorgaron en estricto cumplimiento de lo que establece el artculo 134 de la Constitucin Poltica de la Repblica, la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, el artculo 9, ltimo prrafo de la Ley de Contrataciones del Estado y con absoluto apego al derecho, puesto que en el ordenamiento jurdico nacional, las disposiciones especiales, como el caso que no ocupa, prevalecen sobre una norma de carcter general, aplicable nica y exclusivamente a entidades mercantiles o civiles, que anteriormente otorgaban prestamos faltos de transparencia, leoninos y usureros a las municipalidades, porque el numeral 6 del artculo 113 del Cdigo Municipal lo permita. Por aparte, es necesario manifestar a los auditores gubernamentales, que no se adjunta instrumento digital al presente escrito, puesto que tal solicitud no tiene sustentacin legal alguna, ms bien el artculo 2 de la Ley de lo Contencioso Administrativo estipula que todo el derecho administrativo se fundamenta en principios de celeridad, sencillez, impulso de oficio, derecho de defensa, debido proceso y por ESCRITO, no teniendo validez los mecanismos digitales que se pretendan utilizar y requerir, sin fundamento legal alguno, pues dicha figura no est regulada en ninguna ley en materia de derecho administrativo. Finalmente pero no menos importantes, es acotar que la Contralora General de
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Cuentas y sus trabajadores deben cumplir estrictamente con las disposiciones legales del ordenamiento jurdico vigente en materia administrativa, para su aplicacin, pero no tienen competencia ni facultad para interpretar en forma subjetiva las disposiciones del ordenamiento jurdico guatemalteco, puesto que de conformidad con sus ley orgnica, pueden ser sujetos de responsabilidad administrativa, civil o penal al realizar acciones fuera de derecho, como lo es el derogar leyes vigentes, lo que les hara posiblemente incurrir en hechos delictivos como abuso de autoridad, incumplimiento de deberes, usurpacin de atribuciones o resoluciones violatorias a la Constitucin Poltica de la Repblica, establecidas en el Cdigo Penal, con base en sealamientos carentes de veracidad en el presente caso En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Director suplente de la Junta Directiva nombrado por el Presidente de la Repblica, manifiesta: Acuso recibo personal del Oficio No. AFP-INFOM-OF-288-2011, del 25 de abril de 2012, relacionado con hallazgos sobre Cumplimiento de Leyes y Reglamentos, formulado por ustedes personalmente, con el objeto de ampliar la respuesta que en conjunto se ha presentado por la Junta Directiva del perodo de enero a diciembre de 2011 y refirindome al contenido del oficios es necesario informarles con relacin al hallazgo No. 2, relativo a prstamos otorgados a las municipalidades con prohibicin legal, lo siguiente: El Artculo 15 de la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, establece lo siguiente: El ejercicio de las atribuciones del Instituto y la resolucin de sus asuntos, estarn a cargo de la junta Directiva, de acuerdo con la presente ley y sus reglamentos. La Junta directiva estar integrada por tres directores propietarios y tres suplentes, nombrados como sigue: un propietario y un suplente, por el Presidente de la Repblica; un propietario y un suplente, por la Junta Directiva de la Asociacin Nacional de Municipalidades; y un propietario y un suplente, por la junta Monetaria. El director propietario nombrado por le Presidente de la Repblica, ser el presidente de la Junta directiva del Instituto, y su vicepresidente ser el director propietario nombrado por la Junta Directiva de la Asociacin Nacional de Municipalidades. Lo anterior establece que los prstamos aprobados por la Junta Directiva cumplen la ley aplicable y el principio de legalidad. Como rgano colegiado de deliberacin y decisin, la Junta Directiva del Instituto no administra, custodia, controla o maneja fondos del Estado y en consecuencia, en el ejercicio de sus funciones legales resuelve los asuntos que son sometidos a su conocimiento; pero en las sesiones cada Director Propietario, nica y exclusivamente en forma individual puede emitir su voto, que no necesariamente decide los asuntos que se conocen en la misma, pero cumple sus funciones
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establecidas en el artculo 21 de la Ley orgnica citada, con base en el principio de legalidad y de supremaca de la Constitucin Poltica de la Repblica. Por aparte, es necesario indicarle que la Honorable Corte de Constitucionalidad, en el expediente No. 537-2003. Sentencia del 2 de septiembre de 2003. Publicada en el Diario Oficial el 27 de octubre de 2003, determina lo siguiente: funcionario pblico es: la persona que desempea un empleo o cargo pblico, lo que determina que dicha definicin no se adeca a las personas de desempean los cargos que se mencionan en las literales b), c) d) y e) del artculo 4. Del Decreto 89-2002 del Congreso de la Repblica, puesto que no cumplen los requisitos siguientes: a) No desempean un empleo o cargo pblico; en consecuencia no son funcionarios pblicos ni autoridad, individualmente considerados; b) No existe relacin laboral entre estas personas y el Estado; c) No existe un vnculo de dependencia es decir de autoridad o subordinacin entre estos y las entidades; d) No puede existir dualidad entre tales personas, de servir en una entidad pblica y servir al mismo tiempo a otra, especialmente si es privada, puesto que la soberana no es delegable; e) No tienen responsabilidad administrativa, salvo que como rgano colegiado manejen fondos del Estado; f) No estn inscritos como Cuentadantes; y, g) no tienen obligacin de presentar la Declaracin Jurada Patrimonial, a que se refiere la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Pblicos; y e) En forma colegiada no prestan juramento de fidelidad a la Constitucin Poltica de la Repblica. Con base a lo que dispone la sentencia de la Honorable Corte de Constitucionalidad, la Junta Directiva no desempea ningn cargo ejecutivo, ni es autoridad, funcionario o trabajador del Estado ni del Instituto de Fomento Municipal en forma individual; y, en consecuencia no administra, recibe, custodia o maneja fondos del Estado ni puede girar instrucciones al Gerente, puesto que posiblemente incurrira en hechos delictivos tales como: Usurpacin de Atribuciones, Incumplimiento de Deberes, Resoluciones Violatorias a la Constitucin y otros hechos delictivos ms establecidos en el Cdigo Penal. La Honorable Corte de Constitucionalidad determina tambin: Que si bien es cierto las personas mencionadas en las literales b), c) d) y e) del artculo 4. Del Decreto 89-2002, del Congreso de la Repblica, pueden administrar fondos del Estado en un momento dado, tambin lo es que esto no determina su ubicacin en la categora de funcionarios y empleados pblicos y mucho menos fundamenta la imposicin de sanciones como consecuencia de su actuacin, misma que estar sometida en el supuesto de manejo de fondos pblicos, al ente fiscalizador por excelencia, que es la Contralora General de Cuentas, la que realiza dicha funcin por mandato constitucional.
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Por aparte, es necesario indicarle que el Reglamento de Asistencia Financiera del Instituto de Fomento Municipal a las Municipalidades de la Repblica, establece que la Junta Directiva aprueba prstamos cuando el monto excede de cuatrocientos mil quetzales y por montos menores, corresponde a la Gerencia, por lo que el hallazgo formulado es improcedente, puesto que no se ha determinado cuantos prstamos corresponden a la Gerencia y cuantos y que monto corresponde a la Junta Directiva. Esto determina en forma expresa, clara y concreta la competencia de la Gerencia y de la Junta directiva en la aprobacin de prstamos a las Municipalidades de la Repblica, por lo que dicho monto resulta exagerado y ambiguo, en el caso de que se tuviere alguna prohibicin legal para otorgarlos, lo cual en todo caso vulnerara la Ley Orgnica del Instituto, puesto que la funcin de asistencia financiera, es el pilar y fundamento de sus principales ingresos que cubren su funcionamiento. Asimismo, no puede existir riesgo de la incobrabilidad de los prstamos a las Municipalidades, puesto que los mismos estn garantizados con el aporte Constitucional y el IVA PAZ, cuando no alcanza el monto de la asignacin inicialmente enunciada; adems, existen Convenios suscritos con el Ministerio de Finanzas Pblicas, el Banco que administra los fondos municipales y la misma Municipalidad, por lo que los descuentos que se realizan por los prstamos del Instituto los realiza el Banco con autorizacin del Ministerio de Finanzas Pblicas y la Municipalidad prestataria, por lo que no existe ningn riesgo de prdida de los fondos del Instituto. Con base en lo expuesto y con fundamento en lo establecen los artculos 12, 14, 134 y 132 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala; as como los artculos 27, 28 y 29 de la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, se solicita dejar sin efecto ni validez el hallazgo supuestamente imputado a todos los miembros de la Junta Directiva por todas las razones y fundamentos legales y constitucionales expuestos. Por aparte, es necesario hacer nfasis en que la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal vigente, tiene su fundamento en el artculo 134 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y en consecuencia, de no cumplir sus disposiciones se estara incurriendo en el delito de Incumplimiento de Deberes por parte de la Junta Directiva y de quienes en su momento oportuno hubieran aprobado los prstamos que se objetan por el ente fiscalizador, sin fundamento ni sustentacin legal alguna, puestos que dicha ley sigue vigente y es una ley especial que crea un ente estatal sujeto a la fiscalizacin de la Contralora, precisamente por ser una entidad pblica y no puede ni debe ser fiscalizada por la Superintendencia de Bancos que fiscaliza a entidades financieras mercantiles y civiles, individuales o jurdicas
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En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Gerente, manifiesta: Con base a la notificacin realizada por ustedes, del Oficio No. AFP-INFOM-OF-278-2011, del 25 de abril de 2012 y los hallazgos No. 2, efectuado para todos los miembros de Junta Directiva... hecho a mi persona dentro del perodo enero a diciembre 2012, comparezco ante ustedes para desvanecer los hallazgos que se me imputan, en su orden: Hallazgo No. 2. Este hallazgo est dirigido a los miembros de Junta Directiva y a mi persona en calidad de Gerente. Por tratarse del mismo tema, me he coordinado con los identificados en este hallazgo y para su desvanecimiento integro en su totalidad los argumentos vertidos por dicho ente colegiado. El texto del argumento que hago mo, con el debido reconocimiento de la contundente respuesta, es el siguiente: Con base a la notificacin realizada por ustedes, del Oficio No. AFP-INFOM-OF-278-2011, del 25 de abril de 2012 y el hallazgo No. 2, todos los miembros de Junta Directiva y a m persona, en el perodo enero a diciembre 2012, comparecemos ante ustedes para desvanecer el hallazgo que se nos imputa, relacionado con el cumplimiento de leyes, especialmente en la imputacin siguiente: prstamos otorgados a las Municipalidades con prohibicin legal..., nos manifestamos en la forma siguiente, exponiendo los fundamentos legales, fcticos y jurdicos aplicables al caso. DE LA ERRATA EN EL OFICIO AFP-INFOM-278-2011 Se considera importante sealar que el Oficio AFP-INFOM-285-2011, de fecha 25 de abril de 2012, contiene dos errores, ya que si bien es cierto se encuentra dirigido a miembros de la Junta Directiva del perodo enero a diciembre de 2011, debido a que adjudican calidades a algunos de sus miembros, que entregaron sus cargos a principios del presente ao, por ejemplo en el Caso del Presidente de Junta Directiva y Director Suplente nombrados por el Presidente de la Repblica, que entregaron sus cargos y que actualmente son otras personas los titulares de los mismos, tal el caso del seor Jos Antonio Toro Garca, Presidente de la Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal, que tom posesin el 7 de febrero del presente ao; finalmente la numeracin correlativa corresponde al ao dos mil once y la fecha de expedicin corresponde al presente ao. En mi caso, yo dej de ser Gerente del INFOM el 9 de febrero/2012. DE LAS FUNCIONES DEL INFOM Y EL PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA ADMINISTRATIVA Si bien es cierto que en el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se autorizaron 266 prstamos a distintas municipalidades, por
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un monto total de Q 140,706,247.13, los mismos fueron otorgados con base al Principio de Legalidad, y con fundamento en el Decreto 1132 del Congreso de la Repblica -Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal-, la cual en la parte conducente del artculo 4 literalmente indica: FUNCIONES. Para cumplir con sus fines el Instituto realizar las operaciones siguientes: () II. En la asistencia financiera: 1) Otorgamiento de prstamos y adquisicin de valores provenientes de emprstitos, para que las municipalidades realicen obras y servicios pblicos de carcter municipal, o la explotacin de sus bienes o empresas patrimoniales; () Por su parte el numeral IV del artculo citado indica que es funcin del INFOM Garantizar en todo o en parte la amortizacin de los prstamos otorgados a las municipalidades para la realizacin de obras pblicas y la creacin y funcionamiento de servicios pblicos y de las empresas patrimoniales, y garantizar en igual forma el pago de los intereses de tales deudas. Adicionalmente, el numeral V del artculo indicado establece como funcin del INFOM Prestar a las municipalidades los servicios de agente financiero y de caja y tesorera. El artculo 9 de la Ley Orgnica del INFOM establece que Los prstamos que otorgue el Instituto a las municipalidades no requieren autorizacin ni aprobacin por parte del Ejecutivo, ni el dictamen de la Junta Monetaria (). Por aparte, el ltimo prrafo del artculo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica establece taxativamente: Cuando se trate de negociaciones que se financien con recursos provenientes de prstamos otorgados por el Instituto de Fomento Municipal o de entidades financieras del exterior a la Corporacin Municipal, previo dictamen favorable de dicho Instituto, pero si el mismo no evacua la consulta o emite el dictamen correspondiente en un plazo de 30 das, contados a la fecha de recibido el expediente, se entender que su opinin es favorable. En base a la normativa citada, se demuestra que la funcin crediticia del INFOM se encuentra legitimada y prevista en su Ley Orgnica y otras leyes, toda vez que es dicha normativa la que le concede estas potestades y a la presente fecha se encuentran vigentes. El Principio de Legalidad desde la perspectiva del Derecho Administrativo est reconocido expresamente por la Constitucin Poltica de la Repblica, ya que la administracin pblica y sus respectivos servicios se encuentran sometidos a la legislacin vigente, cuyas normas constituyen el ejercicio pleno del derecho pblico del Estado.
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En conclusin, la Junta Directiva del INFOM actu con respeto y en estricto cumplimiento a lo que establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y las leyes aplicables, dentro de la competencia y facultades que le han atribuido y de acuerdo con los fines para los que ha sido creado, segn lo establece la Ley Orgnica del INFOM. DE LA PRIMACA DE LAS LEYES ESPECIALES SOBRE LAS LEYES GENERALES, Y DE LA VIGENCIA DE LA LEY ORGNICA DEL INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL Y OTRAS LEYES. El Hallazgo No. 2 hace referencia al artculo 111 del Cdigo Municipal, en lo que se respecta al endeudamiento municipal y que indica que el mbito de aplicacin ser para todas las municipalidades. La esencia de dicho artculo reside en que los prstamos que sean contratados por las municipalidades y no cumplan con los requisitos, sern nulos de pleno derecho, siendo civil, penal y administrativamente responsables por su contratacin, conforme a la ley, el Concejo o autoridad municipal que lo acuerde y el representante legal de la entidad financiera o persona individual que lo autorice. Los Auditores Gubernamentales fundamentan el supuesto hallazgo en el artculo 113 del Cdigo Municipal, en donde se indica que los prstamos internos solamente pueden ser contratados con los bancos del sistema financiero nacional, y que cualquier prstamo realizado con personas individuales o jurdicas que no sean supervisadas por la Superintendencia de Bancos ser nulo de pleno derecho y el Alcalde o Concejo Municipal que lo haya autorizado sern responsables conforme a la ley. Con lo establecido en el artculo anterior, se presume que los legisladores regularon que las municipalidades no contraten financiamientos con personas individuales y entidades financieras no supervisadas, de carcter privado, que otorgaban prstamos a las Municipalidades sin control estatal y en condiciones que perjudicaban los intereses municipales, pues quedaban comprometidas las finanzas, a tasas de inters muy elevadas y se erogaban comisiones no fundamentadas en ley, entre otros. En el presente caso, al INFOM no le afecta ni le es aplicable lo establecido en el numeral 6 del artculo 111 del Cdigo Municipal toda vez que no es persona individual, ni mucho menos una entidad financiera de carcter mercantil o civil, propiamente dicha, el INFOM es una entidad estatal y especializada en dar
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asistencia tcnica y financiera exclusivamente a las municipalidades, a fin de promover el mejoramiento de los pueblos con pleno y eficaz aprovechamiento de sus recursos. Es necesario destacar que, segn el artculo 110 del Cdigo Municipal, las municipalidades pueden contratar prstamos si cumplen con los requisitos legales establecidos, y siempre que sea para el logro de sus fines. Para poder contratar los prstamos, deben observar el principio de capacidad de pago para no afectar las finanzas municipales y asegurar que el endeudamiento no afecte ni comprometa las finanzas, y adems que no se contraigan obligaciones crediticias cuyo plazo de amortizacin exceda el perodo de gobierno del Concejo Municipal que las contrae. En complemento de la normativa indicada anteriormente, el artculo 13 de la Ley del Organismo Judicial contiene el Principio de Especialidad, el cual establece que las disposiciones especiales de las leyes prevalecen sobre las disposiciones generales. En el presente caso, los prstamos contratados cumplieron con los requisitos que establece la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, Decreto 1132 del Congreso de la Repblica y el Reglamento respectivo, que constituyen disposiciones especiales de la ley, que debe aplicarse sobre cualquier norma de carcter general, como lo es el artculo 11 y sus numerales, del Cdigo Municipal. Cabe resaltar que la Ley Orgnica del INFOM se encuentra vigente desde el ao 1957, y no ha sufrido reforma o modificacin alguna, sea tcita o expresamente, por lo que sigue teniendo validez y eficacia plena. En el supuesto hallazgo se hace referencia al Cdigo Municipal y sus reformas, debiendo hacer hincapi que dicha normativa nicamente deroga las disposiciones que reforma del Cdigo Municipal vigente, (Decreto 12-2002 y sus reformas) y la Ley de los Consejos de Desarrollo (Decreto 52-87), mas no deroga ningn artculo de la Ley Orgnica del INFOM, ni tampoco el ltimo prrafo del artculo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica y sus Reformas), que expresamente le otorgan competencia al Instituto de Fomento Municipal, en materia de prstamos a las Municipalidades de la Repblica y garantizar los que contraten con el sistema Bancario nacional, sujeto a la fiscalizacin de la Superintendencia de Bancos En ese orden de ideas, es necesario aludir al artculo 8 de la Ley del Organismo Judicial, el cual literalmente indica Derogatoria de las leyes. Las leyes se derogan por leyes posteriores: a) Por declaracin expresa de las nuevas leyes; b) Parcialmente, por incompatibilidad de disposiciones contenidas en las leyes nuevas con las precedentes; c) Totalmente, porque la nueva ley regule, por
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completo, la materia considerada por la ley anterior; () De la lectura del anterior artculo se puede apreciar que las disposiciones contenidas en el Cdigo Municipal no derogan de ninguna forma la materia que se regula en la Ley Orgnica del INFOM ni disposiciones expresas de otras leyes aplicables, como la ya mencionada, ya que no encuadra en ninguno de los supuestos estipulados, toda vez que no existe declaracin expresa que derogue la Ley Orgnica, porque el Cdigo Municipal no es incompatible con la Ley Orgnica, y porque no se regula en el Cdigo Municipal la materia regulada en la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal. Adems, establece el artculo 2 de la Ley del Organismo Judicial, que contra la observancia de la Ley no se puede alegar ignorancia, desuso, costumbre o practica en contrario, lo que determina que la actividad de los Auditores Gubernamentales de la Contralora General de Cuentas debe ceirse estrictamente a cumplir y aplicar lo que establece la ley y no realizar interpretaciones subjetivas, parcializadas y sin fundamento legal alguno. Adems, el artculo 13 de la ley citada, determina que las disposiciones especiales de las leyes, prevalecen sobre las disposiciones generales de la misma y de otras leyes, lo que determina que la Ley Especial del Instituto de Fomento Municipal y la Ley de Contrataciones del Estado regulan materias especficas y concretas, que no pueden ser derogadas ni mucho menos interpretadas en forma extensiva y arbitrariamente por los Auditores Gubernamentales con base en su criterio profesional nicamente, sino que tiene que existir una sentencia de los honorables rganos jurisdiccionales que tienen competencia para expulsar del orden jurdico normas imperativas o prohibitivas expresas que vulneren la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Lo expuesto determina en forma precisa y concreta, que el Instituto en ningn caso incurri en incumplimiento de una prohibicin, sino que si fuere el caso de una norma imperativa expresa, que son las normas legales que se cumplieron estrictamente en cuanto a su texto y contexto. DE LA FALTA DE CAUSA Y EFECTO EN EL SUPUESTO HALLAZGO El Anexo que contiene el Hallazgo No. 2 finaliza con la trascripcin literal siguiente: Causa. Incumplimiento a lo establecido en la legislacin vigente por parte de los integrantes de Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal. Efecto. Riesgo que no se puedan recuperar los prstamos otorgados a las municipalidades. Recomendacin. El Presidente de la Junta Directiva y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, deben cumplir con lo estipulado en la legislacin vigente. Se considera necesario reiterar e insistir que no hubo ningn incumplimiento a lo establecido en la legislacin vigente por parte de los integrantes de Junta Directiva
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y el Gerente del Instituto de Fomento Municipal, ya que como se expuso anteriormente los prstamos fueron otorgados con base al Principio de Legalidad, y con fundamento en el artculo 4 del Decreto 1132 del Congreso de la Repblica -Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal-, que le otorga competencia y faculta al INFOM a otorgar prstamos para que las municipalidades realicen obras y servicios pblicos de carcter municipal, o bien exploten sus bienes o empresas patrimoniales. Respecto del efecto del supuesto hallazgo, es inadmisible lo manifestado por los Auditores Gubernamentales sobre que existe riesgo de que no se puedan recuperar los prstamos otorgados a las municipalidades, ya que en cumplimiento del artculo 110 del Cdigo Municipal, a la presente fecha las municipalidades han cancelado la totalidad de los prstamos otorgados, habiendo recuperado la totalidad del monto de capital y los intereses generados de dichos prstamos. Se considera necesario hacer especial mencin de la improcedente recomendacin establecida en el hallazgo de que se trata, especialmente en cuanto a cumplir con lo estipulado en la legislacin vigente, ya que como se ha expuesto reiteradamente en el presente escrito los 266 prstamos a las municipalidades por un total de Q 140,706,247.13, se otorgaron en estricto cumplimiento de lo que establece el artculo 134 de la Constitucin Poltica de la Repblica, la Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, el artculo 9, ltimo prrafo de la Ley de Contrataciones del Estado y con absoluto apego al derecho, puesto que en el ordenamiento jurdico nacional, las disposiciones especiales, como el caso que no ocupa, prevalecen sobre una norma de carcter general, aplicable nica y exclusivamente a entidades mercantiles o civiles, que anteriormente otorgaban prestamos faltos de transparencia, leoninos y usureros a las municipalidades, porque el numeral 6 del artculo 113 del Cdigo Municipal lo permita. Por aparte, es necesario manifestar a los honorables Auditores Gubernamentales, que no se adjunta instrumento digital al presente escrito, puesto que al enviarlo en Word, puede ser objeto de manipulacin o modificaciones y lo pedido no tiene sustentacin legal alguna, ms bien el artculo 2 de la Ley de lo Contencioso Administrativo estipula que todo el derecho administrativo se fundamenta en principios de celeridad, sencillez, impulso de oficio, derecho de defensa, debido proceso y por ESCRITO, no teniendo validez los mecanismos digitales que se pretendan utilizar y requerir, sin fundamento legal alguno, pues dicha figura no est regulada en ninguna ley en materia de derecho administrativo. Finalmente pero no menos importantes, es acotar que la Contralora General de Cuentas y sus trabajadores deben cumplir estrictamente con las disposiciones
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legales del ordenamiento jurdico vigente en materia administrativa, es decir en su aplicacin, pero no tienen competencia ni facultad para interpretar en forma subjetiva, parcializada, extensiva, arbitraria e ilegal las disposiciones del ordenamiento jurdico guatemalteco, puesto que de conformidad con sus ley orgnica, pueden ser sujetos de responsabilidad administrativa, civil o penal al realizar acciones fuera de derecho, como lo es el derogar leyes vigentes, con hechos de facto, lo que les hara posiblemente incurrir en hechos delictivos como abuso de autoridad, incumplimiento de deberes, usurpacin de atribuciones o resoluciones violatorias a la Constitucin Poltica de la Repblica, establecidas en el Cdigo Penal, con base en sealamientos carentes de veracidad en el presente caso." Los seores Hctor Fernando Samuel Caal Klarks y Hctor Giovanni Marroqun Barrios, Ex Gerente y Ex Gerente en Funciones, respectivamente, no comparecieron en la reunin de discusin de hallazgos, ni remitieron los comentarios y documentacin de soporte, no obstante fueron oportunamente notificados. En nota s/n, de fecha 1 de mayo de 2010, el Seor Thomas Eugenio Henry Leiva, Ex Gerente, manifiesta: Es de recordar que El INFOM es una Institucin autnoma, descentralizada con personalidad jurdica, con patrimonio propio, creada con la finalidad de promover el desarrollo econmico y social de los municipios. Se rige por su Ley Orgnica y sus reglamentos. La Gerencia Administrativa/Financiera es la unidad de la institucin encargada por velar por las disponibilidades que cada municipalidad posee en cuanto a sus recursos e ingresos respecto a Iva-Paz y Aporte constitucional y emitir el dictamen de capacidad econmica-financiera de cada municipalidad que solicita un prstamo. Todo de acuerdo al Reglamento de Crditos de INFOM para conceder asistencia financiera. Recordando que la creacin de INFOM es y fue de acuerdo a su Ley Orgnica para asistir a las municipalidades. Respecto a prstamos de las municipalidades con bancos del sistema, (donde se enmarcan muchos de los prestamos del hallazgo No.2), es responsabilidad directa del Alcalde y su Concejo Municipal. Siendo el INFOM solamente el intermediario o garante para que los bancos prestatarios, reciban sus pagos a travs de los aportes del Estado hacia las Municipalidades. La comisin que recibe el INFOM por ser el intermediario, entra a formar parte de los ingresos privativos del mismo y sirven para el pago de salarios. Pues INFOM no recibe aporte (presupuesto) del Estado. Toda documentacin que se prepara por parte de la Institucin para poder someter a Junta Directiva, para aprobacin de un prstamo de fondos propios o con fondos de bancos del sistema, es entregada a todos los miembros que la conforman con antelacin para su posterior aprobacin. Durante el periodo que
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fung como Gerente, nunca fue razonado un voto por parte de los miembros de la Junta Directiva para no aprobar un prstamo; pues siempre se vel que se cumplieran todos y cada uno de los requisitos para la autorizacin de prstamos, basados en el espritu de la Ley Orgnica del Instituto. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para los dos Ex Gerentes, el Ex Gerente en Funciones y el Gerente, en virtud que como bienes del Estado, los recursos municipales son susceptibles y sujetos a fiscalizacin, no obstante la autonoma que la Constitucin Poltica reconoce al Municipio; es decir, tal forma organizacional como institucin del Estado se encuentra limitada a la observancia de lo que para el ejercicio de sus fines imponga la legislacin vigente. Esta observancia es igualmente obligatoria para las instituciones de asistencia al Municipio tambin pblicas- y por ende, sujetas a leyes generales. Al respecto, es evidente que una manifestacin de poltica pblica general del Estado se encuentra expresada por el Congreso de la Repblica en la emisin de la reforma al Cdigo Municipal, ya que en su parte considerativa el impulso axiolgico que motiva tal reformapronuncia que la autonoma no significa un rompimiento de la unidad del Estado, a modo de adecuar el marco normativo de los municipios a las exigencias de una eficiente y transparente administracin. En este sentido, la opcin de la obtencin de prstamos por parte de las municipalidades de la Repblica queda limitado por posterioridad de la norma introducida mediante reforma al texto especfico, tal y como lo establece la Ley del Organismo Judicial, como norma general de interpretacin del ordenamiento jurdico guatemalteco; es decir, la factibilidad del -INFOM- de otorgar o no prstamos no representa el cuestionamiento, sino la limitacin que en la actualidad restringe la posibilidad de endeudamiento municipal nicamente a realizarse con instituciones bancarias del sistema financiero nacional. Por consiguiente, de realizarse en inobservancia de la norma el supuesto contenido en la misma, la consecuencia de derecho es la nulidad de pleno derecho el negocio jurdico realizado. Se desvanece para los miembros integrantes de la Junta Directiva, en virtud que no tienen calidad de funcionarios y empleados pblicos, toda vez que no son depositarios de autoridad, segn expediente 537-2003 de la Corte de Constitucionalidad. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para dos Ex Gerentes, para el Ex Gerente en Funciones y para el Gerente, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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Hallazgo No.3 Deficiente control y registro en los saldos en los prstamos otorgados a empleados Condicin En la Unidad Ejecutora 201, Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se determin que en la Direccin de Recursos Humanos existe un deficiente control y registro en los saldos de los prstamos otorgados a los empleados, ya que existe una diferencia de Q164,147.78 entre los registros de dicha Direccin y el saldo de auditora; saldo que se integra de la siguiente manera: Pagars No. 96-2011, 97-2011, 142-2011, 167-2011, 41-2011, 46-2011, 33-2011 y 147-2011; montos de la diferencia: Q2,041.67, Q2,403.33, Q2,000.00, Q2,333.33, Q35,625.00, Q66,916.67, Q7,777.78, y Q45,050.00, respectivamente. La diferencia establecida corresponde a prstamos totalmente cancelados. Asimismo la Gerencia Administrativa Financiera, no posee un registro sobre dichos prstamos, por lo que no se ha regularizado la diferencia establecida. Criterio La Resolucin No. 356-2010 de la Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal, Reglamento de Asistencia Financiera a Personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal, Artculo No. 17 Control y Registro de las Obligaciones, establece: La unidad responsable del registro y control de las obligaciones de los prestatarios para con el Instituto de Fomento Municipal ser la Direccin de Recursos Humanos, quien inspeccionar, efectuar descuentos y supervisar el cumplimiento de dichas obligaciones e informar a donde correspondiere, en caso de encontrar o identificar deficiencias, irregularidades o incumplimiento en las mismas, para que se tomen las medidas correctivas que procedieren para garantizar los intereses del Instituto. La Resolucin No. 214-2011 de fecha 25 de octubre de 2011, de la Junta Directiva del Instituto de Fomento Municipal, Modificacin al Reglamento de Asistencia Financiera a Personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal, Artculo No. 5 establece: Se modifica el Artculo 17 del Reglamento de Asistencia Financiera a personas que prestan Servicios Personales, Tcnicos o Profesionales al Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, el cual queda as: Artculo 17. Control y Registro de las Obligaciones. La unidad responsable del registro y control de las obligaciones de los prestatarios para con el Instituto de Fomento Municipal ser la Gerencia Administrativa Financiera, quin inspeccionar y supervisar el cumplimiento de
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dichas obligaciones e informar a la Gerencia, en caso de encontrar o identificar deficiencias, irregularidades o incumplimiento en las mismas, para que se tomen las medidas correctivas que procedieren para garantizar los intereses del Instituto. Causa Incumplimiento a lo establecido en las Resoluciones de Junta Directiva por parte del Gerente Administrativo Financiero, Ex Director de Recursos Humanos y el Director Tcnico de Recursos Humanos. Efecto Inexistencia de informacin razonable del 01 de enero al 24 de octubre de 2011 y a partir del 25 de octubre al 31 de diciembre de 2011, no existe informacin sobre los saldos de los prstamos otorgados a personas que prestan servicios personales, tcnicos o profesionales. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero y al Director Tcnico de Recursos Humanos, para que cumplan con lo estipulado en la legislacin vigente, de modo que se elabor un registro y se implemente un control adecuado para los prstamos otorgados a los empleados. Comentario de los Responsables En nota s/n, de fecha 2 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: Estimados seores de la Comisin de Auditora, con todo respecto les manifiesto que la aseveracin de que a partir del 25 de octubre al 31 de diciembre de 2011, en la Gerencia Administrativa Financiera no existe informacin sobre los saldos de los prstamos otorgados a personas que prestan servicios personales, tcnicos o profesionales no es correcta, puesto que para dar cumplimiento a lo que establece el artculo 17 de la Resolucin de la Junta Directiva No. 214-2011 se designo al seor Miguel ngel Soto y Soto, quien se desempea como contador en la Unidad de Contabilidad, la actividad de controlar los saldos de los prstamos otorgados basado en los registros contables que posee la contabilidad; actividad que esta persona cumpli a cabalidad tal como lo muestran las integraciones mismas que pueden ser corroboradas con los registros informticos que posee la persona sealada. Lo antes indicado y las evidencias adjuntas demuestran que si cumpl con lo que manda el artculo 17 de la Resolucin de Junta Directiva No. 214-2011, por lo que estimo que no existi negligencia de mi parte para hacer cumplir la instruccin que cita el artculo arriba indicado, motivo por el que respetuosamente les solicito dar por desvanecido el hallazgo que me es imputado.
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En nota s/n, de fecha 30 de abril de 2012, el seor Asdrubal Yebel Lpez de Len, Ex Director de Recursos Humanos, manifiesta: srvase verificar la documentacin correspondiente a cada uno de los pagares indicados en el Oficio No. AFP-INFOM OF-272-2011, en los cuales las fechas de cancelacin de dichos prestamos fue posterior, a la fecha de la terminacin de la relacin laboral con la Institucin. La presente exposicin de argumentos de hecho y de derecho desvanezca los hallazgos que se me imputan En oficio No. RH-1077-2012, de fecha 27 de abril de 2012, el Director Tcnico de Recursos Humanos, manifiesta: Los Pagars reportados en el presente caso corresponden a prstamos totalmente cancelados, para lo cual Recursos Humanos emiti un documento en el cual se informaba de la deuda que se tena a la fecha. El interesado realiz el pago a travs de un depsito al Banco Banrural y posteriormente con la boleta de depsito se present a la Tesorera de la Institucin en donde le extendieron un Recibo Forma 7-B1 Especial de Ingresos Varios, en el mismo hicieron mencin que es por la Cancelacin del Prstamo No. , segn nota de crdito No. RH- . Por el proceso que se lleva a cabo se considera que es la Tesorera quien debe notificar a la Contabilidad sobre la cancelacin de dicho prstamo, en virtud que es una Unidad Administrativa que conforma la Gerencia Administrativa Financiera encargada de llevar los controles y registros contables, as como de realizar las conciliaciones de saldos de los prstamos. A continuacin se describe el nmero de Pagar, el nmero de recibo emitido por la Tesorera y la cantidad por cada recibo, misma que cancela totalmente el prstamo incluyendo capital e intereses.
No. de Pagar 96-2011 97-2011 142-2011 167-2011 41-2011 46-2011 33-2011 147-2011 No. de Recibo Forma 7-B1 127274 127261 Nomina Septiembre 2011 129725 - 129726 124006 - 124008 129723 - 129724 130900 - 130901 131968 - 131969 Cantidad Q. 2,041.67 Q. 2,403.33 Q. 2,000.00 Q. 2,333.33 Q. 4.09 Q. 36,416.67 Q. 127.87 Q. 66,916.67 Q. 97.90 Q. 7,777.78 Q. 6.83 Q. 45,050.00 Q. 171.36
Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Director Tcnico de Recursos Humanos, en virtud que independientemente de la forma en que realicen los pagos los empleados, por los prstamos recibidos del INFOM, la Direccin de Recursos Humanos al 24 de octubre de 2011, era la encargada de llevar el control y registro de las obligaciones, quien tambin tena que inspeccionar y supervisar el cumplimiento de dichas obligaciones; y segn integracin de saldos de los prstamos otorgados
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a empleados, proporcionada por la misma Direccin, se evidencia que los Pagars mencionados en la Condicin, mismos que ya estaban cancelados en su totalidad, presentan saldos por cobrar en dicha integracin. Se desvanece el hallazgo para el Ex Director de Recursos Humanos, debido que a la fecha en que se cancelaron totalmente los prstamos a empleados, l ya no estaba laborando en la Institucin. Asimismo, se desvanece para el Gerente Administrativo Financiero, en virtud que present la integracin de los prstamos otorgados a los empleados, con saldos razonables, tal y como lo establece la Resolucin No. 214-2011 de fecha 25 de octubre de 2011. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Tcnico de Recursos Humanos, por la cantidad de Q10,000.00. Hallazgo No.4 Contratos aprobados enviados extemporneamente a la Contralora General de Cuentas . Condicin En el Programa 01, Actividades Centrales, de la Unidad Ejecutora 201 UDAF, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se estableci que fueron aprobados 29 contratos para personal con cargo al rengln 188 Servicios de Ingeniera, arquitectura y supervisin de obras por un valor de Q1,263,313.37, 106 contratos para personal con cargo al rengln 189 Otros estudios y/o servicios, por un valor de Q3,492,313.30, 1 contrato para personal con cargo al rengln 183 Servicios Jurdicos, por un valor de Q.32,142.86 y 3 contratos para personal con cargo al rengln 029 Otras remuneraciones de personal temporal, por un valor de Q53,772.38, que suman la cantidad de Q4,841,541.91, (sin IVA), incumpliendo con los plazos de presentacin a la Unidad de Registro de Contratos de la Contralora General de Cuentas, segn detalle siguiente:
No. No DE CONTRATO 566-2011 FECHA DE CONTRATO 13/07/2011 ACUERDO No. RH-075-2011 FECHA ACUERDO 29/07/2011 FECHA DE RECEPCION CGC 30/09/2011 EXCESO DE DIAS 13 RENGLON MONTO TOTAL DEL CONTRATO 94,080.00 SIN IVA
188
84,000.00
584
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
188
15,000.00
13,392.86
106
586-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
188
20,720.00
18,500.00
588-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
188
16,800.00
15,000.00
585-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
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16,800.00
15,000.00
587-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
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16,800.00
15,000.00
589-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
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16,800.00
15,000.00
590-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
188
16,800.00
15,000.00
591-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
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16,800.00
15,000.00
10
592-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
188
22,040.00
19,678.57
11
593-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
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16,800.00
15,000.00
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594-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
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15,000.00
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595-2011
14/07/2011
RH-075-2011
29/07/2011
30/09/2011
13
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16,800.00
15,000.00
14 15
694-2011 695-2011
15/07/2011 15/07/2011
RH-077-2011 RH-077-2011
01/08/2011 01/08/2011
21/09/2011 21/09/2011
6 7
189 189
60,000.00 42,000.00
53,571.43 37,500.00
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696-2011
15/07/2011
RH-077-2011
01/08/2011
21/09/2011
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42,000.00
37,500.00
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697-2011
15/07/2011
RH-077-2011
01/08/2011
21/09/2011
189
27,000.00
24,107.14
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698-2011 699-2011
15/07/2011 15/07/2011
RH-077-2011 RH-077-2011
01/08/2011 01/08/2011
21/09/2011 21/09/2011
6 6
189 189
27,000.00 33,000.00
24,107.14 29,464.29
20
721-2011
15/07/2011
RH-077-2011
01/08/2011
21/09/2011
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27,000.00
24,107.14
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699-2011
15/07/2011
RH-077-2011
01/08/2011
21/09/2011
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72,000.00
64,285.71
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719-2011
15/07/2011
RH-077-2011
01/08/2011
21/09/2011
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72,000.00
64,285.71
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612-2011
19/07/2011
RH-079-2011
02/08/2011
21/09/2001
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36,000.00
32,142.86
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563-2011
19/07/2011
RH-079-2011
02/08/2011
21/09/2011
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75,000.00
66,964.29
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564-2011
20/07/2011
RH-081-2011
03/08/2011
30/09/2011
10
188
75,000.00
66,964.29
26
656-2011
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RH-081-2011
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189
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27
657-2011
21/07/2011
RH-081-2011
03/08/2011
21/09/2011
189
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28 29
658-2011 659-2011
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RH-081-2011 RH-081-2011
03/08/2011 03/08/2011
21/09/2011 21/09/2011
4 4
189 189
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30
660-2011
21/07/2011
RH-081-2011
03/08/2011
21/09/2011
189
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31
661-2011
21/07/2011
RH-081-2011
03/08/2011
21/09/2011
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32
700-2011
21/07/2011
RH-081-2011
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21/09/2011
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583-2011
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183
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02/08/2011
21/09/2011
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18/07/2011
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02/08/2011
21/09/2011
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18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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4 4 4 4
189 189 189 189
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46
619-2011
18/07/2011
RH-078-2011
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620-2011
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RH-078-2011
02/08/2011
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48
621-2011
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RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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49 50
622-2011 623-2011
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4 4
189 189
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51
624-2011
18/07/2011
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02/08/2011
21/09/2011
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52
625-2011
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RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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626-2011
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RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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16,071.43
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627-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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126,000.00
55
628-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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56
629-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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689-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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690-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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24,107.14
59
691-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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60
692-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
36,000.00
32,142.86
61
693-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
21,000.00
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62
701-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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24,107.14
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702-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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64 65 66
703-2011 704-2011 705-2011
18/07/2011 18/07/2011 18/07/2011
RH-078-2011 RH-078-2011 RH-078-2011
02/08/2011 02/08/2011 02/08/2011
21/09/2011 21/09/2011 21/09/2011
4 4 4
189 189 189
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67
706-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
42,000.00
37,500.00
68
707-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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24,107.14
69
708-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
27,000.00
24,107.14
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709-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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29,464.29
71
710-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
27,000.00
24,107.14
109
72
711-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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27,000.00
24,107.14
73
712-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
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74
713-2011
18/07/2011
RH-078-2011
02/08/2011
21/09/2011
189
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75 76
596-2011 597-2011
24/07/2011 24/07/2011
R H -082-2011 RH-082-2011
04/08/2011 04/08/2011
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2 2
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77 78
598-2011 600-2011
24/07/2011 24/07/2011
RH-082-2011 R H -082-2011 RH-082-2011
04/08/2011 04/08/2011
30/09/2011 30/09/2011
2 2
189 188
24,000.00 60,000.00
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79
639-2011
24/07/2011
04/08/2011
30/09/2011
189
24,000.00
21,428.57
80 81
640-2011 641-2011
24/07/2011 24/07/2011
RH-082-2011 RH-082-2011
04/08/2011 04/08/2011
30/09/2011 30/09/2011
2 2
189 189
19,800.00 36,000.00
17,678.57 32,142.86
82
642-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
24,000.00
21,428.57
83
643-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
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133,928.57
84
650-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
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16,071.43
85 86
651-2011 652-2011
24/07/2011 24/07/2011
RH-082-2011 RH-082-2011
04/08/2011 04/08/2011
30/09/2011 30/09/2011
2 2
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15,000.00 42,000.00
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87
653-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
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21,428.57
88
654-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
30,000.00
26,785.71
89
663-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
188
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90
664-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
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72,000.00
64,285.71
91
665-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
188
78,000.00
69,642.86
92
666-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
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93
667-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
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80,357.14
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2 2 2
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672-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
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24,107.14
110
98
673-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
27,000.00
24,107.14
99
674-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
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100
675-2011
24/07/2011
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04/08/2011
30/09/2011
189
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101 102
676-2011 677-2011
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RH-082-2011 RH-082-2011
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2 2
189 189
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103
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04/08/2011
30/09/2011
189
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24,107.14
104
679-2011
24/07/2011
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04/08/2011
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105 106
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2 2
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682-2011
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04/08/2011
30/09/2011
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24,107.14
108
683-2011
24/07/2011
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04/08/2011
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109 110
684-2011 686-2011
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2 2
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687-2011
24/07/2011
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04/08/2011
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688-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
188
78,000.00
69,642.86
113
716-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
189
8,000.00
7,142.86
114
723-2011
24/07/2011
RH-082-2011
04/08/2011
30/09/2011
188
78,000.00
69,642.86
115 116 117 118
722-2011 604-2011 605-2011 727-2011
27/07/2011 28/07/2011 28/07/2011 29/07/2011
RH-083-2011 RH-084-2011 RH-084-2011 RH-084-2011
04/08/2011 05/08/2011 05/08/2011 05/08/2011
21/09/2011 21/09/2011 30/09/2011 30/09/2011
2 2 8 8
189 188 188 189
51,000.00 60,000.00 31,870.97 31,870.90
45,535.71 53,571.43 28,456.22 28,456.16
119
730-2011
01/08/2011
RH-084-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
120,000.00
107,142.86
120
731-2011
01/08/2011
RH-084-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
110,000.00
98,214.29
121 122
732-2011 601-2011
01/08/2011 02/08/2011
RH-084-2011 RH-085-2011
05/08/2011 05/08/2011
30/09/2011 30/09/2011
8 8
189 189
110,000.00 30,000.00
98,214.29 26,785.71
111
123
602-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
36,000.00
32,142.86
124
603-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
33,300.00
29,732.14
125
606-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
188
60,000.00
53,571.43
126 127
635-2011 638-2011
02/08/2011 02/08/2011
RH-085-2011 RH-085-2011
05/08/2011 05/08/2011
30/09/2011 30/09/2011
8 8
189 189
24,000.00 48,000.00
21,428.57 42,857.14
128
644-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
60,000.00
53,571.43
129
645-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
42,000.00
37,500.00
130
646-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
27,000.00
24,107.14
131
647-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
18,000.00
16,071.43
132
655-2011
02/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
24,000.00
21,428.57
133
670-2011
03/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
30,000.00
26,785.71
134
685-2011
03/08/2011
RH-085-2011
05/08/2011
30/09/2011
189
100,800.00
90,000.00
135
737-2011
08/08/2011
RH-086-2011
12/08/2011
30/09/2011
189
40,000.00
35,714.29
136
738-2011
08/08/2011
RH-086-2011
12/08/2011
30/09/2011
188
90,000.00
80,357.14
137
733-2011
19/07/2011
RH-80-2011
03/08/2011
30/09/2011
10
029
18,967.00
16,934.82
138
734/2011
19/07/2011
RH-080-2011
03/08/2011
30/09/2011
10
029
16,258.06
14,516.13
139
736-2011
16/08/2011
RH-086-2011
12/08/2011
30/09/2011
029
25,000.00
22,321.43
5,422,526.93
4,841,541.91
Criterio El Decreto Nmero 57-92, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 75 Fines de Registro de Contratos, establece: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolucin, rescisin o nulidad, la entidad contratante deber remitir dentro del plazo de treinta (30) das contados a partir de su aprobacin, o de la respectiva decisin, una copia a la Contralora General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalizacin.
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Causa El Director Tcnico de Recursos Humanos no remiti oportunamente copia de los contratos administrativos del personal contratado, a la Contralora General de Cuentas. Efecto Afecta el registro, control y fiscalizacin por parte de la unidad de registro de contratos de la Contralora General de Cuentas. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Tcnico de Recursos Humanos para que le de cumplimiento a los plazos establecidos legalmente, en la remisin de copias de contratos a la Contralora General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Oficio No. RH-1077-2012, de fecha 27 de abril de 2012, el Director Tcnico de Recursos Humanos, manifiesta: Como se inform el dia 12 de abril a travs del Oficio No. RH-942-2012 a esa Delegacin me permito ratificar lo indicado, as mismo ampliar la informacin en cuanto al trmite que se llevaba para que el Seor Gerente firmara los Acuerdos de Aprobacin. Se ratifica que el personal encargado de la elaboracin de los Contratos y de los Acuerdos de Aprobacin de los mismos, siempre han realizado en tiempo el trabajo que les corresponde a cada uno, preocupndose por levar a cabo todo el proceso dentro de los plazos de tiempo que estipulan las leyes. Sin embargo el atraso en la entrega de los Acuerdos a la Contralora General de Cuentas consideramos que se debi a los trmites internos que se llevaban a cabo en la Gerencia, en los cuales intervenan los Asesores y la Asistente directa del Seor Gerente, y por ltimo que el Seor Gerente, Hctor Fernando Samuel Caal Klarks no firmaba en tiempo los documentos que ingresaban a su Despacho a pesar que ya estaban debidamente revisados y con el Vo. Bo. De los Asesores. Incluso al retirarse de la Institucin no dej firmados varios Acuerdos de Aprobacin, por lo que se le estuvo hablando telefnicamente varias veces para que firmara dichos documentos y al ver que no responda a los requerimientos verbales se elabor el Oficio RH-3095-2011 de fecha 20 de septiembre de 2011, por medio del cual se le solicitaba nuevamente su colaboracin a efecto firmara dichos Acuerdos.
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Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que el atraso en la entrega de las copias de los contratos a la Contralora General de Cuentas, obedece a trmites internos, por parte del personal responsable de la entidad. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 56, para el Director Tcnico de Recursos Humanos, por la cantidad de Q48,415.42. Hallazgo No.5 Tarjetas de Responsabilidad sin detalle en la descripcin del bien Condicin En la Unidad Ejecutora 301 Fondo Nacional UNEPAR, del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, se estableci que en las tarjetas de inventario serie A Nos. 5626, 5627 y 3416, no se describen detalladamente los bienes y valores de la donacin de Japn, por la cantidad de Q26,295,777.88. Criterio La Circular 3-57 de la Jefatura de la Contralora General de Cuentas, Tarjetas de Responsabilidad, establece: Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas de individual de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los que responde cada uno, agregndose al final y por separado el detalle de los artculos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en el inventario Causa El Director Administrativo y el Encargado de inventarios no detallaron los bienes al momento de elaborar las tarjetas de responsabilidad. Efecto Riesgo de no poder responsabilizar a la persona encargada del bien, en caso de extravo o perdida, por no contar con un detalle de todo lo que tiene a su cargo. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Administrativo, para que el
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Encargado de Inventarios describa en cada tarjeta de responsabilidad, el detalle completo de los bienes a cargo del responsable. Comentario de los Responsables En oficio No. INVE-0255-2012 DE FECHA 30 de abril de 2012, el Contador regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, manifiesta: El seor Francisco Lpez, responsable del inventario de Unepar, realiz la integracin de conformidad al hallazgo 6, para as presentar las mismas ya corregidas para el descargo del presente hallazgo. En oficio No. OF.DA-0264-2012, de fecha 30 de Abril de 2012, el Director Administrativo, manifiesta: El seor Francisco Lpez, responsable del inventario de UNEPAR, se encuentra elaborando este detalle en las tarjetas de responsabilidad que hace mencin el presente hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que al 31 de diciembre de 2011, no se ha elaborado el detalle en las tarjetas de responsabilidad de los bienes y valores de la donacin de Japn. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley orgnica de la Contralora General de Cuentas artculo 39, numeral 18, para el Director Administrativo y el Contador Regional de Mazatenango con funciones de Encargado de Inventarios INFOM-UNEPAR, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno. Hallazgo No.6 Deficiencia en la conformacin de expedientes Condicin En los expedientes segn muestra de auditora, de personal contratado con cargo al rengln 188, Servicios de Ingeniera, Arquitectura y Supervisin de Obras y rengln 189, Otros Estudios y/o Servicios, se verific que en los mismos no se adjunt los antecedentes penales, antecedentes policacos, boleto de ornato, colegiado activo, Registro Tributario Unificado RTU, cartas de recomendacin y laborales, y en expedientes del rengln 029 Otras remuneraciones de personal temporal del Prstamo BID 1469-OC-GU, se determin que no tienen copia del oficio de no objecin del Banco Interamericano, acuerdo de gerencia 2011, boleto de ornato, plizas de fianza.
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Criterio El Memorndum RH-068-2011 del Director Tcnico de Recursos Humanos, Solicitud de Papelera para Completar Expediente de Personal, establece: Con el propsito fundamental que los expedientes personales tengan completa su papelera para el adecuado registro en la base de datos de esta Unidad, atentamente se les solicita presentar a esta Unidad a la brevedad posible, los documentos que debe contener cada uno de ellosy que a la fecha no hayan sido entregados para su resguardo. Dicha disposicin se encuentra vigente en Acuerdo No. A-092-2011 de la Contralora General de Cuentas, y Memorndum RH-078-2011 del Director Tcnico de Recursos Humanos, ampliacin de Informacin al Memorndum RH-078-2011, establece: Se necesita que cada persona verifique en la Direccin de Recursos Humanos qu documentos de los indicados les hacen falta y as hacer entrega de los mismos, tomar en cuenta que hay documentos que deben estar actualizados, tales como Carencia de Antecedentes Penales y Policiacos, con vigencia de 6 meses, Constancia de Colegiado Activo, vigente durante todo el ao, boleto de ornato del ao, DPI as como otros documentos de estudio y capacitaciones. El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 2.6 Documentos de respaldo, establece: Toda operacin que realiza las entidades pblicas, cualesquiera que sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Causa El Director Tcnico de Recursos Humanos no ha completado la documentacin de los expedientes de personal, de acuerdo a los memos internos que as lo indican. Efecto Al no completar la documentacin de los expedientes, se carece de informacin relacionada con la calificacin del recurso humano en funcin de los puestos que ocupa. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director de Recursos Humanos, a efecto le de seguimiento al contenido de los memos de Recursos Humanos relacionados.
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Comentario de los Responsables En oficio No. RH-1077-2012, de fecha 27de abril de 2012, el Director Tcnico de Recursos Humanos, manifiesta: Esta Direccin sigue en el proceso de completar cada expediente del personal del INFOM con la documentacin requerida a travs de los Memorndum No. RH-068-2011 y 078-2011. Si bien es cierto que hay personas que no cumplen en tiempo con la entrega de la documentacin solicitada a pesar que se les est requiriendo, esto en virtud que no se les puede sancionar por ese incumplimiento, en esta Direccin siempre se les est recordando y al final han estado cumpliendo con la actualizacin de sus respectivos expedientes, por lo que se considera que se est dando el debido cumplimiento a las recomendaciones de la Contralora General de Cuentas Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud que la Direccin de Recursos Humanos, mediante los Memorndum No. RH-068-2011 y 078-2011, han requerido la documentacin para poder completar los expedientes del personal de INFOM, sin embargo al 31 de diciembre de 2011, no se ha cumplido con la actualizacin de cada uno de los expedientes. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 16, para el Director Tcnico de Recursos Humanos, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.7 Bienes no registrados en el inventario Condicin En el Programa 01 Actividades Centrales, Unidad Ejecutora 201 del Instituto de Fomento Municipal, Direccin Administrativa, se determin que en la Bodega de Proveedura del INFOM, con facturas No. 963, 964 y 965 de fechas 03 de agosto de 2011, se compraron y recibieron 20 metros de arena de rio, 20 metros de piedrn de , 92 quintales de cemento y 35 quintales de cal hidratada, con la empresa Distribuidora Ferretera LOS CEDROS S.A. y 2 campanas galvanizadas calibre 26 de 0.90 x 1.80 con filtro incorporado colocadas en la cocina de la cafetera del edificio central de INFOM, por la cantidad de Q20,405.00, emitindose las Formas 1H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario nmeros 921128, 921129 y 921130 de fecha 24 de agosto 2011, las cuales fueron anuladas, por la falta de comunicacin para la firma de dichas formas.
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Criterio El Acuerdo Nmero 37-2010 de El Gerente del Instituto de Fomento Municipal -INFOM- Manual de Procedimientos de Bodega de Proveedura, establece: 18) El Encargado o Auxiliar de Bodega de Proveedura, elabora la Constancia de Ingreso a almacn y a inventario (formulario 1H), en donde se consignan los datos de acuerdo a la factura, orden de compra, correlativo de ingreso asignado. 19) El Auxiliar o Encargado de Bodega de Proveedura distribuir las copias del formulario de Ingreso a almacn y a inventario: Original (Blanco) Unidad de Compras, duplicado (celeste) Contabilidad, triplicado (amarillo) Inventarios y cuadruplicado (verde) archivo Bodega de Proveedura. El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Causa El Gerente Administrativo Financiero, Director Financiero y el Director Administrativo, no firmaron las Formas 1H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario en su oportunidad, incumpliendo con lo establecido en oficio SG-098-2011 de la Contralora General de Cuentas. Efecto Falta de registro de materiales a almacn, por la falta de firma de las Formas 1H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario, que se analizaron. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Administrativo, para que se emitan las Formas 1H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario y se cumpla con los procedimientos normados. Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2012, el Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: Que la razn por la que no se firmaron las constancias de Ingreso a Almacn y a inventario identificadas con los nmeros 921128, 921129 y 921130 fue sencillamente porque no es una atribucin que compete al puesto de Gerente
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Administrativo Financiero llevar a cabo; tambin para evitar malas interpretaciones si se hubiesen firmado, pues el Bodeguero del INFOM, seor Carlos Chvez, actuando de mala fe previamente haba presentado una denuncia al ente fiscalizador sobre este caso. En sustitucin de las constancias de Ingreso a Almacn y a inventario y en basados en lo que establece el artculo 2 de la Ley de lo Contencioso Administrativo se procedi a suscribir en el libro de actas de hojas movibles autorizado por la Contralora General de Cuentas, en los folios nmeros 5454 y 5455, el acta administrativa nmero ciento seis guin dos mil once (106-2011) donde constan los hechos... En oficio No. DF-152-2012, de fecha 02 de mayo de 2012, el Director Financiero, manifiesta: De manera respetuosa, hago de su conocimiento que en las Formas Anuladas 1H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario nmeros 921128, 921129 y 921130 de fecha 24/08/2011 no se describe el nombre del Director Financiero, no as los nombres del Director Administrativo Carlos Luna y del Gerente Administrativo Financiero Lic. Francisco Giovanni Colindres Hernndez para que se emitieran las firmas respectivas. As mismo, en OFICIO SG-098-2011 de fecha 04/08/2011 el Sr. Erick Fernando Prez, Encargado de Servicios Generales con visto bueno del Sr. Carlos Ren Luna, Director Administrativo y el Lic. Francisco Giovanni Colindres Hernndez, instruyen con autorizacin de la Direccin Administrativa y la Gerencia Administrativa Financiera al encargado de bodega de proveedura del INFOM el Sr. Carlos Humberto Chvez Girn, textualmente lo siguiente realizar el trmite de ingreso y egreso y a emitir la respectiva constancia de ingreso a almacn y a inventarios forma 1-H, documentos que sern firmados por el Director Administrativo y Gerente Administrativo Financiero, en respuesta al OFICIO BP-033-2011 del 04/08/2011 del Sr. Carlos Humberto Chvez Girn, donde manifestaba que no es procedente que Bodega de Proveedura emita la constancia de ingreso a almacn y a inventario(Forma 1-H). En oficio No. OF.DA-0264-2012, de fecha 30 de abril de 2012, el Director Administrativo, manifiesta: Sobre el caso en concreto se indicaba, habiendo expuesto el mismo, que por referencia se me fue expuesto el caso en s , porque todos los hechos sucedieron cuando no estaba en posesin de la Direccin Administrativa y es por ello que: Por la misma Omisin de la extensin del Formulario 1H, en su oportunidad es que para enderezar el procedimiento se Levantara un acta administrativa, en hojas foliadas y autorizadas por la CGC por parte de la Secretaria de INFOM, para darle validez al acto en Declaraciones Juradas de los hechos expuestos.
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No se publico porque no se cumple el requisito de que el precio supere el lmite establecido por la Ley de Compras y Contrataciones del Estado, Art. 43. El proveedor que de buena fe entreg su producto y como se indic en el acta el mismo INGRESO al INFOM y SE UTILIZ en las obras indicadas y por una OMISIN Administrativa, que en NADA TENA QUE VER EL PROVEEDOR, vena siendo afectado desde marzo 2011, con no pagarle su producto, por lo que se opt para honrar el Pago y el nombre de la Institucin no fuera daado, hacer el trmite del pago por medio del Acta Administrativa, y as salvar el bloqueo que al presente asunto puso la Bodega de Proveedura, en perjuicio del Proveedor, que espero 10 meses para que se le pagara su producto. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Gerente Administrativo Financiero y el Director Administrativo, en virtud que mediante oficio No. SG-098-2011, de fecha 04 de agosto de 2011, manifestaron que efectivamente omitieron el procedimiento de presentar los bienes y materiales al encargado de la bodega de proveedura, para que ste, elaborara la respectiva Formas 1H, Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario, consecuentemente, el Encargado de Bodega de Proveedura, no firm la Forma 1H, por no tener los materiales a la vista, para su ingreso al Almacn. Se desvanece el hallazgo para el Director Financiero, derivado que no intervino en las instrucciones emanadas en el oficio descrito anteriormente. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Administrativo Financiero y el Director Administrativo, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.
rea Tcnica Hallazgo No.8 Incongruencias en la integracin de costos Condicin En el programa 15, Saneamiento del medio de la Unidad Ejecutora 213, Proyecto Unin Europea, Desarrollo Rural y Local del Instituto de Fomento Municipal -INFOM- Proyecto Construccin de Sistema de Aguas Servidas, en el Departamento de Huehuetenango, Guatemala, segn Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (PDRL/OBR/029-09) de fecha 30 de septiembre de 2009, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y la Empresa Asesora,
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Diseo y Construccin, S. A. (ADICO), en el Presupuesto General, numeral 8, Planta de Tratamiento de Agua Residual, de la integracin del rengln Fundicin de losa 1, se consigna un Precio Unitario de Q463.65, sin embargo, en las Estimaciones de Trabajo No. 8 del perodo del 01/11/2010 al 30/04/2011, se increment el rengln a un Precio Unitario de Q115,301.52. La variacin no modific el monto contractual, sin embargo, se utiliz para compensar aspectos no contemplados en la oferta inicial, que consisti en la implementacin de las plantas paquete y equipo mecnico de aireacin extendida. Criterio El Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (PDRL/OBR/029-09), Volumen 2, Seccin 3: CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO, Artculo 48: Revisin de precios, sub numeral 48.1 que establece: El contrato ser de precios unitarios fijos no revisables. Causa El Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, no previ las restricciones que exige el convenio antes de efectuar modificaciones al rengln. Efecto Se crea incertidumbre con relacin a los renglones pagados. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, para que en caso de modificaciones de los renglones, se hagan las gestiones previas ante los Organismos Internacionales, para avalar las variaciones. Comentario de los Responsables En oficio No. OF-PDRL-D-392-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto Desarrollo Rural y Local, manifiesta: ...Por el nombre del contrato consignado en el hallazgo que nos ocupa entendemos que se refiere al contrato: EuropeAid/128648/M/WKS/GT (PDRL/OBR 28/09), Construccin de Sistemas de Aguas Servidas en el departamento de Huehuetenango, Guatemala, ejecutado por la empresa Asesora, Diseo y Construccin, S.A (ADICO); Los datos que anteceden son los legalmente consignados en el contrato, mismos que difieren de los consignados en el hallazgo. Planteado lo anterior, adems anotamos que el perodo de estimacin al cual se refiere en el hallazgo es del 1/11/2010 al 30/4/2011; sin embargo conforme a nuestros registros contables no existe estimacin en este perodo, la estimacin que cubre el perodo al cual se refiere el hallazgo es: La nmero 8.
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Conforme los documentos revisados... no existe incertidumbre con relacin a los renglones pagados a los cuales se refiere el hallazgo, ya que el rengln denominado Fundicin de losa No.1, en el estado de mediciones del contrato, el apndice 1 al mismo y la estimacin pagada, el precio unitario consignado es el mismo en todos los documentos mencionados, que es de Q 115,301.52, para los 13 proyectos que lo contienen. Y en ningn documento de los mencionados se consigna el precio unitario de Q 463.65, como lo indica el hallazgo. Anotado lo anterior se obtiene que se ha cumplido el contrato dado que no se dio revisin de precios, cumpliendo con ello lo que establece el artculo 48.1 de las Condiciones Particulares del Contrato que indica El contrato ser de precios unitarios fijos no revisables. Finalmente se concluye que no se efectuaron modificaciones al precio unitario del rengln que nos ocupa. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, si fue modificado el precio del rengln para instalar el equipo mecnico, que no est incluido en el estado de mediciones del contrato, segn la documentacin presentada, que incluye en el numeral 7, 8 y 9, clasificacin Numeral 2 del Presupuesto General, dependiendo de la ubicacin de la obra, se consigna el valor de Q463.65 por metro cuadrado del rengln objetado, adems, los proyectos verificados se encontraron concluidos, es decir con un avance fsico del 100%. Por aparte, el valor del rengln fundicin de Losa No. 1 por un precio unitario de Q115,301.52 por metro cuadrado, que aparece en las Estimaciones pagadas, siendo una construccin normal, est fuera de parmetro con relacin al precio. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto Desarrollo Rural y Local, por la cantidad de Q5,000.00. Hallazgo No.9 Uso de Bitcora no autorizada por la Contralora General de Cuentas Condicin En la Unidad Ejecutora 213, Proyecto Unin Europea, Desarrollo Rural y Local, para la ejecucin de los proyectos contenidos en el Contrato de obra
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EuropeAid/128579/M/WKS/GT de fecha 30 de septiembre de 2009, divididos en: (PDRL/OBR/027-09), Proyecto Construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable, (PDRL/OBR/028-09), Construccin de Sistemas de Aguas Servidas y (PDRL/OBR/029-09), Construccin de Sistema de Tratamiento y Disposicin de Residuos Slidos, los libros de Bitcora estn habilitados por el Director el Proyecto, sin embargo, no fueron autorizados por la Contralora General de Cuentas. Criterio El Acuerdo Gubernativo 318-2003, Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 38 inciso a) establece: Autorizar bitcoras para obras pblicas previo a su ejecucin y efectuar su fiscalizacin, solicitando las sanciones por incumplimiento de disposiciones legales. Causa El Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, no cumpli con lo que establecido en las disposiciones Legales aplicables. Efecto El libro de Bitcora no se encuentra debidamente legalizado. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, con el objeto de cumplir con las disposiciones Legales y autorizar en la Contralora General de Cuentas, las bitcoras respectivas. Comentario de los Responsables En oficio No. OF-PDRL-D-392-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, manifiesta: Hallazgo No. 11:Tanto en las condiciones generales, en las condiciones particulares de la gua prctica de la Unin Europea as como en el contrato se estipula que debe llevarse un registro de obra (artculo 39). Dicho registro se llev en las bitcoras las cuales estn autorizadas por el director del proyecto. Al tratarse de fondos provenientes de una donacin, tiene prioridad lo indicado en los convenios internacionales y en los documentos que rigen la ejecucin operativa del mismo. As mismo el Plan Operativo Global POG- establece: 5.2.1 La Unidad Tcnica Operativa del Proyecto UTO est dirigida por el Director del Proyecto y est compuesta por personal permanente internacional y nacional, dedicado exclusivamente a la ejecucin del proyecto.
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La UTO tiene potestad para y controlar la ejecucin del Proyecto, todo ello de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Financiacin 5.2.5 El Director Nacional es el responsable ltimo de cumplimiento de las funciones de la UTO y de la gestin y ejecucin operativa del proyecto. Una de las acciones en el marco de la ejecucin operativa del PDRL es la ejecucin de los contratos suscritos, que obligan a una serie de acciones una de ellas (5.2POG) controlar la ejecucin del Proyecto, de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Financiacin. Uno de los mecanismos para este control es EL REGISTRO DE OBRA, que ha autorizado el Director Nacional, como herramienta que le permite controlar la ejecucin. Sometindose con ello a lo que establece el convenio de financiacin que rige al Proyecto. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, segn las Condiciones Generales para los Contratos de Obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED), Artculo 2, Legislacin aplicable al contrato y lengua utilizada, numeral 2.1 establece: La legislacin aplicable al contrato ser la del Estado del rgano de Contratacin, salvo disposicin en contrario en las Condiciones Particulares y las Condiciones Particulares, Artculo 39: Registro de obra, numeral 36.1, establece: El Contratista pondr un libro Registro de Obra, tambin conocido como Bitcora de campo. Este debe estar debidamente legalizado, estar disponible en obra y ser firmado por el Supervisor del proyecto y el Contratista o su representante. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.10 Deficiencia en la planificacin de proyectos Proyecto Construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable Condicin En el programa 15, Saneamiento del medio de la Unidad Ejecutora 213, Proyecto Unin Europea, Desarrollo Rural y Local del Instituto de Fomento Municipal INFOM- se estableci que en el Proyecto Construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable, segn Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT
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(OBR/027/09) de fecha 30 de septiembre de 2009, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y la Empresa Grupo Fnix, S. A., por un monto inicial de Q22,300,162.10, no se consider en el diseo, la construccin de los tanques de distribucin con dos cmaras, para efectos de operacin y mantenimiento. Criterio El Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (OBR/027/09), Condiciones Generales para los Contratos de obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED) por la Comunidad Europea, Artculo 19: Planos Detallados del Contratista, sub numeral 19.1, literal d), establece: El Contratista preparar, corriendo los gastos a su cargo, todos los planos de diseo y construccin y otros documentos y objetos necesarios para la ejecucin del contrato, y en particular los planos y clculos de las estructuras reforzadas de hormign armado. El Contratista entregar por triplicado los planos de construccin, diseo y estructuras reforzadas, clculos de diseo y cualquier otro documento u objeto que deba ser sometido a aprobacin del Supervisor al menos con un mes de antelacin al comienzo de las obras establecidas en los Contratos. En un plazo de 15 das desde la recepcin de los planos, clculos de diseo, objetos y otros documentos requeridos en los dos prrafos anteriores, el Supervisor deber devolverlos al Contratista con su aprobacin o con sus comentarios. Causa El Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, no previ el tiempo necesario para revisar adecuadamente los planos que fueron presentados. Efecto En la operacin de mantenimiento de los Tanques de Distribucin, se deja sin servicio a los usuarios. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, para que previo a la aprobacin de los planos, sean revisados con tiempo prudencial los componentes y sugerir mejoras para prevenir inconvenientes en la operacin y mantenimiento de los sistemas. Comentario de los Responsables En oficio No. OF-PDRL-D-392-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, manifiesta: ...El contrato EuropeAid/128579/M/WKS/GT (OBR/27/09) Construccin de redes de
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distribucin de AGUA POTABLE en el departamento de Huehuetenango, Guatemala, contempla renglones establecidos con precios unitarios que identifican la obra a construir, por lo que para construir un tanque de doble cmara como se plantea en el hallazgo era necesario variar el precio unitario, lo que es improcedente segn el artculo 48, numeral 48.1 que establece que el contrato ser de precios unitarios fijos no revisables. Se informa que la operacin y mantenimiento de los tanques estarn a cargo del comit o COCODE respectivo. Es importante anotar que en la obra existe una caja distribuidora de caudales que alimenta a los tanques por lo que la comunidad se divide para esta obra en dos sectores, por lo tanto la operacin y mantenimiento se alterna, para no dejar sin servicio al total de los usuarios cuando se realice la limpieza del tanque; otro mecanismo que puede utilizarse para la limpieza de tanques es habilitar una conexin directa a los ramales (by pass) operacin que dura aproximadamente 4 horas. En relacin a los planos se informa que son aprobados al momento de aceptarse el expediente de licitacin que incluye los mismos, por lo que no es una competencia del Director Nacional del Proyecto la aprobacin; considerando que son los entes de tutela los que aprueban el expediente de licitacin. En relacin a los planos se informa que al finalizar la ejecucin operativa del contrato y suscribirse la recepcin provisional de la misma el contratista, conforme lo establece el contrato, en este caso, ha entregado los planos finales de cada una de las obras en el nmero de copias previstas en el contrato. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, segn las modificaciones realizadas en el Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (PDRL/OBR/029-09), con los procedimientos aceptados, si es procedente variar el precio unitario, adems la caja distribuidora de caudales y el mecanismo sugerido (by pass), no son componentes para sustituir el volumen compensador en horas pico, que es la funcin especfica del Tanque de almacenamiento. Tal como lo establece el Plan Operativo Global POG- establece: 5.2.1 La Unidad Tcnica Operativa del Proyecto UTO est dirigida por el Director del Proyecto y est compuesta por personal permanente internacional y nacional, dedicado exclusivamente a la ejecucin del proyecto. La UTO tiene potestad para y controlar la ejecucin del Proyecto, todo ello de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Financiacin
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5.2.5 El Director Nacional es el responsable ltimo de cumplimiento de las funciones de la UTO y de la gestin y ejecucin operativa del proyecto. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.11 Incumplimiento de especificaciones y/o planos constructivos construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable Condicin En el programa 15, Saneamiento del medio de la Unidad Ejecutora 213, Proyecto Unin Europea, Desarrollo Rural y Local del Instituto de Fomento Municipal INFOM- El proyecto Construccin de Redes de Distribucin de Agua Potable, segn Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (OBR/027/09) de fecha 30 de septiembre de 2009, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y la Empresa Grupo Fnix, S. A., por un monto inicial de Q22,300,162.10, en algunos puntos visibles de la lnea de conduccin y distribucin, la tubera de Hierro Galvanizado fue doblada intencionalmente para ajustarla a la topografa existente, en lugar de instalar los accesorios adecuados, de igual forma, cerca del rea de captacin de la obra ubicada en el municipio de San Pedro Necta, Huehuetenango, la tubera de PVC fue calentada para ajustarla y empalmarla entre los extremos de la tubera de conduccin, asimismo de los proyectos verificados, en algunos puntos de la lnea de conduccin y distribucin, se dej la tubera de PVC a flor de tierra. Criterio El Contrato de obra EuropeAid/128579/M/WKS/GT (OBR/027/09), Condiciones Generales para los Contratos de Obras Financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED) o por la Comunidad Europea, Artculo 40: Origen y calidad de las obras y los materiales, numeral 40.3, establece: El supervisor deber certificar que los componentes y materiales especificados en la solicitud cumplen los requisitos de la aceptacin tcnica antes de que los mismos sean aceptados para su incorporacin a la obra. Causa El Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, no design una supervisin suficiente para el seguimiento de la ejecucin a los trece
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proyectos del contrato. Efecto Existe el riesgo que la tubera del proyecto tenga una vida til menor a la planificada. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, para que el proceso de supervisin sea suficiente, para cumplir con las especificaciones tcnicas y garantizar que las obras ejecutadas cumplan el objetivo para lo cual fueron realizadas. Comentario de los Responsables En oficio No. OF-PDRL-D-392-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local, manifiesta: ...en el contrato EuropeAid/128579/M/WKS/GT (OBR/27/09) Construccin de redes de distribucin de AGUA POTABLE en el departamento de Huehuetenango, Guatemala, debido a las condiciones del terreno y a la presencia de varias tuberas de otros proyectos en el rea en mencin, los ngulos cerrados y a la no existencia de accesorios flexibles para tubera de hierro galvanizado (HG), se recurri al doblez de tubera, con lo que no se da la pelcula galvanizada debido al proceso de electrlisis que realiza la aleacin. Durante el perodo de garanta del contrato no se report ningn dao por lo que se dieron por concluidas las obligaciones contractuales contradas, sin embargo el invierno siguiente a este perodo socav las zanjas dejando la tubera expuesta, para atender estas situaciones, durante la ejecucin del contrato que nos ocupa, la comunidad ha sido capacitada para dar el mantenimiento a la obra en lo que corresponda. Respecto al empalme de tubera PVCa la lnea de conduccin se tiene un tramo sumamente inclinado, para colocar la tubera en ella existe 3 proyectos de agua o sea 3 lneas de conduccin. El permiso o derecho de paso se obtuvo con mucha dificultad y el espacio permitido es reducido, no se puede utilizar codos de 45 grados (accesorio) porque abre el ngulo de colocacin de tubera por lo que fue necesario trabajar con ngulos muy pequeos para adaptarnos al terreno. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, al doblar de la tubera de Hierro Galvanizado, se ejercen esfuerzos adicionales que pueden debilitar su resistencia por el efecto de la deformacin inducida. En lo que respecta a la tubera a flor de tierra, se deduce que la misma no fue instalada a la profundidad especificada lo cual no es un aspecto de mantenimiento sino de ejecucin, asimismo, por el
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debilitamiento que provoca calentar la tubera de PVC para realizar empalmes, no es aceptada la opcin como prctica de Ingeniera, aplicable a sistemas de abastecimiento de agua en lnea de conduccin o distribucin. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Desarrollo Rural y Local , por la cantidad de Q5,000.00. Hallazgo No.12 Diferencia entre la planificacin y la ejecucin de la obra Condicin En el programa 17, Coordinacin de Caminos Rurales de la Unidad Ejecutora 202 Prstamo BIRF 7169, del Instituto de Fomento Municipal INFOM- segn Contrato No. LPN7-HM-2009-1 de fecha 15 de abril de dos mil diez (2010), para la ejecucin del tramo Tuisneina Casero La Cruz, del municipio de San Rafael Petzal, departamento de Huehuetenango, suscrito entre el Instituto de Fomento Municipal y la Empresa Constructora LYON, el contrato se refiere en uno de los renglones, al rea de adoquinamiento, sin embargo fue modificado por medio procedimientos y documentos establecidos en las Condiciones del Contrato y en algunos puntos se increment el ancho tpico de la seccin, con lo cual no se cumpli con la longitud existente, quedando pendiente de adoquinar 40.00 metros lineales en un extremo del tramo. Criterio El Contrato No. LPN7-HM-2009-1, Condiciones del Contrato, Seccin 3, numeral 14 Informe de Investigaciones de la Zona de Obras, sub numeral 14.1, establece: El Contratista, al preparar su Oferta, se basar en el Informe de Investigaciones de la Zona de Obras, referido en los Datos del Contrato, complementado, por cualquier informacin de que disponga el Contratista. Causa El Director Ejecutivo de Programa del Proyecto de Caminos Rurales, no verific que las modificaciones realizadas, afectaron el cumplimiento en la longitud del tramo. Efecto Se dificulta el acceso en el extremo inconcluso del tramo, por las condiciones de la pendiente significativa y dejarse con terreno natural.
