ZEUS

ZEUS CONTABILIDAD SQL

Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655515 Fax 6655375 Cartagena de Indias Colombia

ZEUS Contabilidad

INTRODUCCIN

Que es ZEUS CONTABILIDAD SQL?

ZEUS CONTABILIDAD SQL es el mdulo administrativo de Contabilidad. En este potente mdulo de la familia ZEUS, encontrar todas las opciones y herramientas necesarias para lograr una configuracin, administracin y manejo eficaz de su Contabilidad. Una de las caractersticas ms sobresaliente con que cuenta este sistema, es su facilidad de uso y la rapidez para los procesos de las transacciones, adems de brindar un sin nmero de posibilidades, que lo hace un sistema muy flexible y 100% paramtrico.

Multiperiodos Contables Automatizados

ZEUS Contabilidad

ENTRANDO A ZEUS CONTABILIDAD Despus de presionar doble clic sobre el Icono de Zeus Contabilidad aparece la pantalla de inicio de sesin.

Los Usuarios y sus Claves son creados desde la opcin creacin de Usuarios. Nombr e del usuario

Clave o Password del usuario

Nombre de la Contabilida da trabajar

. EMBED PBrush

Fig. 1 Inicio de sesin

Despus de indicar Usuario, Password o contrasea y Familia o Contabilidad a trabajar y presionar clic en el botn Conectar, en caso de haber ingresado un usuario vlido al sistema, se despliega la ventana principal de ZEUS CONTABILIDAD SQL.

Multiperiodos Contables Automatizados

SISTEMAS Aqu se definen algunos parmetros para el buen funcionamiento del sistema, tambin se encuentran opciones para el mantenimiento del mismo. Al hacer Clic, el programa despliega un submen con las siguientes opciones:

ZEUS Contabilidad

Fig. 2 Men Sistema

1.1 Usuarios Los usuarios son las personas que van a trabajar directamente en el sistema. En esta opcin se puede realizar mantenimientos a los usuarios, es decir, dar o quitar accesos a las opciones del sistema segn el perfil que se le asigne. Es muy importante que cada persona que va a trabajar en Zeus Contabilidad tenga su propio usuario y se haga responsable de l. 1.1.1 Creacin y Modificacin de Usuarios Por medio de esta opcin se crean, modifican y eliminan los usuarios que van a trabajar en el sistema.
Barra de Herramientas Ayud a Nuev Guardar o Eliminar

Sal ir

Fig. 3 Creacin de Usuarios Multiperiodos Contables Automatizados 3

Antes de empezar a crear los usuarios hay que crear los perfiles.

Para crear un nuevo usuario: 1. Presione clic sobre el botn Nuevo.

ZEUS Contabilidad

2. Ingrese los datos solicitados por el sistema. Definicin de la Seguridad Usuario: En esta parte digite el cdigo a utilizar para ingresar al sistema.

Contrasea: Aqu digite la clave asignada al usuario. Confirmacin: Repita la clave para confirmarla al sistema.

Grupo: Zeus Contabilidad maneja dos grupos, Usuarios y Administradores. Los Administradores podrn crear usuarios, mientras que los Usuarios solo podrn modificar la contrasea e impresora asignada de su usuario. Para seleccionar a que grupo pertenecer el usuario presione clic sobre la flecha que aparece al lado derecho.

Perfil: El perfil se refiere a las opciones a las cuales tendr acceso el usuario. Si el usuario es sper usuario seleccione el perfil Administrador. En caso contrario seleccione el perfil deseado. Vale la pena anotar que antes se debe haber creado los perfiles.

Digite el perfil al que pertenecer el usuario o presione clic sobre el botn Ayuda que aparece al lado derecho. Aparecer la ventana ZEUS() - Localizar donde se encuentran los diferentes perfiles creados y podr seleccionar el perfil de usuarios. Para elegir un perfil de clic sobre el perfil y presione la tecla Enter o con doble clic. Para buscar un perfil de usuario digite el nombre del perfil y presione clic en el botn Buscar. Para salir de la ventada presione clic en el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 4

Buscar

ZEUS Contabilidad

Salir

Fig. 4 Zeus() - Localizador

Datos Generales Ingrese los Datos Generales del usuario: Nombre, Direccin, Telfono y Cdula. Impresora: Aqu digite el tipo de impresora que utilizar el usuario. Del tipo de impresora depender el formato de impresin utilizado por el sistema y la apariencia que tendrn los reportes.
3.

Presione clic en el botn Guardar que se encuentra en la barra de herramientas.

Para modificar los datos de un usuario: 1. Digite el usuario al cual le va a modificar los datos o presione clic sobre el botn Ayuda que aparece al lado derecho. Aparecer la ventana ZEUS() Localizar donde se encuentran los diferentes usuarios creados. 2. Modifique los datos necesarios del usuario seleccionado.
3.

Presione clic sobre el botn Guardar que se encuentra en la barra de herramientas para grabar los cambios realizados.

Para eliminar un usuario: 1. Digite el usuario que va a eliminar o presione clic sobre el botn Ayuda que aparece al lado derecho para seleccionar el usuario.
2.

