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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO
Previa a la obtencin del ttulo de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Propuesta de un Manual de Procedimientos para el control de activos fijos en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera Provincia de Pastaza.

AUTORA: LINA NARCISA MACHUCA PERALTA

TUTOR: ING. JONNY MOREANO

RIOBAMBA- ECUADOR

2010.

Ing. Jonny Moreano

CERTIFICA:

Que la presente investigacin fue revisada y autorizada para su presentacin siendo su contenido original en su totalidad.

Ing. Jonny Moreano

TUTOR DE LA TESIS

Las ideas expuestas en el presente trabajo y que aparecen como propias de la autora son de su responsabilidad

Firma:--------------------------------------------

INDICE
Dedicatoria Agradecimiento Introduccin...ii Resumen.....iii CAPITULO I 1.1 El problema de la investigacin...1 1.1.1 Planteamiento del problema1

1.1.1.1 Formulacin del problema...3 1.1.1.2 Subpreguntas....3 1.1.2 Objetivos..4

1.1.2.1 Objetivo general...4 1.1.2.2 Objetivo especifico...5 1.1.3 1.1.4 Justificacin..5 Limitaciones.7

CAPITULO II 2.1 Marco Terico..8 2.2 2.3 2.4 2.5 Valores Institucionales.....8 Misin..9 Visin..9 Objetivos Estratgicos...10

2.6.1 Del Rectorado:...12 a 14 2.6.2 Del Vicerrectorado.....14 a 16 2.6.3 Del Jefe del Departamento Acadmico..16 a 18 2.6.4 Del Departamento de Investigacin Educativa..19 a 20 2.6.5 Del Departamento de Evaluacin...20 a 22 2.6.6 De la Secretaria General.....22 a 25 2.6.7 Del Departamento Administrativo:....25 a 27 2.6.8 Del Departamento de Informtica.27 a 28 2.6.9 Del Departamento Financiero28 a 31 2.2 Marco Conceptual..32

2.2.1 Manual de Procedimientos.32 2.2.2 Control Interno...33 2.2.3. Bases Conceptuales y Niveles de Responsabilidad....34

2.2.3.1 Registro..35 2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y Control de los Activos Fijos.35 2.2.3.3Responsabilidad de la Administracin....36 2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y Control Contable de los Bienes36 2.2.3.5 Responsabilidad en control Fsico de los bienes36 2.2.3.6Responsabilidad en el Uso y Conservacin de los Bienes..37 2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificacin de activos fijos41 a 47 2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos...48 2.2.6 Inventario y Connotaciones de Bienes Muebles....48 2.2.7 Entrega y Recepcin de Bienes Muebles...49 2.2.8 Mantenimiento y Reparacin, Control de Medidas de Activos Fijos.50 a 52 CAPITULO III 3.1 Metodologa de la Investigacin53

3.1.1 Matriz de Variables e Indicadores.53 3.2 Mtodos de Investigacin...53

3.2.1 Mtodo Inductivo...53 3.2.2 Mtodo Deductivo..54 3.3. Tcnicas de Investigacin..54

3.3.1 Fuentes Primarias...54 3.3.2 Fuentes Secundarias..55

CAPITULO IV

4.1. Desarrollo de la Propuesta....65 4.1.1 Situacin Actual:...65 4.2. Manual de procedimientos....66 4.2.1 Proceso: Activos Fijos...66 4.2.1.1 Introduccin...66 4.2.1.2 Objetivo.....66 4.2.1.3 mbito de Aplicacin....67

4.2.1.4 Alcance...67 4.2.1.5 Responsabilidades..67 4.2.1.6 Vigencia.....68 4.2.1.7 Base Legal..68 4.2.1.8 Normas Generales..68 a 70 4.2.1.8.1Identificacin y Proteccin de Activos Fijos .71 4.2.1.8.2Constatacin Fsica.72 4.2.1.8.3Depreciaciones73 4.3.1.9Descripcin de los Procedimientos75 4.2.2 4.2.3 Procedimiento de Recepcin y Codificacin de Activos Fijos..75 a 79 Procedimiento de Inventario Fsico83 a 86

4.3.4 Procedimiento de Reposicin de Bienes Sustrados o Perdidos.89 a 91 4.3.6 Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Responsables..94 a 95

4.3.7 Procedimiento de Baja de Activos Fijos...97 a 100 4.3 4.5.1 4.6. Organizacin Estructural Departamento Financiero103 Descripcin de Funciones del Cargo...105 Transacciones tipo de adquisicin, baja, depreciacin y traspaso de Custodio..107 a 108

CAPITULO V

5.1.

Conclusiones y Recomendaciones...109

5.1.1 Conclusiones109 5.1.2. Recomendaciones111

Anexos..113 a 136 Bibliografa137 a 138 Glosario de Trminos.139 a 140

DEDICATORIA

Dedico a mi amada madre Sra. Dolores Peralta M. y a mi hermano y amigo Sr. Jos M. Machuca P. Que aunque ya no estn presentes fsicamente los llevo siempre en mi mente y mi corazn y s que desde el cielo celebran un triunfo ms de mi vida estudiantil.

Lina Machuca P.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a la Universidad Tecnolgica Equinoccial por haberme facilitado el ingreso a estudiar en tan prestigiosa institucin y lograr una meta que me trac como el de ser Licenciada en Contabilidad y Auditora (CPA), tambin agradezco al Ing. Jonny Moreano por su ayuda en la Direccin de mi tesis, al Colegio Militar Hroes del Cenepa por facilitarme para el desarrollo del presente trabajo, a mi amado esposo Dr. Xavier Siguenza por estar ah siempre apoyndome, pero sobre todo a Dios por darme la vida y guiarme en cada paso que doy.

Lina Machuca P.

ii

INTRODUCCION

Uno de los factores fundamentales del Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa, del cantn Mera provincia de Pastaza, es contar con una administracin eficiente, que su desempeo sea eficaz, en respuesta a la demanda de la

sociedad de la provincia y del pas, que impulse la formacin de una cultura de modernizacin y mejoramiento como parte del Ejrcito Ecuatoriano. De este modo, se a visto necesario que el Colegio Militar No.11 implante medidas que garanticen una mayor racionalizacin y optimizacin de los

recursos, as como de un ejercicio austero y responsable, mediante el establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan de base para regular su accionar. El control es una etapa muy importante en toda administracin, por lo que, al contar con un buen sistema de control de los activos fijos, al Colegio Militar le permitir salvaguarde los intereses econmicos de la institucin. El Manual de Procedimientos de Activo Fijo para el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa, constituye la manera de cmo se debe proceder cuando se realice una adquisicin y su codificacin, la baja, la toma del inventario fsico, reposicin de bienes sustrados, traspaso, entrega y cambio de responsables de los bienes de propiedad de la institucin, el mismo que se ha elaborado con apego a la Normatividad vigente. A travs de la optimizacin de los procedimientos indicados en cada formato establecido en el presente Manual, permitir que cada gestin administrativa se lleve a cabo oportunamente, tanto para el personal encargado del registro y control como para los usuarios de los bienes.

iii RESUMEN

Tomando en consideracin cada uno de los aspectos mencionados en el desarrollo del presente trabajo se han establecido polticas y procedimientos que nos permitirn normar y regular el control y administracin en el rea de activos fijos del Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera provincia de Pastaza, y tomando en consideracin que el Comil-11 se encuentra en un programa de modernizacin, el cual contempla la creacin de manuales de

procedimientos y definicin de funciones considerando que existe una recomendacin de Auditora en donde indica se tome las medidas necesarias para una correcta administracin de los bienes de propiedad del Colegio Militar. Se realiz un diagnstico de la situacin actual, en lo referente al manejo y control de los bienes muebles del Comil-11, hallando que lo vienen haciendo en forma emprica y nada confiable, las actividades no se las realiza con responsabilidad ms solo por cumplir y por costumbre. Existe un inventario manual, que contiene el detalle de bienes, que no tienen valoracin real, los custodios registrados no estn actualizados, no realizan tomas fsicas de verificacin inventarios con la finalidad de determinar los responsables y su ubicacin fsica; no se encuentran los bienes codificados facilitando as la prdida y su ubicacin dificulta; dentro de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y en desuso. Se ha desarrollado un manual de procedimientos de control de activos fijos, que de implementarse, mejorar la vigilancia y buen uso de los bienes del Colegio Militar Hroes del Cenepa, el mismo que contiene procedimientos en forma detallada con determinacin de funciones. Considero que al finalizar el trabajo se ha cumplido con el objetivo general y los especficos descritos al inicio, y se ha concluido recomendando al Colegio la difusin del manual, para una correcta aplicacin de los procedimientos que permitirn un control eficaz sobre los inventarios y activos que pertenecen al Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa

CAPITULO I

1.1

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL COLEGIO MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA EN EL CANTON MERA PROVINCIA DE PASTAZA.

1.1.5

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa creado mediante convenio entre los Ministerios de Educacin y Cultura y Defensa Nacional, funciona en el cantn de Mera, lugar estratgico de la zona Central Oriental, cuyos objetivos son los de realizar apoyo al desarrollo mediante la formacin educativa de los jvenes del Pas, el respeto a los valores cvicos y patriticos buscando en sntesis una educacin integral cumpliendo con las leyes y reglamentos definidos por el Ministerio de Educacin y Cultura, enmarcados dentro de las normas disciplinarias y de la formacin del Ejercito.

La educacin es el pilar fundamental del desarrollo de un Pas, razn por la cual creemos que el Colegio Agropecuario cumpli en su primera etapa con la ciudadana educativa, para el ao 1999 deba emprender su renovacin, el entonces Director de Educacin Lcdo. Francisco Mantilla con visin del futuro, plantea el reto de transformar a la institucin, el mismo que luego de un proceso de anlisis y reuniones de trabajo, el 15 de julio de 1999, mediante la firma del convenio, representados por la Dra. Rosa Anglica Adoum y el General Jos

Gallardo Romn, pasan a partir de la fecha en mencin bajo la administracin Militar, con su personal docente y fiscal por lo que su funcin es netamente de servicio a la colectividad.

El Colegio Militar Hroes del Cenepa del Cantn Mera, en la actualidad se encuentra en un programa de modernizacin, dentro del cual se contempla la creacin de manuales de procedimientos y definicin de funciones.

Respondiendo al informe de la Inspectora General de la Fuerza Terrestre emitido con fecha 9 de marzo del 2008, en el que manifiesta dentro del informe final, parte correspondiente a la cuenta activos fijos, recomendacin No. 15: 1al Jefe Financiero: establecer procedimientos de control que garanticen la custodia, salvaguardia y mantenimiento de los activos, con el objeto de evitar la prdida de bienes que va en perjuicio de los intereses institucionales

El Colegio Militar, en los Balances presentados al 31 de diciembre del 2007 en la cuenta principal INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION asciende a la suma de $359,489.07, los cuales est desglosado de la siguiente manera:

BIENES DE ADMINISTRACIN

Bienes Muebles Bienes Inmuebles Semovientes (-) Depreciacin acum.

$136,959.21 $181,715.45 $3,298.00 $49,289.09

Balances al 31 de diciembre re del 2008

BIENES DE PRODUCCION Bienes muebles Bienes Inmuebles (-) Depreciacin acum. $107,431.83 $7,875.00 $28,501.33

Es importante mencionar que al inicio y al finalizar cada ao lectivo esto es en los meses de junio y septiembre, existe un gran movimiento de los bienes muebles, y que se ha podido verificar que no hay ningn procedimiento que permita el salvaguardar de los activos de la institucin como consecuencia de esto es la prdida, daos constantes de los mismos, perjudicando econmicamente a la institucin ya que no existe documentos ni empleados que respondan por lo antes mencionado.

1.1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado sistema de control de los activos fijos, provoca que exista prdidas constantes al mismo tiempo que no permite poder establecer responsabilidades y en consecuencia la disminucin del patrimonio de la institucin?.

1.1.2.1 SUBPREGUNTAS

Es necesario dentro de la administracin de la institucin, contar con un manual que permita el control de los activos fijos?.

En que se beneficiara el Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera Provincia de Pastaza al tener un manual de control de activos fijos?.

La existencia de un manual con una efectiva difusin dentro de la administracin mejorar el uso de sus activos fijos?.

Cuenta actualmente el Colegio Militar con normativas para el uso y control de sus activos fijos?.

Cmo se viene realizando en la actualidad el control de activos fijos?.

Existen activos en desuso u obsoletos?.

Existe diferencias entre los datos contables y la verificacin fsica de activos?.

Los controles previo, concurrente y posterior permitirn ejercer un mejor control de los bienes?.

Es necesario implementar un sistema de codificacin de activos?.

1.1.3

OBJETIVOS

1.1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener eficientemente el control de los inventarios de bienes muebles e inmuebles del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, as como, responsabilizar a los custodios de los activos, patrimonio de la Entidad para manejar en forma adecuada el mobiliario, equipo y herramientas asignados para el desarrollo de sus funciones.

1.1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un diagnstico de los procedimientos actuales sobre la asignacin, uso, control y donaciones de los activos fijos.

Disear formatos, registros, flujos de procesos y tareas, para el control de los bienes, en lo referente a ingresos, egresos, recepcin, traslado y baja. toma fsica, actas de entrega

Definir funciones y responsabilidades para el personal encargado de los activos fijos.

Dar un valor histrico y actual a los bienes.

Proporcionar, cuando sea necesario, cuentas controladoras.

Describir exacta y concisamente lo que debe contener en cada cuenta de los activos fijos.

1.1.4 JUSTIFICACION

Ante la imperiosa necesidad de que el control de los activos fijos est sujeto a procedimientos prcticos y en concordancia con las disposiciones legales

vigentes, es indispensable contar con un manual de procedimientos, que permita una mayor eficiencia, efectividad, eficacia y agilidad en el desenvolvimiento de las diferentes actividades relacionadas con el manejo y uso de los activos fijos.

El recurso humano designado para estas tareas debe disponer de una herramienta que le permita conocer las funciones y responsabilidades.

Tomando en cuenta que en las Normas de Control Interno expedidas por la Contralora General del Estado se establece:

250-05 TTULO: CUSTODIA

La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes, as como de establecer un conjunto de procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.

Para el control de las existencias y bienes de larga duracin corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto permitir una fcil identificacin del personal responsable de su custodia.

En la actualidad, este control se viene realizando no de una forma adecuada. Existe un inventario manual de los activos que corresponde al Ministerio de Educacin los mismos que no tienen una valoracin real, mientras que el del Ministerio de Defensa se lo lleva en el sistema SIFFT (Sistema Integrado Financiero de la Fuerza Terrestre. Los custodios registrados no son los actuales, no se ha realizado una toma fsica de inventarios con la finalidad de determinar

Normas de Control Interno - Contralora General del Estado (Acuerdo No. 020- CG)

su ubicacin fsica; dentro de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y en desuso.

Al implementarse el manual de procedimientos de control de activos fijos, ste ayudar a mejorar la vigilancia de los bienes del Colegio, dentro de este manual se establecern normas para la creacin de un sistema de codificacin que permitir un efectivo control y ubicacin fsica.

1.1.4

LIMITACIONES

La investigacin que se pretende desarrollar consiste en proponer un manual de procedimientos para el control de los activos fijos para el colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa, considerada como el sujeto de estudio y que est ubicada en la Av. Luis A. Martnez va a Baos en el cantn Mera provincia de Pastaza, proceso investigativo que se tomar el perodo mayo-septiembre del 2009 considerando la colaboracin de los directivos del establecimiento educativo

CAPITULO II

2.1

MARCO TEORICO
El Colegio Tcnico Mera fue creado mediante acuerdo ministerial nmero 1177 del 31 de enero de 1977, publicado en el registro oficial 274 del 10 de febrero de 1977, con resolucin nmero 505 de fecha 05 marzo de 1980 se le concede la especializacin de Agropecuario, funcionando en esa condicin hasta el 15 de julio de 1999 en donde se firma el convenio interinstitucional entre los

Ministerios de Defensa y Educacin, en este convenio uno de los objetivos era el cambio de denominacin y personera de Colegio Tcnico Agropecuario Mera por el de Colegio Militar Agropecuario Hroes del Cenepa .