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Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Director del Programa de Caminos Rurales, para emitir instrucciones a los supervisores que en casos similares, se d prioridad a las caractersticas geomtricas de los tramos y que los cambios se hagan en funcin de la disponibilidad de las cantidades de los renglones contenidos en los contratos. Comentario de los Responsables En oficio sin nmero, de fecha 02 de mayo de 2012, el Director Ejecutivo de Programa de Caminos Rurales, manifiesta: CAUSA El motivo por el cual no se termin el tramo en toda su longitud fue que no alcanz la cantidad de adoquinamiento contratado para cubrir la totalidad del mismo, ya que el adoquinamiento fue contratado por rea (metros cuadrados) y NO por longitud (metros lineales). La cantidad contratada originalmente fue de 5,918.00 metros cuadrados. Posteriormente, por medio de documentos de cambio, dicha cantidad fue incrementada en 672.74, para llegar a un total de 6,590.74 metros cuadrados ejecutados, que aun as no fueron suficientes para cubrir todo el tramo. Esto se debi principalmente a que en el contrato se especificaba un ancho promedio de 3.40 metros, pero los anchos variables a lo largo del tramo dieron un ancho promedio mayor. Como dato comparativo, si el contrato hubiera especificado 7 centmetros ms en el ancho promedio, es decir, 3.47 metros, esto hubiera sido suficiente para cubrir el tramo en su longitud. Y como problema adicional, debido a lo estrecho del tramo, fue necesario utilizar todo el ancho disponible donde los vecinos lo permitieran, para crear switches para evitar problemas de circulacin de los vehculos, especialmente al encontrarse dos vehculos circulando en sentido contrario, teniendo alguno que retroceder grandes distancias en partes sumamente estrechas, lo cual hubiera sido altamente peligroso, tanto para la propiedad como para las personas, y especialmente la gran cantidad de nios que entran y salen de la escuela que se ubica en el lugar. EFECTOS Cabe destacar que aunque s existe un efecto negativo (la dificultad de acceso en el extremo inconcluso del tramo), si se hubieran reducido anchos a lo largo del tramo para lograr cubrir la longitud total, los efectos negativos seran mayores, provocando problemas de circulacin de vehculos, marcha en retroceso en tramos largos, sinuosos y estrechos, con el consecuente riesgo de accidentes que daen la propiedad o la vida.
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ACCIONES A TOMAR En el caso especfico del tramo Tuisneina Casero La Cruz, no se pueden tomar acciones adicionales referente al hallazgo, pues la empresa Constructora Lyon cumpli con la totalidad de los renglones de trabajo al 100%, incluyendo el total de los metros cuadrados originales del contrato, ms una cantidad adicional de adoquinamiento, que se obtuvo del traslado de recursos de otros renglones al rengln adoquinamiento. El Director del Programa de Caminos Rurales har lo siguiente: 1 Girar instrucciones a todos los Supervisores para que en casos similares, los cambios y traslados de recursos entre renglones se hagan en funcin de la disponibilidad, dando prioridad a cubrir la longitud total de los tramos. 2 Girar instrucciones para que durante los procesos de validacin, que es cuando se define y redacta el Informe de Investigaciones de la Zona de Obras, se agregue un porcentaje como margen de seguridad, a las cantidades definidas para cada rengln del contrato que lo justifique. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud de que, por ser un tramo con las caractersticas geomtricas existentes, fueron determinadas inicialmente la condiciones de circulacin en la validacin, el cual contempla la longitud como meta del proyecto. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo de Programa de Caminos Rurales, por la cantidad de Q5,000.00.
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7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditora anterior, correspondientes al ejercicio 2010, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacin, por parte de las personas responsables, establecindose que las mismas estan siendo atendidas parcialmente.
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8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.
No. 1 Nombre THOMAS EUGENIO HENRY LEIVA HECTOR GIOVANNI MARROQUIN BARRIOS HECTOR FERNANDO CAAL KLARKS EDGAR ARTURO RAMIREZ RODRIGUEZ MARIO RUDY VELASQUEZ PINTO FRANCISCO GIOVANNI COLNDRES HERNNDEZ CARLOS AUGUSTO RODRIGUEZ RUANO CARLOS ENRIQUE MENENDEZ GONZALEZ LESBIA EDITH LETRAN PRADO DE CASTAEDA CARLOS RENE LUNA CALDERON AUGUSTO RENE ARREAGA RODRIGUEZ FRANS ESTUARDO CHACON AJCU MARVIN ENRIQUE GUZMAN ENRIQUEZ OVIDIO ALFONSO GARCIA SANCHEZ JULIO RENE LEMUS CORADO GERENTE Cargo Del 01/01/2011 Al 13/04/2011
GERENTE EN FUNCIONES
13/04/2011
04/05/2011
GERENTE
04/05/2011
31/08/2011
GERENTE EN FUNCIONES
01/09/2011
20/09/2011
SUBGERENTE
21/09/2011
31/12/2011
GERENTE ADMINISTRATIVA FINANCIERA
01/01/2011
31/12/2011
DIRECTOR FINANCIERO
01/01/2011
06/03/2011
DIRECTOR FINANCIERO
11/03/2011
31/12/2011
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
01/01/2011
28/02/2011
10
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
01/03/2011
31/12/2011
11
DIRECTOR DE AUDITORA
01/01/2011
31/12/2011
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ASISTENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO CON FUNCIONES DE ENCARGADO DE TESORERA AUDITOR Y ENCARGADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA SUBDIRECTOR DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD SUPERVISOR DE CONTABILIDAD
01/01/2011
31/12/2011
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01/01/2011
31/12/2011
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01/01/2011
31/12/2011
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31/12/2011
Visin Ser la institucin modelo del gobierno en la prestacin de servicios en forma transparente y eficiente, siendo lderes en capacitacin, asistencia financiera y tcnica a las municipalidades. Misin
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Contribuir a que todas las municipalidades del pas se transformen en gobiernos modernos, eficientes y auto sostenibles que prioricen y optimicen sus recursos para generar desarrollo y bienestar. Estructura Orgnica La Institucin est a cargo de una Junta Directiva, la cual se integra por tres directores propietarios y tres directores suplentes nombrados por el Presidente de la Repblica, La Asociacin Nacional de Municipalidades ANAM- y la Junta Monetaria con cargos los dos primeros de Presidente y Vicepresidente respectivamente. Para el cumplimiento de sus funciones la Junta Directiva defini en 1988 siete grandes instancias del proceso organizacional, las cuales formalmente se mantienen siendo stas: Junta Directiva, Gerencia, Unidad de Informacin y Estadstica, Auditora, Divisin Administrativa, Divisin Financiera, Unidad de Fortalecimiento Municipal, Unidad de Estudios Tcnicos y la Coordinacin de oficinas Regionales.
INFORME DE AUDITORA INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES -INABDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
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1. INFORMACIN GENERAL 1.1 Base Legal El Instituto Nacional de Bosques -INAB- fue creado de conformidad con el Decreto Legislativo No. 101-96, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Forestal, con carcter de entidad estatal, autnoma, descentralizada, con personalidad jurdica, patrimonio propio e independencia administrativa; es el rgano de direccin y autoridad competente del sector Pblico Agrcola, en materia forestal. Cuenta con oficina central en la Ciudad de Guatemala, ubicada en 7. Avenida 12-90 zona 13, y con ocho regiones ubicadas en el interior de la Repblica de Guatemala. Funcin El Instituto Nacional de Bosques, -INAB-, es una entidad estatal, autnoma, descentralizada, es rgano rector en materia forestal, ejecuta y promueve las polticas forestales nacionales e impulsa la investigacin forestal y el desarrollo de programas y proyectos forestales. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORA La auditora se realiz con base en: La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en sus artculos 232 y 241. El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA AREA FINANCIERA Generales Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y de la liquidacin del presupuesto de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2011.
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Especficos Comprobar la autenticidad y presentacin de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, as como sus documentos de soporte. Examinar la liquidacin presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN. AREA TCNICA Generales Verificar la existencia de los proyectos del programa de incentivos forestales PINFOR, y del programa de incentivos para poseedores de pequeas extensiones de tierra de vocacin forestal o agroforestal, PINPEP. Especficos
Verificar que las unidades tcnicas y administrativas den seguimiento y evalen cada uno de los proyectos de PINPEP y PINFOR. Conocer y verificar la ubicacin de los polgonos, a travs de un recorrido interno y las respectivas coordenadas geogrficas de cada proyecto seleccionado del programa incentivos forestales. Verificar las condiciones fsicas de las plantaciones y los sistemas de manejo, de cada uno de los proyectos de PINPEP Y PINFOR.
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Verificar el cumplimiento del reglamento de los programas de incentivos para poseeedores de pequeas extensiones de tierra de vocacin forestal y agroforestal, PINPEP y de Incentivos Forestales, PINFOR. 4. ALCANCE DE LA AUDITORA rea Financiera El examen comprendi la evaluacin de la estructura de control interno y la revisin de las operaciones, registros, documentos de respaldo presentados por los funcionarios y empleados de la entidad, del perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, con nfasis en las cuentas de Balance General: Bancos, Fondos en Avance, Inversiones Financieras, Propiedad, Planta y Equipo, Depreciaciones Acumuladas; del Estado de Resultados: los Ingresos y Gastos en la liquidacin de los programas: Bosques para el Desarrollo y Partidas No Asignables a programas, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Materiales y Suministros, Propiedad, Planta y Equipo, Transferencias Corrientes y de Capital. Se verificaron los documentos que respaldan las modificaciones para establecer el presupuesto vigente. rea Tcnica La fiscalizacin de los proyectos del Programa de Incentivos para Poseedores de Pequeas Extensiones de Tierra de Vocacin Forestal y Agroforestal PINPEP, se realiz en las reas de Baja Verapaz, Zacapa, Chiquimula, Jalapa, Chimaltenango, San Marcos y Huehuetenango. La fiscalizacin de los proyectos del Programa de Incentivos Forestales, PINFOR fue en las reas de: Quich, Quetzaltenango, Huehuetenango, Chimaltenango, Escuintla, Retalhuleu, Suchitepquez, Petn, y Alta Verapaz, mediante la inspeccin fsica de las reas sujetas al beneficiario de los incentivos, revisin de la documentacin relacionada con la normativa vigente de los 02 programas y aspectos operacionales para evaluar su cumplimiento. Limitaciones al alcance Limitacin en la informacin por no proporcionar el Libro de Inventarios, el cual se solicit por oficio CGC-INAB-OF-80-2012 de fecha 29 de marzo del 2012, y en oficio DF-34-2012 de fecha 10 de abril del 2012, manifiestan en el ltimo prrafo que a partir del 19 de marzo del ao 2012, iniciaron el proceso de configuracin e impresin del libro de inventarios.
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Falta de documentacin que demuestre el estatus en que se encuentra cada uno de los vehculos y motocicletas robados, al Instituto Nacional de Bosques. 5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Informacin Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditora, se evaluaron cuentas de balance general que por su importancia fueron seleccionadas. Bancos Se verific que el Instituto Nacional de Bosques, maneja sus recursos en 09 cuentas bancarias aperturadas en el Sistema Bancario Nacional, se comprob que las cuentas bancarias estn debidamente autorizadas por el Banco de Guatemala; al 31 de diciembre de 2011, segn Libros de bancos, Balance General y reportes del Sicoin Web, reflejan un saldo de Q38,146,863.92 De acuerdo a procedimientos de auditora, se revis que las conciliaciones bancarias se efectuaron mensualmente durante todo el perodo 2011. Se verific que los ingresos privativos, se hayan percibido y depositado en forma oportuna, debidamente registrados en el Sicoin Web. Se verific que las cuentas bancarias, no presentan excesos con respecto a los recursos financieros autorizados por el Banco de Guatemala. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administracin Central) El Acuerdo No. 006-2011 de fecha 24 de enero de 2011 autoriz a la Coordinacin Administrativa y Financiera, la constitucin de los fondos rotativos internos por la cantidad de Q620,000.00 segn Acuerdo de Gerencia No. 075-2011 de fecha 08 de julio del 2011, se modific la distribucin del fondo dejando sin efecto el primer acuerdo, distribuido en 09 regiones y 04 departamentos de la entidad central, al 31 de diciembre de 2011, se ejecut la cantidad de Q3,108,828.75.
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Inversiones Financieras Se confirm que el Instituto Nacional de Bosques, invirti la cantidad de Q10,000,000.00 en el Banco de los Trabajadores, del 14 de septiembre de 2010 al 12 de marzo de 2011, reinvirti nuevamente los Q10,000,000.00 a partir del 29 de marzo al 24 de septiembre del 2011, generando intereses del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, la cantidad de Q637,602.78, los cuales fueron depositados en la cuenta bancaria 3033330062 Fondo Forestal Privativo INAB, en cumplimiento a la recomendacin del informe de auditora del perodo 2010, los Q10,000,000.00 fueron depositados en la cuenta del Banco de Guatemala, No. 112184-7, segn depsito No. 630280 de fecha 05 de octubre de 2011, destinados para Garantas Crediticias. Al 31 de diciembre de 2011, no existen inversiones. Propiedad, Planta y Equipo La entidad report en la cuenta propiedad, planta y equipo un total de Q31,332,981.30 integrada por propiedad, planta y operacin Q730,014.24, maquinaria y equipo Q29,784,389.75, tierras y terrenos Q100.00, animales Q400.00, otros activos fijos Q818,077.31, depreciaciones acumuladas (Q25,046,141.46). Depreciaciones Acumuladas El Instituto Nacional de Bosques, en el balance general, presenta depreciaciones acumuladas por (Q25,046,141.46) las cuales afectaron los activos fijos durante el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, por Q1,841,208.31 de conformidad con la Resolucin Nmero 003-2008 la cual resuelve el porcentaje a aplicar sobre cada bien. Estado de Resultados De acuerdo al alcance de la auditora se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionados. El resultado del ejercicio ascendi a (Q14,426,512.45). Ingresos y Gastos Los ingresos corrientes por un total de Q58,878,832.38 fueron recaudados y debidamente registrados en los rubros de: Ingresos No Tributarios Q8,743,690.58 integrados por Tasas Q5,873,617.71, Multas Q374,273.48 y otros ingresos no
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tributarios Q2,495,799.39; el rubro Venta de Bienes y Servicios de la Administracin Q8,012,406.06 integrada por: Venta de Bienes Q7,709.81 y venta de Servicios Q8,004,696.25, el rubro Intereses y Otras Rentas de la Propiedad integrada por: Intereses Q1,012,659.74 y el rubro Transferencias Corrientes integrada por Transferencias Corrientes del sector pblico Q41,110,076.00. Los gastos por un total de Q73,305,344.83 registrados en los rubros: Gastos de Consumo 45,677,921.67 integrado por Remuneraciones Q34,558,437.59 Bienes y Servicios Q9,278,275.77 y Depreciaciones y amortizacin Q1,841,208.31; el rubro Intereses, comisiones y Otras Rentas de la Propiedad Q620,365.00 integrada por Derechos sobre bienes intangibles Q31,605.00 y otros alquileres Q588,760.00; el rubro Otras Prdidas, integrada por otras prdidas Q393,974.24; el rubro Transferencias Corrientes Otorgadas, integrado por Transferencias Otorgadas al sector privado Q123,508.59, Transferencias otorgadas al sector pblico Q8,178,461.65 y Transferencias otorgadas al sector externo Q290,610.65; y el rubro Transferencias de Captal integrado por Transferencias de Capital al sector privado Q18,020,503.03. Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos Los ingresos del Instituto Nacional de Bosques, fueron debidamente registrados, percibiendo la cantidad de Q77,114,131.83 integrada por Ingresos no tributarios Q8,743,690.58, Venta de Bienes y servicios de la administracin pblica Q8,012,406.06, Renta de la Propiedad Q1,012,659.74 Transferencias Corrientes del MAGA Q41,110,076.00, Transferencias de capital Q18,235,299.45. Egresos El presupuesto de egresos asignado para el ejercicio fiscal 2011, asciende a la cantidad de Q80,075,998.00, con una modificacin presupuestaria de Q10,624,002.00 y un presupuesto vigente de Q90,700,000.00; ejecutndose Q74,468,646.91 en los Programas: Bosques para el Desarrollo y Partidas No Asignables a programas, de los cuales el programa Bosques para el Desarrollo es el ms importante, respecto a la ejecucin y representa 89.01%. Modificaciones presupuestarias Se verific que las modificaciones presupuestarias estn debidamente autorizadas por las autoridades competentes, las cuales incidieron para dar cumplimiento a las metas de los programas.
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Otros aspectos Plan Operativo Anual Se verific que el Instituto Nacional de Bosques, present cuatrimestralmente al Ministerio de Finanzas Pblicas el informe de su gestin. Plan Anual de Auditora Se verific que Auditora Interna cumpli con la realizacin de las auditoras planeadas en su PAA. Convenios El Instituto Nacional de Bosques, suscribi 19 convenios de cooperacin tcnica, de los cuales 03 fueron suscritos con asociaciones locales, 12 con diferentes municipalidades del pas y 04 con Organizaciones Internacionales. Donaciones Las donaciones fueron otorgadas por los Pases Bajos, Holanda, por un valor de Q19,531,080.44 integradas por donaciones para el proyecto Ambiente y Agua por valor de Q1,350,000.00 y donacin para el programa de incentivos para pequeos poseedores de tierra con vocacin forestal o agroforestal, PINPEP, por Q18,181,080.44 segn Acuerdo Gubernativo No. 556-2005 de fecha 15 de noviembre de 2005, emitido por el Ministerio de Finanzas Pblicas, las cuales se encuentran incorporadas en el Presupuesto. Sistemas Informticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La institucin utiliza el sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB.
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Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones Segn registros de GUATECOMPRAS, al 31 de diciembre de 2011, se publicaron 10 eventos, de los cuales 6 corresponden a compra directa y tres por medio de cotizacin y 01 Licitacin, presentando 02 inconformidades en el NOG: 1732838, 01 inconformidad en el NOG: 1482114, las cuales fueron contestadas.
Ingeniero Efran Medina Guerra Presidente de la Junta Directiva Instituto Nacional de Bosques -INABSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaa de Instituto Nacional de Bosques -INAB- al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin de estos estados financieros basados en nuestra auditora. Excepto por las limitaciones que se menciona en el (los) prrafo (s) siguiente (s), condujimos nuestra auditora de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditora para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora proporciona una base razonable para nuestra opinin.
Limitaciones Limitacin en la informacin por no proporcionar el Libro de Inventarios, el cual se solicit por oficio CGC-INAB-OF-80-2012 de fecha 29 de marzo del 2012, y en
oficio DF-34-2012 de fecha 10 de abril del 2012, manifiestan en el ltimo prrafo que a partir del 19 de marzo del ao 2012, iniciaron el proceso de configuracin e impresin del libro de inventarios. Falta de documentacin que demuestre el estatus en que se encuentra cada uno de los vehculos y motocicletas robados, al Instituto Nacional de Bosques. Hallazgos Al revisar el rea de inventarios en el Instituto Nacional de Bosques -INAB-, se determin que no tienen control sobre los vehculos y motocicletas robados al 31 de diciembre de 2011, debido a que no proporcionaron a la comisin de auditora la informacin y expedientes de los bienes con ese estatus. No se le puede dar seguimiento al proceso legal, en que se encuentran los vehculos para su recuperacin, en detrimento a los intereses financieros del Instituto, adems constituye una limitacin al alcance de la auditora. (Hallazgo de Control Interno No.2, rea Financiera)
Al analizar el Balance General del periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se determin que, no registraron cuentas por pagar, por la cantidad de Q8,565,179.53, integradas de la siguiente forma:
Institucin Escuela Nacional de Agricultura ENCA Instituto de Ciencias Agroforestales y Vida Silvestre Municipalidades
Ao 2009 506,634.74
2010 3,592,760.63 538,914.10
2011 1,827,240.24 411,617.57 1,688,012.25 3,926,870.06
Total 5,420,000.87 1,457,166.41 1,688,012.25 8,565,179.53
506,634.74
4,131,674.73
Los Estados Financieros, presentados al 31 de diciembre de 2011, no son razonables. (Hallazgo de Control Interno No.3, rea Financiera)
Al solicitar el Libro de Inventarios correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011, no fue presentado para su revisin, el cual no est impreso
en hojas movibles autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
No se dispone del registro impreso oficial de los activos fijos que posee el Instituto Nacional de Bosques, limitacin para la verificacin del libro de inventarios. (Hallazgo de Cumplimiento No.2, rea Financiera)
En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) prrafo (s) precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posicin financiera de Instituto Nacional de Bosques -INAB-, al 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, para el ao que termin en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.
LIC. CARLOS FEDERICO ALDANA CAHUEQUE Auditor Gubernamental
LIC. LUZ MABEL GRAJEDA ORDOEZ Coordinador de Comisin
Estados Financieros
INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Ingeniero Efran Medina Guerra Presidente de la Junta Directiva Instituto Nacional de Bosques -INABSu Despacho En la planeacin y ejecucin de nuestra auditora del balance general a Instituto Nacional de Bosques -INAB- al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao que termin en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditora con el propsito de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relacin a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las aseveraciones de la Administracin en los estados financieros, son los siguientes: rea Financiera 1 Falta de descripcin en libro de bancos 2 Falta de informacin y control de vehculos robados 3 Falta de registro de las Cuentas por Pagar en Balance General
LIC. DORA LIDIA MOTA BOLAOS DE LEAL Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ING. CESAR EFRAIN VILLATORO SANDOVAL Auditor Gubernamental
ING. FELIPE NERY ALVIZURES MURALLES Auditor Gubernamental
ING. GERMAN LONGINOS PINTO MARTINEZ Coordinador de Comisin
ING. MARIO UBALDO RIVERA DIAZ Coordinador de Comisin
ING. WALDEMAR MONTERROSO FLORES Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Control Interno rea Financiera Hallazgo No.1 Falta de descripcin en libro de bancos Condicin En la revisin de los libros de bancos del Instituto Nacional de Bosques, de las cuentas bancarias siguientes: Banco de Guatemala; cuenta No.1121847 Instituto Nacional de Bosques INAB; cuenta No.1127497 Depsitos en Garanta por Reforestacin INAB; 1127505 Incentivos Fiscales y Forestales INAB; Banco de los Trabajadores: 1160054625 Donacin Ambiente y Agua INAB; Banco de Desarrollo Rural, S.A.: 3033056470 INAB Honorarios; 3033315485 INAB Funcionamiento; 3033330062 Fondo Forestal Privativo INAB; 3033467360 INAB Fortalecimiento Programa Incentivos Pequeos Propietarios de Bosques Modelo de manejo Forestal; 3033594329 CATIE INAB convenio 2007; 3099034056 Garantas Crediticias INAB; 3264018300 INAB 10% PINPEP, Banco G&T.: 6600037275 Instituto Nacional de Bosques (Inversin); se determin que en los mismos falta la descripcin detallada del gasto o del ingreso. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 2.4 Autorizacin y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa El Tesorero, no realiza los registros bancarios con la informacin financiera necesaria y el Jefe Financiero no supervisa los registros y falta de revisiones peridicas por parte de Auditora Interna. Efecto Origina que la informacin contenida en los registros de cuentas bancarias no est completa y adecuada para su anlisis y evaluacin.
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Recomendacin El Coordinador Administrativo y Financiero, debe girar instrucciones al Jefe Financiero y al Tesorero, para que se describa detalladamente en los libros de bancos el concepto de los ingresos y egresos para una mejor comprensin y anlisis de los mismos y Auditora Interna realice verificaciones peridicas. Comentario de los Responsables En oficio DF-43-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Jefe Financiero, manifiesta: Con fecha 17 de noviembre de 2011 se envi al Jefe de la Seccin de Tesorera del INAB el Oficio DF-109-2011, en el cual se instruye para que se agregue, el rubro de ingreso por recibo 63-A2 en el Libro de cuenta bancaria del Fondo Forestal Privativo, as como tambin agregar el destino de cada cheque emitido en todos los libros de bancos. En Oficio S.T.52.2012, de fecha 03 de Mayo de 2012, el Tesorero, manifiesta: El objetivo de los libros de cuenta corriente es consignar informacin diaria y refleje resultados para el fin que fue autorizado evidenciando el saldo disponible, los movimientos de cada cuenta bancaria se derivan de los dbitos y los crditos afectados en un perodo mensual, segn cheques girados, notas de crdito, notas de dbito e intereses generados. Los libros de cuentas bancarias del INAB indicados en la condicin reflejan los movimientos y la informacin suficiente en cada una de sus cuentas, ya que se realiza un cuadre de caja mensualmente conformado con los saldos de los mismos, evidenciado la supervisin del Jefe Financiero al establecer que en los movimientos mensuales el cuadre de caja coincida con los saldos en libros consignando con la firma y sello. Segn el Artculo 378 del Decreto No. 2-70 que contiene el Cdigo de Comercio de Guatemala permite que el comerciante contenga registros en libros auxiliares, asimismo el artculo 59 del Decreto No. 19-2002 de la Ley de Bancos y Grupos Financieros estipula que el Registro Contable debern cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados los cuales se aplican a los libros de contabilidad y los estados financieros, incluyendo el principio de Revelacin Suficiente y no a los libros auxiliares cuyos registros deben contener la informacin inmediata de los documentos de crdito, tales como cheques emitidos y anulados, Notas de Dbito, Notas de Crdito, Intereses Generados, durante un periodo mensual; evitando la duplicidad de trabajo de horas hombre e informacin. Asimismo el ente fiscalizador puede realizar las indagaciones pertinentes de informacin ampliando las consultas al libro de Caja Fiscal de la institucin en donde se encuentra la informacin detallada de cada gasto o ingreso: Rengln,
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Cheque, descripcin del gasto ya sea servicio o compra de bien, Nombre del proveedor, el Nmero de Orden de compra y pago o Nmero de FR3, y el monto nominal. Es importante mencionar que en fiscalizaciones de aos anteriores no se haba recomendado que se ampliara la informacin detallada de cada libro, pues al hacerlo se estara duplicando la informacin de los libros de cuenta corriente, la Caja Fiscal y los Asientos Contables. Por lo que se solicita a la Supervisora y Coordinadora de la Comisin de Auditora Gubernamental que la presente quede como una recomendacin y no como hallazgo, en virtud que a partir de Noviembre del ao 2011 se implement la descripcin detallada en cada libro de cuenta corriente. En Nota s/n de fecha 04 de mayo del 2012, el Licenciado Luis Alberto Lpez Echeverra, Ex Auditor Interno, manifiesta: En las intervenciones realizadas por Auditora Interna a Tesorera, se han hecho las observaciones de las deficiencias encontradas, dejando las recomendaciones respectivas, indicando que libros de las cuentas bancarias deben de registrar la informacin de forma competente y suficiente, tal es el caso del oficio A.I. 100-2006 y oficio A.I. 058-2007, en los que durante dos aos consecutivos se dejo la recomendacin, y no fue atendida por parte del Tesorero. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, para el Tesorero, su respuesta no desvanece el mismo, no as para el Jefe Financiero, quien indica que con fecha 17 de noviembre de 2011, se envi al Jefe de la Seccin de Tesorera del INAB el Oficio DF-109-2011, en el cual se instruye para que se agregue en los libros el rubro de ingreso por recibo 63-A2 en el Libro de cuenta bancaria del Fondo Forestal Privativo, as como tambin agregar el destino de cada cheque emitido en todos los libros de bancos; se verificaron nuevamente todos los libros de bancos y de determin que el Tesorero, no cumpli a cabalidad con el detalle en los libros de bancos. A la vez no se confirma el hallazgo para el Ex Auditor Interno, en virtud que durante dos aos consecutivos, en sus intervenciones a Tesorera, haba dejado la recomendacin respectiva al Tesorero, quien no atendi la misma. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Tesorero, por la cantidad de Q2,000.00.
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Hallazgo No.2 Falta de informacin y control de vehculos robados Condicin Al revisar el rea de inventarios en el Instituto Nacional de Bosques -INAB-, se determin que no tienen control sobre los vehculos y motocicletas robados al 31 de diciembre de 2011, debido a que no proporcionaron a la comisin de auditora la informacin y expedientes de los bienes con ese estatus. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de Controles establece que: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior. Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Causa Falta de supervisin por parte del Jefe Financiero al Encargado de Inventarios, y de control del Jefe Administrativo sobre los Vehculos propiedad del Instituto; y falta de revisiones peridicas de Auditora Interna. Efecto No se le puede dar seguimiento al proceso legal, en que se encuentran los vehculos para su recuperacin, en detrimento a los intereses financieros del Instituto, adems constituye una limitacin al alcance de la auditora. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Jefe Administrativo, al Jefe Financiero y Encargado de Inventarios para que implementen el control efectivo sobre los vehculos robados, propiedad del INAB.
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Comentario de los Responsables En oficio DF-43-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Jefe Financiero, manifiesta: Dentro de la fiscalizacin realizada al grupo 300 Propiedad, Planta y Equipo la seccin de inventarios mostr a los auditores gubernamentales designados los registros y controles con que se cuenta en vehculos tanto activos, trasladados para trmite de baja y los que ya cuentan con resolucin de baja, la cual se tiene en forma actualizada, con relacin a los vehculos que fueron robados en aos anteriores se investig en los archivos que dejaron administraciones anteriores, encontrndose expedientes parcialmente conformados, razn por la cual no fue presentada la informacin de manera inmediata. Al realizar las verificaciones en la base de datos que se implemento a partir de ao 2011, se encontraron vehculos que los expedientes de robo fueron gestionados por administraciones anteriores, de las cuales parte de los expedientes se encontraban archivados en nuestras bodegas, y para hacer posible su localizacin se ocup personal y tiempo debido a que la cantidad de informacin en expedientes y dems documentacin que la seccin de inventarios maneja es voluminosa derivado que el control de todo el patrimonio de activos del Instituto Nacional de Bosques. Asimismo con fecha 24 de abril del ao 2012, se present a Gerencia y a la Direccin Administrativa Financiera el informe dentro del cual obran los expedientes y las etapas en las cuales se encuentran los procesos de los vehculos robados al Instituto al 31 de diciembre 2011. Es importante mencionar que la seccin de inventarios lleva un control actualizado de todos los vehculos que forman parte del patrimonio de INAB, y que constantemente nuestra base de datos es actualizada, de acuerdo a los movimientos diarios de cada bien a nivel de toda la repblica, ya que anualmente se presenta un informe completo de automviles y motocicletas, en el cual constan: a) las descripciones especificas de cada vehculo; b) la persona encargada de cada vehculo; c) Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad donde aparece cargado el vehculo y d) fotografas en donde se puede apreciar las condiciones actuales de cada vehculo. Durante el ao 2012 se han presentado a Gerencia y a la Direccin Administrativa Financiera dos informes referentes a los vehculos de la institucin, el primero con fecha 24 de enero y el otro con fecha 3 de abril del ao dos mil doce. Los cuales se adjuntan al presente documento.
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Por lo que se solicita a la Supervisora y Coordinadora de la Comisin de Auditora Gubernamental que la presente sirva para desvanecer el posible hallazgo en virtud que se cuenta con toda la documentacin como evidencia de controles de vehculos del INAB. En oficio 047-SI-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Encargado de Inventarios manifiesta: Dentro de la fiscalizacin realizada al grupo 300 Propiedad, Planta y Equipo, la seccin de inventarios mostr a los auditores gubernamentales designados los registros y controles con que se cuenta en vehculos tanto activos, trasladados, para trmite de baja y los que ya cuentan con resolucin de baja, la cual se tiene en forma actualizada, con relacin a los vehculos que fueron robados en aos anteriores se investig en los archivos que dejaron administraciones anteriores, encontrndose expedientes parcialmente conformados, razn por la cual no fue presentada la informacin de manera inmediata. Al realizar las verificaciones en la base de datos que se implemento a partir de ao 2011, se encontraron vehculos cuyos expedientes de robo fueron gestionados por administraciones anteriores, de las cuales parte de los expedientes se encontraban archivados en nuestras bodegas, y para hacer posible su localizacin se ocup personal y tiempo, debido a que la cantidad de informacin en expedientes y dems documentacin que la seccin de inventarios maneja es voluminosa, derivado de el control de todo el patrimonio de activos del Instituto Nacional de Bosques. Asimismo con fecha 24 de abril del ao 2012, se present a Gerencia y a la Direccin Administrativa Financiera el informe dentro del cual obran los expedientes y las etapas en las cuales se encuentran los procesos de los vehculos robados al Instituto al 31 de diciembre 2011. Es importante mencionar que la seccin de inventarios lleva un control actualizado de todos los vehculos que forman parte del patrimonio de INAB, y que constantemente nuestra base de datos es actualizada, de acuerdo a los movimientos diarios de cada bien a nivel de toda la repblica, ya que anualmente se presenta un informe completo de automviles y motocicletas, en el cual constan: a) las descripciones especificas de cada vehculo; b) la persona encargada de cada vehculo; c) Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad donde aparece cargado el vehculo y d) fotografas en donde se puede apreciar las condiciones actuales de cada vehculo. Durante el ao 2012 se han presentado a Gerencia y a la Direccin Administrativa Financiera dos informes referentes a los vehculos de la institucin, el primero con
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fecha 24 de enero y el otro con fecha 3 de abril del ao dos mil doce. Los cuales se adjuntan al presente documento. Por lo que se solicita a la Supervisora y Coordinadora de la Comisin de Auditora Gubernamental, que la presente sirva para desvanecer el posible hallazgo en virtud que se cuenta con toda la documentacin como evidencia de controles de vehculos del INAB. En oficio JA No.44.2012 de fecha 04 de mayo de 2012, el Jefe Administrativo, manifiesta: El diecisiete de enero de 2011, fui contratado bajo el rengln 022, como Jefe Administrativo, del Instituto Nacional de Bosques INAB-, con sede en la Ciudad de Guatemala, dejando en el libro de actas de Coordinacin Financiera del Instituto Nacional de Bosques registrado bajo el nmero 27638 autorizado por Contralora General de Cuentas, en folio 75 se encuentra el acta No.02-CF-2011, de fecha 18 de enero de 2011, donde se deja constancia que al momento de toma de posesin del cargo, no se recibi documentacin alguna que se encontraban en proceso o seguimiento de recomendaciones realizadas por los entes fiscalizadores, asimismo los procesos de robo de vehculos automotores eran dirigidos a la seccin de inventarios del INAB, no realizando as el proceso de conformidad a la normativa para el uso de bienes patrimoniales del INAB. MEMO con fecha 01 de marzo de 2010, emitido por Coordinador Administrativo y Financiero Licenciado Jos Eduardo Mendoza Hernndez. En donde indica algunas recomendaciones del Normativo de Bienes Patrimoniales del INAB. Segn Resolucin 01.26.2005 de la Junta Directiva, Procedimiento para el registro de donaciones e informacin de condiciones de pliza de seguros de automotores. Oficio CAF.036.2011 de fecha 02 de marzo de 2011, envindose va electrnica al personal del INAB, sobre Terminologa del Normativo para el uso de bienes patrimoniales del INAB. Firmada por Licenciado Jos Eduardo Mendoza Hernndez Coordinador Administrativo y Financiero. En Oficio No.046-SI-2012, de fecha 23 de abril del seor Oscar Daro Mazariegos, Encargado de Inventarios, donde informa y adjunta documentacin que ampara la situacin en que se encuentran los vehculos del INAB, los cuales fueron robados en diferentes hechos, que se detallan con sus respectivos expedientes. En el ao 2012, se lleva registro y control en hojas de Excel de vehculos automotores que han sido objeto de robo donde consta la recepcin de documentacin del robo y el proceso que conlleva el mismo dejando reflejado el final del mismo. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, ACTUANDO COMO JEFE ADMINISTRATIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES INAB-,
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JUSTIFICO PLENAMENTE MI ACTUACION, POR LO QUE SOLICITO ANTE USTEDES SE TOME COMO JUSTIFICACION DEL POSIBLE HALLAZGO DE CONTROL INTERNO, Y NO SE TOME COMO HALLAZGO, SINO UNA RECOMENDACIN PARA FUTURAS OPORTUNIDADES Y QUE SE TOMEN ENCUENTA LOS COMENTARIOS Y PRUEBAS DE DESCARGO PARA EL MISMO. En Nota s/n de fecha 04 de mayo de 2012, el Licenciado Luis Alberto Lpez Echeverra, Ex Auditor Interno, manifiesta: El 02 de septiembre del 2005, fue publicado en el Diario de Centro Amrica, el Normativo para el Uso de Bienes Patrimoniales del INAB, Resolucin 01.26.2005, en los artculos 9 y 10 establece el procedimiento y responsabilidad referente al robo o hurto de vehculos, entre lo que determina que la Gerencia conformar una comisin para que analice el caso y recomiende lo procedente. Independientemente a lo establecido en el Normativo anterior, Auditora Interna en resguardo de los bienes patrimoniales del INAB, le dio seguimiento a la reposicin de bienes como consta en el oficio AI-027-2009. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, para el Jefe Administrativo, debido a que su respuesta no desvanece el mismo, quien es el obligado a conformar y mantener actualizados y debidamente archivados los expedientes que demuestren el estatus en que se encuentran los vehculos robados al INAB y no los present a la comisin de auditora en la fase de revisin; al Ex Auditor Interno en virtud que los oficios presentados por l, no se relacionan con el hallazgo, no as para el Jefe Financiero y Encargado de Inventarios, quienes a pesar de no ser parte de sus atribuciones, se tomaron a la labor de conformar tres de cinco expedientes y presentrselos al Jefe Administrativo para dar respuesta al hallazgo notificado. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 20, para el Jefe Administrativo y Ex Auditor Interno, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno. Hallazgo No.3 Falta de registro de las Cuentas por Pagar en Balance General Condicin Al analizar el Balance General del periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se determin que, no registraron cuentas por pagar, por la cantidad de Q8,565,179.53, integradas de la siguiente forma:
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Institucin Escuela Nacional de Agricultura ENCA Instituto de Ciencias Agroforestales y Vida Silvestre Municipalidades
Ao 2009 506,634.74
2010 3,592,760.63 538,914.10
2011 1,827,240.24 411,617.57 1,688,012.25 3,926,870.06
Total 5,420,000.87 1,457,166.41 1,688,012.25 8,565,179.53
506,634.74
4,131,674.73
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 2.4 Autorizacin y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la Direccin de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir polticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda nicamente a aquellas operaciones que previa verificacin de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacin de soporte, para garantizar la generacin de informacin contable, presupuestaria (fsica y financiera) y de tesorera, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentacin de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora, y en general el seguimiento y evaluacin interna de la calidad de los registros contables. Norma 5.8 Anlisis de la Informacin procesada, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe normar que toda la informacin financiera, sea analizada con criterios tcnicos. Las unidades especializadas de cada ente pblico son las responsables de realizar el anlisis financiero oportuno, de toda la informacin procesada, as como la interpretacin de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informe que se generan peridicamente sean confiables, para la toma de decisiones". Norma 5.9 Elaboracin y presentacin de estados financieros, establece: La
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Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo mbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fecha establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector. Causa El Coordinador Administrativo y Financiero, Jefe Financiero y Encargado de Contabilidad, no gestionaron ante el Ministerio de Finanzas, la creacin de la cuenta por pagar en los registros del sicoin web. Efecto Los Estados Financieros, presentados al 31 de diciembre de 2011, no son razonables. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Coordinador Administrativo y Financiero, Jefe Financiero y Encargado de Contabilidad, para que realicen los trmites respectivos en la Direccin de Contabilidad del Estado, con el fin de crear las cuentas por pagar en el Sicoin Web, y se instruya al Jefe Financiero y Encargado de Contabilidad, para que una vez creadas las mismas, registren las regulaciones correspondientes de las cuentas por pagar, que pertenecen al ao 2009, 2010 y 2011 como corresponda. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 03 de mayo del 2012, y en oficio DR-043-2012 de fechas 03 y 04 de mayo de 2012, respectivamente, el Coordinador Administrativo y Financiero y Jefe Financiero, manifiestan: En el Artculo 84. del Decreto Legislativo No. 101-96 Ley Forestal, Se crea el Fondo Forestal Privativo que ser constituido por los recursos tributarios, econmicos y financieros generados por la aplicacin de esta ley, Las donaciones, crditos especficos y los que se adquieran por servicios administrativos, supervisin y administracin de los incentivos contemplados en el artculo 71 de la presente Ley, evaluaciones o por cualquier otro ttulo. Este ser administrado exclusivamente por el INAB cuyos fondos podrn ser depositados en cualquier banco del sistema, en cuenta especial. Los estados financieros correspondientes al Instituto Nacional de Bosques INABpor el periodo terminado el 31 de diciembre de 2011, se encuentran elaborados con base, en observancia y cumplimiento a la legislacin vigente en Guatemala, polticas, principios y normativas establecidas por la Contabilidad del Estado como ente rector del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental y otras normas contables aplicables.
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El Decreto No. 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto en el Artculo 14 establece Base contable del Presupuesto. Los presupuestos de Ingresos y egresos debern formularse y ejecutarse utilizando el momento de devengado de las transacciones como base contable. Esto quiere decir que al momento de realizar el devengado es cuando se debe generar la contabilidad. El artculo 12 Caractersticas del Momento de Registro, literal b), del Acuerdo Gubernativo No. 240-98 y sus reformas, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, estipula Se considera devengado un gasto cuando queda afectado definitivamente el crdito presupuestario al cumplirse la condicin que haga exigible una deuda, con la recepcin conforme de los bienes y servicios o al disponerse el pago de aportes, subsidios o anticipos;. Este artculo claramente establece que se hace exigible una deuda y por lo tanto se crea una cuenta por pagar al momento de disponer el pago para las entidades. Al momento de elaboracin de los estados financieros no se ha afectado ningn crdito presupuestario ni se ha puesto a disposicin ningn pago para ninguna de las entidades en mencin, por lo tanto no se ha cumplido con la requisito legal para refregarlo como una cuenta por pagar. En el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-, la matriz de presupuesto a contabilidad atendiendo las disposiciones legales mencionadas anteriormente, se encuentra direccionada por la Contabilidad del Estado como ente rector, para que al momento de aprobar el CUR de devengado del gasto, se cree automticamente la cuenta por pagar a favor del beneficiario tal como establece la ley. Asimismo es importante aclarar que no se debe de solicitar ninguna creacin de la cuenta por pagar ante el Ministerio de Finanzas Publicas ya que desde el ao 2004 cuando fue creado el plan de cuentas para la institucin, se tiene la cuenta contable 2116-03-00, para registrar las cuentas por pagar que se efectan automticamente al cumplir con lo mencionado en el prrafo anterior. Se adjunta imgenes de CUR de Gastos de aos anteriores para visualizar el procedimiento automtico que realiza el sistema. Con la finalidad de que la informacin contenida en los estados financieros sea comprensible, adecuada, razonable y confiable para la toma de decisiones y consiente de la limitacin legal respecto al registro de las cuentas por pagar, en base a lo establecido en el Acuerdo Numero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5.1 Funcin Normativa la normatividad debe ajustarse a la Normas Internacionales de Contabilidad Gubernamental, para el registro contable, elaboracin y presentacin de estados financieros a niveles institucionales se opto por reflejar dicha obligacin como una nota explicativa como parte de las
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notas a los estados financieros donde se muestra a detalle las obligaciones por trasferir a las entidades en cuestin, que segn establece la Norma Internacional de Contabilidad para el sector publico NICSP No. 1 Presentacin de Estados Financieros las notas a los estados financieros forman parte del conjunto de estados financieros, asimismo dicha norma en el apartado de las notas a los estados financieros establece que en ellas revelar la informacin requerida por las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico que no se presenta en el estado de situacin financiera, estado de rendimiento financiero, estado de cambios en los activos netos/patrimonio neto o en el estado de flujos de efectivo asimismo establece que se suministrar la informacin adicional que, no se presenta en el estado de situacin financiera, estado de rendimiento financiero, estado de cambios en los activos netos/patrimonio neto o en el estado de flujos de efectivo, sea relevante para la comprensin de alguno de ellos". Efectivamente se cuenta con una deuda de Q.8,565,179.53, en cumplimiento del Artculo 86. Empleo del Fondo Forestal Privativo del Decreto Legislativo No. 101-96 Ley Forestal. Este Indica que: En los planes anuales la Junta Directiva tendr que considerar los criterios e instituciones siguientes para el mejor cumplimiento de lo estipulado en el presente artculo, para ello distribuir el Fondo Forestal Privativo de la siguiente manera: Un setenta por ciento (70%) para su propio servicios administrativos y programas; y un treinta por ciento (30%) para el programa de fortalecimiento de la educacin agroforestal distribuido as: veinte por ciento (20%) para le Escuela nacional Central de Agricultura ENCA, tres por ciento (3%) para el Instituto de Ciencias Agroforestales y Vida Silvestre, ICAVIS, de Poptn, y siete por ciento (7%) para el programa permanente de becas administradas por el INAB. Actualmente la Seccin de Tesorera del INAB, realiza los clculos de los ingresos recibidos para su distribucin, los que se depositan en una Cuenta en el Banco de Guatemala para su posterior traslado, los fondos son trasladados a sus beneficiarios, cuando la institucin cuenta con el rengln y espacio presupuestario para su pago. La contabilizacin en el SICOIN no permite realizar una configuracin personalizada para cada tipo de Institucin, como en este caso en particular, no es posible registrar la cuenta por pagar por los porcentajes que le corresponden a otras instituciones, cuando se ingresa la informacin al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN por los cobros realizados, con el objeto de reflejar en los Estados Financieros, nica y exclusivamente se pueden ingresar los ingresos recibidos y que corresponden al INAB.
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Ante tal situacin, los cobros se contabilizan como ingreso total del INAB y se registra como gasto en la fecha que se realiza el pago, afectando el presupuesto de dicho ejercicio fiscal, para lo cual es necesario solicitar anualmente una ampliacin o modificacin presupuestaria a la Direccin Tcnica del Presupuesto para poder, la que actualmente se encuentra en trmite. Por lo que se solicita a la Supervisora y Coordinadora de la Comisin de Auditora Gubernamental que la presente sirva para desvanecer el posible hallazgo en virtud que se cuenta con toda la documentacin legal como evidencia de no haber incurrido en falta alguna. En Nota s/n de fecha 02 de mayo de 2012, el Encargado de Contabilidad manifiesta: Los estados financieros correspondientes al Instituto Nacional de Bosques INAB- por el periodo terminado el 31 de diciembre de 2011, se encuentran elaborados con base, en observancia y cumplimiento a la legislacin vigente en Guatemala, polticas, principios y normativas establecidas por la Contabilidad del Estado como ente rector del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental y otras normas contables aplicables. El Decreto No. 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto en el Artculo 14 establece Base contable del Presupuesto. Los presupuestos de Ingresos y egresos debern formularse y ejecutarse utilizando el momento de devengado de las transacciones como base contable. Esto quiere decir que al momento de realizar el devengado es cuando se debe generar la contabilidad. El artculo 12 Caractersticas del Momento de Registro, numeral 2, literal b), del Acuerdo Gubernativo No. 240-98 y sus reformas, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, estipula Se considera devengado un gasto cuando queda afectado definitivamente el crdito presupuestario al cumplirse la condicin que haga exigible una deuda, con la recepcin conforme de los bienes y servicios o al disponerse el pago de aportes, subsidios o anticipos;. Este artculo claramente establece que se hace exigible una deuda y por lo tanto se crea una cuenta por pagar al momento de disponer el pago para las entidades. Al momento de elaboracin de los estados financieros no se ha afectado ningn crdito presupuestario ni se ha puesto a disposicin ningn pago para ninguna de las entidades en mencin, por lo tanto no se ha cumplido con la requisito legal para reflejarlo como una cuenta por pagar. En el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-, la matriz de presupuesto a contabilidad atendiendo las disposiciones legales mencionadas anteriormente, se
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encuentra direccionada por la Contabilidad del Estado como ente rector, para que al momento de aprobar el CUR de devengado del gasto, se cree automticamente la cuenta por pagar a favor del beneficiario tal como establece la ley. Asimismo es importante aclarar que no se debe de solicitar ninguna creacin de la cuenta por pagar ante el Ministerio de Finanzas Publicas ya que desde el ao 2004 cuando fue creado el plan de cuentas para la institucin, se tiene la cuenta contable 2116-03-00 para registrar las cuentas por pagar que se efectan automticamente al cumplir con lo mencionado en el prrafo anterior. Se adjunta imgenes de CUR de Gasto de aos anteriores para visualizar el procedimiento automtico que realiza el sistema. Con la finalidad de que la informacin contenida en los estados financieros sea comprensible, adecuada, razonable y confiable para la toma de decisiones y consiente de la limitacin legal respecto al registro de las cuentas por pagar, en base a lo establecido en el Acuerdo Numero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5.1 Funcin Normativa la normatividad debe ajustarse a la Normas Internacionales de Contabilidad Gubernamental, para el registro contable, elaboracin y presentacin de estados financieros a niveles institucionales se opto por reflejar obligacin como una nota explicativa como parte de las notas a los Estados Financieros donde se muestra a detalle las obligaciones por trasferir a las entidades en cuestin, que segn establece la Norma Internacional de Contabilidad para el sector publico NICSP No. 1 Presentacin de Estados Financieros las notas a los estados financieros forman parte del conjunto de estados financieros, asimismo dicha norma en el apartado de las notas a los estados financieros establece que ellas revelar la informacin requerida por las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Pblico que no se presenta en el estado de situacin financiera, estado de rendimiento financiero, estado de cambios en los activos netos/patrimonio neto o en el estado de flujos de efectivo asimismo establece que se suministrar la informacin adicional que, no se presenta en el estado de situacin financiera, estado de rendimiento financiero, estado de cambios en los activos netos/patrimonio neto o en el estado de flujos de efectivo, sea relevante para la comprensin de alguno de ellos". Por lo anteriormente expuesto, como Encargado de Contabilidad del Instituto Nacional de Bosques -INAB-, justifico plenamente mi actuacin y presento las pruebas y comentarios de descargo correspondientes, tomado en cuenta que las operaciones y resultado de ellas se realizaron en apego a la ley y a la normativa vigente aplicable al caso, por lo que solicito ante ustedes se tomen como justificacin de descargo del posible hallazgo de control interno y no como hallazgo.
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Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, las respuestas de los responsables no desvanecen el mismo, tomando en cuenta que el Encargado de Contabilidad, en su respuesta informa que no se debe solicitar la creacin de la Cuenta Por Pagar ante el Ministerio de Finanzas Pblicas, ya que desde el ao 2004, cuando fue creado el plan de cuentas para el Instituto Nacional de Bosques, se tiene la cuenta contable 2116-03-00 para registrar las cuentas por pagar, en tal caso, se observ que no fue necesario hacer un cur devengado para registrar la Cuenta por Pagar a Corto Plazo, presentadas en el Balance General, por lo que de la misma manera pueden registrar las Cuentas por Pagar por la cantidad de Q8,565,179.53 que son deudas que deben pagarse a corto plazo, y que el Balance General se presente razonablemente. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 39, numeral 18, para el Coordinador Administrativo y Financiero, Jefe Financiero y Encargado de Contabilidad, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.
INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Ingeniero Efran Medina Guerra Presidente de la Junta Directiva Instituto Nacional de Bosques -INABSu Despacho Como parte de la aplicacin de nuestros procedimientos de auditora, para obtener seguridad razonable acerca de si el balance general de Instituto Nacional de Bosques -INAB- al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao terminado en esa fecha, estn libres de representacin errnea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administracin. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinin. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los trminos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulacin de las distorsiones resultantes, es importante en relacin con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. rea Financiera 1 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado . 2 Falta de impresin del inventario en hojas movibles autorizadas 3 Deficiencias en la Unidad de Inventarios 4 Seguimiento a recomendaciones de auditora anterior no cumplidas
rea Tcnica 5 Falta de rotulos en varios proyectos PINPEP Hemos considerado estas situaciones importantes de cumplimiento para formarnos una opinin respecto a si los estados financieros de Instituto Nacional de Bosques -INAB- por el ao terminado al 31 de diciembre de 2011, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables.
LIC. DORA LIDIA MOTA BOLAOS DE LEAL Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ING. CESAR EFRAIN VILLATORO SANDOVAL Auditor Gubernamental
ING. FELIPE NERY ALVIZURES MURALLES Auditor Gubernamental
ING. GERMAN LONGINOS PINTO MARTINEZ Coordinador de Comisin
ING. MARIO UBALDO RIVERA DIAZ Coordinador de Comisin
ING. WALDEMAR MONTERROSO FLORES Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables rea Financiera Hallazgo No.1 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado . Condicin Se determin que en el Instituto Nacional de Bosques, se aprobaron 41 contratos bajo el rengln 029 en forma extempornea por la cantidad de Q1,237,836.92 incumpliendo con el tiempo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado; asimismo se verific que con fecha 28 de febrero de 2011, segn Acuerdo de Gerencia No. 019-2011 se aprob el contrato RH029 347-2011 de fecha 01 de febrero de 2011, por valor de Q60,500.00 sin que antes se presentara la fianza de cumplimiento, la cual se present hasta fecha 28 de julio de 2011, siendo la fianza C-2 392455 de Fianzas Universales. Criterio El Acuerdo Gubernativo Nmero 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 26 Suscripcin y Aprobacin del Contrato establece: La suscripcin del contrato deber hacerla el funcionario de grado jerrquico inferior al de la autoridad que lo aprobar. Tales instrumentos debern ser suscritos preferentemente en las dependencias interesadas. Previo a la aprobacin del contrato deber constituirse la garanta de cumplimiento correspondiente. El contrato deber ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) das calendario contados a partir de la presentacin por parte del contratista de la garanta del cumplimiento a que se refiere el artculo 65 de la Ley. Causa El Jefe de Recursos Humanos, traslad los contratos despus de contados los diez das calendario que estipula la ley para su aprobacin y no solicit que se caucionar fianza antes de que se aprobara el contrato y la falta de revisiones peridicas de auditora interna. Efecto Riesgo que el personal empiece a laborar sin contrato e incumpla con lo establecido en el mismo.
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Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Jefe de Recursos Humanos, para que al recibir las fianzas de cumplimiento o fianzas de fidelidad, inmediatamente debe adjuntarlas a los contratos originales y trasladarlos a la Gerencia para su aprobacin, para dar cumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado. Comentario de los Responsables En oficio RH 434-2012, de fecha 03 de mayo de 2012, el Jefe de Recursos Humanos, manifiesta: Se procedi a la revisin de los contratos en mencin durante el ao calendario 2011, tomando en consideracin lo descrito conforme al acuerdo Gubernativo Nmero 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 26 Suscripcin y Aprobacin del Contrato que establece: La suscripcin del contrato deber hacerla el funcionario de grado jerrquico inferior al de la autoridad que lo aprobar. Tales instrumentos debern ser suscritos preferentemente en las dependencias interesadas. Previo a la aprobacin del contrato deber constituirse la garanta del cumplimiento correspondiente. El contrato deber ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) das calendario contados a partir de la presentacin por parte del contratista de la garanta del cumplimiento a que se refiere el artculo 65 de la ley, por lo que no puedo alegar desconocimiento de la Ley; debido a que se estaba manejando bajo el concepto de 10 das hbiles, ms no as 10 das calendario como lo establece la Ley. Tomando en consideracin una de las causas por la cual no se haba realizado un control ms efectivo con base a los tiempos que deben ser considerados entre la emisin del contrato, solicitud y emisin de la fianza tanto de cumplimiento como de fidelidad, la emisin del Acuerdo de Gerencia para la aprobacin de los contratos y la presentacin de los mismos ante la Contralora General de Cuentas, el Departamento de Recursos Humanos estar requiriendo a la Auditora Interna revisiones peridicas, para evitar el incumplimiento de estas normas y tomando las medidas necesarias al respecto en cuanto a la revisin ms directa de las actividades de la persona a cargo en el manejo y control de los contratos y fianzas tanto de cumplimiento y fidelidad por los diferentes renglones presupuestarios bajo los que trabaja el INAB; as como un mejor control en la solicitudes presentadas a Gerencia para la asignacin del Acuerdo correspondiente para la aprobacin de los contratos emitidos mensualmenteTomando en consideracin una de las causas por la cual no se haba realizado un control ms efectivo con base a los tiempos que deben ser considerados entre la emisin del contrato, solicitud y emisin de la fianza tanto de cumplimiento como de fidelidad, la emisin del Acuerdo de Gerencia para la aprobacin de los contratos y la presentacin de los mismos ante la Contralora General de Cuentas, el Departamento de Recursos
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Humanos estar requiriendo a la Auditora Interna revisiones peridicas, para evitar el incumplimiento de estas normas y tomando las medidas necesarias al respecto en cuanto a la revisin ms directa de las actividades de la persona a cargo en el manejo y control de los contratos y fianzas tanto de cumplimiento y fidelidad por los diferentes renglones presupuestarios bajo los que trabaja el INAB; as como un mejor control en las solicitudes presentadas a Gerencia, para asignaciones del acuerdo correspondiente, para las aprobaciones de los contratos emitidos mensualmente. En Nota s/n de fecha 04 de mayo de 2012, el Licenciado Luis Alberto Lpez Echeverra, Ex Auditor Interno, manifiesta: En las intervenciones realizadas por Auditora Interna en Recursos Humanos, se hicieron las observaciones de las deficiencias encontradas y dejando las recomendaciones respectivas, las que se informaron al Coordinador Administrativo Financiero en su momento, tal es el caso del oficio A.I. AI-029-2011, se dejaron las recomendaciones de las deficiencias encontradas y en el oficio A.I. 041-2011, en la que se hace ver sobre el incumplimiento de los aspectos legales en la aprobacin de los contratosbacin de los contratos emitidos mensualmente. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo para el Jefe de Recursos Humanos, su respuesta no desvanece el mismo y no present documentacin que pudiera haber servido para desvanecerlo; no as para el Ex Auditor Interno, quien en oficio No. A.I.041-2011 de fecha 15 de junio del 2011, indica a Recursos Humanos que considera que los contratos de los renglones 022 y 029, estn fuera de tiempo para su aprobacin y presentacin ante la Contralora General de Cuentas. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, artculo 82, para el Jefe de Recursos Humanos, por la cantidad de Q23,184.59. Hallazgo No.2 Falta de impresin del inventario en hojas movibles autorizadas Condicin Al solicitar el Libro de Inventarios correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011, no fue presentado para su revisin, el cual no est impreso en hojas movibles autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
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Criterio El Decreto 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas en el artculo 4 literal K establece: Autorizar y verificar la correcta utilizacin de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrnica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalizacin. Causa El encargado de inventarios no gestion oportunamente ante la Contralora General de Cuentas, la autorizacin de hojas movibles para el registro del inventario, falta de supervisin oportuna del Jefe Financiero y falta de revisiones peridicas de Auditora Interna. Efecto No se dispone del registro impreso oficial de los activos fijos que posee el Instituto Nacional de Bosques, limitacin para la verificacin del libro de inventarios. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Coordinador Administrativo y Financiero para que este a su vez instruya al Jefe Financiero para que supervise al Encargado de Inventarios, para que imprima a la brevedad posible el libro de inventarios del Instituto Nacional de Bosques, gestionar oportunamente la autorizacin de hojas movibles ante la Contralora General de Cuentas. Comentario de los Responsables En oficio DF-43-2012, de fecha 04 de mayo del 2012, el Jefe Financiero, y oficio 047-SI-2012, del Encargado de Inventarios manifiestan: En la fiscalizacin realizada por los Auditores Gubernamentales en el ao 2009 dejaron el hallazgo de que el libro de inventarios no describa todos los bienes en el libro de inventarios en forma individual, al elaborarlo de esa manera cada ao el libro se conformara de muchos tomos impresos al ir consignndolo de esa manera, para lo cual se argument que en el libro de inventario desde 1997 a 2008 se consigna cada ao con el resumen del ao anterior ms las alzas de cada, ao, aun as dejaron el hallazgo. Al elaborar el libro de inventario de esa manera en el ao 2010, resultaron tres tomos y al entregar el informe a Bienes del Estado en enero de 2012 correspondiente al ao 2011, la impresin de hojas mviles resulto en ms de 425 hojas, para lo cual se solicit la autorizacin a la Seccin de Talonarios en la Contralora General de Cuentas con fecha 10 de enero de 2012, entregando las hojas sellas y autorizadas con fecha 19 de marzo, en esa fecha se inicio con la configuracin del formato de las hojas mviles derivado que se deba describir
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cada bien en el libro segn recomendacin y hallazgo de 2009, el libro se present a los Auditores Gubernamentales con fecha 10 de abril totalmente impreso y empastado, atraso derivado del procedimiento recomendado el cual se conform por otros tres tomos. Para este caso solicito que se elabore una nota de auditora donde se corrija el procedimiento recomendado en el ao 2009, derivado de los inconvenientes de tiempo de impresin que causa consignar toda la informacin anualmente, los libros de inventarios deben reflejar el resumen del ao anterior mas las alzas de cada ao. Por lo que se solicita a la Supervisora y Coordinadora de la Comisin de Auditora Gubernamental que la presente sirva para desvanecer el posible hallazgo en virtud que se cuenta con toda la documentacin como evidencia de haber cumplido con lo solicitado por Auditores Gubernamentales. En Nota s/n de fecha 04 de mayo del 2012, el Licenciado Luis Alberto Lpez Echeverra, Ex Auditor Interno, manifiesta: En las intervenciones realizadas por Auditora Interna en la Seccin de Inventarios, se hicieron las observaciones de las deficiencias encontradas y dejando las recomendaciones respectivas, las que se informaron al Coordinador Administrativo Financiero en su momento, tal es el caso del oficio AI-006-2009, oficio AI-029-2009 y oficio A.I. 073-2010 se dejaron las recomendaciones de las deficiencias encontradas en los libros y las tarjetas de responsabilidad. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, la respuesta de los responsables no desvanece el mismo, ya que el Encargado de Inventarios no solicit con anticipacin la autorizacin de hojas movibles, para el uso del libro de inventarios a Contralora General de Cuentas, fue hasta el 10 de enero de 2012, que realiz dicha gestin; los oficios presentados por el Ex Auditor Interno, no tienen relacin directa con el hallazgo, los responsables presentaron el libro de inventarios con fecha 10 de abril del 2012, a la comisin de auditora cuando la fase de revisin haba terminado, por lo que se limit el alcance de la auditora. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 21, para el Jefe Financiero, Encargado de Inventarios y Ex Auditor Interno, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.
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Hallazgo No.3 Deficiencias en la Unidad de Inventarios Condicin Al revisar el rea de inventarios del Instituto Nacional de Bosques, se determin que existen deficiencias por parte del encargado de inventarios, no ha listado ni gestionado la baja de activos en mal estado que se encuentran en bodegas no adecuadas para su resguardo, no tiene control del mobiliario y equipo que CATIE traslad al INAB, y no sumarisa las tarjetas de responsabilidad, para cuantificar si el total de las tarjetas de responsabilidad coinciden con el inventario. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los bienes muebles de la administracin pblica, de fecha 11 de mayo de 1994; artculo 1. establece: Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harn del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que sta por el conducto correspondiente, solicite a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, proceda al traslado, destruccin o tramite de baja correspondiente. La Circular 3-57 aprobada por la Jefatura de la Contralora General de Cuentas por medio de Resolucin No. Meb-1/6177 del 15 de junio de 1957. Tarjetas de Responsabilidad, establece: Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado pblico, agregndose al final y por separado el detalle de los artculos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificacin, todos los objetos se enumeraran correlativamente, consignndose tales nmeros en inventarios y en tarjetas". Causa El Jefe Financiero no supervisa el trabajo realizado por el encargado de inventarios y falta de revisiones peridicas por parte de auditora interna. Efecto No se logr establecer si hubo diferencia de saldos entre el libro de inventarios y las tarjetas de responsabilidad, riesgo que el reporte enviado a la Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes y Licitaciones del Estado no sea
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correcto. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones al Jefe Financiero para que supervise al Encargado de Inventarios, quien deber sumarisar las tarjetas de responsabilidad y determinar si suman igual que el inventario, que liste los bienes en mal estado, e inicie el trmite de baja. Adems que se establezca el detalle de los bienes recibidos por parte de CATIE, quien los tiene cargados en tarjeta de responsabilidad, o si ya fueron dados de baja. Comentario de los Responsables En oficio DF-43-2012, de fecha 04 de mayo del 2012, el Jefe Financiero, manifiesta: Con relacin al hallazgo referente a las deficiencias consideradas por los Auditores Gubernamentales, se les presentaron los cinco oficios donde se solicit a la Direccin de Bienes del estado y Contralora general de Cuentas para trmite de baja lo siguiente: Oficio DF-52-2010 Bienes de Madera Acuerdo de Gerencia 39-2010 por Q.2,270.00 y 38-2010 por Q. 3,815.50; Oficio DF-76-2010 Bienes de Material de Plstico Acuerdo de Gerencia 73-2010 por Q.3,695,153.58 y 90-2010 por Q.654,064.01; Oficio DF-77-2010 Bienes de material Ferroso Acuerdo de Gerencia 91-2010 por valor Q.102,975.30; Oficio DF-110-2011 Bienes de material Ferroso Acuerdo de Gerencia 89-2011 por Q.698,131.44 y Acuerdo de Gerencia 90-2011 por Q1,057,949.54. Expedientes que se encuentran ingresados a la espera que se nombre a la comisin de Auditores Gubernamentales para la verificacin fsica, cuando se realizaron las consultas indican que no tienen personal y en cuanto tengan disponibilidad nombraran al personal. Por lo anterior se demuestra que se ha gestionado las bajas de activos de la institucin, las cuales se encuentran en resguardo en las bodegas que el INAB tiene en el rea de Proyectos, esto derivado que los Auditores Gubernamentales piden que los bienes estn concentrados en solo lugar para su verificacin, esto considerando el volumen de bienes que constantemente se entregan por las diferentes Regiones para su baja. Es importante mencionar que a partir de esta administracin se han gestionado y presentado un valor total de expedientes para trmite de baja por valor total de Q.6,214,359.37. Con respecto a las bodegas con las que la unidad de inventarios cuenta para el resguardo de bienes de baja, se hace ver que si bien es cierto su infraestructura no se encuentra en optimas condiciones, pero su espacio es suficiente para el
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resguardo de bienes en mal estado y adems se encuentran ubicadas dentro de las instalaciones de INAB haciendo ms sencillo y seguro el manejo de los bienes que constantemente son trasladados de las distintas regiones a las instalaciones de INAB oficinas centrales. Con relacin al control de vehculos y bienes del Convenio CATIE-INAB 1997 trasladados al INAB, se acompaa por la seccin de inventarios un listado detallado de las compras de vehculos que se realizaron por medio de ese convenio, listado integrado con copia de Tarjetas de Responsabilidad en donde aparecen cargados los bienes por la cantidad de Q1,005,418.23, tambin es importante mencionar que con fecha 02 de abril del ao 2012, dicho listado fue presentado y recibido de conformidad con sello y firma correspondiente, por el Licenciado Carlos Federico Aldana Cahueque, se adjunta copia de recibido. Con relacin a que las Tarjetas de responsabilidad no se encuentran sumarizadas, este procedimiento se implement a partir del ao 2012, derivado que en fiscalizaciones anteriores no se haba recomendado, se adjunta copia de Tarjetas de Responsabilidad del personal de la Direccin Regional VI en Quetzaltenango. Estas tarjetas ya se encuentran sumarizadas y ya se instruy a los Delegados Administrativos de las distintas regiones de instituto, que deben de cumplir con dicho requerimiento y al hacerlo remitir las copias de las tarjetas para confrontar con la base de datos que se tiene de todos los bienes del instituto. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, COMO JEFE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES-INAB-, JUSTIFICO PLENAMENTE MI ACTUACION, POR LO QUE SOLICITO ANTE USTEDES SE TOMEN EN CONSIDERACIONES LOS COMENTARIOS DE DESCARGO DE LOS POSIBLES HALLASGOS DE CONTROL INTERNO Y DE CUMPLIMIENTO, Y QUE QUEDEN COMO RECOMENDACIONES PARA OTROS EJERCICIOS FISCALES. En oficio 47-SI-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, el Encargado de Inventarios, manifiesta: Con relacin al hallazgo referente a las deficiencias consideradas por los Auditores Gubernamentales, se les presentaron los cinco oficios donde se solicit a la Direccin de Bienes del estado y Contralora general de Cuentas para trmite de baja lo siguiente: Oficio DF-52-2010 Bienes de Madera Acuerdo de Gerencia 39-2010 por Q.2,270.00 y 38-2010 por Q.3,815.50; Oficio DF-76-2010 Bienes de Material de Plstico Acuerdo de Gerencia 73-2010 por Q.3, 695,153.58 y 90-2010 por Q.654,064.01,Oficio DF-77-2010 Bienes de material Ferroso Acuerdo de Gerencia 91-2010 por valor Q.102, 975.30; Oficio DF-110-2011 Bienes de material Ferroso Acuerdo de Gerencia 89-2011 por Q.698,131.44, Acuerdo de Gerencia 90-2011 por Q1,057,949.54.
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Expedientes que se encuentran ingresados a la espera que se nombre a la comisin de Auditores Gubernamentales para la verificacin fsica, cuando se realizaron las consultas indican que no tienen personal y en cuanto tengan disponibilidad nombraran al personal. Por lo anterior se demuestra que se ha gestionado las bajas de activos de la institucin, las cuales se encuentran en resguardo en las bodegas que el INAB tiene en el rea de Proyectos, esto derivado que los Auditores Gubernamentales piden que los bienes estn concentrados en solo lugar para su verificacin, esto considerando el volumen de bienes que constantemente se entregan diferentes regiones para su baja. Es importante mencionar que a partir de esta administracin se han gestionado y presentado un valor total de expedientes para trmite de baja por valor total de Q.6,214,359.37. Con respecto a las bodegas con las que la unidad de inventarios cuenta para el resguardo de bienes de baja, se hace ver que si bien es cierto su infraestructura no se encuentra en optimas condiciones, su espacio es suficiente para el resguardo de bienes en mal estado y adems se encuentran ubicadas dentro de las instalaciones de INAB haciendo ms sencillo y seguro el manejo de los bienes que constantemente son trasladados de las distintas regiones a las instalaciones INAB oficinas centrales. Con relacin al control de vehculos y bienes del Convenio CATIE-INAB 1997 trasladados al INAB, se acompaa, por la seccin de inventarios, un listado detallado de las compras de vehculos que se realizaron por medio de ese convenio, listado integrado con copia de Tarjetas de Responsabilidad en donde aparecen cargados los bienes por la cantidad de Q.1,005,418.23, tambin es importante mencionar que con fecha 02 de abril del ao 2012 dicho listado fue presentado y recibido de conformidad con sello y firma correspondiente. Con relacin a que las Tarjetas de responsabilidad no se encuentran sumarizadas, este procedimiento se implement a partir del ao 2012, derivado que en fiscalizaciones anteriores no se haba recomendado, se adjunta copia de Tarjetas de Responsabilidad del personal de la Direccin Regional VI en Quetzaltenango. Estas tarjetas ya se encuentran sumarizadas y ya se instruy a los Delegados Administrativos de las distintas regiones de instituto, que deben de cumplir con dicho requerimiento y al hacerlo remitir las copias de las tarjetas para confrontar con la base de datos que se tiene de todos los bienes del instituto.
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POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, COMO ENCARGADO DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES-INAB-, JUSTIFICO PLENAMENTE MI ACTUACION, POR LO QUE SOLICITO ANTE USTEDES SE TOMEN EN CONSIDERACIONES LOS COMENTARIOS DE DESCARGO DE LOS POSIBLES HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Y DE CUMPLIMIENTO, Y QUE QUEDEN COMO RECOMENDACIONES PARA OTROS EJERCICIOS FISCALES. En Nota s/n de fecha 04 de mayo del 2012, el Licenciado Luis Alberto Lpez Echeverra, Ex Auditor Interno, manifiesta: En la verificacin realizada a los bienes para dar de baja realizada por Auditora Interna en la Seccin de Inventarios, se hicieron las observaciones de las deficiencias encontradas y dejando las recomendaciones respectivas, las que se informaron en su momento, en los oficios AI-104-2010, y oficio AI-086-2011, se dejaron las recomendaciones de las deficiencias encontradas en cuanto a la ubicacin de los bienes, el orden, identificacin, etc. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, para el Jefe Financiero y Encargado de Inventarios, no as para el Ex Auditor Interno, en virtud que en su respuesta adjunta oficios en los que dejo recomendaciones que a la fecha no han sido cumplidas, detectando lo siguiente: No se puede realizar una verificacin fsica de los bienes en bodega para dar de baja entre otras razones por las siguientes: En la bodega no se localizaron bienes fsicamente que estaban incluidos en el listado para dar de baja, aparecieron bienes en mal estado que no aparecen en los listados de solicitud de baja; duplicidad de bienes redactados en Actas para que Gerencia emita acuerdo para solicitar la baja; se aclara que el hallazgo no hace referencia a los vehculos de CATIE por valor de Q1,005,418.23, sino de los bienes y equipo que adquiri CATIE y luego traslado al INAB; al realizar la revisin de las tarjetas de responsabilidad las mismas no estaban sumarisadas, por lo que se limit el alcance de la auditora. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Jefe Financiero y Encargado de Inventarios, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.
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Hallazgo No.4 Seguimiento a recomendaciones de auditora anterior no cumplidas Condicin Segn Acta sin nmero de fecha 1 de julio de 2004, el Instituto Nacional de Bosques, recibi bienes diversos por la liquidacin del Convenio del Centro Agronmico Tropical, con valor de Q9,697,747.42, importe que incluye 11 vehculos de diversas marcas por Q1,005,418.23, se determin, que al 31 de diciembre de 2010, se encuentran pendientes de obtener el certificado de propiedad a favor del Instituto Nacional de Bosques-INAB-. Criterio El Decreto 27-92 del Congreso de la Repblica, Ley del Impuesto al Valor Agregado, artculo 57. Fecha y forma de pago, tercer prrafo, establece: En la enajenacin, venta, permuta o donacin entre vivos de vehculos automotores terrestres, que se realicen con posterioridad a la primera venta, debern formalizarse en: el Certificado de Propiedad de Vehculos el cual deber ser proporcionado por la Superintendencia de Administracin Tributaria o por la Institucin que expresamente se defina para el efecto. Causa El Coordinador Administrativo y Financiero y el Jefe Administrativo no han realizado las gestiones necesarias para actualizar y legalizar la propiedad de los vehculos. Efecto Riesgo de no poder comprobar la propiedad de los vehculos, al no contar con el certificado de propiedad de los mismos. Recomendacin El Coordinador Administrativo y Financiero, debe girar instrucciones al Jefe Administrativo, para que se realicen los trmites correspondientes a fin que los bienes cuenten con la documentacin legal correspondiente. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 03 de mayo del 2012, el Coordinador Administrativo y Financiero, manifiesta: Ingrese a la Institucin como Coordinador Administrativo Financiero a partir del 15 de enero del ao 2010 y lamentablemente no recib ningn archivo ni documento, para darle seguimiento a los procesos administrativos Financieros.
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La Coordinacin Administrativa y Financiera en oficio No. CAF 094-2010 de fecha 20 de abril 2010, en su punto 3. Solicita al Jefe Administrativo trasladar informacin sobre los vehculos y motocicletas propiedad del INAB y en los casos que no se encuentren registradas a nombre del INAB, indicar en qu fase se encuentran el trmite. Esta Coordinacin en Oficio No. CAF-130-2010 de fecha 09 de junio 2010, dirigida al Jefe Administrativo, en donde en su primer prrafo copiado literalmente dice: Atentamente me dirijo a usted con la finalidad de informarle que en varias solicitudes de compra, se ha determinado que se tienen automotores no registrados a nombre del INAB, por lo que se solicita se inicie con el trmite de traslado de los automotores que fueron donados y/o adquiridos por alguna ONGs, en la Administracin del algn programa del INAB, con el propsito de evitar hallazgo de parte del ente fiscalizador. En oficio No. 0192-2010, se solicito al Representante Legal de CATIE, se proporcione la documentacin necesaria para poder efectuar el traspaso a nombre del Instituto Nacional de Bosques, de los vehculos automotores. En Oficio No. CAF.083.2011 de fecha 5 de mayo 2011, dirigido al Jefe Financiero, en el numeral 6. Dice: Conjuntamente con el Jefe Administrativo, darle seguimiento a los vehculos que no se encuentran registrados a nombre de la institucin y realizar el trmite correspondiente. Se tienen conocimiento que varios vehculos se encuentran a nombre (CATIE, CIPREDA, MAGA) y que en aos anteriores no se realizo ninguna gestin en la legalizacin de los automotores para que se trasladen a nombre del INAB. En Oficio No. CAF.088.2011 de fecha 10 de mayo 2011, dirigido al Jefe Administrativo, en el numeral 2. Dice: Determinar, si todos los automotores de la Institucin cuentan con su Titulo de Propiedad, Tarjetas de Circulacin, etc., numeral 5. Dice: Conjuntamente con el encargado de inventarios darle seguimiento a los vehculos que no se encuentran registrados a nombre de la Institucin y realizar el trmite correspondiente. Se tienen conocimiento que varios vehculos se encuentran a nombre (CATIE, CIPREDA, MAGA) y que en aos anteriores no se realizo ninguna gestin en la legalizacin de los automotores para que se trasladen a nombre del INAB. En Oficio No. CAF.206.2011 de fecha 21 de octubre 2011, dirigido al Jefe Financiero, en el numeral 5. Dice: Se recomienda que los vehculos que se tiene contemplados dar de baja en el inventario deben estar registrados a nombre del Instituto Nacional de Bosques INAB-, para que sea procedente.
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En Oficio Ref.G.174-2012 de fecha 24 de abril 2012, el Gerente de la Institucin solicita a la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, emitir la resolucin de legalizacin de traslado de once (11) vehculos automotores para uso oficial del INAB, con esta gestin se concluye el proceso. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, COMO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL INSTITUTO NACIONAL DE BOSQUES-INAB- , JUSTIFICO PLENAMENTE MI ACTUACION, POR LO QUE SOLICITO ANTE USTEDES SE TOME COMO VALIDO MIS JUSTIFICACION DE LOS POSIBLES HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Y DE CUMPLIMIENTO, Y QUE LOS CRITERIOS DESCRITOS SEA UNA RECOMENDACIN PARA FUTURAS OPORTUNIDADES Y QUE SE TOMEN ENCUENTA LOS COMENTARIOS Y PRUEBAS DE DESCARGO PARA EL MISMO". En Oficio JA No.44.2012 de fecha 04 de mayo de 2012 el Jefe Administrativo, manifiesta: Segn Acta sin nmero de fecha 1 de julio de 2004, el Instituto Nacional de Bosques, recibi bienes diversos por la liquidacin del Convenio del Centro Agronmico Tropical, con valor de Q.9,697,747.42, importe que incluye 11 vehculos de diversas marcas por Q.1,005,418.23. El Instituto Nacional de Bosques INAB-, por medio de oficio Reg. G.174-2012, de fecha 24 de abril de 2012, dirigido al Licenciado Luis Felipe Godnez Director de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, solicitndole emitir RESOLUCION DE LEGALIZACION de traslado de 11 vehculos automotores para uso oficial del INAB, as poder realizar las gestiones ante la Superintendencia de Administracin Tributaria -SAT-. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, para el Jefe Administrativo la respuesta del mismo no desvanece el mismo, ya que el oficio Reg. G.174-2012, de fecha 24 de abril de 2012, fue enviado al Director de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, despus que termin la fase de revisin por parte de la comisin de Auditora, la recomendacin dejada por la comisin de auditora anterior no fue atendida en su oportunidad, en virtud que aun no poseen los ttulos de propiedad de los vehculos trasladados por parte de CATIE; no as para el Coordinador Administrativo y Financiera quien presenta copia de oficios dirigidos al Jefe Administrativo, al Jefe Financiero y a CATIE, los cuales demuestran su gestin para que se obtenga la informacin y documentacin necesaria para la legalizacin de los vehculos que CATIE traslad a INAB.
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Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 39, numeral 2, para el Jefe Administrativo, por la cantidad de Q10,000.00.
rea Tcnica Hallazgo No.5 Falta de rotulos en varios proyectos PINPEP Condicin Al revisar los proyectos PINPEP, se determin que en 29 proyectos no se cumple con colocar rtulos con la informacin que dicta el reglamento de la Ley de incentivos Forestales para Poseedores de Pequeas Extensiones de Tierra de Vocacin Forestal o Agroforestal.
EXPEDIENTE 22-92-2.5.3-2009 22-40-2.5.1-2008 22-69-2.5.1-2008 33-221-2.5.3-2009 32-117-2.5.4-2009 32-118-2.5.4-2009 32-119-2.5.4-2009 32-061-2.5.4-2010 32-062-2.5.3-2008 32-125-2.5.3-2009 32-009-2.5.3-2010 32-112-2.5.3-2008 32-111-2.5.3-2009 32-116-2.5.3-2008 PIN4-022-2006-RIII-2 32-061-2.5.4-2010 32-062-2.5.3-2008 32-056-2.5.3-2008 32-80-2.5.4-2007 32-027-2.5.4-2009 41-56-2.5.4-2007 41-57-2.3.5.3-2008