Presione clic sobre el botn Eliminar que se encuentra en la barra de herramientas para borrar el usuario.
Multiperiodos Contables Automatizados 5

Para salir de salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir.

ZEUS Contabilidad

1.1.2 Creacin y Modificacin de Perfiles Los perfiles son la forma como se agrupan las opciones a las cuales tendrn Grabar Opciones del acceso un grupo de usuarios. Perfil

Fig. 5 Ventana Perfil de Usuarios

Para crear un perfil de usuarios: 1. Presione clic sobre el botn Nuevo. 2. Digite el perfil de usuario y presione la tecla TAB. El sistema muestra en la parte inferior de la pantalla un rbol donde le permite seleccionar las opciones a las cuales tendrn accesos los usuarios que pertenezcan a este perfil. 3. Ubquese sobre la opcin a la cual le dar acceso y presione clic sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opcin, ubquese sobre ella y presione clic. Al presionar clic en la opcin Reportes el sistema mostrara una ventana donde se podr otorgar los permisos de impresin de reportes a cada perfil.

Multiperiodos Contables Automatizados 6

ZEUS Contabilidad

Fig. 6 Ventana Reportes Perfil de Usuarios

4. Ubquese sobre la opcin a la cual le dar acceso y presione clic sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opcin, ubquese sobre ella y presione clic.
5. 6. 7.

Presione clic en el botn Guardar. Para salir de esta ventana presione clic en el botn Salir.

En la ventana Perfil de Usuarios, presione clic sobre el botn Grabar Opciones del Perfil. Para modificar un perfil de usuarios: 1. Digite el perfil de usuario y presione la tecla TAB o presione clic sobre el botn Ayuda que aparece al lado derecho. Aparecer la ventana ZEUS() Localizar donde podr seleccionar el perfil de usuarios. El sistema muestra las opciones a las cuales tienen accesos los usuarios que pertenecen a este perfil. 2. Ubquese sobre la opcin a la cual le dar acceso y presione clic sobre ella. Si desea quitarle acceso a una opcin, ubquese sobre ella y presione clic.
3.

Presione clic sobre el botn Grabar Opciones del Perfil para guardar los cambios realizados.

Para eliminar un perfil de usuarios: 1. Digite el perfil de usuario a eliminar o presione clic sobre el botn Ayuda y presione la tecla TAB.
Multiperiodos Contables Automatizados 7

ZEUS Contabilidad
2.

Presione clic sobre el botn Eliminar Perfil.

Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.2 Seguridad del Sistema Este men contiene opciones que permiten hacer un mantenimiento al sistema y solo deberan tener acceso a ellas los superusuarios. 1.2.1 Parmetros Zeus Contabilidad por ser un sistema 100% paramtrico brinda la posibilidad de indicarle al sistema como trabajar, es decir, especificarle los Parmetros Generales que utilizar. Para algunas transacciones y otros que aparecern los reportes.

Datos generales de la empresa

Fig. 7 Ventana Definicin de Parmetros de la Aplicacin

Banco Pago Proveedores: Aqu se debe especificar al sistema la cuenta de banco que se utilizara para cancelar a los proveedores en la opcin Programacin y Pago a Proveedores sin que esto signifique que este ser el nico banco a utilizar en esta opcin Genera Cheque Ordenes de Pago: Aqu se debe especificar al sistema si genera o no cheques para cancelar a los proveedores en la opcin Ordenes de Pago. Ciudad de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema la ciudad en la cual se encuentra ubicada la sede principal de la compaa. Nombre de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema el nombre de la compaa. Cuenta por Defecto Ant. Factura: Aqu se debe especificar al sistema la cuenta donde se llevan los anticipos recibidos de los clientes, para que el
Multiperiodos Contables Automatizados 8

sistema rebaje este valor al momento de realizar la factura en la opcin Facturacin.

ZEUS Contabilidad

Cuenta por Defecto Dsc. Fact.: Aqu debe especificar al sistema la cuenta que utilizar para cargarle los valores de descuento generados en la opcin Facturacin. Cuenta por Defecto IVA Fact.: Aqu debe especificar al sistema la cuenta para cargarle los valores de IVA generados en la opcin Facturacin. Cta. De Impuesto Orden de Pago: Aqu debe especificar al sistema la cuenta para cargarle los valores de impuestos generados en la opcin Ordenes de Pago. Comprobantes Descuadrados: Aqu debe especificar al sistema si va a permitir comprobantes descuadrados. Observacin de Factura: Aqu debe especificar al sistema la leyenda que aparecer al pie de las facturas. Direccin Correspondencia: Aqu se debe especificar al sistema la direccin de correspondencia de la compaa. Direccin de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema la direccin de la compaa. Direccin Correo Electrnico: Aqu se debe especificar al sistema la direccin de correo electrnico de la compaa. Estilo de Reporte por Defecto: Aqu se debe especificar al sistema cual es la apariencia que tendrn los reportes por defecto. Factura - Forma de Pago Det.: Aqu se debe especificar al sistema si las facturas se manejaran con formas de pago detallada. Fax de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema el numero del fax de la compaa. Fecha Actual de proceso: Aqu el sistema muestra la fecha en la cual se estn ingresando los movimientos. Este parmetro se modifica automticamente al hacer los cambios de fecha por la opcin respectiva Fuente de Ajuste por Inflacin: Aqu se debe especificar al sistema la fuente que utilizara para realizar la contabilizacin de los ajustes por inflacin en la opcin respectiva. Gerente de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema el nombre del gerente de la compaa. Tipo de impresora: Aqu se especifica con que impresora va a trabajar el sistema, vale la pena aclarar que cada usuario puede cambiar la impresora para su sesin de trabajo.
Multiperiodos Contables Automatizados 9