El 17 de julio del 2003 mediante acuerdo No. 11-DP-OPEP suscrito por el Director de Educacin de la Provincia de Pastaza se cambia nuevamente de denominacin de Colegio Militar Agropecuario Hroes del Cenepa por el de Colegio Militar No. 11 Hroes de Cenepa, es as como el Colegio Militar pasa a cumplir todas las leyes y reglamentos emitidos por el Comando de Educacin y Doctrina del Ejercito y las Norma de Gestin Administrativas para los Colegios Militares del Ejercito.

Actualmente el Colegio Militar cuenta con 56 funcionarios, 14 militares, 14 servidores pblicos, 29 docentes permanentes y 300 alumnos.

2.2

VALORES INSTITUCIONALES:
Honor Disciplina. Lealtad.

2.3

MISIN:

El colegio militar Hroes del Cenepa, proporcionar una formacin integral a

sus estudiantes con el objeto de obtener bachilleres de ptima calidad, con capacidad de liderazgo, fundamentados en leyes y reglamentos del ministerio de educacin y del subsistema de educacin regular del ejrcito, que les permita continuar con xito en la educacin superior.

2.4

VISIN:

Convertirse en un establecimiento educativo que brinde a la juventud de nuestra

amazonia ecuatoriana una educacin integral, cientfica, tcnica, humanstica. que forme ciudadanos creativos, crticos, solidarios, profundamente comprometidos con el cambio social, que reconozcan y se sientan orgullosos de su identidad nacional, pluricultural y pluritnica, que desarrollen y fortalezcan sus valores cvicos, ticos y morales; aportando as a la consolidacin de una democracia en la cual impere la equidad dentro de los gneros y la justicia social.

2.5

OBJETIVOS ESTRATGICOS:

Lograr que el Sistema Educativo del Comil, responda a las exigencias del

desarrollo institucional y nacional, la realidad econmica, social y cultural del pas; y elevar la calidad de la educacin, tanto por su integridad, continuidad y pertinencia cuanto por sus contenidos socialmente tiles hasta alcanzar la excelencia educativa.
3 4

Plan Estratgico del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa Plan Estratgico del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa 5 Plan Estratgico del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa

Proporcionar una formacin cientfica, tcnica y humanstica que permita a los cadetes desenvolverse en los campos: individual, social y profesional.

Fortalecer la formacin en valores ticos morales, cvicos y democrticos de los cadetes que les permita una verdadera integracin con los elementos de la institucin militar y la sociedad.

Desarrollar la investigacin y la experimentacin en el proceso pedaggico que posibilite a los alumnos ser verdaderos reformadores de la educacin del siglo XXI.

Fomentar la valorizacin y el enriquecimiento del patrimonio natural y cultural ecuatoriano.

Fomentar la educacin integral y disciplinada como principio bsico de una formacin cimentada en valores humanos, bajo el respeto y dignidad al ser humano para hacer de ellos entes positivos para una mejor sociedad del maana.

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2.6. ORGANIZACIN ESTRUCTURAL

RECTORA DO
ORGANOS DE ASESORAM IENTO

CO NSEJODIR ECTIVO JUN GENERA DE TA L DIRECTIVO Y PRO S FESO RES JUNTADE PRO FESO RESDE CU RSO JUNTADE DIRECTO RES DE A REA JUNTADE PRO FESO RESDE A REA

GESTIN DE LA CA LIDA D

CO BE

ORGANODE CONTROL

CO MISIO DE DICIP N LINA

VICERRECTORADO
INSPECCIN GENERAL

SECREA RA GENERA L

RELA CIONES PBLICA S

DPTO. ADM INISTRATIVO

CENTRO INFORM ATICO

UNIDAD FINANCIERA

DPTO A DM CA ICO

DPTO. DE EVA CIN LUA

DPTO. DE INVESTIGA CIN

ORGANOS TCNICO ADMINISTRATIVOS

ORGANOS DE PLANIFICACIN Y ASESORAM IENTO

ESTUDIANTES ORGANOS OPERATIVOS

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2.6.1 DEL RECTORADO:

Es la primera autoridad y el representante oficial del colegio.

Es un oficial en Servicio Activo, profesional con formacin en Ciencias de la Educacin de tercer o cuarto nivel, nombrado por el Comandante General de la Fuerza, a travs de la Direccin de Personal.

Son actividades del Rector, a ms de las previstas en el Reglamento General de la Ley de Educacin y del Reglamento de Educacin de la F.T, las siguientes: a) Establecer objetivos, polticas y estrategias que normen la

administracin general y educativa de los Colegios Militares de la Fuerza Terrestre. b) Dirigir y participar en planificacin estratgica, operativa y presupuestaria anual de los colegios militares. c) Garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el sistema educativo regular, sobre la base del marco legal vigente a fin de promover el mejoramiento de la enseanza y del desarrollo educativo mediante una accin sistemtica y permanente. d) Promover y coordinar las actividades de integracin e investigacin interinstitucional tendientes al desarrollo y mejoramiento de la imagen institucional.

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e) Dictar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la Institucin y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del plantel. f) Acoger las iniciativas del personal docente, administrativo, padres de familia y cadetes para su anlisis respectivo. g) Coordinar con las Direcciones Provinciales de Educacin las disposiciones legales y dems actividades que debern cumplirse, por el objetivo de la ley. h) Promover la capacidad y perfeccionamiento del equipo decente, administrativo y de servicios del plantel. i) Disponer que se presente toda la documentacin e informacin pertinente en la Direccin Provincial de Educacin conforme a lo establecido. j) Presidir la Junta de Enseanza en los casos que amerite.

k) Dirigir y controlar la gestin del plantel en lo relativo al rgimen acadmico, econmico, administrativo y disciplinario. l) Responsabilizarse en la administracin del presupuesto econmico del plantel. m) Arbitrar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la institucin y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del plantel. n) Hacer cumplir las disposiciones emitidas por el mando militar. o) Nombrar y controlar y, en su caso, remover de los cargos a jefes departamentales y otros funcionarios, de acuerdo al artculo 10 literal m) de la Ley Orgnica de la Defensa Nacional.

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p) Aplicar lo que determina la LOSCCA para la administracin del talento humano. q) Declarar aptos a los cadetes para los exmenes escritos de grado de bachiller, previo el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. r) Autorizar la concesin de becas, estmulos y subsidios a los cadetes de acuerdo a la norma vigente. s) Celebrar contratos y autorizar inversiones de conformidad con la Ley de la Contralora y de acuerdo a la Ley Orgnica de Contratacin Pblica y directivas emanadas del Comando del Ejrcito Ecuatoriano. t) Asumir la responsabilidad sobre la contratacin en los montos establecidos. u) Conceder vacaciones y licencias al personal militar y servidores pblicos segn la planificacin interna. v) Dar a conocer el informe anual de labores a todo el personal docente y administrativo del plantel.

2.6.2 DEL VICERECTORADO

El Vicerrector Acadmico es la segunda autoridad del Colegio, desarrolla procesos de planificacin tcnico pedaggico, en los niveles meso y micro. Es un oficial en servicio activo o pasivo, o un profesional civil con formacin en Ciencias de la Educacin, nombrado por el Comando General de la Fuerza Terrestre. A ms de las previstas en el Reglamento

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General de la Ley Orgnica de Educacin y del Reglamento de Educacin de la Fuerza Terrestre, las siguientes:

a) Supervisar el cumplimiento de los objetivos, polticas y estrategias emanadas por el Rector que norman la administracin general y educativa de los centros educativos. b) Participar en la Planificacin Estratgica, Operativa, Presupuestaria y anual de los centros educativos. c) Supervisar la ejecucin del plan estratgico institucional, sobre la base de los proyectos del plan operativo y presupuestario de los centros educativos. d) Hacer cumplir los objetivos y metas establecidas en el sistema educativo, sobre la base del marco legal vigente a fin de promover el mejoramiento de la enseanza y del desarrollo educativo mediante una accin sistemtica y permanente. e) Participar en la planificacin, organizacin, direccin y control del campo tcnico-pedaggico. f) Presidir la Junta de Directores de reas Acadmicas y adoptar

resoluciones en materia educativa para ponerlas a consideracin del Rector. g) Coordinar y Supervisar el trabajo de las Comisiones Permanentes. h) Presidir la Junta de Enseanza cuando sea de asesora. i) Presidir la comisin encargada de elaborar los horarios de clases que estar conformada por el Coordinador Acadmico, del Sistema de

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Educacin Bilinge, el Investigador, un Psiclogo Educativo del nivel. j) Presidir el Consejo de Orientacin y el Comit Interno de Contrataciones. k) Planificar y supervisar junto con el Inspector General la Instruccin Militar, en coordinacin con las unidades militares. l) Planificar, organizar, coordinar y ejecutar los eventos militares, acadmicos y de protocolo, dispuestas por el Rector. m) Cumplir y velar por el cumplimento de las leyes, reglamentos, normas y disposiciones emitidas por el Ministerio de Educacin, Direccin Provincial de Educacin, Comando de educacin y Doctrina del Ejercito, Normas administrativas para los Colegios Militares. n) Consolidar los instrumentos curriculares del ME y del Departamento de Educacin Regular del CEDE.

2.6.3 DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO ACADEMICO

El Jefe del Departamento Acadmico, ser un profesional civil o militar, con formacin acadmica de tercero o cuarto nivel, especialista en Planificacin Educativa o Ciencias de la Educacin, liderazgo y don de mando. Son deberes y atribuciones del Jefe del Departamento Acadmico: a) Asesorar al Rector y Vicerrector en los aspectos Acadmicos y Tcnicos.

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b) Presentar peridicamente el Vicerrector informes del anlisis estadstico del rendimiento acadmico de los cadetes en las siguientes asignaturas. c) Es el responsable directo de los procesos educativos de todas las reas, para verificar la continuidad y secuencia de los contenidos programticos planificados en funcin de los perfiles de egreso de los bachilleres. d) Orientar, controlar y consolidar la planificacin curricular los niveles educativos macro, mezo y micro curricular. e) Supervisar y evaluar continuamente el sistema de evaluacin de los aprendizajes y enseanza acadmica. f) Organizar el proceso de seleccin y calificacin de los aspirantes a cadetes y docentes para el ingreso, concurso de merecimientos y oposicin respectivamente. g) Planificar el ciclo de conferencias anuales y designar a los docentes y en coordinacin con el SOBE a los cadetes para su ejecucin. h) Participar en la comisin de evaluacin del desempeo profesional de los docentes y sugerir alternativas en los mtodos, tcnicas y procedimientos didcticos. i) En coordinacin con el Departamento de Investigacin, presentar proyectos educativos tendientes al fortalecimiento e innovaciones

curriculares. j) Presentar a las autoridades como propuestas sobre actividades convenios

extracurriculares

concursos

intercolegiales,

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interinstitucionales, seminario de capacitacin y actualizacin docente, publicaciones, exposiciones, etc. k) Elaborar el Proyecto Educativo Institucional con la participacin de las autoridades, Jefe de Investigacin, Delegado del SOBE, Inspectores, Jefes de rea, Personal Docente y Coordinadores de Nivel. l) Ejecutar reuniones de mejoramiento con los coordinadores de los niveles educativos afines y de educacin superior sobre temas de planificacin, programacin y mejoramiento institucional. m) Desarrollar instructivos y ms elementos curriculares internos, que faciliten el proceso de interaprendizaje de acuerdo a las polticas del mando. n) Revisar peridicamente en Coordinacin con el Departamento de Investigacin Educativa, los instrumentos curriculares como

elementos bsicos de evaluacin para generar el mejoramiento cualitativo del interaprendizaje del docente, discente y curricular, que puedan dar respuesta al proyecto educativo y los resultados que sirven de base para el informe anual de la unidad educativa experimental a presentar por Departamento de Investigacin Educativa. o) Planificar en coordinacin con los diferentes departamentos del COMIL para la ejecucin de seminarios y cursos destinados al perfeccionamiento y actualizacin de los docentes. p) Responsable de la planificacin de los horarios de clase de toda la Unidad Educativa o COMIL.

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2.6.4 DEL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION EDUCATIVA

El Jefe del Departamento de Investigacin Educativa ser un profesional civil o militar con el ttulo de tercero o cuarto nivel en Ciencias de la Educacin, con especialidad en Investigacin Educativa, Ingls,

conocimientos y experiencia de los lenguajes informticos y estadstica aplicada a las ciencias de la educacin, es el responsable de los procesos de: Investigacin y mejora Asesora psicopedaggica.

Son deberes y atribuciones: a) Disear, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de investigacin. b) Investigar las causas de bajo rendimiento en el aula en coordinacin con el Departamento Acadmico, Inspectores y Directores de Area. c) Realizar conjuntamente con el SOBE, trabajos de investigacin psicopedagoga, conductual y emocional a la institucin,

especialmente para los estudiantes. d) Proponer innovaciones educativas en metodologas y tcnicas de enseanza; y evaluar sus resultados, dentro de la normativa vigente. e) Coordinar con los diferentes estamentos educativos internos y externos para el desarrollo de los proyectos de investigacin.

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f)

Mantener actualizados los perfiles de egresados del bachiller, en coordinacin con los diferentes departamentos y secciones pertinentes, acorde a lo que demanda el mercado universitario o campo laboral.

g) Realizar el seguimiento y la evaluacin pertinente de los alumnos egresados de bachilleres, en coordinacin con el SOBE para determinar la ubicacin de los mismos.

2.6.5 DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACION

El evaluador ser un profesional civil o militar con el ttulo de tercero o cuarto nivel en Ciencias de Educacin, con especialidad en Evaluacin Educativa, Ingls, conocimientos y experiencia de los lenguajes informticos y estadstica aplicada a las ciencias de la educacin, es el responsable del proceso de: Evaluacin de Aprendizaje Evaluacin docente. Evaluacin Curricular.

Son deberes y atribuciones:

a) Disear, programar y supervisar el plan, ejecutar proyectos de evaluacin educativa tendientes a mejorar el rendimiento acadmico. b) Evaluar el desempeo profesional de los docentes en relacin al rendimiento acadmico de los cadetes. c) Asesorar a las autoridades en el rea de evaluacin.

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d) Estudiar propuestas sobre innovaciones curriculares y formular recomendaciones para la toma de decisiones, en el nivel directivo correspondiente. e) Disear, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de evaluacin. f) Elaborar, analizar e interpretar estadsticas de rendimiento acadmico, y del desempeo profesional del docente para identificar problemas y proponer alternativas de mejora. g) Disear instrumentos e indicadores de evaluacin que permitan diagnosticar la realidad acadmica de la institucin. h) Capacitar al personal docente en la aplicacin de la norma de evaluacin para el subsistema de educacin regular. i) Evaluar conjuntamente con los Coordinadores de los diferentes niveles educativos el cumplimiento de los objetivos propuestos en los Instrumentos Curriculares del Ministerio de Educacin de la F.T. j) Evaluar los componentes del diseo curricular PEI.PUD. y PGE.

k) Elaborar informes permanentemente, trimestrales y final del ao lectivo referente a los resultados del sistema de evaluacin aplicado en el colegio. l) Aplicar los instrumentos, tcnicas y procedimientos que garantice la objetividad en la verificacin cuantitativa y cualitativa del proceso educativo. m) Participar con el departamento acadmico y el departamento administrativo y talento humano en la planificacin del plan de

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capacitacin a los docentes en base a los resultados obtenidos en la evaluacin. n) Participar en el diseo curricular institucional en el nivel Macro, Meso y Micro.