NOMBRE DEL TITULAR Miguel (S.O.N) Torres Vargas. Ricardo (S.O.N) Prez Mendoza. Tiburcio (S.O.N) Manuel Xitumul. Asociacin para el Desarrollo Campesina Barbasco -ADERUBAJorge Mario Das (S.O.A). Jorge Mario Das (S.O.A). Jorge Mario Das (S.O.A). Municipalidad de Huit, Zacapa Municipalidad de Huit, Zacapa Ana Elsy Garca Terraza Ana Lidia Lisbeth Ortiz Pinto. Marco Tulio Moscoso Caldern Edgar Danilo Moscoso Moscoso. Carlos Guillermo Moscoso Lemus. Municipalidad de San Diego, Zacapa Municipalidad de Huit, Zacapa Municipalidad de Cuit, Zacapa Municipalidad de Huit, Zacapa Alberto (S.O.N) Hernndez (S.O.A). COCODE Brenda Concepcin Sagastume Jimnez. Hugo Antonio Sagastume Jimnez. Comunitario Rural
REPRESENTANTE LEGAL
Adal (S.O.N) Reyes Ramrez
Esbin Ren Guevara Salazar. Esbin Ren Guevara Salazar.
Isaias (S.O.N) Martinez Morales. Esbin Ren Guevara Salazar. Esbin Ren Guevara Salazar. Esbin Ren Guevara Salazar.
Ren (S.O.N) Lorenzo Agustn.
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72-282-2.5.1-2009 62-122-2.5.3-2009
Miguel (S.O.N.) Carmelo Torres Cooperativa Integral Agrcola Unin y Progreso San Pablo Tacan Responsabilidad Limitada Reynaldo Fernando Escalante Arreaga
72-241-2.5.1-2008 62-721-2.5.3-2009 52-031-1.1.2007 52-061-2.5.3-2008 52-047-2.5.1-2009
Marcos (S.O.N.) Paz Lucas. Hugo (S.O.N.) Morales Prez. ngela Victoria Villatoro Gmez. Carmen (S.O.N.) Cum Ejcaln Francisca (S.O.N.) Socop Sapn.
Criterio La Resolucin No. JD.01.14.2011. Reglamento de la Ley de Incentivos Forestales para Poseedores de Pequeos Extensiones de Tierra de Vocacin Forestal o Agroforestal. Captulo V, Seguimiento y Evaluacin de Proyectos, Artculo 35. Identificacin de los Proyectos: Los Beneficiarios del PINPEP, durante la vigencia de cada proyecto, debern identificarlo mediante un rtulo de madera, ubicado en el lugar visible. Deber contener como mnimo la informacin siguiente: nombre del programa, rea del proyecto, modalidad y el ao de inicio del proyecto. Causa Los delegados Regionales y Sub-Regionales, no les exigieron a los tcnicos encargados de cada rea, que verificaran que los rtulos estuvieran puestos en un lugar visible y con las indicaciones especficas, segn reglamento, previo al pago respectivo de los incentivos. Efecto No se puede ubicar los proyectos, sin el acompaamiento del tcnico del INAB. Recomendacin El Gerente, debe girar instrucciones a los Directores Subregionales, para que los tcnicos responsables, verifiquen que en cada proyecto se coloque rtulo con las especificaciones segn el reglamento del Programa de Incentivos forestales para poseedores de pequeas extensiones de tierra de vocacin forestal o agroforestal, antes de emitir el dictamen para el pago de los certificados de cumplimiento. Comentario de los Responsables En oficio Of.071-212-DSRIII-3-INAB, de fecha 03 de mayo de 2012, el Director Sub-Regin III-3-INAB de Chiquimula, manifiesta: Cuando inici el PINPEP, ste fue creado con toda su plataforma, es decir con su Jefe a nivel nacional, con sus asistentes tcnicos, su componente social y los tcnicos forestales, es decir se contrat personal especfico para dicho programa; todas y cada una de las actividades del programa eran ejecutadas directamente por el personal de dicho
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programa, por lo cual cualquier hallazgo relacionado a dichos proyectos no puede ser imputado a mi persona. El proyecto antes mencionado est ubicado en aldea el barbasco, Aldea Talquezal del municipio de Jocotn departamento de Chiquimula, el cual fue Certificado en el ao 2011, por el tcnico Forestal Rudy Esaul Serech Socop, dicho proyecto cumpli con todos los requisitos de Certificacin que mandaba el reglamento del PINPEP vigente en ese tiempo. Al momento del monitoreo al proyecto en mencin, en compaa del personal de Contralora la usuaria expuso que el rtulo haba sido destruido por algunos malos vecinos de la comunidad, algunas veces se los llevan para lea, o simplemente los destruyen, por lo que le ha tocado colocarlo en varias ocasiones. Estando dicha situacin fuera de mi alcance, ya que son ajenos al desempeo de mis labores, lo cual este hecho no puede ser imputado a mi persona, por las circunstancias antes mencionadas. Adems se hace la salvedad que en los aos anteriores el Programa PINPEP, tena su propia Estructura, sus tcnicos especficos para aprobacin y Certificacin, un delegado regional una trabajadora Social y un Coordinador Nacional quien era quien daba visto bueno de las aprobaciones y Certificaciones de todos los proyectos, y la Direccin Sub-Regional nada ms apoyaba enciertas ocasiones cuando era requerido por los tcnicos forestales. Como podr observarse en todos y cada uno de los expedientes, el procedimiento para la recepcin, aprobacin, monitoreo y certificacin de los proyectos PINPEP era que la Direccin subregional recepcionaba los expedientes, trasladndolos al tcnico de PINPEP que la coordinacin del programa tena asignado a la Direccin Subregional, quien se encargaba de realizar la inspeccin de campo, emitiendo un dictamen tcnico de aprobacin con el Vo. Bo. del asistente tcnico del Programa, el cual era trasladado a la coordinacin del PINPEP, quien emita resolucin de aprobacin". En Oficio No. 77-DSR-IV-2-2012 de fecha 03 de mayo de 2012, el Director Sub-Regional IV-2, Cuilapa Santa Rosa manifiesta: Los proyectos con los cuales me encuentro vinculado pertenecen a la subregin V-2 con sede en el municipio de Chimaltenango, departamento de Chimaltenango, en la cual fung como Director Subregional del 19 de octubre del ao 2009 al 13 de febrero del ao 2011. Al respecto debo informarles, que en la fecha que se llev a cabo la inspeccin de campo por parte de los tcnicos forestales, para la certificacin de dichos proyectos correspondientes al ao 2011; ya no me encontraba en funciones como
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Director Subregional de la mencionada subregin, en vista de que con fecha 14 de febrero del ao 2011, fui trasladado a la subregin IV-2 con sede en el municipio de Cuilapa del departamento de santa Rosa, lo cual consta en el oficio No. OFICIO RH 148-2011; de fecha 10 de febrero de 2011. En oficio DSR-V-2-391-2012 de fecha 03 de mayo de 2012, el Director Sub-Regional V-2, Chimaltenango, manifiesta: Cmo en las fechas en que fueron dictaminados los proyectos yo no trabajaba en la Sub-Regin de Chimaltenango (segn certificacin del acta de toma de posesin nmero 08-2011-RV) le solicit a la tcnico forestal Liliana Samayoa (tcnico que dictamin) que por escrito informara sobre el hallazgo encontrado. En oficio DSR-V-2-396-2012, la tcnico forestal Liliana Samayoa inform que en las fechas en que se verificaron los proyectos para su certificacin, los polgonos que conformaban los mismos si contaban con el rtulo que identificaba el proyecto, pero que por delincuencia comn los mismo haban sido robados. En fecha 27 de abril del presente ao visit los proyectos arriba identificados y les solicit a los propietarios de los mismos la identificacin nuevamente de los proyectos. En fecha 02 de mayo fui informado por medio telefnico que los rtulos ya estn establecidos nuevamente en las plantaciones que conforman los proyectos. Existen fotografas proporcionadas por la Tcnico Forestal Liliana Samayoa que evidencian que los rtulos al momento de realizada la evaluacin de campo estaban identificando los proyectos PINPEP, pero por el robo de los mismos, no se encontraban al momento que la Contralora General de Cuentas realizara la evaluacin. As mismo informo que los proyectos en sta fecha ya cuentan nuevamente con los rtulos respectivos que identifican las plantaciones, dndole solucin al hallazgo encontradolo cual puede ser verificado en campo. Con fundamento en los argumentos anteriores y a la documentacin presentada, se solicita el desvanecimiento del hallazgo, ya que los proyectos al momento de ser evaluados para su certificacin tenan rtulos que identificaban al proyecto. As mismo en la actualidad los proyectos ya cuentan nuevamente con el rtulo respectivo cumpliendo con el artculo 35 del reglamento de la Ley de Incentivos Forestales". En Oficio No. 085-2012-DSR-II-2 de fecha 03 de mayo de 2012, el Director Sub-Regional II-2, Rabinal Baja Verapaz, manifiesta: De acuerdo al listado de proyectos enviados por dicha dependencia, se encuentran tres expedientes, los cuales segn el informe carecan de rtulos al momento de su inspeccin, siendo
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los siguientes: 22-92-2.5.3-2009 a nombre de Miguel (S.O.N.) Torres Vargas, el 22-40-2.5.1-2008 a nombre de Ricardo (S.O.N) Prez Mendoza y el 22-69-2.5.1-2008 a nombre de Tiburcio (S.O.N) Manuel Xitumul. Como podr observarse en todos y cada uno de los expedientes, el procedimiento para la recepcin, aprobacin, monitoreo y certificacin de los proyectos PINPEP era que la Direccin subregional recepcionaba los expedientes, trasladndolos al tcnico de PINPEP que la coordinacin del programa tena asignado a la Direccin Subregional, quien se encargaba de realizar la inspeccin de campo, emitiendo un dictamen tcnico de aprobacin con el Vo. Bo. del asistente tcnico del Programa, el cual era trasladado a la coordinacin del PINPEP, quien emita resolucin de aprobacin. El procedimiento para la certificacin de los proyectos consista en que el tcnico asignado a la subregin realizaba la programacin de los proyectos a certificar, para luego hacer la inspeccin de campo y emitir el dictamen tcnico de certificacin del proyecto con el Vo. Bo. del coordinador nacional del PINPEP, emitiendo este ultimo el Certificado de Cumplimiento ce Actividades. Cuando inici el PINPEP, ste fue creado con toda su plataforma, es decir con su Jefe a nivel nacional, con sus asistentes tcnicos, su componente social y los tcnicos forestales, es decir se contrat personal especfico para dicho programa; todas y cada una de las actividades del programa eran ejecutadas directamente por el personal de dicho programa, por lo cual cualquier hallazgo relacionado a dichos proyectos no puede ser imputado a mi persona. Como funcionario del Instituto Nacional de Bosques INAB- cumplo con la obligacin de exigir que identifiquen los proyectos con el respectivo rtulo de madera y con toda la informacin que ste debe de contener. Al momento de hacer las inspecciones conjuntamente con los de auditora de la Contralora General de Cuentas, observaron que tres proyectos carecan de rtulos, sin embargo, esto se da en forma permanente, ya que por situaciones indeterminadas, los rtulos desaparecen en determinado tiempo, argumentando los beneficiarios que son usados para tiro al blanco, otros se los llevan para lea y en otras ocasiones solo los quitan y los tiran; estando dicha situacin fuera de mi alcance, ya que son ajenos al desempeo de mis labores, lo cual este hecho no puede ser imputado a mi persona, por las circunstancias antes mencionadas. En Oficio 042-2012-DSR-IV-1-INAB de fecha 03 de mayo de 2012, el Director Sub-Regional IV-1, Jalapa, manifiesta: Al revisar los proyectos PINPEP ubicados en el rea de competencia de la Direccin Sub regional lV-1 de INAB, Jalapa, se determino que dos (2) proyectos no cumplen con colocar rtulos con la
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informacin que dicta el Reglamento de la Ley de Incentivos Forestales para Poseedores de Pequeas Extensiones de Tierra de Vocacin Forestal o Agroforestal. Los expedientes objeto del hallazgo antes indicado, estaban en control del ingeniero Edwin Sosa, Asistente Tcnico INAB, PINPEP, para las regiones 11. 111. IV. Y V, Y del jefe del PINPEP Ingeniero Irineo Armindo Tomas Lpez, y se trasladaron a la Sub regin de Jalapa, mediante oficio No. 025-2011 PINPEP/ATF/E.S. de fecha 21 de noviembre del 2011, recibidos fsicamente el da 27 de enero del ao 2012, por lo antes indicado nunca tuve acceso al contenido de los mismos, ni relacin jerrquica con los tcnicos que practicaron las evaluaciones tcnicas, por lo que no existe responsabilidad de mi parte de las actuaciones que consten en los expedientes indicados realizadas antes del 27 de enero de 2012, ni tampoco era mi responsabilidad la de enterar al tcnico de un programa". En oficio 171-2012-DSR-III-2-2012, de fecha 03 de mayo de 2012, la Directora Sub-Regional III-2, Zacapa, manifiesta: Como puede observarse al revisar detalladamente los expedientes PINPEP que se manejan en el departamento de Zacapa (en las copias que se les otorg), el procedimiento que se utiliza para la aprobacin, monitoreo y certificacin para el pago de incentivo PINPEP se ha manejado por el equipo especial que estaba instalado en sta direccin subregional, el cual contaba con un tcnico forestal en su momento el Perito Agrnomo Nery Aldana, encargado de realizar las supervisiones de campo, emitir dictamen para su aprobacin y certificacin para el otorgamiento del incentivo forestal, un asistente forestal para regin en su momento el Ingeniero Edwin Ottoniel Sosa. El Encargado de coordinar las acciones de PINPEP a nivel Regional, una trabajadora Social, seorita Aura Marina Sannucini encargada de los aspectos sociales que enmarcan el proyecto, y una asistente tcnica, seorita Mara Gabriela Vargas, encargada de llevar el manejo interno y secretarial de cada expediente en la Subregin, todos ellos coordinados por el jefe del PINPEP a nivel nacional con sede en la ciudad capital de Guatemala, el Ingeniero Irineo Armindo Tomas Lpez. De acuerdo al procedimiento que se realizaba para el manejo de dichos expedientes le manifiesto que la direccin subregional solamente recepcionaba para su tramite dichos expedientes, trasladndolos al tcnico de PINPEP que la coordinacin del programa tena asignado a la Direccin Subregional de Zacapa, de all en adelante los procedimientos de aprobacin y certificacin de dichos proyectos los manejaba dicho equipo, es decir se contrat personal especifico
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para dicho programa, todas y cada una de las actividades de aprobacin y certificacin del programa eran ejecutadas directamente por el personal de dicho programa, por lo cual cualquier hallazgo relacionado a dichos proyectos no pueden ser imputados a mi persona". En oficio 177.12-DSVI-2, de fecha 04 de mayo de 2012, el Director Sub-Regional VI-2, San Marcos, manifiesta: Al respecto, segn listado que se indica en el oficio, para el caso de la Subregin VI-2 del Instituto Nacional de Bosques -INAB- con sede en San Marcos, semencionan 2 proyectos que se encuentran en ejecucin en el municipio de Tacan, departamento de San Marcos. Los titulares de estos proyectos s identificaron mediante un rtulo a la entrega de cada finca, sin embargo, los rtulos fueron destruidos por vecinos o personas ajenas quienes no comparten el tema de la identificacin de reas boscosas incentivadas, razn por la cual al momento de la supervisin de cada campo realizada por personas de la Contralora General de Cuentas, solo existan pedazos de los rtulos o indicios de haber sido colocados. Los beneficiarios de los proyectos SI cumplen con la colocacin del rtulo y ao con ao, previo a certificar el cumplimiento de actividades de su proyecto se les solicita la colocacin de los mismos. Asimismo, me permito informales que derivado de la evaluacin de campo realizada, los beneficiarios de los proyectos enviaron oficios en los que exponen las razones por las cuales sus proyectos no estaban identificados con un rtulo al momento de la visita realizada por personal de la Contralora General de Cuentas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos presentados, tanto en forma escrita, como en forma digital y en forma verbal, aduciendo mala aplicacin del Captulo V, artculo 35 del Reglamento de la Ley de Incentivos forestales para Poseedores de Pequeas Extensiones de Tierra de Vocacin Forestal o Agroforestal plasmado en el acta 103-2012 del libro L-2 18,320 por el personal del INAB, si aplica y entro en vigencia a partir del 03 de junio de 2011, por lo que los argumentos no son aplicables para desvanecer el hallazgo. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18 para el Director Subregional II-2; Director Subregional III-2; Director subregional III-3; Director Subregional IV-1; Director Subregional IV-2; Director Sub regional V-2; Director Subregional VI-2; por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.
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7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditora anterior correspondiente al ejercicio fiscal 2010, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacin, por parte de los responsables, establecindose que 14 de 20 recomendaciones fueron cumplidas; 01 de Cumplimiento a Leyes no fue atendida, y 02 se encuentran en proceso, las otras 03 son formulaciones de cargo.
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No. 1 2 3 Nombre JUAN ALFONSO DE LEON GARCIA JOSUE IVAN MORALES DARDON AMAURI RENDOLFO MOLINA ALVAREZ JOSE EDUARDO MENDOZA HERNANDEZ KEBY ELIAS BARRIENTOS JOSE ANTONIO SANTIAGO ESCOBAR VICTOR HUGO SILIEZAR CABRERA THOMAS ALEJANDRO PAZ LEMUS CHRISTIAN ESTUARDO HIDALGO LEMUS LUIS ALBERTO LOPEZ ECHEVERRIA Cargo PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA GERENTE SUBGERENTE Del 01/01/2011 01/01/2011 01/01/2011 Al 31/12/2011 31/12/2011 31/12/2011
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO JEFE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO TESORERO ENCARGADO DE CONTABILIDAD ENCARGADO DE PRESUPUESTO
01/01/2011
31/12/2011
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01/01/2011 17/01/2011
31/12/2011 31/12/2011
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01/01/2011 01/01/2011 01/01/2011
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AUDITOR INTERNO
01/01/2011
30/11/2011
Visin Institucin lder y modelo de modernizacin y administracin pblica, reconocida internacionalmente por la contribucin en acciones de promocin, gestin y concienciacin para el desarrollo sostenible del sector forestal de Guatemala, propiciando una mejora de la economa y calidad de vida de su poblacin. Misin Ejecutar y promover las polticas forestales nacionales y facilitar el acceso a asistencia tcnica, tecnologa y servicios forestales, a grupos de inversionistas nacionales e internacionales, municipalidades, universidades, silvicultores y otros actores del sector forestal, mediante el diseo e impulso de estrategias y acciones que generen un mayor desarrollo econmico, ecolgico y social del pas. Estructura Orgnica La estructura organizacional del Instituto Nacional de Bosques -INAB- est constituida de conformidad con su organigrama y las unidades administrativas aprobadas en acta de Junta Directiva No. JD.10-2007, son las siguientes:
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Junta Directiva Gerencia Sub Gerencia Auditora Interna Asesora Jurdica Coordinacin de Planificacin e Informacin Coordinacin Administrativa y Financiera Coordinacin de Operaciones Coordinacin de Fomento y Desarrollo Forestal
INFORME DE AUDITORA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
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1. INFORMACIN GENERAL 1.1 Base Legal La Superintendencia de Administracin Tributaria, SAT fue creada mediante el Decreto Nmero 1-98 del Congreso de la Repblica, el cual entr en vigencia el 21 de febrero de 1998, como una entidad estatal descentralizada con competencia y jurisdiccin en todo el territorio nacional. Para realizar sus funciones de recaudacin y fiscalizacin, cuenta con autonoma funcional, economa, financiera, tcnica y administrativa, as como personalidad jurdica, patrimonio y recursos propios. Funcin Dentro de las funciones de la SAT, se encuentran las siguientes: administrar el rgimen tributario, aplicar la legislacin tributaria, la recaudacin, control y fiscalizacin de todos los tributos internos y todos los tributos que gravan el comercio exterior, que debe percibir el Estado, con excepcin de los que por ley recaudan y administran las municipalidades. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORA La auditora se realiz con base en: La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en sus artculos 232 y 241. El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA AREA FINANCIERA Generales Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la liquidacin presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2011.
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Especficos Comprobar la autenticidad y presentacin de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, as como sus documentos de soporte. Examinar la liquidacin presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad. Establecer que los ingresos y egreso provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN. AREA TCNICA Generales Realizar la verificacin fsica y tcnica de proyectos ejecutados por la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-. Especficos Evaluar el cumplimiento de documentos contractuales y de respaldo de las obras. Evaluar la planificacin y supervisin de las obras. Evaluar y verificar la ejecucin de los principales renglones contractuales. Evaluar el avance fsico de las obras. 4. ALCANCE DE LA AUDITORA rea Financiera
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Con base a la evaluacin del control interno y en la ejecucin presupuestaria del perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, de la entidad, se aplicarn los criterios para la seleccin de la muestra, elaborando los programas de auditora, con nfasis principalmente en las cuentas que conforman el rea financiera y presupuestaria tales como: cuentas de Balance General; Bancos, Fondos en Avance, Inversiones en Bonos del Tesoro, Cuentas a cobrar, Propiedad y Planta en Operacin, Construcciones en Proceso, Activo Diferido a Largo Plazo; Gastos del personal a pagar, Previsiones para beneficios sociales, del Estado de Resultados, Ingresos y Gastos de los programas 01 Actividades Centrales, 03 Fiscalizacin de Tributos, 04 Procuracin jurdica de los Tributos,11 Recaudacin Tributos Internos, 12 Recaudacin de Tributos del Comercio Exterior, 13 Recaudacin Tributos Contribuyentes Especiales, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles, Transferencias corrientes y Asignaciones globales. rea Tcnica Se fiscaliz la obra ejecutada durante el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, evalundose aspectos tcnicos relevantes relacionados con la gestin, planificacin, supervisin y ejecucin de los proyectos auditados. Limitaciones al alcance No hubieron limitaciones al alcance. 5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Informacin Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo al alcance de la auditoria se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas. Bancos La entidad report que sus recursos los tienen en 35 cuentas bancarias, aperturadas en el Sistema Bancario Nacional, de las cuales 6 estn debidamente
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autorizadas; 14 cuentas figuran en el Sicoin Web, las restantes 21 no figuran por ser de control de los fondos rotativos de la institucin, al 31 de diciembre de 2011, segn reportes de la administracin refleja un saldo por la cantidad de Q137,031,350.52. De acuerdo a procedimientos de auditora, se revisaron 14 conciliaciones bancarias y se efectu confirmacin bancaria de las cuentas monetarias aperturadas por la entidad. Las conciliaciones se elaboran en hojas pre impresas, numeradas y autorizadas por la Contralora General de Cuentas. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administracin Central) Con resolucin No. SAT-GAF-002-2011 de fecha 06/01/2011 fue creado el fondo rotativo de la Institucin para el ao 2011 por valor de Q6,450,000.00; subdividido en 20 fondos de diferentes valores para las Unidades ejecutoras y dependencias de la Institucin. Durante el ao sufri modificaciones por ampliaciones y creaciones de nuevos fondos, as tambin por disminuciones y liquidaciones; al 31 de diciembre de 2011 el valor del fondo rotativo liquidado fue de Q6,175,000.00. Inversiones Financieras Se confirm que la entidad no cuenta con un Comit de Inversin, siendo el Directorio el que aprueba las inversiones. Se efectuaron inversiones en bonos del tesoro en el Banco de Guatemala y al 31 de diciembre de 2011, ascienden a la cantidad de Q160,000.000.00. Se efectu el arqueo a las inversiones. Cuentas a Cobrar Al 31 de diciembre de 2011, la entidad tiene cuentas por cobrar por valor de Q293,022,165.02, integrado as: Ministerio de Finanzas Publicas Q260,100,206.06, Deudores del Estado de Guatemala Q32,751,492.58, Banrural, S.A. Q170,466.38 del giro normal de sus actividades representado por el 2% de la recaudacin fiscal, que el Ministerio de Finanzas Publicas tiene pendiente de trasladar, por valores que se estn diligenciando en los tribunales de justicia y por intereses que se espera recuperar cuando liquiden los bancos declarados en quiebra.
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Propiedad, Planta y Equipo La entidad report, al 31 de diciembre 2011 la cantidad de Q94,196,323.76 en Propiedad y planta en operacin, integrada as: Inmuebles Q93,859,841.84, Instalaciones Q336,481.92. Registra el valor de las edificaciones propiedad de la SAT que se utilizan en el desarrollo de las diversas actividades administrativas que se realizan en las ciudades de Guatemala y Coatepeque; y de las instalaciones tipo modulo que se utilizan para las actividades de oficina y de monitoreo en las Aduanas, Santo Toms de Castilla, El Florido y Puerto Quetzal. Construcciones en Proceso La entidad report al 31 de diciembre 2011 la cantidad de Q979,758.59 la cual esta integrada por otras construcciones y mejoras de Infraestructura Q220,758.59, Servicios de Ingeniera y Arquitectura Q759,000.00, se analiz la documentacin financiera por los estudios y diseos por contrato. Activo Diferido a Largo Plazo La entidad report, al 31 de diciembre 2011 la cantidad de Q61,258,549.26, gastos diferidos a largo plazo que incidirn en ejercicios futuros, constituidos por las construcciones y mejoras de infraestructura realizadas en edificios que ocupa la SAT, que son propiedad del Estado de Guatemala y que la Entidad posee en usufructo o adscripcin. Gastos del Personal a Pagar Se analiz la documentacin que respaldan los CUR de gasto por un monto de Q21,165,038.52 integrado por sueldos y jornales por pagar, bono 14 de los empleados devengado durante el perodo de julio a diciembre 2011, aguinaldo, indemnizaciones y retenciones, concluyendo que los valores registrados son razonables. Previsiones para Beneficios Sociales La entidad report al 31 de diciembre 2011 la cantidad de Q 213,129,518.99, comprende las provisiones para cubrir pagos futuros por concepto de beneficios sociales (Indemnizaciones).
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Estado de Resultados De acuerdo al alcance de la auditoria se evaluaron cuentas del estado de resultados que por su importancia fueron seleccionadas. Ingresos y Gastos En el ao fiscal 2011 la entidad reporta ingresos por Q1,015,263,902.59, integrados de la siguiente manera: Ingresos no Tributarios Q6,218,652.20, Venta de Bienes y Servicios de la administracin pblica por la cantidad de Q990,994,734.55, Intereses y otras Rentas de la Propiedad Q12,441,843.98, Donaciones Corrientes recibidas Q4,222,406.38, Otros ingresos Q1,386,265.48 del presupuesto vigente. Para su funcionamiento y cumplimiento de sus metas y objetivos la institucin efectu gastos por Q882,684,105.29, en los rubros siguientes: Remuneraciones Q534,369,126.10, Bienes y Servicios Q223,300,258.06, Depreciacin y Amortizacin Q41,164,709.83, Intereses, Comisiones y Otras Rentas de la Propiedad Q49,841,234.32, Otras Perdidas y/o Desincorporacin Q512,098.91, Transferencias Corrientes Otorgadas Q33,496,678.07, el resultado del ejercicio ascendi a la cantidad de Q132,579,797.30, a travs de los programas especficos siguientes: Actividades Centrales, Fiscalizacin de Tributos, Procuracin Jurdica de los Tributos, Recaudacin Tributos Internos, Recaudacin Tributos al comercio Exterior, Recaudacin Tributos Especiales. Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto de ingresos y egresos asignado para el perodo fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 fue de Q927,034,000.00, aprobado por medio del Acuerdo de Directorio Nmero 16-2010 de fecha 23 de noviembre de 2010.Con el Acuerdo de Directorio Nmero 06-2011de fecha 09 de agosto 2011, aprob una ampliacin presupuestaria por Q8,531,330.00 para un presupuesto vigente de Q935,565,330.00. Los ingresos fueron recaudados y registrados en los rubros siguientes: Ingresos no Tributarios por la cantidad de Q6,995,781.00, Venta de Bienes y Servicios de la Administracin Pblica por la cantidad de Q763,596,648.00, Rentas de la Propiedad Q12,441,844.00 Transferencias Corrientes Q662,302.00, los cuales al 31 de diciembre del ao 2011, ascendieron a Q 783,696,575.00.
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Egresos El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2011, asciende a la cantidad de Q927,034,000.00, se realizaron modificaciones presupuestarias por la cantidad de Q8,531,330.00, para un presupuesto vigente de Q935,565,330.00, ejecutndose la cantidad de Q851,748,367.95 representando el 91.04% del presupuesto vigente, a travs de los programas especficos siguientes: Actividades Centrales, Fiscalizacin, Procuracin Jurdica de los tributos, Recursos Administrativos, Coordinacin de operaciones, Atencin al contribuyente, Recaudacin de tributos internos, Recaudacin tributos del comercio exterior, Recaudacin tributos contribuyentes especiales, Formacin cultura tributaria, Partidas no asignables a programas. Modificaciones presupuestarias Se verific que las modificaciones presupuestarias se encuentran autorizadas por la autoridad competente, estableciendo que estas no incidieron en las metas de los programas especficos afectados. Informacin Tcnica Construccin de Centro educativo Tipo "B" en el Complejo Aduanero El Ceibo, la Libertad Petn. La obra est suspendida debido a trmites de licencia de construccin cuyo requisito principal es la resolucin de impacto ambiental. Se verifico que se trabajo hasta la suspensin, en la conformacin de plataformas los trabajos de corte y compactacin, as como el trazo y excavaciones de los ejes de cimentacin de los edificios, del que se obtuvo un Avance Fsico estimado del 4%. El Consejo Nacional de reas Protegidas CONAP dio el aval hasta el 28 de febrero del 2012, donde remite opinin favorable mediante providencia numero 140/2012 D.J. del expediente del Centro Educativo tipo B dirigida a la Direccin General de Gestin Ambiental y Recursos Naturales del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales MARN para que este emita la resolucin de impacto ambiental. Construccin de Muro perimetral De la Sede Regional Sur de Escuintla. La obra consiste en la construccin de tres muros linderos, de mampostera reforzada, proteccin de muros con acabado con sabieta (cemento, arena de rio y cal), uniformidad de altura de todos los muros a 3.5 mts, suministro y colocacin de razor ribbon doble electrificado y suministro y colocacin de dos portones de 5.0 de ancho y 4.20 de altura.
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Se hicieron los decrementos e incrementos correspondientes a: Orden de Cambio ORDEN O-SAT-GIE-001-2011, con monto de VEINTIN MIL DOSCIENTOS SETENTA Y DOS QUETZALES CON CINCO CENTAVOS (Q21,272.05). 7.80% de decremento del monto original del contrato. Orden de Trabajo Suplementario ORDEN O-SAT-GIE-002-2011, con monto de OCHO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y NUEVE QUETZALES CON SETENTA CENTAVOS (Q8,339.70). 3.06% ms del monto original del contrato; Orden de trabajo extra ORDEN O-SAT-GIE-003-2011, con monto de QUINCE MIL NOVECIENTOS VEINTE QUETZALES CON OCHENTA CENTAVOS (Q15,920.80). 5.84% ms del monto original del contrato, de fecha 28 de febrero de 2011; El valor total modificado fue de dos mil novecientos ochenta y ocho quetzales con cuarenta y cinco centavos (Q2,988.45), representando un 0.84% de incremento del valor original del Contrato, con un monto ajustado de DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS SIETE QUETZALES CON NOVENTA CENTAVOS (Q275,707.90). Segn ACTA NUMERO CERO CUATRO DIAGONAL DOS MIL ONCE (No. 04/2011) del Libro de Actas de Compras y Contrataciones de la Superintendencia de Administracin Tributaria Coordinacin Regional Sur, el proyecto fue recepcionado por la comisin receptora y Liquidadora con fecha trece (13) de julio de dos mil once (2011) y fueron finalizados el dieciocho (18) de marzo de dos mil once (2011) de forma satisfactoria; segn consta en ACTA NUMERO CERO CINCO DIAGONAL DOS MIL ONCE (No. 05/2011) del Libro de Actas de Compras y Contrataciones de la Superintendencia de Administracin Tributaria Coordinacin Regional Sur, el proyecto fue liquidado por la comisin receptora y Liquidadora con fecha veintisis (26) de julio de dos mil once (2011). Se evalu fsicamente, los reglones contratados mediante el referido contrato, orden de cambio, trabajo extra y trabajo suplementario de lo cual se obtuvo un Avance Fsico del 100%. Proyecto Ejecutivo que incluye: Estudios, diseos, planos y especificaciones tcnicas para la construccin del complejo aduanero y el mdulo habitacional para los trabajadores de la SAT, en el Puerto Fronterizo El Ceibo, Departamento de Petn. Se verifico el cumplimiento de los procedimientos, leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, bases de contratacin que contiene el mencionado proyecto fsico-documental, que consiste en estudios, diseos, dibujos constructivos, planificacin, especificaciones, cuantificacin, presupuesto y
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programacin para efectuar la urbanizacin, construccin de infraestructura, adquisicin del equipo requerido para su funcionamiento, de lo cual se obtuvo un Avance Fsico documental del 100%. Como resultado del proceso de fiscalizacin a la infraestructura pblica, no se detectaron anomalas o aspectos relevantes que ameriten hallazgos. Otros aspectos Plan Operativo Anual Se determin que fue presentado ante la Contralora General de Cuentas el Plan Operativo Anual, determinndose que no se puede medir el avance de la gestin en virtud que no describe especficamente los programas a desarrollar, las cantidades a ejecutar e invertir, ni la fecha a cumplir con las metas. Plan Anual de Auditora La entidad formul su Plan Anual de Auditoria el cual contiene la programacin de la auditoria cumpliendo las metas. Convenios Durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 no se suscribieron convenios, sin embargo el convenio de fecha 26/03/2010 de Cooperacin Tecnica no Reembolsable, ATN/ME-12051-GU, suscrito SAT-BID, tiene saldo en cuenta bancaria de Q392,017.34, el convenio 00049021 de fecha 18/01/2006 de UNOPS al 31/12/2011 a ejecutado Q58,417,751.14, el convenio GUA/05/012 de fecha 06/09/2005 de PNUD al 31/12/2011 a ejecutado Q49,107,452.17. Donaciones Las donaciones fueron otorgadas en Bienes por la Secretaria de Integracin Econmica Centroamericana (SIECA) consistente en equipo mdico-sanitario y de laboratorio, Sistema de rayos x por valor de Q3,441,965.88, Agencia de Cooperacin Internacional de Corea (KOICA) consistente en equipo para la mejora del mdulo de gestin de riesgo, establecimiento de un Data Warehause por valor de Q118,138.30 y donaciones en efectivo por el Banco Interamericano de Desarrollo(BID) para el Proyecto de Gestin Tributaria de las MIPYMES por valor de Q662,302.20.
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Prstamos Durante el ejercicio fiscal 2011. la Superintendencia de Administracin Tributaria, no recibi prstamos. Sistemas Informticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza los siguientes sistemas: de contabilidad Integrada SICOIN WEB, PROSIS Y SAFI. Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones Segn reporte generado en Guatecompras de fecha 02 de mayo de 2012 la entidad public y gestion en el Sistema de Informacin de Contrataciones Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS los anuncios o convocatorias y toda la informacin relacionada con la compra, contratacin de bienes, suministros, obras y servicios que se requirieron. Se determin que en el proceso se presentaron 14 inconformidades, las cuales fueron contestadas por la entidad, rechazando 12 y aceptando 2; as mismo se adjudicaron 25 eventos de cotizacin, 06 compra directa, 02 eventos por excepcin y otros procedimientos. Sistema Nacional de Inversin Pblica En el ao 2011, no se realizaron proyectos de inversin, se concluyeron 2 proyectos que al 31 de diciembre de 2010 quedaron como obras en arrastre.
Licenciado Miguel Arturo Gutirrez Echeverra Superintendente Superintendencia de Administracin Tributaria Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaa de (del) Superintendencia de Administracin Tributaria, al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin de estos estados financieros basados en nuestra auditora. Condujimos nuestra auditora de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditora para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora proporciona una base razonable para nuestra opinin. En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posicin financiera de (del) Superintendencia de Administracin Tributaria, al 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, para el ao que termin en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 25 de mayo de 2012
REA FINANCIERA
LIC. ANGEL MAURICIO ANDRES CAAL Auditor Gubernamental
LIC. CARLOS HUMBERTO ESTRADA LOPEZ Auditor Gubernamental
LIC. LUDMILLA ARABELLA FAGGIOLY ZEPEDA Auditor Gubernamental
LIC. PEDRO ALBERTO CHACON VELEZ Auditor Gubernamental
LIC. VICTOR HUGO HERNANDEZ ALVARADO Coordinador de Comisin
Estados Financieros
INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Licenciado Miguel Arturo Gutirrez Echeverra Superintendente Superintendencia de Administracin Tributaria Su Despacho En la planeacin y ejecucin de nuestra auditora del balance general a Superintendencia de Administracin Tributaria al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao que termin en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditora con el propsito de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relacin a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las aseveraciones de la Administracin en los estados financieros, son los siguientes: rea Financiera 1 Plan Operativo Anual -POA- incongruente con el anteproyecto de presupuesto y presupuesto aprobado de la institucin 2 Incumplimiento del perfil de efectividad del puesto 3 Manual de procedimientos de operaciones de horas extraordinarias sin registro interno 4 Pago de tiempo extraordinario sin programacin 5 Falta de normativa para el control, usos y distribucin de cupones de
combustibles 6 Deficiencia en la seleccin, supervisin y asistencia del personal nombrado para recibir capacitaciones 7 Falta de control en la informacin proporcionada por terceros para realizar cobros Guatemala, 25 de mayo de 2012 REA FINANCIERA
LIC. JOAQUIN AXPUAC AXPUAC Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ARQ. NERY ALBERTO BARAHONA SEGURA Auditor Gubernamental
ING. FELIPE REINALDO QUIONEZ MANSILLA Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Control Interno rea Financiera Hallazgo No.1 Plan Operativo Anual -POA- incongruente con el anteproyecto de presupuesto y presupuesto aprobado de la institucin Condicin Al evaluar el Plan Operativo Anual correspondiente al ejercicio fiscal 2011, se determin que el mismo no tiene relacin con el anteproyecto de presupuesto, en virtud que no describe especficamente los programas a desarrollar, las cantidades a ejecutar e invertir, ni la fecha a cumplir con las metas, describiendo actividades a nivel general que no se sujetan a una evaluacin ni a un cronograma. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 4.2 PLAN OPERATIVO ANUAL, establece: El Plan Operativo Anual, constituye la base tcnica para una adecuada formulacin presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma tcnica y objetiva , sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas segn su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harn posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deber existir interrelacin entre ambos. norma 4.3 INTERRELACION PLAN OPERATIVO ANUAL Y ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO, establece: El Ministerio de Finanzas Pblicas, la Mxima Autoridad de las entidades descentralizadas y autnomas y SEGEPLAN deben verificar que exista congruencia entre el POA y el Anteproyecto de Presupuesto, previo a continuar con el proceso presupuestario. Cualquier modificacin que se considere necesaria debe comunicarse oportunamente a cada entidad para que realice los ajustes tanto en el POA como en el Anteproyecto de Presupuesto. Causa Deficiente supervisin por parte del Gerente de Planificacin, para verificar que el Plan Operativo Anual rena los elementos tcnicos y financieros necesarios y falta de actualizacin del mismo. Efecto No se puede medir los objetivos y metas a ejecutar en el periodo fiscal de la institucin.
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Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Planificacin para que el POA cumpla con los elementos tcnicos y financieros y que sea congruente con el anteproyecto de presupuesto. Comentario de los Responsables En oficio No. C-SAT-GPDI-077-2012 de fecha 07 de mayo de 2012 el Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional, manifiesta: Se indica en la Condicin que el POA no describe especficamente los programas a desarrollar, las cantidades a ejecutar e invertir, ni la fecha a cumplir con las metas, describiendo actividades a nivel general que no se sujetan a una evaluacin ni a un cronograma. El documento del POA 2011 versin 30 de noviembre de 2010 (entregado a la CGC el 7 de diciembre de 2010) en el tercer prrafo de la seccin Presentacin (pgina 3 de 12) especfica que en dicho documento se incluye nicamente un resumen y alcance por dependencia administrativa de los principales programas, y el resumen de los proyectos y su alcance segn la clasificacin institucional: institucionales, de mejora operativa o programas especiales y de infraestructura, indicando tambin en el cuarto prrafo sobre la disposicin de la informacin a detalle: la documentacin y detalles especficos se encuentran disponibles dentro de la institucin. En adicin a lo anterior en el mes de octubre de 2011, la delegacin de la Contralora General de Cuentas bajo la coordinacin del Lic. Vctor Hugo Hernndez Alvarado, solicit al Gerente de Planificacin por la va telefnica el detalle de las metas del POA, por lo que se procedi a hacer entrega de la informacin requerida en fecha 19 de octubre de 2011. Es importante aclarar que la metodologa de planificacin de la SAT incluye cada ao un proceso de planificacin estratgica y de planificacin operativa anual en la cual cada dependencia para el caso de los proyectos detalla en forma cronolgica las actividades a desarrollar con fechas programadas de inicio y de finalizacin, y para los programas recurrentes los indicadores y metas estimados que se cumplirn en el ao, y es sobre dicha base que se formula el presupuesto en la parte correspondiente. Por lo anterior se considera que la causa indicada en el Hallazgo No.1 no est sustentada ya que esta Gerencia verific que el POA de la SAT 2011, al igual que el de cada ao, reuniera todos los elementos tcnicos y financieros que metodolgicamente se han establecido en la Institucin. En cuanto a lo que se indica en el efecto del Hallazgo No. 1, se considera que el mismo no est sustentado ya que se indica que no se puede medir el objetivo y
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metas a ejecutar en el periodo fiscal de la Institucin, situacin que difiere de la realidad, ya que para cada objetivo y meta establecida, se han realizado mediciones peridicas que fueron ingresadas en el sistema que se utiliza para dar seguimiento especficamente al POA de la SAT, las cuales son reportadas oportunamente, informacin que puede ser consultada en el sistema PROSIS de la SAT en el momento en que sea requerido, para evidenciar dicha situacin. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que el POA presentado por la Superintendencia de Administracin Tributaria ante la Contralora General de Cuentas describe nicamente un resumen de los programas que realizan las diferentes intendencias y Gerencias, sin definir los recursos financieros necesarios para obtener los objetivos y las metas, as mismo se requiri el POA actualizado para determinar si se haba cumplido con las Normas Generales de Control lnterno, estableciendo que el mismo describe a nivel general proyectos institucionales, de mejora operativa y de infraestructura que no existe interrelacin con el presupuesto aprobado para la SAT en el ao 2011. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional, por la cantidad de Q20,000.00. Hallazgo No.2 Incumplimiento del perfil de efectividad del puesto Condicin En el programa 1, actividades centrales, ubicacin geogrfica 100, coordinacin, administracin y normatividad Superintendencia de Administracin Tributaria, al comparar los puestos desempeados por el personal contra los perfiles de puestos, se determin que la persona que se desempea como Subgerente Financiero, no cumple con el perfil del puesto, Cdigo SAT-06-04-280, en virtud que para desempearlo se requiere grado universitario a nivel de Maestra en la carrera de Contador Pblico y Auditor, Administrador de Empresas, economista o carrera afn, y la persona que ocupa el puesto tiene pensum cerrado de Agronoma. Asimismo la persona que se desempea como Asistente del Secretario del Directorio, Cdigo SAT-05-07-364, tiene como profesin, Secretaria Bilinge y el puesto establece pensum cerrado en la carrera de Administracin de Empresas o carrera afn.
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Criterio La Resolucin de la Superintendencia nmero SAT-S-1-2010 que aprueba el Manual de Descripcin de Puestos y sus anexos, en el numeral 2 Anlisis y Construccin del Perfil de Efectividad, numeral romanos VII. Requisitos Mnimos del Puesto, Cdigo SAT-06-04-280, Educacin, establece: Requiere grado universitario a nivel de Maestra en la carrera de Contador Pblico y Auditor, Administrador de Empresas, economista o carrera afn. Para el puesto de Subgerente Financiero; y el Cdigo SAT-05-07-364, Educacin, indica: Requiere pensum cerrado en la carrera de Administracin de Empresas o carrera afn. para el puesto de Asistente del Secretario del Directorio. El Acuerdo No. 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 3.3, Seleccin y Contratacin, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas para la seleccin y contratacin de personal, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativas aplicables. El Acuerdo de Directorio nmero 2-2008, del Directorio de la Superintendencia de Administracin Tributaria, Reglamento de Trabajo y Gestin del Recurso Humano de la Superintendencia de Administracin Tributaria, artculo 22 Puestos de Libre Nombramiento y Remocin Calificada, establece: El ejercicio de las funciones en los puestos de libre nombramiento y remocin calificada, no estar sujeto a las disposiciones del presente Reglamento en lo que a carrera administrativa, nombramiento y remocin se refiere; y comprende los puestos de: Intendentes, Gerentes, Sugerentes y Secretario General. Las personas que ocupen estos puestos, debern cumplir con el perfil establecido para los mismos. El perfil de Efectividad del puesto, de Gerente de Recursos Humanos, Cdigo Puesto: SAT-07-03-131, en el numeral romano VI. Otras Funciones del Puesto, numeral 4., establece: Cumplir y hacer cumplir la ley orgnica de la SAT en materia de gestin del recurso humano y las normas legales que en forma supletoria regulan a la SAT, as como el reglamento interno de trabajo y todas las normas aplicables en la materia. Causa La Gerencia de Recursos Humanos no observa lo establecido en los acuerdos y resoluciones. Efecto Que los resultados de las funciones o tareas desempeadas administrativa y financieramente asignadas al personal, no renan las necesidades de la institucin.
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Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos para que las contrataciones del personal se ejecuten con estricto apego a los perfiles del puesto diseados para el efecto. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha Guatemala 7 de mayo de 2012, el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recursos humanos, manifiesta: Al respecto, me permito hacer de su conocimiento que este Hallazgo, Incumplimiento del perfil de efectividad del puesto en el que se determina que la persona que se desempea como Subgerente Financiero, no cumple con el perfil del puesto, el mismo ya fue planteado con anterioridad, en el ao 2007, cuando se practic Auditora por parte de la Contralora General de Cuentas a la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, identificada con la Cuenta S3-16, por el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006. En esa oportunidad, la entidad fiscalizadora del Estado, por medio de la Situacin y Recomendacin nmero 4 de la Nota de Auditora No. CAG-SAT-003-2007, de fecha 30 de mayo de 2007, de la Comisin de Auditora Gubernamental designada para Practicar Auditora Financiera en la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2006, sobre el particular, manifiesto lo siguiente: La situacin sealada indica: 4. Contratacin de Personal sin llenar el perfil requerido Derivado de la revisin efectuada en el Grupo 0, rengln 011, se constat que la plaza de sub-Gerente financiero, se encuentra ocupada por una persona que no llena el perfil establecido en el Reglamento respectivo. Recomendacin La Superintendente de Administracin Tributaria SAT-, debe girar instrucciones a la Gerencia de Recursos Humanos a efecto que se proceda conforme lo establece el reglamento respectivo. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIN SOBRE LA SITUACIN SEALADA (en el ao 2007): Sobre la situacin sealada, la Superintendente de Administracin Tributaria mediante el Oficio O-SAT-S-197-2007 de fecha 17 de julio de 2007, se permiti hacer las siguientes consideraciones:
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De conformidad con el artculo 36 del Decreto nmero 1-98 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Superintendencia de Administracin Tributaria, el personal de la SAT est sujeto al rgimen laboral y de remuneraciones establecido de acuerdo a las normas de la materia contenidas en la Constitucin Poltica de la Repblica, en los Convenios Internacionales de Trabajo suscritos y ratificados por Guatemala y el Reglamento de Trabajo especfico de la SAT aprobado por el Directorio. Supletoriamente se aplicar el Cdigo de Trabajo. Sobre el particular, el Acuerdo de Directorio nmero 7-98, Reglamento de Trabajo de la Superintendencia de Administracin Tributaria, establece en los artculos 18 y 25, lo siguiente: ARTCULO 18. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS. Funcionario o empleado es toda persona nombrada para ejercer una posicin en la SAT, que ha tomado posesin de su cargo y cuya relacin laboral se rige por su contrato individual de trabajo, las disposiciones contempladas en el presente Reglamento y dems normas que le sean aplicables. Para el ejercicio de sus funciones y actividades, la SAT cuenta con personal a su servicio, que se clasifica como: a)Funcionarios: Personal en el que se deposita la administracin de la SAT,asignndole las atribuciones y aplicndole las caractersticas correspondientes al personal de confianza. Para los efectos de este Reglamento son funcionarios de la SAT: Subgerente (El resaltado no aparece en el texto original, es propio de este documento) ARTCULO 25. LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIN Sern tambin de libre nombramiento y remocin, nicamente durante los cinco primeros aos de funcionamiento de la SAT los Subgerentes y los Jefes (El resaltado no aparece en el texto original, es propio de este documento) De manera supletoria para la SAT, el ltimo prrafo del artculo 351 del Decreto nmero 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Cdigo de Trabajo, establece: ARTICULO 351 Se consideran cargos de confianza aqullos para cuyo ejercicio es bsico que quien los desempee tenga idoneidad moral reconocida, y correccin o discrecin suficientes para no comprometer la seguridad de la respectiva empresa. (El resaltado no aparece en el texto original, es propio de este documento) Para interpretar qu significa personal de confianza y de libre nombramiento y remocin se debe aplicar lo que al respecto establece el Decreto nmero 2-89 del
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Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley del Organismo Judicial que, en sus artculos que se relacionan con este caso, establece: Artculo 1. Normas Generales. Los preceptos fundamentales de esta ley son las normas generales de aplicacin, interpretacin e integracin del ordenamiento jurdico guatemalteco. Artculo 10. Interpretacin de la ley. Las normas se interpretarn conforme a su texto, segn el sentido propio de sus palabras, a su contexto y de acuerdo con las disposiciones constitucionales. Cuando una ley es clara, no se desatender su tenor literal con el pretexto de consultar su espritu. El conjunto de una ley servir para ilustrar el contenido de cada una de sus partes, pero los pasajes de la misma se podrn aclarar atendiendo al orden siguiente: A la finalidad y al espritu de la misma; A la historia fidedigna de su institucin; A las disposiciones de otras leyes sobre casos o situaciones anlogas; Al modo que parezca ms conforme a la equidad y a los principios generales del derecho. Artculo 11. Idioma de la ley. El idioma oficial es el espaol. Las palabras de la ley se entendern de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Espaola, en la acepcin correspondiente, salvo que el legislador las haya definido expresamente. Si una palabra usada en la ley no aparece definida en el Diccionario de la Real Academia Espaola, se le dar su acepcin usual en el pas, lugar o regin de que se trate. Las palabras tcnicas utilizadas en la ciencia, en la tecnologa o en el arte, se entendern en su sentido propio, a menos que aparezca expresamente que se han usado en sentido distinto. En ese sentido se considera que, con base en la finalidad y espritu de las normas del Reglamento de Trabajo de la SAT citadas, las disposiciones de otras leyes sobre casos y situaciones anlogas, el modo ms conforme a la equidad y los principios generales del derecho, las palabras: personal de confianza y de libre nombramiento y remocin se deben entender, vincular y aplicar conforme el principio jurdico que las concibi, con lo que sobre ellas norma el Decreto nmero 1748 del Congreso de la Repblica, Ley de Servicio Civil que establece: En atencin al Oficio O-SAT-S-197-2007 de la Superintendencia de Administracin Tributaria, la Direccin de Asuntos Jurdicos de la Contralora General de Cuentas emiti el Dictamen Providencia nmero 000480 de fecha 23 de julio de 2007, en el cual se concluye con la opinin siguiente:
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Con base en el anlisis, estudio y las normas legales citadas, esta Direccin, OPINA: Que la persona nombrada como Subgerente Financiero, cumple con el perfil que establece el Reglamento de Trabajo de la Superintendencia de Administracin Tributaria, por lo que la recomendacin deviene improcedente toda vez que los requisitos de contratacin han cumplido con las normas citadas en el anlisis, en consecuencia se sugiere dejar sin efecto la recomendacin y hacerlo de conocimiento de la Directora de la Superintendencia de Administracin Tributaria. De compartir y aprobar la presente opinin, se recomienda trasladar las presentes diligencias a la Secretara General, para efectos de la notificacin que corresponde. Con base en el citado Dictamen, por medio de Providencia Resolutiva, Clasificacin 4326-20000-S-10-2007, nmero 5547 de fecha 30 de julio de 2007, el Secretario General de la Contralora General de Cuentas y el Subcontralor de la Contralora General de Cuentas, indicaron: Con lo manifestado por la Direccin de Asuntos Jurdicos, mediante Providencia No. 000480 de fecha 23 de julio de 2007, que este Despacho comparte, atentamente se trasladan las presentes diligencias a la Secretara General, para su conocimiento y efectos procedentes. Por medio de Notificacin de fecha 18 de septiembre de 2007, dicha Providencia Resolutiva fue hecha del conocimiento de la Superintendente de Administracin Tributaria. Por medio de la Hoja de Trmite HT-SAT-S-2558-2007 de fecha 27 de septiembre de 2007 del Despacho del Superintendente, fueron trasladadas la Notificacin de fecha 18 de septiembre de 2007, la Providencia Resolutiva, Clasificacin 4326-20000-S-10-2007, nmero 5547 de fecha 30 de julio de 2007, y el Dictamen Providencia nmero 000480 de fecha 23 de julio de 2007, de la Contralora General de Cuentas, todos sobre el mismo caso objeto del presente hallazgo, a la Gerencia de Auditora Interna, a la Gerencia de Recursos Humanos, a la Gerencia Administrativa Financiera y a la Gerencia General de Gestin de Recursos, todas dependencias de la Superintendencia de Administracin Tributaria, para su conocimiento; razn por la cual cuando ocup el puesto de Gerente de Recursos Humanos de la SAT, siempre di, como legalmente corresponde, por resuelto el caso del Subgerente Financiero. Derivado de lo expuesto, la Contralora General de Cuentas ya se ha pronunciado
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a travs de sus correspondientes autoridades sobre una misma circunstancia, razn por la cual solicito considerar el presente hallazgo, porque de lo contrario existir una falta de certeza en los actos propios de la citada Contralora lo cual generara una incertidumbre administrativa en las instituciones estatales, contraria al ordenamiento jurdico que determina que los actos pblicos deben tener la certeza respectiva frente a similares circunstancias, como acontece en el presente caso, el cual ya fue conocido y desvanecido oportunamente. Todo lo anterior lo expongo como pruebas de descargo del indicado hallazgo, del cual se me pretende hacer responsable por lo siguiente: El contrato individual de trabajo nmero 049-99, fue suscrito entre la SAT el actual Subgerente Financiero el 28 de diciembre de 1998. Cuando fue planteado el posible hallazgo en el ao 2007 y posteriormente fue emitida la Nota de Auditora No. CAG-SAT-003-2007, de fecha 30 de mayo de 2007, ocupaba el puesto de Subgerente Financiero la misma persona que fue nombrada en ese puesto el 28 de diciembre de 1998. Ahora que se me propone imponer el Hallazgo de Control Interno No. 3, ocupa el puesto de Subgerente Financiero la misma persona que fue nombrada el 28 de diciembre de 1998, y a la que se refera la Nota de Auditora No. CAG-SAT-003-2007, de fecha 30 de mayo de 2007 Por otro lado es necesario manifestar que el principio jurdico "non bis in idem", que Cabanellas (1992) lo define como un aforismo latino que significa no dos veces sobre lo mismo y De Len Villalba (1998) califica el non bis in idem, o tambin llamado ne bis in idem, como un criterio de interpretacin o solucin a constante conflicto entre la idea de seguridad jurdica y la bsqueda de justicia material, que tiene su expresin en un criterio de la lgica, de que lo ya cumplido no debe volverse a cumplir. En otras palabras, el ne bis in idem, garantiza a toda persona que no sea juzgado nuevamente por el mismo delito o infraccin, a pesar de que en el juicio primigenio fue absuelto o condenado por los hechos que se pretenden analizar por segunda ocasin; supone, en definitiva, la prohibicin de un ejercicio reiterado del ius puniendi del Estado, que impide castigar doblemente tanto en el mbito de las sanciones penales como en el de las administrativas. Es reconocido por la teora del derecho que dicho principio impide que, a travs de procedimientos distintos, se sancione repetidamente la misma conducta o caso, pues semejante posibilidad entraara, en efecto, una inadmisible reiteracin en el ejercicio del ius puniendi del Estado e, inseparablemente, una abierta contradiccin con el mismo derecho a la presuncin de inocencia, porque la
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coexistencia de dos procedimientos sancionadores para un mismo y determinado hecho deja abierta la posibilidad, contraria a aquel derecho, de que unos mismos hechos, sucesiva o simultneamente, existan y dejen de existir para los rganos del Estado. En relacin al puesto de Asistente del Secretario del Directorio, Cdigo SAT-05-07-364, tiene como profesin Secretaria Bilinge, adems de ser Licenciada en Administradora de Empresa, por lo que cumple con el requisito establecido por el perfil de efectividad del puesto. En virtud de lo cual respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo tal como fue formulado en virtud de que los argumentos expuestos no lo desvirtan ya que la normativa interna establece que quienes ocupen los puestos de Intendentes, Gerentes, Subgerentes y Secretario General, debern cumplir con el perfil establecido para los mismos.", en el caso de la persona que se desempea como Asistente del Secretario del Directorio, Cdigo SAT-05-07-364, no adjuntaron el documento que la acredita como profesional universitario. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 39, numeral 18 para el Ex Gerente de Recursos Humanos, por la cantidad de Q20,000.00. Hallazgo No.3 Manual de procedimientos de operaciones de horas extraordinarias sin registro interno Condicin En el programa 1, actividades centrales, ubicacin geogrfica 100, coordinacin, administracin y normatividad Superintendencia de Administracin Tributaria, en la Gerencia de Recursos Humanos, el Gerente de Recursos Humanos aprob el 31 de mayo de 2011, el manual de procedimiento de operacin de horas extraordinarias, el cual no traslado a la Secretara General para su registro en el plazo establecido de veinte das hbiles contados a partir de la fecha de su emisin, mismo que no ha sido entregado.
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Criterio Resolucin de Superintendente nmero S-428-2009, Reglamento del Registro de Normativas de los rganos y Dependencias de la Superintendencia de Administracin Tributaria, establece: segundo. Normativa. Para el efecto del presente reglamento, se entiende por normativa al conjunto de procesos y procedimientos debidamente detallados que regulan la gestin interna de los rganos y dependencias de la Superintendencia de Administracin Tributaria, los cuales sern previamente aprobados por las Gerencias e intendencias que correspondan. Tercero. Emisin de Normativas, Los rganos y dependencias de segundo y tercer nivel de la Superintendencia de Administracin Tributaria, sern responsables de: 1. Emitir las normativas y velar porque las mismas se cumplan con las formalidades exigidas por el presente reglamento, as como de no contradecir lo establecido en el Cdigo Tributario, leyes tributarias y leyes aduaneras de la legislacin. 2. Solicitar el registro de la normativa ante la Secretaria General. y Cuarto. Plazo. El plazo para registrar las normativas ante la Secretara General es de veinte das hbiles contados a partir de la fecha de su emisin. Causa El Gerente de Recursos Humanos no traslado, para su registro, el manual de procedimientos de operaciones de horas extraordinarias, a Secretara General. Efecto Desconocimiento de las Gerencias de la aplicacin de esta normativa. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos, para que traslade, para su registro, a la Secretaria General, de forma inmediata, lo establecido en la normativa aprobada y oficialice a las Gerencias la aplicacin de las mismas. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha Guatemala 7 de mayo de 2012, el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recursos humanos, manifiesta: Luego de haber sido aprobado el Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias, la Gerencia de Recursos Humanos traslad mediante memorndum el contenido del mismo a todas las unidades administrativas de la SAT. Asimismo, la misma fue trasladada en tiempo a la Secretara General para el registro correspondiente. En virtud de lo cual respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo.
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Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los argumentos expuestos no lo desvirtan ya que en Hoja de trmite HT-SAT-GRRHH-166-2012 del 27 de marzo de 2012, el Gerente de Recursos Humanos interino, manifiesta: el 19 de enero del presente ao se enviaron todos los procedimientos del Departamento de Administracin y Contratacin donde estaba incluido el de Horas Extras para su debida codificacin y aprobacin. Pero en Hoja de Trmite HT-SAT GAF-392-2012 de fecha 6 de marzo de 2012, dirigido al Secretario General, se estableci que entre los proyectos de normativas trasladados, no se encuentra el manual de procedimientos de operaciones de horas extraordinarias. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Recursos Humanos, por la cantidad de Q8,000.00. Hallazgo No.4 Pago de tiempo extraordinario sin programacin Condicin En el programa 1, actividades centrales, ubicacin geogrfica 100, coordinacin, administracin y normatividad Superintendencia de Administracin Tributaria y sus regionales, se pago tiempo extraordinario sin evaluar previo la necesidad del servicio. Criterio El Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias, PR-GRH/DAD-RH-14, aprobado el 31 de mayo de 2011, en la norma interna 4., establece: Las horas extras laboradas deben responder a un programa, por lo que las fracciones de tiempo ya sea antes o despus que no se incluyan dentro del programa, no sern reconocidas para pago.; la 5., indica: Los trabajadores que realicen horas extras deben contar con la aprobacin de su jefe inmediato, quien est obligado a determinar si las mismas son necesarias y a elaborar el programa de horas extras. El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, romano II, numeral 8, literal c. Instrucciones por escrito, establece: Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y
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especficas, dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados. Causa Incumplimiento al Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias por el Gerente de Recursos Humanos y Gerentes Regionales: Central, sur, Occidente, Nororiente. Efecto Riesgo de efectuar pagos que no estn plenamente justificados. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos y a los Gerentes Regionales para que previo a reportar el tiempo extraordinario, justifiquen y elaboren una programacin con base a necesidades. Comentario de los Responsables En oficio No. O-SAT-GRO-003-2012 de fecha Quetzaltenango, Mayo 04 de 2012, el Gerente Regional de Occidente, manifiesta: La Gerencia Regional de Occidente no tena conocimiento de la existencia del Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14, aprobado el 31 de mayo de 2011, referido en el hallazgo. Esta disposicin se dio a conocer a la Delegacin de Recursos Humanos de la Gerencia Regional Occidente y, a Funcionarios de otras dependencias por parte de la Gerencia de Recursos Humanos, el da mircoles 21 de Diciembre del ao 2011 a las 11:53 horas; por medio de correo electrnico emitido por el Licenciado Alejandro Jos Cordn Benavides, Jefe del Departamento de Administracin y Contratacin, de la Gerencia de Recursos Humanos. Con el correo anteriormente indicado se remiti el Memorando M-SAT-GRRHH-576-2011, de fecha 22 de Diciembre del ao 2011, con el cual se trasladaba el procedimiento de horas extras. El referido memorando est firmado por el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, Gerente de Recursos Humanos, el cual literalmente dice: Por este medio les hago de conocimiento la normativa descrita en el Procedimiento de Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14, a la cual deben de estar apegadas todas las horas extras de la Institucin y ser un punto de partida para las revisiones y as proceder al pago de las mismas, ya que de no cumplir con la misma no se efectuar ningn pago por este concepto. As mismo por medio de correo electrnico de fecha 21 de Diciembre de 2011, enviado a las 02:34 P.M., El Licenciado Alejandro Jos Cordn Benavides Jefe del
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Departamento de Administracin y Contratacin, de la Gerencia de Recursos Humanos, nos gira la instruccin de que esta normativa aplicaba al pago de tiempo extraordinario del ao 2012, mismo que literalmente dice: les encargo la normativa de extras para el otro ao, ms que todo en lo que nos debemos enfocar mas el otro ao. Por tal motivo, la Delegacin de Recursos Humanos de la Gerencia Regional Occidente empez a solicitar a los Jefes de Divisin la programacin de tiempo extraordinario, a partir del mes de enero del ao 2012; por lo anteriormente explicado se solicita ante la Contralora General de Cuentas, el desvanecimiento del hallazgo, Pago de Tiempo Extraordinario sin programacin Medios de prueba: Correo electrnico de fecha 21 de Diciembre, enviado por el Licenciado Alejandro Cordn, en el cual trasladan el memorando M-SAT-GRRHH-576-2011. Memorando M-SAT-GRRHH-576-2011, de fecha 22 de diciembre de 2011, signado por el Licenciado Ramn Fin Montero, en el cual trasladan la normativa de horas extraordinarias. Correo electrnico de fecha 21 de Diciembre, enviado por el Licenciado Alejandro Cordn, en el cual nos giran instrucciones para aplicar la normativa a partir del ao 2012. Hoja de tramite No. HT-SAT-DRRHH-021-2012, de fecha 20 de enero de 2012, con la cual se traslado la normativa a los Jefes de la Regin Occidente. Correo electrnico de fecha 29 de diciembre, en el cual se traslada la normativa a los Jefes y Administradores de la Regin Occidente. En oficio No. O-SAT-GRN-001-2012 de fecha Guatemala, 04 de mayo de 2012, el Gerente Regional Nororiente, manifiesta: El Manual de Procedimientos de Operaciones de Horas Extraordinarias (PR-GRH/DAD-RH-14) fue elaborado el 01/04/2011, revisado el 05/04/2011 y aprobado el 31/05/2011 por la Gerencia de Recursos Humanos. Con fecha 21/12/2011 por medio de correo electrnico enviado por el Licenciado Alejandro Jos Cordn Benavides, Jefe del Departamento de Administracin y Contratacin, de la Gerencia de Recursos Humanos, dio a conocer e inform al Superintendente, Intendentes y Gerentes de SAT, que la normativa descrita en el Memorndum M-SAT-GRRHH-576-2011 (normativa de Procedimiento de
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Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14) debe cumplirse para el pago de las horas extras para el ao 2012. (Se adjunta Correo electrnico enviado por el Lie. Cordn Benavides y Memorndum M-SAT-GRRHH-576-2011). Por lo anterior, no debe considerarse como hallazgo o incumplimiento al Manual de Procedimientos de Operaciones de Horas Extraordinarias, tomando en cuenta lo siguiente: 1) el 21/12/2011 se dio a conocer a los Funcionarios y Delegaciones de Recursos Humanos de la normativa en asunto; y 2) En dicha normativa se recibi indicaciones que debe cumplirse para el pago de las horas extras en el ao 2012. Por lo expuesto respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo. En oficio No. O-SAT-GRC-24-2012 de fecha 07 de mayo de 2012, el Gerente Regional Central, manifiesta: El Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14, aprobado el 31 de mayo de 2011, en la norma interna 4.; ciertamente establece que las horas extraordinarias laboradas deben responder a un programa, sin embargo esta disposicin se dio a conocer a la Delegacin de Recursos Humanos de la Gerencia Regional Central y a Funcionarios de otras dependencias, el da mircoles 21 de Diciembre del ao 2011 a las 11:53 horas; por medio de correo electrnico emitido por el Licenciado Alejandro Jos Cordn Benavides, Jefe del Departamento de Administracin y Contratacin, de la Gerencia de Recursos Humanos, con el cual remiti el M-SAT-GRRHH-576-2011, de fecha 22 de Diciembre del ao 2011, con la instruccin de que aplicaba al pago de tiempo extraordinario del ao 2012. El referido documento estaba firmado por el licenciado Ramn Antonio Felipe Fion Montero, Gerente de Recursos Humanos, y literalmente dice: Por este medio les hago de conocimiento la normativa descrita en el Procedimiento de Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14, a la cual deben de estar apegadas todas las horas extras de la Institucin y ser un punto de partida para las revisiones y as proceder al pago de las mismas, ya que de no cumplir con la misma no se efectuar ningn pago por este concepto. Por tal motivo, el Gerente Regional Central instruy a la Delegacin de Recursos Humanos de dicha regional, implementar y solicitar a los Jefes de Divisin la programacin de tiempo extraordinario, a partir del mes de enero del ao 2012. En conclusin, esta Gerencia no incumpli con la aplicacin del manual de procedimientos de operacin de horas extraordinarias, ya que el mismo fue
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instruido que se implementara en la gerencia de merito, despus de haber recibido la instruccin por escrito por parte de la gerencia de recursos humanos. Por lo que solicitamos a su honorable persona el desvanecimiento del presente hallazgo. En oficio No. O-SAT-GRS-007-2012 de fecha Guatemala, 03 de mayo de 2012, el Gerente Regional Sur, manifiesta: Hago de conocimiento que el Manual de Procedimientos de Operaciones de Horas Extraordinarias (PR-GRH/DAD-RH-14) fue elaborado el 01/04/2011, revisado el 05/04/2011 y aprobado el 31/05/2011 por la Gerencia de Recursos Humanos. Con fecha 21/12/2011 por medio de correo electrnico enviado por el licenciado Alejandro Jos Cordn Benavides, Jefe del Departamento de Administracin y Contratacin, de la Gerencia de Recursos Humanos, dio a conocer e informo al Superintendente, Intendentes, Gerentes y subgerentes de SAT, que la normativa adjunta y descrita en memorndum M-SAT-GRRHH-576-2011 (normativa de Procedimiento de Operacin de Horas Extraordinarias PR-GRH/DAD-RH-14) debe cumplirse para el pago de las horas extras para el ao 2012. (Se adjunta el Manual PR-GRH/DAD-RH-14, Correo electrnico y memorndum M-SAT-GRRHH-576-2011) Por lo anterior, no debe considerarse como hallazgo o incumplimiento al Manual de Procedimientos de Operaciones de Horas Extraordinarias, debido a dos razones: 1) la fecha en que se dio a conocer a los interesados del procedimiento, fue hasta el 21/11/2011, y 2) se recibi indicaciones por escrito que debe cumplirse dicha normativa con el pago de las horas extras en el ao 2012. En Nota s/n de fecha Guatemala 7 de mayo de 2012, el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, Ex Gerente de Recursos Humanos, manifiesta: La Gerencia de Recursos Humanos, luego de haber propuesto el Manual de Procedimientos de Operacin de Horas Extraordinarias de los empleados de la Administracin Tributaria, distribuy la distribucin por memorndum a las Intendencias, Gerencias y todas las unidades administrativas, para que a partir de esa fecha se presentada la programacin del tiempo extraordinario que correspondiera Peridica y sistemticamente, las unidades administrativas presentaron las programaciones de tiempo extraordinario las cuales se encuentran archivadas en el Departamento Administrativo de la Gerencia de Recursos Humanos. En virtud de lo cual respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los argumentos expuestos no lo desvirtan en vista
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de al requerir la programacin del tiempo extraordinario, nicamente adjuntaron el reporte de horas extras de cada mes cuantificando las horas simples y dobles laboradas y en la HOJA DE TRMITE HT-SAT-GRRHH-143-2012 del 14 de marzo de 2012 en el punto 2. Manifiestan. .la programacin y justificacin del tiempo extraordinario, es importante mencionar que la programacin de horas extras se hace en base a la aprobacin del presupuesto de cada ao, ratificando con ello que no existe. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 39, numeral 18 para el Ex Gerente de Recursos Humanos y Gerentes Regionales: Central, Sur, Occidente, Nororiente, por la cantidad de Q8,000.00 para cada uno. Hallazgo No.5 Falta de normativa para el control, usos y distribucin de cupones de combustibles Condicin Al evaluar y analizar los procedimientos de registro, distribucin y control de los cupones de Combustibles, se determin lo siguiente: a) La Superintendencia de Administracin Tributaria no cuenta con normativa y manuales para el uso, control y distribucin de combustibles, b) Falta de actualizacin de los procedimientos vigentes. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma No. 1.4 Funcionamiento de Los Sistemas, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir los reglamentos o normas especficas que regirn el funcionamiento de los sistemas operativos, de administracin y finanzas. El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y especficas, las polticas nacionales, sectoriales e institucionales, as como las normas bsicas emitidas por los rganos rectores en lo que les sea aplicable; y Norma No. 1.10 Manuales De Funciones Y Procedimientos, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe apoyar y promover la elaboracin de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y dems Ejecutivos
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de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgacin y capacitacin al personal, para su adecuada implementacin y aplicacin de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. Causa El Superintendente no ha promovido la elaboracin de manuales y normas para el uso, control y distribucin de los cupones de combustible. Efecto Falta de transparencia en el uso y distribucin de los cupones de combustibles. Recomendacin El Superintendente deber agilizar la elaboracin y autorizacin de las normas, procedimientos y normativas, para el uso, control, custodia y distribucin de cupones de combustible. Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 04 de Mayo de 2012, Licenciado Rudy Baldemar Villeda Vanes, exsuperintendente, manifiesta: Existe el procedimiento PR-GAF/DAD/UAL-AL-08, versin 3 PRCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE CUPONES Y/O VALES DE COMBUSTIBLE POR MEDIO DE ORDEN DE PEDIDO PARA ALMACEN, el cual entre sus objetivos est: el establecer las normas mnimas para la salida de los cupones/vales de combustible que se encuentran bajo el resguardo y custodia del almacn; asimismo establecer la congruencia de los saldos de cupones/vales de combustible que se encuentran fsicamente bajo el resguardo del almacn, con el registro en las tarjetas para control de Almacn (tarjetas Kardex) autorizadas por la Contralora General de Cuentas. RESOLUCION NUMERO SAT-S-171-2010 del Superintendente de Administracin Tributaria Reglamento para la Administracin de los vehculos de la Superintendencia de Administracin Tributaria, en sus artculos 14, establece la Asignacin de combustibles y lubricantes, artculo 15 Asignacin de combustibles y lubricantes para vehculos asignados, la cual se realiza conforme la Tabla de asignacin de combustible para los vehculos de la Superintendencia de Administracin tributaria. RESOLUCIN NUMERO SAT-S-328-2010, de el Superintendente de Administracin Tributaria Reglamento para la Administracin de los Almacenes de Materiales y Suministros de la Superintendencia de Administracin Tributaria, en el cual se menciona entre otros el artculo 6. Administracin de Almacenes, estary su funcin comprende las actividades y procedimientos relativos
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al ingreso, registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y control de los bienes, materiales y suministros. El acuerdo de Directorio nmero 7-2007, indica que Es responsabilidad de las dependencias con funciones Normativas sustantivas, de apoyo tcnico y de gestin de recursos, la emisin y evaluacin de la correcta aplicacin de las normas y procedimientos relativos a su competencia y promover cuando corresponda, las medidas correctivas o sancionadoras que considere pertinentes. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios y pruebas de descargo, no desvanecen el mismo, puesto que en oficio C-SAT-GAF-UA-26-2016 la administracin indica que no existe normativa autorizada, porque todava se encuentra en la fase de revisin, por parte de la Secretara General. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Superintendente, por la cantidad de Q10,000.00. Hallazgo No.6 Deficiencia en la seleccin, supervisin y asistencia del personal nombrado para recibir capacitaciones Condicin Al revisar y analizar los expedientes del rengln 185, Servicios de capacitacin, por el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se determin lo siguiente: a) Las autoridades de SAT, nombraron personal que se encontraba de vacaciones, b) en perodos de pre y pos natal; c) El personal designado se ausenta o no asiste sin justificacin alguna, segn el expediente d) Firma de una persona por otra en las listas de asistencia. As:
No. 1. 2. 3. 4. 5.
No. Cur 4895 5112 4493 629 5582
Fecha del Cur 15-11-2011 22-11-2011 10-10-2011 07-07-2011 14-12-2011
Valor del Cur Q. 32,000.00 34,300.00 52,200.00 36,173.00 35,000.00
Taller o Seminario Cul es tu Everest? Habilidades Administrativas para el logro de metas Fortalecimiento de la Cultura Tributaria SAT 13 aos de compromiso Capacitacin virtual sobre el ISO
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6. 7. 8. 9.
4789 4824 5247 2755 4902
08-11-2011 10-11-2011 30-11-2011 12-07-2011 15-11-2011
26,400.00 39,000.00 26,400.00 74,000.00 38,420.00
Habilidades Gerenciales Convencin Tributaria XIII Habilidades Gerenciales, Grupo 3 Fortalecimiento del clima organizacional Dedicacin y Responsabilidades
Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma No. 3.7 Control De Asistencia, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal. En cada ente pblico, se establecern procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los servidores. El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal, en concordancia con los sistemas diseados para el efecto; Norma No. 3.8 Vacaciones, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que determine la obligacin de programar adecuadamente las vacaciones de su personal. Los Jefes de las unidades administrativas de cada institucin, conjuntamente con el rea encargada de personal, deben elaborar cada ao un plan de vacaciones, a fin de no interferir en las funciones designadas a cada puesto de trabajo Causa Incumplimiento de la normativa de control interno gubernamental, por el Gerente de Recursos Humanos, y Subgerente de Desarrollo del Recurso Humano, en cuanto a la asistencia del personal a las capacitaciones, realizadas por la SAT. Efecto Falta de transparencia en la ejecucin de los recursos, en este rubro de gasto, ya que no se cumple con los objetivos y expectativas de la institucin. Recomendacin El Superintendente, debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos y Subgerente de Desarrollo del Recurso Humano a efecto que se cumpla con los planes y objetivos especficos de las capacitaciones para el personal de SAT. Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha de 04 de Mayo de 2012, el Licenciado Marco Antonio Sierra Molina, Subgerente de Desarrollo del Recurso Humano Gerencia de Recursos Humanos, y en nota S/N de fecha 07 de Mayo de 2012, el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recurso humanos, manifiestan:
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1. La Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, cumple con lo establecido en el Acuerdo Nmero 09-03 del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma No. 3.7 Control de Asistencia y Norma No. 3.8 vacaciones; considerando que cuenta con normativas y procedimientos vigentes como los siguientes: a. Acuerdo de Directorio de la SAT No. 2-2008, Reglamento de Trabajo y Gestin del Recurso Humano. Artculo 14. Subsistema de Registro. Artculo 18. Subsistema de Formacin. Artculo 19. Subsistema de Relaciones Laborales. Artculo 72. Descanso Prenatal, Postnatal y Perodo de Lactancia. Artculo 73. Vacaciones. Artculo 79. Obligaciones de los Funcionarios y Empleados, literales n), o) y p). Artculo 81. Obligaciones y prohibiciones de la SAT. Artculo 86. Infracciones Leves, literal f). 2. Actualmente las gestiones para solicitar y llevar el control interno de vacaciones, suspensiones y nombramientos son realizados de forma electrnica, debido a que contamos con un sistema que permite realizar este tipo de acciones, no obstante, estas gestiones se manejan por mdulos independientes, sin relaciones una de la otra. Debido a que los mdulos son independientes, se identific una brecha, en la cual el mdulo de nombramientos no identifica personal suspendido o de vacaciones, situacin por la cual, se iniciaron las gestiones para validar que las personas que se encuentran suspendidos o gozando de su perodo vacacional no se les pueda emitir nombramiento. 3. Nuestra normativa no restringe la participacin del personal que se encuentre suspendido o de vacaciones en eventos institucionales, en algunos de estos casos la participacin efectuada es de forma voluntaria, considerando que algunas actividades se realizan en horario posterior a la jornada laboral o en fin de semana, por lo cual la asistencia es de forma voluntaria. 4. Se establece en el Acuerdo de Directorio de la SAT No. 2-2008, Reglamento de Trabajo y Gestin del Recurso Humano en su artculo 86 Infracciones Leves, literal f), que se considera como infraccin leve Ausentarse a los cursos de capacitacin a los que la Institucin lo haya asignado, sin causa justificada. En cumplimiento a lo establecido en el reglamento, al momento de emitirse el nombramiento electrnico, se solicita al personal que En caso de no asistir al evento favor enviar justificacin con copia a su jefe inmediato, situacin por la cual se lleva un control
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documentando y dando seguimiento ante estas situaciones. Considerando el volumen de nombramientos que se emiten diariamente, es posible que por un error humano involuntario no se tenga alguna justificacin por escrito. 5. En el caso de eventos grandes, como el caso del evento Fortalecimiento de la Cultura Tributaria, la manera de asignar y confirmar la asistencia del personal, es a travs de la entrega de ticketes o cupones previo al evento, para control del ingreso al lugar, alimentacin y dems aspectos de logstica. Como SAT tiene centros de trabajo en toda la ciudad capital, hay personas que por estar realizando comisiones oficiales en diversas zonas, designan a representantes para que en su nombre recojan los mismos, motivo por el cual 9 trabajadores de 603 designaron a otros trabajadores, ya que el evento se realiz el domingo 16 de octubre y no podan recoger las entradas el viernes antes del evento. 6. La Gerencia de Recursos Humanos considerar las recomendaciones emitidas, segn hallazgo No.7 sin embargo es importante mencionar que el cumplimiento de los planes y objetivos especficos de las capacitaciones para el personal se evidencia a travs de las evaluaciones e informes de los mismos, siendo los listados de asistencia un mecanismo de control dentro del proceso. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que los argumentos, documentos, no desvanecen el mismo, en virtud que en los listados de asistencia en fotocopia, que se acompaan tambin se muestra las deficiencias citadas en la condicin. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Recursos Humanos y Subgerente de Desarrollo del Recurso Humano, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno. Hallazgo No.7 Falta de control en la informacin proporcionada por terceros para realizar cobros Condicin Al efectuar la revisin de los Ingresos No Tributarios, Rubro 5121 Derechos, se determin que para el cobro del uso de inmueble e instalaciones en la zona primaria de la aduana express areo, por parte de Combex-im, no se tuvo a la
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vista la documentacin que respalde los ingresos mensuales de la empresa concesionaria, durante el ejercicio fiscal 2011, para el clculo del cobro del 10% mensual. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 6.8 Control de la Ejecucin de Ingresos, establece: Las unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan de una manera tcnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para asegurarse que los mismos estn disponibles oportunamente en las cuentas bancarias habilitadas.; norma 1.6 Tipos de Controles, establece: .Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros El Convenio Nmero 14, Constitucin de Derecho de Uso de Inmueble e Instalaciones ubicadas en la Zona Primaria de la Aduana Express Areo de la Superintendencia de Administracin Tributaria, suscrito entre la SAT y COMBEX-IM, Clausula Tercera, literal C, establece: DERECHOS: Por el uso del rea e instalaciones relacionadas en este Convenio, COMBEX-IM queda obligada al pago monetario a favor de la SAT de un monto mensual, equivalente al diez por ciento (10%) de la totalidad de sus ingresos brutos, menos la retencin del impuesto al Valor Agregado (IVA), que perciba por concepto de cobro de tarifas por servicios de toda ndole que preste dentro del rea cuyo uso se le otorga por este Convenio y que sean inherentes a la actividad que realiza COMBEX-IM. Causa Ausencia de controles por parte del Jefe del Departamento de Tesorera, para garantizar que los ingresos a cobrar sean calculados sobre los ingresos reales de la empresa concesionaria y falta de presencia de la Gerencia de Auditora Interna. Efecto Riesgo que la entidad concesionaria efecte pagos por un porcentaje menor del 10% establecido en el convenio y se menoscaben los intereses de la SAT. Recomendacin El Gerente Administrativo Financiero, debe girar instrucciones al Jefe del Departamento de Tesorera, a efecto que previo a recibir el pago mensual de la entidad Combex-im, disponga de la documentacin que respalda los ingresos mensuales de esa entidad, para que efecte el clculo que legalmente corresponde, y al Gerente de Auditora Interna para que evale los controles implementados.