ZEUS Contabilidad

Ajuste Moneda en Rec. De Caja: Aqu se debe especificar al sistema si se har ajuste de moneda extranjera al momento de realizar abonos de a facturas que fueron realizadas en moneda extranjera. Nit de la Compaa: Aqu se debe especificar al sistema el Nit de la compaa. Nivel Impresin Libro Mayor: Aqu especifique a que nivel desea ver el listado Mayor Legal. Por defecto el sistema trae tres si desea puede cambiarlo teniendo en cuenta que al nivel que coloque aqu no deber haber ninguna cuenta de detalle. Redondeo Descuento Facturacin: Aqu se debe especificar al sistema si va a realizar redondeo de valores descontables en la facturacin. Redondeo Impuestos: Aqu se debe especificar al sistema si va a realizar redondeo de valores de impuesto. Redondeo Moneda Adicional: Aqu se debe especificar al sistema redondeo de valores en transacciones que sean con efectivo extranjero. Resolucin DIAN de la Factura: Aqu se debe especificar al sistema la resolucin de la DIAN que identifica a la empresa como Gran contribuyente, Autorretenedor, por ejemplo, y la numeracin autorizada para la numeracin de las facturas. Series Permitidas: Aqu se debe especificar al sistema con que serie va a trabajar, si coloca 00 solo permitir trabajar con esta serie, si no coloca nada el sistema le permitir trabajar con series desde la 00 hasta la 99. Telfono de la Compaa: Aqu se debe especificar el numero de telfono de la compaa. Traslado Pago de Impuestos: Aqu se debe especificar al sistema si se requiere que se haga traslado de pago de impuesto de la opcin de ordenes de pago Validacin de Auxiliar Abierto: Aqu se debe especificar al sistema si valida o no el auxiliar abierto ingresado. Validacin de tem: Aqu se debe especificar al sistema si valida o no el tem ingresado. Sitio Web: Aqu se debe especificar al sistema el nombre de la pagina web de la compaa.

Para modificar los parmetros generales: 1. Todos los usuarios deben estar fuera de Zeus Contabilidad SQL. 2. Presione Clic en el parmetro a modificar y cambie el parmetro por el valor deseado.
Multiperiodos Contables Automatizados 10

ZEUS Contabilidad
3.

Presione clic sobre el botn Guardar.

Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir 1.2.2 Apertura de Periodo La apertura de un nuevo periodo se refiere al paso de los saldos de un periodo a uno nuevo. En esta opcin se puede abrir un nuevo periodo para empezar a ingresar movimientos al siguiente mes. Aceptar

Fig. 8 Apertura de periodo

Para abrir un nuevo perodo: 1. Es muy importante antes de realizar este proceso hacer un backup de la Base de Datos.
2.

En caso de manejar presupuesto, seleccione Trasladar Saldos remanentes del presupuesto mensual anterior para el siguiente perodo (Control Presupuestal). Presione clic sobre el botn Aceptar.

3.

4. Confirme los datos solicitados por el sistema. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.2.3 Seguridad de los Perodos Zeus Contabilidad cuenta con una opcin que permite controlar el ingreso o no de transacciones en periodos especficos. Por ser este un proceso exclusivo no se puede realizar en el momento que alguien este trabajando en el sistema.

Multiperiodos Contables Automatizados 11

ZEUS Contabilidad

Fig. 9 Definicin de seguridad de los periodos

Para permitir el ingreso de transacciones o no en un periodo: 1. Presione clic en la casilla que se encuentra al lado derecho de la columna Detalle y para cerrarlo realice el mismo proceso.
2.

Para guardar los cambios presione clic el botn Guardar.

Se debe tener en cuenta que no se puede abrir o cerrar un periodo intermedio, por ejemplo si quiere abrir mayo tiene primero que abrir junio y luego Mayo. Lo mismo sucede cuando quiere cerrar un periodo, para cerrar Julio tiene primero que cerrar Junio para as poder cerrar Julio. Para Salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.2.4 Seguridad Diaria Zeus Contabilidad cuenta con una opcin muy importante que permite controlar el ingreso o no de las transacciones en das especficos. Por ser este un proceso exclusivo no se puede utilizar cuando este alguien trabajando en el sistema. Se recomienda que solo la persona que va a manipular esta opcin sea la nica que este en el programa al momento de realizar cualquier cambio en el estado de los das.