2.6.6 DE LA SECRETARIA GENERAL.

La Secretaria General es un profesional con titulo de Doctor o Abogado de los juzgados y Tribunales de la Repblica con especialidad y experiencia en Legislacin Educativa, Derecho Tributario, Derecho Laboral, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Derecho Administrativo, LOSCCA y ramas jurdicas complementarias, as como con conocimiento en el mbito de las Relaciones Pblicas, afiliado a uno de los Colegios de Abogados del Pas.

La Secretaria General del COMIL contar, de acuerdo a las necesidades del plantel con:

Un Secretario General-Abogado Un Auxiliar y, Oficinista digitador (segn la necesidad)

Son deberes y atribuciones, a ms de las previstas en el Art. 128 d la Ley Orgnica de Educacin y Reglamento General, las siguientes.

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Responder por las calificaciones oficiales de los cadetes como promociones, certificaciones, transferencias de colegio, certificado de terminacin de primaria, actas de grado y ttulos de bachiller.

a) Participar como elemento de apoyo en el proceso de admisin b) Coordinar con los Jefes Departamentales para la elaboracin de las listas de aspirantes, idneos, publicacin de los cadetes aceptado. c) Orientar a los aspirantes en calidad de cadetes y servidores pblicos para el ingreso al Colegio Militar. d) Receptar y registrar trimestralmente los reportes de calificaciones para cada una de las asignaturas de estudio. e) Receptar de los docentes las calificaciones de los cadetes, registrar y elaborar el reporte acadmico individual, sin perjuicio de los resultados. f) Tener actualizado los siguientes libros a ms de los establecidos en el Art. 323 del Reglamento General de la Ley Orgnica de Educacin: 1. Libros de decretos ejecutivos, acuerdos y resoluciones ministeriales referentes a la creacin de los diferentes niveles educativos del COMIL y otros acuerdos o resoluciones que respalden el funcionamiento legal de la institucin. 2. 3. Libros de convocatorias. Otros libros que corresponden a la Secretara General del COMIL.

g) Llevar los expedientes acadmicos de los cadetes segn la normatividad vigente.

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h) Llevar un control adecuado de las inscripciones de los aspirantes a cadetes. i) j) Mantener la reserva y custodia de los libros que estn a su cargo. Evitar cualquier alteracin en los libros que estn a su

responsabilidad. k) El Secretario redactar al inicio del perodo de matrculas una acta de apertura y al pie de la ltima matrcula una acta de clausura que llevar el Visto Bueno del Rector. l) Realizar los trmites que fueren necesarios en la Direccin Provincial de Educacin Planeamiento de Educacin Ministerio de Educacin y Departamento de Educacin Regular de la Fuerza Terrestre. m) Actuar como Secretario de la Junta de Enseanza, Comit de Adquisiciones y avalar con su firma las actas de las sesiones de estos organismos colegiados. n) Legalizar y ser responsable con el Rector las matrculas de los cadetes. o) Suscribir en unin de acto con el Rector los certificados de promocin, actas de grado y ttulos de bachiller. p) Realizar los trmites en la Direccin Provincial de Educacin para la refrendacin de ttulos de bachiller, manteniendo el respaldo oficial de entrega. q) Conferir certificados, transferencias de colegio, y copias certificadas de matrculas y promociones de los cadetes, previa autorizacin del rector.

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r) s)

Asesorar a las autoridades del colegio en asuntos legales. Mantener ordenado el archivo de resultados acadmicos de los cadetes, es el responsable de la custodia del mismo y del historial del COMIL.

2.6.7 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:

Proceso que Ejecuta Gestin de Talento Humano Logstica

Actividades que desarrolla

a) Cumplir con los objetivos, polticas y estrategias emanadas por el Rector que norman la administracin general y educativa del centro educativo. b) Planificar el proceso de Promocin, en coordinacin con los

departamentos acadmico, investigacin y financiero que garantice resultados eficientes y efectivos. c) Realizar funciones especficas de control interno dentro del mbito de su actividad. d) Mantener actualizada la informacin administrativa que haga posible efectuar la inspeccin y evaluacin de las actividades relacionadas con el cargo. e) Desempear las funciones de Ordenador de Gastos, con el Control de los Saldos Presupuestarios disponibles mediante kardex, que permita

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conocer a nivel de partida presupuestaria los proyectos que mantiene bajo su administracin. f) Recepcin de trmites y control de solicitudes de insumos, de las dependencias y servicios de la Unidad. g) Es responsable de controlar las planillas de rancho y de adquisiciones que se realicen a travs de la hoja de requerimiento de los productos entregados por el oficial encargado de bodega de rancho y el pedido de la nutricionista o cocinero. h) Enviar diariamente la planilla y la hoja de requerimiento debidamente legalizada a la Unidad Financiera, a fin de que se revise, analice y archive esta documentacin. i) Entregar oportunamente el Proyecto de Presupuesto para

conocimiento y aprobacin del Plan Bsico, de acuerdo a la normativa del SISCOP. j) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y mantenimiento.

k) Controlar la calidad, condiciones y precios de los productos adquiridos, que cumplan con las expectativas de la Unidad requirente, as como tambin recomendar el cambio de proveedores calificados para evitar el monopolio del mercado. l) Controlar que la documentacin correspondiente que soporta la orden de gastos cumpla con los requisitos de la Ley de Rgimen Tributario Interno y la LOCGE realizar control especfico continuo. m) Establecer con el Jefe Financiero un sistema apropiado de control, identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de los bienes adquiridos para consumo interno, para transformacin

26

(construcciones), o para la venta (micro mercado y boticas), as como de los bienes inmuebles de la Unidad.

2.6.8 DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

Es un profesional, con el ttulo de Ingeniero en Sistemas e Informtica o afines, buenos conocimiento del idioma ingls tcnico, dependiente del Vicerrector del COMIL.

El Centro de Informtica estar integrado por: a) Jefe del Departamento de Informtica para el caso de los colegios con poca poblacin estudiantil. b) Uno o dos asistentes con igual ttulo para los colegios de alta poblacin estudiantil, segn el caso. Adems es responsable de mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos informticos tanto de las salas de computacin, como de las oficinas administrativas, dar mantenimiento primario y asistencia tcnica a los usuarios de la red. Es el responsable directo de las mquinas que se encuentran en su poder y cuidado. Sus funciones son: a) Elaborar el proyecto de sistematizacin anual. b) Planificar, organizar, controlar los procesos, archivos informticos y las actividades del departamento, previo estudio y aprobacin del Rectorado.

27

c) Proporcionar apoyo tcnico en el manejo de paquetes y utilitarios a los usurarios. d) Mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos informticos y comunicaciones que tenga bajo su responsabilidad. e) Mantener en perfecto estado el material requerido para los equipos y custodiar las correspondientes licencias de uso. f) Informar al Vicerrector de cualquier anomala que detecte en el funcionamiento de la red COMIL. g) Preservar los equipos del Colegio de la entrada de virus informticos mediante el empleo y actualizacin de programas antivirus. h) Motivar a los cadetes y profesores en el empleo de nuevas tecnologas, fomentando un espritu de confianza acadmica dentro de la comunidad educativa. i) Recibir, clasificar, completar, procesar, archivar y custodiar la informacin del Centro de Informtica. j) Organizar y evaluar el trabajo del personal bajo su responsabilidad.

k) Organizar archivos de gestin automatizada, ficheros para el control de cintas, toners, tintas, disquetes, CD y otros recursos informticos de audio y video del Departamento de Informtica.

2.6.9 DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO Proceso que ejecuta Financiero

Actividades que desarrolla

28

a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administracin financiera de la entidad. b) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, afn de que sea aprobado siguiendo el canal correspondiente; para lo cual deber consolidar los proyectos de presupuesto que elaboraron los diferentes ordenadores de gasto. c) Aprobar medidas para el funcionamiento del sistema de

administracin financiera. d) Responsable directo de la recaudacin de los recursos econmicos del centro educativo. e) Entregar con oportunidad la informacin financiera requerida, a los distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo requieran. f) Asesorar a la mxima autoridad para la adopcin de decisiones en asignatura de administracin financiera. g) Asegurar la liquidacin y pago oportuno de toda obligacin de la entidad. h) Solicitar las modificaciones presupuestarias tipo AMPLI, DISMI, INTRA1, INTRA2, INTER, TRANS al Ministerio de Defensa par que posteriormente sea aprobado por MEF. i) j) Elaborar un informe de evaluacin presupuestaria y remitir al CEDE. Mantener actualizada la caucin para el ejercicio del cargo del personal del rea financiera.

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k) Asegurar la retencin liquidacin y cancelacin oportuna de toda obligacin de la Unidad; dando prioridad al pago de servicios bsicos, aportes al IESS, y obligaciones con el Servicio de Rentas Internas. l) Intervenir en la entrega y recepcin de funcionarios, entre los Tesoreros, Contadores y Encargados de Activos Fijos de las Unidades subordinadas cuando estos hayan cesado temporal o definitivamente en sus cargos, de cuya gestin levantar las actas correspondientes que suscribir conjuntamente con los servidores entrantes- salientes y el Comandante de Unidad dejando constancia de las novedades encontradas, para la toma la toma de decisiones inmediatas en caso de faltantes o prdidas. m) Informar a la mxima autoridad de la Entidad o Unidad sobre la situacin financiera de la misma, en base a los reportes del sistema, prohibindose destinar recursos financieros para operaciones que no se encuentran aprobadas en los planes y programas presupuestarios y controlados en documentos extracontables. n) Designar un funcionario independiente del registro, autorizacin y custodia para que realice constataciones fsicas peridicas de los activos fijos y bienes de control interno (los que no tienen caractersticas de activos fijos) y existencias de la Unidad, de lo que se dejar constancia en acta escrita con las novedades detectadas (faltantes, inservibles, prstamos, bajas) Esta constatacin ser independiente de las que se realice el encargado del control de Inventarios y Activos Fijos (NTCI.137-03).

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o) Designar al auxiliar de contabilidad o si no lo hubiere, a un funcionario independiente del manejo y registro, a fin de que realice las conciliaciones bancarias; las mismas que sern legalizadas y aprobadas por un funcionario de nivel superior (NTCI. Nro. 138-09). p) Supervisar que el dinero en efectivo recibido por fondos de garanta sea depositado como mximo a las 24 horas de su recepcin en forma intacta. q) Controlar que los fondos rotativos, establecidos para gastos especficos, sean administrados a travs de una cuenta corriente bancaria y que sus liquidaciones sean presentados mximo cuando se ha gastado el 70% de los mismos, adjuntando los comprobantes de pago correspondiente. r) Controlar la correcta inversin y gastos legalizados con los fondos para pagos en efectivo, de sueldos, viticos, pasajes, ranchos. s) Verificar que el proceso interno previo al desembolso haya sido cumplido y que la documentacin est completa antes de autorizarlos con su firma; constatando la propiedad, veracidad y legalidad de la documentacin de respaldo de los egresos, en forma previa a la

entrega de los cheques a los beneficiarios. t) Controlar que se mantenga las medidas de seguridad por escrito por acceso al Sistema de Informacin Financiera eSIGEF. u) Cumplir y hacer cumplir al personal de la Unidad Financiera los procedimientos y funciones establecidas en el Instructivo para la Administracin Tcnica Financiera de los Colegios Militares.

31

v) Cumplir y hacer cumplir los dems deberes y obligaciones constantes en las Leyes, Reglamentos, Directivas y Manuales de la Fuerza Terrestre, en asignatura de administracin financiera y control. w) Designar por escrito a un empleado del rea financiera que se encargue de controlar la utilizacin de la secuencia numrica de los formularios prenumerados, e informar de cualquier novedad por falta de recibos de caja, comprobantes de egreso de los servicios (NTCI. No. 130-07).

2.2

MARCO CONCEPTUAL

2.2.1 Manual de Procedimientos.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,

el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.

Las instituciones en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin institucional.

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

32

El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo en las direcciones institucionales para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

2.2.2 Control Interno

Qu no es ms que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados

con la finalidad de:

Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: control interno administrativo y control interno contable. Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la administracin municipal. Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

2.2.3. Bases conceptuales y niveles de responsabilidad

Los bienes del sector pblico podran clasificarse en los siguientes: 1.- Activos Fijos (Inversiones en bienes de larga duracin) 2.- Suministros y materiales (Inversiones en Existencias)
7

http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm

33

3.- Bienes Sujetos a Control Administrativo (Gastos de Gestin)

Los bienes para considerarse activos fijos (Bienes de larga duracin) deben cumplir con los requisitos sealados en la NTC 2.2.5.2 Aspectos Generales (Acuerdo 182 MEF): Bienes de propiedad privativa Institucional. Destinado a las actividades administrativas y/o produccin. Genere beneficios econmicos futuros Vida til estimada mayor a un ao Costo de adquisicin igual o mayor a cien dlares.

Para considerar como Suministros o Materiales (inversiones en existencias) deben ser de carcter fungible sea porque se consumen, venden o transforman. Finalmente los bienes sujetos a control administrativo constituyen bienes que no renen las condiciones necesarias para ser considerados activos fijos, pero tienen una vida larga, tales como ciertos tiles de oficina ( engrampadoras, perforadoras, ect), utensilios de cocina, vajilla, lencera, instrumentos mdicos menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos, herramientas menores, cortinas, alfombras, etc. Por tanto las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarn al gasto y estarn sujetos a las medidas de control interno respectivas. La mxima autoridad podr emitir su propia reglamentacin para el control de esta clase de bienes, tomando como base el Reglamento General para el control Administrativo

34

de los bienes no considerados como activos fijos, publicado en el R.O 26 del 16 de septiembre de 1996.

2.2.3.1 Registro

En cada una de las unidades administrativas se llevar registros de control

que permitan conciliar con los informes producidos por el subsistema de Activos Fijos. En las entidades que mantengan sistemas computarizados, la unidad de Control de Activos Fijos, ser la encargada de producir la informacin.

2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y control de los Activos Fijos:

Administracin:

Mxima Autoridad Directores y Jefes de unidad administrativa

Registro y Control: Contable.- Unidad de contabilidad

Fsico.- Servidores caucionados de la unidad de activos fijos y Responsables del control en cada unidad administrativa.

http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm

35

2.2.3.3Responsabilidad de la Administracin

La mxima autoridad, siendo su obligacin velar por la correcta

adquisicin, conservacin, mantenimiento, valoracin y enajenacin de activos fijos o bienes en comodato, arrendamiento o almacenaje, y adecuados controles internos. Comporten esta responsabilidad los Directores y Jefes.

2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y control Contable de los Bienes


10

El registro y control de los activos fijos lo ejercer el personal de la

unidad de Contabilidad. El registro detallado a nivel de subsistema, lo efectuar la unidad que ejerce el control de los bienes.

2.2.3.5 Responsabilidad en Control Fsico de los Bienes:

a)

11

Los servidores caucionados que cumplen funciones de guarda

almacn o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por encargo escrito y que forman parte de la unidad de activos fijos.

b) Los responsables del control de los bienes en cada Direccin o unidad administrativa designados por el Director en forma escrita.

http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 11 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm


10

36

2.2.3.6Responsabilidad en el uso y Conservacin de los Bienes

Corresponde a todos los servidores. En cada unidad debe mantenerse registros que identifiquen a los responsables directos del uso custodia.

Eficiencia
12

Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles.

Valor de Reposicin
13

Coste que supone para una empresa sustituir un activo fijo por otro.

Valor Residual

14

Valor de un bien que figura en el balance tras deducir las amortizaciones o

depreciaciones.

Activo

15

Es la parte del balance que recoge los saldos deudores de las cuentas,

representando en unidades monetarias, lo que la empresa posee, o bien el empleo que se ha dado al conjunto de recursos financieros que figuran en el pasivo del balance.