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Comentario de los Responsables En oficio No. O-SAT-AI-8-2012, de fecha 7 de mayo de 2012, el Gerente de Auditora Interna, manifiesta: Hago referencia a la notificacin de fecha 27 de abril del presente ao, mediante la cual se me notific el Oficio CGC-DAG-SAT-APE-101-2012, relacionado con la Auditoria Financiera y Presupuestaria practicada a la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011. El referido oficio hace referencia al Hallazgo de Control Interno No. 6, relacionado con Falta de Control en la informacin proporcionada por terceros para realizar cobros. En ese sentido, me permito trasladar los comentarios y documentacin pertinente, que permitan al ente fiscalizador considerar su desvanecimiento: Con respecto a lo manifestado por el ente fiscalizador, con relacin a la falta de presencia de Auditora Interna, es importante sealar que, como parte de las funciones propias asignadas tanto en el Reglamento Interno de la SAT, como en las Normas de Auditora Gubernamental, para los efectos del proceso de revisin de la Ejecucin Presupuestaria y Estados Financieros de la SAT, Auditora Interna de la SAT, efecto las pruebas respectivas para verificar que la informacin registrada se encontrara debidamente sustentada, y, para el presente caso, la verificacin del registro de los ingresos trasladados por COMBEX-IM, consisti en establecer la integridad del traslado de los fondos por medio del cruce de los formularios 8021, Fondos Privativos, con la informacin de los estados de cuenta mensuales electrnicos obtenidos por la Gerencia Administrativa Financiera de la cuenta No. 004588562 Ingresos Privativos SAT, constituida en el Banco Industrial, S.A., en donde la empresa concesionaria efecto las operaciones correspondientes; establecindose de esa forma, la razonabilidad en cuanto a los fondos percibidos y su registro contable respectivo. Consideramos importante agregar que COMBEX-IM, por ser una entidad particular que no forma parte de las unidades propias de la SAT, la Auditora Interna de la SAT, no tiene facultades ni autoridad para ejercer un control o presencia directa a los registros y documentos propios de la entidad en referencia, tal como lo regula el Artculo 30 del Acuerdo de Directorio de la SAT, No. 007-2007, en donde se establece que la Auditora Interna es la dependencia encargada de ejercer el control y fiscalizacin de todos los rganos y dependencias de la SAT Congruente con lo anterior, las literales e) y h) del artculo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, establecen:
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e) Control interno institucional: Es el control que ejercen las as como el realizado por la auditora interna de cada entidad, con base a los reglamentos, manuales e instructivos especficos aprobados por la autoridad competente; h) Control interno posterior: Son los procedimientos aplicados por la Auditora Interna de cada institucin, para la evaluacin de los procesos, sistemas, operaciones y sus resultados, en forma posterior a su ejecucin, y con base a los lineamientos del sistema de auditora gubernamental. Finalmente, es importante indicar que la norma 3.8 de las Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, establece que, Los posibles hallazgos identificados deben ser discutidos con los responsables del rea evaluada, as como con el personal tcnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones, situacin que en este caso no se observ, pues, no se cit a la Auditora Interna de la SAT, para darle a conocer la situacin observada, para confirmar la inclusin del hallazgo en el borrador del informe para la discusin posterior, por lo que, al no cumplirse con el debido proceso, no se dio la oportunidad de explicar, aclarar y documentar el punto de vista sobre el cual Auditora Interna considera que el mismo no le es atribuible. Es de hacer notar que en el oficio emitido por la Contralora General de Cuentas se hace referencia al cumplimiento de lo establecido en la Norma 4.3 de las mismas normas, que se refiere a la discusin del informe de auditora, la cual tiene un objetivo distinto a lo que establece la norma 3.8. Bajo los argumentos anteriormente expuestos, consideramos que el sealamiento efectuado se encuentra convenientemente aclarado, por lo que solicitamos que el presente hallazgo sea dado como desvanecido por parte del ente fiscalizador. En Nota s/n de fecha 7 de mayo de 2012, el seor Sergio Romeo Ruano Castaeda, manifiesta: Me dirijo a usted en atencin a la Notificacin Individual nmero CGC-DAG-SAT-APE-107-2012 de fecha 26 de abril de 2012 por medio de la cual se me convoca para el 07 de mayo de 2012, a las 8:00 horas en el edificio del Centro de Capacitacin Tributaria y Aduanera para Contribuyentes CENSAT, 7. Av. 4-13 zona 9 Ciudad, para que adjunte la documentacin que sea necesaria para desvanecer o confirmar el cuestionamiento considerado como hallazgo, referidos al hallazgo de Control Interno No. 6 y al hallazgo de Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 10. Sobre el particular me permito presentar los comentarios, argumentos, consideraciones, documentos y pruebas de descargo para cada uno de los hallazgos referidos contenidos en 88 folios que incluyen 5 anexos y un diskete; con el fin de dar cumplimiento a su requerimiento y para que las pruebas de
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descargo sean aceptadas y consideradas con suficiente valor probatorio para desvanecer los supuestos hallazgos que se me plantean. Pruebas de Descargo El convenio de constitucin de Derecho de Uso de Inmueble e Instalaciones Ubicadas en la Zona Primaria de la Aduana Express Areo de la Superintendencia de Administracin Tributaria suscrito entre la Superintendencia de Administracin Tributaria y la Asociacin para el Desarrollo Econmico y Social de Aeropuertos y Puertos COMBEX-IM, establece en su clusula TERCERA: OBJETO DEL CONVENIO: c) DERECHOS: Por el uso del rea e instalaciones relacionadas con este Convenio, COMBEX-IM queda obligada al pago monetario a favor de la SAT de un monto mensual, equivalente al diez por ciento (10%) de la totalidad de sus ingresos brutos, menos la retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que perciba por concepto del cobro de tarifas por servicios de toda ndole que preste dentro del rea cuyo uso se le otorga por este Convenio y que sea inherente a la actividad que realiza COBEX-IM. Dicho pago, por ninguna circunstancia, podr ser inferior al monto mensual de Doscientos mil quetzales (Q 200,000.00); el cual podr revisarse a solicitud de la otra parte, siendo potestad del Directorio de la SAT realizar dicha revisin y acordar cualquier otra variacin que a criterio de dicho cuerpo colegiado sea procedente, segn las circunstancias y argumentaciones que se le formulen. La ASOCIACIN PARA EL DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL DE AEROPUESRTO Y PUERTOS COMBEX-IM deber efectuar el pago mensual dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes siguiente al que corresponde el pago, caso contrario, se cobrarn intereses moratorios, conforme a la tasa ponderada que la Junta Monetaria fija para las operaciones activas de los bancos del sistema La condiciones as como los derechos y obligaciones de las partes se encuentran definidas en el Convenio y en el mismo se establece que el pago mensual lo debe realizar COMBEX-IM durante los primeros cinco da hbiles del mes siguiente al que corresponde el pago; y en ninguna parte se indica que en el Departamento de Tesorera de la Gerencia Administrativa Financiera de la SAT se deben realizar los clculos del monto y presentar el cobro, previo a que la entidad realice el mismo; y de hacerlo nosotros, estaramos contraviniendo los trminos del referido convenio. Por otra parte; el Departamento de Tesorera est imposibilitado material y tcnicamente para cumplir con la recomendacin del seores Coordinador de Auditora de la Contralora General de Cuentas en lo referente a que: previo a recibir el pago mensual de la entidad Combex-Im, disponga de la documentacin que respalda los ingresos mensuales de esa entidad, para que efecte el clculo
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que legalmente corresponda, toda vez pues no est facultado ni provisto de la autoridad para ello, no se cuenta ni tienen acceso a la informacin oportuna de los ingresos de COMBEX-IM, ni mucho menos a las cuentas de depsitos monetarios en los cuales se registran los mismos, pues pertenecen a una persona jurdica totalmente distinta a la SAT Adems, con base en el Secreto Bancario garantizado por el inciso d) del artculo 134 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, que estipula que es obligacin mnima de toda entidad descentralizada y autnoma, remitir a los mismos organismos los informes especficos que les sean requeridos, quedando a salvo el carcter confidencial de las operaciones de los particulares en los bancos e instituciones financieras en general, la SAT no tiene acceso a las cuentas de COMBEX-IM en los bancos del sistema, pues ello contravendra la indicada norma. Adicionalmente, el Decreto del Congreso de la Repblica nmero 19-2002, Ley de Bancos y Grupos Financieros, Captulo II, Artculo 63, establece: Confidencialidad de la Operaciones, Salvo las obligaciones y deberes establecidos por la normativa sobre lavado de dinero u otros activos, los directores, gerentes, representantes legales, funcionarios y empleados de los bancos, no podrn proporcionar informacin, bajo cualquier modalidad, a ninguna persona, individual o jurdica, pblica o privada, que tienda a revelar el carcter confidencial de la identidad de los depositantes de los bancos, instituciones financieras y empresas de un grupo financiero, as como las informaciones proporcionadas por los particulares a estas entidades. Se excepta de la limitacin a que se refiere el prrafo anterior, la informacin que los bancos deban proporcionar a la Junta Monetaria, al Banco de Guatemala y a la Superintendencia de Bancos, as como la informacin que se intercambie entre bancos e instituciones financieras. Los miembros de la Junta Monetaria y las autoridades, funcionarios y empleados del Banco de Guatemala y de la Superintendencia de Bancos no podrn revelar la informacin a que se refiere el presente artculo, salvo que medie orden de juez competente. Por las limitaciones legales expuestas tampoco es posible obtener la informacin de los bancos del sistema y de ninguna otra fuente que no fuera la proporcionada por la misma COMBEX-IM, con lo cual se vuelve a la fuente inicial donde se originan los clculos de los ingresos que sirven base para el pago del 10% que percibe la SAT como derechos. En el Acuerdo de Directorio 007-2007 Reglamento Interno de la Superintendencia
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de Administracin Tributaria, en el artculo 46 se establecen las funciones del Departamento de Tesorera; y entre otras; en el numeral 13) se indica: Administrar las cuentas monetarias receptoras de ingresos privativos, preparar su conciliacin y solicitar su registro al Departamento de Contabilidad; Y en cumplimiento de las funciones referidas, cuando COMBEX-IM realiza el pago por medio del formulario SAT No.8021 en la cuenta monetaria que corresponde y en el Departamento de Tesorera se recibe copia del depsito; se procede de la manera siguiente: a) Se verifica que el mismo est operado en el estado de cuenta b) Se clasifica como ingresos privativos por Derechos COMBEX-IM por el monto reportado. c) La informacin que se incluye en el reporte mensual de ingresos privativos percibidos por banco que prepara la Unidad de Documentacin del Gasto, d) Se enva la informacin para el registro presupuestario y contable al Departamento de Contabilidad de la SAT; e) Se elabora una cuenta corriente de los pagos recibidos mensualmente Actividades que en conjunto que constituye los mecanismo de control del Departamento de Tesorera, dando por recibidos los pagos, los clculos y montos determinados por COMBEX-IM, los cuales quedan a disposicin para posteriores revisiones y verificaciones que pudieran realizarse, con lo que se da cumplimiento al mandato que la norma interna le confiere al Departamento de Tesorera en esta materia. Y por lo tanto es evidente que el Departamento de Tesorera de la Gerencia Administrativa Financiera no tiene asignadas funciones ni competencias que le permitan; revisar, calcular o verificar los ingresos que percibe COMBEX-IM con los cuales sea posible presentarle requerimientos de pago por el 10% de sus ingresos por las operaciones que realizar, tal como lo recomiendan el seor Coordinador de Auditora. Cabe indicar que durante el ejercicio fiscal 2011 COMBEX-IM realiz los pagos mensuales a la SAT, sin interrupcin dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes siguiente al que corresponde el pago, por una cifra que en ningn momento fue menor a doscientos mil quetzales, Q200,000.00 como lo estipula el Convenio. En el segundo prrafo del convenio en cuestin se establece que: Dicho pago, por ninguna circunstancia, podr ser inferior al monto mensual de Doscientos mil
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quetzales (Q 200,000.00); el cual podr revisarse a solicitud de la otra parte, siendo potestad del Directorio de la SAT realizar dicha revisin y acordar cualquier otra variacin que a criterio de dicho cuerpo colegiado sea procedente, segn las circunstancias y argumentaciones que se le formule. Por lo descrito en el prrafo anterior se evidencia nuevamente que, la funcin de revisin de los montos por pagar y los pagos realizados por COMBEX-IM no son facultad ni competencia del Departamento de Tesorera. Adicionalmente el referido convenio establece en la clusula OCTAVA: INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO: La SAT y COMBEX-IM convienen que en el caso de incumplimiento de las obligaciones pactadas en el presente Convenio por cuenta de COMBEX-IM y especialmente por falta de pago oportuno de los montos y en la forma, fecha y montos pactados, faculta a la Superintendencia de Administracin Tributaria, sin responsabilidad de su parte, para que se le restituya de inmediato el rea dad en calidad de uso, en cuyo caso COMBEX-IM acepta que proceda de inmediato a entregar el rea respectiva y de los bienes inventariados y que se tendrn por bien hechas las cuentas que se le formulen, por vencido el plazo y como LQUIDA, EXIGIBLE Y DE PLAZO VENCIDO la cantidad que la Superintendencia de Administracin Tributaria le reclame y se proceder al cobro del adeudo en la Va Econmico-Coactiva, para lo cual la entidad COMBEX-IM, renuncia expresamente al fuero de su domicilio y se somete al rgano jurisdiccional que la Superintendencia de Administracin Tributaria elija en el Departamento de Guatemala, aceptando desde ya como exactas, lquidas y exigibles, y de plazo vencido las cuentas que se le formulen y como TITULO EJECUTIVO SUFICIENTE el testimonio de la presente escritura pblica, as como cualquier otro documento que para el efecto se faccione referente a la deuda y que por disposiciones legales Esta clausura en particular y el Convenio en general proveen a la Superintendencia de Administracin Tributarias del instrumento jurdico por medio del cual en el momento necesario, por cualquier incumplimiento de COMBEX-IM, es posible requerir el pago de los montos no efectuados y otros incumplimientos; y con ello garantizar el resguardo de los intereses de la Institucin. Por las condiciones, argumentos vertidos, las normas citadas; respetuosamente se solicita al seor Coordinador de Auditora dar como valederas las pruebas de descargo del Departamento de Tesorera para que el presente hallazgo sea desvanecido. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por los
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responsables no desvanecen el mismo, porque el Convenio establece claramente un porcentaje de pago a la SAT, sobre los ingresos brutos menos la retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que perciba por concepto de cobro de tarifas por servicios de toda ndole que preste dentro del rea cuyo uso se le otorga y que sea inherente a la actividad que realiza COMBEX-IM. En este sentido, la SAT lleva registro y control de las declaraciones mensuales del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que realiza COMBEX-IM, por lo que en todo caso se debi coordinar con las unidades administrativas correspondientes de la misma institucin, para efectuar cruce de informacin, de tal manera de darle certeza a los ingresos reportados. Por otro lado, Auditora Interna no ha profundizado en el control interno, si bien es cierto que ha comprobado el traslado integro de los fondos por medio del cruce de los formularios 8021, fondos privativos con la informacin de los estados de cuenta mensuales electrnicos obtenidos por la Gerencia Administrativa Financiera de la cuenta No. 004588562 Ingresos Privativos SAT, constituida en el Banco Industrial, S.A., no tiene certeza que la cantidad consignada corresponda al 10% mensual establecido. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente de Auditora Interna y para el Jefe del Departamento de Tesorera, por la cantidad de Q 5,000.00, para cada uno.
INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Licenciado Miguel Arturo Gutirrez Echeverra Superintendente Superintendencia de Administracin Tributaria Su Despacho Como parte de la aplicacin de nuestros procedimientos de auditora, para obtener seguridad razonable acerca de si el balance general de Superintendencia de Administracin Tributaria al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao terminado en esa fecha, estn libres de representacin errnea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administracin. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinin. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los trminos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulacin de las distorsiones resultantes, es importante en relacin con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. rea Financiera 1 Falta de resolucin del estudio de impacto ambiental para el proyecto de construccin 2 Incumplimiento a clusula del contrato administrativo por servicios tcnicos 3 Incumplimiento a clusulas en reconocimiento de deuda
4 Deficiencias en la elaboracin de contratos 5 No se registr las previsiones para beneficio social 6 Publicacin extempornea en el portal de GUATECOMPRAS 7 Incumplimiento a Ley de Contrataciones del Estado en la adquisicin de cupones de combustible 8 Deficiencia en la clasificacin y liquidacin del rengln de viticos al exterior Hemos considerado estas situaciones importantes de cumplimiento para formarnos una opinin respecto a si los estados financieros de Superintendencia de Administracin Tributaria por el ao terminado al 31 de diciembre de 2011, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables.
LIC. JOAQUIN AXPUAC AXPUAC Supervisor Gubernamental
REA TCNICA
ARQ. NERY ALBERTO BARAHONA SEGURA Auditor Gubernamental
ING. FELIPE REINALDO QUIONEZ MANSILLA Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables rea Financiera Hallazgo No.1 Falta de resolucin del estudio de impacto ambiental para el proyecto de construccin Condicin Al revisar los proyectos de infraestructura en el programa recaudacin tributos contribuyentes especiales en el rengln 332 Construcciones de bienes nacionales de uso no comn, se estableci que segn contrato administrativo SAT-02-2011 de fecha 17 de febrero de 2011 se adjudico el Proyecto Construccin de Centro Educativo tipo B en el Complejo Aduanero El Ceibo, la Libertad Petn, para el Desarrollo de Programas de Capacitacin de Cultura Tributaria, al contratista Proyectos Modernos de Ingeniera, S.A. por la cantidad de Q3,295,311.41, dicho proyecto no cuenta con la resolucin del estudio de Impacto ambiental emitida por la Direccin General de Gestin Ambiental y Recursos Naturales del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, en donde conste la aprobacin de la obra y las recomendaciones de las medidas de mitigacin. Criterio El Decreto Nmero 68-86 del Congreso de la Repblica, Ley de Proteccin y Mejoramiento del Medio Ambiente, en el artculo 8, reformado por el Decreto del Congreso Nmero 1-93, establece: Para todo proyecto, obra, industria o cualquier otra actividad que por sus caractersticas puede producir deterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducir modificaciones nocivas o notorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonio nacional, ser necesario previamente a su desarrollo un estudio de evaluacin del impacto ambiental, realizado por tcnicos en la materia y aprobado por la Comisin del Medio Ambiente. Acuerdo Gubernativo Nmero 431-2007 Articulo 45 Resolucin Final establece: La resolucin final la emitir el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, por medio de la Unidad de Calidad Ambiental de la Direccin General de Gestin Ambiental y de Recursos Naturales, en los casos de instrumentos de evaluacin ambiental correspondientes a obras, industrias, proyectos y /o actividades categoras A1, B1 y B2 del listado taxativo de proyectos. En cualquier caso las resoluciones se emitirn en forma razonada, aprobando o improbando las Evaluaciones Ambientales correspondientes, incorporando los compromisos
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ambientales y el cumplimiento del Manual de Buenas Prcticas Ambientales, cuando lo considere pertinente y en la forma que resulte aplicable al caso concreto, as como lo relativo al monto de la fianza de cumplimiento que deber otorgar el proponente del proyecto, obra, industria o actividad a favor del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales y el plazo que se establece para el cumplimiento de stos, cuando sea aplicable. Causa Incumplimiento por parte del Gerente de Infraestructura a enmiendas requeridas por parte del Consejo Nacional de reas Protegidas (CONAP). Efecto Incumplimiento al contrato generando posibles contingencias a la institucin. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Infraestructura, para que cumpla en forma inmediata con los requerimientos del Consejo Nacional de reas Protegidas a efecto de viabilizar o no el proyecto. Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 09 de Mayo de 2012, el Arquitecto Byron Estuardo Rodrguez Gonzlez, exgerente de infraestructura, manifiesta: 1. En Consejo de Ministros el Presidente lvaro Colom Caballeros acord , mediante el Acuerdo Gubernativo nmero 133-2009 de fecha 8 de mayo de 2009, artculo 1: Declarar de inters nacional, las contrataciones y adquisiciones que sean necesarias para la ejecucin del proyecto Complejo Aduanero El Ceibo ubicado en el municipio de la Libertad, departamento del Petn.., y a la vez en el artculo 4 del acuerdo en mencin: Se instruye a todas las instituciones del Estado relacionadas con el cruce fronterizo El Ceibo, especialmente a los Ministerios de Gobernacin, de Defensa Nacional y de Ambiente y Recursos Naturales y al Consejo Nacional de reas protegidas para que presten todo el apoyo que sea necesario para viabilizar la construccin del Complejo Aduanero en ese cruce fronterizo. (El resaltado y subrayado es agregado). 5. Con fecha 23 de junio de 2011 la Direccin General de Gestin Ambiental y Recursos Naturales del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (MARN) recomienda mediante documento nmero 1891-2011/DIGARN/ECM/hapc No Aprobar el proyecto del Centro Educativo tipo B. Este documento fue notificado con fecha 7 de marzo de 2012 al Gerente de Infraestructura de la SAT. II. CONCLUSIONES:
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a) Que la Superintendencia de Administracin Tributaria, a travs de las unidades encargadas de accionar en este caso, cumpli con el mandato presidencial de los Acuerdos Gubernativos nmeros 133-2009 y 115-2010. b) Que la Superintendencia de Administracin Tributaria en ningn momento ha erogado anticipo alguno en menoscabo de los intereses de la institucin y del Estado. III. SOLICITUD En base a los argumentos y documentacin que se acompaa, por este medio se solicita a la Coordinacin Gubernamental de Contralora General de Cuentas nombrada en la Superintendencia de Administracin Tributaria, que se tengan por presentados y aceptados los argumentos en los trminos relacionados y por acompaadas las pruebas de descargo; y ante la suficiente argumentacin y pruebas se efecte una contra revisin exclusivamente de las actuaciones del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (MARN), que refleja y aclara exactamente el incumplimiento del mandato presidencial por parte de la entidad en mencin y no de la SAT, y agotado lo anterior, se desvanezca el Hallazgo No. 2 denominado Falta de resolucin del Estudio de Impacto Ambiental para Proyecto de Construccin, notificado en documento nmero CGC-DAG-SAT-APE-102-2012 de fecha 27 de abril de 2012, al no existir la motivacin para que el mismo se mantenga y en consecuencia se ordene el archivo del expediente respectivo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud que al haber analizado la documentacin de pruebas de descargo y argumentos de descargo, se estableci que el responsable es el representante legal de la Gerencia de Infraestructura, por lo cual debi haber realizado los trmites correspondientes, previo a iniciar la gestin de contratacin de la obra. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Infraestructura por la cantidad de Q30,000.00. Hallazgo No.2 Incumplimiento a clusula del contrato administrativo por servicios tcnicos
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Condicin Al evaluar el contrato administrativo No. SAT-GRRHH-215-2011 de fecha 26 de septiembre de 2011, para la implementacin del nuevo formulario electrnico SAT-8029 para la automatizacin del proceso de percepcin, clasificacin, registro y conciliacin de ingresos privativos de la SAT, con personal contratado en el rengln presupuestario 029 otras remuneraciones de personal temporal, por la cantidad de Q120,000.00 se determin que incumplieron con elaborar el manual del usuario del sistema de clasificacin de ingresos privativos por la venta de bienes y servicios de la SAT operados mediante el formulario Ingresos Privativos SAT No. 8029. Criterio Contrato Administrativo de servicios tcnicos Numero SAT-GRRHH-215-2011, clausula: SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO, numeral 8, establece: Elaborar el manual del usuario del sistema de clasificacin de ingresos privativos por la venta de bienes y servicios de la SAT operados mediante el formulario Ingresos Privativos SAT No. 8029. Causa Incumplimiento al contrato administrativo por parte del Gerente Administrativo Financiero. Efecto No se logro obtener el Manual del Usuario del Sistema de Clasificacin de Ingresos Privativos para el cual fue contratado la persona. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente Administrativo Financiero a efecto que cumpla con lo establecido en las clausulas de los contratos administrativos. Comentario de los Responsables En oficio s/n de fecha 07 de mayo de 2012 el seor Edgar Alfredo Mendoza Barqun, exgerente administrativo financiero, manifiesta: Por encontrarse en proceso de autorizacin en la Contralora General de Cuentas el formulario electrnico SAT No.8029 que sera la razn y el tema central a tratar en el manual del usuario, y que por lo mismo no es posible contar con las caractersticas y condiciones definitivas y dems aspectos del referido formulario, y que estas caractersticas y condiciones deben ser compatibilizadas y hacerse funcionales para su desarrollo informtico, operacional y administrativo; adicionalmente es necesario realizar las adecuaciones informticas con los Bancos receptores de pagos y las pruebas de funcionamiento para que quede plenamente conocido y
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fundamentado el procedimiento, se procedi a elaborar el Manual de Usuario que contempla una versin preliminar de la funcionalidad para el usuario del formulario electrnico SAT-8029, como puede apreciarse, la fecha que se ha indicado del documento es de diciembre de 2011, ya que se esperaba que la Contralora General de Cuentas nos aprobara el formulario electrnico, cosa que sucedi hasta este ao 2012. En los trminos del contrato est implcito que la elaboracin del referido manual del usuario est condicionado a que se concluyan las etapas previas; tales como autorizacin, desarrollo interno y externo, pruebas internas y externas y los dems aspectos administrativos y de control que de ello se deriven; por tal razn, el manual de usuario del sistema de clasificacin de ingresos privativos por la venta de bienes y servicios operados mediante el formulario Ingresos Privativos SAT No. 8029 no ha sido concluido y presentado como producto final, por ser tcnicamente improcedente finalizar un trabajo que no cuenta con todas sus condiciones claras, definitivas y concluyentes. Como condicin previa para el desarrollo e implementacin del formulario Ingresos Privativos SAT No. 8029 y que constituye insumo indispensable y bsico para la culminacin del manual del usuario, la persona contratada elabor el denominado Documento de Visin en el que se detallan y describen entre otros los aspectos siguientes: Historia de cambios, Introduccin, Descripcin del producto, Identificacin de Necesidades, Involucrados, y los Usuarios Finales, Casos de Uso y Referencia, con los cuales se presentan bases tericas, criterios y procedimentales que tendr el nuevo formulario electrnico, toda vez que el mismo fuera aprobado por la Contralora General de Cuentas, para iniciar su desarrollo. Cabe indicar que se realizaron distintos perfiles preliminares del manual del usuario que no se incluyeron en los informes mensuales que present el responsable del complimiento del contrato, por ser borradores preliminares y que en ningn momento los seores Auditores Gubernamentales nos los requirieron; por lo que se adjunta el avance o anteproyecto que del referido Manual del Usuario Formulario Electrnico SAT 8029 y del Documento de Visin los cuales constituyen documentos de trabajo que obran en el Departamento de Tesorera de la Gerencia Administrativa Financiera. Por lo que respetuosamente se solicita a los Seores Auditores Gubernamentales que den validez como pruebas de descargo a los criterios, argumentos y documentos presentados para dar como desvanecido el presente hallazgo. Comentario de Auditora
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Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos y pruebas presentadas por el responsable no lo desvirtan ya que en los mismos el responsable reconoce que el Manual de usuario del sistema de clasificacin de ingresos privativos SAT No. 8029 no ha sido concluido y presentado como producto final, adems presenta una versin preliminar del Manual, lo cual no fue pactado en el instrumento legal. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente Administrativo Financiero por la cantidad de Q10,000.00. Hallazgo No.3 Incumplimiento a clusulas en reconocimiento de deuda Condicin Al efectuar la revisin de los Ingresos No Tributarios, Cuenta Reposicin de Activos, se determin que la empresa Sis, S.A., faccion documento privado de reconocimiento de deuda a favor de la Superintendencia de Administracin Tributaria, por negligencia en el resguardo de equipo que fue sustrado, valorado en Q392,493.94, acordando efectuar dos pagos de Q196,246.97 cada uno, el primero el 8 de agosto de 2011 y el segundo el 7 de septiembre de 2011. Sin embargo la empresa no efecto ningn desembolso, sino se le dedujo de las cuotas de servicio de vigilancia que prest, accin que no se acord en el documento de reconocimiento de deuda, ni se emiti acuerdo que aprobara esa forma de pago. Criterio El Contrato Administrativo nmero SAT-46-2009 de fecha 26 de agosto de 2009, suscrito entre la Superintendencia de Administracin Tributaria y la Empresa Sis, Sociedad Annima, para la prestacin de los servicios de seguridad privada para el resguardo de la Entidad, vigente para el ejercicio fiscal 2011, clausula Decima Segunda, literal c, Sanciones, establece: Cuando la Gerencia de Seguridad Institucional de LA SAT efecte una investigacin y se determine a travs de ella, negligencia o participacin del agente de seguridad privada, en daos o sustraccin de bienes de la SAT, EL CONTRATISTA se obliga a resarcir a la SAT el valor de los mismo;. El Documento Privado de Reconocimiento de Deuda, sin nmero, a favor de la Superintendencia de Administracin Tributaria, suscrito por el Gerente General y Representante de la Entidad SIS, S.A., clausula segunda, establece: En razn de
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lo anterior, y en la calidad con que acto, mi representada, la entidad SIS, SOCIEDAD ANONIMA, se reconoce obligada a pagar y por ende que adeuda a la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA SAT, la suma de TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y TRES QUETZALES CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.392,493.94). La clausula Tercera del mismo instrumento, establece: La suma de TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y TRES QUETZALES CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.392,493.94), que la Entidad SIS, SOCIEDAD ANOMINA, adeuda a la Superintendencia de Administracin Tributaria, se pagar as: a) Un primer pago en CIENTO NOVENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SEIS QUETZALES CON NOVENTA Y SIETE CENTAVOS (Q.196,246.97), el da lunes ocho de agosto de dos mil once; y b) Un segundo y ltimo pago de CIENTO NOVENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SEIS QUETZALES CON NOVENTA Y SIETE CENTAVOS (Q.196,246.97), el da siete de septiembre de dos mil once. Causa Incumplimiento a Contrato Administrativo y Reconocimiento de Deuda que regula el procedimiento para la prestacin de los servicios de seguridad privada para el resguardo de la Superintendencia de Administracin Tributaria y en los casos de daos o sustraccin de bienes de la SAT; por parte del Gerente de Seguridad Institucional y del Gerente Administrativo Financiero, al no ejercer la obligatoriedad con lo convenido. Efecto Que no se respete lo establecido en la herramienta contractual y se corre riesgo que otras unidades tomen decisiones de acuerdo a lo no convenido. Recomendacin El Superintendente, debe girar instrucciones a todas las gerencias de la SAT, para que se respeten las clausulas de los contratos. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 7 de mayo de 2012, el seor Juan Jos Marn del Valle, ex gerente de seguridad institucional, manifiesta: Por este medio traslado respuesta a la notificacin CGC.DAG.SAT.109-2012, con argumentos y pruebas de descargo del hallazgo indicado. Pruebas para el Descargo: No se comparte la Causa ni el Efecto del presente hallazgo porque el Documento Privado de Reconocimiento de Deuda a Favor de la SAT que realiz la Empresa
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SIS, S.A., es unilateral y no constituye una herramienta contractual entre dicha Empresa y la SAT; tampoco constituye un acuerdo convenido entre ambas partes porque en dicho Reconocimiento no interviene la representacin de la SAT. El seor AQUILES FRANCISCO BALCONI TURCIOS, en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la Entidad SIS, S.A., remiti una carta de fecha 8 de agosto de 2011 dirigida la Gerencia de Seguridad Institucional de la SAT, manifestando que su representada no logr financiamiento bancario con garanta fiduciaria para liquidar la deuda a SAT; y para no atrasar el pago, solicit que se le hicieran a su representada dos descuentos, el 50% en julio y el restante 50% en agosto de 2011, que deba aplicarse en los pagos que la SAT realiza a SIS, S.A. De conformidad con el Contrato nmero SAT-46-2009 suscrito entre la SAT y la Entidad SIS, S.A., en la Clusula DCIMA CUARTA, se design a la Gerencia de Seguridad institucional como supervisora y responsable de hacer cumplir la ejecucin del contrato, es decir que le delega cierta representacin de la Administracin Tributaria para todo lo relacionado al contrato. A ese respecto, en virtud de lo solicitado por la Empresa SIS, S.A., de descontarle la deuda en sus prximos dos pagos de prestacin de servicios y mediante Hoja de Trmite HT-SAT-GSI-178-2011 de fecha 8 de agosto de 2011, traslad a la Gerencia Administrativa Financiera ENCARGADA DE REALIZAR LOS PAGOS la nota de la empresa SIS SA, sin nmero, de fecha 8 de agosto, de solicitud de descuentos y el reconocimiento de deuda. Por lo anterior, se demuestra que existi una accin administrativa para aprobar dicha forma de pago, es decir un acuerdo atendiendo la solicitud de la empresas SIS SA situacin que fue totalmente atendible porque se ejecutaron las acciones necesarias para salvaguardar los intereses de la SAT y con ello evitar gastos administrativos para requerir el pago en otros procedimientos administrativos y/o judiciales. Considero que la Gerencia de Seguridad Institucional como encargada de la seguridad de la SAT y como administradora del contrato celebrado con la empresa SIS SA realiz las acciones correctas para garantizar que no se afectara negativamente el patrimonio de la Superintendencia de Administracin Tributaria, porque se recuper el valor de los activos que haban sido sustrados. CONCLUSION La Empresa SIS, S.A., manifest su voluntad y disposicin de liquidar la deuda a favor de la SAT, SOLICITANDO descuentos a sus pagos; POR LO TANTO SAT si
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cumpli con el contrato, pagando los servicios mensuales, y adems con la anuencia y solicitud de SIS SA, y previo ACUERDO del Gerencia de Seguridad Institucional, como representante de SAT nombrado en el contrato de prestacin de servicios, se atendi lo solicitado en beneficio de la Institucin. SOLICITUD Por lo anteriormente descrito y pruebas presentadas se solicita dar por desvanecido el hallazgo No. 3 En Nota s/n de fecha 7 de mayo de 2012, el Licenciado Edgar Alfredo Mendoza Barqun, exgerente administrativo financiero, manifiesta: En atencin al Oficio nmero CGC-DAG-SAT-APE-0097-2012, de fecha 27 de abril de 2012 derivado de la Auditora Financiera y Presupuestaria que incluye la evaluacin de aspectos de cumplimiento y de gestin en la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT- por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, en el cual se me notifican el hallazgo de control interno nmero 2 y los hallazgos de Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables nmeros 1, 3, 6, 7 y 8 para mi conocimiento y desvanecimiento de los mismos, al respecto me permito manifestar lo siguiente: Comentarios y Pruebas para el Descargo: No se comparte la Causa ni el Efecto del presente hallazgo porque el Documento Privado de Reconocimiento de Deuda a Favor de la SAT que realiz la Empresas SIS, S.A., es unilateral y no constituye una herramienta contractual entre dicha Empresa y la SAT; tampoco constituye un acuerdo convenido entre ambas partes porque en dicho Reconocimiento no interviene la representacin de la SAT. El seor AQUILES FRANCISCO BALCONI TURCIOS, en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la Entidad SIS, S.A., remiti una carta de fecha 8 de agosto de 2011 dirigida al Licenciado Juan Jos Marn del Valle, Gerente de Seguridad Institucional de la SAT, manifestando que su representada no logr financiamiento bancario con garanta fiduciaria para liquidar la deuda a SAT; y para no atrasar el pago, solicit que se hicieran dos descuentos de 50% en julio y 50% en agosto de 2011, que deba aplicarse en los pagos que la SAT realiza a SIS, S.A. De esta forma, la Empresa SIS, S.A., manifest su voluntad y disposicin de liquidar la deuda a favor de la SAT. A ese respecto, el Gerente de Seguridad Institucional, Licenciado Juan Jos Marn del Valle, accedi a lo solicitado por la Empresa SIS, S.A., porque mediante Hoja
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de Trmite HT-SAT-GSI-178-2011 de fecha 8 de agosto de 2011, anot lo siguiente: Asunto: Por este medio se traslada carta de la empresa SIS, S.A. y reconocimiento de deuda para que se realice el trmite correspondiente de descuento en el pago de los servicios de los meses de julio y agosto. Por lo anterior, se demuestra existi una accin administrativa del Gerente de Seguridad Institucional para aprobar dicha forma de pago porque requiri que se realizaran los descuentos correspondientes; situacin que fue totalmente atendible porque se ejecutaron las acciones necesarias para salvaguardar los intereses de la SAT y con ello evitar gastos administrativos para requerir el pago en otros procedimientos administrativos y/o judiciales. As tambin, de conformidad con el Contrato nmero SAT-46-2009 suscrito entre la SAT y la Entidad SIS, S.A., en la Clusula DCIMA CUARTA, se design a la Gerencia de Seguridad institucional como supervisora y responsable de hacer cumplir la ejecucin del contrato. La Gerencia Administrativa Financiera realiz las acciones correctas para garantizar que no se afectara negativamente el patrimonio de la Superintendencia de Administracin Tributaria, porque se recuper el valor de los activos que haban sido sustrados. Por lo anteriormente descrito, se solicita dar por desvanecido el presente hallazgo.Por lo anteriormente descrito, se solicita dar por desvanecido el presente hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en virtud que tanto la Gerencia de Seguridad Institucional como la Gerencia Administrativo Financiero avalaron amortizar la deuda de la empresa SIS, S.A. por medio del descuento al valor del servicio de vigilancia de los meses de julio y agosto de 2011; por medio de las hojas de tramite nmeros HT-SAT-GSI-178-2011 y HT SAT-GAF-1365-2011, de fechas 8 y 9 de agosto de 2011; sin embargo este servicio, en su oportunidad, fue contratado a travs de un proceso de licitacin pblica debidamente aprobado por la autoridad correspondiente, por lo que la solicitud de la empresa SIS, S.A, debi haberse diligenciado a las autoridades superiores de la Institucin para que autorizaran esa forma de pago y emitieran el acuerdo de aprobacin respectivo. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,
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artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Seguridad Institucional y el Ex Gerente Administrativo Financiero, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno. Hallazgo No.4 Deficiencias en la elaboracin de contratos Condicin Al efectuar la revisin del programa 04, de la Coordinacin, Administracin y Normatividad, se determin deficiencia en la asignacin de la partida presupuestaria del contrato administrativo nmero SAT-GRRHH-237-2011, de fecha 23 de noviembre de 2011; al afectar el rengln 183 Servicios Jurdicos, por la imparticin de (10) clnicas penales dirigidas al personal del Departamento Jurdico, sin embargo stas versaron sobre aspectos tericos y prcticos en el rea penal, realizadas por medio de talleres de trabajo, por la caracterstica del gasto, debi realizarse con cargo al rengln presupuestario 185 Servicios de Capacitacin. Criterio El Acuerdo Ministerial Nmero 215-2004, del Ministro de Finanzas Pblicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, Clasificacin por Objeto del Gasto, Grupo 1, Subgrupo 18, Rengln 185, establece: Servicio de capacitacin. Comprende la retribucin de servicios brindados por profesionales, expertos, docentes, instructores, etc. para organizar y dictar cursos de capacitacin en sus distintas modalidades (congresos, seminarios, talleres, crculos de calidad, modalidad presencial y a distancia, etc.). Incluye adems gastos para la realizacin de seminarios, talleres, reuniones de trabajo, etc., y la logstica correspondiente a los eventos que se realice. Causa No se observ la naturaleza del gasto, por parte del Gerente de Recursos Humanos, al momento de elaborar el contrato, para clasificarlo de acuerdo a los renglones que establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala Efecto Afectacin de disponibilidad presupuestaria de un gasto que no corresponde. Recomendacin El Superintendente, debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos, a efecto, se evale minuciosamente el objeto del gasto de cada contratacin, para
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clasificarla de acuerdo a los subgrupos y renglones que establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, de tal manera que permita identificar con claridad los bienes y servicios que se adquieren. Comentario de los Responsables En Nota s/n de fecha 07 de mayo de 2012, el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recursos humanos, manifiesta: De manera atenta me dirijo a usted, en atencin a la notificacin individual CGC-DAG-APE-100-2012 del 27 de abril de 2012, a travs de la cual se me comunican cuatro (4) hallazgos de control interno Nos. 3, 4, 5 y 7 y dos (2) hallazgos de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables Nos. 5 y 6 y se me convoca para la discusin de los mismos el da 7 de mayo de 2012 a las 8:00 horas en CENSAT ubicado en 7. Avenida 4-13 zona 9 Ciudad. Al respecto, adjunto mis argumentos de descargo y los anexos que prueban los mismos, as como el CD que contiene la versin electrnica de esta nota de descargo, a efecto de someterlas a su consideracin para el desvanecimiento de los hallazgos reportados de la siguiente manera: Segn los trminos de referencia del Contrato SAT-GRRHH-237-2011, la designacin del rengln presupuestario corresponde a lo estipulado por el Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Pblico, pues el subrupo de gastos 18 Servicios Tcnicos y Profesionales permite este tipo de contrataciones, como se puede apreciar: 18 Servicios Tcnicos y Profesionales: Comprende gastos en concepto de honorarios a peritos, profesionales universitarios, especialistas y tcnicos, por los servicios de consultora y asesora relacionados con estudios, investigaciones, anlisis, auditoras, capacitacin y sistemas computarizados, prestados al Estado sin relacin de dependencia, ni dotados de los enseres y/o equipos para la realizacin de sus actividades. Incluye asimismo, la retribucin por actuaciones artsticas y deportivas. Se subdivide en los siguientes renglones: ..183 Servicios jurdicos. Comprende retribuciones por servicios profesionales y tcnicos de carcter jurdico. (la negrilla es anotacin del suscrito) Si tomamos en consideracin el destino del gasto segn la explicacin del subgrupo 18 y especficamente el rengln de gastos 183, el cual se utiliz para sustentar los trminos de referencia, el contrato de referencia est apegado al cumplimiento de la normativa atinente.
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En virtud de lo cual respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por el responsable no desvanecen el mismo, debido a que el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala especifica de manera clara, bajo que conceptos debe afectarse el rengln 185. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Recursos Humanos, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.5 No se registr las previsiones para beneficio social Condicin Al evaluar la cuenta de Pasivo no Corriente del Balance General, la cuenta nmero 2251 previsiones para beneficios sociales, por un monto de Q 213,129,518.99, se determin que durante el ejercicio fiscal comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, no se registr ninguna provisin para indemnizaciones como un soporte para cubrir cualquier eventualidad en dicho perodo. Criterio La Norma Interna Memorando M-SAT-S-109-2010 del 21 de septiembre de 2010, en su Seccin IV. NORMAS PARA LA FORMULACION DEL PRESUPUESTO SAT 2011, Numeral 8 establece: MASA SALARIAL. La masa salarial ser formulada por la Gerencia de Recursos Humanos, en coordinacin con las Gerencias de Planificacin y Desarrollo Institucional y Administracin Financiera, con base a los cargos y servicios estrictamente necesarios y los lineamientos del Superintendente. Para el Ejercicio Fiscal 2011 la masa salarial no ser mayor del setenta y cinco por ciento (75%) del dos por ciento (2%) de los tributos a recaudar por la SAT. Debiendo asegurarse el financiamiento para la totalidad de los puestos ocupados de la nmina correspondiente al mes de septiembre de 2010 y los puestos vacantes que sean estrictamente necesarios para mantener la gestin recurrente. Causa
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El Gerente de Recursos Humanos y el Gerente de Planificacin Institucional y Gerente de Administracin Financiera no cumplieron con efectuar la provisin del pasivo laboral. Efecto Riesgo de que el pasivo laboral sea desfinanciado, con la consecuencia de posibles contingencias para la institucin. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Gerente de Recursos Humanos y el Gerente de Planificacin Institucional y Gerente Administrativo Financiero, para que se realicen los clculos del pasivo laboral y se registren contablemente. Comentario de los Responsables En oficio s/n de fecha 07 de mayo de 2012 el Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recursos humanos, manifiesta: En Memorndum M-SAT-S-109-2010 de fecha 21 de septiembre de 2010, emitido por el Superintendente de Administracin Tributaria, que contiene las Normas para la Formulacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2011 y el Presupuesto Multianual 2011-2013; en la Norma 8, se establece lo siguiente: 8) MASA SALARIAL. La Masa Salarial ser formulada por la Gerencia de Recursos Humanos, en coordinacin con las Gerencias de Planificacin y Desarrollo Institucional y Administrativa Financiera, con base a los cargos y servicios estrictamente necesarios y los lineamientos del Superintendente. Para el Ejercicio Fiscal 2011 la Masa Salarial no ser mayor del setenta y cinco por ciento (75%) del dos por ciento (2%) de los tributos a recaudar por la SAT, debiendo asegurarse el financiamiento para la totalidad de los puestos ocupados de la nmina correspondiente al mes de septiembre de 2010 y de los puestos vacantes estrictamente necesarios para mantener la gestin recurrente. La Gerencia de Recursos Humanos deber congelar los puestos de personal permanente, por contrato y jornales que estn vacantes y no sean estrictamente necesarios que estn debidamente justificados. La Masa Salarial comprende: 8.1) Sueldos y salarios, honorarios, aportes patronales, servicios extraordinarios, gastos de representacin y otras prestaciones relacionadas con los sueldos y salarios. Comprende los renglones del Grupo de Gasto 0 Servicios Personales.
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8.2) Los renglones del Subgrupo de Gasto 41 Transferencias Directas a Personas que estn relacionadas con pagos de prestaciones al personal y el rengln de gasto 423 Prestaciones por incapacidad temporal. Lo anterior implica que desde que el Superintendente emiti las normas para formular el presupuesto de la SAT para el ejercicio fiscal 2011, se estableci no asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, con cargo al cual se genera la provisin para beneficios social, para el pasivo laboral de la SAT, que en otros aos anteriores si estuvo comprendido dentro de la masa salarial. Es necesario manifestar que ello fue ocasionado por el saldo creciente de la cuenta por cobrar al Ministerio de Finanzas Pblicas del 2% de los ingresos tributarios recaudados, que legalmente le corresponde con base en lo que establece el artculo 33 inciso a) del Decreto nmero 1-98 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Superintendencia de Administracin Tributaria, que en el ao 2008, el cual fue considerado normal, la provisin acumulada fue de Q 32.00 millones, en el 2009 subi a Q82.84 millones, en el ao 2010 subi a Q 182.72 millones y en el ao 2011 a Q 227.20 millones, la SAT se vio obligada a reducir su presupuesto de ingresos y egresos que en el ejercicio fiscal 2009 fue de Q 1,147.10 millones, a Q 986.70 millones en el ejercicio fiscal 2010 y a Q935.57 millones para el ejercicio fiscal 2011; lo que signific presupuestar los insumos crticos que al final, dieron como resultado luego una eficiente administracin de escasos recursos en incrementar la recaudacin tributaria en el ao 2011, no obstante disponer de menos recursos financieros. Por lo mismo, el Directorio de la Superintendencia de Administracin Tributaria en el Acuerdo de Directorio nmero 16-2010 que aprob el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2012, no asign crditos presupuestarios para el ejercicio fiscal 2011 con cargo al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, por lo cual fue materialmente imposible registrar la previsin para beneficios sociales, pues para ello se requiere la existencia de crditos presupuestarios. Por otro lado, en los Estados Financieros de la Superintendencia de Administracin Tributaria; aprobados por el Directorio para los ejercicios fiscales 2010 y 2011, en la Nota No. 2 a los Estados Financieros, dentro de las Polticas Contables se tiene la Poltica 2.4 de la manera siguiente: 2.4 Provisin de pasivo laboral Se paga indemnizacin a los funcionarios y empleados, cuando cesa la relacin laboral, en los casos siguientes:
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a. Despido sin causa justificada, supresin del puesto o reduccin de personal. b. Retiro por incapacidad para continuar con sus labores. c. Por causa de muerte. d. Por renuncia. La indemnizacin es equivalente a un mes de salario por cada ao de servicios continuos y si los servicios no alcanzan a un ao, en forma proporcional al plazo trabajado. Para calcular el monto se toma como base el promedio de salarios devengados por el funcionario o empleado durante los ltimos seis meses o la fraccin que corresponda si no ajustare los seis meses. Se tiene la poltica de provisionar hasta el 100% del pasivo laboral de la Institucin y al 31 de diciembre de 2011, los registros reportan Q213.13 millones de Pasivo laboral para indemnizaciones futuras. Como se indica, no se tiene fijado un plazo para ello, por lo que no exista obligacin legal de la SAT para que en el presupuesto de ingresos y egresos de la SAT se provisionara el pasivo laboral, si no se tena la certeza de que el Ministerio de Finanzas Pblicas le trasladara a la SAT el 2% que legalmente le corresponde. Cabe sealar que en este caso no existe incumplimiento de leyes y regulaciones aplicables, porque: 1. No existe ley ordinaria o regulacin que obligue a asignar recursos en el rengln de gasto 841 Beneficios sociales en el presupuesto de egresos de la SAT para el ejercicio fiscal 2011. 2. Si en la Norma 8 para la Formulacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2011 y el Presupuesto Multianual 2011-2013, que fueron de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios y empleados de la Superintendencia de Administracin Tributaria, que estn involucrados en los procesos de planificacin estratgica institucional, planificacin operativa anual y formulacin del presupuesto de ingresos y egresos de la SAT para el ejercicio fiscal 2011; no se estableca asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, dentro de la Masa Salarial para ese ao, en cumplimiento de dicha Norma, no se asignaron recursos para ese rengln de gasto en el ao pasado. Lo anterior implica que desde que el Superintendente emiti las normas para formular el presupuesto de la SAT para el ejercicio fiscal 2011, se estableci no
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asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, con cargo al cual se genera la provisin para beneficios social, para el pasivo laboral de la SAT, que en aos anteriores si estuvo comprendido dentro de la masa salarial. 3. Si el Directorio como Autoridad Superior de la Superintendencia de Administracin Tributaria en el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2011, no aprob crditos presupuestarios para el rengln de gasto 841 Beneficios sociales existi imposibilidad material para registrar las previsiones para Beneficios Sociales. En virtud de lo cual respetuosamente se solicita el desvanecimiento del presente hallazgo. En Oficio C-SAT-GPDI- 077-2012 de fecha 07 de mayo de 2012 el Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional, manifiesta: Se indica en la causa que El Gerente de Recursos Humanos, de Planificacin Institucional, y de Administracin Financiera, no cumplieron con efectuar la provisin del pasivo laboral. Aun cuando se indica en la Norma Interna referida -Normas para la formulacin del presupuesto SAT 2011-, que la masa salarial ser formulada por la Gerencia de Recursos Humanos en coordinacin con la Gerencia de Planificacin y Desarrollo Institucional y Administracin Financiera, la Gerencia de Recursos Humanos no coordin con la Gerencia a mi cargo la formulacin de la masa salarial para el ao 2011, limitando la participacin a la revisin de recursos requeridos para la ejecucin de proyectos, por lo cual se considera que para el caso de la Gerencia de Planificacin y Desarrollo Institucional el hallazgo no est sustentado, por lo que se recomienda revisar el sustento de este hallazgo con la Gerencias de Recursos Humanos y la Gerencia Administrativa Financiera, que tienen mayores elementos en relacin con este asunto. Aprovecho la oportunidad para manifestarle mis consideracin y poner a su disposicin la informacin que sea requerida que permita evidenciar lo anteriormente expuesto.Aprovecho la oportunidad para manifestarle mis consideracin y poner a su disposicin la informacin que sea requerida que permita evidenciar lo anteriormente expuesto. En nota s/n de fecha 07 de mayo de 2012 el seor Edgar Alfredo Mendoza Barqun, ex Gerente Administrativo Financiero, manifiesta: En el Memorndum M-SAT-S-109-2010 de fecha 21 de septiembre de 2010, emitido por el Superintendente de Administracin Tributaria, que contiene las Normas para la Formulacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de
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Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2011 y el Presupuesto Multianual 2011-2013; en la Norma 8, se establece lo siguiente: 8) MASA SALARIAL. La Masa Salarial ser formulada por la Gerencia de Recursos Humanos, en coordinacin con las Gerencias de Planificacin y Desarrollo Institucional y Administrativa Financiera, con base a los cargos y servicios estrictamente necesarios y los lineamientos del Superintendente. Para el Ejercicio Fiscal 2011 la Masa Salarial no ser mayor del setenta y cinco por ciento (75%) del dos por ciento (2%) de los tributos a recaudar por la SAT, debiendo asegurarse el financiamiento para la totalidad de los puestos ocupados de la nmina correspondiente al mes de septiembre de 2010 y de los puestos vacantes estrictamente necesarios para mantener la gestin recurrente. La Gerencia de Recursos Humanos deber congelar los puestos de personal permanente, por contrato y jornales que estn vacantes y no sean estrictamente necesarios que estn debidamente justificados. La Masa Salarial comprende: 8.1) Sueldos y salarios, honorarios, aportes patronales, servicios extraordinarios, gastos de representacin y otras prestaciones relacionadas con los sueldos y salarios. Comprende los renglones del Grupo de Gasto 0 Servicios Personales. 8.2) Los renglones del Subgrupo de Gasto 41 Transferencias Directas a Personas que estn relacionadas con pagos de prestaciones al personal y el rengln de gasto 423 Prestaciones por incapacidad temporal. Lo anterior implica que desde que el Superintendente emiti las normas para formular el presupuesto de la SAT para el ejercicio fiscal 2011, se estableci no asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, con cargo al cual se genera la provisin para beneficios social, para el pasivo laboral de la SAT, que en otros aos anteriores si estuvo comprendido dentro de la masa salarial. Es necesario manifestar que ello fue ocasionado por el saldo creciente de la cuenta por cobrar al Ministerio de Finanzas Pblicas del 2% de los ingresos tributarios recaudados, que legalmente le corresponde con base en lo que establece el artculo 33 inciso a) del Decreto nmero 1-98 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica de la Superintendencia de Administracin Tributaria, que en el ao 2008, que fue considerado normal, fue de Q32.00 millones, en el 2009 subi a Q 82.84 millones, en el ao 2010 subi a Q182.72 millones y en el ao 2011 a Q227.20 millones, la SAT se vio obligada a reducir su
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presupuesto de ingresos y egresos que en el ejercicio fiscal 2009 fue de Q1,147.10 millones, a Q986.70 millones en el ejercicio fiscal 2010 y a Q935.57 millones para el ejercicio fiscal 2011. Lo anterior lo que implic es presupuestar los insumos crticos para haber podido incrementar la recaudacin tributaria en el ao 2011, no obstante disponer de menos recursos financieros. Por lo mismo, el Directorio en el Acuerdo de Directorio nmero 16-2010 que aprob el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal dos mil once, no asign crditos presupuestarios para el ejercicio fiscal 2011 con cargo al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, por lo cual fue materialmente imposible registrar la previsin para beneficios sociales, pues para ello se requiere la existencia de crditos presupuestarios.Por lo mismo, el Directorio en el Acuerdo de Directorio nmero 16-2010 que aprob el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal dos mil once, no asign crditos presupuestarios para el ejercicio fiscal 2011 con cargo al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, por lo cual fue materialmente imposible registrar la previsin para beneficios sociales, pues para ello se requiere la existencia de crditos presupuestarios. Por otro lado, en los Estados Financieros de la Superintendencia de Administracin Tributaria; aprobados por el Directorio de los ejercicios fiscales 2010 y 2011, en la Nota No. 2 a los Estados Financieros, dentro de las Polticas Contables se tiene la Poltica 2.4 de la manera siguiente: 2.4 Provisin de pasivo laboral Se paga indemnizacin a los funcionarios y empleados, cuando cesa la relacin laboral, en los casos siguientes: a. Despido sin causa justificada, supresin del puesto o reduccin de personal. b. Retiro por incapacidad para continuar con sus labores. c. Por causa de muerte. d. Por renuncia. La indemnizacin es equivalente a un mes de salario por cada ao de servicios continuos y si los servicios no alcanzan a un ao, en forma proporcional al plazo trabajado. Para calcular el monto se toma como base el promedio de salarios devengados por el funcionario o empleado durante los ltimos seis meses o la fraccin que corresponda si no ajustare los seis meses. Se tiene la poltica de llegar a provisionar hasta el 100% del pasivo laboral de la Institucin, y al 31 de diciembre de 2011, los registros reportan Q213.13 millones
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de Pasivo laboral para indemnizaciones futuras. Como si indica, no se tiene fijado un plazo para ello, por lo que no exista obligacin legal de la SAT para que en el presupuesto de ingresos y egresos de la SAT se provisionara el pasivo laboral, si no se tena la certeza de que el Ministerio de Finanzas Pblicas le trasladara a la SAT el 2% que legalmente le corresponde. Cabe sealar que en este caso no existe incumplimiento de leyes y regulaciones aplicables, porque: 1. No existe ley ordinaria o regulacin que obligara a asignar recursos en el rengln de gasto 841 Beneficios sociales en el presupuesto de egreso de la SAT para el ejercicio fiscal 2011. 2. Si en la Norma 8, para la Formulacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal 2011 y el Presupuesto Multianual 2011-2013, que fueron de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios y empleados de la Superintendencia de Administracin Tributaria, que estn involucrados en los procesos de planificacin estratgica institucional, planificacin operativa anual y formulacin del presupuesto de ingresos y egresos de la SAT para el ejercicio fiscal 2011; no se estableca asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, dentro de la Masa Salarial para ese ao, en cumplimiento de dicha Norma, no se asignaron recursos para ese rengln de gasto en el ao pasado. Lo anterior implica que desde que el Superintendente emiti las normas para formular el presupuesto de la SAT para el ejercicio fiscal 2011, se estableci no asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, con cargo al cual se genera la provisin para beneficios social, para el pasivo laboral de la SAT, que en otros aos anteriores si estuvo comprendido dentro de la masa salarial. 3. Adems, si el Directorio como Autoridad Superior de la Superintendencia de Administracin Tributaria en el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal dos mil once, no aprob crditos presupuestarios para el rengln de gasto 841 Beneficios sociales existi imposibilidad material para registrar las previsiones para Beneficios Sociales. Por ltimo, no se comparte el Efecto sealado en este hallazgo en el sentido de que hay Riesgo de que el pasivo laboral sea desfinanciado, con la consecuencia de posibles contingencias para la institucin.; porque el verdadero riesgo para la Superintendencia de Administracin Tributaria y especficamente para sus
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trabajadores deriva de que, aunque se tenga registrado contablemente el pasivo laboral de la SAT en la suma de Q213,129,518.99, por la deuda que el Ministerio de Finanzas Pblicas le tiene a la SAT al 31 de diciembre de 2011 de Q260,100,206.06, la SAT en un momento dado no cuente con los recursos financieros suficientes para hacer frente a ese pasivo laboral. Por lo expuesto, respetuosamente solicito que este hallazgo se d por desvanecido. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo a Licenciado Ramn Antonio Felipe Fin Montero, exgerente de recursos humanos, en virtud que los argumentos expuestos no desvanecen el mismo, ya que la norma que cita, el Memorndum M-SAT-S-109-2010 de fecha 21 de septiembre de 2010, emitido por el Superintendente, de la Superintendencia de Administracin Tributaria establece que deber provisionarse la Masa Salarial para el ejercicio 2011 y en la misma no establece que al no asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, se dejara de provisionar la Masa Salarial. Se confirma el hallazgo al Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional en virtud que en los argumentos expuestos confirma que no cumpli con formular la Masa Salarial para el ao 2011, tal como lo estableca el Memorndum M-SAT-S-109-2010 de fecha 21 de septiembre de 2010. Se confirma el hallazgo a Licenciado Edgar Alfredo Mendoza Barqun, Ex Gerente Administrativo Financiero, en virtud que los argumentos expuestos no desvanecen el mismo, ya que la norma que cita, el Memorndum M-SAT-S-109-2010 de fecha 21 de septiembre de 2010, emitido por el Superintendente, de la Superintendencia de Administracin Tributaria establece que deber provisionarse la Masa Salarial para el ejercicio 2011 y en la misma no establece que al no asignar recursos al rengln de gasto 841 Beneficios sociales, se dejara de provisionar la Masa Salarial. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional y Ex Gerente Administrativo Financiero, por la cantidad de Q 5,000,00, para cada uno. Hallazgo No.6
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Publicacin extempornea en el portal de GUATECOMPRAS Condicin Al revisar y analizar la informacin relacionada con las compras efectuadas por la SAT, durante el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se establecieron las siguientes deficiencias, a) Se colg al sistema de Guatecompras, en forma parcial extemporneamente los siguientes eventos:
No. De NOG 1368117 1391194 1526898 1663593 1267973 E2806126
Descripcin Consultora para estudios de lnea, SA-BID-FOMIN-SBCC-02-2010 Distribucin de Correspondencia para la Gerencia Regional Occidente Renovacin de actualizacin con soporte McAfee Distribucin de Correspondencia Manifestacin de inters Contratacin de derechos de licenciamiento y actualizacin Oracle Excepcin y otros procedimientos
Valor Adjudicado Q.591,461.27 Q.820,000.00 Q.652,987.59 Q.450,000.00 Q.22,113,720.14 Q.356,102.96
b) Incumpli con el plazo de 10 das, para la suscripcin del contrato con relacin a la adjudicacin, y con la publicacin de los actos, en los siguientes expedientes:
No. De NOG 1671812
Descripcin Compra de Papel Bond tamaa carta y oficio Servicio de traslado de valores Equipos de aire acondicionado Construccin de Centro Educativo tipo B Complejo Aduanero el Ceibo Contratacin de Servicios de Seguridad Privada Arrendamiento de un sistema de ordenamiento de filas, oficinas Zacapa, Escuintla y Quetzaltenango Estudio, Diseo, Planos y Especificaciones Tcnicas para la Construccin del Complejo Aduanero y el Mdulo Habitacional, El Ceibo, Petn Adquisicin de Cmaras IP con Aplicacin Analtica, con sus respectivas Licencias Arrendamiento de Equipo Porttil de
Valor Adjudicado Q.372,240.00
Fecha de Adjudicacin 10/08/2011
Fecha de Resolucin 16/08/2011
Fecha de Contrato 02/09/2011
1526936 1493388 1256564
Q.120,000.00 Q.772,000.00 Q.3,295,311.41
05/05/2011 07/04/2011 15/12/2010
12/05/2011 14/04/2011 20/01/2011
10/06/2011 30/05/2011 17/02/2011
1608851
Q.840,000.00
05/07/2011
11/06/2011
09/08/2011
1677470
Q.899,918.40
09/08/2011
10/08/2011
01/09/2011
1253816
Q.760,000.00
29/09/2010
07/10/2010
24/11/2010
1828185
Q.599,787.00
28/11/2011
12/12/2011
05/01/2012
1528815
Q.574,200.00
12/05/2011
19/05/2011
22/06/2011
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Radiocomunicacin con Servicio de Radiocomunicacin incluido, para las Unidades Administrativas de Normatividad de la SAT
Criterio La Resolucin No. 11-2010, Normas para el Uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras-, artculo 17 Notificaciones por Publicaciones en el sistema Guatecompras, establece: Las notificaciones por publicacin en el sistema Guatecompras debern hacerse dentro de los dos das hbiles siguientes a la fecha de emisin del acto o resolucin que corresponda. El Decreto Nmero 57-92, del Congreso de la Repblica, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 47. Suscripcin del contrato. Establece: Los contratos que se celebren en aplicacin de la presente ley, sern suscritos dentro del plazo de diez (10) das, contados a partir de la adjudicacin definitiva Causa Incumplimiento de las disposiciones legales y normativas vigentes, por el Superintendente, Superintendente en funciones, Gerente Administrativo Financiero, Gerente Regional Central, Gerente Administrativo Financiero Interino, Gerente Regional de Occidente, Jefe del departamento de Compras y Secretario General, sobre utilizacin del sistema de Guatecompras. Efecto Falta de transparencia en los procesos de compras publicadas, en el sistema de Guatecompras. Recomendacin El Superintendente, Gerente Administrativo Financiero, Gerente Regional Central, Gerente Regional de Occidente, Jefe del departamento de Compras y Secretario General, debern coordinar para que se d cumplimiento a los plazos establecidos en las normativas especficas vigentes. Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, Licenciado Jorge Mario Andrino Grotewold, exsecretario general, manifiesta; Pronunciamiento. Al respecto me permito indicar que dentro de mis funciones como Secretario General no se
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encontraba la de colgar al sistema Guatecompras los eventos de adquisiciones que se realizaban en la SAT, ni de coordinar la suscripcin de los contratos de los eventos adjudicados. De conformidad con el Reglamento Interno de la SAT, Acuerdo de Directorio 7-2007, norma que crea y regula el funcionamiento de las dependencias internas de la SAT, la Secretara General en el artculo 36, numeral 9) indica: emitir las opiniones, informes y evacuar las consultas que se le formulen asi como preparar los proyectos de contratos, convenios, reglamentos, acuerdos, resoluciones de Superintendente y dems documentos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la SAT, sin perjuicio de las competencias especificas de otros rganos y dependencias. (el subrayado en propio). De igual forma, la Resolucin de Superintendencia 467-2007, Resolucin que detalla las figuras organizativas de segundo y tercer nivel de las dependencias de la Superintendencia de Administracin Tributaria (anexo 2) en ningn momento establece estas obligaciones a la Secretara General ni a los departamentos que lo conforman, limitndose solamente a realizar los proyectos de contratos que en esta materia, se le soliciten. Al respecto, el mismo Reglamento Interno de la SAT en su artculo 42 le atribuye esta funcin especfica a la Gerencia Administrativa Financiera al referirse en la parte conducente: asi como administrar eficientemente el sistema de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, su almacenamiento y registro.. En el mismo artculo, el numeral 4) establece que deber Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las normas, procedimientos y actividades de contratacin, adquisicin, almacenamiento y registro de bienes y servicios de la SAT, en forma desconcentrada. (el subrayado es propio). De conformidad con la Resolucin indicada como anexo 2 (467-2007) en su artculo 43, y especficamente en los numerales 11 y 13 se regulan las obligaciones del Departamento de Compras y Contrataciones, en las cuales se detallan las obligaciones para el cumplimiento de lo indicado en el hallazgo indicado. Tambin como elemento normativo final, se adjunta el Procedimiento de Licitacin (Compras y Contrataciones a partir de Q.900,0001.00) (anexo 3) y el Procedimiento de Cotizacin (Compras y Contrataciones a partir de Q.90,000.01 hasta Q.900,000.00), (anexo 4) ambos inscritos en el Registro de Normativas de la SAT, en los cules se establecen claramente las etapas de seguimiento de estos procedimientos y en donde se establecen los responsables de dichos procesos. En tal virtud, claramente se puede establecer que esta funcin identificada en el hallazgo #8, en ambas letras a) y b) no corresponde a una responsabilidad de la Secretara General.En tal virtud, claramente se puede establecer que esta funcin identificada en el hallazgo #8, en ambas letras a) y b) no corresponde a una responsabilidad de la Secretara General.
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Se solicita respetuosamente a la Contralora General de Cuentas, que pueda realizar una visita a la Gerencia Administrativa Financiera de la SAT, en donde podrn comprobar fehacientemente la forma de operacin de estos procesos, en donde la SubGerencia de Adquisiciones y el personal que est su cargo, tiene la obligacin, entre otros, de subir o colgar los eventos en Guatecompras, y una vez coordinado con los distintos oferentes, dicha SubGerencia coordina la firma de los contratos. Adicionalmente a ello, se adjuntan copias de las normas ya indicadas (anexos 1, 2, 3 y 4) y tambin copias de las providencias que en los contratos identificados en el hallazgo (anexos del 9 al 13) para la letra a), explicando que en dicha letra se incluy en el No. De NOG E2806126, mismo que al ingresar al Portal Guatecompras indica que no existe; y del 14 al 19 para la letra b), incluyendo los anexos 5, 6, 7 y 8 ya indicados en el comentario para el hallazgo 8 ); todos estos documentos establecidos en anexos, demuestran fehacientemente las fechas en que la Secretara General, cumpliendo con su labor de remitir los proyectos de contratos, envi a la Gerencia Administrativa Financiera dichos proyectos, concluyendo con sus obligaciones normativas, y en donde el tiempo de recepcin y devolucin se realiz conforme a los plazos de ley. En nota S/n de fecha 04 de Mayo de 2012, Licenciado Rudy Baldemar Villeda Vanegas, exsuperintendente, manifiesta: b.3 En cuanto a los NOGs 1253816 y 1256564, relacionados con la contratacin del Estudio, Diseo, Planos y Especificaciones Tcnicas para la Construccin del Complejo Aduanero y el Mdulo Habitacional, El Ceibo, Petn, y la Construccin de Centro Educativo tipo B Complejo Aduanero el Ceibo, al respecto se indica que estos procedimientos se realizaron bajo el amparo del Acuerdo Gubernativo nmero 133-2009 de fecha 8 de mayo del 2009, por medio del cual el Presidente de la Repblica de Guatemala, en Consejo de Ministros, en aplicacin del artculo 44 numeral 1 subnumeral 1,3 del Decreto nmero 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, autoriz la contratacin de bienes, suministros, obras y servicios que sean necesarios y urgentes, sin aplicar el rgimen de licitacin ni cotizacin de las contrataciones. No obstante lo anterior, se fueron publicando en GUATECOMPRAS los diferentes avances que el proceso en su conjunto tuvo. En cuanto a la suscripcin, aprobacin y publicacin del contrato, por su caracterstica excepcional, fue necesario hacer consultas y ajustes al mismo, lo cual demor el proceso de suscripcin, en busca de lograr los mejores beneficios para el Estado. En cuanto a la publicacin de los contratos en GUATECOMPRAS, se cumpli con lo que establece el Artculo 11, inciso n) el cual indica: Que la unidad ejecutora
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compradora debe asegurar que el contrato, con su respectiva aprobacin, as como el oficio que contiene la rendicin de ste al Registro de Contratos, de la Contralora General de Cuentas, se publique en el Sistema Guatecompras como plazo mximo al da hbil siguiente de la rendicin al referido registro, los cuales fueron enviados a la Contralora General de Cuentas los das 04 de enero del 2011 y el 04 de marzo del 2011 respectivamente y publicados en GUATECOMPRAS en esas mismas fechas, con lo cual se cumpli el procedimiento. En el evento 1528815 la notificacin de la resolucin de aprobacin, de forma personal al proveedor, se efecta en cumplimiento del artculo 3 del Decreto Nmero 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo: Artculo 3.- Forma.- Las resoluciones administrativas sern emitidas por autoridad competente/ Las resoluciones sern notificadas a los interesados personalmente citndolos para el efecto, o por correo que certifique la recepcin de la cdula de notificacin. Para continuar el trmite deber constar, fehacientemente, que el o los interesados fueron debidamente notificados con referencia expresa de lugar, forma, da y hora. (El resaltado es propio). Nos referimos a dicha Ley, en virtud de lo que para el efecto contempla el Decreto Nmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artculo 101; segundo prrafo Para el efecto de requisitos de la solicitud, trmite y diligenciamiento, se estar a los dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicar supletoriamente en esta materia y 102, JURISDICCIN DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Salvo lo dispuesto en el artculo 3 de esta ley, toda controversia relativa al incumplimiento, interpretacin, aplicacin y efectos de los actos o resoluciones de las entidades a que se refiere el artculo 1 de la presente ley, as como en los casos de controversias derivadas de los contratos administrativos, despus de agotada la va administrativa y conciliatoria se sometern a la jurisdiccin del Tribunal de lo contencioso Administrativo. Adems el artculo 37 del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, indica Al aprobarse la adjudicacin, la dependencia o entidad interesada deber notificar a los oferentes. Con esta notificacin, los oferentes que ocupen el tercer lugar y los siguientes podrn cancelar la garanta de sostenimiento de oferta, consecuentemente se observa una contradiccin entre ambas leyes. En virtud de lo anterior y para salvaguardar los intereses de la Institucin, en caso surja alguna controversia y sea sometida a la Jurisdiccin del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, la publicacin en GUATECOMPRAS se realiza despus de la notificacin personal de la resolucin de aprobacin de lo actuado por la Junta.
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En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, Licenciada Zoraida Samayoa Cabrera, exjefe del departamento de compras y contrataciones, manifiesta: a.1 En atencin a los eventos que se detallan a continuacin: a.2 En cuanto al NOG 1368117 que identifica la contratacin de una Consultora para estudios de lnea, SA-BID-FOMIN-SBCC-02-2010, al respecto hago de su conocimiento que este evento consiste en una donacin de Cooperacin Tcnica No Reembolsable ATN/ME-12051-GU, realizada por el Banco Interamericano de Desarrollo BID- para lo cual me permito citar la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 1, primer prrafo, OBJETO..Las donaciones que a favor del Estado, sus dependencias, instituciones o municipalidades hagan personas, entidades, asociaciones y otros Estados o Gobiernos extranjeros, se regirn nicamente por lo convenido entre las partes. En ese sentido este evento se realiz bajo las normas y procedimientos del BID. El artculo 9 subinciso ii. Literal b. y subinciso iii. Literal a., de las Normas para el Uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS- no contemplan los procedimientos para integrar lista corta, ya que la integracin de la lista corta, en un principio, es una manifestacin pblica y una vez designada la lista corta se convierte en un concurso restringido. Los plazos de aprobacin de cada uno de los itos, est sujeto a las normativas de los donantes (Banco Interamericano de Desarrollo BID-), por lo cual es imposible aplicar los plazos de la Ley de Contrataciones del Estado, cumplindose nicamente con la obligacin de hacer las publicaciones. Se adjuntan las polticas del Banco Interamericano de Desarrollo BID-. Ver anexo No.2 a.3 En relacin al expediente con el NOG 1526898, que se describe en el cuadro siguiente, se determin que aparentemente, hay un retraso en la publicacin de la resolucin de Superintendente, que resuelve aprobar lo actuado por la Junta de Cotizacin. En relacin a dicha publicacin me permito adjuntar el cuadro que muestra el recorrido que realiza la resolucin antes de ser signada por el Superintendente. Como podrn observar la Resolucin es objeto de revisin previa por parte del Delegado de la Secretara General, y posteriormente remitida al Despacho para la firma correspondiente, como podrn observar en las hojas de trmite que se adjuntan el Departamento de Compras y Contrataciones remite los expedientes para firma dentro del plazo establecido, inmediatamente que la Resolucin es recibida en el Departamento de Compras debidamente signada, se procede a la notificacin y publicacin en el Sistema de GUATECOMPRAS. Es importante hacer notar que algunos procesos no estn dentro de la potestad del Departamento de Compras y tenemos que esperar hasta que estos puedan ser
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concluidos para continuar con el trmite. En virtud de lo que para el efecto contempla el Decreto Nmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artculo 101; segundo prrafo, que indica; Para el efecto de requisitos de la solicitud, trmite y diligenciamiento, se estar a lo dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicar supletoriamente en esta materia y 102, JURISDICCIN DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Salvo lo dispuesto en el artculo 3 de esta ley, toda controversia relativa al incumplimiento, interpretacin, aplicacin y efectos de los actos o resoluciones de las entidades a que se refiere el artculo 1 de la presente ley, as como en los casos de controversias derivadas de los contratos administrativos, despus de agotada la va administrativa y conciliatoria se sometern a la jurisdiccin del Tribunal de lo contencioso Administrativo. La notificacin de la resolucin de aprobacin, de forma personal al proveedor, se efecta en cumplimiento del artculo 3 del Decreto Nmero 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo: Artculo 3.- Forma.- Las resoluciones administrativas sern emitidas por autoridad competente/ Las resoluciones sern notificadas a los interesados personalmente citndolos para el efecto, o por correo que certifique la recepcin de la cdula de notificacin. Para continuar el trmite deber constar, fehacientemente, que el o los interesados fueron debidamente notificados con referencia expresa de lugar, forma, da y hora. (El resaltado es propio). Adems el artculo 37 del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, indica Al aprobarse la adjudicacin, la dependencia o entidad interesada deber notificar a los oferentes. Con esta notificacin, los oferentes que ocupen el tercer lugar y los siguientes podrn cancelar la garanta de sostenimiento de oferta Tomando en cuenta que las disposiciones de GUATECOMPRAS estn amparadas o contenidas en una Resolucin del Director de la Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, la cual es jerrquicamente menor que la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley de lo Contencioso Administrativo, y para salvaguardar los intereses de la Institucin, en caso surja alguna controversia y sea sometida a la Jurisdiccin del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, la publicacin en GUATECOMPRAS se realiza despus de la notificacin personal de la resolucin de aprobacin de lo actuado por la junta. a.4 En cuanto al NOG 1267973, relacionado con la Manifestacin de Inters para la Contratacin de Derechos de Licenciamiento y Actualizacin Oracle, no aplican las Normas para el Uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y
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Adquisiciones del Estado, relacionadas al Artculo 11, inciso k) e inciso l), ya que no hay adjudicacin ni aprobacin de la adjudicacin, sino la facultad para contratar, tal como lo establece el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en su Artculo 20. Compras y Contrataciones con Proveedores nicos. Quedando nicamente sujeto al Sistema de Guatecompras en lo que indica el Artculo 11, inciso n) el cual establece: Que la unidad ejecutora compradora debe asegurar que el contrato, con su respectiva aprobacin, as como el oficio que contiene la rendicin de ste al Registro de Contratos, de la Contralora General de Cuentas, se publique en el Sistema Guatecompras como plazo mximo al da hbil siguiente de la rendicin al referido registro, el cual fue enviado a la Contralora General de Cuentas el da 26 de enero del 2011 y publicado en GUATECOMPRAS en esa misma fecha, con lo cual se cumpli el procedimiento por ser este caso una manifestacin de inters para determinar proveedor nico. En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, Seora Carolina Rafaela Lpez Miranda, asistente de compras y contrataciones, manifiesta: COMENTARIO DEL LITERAL A, DEL HALLAZGO 8. En cuanto al NOG 1368117 que identifica la contratacin de una Consultora para estudios de lnea, SA-BID-FOMIN-SBCC-02-2010, al respecto hago de su conocimiento que este evento consiste en una donacin de Cooperacin Tcnica No Reembolsable ATN/ME-12051-GU, realizada por el Banco Interamericano de Desarrollo BIDpara lo cual me permito citar la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 1, primer prrafo, OBJETO..Las donaciones que a favor del Estado, sus dependencias, instituciones o municipalidades hagan personas, entidades, asociaciones y otros Estados o Gobiernos extranjeros, se regirn nicamente por lo convenido entre las partes. En ese sentido este evento se realiz bajo las normas y procedimientos del BID. El artculo 9 subinciso ii. Literal b. y subinciso iii. Literal a., de las Normas para el Uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS- no contemplan los procedimientos para integrar lista corta, ya que la integracin de la lista corta, en un principio, es una manifestacin pblica y una vez designada la lista corta se convierte en un concurso restringido. Los plazos de aprobacin de cada uno de los itos, est sujeto a las normativas de los donantes (Banco Interamericano de Desarrollo BID-), por lo cual es imposible aplicar los plazos de la Ley de Contrataciones del Estado, cumplindose nicamente con la obligacin de hacer las publicaciones. Se adjuntan las polticas del Banco Interamericano de Desarrollo BID-. En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, Seora Ana Beatriz Murcia Martnez, asistente de compras y contrataciones, manifiesta: En la revisin del expediente descrito anteriormente, se determin que aparentemente, hay un retraso en la
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publicacin de la resolucin de Superintendente, que resuelve aprobar lo actuado por la Junta de Cotizacin. En relacin a dichas publicaciones me permito adjuntar el cuadro que muestra el recorrido que realiza la resolucin antes de ser signada por el Superintendente. En lo que respecta al NOG detallado en el cuadro anterior, el proceso de adjudicacin que conlleva la aprobacin y publicacin de la misma se efectu conforme al procedimiento PR-GAF/DCYC-AL-02, contenido en el Manual de Calidad aprobado por el Superintendente de la SAT, mismo que se encuentra en vigencia a la fecha, que contiene las actividades de la 29 a la 36, donde intervienen diferentes instancias de la Superintendencia de Administracin Tributaria, quienes son las encargadas de revisar los documentos antes de ser firmados por el Superintendente. La revisin y firma de la resolucin, implica la ejecucin de 10 actividades, las cuales no es factible desarrollar en 2 das, segn se puede observar en el cuadro anterior, acompao como parte del presente comentario como prueba de respaldo, fotocopia del proceso antes mencionado y fotocopia de las hojas de trmite que demuestran la secuencia del traslado del expediente para revisin y firma del mismo. En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, presentada por Jos Kristian Delgado Rodrguez, asistente de compras y contrataciones, manifiesta: a.1 En atencin al evento que se detalla a continuacin: Se hace del conocimiento que el evento anteriormente mencionado, corresponde a la Gerencia Regional Central. El Acuerdo de Superintendencia nmero SAT-S-309-2006, de fecha 15 de marzo de 2006, regula la desconcentracin de la ejecucin presupuestaria, concernindole a la Gerencia Administrativa Financiera, de acuerdo al Artculo 7, ser nicamente el rgano normativo. El artculo 18 de dicho Acuerdo, norma lo relacionado a la delegacin de la representacin legal del Superintendente a los Coordinadores Regionales, quienes tendrn bajo su responsabilidad la ejecucin de procesos de compra, desde la compra directa hasta las cotizaciones, quedando bajo la responsabilidad del Superintendente nicamente la aprobacin de adjudicaciones y la aprobacin de los contratos. En consecuencia son las Gerencias Regionales las responsables del control de los procesos que tienen bajo su responsabilidad. En oficio O-SAT-GRC-24-2012, de fecha 07 de mayo de 2012, Gerente Regional Central, manifiesta: En relacin a la revisin del expediente que se describe en el cuadro siguiente identificado con el NOG 1663593 Distribucin de Correspondencia por un valor de Q 450,000.00, se determin que aparentemente hay un retraso en la publicacin de la resolucin de Superintendente que resuelve aprobar lo actuado por la Junta de Cotizacin. En relacin a dicha publicacin me