Multiperiodos Contables Automatizados 12

Abrir todos los das del Mes

ZEUS Contabilidad

Cerrar todos los Das del Mes

Fig. 10 Seguridad Diaria

Para permitir el ingreso de transacciones o no en un da: 1. Presione clic sobre el da para abrirlo o para cerrarlo. Para abrir todos los das de un mes presione clic sobre el botn Abrir todos los das del Mes y para cerrarlos presione clic sobre el botn Cerrar todos los Das del Mes.
2.

Para guardar los cambios presione clic el botn Guardar.

Para salir de esta opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.2.5 Cambio de Fecha El sistema cuenta con una opcin que permite cambiar diariamente la fecha del sistema. Esta fecha se utiliza al momento de ingresar los documentos al Seguridad sistema.
Diaria

Por esta opcin solo se puede cambiar la fecha en un mismo mes. Fig. 11 Cambio de Fecha del Sistema

Para cambiar la fecha el da debe estar abierto, si el da no esta abierto presione clic sobre el botn Seguridad Diaria, y podr abrir el da.
Multiperiodos Contables Automatizados 13

Para cambiar la fecha del sistema realice los siguientes pasos: 1. Digite la nueva fecha o seleccinela del calendario Zeus, desplegando el combo Nueva Fecha.

ZEUS Contabilidad

2.

Presione clic sobre el botn Aceptar.

Para salir presione clic sobre el botn Salir 1.2.6 Actualizacin de Consecutivos Los consecutivos son los nmeros que utiliza el sistema para identificar los documentos, se manejan por fuente, es decir, cada fuente podr manejar sus propios consecutivos.

Fig. 12 Generacin de consecutivos

Para ingresar un nuevo consecutivo a una determinada fuente realice los siguientes pasos: 1. Presione clic sobre el botn Adicionar Registro que se encuentra en la barra de herramientas. 2. Digite los datos solicitados: Fuente: La fuente de un documento se refiere a la forma como Zeus agrupa los documentos, por cada fuente se lleva un consecutivo diferente.

Serie: La serie se refiere a los dos primeros dgitos del documento. Cada documento puede tener series diferentes estas pueden ser desde 00 hasta 99.
Multiperiodos Contables Automatizados 14

Consecutivo: Digite el nmero consecutivo, es decir, el nmero con el cual se debe empezar a generar los consecutivos si quiere que empiece por uno y la serie sea 00 no es necesario entrar a esta opcin.

ZEUS Contabilidad

3.

Presione clic sobre el botn Grabar Registro. Ejemplo: Si maneja la fuente de Egresos por tipo de pago debe generar un consecutivo para cada tipo de pago en esta fuente y hacer lo siguiente: FUENTE SERI CONSECUTIV E O 03 01 0 para Efectivo 03 02 0 para Cheque La diferencia radica en que cuando utilice esta fuente debe colocar en el campo Documento el nmero de la serie que le asign, as 01 o el 02.

Para modificar el consecutivo de una fuente: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente que va a modificar.

Serie: Digite la serie que va a modificar Consecutivo: En este campo el sistema indica el numero de consecutivo por donde va esa serie y le permite cambiar este numero.

2.

Para Guardar los cambios presione clic sobre el botn Grabar Registro.

Para Borrar un consecutivo de una fuente: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente que va a eliminar.

Serie: Digite la serie que va a eliminar. Consecutivo: En este campo el sistema indica el numero de consecutivo por donde va esa serie y le permite eliminar este numero, si no ha sido utilizado.

2.

Presione clic sobre el botn Eliminar y confirme el borrado.

Para salir de esta opcin presionamos el botn Salir. 1.3 Saldos Iniciales Los saldos iniciales corresponden a los saldos con los cuales se empieza a trabajar en el sistema. Zeus Contabilidad SQL cuenta con una opcin que permite ingresar dichos saldos a las cuentas. Esta opcin solo se utiliza en la implantacin del sistema.
Multiperiodos Contables Automatizados 15

Para ingresar los saldos iniciales a los cdigos contables se debe tener en cuenta que atributo tiene cada una de ellos, ya que de eso depende la opcin que se debe utilizar para ingresar dichos valores. Tenga en cuenta que no podr realizar transacciones hasta no haber terminado de ingresar saldos ni podr modificarlos una vez ingrese transacciones al sistema, razn por la que se recomienda ingresarlos por nota contable.

ZEUS Contabilidad

1.3.1 Contabilidad Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Detalle de Contabilidad. Esta opcin no puede ser utilizada en cuentas en las que se haya registrado algn movimiento.

Fig. 13 Saldos de cuentas tipo Detalle de Contabilidad

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Detalle de contabilidad: 1. Presione clic en el botn Adicionar. 2. Digite los datos solicitados: Cdigo Cuenta: Digite la cuenta a la que va ingresar el saldo o presione clic sobre el botn Ayuda.

Saldos Iniciales: Digite el saldo inicial de la cuenta en el mes indicado.

3.

Presione clic sobre el botn Grabar.

Para modificar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Detalle de contabilidad: 1. Digite los datos solicitados: Cdigo Cuenta: Digite la cuenta que va modificar el saldo o presione clic sobre el botn Ayuda.

Saldos Iniciales: Digite el saldo inicial de la cuenta en el mes indicado.