12 13 14 15

http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm

37

Contabilidad
16

Es un soporte bsico para tomar decisiones sobre inversiones, basndose en

criterios y procedimientos existentes para asegurar la correcta valoracin de bienes, derechos y obligaciones.

Enajenacin

17 Acto por el que se transmite la propiedad de una cosa o un derecho, ya sea a


ttulo gratuito u oneroso (sucesin hereditaria, donacin o compraventa, permuta, etc.).

Depreciacin
18

Disminucin del valor de un activo fijo debido al desgaste por el uso normal.

Se utilizan generalmente dos mtodos para hacer las provisiones: mtodo de lnea recta y mtodo de reducciones.

Patrimonio
19

Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona fsica o jurdica,

pas o entidad. Referido a una persona fsica suele abarcar exclusivamente los bienes materiales con cierto valor econmico. Aquellos bienes y derechos con los que el deudor garantiza su compromiso de pago al acreedor.

16

http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm.

17 11 http: // www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm

19 http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm.

38

Robo
20

Delito contra la propiedad que comete quien con nimo de lucro se apodera de

un bien mueble ajeno utilizando violencia o intimidacin.

Diagnstico
21

Proceso de investigacin y anlisis sistemtico de eventos relacionados con la

organizacin motivo de la investigacin, permite identificar las causas que los

generan en aras de formular planes mediante los cuales proponen soluciones que
propicien su crecimiento y desarrollo.

Estados Financieros
22

Constituyen el producto final que persigue la contabilidad. En ellos se sintetiza

la posicin financiera de un ente contable a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones de un periodo de tiempo, se los utiliza como mecanismo de control y para la toma de decisiones.

Hurto
23

Delito contra el patrimonio (la propiedad, la posesin o el uso). Apropia miento

intencionado (doloso) de una cosa mueble, sin la voluntad de su legtimo dueo y con nimo de lucro.

Custodio
24

Persona que est encargada de un bien y responde por el buen estado y cuidado

de ste.
20 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 21 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 22 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm

23 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm

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Codificacin
25

Proceso mediante el cual se identifica los bienes propiedad de la institucin

mediante numeracin. Esta se encuentra diseada en base a un nmero determinado de dgitos que ubicados en campos o niveles proveen informacin desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes clasificaciones, su clasificacin de los bienes y su ubicacin fsica

Toma Fsica
26

Proceso mediante el cual se realiza un reconocimiento de los bienes de la

institucin y sus caractersticas.

Bienes no Considerados Activos Fijos (o sujetos de control)


27

Aquellos que cumplen con los criterios de clasificacin de los activos fijos,

excepto que su valor individual es menor a los USD. 100 (valor sujeto a actualizacin).

Se considerarn como bienes sujetos de control los siguientes ejemplos:

tiles de oficina: papeleras, basureros, protectores de alfombra, telfonos digitales, grapadoras industriales, perforadoras industriales entre otros.

Utensilios de cocina, vajilla, lencera Instrumental mdico, insumos y de laboratorio Libros, revistas, leyes, discos y videos

24 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 25 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 26 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 27 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm

40

Herramientas menores Otros bienes de caractersticas similares a los descritos.

2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificacin de activos fijos


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1. Activos.- Los activos estn integrados por los bienes corporales e

corporales de propiedad o dominio del Estado, expresados en trminos monetarios, estn constituidos por los recursos Operacionales, las Inversiones Financieras, en Existencias, en Bienes de Larga Duracin, y en Proyectos y Programas en Ejecucin.

1.1 Operacionales.- Incluyen los activos de disposicin inmediata y aquellos de fcil conversin a efectivo dentro del ejercicio fiscal; estn conformados por los recursos en Disponibilidad, Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar.

11.1 Disponibilidades.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los recursos de fcil realizacin, incluye los fondos especiales destinados a fines especficos, los ttulos recibidos del Estado para ser entregados a terceros e inversiones de corto plazo no previstas en el Presupuesto, realizadas con excedentes temporales de caja.

11.2 Anticipo de Fondos.- Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos disponibles entregados en calidad de anticipos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamos y egresos realizados por recuperar.
28

Catlogo General de Cuentas del Ministerio de Finanzas

41

11.3 Cuentas por Cobrar.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los recursos provenientes de derechos a la percepcin de fondos, dentro del ejercicio fiscal.

12. Inversiones Financieras.- Incluye los activos que se mantienen como colocacin de fondos, derechos o valores; estn conformados por los recursos en Inversiones Temporales, Permanentes, en Prstamos y Anticipos, Deudores Financieros, Inversiones Diferidas e Inversiones no Recuperables.

12.1 Inversiones Temporales.- Comprenden las cuentas que registran y controlan las colocaciones de fondos, provenientes de excedentes estacionales de caja, en inversiones de corto plazo previstas en las proyecciones presupuestarias.

12.2 Inversiones Permanentes en Ttulos y Valores.- Comprende las cuentas que registran y controlan las colocaciones de recursos, previstas en el Presupuesto y con el carcter de indefinidas, o con el nimo de mantenerlas durante prolongados perodos.

12.3 Inversiones en Prstamos Anticipos.- Comprende las cuentas que registran y controlan los crditos previstos en el Presupuesto, otorgados a terceros, sujetos a recuperacin o amortizacin, en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos y acuerdos.

42

12.4 Deudores Financieros.- Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos por derecho o valores generados en la gestin pblica, no incluidas en las agrupaciones anteriores.

12.5 Inversiones Diferidas.- Comprende las cuentas que registran y controlan los gastos, que pos sus caractersticas se devengan con la recepcin del servicio o se amortizan en el tiempo; as como los derechos reales en intangibles.

12.6 Inversiones no Recuperables.- Comprende las cuentas que registran y controlan las colocaciones, derechos o valores que se estiman o determinan irrecuperables en el tiempo; estn sujetos a la baja definitiva de conformidad con las normas legales vigentes.

13. Inversiones para consumo, produccin y comercializacin.- Incluye los activos destinados a la formacin de existencias para el consumo, transformacin y comercializacin de bienes y servicios, as como los costos asociados a los procesos productivos.

13.1

Existencias para Consumo Corriente.- Comprende las cuentas

que registran y controlan los inventarios en bienes destinados a actividades administrativas.

43

13.2 Existencias para la Produccin.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los inventarios en bienes destinados a la produccin de bienes y servicios.

13.3 Inversiones en Productos en Proceso.- Comprenden las cuentas que registran y controlan la acumulacin de costos de los insumos utilizados para la produccin de bienes o servicios destinados a la comercializacin o de bienes intermedios utilizados como materias primas en procesos productivos complementarios.

13.4 Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversin.Comprenden las cuentas que registran y controlan la acumulacin de costos incurridos en la formacin de existencias destinadas a la venta y en las actividades operativas que intervienen en los procesos de comercializacin y distribucin.

14. Inversiones en bienes de larga duracin.- Incluye los activos en bienes muebles e inmuebles; estn conformados por los recursos e Bienes de Administracin y de Produccin.

14.1 Bienes de Administracin.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades administrativas y operacionales.

14. Inversiones en Bienes de Larga Duracin

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14.1 Bienes de Administracin 141.01 Bienes Muebles 141.01.03 Mobiliarios. 141.01.04 Maquinarias y Equipos 141.01.05 Vehculos 141.01.06 Herramientas 141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos 141.01.08 Bienes Artsticos y Culturales. 141.01.09 Libros y Colecciones. 141.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pblica 141.01.11 Partes y Repuestos 141.03. Bienes Inmuebles 141.03.01 Terrenos 141.03.02 Edificios, Locales y Residencias 141.03.99 Otros Bienes Inmuebles 141.05 Bienes Biolgicos 141.05.12 Semovientes 141.05.13 Bosques 141.05.14 Acuticos 141.05.15 Plantas 141.99 Depreciacin Acumulada 141.99.02 Depreciacin Acumulada Edificios, Locales y Residencias 141.99.03 Depreciacin Acumulada Mobiliario 141.99.04 Depreciacin Acumulada de Maquinarias y Equipos 141.99.05 Depreciacin Acumulada de Vehculos

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141.99.06 Depreciacin Acumulada de Herramientas 141.99.07 Depreciacin Acumulada de Equipos Sistemas Informticos 141.99.08 Depreciacin Acumulada de Bienes Artsticos y Culturales 141.99.09 Depreciacin Acumulada de Libros y Colecciones 141.99.11 Depreciacin Acumulada de Partes y Repuestos 141.99.12 Depreciacin Acumulada de Semovientes 141.99.14 Depreciacin Acumulada de Acuticos 141.99.15 Depreciacin Acumulada de Plantas 141.99.99 Depreciacin Acumulada de Otros Bienes Inmuebles

14.2 Bienes de Produccin.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades productivas.

142.01 Bienes Muebles 142.01.03 Mobiliarios. 142.01.04 Maquinarias y Equipos 142.01.05 Vehculos 142.01.06 Herramientas 142.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos 142.01.08 Bienes Artsticos y Culturales. 142.01.09 Libros y Colecciones. 142.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pblica 142.01.11 Partes y Repuestos 142.03. Bienes Inmuebles

46

142.03.01 Terrenos 142.03.02 Edificios, Locales y Residencias 142.03.99 Otros Bienes Inmuebles 142.05 Bienes Biolgicos 142.05.12 Semovientes 142.05.13 Bosques 142.05.14 Acuticos 142.05.15 Plantas 142.99 Depreciacin Acumulada 142.99.02 Depreciacin Acumulada Edificios, Locales y Residencias 142.99.03 Depreciacin Acumulada Mobiliario 142.99.04 Depreciacin Acumulada de Maquinarias y Equipos 142.99.05 Depreciacin Acumulada de Vehculos 142.99.06 Depreciacin Acumulada de Herramientas 142.99.07 Depreciacin Acumulada de Equipos Sistemas Informticos 142.99.08 Depreciacin Acumulada de Bienes Artsticos y Culturales 142.99.09 Depreciacin Acumulada de Libros y Colecciones 142.99.11 Depreciacin Acumulada de Partes y Repuestos 142.99.12 Depreciacin Acumulada de Semovientes 142.99.14 Depreciacin Acumulada de Acuticos 142.99.15 Depreciacin Acumulada de Plantas 142.99.99 Depreciacin Acumulada de Otros Bienes Inmuebles

47

2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos.

Ingresos de Bienes al Patrimonio de la Entidad.- Todos los bienes que ingresen a la entidad, ya sea por compra, transferencia, reposicin, sern registrados como parte del patrimonio institucional.

Egresos de Bienes.- Cuando la entidad procede a la venta, ya sea por remate al martillo o sobre cerrado, o cuando se produce la baja o transferencia, se procede a registrar el egreso de estos del patrimonio institucional.

Traspaso Interno de Activos fijos.- Es el traslado de los bienes de una unidad administrativa a otra; esta situacin no afecta al patrimonio de la entidad. Este proceso se lo efectuar utilizando el formulario: Traspaso Interno de Activos Fijos.

2.2.6 Inventario y connotaciones de bienes muebles El inventario permite la localizacin, control e informacin sobre el patrimonio, adems de una ordenacin previa estableciendo clasificaciones de los bienes objeto de estudio facilitando la realizacin de cuantos catlogos y dems registros sobre patrimonio necesarios para su conocimiento, plena proteccin y difusin. Es una herramienta que permite desarrollar estrategias de gestin para actuar en torno al patrimonio de una institucin.

48

"El inventario constituye un instrumento fundamental toda vez que permite conocer, cualitativa y cuantitativamente, los bienes que integran el patrimonio de una institucin y posibilita el diseo y planificacin de las polticas, normativas y acciones respectivas" El inventario es:

Identificacin Localizacin Descripcin Clasificacin Valoracin Proteccin Realizacin estudios especializados Documento referencial Herramienta de gestin Certificacin de la existencia de algo

Qu inventariar?, Por qu inventariar? y Para qu inventariar? 2.2.7 Entrega y recepcin de bienes muebles

El cambio de los empleados caucionados obliga a efectuar la entregarecepcin entre el entrante y saliente, participando la unidad de activos fijos, la cual proceder a realizar la constatacin fsica de los bienes en presencia de los mencionados. Se concreta en actas con los respectivos anexos. (Anexo 2)

49

Acta de Entrega Recepcin.- Documento que certifica el traspaso de un


bien, a otro custodio o responsable.

Art. 77.-

29

Denuncia penal.- Cuando alguno de los bienes, cualquiera que sea

su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier hecho anlogo, el servidor inmediatamente encargado de la custodia de ellos comunicar por escrito este hecho a la mxima autoridad, con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos das hbiles siguientes al del conocimiento del hecho.

La mxima autoridad formular de inmediato, ante el juez competente, la correspondiente denuncia penal, debiendo adems, dirigir las acciones tendientes a comprobar la infraccin e identificar a los responsables.

2.2.8 Mantenimiento y reparacin, control de medidas de activos fijos

La salvaguarda comprende medidas de conservacin y proteccin de los activos fijos existentes en la institucin para cumplir con este propsito se debe realizar las siguientes actividades.

a) Inspeccin peridica El encargado de activos fijos efectuar visitas peridicas a las distintas oficinas con el fin de verificar y controlar el adecuado manejo y estado de los distintos activos fijos elaborando informes cuando sea pertinente

29

Reglamento General de Bienes del Sector Pblico (Acuerdo No. 00918)

http://www.monografias.com/trabajos31/inventarios-cultura/inventarios-cultura.shtml

50

con las observaciones detectadas para su remisin al departamento Administrativo y Financiero con el propsito de adoptar las acciones respectivas, tendientes a mejorar continuamente la administracin de activos fijos.

b) Contratacin de Seguros En prevencin de alguna contingencia que se pudiera presentar y en el marco de la adopcin de las respectivas medidas de salvaguardia, la institucin contratar al inicio de cada gestin anual los siguientes seguros: Seguros de automotores para el vehculo y la motocicleta. Seguro SOAT para vehculos y motocicleta

c) Cronograma y contratacin de servicios de mantenimiento y Asistencia Tcnica. El encargado de activos fijos con el propsito que los activos permanezcan en condiciones de uso, evitando el deterioro incontrolado, averas u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservacin del bien, a inicio de cada gestin anual presentar al Departamento Administrativo y Financiera cronograma de

mantenimiento de los activos: Servicio de mantenimiento preventivo y correctivos de los equipos de computacin, fax. , scanner, impresoras, servidores. Servicio de lavado y limpieza de los vehculos.

51

Servicio de mantenimiento preventivo y reparacin del sistema de frenos, embrague, direccin, amortiguacin, elctrico, transmisin, motor y chapera de los vehculos.

Servicio de mantenimiento preventivo de las fotocopiadoras. Servicio de mantenimiento del inmueble. Otros servicios de mantenimiento que requiera la institucin debidamente justificada y previa autorizacin de los Departamentos Administrativo y Financiero.

52

CAPITULO III

3.1

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO

3.1.1 MATRIZ DE VARIABLES E INDICADORES

VARIABLE INDEPENDIENTE
Informacin financiera Sistema de control de activos Disposiciones legales

VARIABLE DEPENDIENTE
til, adecuada, oportuna, confiable Toma de decisiones. Correctivos

INDICADORES

Toma fsica. Financiera Bienes para la baja Inventarios de activos fijos Registros, bajas, adiciones, Procedimientos mejoras establecidos Actas entrega-recepcin

3.2

METODOS DE INVESTIGACION

3.2.1 MTODO INDUCTIVO

Para el desarrollo de la presente investigacin se utiliz el mtodo inductivo, el mismo que nos ha proporcionado la informacin general con que cuenta el Colegio Militar, obtener una particular basada en las investigaciones de campo que nos ha permitido visualizar resultados reales y confiables y que han servido para desarrollar la propuesta.