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permito adjuntar el cuadro que muestra el recorrido que realiza la resolucin antes de ser firmada por el Superintendente. La notificacin de la resolucin de aprobacin, de forma personal al proveedor, se efecta en cumplimiento del artculo 3 del Decreto Numero 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo. Articulo 3.- Forma,- Las resoluciones administrativas sern emitidas por autoridad competente/ Las resoluciones sern notificadas a los interesados personalmente por medio de notificador mediante cedula de notificacin y por medio electrnico en el portal de Guate-Compras. Para continuar con el trmite deber constar, fehacientemente, que el o los interesados fueron debidamente notificados con referencia expresa del lugar, forma, da y hora. Se hace referencia a esa Ley, en virtud de lo que para el efecto contempla el Decreto Numero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 101; segundo prrafo Para el efecto de requisitos de la solicitud, tramite y diligenciamiento, se estar a lo dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicara supletoriamente en esta materia. Y 102, Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo. Salvo lo dispuesto en el artculo 3 de esta ley, toda controversia relativa al incumplimiento, interpretacin, aplicacin y efectos de los actos o resoluciones de las entidades a que se refiere el artculo 1 de la presente ley, as como en los casos de controversias derivadas de los contratos administrativos, despus de agotada la va administrativa y conciliatoria se sometern a la jurisdiccin del Tribunal de lo contencioso Administrativo. Adems el artculo 37 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, indica Al aprobarse la adjudicacin, la dependencia o entidad interesada deber notificar a los oferentes. Con esta notificacin, lo oferentes que ocupen el tercer lugar y los siguientes podrn cancelar la garanta de sostenimiento de oferta, consecuentemente se observa una contradiccin entre ambas leyes. En virtud de lo anterior y para salvaguardar los intereses de la institucin, en caso surja alguna controversia y sea sometida a la Jurisdiccin del Tribunal de la Contencioso Administrativo, la publicacin en Guate-Compras se realiza despus de la notificacin personal de la resolucin de aprobacin de lo actuado por la junta. En relacin al tem identificado con el NOG 1526936 Servicio de traslado de valores por un valor de Q 120,000.00 sealado al suscrito, en el cual se manifiesta que se incumpli con el plazo de 10 das, para la suscripcin del contrato con relacin a la adjudicacin y con la publicacin de los actos del expediente en referencia, me permito manifestarle que de conformidad con las observaciones de Secretaria General quien vela por el cumplimiento de los aspectos legales de los
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expedientes de diversa ndole en la Superintendencia de Administracin Tributaria, es del criterio que previo a la suscripcin de los contratos provenientes de un evento de cotizacin debe cumplirse con lo establecido en el artculo 101 de la Ley de Contrataciones del Estado que indica que para los casos de contratacin pblica que provenga de la aplicacin de dicha Ley, procede interponer los recursos de Revocatoria y Reposicin dentro de los diez (10) das hbiles siguientes al de la notificacin de la resolucin respectiva y es a partir de la conclusin del plazo de esos diez (10) das hbiles, cuando comienzan a computarse los diez (10) das (artculo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado) que tiene la Superintendencia de Administracin Tributaria para suscribir el contrato correspondiente. En relacin a lo anterior me permito adjuntar el cuadro que muestra el proceso de recorrido que realizo el contrato y la resolucin antes de ser firmada por el Superintendente. Como antecedente de la aplicacin del criterio antes citado, mediante Hoja de tramite HT-SAT-GRC-DAT y SAF-248-2010 de fecha 13/10/2010 se requiere a Secretaria General la revisin de dos actas de negociacin previo a ser suscritas y en providencia P-SAT-SG-149-2010 Secretaria General devuelve el expediente indicando que previo a la elaboracin de los proyectos de actas de negociacin, debe tomarse en consideracin lo establecido en el artculo 101 de la Ley de Contrataciones del Estado. Derivado que los expedientes no son aceptados por el rea jurdica de la institucin para la elaboracin de los contratos a suscribir, fue requerida al Secretario General por parte de la Jefe del departamento de Compras y Contrataciones de la Gerencia Administrativa Financiera por medio de Memorndum M-SAT-GAF-DCYC-151-2011 de fecha 29/06/2011, opinin jurdica en relacin a la aplicacin de los artculos 47 y 101 de la Ley de Contrataciones y en Opinin Jurdica numero OJ-SAT-SG-78-2011 Secretaria General concluye que se debe esperar 10 das hbiles contados a partir del da hbil siguiente de la notificacin, para que dicha adjudicacin sea definitiva, y es a partir del vencimiento de dicho plazo que comienzan a computarse los 10 das (artculo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado) dentro de los cuales la Superintendencia de Administracin Tributaria debe suscribir el contrato que corresponda, motivo por el cual la Secretaria General no considera oportuno recibir expedientes dentro de los 10 das hbiles siguientes a la notificacin de la aprobacin de la adjudicacin, en virtud que la resolucin de adjudicacin no est consentida En oficio S/n de fecha 04 de Mayo de 2012, presentada por David Rafael Ojeda Baten, asistente de compras y contrataciones de Gerencia Regional de Occidente,
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manifiesta: Respetuosamente me dirijo a usted para manifestarle los comentarios de la Administracin respecto al hallazgo de cumplimiento referido segn oficio OF-CGC-SAT-APE-0112-2012 de fecha 26 de abril del presente ao, relacionado con el expediente del concurso denominado Evento de Cotizacin No. SAT-GRO-COT-04-2010 para la Contratacin del servicio de distribucin de correspondencia publicado en Guatecompras el 03 de diciembre del ao 2010. Ante la observacin sealada me permito informar que conforme el procedimiento interno que se lleva a cabo en la Superintendencia de Administracin Tributaria desde el inicio hasta la fase final de un concurso, se interrelacionan las siguientes dependencias Administrativas: Gerencia Regional Occidente, Gerencia Administrativa Financiera, Secretaria General y el Despacho Superior, realizando las revisiones y aprobaciones en el expediente de mrito que a cada dependencia compete (ver narrativa de proceso). En el caso del Contrato Administrativo SAT-GRO-02-2011 y la Resolucin de aprobacin, fue recibido en la Gerencia Regional Occidente el da mircoles 09/02/2011 y publicado en Guatecompras el da jueves 10/02/2011, tal como se evidencia en la Hoja de Trmite HT-SAT-S-0246-2011 y reporte de publicacin de Guatecompras, como se observa, la Gerencia Regional Occidente realiza las publicaciones en Guatecompras de los documentos en tiempos reales, es decir, hasta que la documentacin haya cumplido con los requisitos legales establecidos (ver anexos) En tal virtud, las publicaciones en Guatecompras de los documentos relacionados con el concurso segn NOG 1391194 -fueron realizados conforme los tiempos establecidos en el Acuerdo Ministerial 11-2010 por la unidad de Compras y Contrataciones de la Gerencia Regional Occidente. Las diligencias efectuadas por mi persona en el desarrollo de mis funciones asignadas, y en especial del presente caso, fueron realizadas con transparencia y en ningn caso por mala fe; las publicaciones de los documentos del presente concurso fueron realizadas en el momento en que se tuvieron a la vista, por lo que se concluye que los plazos establecidos para las publicaciones en Guatecompras fueron atendidos conforme a la normativa legal vigente y se solicita respetuosamente el anlisis objetivo de los medios de prueba y que se DESVANEZCA el hallazgo formulado. En oficio S/N de fecha 07 de mayo de 2012, presentada por Edgar Antonio Medina de Len, asistente de compras y contrataciones, Gerencia Regional Central, manifiesta: 1) En relacin al item identificado con el NOG 1663593 Servicio de Distribucin de Correspondencia por un valor de Q 450,000.00 sealado al suscrito, me permito adjuntar documentos que permiten establecer el proceso de autorizacin del expediente hasta su publicacin en el portal de Guatecompras, y que como Asistente de Compras y Contrataciones no tengo injerencia en el
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proceso, nicamente para publicar los documentos cuando ha concluido el proceso de autorizacin. Detallo a continuacin cronolgicamente los documentos siguientes: a) En fecha 8 de agosto de 2011 la junta de cotizacin adjudico el servicio de Distribucin de Correspondencia a travs del acta de adjudicacin numero 06/2011. b) Con fecha 17 de agosto de 2011 la Jefe de Divisin de Apoyo Tcnico y Gestin de Recursos de la Gerencia Regional Central mediante hoja de tramite HT-SAT-GRC-DAT y GR-SAF-179-2011, enva al Gerente Administrativo Financiero el expediente de cotizacin publica numero SAT-GRC-02-2011 relacionado al Servicio de Distribucin de Correspondencia de la Gerencia Regional Central, para revisin de la Resolucin de aprobacin y elevarlo al Despacho Superior para la firma de aprobacin correspondiente. c) El 26 de agosto de 2011, a travs de la Hoja de Tramite HT-SAF-GAF-1497-2011 el Gerente Administrativo Financiero traslada al Delegado de Secretaria General el expediente que contiene la Resolucin de Superintendencia numero SAT-S-784-2011 para revisin del expediente y de la Resolucin correspondiente, siendo recibido a las 10:35. d) El mismo da 26 de agosto el Delegado de Secretaria General devuelve el expediente luego de las correcciones respectivas a la Gerencia Financiera, siendo recibido el documento a las 15:50 hrs, para que sea elevado a firma del Sr. Superintendente. e) El 26 de agosto de 2011 es emitida la hoja de trmite HT-SAT-GAF-1499-2011 para trasladar al Sr. Superintendente de Administracin Tributaria la resolucin SAT-S 784-2011 para su firma, luego de haber sido revisada por el personal responsable, por lo que esa Gerencia est de acuerdo con el contenido de esa resolucin. La hoja de trmite en referencia fue recibida en el despacho superior el da 29 de agosto de 2011 a las 8:37. f) Siendo las 15:55 hrs del da 29 de agosto de 2011, la Gerencia Administrativa Financiera recibe la hoja de tramite numero HT-SAT-S-1682-2011 en la cual el Sr. Superintendente traslada debidamente firmada la Resolucin numero SAT-S-604-2011 de fecha 17 de agosto 2011, para lo que corresponda. g) El da 29 de agosto de 2011 a las 17:00 fue recibido en la Seccin Administrativa Financiera Gerencia Regional Central, el expediente conteniendo la Resolucin numero SAT-S-604-2011 de fecha 17 de agosto 2011 debidamente
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firmada por el Sr. Superintendente de Administracin Tributaria con una copia de la hoja de tramite numero HT-SAT-S-1682-201 enviada al Gerente Administrativo Financiero. h) El da 30 de agosto a las 13:21 se procedi a publicar en el portal de Guatecompras la Resolucin SAT-S 784-2011 y a publicar la notificacin electrnica a los oferentes participantes en el evento, adems de haber sido notificados personalmente mediante notificador En nota S/N de fecha 07 de mayo de 2012, Daniel Rodolfo Valenzuela Mendoza, asistente de compras y contrataciones, Gerencia Regional Central, manifiesta: En cuanto al tem identificado con el NOG 1267973 relacionado con la Manifestacin de Inters para la Contratacin de Derechos de Licenciamiento y Actualizacin Oracle, no aplican las normas para el Uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, relacionada al Artculo 11, inciso K) e inciso I), ya que no hay adjudicacin ni aprobacin de la adjudicacin, sino la facultad para contratar, tal como lo establece el Artculo 20 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Queda sujeto al sistema De Guatecompras lo que establece el Artculo 11, inciso n) el cual establece: Que la unidad ejecutora compradora debe asegurar que el contrato, con su respectiva aprobacin, as como el oficio que contiene la rendicin de ste al Registro de Contratos, de la Contralora General de Cuentas, se publique en el Sistema Guatecompras como plazo mximo al da hbil siguiente de la redicin al referido registro, el cual fue enviado a la Contralora General de Cuentas el da 26 de enero del ao 2011 y publicado en Guatecompras en esa misma fecha, con lo cual se cumpli el procedimiento. Quiero hacer mencin que dentro del proceso de la manifestacin de inters SAT-MI-06-2010 CONTRATACION DE LOS DERECHOS DE LICENCIAMIENTO Y ACTUALIZACIN PARA SOFTWARE ORACLE yo realice el proceso hasta la publicacin del acta de oferta econmica el da 21 de octubre del ao 2010, ya que fui trasladado a otra unidad de la Superintendencia de Administracin Tributaria y otra persona termin el proceso del evento. (adjunto publicaciones en el sistema Guatecompras y todas estn bajo plazos correctos) En oficio O-SAT-GRO-003-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, Gerente Regional de Occidente, manifiesta: Ante la observacin sealada me permito informar que conforme el procedimiento interno que se lleva a cabo en la Superintendencia de Administracin Tributaria desde el inicio hasta la fase final de un concurso, se interrelacionan las siguientes dependencias Administrativas: Gerencia Regional Occidente, Gerencia Administrativa Financiera, Secretaria General y el Despacho
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Superior, realizando las revisiones y aprobaciones en el expediente de mrito que a cada dependencia compete (ver narrativa de proceso). En el caso del Contrato Administrativo SAT-GRO-02-2011 y la Resolucin de aprobacin, fue recibido en la Gerencia Regional Occidente el da mircoles 09/02/2011 y publicado en Guatecompras el da jueves 10/02/2011, tal como se evidencia en la Hoja de Trmite HT-SAT-S-0246-2011 y reporte de publicacin de Guatecompras (ver anexos J y K), como se observa, la Seccin Administrativa Financiera de la Gerencia Regional Occidente realiza las publicaciones en Guatecompras de los documentos en tiempos reales, es decir, hasta que la documentacin haya cumplido con los requisitos legales establecidos (ver anexos) En tal virtud, las publicaciones en Guatecompras de los documentos relacionados con el concurso segn NOG 1391194 -fueron realizados conforme los tiempos establecidos en el Acuerdo Ministerial 11-2010 por la Seccin Administrativa Financiera de la Gerencia Regional Occidente. Las acciones tomadas por la Seccin Administrativa Financiera fueron realizadas con total transparencia y sin mala fe; las publicaciones de los documentos del presente concurso fueron realizadas en el momento en que el Asistente de Compras y Contrataciones de la Seccin Administrativa financiera los tuvo a la vista, por lo que se concluye que los plazos establecidos para las publicaciones en Guatecompras fueron atendidos conforme a la normativa legal vigente y se solicita respetuosamente el anlisis de los medios de prueba a efecto se desvanezca el hallazgo formulado. En nota S/N de fecha 07 de Mayo de 2012, el Licenciado Oscar Danilo Piedrasanta Lpez, exsubgerente administrativo financiero interino, manifiesta: En atencin al evento que se detalla a continuacin: En el caso referente a la renovacin de actualizacin con soporte McAfee por un monto de Q 652,987.59. Si se revisa el historial de acciones del sistema Guatecompras, podemos verificar que el da 11 de julio del 2011, se colg por parte del usuario hijo el tcnico a cargo, la resolucin de aprobacin del contrato y el da 12 de julio del 2011, se colgaron los siguientes documentos por el mismo usuario, siendo estos: carta a la contralora de cuentas, contrato con la empresa, seguro de caucin y notificacin. Lapso de tiempo en el cual, estn los dos das hbiles que la ley establece. En cuanto a lo que establece la Resolucin 11-2010 Normas para uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, ARTICULO 19), dice: Limite de responsabilidad: el acceso al sitio www.guatecompras.gt, se realizar bajo la estricta responsabilidad del usuario. En este caso el tcnico que tiene a su cargo el evento, en ningn momento la
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Resolucin dice que es responsabilidad compartida con quien firma el contrato o tenga otro tipo de funciones. Cada Tcnico paga fianza de fidelidad y es responsable por sus actuaciones, en este caso, si existe alguna deficiencia en el ingreso al sistema es responsabilidad y competencia del usuario. En la revisin de los expedientes descritos anteriormente, se determin que aparentemente, hay un retraso en la publicacin de la resolucin de Superintendente, que resuelve aprobar lo actuado por la Junta de Cotizacin. En relacin a dichas publicaciones me permito adjuntar el cuadro que muestra el recorrido que realiza la resolucin antes de ser signada por el Superintendente. La notificacin de la resolucin de aprobacin, de forma personal al proveedor, se efecta en cumplimiento del artculo 3 del Decreto Nmero 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo: Artculo 3.- Forma.- Las resoluciones administrativas sern emitidas por autoridad competente/ Las resoluciones sern notificadas a los interesados personalmente citndolos para el efecto, o por correo que certifique la recepcin de la cdula de notificacin. Para continuar el trmite deber constar, fehacientemente, que el o los interesados fueron debidamente notificados con referencia expresa de lugar, forma, da y hora. (El resaltado es propio). Nos referimos a dicha Ley, en virtud de lo que para el efecto contempla el Decreto Nmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artculo 101; segundo prrafo Para el efecto de requisitos de la solicitud, trmite y diligenciamiento, se estar a los dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicar supletoriamente en esta materia y 102, JURISDICCIN DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Salvo lo dispuesto en el artculo 3 de esta ley, toda controversia relativa al incumplimiento, interpretacin, aplicacin y efectos de los actos o resoluciones de las entidades a que se refiere el artculo 1 de la presente ley, as como en los casos de controversias derivadas de los contratos administrativos, despus de agotada la va administrativa y conciliatoria se sometern a la jurisdiccin del Tribunal de lo contencioso Administrativo. Adems en el artculo 37 del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, indica Al aprobarse la adjudicacin, la dependencia o entidad interesada deber notificar a los oferentes. Con esta notificacin, los oferentes que ocupen el tercer lugar y los siguientes podrn cancelar la garanta de sostenimiento de oferta En virtud de lo anterior y para salvaguardar los intereses de la Institucin, en caso surja alguna controversia y sea sometida a la Jurisdiccin del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, la publicacin en GUATECOMPRAS se realiza despus de la notificacin personal de la resolucin de aprobacin de lo actuado por la junta, misma que se realiza dentro del plazo que determina la ley.
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En cuanto al incumplimiento del plazo de 10 das para la suscripcin del contrato con relacin a la adjudicacin, me permito la Opinin Jurdica nmero OJ-SAT-SG-78-2011, de fecha 7 de julio de 2011, emitida por la Secretara General, quien es la dependencia, que supervisa nuestro actuar administrativo, quien opina lo siguiente:OPINA: Que en aplicacin del artculo 101 de la Ley de Contrataciones del Estado, despus de notificada la aprobacin de la adjudicacin por parte de la autoridad correspondiente, la Gerencia Administrativa Financiera debe esperar 10 das hbiles contados a partir del da siguiente de la notificacin, para que dicha adjudicacin sea definitiva, y es a partir del vencimiento de dicho plazo que comienzan a computarse los 10 das (artculo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado) dentro de los cuales la Superintendencia de Administracin Tributaria debe suscribir el contrato que corresponda, motivo por el cual, la Secretara General no considera oportuno recibir el expediente dentro de los 10 das hbiles siguientes a la notificacin de la aprobacin de la adjudicacin definitiva en virtud que la resolucin de adjudicacin no est consentida. (Se considera definitiva cuando ya no hay impugnaciones pendientes). En ese sentido se adjunta el cuadro que hace referencia a la fecha de notificacin de la resolucin de aprobacin de la adjudicacin, la fecha de suscripcin de los contratos y la cantidad en das que existen entre un documento y otro, demostrando que ninguno supera los 10 das hbiles para impugnaciones, mas los 10 das hbiles para la suscripcin del contrato, que establece la Ley de Contrataciones del Estado. En nota S/N de fecha 07 de Mayo de 2012, Licenciado Edgar Alfredo Mendoza Barqun, exgerente administrativo financiero, manifiesta: b.2 Los plazos observados en estos eventos, se hicieron en observancia a lo que determina los artculos 47 y 101 de la Ley de Contrataciones del Estado y en la opinin jurdica emitida por la Secretara General de la Superintendencia de Administracin Tributaria nmero OJ-SAT-SG-78-2011 de fecha 7 de julio de 2011, cuya copia se acompaa y en la parte conducente dice lo siguiente: OPINA: Que en aplicacin del artculo 101 de la Ley de Contrataciones del Estado, despus de notificada la aprobacin de la adjudicacin por parte de la autoridad correspondiente, la Gerencia Administrativa Financiera debe esperar 10 das hbiles contados a partir del da siguiente de la notificacin, para que dicha adjudicacin sea definitiva, y es a partir del vencimiento de dicho plazo que comienzan a computarse los 10 das (artculo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado) dentro de los cuales la Superintendencia de Administracin Tributaria debe suscribir el contrato que corresponda, motivo por el cual, la Secretara General no considera oportuno recibir el expediente dentro de los 10 das hbiles siguientes a la notificacin de la aprobacin de la adjudicacin, en virtud que la resolucin de adjudicacin no est consentida.
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b.4 En la revisin de los expedientes que se describen en el cuadro siguiente, se determin que aparentemente, hay un retraso en la publicacin de la resolucin de Superintendente, que resuelve aprobar lo actuado por la Junta de Cotizacin. En relacin a dichas publicaciones me permito adjuntar el cuadro que muestra el recorrido que realiza la resolucin antes de ser signada por el Superintendente. Adems el artculo 37 del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, indica Al aprobarse la adjudicacin, la dependencia o entidad interesada deber notificar a los oferentes. Con esta notificacin, los oferentes que ocupen el tercer lugar y los siguientes podrn cancelar la garanta de sostenimiento de oferta, consecuentemente se observa una contradiccin entre ambas leyes. En virtud de lo anterior y para salvaguardar los intereses de la Institucin, en caso surja alguna controversia y sea sometida a la Jurisdiccin del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, la publicacin en GUATECOMPRAS se realiza despus de la notificacin personal de la resolucin de aprobacin de lo actuado por la junta. En oficio O-SAT-IRG-244-2012, de fecha 04 de mayo de 2012, Licenciado lvaro Omar Franco Chacn, Intendente de Recaudacin y Gestin, manifiesta: Sobre la condicin planteada y despus de analizar los puntos descritos, solicito a ustedes desvanecer el hallazgo, considerando que la Intendencia de Recaudacin y Gestin es ajena a los eventos descritos y que la Gerencia Administrativa Financiera es la dependencia encargada de administrar recursos financieros de la SAT, inclusive, el de administrar eficientemente el sistema de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, su almacenamiento y registro. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo como responsable al Licenciado Jorge Mario Andrino Grotewold, exsecretario general, en virtud que las bases legales, artculos citados de los anexos, en los textos de los mismos se establece la funcin notificadora de Secretara General y no se circunscribe a las deficiencias encontradas en la literal b, sino el comentario es general e indica sobre los proyectos de contratos, ms no as de los contratos como tal. Se confirma el Hallazgo al Licenciado Rudy Baldemar Villada Vanegas, exsuperintendente, la responsabilidad en el evento 1256564, en virtud que la cita de leyes deja fuera la sujecin de las dems disposiciones contenidas en la Ley y en su reglamento, debindose publicar en el sistema de Guatecompras, de la
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deficiencia citada en la literal b), as como los procedimiento interno no son superiores a la Ley y Reglamento de Contrataciones del Estado, mismos que no se encuentran apegados a las reformas de esta ley. Se excluye de los eventos 1493388, 1528815, en virtud que las pruebas presentadas, dejan claro la responsabilidad de cada uno en relacin a los procedimientos administrativos internos segn el acuerdo interno de desconcentracin administrativa y financiera. Se confirma el hallazgo a Licenciada Zoraida Samayoa Cabrera, en virtud que la cita de leyes deja fuera la sujecin de las dems disposiciones contenidas en la Ley y en su reglamento, debindose publicar en el sistema de Guatecompras, sobre los eventos NOG. 1368117, 1526898 y 1267973 de la literal a). Se excluyen los comentarios de la literal b, en virtud de que no forman parte de los puntos notificados, porque no tiene responsabilidad alguna sobre ellos. Se confirma el Hallazgo porque los comentarios y medios de prueba presentados por Carolina Rafaela Lpez Miranda, asistente de compras y contrataciones la cita de leyes deja fuera la sujecin de las dems disposiciones contenidas en la Ley y en su reglamento, debindose publicar en el sistema de Guatecompras, por lo que se confirma en el evento NOG 1368117, contenido en las deficiencias con la literal a). Se excluye de responsabilidad en los eventos 1828185 y 1528815 de las deficiencias de la literal b), ya que las pruebas y comentarios aportados demuestran que no tiene responsabilidad alguna. Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios, documentos, medios de prueba presentados por el Licenciado, Fredy Alexander Galdmez Caldern, Gerente Regional Central, cita de leyes deja fuera la sujecin de las dems disposiciones contenidas en la Ley y en su reglamento, debindose publicar en el sistema de Guatecompras, en el evento NOG 1663593, contenido en las deficiencias con la literal a); As mismo el procedimiento que indica no es superior a la Ley y reglamento de Contrataciones del Estado y a la Normativa de la Direccin de Normatividad de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas. Se excluye a Ana Beatriz Murcia Martnez, asistente de compras y contrataciones, en virtud de las pruebas y comentarios presentados, se demuestra que no tiene responsabilidad en las deficiencias de la literal a) evento 1526898. Se excluye a Jos Kristian Delgado Rodrguez, asistente de compras y contrataciones, en virtud que las pruebas y comentarios presentados, demuestran
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que no tiene responsabilidad de las deficiencias de la literal a) evento E2806126. Se excluye a David Rafael Ojeda Baten, asistente de compras y contrataciones, de la Gerencia Regional de Occidente, en virtud que las pruebas y comentarios presentados demuestran que no tiene responsabilidad de las deficiencias de la literal a) evento 1391194. Se excluye a Edgar Antonio Medina de Len, asistente de compras y contrataciones, de la Gerencia Regional Central, en virtud que las pruebas y comentarios presentados demuestran que no tiene responsabilidad de las deficiencias de la literal a) evento 1663593. Se excluye a Daniel Rodolfo Valenzuela Mendoza, asistente de compras y contrataciones de la Gerencia Regional Central, en virtud que las pruebas y comentarios presentados demuestran que no tiene responsabilidad de las deficiencias de la literal a) evento 1267973. Se confirma el hallazgo al Licenciado Jorge Roberto Vielman Deyet, Gerente Regional Occidente, en virtud que los argumentos y pruebas que presenta, del evento 1391194, el procedimiento que indica no es superior a la Ley y reglamento de Contrataciones del Estado y a la Normativa de la Direccin de Normatividad de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas. Se confirma el hallazgo al Licenciado Oscar Danilo Piedrasanta Lpez, exsubgerente administrativo financiero interino, en virtud que los comentarios, documentos presentados y pruebas, as como las citas de leyes deja fuera la sujecin especfica de los plazos establecidos para cada uno de los actos administrativos. Se confirma el hallazgo al Licenciado Edgar Alfredo Mendoza Barqun, en virtud que los comentarios y pruebas presentadas, segn los cuadros que el anexa, se evidencia la deficiencia y el argumento legal est enfocado a la aplicacin de los recursos, no como lo cita el dictamen de Secretara General OJ-SAT-SG-78-2011 Se confirma el hallazgo al Licenciado lvaro Omar Franco Chacn, en virtud que en la suscripcin del contrato No. SAT-010-2012 de fecha 05 de enero de 2012, funga como Superintendente interino, como autorizador del mismo. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 82, para el Ex Superintendente, por la cantidad de Q58,844.85; Superintendente interino, por la cantidad de Q10,710.48, Ex
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Gerente Administrativo Financiero, por la cantidad de Q61,999.03; Ex Gerente Administrativo Financiero Interino, por la cantidad de Q21,914.06; Gerente Regional Central, por la cantidad de Q10,178.57; Gerente Regional de Occidente, por la cantidad de Q14,642.86; Ex Jefe del departamento de Compras y Contrataciones, por la cantidad de Q417,110.16, Ex Secretario General, Q147,026.01 y Asistente de Compras y Contrataciones, por la cantidad de Q10,561.81. Hallazgo No.7 Incumplimiento a Ley de Contrataciones del Estado en la adquisicin de cupones de combustible Condicin Al analizar el expediente de Manifestacin de Inters SAT-MI-04-2010, de la Gerencia Administrativa Financiera, para la adquisicin de 41,000 cupones canjeables por combustibles diesel y/o gasolina con valor nominal de Q100.00 y 221,300, cupones canjeables por combustibles diesel y/o gasolina con valor nominal de Q50.00, para cubrir la demanda de consumo de 36 meses, se establecieron las siguientes deficiencias: a) No fue aprobada la adjudicacin por parte de la autoridad superior, contenida en el acta nmero 49/2010 de fecha 6 de junio de 2010 y refrendada por el acta nmero 54/2010 de fecha 23 de julio de 2010; b) Contrato suscrito 8 meses posteriores a la fecha de adjudicacin por parte de la comisin receptora; Contrato SAT-06-2011, de fecha 9 de marzo de 2011, por el valor de Q.15,165,000.00, que incluye el Impuesto al Valor Agregado IVA-. Criterio El Decreto Nmero 57-92, del Congreso de la Repblica, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 36. Aprobacin de la adjudicacin, establece: Dentro del plazo de dos (2) das siguientes a que quede firme lo resuelto por la Junta, esta cursar el expediente a la autoridad superior, la que aprobar o improbar lo actuado y en este ltimo caso, con exposicin razonada, ordenar su revisin con base en las observaciones que formule. Si se ordenare la revisin, dentro del plazo de dos (2) das el expediente volver a la Junta, la que revisar la evaluacin y har la adjudicacin dentro del plazo de cinco (5) das de recibido el expediente. La Junta podr confirmar o modificar su decisin, en forma razonada. Devuelto el expediente a la autoridad superior, sta aprobar lo actuado por la Junta, quedando a salvo el derecho de prescindir. Tanto la aprobacin como la improbacin, la har la autoridad superior dentro del plazo de cinco (5) das de recibido el expediente; el artculo 47. Suscripcin del Contrato, establece: Los contratos que se celebren en aplicacin de la presente ley, sern suscritos dentro
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del plazo de diez (10) das contados a partir de la adjudicacin definitiva en representacin del Estado cuando las negociaciones sean para las dependencias sin personalidad jurdica por el respectivo ministro del ramo. Dicho funcionario podr delegar la celebracin de tales contratos, en cada caso, en los viceministros, directores generales o directores de unidades ejecutora. Causa Incumplimiento de los plazos de aprobaciones de adjudicacin, contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado por parte del Superintendente y Secretario General. Efecto Falta de transparencia en la adquisicin de los cupones de combustibles. Recomendacin El Superintendente debe girar instrucciones al Secretario General, debern cumplir con los plazos establecidos en la norma vigente y a las comisiones de recepcin para que en las actas que suscriban, se identifiquen los nmeros de correlativos y las caractersticas y especificaciones contenidas en los cupones de combustible. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 07 de mayo de 2012, el Licenciado Jorge Mario Andrino Grotewold, exsecretario general, manifiesta; Pronunciamiento. Es meritorio explicar un aspecto de derecho y el otro elemento de procedimiento interno dentro de la SAT. En cuanto a la aprobacin de la adjudicacin por parte de la autoridad superior, se debe aclarar que conforme a la ley este no es un procedimiento de cotizacin o licitacin, los cules son los procesos en donde se requiere una aprobacin de la adjudicacin. Este procedimiento se identifica como la determinacin de un proveedor nico, cuya base legal est contenida en el artculo 20 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mismo que refiere al numeral 1.10 del artculo 44 de la Ley de Contrataciones del Estado, el cual contempla los procedimientos de excepcin. En tal virtud, la ley prev que cuando el Estado y en este caso la SAT, tenga duda si existe ms de un proveedor para la compra o prestacin de un servicio, se pueda realizar una manifestacin de inters que determine si hay uno o ms proveedores dispuestos a ofertar. En el caso de existir ms de un proveedor dispuesto, se debe inmediatamente iniciar la licitacin o cotizacin. Si en caso no existe proveedor interesado, se facultad al Estado para realizar una compra directa, y si en caso existe solamente un oferente, entonces se faculta al Estado para contratarlo. Como se podr entender, en ninguna parte del procedimiento establecido por el reglamento, indica o establece una aprobacin de la adjudicacin, toda vez que no existe adjudicacin como tal, sino
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solamente la determinacin o no de un proveedor nico para ese bien o servicio, y por ende, y para salvaguardar los intereses del Estado, se procede a realizar el contrato administrativo. En el caso de marras (objeto de inters), la comisin creada (ojo, vase que no es junta, sino solo comisin) determin a un proveedor nico y por ende, concluy que era posible la contratacin, situacin que se formaliz mediante el contrato administrativo. En ese sentido, la autoridad superior no podra haber aprobado nada, sino solamente garantizar que la SAT y el Estado estuvieran resguardados en sus derechos, mediante el contrato. Es menester explicar que las Manifestaciones de Inters son publicadas en los diarios Oficial y de Mayor Circulacin, as como en el sistema Guatecompras, para garantizar la publicidad y transparencia del proceso, situacin que fueron cumplidas en el presente caso. En cuanto al caso de procedimiento, es importante mencionar que de conformidad con el Procedimiento de Proveedor nico emitido por el departamento de Compras y Contrataciones de la Gerencia Administrativa Financiera e identificado como PRO-GAF-MI-06.01 (anexo 20), se establece claramente y de forma continua lo preceptuado en el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado ya mencionado, y se indica que una vez habiendo procedido a determinar que existe mediante una manifestacin de inters un solo proveedor (proveedor nico), se elaboran las actas y memos correspondientes entre la Comisin Receptora, la Gerencia Administrativa Financiera y el Superintendente, correspondindole a ste ltimo, la decisin para la elaboracin de un contrato que finalice el procedimiento administrativo. Adems de lo sealado ya como punto de derecho establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y la normativa interna procedimental del Proveedor nico, en cuanto a la suscripcin del contrato correspondiente, se reitera lo indicado en los pronunciamientos previos, en el sentido que estas responsabilidades no corresponden a la funcin de la Secretara General, de conformidad con lo que establece el artculo 36 del Acuerdo de Directorio de la SAT, Reglamento Interno de la Institucin, en cuyo texto se identifica en cuanto a este tema en particular, solamente la responsabilidad de elaborar los proyectos de contrato, mismo que se realiz en la fecha indicada mediante el envo de la providencia de mrito a la Gerencia Administrativa Financiera (anexos 21 y 22), en donde se establecen las fechas de recepcin y devolucin que se realizaron en este tema, cumpliendo con los marcos administrativos, procedimentales y legales. Sobre este proceso se tiene conocimiento que por solicitud expresa del Directorio de la SAT, se realizaron consultas jurdicas y financieras a la Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de Cuentas, razn por la cual se presume la Gerencia Administrativa Financiera suscribi el contrato solamente cuando el Directorio de la Institucin otorg un aval, posterior a la recepcin de los dictmenes indicados por las dos dependencias correspondientes.
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En el presente caso, existe una interpretacin distinta del proceso seguido, toda vez que el criterio que emana el hallazgo indica sobre un procedimiento de cotizacin o licitacin, mientras que la manifestacin de inters no se encuadra dentro de estos mecanismos, sino tiene una regulacin derivada de la excepcin, que la misma ley y reglamento contemplan y que ya fueron indicadas en la parte superior de este pronunciamiento. En nota S/N de fecha 04 de Mayo de 2012, Licenciado Rudy Baldemar Villeda Vanegas, exsuperintendnete, manifiesta: Es meritorio explicar un aspecto de derecho y el otro elemento de procedimiento interno dentro de la SAT. En cuanto a la aprobacin de la adjudicacin por parte de la autoridad superior, se debe aclarar que conforme a la ley este no es un procedimiento de cotizacin o licitacin, los cules son los procesos en donde se requiere una aprobacin de la adjudicacin. Este procedimiento se identifica como la determinacin de un proveedor nico, cuya base legal est contenida en el artculo 20 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, mismo que refiere al numeral 1.10 del artculo 44 de la Ley de Contrataciones del Estado, el cual contempla los procedimientos de excepcin. En tal virtud, la ley prev que cuando el Estado y en este caso la SAT, tenga duda si existe ms de un proveedor para la compra o prestacin de un servicio, se pueda realizar una manifestacin de inters que determine si hay uno o ms proveedores dispuestos a ofertar. En el caso de existir ms de un proveedor dispuesto, se debe inmediatamente iniciar la licitacin o cotizacin. Si en caso no existe proveedor interesado, se facultad al Estado para realizar una compra directa, y si en caso existe solamente un oferente, entonces se faculta al Estado para contratarlo. Como se podr entender, en ninguna parte del procedimiento establecido por el reglamento, indica o establece una aprobacin de la adjudicacin, toda vez que no existe adjudicacin como tal, sino solamente la determinacin o no de un proveedor nico para ese bien o servicio, y por ende, y para salvaguardar los intereses del Estado, se procede a realizar el contrato administrativo. En el caso de marras (objeto de inters), la comisin creada (ojo, vase que no es Junta, sino solo Comisin) determin a un proveedor nico y por ende, concluy que era posible la contratacin, situacin que se formaliz mediante el contrato administrativo. En ese sentido, la autoridad superior no podra haber aprobado nada, sino solamente garantizar que la SAT y el Estado estuvieran resguardados en sus derechos, mediante el contrato. Es menester explicar que las Manifestaciones de Inters son publicadas en los diarios Oficial y de Mayor Circulacin, as como en el sistema Guatecompras, para garantizar la publicidad y transparencia del proceso, situacin que fueron cumplidas en el presente caso. En cuanto al caso de procedimiento, es importante mencionar que de conformidad con el Procedimiento de Proveedor nico emitido por el departamento de Compras y Contrataciones de la Gerencia Administrativa Financiera e identificado como PRO-GAF-MI-06.01, se establece claramente y de
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forma continua lo preceptuado en el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado ya mencionado, y se indica que una vez habiendo procedido a determinar que existe mediante una manifestacin de inters un solo proveedor (proveedor nico), se elaboran las actas y memos correspondientes entre la Comisin Receptora, la Gerencia Administrativa Financiera y el Superintendente, correspondindole a ste ltimo, la decisin para la elaboracin de un contrato que finalice el procedimiento administrativo Adems de lo sealado ya como punto de derecho establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y la normativa interna procedimental del Proveedor nico, en cuanto a la suscripcin del contrato correspondiente, se reitera lo indicado en los pronunciamientos previos, en el sentido que estas responsabilidades no corresponden a la funcin de la Secretara General, de conformidad con lo que establece el artculo 36 del Acuerdo de Directorio de la SAT, Reglamento Interno de la Institucin, en cuyo texto se identifica en cuanto a este tema en particular, solamente la responsabilidad de elaborar los proyectos de contrato, mismo que se realiz en la fecha indicada mediante el envo de la providencia de mrito a la Gerencia Administrativa Financiera. Sobre este proceso por solicitud expresa del Directorio de la SAT, se realizaron consultas jurdicas y financieras a la Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de Cuentas, razn por la cual la Gerencia Administrativa Financiera suscribi el contrato solamente cuando el Directorio de la Institucin otorg un aval, posterior a la recepcin de los dictmenes indicados por las dos dependencias correspondientes. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo al Licenciado Jorge Mario Andrino Grotewold, exsecretario general, en virtud que las bases legales, artculos citados de los anexos, en los textos de los mismos se establece la funcin de supervisar, evaluar llevar registro y control del vencimiento de los plazos para la entrega de informacin a los entes competentes, formalidades que deben observarse en la emisin de actos administrativos de la SAT. Tambin se indica que deber elaborar las minutas de convenios y contratos para el cumplimiento de las funciones de la SAT. Se excluye al Licenciado Rudy Baldemar Villeda Vanegas, en virtud que las pruebas presentadas, dejan evidencia de la participacin de los responsables en los procesos administrativos, y de la solicitud de dictmenes, en las hojas de trmite. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 57-92, del Congreso de la Repblica, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 83 y Acuerdo
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Gubernativo No. 1056-92, artculo 56, para el Ex Secretario General por la cantidad de Q677,008.93. Hallazgo No.8 Deficiencia en la clasificacin y liquidacin del rengln de viticos al exterior Condicin Al revisar y analizar la documentacin que soportan las operaciones de egresos del Fondo Rotativo Institucional, CUR No. 378 de fecha 20-09-2011, rendicin No. 24 de viticos, Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-S-006-2-011, de fecha 18 de enero de 2011, por valor de Q8,952.12, pagado al Sub-Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional y M-SAT-S-007-2011 de fecha 18 de enero de 2011 por valor de Q9,671.76, pagado al Intendente de Fiscalizacin por la participacin de seminarios en el exterior; Cur No. 4188, de fecha 30-09-2011, rendicin No. 424, de viticos Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-S-096-2011, de fecha 05 de septiembre de 2011, por valor de Q.3,541.00, pagado al Intendente de Fiscalizacin por la participacin de seminarios en el exterior; Cur No. 5058 de fecha 21-11-2011, rendicin No. 505 de viticos, Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-S-0131-2011, de fecha 17 de octubre de 2011, por valor de Q42,358.6; Cur No. 4155, de fecha 29-09-2011, rendicin No. 505 de viticos, Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-IRG-0171-2011, de fecha 06 de septiembre de 2011, y M-SAT-S-094-2011, de fecha 5 de septiembre de 2011, por valor de Q.8,850.63, pagado al Intendente de Recaudacin y Gestin; CUR No. 3994, de fecha 20-09-2011, rendicin No. 402, de viticos Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-S-082-2011, de fecha 10 de agosto de 2011, por valor de Q.8,834.58, pagado al Sub-Gerente de Planificacin y Desarrollo Institucional; CUR No. 4737, de fecha 03-11-2011, rendicin No. 455, de viticos Programa 01, Actividades Centrales, se encuentran los memorndums M-SAT-S-107-2011, de fecha 28 de septiembre de 2011, por valor de Q.4,949.37, pagado al Intendente de Aduanas, habindose encontrado las siguientes deficiencias: a) Los gastos fueron registrados en el rengln 132, siendo lo correcto el rengln 131. b) No existe original del formulario CO-L Comisiones Oficiales-Liquidacin para la rendicin de cuentas por comisiones oficiales y otros gastos conexos; c) En el Reglamento de la SAT, no se declaran los viticos o comisiones con carcter de representacin; d) Las personas nombradas viajaron para recibir cursos y seminarios, segn los nombramientos. Criterio Acuerdo Ministerial No. 215-2004, del Ministerio de Finanzas Pblicas, Manual de
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Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, de la Direccin Tcnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Pblicas, Grupo 1, Servicios No Personales, Subgrupo 13 Viticos y Gastos Conexos, rengln 131 Viticos en el exterior, establece: Viticos y otros gastos de viaje y permanencia en exterior del personal estatal permanente o no permanente (incluye viticos para agentes diplomticos, cnsules y sus familias). El Acuerdo de Directorio Nmero 041-2005, Reglamento de la Superintendencia de Administracin Tributaria de Gastos para Comisiones Oficiales, artculo 5 Formularios establece: Para la asignacin y comprobacin de los gastos derivados de la realizacin de comisiones oficiales, se establecen los formularios siguientes: literal d) formulario CO-L Comisiones Oficiales-Liquidacin. Los formularios deben ser impresos con numeracin correlativa en original para la rendicin de cuentas; artculo 11 Liquidacin de gastos para comisiones oficiales y otros gastos conexos, establece: El personal comisionado deber presentar el formulario CO-L Comisiones Oficiales-Liquidacin Causa Incumplimiento del Jefe del Departamento de Tesorera, a la normativa presupuestaria e interna especficamente al rubro de gastos de viticos. Efecto Falta de transparencia en las operaciones contables, presupuestarias y financiera por el concepto de este gasto. Recomendacin El Superintendente, debe girar instrucciones al Jefe del departamento de Tesorera, a efecto se de cumplimiento a las normativas especficas, en la elaboracin y registro de las operaciones a su cargo. Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 12, Licenciado Sergio Romeo Ruano Castaeda, Jefe del departamento Tesorera, manifiesta: Por medio del Acuerdo de Directorio nmero 16-2010 la Autoridad Superior de la SAT, en uso de sus facultades, aprob el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de Administracin Tributaria para el Ejercicio Fiscal dos mil once; en el cual se asignaron crditos al rengln 132 Viticos de representacin en el exterior, por un monto de Q843,615.00. Lo anterior implica la autorizacin expresa para otorgar viticos de representacin en el exterior a los funcionarios que corresponda, entre los que se encuentran nicamente los Directores, Superintendente, Intendentes, Gerentes y
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Subgerentes, que sean nombrados para realizar comisiones oficiales en el exterior, con cargo al rengln de gasto 132 Viticos de representacin en el exterior. El manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala define el rengln 132 Viticos de representacin en el exterior de la manera siguiente: Comprende gastos originados en la realizacin de misiones y viajes al exterior, por funcionarios pblicos en cumplimiento de comisiones oficiales y su aplicacin no se rige por el reglamento de viticos. (-El resaltado no aparece en el texto original) El procedimiento de Gestin Interna PRO-GAF-SF-DT-04, Gastos para Comisiones Oficiales en el Interior y Exterior y viticos de Representacin en el Exterior para Funcionarios y Empleados, establece los procedimientos para el otorgamiento de viticos para comisiones oficiales en el interior y en el exterior as como los viticos de representacin en el exterior; dentro del mismo en el apartado, Normas Internas se establece en el numeral 4., lo siguiente: Los viticos de representacin en el exterior sern autorizados nicamente por el Superintendente de Administracin Tributaria y estos no estn sujetos al Reglamento de la Superintendencia de Administracin de Gastos para Comisiones Oficiales y sus reformas; y podrn proporcionarse a los funcionarios que perciban gastos de representacin en el interior Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo al Jefe del departamento de Tesorera, en virtud que en el comentario y cita de la normativa interna indica claramente que sern nombrados como tal, para el presente caso los nombramiento no fueron emitidos como en representacin, motivo de la deficiencia, adems, se analizaron otros expedientes de directores y gerentes a los cuales se les aplico el rengln 131, evidentemente no es estndar la aplicacin del rengln 132. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Jefe del Departamento de Tesorera, la cantidad de Q.5,000.00.
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7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR Se dio seguimiento a las 14 recomendaciones de la auditoria anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2010, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacin por parte de los responsables, establecindose la implementacin de 11 y 3 en proceso.
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No. 1 Nombre RUDY BALDEMAR VILLEDA VANEGAS EDGAR ALFREDO MENDOZA BARQUIN OSCAR DANILO PIEDRASANTA LOPEZ JUAN MIGUEL IRIAS GIRON SILVERIO RENE HERNNDEZ DE LEN JOSELIN ARMANDO SANDOVAL ALVAREZ BRENDA LISSETTE AJ CANO DE MOLINA EMILIO ENRIQUE NOGUERA CARDONA SERGIO ROMEO RUANO CASTAEDA CRISTIAN ESDALN AXPUAC ALVARADO Cargo SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA -SATGERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Del 01/01/2011 Al 31/12/2011
01/01/2011
31/12/2011
SUBGERENTE ADMINISTRATIVA
01/01/2011
31/12/2011
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SUBGERENTE FINANCIERO JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
01/01/2011 01/01/2011
31/12/2011 31/12/2011
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
01/01/2011
31/12/2011
JEFE DE UNIDAD DE OPERACIONES CONTABLES Y ANALISIS FINANCIERO GERENTE DE AUDITORIA
01/01/2011
31/12/2011
01/01/2011
31/12/2011
JEFE DE DEPARTAMENTO DE TESORERIA
01/01/2011
31/12/2011
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JEFE DE DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
01/01/2011
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Visin Ser una Institucin moderna, con prestigio y credibilidad que administre con efectividad, integridad y transparencia el sistema tributario y aduanero, que utilice las mejores prcticas de la gestin tributaria, aduanera y administrativa, y que produzca valor para los ciudadanos, los contribuyentes, y sus empleados y funcionarios. Misin Maximizar el rendimiento de los impuestos, aplicar oportuna e imparcialmente la legislacin tributaria y aduanera, prestar servicios de alta calidad y facilitar el comercio para contribuir a la competitividad de la economa y proveer al Estado de los recursos financieros necesarios para brindar servicios bsicos y mayores oportunidades de desarrollo a los guatemaltecos. Estructura Orgnica
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La estructura organizacional de la Superintendencia de Administracin Tributaria, SAT, est constituida de conformidad con su organigrama de la manera siguiente: Autoridades superiores: Directorio, Despacho del Superintendente, Asesora Tcnica del Directorio, Asesora del Superintendente, Secretaria General, Gerencia de Planificacin y Desarrollo Institucional, Gerencia de Informtica, Comunicacin Social Externa, Cultura Tributaria. Auditora Interna Intendencias: Intendencia de Asuntos Jurdicos, Intendencia de Aduanas, Intendencia de Coordinacin de Operaciones, Intendencia de Fiscalizacin Intendencia de Recaudacin y Gestin Gerencia General de Gestin de Recursos Gerencia de Atencin al Contribuyente Gerencia de orientacin legal y derechos del contribuyente Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia de Seguridad Institucional Gerencia de Recursos Humanos Gerencia de Infraestructura Unidades Ejecutoras Gerencia Regional Central Gerencia Regional Sur Gerencia Regional Occidente Gerencia Regional Nor-Oriente Gerencia Contribuyentes Especiales Grandes Gerencia Contribuyentes Especial Medianos
INFORME DE AUDITORA COMIT NACIONAL DE ALFABETIZACIN -CONALFADEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
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1. INFORMACIN GENERAL 1.1 Base Legal El Comit Nacional de Alfabetizacin CONALFA- tiene su fundamento legal en los siguientes ordenamientos: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, artculo 75 y artculo 14 de disposiciones transitorias y finales y Decreto Nmero 43-86, del Congreso de la Repblica Ley de Alfabetizacin y su Reglamento. Funcin El Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA- a travs de la Secretara Ejecutiva de la Entidad Ejecutora, coordina el proceso para la definicin de metas y establece criterios para la atencin de la poblacin analfabeta, tanto para la fase inicial como para las etapas de post alfabetizacin; de esta forma contribuye para que el gobierno de Guatemala cumpla con el compromiso de reducir el ndice de analfabetismo en el pas a cifras reconocidas como aceptables por los Organismos Internacionales. La meta que se estableci de acuerdo al plan operativo anual, para el ao 2011 fue de 249,819 participantes a nivel nacional, distribuidos en la fase inicial y las etapas de post alfabetizacin I y II en los programas espaol y bilinge. De acuerdo al sistema de informacin de alfabetizacin para el ejercicio fiscal 2011, se inscribieron 244,901 participantes, habindose registrado una desercin de 22,494 hombres y 80,682 mujeres que equivalen al 42%, siendo un factor importante de desercin la falta de entrega de material educativo a las personas analfabetas. Se evaluaron 143,864 participantes y fueron promovidos 141,925 que equivalen a un 58% de la meta propuesta. De acuerdo al informe presentado por el Coordinador de la Unidad de Organismos No Gubernamentales y Gubernamentales, para los programas espaol y bilinge financiados mediante convenios de cooperacin con empresas privadas y gubernamentales, para lo que se estim una ayuda al 31 de diciembre de 2011 de Q6,349,551.00, para darle atencin a 23,672 participantes, no se revelaron en la memoria de labores institucional.
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2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORA La auditora se realiz con base en: La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en sus artculos 232 y 241. El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA AREA FINANCIERA Generales Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y liquidacin presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2011. Especficos Comprobar la autenticidad y presentacin de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, as como sus documentos de soporte. Examinar la liquidacin presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad.
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4. ALCANCE DE LA AUDITORA rea Financiera Con base a la evaluacin del control interno y de la ejecucin presupuestaria del perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 de la entidad, se aplicaron criterios tcnicos para la seleccin de la muestra, elaborando los programas de auditora para cada rubro de ingresos y egresos, con nfasis principalmente en las cuentas que conforman el rea financiera y presupuestaria tales como: Bancos, Fondos en Avance, Propiedad, Planta y Equipo, Gastos del Personal a Pagar, Ingresos, Egresos, Plan Operativo Anual (POA) y modificaciones presupuestarias entre otros, con el fin de determinar el logro de las metas institucionales, los objetivos y las funciones de la entidad y su gestin administrativa, respecto al programa 11 Alfabetizacin. 5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Informacin Financiera y Presupuestaria Balance General Las cuentas de balance consideradas como reas crticas a evaluar, fueron seleccionadas de acuerdo a su importancia, siendo stas: Bancos La entidad report que maneja sus recursos provenientes del presupuesto de ingresos y egresos del Estado en dos cuentas bancarias principales aperturadas en el Sistema Bancario Nacional, las cuales estn debidamente autorizadas por el Banco de Guatemala y al 31 de diciembre de 2011, segn reportes de la administracin refleja la cantidad de Q32,238,150.31. De acuerdo a procedimientos de auditora, se revisaron las conciliaciones y se efectuaron confirmaciones bancarias a las cuentas monetarias aperturadas por la entidad, determinndose la razonabilidad de las mismas. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administracin Central) La entidad report que manej para el ejercicio fiscal 2011, 26 cuentas de
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depsitos monetarios, para fondo de caja chica, distribuidos as: 23 en Coordinaciones Departamentales y 3 en oficinas centrales, las cuales fueron liquidadas al 31 de diciembre de 2011. Inversiones Financieras El Balance General de la Entidad al 31 de diciembre de 2011, no refleja inversiones financieras. Propiedad, Planta y Equipo La entidad actualiz al 31 de diciembre de 2011, el inventario de bienes muebles e inmuebles y fueron registradas como alzas las diferentes adquisiciones del perodo. Las Tarjetas de Responsabilidad consignan los bienes muebles entregados a Funcionarios y Empleados para su uso y responsabilidad, encontrndose en ellas algunas deficiencias. El saldo de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo al 31 de diciembre de 2011 ascendi a la cantidad de Q8,158,811.04, la cual est integrada por Maquinaria y Equipo Q22,057,626.13, Equipo Militar y de Seguridad Q4,310.51, Otros Activos Fijos Q423,120.21 y Depreciaciones Acumuladas Q14,326,245.81. Gastos del Personal a Pagar Est integrada por retenciones efectuadas a empleados por orden judicial y el saldo de esta cuenta al 31 de diciembre de 2011 es de Q99,257.31. Resultado del Ejercicio De acuerdo con el alcance de la auditora, se evaluaron las cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo el resultado del ejercicio al 31 de diciembre de 2011, de Q109,517.32. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de la auditora, se evaluaron las cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas. Ingresos y Gastos De acuerdo con el alcance de la auditora se evaluaron las cuentas de ingresos y egresos siguientes: Transferencias Corrientes del Sector Pblico,
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Remuneraciones, Bienes y Servicios, Otros Alquileres, Transferencias Otorgadas al Sector Privado y al Sector Pblico. Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos Mediante Acuerdo Gubernativo Nmero 407-2010 de fecha 30 de diciembre de 2010, se aprob el presupuesto de ingresos y egresos para el ejercicio fiscal 2011. El presupuesto asignado de ingresos ascendi a la cantidad de Q185,337,255.00, el cual present una modificacin de Q10,713,052.00, para un presupuesto vigente de Q174,624,203.00, percibindose al 31 de diciembre de 2011, la cantidad de Q133,294,219.00. Egresos El presupuesto de egresos asignado para el ejercicio fiscal 2011, ascendi a la cantidad de Q185,337,255.00 y se realizaron modificaciones por -Q10,713,052.00 para un presupuesto vigente de Q174,624,203.00 ejecutndose la cantidad de Q132,013,859.30 equivalente al 76%, a travs del programa 11 alfabetizacin. Modificaciones presupuestarias La entidad report que las modificaciones presupuestarias se encuentran autorizadas por la autoridad competente y que estas no incidieron en la variacin de las metas del programa especfico afectado. Otros aspectos Plan Operativo Anual La entidad formul su Plan Operativo Anual, donde se cuantifica el nmero de personas a alfabetizar, pero no as, el recurso financiero que se requiere para alcanzar este objetivo. La entidad present al Ministerio de Finanzas Pblicas el informe de gestin. Plan Anual de Auditora Este fue aprobado por la mxima autoridad de la entidad, sin embargo no se llev a cabo la totalidad de las auditoras consignadas en el mismo, incumpliendo
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tambin con los objetivos generales. Convenios La entidad report que para el ejercicio fiscal 2011, no suscribi convenios con otras instituciones. Donaciones El Comit Nacional de Alfabetizacin al 31-12-2011, registr en el sistema de Contabilidad Integrada el valor de Q2,600.00, en concepto de donaciones en especie correspondientes a aos anteriores. Prstamos El Comit Nacional de Alfabetizacin al 31-12-2011, reporta que no ha recibido ingresos por concepto de prstamos. Sistemas Informticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el sistema de contabilidad integrada, SICOIN WEB. Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones Segn reporte de Guatecompras Express, generado el 20 de marzo de 2012 para el ejercicio fiscal 2011, se adjudicaron 54 eventos; 1 evento de licitacin, 6 eventos de cotizacin, 47 por compra directa. Eventos finalizados anulados 19, finalizados desiertos 19, publicaciones sin concurso 170. Sistema Nacional de Inversin Pblica La institucin no aplica el Mdulo de Seguimiento Fsico y Financiero de Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), debido a que no tiene programas de inversin. Sistema de Guatenminas La entidad no utiliza el sistema de Guatenminas, debido a que el Ministerio de Finanzas Pblicas no ha iniciado las gestiones correspondientes.
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Sistema de Gestin La entidad utiliza el sistema de gestin y previo a adquirir compromisos, emite la constancia de disponibilidad presupuestaria.
Licenciado Carlos Jacinto Coz Secretario Ejecutivo Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFASu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaa de (del) Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA-, al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin de estos estados financieros basados en nuestra auditora. Condujimos nuestra auditora de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditora para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora proporciona una base razonable para nuestra opinin. En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posicin financiera de (del) Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA-, al 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, para el ao que termin en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 25 de mayo de 2012
REA FINANCIERA
LIC. EDGAR ROLANDO MARTINEZ GIRON Coordinador de Comisin
Estados Financieros
INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Licenciado Carlos Jacinto Coz Secretario Ejecutivo Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFASu Despacho En la planeacin y ejecucin de nuestra auditora del balance general a Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA- al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao que termin en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditora con el propsito de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relacin a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las aseveraciones de la Administracin en los estados financieros, son los siguientes: rea Financiera 1 Falta de control en pago de primas de seguros . 2 Incumplimiento al Plan Anual de Auditora 3 Nmina de empleados elaboradas con deficiencias 4 Seguimiento a recomendaciones de Auditoria anterior no cumplidas 5 Los informes de Auditora Interna no se elaboran de acuerdo a guas gubernamentales
LIC. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Control Interno rea Financiera Hallazgo No.1 Falta de control en pago de primas de seguros . Condicin Las autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin en el Programa 11 Alfabetizacin, rengln presupuestario 191 primas y gastos de seguro y fianzas, registraron la contratacin de seguro de vehculos automotores, observndose que se pagaron primas de seguro para la motocicleta marca Honda, modelo 2005, placa M-060BYS y para el vehculo tipo camioneta, marca Jeep, lnea Cherokee, modelo 1999, placa O-100BBC, los cuales fueron declarados inservibles. Los vehculos Jeep Suzuki, modelo 1990, placas O-073BBC y O-078BBC no se aseguraron por el perodo del 01 de abril al 31 de diciembre de 2011. Adems el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo no inform a la Seccin de Inventarios sobre los vehculos que fueron declarados inservibles, para que se iniciara el trmite de baja que corresponde. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 1.2, Estructura de Control Interno, establece: Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos relacionados con: a) controles generales; b) controles especficos; c) controles preventivos; d) controles de deteccin; e) controles prcticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificacin administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. Causa Falta de control y comunicacin entre la Unidad de Apoyo Administrativo y Seccin de Transportes y Mantenimiento. Efecto Riesgo de prdida de bienes no asegurados y disminucin de disponibilidad por pagos de primas a vehculos que estn inservibles. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Unidad de Apoyo
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Administrativo para que se implementen los controles necesarios para el pago de primas de seguro y se traslade oportunamente a la Seccin de Inventarios la documentacin necesaria de los vehculos que estn inservibles o que fueron objeto de robo. Comentario de los Responsables En oficio No. STM-118-2012 de fecha 24-04-2012 el Encargado Seccin de Transportes y Mantenimiento y nota sin nmero de fecha 24 de abril de 2012, el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiestan: De conformidad con el inciso h) del artculo 44 del Acuerdo Gubernativo 137-91, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, es funcin de la Unidad de Apoyo Administrativo proveer servicio de transporte mediante el adecuado control y mantenimiento de vehculos al servicio de la Entidad, para apoyar las actividades de la misma; asimismo, de conformidad con el inciso f) del artculo 39 del referido cuerpo legal, corresponde a la Unidad Financiera, efectuar acciones de registro y control de inventario de los bienes de la Entidad, para garantizar la adecuada custodia y conservacin de los mismos. De conformidad con el manual de Normas y Procedimientos del CONALFA, (pgina 292), el procedimiento mediante el cual se rebajan del inventario los activos en mal estado, (que incluye inservibles para trmite de baja) es responsabilidad de la Unidad de Administracin Financiera UDAF; derivado de ello y a manera de ejemplo, se adjunta fotocopia del Oficio No. 188-2010 de fecha 07OCT2010, donde el Coordinador de Ixcn, solicita a la Coordinadora de la Unidad de Administracin Financiera, autorice la baja de la motocicleta marca Honda Tornado XR250, Placa M-060BYS, modelo 2005. Si la solicitud hubiera sido motivada con el objeto de realizar la reparacin del referido vehculo, entonces s formara parte de la competencia de la Unidad de Apoyo Administrativo, por medio de la Seccin de Transporte; sin embargo, ese no fue el caso. Por ltimo es de hacer mencin que, el Oficio Circular No. 03-2011 de fecha 1 de febrero de 2011 que contiene las NORMAS DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA 2011, en el numeral 33 se establece lo siguiente: Para solicitar la baja de vehculos y motocicletas se debe adjuntar un dictamen tcnico que demuestre el estado fsico de dicho bien. El referido normativo fue emitido por la Coordinadora de la Unidad de Administracin Financiera del CONALFA, y se ha cumplido con lo regulado en dicho normativo. 2. VEHICULOS NO ASEGURADOS: Los dos vehculos a que hace referencia en la condicin del hallazgo, efectivamente no aparecen en el primer inicial donde se contrat el servicio de seguro, debido a que fueron agregados por medio de oficio No. 119-2011 de fecha 13 de mayo de 2011 y se agregan a la pliza No. 14,314 como se evidencia en las copias adjuntas, donde incluyo lo siguiente:
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i. Fotocopia del cheque No. 10321 de fecha 31 de agosto de 2011, donde se cancela al CREDITO HIPOTECARIO NACIONAL el valor del seguro por los meses de Abril a Julio de 2011. ii. Fotocopia de la ltima hoja del listado inicial de vehculos asegurados. iii. Fotocopia de la ltima hoja del listado de vehculos asegurados, donde ya se incluyeron los vehculos en referencia, es decir el listado modificado. iv. Fotocopia del oficio No. SE-266-2011 donde el Secretario Ejecutivo del CONALFA acepta la propuesta presentada por el Crdito Hipotecario Nacional de Guatemala. v. Fotocopia del contrato administrativo No. 03-2011, donde en la clusula segunda se indica que el listado es uno inicial, por lo que queda entendido que durante el periodo de vigencia, podr sufrir altas y bajas de vehculos. Manifiesto que lo sealado por el Auditor Gubernamental sobre el calificativo de INSERVIBLE es un trmino que no est siendo tipificado en alguna regulacin de tipo legal, y que un vehculo puede calificarse como inservible y al poco tiempo ya puede estar en condiciones de utilizarlo, en el caso de los vehculos sealados como inservibles, las coordinaciones departamentales a las cuales se asignaron, los consideraron as por no contar con el presupuesto para su reparacin, pero dichos vehculos pueden repararse y ponerse en circulacin. El CONALFA, omite de la lista de vehculos asegurados, a aquellos que en realidad ya no son reparables y se ha tramitado la baja ante Bienes del Estado y la Contralora General de Cuentas, pues aunque no estn siendo utilizados, son susceptibles de sufrir algn riesgo como el hurto de alguno de los lugares donde les dejan guardados por las noches y fines de semana. Adems, el Auditor Gubernamental, no cuantifica el valor que ha causado efecto en la ejecucin presupuestaria de la institucin. Con relacin a los vehculos con placas O-073BBC y O-078BBC, manifestamos que existe error de parte del Auditor Gubernamental, pues dichos vehculos si fueron asegurados por el perodo del 1 de abril al 31 de diciembre de 2011, tal como se demuestra en el detalle de bienes asegurados de la pliza 14314, extendida por el Crdito Hipotecario Nacional de Guatemala. Por lo antes expuesto y los documentos de soporte que amparan lo explicado, en el caso de los vehculos inservibles y la supuesta omisin en el trmite de baja por parte de la Unidad de Apoyo Administrativo, la Unidad de Apoyo Administrativo y por ende su Coordinador por mandato legal, no tienen injerencia en el proceso de la manera que se est sealando y la supuesta responsabilidad a la que hace referencia en la condicin del hallazgo, est mal enfocada y equivocada, por orden jerrquico el Coordinador de Apoyo Administrativo no puede informar a otro Coordinador de similar jerarqua en este caso a la Udaf como se indica en el presunto hallazgo, solamente a un superior en este caso al Secretario Ejecutivo, por lo que est mal enfocado el hallazgo.
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En oficio No. CNA-UDAI-076-2012 de fecha 24-04-2012 el Auditor Interno, manifiesta: En este hallazgo se cuestiona el hecho que se pagaron primas de seguros por los siguientes vehculos a) motocicleta marca Honda, modelo 2005, placa M-060BYS; b) camioneta marca Jeep, lnea Cherokee, modelo 1999, placa O-100BBC; vehculos que fueron declarados inservibles, segn el Auditor Gubernamental; adems, se cuestiona el hecho que no se aseguraron por el perodo del 1 de abril al 31 de diciembre de 2011, los vehculos Jeep Suzuki, modelo 1990, placas O-073BBC y O-078BBC. Al respecto manifestamos que no compartimos lo manifestado por el Auditor Gubernamental, porque la palabra INSERVIBLE es relativa, pues un vehculo, un da puede estar inservible y al da siguiente ya puede estar en condiciones de utilizarlo, en el caso de los vehculos sealados como inservibles, las coordinaciones departamentales a las cuales se asignaron, los consideraron as por no contar con el presupuesto para su reparacin, pero dichos vehculos pueden repararse y ponerse en circulacin. El CONALFA, omite de la lista de vehculos asegurados, a aquellos que en realidad ya no son reparables y se ha tramitado la baja ante Bienes del Estado y la Contralora General de Cuentas, pues aunque no estn siendo utilizados, son susceptibles de sufrir algn riesgo. Adems, el Auditor Gubernamental, no cuantifica el efecto monetario que ha causado en la ejecucin presupuestaria de la institucin, el pago de prima sobre los vehculos sealados. Con relacin a los vehculos con placas O-073BBC y O-078BBC, manifestamos que existe error de parte del Auditor Gubernamental, pues dichos vehculos si fueron asegurados por el perodo del 1 de abril al 31 de diciembre de 2011, tal como se demuestra en el detalle de bienes asegurados de la pliza 14314, extendida por el Crdito Hipotecario Nacional de Guatemala. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, porque de conformidad con el inciso h) del artculo 44 del Acuerdo Gubernativo 137-91, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, citado por el Coordinador de Apoyo Administrativo y Encargado de la Seccin de Transportes y Mantenimiento en sus argumentos de descargo, confirman que es funcin de la Unidad de Apoyo Administrativo proveer servicio de transporte mediante el adecuado control y mantenimiento de vehculos al servicio de la Entidad. Asimismo, se observ que los vehculos no estuvieron asegurados en el perodo del 01 de enero al 31 de marzo 2011. El calificativo inservible fue extrado del reporte presentado por el Encargado de la Seccin de Transportes y Mantenimiento del CONALFA, segn consta en oficio No. STM-031-2012 de fecha 07-02-2012. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,
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artculo 39, numeral 18, para el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, Auditor Interno y Encargado Seccin de Transportes y Mantenimiento, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno. Hallazgo No.2 Incumplimiento al Plan Anual de Auditora Condicin Al evaluar las auditoras realizadas por la Unidad de Auditora Interna del Comit Nacional de Alfabetizacin, se comprob que no se realizaron la totalidad de las contempladas en el Plan Anual de Auditora para el ejercicio fiscal 2011, nicamente intervenciones a determinadas reas, como es corte de caja y arqueo de valores, activos fijos, pago de incentivo por capacitaciones y pago a alfabetizadores, estas actividades se desarrollaron en las diferentes Coordinaciones Departamentales, observndose incumplimiento con los objetivos plasmados en la planificacin para el ejercicio fiscal 2011. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 1.7 Evaluacin del Control Interno, indica: En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditora Interna-UDAevaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismo. La Contralora General de Cuentas, evaluar las acciones de la Unidad de Auditora Interna -UDAI-, as como el control interno institucional, para garantizar la sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos. Causa Deficiencia en la planificacin de las auditorias por parte del Auditor Interno. Efecto El incumplimiento al plan anual de auditora, no permite conocer las deficiencias administrativas, financieras, contables, tcnicas, etc. y tomar acciones correctivas oportunas. Recomendacin El Consejo Directivo debe girar instrucciones al Auditor Interno para que el plan anual de auditora contemple la evaluacin de control interno, la prctica de auditoras administrativas, auditoras operativas, auditorias especiales, auditorias financieras y presupuestarias, etc., con el propsito de verificar que el Comit Nacional de Alfabetizacin est cumpliendo con su objetivo de creacin.
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Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-UDAI-076-2012 de fecha 24-04-2012 el Auditor Interno, manifiesta: En este hallazgo el Auditor Gubernamental manifiesta que no se realizaron la totalidad de auditoras contempladas en el Plan anual de Auditora para el ejercicio fiscal 2011, indica adems que nicamente se realizaron intervenciones a determinadas reas, como corte de caja y arqueo de valores, activos fijos, pago de incentivo por capacitaciones y pago a alfabetizadores, incumpliendo con los objetivos plasmados en la planificacin para el ejercicio fiscal 2011. Al respecto manifestamos que el Plan Anual de Auditora es elaborado conforme las instrucciones dadas por Contralora General de Cuentas, las auditoras se planifican adecuando las definiciones del tipo de auditora que establece el artculo 2 del Reglamento de la Ley de la Contralora de Cuentas, a la realidad de la institucin. De esa cuenta, se planificaron 4 auditoras financieras para evaluar trimestralmente la ejecucin presupuestaria de la institucin, y se realizaron 4. Las auditoras integrales, las catalogamos como aquellas en las cuales se evalan todas las operaciones de una coordinacin departamental, seccin o unidad de oficinas centrales, de stas, se planificaron 25 auditoras y se realizaron 20. Cmo exmenes especiales, consideramos a aquellas intervenciones que se realizan para fiscalizar el pago de estmulo econmico a los alfabetizadores y se han incluido, considerando la importancia que tiene la ejecucin del Rengln 419 en el presupuesto de egresos de CONALFA, de este tipo de auditora se planificaron 6 y se realizaron 14; adems realizamos otras intervenciones no planificadas, tales como: verificar la destruccin y baja de bienes fungibles, verificar bienes no fungibles en mal estado y su entrega al depsito de la Direccin de Bienes del Estado. Si bien, no se realizaron todas las auditorias integrales planificadas, se realizaron otras actividades con las cuales se super la meta establecida. Algunas caractersticas del Plan Anual de Auditora, son: Flexible, lo que implica que puede modificarse segn las necesidades y Reservado, el acceso al mismo debe ser administrado por el jefe o director de la UDAI. (Presentacin sobre PAA, CGC). La condicin del hallazgo debera indicar de manera especfica los objetivos que no se cumplieron e identificar los casos en los cuales se omiti o se desvi de los mismos; no obstante, me permito hacer referencia a lo siguiente: Los objetivos indicados en el PAA 2011 fueron los siguientes: GENERALES: Cumplimiento de la normativa legal e interna en la ejecucin del presupuesto. Verificar el cumplimiento de objetivos y metas del CONALFA. Verificar el uso adecuado de los recursos de la institucin.
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ESPECIFICOS: Verificar eficiencia en las operaciones del CONALFA. Verificar la proteccin de los activos fijos. Informe No. CNA-UDAI-096-2011, auditora integral a la Seccin de Inventarios de la Unidad de Administracin Financiera, numeral 3.12 Valores en tarjetas de responsabilidad; hallazgo 4.3 Diferencia en el monto del inventario de bienes no fungibles con tarjetas de responsabilidad. Verificar el cumplimiento de la normativa interna y de las leyes gubernamentales. Verificar el uso adecuado de los recursos humanos, bienes y monetarios. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque no se present la documentacin correspondiente a las modificaciones al PAA y aprobacin de las mismas por parte del Consejo Directivo del CONALFA. Asimismo se observ que no se ejecut de acuerdo a los objetivos planteados, como es la verificacin de las metas y objetivos para el ejercicio fiscal 2011, que era alfabetizar a 249,819 participantes, establecindose una desercin de 103,176 participantes equivalente a un 42% y de verificar el uso adecuado de los recursos de la institucin, detectndose que al 31 de diciembre de 2011 existian 61 plazas vacantes. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Auditor Interno, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.3 Nmina de empleados elaboradas con deficiencias Condicin En el Departamento de Personal del Comit Nacional de Alfabetizacin, programa 11 Alfabetizacin, rengln presupuestario 022 personal por contrato, se estableci que las nminas elaboradas para el ejercicio fiscal 2011, no revelan claramente los nombres de los funcionarios y/o empleados, cargo, sueldo nominal, descuentos y/o retenciones y lquido a recibir en un solo documento. Para establecer el monto nominal de acuerdo a lo registrado en cada comprobante nico de registro CUR-, debe efectuarse una integracin de varias nminas: a) sueldo y bonos; b) valor nominal y deducciones y c) sumatoria de cada nmina por grupo geogrfico.
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Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde. La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Causa Falta de supervisin de parte del Jefe del Departamento de Personal. Efecto Riesgo que se efecten pagos a personas que no laboran en la entidad. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Jefe del Departamento de Personal, como responsable de la elaboracin y contenido de las nminas, que stas se presenten en un solo documento, que permita visualizar rpidamente el valor nominal y liquido a pagar de cada funcionario y/o empleado del Comit, con el propsito que el total de la nmina coincida en el comprobante nico de registro CUR-, sin tener que hacer integraciones o consolidaciones. Comentario de los Responsables En oficio No. DP-341-2012 de fecha 23-04-2012 el Jefe Departamento de Personal, manifiesta: En el ao 2006, cuando se conoci que a partir de enero de 2007, el CONALFA financieramente sera una entidad descentralizada, se solicit audiencia al Director de Contabilidad del Ministerio de Finanzas, con el fin de solicitar asesora para la elaboracin de la nmina de pago a los trabajadores del CONALFA, fuimos atendidos por el Sub-director de Nminas, quienes por la cantidad de personas, sugirieron que se poda elaborar la nmina del CONALFA, por medio del paquete de Microsoft Office Excel, por lo que desde enero 2007, a la fecha se ha utilizado este paquete, de sta nmina se remite copia a la Direccin Tcnica de Presupuesto en el mes de enero de cada ao y a la Oficina Nacional de Servicio Civil mensualmente, quienes a la fecha no han objetado su estructura. El 06 de febrero de 2012 por medio del Oficio DP-120-2012 se solicit al Director de Contabilidad los requisitos y documentos a utilizar parte del sistema de Guatenminas. El Jefe de la Seccin de Nminas del Departamento de Sueldos y Clases Pasivas de la direccin de Contabilidad del Estado en Oficio SEP-129-2012 de fecha 05 de marzo de 2012, indic que tienen planificado en el
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futuro darle el tratamiento a cada institucin descentralizada y se nos har llegar la invitacin correspondiente. Atendiendo su recomendacin se efectuar la modificacin de la estructura de la nmina; en un solo documento lo que se considera que se estara utilizando a partir del mes de junio de 2012. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque la presentacin y estructura de las nminas en forma adecuada es responsabilidad de la administracin del Comit Nacional de Alfabetizacin. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Jefe Departamento de Personal, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.4 Seguimiento a recomendaciones de Auditoria anterior no cumplidas Condicin Las autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin, no dieron seguimiento y/o cumplimiento a las recomendaciones realizadas en auditoria anterior, por parte de Contralora General de Cuentas en el informe de correspondiente al ejercicio fiscal 2010, siendo stas: Relacionadas con el control interno: a) Falta de normativa para el uso de combustible y Relacionadas con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables: a) Pagos improcedentes a plizas de seguro de vehculos, b) Escaso personal para supervisar el proceso alfabetizacin y c) Requisitos no cumplidos en contratacin de servicios. Criterio El Acuerdo Nmero A-57-2006, del Subcontralor de Probidad, Encargado del Despacho, Normas de Auditora Gubernamental, Norma 4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones, indica: Los Planes Anuales de Auditora, contemplarn el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de cada informe de auditora emitido. El auditor del sector gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditora practicada, debe mencionar los resultados del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditora gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dar lugar a la aplicacin de sanciones por parte de la administracin del ente pblico o por la Contralora General de 16 Cuentas, segn corresponda. El seguimiento de las recomendaciones ser responsabilidad de las Unidades de Auditora Interna de
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los entes pblicos y de la Contralora General de Cuentas de acuerdo a lo programado Causa La Secretaria Ejecutiva no traslad oportunamente el informe de auditora a las unidades involucradas y la Unidad de Auditora Interna no dio seguimiento a las recomendaciones. Efecto El riesgo que persistan las deficiencias de control interno y de cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Auditor Interno, para que de forma inmediata se cumpla con las recomendaciones establecidas por Contralora General de Cuentas en los informes de auditora. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: En relacin al cumplimiento de recomendaciones de Contralora General de Cuentas incluidas en el informe 2010, se adjunta anexo 1 en el que se da fe que en su momento se giraron las instrucciones correspondientes para su debido cumplimiento. As mismo, la Auditora Interna ha tenido especial cuidado en dar seguimiento a las recomendaciones formuladas en dicho informe, incluyendo en sus actividades algunos procedimientos para dar cumplimiento a las recomendaciones hechas por la Contralora General de Cuentas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque la Secretaria Ejecutiva del CONALFA, no hizo de conocimiento oportunamente al Auditor Interno, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditora del ejercicio fiscal 2010, segn oficio CNA-SE-973-2011 de fecha 28-09-2011. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 2, para el Secretario Ejecutivo por la cantidad de Q4,000.00.
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Hallazgo No.5 Los informes de Auditora Interna no se elaboran de acuerdo a guas gubernamentales Condicin La Unidad de Auditora Interna del Comit Nacional de Alfabetizacin, traslad informes de auditoras practicadas durante el ejercicio fiscal 2011, segn oficio No. CNA-UDAI-036-2012 de fecha 09-02-2012, observndose que estos incumplieron con los criterios tcnicos de contenido, elaboracin y presentacin y no se encuentran aprobados por la mxima autoridad de la entidad. Criterio El Acuerdo Nmero A-57-2006, del Subcontralor de Probidad, Encargado del Despacho, Normas de Auditora del Sector Gubernamental, norma 4.2 Contenido, establece:"Todo informe de auditora del sector gubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido que se ha definido en los manuales respectivos. Los informes deben ser presentados de manera objetiva y clara, con suficiente informacin, que permita al usuario una adecuada interpretacin de los resultados. Todo informe de auditora del sector gubernamental debe incluir un resumen gerencial que debe contener un extracto que haga referencia a los hallazgos y recomendaciones ms relevantes. El cumplimiento con la estructura y contenido que se especifican en el manual de auditora, es importante para el buen entendimiento de lo que se quiere comunicar. La norma 4.5 Aprobacin y Presentacin, indica: En el caso de las unidades de auditora interna de los entes del sector gubernamental, los informes debern ser aprobados y presentados oficialmente por el jefe de dicha unidad, ante la mxima autoridad de la entidad que corresponda y enviar una copia de los mismos a la contralora General de Cuentas para el seguimiento y coordinacin de las actividades." Causa Falta de cumplimiento a lo que establece la normativa legal en cuanto a la estructura, contenido y presentacin de los informes a la mxima autoridad, por parte del Auditor Interno. Efecto Que las actividades e informes que realiza la Unidad de Auditora Interna no sean tcnicamente eficaces y eficientes, para la toma de acciones correctivas en forma oportuna. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Auditor Interno, a efecto de que