2.

Presione clic sobre el botn Grabar.

Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 16

ZEUS Contabilidad

1.3.2 Cartera Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Cuentas por cobrar, relacionando las facturas que adeuda cada Cliente. Esta opcin no puede ser utilizada en Clientes en los que se haya registrado algn movimiento.

Saldo global del cliente.

Fig. 14 Definicin de saldos iniciales de cartera

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Cuentas por cobrar: 1. Presione clic en el botn Adicionar. 2. Digite los datos solicitados: Cliente: Digite la identificacin del cliente o presione clic en el botn ayuda.

Cuenta: Digite la cuenta de cartera o presione clic ene el botn Ayuda. Inmediatamente el sistema muestra las facturas que han sido ingresadas hasta el momento en caso de ser as. Facturas De Clientes: Digite los datos de la factura. Si la cuenta maneja moneda adicional, el sistema permite que registre el valor de la factura en moneda extranjera.

3.

Presione clic sobre el botn Grabar.

Multiperiodos Contables Automatizados 17

ZEUS Contabilidad

Para borrar una factura de un Cliente: 1. Presione clic derecho en la factura a borrar. 2. Seleccione la opcin borrar. 3. Confirme el borrado. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.3.3 Proveedores Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Cuentas por Pagar, relacionando las facturas que se le adeudan a cada proveedor. Esta opcin no puede ser utilizada en Proveedores en los que se haya registrado algn movimiento.

El valor debe ser ingresado anteponien do el signo Negativo.

Saldo global del proveedor Fig. 15 Saldos iniciales de proveedores

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Cuentas por Pagar: 1. Presione clic en el botn Adicionar. 2. Digite los datos solicitados: Proveedor: Digite la identificacin del cliente o presione clic en el botn ayuda.
Multiperiodos Contables Automatizados 18

Cuenta: Digite la cuenta de proveedor o presione clic ene el botn Ayuda. Inmediatamente el sistema muestra las facturas que han sido ingresadas hasta el momento en caso de ser as. Facturas De Proveedores: Digite los datos de la factura. Si la cuenta maneja moneda adicional, el sistema permite que registre el valor de la factura en moneda extranjera.

ZEUS Contabilidad

3.

Presione clic sobre el botn Grabar.

Para borrar una factura de un Proveedor: 1. Presione clic derecho en la factura a borrar. 2. Seleccione la opcin borrar. 3. Confirme el borrado. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.3.4 Auxiliares Abiertos Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Auxiliar Abierto. Esta opcin no puede ser utilizada en Auxiliares Abiertos en los que se haya registrado algn movimiento.

Fig. 16 Saldos iniciales de auxiliares abiertos

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Auxiliar Abierto: 1. Presione clic en el botn Adicionar. 2. Digite los datos solicitados: Cdigo Cuenta: Digite la cuenta de auxiliar abierto o presione clic en el botn ayuda.

Cdigo Auxiliar: Digite el cdigo del auxiliar abierto o presione clic ene el botn Ayuda.
Multiperiodos Contables Automatizados 19

 3.

Saldos Iniciales: Digite el saldo del auxiliar en el mes deseado.

ZEUS Contabilidad

Presione clic sobre el botn Guardar.

Recuerde que si el saldo es crdito tiene que anteponerle el signo negativo. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.3.5 Centros de Costos Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con manejo de Centros de Costos. Esta opcin no puede ser utilizada en Centros de Costos en los que se haya registrado algn movimiento.

Fig. 17 Saldos iniciales de Centros de Costo

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con manejo de Costos: 1. Presione clic en el botn Adicionar.

Centros de

2. Digite los saldos solicitados: Cdigo Cuenta: Digite la cuenta que maneja centro de costo o puede presionar clic en el botn Ayuda.

Cdigo Centro de Costo: Digite el centro de costo o presione clic en el botn Ayuda. Saldos Iniciales: Digite el saldo del centro de costo en el mes deseado.

3.

Presione clic en el botn Grabar.

Para salir de esta opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.3.6 Caja Permite ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Caja.
Multiperiodos Contables Automatizados 20

Esta opcin no puede ser utilizada en cuentas en las que se haya registrado algn movimiento.

ZEUS Contabilidad

Fig. 18 Saldos iniciales de Caja

Para ingresar los saldos iniciales a las cuentas con atributo Caja: 1. Presione clic en el botn Adicionar. 2. Digite los datos solicitados: Cdigo Cuenta: Digite la cuenta de caja o presione clic en el botn Ayuda.

Moneda: Digite la moneda a la cual va a ingresar los saldos de caja. Fecha: Seleccione la fecha a la que tiene el documento a ingresar. Documento: Digite el nmero del documento que soportar cada uno de los valores a reportar. Unidades: Si la cuenta de caja maneja unidades, digite la unidad. Valor: Digite el valor de caja del respectivo documento. Banco: Si el movimiento es en cheque, digite el banco al que pertenece, o presione el botn de ayuda para seleccionarlo. Plaza: Digite la plaza a la que pertenece el banco o presione el botn de ayuda para escogerlo.
Multiperiodos Contables Automatizados 21

ZEUS Contabilidad

Tercero: Digite el cdigo del tercero que intervino en el documento o presione el botn de ayuda para seleccionarlo.