En primera instancia, se realiz una observacin de los hechos como se presentan. Para tratar aspectos tericos, se efectu consultas bibliogrficas, se tom en cuenta trabajos realizados por otros investigadores sobre temas similares.

53

3.2.2 MTODO DEDUCTIVO

El trabajo fue de tipo descriptivo, ya que se detall en forma descriptiva, los procesos y funciones.

3.3.

TCNICAS DE INVESTIGACIN.

Las tcnicas de investigacin utilizadas fueron las siguientes:

3.3.1 FUENTES PRIMARIAS

3.3.1.1 ENTREVISTA

Se las realiz a las personas encargadas del control y registro de activos fijos, as tambin a los funcionarios, empleado y trabajadores del Colegio Militar del Cantn Mera, provincia de Pastaza, que tienen a sus cargos activos fijos, con la finalidad de conocer como se est manejando actualmente los bienes.

3.3.1.2 OBSERVACIN DE CAMPO

Nos permiti tener una idea de la situacin actual, para de esta manera realizar los procesos en la institucin.

54

3.3.2 FUENTES SECUNDARIAS.

3.3.2.1 OBSERVACIN BIBLIOGRFICA


Se utiliz la consulta bibliogrfica para de esta manera contar con el respectivo soporte del conocimiento.

3.3.3. INSTRUMENTOS

3.3.3.1CUESTIONARIOS ELABORADOS
Con preguntas abiertas y cerradas. (Anexo No1.)

3.3.3.2 TABULACIN DE RESULTADOS E INTERPRETACION

ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA

1.- Los activos fijos que actualmente estn a su cargo fueron entregados mediante acta entrega recepcin? Cuadro No. 1 ENCUESTADOS SI NO TOTAL
0 6 6

%
0 100 100

Grfico No. 1

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

55

De acuerdo a las encuestas realizadas a los funcionarios del Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa, se ha obtenido que de los 6 empleados encuestados el 100% no recibieron los bienes mediante una acta de entrega recepcin lo que les exime de cualquier responsabilidad en el caso de prdidas o daos de los bienes que se encuentran en su dependencia de trabajo y que son utilizados para el mismo.

2.- Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de que se extrave algn bien a su cargo?

Cuadro No.2

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
1 5 6

%
16,67 83,33 100

Grfico No. 2

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Como se puede observar solo un funcionario conoce cul es el procedimiento a seguir en el caso de prdida de los bienes que se encuentran bajo su 56

responsabilidad, mientras que el 83.33% desconocen que es lo que deben hacer cuando un activo fijo que est bajo su cargo se extrava.

3.- Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que estn bajo su custodia actualmente?

Cuadro No.3

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
5 1 6

%
83,33 16,67 100

Grfico No.3

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Al preguntar a los empleados si los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que estn bajo su custodia actualmente, contestaron el 83.33% que si mientras que solo un 16,67% que no, lo que significa que en su mayora si conoce que bienes son los que estn bajo su responsabilidad.

57

4.- Conoce la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su responsabilidad? Cuadro No.4

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
4 2 6

%
66,67 33,33 100

Grfico No. 4

SI66.67

NO33.33

33%

67%

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Al preguntar si conocen la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su responsabilidad cuatro funcionarios contestaron que si que representa el 66.67% del total mientras que solo dos empleados contestaron que no lo que constituye el 33.33% que del total, concluyendo que en su mayora si conocen donde estn todos los activos fijos que fueron entregados para el desempeo de su trabajo.

58

5.- Conoce que implicaciones podra tener en el caso de no informar de la prdida de un bien que este bajo su responsabilidad?

Cuadro No.5

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
1 5 6

%
16,67 83,33 100

Grfico No. 5

SI16,67

NO83,33

17%

83%

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Segn los resultados obtenidos se puede observar que, el 83.33% de los empleados encuestados desconoce que implicaciones pudiera tener en el caso de no informar de la prdida de un bien que est bajo su responsabilidad, y solo el 16,67% est al tanto en es lo que pasara en el proceso de no informar por la prdida o extravi de un activo fijo.

59

Podemos concluir diciendo que el personal del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa no tiene conocimiento de los bienes que estn a su cargo, por lo tanto, su responsabilidad como custodios no la tienen sobre los bienes institucionales. Los

inventarios se encuentran desactualizados, existen bienes que estn ingresados al Sistema de Activos Fijos mientras que otros no, en los bienes no constan los cdigos asignados por lo que se dificulta realizar cualquier tipo de constatacin fsica.

60

ENTREVISTA PARA EL ENCARGADO DEL CONTROL Y REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR No. 11 HEROS DEL CENEPA

1.- Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a la institucin? Cuadro No.6

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
1 2 3

%
33,33 66,67 100

Grfico No.6

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Segn los resultados de las encuestas vemos que el 33.33% dice que si existe un inventario total valorado de los bienes institucionales mientras que el 66,67% menciona que no, es decir a la fecha que se realiz las encuestas no exista un inventario total valorado. 61

2.- Se realizan peridicamente, constataciones fsicas de los activos fijos?

Cuadro No.7

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
0 3 3

%
0% 100% 100

Grfico No.7

SI0

NO100
SI0 0%

NO100 100%

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

Segn informacin proporcionada por los funcionarios encuestados podemos observar que el 100% de las encuetas indican que no se realizan constataciones fsicas de los bienes lo que significa que los encargados del control y registro nunca verifican si no s bienes estn en el lugar asignado, en qu estado se encuentran los bienes para una reparacin o baja de los mismos.

62

3.- Existe en la actualidad algn tipo de sistema que permita la codificacin para el control de activos fijos?

Cuadro No.8

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
3 0 3

%
100% 0% 100

Grfico No.8
SI100
NO0 0%

NO0

SI100 100%

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

De las encuestas realizadas contentaron el 100% que si existe un sistema para el control y codificacin de los bienes pero sin embargo no es utilizado en un 100% 4.- Los activos fijos que se encuentran actualmente registrados en los

inventarios son los custodios respectivos actuales? Cuadro No.9

ENCUESTADOS SI NO TOTAL
0 3 3

%
0% 100% 100

63

Grfico No.9
SI0 NO100
SI0 0%

NO100 100%

Fuente: Elaborado:

Entrevistas La autora

El 100% de los funcionarios encuestados contestaron que los bienes que actualmente se encuentran registrados no son los custodios actuales dando como resultado que la informacin no es confiable para proporcionar informacin por estar desactualizada.

Concluimos diciendo que la persona encargada de los activos fijos de propiedad del Colegio Militar no sigue procedimientos adecuados, no asume con responsabilidad en cuanto al cargo que desempea, tampoco existen actas que demuestren su compromiso.

El personal encargado del control y registro de bienes no cuenta con una herramienta que le indique los lineamientos y polticas a seguir en este sentido. No estn establecidos procedimientos para casos de extravi de bienes. En la contabilidad no estn registrados lo valores reales de los bienes, afectando al patrimonio institucional. No se realizan tomas fsicas peridicas, ni control, que permitan establecer faltantes o mal uso de los activos fijos.

El sistema para la codificacin de los activos otorgado por la Fuerza Terrestre es utilizado pero no en su totalidad por que la persona encargada de los activos fijos no quiere cumplir con las disposiciones emanadas por el Ejercito indicando que orgnicamente ella pertenece al Ministerio de Educacin.

64

CAPITULO IV

4.1.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

4.1.1 SITUACIN ACTUAL:

En la actualidad el Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, carece de un manual que determine las normas y procedimientos de control de sus activos fijos, falencia que se da en muchas instituciones del sector pblico, que en los ltimos aos han pasado por muchas dificultades las cuales se las puede atribuir entre otras a la falta de aplicacin de normas y principios de control interno, que promuevan la eficiencia y efectividad de las actividades, pero sin embargo en la actualidad estamos en proceso de modernizacin para de esta manera conjugar con la educacin.

La necesidad imperiosa de crear un manual que permita el control de los activos fijos, no es ms que un plan de organizacin, de todos los mtodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera, promover la eficiencia de las operaciones y determinar responsabilidades de los custodios.

Al implementarse un manual que permita el registro y control adecuado de los bienes propiedad del Colegio Militar, se contar con una herramienta de orientacin y conocimientos a los empleados que tienen a su cargo la administracin, custodia, uso y control de los activos fijos.

65

4.2 MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE

ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR NO.11 HEROES DEL CENEPA DEL CANTON MERA PROVINCIA DE PASTAZA.

4.2.1

PROCESO: ACTIVOS FIJOS

4.2.1.1 INTROCUCCIN El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera,

provincia de Pastaza en cumplimiento a las deposiciones legales vigentes, ha implementado los procesos para la recepcin; toma de inventarios; reposicin de bienes sustrados; traspaso, entrega y cambio de responsables; baja y codificacin de los activos fijos propiedad de la institucin.

El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin y ser de aplicacin obligatoria para todos los empleados. Su cumplimiento ser responsabilidad del Departamento Financiero, el Tesorero, el Contador y la Encargada de Activos Fijos, en el mbito de sus competencias.

4.2.1.2 OBJETIVO.

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control de activos fijos, mediante la descripcin de las caractersticas fsicas, tcnicas, su costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para 66

su alta, transferencia y baja con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activos fijos del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa.

4.2.1.3 MBITO DE APLICACIN.

El presente proceso se aplica a todos los bienes, adquiridos o donados, del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa.

4.2.1.4 ALCANCE.

El contendido de este Manual del Procedimientos para el Control de Activos Fijos es de carcter obligatorio para todas personal de la unidad de activos fijos y todo el personal que tiene asignado activos del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa.

4.2.1.5 RESPONSABILIDADES.

Los responsables de su aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en estos procedimientos sern en primer grado la Encargada de Activos Fijos, los Jefes de rea, Jefes Departamentales, y en segundo trmino, todos los servidores pblicos y docentes que laboran en el Comil y que tengan a su cargo mobiliario, equipo e instrumentos etc.

67

4.2.1.6 VIGENCIA.

A partir de la fecha de aprobacin del presente manual y luego de realizar el respectivo inventario.

4.2.1.7 BASE LEGAL.

LOAFYC y su Reglamento. Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. NEC. Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) y Normas Tcnicas de Contabilidad (NTC).

Reglamento de Control Administrativo de los Bienes no considerados Activos Fijos.

4.2.1.8 NORMAS GENERALES.

Se consideran como bienes sujetos de control administrativo aquellos que teniendo una vida til superior a un ao, tengan un costo individual de adquisicin, fabricacin, estimacin o avalo inferior a $100,00 dlares vigentes a la fecha de su registro o ingreso.

Los bienes que no renan las condiciones para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida til superior a un ao, tales como ciertos tiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencera,

68

instrumentos mdicos, insumos, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y herramientas menores, sern cargados a gastos de gestin y estarn sujetos a control administrativo interno.

Los bienes sustrados o perdidos el servidor encargado de la custodia comunicar inmediatamente por escrito dentro de los dos das hbiles siguientes al del conocimiento del hecho. El valor de reposicin es cargado a la cuenta del custodio. Si el custodio se separa de la institucin y hasta esa fecha no ha habido sentencia definitiva deber reponerlo en especie o en dinero.

Los valores de los bienes sustrados o perdidos debern ser reembolsados en su totalidad o reemplazados por bienes de similares caractersticas.

En el caso de salida o cambio de custodios se seguir las acciones previstas en el Art. 65 de las actas de entrega recepcin de bienes muebles y equipos del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.

Cuando una persona deje de prestar sus servicios en COMIL-11 o se ausente por un periodo largo, deber acudir al Encargado de Activos Fijos para efectuar el cambio de custodio(s) del o los activos a su cargo, (AF-005: Traspaso de custodio) los que, a su vez, enviarn al

69

Departamento Administrativo (Personal) y Financiero la carta de no adeudo de activos (AF-007: Carta de no Adeudo).

En lo referente a la movilizacin de bienes fuera de las instalaciones, el personal que est de guardia verificar que los bienes trasladados cuenten con la autorizacin de movilizacin emitida por la mxima autoridad.

Con el propsito de que se de una debida proteccin de los bienes institucionales deber contratarse plizas de seguro, contra los diferentes riesgos que pudieran ocurrir, mantenindose un control

estricto sobre las coberturas y vigencia de estas.

Ser responsabilidad de los empleados del Colegio Militar el uso, custodia y conservacin de los bienes entregados para el desempeo

de sus funciones nicamente y por ningn motivo para fines personales o particulares.

Cuando los equipos asignados sufran deterioro o destruccin, se deber notificar a travs de un memorndum al Encargado de Activos Fijos, indicando la falla o dao que sufra el equipo a su cargo, y este notificar al Departamento Administrativo acompaado de un dictamen tcnico elaborado por un especialista que seale sus causas y, si es del caso proceder con su reparacin.

70

4.2.1.8.1IDENTIFICACIN Y PROTECCION DE ACTIVOS FIJOS

La

codificacin

de

los

bienes

adquiridos

deber

efectuarse

inmediatamente luego del aviso de recepcin del bien. Ser solicitada por el responsable de la adquisicin.

Cumpliendo con lo que establece las Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado se crear una codificacin adecuada para la fcil identificacin, ubicacin y proteccin de los bienes, que llevarn impresos en una parte visible el cdigo establecido. La codificacin esta diseada siguientes 6 campos o niveles: por 10 dgitos distribuidos en los

CAMPO O NIVEL
1 1 2 4 00 00 00 3 4 5 6

CONCEPTO
Grupo de cuenta (Activo) Tipo de cuenta (Fijo) Cuenta de Mayor General Subcuenta de Mayor General Auxiliar de Subcuenta
00 Clase que pertenece el bien

Ejemplos:

1. 14. 141.01 141.01.05 141.01.05.01

ACTIVO
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION

BIENES MUEBLES VEHICULOS Camionetas

141.01.05.01.01 Nmero secuencial del vehculo 71

1. 14. 141.03 141.03.01 141.05 141.05.12 141.05.12.01

ACTIVO
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION

BIENES INMUEBLES Terrenos BIENES BIOLOGICOS Semovientes Vacas

141.01.12.01.01 Vaca de color negro 5 aos

4.2.1.8.2CONSTATACIN FSICA

La toma del inventario de los activos fijos se realizar por lo menos una vez al ao, o por orden expresa de la mxima autoridad cuando las circunstancias lo amerite.

La persona encargada de la unidad de activos fijos mantendr un registro que sirva para el control, localizacin e identificacin de los mismos (Anexo 5).

Las personas que intervenga en este proceso deber ser independiente del que realiza el registro y manejo de activos, se elaborar un acta a la que se adjuntarn los formularios en los que registrar los resultados de la diligencia, estos contendrn un detalle de las novedades encontradas

72

sobre el estado, deterioro o diferencias que debern ser conciliadas con los registros contables (Anexo 6).

De existir diferencias reales se proceder a la investigacin y se registran los ajustes respectivos, previa autorizacin del Jefe Financiero, determinando responsabilidades.

4.2.1.8.3DEPRECIACIONES

Las depreciaciones debern afectar contablemente en forma mensual, de existir diferencias o errores en estas se har un cuadre previo al ingreso al Sistema eSIGEF, este proceso ser de responsabilidad de la unidad de contabilidad para lo cual utilizar tarjetas KARDEX y se las aplicar en base a lo que determina el Reglamento para la Aplicacin de la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno en el Art 25. Numeral 6: Depreciaciones de activos fijos

..a)

30

(i) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y

similares 5% anual

(ii) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual

30

Reglamento para la Aplicacin de la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno. Art. 25

73

(iii) Vehculos, equipos de transporte y equipo caminero mvil 20% anual

(iv) Equipos de cmputo y sofware 33% anual (Anexo 7)

31

Reposicin de bienes o restitucin de su valor.- Los bienes de

propiedad de entidades u organismos del sector pblico, que hubieren desaparecido, sufrido daos parciales o totales, y quedado inutilizados, debern ser restituidos. Los custodios, servidores pblicos, trabajadores o terceros, en contra de quienes se establezca la responsabilidad, debern responder por la reposicin del bien, en dinero al precio de mercado o en especie de iguales caractersticas del bien desaparecido, destruido o inutilizado....