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se cumpla con lo establecido en las Normas de Auditora del Sector Gubernamental, en lo relacionado a la prctica de auditoras y comunicacin de resultados. Debiendo trasladar a la Contralora General de Cuentas copia de los informes de auditora. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-UDAI-076-2012 de fecha 24-04-2012 el Auditor Interno, manifiesta: En este hallazgo, el Auditor Gubernamental manifiesta que los informes de auditoras practicadas durante el ejercicios fiscal 2011, incumplen con los criterios tcnicos de contenido, elaboracin y presentacin y no se encuentran aprobados por la mxima autoridad de la entidad. El Auditor Gubernamental, no especfica cuales son los criterios que no cumplen los informes de la Unidad de Auditora Interna. El Mdulo de comunicacin de resultados, en la Gua AI-CR, para la comunicacin de resultados, en el numeral 4, establece: para que la presentacin del informe de auditora, se realice en forma tcnica, se debe utilizar el siguiente procedimiento 4.1 Forma Escrita. 4.2 Contenido: En este espacio define la estructura del informe e indica la siguiente: Cartula Resumen Gerencial Contenido (ndice) Antecedentes Objetivos Alcance Dictamen Estados Financieros Notas a los Estados Financieros Hallazgos Monetarios y de incumplimiento de aspectos legales Hallazgos de Deficiencia de Control Interno Comentario sobre el estado actual de los hallazgos y la recomendaciones de auditoras anteriores Detalle de Funcionarios y Personal Responsable de la Entidad auditada. Estimamos que los informes emitidos, los hemos adecuado a la estructura que brinda la gua sealada anteriormente, por razones obvias, no puede ser idntica, puesto que las guas bsicamente estn enfocadas al trabajo que realizan los Auditores Gubernamentales. Como Ejemplo, sealo la estructura que lleva un informe de Auditora Integral, situacin que el Auditor Gubernamental pudo determinar en los informes que se le presentaron: Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque el Auditor Interno en sus comentarios manifiesta
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que las guas bsicamente estn enfocadas al trabajo que realizan los Auditores Gubernamentales, lo que contradice lo contenido en el Manual de Auditora Interna Gubernamental. Por lo que se incumpli la Norma 4.5 Aprobacin y Presentacin en lo referente al numeral 1.5.3, una vez cumplido el proceso de revisin y aprobacin se procede a realizar la entrega oficial del informe a la mxima autoridad de la entidad auditada y a la Contralora General de Cuentas. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Auditor Interno, por la cantidad de Q5,000.00.
INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Licenciado Carlos Jacinto Coz Secretario Ejecutivo Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFASu Despacho Como parte de la aplicacin de nuestros procedimientos de auditora, para obtener seguridad razonable acerca de si el balance general de Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA- al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao terminado en esa fecha, estn libres de representacin errnea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administracin. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinin. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los trminos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulacin de las distorsiones resultantes, es importante en relacin con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. rea Financiera 1 Atraso en rendicin de formas 2 Deficiencia en el uso de formularios de viticos 3 Aplicacin incorrecta de renglones presupuestarios 4 Deficiencia en publicacin de informacin pblica
5 Convenios suscritos con deficiencias 6 Falta de un plan de clasificacin de puestos y salarios 7 Deficiente elaboracin del Plan Operativo Anual 8 Deficiente registro en tarjetas de responsabilidad 9 Fraccionamiento en la adquisicin de bienes, servicios y suministros 10 Conciliaciones bancarias elaboradas en formas no autorizadas 11 El personal no rene los requisitos del perfil del puesto 12 Expedientes incompletos en la contratacin de personal 13 Inadecuado archivo y resguardo de documentacin 14 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado 15 Incumplimiento a metas y objetivos Hemos considerado estas situaciones importantes de cumplimiento para formarnos una opinin respecto a si los estados financieros de Comit Nacional de Alfabetizacin -CONALFA- por el ao terminado al 31 de diciembre de 2011, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables.
LIC. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables rea Financiera Hallazgo No.1 Atraso en rendicin de formas Condicin La Encargada de Tesorera del Comit Nacional de Alfabetizacin, traslad al Departamento de Formas y Talonarios de la Contralora General de Cuentas la rendicin de formas utilizadas y existencias correspondientes a los meses de enero, febrero, agosto, octubre, noviembre y diciembre 2011, segn conocimientos No. 10-2011 de fecha 28-02-2011, 19-2011 de fecha 14-04-2011 y 50-2011 de fecha 20-09-2011, 60-2011 de fecha 18-11-2011, 67-2011 de fecha 14-12-2011 y 02-2012 de fecha 12-01-2012, respectivamente, observndose que no se cumple con el plazo de rendicin de formas. Criterio El Acuerdo Nmero A-18-2007, del Contralor General de Cuentas, Reglamento para la prestacin de servicios, autorizaciones y venta de formularios impresos, artculo 9 Falta de rendicin de realizacin de formularios, establece: La Contralora General de Cuentas no autorizar la impresin de formularios impresos, ni vender los mismos a las entidades sujetas a fiscalizacin que no se encuentren al da en la rendicin de la realizacin de los formularios. La rendicin de formularios realizados y existencias, se har ante el Departamento de Formas y Talonarios y Delegaciones Departamentales, en un plazo que no exceda de cinco das de vencido el mes a que corresponde. Causa La Tesorera incumpli la normativa legal que regula los plazos de rendicin de formas. Efecto Que no se autorice la venta de formas oficiales al Comit para el registro ingresos, lo que provocara que se registren ingresos sin documentacin de soporte. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Unidad de Administracin Financiera UDAF- para que proceda a rendir el movimiento de formas oficiales al
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Departamento de Formas y Talonarios de la Contralora General de Cuentas, en el tiempo estipulado. Comentario de los Responsables En oficio No. UDAF-TESORERA-091-2012 de fecha 17-04-2012 la Encargada Seccin de Tesorera, manifiesta: Ciertamente incurr en falta de no haber enviado con tiempo las formas de las cajas fiscales de los meses de enero, febrero, agosto, octubre, noviembre y diciembre-2011, al Departamento de Formas y Talonarios de la Contralora General de Cuentas, por motivo que existe algunas veces trabajos que tambin deben realizarse en ese momento y se va retrasando el cumplimiento de enviar la informacin a donde corresponde, sin embargo es preciso hacer la observacin que en el Artculo 9 del Acuerdo Nmero A-18-2007 del Contralor General de Cuentas, establece el concepto especfico de: FALTA DE RENDICION DE REALIZACIN DE FORMULARIOS, pero a mi juicio, S HE REALIZADO LA RENDICIN DE FORMULARIOS, con la particularidad que no cumpl con el tiempo establecido. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque la responsable admite que hubo atraso en la entrega de la rendicin de formas. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para la Encargada Seccin de Tesorera, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.2 Deficiencia en el uso de formularios de viticos Condicin La Unidad de Administracin Financiera, del Comit Nacional de Alfabetizacin, en el programa 11 Alfabetizacin, con cargo al rengln presupuestario 133 viticos en el interior, efectu erogaciones al 31 de diciembre 2011 por Q1,650,188.00. Observndose que en las liquidaciones no se adjunta la forma vitico anticipo y que la numeracin de las formas VA, VC y VL es distinta. Situacin que puede comprobarse en el comprobante nico de registro CUR- No. 762 de fecha 24-03-2011 por valor de Q26,863.00; CUR 1118 de fecha 27-04-11 por Q20,972.00; CUR 1328 de fecha 29-04-11 por Q4,044.00 y CUR 3326 de fecha 22-08-11 por valor de Q20,357.00.
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Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 397-98, del Presidente de la Repblica, Reglamento de Gastos de Vitico del Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autnomas del Estado, artculo 9, establece: Liquidacin de Gastos de Vitico y otros Gastos Conexos. El personal comisionado debe presentar el formulario V-L "Vitico Liquidacin, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisin, con la aprobacin de la autoridad que la orden, la liquidacin de los gastos efectuados, acompaando, segn sea el caso, el formulario V-A "Vitico Anticipo", el formulario V-C "Vitico Constancia", o el formulario V-E "Vitico Exterior". Este ltimo podr ser sustituido por fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del pas, as como la planilla de otros gastos conexos y los documentos correspondientes, si los hubiere. Causa Inobservancia de lo que precepta el Reglamento de Viticos por parte de la Coordinadora de Administracin Financiera. Efecto Desconocimiento de la realizacin y existencia de formas de vitico, as como a que personas se les efecta pago de viticos. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Coordinadora de Administracin Financiera y Coordinaciones Departamentales, para que implemente un control que le permita llevar un registro eficiente de formas utilizadas y en existencia, nombre del beneficiario entre otros, en la entrega de cada juego de formas de vitico (VA, VC, VL) en forma correlativa. Comentario de los Responsables En oficio No. UDAF-139-2012 de fecha 24-04-2012 la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera, manifiesta: Para la utilizacin de formularios de viticos, la Seccin de Tesorera de esta Entidad Ejecutora, tiene autorizado libro para el Control y Entrega de Formularios de Viticos, segn sellos estampados por la Contralora General de Cuentas (fotocopias adjuntas), los cuales se hacen a nivel de toda la Repblica de Guatemala para las diferentes Coordinaciones Departamentales del CONALFA y de Oficinas Centrales; anotando en dicho libro la fecha de entrega, nombre de la persona que recibe sus formularios, nmero de vitico anticipo, nmero de vitico constancia, nmero de vitico liquidacin, nmero de nombramiento de comisin, lugar donde realizar la comisin, concepto y firma del que recibe los formularios de viticos. Cuando el personal de las Coordinaciones Departamentales solicita diversos formularios, emiten un oficio para que se les suministre, por parte de la Seccin de Tesorera de esta
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Entidad Ejecutora, esta ltima confronta con base a entregas anteriores y con fotocopias de las hojas de libros de control que tienen las personas responsables de cada Coordinacin Departamental (libros que tambin estn autorizados por la Contralora General de Cuentas), se procede a suministrar lo requerido, con la observancia de la existencia, manejo y uso de los formularios, anotando en el libro las cantidades a entregar. Para algunos casos, especialmente en las Coordinaciones Departamentales, no se usa con frecuencia formularios de viticos anticipo, se utilizan mayoritariamente en Oficinas Centrales. Las presentaciones, en cuanto a liquidaciones, las realizan en el tiempo establecido, segn Artculo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 397-98 del Presidente de la Repblica, Reglamento de Gastos de Viticos del Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autnomas del Estado; por lo que considero que no hay inobservancia de mi parte en cuanto a lo que precepta el Reglamento de Viticos. Adems, s se conoce a qu personas se les efecta el pago de viticos, ya que el nombre queda registrado en los libros de entrega, adems en los registros del SICOIN. Referente a llevar un registro eficiente de formas utilizadas y en existencia, nombre del beneficiario entre otros, en la entrega de cada juego de formas de vitico (VA,VC,VL) en forma correlativa, envi Oficio No. UDAF-312-2011 a la Encargada de la Seccin de Tesorera para actualizacin del control de las formas. Con el fin de aprovechar los recursos del estado, no se entregan juegos de formas de viticos con nmeros iguales cada uno, ya que se estaran anulando cantidades altas de varios formularios de viticos, sin embargo nos pondremos en contacto con la Seccin de Formas y Talonarios de la Contralora General de Cuentas para solventar esta situacin y llegar a un acuerdo, con el fin de aprovechar todos los formularios y mejorar el control interno. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque al examinar los documentos que respaldan el comentario de la Coordinadora de la UDAF, se observ que los registros en los libros no revelan claramente la utilizacin de formas y existencias. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera, por la cantidad de Q2,000.00.
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Hallazgo No.3 Aplicacin incorrecta de renglones presupuestarios Condicin El Encargado de la Seccin de Presupuesto del Comit Nacional de Alfabetizacin, en el programa 11 Alfabetizacin, registr en el rengln presupuestario 196 servicios de atencin y protocolo, los comprobantes nicos de registro CUR- No.: 1915 de fecha 09-06-2011 por valor de Q89,917.10 y CUR 3346 de fecha 24-08-11 por valor de Q24,498.00 por la realizacin de capacitaciones y reuniones de trabajo, siendo lo correcto aplicar el rengln presupuestario 185 servicios de capacitacin. Criterio El Acuerdo Ministerial Nmero 215-2004, de la Ministra de Finanzas Pblicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, rengln 185 Servicios de Capacitacin, establece: Comprende la retribucin de servicios brindados por profesionales, expertos, docentes, instructores, etc., para organizar y dictar cursos de capacitacin en sus distintas modalidades (congresos, seminarios, talleres, crculos de calidad, modalidad presencial y a distancia, etc.). Incluye adems gastos para la realizacin de seminarios, talleres, reuniones de trabajo, etc., y la logstica correspondiente a los eventos que se realicen. Causa Inobservancia en la aplicacin de la partida presupuestaria y lo contenido en el manual de clasificaciones presupuestarias vigente, por parte del encargado de la seccin de presupuesto. Efecto La aplicacin incorrecta de este rengln a causado una disminucin de disponibilidad y una deficiente ejecucin presupuestaria a nivel de rengln. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Coordinador de Administracin Financiera, a efecto que el Encargado de la Seccin de Presupuesto, sea quien verifique la asignacin de renglones presupuestarios, los cuales deben estar asignados de acuerdo a la naturaleza del gasto y a lo que estipula el Manual de Clasificaciones Presupuestarias. Comentario de los Responsables En oficio No. SP-066-2012 de fecha 23-04-2012 el Jefe Seccin de Presupuesto, manifiesta: ...Derivado de lo anterior me permito indicar que el encargado de la
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Seccin de Presupuesto Lic. Jos Ronaldo Girn Rodrguez, no es responsable de dicho hallazgo, en virtud de que Secretara Ejecutiva NO NOTIFIC INMEDIATAMENTE, la recomendacin indicada en el informe de Auditora Practicada al Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos del Ejercicio fiscal 2010, por lo que el registro en el rengln presupuestario 196 de los comprobantes nicos de registro, CUR-1915 de fecha 09-06-11 por valor de Q.89,917.10 y CUR3346 de fecha 24-08-2011 por valor de Q.24,498.00, se ejecutaron en ese rengln, sin tener conocimiento que exista la recomendacin en el citado informe. En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: Debido a la necesidad de verificar la programacin financiera de las distintas unidades y coordinaciones, as como la necesidad de realizar la modificacin financiera correspondiente, no obstante que la recomendacin esta fechada en Mayo 2011, la implementacin de dicha recomendacin se realiz hasta el mes de septiembre, mediante circular CNA-SE-971-2011 se dan instrucciones para que todo lo relativo a eventos de capacitacin deben asignarse al rengln 185 y no al 196 como se haca, el 29 de septiembre se solicita ante el comit la aprobacin de la Modificacin interna para financiar el rengln 185 y dar cumplimiento a la observacin realizada por la Contralora General de Cuentas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los comentarios y documentos no lo desvanecen, en virtud que el Secretario Ejecutivo no inform oportunamente sobre la recomendacin dejada por la Contralora General de Cuentas en el informe de auditora del ejercicio fiscal 2010. Se excluye al Encargado Seccin de Presupuesto porque los comentarios vertidos desvanecen su responsabilidad. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.4 Deficiencia en publicacin de informacin pblica Condicin Las autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin, para el ejercicio fiscal 2011 no publicaron en su portal electrnico lo siguiente: a) Detalle de las modificaciones presupuestarias; b) El traslado de fondos pblicos a las 23 cuentas de depsitos monetarios, aperturadas a nombre de las coordinaciones
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departamentales, por un monto de Q49,120,372.70, el cual representa un 37% del total del presupuesto ejecutado; c) La informacin relacionada a los procesos de cotizacin y licitacin indicando las cantidades, precios unitarios, los montos, los renglones presupuestarios y detalles de los procesos de adjudicacin y el contenido de los contratos; d) Los montos asignados a las transferencias otorgadas con fondos pblicos (rengln presupuestario 419); e) Datos generales del arrendatario y plazo de los contratos; y f) los informes de auditoras gubernamentales. Criterio El Decreto Nmero 57-2008, del Congreso de la Repblica, Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Informacin pblica de oficio, artculo 10, inciso 9, establece: La informacin detallada sobre los depsitos constituidos con fondos pblicos provenientes de ingresos ordinarios, extraordinarios, impuestos, fondos privativos, emprstitos y donaciones; inciso 10, establece: La informacin relacionada con los procesos de cotizacin y licitacin para la adquisicin de bienes que son utilizados para los programas de educacin, salud, seguridad, desarrollo rural y todos aquellos que tienen dentro de sus caractersticas la entrega de dichos bienes a beneficiarios directos o indirectos, indicando las cantidades, precios unitarios, los montos, los renglones presupuestarios correspondientes, las caractersticas de los proveedores, los detalles de los procesos de adjudicacin y el contenido de los contratos; el inciso 15, establece: Los montos asignados, los criterios de acceso y los padrones de beneficiarios de los programas de subsidios, becas o transferencias otorgados con fondos pblicos; el inciso 19, establece: Los contratos de arrendamiento de inmuebles, equipo, maquinaria o cualquier otro bien o servicio, especificando las caractersticas de los mismos, motivos del arrendamiento, datos generales del arrendatario, monto y plazo de los contratos; el inciso 20, establece: Informacin sobre todas las contrataciones que se realicen a travs de los procesos de cotizacin y licitacin y sus contratos respectivos, identificando el nmero de operacin correspondiente a los sistemas electrnicos de registro de contrataciones de bienes o servicios, fecha de adjudicacin, nombre del proveedor, monto adjudicado, plazo del contrato y fecha de aprobacin del contrato respectivo; el inciso 23, establece: Los informes finales de las auditoras gubernamentales o privadas practicadas a los sujetos obligados, conforme a los perodos de revisin correspondientes; Causa Inexistencia de una instruccin del Secretario Ejecutivo para que se traslade peridicamente la informacin a la Encargada de la Unidad de Informacin. Efecto Falta de transparencia en el manejo y ejecucin de los recursos pblicos.
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Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Unidad de Apoyo Administrativo para que traslade a la Unidad de Informacin, la documentacin relacionada con las obligaciones de transparencia, contenidas en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, y se cumpla con las publicaciones respectivas. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: ... relacionado a Deficiencias en publicacin de informacin pblica adjunto al presente la opinin jurdica de la Secretara de Acceso a la Informacin de la Procuradura de los Derechos Humanos, quien segn Artculo 46 del Decreto Legislativo 57-2008, es la Entidad Reguladora de la aplicacin y cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin; dicha opinin fecha 24 de abril de 2012. No obstante, agradezco sus observaciones y en aras de responder al principio de transparencia en la ejecucin de recursos pblicos, hago de su conocimiento lo siguiente: 1. Se adjuntan los oficios enviados a las Unidades Centrales y Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin, durante el ao 2011, en los cuales se recuerda la obligatoriedad de enviar la Informacin de Oficio que se publica mes a mes en el Portal Electrnico de la Institucin. 2. El 19 de mayo del 2011 el encargado de la Unidad de Informacin Jos Luis Arrecis Prez, traslad a esta Secretara Ejecutiva el Informe de Supervisin de los Portales Electrnicos, realizada por la Procuradura de los Derechos Humanos, a travs de oficio UDI-032-2011 de fecha 19 de mayo de 2011. En seguimiento al mismo el 24 de mayo del 2011 el Licenciado Mximo Ismael Godnez, Encargado de la Secretara Ejecutiva del CONALFA, instruye al Sr. Arrecis Prez a tomar en consideracin las conclusiones y las recomendaciones del informe presentado. En atencin a lo anterior los Encargados de la Unidad de Informacin modificaron el portal de Acceso a la Informacin a partir del 15 de junio de 2011. 3. En relacin a la condicin a) Detalle de las modificaciones presupuestarias. Se ha publicado mensualmente el detalle de las modificaciones presupuestarias realizadas por el CONALFA, informacin que es enviada por la Seccin de Presupuesto a la Unidad de Informacin, se adjuntan ejemplos de correos electrnicos recibidos, una importacin de la plantilla publicada en el Portal electrnico y la impresin de lo publicado actualmente en el sitio. 4. En cuanto a la condicin b) El traslado de fondos pblicos a las 23 cuentas de depsitos monetarios, aperturadas a nombre de las coordinaciones
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departamentales, por un monto de Q.49,120,372.70, el cual representa un 37% del total del presupuesto ejecutado. Se ha publicado mensualmente el detalle de las transferencias presupuestarias realizadas por el CONALFA, informacin que es enviada por la Seccin de Presupuesto a la Unidad de Informacin, se adjuntan ejemplos de correos electrnicos recibidos, una importacin de la plantilla publicada en el Portal electrnico y la impresin de lo publicado actualmente en el sitio. No obstante se tomar en consideracin su recomendacin de publicar las transferencias a cuentas departamentales. 5. En relacin a los contratos de eventos de cotizacin y licitacin contenido en la condicin c) del hallazgo en mencin, le informo que se ha publicado mensualmente el detalle de las INFORMACIN DE PROCESOS DE COTIZACIONES Y LICITACIONES realizadas por el CONALFA, informacin que es enviada por EL Departamento de Compras a la Unidad de Informacin, se adjuntan ejemplos de correos electrnicos recibidos, una importacin de la plantilla publicada en el Portal electrnico y la impresin de lo publicado en el mes de agosto de 2011 y actualmente en el sitio electrnico. No obstante no se publican los contratos de Adjudicacin dado que los mismos manejan datos sensibles de las empresas adjudicadas, no obstante al presentarse una persona interesada a la Unidad de Informacin se proporciona la misma sin intervenir procedimiento previo. 6. En relacin a la condicin d) los montos asignados a las transferencias otorgadas con fondos pblicos (rengln presupuestario 419), se ha publicado mensualmente el detalle de los DEPOSITOS realizadas a el CONALFA, informacin que es enviada por la seccin de Presupuesto, se adjuntan ejemplos de correos electrnicos recibidos, una importacin de la plantilla publicada en el Portal electrnico y la impresin de lo publicado en el mes de agosto de 2011 y actualmente en el sitio electrnico. No obstante en relacin al rengln 419 el mismo se vera reflejado en la publicacin de las 23 cuentas de coordinaciones departamentales anteriormente recomendada. Estos pagos no se realizan, hasta el momento, con depsitos directos a cuentas monetarias de los alfabetizadores, ms bien constituyen un estmulo econmico a una labor social loable que no implica una relacin contractual (segn Convenio con Alfabetizadores), por lo que no se considera que el mismo este establecido en el artculo 10 del Decreto 57-2008 Ley de acceso a la Informacin Pblica, no obstante se estudiar su publicacin en Otra Informacin, a efectos de sumar al ejercicio de Transparencia de la Institucin. 7. En cuanto a la condicin e) Datos generales de arrendamiento y plazo de los contratos, se ha publicado mensualmente el detalle de los CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 2011 realizados por el CONALFA, informacin que es enviada
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por la seccin el Departamento Jurdico, se adjuntan ejemplos de correos electrnicos recibidos, una importacin de la plantilla publicada en el Portal electrnico y la impresin de lo publicado actualmente en el sitio electrnico. 8. Por ltimo, en relacin al literal f) Informes de auditoras gubernamentales le informo que estn publicados los informes del 2008 y 2009, no obstante est pendiente de publicarse el 2010, dado que en la pgina de internet de la contralora est publicado el Informe Final 2010 de las Entidades Descentralizadas, se realiz solicitud electrnica al Jefe de la Unidad de Informacin de la Contralora General de Cuentas, luego de informar personalmente la necesidad de contar con el detalle del informe de CONALFA nicamente, la gestin se realiz el viernes 13 de enero de los corrientes, fue ledo 16 de enero por Mnica Borja, no obstante a la fecha no se ha tenido respuesta positiva de la Contralora o el Lic. Trinidad. Se adjunta impresin de lo actualmente disponible y constancias de correos electrnicos enviados. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque la Secretaria Ejecutiva del Comit Nacional de Alfabetizacin efectu consulta al Procurador de los Derechos Humanos, sobre el hallazgo en mencin, segn oficio UDI-0422012 de fecha 20-04-2012. En oficio sin nmero de fecha 24-04-2012, Secretario Ejecutivo de la Comisin de Acceso a la Informacin, Procurador de los Derecho Humanos, sugiere que el CONALFA debe de acatar la recomendacin interpuesta por la Comisin de Auditora de la Contralora General de Cuentas, de acuerdo al artculo 2 del Decreto 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, por la cantidad de Q5,000.00. Hallazgo No.5 Convenios suscritos con deficiencias Condicin Las Autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin, en el programa 11 Alfabetizacin, asignan fondos en el rengln presupuestario 419 Otras Transferencias a personas, para el pago de alfabetizadores. Previo al pago los coordinadores departamentales tienen la facultad de firmar los convenios correspondientes, segn acta No. 006-2004 del Consejo Directivo. Los convenios son elaborados de acuerdo al Instructivo para llenado de Convenios 2011,
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contenido en el Normativo General para la Suscripcin de Convenio con Alfabetizadores y Alfabetizadoras, elaborado por el Consejo Tcnico. Se estableci que no se encuentra aprobado por la autoridad correspondiente. Asimismo, se observaron deficiencias en su contenido tales como: no detalla los requisitos mnimos del alfabetizador, no indica la fecha de inicio de clases con las personas analfabetas, el procedimiento para alfabetizadores que han prestado sus servicios con anterioridad y el proceso no se visualiza con claridad por falta de un flujograma. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 137-91 del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, artculo 30. Funciones, literal m), indica: Proponer ante el Consejo Directivo, proyectos de reglamentos, manuales y otros documentos que sean necesarios para el adecuado desarrollo del proceso de alfabetizacin. Causa El Normativo General para la Suscripcin de Convenios no fue evaluado por el Consejo Tcnico de acuerdo a criterios tcnicos. Efecto Que se eroguen pagos a alfabetizadores sin que estos hayan iniciado el proceso de alfabetizacin. Recomendacin El Consejo Directivo, debe girar instrucciones al Secretario Ejecutivo, para que previo a proponer la aprobacin de un Instructivo, evale el contenido con el propsito de que ste sea una herramienta eficaz, elaborada bajo criterios tcnicos y legales, que se adecuen a las necesidades de la Entidad. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: El manual de inscripcin, evaluacin, promocin y acreditacin del aprendizaje en el proceso de alfabetizacin, fue aprobado por el Comit Nacional de Alfabetizacin el 24 de abril de 2008 , dicho manual regula los procedimientos tcnicos ya administrativos de inscripcin, evaluacin, promocin y acreditacin, incluyendo la normativa general en cuanto al perfil del alfabetizador y lineamientos generales para la suscripcin de convenios. Por ser un documento con lineamientos generales el Consejo Tcnico observ la necesidad de realizar una gua especifica en el marco de este manual que respondiera en forma total a las necesidades del proceso de alfabetizacin 2011, por lo que se gener un documento gua validado por el Consejo Tcnico, el cual fue sometido a mltiples
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revisiones cuidando en todo momento que cumpliera con los requisitos tcnicos y administrativos propios del proceso de alfabetizacin. Por la dinmica del proceso de alfabetizacin, que corresponde a un proceso no formal y no escolarizado, no se estipula una fecha especfica de inicio de clases, ya que en cada comunidad se establecen diferentes fechas de inicio, que se ajustan a los horarios y actividades propias de los alfabetizandos, sin embargo a travs de las supervisiones realizadas por la Unidad de Seguimiento y Evaluacin y de los Coordinadores Municipales de Alfabetizacin, se controla y asegura que los alfabetizadores cumplan con lo establecido en el convenio y que el incentivo econmico que reciban sea acorde al tiempo que han invertido en el proceso de alfabetizacin. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque el Comit Nacional de Alfabetizacin como mxima autoridad, aprob el manual de inscripcin, evaluacin, promocin y acreditacin del aprendizaje en el proceso de alfabetizacin y no el Normativo General para la Suscripcin de Convenio con Alfabetizadores y Alfabetizadoras, elaborado por el Consejo Tcnico, como lo indica el Reglamento de la Ley de Alfabetizacin. En lo que respecta a la fecha de inicio, se debe a que este normativo indica que en el mes de febrero se entrega la documentacin y recepcin de los mismos, lo que no concuerda con la fecha de suscripcin de convenios de pago a alfabetizadores, es decir, que se les paga a los alfabetizadores sin haber iniciado el proceso de alfabetizacin. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.6 Falta de un plan de clasificacin de puestos y salarios Condicin En el Departamento de Personal, Programa 11 Alfabetizacin, se evalu el rengln presupuestario 022 personal por contrato, observndose que al 31 de diciembre de 2011, no cuenta con disposiciones propias en materia de clasificacin de puestos y administracin de salarios, lo que ha generado desorden e irregularidades en la contratacin de personal, en publicacin de convocatorias, en tiempo y adjudicacin de plazas vacantes. Criterio El Decreto Nmero 1748, del Congreso de la Repblica, Ley de Servicio Civil,
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Disposiciones Transitorias Otros Servidores del Estado, artculo VI, establece: De conformidad con el artculo 117 de la Constitucin, los Organismos Legislativo y Judicial, as como las municipalidades y dems entidades autnomas, semiautnomas tengan contempladas las relaciones de trabajo con sus servidores, con iguales o mayores prestaciones que las establecidas en esta Ley de Servicio Civil, se continuarn rigiendo por dichas leyes, excluyndose de las mismas el derecho de huelga. Los organismos o entidades que no las tengan, deben formular los proyectos y por el conducto respectivo elevarlos al Congreso de la Repblica dentro del trmino de un ao de emitida esta ley. En tanto entran en vigor estas leyes, los servidores que trabajan en estos organismos y entidades, se regirn por la presente Ley de Servicio Civil ONSEC-en todo aquello que les sea aplicable. Causa Falta de gestin ante Oficina de Servicio Civil, por parte del Secretario Ejecutivo, Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe de Personal. Efecto Que las actividades del Comit no se desarrollen eficientemente por la falta de personal y la contratacin de personal y adjudicacin de plazas vacantes no sea transparente. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo y al Jefe Departamento de Personal para que realice las gestiones administrativas correspondientes con la -ONSEC- para que el Comit Nacional de Alfabetizacin tenga su propio rgimen de administracin de personal y el plan de clasificacin de puestos con su respectiva escala salarial, observando para el efecto lo que preceptan las leyes sobre esta materia. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: El Comit Nacional de Alfabetizacin no cuenta con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios, por lo que se elabor un manual de reclutamiento y seleccin de personal, el cual fue aprobado por el Comit Nacional de Alfabetizacin en el punto nmero quinto del Acta Nmero 02-2005 de fecha 26 de mayo 2005, con el fin de contratar al personal idneo para desarrollar las actividades que realiza el CONALFA, siempre cumpliendo con lo establecido por el Pacto Colectivo y la ley de Servicio Civil y su reglamento. En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: Se est indicando que el Departamento de Personal
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no cuenta con disposiciones propias en materia de clasificacin de puestos y administracin de salarios, lo que segn se estima por la comisin de auditora gubernamental ha generado desorden e irregularidades en la contratacin de personal, en publicacin de convocatorias, en tiempo y adjudicacin de plazas vacantes. Al respecto considero que no hay congruencia entre el hecho de no contar con un rgimen propio de puestos y salarios y establecer que existe desorden. El desorden puede provocarse independientemente de que haya o no un rgimen propio o el que actualmente se aplica. Pero al respecto de demostrar que s existen normas y procedimientos que se respetan aunque an Conalfa est sujeta a lo dispuesto por la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC. Por no contar con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios, se elabor un manual de reclutamiento y seleccin de personal aprobado por el Comit Nacional de Alfabetizacin en el punto nmero quinto del Acta Nmero 02-2005 de fecha 26 de mayo 2005, con el fin de contratar al personal idneo para desarrollar las actividades que realiza el CONALFA, siempre cumpliendo con lo establecido por el Pacto Colectivo y la ley de Servicio Civil y su reglamento. En oficio No. DP-341-2012 de fecha 23-04-2012 el Jefe Departamento de Personal, manifiesta: Por no contar con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios, se elabor un manual de reclutamiento y seleccin de personal aprobado por el Comit Nacional de Alfabetizacin en el punto nmero quinto del Acta Nmero 02-2005 de fecha 26 de mayo 2005, con el fin de contratar al personal idneo para desarrollar las actividades que realiza el CONALFA, siempre cumpliendo con lo establecido por el Pacto Colectivo y la ley de Servicio Civil y su reglamento. COMENTARIO: Se debe efectuar todo el estudio que se relaciona con el procedimiento de la creacin del rgimen de puestos y salarios el cual debe ser aprobado por la Oficina Nacional de Servicio Civil. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los comentarios de los responsables son contradictorios al decir que tienen un manual de reclutamiento y que tambin estn sujetos a los procedimientos de la ONSEC. El Comit Nacional de Alfabetizacin debe elaborar su propio rgimen, para que el sistema de administracin de personal se defina y ajuste en funcin de los objetivos institucionales, para alcanzar eficiencia, efectividad, economa y equidad en las operaciones, desvinculndose as de la Oficina Nacional de Servicio, ya que el manual de reclutamiento y seleccin de personal no incluye un plan de clasificacin de puestos y salarios. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley de la Contralora General de Cuentas, artculo 39,
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numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe Departamento de Personal, por la cantidad de Q20,000.00, para cada uno. Hallazgo No.7 Deficiente elaboracin del Plan Operativo Anual Condicin Al evaluar el Plan Operativo Anual del Comit Nacional de Alfabetizacin, correspondiente al ejercicio fiscal 2011, segn reporte (SICOIN) R00811505, listado de metas y volmenes de trabajo por institucin, ste presenta tres indicadores, Alfabetizacin Espaol, Alfabetizacin Yo si puedo y Alfabetizacin Bilinge, se estableci que no indica los recursos financieros que utilizaron para alcanzar las metas propuestas y no incluye un cronograma general de ejecucin de actividades. Criterio El Decreto Nmero 101-97 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del Presupuesto, artculo 8, Vinculacin plan-presupuesto, establece: Los presupuestos pblicos son la expresin anual de los planes del Estado, elaborados en el marco de la estrategia de desarrollo econmico y social, en aquellos aspectos que exigen por parte del sector pblico, captar y asignar los recursos conducentes para su normal funcionamiento y para el cumplimiento de los programas y proyectos de inversin, a fin de alcanzar las metas y objetivos sectoriales, regionales e institucionales, y artculo 12, Presupuestos de Egresos, indica: En los presupuestos de egresos se utilizar una estructura programtica coherente con las polticas y planes de accin del Gobierno, que permita identificar la produccin de bienes y servicios de los organismos y entes del sector pblico, as como la incidencia econmica y financiera de la ejecucin de los gastos y la vinculacin con sus fuentes de financiamiento. El Acuerdo Gubernativo No. 240-98 del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, artculo 11, Estructura Programtica del Presupuesto, establece: El presupuesto de cada institucin o ente de la administracin pblica, se estructurar de acuerdo a la tcnica del presupuesto por programas, atendiendo a las siguientes categoras programticas: Programa; Subprograma; Proyecto; y, Actividad u Obra. Para la conformacin del presupuesto de ingresos se utilizar el Clasificador de Recursos por Rubro, y en lo que respecta a los egresos se utilizarn las clasificaciones siguientes: Institucional; Objeto del Gasto; Econmica; Finalidades y Funciones; Fuentes de financiamiento; y, Localizacin geogrfica. El artculo 16, Fecha de Presentacin de los Anteproyectos de Presupuesto, indica: Los anteproyectos de presupuesto a que se refiere el
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artculo 21 de la Ley, deben presentarse al Ministerio de Finanzas Pblicas, a ms tardar el da 15 de junio de cada ao, y se estructurarn conforme a las categoras programticas y clasificaciones sealadas en el artculo 11 de este reglamento, segn los formularios e instructivos que proporcione la Direccin Tcnica del Presupuesto, debindose acompaar el respectivo Plan Operativo Anual elaborado conforme lineamientos que emita la Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia. El Acuerdo Gubernativo No. 137-91 del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, artculo 30, Funciones. El Secretario Ejecutivo tendr a su cargo las siguientes funciones, inciso f) establece, Administrar los recursos financieros, materiales y humanos asignados al proceso de alfabetizacin para garantizar la dotacin oportuna a los diferentes programas que se ejecuten;" artculo 40, Objetivo, indica: La Unidad de Investigacin y Planificacin deber garantizar la ejecucin de las acciones del proceso de alfabetizacin, mediante la realizacin de actividades relacionadas con investigacin, planificacin, anlisis metodolgico, incorporacin de organizaciones gubernamental y no gubernamentales y captacin de asistencia tcnica y financiera a fin de lograr el alcance de las metas y objetivos propuestos sobre bases reales y el uso racional de los recursos disponibles. El artculo 41 Funciones, inciso c) establece: Coordinar el proceso de planificacin y programacin de actividades con las diferentes dependencias de la Entidad Ejecutora, a partir de la definicin de lineamientos, criterios, la asesora permanente y los resultados de la investigacin de campo, a efecto de elaborar planes integrales que den cumplimiento a los objetivos de corto, mediano y largo plazo del proceso de alfabetizacin y responda a las necesidades, intereses y problemas locales. Causa Deficiente elaboracin y seguimiento por parte del Secretario Ejecutivo, Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, la Unidad de Investigacin y Planificacin y Encargado de Presupuesto, para verificar que el Plan Operativo Anual presente los elementos tcnicos y financieros respectivos. Efecto Que el anteproyecto de presupuesto al ser elaborado sobre una base tcnica dbil, no permite identificar la produccin de bienes y servicios de la entidad, as como la incidencia econmica y financiera de la ejecucin de los gastos y la vinculacin con sus fuentes de financiamiento. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones a la Unidad de Investigacin y Planificacin, para que el Plan Operativo Anual se elabore de acuerdo a criterios tcnicos y se observen los objetivos fundamentales de creacin de la
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Entidad. Adems debe ser elaborado de conformidad con los lineamientos que emita la Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia. Comentario de los Responsables En oficio UIP No. 144-2012 de fecha 24-04-2012, la Coordinadora Unidad de Investigacin y Planificacin, manifiesta: Durante el proceso de elaboracin del poa 2011 se recibieron orientaciones de parte del Secretario Ejecutivo, del Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, de la Unidad de Administracin Financiera, a travs de la Seccin de Presupuesto y las dems unidades de la Entidad Ejecutora del Conalfa. As tambin, el Secretario Ejecutivo dio seguimiento al proceso de elaboracin del poa 2011, a partir de la aprobacin de la red programtica institucional hasta la suscripcin del oficio para la entrega oficial a las instancias respectivas. El reporte R00811505 listado de metas y volmenes de trabajo por institucin, nicamente muestra la informacin relacionada a la meta planificada, programada y ejecutada por modalidad de atencin (Alfabetizacin Espaol, Alfabetizacin Yo, s puedo y Alfabetizacin Bilinge). Por esta razn, en este reporte no es posible visualizar la informacin financiera vinculada a cada una de las modalidades de atencin. No obstante, el SICOIN s permite generar reportes de programacin y ejecucin financiera por cada modalidad de atencin. De acuerdo con la teora del presupuesto por programas, el plan operativo anual institucional 2011 se elabor con base a la estructura de la red programtica del Conalfa, diseada con la asesora de la Direccin Tcnica del Presupuesto DTP-, la cual est estructurada de la manera siguiente: En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012, el Secretario Ejecutivo, manifiesta: La Secretaria Ejecutiva, instruye a la Unidad de Investigacin y Planificacin para que el Plan Operativo Anual se elabore en estricto apego a las orientaciones de poltica dictadas por la Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia -SEGEPLAN- y el Ministerio de Finanzas Pblicas de Guatemala a travs de la Direccin Tcnica del Presupuesto DTP entidades rectoras de la planificacin y la presupuestacin respectivamente. Por lo anterior mencionado, el POA 2011 s mantuvo el vinculo con la estrategia de desarrollo econmico y social y se elabor con estricta participacin de todos los sectores que conforman la Entidad Ejecutora, concretamente del Consejo Tcnico, los equipos de planificacin de las coordinaciones departamentales de alfabetizacin y de las unidades centrales. En cuanto al seguimiento y revisin del POA, en el mes de Julio 2011 se realiz una evaluacin de dicho plan a nivel de Coordinadores Departamentales y Coordinadores de Unidad, los resultados de dicha evaluacin fueron presentados ante el Consejo Tcnico y se tomaron las acciones correspondientes. El POA 2011 del CONALFA s fue directamente vinculado con el presupuesto, siendo sta su herramienta para la implementacin
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de las actividades planificadas y programadas. Como base del anteproyecto del presupuesto, fue presentado en la fecha de ley, toda vez se sigui la directriz del Ministerio de Finanzas Pblicas. Durante el proceso de elaboracin del POA 2011 se recibi retroalimentacin, del Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, de la Unidad de Administracin Financiera, a travs de la Seccin de Presupuesto y las dems unidades de la Entidad Ejecutora del Conalfa, para darle seguimiento al proceso de elaboracin del POA 2011, a partir de la aprobacin de la red programtica institucional hasta la suscripcin del oficio para la entrega oficial a las instancias respectivas. En nota sin nmero de fecha 24-04-2012, el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: Las funciones inherentes a la Coordinacin de Apoyo Administrativas estn contenidas en la Ley de Alfabetizacin, as como las de la Unidad de Apoyo Administrativo. Por lo que se estima que este hallazgo no tiene correspondencia con las funciones de la Unidad de Apoyo Administrativo sino con la Unidad de Planificacin e Investigacin, adicional a esto lo que se expone en el documento remitido adolece de bases slidas, por cuanto que el criterio en el que se sustenta el seor hallazgo, no indica haber realizado alguna accin de investigacin previa al informe del seor auditor gubernamental sobre el proceso de planificacin en la Unidad de Apoyo Administrativo, sino que nicamente hace referencia a elementos legales que obviamente son de observancia general y no especfica de una accin operativa, como lo es el proceso de elaboracin de un plan. De haberse llevado a cabo una intervencin de fiscalizacin ms atinada, esta unidad habra explicado el proceso y/o facilitado los documentos de soporte necesarios para desvanecer toda duda relacionada al hallazgo al que se hace referencia en la cdula de notificacin de discusin de hallazgos. Para desvanecer lo que se le imputa al Coordinador de Apoyo Administrativo lo cual no posee sustentacin documental relativa al proceso de planificacin, se le aclara al seor auditor, que el Secretario Ejecutivo si dio seguimiento al proceso de planificacin mediante la convocatoria al Consejo Tcnico para que en reuniones de trabajo se conocieran las actuaciones de la Unidad de Investigacin y Planificacin respecto del proceso de planificacin, actividades en las que se recibieron las orientaciones necesarias para la elaboracin del plan y para realizar todo esto obran documentos que respaldan las distintas reuniones donde se abordaron las distintas etapas de planificacin; y el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, como miembro de Consejo Tcnico de la Entidad Ejecutora, s defini lineamientos de orientacin para la planificacin, al haber dado las orientaciones en los lineamientos especficos de su competencia. Se precisa aclarar que los formularios DTP son mecanismos ofimticos del sistema (SICOIN) en los que se registran brevemente los elementos sustantivos del POA como lo son el marco estratgico institucional, los indicadores, las metas y volmenes de trabajo, entre otros; no obstante la limitante del reporte R00811505 que expide el
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Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- si permiten visualizar los recursos financieros utilizados, generando un reporte de la inversin realizada en cada una de las actividades del programa 11 (alfabetizacin), las cuales son: Actividad 01: Direccin Superior Actividad 02: Servicios Administrativos y Financieros Actividad 03: Alfabetizacin Espaol (meta 01: espaol) Actividad 04: Alfabetizacin yo, s puedo (meta 02: yo, si puedo) Actividad 05: Alfabetizacin Bilinge (meta 03: bilinge) Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los comentarios vertidos por los responsables estn enfocados a la estructura programtica del presupuesto y la deficiencia indica que no se registr en el plan operativo anual y en el reporte (SICOIN) R00811505 la informacin relacionada con recursos financieros necesarios y/o ejecutados en el programa 11 Alfabetizacin, para el ejercicio fiscal 2011. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo y Coordinadora Unidad de Investigacin y Planificacin, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno. Hallazgo No.8 Deficiente registro en tarjetas de responsabilidad Condicin En la Seccin de Inventario del Comit Nacional de Alfabetizacin, se evalu el ingreso de bienes que se adquieron en el ejercicio fiscal 2011, registrados en varios renglones presupuestarios: 322 Equipo de Oficina, 324 Equipo Educacional, Cultural y recreativo, 325 Equipo de Transporte y 328 Equipo de Computo. Establecindose que las tarjetas de responsabilidad no se actualizan oportunamente, siendo algunas de stas las siguientes: 437, 1524, 447 y 492, de la Coordinacin Departamental de Huehuetenango; 277 y 260 de la Coordinacin de Quetzaltenango; 76 de la Coordinacin de Sacatepquez. El informe de Auditora Interna tambin report deficiencias segn la auditora practicada a la Coordinacin Departamental de Alfabetizacin de Guatemala por el perodo del 18 al 28 de octubre de 2011, identificado con OFICIO No. CNA-UDAI-014-2012 de fecha 24 de enero de 2012.
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Criterio La Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado, Departamento de Contabilidad, Instrucciones sobre la formacin, control y rendicin de inventarios de oficinas pblicas, Tarjetas de Responsabilidad, establece: Con el objeto de determinar en cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con datos que figuren en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado pblico. Causa Falta de supervisin por parte del Encargado de la Seccin de Inventarios, al no darle seguimiento a las recomendaciones de la Unidad de Auditora Interna. Efecto Que los valores consignados en las tarjetas de responsabilidad no coincidan con lo registrado en el libro auxiliar de inventario. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones a la Unidad de Administracin Financiera para que implemente un procedimiento eficiente sobre los bienes que se encuentran en mal estado, as como su traslado inmediato para que el Encargado de Inventarios inicie el expediente correspondiente de baja del libro auxiliar y que inmediatamente proceda a actualizar las tarjetas de responsabilidad, entregndosele a cada empleado copia de la misma. Comentario de los Responsables En oficio No. UDAF-139-2012 de fecha 24-04-2012 la Coordinadora Unidad Administracin Financiera, manifiesta: De acuerdo al Manual de Descripcin de Puestos del CONALFA, el Tcnico Bodeguero Departamental, entre sus funciones principales es el responsable directo del uso, manejo, control y registro de las tarjetas de responsabilidad, del personal de las diferentes coordinaciones departamentales, las cuales debe tener totalmente actualizadas y con sus firmas respectivas. Adems, el jefe inmediato de los Tcnicos Bodegueros Departamentales es el Coordinador Departamental, quien debe velar para que se cumpla con las funciones que le competen al Tcnico Bodeguero. Aunado a esta situacin, si la Auditora Interna detect inconsistencias en las Coordinaciones Departamentales que se mencionan, dichas coordinaciones departamentales debieron presentar el oficio con el descargo respectivo, o informar la razn por la cual se encontraron dichas inconsistencias. La Seccin de Inventarios de la Unidad de Administracin Financiera desconoce los resultados de las auditorias practicadas a las Coordinaciones Departamentales, es por esa razn que a partir de este ao se le solicita a la Unidad de Auditora Interna que informe sobre los
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hallazgos detectados en las Coordinaciones Departamentales, relacionados con inventarios (adjunto fotocopia de un oficio, donde se confirma tal solicitud). En oficio No. CNA-INV-071/2012 de fecha 24-04-2012 el Encargado Seccin de Inventarios, manifiesta: Segn el Manual de Descripcin de Puestos, del CONALFA, el Tcnico Bodeguero Departamental, entre sus funciones principales es el responsable directo del uso, manejo, control y registro de las tarjetas de responsabilidad, del personal de la Coordinacin Departamental a su cargo, las cuales las debe tener totalmente actualizadas y con sus firmas respectivas, situacin que tambin se encuentra regulada en las Normas de Ejecucin Presupuestaria para el Ejercicio Fiscal 2011. Ante tal situacin expongo, que no corresponde dicho hallazgo a esta Seccin, ya que los errores fueron detectados en las tarjetas de responsabilidad de diferentes Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin, por lo que en todo caso es el Coordinador Departamental quien tiene que asumir su responsabilidad en el sentido de supervisar constantemente el trabajo que realiza el Tcnico Bodeguero, para que no sean detectadas deficiencias como las que dieron origen al presente. Vale la pena indicar que en las Normas de Ejecucin Presupuestaria 2011 (Numeral 37), se indic que nicamente en el mes de marzo, se tenan que presentar en esta Seccin, las fotocopias de las tarjetas de responsabilidad debidamente actualizadas, de todo el personal de las Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin para una revisin selectiva, derivado de la magnitud de tarjetas en dichas Coordinaciones y del insuficiente personal con que cuenta esta Seccin, para poder darle cobertura a la totalidad de Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin. Asimismo manifiesto, que si los hallazgos fueron detectados en algn momento por la Unidad de Auditora Interna, los mismos tuvieron que ser desvanecidos, en el trmino establecido, por consiguiente, los hallazgos, a la fecha estn desvanecidos, segn se hace constar en documentos adjuntos. Con relacin a la Recomendacin planteada en dicho hallazgo, esta no tiene absolutamente nada que ver con lo que indica la condicin, sin embargo le informo que en el numeral No. 38 de las Normas de Ejecucin Presupuestaria 2011, se consigna que los Activos Fijos que se encuentren en mal estado, en las Coordinaciones Departamentales de Alfabetizacin, deben ser trasladados a la Seccin de Inventarios nicamente en el mes de octubre, para dar inicio al respectivo trmite de baja; por lo que le informo que en esta Seccin, s existe un procedimiento eficiente, no ayudando as, el tramite lento y rezagado que se le da en la Direccin de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas y en la Contralora General de Cuentas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los responsables son los encargados de llevar el
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control de los bienes de la entidad, aunque se delegue a las Coordinaciones Departamentales el control de los bienes que estn fsicamente en cada una de ellas. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 18, para la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera y Encargado Seccin de Inventarios, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno. Hallazgo No.9 Fraccionamiento en la adquisicin de bienes, servicios y suministros Condicin En el Programa 11, Alfabetizacin, rengln presupuestario 262 Combustibles y Lubricantes, las autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin efectuaron compras de combustible, pagndose con los fondos rotativos de cajas chicas por la cantidad de Q864,828.58 (valor c/IVA), establecindose fraccionamiento en la compra. Criterio El Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 4, Programacin de Negociaciones, establece: Para la eficaz aplicacin de la presente ley, las entidades pblicas, antes del inicio del ejercicio fiscal, debern programar las compras, suministros y contrataciones que tengan que hacerse durante el mismo. El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 55 Fraccionamiento, establece: "Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociacin por su monto, al procedimiento de licitacin o cotizacin, se fraccione deliberadamente con el propsito de evadir la prctica de cualquiera de dichos procedimientos." Causa El Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo no contempl en el plan anual de compras la adquisicin de combustible y lubricantes para el Comit Nacional de Alfabetizacin. Efecto Riesgo en la administracin y transparencia de los recursos financieros. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Coordinador de la Unidad de
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Apoyo Administrativo, as como al Jefe del Departamento de Compras, a efecto se cumpla con el proceso de cotizacin, de acuerdo con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: La Entidad Ejecutora del CONALFA efectu compras de combustible, las cuales se pagaron con fondos rotativos de Caja Chica por la cantidad de Q864,828.58, en relacin a lo anterior cada Coordinacin Departamental de Alfabetizacin y a la Seccin de Transportes del CONALFA le asignan su propio presupuesto para el manejo del Fondo de Caja Chica y dentro de este se encuentra asignado el Rengln 262 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES . El combustible que se le suministra a los vehculos se utiliza para diferentes actividades, en diferentes lugares y diferentes fechas adems las compras del mismo se realizan con diferente proveedor, por lo que no se considera como fraccionamiento ya que el destino de los fondos es diferente, debido a la dinmica del proceso de alfabetizacin y a la actividad en el campo, es imposible realizar un solo evento de compra para combustibles cada ao, no obstante se tienen los controles adecuados para verificar el buen uso de este recurso." En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: En referencia al hallazgo No. 12 del Contralor de Cuentas, en el que indica que en el programa 11, Alfabetizacin, regln presupuestario 262 Combustibles y Lubricantes, la Entidad Ejecutora del CONALFA efectuaron compras de combustible los cuales se pagaron con fondos rotativos de Caja Chica por la cantidad de Q864,828.58, a lo que se est considerando fraccionamiento en la compra. Solicito que se tome en cuenta que en ningn momento el Auditor Gubernamental ha indicado qu montos fueron adquiridos a cada proveedor del combustible que se compr en el citado ao, como para establecer que es un fraccionamiento de compra. Debe observarse que no es fraccionamiento porque existe un fondo rotativo institucional en donde se tienen desconcentradas las distintas cajas chicas a nivel de cada Coordinacin Departamental del Conalfa as como la de Transportes y Mantenimiento, existiendo una desconcentracin de funciones por la ubicacin geogrfica y cobertura nacional en toda la Repblica, para lo cual la adquisicin de combustible se hace con estricto control de documentos legales (facturas) y recorridos de vehculos, y esto se hace a distintos proveedores y para distintas comisiones oficiales, las cuales son provistas por distintos proveedores y en distintas fechas y momentos. Conclusin: durante la vida del Comit Nacional de Alfabetizacin se ha aplicado este procedimiento, y la Seccin de Transportes y Mantenimiento de la Unidad de Apoyo Administrativo siempre ha sido respetuoso de las normas y ha sido constantemente fiscalizada por la Auditora Interna y otras Comisiones de la
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Contralora General de Cuentas y nunca se ha hallazgado este aspecto por lo que se ha considerado como correcto ya que lo que no prohbe la ley, est permitido, por lo tanto me permito informarle que a cada Coordinacin Departamental de Alfabetizacin y a la Seccin de Transportes del CONALFA le asignan su propio presupuesto para el manejo del Fondo de Caja Chica y dentro de este se encuentra asignado el Rengln 262 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES. El combustible que se le suministra a los vehculos se utiliza para diferentes actividades, en diferentes lugares y diferentes fechas adems las compras del mismo se realizan con diferente proveedor, por lo que no se considera como fraccionamiento ya que el destino de los fondos es diferente. Cabe mencionar que en dicho rengln tambin se incluyeron lubricantes para el mantenimiento de los vehculos y no pueden ser cuantificados anticipadamente. Se solicita tomar en cuenta la naturaleza de la Institucin y su dinmica social, as como el impacto que tiene a nivel nacional ya que la supervisin de grupos de alfabetizacin, como cualquier supervisin efectiva, no puede producirse con base a lugares predefinidos con total exactitud ya que de esa manera no podra garantizarse la objetividad en la medicin de la existencia y funcionamiento de los miles de grupos que existen alrededor del pas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los argumentos presentados por los responsables no tienen una sustentacin legal, en virtud que la compra y consumo de combustible no est reglamentado por el Comit Nacional de Alfabetizacin. Asimismo los fondos asignados para caja chicas son para efectuar compras emergentes. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la Repblica, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 81, para el Secretario Ejecutivo y Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, por la cantidad de Q19,304.21, para cada uno. Hallazgo No.10 Conciliaciones bancarias elaboradas en formas no autorizadas Condicin En la Seccin de Tesorera, de la Unidad de Administracin Financiera, se estableci que se utilizan dos cuentas principales de depsitos monetarios No. 113011-1 del Banco de Guatemala y 3074039671 de BANARURAL. Observndose que al 23-01-2012, las operaciones no se han registrado en los libros auxiliares de bancos autorizados por Contralora General
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de Cuentas, as: libro de banco registro L2 12037 de la cuenta No. 113011-1, folio 14, muestra que la ltima operacin registrada fue al 31-08-2011 y en libro de banco registro L2 10922 de la cuenta No. 3074039671, folio 294, muestra que la ltima operacin registrada fue al 31-10-2011, por lo tanto las conciliaciones bancarias no se operan oportunamente en los libros respectivos. Tambin se detect que los depsitos, notas de crdito y dbito, no se operan en el libro de bancos en la fecha correspondiente. Criterio El Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 4 literal k), establece: Autorizar y verificar la correcta utilizacin de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrnica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalizacin. Causa Deficiente supervisin por parte de la Coordinadora de la Unidad de Administracin Financiera y de la Unidad de Auditora Interna. Efecto Desconocimiento en la disponibilidad de fondos, as tambin descontrol de cheques que prescribieron. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones a la Coordinadora de Administracin Financiera para que la Seccin de Tesorera registre oportunamente las operaciones bancarias en los libros auxiliares de bancos autorizados y de la misma forma se concilien los saldos. Comentario de los Responsables En oficio No. UDAF-139-2012 de fecha 24-04-2012 la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera, manifiesta: Las conciliaciones bancarias s se elaboran en formas autorizadas, sin embargo se efectan de forma manual en formatos que estn figurados en la computadora y posteriormente se imprimen en los formatos autorizados por la Contralora General de Cuentas. Respecto a que los depsitos, notas de crdito y dbito, no se operan en el libro de bancos en la fecha correspondiente; por medio de Circular No. 06-2011 se solicit a todas los Coordinadores de Oficinas Centrales, Departamentales, Tcnicos Financieros, Encargados de Cajas Chicas y Asesores de Secretara Ejecutiva, que informen a la Seccin de Contabilidad cuando realicen algn depsito a la cuenta monetaria 3074039671 para efectuar la operacin contable respectiva. Respecto a que los depsitos, notas de crdito y dbito, no se operan en el libro de bancos en la fecha
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correspondiente, envi Oficio No. UDAF-193-2011 a la Encargada de la Seccin de Tesorera y al Encargado de la Seccin de Contabilidad donde les instruyo que el ltimo da hbil de cada mes, revisen que todas las operaciones que corresponde al mes que finaliza, estn debidamente registradas contable y oportunamente en el SICON y en libros auxiliares. Asimismo envi Oficio No. 090-2011 al Encargado de la Seccin de Contabilidad para llevar un control interno de los montos que se solicitan para reintegrar a la cuenta 3074039671 (adjunto oficios mencionados). Por lo anterior considero que no hay deficiente supervisin de mi parte, porque he girado instrucciones. Licenciado Martnez Girn, aunado a todo lo anterior, no se tiene el suficiente personal para poder sacar avante las funciones que le corresponden a la Unidad de Administracin Financiera, an teniendo conocimiento que en el artculo 7 del Decreto 54-2010 indica que no se podrn crear puestos, con el aporte de la administracin central, solicit personal (Oficio UDAF-235-2011); adems los Manuales de Normas y Procedimientos estn desactualizados y, por ltimo, considero que hay una unidad que debe velar porque todos estos requisitos y asuntos legales financieros se cumplan y/o recomendar para que se realicen, siendo puntuales y evitar de esta manera posibles hallazgos de parte de la Contralora General de Cuentas. En oficio No. UDAF-TESORERA-091-2012 de fecha 17-04-2012 la Encargada Seccin de Tesorera, manifiesta: El libro auxiliar de bancos se trabaja de forma manual en formatos que estn figurados en la computadora y se procura mantener al da la informacin de los saldos bancarios, y estos son impresos posteriormente en los formatos que oficialmente la Contralora General de Cuentas a autorizado, sin embargo en las ocasiones que fueron observadas por su persona, estos an no se tenan impresos y por cubrir otras actividades laborales que de momento llegaban, no se tuvo la atencin debida a la gestin que me corresponda, tomando en consideracin que cuando se requiere informacin de disponibilidad de fondos se consulta en el Sistema de Contabilidad Integrada, ya que esto permite obtener informacin mediata de los egresos y/o ingresos del da. Asimismo hago la aclaracin que no es Tesorera quien elabora las conciliaciones bancarias. Por lo expuesto con anterioridad, agradezco que se considere la interpretacin que a juicio propio redact, con la intencin que pueda darse una opcin beneficiosa al trabajo que realizo y de este mismo modo rectificar las inexactitudes cometidas. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque la Encargada Seccin de Tesorera debe operar oportunamente y cronolgicamente los libros de bancos autorizados por la Contralora General de Cuentas y la Coordinadora Unidad de Administracin
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Financiera debi darle seguimiento a las actividades que realiza la Tesorera, con el propsito de que los saldos se concilien peridicamente. Situacin que hizo de conocimiento Auditora Interna en oficios No. CNA-UDA-407-2010 y 214-2011, por lo que se le excluye de la deficiencia establecida por la comisin de auditora. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 11, para la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera y Encargada Seccin de Tesorera, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno. Hallazgo No.11 El personal no rene los requisitos del perfil del puesto Condicin La Unidad de Apoyo Administrativo del Comit Nacional de Alfabetizacin, emiti convocatorias internas sin nmero de identificacin, ni fecha para optar a plazas vacantes con cargo al Programa 11 Alfabetizacin, rengln presupuestario 022 personal por contrato, al revisar los expedientes, se estableci que se contrataron los servicios de: Asistente profesional Jefe (administracin) y Tcnico profesional II (contabilidad)), sin que el personal llenara los requisitos del perfil del puesto consignados en la convocatoria. El puesto de Asistente profesional Jefe (Comunicacin) no se incluy en las convocatorias internas, segn consta en Acta No. 012-2011 de fecha 31-08-2011 de la Comisin Mixta parte Patronal y Parte Sindical, del Comit Nacional de Alfabetizacin y se adjudic a una persona que no llena el perfil. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 137-91, del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, artculo 45 Funciones, establece: a) Ejecutar acciones de reclutamiento, seleccin y administracin de personal de acuerdo a procedimientos e instrumentos tcnicos en la materia, a fin de captar y retener recursos humanos calificados. La Convocatoria Interna para optar a Plazas Vacantes (Rengln 022), del Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, indica: 1 Asistente Profesional Jefe (Administracin) Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una carrera universitaria de preferencia en Administracin, coordinar las actividades relacionadas con el mantenimiento de vehculos e instalaciones en edificios." La Segunda Convocatoria Interna ao 2011, del Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, indica: Tcnico Profesional II (Contabilidad) Acreditar haber
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aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una carrera universitaria de ciencias Econmicas de preferencia en Contadura Pblica y Auditor, y un ao en tareas relacionadas al puesto. Causa Inobservancia de los perfiles del puesto que se consignan en las convocatorias internas, por parte del Secretario Ejecutivo, Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo y el Jefe del Departamento de Personal. Efecto Riesgo que los ascensos otorgados no sean objetivos y que las funciones asignadas en el Manual de Descripcin de Puestos no se realicen de forma eficaz y eficiente y entorpezca el proceso de alfabetizacin. Recomendacin El Comit Nacional de Alfabetizacin debe girar instrucciones al Secretario Ejecutivo para que verifique el cumplimiento a los perfiles de cada puesto, previo a suscribir los contratos. Adems debe reglamentarse el proceso de recepcin de expedientes, anlisis de expedientes, resultado del anlisis de los expedientes, adjudicacin, suscripcin de contrato y aprobacin. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: Por no contar con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios propios, los requisitos que se tienen que cumplir para optar a una plaza son los establecidos por la Direccin de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-, en la Resolucin D-97-89 de fecha 16 de enero de 1997. En el caso concreto de la plaza de Asistente Profesional Jefe, se envi a calificar el expediente del seor Vitalino Ambrosio, y en la plaza de Tcnico Profesional II al seor Jorge Humberto Lpez Meja, para dar cumplimiento a lo resuelto en Comisin Mixta segn actas nmeros 012-2011 y 011-2011 respectivamente. Estas promociones fueron calificadas por el Departamento de Normas y Seleccin de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil, por cumplir con los requisitos en la Resolucin D-97-89, mencionada anteriormente. En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: Por no contar con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios propios, los requisitos que se tienen que reunir son los establecidos por la Direccin de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-, en la Resolucin D-97-89 de fecha 16 de enero de 1997, se adjunta fotocopia. En el caso concreto de la plaza de Asistente Profesional Jefe, se envi a calificar el
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expediente del seor Vitalino Ambrosio, y en la plaza de Tcnico Profesional II al seor Jorge Humberto Lpez Meja, para dar cumplimiento a lo resuelto en Comisin Mixta segn actas nmeros 012-2011 y 011-2011 respectivamente. Ver (Paco Colectivo de Condiciones de Trabajo entre Sitraconalfa y el Comit Nacional de Alfabetizacin) Las promociones o ascensos a las que hace alusin el presente hallazgo fueron calificadas por el Departamento de Normas y Seleccin de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil , por cumplir con los requisitos en la Resolucin D-97-89, mencionada anteriormente. De lo contrario ONSEC no considerara el procedimiento como correcto y legal, sin embargo se cumpli con lo regulado y la Onsec lo aprob. Por lo que no se considera haber infringido ninguna norma al respecto. Como medidas correctivas a partir de la fecha las convocatorias a partir de la presente fecha sern numeradas." En oficio No. DP-341-2012 de fecha 23-04-2012 el Jefe del Departamento de Personal, manifiesta: "Las convocatorias a partir de la presente fecha sern enumeradas. Por no contar con un rgimen o clasificacin de puestos y salarios propios, los requisitos que se tienen que reunir son los establecidos por la Direccin de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-, en la Resolucin D-97 -89 de fecha 16 de enero de 1997. En el caso concreto de la plaza de Asistente Profesional Jefe, se envi a calificar el expediente del seor Vitalino Ambrosio, y en la plaza de Tcnico Profesional II al seor Jorge Humberto Lpez Meja, para dar cumplimiento a lo resuelto en Comisin Mixta segn actas nmeros 012-2011 y 011-2011 respectivamente. Estas promociones fueron calificadas por el Departamento de Normas y Seleccin de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil, por cumplir con los requisitos en la Resolucin D-97-89, mencionada anteriormente. COMENTARIO: Como ya se indic anteriormente se debe elaborar el rgimen de puestos y salarios con el fin de evitar las acciones sealadas como hallazgo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los argumentos presentados por los responsables contradicen lo contenido en el manual de descripcin de puestos aprobado por el Comit Nacional de Alfabetizacin en lo referente a los requerimientos del puesto. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo, Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe Departamento de Personal por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Hallazgo No.12 Expedientes incompletos en la contratacin de personal Condicin En el Departamento de Personal, del Comit Nacional de Alfabetizacin, Programa 11 Alfabetizacin, rengln 022 personal por contrato, se observ que los expedientes del personal no presentan la documentacin siguiente: fotocopia de cdula de vecindad, antecedentes penales, antecedentes policiacos, certificacin original de cursos aprobados a nivel universitarios, fotosttica de los ttulos que acreditan su calidad. As tambin falta de actualizacin de datos generales, como direccin particular, nmero de telfono, beneficiarios, DPI, etc. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 137-91, del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, artculo 45 Funciones, establece: b) Establecer y mantener, en coordinacin con el Centro de Cmputo, los registros de personal necesarios a efecto de contar con informacin actualizada sobre los recursos humanos al servicio de la entidad. Causa Falta de supervisin por parte del Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe del Departamento de Personal, del trabajo que realizan los analistas de personal de la entidad. Efecto No se cuenta con informacin confiable y oportuna para el control del personal que labora en la entidad. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Jefe Departamento de Personal, para disear un mecanismo de actualizacin de la informacin contenida en los expedientes del personal e inicie las gestiones con el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIAF- del Ministerio de Finanzas Pblicas para el uso del Sistema de Nmina y Registro de Personal Guatenminas-. Comentario de los Responsables En oficio No. DP-341-2012 de fecha 23-04-2012, el Jefe Departamento de Personal, manifiesta: Para la contratacin de personal como se indic en el hallazgo No. 14, los expedientes son enviados a la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC- con los documentos requeridos por la Ley de Servicio Civil y su
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Reglamento, la ONSEC se queda con algunos documentos como por ejemplo la Certificacin de Colegiatura Profesional, constancias de estudios, referencias laborales, por lo que se instruy a los analistas del Departamento de Personal, para que verifiquen que los expedientes de registro personal estn actualizados y completos. En nota sin nmero de fecha 24-04-2012, el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: Segn la opinin del auditor gubernamental, los expedientes del personal no presentan la documentacin siguiente: fotocopia de cdula de vecindad, antecedentes penales, antecedentes policacos, certificacin original de cursos aprobados a nivel universitario, fotostticas de los ttulos que acrediten su calidad. As tambin falta de actualizacin de datos generales, como direccin particular, nmero de telfono, beneficiario, DPI, etc. Para la contratacin de personal como se indic en el presunto hallazgo, los expedientes son enviados a la Seccin de Normas y Seleccin de Personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC- con los documentos requeridos por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, la ONSEC se apropia de algunos documentos como por ejemplo la Certificacin de Colegiatura Profesional, constancias de estudios, 4 referencias laborales, por lo que se instruy a los analistas del Departamento de Personal, para que verifiquen que los expedientes de registro personal estn actualizados y completos , por lo anterior se argumenta que no es verdico que el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo no ejerza supervisin sobre el trabajo que realizan las analistas de Personal de la entidad. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los argumentos vertidos por los responsables no tienen una sustentacin legal, debido a que debe quedar copia de cada documento que se extraiga de los expedientes del personal. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe Departamento de Personal, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno. Hallazgo No.13 Inadecuado archivo y resguardo de documentacin Condicin En la Bodega de Contabilidad, del Comit Nacional de Alfabetizacin, se observ que la documentacin que genera la Unidad de Administracin Financiera,
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correspondiente al ejercicio fiscal 2011, Programa 11 Alfabetizacin, fue trasladada a otra bodega, constatndose que esta instalacin fsicamente no es apropiada para el resguardo de la documentacin financiera y administrativa. Criterio El Acuerdo Ministerial No. 81-2002, del Ministerio de Finanzas Pblicas, artculo 1 Objeto, establece: Cada Unidad de Administracin Financiera (UDAF), ser responsable de crear sus archivos de la documentacin que ampara y legaliza la ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, debiendo observar un orden cronolgico, de fcil acceso, utilizacin y catalogacin. Asimismo deber adoptar medidas que permitan la conservacin y preservacin ante cualquier contingencia como prdida, deterioro, sustraccin o dao intencional, por el tiempo que sealan las disposiciones legales sobre la materia, independientemente del mtodo a utilizar manual o electrnico, sugiriendo a las dependencias la implementacin de sistemas de digitalizacin. Causa Falta de control de la documentacin contable y financiera que genera el CONALFA por parte la Coordinacin de Administracin Financiera. Efecto Dificultad de acceso a los comprobantes nicos de registro y consulta a la documentacin contable y financiera por parte del ente fiscalizador. Recomendacin El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones a la Unidad de Apoyo Administrativo para que la documentacin contable-financiera que genera la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, este en un lugar donde se garantice espacio, resguardo, seguridad y fcil acceso a la documentacin. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: La Unidad de Apoyo Administrativo, ha hecho propuestas partiendo de las necesidades de la institucin y de los usuarios por lo que si existi una permuta que incluy la Seccin de Contabilidad, habindose realizado previamente un anlisis entre el Secretario Ejecutivo de CONALFA el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo, tomando en cuenta el volumen de documentos que se manejan en la Seccin de Contabilidad y otra. Con la finalidad de cumplir con el resguardo de la documentacin autorizada por la Secretaria Ejecutiva de CONALFA consistente en arrendar un local cercano a las Oficinas Centrales primeramente para resguardar equipo y mobiliario inservible que tiene la Seccin de inventarios para liberar espacios que pudieran servir para archivos."
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En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: Como bien lo reza el artculo 1 del acuerdo ministerial no. 81-2002 del ministerio de finanzas pblicas es responsabilidad de la UDAF crear sus archivos y la documentacin que ampara y legaliza la ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por lo que mi competencia ser velar porque el espacio sea el adecuado sin embargo el archivo se genera constantemente y es una situacin que va en ascenso. Se han hecho propuestas partiendo de las necesidades de la institucin y de los usuarios por lo que si existi una permuta en la ocupacin de las cajas que contienen los archivos lo que incluy a la seccin de contabilidad, habindose realizado previamente un anlisis entre el secretario ejecutivo de conalfa y el coordinador de la unidad de apoyo administrativo, tomando en cuenta el volumen de documentos que se manejan en la seccin de contabilidad y otra. Y por lo anterior explico lo siguiente, se asisti de manera presencial a verificar la cantidad de espacio que tenan las bodegas ubicadas en el edificio y se pudo constatar que en la que ocupaba la Seccin de Contabilidad tenan un alto porcentaje de cajas plsticas vacas en contraposicin con las llenas, todo lo contrario que ocurre con el volumen de cajas llenas del Departamento de Personal ya que en donde se encontraban sus documentos, apenas y se poda entrar a buscar algo, con esa lgica se tom la decisin ms acertada. Adicional a esto deseo agregar que el adecuado archivo no consiste solamente en buscar espacios ms grandes lo cual es un asunto limitado ya que el edificio tiene un lmite de rea, tambin el adecuado archivo consiste en contar con un adecuado almacenaje que contenga archivos que permitan la fcil ubicacin de la documentacin y para el efecto, el Coordinador de Apoyo Administrativo con la finalidad de cumplir con el resguardo de la documentacin solicit a la Secretaria Ejecutiva del Conalfa arrendar un local cercano a las oficinas centrales (se adjunta oficio) primeramente para resguardar equipo y mobiliario inservible que tiene la seccin de inventarios ya que estn ocupando espacios no adecuados e incluso a la vista de todos sino para liberar espacios que pudieran servir para archivos. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los comentarios y documentos no lo desvanecen, en virtud que no se tom en cuenta la opinin de la Coordinadora Unidad de Administracin Financiera, contenida en oficio No. UDAF-047-2012 de fecha 06-02-2012. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39 numeral 22, para el Secretario Ejecutivo y Coordinador Unidad de
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Apoyo Administrativo por valor de Q4,000.00 para cada uno. Hallazgo No.14 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado Condicin En el Programa 11, Alfabetizacin, rengln presupuestario 151 arrendamiento de edificios y locales, el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo suscribi para el ejercicio fiscal 2011, los contratos administrativos de arrendamiento nmeros 19-2010, por valor de Q116,484.00 y 22-2010 por valor de Q114,000.00. Observndose que dentro de las funciones del Coordinador no est la suscripcin de contratos. Adems se incumpli con el plazo de aprobacin de los mismos, segn las fianzas de cumplimiento No. 409,749 y 409,757, del Crdito Hipotecario Nacional, ambas de fecha 23-12-2010. Valor de las negociaciones Q230,484.00 (valor con IVA). Criterio El Decreto Nmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 47, Suscripcin de Contratos, establece: Cuando los contratos deban celebrarse en las entidades descentralizadas y las municipalidades, sern suscritos por la autoridad que corresponda de acuerdo con su Ley Orgnica o con forme el Cdigo Municipal, supletoriamente en aplicacin al prrafo primero del presente artculo..." El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 26, Suscripcin y Aprobacin de Contratos, establece: "La suscripcin del contrato deber hacerla el funcionario de grado jerrquico inferior al de la autoridad que lo aprobar. Tales instrumentos debern ser suscritos preferentemente en las dependencias interesadas. Previo a la aprobacin del contrato deber constituirse la garanta de cumplimiento correspondiente. El contrato deber ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) das calendario contados a partir de la presentacin por parte del contratista de la garanta del cumplimiento a que se refiere el artculo 65 de la ley." Causa El Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo se extralimit en sus funciones, referente a la suscripcin de contratos, aunado al incumplimiento del plazo establecido para la aprobacin de los mismos. Efecto Riesgo de rescisin de contratos de arrendamiento por parte del arrendatario sin previo aviso, ocasionando gastos onerosos para el traslado de oficinas.
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Recomendacin El Consejo Directivo debe delegar las funciones a quien en grado jerrquico corresponda para la suscripcin de contratos, adems debe girar instrucciones a la Unidad de apoyo administrativo para verificar y realizar la aprobacin de los contratos que se celebren, dentro de los plazos establecidos en el reglamento de la ley de contrataciones del estado. Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: En relacin a lo anterior me permito informarle que en Acta No. 01-2001, de fecha 03/07/2001, los miembros del Comit Nacional de Alfabetizacin autorizan al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo para que suscriba los contratos que deba celebrar el comit, cuando su monto sea menor de doscientos mil quetzales." En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: ...de la Delegacin de la Contralora General de Cuentas, en el que indica que en el programa 11, Alfabetizacin, regln presupuestario 151 Arrendamiento de Edificios y Locales, el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo suscribi para el ejercicio fiscal 2011, los contratos de arrendamiento Nos. 19-2010, por valor de Q. 116,484.00 y 22-2010, por valor de Q. 114,000.00. Indicando que dentro de las funciones del Coordinador no est la suscripcin de contratos. Al respecto s se indica en el contrato del Coordinador de Apoyo Administrativo, el apartado que indica dentro de la clusula tercera, literal b) firma de contratos de personal, por servicios y arrendamientos a nivel nacional. Asimismo indica que se incumpli con el plazo de aprobacin de los mismos segn las fianzas de cumplimiento Nos. 409,749 y 409,757, del Crdito Hipotecario Nacional, ambas de fecha 23/12/2010. Valor de las negociaciones Q.230,484.00 (Valor con IVA). En relacin a lo anterior me permito informar que en Acta No. 01-2001, de fecha 03/07/2001, los miembros del Comit Nacional de Alfabetizacin autorizan al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo para que suscriba los contratos que deba celebrar el comit, cuando su monto sea menor de doscientos mil quetzales, el seor Auditor, est sumando el valor de los contratos, y esto no es correcto, el contrato se cuantifica de manera individual. Con relacin a la aprobacin de los mismos, quien suscribe, por ley, no puede aprobar los mismos, esto corresponde a un ente superior. Remito a la ley de alfabetizacin en cuanto a las funciones de quienes deben elaborar contratos, as como la prestacin de servicios de naturaleza legal al proceso de alfabetizacin, y la correspondiente asesora.Art. 34 (Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, Acuerdo Gubernativo No. 137-91) Conclusiones: el contrato de trabajo 069-2006 de fecha 29 de diciembre del ao 2006, suscrito entre el Conalfa y el servidor Gilberto Alejandro Castillo Beber, con funciones de
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Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo indica que s puede suscribir contratos ya que est contenido dentro de sus funciones. La aprobacin y trmite no corresponde a ste, sino a otros entes fuera de la Coordinacin de Apoyo Administrativo. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo parcialmente, porque el Comit Nacional de Alfabetizacin como mxima autoridad deleg la suscripcin de los contratos administrativos al Coordinador de Apoyo Administrativo. Sin embargo no se dio cumplimiento al plazo de aprobacin de los contratos de acuerdo a lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto Nmero 57-92 del Congreso de la Repblica, Ley de Contrataciones del Estado, artculo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artculo 56, para el Secretario Ejecutivo y Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, por la cantidad de Q2,057.89 para cada uno. Hallazgo No.15 Incumplimiento a metas y objetivos Condicin Las autoridades del Comit Nacional de Alfabetizacin, Programa 11 Alfabetizacin asignaron de su presupuesto vigente de ingresos y egresos para el ejercicio fiscal 2011 la cantidad de Q2,010,917.00, al rengln 293 tiles educaciones y culturales, ejecutando al 31 de diciembre de 2011 nicamente la cantidad de Q1,301.00. Establecindose que las autoridades no cumplieron con los objetivos de la entidad al no proporcionar a los alfabetizados los medios o materiales necesarios para ensear a leer y escribir. Esta necesidad fue transmitida internamente por la Unidad de Seguimiento y Evaluacin del Comit Nacional de Alfabetizacin, en el informe de Avance Situacional del Proceso de Alfabetizacin 2011 a la Secretaria Ejecutiva del CONALFA, segn Oficio No. 110-11 de fecha 19 de abril 2011, donde muestra la necesidad de compra de material educativo para alcanzar la meta de 207,411 participantes para el ejercicio fiscal 2011. Criterio El Decreto Nmero 43-86 del Congreso de la Repblica, Ley de Alfabetizacin, artculo 3 Objeto del Proceso, establece: El proceso de alfabetizacin nacional