3.

Presione clic en el botn Grabar.

Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.4 Recalculo de Saldos Realiza la Reconstruccin de los Saldos desde una periodo especifico hasta la fecha actual. Los meses siguientes a la fecha ingresada deben estar abiertos. Reconstruir los saldos es un proceso que actualiza los saldos partiendo de los movimientos registrados.
Generar Auditoria

Fig. 19 Recalculo de Saldos

Para realizar un recalculo de saldos: 1. Hacer un backup de la base de datos. 2. Pedirle a todos los dems usuarios que salgan del programa 3. Verificar que los meses siguientes a la fecha a la cual se va a realizar el recalculo estn abiertos. 4. Digitar la fecha desde la cual se va a realizar el recalculo.
5.

Presionar clic en el botn Generar.

El botn Auditoria permite ir a la ventana Auditoria de Saldos. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 22

1.5 Auditoria de Saldos Revisa que todos los movimientos del periodo estn realmente actualizados en los archivos maestros. La auditoria de saldos suma los movimientos dbitos y crditos de todas las transacciones del mes. Con esto se comprueba si los movimientos estn cuadrados o no.

ZEUS Contabilidad

Documen tos Descuadr ados

Imprim Iniciar ir Proces auditor o ia

Fig. 20 Auditoria de Saldos

Para realizar una auditoria de saldos: 1. Digitar la fecha en la cual va a realizar la auditoria.
2.

Presionar clic en el botn Iniciar Proceso.

Muestra el Saldo Anterior, Movimiento Debito, Movimiento Crdito y Saldo Actual del mes auditado, debe mostrar como resultado: En la fila MOVIMIENTO; el valor de la columna Mov Debito debe ser igual al de Mov Crdito, Saldo Anterior y Saldo Actual deben ser iguales a cero. Lo mismo que en la fila CONTABILIDAD GENERAL. Los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crdito, Saldo Anterior y Saldo Actual de las filas MOVIMIENTO y CONTABILIDAD GENERAL, deben ser iguales entre si. En caso que:
Multiperiodos Contables Automatizados 23

ZEUS Contabilidad

Los valores de las columnas Mov Debito y Mov Crdito sean diferentes, quiere decir que existen documentos descuadrados. Por tal razn Saldo Anterior y Saldo Actual tambin sern diferentes. Entonces, ser necesario hacer una revisin de documentos. Puede observar si hay descuadres desplegando el combo Documentos Descuadrados.

Si los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crdito, Saldo Anterior y Saldo Actual de la fila MOVIMIENTO son mayores a sus valores respectivos en la fila CONTABILIDAD GENERAL, quiere decir que existen documentos que no han sido actualizados en contabilidad. Entonces, ser necesario realizar un Recalculo de Saldos. Los valores de las columnas Mov Debito, Mov Crdito, Saldo Anterior y Saldo Actual de la fila MOVIMIENTO son menores a sus valores respectivos en la fila CONTABILIDAD GENERAL, quiere decir que existen documentos que no han sido revertidos en contabilidad. Entonces, ser necesario realizar un Recalculo de Saldos. Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.6 Auditoria de Documentos Revisa el estado en que se encuentran los documentos y los datos relacionados con ellos. Los registros de los documentos se pueden encontrar en cuatro estados: 1. Actualizados: Son los registros que se han guardado en el sistema sin ningn inconveniente.
2.

Revertidos: Son los registros que se han eliminado en el sistema sin ningn inconveniente. Pendientes por Actualizar: Son los registros que aunque el usuario los guardo, no se han guardado en el sistema por que presentan algn dato errado o falta un dato obligatorio. Pendientes por Revertir: Son los registros que aunque el usuario los revirti no se han eliminado en el sistema por que presentan algn inconveniente.

3.

4.

No deben existir en los documentos registros pendientes por procesar ni pendientes por revertir.
Consulta de Registros Consultar Pendientes por Consultar Actualizar Procesar Registros Todos los Actualizados Bsqueda Documentos

Consulta de Registros Consulta Revertidos de

Multiperiodos Contables Automatizados 24

Documento s Descuadra dos

ZEUS Contabilidad

Fig. 21 Auditoria de Documentos

Para realizar una auditoria de documentos: 1. Digite el rango de fechas entre las cuales se va a realizar la auditoria. 2. Presione clic en el botn correspondiente dependiendo los requerimientos de su auditoria. En caso de que se necesite realizar una auditoria a un documento especifico en Bsqueda por Documento: 1. Digite la fuente del documento al cual se le va a realizar la auditoria o presione clic sobre el botn Ayuda.
2.

Digite el numero del documento al que se la va a realizar la auditoria o presione clic sobre el botn Ayuda. Presione clic en el botn Buscar.

3.

Para salir de la opcin presione clic sobre el botn Salir. 1.7 Log de Operaciones Permite consultar opciones del sistema que han sido ejecutadas por los usuarios en un rango de fechas especifico y que representan acciones crticas para el funcionamiento del mismo.