Para realizar el respectivo mantenimiento el Departamento Administrativo una vez que haya realizado el proceso de contratacin, no podr retirar bienes sin que est presente el custodio y sin que se haya firmado una constancia de retiro respectivamente.

De existir bienes utilizados por varias personas, es responsabilidad de la encargada de Activos Fijos determinar los aspectos relativos al uso,

custodia y verificacin, con la finalidad de una correcta utilizacin y para fines institucionales.

31

Reglamento General de Bienes de Sector Pblico. Art. 82.

74

4.2.1.9DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

El proceso consta de los siguientes procedimientos: A. Procedimiento de recepcin y codificacin de Activo Fijo B. Procedimiento de inventario fsico C. Procedimiento de reposicin de bienes sustrados D. Procedimiento de traspaso, entrega y cambio de responsables de bienes E. Procedimiento de baja de Activos Fijos

QUE EN QUE PARA QUE Procedimientos En el control de los Cumplimiento normativos con activos fijos de la de apego a institucin. normatividad,

PARA QUIEN Para los de

la custodios

activos fijos del Militar

Reglamento de Bienes del

para el control Colegio y

seguimiento No.11 HEROES

Sector Pblico

de los activos DEL CENEPA fijos.

4.2.2

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y CODIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

4.2.2.1 OBJETIVO.

Recibir, codificar y controlar el mobiliario y equipo que ingresa al almacn general mediante el reporte de entrada al almacn de activos fijo as como la entrega a la unidad solicitante del Colegio. 75

4.2.2.2 ALCANCE.

Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos fijos, quien recibe y quien compra los bienes.

4.2.2.3 RESPONSABILIDADES.

La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos, de quien recibe y de quien compra los bienes.

4.2.2.4 DESCRIPCIN.

Se inicia el proceso con el registro del ingreso de los bienes de activo fijo.

1) El Departamento Administrativo que es el encargado de las adquisiciones enva una copia de la requisicin de compra, pedido y escrito de asignacin de equipo a la Encargada de Activos Fijos.

2) La Encargada de Activos Fijos recibe copia de la requisicin de compra, pedido y escrito de asignacin de activo, recepta el bien y copia de la factura del proveedor, valida fsicamente con el pedido y copia de la factura, elabora el formato de la acta de entrega-recepcin en coordinacin con el Departamento Administrativo luego enva al

76

rea Especializada los activos junto con el pedido y la factura para su validacin y elaboracin del dictamen.

3) El rea Especializada recibe los activos junto con el pedido y la factura para su validacin y elabora el dictamen del activo y entrega el activo al rea de Activo Fijo y/o Almacn junto con su dictamen.

4) Activos Fijos recibe el bien y el dictamen tcnico del rea Especializada y entrega el activo al rea o persona solicitante quien firma de recibido la hoja de recepcin conjunta enva memorando luego al Departamento Administrativo encargado de adquisiciones.

5) El rea o persona solicitante recibe el activo y firma Hoja de Recepcin conjunta

6) El Departamento Administrativo (Encargado de adquisiciones) recibe hoja de recepcin conjunta.

7) Contabilidad enva a Activos Fijos memorando solicitando asignacin de nmero de inventario, anexando copia de requisicin de compra, pedido, factura, hoja de recepcin conjunta y nombre del custodio, para su proceso de alta en la base de datos.

8) Activos Fijos recibe y valida documentacin del rea de Contabilidad copias de: Requisicin de compra (pedido ) factura, hoja de recepcin

77

conjunta, escrito de asignacin de equipo, verifica en el Departamento de Administrativo (Personal) que el resguardante sea personal de nmina, de acuerdo a la asignacin del rea administrativa o docente en que se encuentre fsicamente el activo fijo, se procede a generar el nmero de inventario en la base de datos del rea de Activo Fijo y aviso de alta, enva a Contabilidad del aviso de alta para su ingreso y control en la base de datos correspondiente.

9) Almacn recibe de Activo Fijo el aviso de alta para el ingreso y control en su base de datos.

10) Activos Fijos elabora documento que responsabiliza a custodio y etiquetas de los activos, marca fsicamente el activo y solicita firma del custodio correspondiente.

11) rea solicitante recibe documento que responsabiliza con dos copias, vlida datos y firma de conformidad y entrega el acta firmada con una copia y conserva otra.

12) Activos Fijos recibe documento firmado (original y copia), separa documentacin para Contabilidad y archivo, elabora memorando para entregar los registros de altas a Contabilidad.

13) Contabilidad recibe el memorando con el alta original del activo para su contabilizacin y archivo.

78

14) Activos Fijos archiva, en numeracin consecutiva, las copias de avisos de altas de activo fijo junto con copias de: requisicin de compra, pedido, factura, hoja de recepcin conjunta, dictamen tcnico del rea especializada en su caso, memorando de asignacin de equipo y documento firmado, solicita a Contabilidad la hoja de capitalizacin de activos, tanto de recursos propios como fiscales, correspondientes al ejercicio.

15) Contabilidad recibe solicitud y enva hoja de capitalizacin de activo fijo.

16) Activos Fijos recibe de Contabilidad la hoja de capitalizacin, tanto de recursos propios como fiscales.

17) Activos Fijos concilia los avisos de alta de activos fijos con las hojas de capitalizacin recibidas enva el resultado de las conciliaciones y la distribucin contable de activos a Contabilidad y a la Direccin de Finanzas de la Fuerza Terrestre.

18) Contabilidad contabilizar,

mensualmente,

realiza

las

depreciaciones

se

previa constatacin del cuadre de las cuentas y

distribuye la inversin por rea administrativa y docente.

19) Activos Fijos archiva conciliaciones

79

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCION Y CODIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

Departamento Administrativo
Inicio
1

Activo Fijo

Almacn

rea Especializada

Solicitante

Contabilidad

Enva copia de documentos

Recibe copia de documentos -Recibe activo y copia de factura -Valida el activo -Elabora hoja de recepcin conjunta -Firma de hoja de recepcin conjunta. -Envo del activo, pedio y factura para validacin al rea especializada

Recibe copia de documentos -Recibe activo y copia de factura -Valida el activo -Elabora hoja de recepcin conjunta -Firma de hoja de recepcin conjunta -Envo del activo, pedido y factura para validacin al rea especializada

Recibe activo, pedido, factura del activo -Elabora dictamen tcnico del activo -Entrega el activo y dictamen tcnico del mismo

Recibe activo y el dictamen tcnico Entrega el activo al rea solicitante y firma la hoja de recepcin conjunta -Envo de hoja de recepcin conjunta al rea de adquisiciones

Recibe activo y el dictamen tcnico Entrega el activo al rea solicitante y firma la hoja de recepcin conjunta -Envo de hoja de recepcin conjunta al rea de adquisiciones

Valida y recibe activo y firma la Hoja de Recepcin conjunta

Recibe hoja de recepcin conjunta

80

Departamento Administrativo

Activo Fijo
7

Almacn

rea Especializada

Solicitante

Contabilidad

Recibe y valida documentacin -Verifica que sea personal de nomina -Genera nmero de inventario y aviso de alta en la base de datos -Emite alta y documento de custodio

Enva memorando solicitando asignacin de nmero de inventario

-Enva aviso de alta

Recibe aviso de alta -Etiqueta el activo -Solicita firma del custodio.


11

10

Elabora documento y etiquetas de activos -Etiqueta el activo -Solicita firma del custodio

Recibe documento. -Entrega documento firmado

12

12

Recibe documento firmando. -Separa documentos para contabilidad y archivo. -Elabora memorando con avisos de altas

Recibe resguardo firmando. -Separa documentos para contabilidad y archivo. -Elabora memorando con avisos de altas

13

Recibe memorando con avisos de altas

14

Archiva aviso de alta. -Solicita hoja de capitalizacin de activos de recursos propios y fiscales.

81

Departamento Administrativo

Activo Fijo

Almacn

rea Especializada

Solicitante

Contabilidad
Recibe solicitud y enva hoja de capitalizacin

15 16

Recibe de Contabilidad la hoja de capitalizacin, tanto de recursos propios como fiscales

17

Concilia los avisos de alta de activos fijos recibidas enva el resultado de las conciliaciones y la distribucin contable de activos a Contabilidad y a la Direccin de Finanzas de la Fuerza

18

19

Mensualmente, realiza las depreciaciones y se contabilizar, previa constatacin del cuadre de las cuentas y distribuye la inversin por rea administrativa y docente.

Archiva

Fin del Proceso

82

4.2.3 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FSICO.

4.2.3.1 OBJETIVO

Verificar fsicamente los activos de la institucin para llevar un control de los mismos sobre su ubicacin y custodio.

4.2.3.2 ALCANCE

En las constataciones fsicas intervendrn al menos el funcionario designado y el custodio del bien.

4.2.3.3

RESPONSABILIDADES.

La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los custodios.

4.2.3.4 NORMAS GENERALES.

Previa a la realizacin

de la toma fsica el Jefe Financiero o

mxima autoridad solicitar proceder a realizar una toma fsica de los bienes para lo cual la encargado de activos fijos:

83

Informar por escrito el inicio del proceso y solicitar que los custodios permanezcan en su sitio de trabajo y autoricen que se abran muebles a fin de constatar equipos pequeos. 4.2.3.5 DESCRIPCIN.

1)

El Jefe Financiero enva un memorando a la Encargada de Activos Fijos informando que se proceder a realizar una constatacin fsica de los bienes.

2)

Jefe Financiero informa a Rector que se proceder a realizar una constatacin fsica de los bienes para lo cual solicita nombre un delegado para que proceda a la verificacin de los bienes.

3)

Rector nombra a la comisin que estar integrado por Jefe Financiero, Tesorero y un Delegado del seor Rector.

4)

Mediante memorando se solicitar a la encargada de activos fijos que proporcione la informacin terica de la base de registro de los bienes y de sus custodios.

5)

Las personas designadas constatan fsicamente los activos que se hallan en poder de todos los custodios responsables para lo cual se enva un memorando a los custodios indicando que se proceder a realizar una toma fsica por lo que debern permanecer en sus

84

lugares de trabajo y si es del caso ordenar el sitio de trabajo para optimizar el mismo.

6)

Las personas designadas elaboran las Notas de Constatacin Fsica utilizando el formato en el que consta: (Anexo 6) Detalle de activos fijos existentes segn inventario. Detalle de activos fijos existentes que no constan en el inventario. Detalle de activos fijos faltantes segn inventario. Detalle de activos fijos obsoletos, en desuso e inservibles.

7)

El responsable de activos fijos confronta con la informacin terica, y si se detectan bienes no registrados se procede con el levantamiento de los datos del bien y se elabora el acta de entrega recepcin, una copia se entrega al usuario, otra copia forma parte del respaldo de la toma fsica y con el original el encargado de activos fijos actualiza la base de registro de activos fijos.

8)

Independientemente de la toma fsica anual, la unidad de activos fijos realizar peridicamente controles a los bienes, cuando considere pertinente o por orden superior.

9)

Durante la constatacin fsica no se autorizarn traspasos o salidas de bienes. Se exceptuarn casos especiales aprobados por el Jefe Administrativo.

85

10)

No se realizar la constatacin de bienes sin la presencia del custodio. En caso de ausencia se elaborar un listado para realizar una toma posterior tan pronto como sea factible.

86

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE INVENTARIO FISICO Jefe Financiero


1

Activo Fijo

Rector

Delegado

Tesorero

Custodios

Inicio

Enva memorando informando que se proceder a realizar una constatacin fsica de los bienes. Solicita a rector que nombre un
3

Recibe copia de documentos

Recibe copia de memorando y designa la comisin y delegado

Recibe memorando del Rector informando que forma parte de la comisin de constatacin fsica
3

Recibe memorando del Rector informando que forma parte de la comisin de constatacin fsica

Recibe memorando para que integre comisin de constatacin y nombrando como responsable del trabajo

Recibe activo, pedido, factura del activo -Elabora dictamen tcnico del activo -Entrega el activo y dictamen tcnico del mismo

4 4

Enva memorando solicitando informacin terica de la base de registros de bienes y sus custodios.

Recibe memorando de solicitud de informacin.

87

Jefe Financiero

Activo Fijo

Rector

Delegado

Tesorero

Custodios

Confronta con la informacin terica, y si se detectan bienes no registrados se procede con el de levantamiento los datos del bien y se elabora el acta de entrega - recepcin, una copia se entrega al custodio. Con una copia se actualiza la base de registro de activos fijos

Reciben memorando sobre la constatacin fsica Se procede a validar la informacin terica con la fsica (Anexo 5)

Recibe acta de entrega recepcin del bien

Archiva

Fin del Proceso

88

4.2.4 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE BIENES SUSTRAIDOS O PERDIDOS

4.2.4.1OBJETIVO.

Reponer el valor total de los bienes sustrados o perdidos.

4.2.4.2ALCANCE.

Participan en el presente procedimiento el personal de activos fijos, un delegado de la oficina de contabilidad y los custodios.

4.2.4.3RESPONSABILIDADES.

La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos, contabilidad y de los custodios.

4.2.4.4DESCRIPCIN.

1)

El custodio del bien faltante debe informar inmediatamente el acontecimiento mediante memorando, en que describe las

circunstancias del hecho, a la mxima autoridad administrativa, a la unidad de activos fijos, y al Jefe Administrativo para que notifique a la aseguradora.

89

2)

En caso de robo o hurto de un activo fijo (no de bienes sujetos de control) el encargado de activos fijos coordina y colabora con el Departamento Administrativo para formular la denuncia respectiva. La denuncia es presentada en el lugar de los hechos por la mxima autoridad del Colegio.

3)

El encargado de activos fijos certificar la posesin legal del bien con la copia de la factura, o con el acta de entrega - recepcin en caso de que el bien haya sido donado a la institucin, para proceder con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora (en el caso de estar asegurado).

4)

El reclamo al seguro se lo realiza inmediatamente de ocurrido el hecho en base a la documentacin disponible ese momento. La justificacin completa se debe enviar dentro del plazo que estipula la pliza.

5)

La aseguradora recibe el reclamo por el bien perdido o sustrado para que se proceda a reponer el valor.

6)

El encargado de activos fijos, dar de baja el bien en la base de registro de activos fijos y contabilidad, registra el valor a cuentas por cobrar del custodio mercado. en el sistema de contabilidad al valor del

Contabilidad acreditar el valor recibido de la

90

aseguradora a la cuenta por cobrar del custodio. Si el valor reconocido es parcial o cero, la diferencia es descontada al custodio o se exige la reposicin del bien.

7)

Cuando se emita el fallo dentro del juicio implantado por la sustraccin, y este libera de culpabilidad al custodio, se le reintegrar el valor descontado o el bien repuesto.

8)

Es responsabilidad del custodio el seguimiento de la denuncia. Podr solicitar el apoyo del rea jurdica de la Brigada.

91

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE REPOSICIN DE BIENES Custodio Bien


Inicio
1

Rector

Activos Fijos

Departamento Administrativo

Contabilidad

Aseguradora

Informa del bien faltante mediante memorandos obre el hecho acontecido

1 1 1

Recibe informe sobre el bien perdido

Recibe informe sobre el bien perdido

Recibe informe sobre el bien perdido

Formula denuncia ante las autoridades competentes en el lugar del hecho


3

Formula denuncia ante las autoridades competentes en el lugar del hecho

Certifica la posesin legal del bien con la factura o acta de entrega recepcin en caso de que el bien haya sido donado a la institucin, para proceder con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora (en el caso de estar asegurado).