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tiene como objeto esencial, proveer los medios adecuados para que la poblacin analfabeta tenga acceso a la cultura escrita, lo cual contribuir al desarrollo del potencial humano para que la persona participe activamente en el mejoramiento de su calidad de vida y de su capacidad de cooperacin al bien comn. El artculo 12 Funciones de la Entidad Ejecutora, literal f) establece: Administrar los recursos financieros que se asignan para el proceso de alfabetizacin;. El Acuerdo Gubernativo No. 137-91, del Presidente de la Repblica, Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, articulo 30 Funciones, literal f), establece: Administrar los recursos financieros, materiales y humanos asignados al proceso de alfabetizacin para garantizar la dotacin oportuna a los diferentes programas que se ejecuten." El artculo 44 Objetivo, establece: La Unidad de Apoyo Administrativo deber garantizar el apoyo administrativo al proceso de alfabetizacin, mediante la ejecucin de acciones de administracin de personal, prestacin de servicios generales, dotacin de recursos materiales y otras, a efecto de contribuir al cumplimiento de los planes operativos anuales de la Entidad Ejecutora. Causa Inexistencia de estrategias y acciones de parte de la Secretaria Ejecutiva y Unidad de Apoyo Administrativo, con el fin de garantizar la dotacin oportuna de material educativo necesario para el correcto desarrollo del proceso de alfabetizacin. Efecto Riesgo de suspender el proceso de alfabetizacin a nivel nacional por falta de materiales para ensear a leer y escribir, debido a que desde el ao 2009 no se efectan compras de material educativo. Recomendacin El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo a efecto de coordinar las actividades con el Departamento de Compras, con el propsito de elaborar los eventos de licitacin y/o cotizacin oportunamente, observndose que en el mes de febrero de cada ao inicia el proceso de alfabetizacin, por consiguiente el material educativo para ese mes, debe estar distribuido a cada participante (alfabetizado). Comentario de los Responsables En oficio No. CNA-SE-0412-2012 de fecha 24-04-2012 el Secretario Ejecutivo, manifiesta: Durante todo el perodo 2011 se realizaron las gestiones correspondientes en funcin de dotar a la institucin con los materiales necesarios para el desarrollo del proceso de alfabetizacin a nivel nacional, no obstante debido a que los algunos materiales incluidos en rengln 293 (lpices, sacapuntas, borradores) estaban en Contrato Abierto bajo otro rengln se dio la necesidad de trabajarlos en el rengln 291, adems en el rengln 193 se incluye material del
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mtodo yo s puedo, que a pesar de las mltiples gestiones ante la embajada de Cuba y ante el Ministerio de Educacin Cubano, fue imposible consolidar la compra de dichos materiales. No obstante los obstculos enfrentados, el proceso de alfabetizacin se llevo a cabo con resultados positivos tanto para la Institucin como para el pas en general." En nota sin nmero de fecha 24-04-2012 el Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, manifiesta: ...de la Delegacin de la Contralora General de Cuentas, en el que indica que en el programa 11, Alfabetizacin, regln presupuestario 151 Arrendamiento de Edificios y Locales, el Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo suscribi para el ejercicio fiscal 2011, los contratos de arrendamiento Nos. 19-2010, por valor de Q. 116,484.00 y 22-2010, por valor de Q. 114,000.00. Indicando que dentro de las funciones del Coordinador no est la suscripcin de contratos. Al respecto s se indica en el contrato del Coordinador de Apoyo Administrativo, el apartado que indica dentro de la clusula tercera, literal b) firma de contratos de personal, por servicios y arrendamientos a nivel nacional. Asimismo indica que se incumpli con el plazo de aprobacin de los mismos segn las fianzas de cumplimiento Nos. 409,749 y 409,757, del Crdito Hipotecario Nacional, ambas de fecha 23/12/2010. Valor de las negociaciones Q.230,484.00 (Valor con IVA). En relacin a lo anterior me permito informar que en Acta No. 01-2001, de fecha 03/07/2001, los miembros del Comit Nacional de Alfabetizacin autorizan al Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo para que suscriba los contratos que deba celebrar el comit, cuando su monto sea menor de doscientos mil quetzales, el seor Auditor, est sumando el valor de los contratos, y esto no es correcto, el contrato se cuantifica de manera individual. Con relacin a la aprobacin de los mismos, quien suscribe, por ley, no puede aprobar los mismos, esto corresponde a un ente superior. Remito a la ley de alfabetizacin en cuanto a las funciones de quienes deben elaborar contratos, as como la prestacin de servicios de naturaleza legal al proceso de alfabetizacin, y la correspondiente asesora.Art. 34 (Reglamento de la Ley de Alfabetizacin, Acuerdo Gubernativo No. 137-91) Conclusiones: el contrato de trabajo 069-2006 de fecha 29 de diciembre del ao 2006, suscrito entre el Conalfa y el servidor Gilberto Alejandro Castillo Beber, con funciones de Coordinador de la Unidad de Apoyo Administrativo indica que s puede suscribir contratos ya que est contenido dentro de sus funciones. La aprobacin y trmite no corresponde a ste, sino a otros entes fuera de la Coordinacin de Apoyo Administrativo." Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo porque los comentarios vertidos por los responsables, estn enfocados al presupuesto asignado y no al presupuesto vigente como se indica en la condicin. El objetivo primordial del Comit Nacional de Alfabetizacin
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es proveer los medios adecuados para que la poblacin analfabeta tenga acceso a la cultura escrita, lo que contribuir al desarrollo del potencial humano para que la persona participe activamente en el mejoramiento de su calidad de vida y de su capacidad de cooperacin al bien comn. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo y Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo, por la cantidad de Q20,000.00, para cada uno.
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7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR EN PROCESO Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditora anterior, correspondientes al ejercicio fiscal 2010, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacin, por parte de las personas responsables, establecindose que fueron atendidas parcialmente, de las cuales 01 de control interno y 03 de cumplimiento a leyes no fueron cumplidas.
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No. 1 2 Nombre CARLOS JACINTO COZ GILBERTO ALEJANDRO CASTILLO BEBER MARIA EDNA CASTELLANOS PEREZ JOSE RONALDO GIRON RODRIGUEZ SANDRA ELIZABETH YAPAN DUARTE CRUZ EGIDIO ROSALES SAZO MAXIMO ISMAEL GODINEZ DOMINGUEZ Cargo SECRETARIO EJECUTIVO COORDINADOR UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO COORDINADORA UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA UDAF ENCARGADO SECCION DE PRESUPUESTO Del 01/01/2011 01/01/2011 Al 31/12/2011 31/12/2011
01/01/2011
31/12/2011
01/01/2011
31/12/2011
ENCARGADA SECCION DE TESORERIA
01/01/2011
31/12/2011
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ENCARGADO SECCION DE CONTABILIDAD AUDITOR INTERNO
16/03/2011 01/01/2011
31/12/2011 31/12/2011
Visin Aumentar cada ao la poblacin alfabeta, procurando la vinculacin a procesos econmicos, sociales y productivos para mejorar su calidad de vida. Misin Ser el Ente Rector responsable de coordinar a nivel nacional la ejecucin del programa de alfabetizacin y educacin bsica a jvenes y adultos, en espaol y dems idiomas nacionales. Estructura Orgnica Comit Nacional de Alfabetizacin Consejo Directivo Secretara Ejecutiva Auditora Interna Consejo Tcnico Unidad de Apoyo Administrativo Unidad de Administracin Financiera Unidad de Investigacin y Planificacin Unidad de Seguimiento y Evaluacin Unidad de ONG y OG
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Departamento Jurdico Departamento de Compras Centro de Cmputo
INFORME DE AUDITORA ACADEMIA DE LENGUAS MAYAS DE GUATEMALA DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2011
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1. INFORMACIN GENERAL 1.1 Base Legal La Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, fue creada mediante Decreto Nmero 65-90 del Congreso de la Repblica de Guatemala, como una entidad estatal autnoma, con personalidad jurdica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, patrimonio propio y jurisdiccin administrativa en toda la Repblica en materia de su competencia. Su domicilio central es en la 3. Calle 00-11 Zona 10, en la Ciudad de Guatemala y cuenta con sedes en veintids Comunidades Lingsticas ubicadas en toda la Repblica de Guatemala. Funcin La Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, segn el artculo 5, Decreto Nmero 65-90 del Congreso de la Repblica de Guatemala tiene entre sus principales funciones: Fomentar investigaciones cientficas, histricas y culturales con el propsito de conocer, fortalecer y divulgar la identidad de cada comunidad lingstica. Estudiar y proponer procedimientos y estrategias que favorezcan y fortalezcan el uso, promocin oficializacin y unificacin de cada uno de los idiomas mayas. Crear y promover centros de enseanza de los idiomas mayas en las comunidades lingsticas y promover la enseanza de tales idiomas en los dems centros educativos de la Repblica. Traducir y publicar, previo cumplimiento de las leyes de la materia, cdigos, leyes, reglamentos y otros textos legales o de cualquier otra naturaleza que se juzgue necesario a los idiomas mayas. Apoyar plenamente la educacin bilinge aditiva que realiza el Estado en cumplimiento de sus funciones. Aprovechar las investigaciones cientficas sobre lenguas mayas, para su depuracin, unificacin y elaboracin de gramticas, diccionarios, libros de textos y mtodos para su enseanza y difusin. Formar y capacitar personal tcnico de las comunidades lingsticas para las tareas de investigacin y enseanza de idiomas mayas. Establecer, promover y mantener centros de informacin, documentacin, bibliotecas y otros de enseanza-aprendizaje de las lenguas y cultura maya y coordinar programas de trabajo con las universidades del pas e instituciones especializadas en lingstica y ciencias sociales vinculadas a la materia. Rescatar los idiomas mayas en proceso de extincin.
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2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORA La auditora se realiz con base en: La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en sus artculos 232 y 241. El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA AREA FINANCIERA Generales Emitir opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la liquidacon presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2011. Especficos Comprobar la autenticidad y presentacin de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, as como sus documentos de soporte. Examinar la liquidacin presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad.
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4. ALCANCE DE LA AUDITORA rea Financiera Con base a la evaluacin del control interno y en la ejecucin presupuestaria del perodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, de la entidad, se aplicarn los criterios para la seleccin de la muestra, elaborando los programas de auditora, para cada rubro de ingresos y egresos, con nfasis principalmente en las cuentas que conforman el rea financiera y presupuestaria tales como: Balance General: bancos, fondos en avance (fondos rotativos), propiedad planta en operacin, maquinaria y equipo, tierras y terrenos, construcciones en proceso; Estado de Liquidacin Presupuestaria de ingresos y egresos, los programas; Actividades Administrativas, Educacin, Promocin y Difusin y TV Maya; en los grupos: 000 Servicios Personales, 100 Servicios no Personales, 200 Materiales y Suministros, 300 Propiedad Planta Equipo e Intangibles y 400 Transferencias Corrientes. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias, para establecer el presupuesto vigente aprobado, para los programas presupuestarios y se verifico el plan operativo anual y el plan anual de auditora. 5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Informacin Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de la auditoria se evaluaron las cuentas de balance general que por su importancia fueron selecionadas. Bancos La entidad report que maneja sus recursos en 28 cuentas bancarias aperturadas en el Sistema Bancario Nacional, al 31 de diciembre de 2011, segn reporte de la administracin refleja una saldo de Q.4,239,550.51.
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Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administracin Central) La entidad present la integracin del fondo rotativo del perodo del 1 de enero al 31 de diciembre 2011, por la cantidad de Q1,160,000.00, dividido en 24 fondos rotativos, 22 fondos en comunidades lingisticas y 2 en la Sede Central. Inversiones Financieras En el balance general de la entidad al 31 de diciembre 2011, no refleja inversiones financieras. Propiedad, Planta y Equipo El balance general de la entidad al 31 de diciembre 2011, refleja la Cuenta Propiedad Planta y Equipo (neto), la cantidad de Q.9,374,903.77, de las cuales se verificaron, Propiedad y Planta en Operacin, Maquinaria y Equipo, Tierras y Terrenos y Costrucciones en Proceso. Propiedad y Planta en Operacin al 31 de diciembre 2011, refleja un saldo de Q.1,994,751.40. Maquinaria y Equipo al 31 de diciembre 2011, refleja un saldo de Q.16,980,270.04. Tierras y Terrenos al 31 de diciembre 2011, refleja un saldo de Q.965,872.03. Costrucciones en Proceso al 31 de diciembre 2011, refleja un saldo de Q.259,700.00. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoria se evaluaron las cuentas del estado de resultados que por su inportancia fueron seleccionadas. Ingresos y Gastos Los ingresos fueron recaudados y registrados por la cantidad Q.26,992,682.53, de los cuales se evaluaron las transferecnias corrientes que ascienden a la cantidad de Q.26,100,000.00.
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Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto aprobado inicialmente por la cantidad de Q. 27,834,942.00, se realiz una ampliacin de Q.1,087,539.64, para un presupuesto vigente de Q.28,992,031.64 de la cual se percibi Q.26,992,682.53. Egresos El presupuesto de egresos aprobado para el ejercicio fiscal 2011, asciende a la cantidad de Q.27,834,492.00, se realiz una ampliacin por la cantidad de Q.1,087,539.64, para un presupuesto vigente de Q.28,992,031.64 y devengado por la cantidad de Q.25,039,297.28, dando un superavit presupuestario de Q.3,425,416.89. Modificaciones presupuestarias La entidad report modificaciones presupuestarias por Q.1,087,539.64, lo que incidi en la variacin de metas de programas especficos, se realizaron transpasos positivos y negativos, entre programas y aument el presupuesto asignado. Otros aspectos Plan Operativo Anual La entidad formul su Plan Operativo Anual, el cual contiene sus metas fsicas y financieras, elaborando modificaciones presupuestarias, las cuales fueron incorporadas oportunamente. Plan Anual de Auditora De acuerdo con el Plan Anual de Auditora, se cumpli en un 95%, de las auditoras planificadas para el ejercicio 2011, de las cuales se emitieron recomendaciones que fueron parcialmente cumplidas. Convenios La entidad report que no realiz convenios de ninguna ndole en el ao 2011.
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Donaciones La entidad report que le fue otorgada una donacin por parte de la Embajada de Noruega en Guatemala, segn forma 63 A2 223751, la cantidad de Q.704,164.45. Prstamos La entidad inform que no recibi prstamos de ninguna entidad en el ao 2011. Sistemas Informticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el sistema de contabilidad integrada SICOIN WEB. Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones La entidad utiliza el sistema de informacin de contrataciones y adjudicaciones GUATECOMPRAS. De acuerdo con el reporte del 4 de mayo del sistema GUATECOMPRAS, se observ que la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, en el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre 2011, en total realiz 268 publicaciones integradas de la siguiente manera; Terminadas Adjudicadas 3, Finalizadas Desiertas 2, Publicaciones sin Concurso 263. Se present 1 inconformidad a la cual la entidad le dio respuesta. Sistema de Guatenminas La entidad no utiliza el Sistema de Guatenminas, para el control y registro del recurso humano. Sistema de Gestin La entidad si utiliza el Sistema de Gestin, para las compras.
Seor Petronilo Prez Lpez Presidente de la Junta Directiva Academia de Lenguas Mayas de Guatemala Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaa de Academia de Lenguas Mayas de Guatemala al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administracin de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin de estos estados financieros basados en nuestra auditora. Condujimos nuestra auditora de acuerdo con Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditora para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una auditora incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora proporciona una base razonable para nuestra opinin. Hallazgos En la Academia se determin que, el libro de inventarios no tiene saldos totalizados, de acuerdo con el of. Inventario No. 45-2012, el Encargado de Inventario informa que existe diferencia de Q3,123,071.59 entre la informacin del inventario, que suma Q.20,442,715.46 y el Balance General indica Q.21,127,940.31, los saldos no coinciden.
El saldo del Balance General no es razonable, debido a la falta de un saldo real en el inventario de la Academia. (Hallazgo de Cumplimiento No.12, rea Financiera) En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) prrafo (s) precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posicin financiera de Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, al 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, para el ao que termin en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.
LIC. MONICA PATRICIA TAQUEZ MATIAS Coordinador de Comisin
Estados Financieros
INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO Seor Petronilo Prez Lpez Presidente de la Junta Directiva Academia de Lenguas Mayas de Guatemala Su Despacho En la planeacin y ejecucin de nuestra auditora del balance general a Academia de Lenguas Mayas de Guatemala al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao que termin en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditora con el propsito de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relacin a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las aseveraciones de la Administracin en los estados financieros, son los siguientes: rea Financiera 1 Deficiencia en archivo de documentos
LIC. LUIS ANTONIO MARROQUIN PIMENTEL Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Control Interno rea Financiera Hallazgo No.1 Deficiencia en archivo de documentos Condicin En la Presidencia de la Academia se determin que en Rengln presupuestario 133, viticos en el interior, no existe control de todos los nombramientos de comisiones, emitidos a los presidentes de las 22 Comunidades Lingsticas. Dichas Comunidades elaboran nombramientos para comisiones y posteriormente los presentan al Presidente de la Academia para firma, sin dejar copia para el archivo de la Presidencia por lo tanto, no tiene control de esos nombramientos en sus archivos. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Norma Generales de Control Interno, norma 1.11 ARCHIVOS. Establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las polticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organizacin, creen y mantengan archivos ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de manera que sea fcil localizar la informacin. La documentacin de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deber estar archivada en las unidades establecidas por los rganos rectores, siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendicin de cuentas. Para su adecuada conservacin deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, mantenindolos por el tiempo establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de informacin que se trate, es decir, por medios manuales o electrnicos. Causa El Presidente de la Academia ha firmado nombramientos a los Presidentes de las Comunidades Lingsticas sin control de los mismos. Efecto Riesgo de prdida o extravo de documentos de respaldo.
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Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Presidente de la Academia, para que la misma suscriba todos los nombramientos de los todos los Presidentes de las Comunidades Lingsticas y se lleve un orden lgico del archivo. Comentario de los Responsables En nota sin nmero de fecha 25 de abril de 2012, el seor Augusto Tul Rax, Ex Presidente, manifiesta: "En los meses de enero a mayo del ao dos mil once, se tenia mnimo control de los nombramientos emitidos a los presidentes de las Comunidades Lingsticas, a partir del mes de junio se implement el control de nombramientos de parte de la presidencia de la ALMG, como respuesta a las observaciones emitidas por la auditora gubernamental de manera verbal, al mismo tiempo se hace del conocimiento que los nombramientos emitidos a los presidentes de las comunidades lingsticas no establecidas dentro del control es un porcentaje mnimo, ya que en la presidencia se cuenta con el archivo respectivo de todas las convocatorias emitidas, adjunto a la presente copias del control de los nombramientos emitidos a partir del mes de junio a diciembre del ao 2011". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en vista que el responsable manifiesta, que a partir del mes de junio se implement el control de nombramientos de parte de la presidencia, se realiz la verificacin en el archivo de la Presidencia y no se encuentran todos los nombramientos emitidos a los presidentes de las Comunidades Lingsticas del perodo 2011. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Presidente de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, por la cantidad de Q2,000.00.
INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Seor Petronilo Prez Lpez Presidente de la Junta Directiva Academia de Lenguas Mayas de Guatemala Su Despacho Como parte de la aplicacin de nuestros procedimientos de auditora, para obtener seguridad razonable acerca de si el balance general de Academia de Lenguas Mayas de Guatemala al 31 de diciembre de 2011, y los estados relacionados de resultados y ejecucin del presupuesto de ingresos y egresos, por el ao terminado en esa fecha, estn libres de representacin errnea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administracin. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinin. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los trminos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulacin de las distorsiones resultantes, es importante en relacin con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento. rea Financiera 1 Comprobante nico de registro sin firma de autorizacin 2 Deficiencia en autorizacin de modificaciones presupuestarias 3 Actas suscritas en libros no autorizados . 4 Falta de arqueos peridicos
5 Limitacin al acceso y disposicin de informacin 6 Incumplimiento de funciones 7 Documentacin no presentada oportunamente e incompleta 8 Conciliaciones bancarias elaboradas en formas no autorizadas 9 Fondo Rotativo no liquidado . 10 Incumplimiento de las recomendaciones presentadas por Auditora Interna 11 Deficiencia de registros en Tarjetas de responsabilidad 12 Libro de Inventarios con deficiencias 13 Activos en mal estado sin gestin de baja de inventario Hemos considerado estas situaciones importantes de cumplimiento para formarnos una opinin respecto a si los estados financieros de Academia de Lenguas Mayas de Guatemala por el ao terminado al 31 de diciembre de 2011, se presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con los trminos de las leyes y regulaciones aplicables.
LIC. LUIS ANTONIO MARROQUIN PIMENTEL Supervisor Gubernamental
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Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables rea Financiera Hallazgo No.1 Comprobante nico de registro sin firma de autorizacin Condicin La Academia en el ao 2011, emiti CURs, los que no fueron firmados en su totalidad por el Director Financiero, nicamente aparece la firma de la Jefe de Contabilidad, quien aprueba la solicitud a la vez autoriza el pago. Adems todos los CURs de modificaciones presupuestarias carecen de firmas de solicitado y aprobado, segn la verificacin fsica efectuada a los documentos presentados. Criterio El Decreto Nmero 101-97 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del Presupuesto articulo 29. Autorizadores de Egresos, establece: Los Ministros y los Secretarios de Estado, los Presidentes de los Organismos Legislativo y Judicial, as como la autoridad no colegiada que ocupe el nivel jerrquico superior de las entidades descentralizadas y autnomas y de otras instituciones, sern autorizadores de egresos, en cuanto a sus respectivos presupuestos. Dichas facultades, de autorizacin de egresos, podrn delegarse a otro servidor pblico de la misma institucin o al responsable de la ejecucin del gasto. El acuerdo Gubernativo No. 240-98, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto articulo 40, prrafo segundo, establece: Los pagos deben estar amparados por un Comprobante nico de registro CUR, firmado por los autorizadores de egresos de cada unidad ejecutora quienes sern los responsables de la informacin suministrada y rendirn cuentas ante el ente fiscalizador del Estado. Causa El Presidente de la Academia no ha delegado formalmente para que se de cumplimiento a la Ley de Presupuesto y su Reglamento. Efecto Que en los CURs se cometan errores sin que la Direccin Financiera revise su afectacin e impacto financiero.
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Recomendacin El Presidente de la Academia debe delegar la responsabilidad de solicitud y aprobacin de los CUR al Director Financiero, Jefe de Contabilidad y Jefe de Presupuesto para que se cumpla con la responsabilidad segn la Ley y Reglamento en cuanto a comprobantes nicos de registro se refieren. Tambin girar instrucciones al Jefe de Recursos Humanos para modificar el contrato y la descripcin de puestos y funciones, antes mencionados. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Augusto Tul Rax, Ex Presidente, Gaspar Mendoza Raymundo, Ex Director Fianciero y el Jefe de Contabilidad manifiestan: "Para la ejecucin de los pagos los procedimientos de los registros contables de los egresos, a nivel de compromiso, y devengado en el sistema financiero de la ALMG, se corren dos procesos, siendo el primero el Comprobante nico de Registro de COMPROMISO el cual cuenta nicamente con la firma del aprobacin, para el segundo proceso en la fase de LIQUIDACION DEVENGADO se registra la aprobacin del gasto y la solicitud de pago, Comprobante nico de Registro que cumple con la firma del Jefe de Contabilidad y Director Financiero tal y como consta en los nmeros de CURS 132, 133, 329, 343, 397, 398, 627, 628 Y 862. En el manual de Procedimientos de la Direccin Financiera, Departamento de contabilidad, paginas 259 y 260 se detallan los pasos indicados anteriormente". "Segn contrato de trabajo No.2011-022-010 suscrito el da 3 de enero del ao 2011, por el Seor Augusto Tul Rax PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA ACADEMIA DE LENGUAS MAYAS DE GUATEMALA Y REPRESENTANTE LEGAL y el Seor William Henry Aguilar Poroj celebran CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO, para prestar servicios personales en el puesto titulado Profesional II, con cargo de JEFE DE CONTABILIDAD, donde en las clausulas cuarta y octava reza: Atribuciones: numeral 14, Aprobar y solicitar los registros en el Sicin Web. Compromiso: me comprometo a prestar mis servicios personales a la Academia de lenguas Mayas de Guatemala, en los trminos sealados en las clusulas del presente contrato y en caso de incumplimiento, me someto a las Leyes y Reglamentos de la ALMG, as como las leyes vigentes de observancia obligatoria en el pas". "Segn manual de descripcin de puestos y funciones aprobado en sesin de consejo Superior de fecha 09 diciembre 2010, en acta numero 012-2012, paginas 170 a la 173, identificacin del puesto JEFE DE CONTABILIDAD INDICA: Funciones Principales en el numeral 14 , Aprobar y solicitar los registros en el SICOIN WEB, En el punto 5.22 del Manual de Procedimientos en la seccin de Presupuestos inciso d) Procedimiento para el registro y autorizacin en el sistema
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del Presupuesto y sus modificaciones, en su punto 12 indica que el departamento de presupuesto ingresa las modificaciones al SICOIN WEB, por lo tanto la Direccin Financiera es quien aprueba estas modificaciones presupuestarias, este procedimiento se confirma de acuerdo a los oficios intercambiados entre el Departamento de Presupuesto y la Direccin Financiera de la ALMG con sus respectivos CURS". "Oficios del Departamento de Presupuestos enviados a la Direccin Financiera, para aprobacin en el SICOIN WEB, de modificaciones presupuestarias. Oficios de la Direccin Financiera, donde aprueban los CURs de las modificaciones presupuestarias". En nota sin nmero, el seor Rolando Leonel Chubay Gallina, Ex Jefe de Presupuesto, manifiesta: "Segn el proceso establecido, en el Departamento de Presupuesto que estaba a mi cargo se ingresaba las modificaciones presupuestarias en el SICOIN-WEB, para generar el respectivo CUR en estado de solicitado, para luego imprimir el CUR firmarlo, sellado y trasladarlo por medio de oficio a la Direccin Financiera, para su correspondiente aprobacin, se puede demuestrar que se cumpl con la normativa establecida, toda vez que s se firman los CURs en estado solicitado, el cual delimitaba mi responsabilidad. Posterior a este proceso es la Direccin Financiera, quien aprueba y le asigna No. De Acuerdo a los CURs en el SICOIN-WEB, para luego imprimir, firmar, sellar y trasladarlo a donde corresponda para su resguardo". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que los responsables manifiestan que el Jefe de Contabilidad en sus atribuciones tiene asignado aprobar y a la vez solicitar el pago, situacin que evidencia la duplicidad de funciones. Es el Ex Presidente de la Academia es quien debi delegar la funcin formalmente a cada responsable. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Presidente de la Academia por Q. 2,000.00. Hallazgo No.2 Deficiencia en autorizacin de modificaciones presupuestarias Condicin Los acuerdos 03-2011, 06-2011 y 010-2011, emitidos por el Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, para la aprobacin de las modificaciones presupuestarias no tienen las firmas completas. No se present la documentacin que respalda la modificacin basada en el acuerdo 16-2011 del 8
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de diciembre del ao 2011. Los Acuerdos de modificacin 03-2011, 010-2011 y 011-2011 en el SICOIN se registraron como 01-2011, 011-2011 y 09-2011, respectivamente. Criterio El Acuerdo Nmero 09-03 del jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Norma 4.20 Contrtol de las Modificaciones Presupuestarias, establece: La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y procedimientos para llevar un control oportuno de las modificaciones realizadas. La unidad especializada debe velar porque las polticas y procedimientos de control aseguren que las modificaciones presupuestarias estn oficialmente autorizadas, documentadas, comunicadas oportunamente a los distintos niveles y entidades involucradas, as como operadas de conformidad con las estructuras presupuestarias y montos autorizados. Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos de registro y control de la entidad, Norma 2.4, Autorizacin y Registro de Operaciones, segundo prrafo, establece: "Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas y operativas, de tal forma que cada servidor pblico cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo." Causa Falta de supervisin del Director Financiero sobre las funciones del Jefe de Presupuesto. Efecto Falta de informacin clara, precisa y confiable de las modificaciones presupuestarias. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero y Jefe de Presupuesto y Auxiliar de Presupuesto para que se cumpla con la responsabilidad segn el manual de Descripcin de Puestos y Funciones. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, la Jefe de Presupuesto, la Auxiliar de Presupuesto, la Directora Financiera manifiestan: "Con respecto a los Acuerdos 03-2011, 06-2011 y 010-2011, las mismas son respaldadas por lo nmeros de Actas 07-2011, de fecha 10 de marzo 2011, 012-2011 de fecha 11 de mayo de 2011 y 023-2011 de
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fecha 31 de agosto de 2011, en donde consta la firma de los miembros del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, las firmas correspondientes en los Acuerdos son responsabilidad de la Direccin Administrativa. Con relacin a lo indicado en la no presentacin de la documentacin que respalda la modificacin basada en el Acuerdo 016-2011 de fecha 08 de diciembre del ao 2011, la documentacin antes indicada se presento a su despacho segn oficio de referencia Of. Presup. No. 054-2011 de fecha marzo 28 de 2012 (se adjunta copia), en donde se hizo la entrega de 2 flderes correspondientes al mes de diciembre del ao 2011. En relacin a los Acuerdos de modificacin 03-2011, 010-2011 y 011-2011, que se registraron en el SICOIN como 01-2011, 011-2011 y 09-2011, no es responsabilidad del Departamento de Presupuesto ya que segn el Manual de Procedimientos en el numeral 5.22 indica: En la seccin de Presupuestos inciso d) Procedimiento para el registro y autorizacin en el sistema del Presupuesto y sus modificaciones, en su punto 12 indica que el departamento de presupuestos Ingresa las modificaciones a SICOIN WEB y es la Direccin financiera quien aprueba estas modificaciones presupuestarias, en base a informacin que proporciona Direccin Administrativa. As mismo cabe mencionar que la documentacin correspondiente, est fuera de nuestra responsabilidad ya que en el caso de la jefa de presupuestos corresponde a un perodo fuera del perodo del contrato de trabajo (contrato No. 2012-022-153 de fecha diecisis de enero del ao dos mil doce), y en el caso de la Auxiliar de Presupuestos II, segn las atribuciones especficas indicadas en el punto cuarto numeral 3) indica Enviar peridicamente al Auxiliar del Presupuesto I la ejecucin fsica y financiera para informar de las modificaciones presupuestarias aprobadas, por lo tanto los comentarios se dan son para apoyar a desvanecer las deficiencias encontradas". En nota sin nmero, el seor Rolando Leonel Chubay Gallina, Ex Jefe de Presupuesto, manifiesta: "En base al proceso presupuestario establecido el Departamento de presupuesto se encargaba de recepcionar los documentos de respaldo para modificaciones presupuestarias, luego trasladar toda la documentacin de soporta a la Direccin Financiera , para que dicha Direccin solicite a donde corresponda la elaboracin de Acuerdo de aprobacin de modificaciones presupuestaria, por lo tanto dichos documentos si fueron trasladados a la Direccin financiera, como se evidencia en el oficio del Departamento de Presupuesto No. 176-2011 de fecha 15-12-2011. Por lo anterior apelo a su buen criterio, ya que por mi parte se cumpli con los requerimientos legales y procesos presupuestarios establecidos, es lamentable que no se le haya entregado la documentacin de respaldo en el momento oportuno. Derivado a que ya no tengo acceso a la documentacin, por que fue requerida su entrega total por la Direccin Financiera , segn Circ. ALMG-DF-N.
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0059 de fecha 07-12-2011, lo cual efectivamente fue entregado de mi parte segn oficio No. 178-2011 de fecha 16-12-2011 y listado adjunto, se enviaron los archivadores fsicos de toda la documentacin manejada por el Departamento y segn se nos indic verbalmente es para garantizar que todo se haya entregado completo y en orden. Por esta circunstancia la entrega de documentacin requerida por parte de la Contraloria General de Cuentas, queda bajo la responsabilidad de las personas que actualmente sustentan los cargos en la Direccin Financiera y Departamento de Presupuesto. Adems en ningun momento se me ha notificado que exista deficiencia en la documentacin que manej como Jefe del Departamento de Presupuesto". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, porque los responsables indican que el departamento de presupuesto se encargaba de recepcionar los documentos de respaldo para modificaciones presupuestarias, luego remita toda la documentacin de soporte a la Direccin Financiera. La documentacin, fue requerida por la Direccin Financiera y se la entreg segn oficio No. 178-2011 de fecha 16-12-2011, se enviaron los archivadores fsicos de toda la documentacin manejada por ese Departamento. El mismo menciona que, solamente enva un informe de ubicacin de archivos, la ruta de acceso y la ubicacin fsica de documentos del departamento, por lo tanto si hay responsabildad en las deficiencias encontradas en las modificaciones presupuestarias. Por no ser responsables directas en el proceso de las modificaciones presupuestarias 2011, se desvanece el hallazgo a la Directora Financiera, Jefe de Presupuesto y Auxiliar de presupuesto. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Ex Director Financiero y Ex Jefe de Presupuesto por la cantidad de Q. 2,000.00 para cada uno. Hallazgo No.3 Actas suscritas en libros no autorizados . Condicin En la Academia al revisar las actas, se comprob que las veintids comunidades Lingsticas de la Academia , suscriben dichas actas en libros no autorizados por la Contralora General de Cuentas.
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Criterio El Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica , Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas; artculo 4, inciso K, establece: Autorizar y verificar la correcta utilizacin de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrnica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalizacin. Causa El Director Administrativo ha autorizado los libros de Actas, sin realizar los trmites ante la Contralora General de Cuentas. Efecto Riesgo de modificacin del contenido de las actas e incumplimiento a la ley de la Contralora General de Cuentas. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Administrativo para autorizar libros de actas en hojas mviles en la Contralora General de Cuentas para cada comunidad lingstica. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Juan Francisco Manuel, Ex Director Administrativo, manifiesta: "Los libros de Actas utilizados en las Comunidades Lingsticas han sido autorizadas por las autoridades anteriores de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, los cuales fueron autorizados dentro de los aos 1993 al 2008, a partir del ao 2009, todos los libros de Actas de las Comunidades Lingsticas han sido autorizados por la Controlara General de Cuentas, segn copias adjuntas. Para el ao fiscal 2012 se tiene contemplado la habilitacin de hojas movibles para la elaboracin de Actas en las Comunidades Lingsticas, segn formato adjunto. Sin embargo, los libros autorizados por la Contralora General de Cuentas y con folios suficientes sin uso, a criterio de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, podrn seguir en uso debido a que se tiene que aprovechar los recursos existentes, los cuales posteriormente sern reemplazados por hojas movibles segn recomendaciones de la Contralora Gubernamental". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario el responsable indica, que para el ao 2012, tiene contemplado la habilitacin de hojas movibles, evidenciando que dichas comunidades no utilizaron libros autorizados por la Contralora General de Cuentas durante el ao 2011.
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Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 19, para el Ex Director Administrativo, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.4 Falta de arqueos peridicos Condicin Se determin que durante el perodo 2011, la Direccin Financiera no cumpli con hacer los arqueos mensuales ni supervis que las Comunidades Lingsticas enviaran y cumplieran con los arqueos respectivos. Los Tesoreros de las Comunidades Achi, Ixil, Tzutujil no tienen evidencia de ningn arqueo. Tambin se observ que no existen lineamientos establecidos para informar a la Junta Directiva y Consejo Superior sobre el resultado de los arqueos. Criterio El Decreto Nmero 65-90 del Congreso de la Repblica , Ley de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala Artculo 21, Atribuciones, inciso c) establece: Hacer mensualmente corte de caja y arqueo de valores, informando de su resultado a la Junta Directiva . Artculo 33, inciso c) establece: Hacer mensualmente corte de caja y arqueo de valores, informando de su resultado a la Junta Directiva y al Tesorero de la Junta Directiva de la Academia . Causa El Director Financiero y la Asistente de la Direccin Financiera no observaron el cumplimiento de los procedimientos establecidos de la Ley vigente. Efecto Riesgo de prdida de efectivo e inoportuna deteccin de faltantes en las operaciones y falta de certeza en la determinacin del saldo real de caja. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala debe girar instrucciones al Director Financiero y Tesoreros de las Comunidades Lingsticas para que cumplan con los arqueos mensualmente y dejen constancia por medio de un acta donde se informa a la Junta Directiva del resultado del mismo adems uniformar procedimientos electronicamente.
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Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Gaspar Mendoza Raymundo, Ex Director Financiero, manifiesta: "En relacin a los Arqueos que realizo la Direccin Financiera bajo la Responsabilidad del Director financiero circulare DF No. 17-2011 de fecha 15 de abril 2011, el DF No. 45-2011, de fecha 8 de agosto de 2011, Oficio No. CLQ 044-2012 donde se solicit cortes de formas y valores sorpresivas y mensuales a los responsables de los fondos rotativos de las comunidades Lingsticas por los tesoreros de las Juntas Directivas respectivas. Se adjuntan los arqueos de las Comunidades Lingsticas Qeqchi e Ixil con el objeto de dar cumplimiento a lo requerido por la Auditoria Gubernamental en su oportunidad a Travs del Oficio No. DAG-AP-ALMG 17-2012. Sin embargo es responsabilidad de cada Tesorero cumplir con la funcin que indica el decreto 65-90, La Direccin Financiera estuvo recordando mediante las circulares arriba mencionados. La Direccin financiera ha emitido lineamientos a los Tesoreros de las Juntas Directivas tal cono se demuestra en acta No. 013-2010, donde se establecen lineamientos a seguir. Por lo tanto si existen linenameintos". En nota sin nmero, la seora, WENDY CAROLINA PERALTA CACHEO, Ex Asistente Financiera, manifiesta: "Segn Funciones de Asistente De Direccin Financiera son las siguientes segn contrato Administrativo de Trabajo No. 2011-022-007, no indica que es responsabilidad de la misma el realizar arqueos peridicos. Derivado de lo anterior la Asistente de Direccin Financiera no esta bajo su responsabilidad el realizar los Arqueos de Fondos y Valores de las CL. Y Sede Central. Sin embargo cabe mencionar que en el ao 2010 se realizo una capacitacin hacia los Tesoreros de JD, el cual estuvo a cargo de mi persona la capacitacin, donde comparecieron las CLs. Dando como material de apoyo, donde se establecan lineamientos establecidos en conjunto con la Auditoria Interna lo que se adjunta en anexo 1. De igual manera segn circular No. DF-0005 de fecha 28-01-2011, se imparti una capacitacin a cargo de mi persona en relacin a Aspectos contables a los Secretarios Contadores. Se adjunta anexo. As mismo se sugiri el realizar Circulares de recordatorio a las CLs. Referente al cumplimiento de funciones de los Tesosreros los cuales se detallan a continuacin: 04-2012, 017, 045-2011. De igual forma los Tesoreros de JD por medio de las sesiones ordinarias notificaban a la JD los resultados correspondientes, tal como se demuestra en los libros de actas que obran en poder de las Comunidades Lingsticas. Se sugiri al Director financiero que dentro de los informes ejecutivos que realizara ante el consejo superior se indicara de los resultados de las CL. Y sede Central, el cual no fue tomado en consideracin dentro de las actas respectivas emitidas por
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el Director Administrativo de la Entidad". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que el Ex Director Financiero no cumpli con realizar todos los arqueos mensualmente, la Ex Asistente Financiero , manifiesta que en el ao 2010 se realiz una capacitacin hacia los Tesoreros, a la que no se le di seguimiento, lo cual provoca el incumplimiento de las funciones principales al no verificar el cumplimiento de los procedimientos financieros establecidos en el ao 2011. Los Tesoreros de las Comunidades Achi, Ixil, y Tzutujil fueron notificados y no se presentaron a la discusin de hallazgos. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 1, para el Ex Director Financiero, Ex Asistente de la Direccin Financiera y tres Tesoreros de las Comunidades Lingsticas Achi, Ixil, y Tzutujil, Q2,000.00 para cada uno. Hallazgo No.5 Limitacin al acceso y disposicin de informacin Condicin Se solicit informacin por medio de los oficios CGC-DAG-AP-ALMG-0021-2012 del 7 de marzo, relacionado con el registro de la cuenta de Activo Tierras y Terrenos; CGC-DAG-AP-ALMG-0031-2012, se refiere a Cuentas Bancarias; CGC-DAG-AP-ALMG-0033-2012, Autorizacin del Banco de Guatemala; ambos del 15 de marzo de 2012, CGC DAG-AP-ALMG-0038-2012 del 21 de marzo de 2012, relacionado con, informar la causa por la cual no se present completa la informacin solicitada, Libro de Bancos, Estados de Cuenta Originales y Conciliaciones Bancarias; CGC-DAG-AP-ALMG-0044-2012 del 23 de marzo de 2012, referente a informacin de Ingresos por Donacin. De los mismos no se obtuvo respuesta. Criterio Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica , Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas articulo 7, Acceso y Disposicin a la Informacin , establece: Contralora General de Cuentas, a travs de sus auditores, tendr acceso directo a cualquier fuente de informacin de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalizacin a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la Contralora General de Cuentas, debidamente designados por su autoridad superior, estarn investidos de
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autoridad. Todos los funcionarios y empleados pblicos y toda persona natural o jurdica, y los representantes legales de las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley, quedan sujetas a colaborar con la Contralora General de Cuentas, y estn obligados a proporcionar a requerimiento de sta, toda clase de datos e informaciones necesarias para la aplicacin de esta Ley, de manera inmediata o en el plazo que se les fije. Causa Falta de supervisin del Director Financiero a las funciones de la Asistente y Secretaria de la Direccin Financiera. Efecto Falta de transparencia y de documentacin de respaldo de las operaciones o gestiones de la Academia para la toma de decisiones y rendicin de cuentas. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero para, que supervise las funciones de la Asistente y Secretaria de la Direccin Financiera de acuerdo a la identificacin del puesto, y se cumpla con la rendicin de cuentas oportunamente. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, la seora, WENDY CAROLINA PERALTA CACHEO, Ex Asistente Financiera, manifiesta: "Segn CGC-DAG-AP-ALMG-0021-2012 del 7 de marzo, se giro instrucciones inmediatas a la Secretaria de Direccin Financiera para que comunicara de forma urgente dicha solicitud para su aplicacin correspondiente al Jefe de Contabilidad, razn por la cual es responsabilidad de Secretaria el dar seguimiento a las recomendaciones de la Asistente y Director Financiero. Segn CGC-DAG-AP-ALMG-0031-2012, que se refiere a cuentas Bancarias segn el Banco de Guatemala; ambos del 15 de marzo de 2012, CGC-DAG-AP-ALMG-0038-2012 del 21 de marzo de 2012, relacionado con, informar la causa por la cual no se present completa la informacin solicitada, Libro de Bancos, Estados de Cuenta Originales y Conciliaciones Bancarias; CGC-DAG-AP-ALMG-0044-2012 del 23 de marzo de 2012, referente a informacin de Ingresos por Donacin. Yo Wendy Carolina Peralta Cacheo me encontraba fuera de la entidad derivado a que mi carta de Renuncia cumpla a partir efectos el 15-03-2012, del cual se adjunta anexo 2. Cabe mencionar que se entreg el cargo bajo mi responsabilidad el da 16/03/2011, segn acta 2012-008. Razn por la cual en ningn momento se me
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notifico de dichas solicitudes por la CGC, para dar seguimiento o indicar lo procedente". En nota sin nmero, el seor Gaspar Mendoza Raymundo, Ex Director Fianciero, manifiesta: "El director Financiero correspondiente al perodo fiscal del 18-012/2010 a 17/12/2011, entrego cargo a la Directora Financiera del presente ejercicio fiscal, razn por la cual es esta Direccin la que debi dar la informacin correspondiente en cuanto fuera solicitada, segn anta de entrega de cargo adjunta". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en vista que la documentacin no fue presentada cuando se requiri la Ex Asistente Financiera indica que entreg el cargo segn acta 2012-008, el Ex Director Financiero indica que entreg el cargo a la Directora Financiera , la que debi dar la informacin correspondiente en cuanto fuera solicitada. No hay evidencia de entrega de archivos fsicos por parte de la Ex Asistente y Ex Director Financiero. La Directora Financiera no realiz nign comentario por escrito, solo list y entreg algunos documentos solicitados anteriormente, igualmente la Secretaria no entreg ningn comentario escrito. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 22, para el Ex Director Financiero y Directora Financiera, Ex Asistente de la Direccin Financiera y Secretaria de la Direccin Financiera por la cantidad de Q8,000.00 para cada uno. Hallazgo No.6 Incumplimiento de funciones Condicin Se estableci que la Secretaria de la Direccin Financiera durante el perodo 2011 no cumpli con las funciones asignadas, en vista que se constat por medio de verificacin fsica en los archivos y registros a su cargo, que no registra la correspondencia enviada y recibida en el libro respectivo, desde 10 de agosto de 2011, no clasifica y ordena en los archivos la documentacin de la Direccin financiera, no lleva control de ninguna actividad realizada con respecto a sus funciones. La Directora Financiera emiti el oficio 31 del 10 de febrero de 2012, en el que consta el retraso de una de sus funciones de casi mes y medio. El mismo fue recibido por Secretaria de la Direccin Financiera con copia a Presidencia, Direccin Administrativa, Recursos Humanos. Tambin se le envi el oficio CGC-DAG-AP-ALMG-0026-2012 del 8 de marzo y
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CGC-DAG-AP-ALMG-0031-2012 del 13 de marzo ambos del ao 2012, solicitndole la causa de dicho incumplimiento, mismos que no respondi. Criterio Decreto Nmero 89-2002, del Congreso de la Repblica , Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Pblicos, Artculo 8. Responsabilidad administrativa, establece: La responsabilidad es administrativa cuando la accin u omisin contraviene el ordenamiento jurdico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario pblico, asimismo, cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y dems disposiciones legales a la institucin estatal ante la cual estn obligados a prestar sus servicios; adems, cuando no se cumplan, con la debida diligencia las obligaciones contradas o funciones inherentes al cargo, as como cuando por accin u omisin se cause perjuicio a los intereses pblicos que tuviere encomendados y no ocasionen daos o perjuicios patrimoniales, o bien se incurra en falta o delito. Acuerdo No. 024-96 del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Manual de Descripcin de Puestos y Funciones, ttulo del Puesto Secretaria de la Direccin Financiera , Funciones Principales, establece: 1 Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos y expedientes que ingresan y egresan a la Direccin Financiera para el trmite correspondiente. 2 Almacenar en los archivos los documentos de la Direccin Financiera. 4 Apoyar en la coordinacin de la logstica y ejecucin de actividades administrativas que se realizan en su departamento. (Atencin al pblico, agenda de reuniones, citas, compromisos, notas de reuniones, alimentacin para participantes de reuniones, viticos, control y reporte del mantenimiento del equipo a su cargo, solicitud de compras, retiro y control de tiles del almacn,) . 7 Presentar informe mensual de actividades a su jefe inmediato y copia al Departamento de Recursos Humanos . Causa Falta de supervisin del Director Financiero a las funciones la Secretaria de la Direccin Financiera. Efecto Atraso y descontrol en la documentacin de respaldo de las operaciones o gestiones de la Direccin Financiera y Academia para la toma de decisiones y rendicin de cuentas. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero para que supervise las funciones de la Secretaria de la Direccin Financiera de
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acuerdo a la identificacin del puesto y evalu el rendimiento, y a la Direccin Administrativa para que aplique y actu de acuerdo con el Reglamento Interior de Trabajo. Comentario de los Responsables La Secretaria de la Direccin Fianciera no adjunto ninguna justificacin por escrito. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que la responsable solo present fotocopias no legibles. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 22, para la Secretaria de la Direccin Financiera por la cantidad de Q10,000.00. Hallazgo No.7 Documentacin no presentada oportunamente e incompleta Condicin La Directora Financiera present segn oficio ALMG-DF-No.066, los estados de Cuenta Original de las Comunidades Lingsticas, no se encontraban completos, cada comunidad debi tener 12 estados de Cuenta. Segn oficio ALMG-DF-No.066-1, entreg incompletas las Conciliaciones Bancarias originales, tambin se observ que no utilizan correctamente el correlativo de los folios de los libros de bancos. En oficio CGC-DAG-AP-ALMG-0038-2012 del 21 de marzo de 2012, se solicit la causa de la informacin incompleta, del cual no se obtuvo respuesta. Criterio El Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica , Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas articulo 7, Acceso y Disposicin a la Informacin , establece: Contralora General de Cuentas, a travs de sus auditores, tendr acceso directo a cualquier fuente de informacin de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalizacin a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la Contralora General de Cuentas, debidamente designados por su autoridad superior, estarn investidos de autoridad. Todos los funcionarios y empleados pblicos y toda persona natural o jurdica, y los representantes legales de las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley, quedan sujetas
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a colaborar con la Contralora General de Cuentas, y estn obligados a proporcionar a requerimiento de sta, toda clase de datos e informaciones necesarias para la aplicacin de esta Ley, de manera inmediata o en el plazo que se les fije. Decreto Nmero 89-2002, del Congreso de la Repblica , Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Pblicos, Artculo 8. Responsabilidad administrativa, establece: La responsabilidad es administrativa cuando la accin u omisin contraviene el ordenamiento jurdico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario pblico, asimismo, cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y dems disposiciones legales a la institucin estatal ante la cual estn obligados a prestar sus servicios; adems, cuando no se cumplan, con la debida diligencia las obligaciones contradas o funciones inherentes al cargo, as como cuando por accin u omisin se cause perjuicio a los intereses pblicos que tuviere encomendados y no ocasionen daos o perjuicios patrimoniales, o bien se incurra en falta o delito. El Acuerdo Nmero 013-2011 del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Normas y Procedimientos para la Liquidacin de ingresos y Egresos de la ALMG para el ejercicio 2011, establece: De la Liquidacin inciso e. Establece: los Secretarios Contadores debern entregar en Direccin Financiera y copia al Depto. de Auditoria Interna las Conciliaciones bancarias, correspondiente al mes de octubre 2011 as como demostrar que la cuenta queda en cero. Causa El Director Financiero y la Asistente de la Direccin financiera no controlaron ni observaron el cumplimiento de los procedimientos establecidos de la Ley vigente. Efecto No permiti una rendicin de cuentas oportuna y clara. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero y a la Asistente de Financiero, para que cumplan con el control interno y lo establecido en todas las leyes y reglamentos referentes a sus funciones. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, la seora, WENDY CAROLINA PERALTA CACHEO Ex Asistente Financiera, manifiesta: "Yo Wendy Carolina Peralta Cacheo me encontraba fuera de la entidad derivado a que mi carta de Renuncia cumpla a partir efectos el 15-03-2012, del cual se adjunta. Cabe mencionar que a las comunidades lingsticas secretarios contadores se les imparti una capacitacin referente al tema de Conciliaciones bancarias segn
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Circ. Df 0005 de fecha 28/01/2011. De igual forma Circulares emitidas y sugeridas por mi persona para que elaborara Secretaria de Direccin Financiera. Tal como se puede constatar en los archivos bajo la responsabilidad de la Secretaria". En nota sin nmero, el seor Gaspar Mendoza Raymundo Ex Director Financiero, manifiesta: "El director Financiero correspondiente al perodo fiscal del 18/012/2010 a 17/12/2011, entrego cargo a la Directora Financiera del presente ejercicio fiscal, razn por la cual es esta Direccin la que debi dar la informacin correspondiente en cuanto fuera solicitada, segn acta de entrega de cargo adjunta". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en vista que la documentacin no fue presentada en su oportunidad. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 16, para el Ex Director Financiero, Directora Financiera, Ex Asistente de la Direccin Financiera por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno. Hallazgo No.8 Conciliaciones bancarias elaboradas en formas no autorizadas Condicin La Directora Financiera segn oficio ALMG-DF-No. 066 y ALMG-DF-No. 066-1, present las Conciliaciones Bancarias originales de la Sede Central y de las Comunidades Lingsticas, 28 cuentas bancarias en total, todas elaboradas en hojas no autorizadas por la Contralora General de Cuentas. Criterio El Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica , Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas; artculo 4, inciso K, establece: Autorizar y verificar la correcta utilizacin de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrnica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalizacin. Causa El Director Financiero y la Asistente de la Direccin financiera no supervisan ni dan seguimiento a la impresin de las conciliaciones bancarias, en los libros autorizados y no velaron por el cumplimiento de los procedimientos establecidos
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de la Ley vigente. Efecto Riesgo de modificacin en la informacin contenida en las conciliaciones bancarias. Recomendacin El Consejo de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero, Asistente de la Direccin Financiera y Secretarios Contadores de las Comunidades Lingsticas para que cumplan con imprimir electrnicamente las conciliaciones en hojas autorizadas por la Contralora General de Cuentas. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, la seora, WENDY CAROLINA PERALTA CACHEO Ex Asistente Financiera, manifiesta: "La Asistente de Direccin Financiera no puede realizar ninguna gestin ante la Contralora General de Cuentas si no dispone de ningn fondo presupuestario para la realizacin respectiva. La Asistente de Direccin Financiera ha realizado lo que corresponde siempre y cuando tenga el apoyo financiero respectivo tal como se demuestra en el apoyo realizado hacia la Seccin de Caja en todas las Formas Oficiales que caja emite, el cual es el responsable sin embargo la Asistente ha estado colaborando en lo que corresponda". En nota sin nmero, el seor Gaspar Mendoza Raymundo, Ex Director Financiero, manifiesta: "La Direccin Financiera gestiono propuesta para autorizacin de libro de bancos de las 22 comunidades lingsticas del presupuesto 2012 mediante acuerdo 18-2011". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables ratifcan que las conciliaciones estn elaboradas en hojas no autorizadas por la Contralora General de Cuentas, ya que mencionan que no haba presupuesto para dicha gestin. Acciones Legales y Administrativas Sancin Econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, articulo 39, numeral 19, para el Ex Director Financiero, Ex Asistente de la Direccin Financiera , por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.
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Hallazgo No.9 Fondo Rotativo no liquidado . Condicin Se determin que la Comunidad Lingstica Achi de la Academia, al 31 de diciembre de 2011, no cumpli con la liquidacin del fondo rotativo asignado, debi reintegrar la cantidad de Q1,188.87. Criterio El Acuerdo Nmero 01-2006 del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Reglamento del Fondo Rotativo Especial para Programas y Proyectos de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Artculo 13, Liquidacin Final, establece: La liquidacin final de los fondos se har en la tercera semana del mes de noviembre de cada ao, mediante una programacin que en su oportunidad la direccin financiera estar emitiendo. El Acuerdo Nmero 01-2011 del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Aprueba la reforma al Reglamento del Fondo Rotativo Especial para Programas y Proyectos de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Artculo 12, Reposicin y Liquidacin del Fondo Rotativo, establece: La Presentacin de la Rendicin de los Fondos Rotativos se efectuar en el departamento de Contabilidad de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, de acuerdo a la calendarizacin que emita la Direccin Financiera de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala. El Acuerdo Nmero 013-2011 del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, Normas y Procedimientos para la Liquidacin de ingresos y Egresos de la ALMG para el ejercicio 2011, establece: de la Liquidacin del Fondo Rotativo a. El cronograma de la Liquidacin del Fondo Rotativo Especial para Programas y Proyectos de las Comunidades Lingsticas y Sede Central ser hasta las 12:00 hrs. Y en la fecha siguiente: Viernes 18 de noviembre de 2011 Achi Causa Incumplimiento del Acuerdo del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, por parte de la Secretaria Contadora de la Comunidad Lingstica Achi, al no liquidar oportunamente el Fondo Rotativo asignado. Efecto Riesgo que no les sea autorizado el fondo rotativo para el siguiente perodo, asimismo que los fondos no reintegrados se utilicen sin la autorizacin correspondiente.
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Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Financiero y Secretarios Contadores de las Comunidades Lingsticas para que cumplan con la normativa legal vigente, en cuanto a la ejecucin y liquidacin del fondo rotativo. Comentario de los Responsables La Secretaria Contadora no realiz nign comentario. Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que, la responsable present un oficio dirigido a la actual Directora Financiera y un aviso de suspensin de trabajo por maternidad del IGSS, la fecha del mismo, es posterior a la fecha de liquidacin del fondo. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 17, para la Secretaria Contadora de la Comunidad Lingstica Achi, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.10 Incumplimiento de las recomendaciones presentadas por Auditora Interna Condicin Al Presidente de la Academia , la Auditora Interna le comunic por medio de oficios, notas de auditora e informes las recomendaciones, al realizar la evaluacin del cumplimiento de las recomendaciones de la Auditora Interna , se observ que 17 permanecen incumplidas. Criterio El Acuerdo Nmero A-57-2006, del Sub Contralor de Probidad encargado del despacho, Normas de Auditoria del Gubernamental externas e Internas, Norma 4.6, establece: Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones, establece: La Contralora General de Cuentas, y las unidades de auditora interna de las entidades del sector pblico, peridicamente, realizarn el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditora emitidos. Los Planes Anuales de Auditora, contemplarn el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de cada informe de auditora emitido. El auditor del sector gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditora practicada, debe mencionar los resultados del seguimiento a las recomendaciones del informe
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de auditora gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dar lugar a la aplicacin de sanciones por parte de la administracin del ente pblico o por la Contralora General de Cuentas, segn corresponda. El seguimiento de las recomendaciones ser responsabilidad de las Unidades de Auditora Interna de los entes pblicos y de la Contralora General de Cuentas de acuerdo a lo programado. Las recomendaciones que se encuentren pendientes de cumplir, debern tomarse en cuenta, para la planificacin especfica de la siguiente auditora. Causa Al Presidente de la Academia le falt seguimiento y cumplimiento a las recomendaciones planteadas por la Auditoria Interna. Efecto Continuar operando con deficiencias que afectaran en el cumplimiento de leyes y Reglamentos vigentes y el logro de objetivos y metas de la Academia. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala debe evaluar conjuntamente las deficiencias planteadas y recomendaciones realizadas por la Auditora Interna , trasladar por escrito a donde corresponda la medida correctiva, indicando el plazo para la implementacin, notificar el cumplimiento de las mismas a la UDAI. Comentario de los Responsables En nota sin nmero de fecha 25 de abril de 2012, el seor Augusto Tul Rax, Ex presidente manifiesta: "Con respecto a las recomendaciones emitidas por la Unidad de Auditora interna, las recomendaciones se efectan directamente a los involucrados, con copia a la presidencia de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, posteriormente el presidente de la ALMG , realiza llamadas telefnicas para recordarles a cada uno de los involucrados el cumplimiento de las recomendaciones de la Unidad de Auditora". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en vista que el responsable present un listado de llamadas telefnicas, sin embargo no comprueba que las llamadas se realizaron para el debido cumplimiento de la recomendaciones de auditora interna. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 2, para el Ex Presidente de la Academia de Lenguas Mayas
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de Guatemala, por la cantidad de Q2,000.00. Hallazgo No.11 Deficiencia de registros en Tarjetas de responsabilidad Condicin Se determin que el Encargado de Inventarios de la Academia , Segn oficio of. Inventarios No. 55-2011 manifiesta Se han delegado todas las responsabilidades de la elaboracin, actualizacin, codificaciones de los bienes y de los controles auxiliares de los mismos a cada secretario contador, mediante oficios de inventario, por lo cual la unidad de inventarios no cuenta con informacin actualizada de las mismas. Al verificar la cuenta 1232 maquinaria y equipo el Encargado de Inventario inform que no tiene copias de tarjeta de responsabilidad de algunos bienes que pertenecen a las comunidades QEQCHI, TZUTUJIL, CHUJ, CHALCHITEKA, ITZA. Al verificar la identificacin del puesto segn el Manual de Descripcin de Puestos y Funciones del Encargado de Inventarios y Secretario Contador se comprob que ambos tienen la misma funcin. Al visitar algunas comunidades Lingsticas, se constat que las tarjetas de responsabilidad no se encontraban en dichas comunidades, sino en la Sede Central. Adems en las Comunidades Lingsticas, al revisar los bienes conjuntamente con las tarjetas se encontr que las mismas, no se encuentran correctamente operadas, no tienen saldo acumulado, no todas tienen valor unitario, no todos los bienes estn identificados, y los fungibles la mayora no se pueden identificar. Criterio La Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado, Instrucciones sobre la formacin, control y rendicin de inventarios de oficinas pblicas, establece: Con el objeto de determinar en cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con datos que figuren en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado publico. Causa El Encargado de Inventarios, no actualiza la informacin inherente. Efecto Riesgo de prdida, extravi y robo de bienes que incide en los intereses de la Academia y consecuentemente del Estado.
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Recomendacin El Consejo Superior de la Academia , debe girar instrucciones al Director Administrativo para que corrija la identificacin del puesto del Secretario Contador en el numeral 4 y del Encargado de Inventarios en el numeral 3, con el objetivo de delimitar las responsabilidades. Adems fijar un plazo al Encargado de Inventarios y Secretarios Contadores para la correccin de todas las deficiencias detectadas. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Arnoldo Alex Roquel Chipix manifiesta, Encargado de Inventario indica: "Con respecto a la verificacin realizada de parte de la Contralora Gubernamental a la cuenta 1232 maquinaria y equipo no se tenia copias de las tarjetas de responsabilidad de algunos bienes que pertenecen a las comunidades Qeqchi, Tzutujil, Chuj, Chalchiteka e Itza, la responsabilidad del registro, actualizacin y archivo de las tarjetas de responsabilidad corresponden a los Secretarios Contadores de las comunidades lingsticas antes mencionadas, de acuerdo a las instrucciones giradas por la Unidad de Inventario mediante los Oficios Inventario No. 03-2011 de fecha 31 de enero de 2011 con visto bueno del jefe inmediato superior, la responsabilidad de trasladar una copia de las tarjetas de responsabilidad y los cambios efectuados en las mismas es de los secretarios contadores de las comunidades lingsticas. Con respecto a la identificacin del puesto segn Contrato de Trabajo Nmero 2011-022-132, inicio labores como Encargado de Inventarios del 13 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011, el cual indica en el cuatro punto (Atribuciones) inciso tres: Elaborar tarjetas de responsabilidad del personal de la institucin, y segn manual de funciones 2010 de la ALMG en donde se describe las funciones de los secretarios contadores la cual indica en el numeral cuatro: Registrar, archivar y controlar tarjetas de responsabilidad, por lo consiguiente la ALMG considera que las funciones del encargado de inventarios y los secretarios contadores de las comunidades lingsticas no son las mismas, ya que el encargado de inventarios elabora las tarjetas de responsabilidad, los secretarios contadores de las comunidades lingsticas registran las actualizaciones de las compras realizadas durante el ao. Sin embargo se enva a la Direccin Administrativa la propuesta de modificacin de las funciones del Encargado de Inventarios y Secretarios Contadores, mediante el Oficio Inventario 51-2011 de fecha 19 de octubre de 2011. Con relacin a las tarjetas de responsabilidad que no se encontraban en las comunidades lingsticas, se informa que la Unidad de Inventario solicit la informacin digital para realizar la revisin y anlisis respectivo, la cual realiz mediante Oficio Inventario No. 03-2011 de fecha 31 de enero de 2011, dicha informacin se les fue requerida a mas tardar el 15 de marzo de 2011 para su impresin en Tarjetas de Responsabilidad originales, hacindoles la observacin
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verbal de que despus de las impresiones de las Tarjetas de Responsabilidades estas sern archivadas y actualizadas por los Secretarios Contadores de cada Comunidad Lingstica. Debido al incumplimiento del Oficio Inventario No. 03-2011, se hace el recordatorio para recepcin de la informacin mediante el Oficio Inventario 17-2011, en el cual se establece el 15 de abril como ltima fecha de recepcin, indicando que los problemas a los que incurran por el incumplimiento del oficio queda bajo la responsabilidad de cada secretario contador. Siguiendo instrucciones del Director Administrativo se inician con las comisiones a las comunidades lingsticas a partir del mes de marzo 2011. Debido a la falta de personal de apoyo en la Unidad de Inventarios, solo se lograron visitar las comunidades siguientes:Comunidades Lingsticas Chuj, Akateka, Qanjobal, Jakalteka, Sipakapense, Qeqchi, Poqomchi, Ixil, Uspanteka, Sakapulteka y kiche. Por lo anterior expuesto y al atraso de algunas Comunidades Lingsticas en entregar la informacin y considerando que una sola persona no es suficiente para cubrir todas las tareas de la Unidad de Inventarios, as mismo por el atraso ocasionado por la decisin de trasladarse del sistema operativo Windows al sistema Ubutu, generaron atrasos para realizar las adaptaciones a los formatos Open Office e impresiones de tarjetas de la Comunidades Lingstica. Debido a este atraso se entregaron gradualmente las Tarjetas de Responsabilidad impresas a cada Secretario Contador, con el fin de que sean firmadas en las comunidades por el personal correspondiente y luego firmadas por el Encargado de Inventarios y Director Administrativo. Mediante Oficio Inventario 39-2011 de fecha 26 de agosto de 2011, se giran instrucciones a todas las Comunidades Lingsticas para agilizar los trmites de firmas de las Tarjetas de Responsabilidad. Debido a observaciones en Tarjetas de Responsabilidades de las Comunidades Lingsticas, se gira el Oficio Inventarios 49-2011 de fecha 12 de octubre de 2011 a todos los secretarios contadores, recordndoles lo siguiente: Codificacin de activos fijos y fungibles segn nomenclatura Actualizacin de Tarjetas de Responsabilidad Descripcin adecuada de los activos para fcil identificacin. Debido a observaciones en Tarjetas de Responsabilidad, se gira el Oficio Inventario 51-2011 de fecha 12 de octubre de 2011, a todos los Secretarios Contadores de las diferentes Comunidades Lingsticas, con las instrucciones siguientes: 1Para los activos que no tengan precio de compra y no tengan documentacin de soporte, debern solicitar por medio de oficio a la Unidad de Almacn o Unidad de Inventarios la revisin de archivos que permitan hallar el precio de los activos. Debido a que una sola persona no es suficiente para cubrir la atencin a las necesidades de la Sede Central y a las 22 comunidades lingsticas, no se dio el
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correcto seguimiento a las Comunidades Lingsticas, por lo cual desde inicios del ao 2011 se solicit la contratacin de un Auxiliar de Inventarios, solicitudes que se hicieron mediante los oficios siguientes: Oficio Inventario 19-2011 de fecha 08/04/2011 Oficio Inventario 21-2011 de fecha 26/04/2011 Oficio Inventario 48-2011 de fecha 11/10/2011 Dicha contratacin fue realizada a partir del 02/11/2011, la cual apoy a la prctica de inventarios finales y emisin de solvencias al personal de la Sede Central. Por lo anterior expuesto manifiesto que se giraron las instrucciones necesarias a cada secretario contador, pero debido a la falta de personal para la Unidad de Inventarios no se dio el seguimiento adecuado a dichas instrucciones, por lo cual se indicaba en cada oficio que los problemas a los que incurran por la falta de aplicacin de dichas instrucciones queda a responsabilidad de los secretarios contadores". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que el responsable indica que el atraso de algunas Comunidades Lingsticas en entregar la informacin y considerando que una sola persona no es suficiente para cubrir todas las tareas de la Unidad de Inventarios, no se di el correcto seguimiento a las instrucciones emitidas a las Comunidades Lingsticas, lo cual evidencia de falta de supervisin y cumplimiento de funciones. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 21, para el Encargado de Inventario, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.12 Libro de Inventarios con deficiencias Condicin En la Academia se determin que, el libro de inventarios no tiene saldos totalizados, de acuerdo con el of. Inventario No. 45-2012, el Encargado de Inventario informa que existe diferencia de Q3,123,071.59 entre la informacin del inventario, que suma Q.20,442,715.46 y el Balance General indica Q.21,127,940.31, los saldos no coinciden.
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Criterio La Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado, FORMA EN QUE DEBE PRACTICARSE EL INVENTARIO, establece: En esta Direccin de Contabilidad del Estado, existe control separado para los bienes muebles y para los bienes inmuebles de la Nacin , en igual forma debern practicarse los inventarios en las oficinas respectivas, pero ambos se registrarn en el mismo libro de inventarios y cerrarse o totalizarse independientemente. El inventario de bienes muebles contendr, por cuentas, el detalle del mobiliario, equipos, maquinaria, herramientas, vehculos, semovientes, etctera, debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos que componen cada oficina, dependencia o establecimiento. Los rubros de las cuentas se antepondrn al detalle de cada grupo de bienes, consignando todos los datos de los artculos u objetos respectivos; por consiguiente, cuando se trate de maquinaria, vehculos, mquinas de escribir o de calcular y toda clase de aparatos, debern especificarse sus caractersticas, tales como: Marcas, modelos, nmeros de registro, etc., para su fcil identificacin; cuando se trate de semovientes se identificarn sus marcas, nombres, color, edad aproximada y cualquier otro dato que se considere necesario para poder distinguir unos de otros. Por cada rubro deben anotarse los valores respectivos en columnas parciales, para facilitar el resumen. El inventario de bienes inmuebles contendr la descripcin de la o las propiedades, no debiendo incluir en ste las que correspondan a las municipalidades, cindose tambin a la nomenclatura fiscal y especificando el nombre, extensin, ubicacin, colindancias, nmeros de registro de la Propiedad Inmueble , etctera, con su respectivo valor. Al terminar el inventario tanto de bienes muebles como de bienes inmuebles, debern verificarse los clculos y sumas correspondientes, a fin de evitar errores y atrasos que van en perjuicio de la rendicin oportuna de la copia respectiva. Al pie del mismo deber anotarse un resumen que contenga las cuentas correspondientes y sus valores. Causa El Encargado de Inventarios no cumple con lo establecido en la circular 3-57, que rige el procedimiento de inventario. Efecto El saldo del Balance General no es razonable, debido a la falta de un saldo real en el inventario de la Academia. Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Administrativo y Encargado de Inventarios, para que un plazo prudencial, establezca el saldo real para que opere y registre el libro de inventarios como lo
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indica la base legal vigente. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Arnoldo Alex Roquel Chipix, Encargado de Inventario, manifiesta: "Con respecto al libro de inventarios con deficiencias, estas deficiencias se dieron a conocer al Director Administrativo mediante Oficio Inventario 05-2011 de fecha 04 de febrero de 2011, la cual describan los siguientes puntos: Uso incorrecto de Libros de Inventarios. Activos de aos anteriores no ingresados en Tarjetas de Responsabilidad. Falta de tramite de baja. Descuadre de saldos con el Departamento de Contabilidad. Falta de visitas a las Comunidades Lingsticas. Debido a lo anterior, mediante el Oficio Inventario 19-2011 de fecha 08 de abril de 2011, dirigido al Director Administrativo, se propuso la contratacin de un Auxiliar para la Unidad de Inventarios, con el fin de cubrir otras reas y ayudar a resolver los problemas expuestos anteriormente, as mismo se realiz otro recordatorio mediante Oficio Inventario 21-2011 de fecha 26 de abril de 2011. Con el fin de cambiar el libro de inventarios de dos columnas actual, se autorizaron libros de inventarios de hojas movibles de tres columnas ante la Contralora General de Cuentas, con el propsito de registrar ingresos, bajas y saldo de los activos. Segn verificacin se encontraron los libros de inventarios siguientes: Autorizacin de libro No. 4927 de fecha 11 de septiembre de 1,991 Autorizacin de libro No. 30995 de fecha 22 de septiembre de 2,003 Autorizacin de libro No. 40158 de fecha 27 de agosto de 2,007 Autorizacin de libro No. 44673 de fecha 06 de marzo de 2,009 (Utilizado Actualmente) Segn la verificacin de estos libros de Inventarios, en ninguno se manej saldos iniciales, bajas ni saldos finales, haciendo imposible saber el saldo de los activos. Tomando en cuenta que el informe de Inventario del ao 01/01/2010 al 31/12/2010 tampoco refleja saldos confiables, por lo que se sigui operando el libro con dos columnas. Debido al tiempo que llevara resolver el problema de los saldos y considerando que una sola persona no es suficiente para cubrir todas las reas y solucionar este problema, se esperara a la contratacin de un Auxiliar de Inventarios con el fin de iniciar el proceso para resolver este problema y otros expuestos anteriormente. Mediante Oficio Inventario 48-2011 de fecha 11 de octubre de 2011, se volvi a solicitar la contratacin de un Auxiliar para la Unidad de Inventarios, con el fin de apoyar a la Unidad en la practica de inventario final a los trabajadores de la ALMG Sede Central y entrega de solvencias. El 02 de noviembre de 2011 fue contratada la persona que cubrira el puesto de
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Auxiliar de Inventarios, pero por el corto tiempo de duracin de su contrato nicamente realizo tareas de apoyo a practicas de inventarios finales y entrega de solvencias para la sede central y Comunidades Lingsticas. Por lo anterior expongo que con la contratacin que se hizo del Auxiliar de Inventarios para el periodo 2012, ya se esta trabajando para resolver este problema". Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, en vista que el responsable manifiesta con respecto al libro de inventarios con deficiencias, se di a conocer al Director Administrativo, mediante o ficio el 04 de febrero de 2011, el informe de Inventario al 31/12/2010, no refleja saldos confiables, por lo que se sigui operando el libro con dos columnas, u s incorrectamente el libro de inventarios por lo cual existe falta de cumplimiento de funciones. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 21, para el Encargado de Inventarios, por la cantidad de Q4,000.00. Hallazgo No.13 Activos en mal estado sin gestin de baja de inventario Condicin Se comprob que en la Academia Sede Central y Comunidades Lingsticas, existen bienes en desuso o en mal estado, el Encargado de Inventarios no posee un listado clasificado de esos bienes, por lo que no ha iniciado el trmite de baja. Criterio La circular nmero 3-57 de instrucciones sobre inventarios de Oficinas Pblicas, en el apartado de Disminuciones o Bajas de inventario, indica el procedimiento a cumplir, para las diferentes alternativas que puedan presentarse, para poder darle de baja o disminucin de los bienes inventariables en las oficinas Pblicas. Causa Insuficiente intervencin por parte del Encargado de Inventarios. Efecto Provoca que las cifras en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo no sean confiables y razonables.
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Recomendacin El Consejo Superior de la Academia debe girar instrucciones al Director Administrativo y Encargado de Inventarios, para que en un plazo determinado inicie el tramite de baja de los bienes en desuso e inservibles como lo indica la circular legal vigente. Comentario de los Responsables En nota sin nmero, el seor Arnoldo Alex Roquel Chipix, Encargado de Inventario, manifiesta: "Con respecto a la baja de activos, este problema se dio a conocer al Director Administrativo mediante Oficio Inventario 05-2011 de fecha 04 de febrero de 2011, la cual describan los siguientes puntos: Uso incorrecto de Libros de Inventarios. Activos de aos anteriores no ingresados en Tarjetas de Responsabilidad. Falta de tramite de baja. Descuadre de saldos con el Departamento de Contabilidad. Falta de visitas a las Comunidades Lingsticas. Debido a lo anterior, mediante el Oficio Inventario 19-2011 de fecha 08 de abril de 2011, dirigido al Director Administrativo, se propuso la contratacin de un Auxiliar para la Unidad de Inventarios, con el fin de cubrir otras reas y ayudar a resolver los problemas expuestos anteriormente, as mismo se realiz otro recordatorio mediante Oficio Inventario 21-2011 de fecha 26 de abril de 2011. Segn verificaciones fsicas se comprob que existen varias bodegas con activos inservibles de aos anteriores, los cuales no se encuentran identificadas ni clasificadas y de los cuales tampoco se cuenta con un archivo digital confiable. Debido al tiempo que llevara clasificar e identificar estos activos, y considerando que una sola persona no es suficiente para cubrir todas las reas y solucionar este problema, se esperara a la contratacin de un Auxiliar de Inventarios con el fin de iniciar el proceso para resolver este problema y otros expuestos anteriormente. Mediante Oficio Inventario 48-2011 de fecha 11 de octubre de 2011, se volvi a solicitar la contratacin de un Auxiliar para la Unidad de Inventarios, con el fin de apoyar a la Unidad en la practica de inventario final a los trabajadores de la ALMG Sede Central y entrega de solvencias. El 02 de noviembre de 2011 fue contratada la persona que cubrira el puesto de Auxiliar de Inventarios, pero por el corto tiempo de duracin de su contrato nicamente realizo tareas de apoyo a practicas de inventarios y entrega de solvencias para la ALMG sede central y Comunidades Lingsticas. Por lo anterior expongo que con la contratacin que se hizo del Auxiliar de Inventarios para el periodo 2012, ya se esta trabajando para resolver este problema".
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Comentario de Auditora Se confirma el hallazgo, debido a que el responsable indica que segn verificaciones fsicas se comprob que existen varias bodegas con activos inservibles de aos anteriores, los cuales no se encuentran identificadas ni clasificadas y de los cuales tampoco se cuenta con un archivo digital confiable, lo cual permite evidenciar que no existe un proceso iniciado. Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 21, para el Encargado de Inventarios, por la cantidad de Q4,000.00.
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7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR Se di seguimeinto a las recomendaciones de la auditoria anterior, correspondiente al ejercicio fisacal 2010, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementacin, por parte de las personas reponsables, establecindose que fueron atendidas parcialmente, de las cuales se encuentra en proceso una recomendacin sobre la integracin de la Cuenta Construcciones en Proceso.
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No. 1 Nombre AUGUSTO TUL RAX Cargo PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR/ PRESIDENTE ALMG PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR/ PRESIDENTE ALMG VICEPRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR - ALMG VICEPRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR - ALMG TESORERO DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR (DIRECTOR FINANCIERO) TESORERO DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO SUPERIOR (DIRECTOR FINANCIERO) JEFE DE DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Del 03/01/2011 Al 17/12/2011
PETRONILO PEREZ LOPEZ MIGUEL LOPEZ ORDOEZ GUMERCINDO MELCHOR CRUZ VELASCO GASPAR MENDOZA RAYMUNDO BLANCA ESTELA COLOP ALVARADO ROLANDO LEONEL CHUBAY GALLINA WILLIAM HENRY AGUILAR POROJ EDWUIN DANILO MUX XOCOP
18/12/2011
31/12/2011
03/01/2011
17/12/2011
18/12/2011
31/12/2011
03/01/2011
17/12/2011
18/12/2011
31/12/2011
03/01/2011
31/12/2011
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
03/01/2011
31/12/2011
AUDITOR INTERNO
03/01/2011
31/12/2011
Visin Durante los trece aos de vigencia del Plan Estratgico (2,000 2,012 Calendario Gregoriano y 5,115 5,127 del Calendario Maya); como entidad estatal y autnoma, la ALMG deber constituirse plenamente en rectora y normalizadora de los Idiomas Mayas, generando resultados eficientes en sus investigaciones l ingsticas, socio lingsticas, culturales y educativas que recaten, divulguen, consoliden y unifiquen dichos idiomas, en las Comunidades Lingsticas y la sociedad guatemalteca; contribuyendo a la construccin de una nacin multilinge, multitnica y multicultural. Misin La optimizacin del recurso humano y financiero permite una labor eficaz y eficiente para la promocin, divulgacin y normalizacin de los idiomas mayas, contribuyendo de esta manera a la consolidacin de la sociedad intercultural guatemalteca.
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Estructura Orgnica La Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, est organizada por: Un Consejo Superior, Junta Directiva, y las Juntas Directivas de las Comunidades Lingsticas Mayas.