Multiperiodos Contables Automatizados 25

ZEUS Contabilidad

Fig. 22 Log de Operaciones

Para realizar una consulta en el log de operaciones: 1. Digite los datos solicitados: Operacin: Despliegue el combo y seleccione que operacin desea consultar, si lo prefiere seleccione todos para ver el registro de todas las operaciones. Usuarios: Despliegue el combo y seleccione que usuario desea consultar, si lo desea escoja todos para ver que han hecho todos los usuarios.

Ordenado Por: Despliegue el combo y seleccione como van a estar ordenados los resultados de la consulta.

Fecha Inicial: Digite la fecha desde la cual va a realizar la consulta o despliegue el combo y seleccione la fecha.

Fecha Final: Digite la fecha hasta la cual va a realizar la consulta o despliegue el combo y seleccione la fecha.
2.

Presione el botn Procesar.

Para salir de la opcin presione clic en el botn Salir. 1.8 Consulta de Comprobantes Permite consultar las transacciones contenidas en un documento especifico, digitando la fuente y el numero del documento.
Multiperiodos Contables Automatizados 26

ZEUS Contabilidad

Fig. 23 Consulta de Comprobantes

Para consultar un documento: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente del documento que se va consultar o presione clic sobre el botn Ayuda. Documento: Digite el numero del documento que se va consultar o presione clic sobre el botn Ayuda.

2. Presione la tecla TAB. Si el documento fue ingresado en el sistema y sus registros estn en estado Actualizado, se mostrara en la parte superior la informacin correspondiente al encabezado del documento. En la pestaa General se muestra el Cdigo Contable, Detalle, db/cr y Valor de cada registro del documento consultado. En la pestaa Movimiento se muestra de una manera detallada cada registro del documento consultado. En la parte inferior de la ventana se muestra el No. Registros del documento, total Dbitos y total Crditos. Para salir de la opcin presiones clic en el botn Salir. 1.9 Impresin de Comprobantes Permite imprimir cualquier tipo de documento, digitando la fuente.
Multiperiodos Contables Automatizados 27

Listado de Anexo de Egreso

ZEUS Contabilidad

Fig. 24 Impresin de Comprobantes

Para imprimir un documento o un rango de documentos: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente del documento que se va imprimir o presione clic sobre el botn Ayuda. Rango de Documentos: Digite el rango de documentos que se va imprimir o presione clic sobre el botn Ayuda.

Si va imprimir todos los documentos de una fuente deje en blanco Doc Inicio y Doc Fin. Si solo se va imprimir un documento digite el mismo numero de documento en Doc Inicio y Doc Fin.
2.

Presione clic en el botn Imprimir Documento.

*Muchas formas estndares de cheques permiten hasta cierto lmite de registros en el egreso, sin importar si el egreso tiene un gran nmero de registros. Zeus le permite imprimir todo el egreso completo, o los registros faltantes del mismo. Presione clic en el botn siguiente pantalla: y el sistema le abrir la

Multiperiodos Contables Automatizados 28

ZEUS Contabilidad

Fig. 25 Anexo de Egresos

Para anexar registros a su egreso: Digite el cdigo de la fuente de egresos, o presione clic en el botn de ayuda para seleccionarla. Digite la fecha inicio y final de los egresos en los que desea anexar registros. Presione clic en el botn procesar y el sistema le mostrar en pantalla los egresos realizados a la fecha digitada. Seleccione los anexos de egreso a imprimir, dando clic en el campo seleccionar. Seleccione o desmarque la opcin de impresin de todas las transacciones del documento. Al seleccionarla, el sistema le permite imprimir el anexo completo de toda la transaccin; al desmarcarla, usted imprimir slo los registros faltantes, es decir, todos aquellos que no salieron en su egreso. Presione clic en el botn de impresin. El sistema le mostrar en pantalla los egresos completos o faltantes segn la opcin que usted haya escogido. Seleccione la va de impresin Para salir presione clic en el botn salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 29

ZEUS Contabilidad

1.10 Reversin de Comprobantes Permite revertir completamente un documento que ha sido registrado Revertir previamente. Comproban
te

Fig. 26 Reversin de comprobantes

Para revertir un documento: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente del documento que se va revertir o presione clic sobre el botn Ayuda. Documento: Digite el numero del documento que se va revertir o presione clic sobre el botn Ayuda.

2. Presione la tecla TAB.

3.

Presione clic en el botn Revertir Comprobante

4. Confirme la reversin. Para salir de la opcin presione clic en el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 30

ZEUS Contabilidad

1.11 Reactivacin de Documentos Revertidos Permite registrar en el sistema documentos que hayan sido Reactivar revertidos en un Comproban estado actualizado.
te

Fig. 27 Reactivacin de Documentos Revertidos

Para reactivar un documento revertido: 1. Digite los datos solicitados: Fuente: Digite la fuente del documento que se va reactivar o presione clic sobre el botn Ayuda. Documento: Digite el numero del documento que se va reactivar o presione clic sobre el botn Ayuda.

2. Presione la tecla TAB.

3.

Presione clic en el botn Reactivar Comprobante.

