Anda di halaman 1dari 2

Manajemen Siklus Hidup Proses Bisnis (Business Process Lifecycle Management)

Dunia bisnis saat ini menuntut setiap perusahaan untuk lebih fleksibel, lebih inovatif, dan lebih profesional. Seperti kita ketahui bersama bahwa setiap bisnis pasti "diatur" dan "dioperasikan" oleh suatu himpunan proses bisnis. Hal inilah yang menyebabkan tingkat kesuksesan suatu bisnis akan sangat dipengaruhi dari seberapa baiknya manajemen siklus hidup (lifecycle) dari proses-proses yang ada di perusahaan tersebut. Perusahaan yang mampu menciptakan, mengontrol, merubah, dan memperbaiki setiap proses bisnisnya dengan mudah dan fleksibel akan mempunyai kemampuan untuk tetap berada di barisan terdepan dalam persaingan. Saat ini tentunya cukup banyak perusahaan yang dalam pengoperasian proses bisnis sehari-harinya masih dilakukan secara manual tanpa otomasi sama sekali. Sementara sebagian lainnya telah terotomasi secara parsial, dimana bagian IT masih memiliki kendali penuh terhadap proses-proses yang diotomasi tersebut. Dengan kondisi seperti ini tentunya sangat tidak menguntungkan bagi keberadaan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat seperti sekarang ini. Dengan sistem Business Process Management (BPM) maka diharapkan akan menjawab masalah-masalah di atas. Dengan sistem BPM, maka otomasi suatu proses bisnis akan dapat dilakukan secara cepat. Selain itu, kendali terhadap proses yang terotomasi yang selama ini masih dipegang oleh bagian IT, akan menjadi milik dari pihak manajemen sepenuhnya, pihak yang memang lebih tepat untuk hal tersebut. Sebuah solusi sistem BPM yang lengkap akan mensupport seluruh fase dari Process Lifecycle yaitu mulai dari Definisi Proses, Eksekusi & Kontrol Proses, hingga Monitoring dan Perbaikan Proses. Process Lifecycle ini berbentuk suatu loop tertutup dimana setelah fase terakhir, proses akan selalu dapat berulang ke fase pertama kembali. Dukungan terhadap full process lifecycle seperti ini tentunya akan sangat membantu perusahaan dalam usaha dalam peningkatan kualitas proses bisnisnya yang berkesinambungan. Business Process Lifecyle terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
1. Definisi

Proses Pada fase ini pemilik proses akan merancang, menganalisa dan mendefinisikan proses bisnis yang akan diotomasi yang dimulai dari alur aktifitas, alur informasi, aturan dan kebijakan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan, hingga perhitungan performansinya (Key Performance

Indicators / KPI) seperti lamanya waktu proses, biaya seluruh aktifitas, dsb. Pada beberapa software solusi BPM, tahap ini dapat dilakukan dengan cara memodelkan dan menggambarkan prosesnya secara grafis visual, seperti layaknya Microsoft Visio. Setelah dimodelkan, kita bahkan dapat melakukan simulasi jalannya proses untuk mengidentifikasi critical path dan bottleneck yang mungkin terjadi. Pada simulasi tersebut, kita juga dapat mendefinisikan semacam Service Level Agreements (SLA) untuk menguji performansi rancangan proses tersebut. Diharapkan dengan adanya software untuk simulasi rancangan proses, pemilik proses dapat memperoleh masukan sebelum proses benar-benar diimplementasi dengan membuat proses yang benar-benar optimal dan memiliki performansi yang cukup tinggi.
2. Eksekusi

& Kontrol Proses Hasil dari pemodelan dan perancangan proses yang dilakukan oleh manajer proses kemudian dioper ke bagian IT untuk dilakukan otomasi. Setelah dilakukan implementasi, maka pada fase inilah karyawan dan pihak-pihak terkait akan menjalankan proses sesuai dengan aturan yang telah didefinisikan sebelumnya, dan supervisor dan manajer proses bertugas untuk mengontrol jalannya proses tersebut. Tindakan perbaikan diperlukan pada fase ini ketika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, seperti adanya keterlambatan waktu proses, terjadinya exception, sumber daya tidak tersedia, dan sebagainya. & Perbaikan Proses Proses bisnis yang telah diimplementasi dimonitor terus performansinya melalui perhitungan Key Performance Indicators (KPI) dan ukuranukuran lain yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dilakukan dengan menggunakan data-data dalam bentuk real-time, sehingga akan sesuai dengan keadaan riil di lapangan. Dari hasil monitoring tersebut maka pihak manajemen dapat melihat dan menganalisa apakah perlu diadakan perbaikan terhadap suatu proses bisnis atau tidak.

3. Monitoring

Kesimpulan
Manajemen siklus hidup (lifecycle) dari proses bisnis sangat berpengaruh terhadap tingkat fleksibilitas dari suatu perusahaan yang sangat dibutuhkan di dunia bisnis seperti sekarang ini. Dengan dukungan dari Sistem BPM (Business Process Management) yang men-support full process lifecycle dan bersifat loop tertutup maka pembangunan suatu sistem proses bisnis yang efektif dan efisien, yang memiliki daya respon yang cukup cepat terharap perubahan kondisi bisnis akan dapat terwujud.