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CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y AUTNOMAS

GUATEMALA, MAYO DE 2012

REGULACIONESAPLICABLES HALLAZGOSRELACIONADOSCONELCUMPLIMIENTOALEYESY REGULACIONESAPLICABLES SEGUIMIENTOARECOMENDACIONESDEAUDITORAANTERIOR 263 312

AUTORIDADESDELAENTIDAD,DURANTEELPERIODOAUDITADO 388 ACADEMIA DE LENGUAS MAYAS DE GUATEMALA INFORMACINGENERAL 390

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORA INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

GUATEMALA, MAYO DE 2012

Contraloria General de Cuentas

Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)

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6. RESULTADOS DE LA AUDITORA DICTAMEN

Materiales regin central Transportes y talleres TOTAL

5,854,347.08 923,203.66 9,331,729.44

Guatemala, 25 de mayo de 2012 REA FINANCIERA

LIC. JOSE GUSTAVO LAZO QUIONEZ Auditor Gubernamental

LIC. GUSTAVO NEHEMIAS GOMEZ RACANCOJ Auditor Gubernamental

LIC. JORGE LUIS HERRERA TELLO Auditor Gubernamental

LIC. RICARDO ARTURO MENDEZ RECINOS Auditor Gubernamental

LIC. JUAN HUMBERTO CHAMALE MARROQUIN Auditor Gubernamental

PABLO RODOLFO GARCIA VILLATORO Auditor Independiente

LIC. GUSTAVO RAMIREZ AJCHE Coordinador de Comisin

Notas a los Estados Financieros

Guatemala, 25 de mayo de 2012 REA FINANCIERA

LIC. JOSE GUSTAVO LAZO QUIONEZ Auditor Gubernamental

PABLO RODOLFO GARCIA VILLATORO Auditor Independiente

LIC. GUSTAVO NEHEMIAS GOMEZ RACANCOJ Auditor Gubernamental

LIC. JORGE LUIS HERRERA TELLO Auditor Gubernamental

LIC. RICARDO ARTURO MENDEZ RECINOS Auditor Gubernamental

LIC. JUAN HUMBERTO CHAMALE MARROQUIN Auditor Gubernamental

LIC. GUSTAVO RAMIREZ AJCHE Coordinador de Comisin

LIC. MIRIAM ALICIA GUERRERO RODRIGUEZ Supervisor Gubernamental

ING. SERGIO ARMANDO CARIO PAZ Auditor Gubernamental

ING. CARLOS ENRIQUE PALACIOS SAMAYOA Supervisor Gubernamental

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Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)

IPALA, CHIQUIMULA PUERTO BARRIOS, IZABAL SALAMA, VERAPAZ BAJA

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Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)

CHIQUIMULILLA, SANTA ROSA JUTIAPA, JUTIAPA

Contraloria General de Cuentas

Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)

SANTA LUCIA MILPAS ALTAS, SACATEPEQUEZ MOYUTA, JUTIAPA

LA REFORMA, SAN MARCOS SAN JOSE, PETEN EL

Contraloria General de Cuentas

Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)

PACAYA, ESCUINTLA ESCUINTLA, ESCUINTLA CUILCO, HUEHUETENANGO JUTIAPA, JUTIAPA

SIBILIA, QUETZALTENANGO GUALAN, ZACAPA

Contraloria General de Cuentas

Sistema de Auditora Gubernamental (SAG)