4. Confirme la reactivacin. Para salir de la opcin presione clic en el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 31

1.12 Recepcin Movimiento Externo Permite realizar el registro contable de otras aplicacionesValidar familia Zeus, de la Aplicar como son: Hoteles, Inventario, Nomina, Activos Fijo y Pos. Con el objeto de Movimiento Informacin consolidar dicha informacin contable en el modulo contable.

ZEUS Contabilidad

Fig. 28 Recepcin Movimiento Externo

Para registrar los movimientos de otra aplicacin en contabilidad: 1. Digite los datos solicitados: Aplicacin: Seleccione la respectiva aplicacin desde la cual va a generar los movimientos en contabilidad. Solo en caso de generar movimientos desde Activos fijos se deber seleccionar Nomina.

Generar Consecutivo: Si la aplicacin desde la cual va a generar los movimientos es Inventario SQL no elija esta opcin ya que esta genera sus consecutivos, en caso contrario seleccinela (deje la marca o chulo). Serie: Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Fecha Inicial: Digite la fecha desde donde se van a movimientos. Fecha Final: Digite la fecha hasta donde se van a movimientos (s va a contabilizar Inventario SQL). generar los generar los

Fuente Inicial: Digite la fuente desde donde se van a movimientos. Fuente Final: Digite la fuente hasta donde se van a movimientos (s va a contabilizar Inventario SQL)

generar los generar los

Opciones de Impresin: Seleccione la forma en la que desea ver sus reportes.

Multiperiodos Contables Automatizados 32

Reporte Resumido: Permite imprimir el reporte slo con los valores reportados de la aplicacin.

ZEUS Contabilidad

Reporte Detallado: Permite la impresin de clientes, proveedores, centros de costo, etc., que afectaron el movimiento que est digitando. Estilo Profesional: Le permite imprimir el reporte dividido y sombreado entre lneas, lo que permite una mejor explicacin visual del reporte.

Modo de Impresin: Movimientos con Errores: muestra los registros que presentan error. Movimientos sin Errores: muestra solo los registros que no tienen error. Todo el Movimiento: muestra el movimiento completo, es decir, registros con y sin errores. Impresin por Tipo de Error: Al dar clic en esta opcin, te permite traer el movimiento agrupados por error, es decir, los que presenten el mismo error vendrn agrupados en una misma lista.

2.

Presione clic en el botn Validar Informacin para verificar que los datos que se van a generar no contienen errores. Si los movimientos que se van a generar tiene errores el sistema le indicar, en caso contrario se activara el botn Aplicar Movimiento.

3.

Presione clic en el botn Aplicar Movimiento para generar los movimientos en contabilidad.

1.13 Importar Mov Archivo Plano Bancolombia Esta es una opcin exclusiva para las empresas que tienen cuenta en bancolombia, le permite importar el archivo de texto que el banco enva a las empresas, de todos los recaudos cuando sus clientes realizan sus pagos en esta entidad, matando as todas las facturas o saldos que tiene pendiente el cliente con la empresa.

Multiperiodos Contables Automatizados 33

ZEUS Contabilidad

Fig. 29 Importacin de Mov. Recaudo BanColombia.

Para importar movimientos: Digite la fecha a la que desea realizar el importe. Digite la fuente o presione clic en el botn de ayuda y seleccinela. Presione tab. Si desea que el sistema genere el documento o seleccione con el botn de ayuda el documento deseado. Seleccione el cdigo contable de Bancolombia. Recuerdo que es un proceso exclusivo para Bancolombia. Presione el botn procesar y el sistema le pedir confirmacin de la importacin. Presione aceptar.

Automticamente el sistema colocar el nmero de registros en el campo #Reg. a Importar, segn la cantidad de registros importados. Luego el sistema le mostrar una ventana de Buscar en: donde usted escoger el archivo de texto que le envi el banco:

Multiperiodos Contables Automatizados 34

ZEUS Contabilidad

Escoja el archivo de texto enviado por el banco, luego de haberlo escogido, el sistema lo mostrar as:

Fig. 30 Registros a Importar

Luego de tener los registros para importar desde archivo plano y revisar que estn correctamente, d clic en los campos chequeo, para importar los registros seleccionados. Presione el botn grabar y el sistema le pedir confirmacin:
Multiperiodos Contables Automatizados 35

ZEUS Contabilidad

Fig. 31 Chequeo y Confirmacin de Aplicacin de Pagos

Luego el sistema le avisa si el proceso finaliz con xito.

Para salir presione el botn salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 36

1.14 Preparar Pagina Mediante esta opcin podemos indicarle al sistema con que impresora, de las que estn configuradas en el equipo, deseamos imprimir los reportes y / o documentos.

ZEUS Contabilidad

1.15 Calculadora Permite utilizar la calculadora de Windows con el fin de realizar clculos.

Fig. 32 Preparar Pagina

Fig. 33 Calculadora

Para utilizar la calculadora: 1. Presione clic en la opcin Calculadora. Para salir de esta opcin presione clic en el botn Salir.

Multiperiodos Contables Automatizados 37

1.16 Salir Permite salir de ZEUS Contabilidad SQL.

ZEUS Contabilidad

Multiperiodos Contables Automatizados 38