Presenta el reclamo inmediatamente con la documentacin disponible en ese momento


6

Recibe reclamo del bien perdido para que proceda a reponer el valor

El encargado de activos fijos, dar de baja el bien en la base de registro de activos fijos.

Contabilidad, registra el valor a cuentas por cobrar del custodio en el sistema de contabilidad al valor del mercado.

Acepta el valor del reclamo por el bien perdido y realiza transferencia

Recibe memorando descuento o solicita reposicin bien.

de se la del

Recibe acreditacin de la aseguradora y contabiliza a la cuenta por cobrar del custodio. Si el valor reconocido es parcial o cero, la es diferencia descontada al custodio o se exige la reposicin del bien

92

Custodio Bien

Rector
7

Activos Fijos

Departamento Administrativo

Contabilidad

Aseguradora

Deber estar pendiente sobre fallo judicial para lo cual puede solicitar apoyo jurdico de la Brigada

Recibe fallo judicial sobre la prdida el bien el mismo que puede ser a favor o en contra. Elabora memorandos de fallo judicial

Recibe memorando sobre fallo judicial

Recibe memorando sobre fallo judicial

Enva informe y memorando sobre fallo judicial

Archiva

Fin del Proceso

93

4.2.5 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE RESPONSABLES

4.2.5.1OBJETIVO.

Mantener un control sobre los activos de la institucin y sus custodios, y registrar los cambios efectuados en el momento que se produzcan. 4.3.5.2ALCANCE.

Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos fijos y los custodios. Este procedimiento tambin aplica a los bienes sujetos de control.

4.2.5.3RESPONSABILIDADES.

La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los custodios.

4.2.5.4NORMAS GENERALES.

Todos los custodios son responsables de elaborar las actas de entrega recepcin cuando los bienes vayan a ser movilizados de su lugar habitual de trabajo, o entregados a otro custodio.

94

5.2.5.5DESCRIPCIN.

1) El custodio del bien

elabora y hace firmar el acta de entrega

recepcin y obtiene la firma del nuevo custodio, firma la encargada de activos fijos para que se actualice la base de registro. Sin la firma del encargado de activos fijos el acta no se considera vlida.

2) Una vez firmadas las actas de entrega - recepcin el encargado de activos fijos procede a numerarlas, actualiza en la base de registro de activos fijos y archiva el original. Las copias son entregadas a quienes intervienen en el traspaso para su respaldo.

3) El custodio que realice o permita el traspaso de un bien a su cargo sin el acta de entrega - recepcin debidamente firmada continuar como responsable del bien.

NOTA: Si el bien debe salir del edificio donde se encuentra, el custodio debe llenar el acta de salida temporal para responder por el buen uso del mismo. (Anexo 4)

95

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE RESPONSABLES Custodio Bien
Inicio
1

Activos Fijos
1

Nuevo Custodio

Elabora el acta de entrega recepcin la firma y enva a nuevo custodio


2

Recibe acta para hacerse cargo del bien y firma Recibe acta firmada por las dos personas y procede a firmar

El acta firmada la enumera segn orden secuencial

Ingresa en el sistema de Activos Fijos para actualizar los registros.

Archiva una copia del acta y una copia las enva a los que intervinieron en el traspaso Recibe acta firmada y archiva Recibe acta firmada y legalizada hacindose cargo del bien

Archiva una copia

Fin del Proceso

96

4.2.6

PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

4.2.6.1 OBJETIVO.

Depurar los bienes de la institucin de manera que sean eliminados de los registros los bienes obsoletos y los que no contribuyen al buen funcionamiento de la misma.

4.2.6.2 ALCANCE.

Participa en el presente procedimiento una comisin asignada por el Rector para dar de baja y destino final del bien.

4.2.6.3 RESPONSABILIDADES.

La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este procedimiento es responsabilidad de la comisin asignada por el Rector.

4.2.6.4 NORMAS GENERALES.

Para tramitar la baja definitiva de los bienes muebles se deber contar con el dictamen de no utilidad del bien.

El encargado de Activos Fijos a travs del Departamento Financiero tramitar a peticin del custodio la baja de bienes muebles en los dos siguientes supuestos. 97

Cuando el bien mueble, por su estado fsico o cualidades tcnicas, no resulte til o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se destin.

Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado, accidentado o destruido.

El Departamento Financiero ser responsable de elaborar un dictamen de todo bien mueble que haya sido puesto a disposicin por parte de la Encarga de Activos Fijos y las reas o Unidades Administrativas del Colegio Militar.

4.2.6.5 DESCRIPCIN.

1)

Activos Fijos informa con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e inservibles, resultante de la toma fsica, y presenta a consideracin del Jefe Financiero quien puede solicitar por escrito al Rector se inicie el proceso de baja de bienes de la institucin, que segn su criterio sean obsoletos y no son de utilidad para las actividades que se cumplen.

2)

El Rector designar una comisin, no podr formar parte

el

responsable de la custodia de estos bienes, para que realice la inspeccin y sugiera la modalidad de a seguir, que puede ser:

98

Venta.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para terceros.

Donacin. Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para terceros y no son susceptibles de venta.

Demolicin.- para bienes inmuebles obsoletos. Destruccin.- para los bienes muebles considerados obsoletos.

Todas estas modalidades se sujetarn a lo establecido en el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.

3)

Una vez que se cuente con toda la documentacin requerida se remitir el acta a la Direccin de Finanzas de la F.T. para que autorice la baja de los bienes, para lo cual enviar la autorizacin de baja y enviar dos delegados para que se proceda con la solicitud.

4)

La Direccin de Finanzas de la F.T enviar un memorando indicando el da, hora y los delegados que vendrn a realizar el proceso de baja del bien, el encargado de activos fijos y los funcionarios delegados realizarn ya sea la venta, donacin, demolicin o destruccin de los bienes, y se elaborar el acta de entrega - recepcin o de destruccin segn sea el caso.

5)

Una vez realizada la baja del bien los delegados remitirn el acta de baja del bien firmada y legalizada.

99

6)

Se recibe el acta del bien y la encargado de activos fijos en base a estas actas, procede a dar de baja en la base de registro de activos fijos y a su vez se enva una copia del acta para que contabilidad, la misma que realizar el asiento contable respectivo. Tambin notificar al responsable de seguros para el correspondiente trmite.

100

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA DE BIENES Activos Fijos


Inicio
1

Jefe Financiero

Rector

Comisin

Direccin de Finanzas F.T

Contabilidad

Enva memorando con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e inservibles, resultante de la toma fsica
1

Recibe memorando y detalle de bienes en desuso o inservibles


1

Remite informe y oficio solicitando se proceda con el proceso de baja de bienes

Recibe informe y oficio para el inicio del proceso de baja de bienes


2 2

Designa comisin para lo cual redacta memorando de designacin

Comisin recibe memorando de designacin.

Comisin realiza inspeccin y sugiere proceso a seguir que puede ser: Venta Donacin Demolicin Destruccin

Comisin redacta acta para baja de bienes

Recibe acta para baja de bienes. Designa dos delegados para que proceda a dar de baja los bienes

Recibe oficio de DDFT e informa a la Comisin con memorando

Enva oficio indicando nombre de delegados, fecha y hora para que todo est listo

101

Activos Fijos

Jefe Financiero
4

Rector

Comisin

Direccin de Finanzas F.T

Contabilidad

Recibe memorando informando el da que viene los delegados

Recibe memorando informando el da que viene los delegados

Los Delegados proceden a dar de baja los bienes

Los Delegados emiten un informe y las actas para legalizar las mismas
5

5 6

Legalizan las actas y envan al Comil-11

Recibe actas y da de baja los bienes y archiva una copia

Recibe actas firmadas y con memorando indica que se de baja en la base de activos fijos y en contabilidad

Recibe actas legalizadas y firmadas y elabora memorando para que se proceda al registro

Recibe acta y contabiliza en sistema para dar de baja

Archiva una copia del acta

Fin del Proceso

102

4.3

ORGANIZACIN FINANCIERO

ESTRUCTURAL

DEL

DEPARTAMENTO

JEFE FINANCIERO

PRESUPUESTOS

CONTABILIDAD

TESORERIA

ACTIVOS FIJOS

AUX. TESORERIA

AUX. CONTABILIDAD

Fuente: La Autora

103

4.4

ORGANIGRAMA POSICIONAL

ACTIVOS FIJOS ORGANIGRAMA POSICIONAL

JEFE FINANCIERO

CONTADOR

ENCARGADO
ACTIVOS FIJOS

104

4.5.2

DESCRIPCIN DE FUNCIONES POR CARGO

Nombre de la posicin: Encargado de Activos Fijos

Reporta a: Contador Funcin bsica: Administrar y controlar la utilizacin efectiva y econmica de los recursos y materiales, as como la custodia y preservacin de los mismos.

Responsabilidades:

Codificar cada una de las nuevas adquisiciones y hacer formal y legalmente la entrega a cada usuario mediante el acta entrega recepcin inicial.

Ingresar y mantener actualizado los Activos Fijos del Colegio Militar en el Sistema Computarizado de la Fuerza Terrestre en el mdulo de Activos Valorados y en los activos no considerados como tales en el mdulo de estados internos valorados.

Custodiar la documentacin correspondiente a las actas entrega recepcin de cada uno de los funcionarios.

Realizar actas entrega de nuevos bienes a los funcionarios. 105

Mantener una base actualizada de activos con sus respectivos responsables.

Hacer toma fsica de inventarios en forma peridica para efectos de identificacin.

Tramitar los procesos de donacin y baja de inventarios cuando fuere el caso.

Tramitar ante el Departamento Administrativo para dar mantenimiento a los bienes muebles, vehculos, maquinaria etc.

Recuperar y mantener en ptimas condiciones de empleo y utilizacin los bienes bajo su responsabilidad verificando su codificacin al momento de su recepcin.

Controlar que la ubicacin fsica de los bienes est acorde con la estructura orgnica del Colegio Militar asegurando su recepcin con sus respectivos recibos de los usuarios directos de los bienes.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, en lo que se refiere al destino, utilizacin, prdida y reposicin de los bienes as como los procedimientos establecidos en el Manual de Administracin y control de Activos Fijos del sector pblico.

106

4.6

TRANSACCIONES

TIPO

DE

ADQUISICION,

BAJA,

DEPRECIACION, TRASPASO DE CUSTODIO

Cdigo

Detalle
Se adquiere un computar Core 2 Duo 2.4 GHZ maimbord intel 26 de memoria Ram disco duro de 320GB Factura No. 0099348 en $750, 00 dlares, el 24 de diciembre del 2008 a POINT TECHNOLOGY Devengado

Debe

Haber

Asociacin Presupuestaria

1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos 2138401 Retencin 1% Impuesto a la renta Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de 2138411 Larga Duracin En el momento del pago Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de 2138411 Larga Duracin Bancos (Anexo No. 11) 11115 2 Mediante trmite realizado al Ministerio de Defensa y bajo su autorizacin se da de baja una impresora marca EPSON F10 MULTIPASS automtica de color crema color celeste por encontrarse en mal estado 6110101 Patrimonio Gobierno central 1419907 Depreciacin acumulada 1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos 3 Mediante memorando la Sra. encargada de Activos Fijos notifica la prdida de un escrito que est bajo la responsabilidad de la Lcda. Sandra Pesantes docente de la institucin por lo que se determina responsabilidad del custodio. Cuentas por Cobrar funcionario 11327 113271 Sandra Pesantes 1410103 Mobiliario 141010301 Escritorio de color caf con gaveta de metal 4 Depreciacin de computador adquirido el 24 de diciembre del 2009 se deprecia al 31 de diciembre del 2009. 6385107 Depreciacin Bienes informticos Depreciacin Acumulada equipos y Paquetes 1419907 Informticos

750,00 7,50 742,50

840107

742,50 742,50

51,66 103,34 155,00

120,00

120,00

169.92 169.92

107

5 SEMOVIENTES Se adquiere una ternera de raza HOLSTEIN 5 meses de edad a la Hacienda Santa Marta 1410512 Semovientes 2138401 Retencin 1% Impuesto a la renta Cuentas por pagar inversin en bienes de larga 2138411 duracin Pago Cuentas por pagar inversin en bienes de larga 2138411 duracin 11115 Bancos 6 Depreciacin Bienes de Administracin 6385112 Semovientes 1419912 Depreciacin Acumulada Semovientes

800,00 8,00 792,00

840512

792,00 792,00

50,00 50,00

108

CAPITULO V

5.1.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1.1 CONCLUSIONES.

El presente trabajo tiene como objeto presentar algunas ideas prcticas de control que pueda manejar el Colegio Militar para lograr una administracin eficaz de los bienes el primer requisito es conocer tanto la forma en que se genera, la manera en que se aplica y el destino adecuado que se le da.

Una institucin que se encuentre encaminada a la modernizacin, necesita contar con manuales de procedimientos, ya que son elementos del control interno, los cuales se crean para dotar de informacin detallada, ordenada, sistemtica a los responsables y personas inmiscuidas en las distintas actividades que se realizan en la organizacin.

Actualmente, en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, no cuenta con un sistema o procedimientos que permita un control eficiente sobre sus activos fijos, lo que ha provocado la desviacin o el mal uso de stos desembocando en perjuicio econmico para la institucin.

El desconocimiento que tienen la persona encarga de Activos Fijos y los custodios de los mismos, no les exime de las responsabilidades.

El informe del examen especial practicado a las cuentas del Colegio Militar emitido por la Inspectora de la Fuerza Terrestre con fecha 18 de Agosto del 2006 en el que indica que no existe un adecuado control sobre los bienes de la institucin, ha sido el que ha dado inicio para el desarrollo del presente manual. 109

La implementacin de nuevos procesos, que incluyan la recepcin, codificacin, custodia, manejo responsable, actualizacin de saldos y registros, tomas fsicas y baja de activos; garantiza la conservacin, seguridad, mantenimiento de los bienes propiedad del Colegio Militar.

110

5.1.2. RECOMENDACIONES.

Con la culminacin del presente trabajo me permito recomendar:

El estudio de este manual para su aprobacin, implementacin y difusin del manual de procedimientos para el control de activos fijos en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, con la finalidad de salvaguardar los bienes de la institucin y de dar cumplimiento a las normas legales vigentes.

Dentro de la difusin, es importante la capacitacin a todo el personal involucrado, ya que los procedimientos actuales estn arraigados desde hace mucho tiempo atrs.

El Colegio Militar deber dedicar esfuerzos a la implementacin de sistemas de control interno, preparar manuales de procedimientos que regulen las actividades que se cumplen, ya que dentro de toda organizacin moderna, forman el pilar fundamental para el desarrollo adecuado de las tareas, con eficiencia y eficacia, estableciendo responsabilidades, generando informacin til y necesaria, que permita tomar medidas de seguridad, control y autocontrol que conlleven a la consecucin de los objetivos institucionales.

Se deber hacer evaluaciones permanentes de los procesos establecidos en el presente manual con el propsito de realizar los correctivos necesarios de acuerdo a las realidades existentes. Los usuarios del manual tendrn a disposicin las modificaciones a los procesos o anexos.

Con el propsito de evitar observaciones en las prximas revisiones de la Contralora General del Estado, se deber aplicar lo establecido en el presente manual, involucrando a todos los empleados y docentes del instituto militar. 111

Con el uso del manual de procedimientos facilita proporcionar informacin financiera confiable a las autoridades y tomar polticas adecuadas.

112

ANEXOS

113

ANEXO No.1 GUA DE ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA

La aplicacin de la presente entrevista tiene como objetivo establecer los procedimientos actuales que se aplican en el Colegio para la administracin, custodia, uso y control de los activos fijos.

Nombre del entrevistado: ................................................................................

Cargo:.................................................................................................................

1.- Los activos fijos que actualmente estn a su cargo fueron entregados mediante acta entrega recepcin?

SI

-----

NO

-----

Observaciones:....................................................................................... ...............................................................................................................

2.- Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de que se extrave algn bien a su cargo? SI ----NO -----

Observaciones:....................................................................................... ...............................................................................................................
114

3.- Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que estn bajo su custodia actualmente?

SI

-----

NO

-----

POR QUE?......... .....................................................................................

.........................................................................................................
4.- Conoce la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su responsabilidad?

SI

-----

NO

-----

Observaciones:....................................................................................... ...............................................................................................................

5.- Conoce que implicaciones podra tener en el caso de no informar de la prdida de un bien que este bajo su responsabilidad?

SI

-----

NO

-----

Observaciones:....................................................................................... ...............................................................................................................

115

GUIA DE ENTREVISTA PARA PERSONAL ENCARGADO DEL CONTROL Y REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS COLEGIO MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA

La presente entrevista tiene por objeto determinar los procedimientos actuales que se aplican en la institucin para la administracin, custodia, uso y control de los activos fijos.

Nombre del entrevistado: ................................................................................ Cargo:................................................................................................................. 1.- Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a la institucin?

SI

-----

NO

-----

Observaciones:....................................................................................... ...............................................................................................................

2.- Se realizan peridicamente, constataciones fsicas de los activos fijos?

SI

-----

NO

-----

POR QUE?......... ......................................................................................

.........................................................................................................

116

3.- Existe en la actualidad algn tipo de sistema que permita la codificacin para el control de activos fijos?

SI

-----

NO

-----

POR QUE?......... ....................................................................................

.........................................................................................................
4.Los activos fijos se encuentran actualmente registrados en los

inventarios son los custodios respectivos actuales?

SI

-----

NO

-----

POR QUE?......... ................................................................................

117

ANEXO No.2 COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES MUEBLES El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, entrega a .......... los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo siguiente: CDIGO DESCRIPCIN DEL BIEN MARCA

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del ao.

-------------------------Nombre Entregue Conforme Encargada de Activos fijos

---------------------------------Nombre Recib Conforme Departamento

118

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES MUEBLES El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, entrega a Lcda. Leticia Tacoaman los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo siguiente: CDIGO DESCRIPCIN DEL BIEN MARCA A010U0040100088 Silla de metal con yute color gris ATU

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de Noviembre del ao 2009.

-------------------------Lcda. Margoth Escobar Entregue Conforme Encargada de Activos Fijos

-------------------------Lcda. Leticia Tacoaman Recib Conforme Contabilidad

119

ANEXO No.3 COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES ELECTRNICOS El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del cantn Mera, entrega alos bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia , lo siguiente: Cdigo Descripcin Bien Marca Modelo Serie

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del ao.

-----------------------------------Nombre Entregue conforme Encargado Activos Fijos

-------------------------------------Nombre Recib Conforme Departamento

120

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES ELECTRNICOS El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del cantn Mera, entrega a Lcdo. Caldern Oswaldo los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo siguiente: Cdigo Descripcin Bien Marca Modelo Serie B04551050100001 Amplificador con salida para SHOW L.C.P PS-360 dos micrfonos

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del ao 2009.

------------------------------Lcda. Margoth Esobar Entregue conforme Encargada de Activos Fijos

-------------------------------------Lcdo. Oswaldo Caldern Recib Conforme Audiovisuales

121

ANEXO No.4

COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA


AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN COMIL-11
ORDEN DE SALIDA DIA MES AO

RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO

SOLICITAMOS A USTEDES PERMITN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR DEL PRESENTE

C: __________________________________________________________________________
SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO MOTIVO DE LA SALIDA: REPARACIN MANTENIMIENTO TRASPASO VENTA PRESTADO ASIGNACIN:

NO. DE INVENTARIO MARCA MODELO COLOR NO. DE SERIE AREA DE ADSCRIPCION

DA

MES

AO

SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA

ACTIVOS FIJOS NOMBRE Y FIRMA

RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA

VIGILANTE EN TURNO NOMBRE Y FIRMA

122

COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA


AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN COMIL-11
10 ORDEN DE SALIDA 11 2009 DIA MES AO

RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO

SOLICITAMOS A USTEDES PERMITN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR DEL PRESENTE

C: 0602754160 Lina Machuca Peralta (Jefe Financiera del Comil-11) _________________________________________________________________________


SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO

Impresora Deshjet HP G08718010100002

MOTIVO DE LA SALIDA:

NO. DE INVENTARIO

REPARACIN X MANTENIMIENTO

HEWLETT PACKARD
MARCA

840C
MODELO TRASPASO

ABANO
COLOR VENTA

ETUY110940
NO. DE SERIE AREA DE ADSCRIPCION

Dao ocasionado por mal uso del equipo

PRESTADO ASIGNACIN:

DA 12

MES 11

AO 2009

SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA

ACTIVOS FIJOS NOMBRE Y FIRMA

RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA

VIGILANTE EN TURNO NOMBRE Y FIRMA

123

ANEXO No.5

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA


COMIL-11

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS


BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

CODIGO

DETALLE DEL BIEN MARCA MODELO SERIE CUSTODIO DEPARTAMENTO

OBSERVACIONES

Nombre Encargado Activos Fijos

Nota: Este formato ser elaborado en Excel el mismo que servir para llevar un registro de todos los bienes que a la fecha existen as como tambin los nuevos ingresos, como tambin su destino.

124

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA OFICINA DE ACTIVOS FIJOS


COMIL-11

BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS


OBSERVACIO NES

CODIGO DETALLE DEL BIEN MARCA B020BA01010000 Retroproyector porttil de 1 dos lmparas DALITTE Impresora Epson G08718010100001 Multipass Automtica CANON G08722044000015 Monitor color negro Sanzung

MODELO L.C.P F10 SVGA

SERIE PS-6788

CUSTODIO Oswaldo Caldern

DEPARTAMENTO Audiovisuales Financiero Laboratorio de Computo

LZK20232 Lina Machuca 551 Ing. Richar Salazar

Nombre Encargado Activos Fijos

125

ANEXO No.6

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS NOTAS PARA EL INVENTARIO FISICO Mera a..De.De 20


LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ------------------------DEPARTAMENTO---------------------------------AREA---------------------------------PISO---------------------------RESGUARDANTE/CUSTODIO---------------------------------------------------------------------------------------------

DESCRIPCION DEL BIEN

No. INVENTARIO

COMENTARIOS/SOLUCIONES

RESPONSABLES DEL LEVANTAMIENTO FISICO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ENCARGADO DEL INVENTARIO-------------------------------------------------------------------------------------

Nombre Delegado Constatacin Fsica

. Nombre Delegado Constatacin Fsica

Nombre Custodio del Bien

126

INSTRUCTIVO DE LLENADO

TITULO.- Notas para el Inventario Fsico

OBJETIVOS DEL REGISTRO.- Identificar y registrar los bienes que aparecen en el resguardo y que por alguna razn no se encentran en el espacio fsico al que estaban asignados y bajo la custodio del empleado responsable, que no estn registrados con el cdigo, el estado fsico. Adems de anotar los comentarios pertinentes y la solucin dada en cada caso. RESPONSABLES DE SU LLENADO.- Responsables del levantamiento de inventario. FORMA DE LLENADO.- Manual

DESCRIPCION DE LLENADOS DE ELEMENTOS ID. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Fecha Levantamiento de inventario Rectorado rea Piso Resguardante Descripcin Nmero de Inventario Comentarios/ Solucin Responsables Custodio ELEMENTO DESCRIPCION Das, mes y ao de elaboracin Ao o ejercicio al que corresponde el levantamiento de inventario Departamento al que se encuentra adscrita que tiene adjudicado el bien rea a la que se encuentra adjudicado el bien Ubicacin fsica del bien Nombre y cargo del custodio Caractersticas fsicas del bien de acuerdo al acta Numero del inventario y que se encuentra registrado en el cdigo La solucin y aclaracin a la que lleg Nombre de las personas encargadas del levantamiento fsico Nombre y firma del custodio del bien

127

ANEXO No. 7 COLEGIO MILITAR No. 11 "HEROES DEL CENEPA" DEPARTAMENTO FINANCIERO OFICINA DE ACTIVOS FIJOS
COMIL-11

CUENTA. SUBCUENTA. CUSTODIO DETARTAMENTO.. CODIGO...

FECHA DE ADQUISICIN PROVEEDOR PORCENTAJE DE DEPRECIACION... VIDA UTIL MARCA Y SERIE.

Fecha de Registro

Descripcin

Perodo

Valor de Adquisicin Depreciacin

Valor en Libros

128

ANEXO No.8 COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN VEHICULOS El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, entrega a. los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo siguiente: Cdigo Descripcin Bien Marca Modelo Serie Placa

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. * En listado adjunto se detalla accesorios por vehculo. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del ao.

.. Nombre Entregu Conforme Encargado activos fijos

. Nombre Recib conforme Departamento

129

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA

OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA RECEPCIN VEHICULOS El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, entrega a Sgop. De Transp. Mario Sampedro los bienes objeto de la presente acta entregarecepcin para uso y custodia, lo siguiente: Cdigo Descripcin Bien Marca Modelo B06013010110 Camioneta 4x2 color MAZDA 2009 0002 rojo Serie Placa AFEBD FTE 3848 318394

Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualizacin, registro y control. 3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Pblico. * En listado adjunto se detalla accesorios por vehculo. En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del ao 2009.

------------------------------Lcda. Margoth Esobar Entregue conforme Encargada de Activos Fijos

--------------------------------------

Sgop. De Transp. Mario Sampedro


Recib Conforme Transportes

130

ANEXO No. 9

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA


OFICINA DE ACTIVOS FIJOS COMIL-11 AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO

Movimiento de: a c t i v o s f i j o s
TRASPASO DE CUSTODIO ________________________________________________________________
DESCRIPCION DEL ACTIVO No. INVENTARIO SERIE UBICACIN: EDIFICIO Y PRIVADO

En caso de robo, perdida o extravo turnar copia de este documento, anexado un memorndum, al rgano Interno de Control, para su informacin y seguimiento.
FECHA:___________________________ OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________ __________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO

NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE RECIBE Y CUSTODIA EL ACTIVO

______________________

______________________

131

COLEGIO MILITAR NO.11 HEROES DEL CENEPA


OFICINA DE ACTIVOS FIJOS AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO
COMIL-11

Movimiento de: a c t i v o s f i j o s
TRASPASO DE CUSTODIO Sra. Mara Eugenia Castro traspasa a Lcda. Carmen Sols _______________________________________________________________
DESCRIPCION DEL ACTIVO Silln de madera tipo Gerente con garruchas y tapizado estampado No. INVENTARIO A010T4010100001 SERIE S/N UBICACIN: DEPARTAMENTO Y/ AREA Biblioteca

En caso de robo, perdida o extravo turnar copia de este documento, anexado un memorndum, al rgano Interno de Control, para su informacin y seguimiento.
FECHA: Mera 11 de noviembre del 2009
___________________________ OBSERVACIONES: El Bien se encuentra en perfecto estado de funcionamiento ___________________________________________________________________________________________________ __________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE RECIBE Y CUSTODIA EL ACTIVO

______________________ Sra. Mara Eugenia Castro

___________________________ Lcda. Carmen Sols Pesantes

132

ANEXO No. 10

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA


AF-007: CARTA DE NO ADEUDO

COMIL-11

NOMBRE JEFE DE RECURSOS HUMANOS


Por medio del presente me permito hacer constar, que a la fecha el (la) C.__________________________ quien vena desempeando las funciones de: _____________________________________________, No adeuda ningn bien de activo fijo a esta rea.

Para los fines que haya lugar se expide la presente a los _____de ______de____.

ATENTAMENTE

-------------------------------NOMBRE REA DE ACTIVO FIJO Y/ ALMACN

133

ANEXO No. 11

134

135

136

BIBLIOGRAFA.

ACHIG, Lucas,

Metodologa de la Investigacin Social,

2 Edicin,

Cuenca Ecuador 1998.

COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA, Plan Estratgico, 2007.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Normas De Control Interno, R.O. Ed. Especial 6, 10-Oct.2002.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control y su Reglamento, Ediciones Legales, 2006.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, Ediciones Legales, 2006.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento de Control Administrativo de los Bienes no Considerados Activos Fijos, Legales, 2006. Ediciones

INSPECTORIA GENERAL DE LAS FUERZAS ARMADAS, Informe de Examen Especial, 2006.

FONATUR-BMO, Manual de Normas y Procedimientos Sobre el Control de Activos Fijos, Octubre 2004.

NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD, 1999.

Fudelco, Quito,

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, Reglamento para la Aplicacin de la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno, Ediciones Legales, 2008. 137

WEBGRAFIA

http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm http://www.ilustrados.com/publicaciones/epyauvvvykvbljmjtc.php http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm

138

GLOSARIO DE TERMINSO

AMPLI (AMP). Son aquellas reformas que hacen aumentar los montos totales o techos del presupuesto inicial sin que necesariamente a otra institucin se deba aumentarla para compensar

CEDE. Comando de Educacin y Doctrina del Ejrcito

DISEO CURRICULAR. La Educacin se interesa por los cambios en el rendimiento o en la conducta de los estudiantes, la conducta que esperamos pueden ser especificadas previamente, por lo tanto la enseanza se debe conocer que cambios estamos tratando de producir en la conducta de los alumnos

DISMI/DIS. Este tipo de reforma permite disminuir los montos totales del presupuesto inicial sin que necesariamente a otra institucin se deba disminuirla/aumentarla para compensar.

EDUCACION. Es un proceso de socializacin y endoculturacin de las personas a travs del cual se desarrollan capacidades fsicas e intelectuales, habilidades, destrezas, tcnicas de estudio y formas de comportamiento ordenadas con un fin social (valores, moderacin del dilogo-debate, jerarqua, trabajo en equipo, regulacin fisiolgica, cuidado de la imagen, etc.).

eSIGEF. Sistema de Administracin y Gestin Financiera, todas las entidades que conforman el Gobierno Central utilizan este sistema financiero el mismo que est administrado por el Ministerio de Finanzas.

INTRA1. Son reformas presupuestarias que solicita la Institucin y lo aprueba la Subsecretara de Presupuestos y no afectan los presupuestos institucionales totales aprobados. Son reformas en la cual una Institucin pretende realizar cambios en la estructura presupuestaria a nivel de 139

Programas, Proyectos, transferencias entre grupos de gasto e incluso cambio en la fuente de financiamiento.

INTRA2. Son reformas presupuestarias a los gastos se la realiza dentro de un mismo Grupos e tems presupuestario, no as en la Fuente de Financiamiento. Lo solicita y aprueba la propia Institucin y no afectan los presupuestos institucionales totales aprobados

INTER. Son reformas presupuestarias de traspaso de montos entre dos o ms instituciones y se harn exclusivamente sobre los saldos disponibles no comprometidos

MACRO, MESO Y MICRO CURRICULAR. Es una una serie de procesos y acciones sistemticas, continas e inherentes al proceso de planeamiento, ejecucin y revisin de un diseo curricular, que pueden ser productos conscientes o inconscientes del quehacer profesional y cotidiano y que tiene como objetivos bsicos la comprensin de la calidad de la prctica educativa estudiada y la realizacin de procesos de mejoramiento en todos sus niveles.

TRANS. Es una reforma a nivel de Ingresos en la cual solo se puede transferir recursos entre tems de un mismo grupo de ingreso y para una misma fuente de financiamiento. La sumatoria de los montos de las partidas que intervienen en la reforma debe ser igual a CERO.

SISCOP. Sistema de Planificacin a Corto Plazo

SOBE.- Servicio de Orientacin y Bienestar Estudiantil

140